ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI … 16-31_Ang Sandera.pdfpembayaran klaim asuransi...

Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012 Ang Sandera Widjajakoesoema

Politeknik Cahaya Surya Kediri

16

1. PENDAHULUAN

Perkembangan dunia usaha yang

semakin dinamis menuntut manajemen perusahaan harus mampu mengoptimalkan sumber daya-sumber daya yang dimiliki. Pengoptimalan sumber daya-sumber daya ini selain agar dapat bersaing dengan perusahaan lain, juga agar dapat mencapai tujuan perusahaan itu sendiri. Salah satu sumber daya yang harus dapat dioptimalkan adalah informasi. Informasi sangat penting untuk digunakan oleh pihak manajemen dalam rangka pengambilan keputusan. Dengan adanya informasi yang lengkap dan akurat, akan dapat mengurangi ketidakpastian terhadap tindakan yang akan dilakukan manajemen.

Salah satu bentuk informasi yang memegang peranan penting adalah informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi dapat digunakan sebagai sarana pengendalian, pengawasan, dan pengaturan semua aktivitas dan kegiatan operasional perusahaan agar tidak menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan. Menyadari pentingnya peranan sistem informasi akuntansi dalam mengawasi berjalannya prosedur-prosedur dalam kegiatan operasionalnya, maka perlu disusun sebuah sistem yang baik dan sesuai dengan kondisi perusahaan.

ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PEMBAYARAN KLAIM ASURANSI

Oleh

Ang Sandera Widjajakoesoema

Abstrack

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penerapan sistem informasi akuntansi dalam pembayaran klaim asuransi meninggal dunia pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Distrik Kediri. Penelitian ini menggunakan analisis kualitatif untuk mengetahui dan mengevaluasi penerapan dan pelaksanaan sistem informasi akuntansi dalam pembayaran klaim asuransi meninggal dunia yang kemungkinan masih terdapat kelemahan-kelemahan. Adapun analisis yang dilakukan mencakup: analisis struktur organisasi dan bagian yang terkait, analisis dokumen yang digunakan, analisis teknologi yang digunakan dan analisis prosedur yang diterapkan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa dalam pembayaran klaim, PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya membedakannya menjadi dua, yaitu klaim tahapan dan klaim meninggal dunia. Pada dasarnya, prosedur pembayaran yang diterapkan untuk dua jenis klaim tersebut sama. akan tetapi untuk persetujuan klaim meninggal dunia harus melalui kantor cabang walaupun pengajuannya dilakukan di kantor distrik. Sedangkan untuk klaim tahapan, kewenangan pembayarannya telah ada pada kantor distrik sepenuhnya. Kata kunci : sistem informasi akuntansi, pembayaran klaim asuransi



17

PT asuransi jiwa sebagai perusahaan yang bergerak di bidang asuransi jiwa, tentunya juga menerapkan suatu sistem informasi akuntansi dalam pembayaran klaim kepada nasabahnya. Disinilah sistem informasi akuntansi dalam pembayaran klaim diharapkan berperan dalam kegiatan operasional perusahaan. Sistem informasi akuntansi ini perlu untuk selalu ditinjau ulang penerapan dan pelaksanaannya. Sebab pembayaran klaim ini mempengaruhi keefektifan dan keefisienan dalam kegiatan operasional perusahaan dan pencapaian tujuan perusahaan. Selain itu, pembayaran klaim ini berhubungan langsung dengan nasabah. Oleh karena itu, pelayanan kepada nasabah tidak boleh dilupakan, mengingat nasabah merupakan sumber penghasilan bagi perusahaan. Untuk itulah perlu diterapkan dan dilaksanakan prosedur yang selain efektif dan efisien, juga memuaskan bagi nasabah.

2. RUMUSAN MASALAH

Untuk lebih meningkatkan pelayanan

dalam pembayaran klaim yang efektif dan efisien bagi perusahaan serta yang baik bagi nasabah, perlu diteliti prosedur yang ada pada perusahaan. Maka dari itu, dalam penelitian ini dapat disusun suatu rumusan masalah, yakni: “Bagaimanakah Penerapan dan Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pembayaran Klaim Asuransi Meninggal Dunia pada PTAsuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Distrik Kediri?”.

3. TUJUAN PENELITIAN

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penerapan dan pelaksanaan sistem informasi akuntansi dalam pembayaran klaim asuransi meninggal dunia pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Distrik Kediri.

4. TINJAUAN PUSTAKA

Penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dan sebagainya) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dan sebagainya); penguraian suatu pokok atas

berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan. Sedangkan menurut M.D.J Al-Barry dan Sofyan Hadi A. T. (2000:25), analisis adalah: “uraian; kupasan mendalam; kajian mendalam; memisahkan masalah ke dalam bagian-bagiannya/ untuk mencapai pengertian yang mendasar.”

Ada berbagai macam definisi mengenai sistem dan prosedur. Berikut ini disajikan beberapa definisi yang berbeda: Menurut W. Gerald Cole dalam Zaki Baridwan (2002:3), yaitu: “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan”. Sedangkan “Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi”. Steven A. Moscove dalam Zaki Baridwan (2002:4), menyatakan: “Sistem adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu”. Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2006:2), menyatakan: Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar, tempat mereka berada. Joseph W. Wilkinson (1993:3), menyatakan: “Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih”. “Prosedur adalah rangkaian langkah spesifik yang harus dilalui dalam siklus pemrosesan data. Prosedur dapat dilaksanakan oleh manusia sepenuhnya, oleh komputer sepenuhnya, atau gabungan dari keduanya. Biasanya, tetapi tidak selalu, suatu prosedur memiliki lebih dari satu tugas utama. Mulyadi (2001:5) mendefinisikan sistem dan prosedur sebagai berikut: “Sistem adalah



18

suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.

