7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi Akuntansi
Sebelum kita mempelajari sistem informasi akuntansi penjualan dan
penerimaan kas sebaiknya mengetahui dulu konsep sistem, informasi, dan
sistem informasi akuntansi. Informasi akuntansi penting bagi semua pihak
baik intern maupun ekstern untuk dapat memperoleh gambaran tentang
perusahaan serta perkembangannya.
Dalam suatu perusahaan informasi dihasilkan dari suatu sistem yang akan
membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik dengan
adanya masukan berupa data yang akurat dan terpercaya maka informasi yang
dihasilkan juga bisa lebih diandalkan. Informasi yang cepat dan tepat dapat
mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan.
Bagi pihak intern perusahaan, kebutuhan akan informasi ditujukan untuk
mencapai nilai ekonomis laba perusahaan yang semaksimal mungkin dan
mengopersikan perusahaan seefisien mungkin. Hal ini dilakukan untuk
manajer puncak dalam pengambilan keputusan (decision making).
Bagi pihak ekstern perusahaan, kebutuhan akan informasi ditujukan untuk
kepentingan dan tujuan masing-masing yang berbeda. Tetapi pada umumnya
informasi yang dibutuhkan oleh pihak ekstern perusahaan adalah memperoleh
gambaran tentang situasi dan kondisi di dalam perusahaan serta perkembangan
yang terjadi di dalam perusahaan tersebut.
Pihak manajemen membutuhkan informasi akuntansi dalam pengambilan
keputusan untuk mengalokasikan sumber daya secara tepat. Bagi perusahaan
8
jasa kebutuhan informasi akuntansi yang akurat dan cepat sangat dibutuhkan,
karena dapat memudahkan pemilik perusahaan untuk mengambil keputusan
dan menentukan strategi yang harus diambil. Untuk memenuhi kebutuhan
tersebut diperlukan sistem informasi akuntansi yang baik dan terencana
sehingga tujuan perusahaan dapat terealisasi dengan baik.
2.2. Pengertian Sistem
Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan
Tambunan, R.M. (2004) mendefinisikan, “Sistem adalah kumpulan sumber
daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu” (h.1).
Mulyadi (2001) mendefinisikan, “Sistem adalah suatu jaringan prosedur
yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan” (h.5).
Hall (2006) mendefinisikan, “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-
subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”
(h.5).
Romney dan Steinbart (2006) mendefinisikan, “Sistem adalah rangkaian
dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (h.2).
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah sesuatu
yang terdiri dari komponen-komponen sistem atau subsistem yang berinteraksi
satu dengan lainnya, memerlukan input dan mengeluarkan output untuk
mencapai tujuan sistem.
9
2.3. Pengertian Informasi
Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan
Tambunan, R.M. (2004) mendefinisikan, “Informasi adalah data yang
digunakan dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil
keputusan yang tepat” (h.1).
Hall (2006) menyatakan, “ Informasi menyebabkan pemakai melakukan
suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau tidak dilakukan” (h.14).
McLeod yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2007) mendefinisikan,
“Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti”
(h.15).
Romney dan Steinbart (2006) mendefinisikan, “Informasi adalah data yang
telah diatur dan diproses untuk memberikan arti” (h.11).
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan definisi informasi adalah
output pengolahan data yang telah diproses dan berguna bagi orang yang
menerimanya.
Menurut James Hall (2006) menuliskan bahwa informasi dapat berupa
dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang
terstruktur, atau pesan di layar komputer. Tanpa memperhatikan bentuk
fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik sebagai berikut:
• Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Namun
demikian, materialitas merupakan suatu konsep yang sulit
dikuantifikasikan. Materialitas tidak memiliki nilai yang absolute, ia
merupakan konsep masalah spesifik (problem-specific concept). Kita
kadang-kadang harus mengorbankan keakuratan yang absolut untuk
10
memperoleh informasi yang tepat waktu. Sering kali, informasi yang
sempurna tidak dapat disediakan dalam kerangka waktu keputusan
pemakai. Oleh karena itu, dalam menyiapkan informasi, para desainer
sistem mencari keseimbangan antara informasi seakurat mungkin, tetapi
tetap cukup waktu, agar berguna.
