10

 

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-Teori Dasar/Umum

2.1.1 Pengertian Teknologi Informasi

Menurut Turban, Rainer, dan Potter yang diterjemahkan oleh

Kwary dan Sari (2006:49), teknologi informasi (TI) secara umum adalah

kumpulan sumber daya informasi perusahaan, para penggunanya, serta

manajemen yang menjalankannya: meliputi infrastruktur TI dan semua

sistem informasi lainnya dalam perusahaan.

2.1.2 Pengertian Sistem

Beberapa pengertian sistem antara lain sebagai berikut:

Menurut O’Brien dan Marakas (2008:24), sistem didefinisikan

sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan, dengan batasan

yang jelas, bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan dengan menerima

input dan menghasilkan output di dalam proses transformasi yang

terorganisir.

Menurut Williams dan Sawyer (2010:492), sistem adalah

sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk

melakukan suatu pekerjaan dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan.

11

 

Jadi, berdasarkan dua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa

sistem adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan, berinteraksi

dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.3 Informasi

Pengertian Informasi

Menurut O’Brien dan Marakas (2008:32), informasi adalah data

yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para

pemakai akhir tertentu.

Menurut McLeod dan Schell (2007:9), informasi adalah data

olahan yang bermakna; biasanya memberitahukan kepada pengguna

sesuatu hal yang tidak mereka ketahui.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data

yang sudah diolah dan memiliki makna bagi pengguna.

Dimensi Informasi

Menurut McLeod dan Schell (2007:34), system developer

(pengguna sebagaimana merupakan spesialis informasi)

mendefinisikannya sebagai suatu output yang disediakan oleh suatu

prosesor informasi. Mereka mempertimbangkan 4 dasar dimensi

informasi. Dimensi-dimensi tersebut berkontribusi terhadap nilai dari

informasi.

12

 

• Relevancy. Informasi memiliki relevansi ketika berkaitan dengan

masalah yang dihadapi. Hanya ketika data relevan dengan suatu

keputusan yang dibuat dapat disebut sebagai “informasi”.

• Accuracy. Pada dasarnya, semua informasi seharusnya akurat. Namun,

fitur yang berkontribusi terhadap akurasi sistem menambah biaya

suatu sistem informasi. Oleh karena itu, pengguna sering dipaksa

untuk menetapkan keakuratan kurang dari 100 persen.

• Timeless. Informasi harus tersedia untuk pengambilan keputusan

sebelum situasi krisis terjadi atau kesempatan hilang. Pengguna harus

dapat memperoleh informasi yang mendeskripsikan apa yang terjadi

sekarang, di samping apa yang telah terjadi di masa lalu. Informasi

yang datang setelah suatu keputusan dibuat tidak ada nilainya.

• Completeness. Pengguna harus dapat memperoleh informasi yang

menampilkan gambaran yang lengkap terhadap suatu masalah tertentu

atau solusi. Informasi dikatakan lengkap ketika memiliki jumlah

agregasi yang benar dan mendukung semua area dimana keputusan

tersebut dibuat.

2.1.4 Sistem Informasi

Pengertian:

Menurut Laudon (2007:14), sistem informasi dapat didefinisikan

secara teknis sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan,

yang mengumpulkan (atau mengambil), memproses, menyimpan, dan

13

 

menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan,

koordinasi, dan pengawasan dalam suatu organisasi.

Menurut Turban et al yang diterjemahkan oleh Kwary dan Sari

(2006:49), sistem informasi adalah proses yang menjalankan fungsi

mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan

menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu; kebanyakan sistem

informasi dikomputerisasi.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu

proses mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan

menyebarkan informasi mendukung untuk tujuan tertentu.

Komponen-Komponen Dasar Sistem Informasi:

Menurut Turban et al yang diterjemahkan oleh Kwary dan Sari

(2006:49), komponen-komponen dasar sistem informasi antara lain:

• Peranti keras (hardware) adalah serangkaian peralatan seperti

processor, monitor, keyboard, dan printer. Bersama-sama, berbagai

peralatan tersebut menerima data serta informasi, memprosesnya, dan

menampilkannya.

• Peranti lunak (software) adalah sekumpulan program yang

memungkinkan peranti keras untuk memproses data.

• Basis data (database) adalah sekumpulan arsip (file), tabel, relasi, dan

lain-lainnya yang saling berkaitan dan menyimpan data serta berbagai

hubungan di antaranya.

14

 

• Jaringan (network) adalah sistem koneksi (dengan kabel atau nirkabel)

yang memungkinkan adanya berbagai sumber daya antar berbagai

komputer yang berbeda.

• Prosedur adalah serangkaian instruksi mengenai bagaimana

menggabungkan berbagai komponen di atas agar dapat memproses

informasi dan menciptakan hasil yang diinginkan.

• Orang adalah berbagai individu yang bekerja dengan sistem informasi,

berinteraksi dengannya, atau menggunakan hasilnya.

Gambar 2.1 Teknologi Informasi di Dalam Perusahaan

(Sumber: Turban, Rainer, dan Potter (2006:50))

15

 

Peranan Sistem Informasi bagi Organisasi

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:11-12), sistem informasi

merupakan aset bagi perusahaan dimana bila diterapkan secara baik,

maka akan memberikan kelebihan untuk berkompetitif dan meningkatkan

kesuksesan bagi perusahaan. Penerapan fungsi-fungsi manajemen

berperan sangat penting untuk mensukseskan upaya pengelolaan usaha

suatu sistem organisasi. Di era informasi sekarang ini, maka penerapan

fungsi-fungsi manajemen tersebut sangatlah diperlukan dukungan

komputer dan jaringannya untuk mempengaruhi kompetisi dan daya

saing di antara sistem-sistem pada suatu sistem organisasi. Fungsi-fungsi

manajemen sudah dipahami oleh dunia usaha, sedangkan sistem

informasi belum semua perusahaan memahami peranan kuncinya.

Adapun tujuan dari perancangan arsitektur sistem informasi

adalah untuk menjawab hal-hal berikut:

- Bagaimana caranya menguraikan fungsi-fungsi organisasi yang

kompleks menjadi sekumpulan fungsi-fungsi yang sederhana?

- Apa yang membedakan antara proses yang menjadi elemen sistem

informasi dengan proses-proses lain dalam organisasi?

- Bagaimana keterkaitan antara proses-proses dalam sistem informasi

dengan proses-proses dalam sistem organisasi?

- Bagaimana cara melakukan validasi proses pengolahan data?

Aktivitas perancangan arsitektur sistem informasi harus didukung

oleh aktivitas pembuatan model yang merupakan sarana komunikatif bagi

16

 

semua pihak yang terlibat dalam pembangunan sistem informasi. Dalam

sistem informasi, peranan dari modul-modul program dan unit-unit

tempat data mendukung pengembangan sistem informasi yang berbasis

jaringan.

Agar dalam membangun sistem informasi dapat berhasil sesuai

dengan yang diharapkan, maka perlu diperhatikan kiat-kiat dalam

membangun sistem informasi, yaitu sebagai berikut:

- Buat perencanaan investasi teknologi secara detail dan komprehensif.

- Tentukan arah investasi sistem informasi untuk menjawab kebutuhan

jangka panjang, bukan untuk kebutuhan jangka pendek.

- Bentuk struktur organisasi yang fleksibel dan adaptif terhadap

perubahan, sehingga dapat menangani hal-hal teknis dan non teknis

yang dihadapi dalam membangun proyek sistem informasi.

- Bentuk tim khusus yang berfungsi sebagai agen perubahan dalam

melakukan proses manajemen perubahan.

- Benahi sistem pengelolaan sumber daya manusia secara terpadu, agar

dapat bekerja secara profesional dan berkinerja baik.

- Mengacu pada strategi bisnis perusahaan.

- Pengguna harus dilibatkan secara aktif.

- Sistem informasi yang dihasilkan merupakan investasi perusahaan.

- Manajemen harus berani memberhentikan suatu pekerjaan

pengembangan sistem informasi yang dirasakan tidak layak.

