7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Informasi Akuntansi

Sebelum kita mempelajari sistem informasi akuntansi penjualan dan

penerimaan kas sebaiknya mengetahui dulu konsep sistem, informasi, dan

sistem informasi akuntansi. Informasi akuntansi penting bagi semua pihak

baik intern maupun ekstern untuk dapat memperoleh gambaran tentang

perusahaan serta perkembangannya.

Dalam suatu perusahaan informasi dihasilkan dari suatu sistem yang akan

membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik dengan

adanya masukan berupa data yang akurat dan terpercaya maka informasi yang

dihasilkan juga bisa lebih diandalkan. Informasi yang cepat dan tepat dapat

mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan.

Bagi pihak intern perusahaan, kebutuhan akan informasi ditujukan untuk

mencapai nilai ekonomis laba perusahaan yang semaksimal mungkin dan

mengopersikan perusahaan seefisien mungkin. Hal ini dilakukan untuk

manajer puncak dalam pengambilan keputusan (decision making).

Bagi pihak ekstern perusahaan, kebutuhan akan informasi ditujukan untuk

kepentingan dan tujuan masing-masing yang berbeda. Tetapi pada umumnya

informasi yang dibutuhkan oleh pihak ekstern perusahaan adalah memperoleh

gambaran tentang situasi dan kondisi di dalam perusahaan serta perkembangan

yang terjadi di dalam perusahaan tersebut.

Pihak manajemen membutuhkan informasi akuntansi dalam pengambilan

keputusan untuk mengalokasikan sumber daya secara tepat. Bagi perusahaan

8

jasa kebutuhan informasi akuntansi yang akurat dan cepat sangat dibutuhkan,

karena dapat memudahkan pemilik perusahaan untuk mengambil keputusan

dan menentukan strategi yang harus diambil. Untuk memenuhi kebutuhan

tersebut diperlukan sistem informasi akuntansi yang baik dan terencana

sehingga tujuan perusahaan dapat terealisasi dengan baik.

2.2. Pengertian Sistem

Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan

Tambunan, R.M. (2004) mendefinisikan, “Sistem adalah kumpulan sumber

daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu” (h.1).

Mulyadi (2001) mendefinisikan, “Sistem adalah suatu jaringan prosedur

yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok

perusahaan” (h.5).

Hall (2006) mendefinisikan, “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih

komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-

subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”

(h.5).

Romney dan Steinbart (2006) mendefinisikan, “Sistem adalah rangkaian

dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (h.2).

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah sesuatu

yang terdiri dari komponen-komponen sistem atau subsistem yang berinteraksi

satu dengan lainnya, memerlukan input dan mengeluarkan output untuk

mencapai tujuan sistem.

9

2.3. Pengertian Informasi

Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan

Tambunan, R.M. (2004) mendefinisikan, “Informasi adalah data yang

digunakan dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil

keputusan yang tepat” (h.1).

Hall (2006) menyatakan, “ Informasi menyebabkan pemakai melakukan

suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau tidak dilakukan” (h.14).

McLeod yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2007) mendefinisikan,

“Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti”

(h.15).

Romney dan Steinbart (2006) mendefinisikan, “Informasi adalah data yang

telah diatur dan diproses untuk memberikan arti” (h.11).

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan definisi informasi adalah

output pengolahan data yang telah diproses dan berguna bagi orang yang

menerimanya.

Menurut James Hall (2006) menuliskan bahwa informasi dapat berupa

dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang

terstruktur, atau pesan di layar komputer. Tanpa memperhatikan bentuk

fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik sebagai berikut:

• Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Namun

demikian, materialitas merupakan suatu konsep yang sulit

dikuantifikasikan. Materialitas tidak memiliki nilai yang absolute, ia

merupakan konsep masalah spesifik (problem-specific concept). Kita

kadang-kadang harus mengorbankan keakuratan yang absolut untuk

10

memperoleh informasi yang tepat waktu. Sering kali, informasi yang

sempurna tidak dapat disediakan dalam kerangka waktu keputusan

pemakai. Oleh karena itu, dalam menyiapkan informasi, para desainer

sistem mencari keseimbangan antara informasi seakurat mungkin, tetapi

tetap cukup waktu, agar berguna.