• Lengkap
Tidak boleh ada bagian informasi yang essential bagi pengambilan
keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.
• Umpan Balik
Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke
sistem sebagai sumber data” (h.17-18).
• Relevan
Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Dengan
demikian, laporan ini dapat mendukung keputusan manajer atau tugas
petugas administrasi. Kita telah menentukan bahwa hanya data yang
relevan dengan tindakan pemakai yang memiliki kandungan informasi.
Oleh karena itu, sistem informasi harus menyajikan hanya data yang
relevan dalam laporannya. Laporan yang berisi data tidak relevan hanya
memboroskan sumber daya dan tidak produktif bagi pemakai. Data yang
tidak relevan mengurangi perhatian dari pesan laporan yang sebenarnya
dan dapat menghasilkan keputusan atau tindakan yang tidak benar.
• Tepat waktu
Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan
kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan
yang didukungnya. Misalnya, jika seorang manajer melakukan keputusan
11
setiap hari untuk membeli persediaan dari seorang pemasok berdasarkan
status laporan persediaan, maka informasi dalam laporan itu harus berumur
tidak lebih dari sehari.
• Rangkuman
Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material agar sesuai
dengan kebutuhan pemakai. Manajer tingkat-lebih rendah cenderung
memerlukan informasi yang sangat rinci. Semakin arus informasi mengalir
ke atas melalui organisasi ke manajemen atas, semakin ia dirangkumkan.
2.4. Definisi Sistem Informasi Akuntansi
Untuk mengetahui gambaran yang jelas mengenai sistem informasi
akuntansi, maka perlu diketahui beberapa definisinya.
Hongren, Harison, Robinson dan Secokusumo (2007) mendefinisikan,
“Sistem informasi akuntansi merupakan suatu kombinasi dari orang, catatan-
catatan, dan prosedur yang dipergunakan oleh perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan data keuangan mereka” (h.293).
Bodnar dan Hopwood diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan Tambunan,
R.M. (2004) mendefinisikan, “Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang
berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi
informasi” (h.6).
Menurut Marshall Romney dan Paul Steinbart (2006) an accounting
information system (AIS) is “ A system that collects, records, stores, and
processes data to produce information for decision makers.” (p.6).
Sedangkan Wilkinson (2000) menyebutkan bahwa accounting information
system is “A unified structure within an entity such as business firm, that
12
employs physical resources and other components to transform economic data
into accounting information, with the purpose of satisfying the information
needs of a variety of users.” (p.7).
Sistem informasi akuntansi didefinisikan oleh Krismiaji (2002) sebagai
“Sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan
informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan
mengoperasikan bisnis.” (h.4).
Sistem informasi akuntansi memiliki beberapa karakteristik seperti
diungkapkan oleh Raymond McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh, H.
(2007) :
1. Melaksanakan tugas yang diperlukan
Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau
tidak. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang
saham dan pemilik serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar
melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak
memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan sistem informasi
akuntansi sebagai cara untuk mencapai dan menjaga pengendalian.
2. Berpegang pada prosedur dan relatif standar
Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan
pengolahan data.
Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya
sama.
3. Menangani data yang rinci
Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan
secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trial). Jejak
13
audit yaitu kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga
akhir, dan dari akhir ke awal.
4. Terutama berfokus historis
Data yang dikumpulkan oleh sistem informasi akuntansi umumnya
menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika
pengolahan berkelompok (batch) digunakan.
5. Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal
Sistem informasi akuntansi menghasilkan sebagian output informasi bagi
manajemen perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan laba
rugi dan neraca merupakan contohnya.”