- Menghindari fungsi yang mengalami redundansi dan duplikasi.

17

 

- Menentukan secara tepat banyaknya informasi yang dibutuhkan

pengguna.

- Laporan yang dikeluarkan sistem baru harus benar-benar memenuhi

kebutuhan informasi pengguna dan manajemen.

- Sistem baru harus bekerja lebih cepat, lebih lengkap, menyeluruh, dan

lebih murah dibanding sistem berjalan.

- Berbagai aktivitas bisnis yang harus dilakukan, masalah bisnis yang

harus dipecahkan, dan peluang bisnis yang harus dimanfaatkan.

Untuk itu, dapat dikatakan bahwa sistem informasi sebagai sistem

fungsional bisnis dimana cara kerja yang menggunakan teknologi

informasi dalam bisnis untuk mendukung setiap fungsi bisnis yang harus

diselesaikan dalam perusahaan. Sistem fungsional bisnis merupakan

berbagai jenis sistem informasi yang mendukung berbagai fungsi bisnis.

Gambar 2.2 Sistem Informasi Fungsional Bisnis

(Sumber: Wijaya dan Darudiato (2009:13))

18

 

2.1.5 Proses Bisnis

Pengertian Proses Bisnis

Menurut Jones dan Rama yang diterjemahkan oleh Wibowo

(2008:3), proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh

suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan

jasa.

Siklus Transaksi Proses Bisnis

Menurut Jones dan Rama yang diterjemahkan oleh Wibowo

(2008:3-4), proses bisnis dapat dilihat melalui siklus transaksi proses

bisnis tersebut dan dapat dikelompokkan ke dalam tiga siklus transaksi

utama yaitu :

• Siklus pemerolehan/pembelian (acquistion/purchasing cycle) adalah

proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang dan jasa.

• Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber

daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

• Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang

atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya.

2.1.6 Kuesioner

2.1.6.1 Pengertian Kuesioner

Menurut Sugiono (2007:135), kuesioner merupakan teknik

pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi

19

 

seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden

untuk dijawabnya. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan

data yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti variabel yang

akan diukur dan tahu apa yang bisa diharapkan dari responden.

Dengan adanya kontak langsung antara peneliti dengan responden

akan menciptakan suatu kondisi yang cukup baik sehingga

responden dengan sukarela akan memberikan data obyektif dan

cepat.

2.1.6.2 Skala Pengukuran

Menurut Sugiono (2007:84-86), skala pengukuran

merupakan kesepakatan yang digunakan sebagai acuan untuk

menentukan panjang pendeknya interval yang ada dalam alat ukur

sehingga alat ukur tersebut bila digunakan dalam pengukuran

akan menghasilkan data kuantitatif.

Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat,

dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang variabel

penelitian. Jawaban setiap item instrumen yang menggunakan

Skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai sangat

negatif, yang dapat merupakan kata-kata antara lain:

1. Sangat setuju/selalu/sangat positif diberi skor 5.

2. Setuju/sering/positif diberi skor 4.

3. Ragu-ragu/kadang-kadang/netral diberi skor 3.

20

 

4. Tidak setuju/hampir tidak pernah/negatif diberi skor 2.

5. Sangat tidak setuju/tidak pernah/sangat negatif diberi skor 1.

Kemudian dengan teknik pengumpulan data angket, maka

instrumen tersebut diberikan kepada 100 orang karyawan. Dari

100 orang pegawai setelah dilakukan analisis misalnya:

25 orang menjawab SS (sangat setuju).

40 orang menjawab ST (setuju).

5 orang menjawab RG (ragu-ragu).

20 orang menjawab TS (tidak setuju).

10 orang menjawab STS (sangat tidak setuju).

Berdasarkan data tersebut, 65 orang atau 65% karyawan

menjawab setuju dan sangat setuju. Jadi kesimpulannya mayoritas

karyawan setuju dengan metode kerja baru. Data tersebut juga

dapat dianalisis berdasarkan skoring setiap jawaban dari

responden. Berdasarkan skor yang telah ditetapkan maka,

Jumlah skor untuk 25 orang yang menjawab SS = 25 x 5 = 125.

Jumlah skor untuk 40 orang yang menjawab ST = 40 x 4 = 160.

Jumlah skor untuk 5 orang yang menjawab RG = 5 x 3 = 15.

Jumlah skor untuk 20 orang yang menjawab TS = 10 x 2 = 40.

Jumlah skor untuk 10 orang yang menjawab STS = 10 x 1 = 10.

Jumlah seluruh skor adalah 350.

Jumlah skor ideal (kriterium) untuk seluruh item = 5 x 100 = 500

(SS) (skor tertinggi).

21

 

Jumlah skor rendah = 1 x 100 = 100 (STS).

Jadi, berdasarkan data itu maka tingkat persetujuan terhadap

metode kerja baru itu = (350 : 500) x 100% = 70% dan berada di

daerah setuju.

2.2 Teori-Teori Khusus

2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)

Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Menurut O’Brien dan Marakas (2008:296), Enterprise Resource

Planning adalah sistem enterprise lintas fungsional yang didorong oleh

modul software yang terintegrasi yang mendukung dasar proses bisnis

internal untuk suatu perusahaan.

Menurut Groover (2008:779), Enterprise Resource Planning

(ERP) adalah sebuah software sistem komputer yang mengatur dan

mengintegrasikan semua data dan fungsi bisnis sebuah organisasi melalui

database tunggal dan terpusat. Fungsinya mencakup penjualan,

pemasaran, pembelian, operasi, logistik, distribusi, kontrol persediaan,

akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia.

22

 

Sejarah Sistem ERP

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:15-16), sejarah sistem ERP adalah

sebagai berikut:

Tahun

1960an Sistem Fabrikan fokus kepada pengendalian

persediaan (Inventory Control).

1970an Fokus bergeser pada MRP (Material

Requirement Planning), yang

menerjemahkan jadwal utama suatu produk

menjadi kebutuhan berbasis time-phased net,

untuk perencanaan dan pengadaan barang

sebagian jadi, komponen maupun bahan

baku.

1980an MRP-II (Manufacturing Resource Planning)

berkembang mencakup pengelolaan operasi

produksi (shop floor) dan aktivitas

pengelolaan distribusi.

1990an MRP-II dikembangkan lagi mencakup

aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya

manusia, pengelolaan proyek yang

melingkupi hampir semua aktivitas sistem

organisasi usaha (business enterprise), yang

23

 

kemudian dikenal dengan istilah Enterprise

Resource Planning (ERP).

2000an – sekarang Extended ERP menjadi ERP II

Infrastruktur Sistem ERP

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:22-24), sebelum suatu

perusahaan menggunakan sistem ERP, maka perlu dibangun suatu

pondasi yang kuat, seperti infrastruktur dan bisnis proses. Hal ini

dikarena, jika pondasi yang dibangun kurang kuat, maka yang terjadi

adalah bukan keuntungan yang diperoleh dari sistem ERP, melainkan

seperti bom waktu saja, yang akhirnya mengalami kegagalan sistem ERP.

Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian sistem

ERP, karena dengan adanya infrastruktur yang kuat, maka dapat

dikatakan bahwa perusahaan telah membangun pondasi yang kuat. Secara

umum, infrastruktur sistem ERP yang perlu diperhatikan adalah sebagai

berikut:

- People

Orang-orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP merupakan

faktor yang sangat penting, terutama dalam hal komitmen waktu,

dukungan top management, rasa memiliki (sense of belonging),

keterlibatan (involvement), semangat (spirit), dan rasa perlawanan

yang minimum (resistance). Hal ini dimulai saat pemilihan sistem

ERP, pelaksanaan, penyelesaian, pemeliharaan (maintenance). Pada

24

 

saat pelaksanaan implementasi, top management dengan didukung

level manajerial dapat menjadi motor penggerak untuk mengontrol

dan mengevaluasi jalannya pelaksanaan implementasi. Demikian

pihak konsultan tetap peduli untuk memberikan dukungan dan

memberikan dokumentasi yang jelas.