• Lengkap

Tidak boleh ada bagian informasi yang essential bagi pengambilan

keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.

• Umpan Balik

Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke

sistem sebagai sumber data” (h.17-18).

• Relevan

Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Dengan

demikian, laporan ini dapat mendukung keputusan manajer atau tugas

petugas administrasi. Kita telah menentukan bahwa hanya data yang

relevan dengan tindakan pemakai yang memiliki kandungan informasi.

Oleh karena itu, sistem informasi harus menyajikan hanya data yang

relevan dalam laporannya. Laporan yang berisi data tidak relevan hanya

memboroskan sumber daya dan tidak produktif bagi pemakai. Data yang

tidak relevan mengurangi perhatian dari pesan laporan yang sebenarnya

dan dapat menghasilkan keputusan atau tindakan yang tidak benar.

• Tepat waktu

Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan

kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan

yang didukungnya. Misalnya, jika seorang manajer melakukan keputusan

11

setiap hari untuk membeli persediaan dari seorang pemasok berdasarkan

status laporan persediaan, maka informasi dalam laporan itu harus berumur

tidak lebih dari sehari.

• Rangkuman

Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material agar sesuai

dengan kebutuhan pemakai. Manajer tingkat-lebih rendah cenderung

memerlukan informasi yang sangat rinci. Semakin arus informasi mengalir

ke atas melalui organisasi ke manajemen atas, semakin ia dirangkumkan.

2.4. Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Untuk mengetahui gambaran yang jelas mengenai sistem informasi

akuntansi, maka perlu diketahui beberapa definisinya.

Hongren, Harison, Robinson dan Secokusumo (2007) mendefinisikan,

“Sistem informasi akuntansi merupakan suatu kombinasi dari orang, catatan-

catatan, dan prosedur yang dipergunakan oleh perusahaan untuk memenuhi

kebutuhan data keuangan mereka” (h.293).

Bodnar dan Hopwood diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan Tambunan,

R.M. (2004) mendefinisikan, “Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang

berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi

informasi” (h.6).

Menurut Marshall Romney dan Paul Steinbart (2006) an accounting

information system (AIS) is “ A system that collects, records, stores, and

processes data to produce information for decision makers.” (p.6).

Sedangkan Wilkinson (2000) menyebutkan bahwa accounting information

system is “A unified structure within an entity such as business firm, that

12

employs physical resources and other components to transform economic data

into accounting information, with the purpose of satisfying the information

needs of a variety of users.” (p.7).

Sistem informasi akuntansi didefinisikan oleh Krismiaji (2002) sebagai

“Sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan

informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan

mengoperasikan bisnis.” (h.4).

Sistem informasi akuntansi memiliki beberapa karakteristik seperti

diungkapkan oleh Raymond McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh, H.

(2007) :

1. Melaksanakan tugas yang diperlukan

Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau

tidak. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang

saham dan pemilik serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar

melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak

memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan sistem informasi

akuntansi sebagai cara untuk mencapai dan menjaga pengendalian.

2. Berpegang pada prosedur dan relatif standar

Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan

pengolahan data.

Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya

sama.

3. Menangani data yang rinci

Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan

secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trial). Jejak

13

audit yaitu kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga

akhir, dan dari akhir ke awal.

4. Terutama berfokus historis

Data yang dikumpulkan oleh sistem informasi akuntansi umumnya

menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika

pengolahan berkelompok (batch) digunakan.

5. Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal

Sistem informasi akuntansi menghasilkan sebagian output informasi bagi

manajemen perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan laba

rugi dan neraca merupakan contohnya.”

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi

akuntansi adalah sekumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan,

yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi sehingga dapat digunakan

oleh manajemen dalam pengambilan keputusan.