Barry E. Cushing (1992:17) menyatakan: “Sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai kumpulan manusia dan sumber-sumber modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi”. George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2000:1) menyatakan: Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. SIA mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau terkomputerisasi. Steven A. Moscove dalam Zaki Baridwan (2002:4) menyatakan: Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen). Menurut Amin Widjaja Tunggal (1993:1), “Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan manusia dan sumber-sumber modal di dalam suatu organisasi, yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi”.

Menurut Barry E. Cushing (1992:34), “organisasi dapat diartikan sebagai cara dimana kegiatan orang dikoordinasikan untuk mencapai suatu tujuan”. J. Brooks Heckert dan James D. Willson dalam Zaki Baridwan (2002:23), menyatakan: “Organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu kelompok individu yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang sama.” Sedangkan Gibson, Ivancevich, dan Donnelly (1996:6), menyatakan:“Suatu organisasi adalah suatu unit terkoordinasi terdiri

setidaknya dua orang berfungsi mencapai satu sasaran tertentu atau serangkaian sasaran.”

Menurut Malayu S.P Hasibuan (2005:128), struktur organisasi adalah “suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi.” Barry E. Cushing (1992:34), menjelaskan: Dalam organisasi yang besar dan kompleks (rumit), tujuannya biasanya dibagi dalam beberapa sub tujuan atau tujuan antara, dimana masing-masing ditugaskan kepada berbagai sub unit organisasi. Setiap sub tujuan dapat dibagi lebih lanjut ke dalam sub tujuan-sub tujuan yang lebih kecil lagi dan seterusnya ke bawah sampai pada tingkat struktur organisasi paling rendah. Pola pembagian tujuan (goal) dan tugas (task) organisasi dalam sub-sub ini dan penugasan ke dalam serangkaian tujuan tingkat yang lebih rendah. Tugas (task) ini disebut suatu hierarchi struktur organisasi. Sedangkan Joseph W. Wilkinson (1993:47), menyatakan: Struktur organisasi formal dapat didefinisikan sebagai susunan hirarkis tugas-tugas suatu perusahaan serta wewenang untuk memastikan bahwa tugas-tugas tersebut terlaksana. Jadi, struktur ini menetapkan hubungan diantara berbagai tugas dan wewenang yang dilimpahkan kepada berbagai posisi dan tingkat manajerial.

Zaki Baridwan (2000:16), menyatakan bahwa: Untuk menentukan tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam organisasi, perlu disusun deskripsi jabatan yang berisi tugas dan wewenang setiap bagian dengan menunjukkan nama jabatan dan berisi penjelasan fungsi setiap bagian dalam organisasi. Deskripsi jabatan ini berguna sebagai alat untuk memisahkan tugas dan wewenang setiap bagian sehingga akan terhindar adanya kesimpangsiuran fungsi setiap bagian dalam organisasi. Agar setiap karyawan mengetahui tugas dan wewenangnya maka deskripsi jabatan yang disusun harus diperbanyak dan dibagikan pada setiap karyawan yang berkepentingan. Yang dimaksud dengan records management adalah kegiatan yang berhubungan dengan



19

bukti transaksi yang digunakan dalam sistem akuntansi. Kegiatan ini dimulai dengan menentukan bukti transaksi apa saja yang diperlukan, bagaimana memprosesnya dan berakhir dengan menentukan cara pengarsipan dan pemusnahan bukti-bukti itu. Secara terinci, records management meliputi:

1. Merencanakan bukti transaksi yang dibutuhkan, termasuk menentukan jumlah tembusannya, jenis kertas yang digunakan, ukuran-ukurannya dan warna untuk setiap tembusan.

2. Menentukan jumlah kebutuhan setiap bukti transaksi untuk setiap periode, sehingga pembelian dan persediaannya sesuai dengan kebutuhan.

3. Menentukan cara-cara yang akan dipakai untuk sortir dan pengarsipan.

4. Menentukan jangka waktu (lamanya) penyimpanan setiap bukti transaksi, dan jadwal pemusnahan dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi.

Menurut Mulyadi (2001:75), “formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi”. Sedangkan menurut Barry E. Cushing (1992:56), “suatu formulir (form) adalah dokumen yang dicetak lebih dulu dengan judul dan spasi/ruangan untuk pemasukan data”. Joseph W. Wilkinson (1993:263) menyatakan bahwa: “Form adalah wahana untuk menangkap dan mencatat data secara terstruktur”. Menurut Cecil Gillespie dalam Zaki Baridwan (2002:8), fungsi formulir dan dokumen-dokumen adalah sebagai berikut:

1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.

2. Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.

3. Untuk menjaga aktiva-aktiva dan utang-utang perusahaan.

4. Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.

5. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.

6. Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah

pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.

7. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.

8. Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.