- Process

Berkaitan dengan proses bisnis berjalan dan proses bisnis ke depan

dengan penerapan sistem ERP. Dalam proses implementasi sistem

ERP, harus ada kontrol dari tiap bagian. Hal terpenting dalam proses

yang merupakan acuan utama dalam melakukan implementasi sistem

ERP adalah sebelum mengambil keputusan menggunakan sistem

ERP, maka perusahaan harus sudah memiliki bisnis prosedur yang

baik yang akan diterapkan dalam implementasi sistem ERP.

- Technology

Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar,

dimana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware,

software. Jaringan yang dibangun adalah jaringan untuk internal

(Local Area Network), untuk eksternal (Wide Area Network). Untuk

hardware, lebih baik jika melihat dari karakteristik software, apakah

compatible (bisa open system secara hardware) atau hanya bisa untuk

diinstall pada hardware tertentu. Untuk software, lebih bijaksana

dengan melihat scalability, maintenance dan perkembangan di masa

mendatang. Untuk database, umumnya memakai relational database,

25

 

dimana arsitekturnya sudah menggunakan client server, dan untuk

beberapa sistem ERP tertentu sudah ada yang menggunakan web

based.

Gambar 2.3 Komponen Infrastruktur ERP

(Sumber: Wijaya dan Darudiato (2009:24))

Konsep dan Arsitektur ERP

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:26-28), Enterprise Resouce

Planning (ERP) merupakan singkatan dari tiga elemen kata Enterprise

(Perusahaan/Organisasi), Resource (Sumber Daya), Planning

(Perencanaan). Tiga kata tersebut mencerminkan sebuah konsep yang

berujung pada kata kerja yaitu Planning. Dengan demikian, berarti ERP

menekankan kepada aspek perencanaan.

Integrasi dalam konsep sistem ERP berhubungan dengan

interpretasi sebagai berikut :

26

 

- Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis.

- Metode dan teknik berkomunikasi.

- Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis.

- Koordinasi operasi bisnis.

Perusahaan adalah organisasi yang terstruktur, baik dalam

perencanaan maupun dalam pelaksanaan aktivitasnya. Untuk itu, dalam

pelaksanaan operasionalnya untuk memperoleh tujuan organisasi,

ditentukan keberhasilan dalam menangani faktor eksternal dan faktor

internal. Salah satu faktor internal adalah sistem ERP, yang dapat

dikatakan sebagai back bone dalam mendukung sistem operasional yang

dapat mempengaruhi kemampuan kompetitif perusahaan.

Enterprise digunakan untuk menggambarkan situasi bisnis secara

umum dalam satu entitas korporat, dalam berbagai ukuran, mulai dari

bisnis ukuran kecil hingga bisnis multinasional. Secara konsep, dapat

dikatakan bahwa enterprise dapat digambarkan sebagai sebuah kelompok

orang dengan tujuan tertentu yang memiliki sumber daya untuk mencapai

tujuan tertentu. Organisasi/perusahaan dibagi-bagi menjadi unit-unit

dengan fungsi-fungsi tertentu, seperti fungsi personalia, keuangan,

pemasaran, pengadaan, dan sebagainya. Tiap fungsi tersebut memiliki

tujuan dan sasaran masing-masing, sehingga terkesan tiap fungsi

memiliki sistem dan koleksi data dan analisis masing-masing. Enterprise

secara keseluruhan organisasi dianggap sebagai sebuah sistem dan

masing-masing fungsi adalah subsistem. Informasi mengenai semua

27

 

fungsi disimpan dan dikelola secara terpusat dan dapat diakses tiap fungsi

sesuai kebutuhan, sehingga terjadi transparansi informasi bagi tiap-tiap

fungsi untuk mendukung pekerjaan sebagai upaya mencapai tujuan

organisasi secara keseluruhan.

Resource merupakan sumber daya, yang berupa aset perusahaan,

seperti aset keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order,

teknologi, dan strategi. Resource dapat meliputi semua hal yang menjadi

tanggung jawab dan tantangan manajemen untuk dikelola agar dapat

menghasilkan keuntungan bagi organisasi secara keseluruhan.

Jadi, Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan konsep

untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu

berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang

dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam

perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga

pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih

bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan

memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang

berkepentingan (stakeholder) atas perusahaan.

Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut :

- ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi

yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi

keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan

informasi konsumen.

28

 

- Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi,

yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi

di dalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.

- ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan

antarmuka di seluruh enterprise.

Gambar 2.4 Konsep Sistem ERP

(Sumber: Wijaya dan Darudiato (2009:28))

Manfaat Sistem ERP

Menurut O’Brien di Wijaya dan Darudiato (2009:33-35),

penerapan sistem ERP memiliki banyak manfaat, antara lain sebagai

berikut:

29

 

• Kualitas dan efisiensi. Sistem ERP dapat menciptakan kerangka

kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis

internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam

kualitas dan efisiensi layanan pelanggan, produksi, dan distribusi.

• Penurunan Biaya. Sistem ERP dapat menurunkan signifikan dalam

biaya pemrosesan transaksi dan hardware, dan software, serta

karyawan pendukung teknologi informasi, jika dibandingkan dengan

sistem yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP.

• Pendukung Keputusan. Sistem ERP dapat mempermudah tugas-

tugas manajemen sehari-hari dalam pengambilan keputusan dan

melakukan fungsi manajemen yang meliputi diantaranya di bidang

perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengendalian.

Sistem ERP dapat menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis

lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk level manajerial

dan pengambil keputusan agar dapat secara signifikan meningkatkan

kemampuan dalam mengambil keputusan secara tepat waktu pada

lintas bisnis perusahaan.

• Kelincahan Perusahaan. Dalam mengimplementasikan sistem ERP

dapat menghilangkan perbedaan budaya antar departemen sehingga

data dapat diintegrasikan. Dan menghilangkan dinding departemen

dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya

informasi, sehingga menghasilkan struktur organisasi, tanggung

jawab manajerial dan peran kerja yang lebih fleksibel , dan karenanya

30

 

menghasilkan struktur organisasi dan tenaga kerja yang lebih lincah

dan adaptif yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan berbagai

peluang baru bisnis.

• Sistem Terintegrasi. Sistem ERP menawarkan sistem terintegrasi

dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat

dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

• Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi dapat

menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada

banyak sistem komputer yang terpisah.

• Sistem ERP dapat memungkinkan manajemen mengelola operasi,

tidak hanya memonitor operasional saja, tetapi mampu menjawab apa

yang harus dikerjakan untuk menjadi lebih baik.

• Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi untuk

menghasilkan analisa dan laporan pendukung perencanaan jangka

panjang yang dapat dijadikan alat pengambilan keputusan sebagai

decision support system.

• Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan yang

relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar

sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif,

misalnya perencanaan pembelian barang, perencanaan produksi dan

perencanaan cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya.

• Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping dan

pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang

31

 

terintegrasi untuk seluruh fungsi baik fungsi penjualan, pembelian,

produksi, dan keuangan, sehingga dapat menghilangkan pekerjaan-

pekerjaan rangkap dan menggunakan standarisasi data untuk seluruh

departemen.

• Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan

prosedur yang telah ditetapkan, misalnya fungsi pembelian harus

melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang, setelah itu order

pembelian, kemudian penerimaan barang, selanjutnya pengakuan

hutang. Dengan demikian, seluruh aktivitas dapat berjalan efisien dan

efektif.

• Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan

menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam

satu sistem yang terintegrasi. Dengan sistem yang terintegrasi, dapat

dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya

perusahaan, dan alokasi sumber daya yang tidak tepat.

Faktor Penentu Keberhasilan ERP

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:133), faktor penentu yang

perlu dipertimbangkan dalam keberhasilan implementasi sistem ERP,

adalah sebagai berikut:

• Kepemimpinan dan komitmen yang kuat top management dan

executive dalam perencanaan manajemen.

32

 

• Tim implementasi solid yang mewakili semua fungsi-fungsi level

manajerial organisasi yang terlibat secara aktif dalam implementasi

sistem ERP.