2.5. Komponen dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney dan Steinbart (2006) sistem informasi akuntansi terdiri

dari empat komponen:

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan

berbagai fungsi.

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang

dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data

tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

14

4. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan

pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Keempat komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem

informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi penting dalam organisasi, yaitu:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang

dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh

aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai

aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak

luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi.

2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen

untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan

pengawasan.

3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset

organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat

dibutuhkan, akurat, dan andal (h.3).

2.6. Pihak Pemakai Informasi Akuntansi

Menurut James Hall (2006) pemakai informasi akuntansi dapat dibagi

dalam dua kelompok besar, yaitu:

1. Pihak Ekstern

Pihak pemakai ekstern mencakup pemegang saham, investor, kreditor,

pemerintah, pelanggan dan pemasok, pesaing, dan masyarakat secara

keseluruhan. Pemakai ekstern menerima dan tergantung pada beragam

keluaran sistem informasi akuntansi suatu organisasi.

15

2. Pihak Intern

Pihak pemakai intern terutama pada manajer, dan karyawan, kebutuhan

bervariasi tergantung pada tingkatannya dalam organisasi atau terhadap

fungsi yang mereka jalankan.

2.7. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2007) menyatakan, “Penjualan

adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas

normal perusahaan selama suatu periode, bila arus masuk mengakibatkan

kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal”

(PSAK No.23).

Menurut Swastha (1999) menyatakan, “Penjualan merupakan suatu ilmu

atau seni untuk mempengaruhi pribadi, yang dilakukan oleh penjual untuk

mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang

ditawarkannya” (h.8).

Menurut Mulyadi (2001) menyatakan, “Kegiatan penjualan terdiri dari

transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai” (h.202).

Kegiatan dalam penjualan ada dua, yaitu:

1. Kegiatan penjualan secara tunai

Dalam kegiatan penjualan secara tunai, barang atau jasa baru diserahkan

oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari

pembeli.

16

2. Kegiatan penjualan secara kredit

Dalam kegiatan penjualan secara kredit, jika order dari pelanggan telah

dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka

waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.

Niswonger, Warren, Reeve, dan Fees yang diterjemahkan oleh

Ruswinarto, H. dan Wibowo, H. (2000) menulis, “Pendapatan dari penjualan

barang dagang biasanya diidentifikasikan pada buku besar sebagai penjualan.”

(h.240).

Standar Akuntasi Keuangan (2007) menyatakan bahwa, “Penjualan barang

meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang

dibeli untuk dijual kembali seperti barang yang dibeli pengecer atau tanah dan

properti lain yang dibeli untuk dijual kembali. Dan penjualan jasa biasanya

menyangkut tugas yang secara kontraktual telah disepakati untuk dilaksanakan

selama satu periode yang disepakati oleh perusahaan jasa tersebut dapat

diserahkan selama satu periode atau secara lebih dari satu periode.” (PSAK

No.23).

Menurut Allen dan Klooster (1999), “A transaction in which merchandise

is sold in exchange for another asset, usually money, is called a sales

transaction.” (p.150).

Berdasarkan definisi-definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa

penjualan merupakan pemindahan resiko dan manfaat kepemilikan barang

atau jasa dari pihak yang memiliki barang atau jasa (penjual) kepada pihak

yang membutuhkan barang atau jasa tersebut (pembeli). Kegiatan ini

merupakan salah satu sumber penghasilan utama bagi setiap perusahaan.

17

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan

menurut Baridwan (2000) adalah sebagai berikut:

a. Bagian pesanan penjualan.

Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli,

mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum

ada dari surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal

pengiriman, mengisi surat order pengiriman, membuat “back order” pada

saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari

pelanggan.

b. Bagian kredit

Bagian ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan

memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

c. Bagian gudang barang jadi

Bagian ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang atau menyiapkan

barang untuk diserahkan ke fungsi pengiriman.

d. Bagian pengiriman

Bagian ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat

order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan, menjamin bahwa

tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa adanya otorisasi dari

pihak yang berwenang, mengirimkan barang kepada pembeli yang

keadaanya tidak sesuai dengan yang dipesan.

e. Bagian Piutang

Bagian ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur

penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi

18

kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh bagian akuntansi.”

(h.110)

Blok-blok yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan menurut

Baridwan (2000), yaitu:

a. Blok masukan.

Input yang dimasukkan sebagai dokumen dasar, yaitu: surat pesanan

penjualan, surat perintah pengiriman, dan faktur penjualan.

b. Blok model

Jaringan prosedur yang terkait dengan sistem penjualan adalah sebagai

berikut:

1) Seksi penjualan menerima pesanan dari pelanggan, atau dapat juga

pesanan itu datang dari salesman.

2) Apabila penjualan kredit ditolak oleh bagian kredit, maka seksi

pesanan penjualan akan memberitahukan ke pelanggan. Bila penjualan

itu disetujui oleh bagian kredit, maka seksi pesanan penjualan akan

menulis surat perintah pengiriman rangkap 3.

• Lembar 1 untuk bagian gudang.

• Lembar 2 untuk bagian pengiriman.

• Lembar 3 untuk dimasukan ke file transaksi penjualan lewat

terminal yang ada diseksi pesanan penjualan lembar ke-3 ini

kemudian diarsipkan diseksi pesanan penjualan urut nomor.

3) Gudang barang jadi menyiapkan barang dan menyerahkan ke seksi

pengiriman beserta lembar pertama surat perintah pengiriman barang.

19

4) Seksi pengiriman menghitung barang dari gudang, membungkus dan

memasukkannya lembar ke-2 surat perintah pengiriman barang ke

dalam bungkusan barang. Barang dikirim ke pembeli.

5) Lembar ke-2 surat perintah pengiriman digunakan sebagai dasar untuk

memasukkan data pengiriman barang ke file transaksi penjualan lewat

terminal yang ada diseksi pengiriman diarsipkan urut nomor.

6) Sesudah dilengkapi dengan tanggal pengiriman barang, transaksi

penjualan diproses dengan program pembuatan faktur. Hasilnya adalah

empat lembar faktur didistribusikan sebagai berikut:

• Lembar 1 dan 2 untuk pembeli.

• Lembar 3 untuk seksi piutang

• Lembar 4 untuk seksi pesanan penjualan.

7) Oleh seksi pesanan penjualan, lembar ke-4 dari faktur dicocokan

dengan surat perintah pengiriman yang ada dalam arsip, agar mudah

mencari tembusan perintah pengiriman, maka nomor surat perintah

pengiriman juga dituliskan dalam faktur. Bila jumlah yang dikirim

sesuai dengan yang dipesan, maka transaksinya selesai, tembusan

faktur diarsipkan bersama dengan tembusan perintah pengiriman.

Tetapi bila yang dikirim belum seluruh jumlah yang dipesan, maka

seksi pesanan penjualan membuat lagi surat perintah pengiriman untuk

jumlah kekurangannya. (ini disebut back order).

c. Blok keluaran

Laporan penjualan bulanan perusahaan.

20

d. Blok teknologi

Teknologi yang digunakan terdiri dari:

1) Brainware: operator komputer bagian pesanan penjualan dan bagian

akuntansi.

2) Software: operating system dan application system.

3) Hardware: CPU (Central Processing Unit), monitor, keyboard, hard

disk, printer.

e. Blok basis data

File yang digunakan adalah file transaksi penjualan, master file buku

besar, master file persediaan, dan master file piutang.

f. Blok kendali

1) Pengendalian umum

a) Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara bagian pesanan

penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan

bagian piutang dalam sistem informasi akuntansi penjualan.

b) Otorisasi terhadap sales order dan faktur penjualan oleh manajer

penjualan.

c) Faktur, surat perintah pengiriman, dan sales order yang digunakan

bernomor urut tercetak.

