LAPORAN PENDAHULUANLOGISTIK OBAT

1.1. Latar belakang.Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan factor-faktor antara lain Man, Money, Machine, Methode dan Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima factor tersebut akan memberikan kepauasan kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima factor tersebut. Pada kesempatan ini, akan membahas secara khusus tentang pengelolaan Material atau logistic keperawatan.Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum.Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat tersebut yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah sakit.Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia, gas medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik.

1.2. Tujuan1.2.1. Tujuan UmumMengetahui manajemen logistik keperawatan dan mampu mengidentifikasi keadaan manajemen logistik dalam satu pelayanan kesehatan hingga memberikan usulan perbaikan yang diperlukan.

1.2.2. Tujuan khususa. Mampu mengidentifikasi keadaan saat ini tentang pengelolaan logistik keperawatan.b. Membuat sistem pengelolaan logistik keperawatan mulai dari perencanaan pengadaan, pemeliharaan, evaluasi dan pengembangan sistem tersebut.

1. Pengertian Bagian logistik adalah bagian yang bertugas untuk membeli obat dan menyediakan obat-obatan yang dibutuhkan dan yang direkomendasikan oleh Kepala Instalasi Farmasi. Semua pembelian obat-obatan dalam jumlah besar atau jumlah tertentu (yang disepakati sebelumnya) harus melalui Logistik sehingga memudahkan pendataan, penghitungan pembiayaan dan pelaporan keuangan.Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang telah ditetapkan disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. Tujuan dari manajemen penyimpanan obat adalah untuk melindungi obat-obat yang disimpan dari kehilangan, kerusakan, kecurian, terbuang sia-sia, dan untuk mengatur aliran barang dari tempat penyimpanan ke pengguna melalui suatu sistem yang terjangkau(Anonim, 2006). Penggunaan informasi yang efektif merupakan kunci untuk mencapai tujuan dari manajemen penyimpanan tersebut (Siregar, 2004).Persyaratan penyimpanan obat dalam rumah sakit(Anonim, 2006)adalah sebagai berikut:1.PenyimpananPenyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan :a.Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnyab.Dibedakan menurut suhunya, kestabilannyac.Mudah tidaknya meledak/terbakard.Tahan/tidaknya terhadap cahayadisertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.2.Ruang penyimpananRuang penyimpanan harus memperhatikankondisi, sanitasi temperatur sinar/cahaya,kelembaban, fentilasi, pemisahan untuk menjaminmutu produk dan keamanan petugas yang terdiridari :a.Kondisi Umum untuk Ruang Penyimpanan1. Obat jadi2. Obat produksi3.Bahan baku obat4.Alat kesehatan dan lain-lain.b. Kondisi Khusus untuk Ruang Penyimpanan1.Obat termolabil2.Alat kesehatan dengan suhu rendah3.Obat mudah terbakar4.Obat/bahan obat berbahaya5.Barang karantinaPenyimpanan perbekalan farmasi di gudang atau bagian logistik farmasi dapat menggunakan beberapa sistem penyimpanan (Quick dkk., 1997). Macam-macam sistem penyimpanan tersebut adalah :1.Fixed LocationSistem ini sangat mudah di dalam mengatur barang, karena masing- masing item persediaan selalu di simpan dalam tempat yang sama dan di simpan dalam rak yang spesifik, rak tertutup atau dalam rak bertingkat. Sistem ini diibaratkan seperti rumah, dimana seluruh penghuni dapat mengetahui semua letak barang. Beberapa kerugian dalam penggunaan sistem ini yaitu:a. Sistem ini tidak fleksibel, jika ada perubahan dalam jumlah pemesanan atau perubahan dalam pengemasan atau keputusan untuk mengubah tempat menjadi lebih besar atau lebih kecil.b. Jika ada item baru yang dipesan, mungkin tidak ada tempat untuk menyimpannyac. Pencurian oleh karyawan dapat meningkat karena seluruh karyawan mengetahui tempat-tempat item yang diperhitungkan (obat yang bernilai mahal)d. Tempat penyimpanan harus dibersihkan karena tempat yang digunakan untuk jangka waktu yang lama jadi harus di jaga kebersihannya.2.Fluid LocationDalam sistem ini, penyimpanan di bagi menjadi beberapa tempat yang dirancang. Masing-masing tempat ditandai sebuah kode. Setiap item disimpan dalam suatu tempatyang disukai pada waktu pengiriman. Sistem ini dirancang seperti hotel. Ruangan ditandai hanya ketika barang datang.Administrasi sistemfluid locationberdasarkan pada:a. Unit pengadaan memberikan informasi mengenai tipe, volume, dan jumlah barang yang datang.b. Staf gudang menganalisis di mana lokasi barang yang akan digunakan untuk barang yang akan datang dan dapat memilih tempat yang tepat. Data ini dapat dilaporkan di dalam sistem pengontrolan stok.c. Jika tempat sudah tidak cukup lagi, maka barang-barang lain dapat dipindah untuk menciptakan ruangan yang baru lagi.d. Pelaporan sistem pengontrolan stok harus diperbaharui.Sistemfluid locationmembutuhkan sistem