• Keterlibatan secara aktif dari level manajerial manajemen dalam

dukungan penuh implementasi sistem ERP.

• Teknik project management yang baik.

• Dihilangkan pelaksanaan sistem lama yang memerlukan waktu yang

relatif lama, termasuk yang tidak termasuk implementasi sistem ERP.

• Pengawasan ketat dalam tahapan implementasi sistem ERP.

• Melakukan implementasi sesuai jadwal yang dapat tercapai.

• Penerapan teknis perubahan proses bisnis manajemen.

• Pendidikan dan pelatihan secara intensif bagi semua pengguna dalam

implementasi sistem ERP.

2.2.2 Inventory/Persediaan

Menurut Chase, Jacobs, dan Aquilano (2006:589), persediaan

adalah stok dari setiap item atau sumber daya yang digunakan dalam

suatu organisasi. Suatu sistem persediaan adalah serangkaian kebijakan

dan kontrol yang memantau tingkat persediaan dan menentukan tingkat

mana yang harus dipelihara, kapan stok harus ditambah, dan seberapa

besar pesanan yang seharusnya dilakukan.

33

 

Dengan konvensi, persediaan manufaktur umumnya mengacu

pada item yang berkontribusi atau menjadi bagian dari output produk

perusahaan. Persediaan manufaktur biasanya diklasifikasikan ke dalam

bahan baku, produk jadi, komponen, perlengkapan, dan barang dalam

proses. Dalam jasa, persediaan umumnya mengacu pada barang berwujud

yang dijual dan perlengkapan yang diperlukan untuk mengelola jasa

tersebut.

Tujuan dasar dari analisis persediaan di dalam manufaktur dan

jasa stockkeeping adalah untuk menentukan :

1) Kapan item harus dipesan dan

2) Seberapa besar pesanan yang harus dilakukan.

Banyak perusahaan cenderung untuk melakukan hubungan jangka

panjang dengan vendor untuk memasok kebutuhan mereka sepanjang

tahun. Hal ini mengubah “kapan” dan “berapa banyak yang dipesan”

menjadi “kapan” dan “berapa banyak yang dikirim”.

Jenis Persediaan

Menurut Render dan Heizer (2011:501), perusahaan

mempertahankan 4 jenis persediaan: 1)persediaan bahan mentah,

2)persediaan barang dalam proses (Work-in-process-WIP), 3)persediaan

MRO (perlengkapan pemeliharaan/perbaikan/operasi), dan 4) persediaan

barang jadi.

34

 

Persediaan bahan mentah telah dibeli, namun belum diproses.

Bahan mentahnya dapat digunakan dari proses produksi untuk pemasok

yang berbeda-beda. Meskipun demikian, pendekatan yang lebih disukai

adalah dengan menghapus variabilitas pemasok dalam hal mutu, jumlah,

atau waktu pengiriman sehingga tidak diperlukan pemisahan. Persediaan

barang dalam proses telah mengalami beberapa perubahan, tetapi belum

selesai. WIP ini adalah karena untuk membuat produk diperlukan waktu

(disebut cycle time). Pengurangan cycle time menyebabkan persediaan

WIP pun berkurang. Sering kali hal ini tidak sulit untuk dilakukan, karena

hampir di sepanjang waktu “pembuatan produk”, produk itu sebenarnya

menganggur. MRO merupakan persediaan yang dikhususkan untuk

perlengkapan pemeliharaan/perbaikan/operasi. MRO ini ada karena waktu

dan kebutuhan untuk pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa peralatan

tidak dapat diketahui. Walaupun permintaan untuk persediaan MRO ini

sering kali merupakan fungsi jadwal-jadwal pemeliharaan, permintaan

MRO lainnya perlu diantisipasi. Demikian pula, persediaan barang jadi

selesai dan menunggu untuk dikirimkan. Barang jadi dimasukkan ke

dalam persediaan karena permintaan konsumen untuk jangka waktu

tertentu mungkin tidak diketahui.

35

 

Fungsi Persediaan

Menurut Render dan Heizer (2011:500-501), persediaan

(inventory) dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah

fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan. 4 fungsi persediaan adalah:

1. Untuk memisahkan berbagai bagian dari proses produksi. Misalnya,

jika pasokan suatu perusahaan mengalami fluktuasi, persediaan ekstra

mungkin diperlukan untuk memisahkan proses produksi dari supplier.

2. Untuk memisahkan perusahaan dari fluktuasi atas permintaan dan

menyediakan stok barang yang akan memberikan pilihan kepada

pelanggan seperti persediaan yang khas pada perusahaan eceran.

3. Untuk mengambil keuntungan dari kuantitas diskon, karena

pembelian dalam jumlah besar dapat mengurangi harga pokok barang

atas pengirimannya.

4. Untuk melakukan antisipasi terhadap inflasi dan perubahan harga

yang meningkat.

2.2.3 Production/Produksi

Sistem Produksi

Menurut Groover (2008:19-20), sebuah sistem produksi

merupakan suatu kumpulan orang, peralatan dan aturan-aturan yang

dikelola sedemikian rupa untuk melaksanakan operasi-operasi

manufaktur dalam sebuah pabrik (atau organisasi lainnya). Sistem

36

 

produksi dapat dibagi menjadi dua kategori atau dua tingkatan seperti

yang ditunjukkan gambar berikut.

Sistem Produksi

Gambar 2.5 Sistem Produksi Terdiri dari Fasilitas dan Sistem Penunjang

Manufaktur

(Sumber: Groover (2008:20))

- Fasilitas Produksi (Facilities). Fasilitas dalam sistem produksi terdiri

dari pabrik, peralatan produksi, dan cara pengorganisasian peralatan

tersebut.

- Sistem Penunjang Manufaktur (Manufacturing Support System). Ini

merupakan suatu rangkaian aturan atau prosedur yang digunakan oleh

perusahaan untuk mengelola produksi dan untuk menyelesaikan

masalah teknis dan logistik yang terkait dengan pemesanan dan

pemindahan bahan di dalam pabrik serta untuk menjamin agar produk

memenuhi berbagai standar kualitas. Perancangan produk dan fungsi-

fungsi usaha tertentu juga dimasukkan ke dalam penunjang

manufaktur ini.

Sistem Penunjang Manufaktur

Fasilitas: Pabrik,

Peralatan

37

 

Perencanaan Produksi

Menurut Groover (2008:754), perencanaan produksi terdiri dari:

- Memutuskan produk mana yang akan dibuat, kuantitasnya, dan kapan

produk tersebut harus diselesaikan.

- Menjadwalkan pengiriman dan/atau produksi dari bagian-bagian

produk dan produk itu sendiri.

- Merencanakan sumber daya manusia dan peralatan yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan rencana produksi.

Kanban/Work Order

Menurut Groover (2008:791), Kanban berasal dari dua kata dalam

bahasa Jepang; Kan berarti kartu dan Ban berati sinyal. Jika digabungkan,

Kanban berarti kartu sinyal. Sebuah sistem kontrol kanban produksi

didasarkan pada penggunaan kartu yang mengotorisasi (1) bagian

produksi dan (2) bagian pengiriman. Dengan demikian, dalam

pelaksanaan suatu sistem kanban, ada 2 tipe kartu: Production Kanban

dan Transport Kanban.

Production Kanban (P-Kanban) mengotorisasi upstream station

untuk menghasilkan produk. Setelah diproduksi, produk tersebut

diletakkan di dalam kontainer, sehingga kuantitas yang ada hanya cukup

untuk mengisi kontainer. Produksi yang melebihi kuantitas di bagian ini

tidak diizinkan di dalam sistem kanban.

38

 

Transport Kanban (T-Kanban) mengotorisasi pengiriman

kontainer ke downstream station.

Implementasi modern dari sistem kanban menggunakan barcode

dan teknologi pengumpulan data otomatis lainnya untuk mengurangi

waktu transaksi dan meningkatkan akurasi dari data.