2) Pengendalian aplikasi

a) Pengendalian masukan.

Echo check, yaitu mengecek kebenaran data dengan

membandingkan yang diketik dengan data yang seharusnya

dimasukkan.

21

b) Pengendalian proses:

(1) Matching Check, yaitu merupakan pengecekan yang dilakukan

dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan yang

sedang dicari dengan field di file induk yang bersangkutan.

(2) Control total check, yaitu untuk meyakinkan bahwa semua data

telah lengkap dan benar.

c) Pengendalian keluaran.

Pengendalian keluaran dilakukan agar laporan didistribusikan ke

pihak yang berkepentingan, dan laporan harus diberikan tepat

waktu. “(h.214-216).

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa penjualan adalah

rangkai transaksi dimana terjadi proses perpindahan dari pihak penjual kepada

pembeli yang dilakukan secara tunai yang dilunasi oleh pembeli pada saat

penjualan terjadi, maupun secara kredit yang dapat menimbulkan piutang.

2.8. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas

Standar Akuntansi Keuangan (2007) menyebutkan bahwa kas adalah,

“Alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan secara bebas untuk

membiayai kegiatan umum perusahaan. “ (PSAK No.2)

Jadi, penerimaan kas disini digunakan sebagai sumber dana bagi

perusahaan untuk membiayai kegiatan perusahaan secara umum. Bentuk dari

penerimaan kas atau uang dapat dibagi atas:

a. Penerimaan dalam bentuk tunai

22

b. Penerimaan dalam bentuk cek/giro

Fungsi-fungsi terkait dengan sistem informasi akuntansi penerimaan kas

dan bank menurut Baridwan (2000), yaitu:

a. Bagian surat masuk.

Bagian ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat

pemberitahuan (remittance advance) melalui pos dari para debitur

perusahaan. Bagian ini juga membuat daftar surat pemberitahuan yang

diterima bersama cek dari para debitur perusahaan. Bagian ini juga

membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para

debitur.

b. Bagian kas

Bagian ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi surat

masuk. Bagian kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang

diterima dari berbagai bagian tersebut segera ke bank dalam jumlah

penuh.” (h.157)

Blok-blok yang membangun sistem informasi akuntansi penerimaan kas

dan bank, yaitu:

a. Blok masukan

1) Rupiah / cek / bilyet giro, merupakan hasil yang diperoleh oleh bagian

penagihan.

2) Bukti kas masuk merupakan dokumen yang berisi daftar penerimaan

kas perusahaan.

23

3) Bukti setor bank, merupakan dokumen yang digunakan untuk

melakukan penyetoran uang ke bank.

b. Blok model.

1) Kasir menerima pelunasan berbentuk uang atau cek langsung dari

langganan, lewat bank atau lewat surat yang diterima oleh bagian surat

masuk kemudian diserahkan ke kasir dengan daftar penerimaan uang.

2) Seksi surat masuk memasukan transaksi penerimaan uang melalui

terminal.

3) Kasir membuat bukti kas masuk rangkap tiga.

• Lembar 1 dan 2 diserahkan ke langganan.

• Lembar 3 digunakan sebagai dasar untuk memasukkan transaksi

penerimaan uang ke file lewat terminal. Lembar ke-3 bukti kas

masuk ini oleh kasir kemudian diarsipkan urut nomor.

4) File transaksi uang masuk diproses dengan program up-date master

file piutang dan buku besar. Hasilnya adalah master file piutang yang

sudah di-update, file buku besar yang sudah di-update, daftar jumlah

untuk kontrol dan daftar penerimaan uang.

5) Daftar penerimaan uang diserahkan ke seksi audit intern.

6) Laporan bank setiap periode diserahkan ke seksi audit intern sebagai

dasar untuk menyusun laporan rekonsiliasi bank.

c. Blok keluaran

Keluaran yang dihasilkan yaitu laporan kas atau bank harian dan laporan

bank bulanan.