Dalam merancang formulir, dapat

digunakan suatu checklist. Kebutuhan informasi setiap organisasi akan berbeda, sehingga checklist berikut ini dapat digunakan sebagai dasar menyusun formulir yang sesuai dengan perusahaan yang akan menyusun formulirnya. Selain memperhatikan hal-hal dalam perancangan formulir, perlu juga memperhatikan pengawasan dalam penggunaan formulir. Dengan pengawasan formulir, akan dapat ditentukan jenis informasi yang perlu dikumpulkan, cara proses dan penyimpanannya. Selain itu pengawasan formulir juga berguna dalam membatasi jenis dan jumlah formulir yang digunakan sehingga dapat dihindari adanya pemborosan akibat informasi yang sama dicatat dalam lebih dari satu formulir.

Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik memiliki manfaat berikut ini. 1. Tidak Pernah Kehabisan Formulir. Jika

perusahaan menggunakan formulir kertas, operasi bisnis dapat terhenti jika perusahaan kehabisan formulir. Tidak demikian halnya dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.

2. Tidak Pernah Ketinggalan Jaman. Jika kebutuhan dan peraturan berubah



20

dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik.

3. Ketidakefisienan Formulir Dapat Dihindari. Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera penyesuaian isi dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai. Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa penggunaan formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan pencetakan diperlukan biaya.

4. Tidak Dimungkinkan Penggunaan Formulir yang Salah. Penerapan hukum Murphy terhadap formulir berbunyi sebagai berikut: Jika formulir yang salah dapat dipakai, hal ini akan terjadi. Penggunaan formulir kertas membuka kemungkinan penggunaan formulir yang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password. Orang yang akan menggunakan formulir elektronik harus memasukkan password, nama dan nomor formulir dan komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan nama yang dimasukkan ke dalam komputer. Jika suatu formulir telah direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir, karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.

5. Kecepatan Pengisian Formulir. Kecepatan pengisian formulir elektronik jauh melebihi kecepatan pengisian formulir kertas. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data, dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis. Jika diperlukan, “help window” dapat disediakan untuk setiap ruang yang harus diisi data. Formulir elektronik dapat

melakukan perhitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencantumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.

6. Penangkapan Data Dilakukan Sekali. Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.

7. Tidak Ada Data yang Mengambang. Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir kertas, data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk mentransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.

8. Kemudahan dalam Pengelolaan Formulir. Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks. Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem komputer dapat menyediakan data berapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data tersbut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.

Komputer mampu memproses data

lebih efektif daripada manusia. Komputer tidak saja mampu melakukan penghitungan dengan kecepatan laksana kilat, melainkan juga dengan sangat akurat dan ekspansif. Dibandingkan dengan komputer, manusia merupakan pemroses yang sangat lamban, banyak salah, dan terbatas. Komputer mampu memproses ratusan transaksi dalam waktu yang sama dengan yang dibutuhkan manusia untuk memproses satu transaksi. Komputer



21

dapat memproses transaksi seharian tanpa sekalipun membuat kesalahan; manusia mungkin saja membuat kesalahan dalam memproses transaksi. Komputer dapat memproses, tanpa istirahat, transaksi-transaksi atau persoalan-persoalan kompleks yang meliputi ratusan angka dan simbol-simbol lain; manusia tidak dapat dengan mudah memproses lebih dari sembilan simbol (misalnya, angka) atau sekelompok simbol pada satu saat.1 Artinya, manusia sangat rentan terhadap kelebihan beban informasi.

Zaki Baridwan (2000:141) menyatakan bahwa: pengawasan terhadap penggunaan komputer (access controls) adalah usaha untuk mencegah penggunaan komputer atau sumber (resources) tertentu yang tidak sesuai dengan yang direncanakan. Pengawasan terhadap penggunaan komputer ini biasanya tidak menjadi masalah bila komputer hanya ditangani oleh seorang operator. Tetapi bila komputer digunakan oleh berbagai pihak (time sharing), perlu dibuat suatu mekanisme pengawasan yang dapat mencegah setiap pemakai komputer untuk menggunakan data atau program yang tidak menjadi haknya. Selain itu, pengawasan penggunaan komputer ini juga harus dapat mencegah dipakainya komputer oleh orang yang tidak berhak.

Pengawasan penggunaan komputer ini dapat dilakukan dalam beberapa cara sebagai berikut:

1. Pemakai yang tidak berhak dihalangi untuk masuk ke ruang komputer dengan menggunaan penjaga, kunci pintu ke ruang komputer, atau dengan menggunakan pengamanan fisik lainnya seperti, setiap karyawan harus memakai badge yang memuat photo dan identitas lainnya, dan lain-lain.

2. Komputer dimatikan sesudah jam tertentu sehingga tidak ada yang dapat memasukkan transaksi untuk diproses sesudah jam itu. Cara ini akan bermanfaat bila komputer yang digunakan dapat menerima data lewat jalur komunikasi, seperti telepun.

1 George A. Miller, “The Magical Number Seven,

Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capability

for Processing Information,” The Psychological

Review 63 (No. 2, Maret 1956), hal 81.

3. Apabila sistemnya menggunakan banyak terminal, maka setiap terminal akan diberi nomor identifikasi secara elektronik. Sistemnya akan diprogram untuk hanya menerima perintah dan data (transaksi) dari terminal yang nomor identifikasinya sah.

4. Pemakai komputer diberi identifikasi. Setiap kali pemakai itu akan menggunakan komputer, ia harus memasukkan identifikasinya ke mekanisme pengawasan. Apabila identifikasinya sah maka ia akan dapat menggunakan komputer.