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi
akuntansi adalah sekumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan,
yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi sehingga dapat digunakan
oleh manajemen dalam pengambilan keputusan.
2.5. Komponen dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2006) sistem informasi akuntansi terdiri
dari empat komponen:
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan
berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang
dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data
tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
14
4. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan
pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Keempat komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem
informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi penting dalam organisasi, yaitu:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai
aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak
luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen
untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset
organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat
dibutuhkan, akurat, dan andal (h.3).
2.6. Pihak Pemakai Informasi Akuntansi
Menurut James Hall (2006) pemakai informasi akuntansi dapat dibagi
dalam dua kelompok besar, yaitu:
1. Pihak Ekstern
Pihak pemakai ekstern mencakup pemegang saham, investor, kreditor,
pemerintah, pelanggan dan pemasok, pesaing, dan masyarakat secara
keseluruhan. Pemakai ekstern menerima dan tergantung pada beragam
keluaran sistem informasi akuntansi suatu organisasi.
15
2. Pihak Intern
Pihak pemakai intern terutama pada manajer, dan karyawan, kebutuhan
bervariasi tergantung pada tingkatannya dalam organisasi atau terhadap
fungsi yang mereka jalankan.
2.7. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2007) menyatakan, “Penjualan
adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas
normal perusahaan selama suatu periode, bila arus masuk mengakibatkan
kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal”
(PSAK No.23).
Menurut Swastha (1999) menyatakan, “Penjualan merupakan suatu ilmu
atau seni untuk mempengaruhi pribadi, yang dilakukan oleh penjual untuk
mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang
ditawarkannya” (h.8).
Menurut Mulyadi (2001) menyatakan, “Kegiatan penjualan terdiri dari
transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai” (h.202).
Kegiatan dalam penjualan ada dua, yaitu:
1. Kegiatan penjualan secara tunai
Dalam kegiatan penjualan secara tunai, barang atau jasa baru diserahkan
oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari
pembeli.
16
2. Kegiatan penjualan secara kredit
Dalam kegiatan penjualan secara kredit, jika order dari pelanggan telah
dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka
waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
Niswonger, Warren, Reeve, dan Fees yang diterjemahkan oleh
Ruswinarto, H. dan Wibowo, H. (2000) menulis, “Pendapatan dari penjualan
barang dagang biasanya diidentifikasikan pada buku besar sebagai penjualan.”
(h.240).
Standar Akuntasi Keuangan (2007) menyatakan bahwa, “Penjualan barang
meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang
dibeli untuk dijual kembali seperti barang yang dibeli pengecer atau tanah dan
properti lain yang dibeli untuk dijual kembali. Dan penjualan jasa biasanya
menyangkut tugas yang secara kontraktual telah disepakati untuk dilaksanakan
selama satu periode yang disepakati oleh perusahaan jasa tersebut dapat
diserahkan selama satu periode atau secara lebih dari satu periode.” (PSAK
No.23).
Menurut Allen dan Klooster (1999), “A transaction in which merchandise
is sold in exchange for another asset, usually money, is called a sales
transaction.” (p.150).
Berdasarkan definisi-definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
penjualan merupakan pemindahan resiko dan manfaat kepemilikan barang
atau jasa dari pihak yang memiliki barang atau jasa (penjual) kepada pihak
yang membutuhkan barang atau jasa tersebut (pembeli). Kegiatan ini
merupakan salah satu sumber penghasilan utama bagi setiap perusahaan.
17
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan
menurut Baridwan (2000) adalah sebagai berikut:
a. Bagian pesanan penjualan.
Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli,
mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum
ada dari surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal
pengiriman, mengisi surat order pengiriman, membuat “back order” pada
saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari
pelanggan.
b. Bagian kredit
Bagian ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
c. Bagian gudang barang jadi
Bagian ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang atau menyiapkan
barang untuk diserahkan ke fungsi pengiriman.
d. Bagian pengiriman
Bagian ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat
order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan, menjamin bahwa
tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa adanya otorisasi dari
pihak yang berwenang, mengirimkan barang kepada pembeli yang
keadaanya tidak sesuai dengan yang dipesan.
e. Bagian Piutang
Bagian ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur
penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi
18
kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh bagian akuntansi.”