24

d. Blok teknologi

1) Brainware: operator komputer bagian akuntansi

2) Software: operating system dan application system.

3) Hardware: CPU (Central Processing Unit), monitor, keyboard, hard

disk, printer.

e. Blok basis data

File yang digunakan adalah file transaksi penerimaan kas, master file

piutang, master file buku besar.

f. Blok kendali

1) Pengendalian umum

a) Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara bagian penagihan

dengan bagian kasir.

b) Bukti kas masuk bernomor urut tercetak.

c) Otorisasi terhadap bukti kas masuk dari pejabat yang berwenang

yaitu manajer keuangan.

2) Pengendalian aplikasi

a) Pengendalian masukan.

Echo check, yaitu mengecek kebenaran data dengan

membandingkan yang diketik dengan data yang seharusnya

dimasukkan.

b) Pengendalian proses:

(1) Matching Check, yaitu merupakan pengecekan yang dilakukan

dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan yang

sedang dicari dengan field di file induk yang bersangkutan.

25

(2) Control total check, yaitu untuk meyakinkan bahwa semua data

telah lengkap dan benar.

c) Pengendalian keluaran.

Pengendalian keluaran dilakukan agar laporan didistribusikan ke

pihak yang berkepentingan, dan laporan harus diberikan tepat

waktu. “(h.216-217)

2.9. Struktur Pengendalian Internal

Struktur pengendalian internal menyarankan tindakan-tindakan yang harus

diambil dalam perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas-

aktivitas perusahaan.

2.9.1. Pengertian Pengendalian Internal

Ikatan Akuntan Indonesia (2007) mendefinisikan, “Pengendalian intern

adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajer, dan

personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai

tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut:

1. Keadaan laporan keuangan.

2. Efektivitas dan efisiensi operasi.

3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. “(h.319).

Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (2000)

mendefinisikan, “Sistem pengendalian intern adalah suatu sistem yang terdiri

dari kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang dirancang untuk

26

memberi manajemen keyakinan yang memadai bahwa tujuan dan sasaran yang

penting bagi satuan usaha dapat dicapai” (h.258).

Mulyadi (2001) mendefinisikan, “Sistem pengendalian intern meliputi

struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk

menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen” (h.163).

Jadi dapat disimpulkan pengendalian intern merupakan suatu kerangka

yang terdiri dari metode, kebijakan, prosedur yang terkoordinasi sebagai

upaya mencegah, mendeteksi, mengendalikan semua transaksi operasi

organisasi yang bertujuan menjaga kekayaan organisasi, ketelitian, keandalan

data akuntansi dan menjaga penyalahgunaan wewenang.

2.9.2. Unsur-Unsur Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2001) unsur-unsur pokok sistem pengendalian internal

meliputi:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas. Dalam pembagian tanggung jawab fungsional perusahaan prinsip-

prinsip mendasar yang perlu diperhatikan, yaitu:

a) Harus dipisahkan fungsi operasi penyimpanan dari fungsi akuntansi.

Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer

yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut.

b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap transaksi. Dengan demikian dalam

27

pelaksanaan suatu transaksi harus terdapat internal cek diantara unit

organisasi pelaksanaan.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan

biaya. Dalam organisasi setiap pejabat hanya boleh memiliki satu otorisasi

dan wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tidak boleh lebih dari

satu bagian, karena akan memudahkan untuk melakukan kecurangan.

3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi.

Cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan

praktek yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercatat yang pemakaiannya harus

dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit), pemeriksaan mendadak

dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang

akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh

satu orang atau unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang

atau unit organisasi lain, sehingga terjadi pemeriksaan internal

terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi yang terkait.

d. Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan dapat

menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya.

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik dengan catatannya.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian lain.

28

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian yang penting karena

dalam pelaksanaan struktur organsasi, sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek

yang sehat sangat tergantung pada manusianya.