Bill of Material

Menurut Render dan Heizer (2011:581-583), Bills of Material

adalah sebuah daftar jumlah komponen, bahan, dan material yang

dibutuhkan untuk membuat suatu produk. Bills of Material tidak hanya

menentukan persyaratan, namun juga bermanfaat untuk biaya, dan dapat

berfungsi sebagai suatu daftar barang yang akan dikeluarkan untuk

produksi atau perakitan.

Beberapa jenis Bills of Material antara lain:

• Modular Bills merupakan bills of material yang diselenggarakan oleh

sub perakitan utama atau oleh product option.

• Planning Bills (Kits) merupakan pengelompokan material yang

dibuat dalam rangka untuk menetapkan induk suatu bills of material;

juga disebut "pseudo bills"

• Phantom Bills of Material merupakan bills of material untuk

komponen, biasanya perakitan, yang hanya timbul sementara; dan

tidak pernah disimpan.

39

 

• Low-level Coding merupakan suatu penomoran yang

mengindentifikasi item pada tingkat terendah dimana item tersebut

terjadi.

2.2.4 BTripleE Framework

Menurut Van der Zee (2002:36), dalam mengukur nilai dari suatu

IT, harus didasarkan pada 2 atribut:

• An overall management framework: dikarenakan kenyataan aplikasi IT

di organisasi-organisasi sangat kompleks, sebuah skema konseptual

untuk menyederhanakan dan memesannya begitu diperlukan.

Meskipun “penggunaan beberapa kerangka memancing godaan

terhadap ancaman dari suatu abstraksi kerangka, sama jika mereka

nyata berputar, atau dengan alternatif, godaan untuk tidak meleset

sebagai mere jargon, seperti yang Cohen letakkan, sebuah kerangka

seharusnya diancam sebagai suatu alat untuk menolong mengarahkan

lahan area yang sulit, lebih dari seperti dirinya sendiri. Untuk

mengelola, memantau, dan menghasilkan timbal balik dari nilai suatu

IT, pengukuran dari nilai IT harus berdasarkan pada kerangka

manajemen (diciptakan BTripleE Framework) yang menghubungkan

tingkatan dari business planning, IT planning, IT supply planning,

dengan perbandingan tingkatan penilaian. Dengan mengajukan nilai

dari IT pada setiap tingkatan, dan dalam konteks keseluruhan, secara

keseluruhan pertanyaan tentang nilai tersebut dapat dijawab.

40

 

• A set of key measures for value: ini memungkinkan pengelolaan dari

IT, bervariasinya didasarkan pada tujuan dari suatu organisasi dan

tingkatan dari suatu kerangka yang akan mengkonstruksikan

pengukuran-pengukuran tersebut. Pengukuran yang sesuai untuk

mengakses nilai dari IT akan dijelaskan pada basis dari BTripleE

Framework.

Gambar 2.6 Planning, Deliverables, and Control at Different Levels

(Sumber: Van der Zee (2002:38))

Menghubungkan Value dengan Tingkatan Perencanaan

Menurut Van der Zee (2002:38-40), ada 3 tingkatan perencanaan

yang terkait dengan nilai suatu teknologi informasi, yaitu business

planning, IT planning, dan IT supply planning. Sama dengan hal

41

 

terdahulu, untuk setiap tingkatan seperti pada gambar di atas terdapat

pertanyaan-pertanyaan kritis yang perlu dicari jawabannya.

Meskipun antara tingkat perencanaan saling terkait dan bersifat

iterasi (berulang) yang dapat dilakukan secara top-down atau bottom-up,

nilai (value) dapat diukur untuk setiap tingkatan yang berbeda dan

menggunakan sekumpulan pertanyaan yang berbeda untuk mengukurnya.

Business plan diturunkan dari business objective dan melalui

serangkaian proses tertentu. Business plan pada dasarnya menentukan

bagaimana sesuatu yang harus dilakukan dapat dilakukan, mulai dari

konfigurasi products, services, distribution channels, business process,

dan business activities, dengan alokasi dari sumber daya. Hubungan dari

business objective dengan products, services, distribution channels,

business process, dan business activities, yang dinamakan business

management.

IT strategy dan IT architecture tidak secara hirarki dibagi dari

business plan. IT planning processes lebih selaraskan dengan IT strategy

dan IT architecture yang dinamis dengan sasaran dan rencana bisnis, dan

proses-proses, aktivitas-aktivitas, dan sumber daya bisnis. Ini dinamakan

IT Management.

Demikian juga, IT strategy dan IT architecture digunakan untuk

mengarahkan proses IT Supply Planning, yang berdampak pada

konstruksi dari proses-proses IT deliveries dan IT development projects.

Hubungan antara IT strategy dan IT architecture dalam satu sisi, dan IT

42

 

delivery processes dan IT development projects dengan lainnya,

dinamakan IT Supply Management.

Gambar 2.7 Planning, Deliverables, and Control at Different Levels

(Sumber: Van der Zee (2002:39))

Menggantikan “Kontrol” dengan “Pengukuran Nilai”

Menurut Van der Zee (2002:40-42), istilah kontrol yang

digunakan pada Gambar 2.6 tersebut terlalu luas dan terlihat kurang

spesifik untuk menyatakan apa yang seharusnya diukur.

• Nilai (value) menurut Webster’s New World Dictionary, nilai

didefinisikan sebagai the worth of a thing in money or goods dan

quality of a thing which makes it more or less desirable, useful, etc.

43

 

• Sedangkan effectiveness (Webster), producing desire effect, yang juga

berarti doing the right things.

• Efficiency: producing the desire result with a minimum effort,

expense or waste, atau doing the things right.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa:

• Business value of IT dapat didefinisikan sebagai perolehan IT untuk

sebuah organisasi secara keseluruhan, yang diekspresikan melalui

peningkatan kinerja organisasi dengan biaya yang minimum.

• Effectiveness of IT dapat didefinisikan sebagai tingkat kepuasan IT

dalam mendukung proses bisnis, aktivitas bisnis, dan karyawan bisnis,

tanpa memperhatikan biaya terkait.

• Definisi yang sesuai untuk Effectiveness of IT Supply adalah seberapa

jauh dukungan setiap produk-produk dan layanan IT, yang

diselaraskan dengan business requirement seperti yang didefinisikan

pada IT strategy dan IT architecture, tanpa memperhatikan biaya

terkait.

• Definisi untuk Efficiency of IT Supply adalah seberapa efektifkah

setiap IT yang disediakan dengan biaya yang minimum.

Menurut Van der Zee (2002:43-45), diskusi dari (business) value,

effectiveness, dan efficiency dari persediaan dan aplikasi dari IT yang

hasilnya diterjemahkan ke dalam 3 konsep dari three-layer framework

dari Business Management, IT Management, dan IT supply Management.

44

 

Pengukuran dari total biaya dan efektivitas maksimal yang harus

dicapai, keduanya dinamakan nilai (value), dari semua IT (termasuk IT

yang mendukung proses bisnis dan merekonfigurasi business network, IT

dalam produk dan layanan, mandatory IT, infrastruktur IT, dan IT

research) terkait dengan tingkatan business management dari kerangka

kerja.

Gambar 2.8 BTripleE Framework for IT Planning and Validation

(Sumber: Van der Zee (2002:44))

Kerangka kerja yang menghubungkan IT planning dengan

penilaian dari IT dan menentukan tingkatan tersebut dinamakan BTripleE

45

 

Framework, setelah huruf pertama dari nama setiap level dari pengukuran

nilai (value).

Membaca BTripleE Framework dari bawah ke atas, value of IT

akan terlihat bila :

• Yang dibutuhkan produk dan layanan IT kepuasannya dikembangkan,

dirawat, dan dioperasikan (IT supply effectiveness), mengkonsumsi

sumber daya yang jumlahnya minimum (IT supply efficiency).

• IT telah dengan sukses dikontribusikan untuk kinerja dari business

processes, activity, dan employee (IT effectiveness).

• IT digunakan untuk potensinya secara penuh dalam kontribusinya ke

dalam kinerja suatu organisasi, dengan biaya yang minimum

(business value).