klarifikasi dimana dapat dialokasikan dengan kode yang khusus terhadap stok item yang lain. Selain itu, untuk pelaporan stok beberapa batch dari beberapa item harus selalu dilaporkan letaknya secara fisik dari setiap item yang disimpan. Dalam sistem ini, batch yang berbeda dari setiap item mungkin disimpan dalam beberapa tempat yang berbeda.3. Semi Fluid LocationSistem ini merupakan kombinasi dari sistem kedua di atas. Sistem ini diibaratkan seperti hotel yang digunakan oleh tamu. Setiap barang selalu mendapatkan tempat yang sama. Barang yang khusus diberikan tempat tersendiri. Dalam sistem ini, setiap item ditandai dengan penempatan barang yang cocok supaya mempermudah dalam mengambil stok. Saat menyediakan pesanan karyawan harus mengetahui di mana letak setiap item, untuk memudahkan dalam mengingatsetiap item. Untuk barang yangslow movingperlu dilakukan pemilihan lokasi dan penataan ulang. Sistem ini tidak menghemat tempat seperti sistemfluid location. Adapun keistimewaan sistem ini adalah ketika mengambil stok selalu diperhatikan tempat yang sama. Tidak seperti sistemfixed location, dimana resiko tertukar barang yang relatif lebih kecil.Beberapa sistem penataan obat yang digunakan juga memiliki peran penting terhadap efisiensi pengelolaan dan penyimpanan obat. Sistem penataan obat yang dapat digunakan antara lain adalah :1.First In First Out(FIFO)Sistem penataanobat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan barang baru (datang terakhir) di belakang barang yang datang sebelumnya.2.Last in First Out(LIFO)Sistem penataanobat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan barang baru (datang terakhir) di depan yang datang sebelumnya.3.First Expired First Out(FEFO)Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di depan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih akhir. Beberapa indikator penyimpanan obatdan perbekalan farmasi dapat digunakan untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi sistem penyimpanan. Indicator penyimpanan tersebutantara lain:1. Persentase kesesuaiandata stokantara barang(fisik)dengan kartu stok atau data computer2.Turn Over Ratio(TOR)3.Sistem penataan gudang4.Persentase nilai obat yang kadaluarsa atau rusak5.Persentase stok mati(dead stock)Distribusi merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapibagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untukmenunjang pelayanan medis(Anonim,2006). Distribusiadalah kegiatan menyalurkan perbekalan farmasi agar pelayanan terhadap pasien dapat berjalan dengan baik. Sistem distribusi obat yang diterapkan pada setiap rumah sakit berbeda-beda tergantung kondisi dan kebijakan rumah sakit. Sistem distribusi yang baik mempunyai beberapa ciri antara lain:a.Penyimpanan obat dilakukan sesuai persyaratan stabilitas sehingga mutu sediaan terjamin serta memudahkan monitoring persediaanb.Pengelolaan persediaan dilakukan secara optimalc.Administrasi stok persediaan dilakukan secara akurat sehingga memberikan informasi yang tepatd.Meminimalkan kemungkinan pencurian, kehilangan stok dengan mengoptimalkan sistem pengamanan, penataan dan administrasi stoke.Meminimalkan kejadian obat rusak atau telah melampaui waktu kadaluarsaSistem distribusi terbagi menjadi dua berdasarkan jangkauan pelayanan instalasi farmasi di rumah sakit, yaitu:a)Sistem sentralisasi, jika seluruh resep disiapkan dan didistribusikan oleh instalasi farmasi sentral.b)Sistem desentralisasi, jika terdapat instalasi farmasi lain (outlet/depo/satelit) yang memberikan pelayanan farmasi dalam kesatuan manajemen rumah sakit.Berdasarkan mekanisme distribusi perbekalan farmasi di rumah sakit, sistem distribusi terbagi menjadi beberapa tipe yaitu:1. Individual PrescribingSistem distribusi ini adalah distribusi obat kepada pasien berdasarkan resep obat dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini semua obat yang diperlukan untuk pengobatan di-dispensingdari IFRS.2.Floor StockSistem distribusi ini adalah menyiapkan obat yang dibutuhkan pasien di ruangan perawatan kecuali obat mahal atau obat yang jarang digunakan.3.Kombinasi antaraindividual prescribingdenganfloor stockSistem distribusi ini adalah distribusi obat dengan menggunakan sistem penulisan resep secara individu dan juga memanfaatkanfloor stocksecara terbatas.4.Unit Dose Dispensing(UDD)Sistem distribusi ini adalah penyiapan obat dosis tunggal untuk pemakaian selama 24 jam oleh petugas instalasi farmasi.Alur pelayanan penerimaan barang di gudang farmasi antara lain:1. Petugas menerima obat sesuai faktur2. Petugas menyimpan obat sesuai dengan bentuk sediaan, abjad, nama obat dengan memperhatikan waktu kadaluarsa (bila ada)3. Petugas mencatat per jenis obat dalam kartu stock obat4. Petugas mendistribusikan obat ke unit pelayanan sesuai dengan mencatat ke dalam buku pengeluaran barang gudang5. Petugas membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang farmasi.