Selain adanya unsur-unsur pokok dalam sistem pengendalian internal, juga

perlu didukung adanya lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan

tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya

pengendalian internal. Adapun unsur-unsur lingkungan pengendalian

meliputi:

a. Filosofi dan gaya operasi

Filosofi merupakan seperangkat keyakinan dasar yang menjadi

parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Dan gaya operasi

mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan

usaha harus dilaksanakan.

b. Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksa.

Dewan komisaris berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang

dilaksanakan oleh manajer (direksi) untuk mencegah konsentrasi

pengendalian yang terlalu banyak dipegang manajemen. Dan komite

pemeriksaan dibentuk dengan tujuan untuk memperkuat independensi

akuntan publik, yang oleh masyarakat dipercaya untuk menilai

kewajaran pertanggungjawaban laporan keuangan yang dilakukan oleh

manajemen.

c. Metode pengendalian manajemen

29

Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan

pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan

perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan

melalui empat tahap, yaitu:

1. Penyusunan program (rencana jangka panajang)

2. Penyusunan anggaran (rencana jangka pendek)

3. Pelaksanaan dan pengukuran

4. Pelaporan dan analisis

d. Kesadaran pengendalian

Kesadaran pengendalian tercermin dari realisasi yang di tunjukkan

oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan

pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan internal atau publik.

2.9.3. Tujuan Pengendalian Internal

Niswonger, Warren, Reeve dan Fees yang diterjemahkan oleh Ruswinarto,

H dan Wibowo, H (1999) menyatakan pengendalian internal memberikan

jaminan yang wajar bahwa:

1. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian usaha.

2. Informasi bisnis akurat.

3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.

Menurut Mulyadi (2001) tujuan pengendalian internal meliputi:

1. Menjaga kekayaan organisasi.

Kekayaan fisik suatu organisasi dapat dicuri dan disalahgunakan, karena

keterbatasan pihak manajemen dalam mengawasi operasional perusahaan.

Demikian halnya dengan kekayaan perusahaan non fisik seperti piutang,

30

jika dokumen atau penjualan dan catatan akuntansi yang tidak memadai

maka resiko penggelapan yang terjadi sulit terdeteksi oleh perusahaan.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Pengendalian internal dirancang untuk memberikan keyakinan yang

memadai bahwa proses pengolahan data akuntansi dilaksanakan sesuai

dengan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan, sehingga dapat

menghasilkan informasi keuangan yang baik dan memadai.

3. Mendorong efisiensi

Pengendalian internal ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang

tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan

untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan secara tidak efisien.

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur sebagai sarana

pencapaian tujuan organisasi. Kebijakaan yang dipatuhi dan sesuai dengan

prosedur sangat penting untuk menunjang kegiatan perusahaan.

2.9.4. Bagan Alir Dokumen ( Document Flowchart )

Menurut Mulyadi (2001), Bagan alir dokumen adalah “… bagan yang

menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem.” (h.66).

Manfaat bagan alir dokumen adalah sebagai berikut :

1. Lebih mudah memperoleh gambaran sistem secara menyeluruh.

2. Lebih mudah menggambarkan perubahan sistem.

3. Lebih mudah menemukan kelemahan–kelemahan sistem dan

mengidentifikasi bidang–bidang yang memerlukan perbaikan.

4. Dapat melakukan dokumentasi sistem dengan bagan alir.

31

Berikut adalah simbol–simbol yang digunakan dalam bagan alir dokumen

dengan maknanya masing–masing :

Dokumen

Penghubung pada halaman yang sama

Penghubung pada halaman yang berbeda

Terminal

Kegiatan Manual

Keputusan

32

Arsip permanent

T : Berdasarkan tanggal

N : Berdasarkan nomor

A : Berdasarkan abjad

Arsip sementara

T : Berdasarkan tanggal

N : Berdasarkan nomor

A : Berdasarkan abjad

Proses input

File

Proses komputer

33

Garis alir

Tabel 2.1

Simbol–simbol Bagan Alir Dokumen