Menurut Herman Darmawi (2001:2-

3), menyatakan “definisi asuransi bisa diberikan dari berbagai sudut pandang, yaitu sudut pandang ekonomi, hukum, bisnis, sosial, ataupun berdasarkan pengertian matematika”. Mengenai pengertiannya, dijelaskan sebagai berikut: “Dalam pandangan ekonomi, asuransi merupakan suatu metode untuk mengurangi risiko dengan jalan memindahkan dan mengkombinasikan ketidakpastian akan adanya kerugian keuangan (finansial).” “Dari sudut pandang hukum, asuransi merupakan suatu kontrak (perjanjian) pertanggungan risiko antara tertanggung dengan penanggung”. “Menurut pandangan bisnis, asuransi adalah sebuah perusahaaan yang usaha utamanya menerima/menjual jasa, pemindahan risiko (sharing of risk) di antara sejumlah besar nasabahnya.” “Dari sudut pandang sosial, asuransi didefinisikan sebagai organisasi sosial yang menerima pemindahan risiko dan mengumpulkan dana dari anggota-anggotanya guna membayar kerugian yang mungkin terjadi pada masing-masing anggota tersebut.” “Dalam pandangan matematika, asuransi merupakan aplikasi matematika dalam memperhitungkan biaya dan faedah pertanggungan risiko.”Menurut Undang-undang Republik Indonesia No. 2 Tahun 1992 oleh Herman Darmawi (2001:4), pengertian asuransi adalah sebagai berikut:

1. Asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih yang pihak penanggung mengikatkan diri kepada tertanggung dengan menerima premi asuransi untuk memberikan penggantian



22

kepada tertanggung karena kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, atau tanggung jawab hukum kepada pihak ketiga yang mungkin akan diderita tertanggung, yang timbul akibat suatu peristiwa yang tidak pasti, atau untuk memberikan suatu pembayaran yang didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang yang dipertanggungkan.

2. Yang dimaksud “penanggung” dalam definisi itu adalah suatu badan usaha asuransi yang memenuhi ketentuan UU No. 2/1992.

Menurut Pasal 246 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD) dalam Y. Sri Susilo, dkk (2000:205): Asuransi atau pertanggungan adalah suatu perjanjian, dengan mana seseorang penanggung mengikatkan diri kepada seseorang tertanggung, dengan menerima suatu premi untuk memberikan penggantian kepadanya karena suatu kerugian, kerusakan, atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, yang mungkin terjadi karena suatu peristiwa tak tertentu. Sedangkan menurut A. Abbas Salim (2005:1), menyatakan: “Asuransi ialah suatu kemauan untuk menetapkan kerugian-kerugian kecil (sedikit) yang sudah pasti sebagai pengganti (substitusi) kerugian-kerugian besar yang belum pasti.”

Asuransi mempunyai banyak manfaat, berikut ini dijelaskan beberapa manfaat asuransi menurut beberapa pendapat: Menurut pandangan Riegel dan Miller dalam A. Abbas Salim (2005:12-13), menyatakan:

1. Asuransi menyebabkan atau membuat masyarakat dan perusahaan-perusahaan berada dalam keadaan aman. Dengan membeli asuransi, para pengusaha atau orang-orang akan menjadi tenang jiwanya. Misalnya agar barang-barangnya dalam sebuah pengiriman terhindar dari kerugian yang terjadi (pecah, pencurian, dan sebagainya), seseorang akan mempertanggungkan barang-barangnya itu pada perusahaan asuransi (asuransi pengiriman barang). Dengan membeli asuransi jiwa, kepala keluarga (bapak) akan merasa tenteram dan tenang dalam menjamin

keturunannya di kemudian hari. Jika sang bapak meninggal atau tidak mampu untuk mencari nafkah untuk anak-anaknya, sudah tersedia jaminan bagi keluarganya.

2. Dengan asuransi efisiensi perusahaan (business efficiency) dapat dipertahankan. Guna menjaga kelancaran perusahaan (going concern), maka dengan jalan pertanggungan, risiko dapat dikurangi.

3. Dengan asuransi terdapat suatu kecenderungan, penarikan biaya akan dilakukan seadil mungkin (the equitable assestment of cost). Maksudnya ialah, ongkos-ongkos asuransi harus adil menurut besar kecilnya risiko yang dipertanggungkan. Umpama pada asuransi jiwa seorang yang sudah tua sekali, asuransinya lebih besar daripada orang yang masih muda. Dalam kontrak tidak ada pihak yang boleh dirugikan.

4. Asuransi sebagai dasar pemberian kredit (insurance serves as a basis of credit).

5. Asuransi merupakan alat penabung (saving). Umpama dalam asuransi jiwa, saat ini kita mengeluarkan uang, sedangkan penggunaannya kemudian hari.

6. Asuransi dapat dipandang sebagai suatu sumber pendapatan (earning power). Sumber pendapatan ini didasarkan kepada financing the business. Misalnya mesin-mesin dilihat secara teknis berapa kapasitas produksi yang diberikan oleh mesin tersebut. Disini kita akan melihat kotribusi produksi dari mesin tersebut, sedangkan pada manusia didasarkan pada sumber pendapatannya, yaitu berapa pendapatan yang diterima tiap-tiap bulan.