Pengukuran dengan BTripleE Framework ada 4 sudut pandang

yang dikemukakan yaitu sudut pandang customer, sudut pandang internal,

sudut pandang inovasi dan pembelajaran, serta sudut pandang keuangan.

Biaya IT

Menurut Van der Zee (2002:62-64), dalam mengelola dan

mengukur nilai dari IT, perlu diperhatikan biaya yang diperlukan sebelum

dan sesudah implementasi IT. Biaya investasi IT tidak dapat ditentukan

dengan bebas dan juga bukan merupakan bagian dari keputusan dari

manajemen, melainkan memiliki polanya sendiri. Terdapat satu dari tiga

46

 

pilihan yang dapat diambil oleh sebuah institusi untuk menyesuaikan

dengan dinamika biaya dalam investasi IT, yaitu:

- Cut Development Cost

Jika biaya investasi IT tetap sama selama periode 5 tahun, maka biaya

pengembangan harus dipangkas secara kumulatif sebesar 93 persen

selama periode tersebut, hanya 7 persen dari total biaya

pengembangan awal yang perlu disisakan.

- Keep Development Cost at the same level

Dampak dari pilihan ini adalah biaya investasi IT akan bertambah

sebesar 15 persen per tahun (total dana pengembangan) selama 5

tahun.

- Grow Development Cost

Pertumbuhan biaya pengembangan 10 persen pertahun akan

mengakibatkan pertumbuhan dana investasi IT sebesar 18 persen per

tahun.

Pada umumnya, biaya investasi IT dikategorikan ke dalam

beberapa aktivitas berikut ini, yaitu:

1. Pengembangan fungsi-fungsi baru.

2. Memelihara fungsi-fungsi yang telah ada.

3. Pengoperasian fungsi-fungsi yang telah ada.

4. Dukungan pengoperasian oleh end-user.

47

 

Perencanaan dan administrasi dari IT dan aktivitas IT, serta kebutuhan

lainnya yang sifatnya tidak terkait langsung dengan aktivitas-aktivitas

umum seperti biaya tempat, perabotan serta perangkat lainnya.

Mengukur Nilai Bisnis dari IT

Menurut Van der Zee (2002:60-61), dalam bisnis, “dashboard”

sebagai sebuah indikator kinerja diperlukan untuk mengukur kemajuan

dari perusahaan. Dalam mengevaluasi IT, sebuah dashboard yang

berkaitan dengan indikator performansi IT perlu dibangun.

BTripleE merupakan framework yang menawarkan struktur

dashboard dan mengidentifikasi perbedaan serta tahapan-tahapan yang

independen antara Nilai Bisnis dari IT, Efektifitas dari IT, serta

Efektivitas dan Efisiensi dari IT Planning.

Pengukuran Nilai Bisnis dari IT dapat dilakukan dengan

memperhatikan biaya yang dipergunakan dalam investasi IT serta tiga

dimensi performansi yang saling berkaitan, yaitu:

1. Kinerja Finansial

Diukur dengan menggunakan indikator finansial seperti profitability,

productivity, earning, dan lain-lain.

2. Kinerja Bisnis

Diukur dengan indikator-indikator non finansial, seperti

competitiveness (daya saing), penjualan produk baru, lead time dalam

mengembangkan produk baru, lead time dalam memproduksi produk

48

 

baru, lead time untuk distribusi, dan kepuasan pelanggan. Indikator-

indikator yang dimaksudkan adalah indikator-indikator yang terdapat

dalam konsep Balance Scorecard.

Menurut Van der Zee (2002:187), berikut merupakan

scorecard dari sudut pandang internal; yang merupakan IT Supply

Management Scorecard dan merupakan nilai ukur peranan Investasi

IT terhadap Nilai Bisnis:

a. Be a good employer

i. Employee satisfication score

ii. Employee turnover rate

iii. % of employee absence, illness days

iv. Salary competitiveness

b. Be a lean organization

i. Ratio direct/support personnel

ii. Ratio direct/indirect hours

c. Be competent

i. Loss business because of lack of capability

ii. Usage of external consultants to compensate for lack of skills

as a % of own

3. Kinerja Strategis

Diukur menggunakan indikator yang mencocokkan sasaran

manajemen yang efektif atau yang disebut Critical Success Factor.

49

 

Menurut Van der Zee (2002:188), berikut merupakan

scorecard dari sudut pandang innovation and learning; yang

merupakan IT Supply Management Scorecard dan merupakan nilai

ukur peranan Investasi IT terhadap Nilai Bisnis:

a. Be an innovative supplier

i. % of budget spent on IT staff training

ii. % of budget spent on IT research and development

iii. Average ages of hardware and IT applications

iv. Mix of new and old technology and extent of their usage

v. Number of new products/services launched per year

b. Foster innovative thinking

i. Number of employee improvement ideas made, approved and

implemented per year

c. Create new markets

i. % of revenues from new applications, products, and/or

relationships

IT Development Management Scorecard

a. Be an quick adopter

i. Average elapsed time to (fully) master new development

approaches/technique/tools

ii. Average elapsed time to (fully) implement new development

approaches/technique/tools

50

 

b. Foster innovation

i. Number of states of the art projects per year/% of total

numbers of projects

ii. Number of experiments with new package/IT solutions per

year

iii. Number of training days per year/% of total time devoded to

training

IT Infrastructure Management Scorecard

a. Be an quick adopter

i. Average elapsed time to (fully) master new technique/tools

ii. Average elapsed time to (fully) implement new

technique/tools

b. Foster innovation

i. Number of training days per year/% of total time devoded to

training

ii. Number of experiments with new technology per year

Account Management Scorecard

a. Be an innovative marketer

i. % of budget spent on market development

ii. New promotion material as a % of total promotion material

iii. Average ages of promotion material

51

 

iv. Number of products/services launched per year

b. Foster innovative thinking

i. Number of marketing improvement ideas made, approved and

implemented per year

ii. % of budget spent on marketing and IT training

c. Create new markets

i. % of revenues from new applications, products, and/or

relationships

Client Support Scorecard

a. Be an quick adopter

i. Average elapsed time to (fully) support new client

applications/client technology

ii. Average elapsed time to (fully master new technology/support

tools

iii. Average elapsed time to (fully) implement new

technology/support tools

b. Foster innovation

i. Number of training days per year/% of total time devoded to

training

ii. Number of experiments with new support technology per year

52

 

Mengukur Efektivitas dari IT

Menurut Van der Zee (2002:80-81), jenis pengukuran yang

diperlukan untuk memperoleh hasil pengukuran terhadap Efektivitas dari

IT belum memiliki standar yang baku. Pendekatan yang sering

dipergunakan adalah dengan mengukur norma-norma “kualitas” yang

melekat padanya. Penerapan ukuran-ukuran kualitas dalam berbagai

organisasi berbeda-beda, tapi tetap dengan menyertakan fitur-fitur

durability, serviceability, realiability, dan functionality.

Garvin mengklasifikasikan berbagai definisi dari kualitas sebagai berikut:

1. Transcendent: kualitas tidak dapat didefinisikan, “You know what it

is”.

2. Product based: dibedakan berdasarkan jumlah kualitas untuk

membedakan kuantitas dari beberapa unsur pembentuk atau atribut.

3. User based: kualitas merupakan kesesuaian dalam penggunaan.

4. Manufacturer based: kualitas berarti hal pemenuhan kebutuhan.

5. Value based: kualitas merupakan hal terbaik bagi pelanggan.

Pengukuran tertentu untuk efektifitas IT mengacu kepada

kebutuhan bisnis dengan memperhatikan kepada tiga, yaitu:

1. Produk bisnis dan layanan, proses-proses, serta aktivitas bisnis

2. Pengguna IT

3. IT Supply

53

 

• Efektivitas IT dari Perspektif Produk, Proses, dan Aktivitas

Bisnis

Menurut Van der Zee (2002:81), penelitian tentang efektifitas

IT telah secara dominan dilakukan terhadap atribut-atribut kualitas IT.