(h.110)
Blok-blok yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan menurut
Baridwan (2000), yaitu:
a. Blok masukan.
Input yang dimasukkan sebagai dokumen dasar, yaitu: surat pesanan
penjualan, surat perintah pengiriman, dan faktur penjualan.
b. Blok model
Jaringan prosedur yang terkait dengan sistem penjualan adalah sebagai
berikut:
1) Seksi penjualan menerima pesanan dari pelanggan, atau dapat juga
pesanan itu datang dari salesman.
2) Apabila penjualan kredit ditolak oleh bagian kredit, maka seksi
pesanan penjualan akan memberitahukan ke pelanggan. Bila penjualan
itu disetujui oleh bagian kredit, maka seksi pesanan penjualan akan
menulis surat perintah pengiriman rangkap 3.
• Lembar 1 untuk bagian gudang.
• Lembar 2 untuk bagian pengiriman.
• Lembar 3 untuk dimasukan ke file transaksi penjualan lewat
terminal yang ada diseksi pesanan penjualan lembar ke-3 ini
kemudian diarsipkan diseksi pesanan penjualan urut nomor.
3) Gudang barang jadi menyiapkan barang dan menyerahkan ke seksi
pengiriman beserta lembar pertama surat perintah pengiriman barang.
19
4) Seksi pengiriman menghitung barang dari gudang, membungkus dan
memasukkannya lembar ke-2 surat perintah pengiriman barang ke
dalam bungkusan barang. Barang dikirim ke pembeli.
5) Lembar ke-2 surat perintah pengiriman digunakan sebagai dasar untuk
memasukkan data pengiriman barang ke file transaksi penjualan lewat
terminal yang ada diseksi pengiriman diarsipkan urut nomor.
6) Sesudah dilengkapi dengan tanggal pengiriman barang, transaksi
penjualan diproses dengan program pembuatan faktur. Hasilnya adalah
empat lembar faktur didistribusikan sebagai berikut:
• Lembar 1 dan 2 untuk pembeli.
• Lembar 3 untuk seksi piutang
• Lembar 4 untuk seksi pesanan penjualan.
7) Oleh seksi pesanan penjualan, lembar ke-4 dari faktur dicocokan
dengan surat perintah pengiriman yang ada dalam arsip, agar mudah
mencari tembusan perintah pengiriman, maka nomor surat perintah
pengiriman juga dituliskan dalam faktur. Bila jumlah yang dikirim
sesuai dengan yang dipesan, maka transaksinya selesai, tembusan
faktur diarsipkan bersama dengan tembusan perintah pengiriman.
Tetapi bila yang dikirim belum seluruh jumlah yang dipesan, maka
seksi pesanan penjualan membuat lagi surat perintah pengiriman untuk
jumlah kekurangannya. (ini disebut back order).
c. Blok keluaran
Laporan penjualan bulanan perusahaan.
20
d. Blok teknologi
Teknologi yang digunakan terdiri dari:
1) Brainware: operator komputer bagian pesanan penjualan dan bagian
akuntansi.
2) Software: operating system dan application system.
3) Hardware: CPU (Central Processing Unit), monitor, keyboard, hard
disk, printer.
e. Blok basis data
File yang digunakan adalah file transaksi penjualan, master file buku
besar, master file persediaan, dan master file piutang.
f. Blok kendali
1) Pengendalian umum
a) Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara bagian pesanan
penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan
bagian piutang dalam sistem informasi akuntansi penjualan.
b) Otorisasi terhadap sales order dan faktur penjualan oleh manajer
penjualan.
c) Faktur, surat perintah pengiriman, dan sales order yang digunakan
bernomor urut tercetak.