Premi asuransi adalah kewajiban

pihak tertanggung kepada pihak penanggung yang berupa pembayaran uang dalam jumlah tertentu secara periodik. Jumlah premi sangat tergantung pada faktor-faktor yang menyebabkan tinggi rendahnya tingkat risiko dan jumlah nilai pertanggungan. Apabila kemungkinan terjadinya risiko kerugian sangat tinggi, pihak penanggung tentu saja akan memperhitungkan tingkat premi yang



23

jauh lebih tinggi daripada pertanggungan yang kemungkinan terjadinya kerugian kecil. Selain itu, biasanya pihak penanggung juga memperhitungkan nilai waktu uang yang dibayarkan oleh pihak tertanggung. Periodisasi pembayaran premi sangat tergantung pada perjanjian yang sudah dituangkan di dalam polis asuransi. Periodisasi dapat bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan.

A. Hasymi Ali, dkk (2007:55) menyatakan bahwa klaim adalah “permohonan atau tuntutan seorang pemilik polis terhadap perusahaan asuransi untuk pembayaran santunan sesuai dengan pasal-pasal dari sebuah polis.” Herman Darmawi (2001:46-47), menjelaskan bahwa: Ada dua tindakan dasar yang terbuka bagi perusahaan asuransi jika dikonfrontasikan dengan suatu klaim, yaitu membayar atau menolaknya. Dalam kebanyakan kegiatan hanya sedikit masalah sehubungan dengan jumlah pembayaran santunan (klaim) itu. Karena itu pembayaran kerugian adalah prosedur biasa. Tetapi pada hal-hal lain bahwa perusahaan asuransi merasa tidak perlu membayar tuntutan maka penanggung akan menolak tanggung jawabnya dan mendebat tuntutan itu.

Menurut Undang-undang No. 2 Tahun 1992 tentang usaha perasuransian dalam Y. Sri Susilo, dkk (2000:211), “asuransi jiwa adalah suatu jasa yang diberikan oleh perusahaan asuransi dalam penanggulangan risiko yang dikaitkan dengan jiwa atau meninggalnya seorang yang dipertanggungkan.” Sedangkan A. Abbas Salim (2005:25), menyatakan: Asuransi jiwa adalah asuransi yang bertujuan menanggung orang terhadap kerugian finansial tak terduga yang disebabkan karena meninggalnya terlalu cepat atau hidupnya terlalu lama. Selain itu Herman Darmawi (2001:73) berpendapat bahwa: “Sifat dasar asuransi jiwa, adalah proteksi terhadap kerugian finansial akibat hilangnya kemampuan menghasilkan pendapatan yang disebabkan oleh kematian, maupun usia lanjut. Proteksi tersebut dapat diperoleh dari perusahaan asuransi jiwa.” Dalam asuransi jiwa, yang dipertanggungkan adalah yang disebabkan oleh kematian. Jadi sifat dasarnya adalah perlindungan terhadap kerugian finansial akibat hilangnya kemampuan untuk menghasilkan pendapatan

yang disebabkan oleh kematian. Oleh karena adanya risiko yang demikian, maka timbul kesadaran untuk bekerjasama menghindarkan dan mengurangi akibat dari risiko tersebut. Kerjasama ini dikoordinir oleh perusahaan asuransi jiwa dengan menyebarkan risiko kepada orang-orang yang mau bekerjasama. Penyebaran ini dilakukan dengan memungut premi dari orang banyak dalam jumlah kecil sehingga dalam jangka waktu yang lama akan terhimpun dana besar. Dari dana inilah diambil sejumlah uang untuk santunan kepada yang terkena risiko.

Mengenai pengertian perusahaan asuransi jiwa, Undang-undang No.2 Tahun 1992 seperti dalam Herman Darmawi (2001:73) menyebutkan bahwa “Perusahaan asuransi jiwa adalah perusahaan yang memberikan jasa dalam penanggulangan risiko yang dikaitkan dengan hidup atau matinya seseorang yang dipertanggungkan.” Sedangkan menurut A. Hasymi Ali, dkk (2007:184), perusahaan asuransi jiwa adalah “suatu organisasi yang disahkan oleh negara yang bertujuan memberikan perlindungan asuransi jiwa dan pembayaran-pembayaran tahunan.

5. METODOLOGI PENELITIAN

Untuk memperoleh data yang

diperlukan dalam penelitian ini, maka peneliti melakukan pengambilan data pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Distrik Kediri, yang berlokasi di Jalan Letjen Suparman No.10 Kediri. Untuk menghadapi masalah yang ada pada perusahaan, penelitian ini menggunakan analisis kualitatif. Dengan teknik ini, penulis dapat mengetahui dan mengevaluasi penerapan dan pelaksanaan sistem informasi akuntansi dalam pembayaran klaim asuransi meninggal dunia yang kemungkinan masih terdapat kelemahan-kelemahan. Adapun analisis yang dilakukan mencakup:

1. Analisis struktur organisasi dan bagian yang terkait.

2. Analisis dokumen yang digunakan. 3. Analisis teknologi yang digunakan. 4. Analisis prosedur yang diterapkan.



24

6. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bumi Asih Jaya merupakan salah satu

perusahaan asuransi jiwa lokal di Indonesia yang telah berpengalaman puluhan tahun. Sejak didirikan pada tanggal 10 Juni 1967, merupakan gagasan dari KM Sinaga bersama teman-temannya untuk mendirikan perusahaan asuransi yang memiliki visi, misi dan tujuan hidup yang jelas dan bernilai bagi Tuhan dan sesama. Pada awal berdirinya, kondisi perekonomian Indonesia tengah dilanda inflasi yang sangat tinggi, sehingga mempengaruhi kepercayaan masyarakat terhadap asuransi. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan mencoba untuk menjual polis dengan mata uang dolar. Bumi Asih Jaya memiliki jaringan pemasaran yang luas dan tersebar di seluruh Indonesia. Dengan dukungan 286 kantor pemasaran, memiliki 6000 orang tenaga kerja. Bumi Asih Jaya juga mendirikan beberapa anak perusahaan yang bergerak di berbagai bidang. Untuk memperluas jaringan bisnisnya di luar negeri, dukungan internasional sangat dibutuhkan. Untuk itu perusahaan menjalin hubungan kerjasama dengan beberapa perusahaan asuransi dan reasuransi seperti Gibraltar Life (Jepang) dan Munich Re (Jerman). Selain itu Bumi Asih Jaya juga terdaftar sebagai anggota organisasi internasional seperti LIMRA, FALIA, MIA, dan IIC. Dalam perkembangannya, PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya saat ini memiliki 12 kantor cabang yang membawahi kantor distrik, kantor-kantor distrik tersebut membawahi kantor sektor, yang tersebar di seluruh Indonesia, untuk mendukung kegiatan kantor pusat yang berkedudukan di Jakarta. Kantor Distrik Kediri merupakan bagian dari Kantor Cabang Surabaya dan membawahi Kantor Sektor Pare, Blitar, dan Tulungagung.

Dalam pembayaran klaim, bagian-bagian dari struktur organisasi yang terlibat adalah kepala tata usaha, bagian klaim dan kasir. Bagian-bagian ini berdiri sendiri-sendiri, namun dalam pelaksanaan prosedur pembayaran klaim ini, semuanya saling terkait. Bagian klaim bertanggungjawab dalam melayani pengajuan klaim dari nasabah, memeriksa kelengkapan persyaratan, melakukan investigasi lapangan serta menghitung nilai klaim. Kepala tata

usaha bertanggungjawab dalam memeriksa kelengkapan berkas, berkoordinasi dengan district manager dalam menyetujui atau tidak berkas pengajuan klaim dikirim kepada kantor cabang, selain itu atas otorisasi district manager kepala tata usaha juga memerintahkan kepada kasir untuk melakukan pembayaran bila klaim disetujui. Kasir bertugas melakukan pembayaran atas klaim yang disetujui kepada nasabah, selain itu kasir juga bertugas melakukan pencatatan atas pengeluaran uang yang terjadi. Semua bagian ini juga bertanggungjawab dalam melakukan pemeriksaan terhadap perhitungan jumlah nilai klaim yang dibayarkan kepada nasabah. Seluruh bagian ini berada dibawah district manager dan kewenangan pembayaran klaim tetap berada pada district manager.

Dalam pembayaran klaim, dokumen-dokumen yang digunakan sebagai persyaratan antara lain: 1. Polis asli 2. Kuitansi premi terakhir 3. Copy bukti diri (KTP, KK atau Akta

Perkawinan) 4. Surat keterangan kepolisian (jika

meninggal dunia akibat kecelakaan) 5. Surat keterangan dokter (jika meninggal

dunia di rumah sakit) 6. Surat keterangan meninggal

dunia/penguburan dari pejabat berwenang

7. Laporan dinas luar 8. Hasil investigasi 9. Surat pernyataan klaim dari ahli waris 10. Kronologis penyakit (jka meninggal

dunia bukan di rumah sakit) Sedangkan dokumen yang digunakan

oleh perusahaan dalam pengeluaran kas disini jumlahnya sedikit, adapun dokumen yang digunakan oleh kantor distrik antara lain Kwitansi Pembayaran Klaim dan memo-memo. Kwitansi Pembayaran Klaim merupakan bukti telah dibayarkannya uang oleh perusahaan. Ditandatangani oleh nasabah yang bersangkutan sebagai penerima uang dan pembayar dari pihak perusahaan. Kwitansi Pembayaran Klaim dibuat rangkap 2 (dua), lembar 1 sebagai arsip perusahaan dan lembar 2 diberikan kepada penerima uang.



25

Untuk mendukung kegiatan operasionalnya, perusahaan menggunakan perangkat komputer dan mesin ketik untuk pembuatan formulir maupun surat menyurat. Sedangkan dalam pelayanan nasabah, perusahaan juga memiliki website yang sudah terintegrasi dengan seluruh sistem layanan perusahaan antara kantor pusat, kantor cabang dan kantor distrik di seluruh Indonesia menjadi satu kesatuan (online). Dengan program ini, perusahaan dapat segera mengetahui status nasabah, baik mengenai waktu jatuh tempo, nilai premi, total nilai premi yang telah dibayarkan. Perhitungan nilai klaim apabila risiko terjadi maupun apabila jatuh tempo dapat dilakukan dengan program ini, karena semua data-data nasabah sesuai dengan polis telah tersimpan semua pada program ini. Selain itu, kegiatan underwriting oleh kantor cabang dapat segera dilakukan dengan memasukkan data calon tertanggung oleh kantor distrik. Dengan program online ini, memungkinkan data nasabah dapat diakses di kantor distrik lain, serta memungkinkan klaim dapat dilakukan di kantor distrik lain.