Dengan memperhatikan kepada efektifitas IT dari perspektif Produk

Bisnis dan Layanan, Proses-Proses, dan Aktivitas Bisnis

bagaimanapun satu hal yang perlu dijawab adalah apakah IT tersedia

(available) untuk mendukung produk dan layanan, dan mendukung

proses bisnis secara menyeluruh, serta apa-apa saja yang akan dicapai.

Teknik-teknik untuk mengukur ketersediaan (availability) IT

yang dikembangkan tahun 1970-an sampai dengan 1980-an dimana

secara garis besar dipergunakan untuk mengukur persentase cakupan

pengolahan data dan masih dipergunakan sampai saat ini.

Teknik-teknik pengukuran tersebut mengukur fungsi bisnis:

- Tahapan sebenarnya untuk otomatisasi, yaitu pertama sekali

dengan meninjau output dari fungsi, kemudian mengestimasi

jumlah pekerja manusia yang diperlukan untuk menghasilkan

output tersebut, kemudian mengestimasi pekerjaan manusia yang

telah digantikan dengan IT.

- Tahapan potensial untuk otomatisasi, yaitu dengan melakukan

estimasi terhadap kemungkinan pengurangan tenaga kerja

manusia dengan implementasi IT.

54

 

- Otomatisasi aktual yang didapat dari persentase Otomotatisasi

Potensial.

Otomatisasi yang dimaksudkan di atas hanya baru merupakan

pengurangan tenaga manusia dengan implementasi IT terhadap

fungsi-fungsi bisnis.

Menurut Van der Zee (2002:82), Anthony mendefinisikan

bahwa terdapat tiga tipe manajemen proses, yaitu:

1. Manajemen Strategis, yaitu proses untuk memutuskan objektif

dari organisasi, perubahaan dari objektif-objektif, sumber daya

yang diperlukan untuk mencapai objektif-objektif yang

didefinisikan, serta aturan yang mengatur proses akuisisi,

menggunakan, dan mengatur sumber daya. Manajemen Strategis

diharapkan fokus kepada masalah-masalah yang tidak terstruktur

dan melibatkan banyak variabel.

2. Manajemen Kontrol, yaitu proses-proses dimana manajer

memastikan bahwa sumber daya yang sebenarnya diperlukan dan

dipergunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai objektif-

objektif perusahaan. Manajemen Kontrol diharapkan untuk

mengarahkan banyak operasi-operasi perusahaan dengan tujuan

untuk melahirkan tindakan-tindakan yang diperlukan sesuai

dengan aturan serta standar yang telah dibangun dalam strategi

manajemen proses.

55

 

3. Kontrol Operasional, yaitu proses-proses yang dipergunakan

untuk memastikan bahwa pekerjaan-pekerjaan spesifik telah

dikerjakan dengan efektif dan efisien. Proses-proses Kontrol

Operasi fokus kepada level pengawasan yang dilakukan oleh

manajemen dimana aktivitas-aktivitas yang spesifik dikerjakan.

Peneliti lain mengatakan bahwa terdapat tiga jenis Proses

Operasional, yaitu:

1. Production-oriented process, seperti proses pabrikasi benda-

benda yang berwujud, telah terstruktur outputnya, begitu juga

dengan aturan-aturan dan prosedur yang telah yang didefinisikan

terbatas tuntutan serta keputusan yang diperlukan.

2. Innovation-or-development-oriented process, seperti pembuatan

produk, kurang terstruktur, tujuan tidak terdefinisi dengan jelas,

aktivitas-aktivitas dilakukan dengan memperhatikan sekelompok

prinsip-prinsip panduan ketimbang aturan dan prosedur yang jelas.

3. Problem-solving-oriented process, seperti customer service,

memiliki alasan yang terstruktur, walaupun outputnya sangat sulit

untuk didefinisikan. Proses ini bertujuan untuk memperoleh solusi

solusi untuk masalah yang dilaporkan, jadi kecepatan dan

efektifitas merupakan kriteria utama.

56

 

• Efektivitas IT dari Perspektif Pengguna

Menurut Van der Zee (2002:85), Boem dan Gorry dan Scott

Morton mendefinisikan kriteria Efektivitas IT dari sudut pandang

pengguna, yaitu:

1. Reliability of IT Applications: derajat dimana aplikasi IT tersedia

ketika diperlukan, output diterima sesuai dengan jadwal, dan

masalah-masalah yang ada dengan cepat diperbaiki.

2. Reliability of Information: derajat kebenaran dan integritas data

yang disediakan oleh aplikasi IT, serta derajat dimana output dan

data didapatkan dalam aplikasi tersedia sesaat setelah proses

terjadi di dalam aplikasi IT.

3. Accessibility of Information: menampilkan bagaimana informasi

permintaan dari aplikasi IT diterima.

4. Security of Information: derajat dimana data di dalam aplikasi

dilindungi dari pengguna yang tidak memiliki otorisasi.

5. Ease of Use: penggunaan aplikasi IT yang sederhana, serta

dilengkapi dengan output yang mencukupi pada setiap form.

• Efektivitas IT dari Perspektif IT Planning

Menurut Van der Zee (2002:88-89), efektivitas IT dari sudut

pandang IT Supply berakar dari aspek operasional dan aspek

maintenance dikaitkan dengan ketertarikan dari individu untuk

bertanggungjawab terhadap pengadaan IT yang efektif dan efisien,

57

 

sama halnya dengan kebutuhan asitektur (aspek arsitektur) secara

keseluruhan, dibandingkan dengan penggunaan kemampuan IT oleh

pekerja perusahaan.

a. Aspek Operasional

Operasi-operasi terkait dengan kriteria efektifitas fokus kepada

kemampuan untuk mendukung layanan pengadaan IT secara terus

menerus tanpa masalah. Hal ini mengacu kepada sudut

pengoperasian kemampuan IT, termasuk mengatasi masalah,

pemecahan masalah, perbaikan infrastruktur IT yang tua,

investigasi terhadap kejanggalan-kejanggalan yang terjadi, dan

lain sebagainya.

b. Aspek Maintenance

Maintenance terkait dengan kriteria efektifitas membangun

karakter yang sesuai dengan kemampuan-kemampuan IT yang

diperlukan, sehingga dapat dipergunakan melebihi waktu yang

ditentukan, dan menambahkan atau melakukan perubahaan

terhadap fungsi-fungsi IT (aplikasi dan infrastruktur).

Maintenance terkait dengan kriteria efektifitas membangun

karakter adalah:

1. Maintainability: suatu karakter dimana maintenance dapat

dilakukan, yaitu dengan meningkatkan kompleksitas, kualitas

dokumentasi, dan lain sebagainya. Maintenance yang bersifat

58

 

perbaikan berkaitan dengan perbaikan desain, programming,

atau parameter.

2. Flexibility: suatu karakter dimana maintenance yang bersifat

untuk melengkapi (perspective) dan menyesuaikan dapat

dilakukan. Perspective Maintenance adalah mengganti

kemampuan IT untuk meningkatkan kinerja dan

maintainability perangkat IT.

3. Testability: suatu karakter dimana perangkat IT dapat diuji

dan untuk memastikan bahwa perangkat IT melakukan fungsi-

fungsi yang diharapkan, serta ketersediaan data yang diuji.

4. Reusability: suatu karakter dimana semua atau sebagian fungsi

perangkat IT dapat dipergunakan pada fungsi atau modul

lainnya.

c. Aspek Arsitektur

Hal-hal yang berkaitan dengan arsitektur merujuk kepada kriteria-

kriteria penting seperti memastikan kemampuan jangka panjang

(durability), serta reliability dari kemampuan-kemampuan

perangkat IT. Indikator efektifitas suatu arsitektur merupakan

suatu hal yang fundamental terhadap kebutuhan spesifik terhadap

aplikasi IT, kelas aplikasi IT, atau infrastruktur secara

keseluruhan.

Indikator efektivitas suatu Arsitektur IT adalah:

59

 

- Portability: sudut dimana sebuah kemampuan perangkat IT dapat

dipindahkan dari satu lingkungan pengoperasian ke lingkungan

pengoperasian yang berbeda.