2) Pengendalian aplikasi
a) Pengendalian masukan.
Echo check, yaitu mengecek kebenaran data dengan
membandingkan yang diketik dengan data yang seharusnya
dimasukkan.
21
b) Pengendalian proses:
(1) Matching Check, yaitu merupakan pengecekan yang dilakukan
dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan yang
sedang dicari dengan field di file induk yang bersangkutan.
(2) Control total check, yaitu untuk meyakinkan bahwa semua data
telah lengkap dan benar.
c) Pengendalian keluaran.
Pengendalian keluaran dilakukan agar laporan didistribusikan ke
pihak yang berkepentingan, dan laporan harus diberikan tepat
waktu. “(h.214-216).
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa penjualan adalah
rangkai transaksi dimana terjadi proses perpindahan dari pihak penjual kepada
pembeli yang dilakukan secara tunai yang dilunasi oleh pembeli pada saat
penjualan terjadi, maupun secara kredit yang dapat menimbulkan piutang.
2.8. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Standar Akuntansi Keuangan (2007) menyebutkan bahwa kas adalah,
“Alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan secara bebas untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan. “ (PSAK No.2)
Jadi, penerimaan kas disini digunakan sebagai sumber dana bagi
perusahaan untuk membiayai kegiatan perusahaan secara umum. Bentuk dari
penerimaan kas atau uang dapat dibagi atas:
a. Penerimaan dalam bentuk tunai
22
b. Penerimaan dalam bentuk cek/giro
Fungsi-fungsi terkait dengan sistem informasi akuntansi penerimaan kas
dan bank menurut Baridwan (2000), yaitu:
a. Bagian surat masuk.
Bagian ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat
pemberitahuan (remittance advance) melalui pos dari para debitur
perusahaan. Bagian ini juga membuat daftar surat pemberitahuan yang
diterima bersama cek dari para debitur perusahaan. Bagian ini juga
membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para
debitur.
b. Bagian kas
Bagian ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi surat
masuk. Bagian kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang
diterima dari berbagai bagian tersebut segera ke bank dalam jumlah
penuh.” (h.157)
Blok-blok yang membangun sistem informasi akuntansi penerimaan kas
dan bank, yaitu:
a. Blok masukan
1) Rupiah / cek / bilyet giro, merupakan hasil yang diperoleh oleh bagian
penagihan.
2) Bukti kas masuk merupakan dokumen yang berisi daftar penerimaan
kas perusahaan.
23
3) Bukti setor bank, merupakan dokumen yang digunakan untuk
melakukan penyetoran uang ke bank.
b. Blok model.
1) Kasir menerima pelunasan berbentuk uang atau cek langsung dari
langganan, lewat bank atau lewat surat yang diterima oleh bagian surat
masuk kemudian diserahkan ke kasir dengan daftar penerimaan uang.
2) Seksi surat masuk memasukan transaksi penerimaan uang melalui
terminal.
3) Kasir membuat bukti kas masuk rangkap tiga.
• Lembar 1 dan 2 diserahkan ke langganan.
• Lembar 3 digunakan sebagai dasar untuk memasukkan transaksi
penerimaan uang ke file lewat terminal. Lembar ke-3 bukti kas
masuk ini oleh kasir kemudian diarsipkan urut nomor.
4) File transaksi uang masuk diproses dengan program up-date master
file piutang dan buku besar. Hasilnya adalah master file piutang yang
sudah di-update, file buku besar yang sudah di-update, daftar jumlah
untuk kontrol dan daftar penerimaan uang.
5) Daftar penerimaan uang diserahkan ke seksi audit intern.
6) Laporan bank setiap periode diserahkan ke seksi audit intern sebagai
dasar untuk menyusun laporan rekonsiliasi bank.
c. Blok keluaran
Keluaran yang dihasilkan yaitu laporan kas atau bank harian dan laporan
bank bulanan.