Dalam pembayaran klaim, perusahaan membedakannya menjadi dua, yaitu klaim tahapan dan klaim meninggal dunia. Klaim tahapan adalah apabila pada masa asuransi berakhir atau habis kontrak, tertanggung masih hidup. Sedangkan klaim meninggal dunia adalah apabila tertanggung meninggal dunia dalam masa kontrak. Uang asuransi dapat dibayarkan kepada ahli waris yang ditunjuk, seperti yang tercantum dalam polis. Pada dasarnya, prosedur yang diterapkan perusahaan untuk dua jenis klaim ini adalah sama. Namun untuk klaim meninggal dunia, Kantor Distrik Kediri harus melakukan koordinasi dengan Kantor Cabang Surabaya. Kantor Distrik Kediri harus menunggu persetujuan dari Kantor Cabang Surabaya sebelum melakukan pembayaran klaim. Sedangkan klaim tahapan, kewenangan telah diberikan kepada kantor distrik sepenuhnya.

Adapun prosedur yang diterapkan dalam pembayaran klaim meninggal dunia adalah sebagai berikut:

1. Pengaju klaim membawa fotocopy identitas diri, buku polis, dan kwitansi pembayaran premi terakhir,

masing-masing sebanyak 2 (dua) lembar, dan disertai aslinya. Kemudian diserahkan ke Bagian Klaim.

2. Bagian Klaim memeriksa kelengkapan persyaratan, kemudian melakukan investigasi langsung ke lapangan. Selanjutnya melengkapi dengan berkas-berkas, antara lain: laporan dinas luar, surat keterangan dokter, laporan kronologis penyakit, surat keterangan kepolisian, dan lain lain (contoh terlampir). Kemudian diteruskan kepada kepala tata usaha untuk mendapat persetujuan.

3. Dari berkas-berkas yang diajukan, kepala tata usaha memeriksa kelengkapannya, setelah lengkap, dan dengan diotorisasi oleh district manager, selanjutnya berkas dan persyaratan dikirim ke kantor cabang untuk mendapatkan persetujuan. Kemudian bagian klaim menghitung nilai klaim.

4. Setelah permintaan klaim yang diajukan kantor distrik disetujui oleh kantor cabang, maka atas otorisasi district manager, kepala tata usaha memerintahkan kasir untuk membayar uang klaim sejumlah yang tertera di polis.

5. Kasir membayarkan uang klaim kepada nasabah dengan mengisi Kwitansi Pembayaran Klaim rangkap 2 (dua), lembar 1 sebagai arsip perusahaan, lembar 2 untuk nasabah.

Dalam menjalankan organisasi,

perusahaan menggunakan pola organisasi lini dan staf. District manager melimpahkan wewenang kepada bawahannya sesuai dengan tugas dan bagiannya masing-masing. Selain itu, district manager juga melimpahkan wewenangnya kepada unit-unit manager sektor di wilayahnya masing-masing. Organisasi perusahaan pada umumnya telah berjalan baik. District manager dibantu oleh kepala tata usaha beserta bawahannya, kepala tata usaha disini berperan sebagai pemberi pendapat, pelayan, maupun pengontrol. Ia memberikan nasihat kepada district manager atas keputusan yang akan diambil, membantu



26

district manager dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, dan membantu dalam mengontrol kinerja karyawan. Akan tetapi, dalam struktur organisasi, kepala tata usaha ditempatkan pada posisi seolah-olah tidak memiliki wewenang terhadap unit sektor manager maupun para agen yang berada dibawahnya. Padahal dalam pelaksanaannya, setiap agen harus melalui kepala tata usaha jika ada calon nasabah baru. Selain itu, district manager juga membawahi unit manager dan unit sektor manager yang bertugas mengkoordinasi kinerja agen-agen dalam mencari calon nasabah. Koordinasi antar karyawan juga berjalan baik, mengingat walaupun masing-masing bagian adalah berdiri sendiri, namun dalam mengerjakan suatu pekerjaan, masing-masing bagian tidak dapat berjalan sendiri melainkan saling melengkapi.

Dalam kegiatan pengeluaran maupun pemasukan kas, selain menerima maupun mengeluarkan uang, kasir juga bertugas melakukan pencatatan keuangan, hal ini tidak menjadi masalah asalkan kasir tidak melakukan persetujuan atas transaksi keuangan tersebut. Jadi kasir hanya bertugas sebagai pelaksana. Dalam pelimpahan wewenang tersebut, terlihat bahwa district manager mempunyai wewenang yang tidak terbatas pada karyawan dibawahnya. Hal ini akan mengakibatkan posisi district manager yang berisiko akan menyalahgunakan wewenangnya bila tidak diawasi. Untuk itu sebaiknya perusahaan memiliki pengawas untuk mengawasi tugas district manager dan karyawan-karyawan yang berada dibawahnya. Secara umum, uraian tugas pengawas antara lain: 1. Menguji dan mengevaluasi efektivitas

sistem pengendalian intern perusahaan dan kualitas manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

2. Menguji sistem yang dibuat untuk menjamin ditaatinya kebijakan-kebijakan, rencana-rencana, prosedur-prosedur, ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan yang berlaku.