- Connectivity or Interoperability: sudut dimana sebuah

kemampuan perangkat TI dapat dihubungkan dengan kemampuan

lain.

- Security: dari perspektif IT Supply, yaitu mengadakan atau

memperluas keamanan dan kenyamanan IT sehingga kebutuhan

penguna terhadap perangkat IT dapat dipenuhi secara efektif dan

efisien.

Mengukur Efektivitas dan Efisiensi dari IT Supply

Menurut Van der Zee (2002:93-95), aktivitas IT Supply dapat

dilakukan ketika perencanaan bisnis telah berjalan (biasanya pada unit-

unit bisnis). Aktivitas IT Supply dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

1. Manajemen Infrastruktur IT dan pengoperasiannya dapat dilakukan

pada level unit bisnis, tetapi dikarenakan keuntungan dari skala

ekonomi serta mudahnya kontrol perusahaan terhadap standar serta

konsisten arsitektur, maka banyak organisasi memilih untuk membagi

aktivitas-aktivitas ini.

2. Pengembangan, implementasi, dan maintain aplikasi IT dapat juga

dilakukan pada level bisnis, atau dilakukan oleh pusat, penyedia

layanan (provider), atau oleh supplier luar atau gabungan dari

60

 

ketiganya. Walaupun pengembangan aplikasi mungkin dilakukan

pada lokasi yang berbeda, pengembangan dan pengelolaan

(maintainance) terhadap aplikasi dapat dikelola secara terpusat oleh

penyedia layanan.

3. Support Pengguna IT dapat dilakukan baik dengan melibatkan unit

bisnis atau bagian penyedia layanan.

Gambar 2.9 Corporate IT Management and Supply Activities

(Sumber: Van der Zee (2002:94))

Penyediaan layanan IT yang terpusat atau shared dapat dikelola

dengan berbagai cara. Pada dasarnya, perusahaan dapat memilih beberapa

pilihan dari enam pilihan yang ada untuk meningkatkan daya saing dalam

IT Supply, yaitu:

61

 

1. In-house service unit, yaitu berperan hanya untuk mendukung bisnis,

serta berfungsi sebagai pusat pembiayaan IT;

2. In-house service unit, yaitu berperan sebagai sebuah unit bisnis yang

memberikan keuntungan kepada perusahaan, dengan melihat prospek

yang datang dari luar perusahaan;

3. Melakukan kerjasama dengan penyedia layanan eksternal

(partnership);

4. Bergabung dengan penyedia layanan luar (joint venture);

5. Unit bisnis berubah menjadi penyedia outsource;

6. Seluruh perangkat IT dibeli dengan harga yang kompetitif dari

supplier luar.

Pengukuran kinerja tertentu digabungkan bersamaan dengan lima

Scorecard untuk menentukan level efektifitas dan efisiensi IT Supply

secara keseluruhan sekaligus menjadi layer ketiga (terakhir) konsep

BTripleE Framework, yaitu:

1. IT Supply Management

2. Account Management

3. IT Development Management

4. IT Infrastructure Management

5. Client Support

 

 

62

 

Pengukuran IT Supply Management

Menurut Van der Zee (2002:95-96), konsep tentang IT Supply

sebagai sebuah bagian usaha berarti mengadopsi praktek-praktek yang

profesional dimana layanan perusahaan terhadap konsumen harus

dijalankan secara kompetitif untuk bisa lebih baik dan bertahan.

Maister mengatakan layanan perusahaan yang profesional harus

fokus kepada “layanan pelanggan yang memuaskan, memberikan

tunjangan profesional kepada pekerja, dan berhasil dalam keuangan” jika

mau bertahan. Balance Scorecard dapat dipergunakan untuk mewujudkan

tiga poin tersebut yaitu dengan Innovation and Learning Perspective.

Dampak terhadap penerapan konsep menjalankan IT Supply

dengan bisnis yang professional dengan mengadopsi praktik-praktik yang

profesional akan memberikan empat jawaban dalam melakukan

pengukuran performansi IT Supply pada level manajemen secara

keseluruhan. Pertanyaan terhadap empat jawaban yang dimaksudkan

adalah:

- Apakah IT Supply berjalan efektif? (Customer Perspectif)

- Apakah IT Supply berjalan efisien? (ultimately the customer

perspective and shareholder perspective, initially Internal perspective)

- Akankah potensi dari IT Supply dapat dikelola di masa depan?

(Innovation and Learning perspective)

- Apakah IT Supply menjembatani dalam peningkatan nilai

Shareholder? (Financial perspective)

63

 

Efisiensi IT Supply secara kesuluruhan dapat dianalisis dengan

mencermati faktor-faktor berikut ini, yaitu:

1. Birokrasi yang terlalu banyak, diukur dengan melihat tingkatan

manajemen yang ada.

2. Banyaknya aktivitas yang tidak perlu, diukur dengan melihat aktivitas

IT Supply yang langsung dan tidak menyentuh secara langsung

aktivitas IT Supply, sebagai contoh aktivitas keuangan pada tiap

proses penyediaan IT dibuat ke dalam satu fungsi keuangan.

3. Redudansi terhadap aktivitas yang sama dari proses IT Supply yang

berbeda. Contohnya adalah customer service dari masing-masing

proses penyediaan IT lebih baik digabung menjadi satu customer

service yang melayani seluruh proses penyediaan IT.

2.2.5 Modul Inventory dan Production and Operation

Modul Inventory

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:60), melalui modul

inventory, maka akan dapat dikendalikan persediaan bagi suatu

perusahaan, sehingga dapat meminimalkan tingkat persediaan, dimana

akan berdampak terhadap penggunaan modal kerja yang dapat digunakan

untuk menumpuk jumlah persediaan menjadi lebih rendah tanpa harus

mengganggu kelancaran proses produksi. Juga dapat mengurangi tingkat

kerugian persediaan akibat persediaan yang tak terpakai lagi (obselence),

rusak (damage) dan persediaan yang kadaluarsa (expired date).

64

 

Menurut Siberry (1999), walaupun keterbatasan sering muncul

dalam fungsionalitas modul Warehouse di ERP, mengingat kebanyakan

dari sistem tidak dapat mendukung operasi Warehouse yang kompleks.

Modul Production and Operation

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:70), modul produksi dan

operasi membahas tentang perencanaan produksi, perencanaan

(forecasting) yang akurat kebutuhan bahan dari sales order yang diterima,

dan perbandingan standar costing dengan actual cost (accounting).

Melalui modul ini, pihak manajemen dapat mengendalikan kegiatan

operasional produksi dengan mudah dan mengetahui perhitungan standar

costing by produk, yaitu mulai dari biaya standar pra-kalkulasi sampai

aktual biaya per work order.

Menurut Metaxiotis, Psarras, dan Ergazakis (2003), untuk user

yang mungkin tidak familiar dengan masalah produksi, kunci poin dari

masalah ini adalah mengeksplorasi pertama kalinya, ketika identifikasi

dan analisis dari “technologies gap” tersedia di sistem ERP komersial

yang dikenal baik juga didiskusikan. Usulan modul ERP untuk

penjadwalan produksi kemudian dideskripsikan, diunggulkan kontribusi

dari pendekatan metodologinya.

65

 

2.2.6 Activity Diagram

Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:144-145), Activity

Diagram adalah sebuah diagram workflow yang menjelaskan berbagai

aktivitas dari user/system, orang yang melakukan aktivitas dan aliran

sekuensial dari aktivitas tersebut. Gambar oval mewakili aktivitas di

dalam workflow. Tanda panah menggambarkan aliran sekuensial dari

aktivitas. Bulatan hitam digunakan untuk menggambarkan titik awal dan

akhir dari workflow. Simbol diamond merupakan decision point untuk

menentukan proses yang satu atau yang lainnya. Pada synchronization

bar yang memecah aliran menjadi beberapa aliran proses. Swimlane

menggambarkan agent yang menjalankan aktivitas”.

Gambar 2.10 Contoh Activity Diagram

66

 

2.3 Kerangka Pikir

Gambar 2.11 Kerangka Pikir