24
d. Blok teknologi
1) Brainware: operator komputer bagian akuntansi
2) Software: operating system dan application system.
3) Hardware: CPU (Central Processing Unit), monitor, keyboard, hard
disk, printer.
e. Blok basis data
File yang digunakan adalah file transaksi penerimaan kas, master file
piutang, master file buku besar.
f. Blok kendali
1) Pengendalian umum
a) Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara bagian penagihan
dengan bagian kasir.
b) Bukti kas masuk bernomor urut tercetak.
c) Otorisasi terhadap bukti kas masuk dari pejabat yang berwenang
yaitu manajer keuangan.
2) Pengendalian aplikasi
a) Pengendalian masukan.
Echo check, yaitu mengecek kebenaran data dengan
membandingkan yang diketik dengan data yang seharusnya
dimasukkan.
b) Pengendalian proses:
(1) Matching Check, yaitu merupakan pengecekan yang dilakukan
dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan yang
sedang dicari dengan field di file induk yang bersangkutan.
25
(2) Control total check, yaitu untuk meyakinkan bahwa semua data
telah lengkap dan benar.
c) Pengendalian keluaran.
Pengendalian keluaran dilakukan agar laporan didistribusikan ke
pihak yang berkepentingan, dan laporan harus diberikan tepat
waktu. “(h.216-217)
2.9. Struktur Pengendalian Internal
Struktur pengendalian internal menyarankan tindakan-tindakan yang harus
diambil dalam perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas-
aktivitas perusahaan.
2.9.1. Pengertian Pengendalian Internal
Ikatan Akuntan Indonesia (2007) mendefinisikan, “Pengendalian intern
adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajer, dan
personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai
tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut:
1. Keadaan laporan keuangan.
2. Efektivitas dan efisiensi operasi.
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. “(h.319).
Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (2000)
mendefinisikan, “Sistem pengendalian intern adalah suatu sistem yang terdiri
dari kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang dirancang untuk
26
memberi manajemen keyakinan yang memadai bahwa tujuan dan sasaran yang
penting bagi satuan usaha dapat dicapai” (h.258).
Mulyadi (2001) mendefinisikan, “Sistem pengendalian intern meliputi
struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen” (h.163).
Jadi dapat disimpulkan pengendalian intern merupakan suatu kerangka
yang terdiri dari metode, kebijakan, prosedur yang terkoordinasi sebagai
upaya mencegah, mendeteksi, mengendalikan semua transaksi operasi
organisasi yang bertujuan menjaga kekayaan organisasi, ketelitian, keandalan
data akuntansi dan menjaga penyalahgunaan wewenang.
2.9.2. Unsur-Unsur Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2001) unsur-unsur pokok sistem pengendalian internal
meliputi:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas. Dalam pembagian tanggung jawab fungsional perusahaan prinsip-
prinsip mendasar yang perlu diperhatikan, yaitu:
a) Harus dipisahkan fungsi operasi penyimpanan dari fungsi akuntansi.
Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer
yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap transaksi. Dengan demikian dalam
27
pelaksanaan suatu transaksi harus terdapat internal cek diantara unit
organisasi pelaksanaan.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan
biaya. Dalam organisasi setiap pejabat hanya boleh memiliki satu otorisasi
dan wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tidak boleh lebih dari
satu bagian, karena akan memudahkan untuk melakukan kecurangan.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi.
Cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan
praktek yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercatat yang pemakaiannya harus
dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit), pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang
akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang
atau unit organisasi lain, sehingga terjadi pemeriksaan internal
terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi yang terkait.
d. Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan dapat
menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik dengan catatannya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian lain.
28
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian yang penting karena
dalam pelaksanaan struktur organsasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek
yang sehat sangat tergantung pada manusianya.
Selain adanya unsur-unsur pokok dalam sistem pengendalian internal, juga
perlu didukung adanya lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan
tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya
pengendalian internal. Adapun unsur-unsur lingkungan pengendalian
meliputi:
a. Filosofi dan gaya operasi
Filosofi merupakan seperangkat keyakinan dasar yang menjadi
parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Dan gaya operasi
mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan
usaha harus dilaksanakan.
b. Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksa.
Dewan komisaris berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang
dilaksanakan oleh manajer (direksi) untuk mencegah konsentrasi
pengendalian yang terlalu banyak dipegang manajemen. Dan komite
pemeriksaan dibentuk dengan tujuan untuk memperkuat independensi
akuntan publik, yang oleh masyarakat dipercaya untuk menilai
kewajaran pertanggungjawaban laporan keuangan yang dilakukan oleh
manajemen.
c. Metode pengendalian manajemen
29
Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan
pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan
perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan
melalui empat tahap, yaitu:
1. Penyusunan program (rencana jangka panajang)
2. Penyusunan anggaran (rencana jangka pendek)
3. Pelaksanaan dan pengukuran
4. Pelaporan dan analisis
d. Kesadaran pengendalian
Kesadaran pengendalian tercermin dari realisasi yang di tunjukkan
oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan
pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan internal atau publik.
2.9.3. Tujuan Pengendalian Internal
Niswonger, Warren, Reeve dan Fees yang diterjemahkan oleh Ruswinarto,
H dan Wibowo, H (1999) menyatakan pengendalian internal memberikan
jaminan yang wajar bahwa:
1. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian usaha.
2. Informasi bisnis akurat.
3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.
Menurut Mulyadi (2001) tujuan pengendalian internal meliputi:
1. Menjaga kekayaan organisasi.
Kekayaan fisik suatu organisasi dapat dicuri dan disalahgunakan, karena
keterbatasan pihak manajemen dalam mengawasi operasional perusahaan.
Demikian halnya dengan kekayaan perusahaan non fisik seperti piutang,
30
jika dokumen atau penjualan dan catatan akuntansi yang tidak memadai
maka resiko penggelapan yang terjadi sulit terdeteksi oleh perusahaan.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Pengendalian internal dirancang untuk memberikan keyakinan yang
memadai bahwa proses pengolahan data akuntansi dilaksanakan sesuai
dengan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan, sehingga dapat
menghasilkan informasi keuangan yang baik dan memadai.
3. Mendorong efisiensi
Pengendalian internal ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang
tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan
untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan secara tidak efisien.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur sebagai sarana
pencapaian tujuan organisasi. Kebijakaan yang dipatuhi dan sesuai dengan
prosedur sangat penting untuk menunjang kegiatan perusahaan.
2.9.4. Bagan Alir Dokumen ( Document Flowchart )
Menurut Mulyadi (2001), Bagan alir dokumen adalah “… bagan yang
menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem.” (h.66).
Manfaat bagan alir dokumen adalah sebagai berikut :
1. Lebih mudah memperoleh gambaran sistem secara menyeluruh.
2. Lebih mudah menggambarkan perubahan sistem.
3. Lebih mudah menemukan kelemahan–kelemahan sistem dan
mengidentifikasi bidang–bidang yang memerlukan perbaikan.
4. Dapat melakukan dokumentasi sistem dengan bagan alir.
31
Berikut adalah simbol–simbol yang digunakan dalam bagan alir dokumen
dengan maknanya masing–masing :
Dokumen
Penghubung pada halaman yang sama
Penghubung pada halaman yang berbeda
Terminal
Kegiatan Manual
Keputusan
32
Arsip permanent
T : Berdasarkan tanggal
N : Berdasarkan nomor
A : Berdasarkan abjad
Arsip sementara
T : Berdasarkan tanggal
N : Berdasarkan nomor
A : Berdasarkan abjad
Proses input
File
Proses komputer
33
Garis alir
Tabel 2.1
Simbol–simbol Bagan Alir Dokumen
Top Related