3. Menguji cara-cara untuk melindungi harta perusahaan dan sedapat mungkin menguji kebenaran harta tersebut.

4. Menilai tingkat efektif dan efisiensi pengunaan sumber-sumber daya yang ada.

5. Menguji setiap kegiatan atau program untuk memastikan apakah hasil-hasil yang dicapai konsisten dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, dan apakah kegiatan usaha atau program-program yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan..

Dalam struktur organisasi, pengawas

ini nantinya adalah pihak yang dikirim oleh kantor cabang, tidak mempunyai kewenangan dan tidak bertanggungjawab kepada district manager. Sedangkan untuk mempertanggungjawabkan tugasnya, pengawas bisa bertanggungjawab kepada kantor cabang. Dalam pelayanan pembayaran klaim, bagian-bagian yang terlibat, yaitu kepala tata usaha, bagian klaim dan kasir, telah menjalankannya dengan baik, sebab telah ada pemisahan tugas sesuai dengan bidang pekerjaannya masing-masing. Pelaksanaan pembayaran klaim dilakukan oleh beberapa bagian, sehingga suatu bagian tidak mengerjakan prosedur pembayaran klaim ini secara penuh dari awal sampai akhir. Hal ini baik untuk pengawasan berjalannya suatu prosedur. Karena pengerjaan prosedur seperti ini memerlukan koordinasi yang baik antar bagian, maka karyawan pada masing-masing bagian harus meningkatkan kerjasama.

Dalam persyaratan pengajuan klaim, perusahaan meminta nasabah untuk memenuhi persyaratan yaitu fotocopy identitas diri, kwitansi pembayaran premi terakhir dan buku polis, beserta aslinya. Jika klaim meninggal dunia, dokumen yang harus dipenuhi ditambah dengan dokumen-dokumen yang menyatakan bahwa tertanggung benar-benar meninggal dunia, yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Pada saat pengaju melakukan permohonan klaim, sebaiknya perusahaan membuat suatu formulir permohonan klaim yang harus diisi oleh pengaju klaim, yang berisi data polis, data pengaju klaim dan kelengkapan dokumen, formulir ini diberi nomor urut. Hal ini dilakukan agar data klaim lebih tertata, karena selama ini jika ada pengajuan klaim, hanya berupa berkas-berkas saja. Dengan adanya formulir,



27

diharapkan dapat meningkatkan efektifitas karyawan, karena tidak perlu membuka per lembar untuk memeriksa kelengkapan berkas. Formulir ini dibuat rangkap 2 (dua), lembar 1 sebagai syarat pengajuan kepada kantor cabang, lembar 2 untuk arsip kantor distrik.

Pada saat bagian klaim selesai menghitung nilai klaim, sebaiknya dibuat Bukti Pengeluaran Uang Klaim (BPUK). BPUK berisi nama pengaju klaim, jumlah yang harus dibayarkan beserta rinciannya, dan diberi nomor urut dan tanggal. BPUK ini selanjutnya disampaikan kepada kepala tata usaha untuk diverifikasi, kemudian diotorisasi oleh district manager. BPUK dibuat rangkap tiga, lembar 1 sebagai arsip kasir, lembar 2 untuk nasabah dan lembar 3 sebagai arsip kepala tata usaha. Kemudian BPUK dapat dijadikan sebagai alat pengendalian intern oleh pimpinan.

Data dalam Kwitansi Pembayaran Klaim (contoh terlampir) di bagian kasir sudah tepat, akan tetapi sebaiknya kwitansi tersebut hanya berisi data penerima uang, jumlah dan kepentingan uang seperti kwitansi pada umumnya, sedangkan mengenai uraian perincian jumlahnya dapat dimasukkan pada Bukti Pengeluaran Uang Klaim (BPUK). Sehingga kwitansi yang semula berukuran besar (21 X 28 cm) dapat dikurangi menjadi ukuran sedang (15 X 10 cm). Dengan demikian dapat mengurangi biaya pencetakan.

Perangkat teknologi sudah sangat memadai dan menunjang kegiatan operasional perusahaan. Pemanfaatannya sudah baik karena telah dapat membantu perusahaan, dalam hal ini adalah karyawan dalam menjalankan tugasnya. Pengawasan akan program ini baik karena sebelum menjalankan program ini, karyawan harus memasukkan user name dan password. Hal ini baik untuk menghindari adanya pihak lain yang tidak berkepentingan untuk mengakses program ini dan data yang ada didalamnya. Selain itu, penggunaan teknologi yang sudah online antar seluruh kantor cabang maupun distrik juga memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Dengan teknologi komunikasi ini, membuat hubungan antar kantor yang tersebar di seluruh Indonesia dapat dengan mudah dilakukan. Dalam pelayanan pembayaran klaim, teknologi ini sangat

membantu. Karena data dari semua polis seluruh nasabah telah tersimpan seluruhnya, termasuk pembayaran premi yang dilakukan dan jumlah nilai klaim yang akan diterimanya, maka bila ada pengajuan klaim, tinggal melihat data nasabah dengan memasukkan kode berupa nomor polisnya. Selain itu, teknologi ini memungkinkan kantor distrik dapat mengetahui dengan cepat status calon tertanggung atas persetujuan terhadap permohonan asuransi yang dilakukan oleh kantor cabang. Untuk itu, perusahaan hendaknya dapat menggunakan teknologi ini dengan baik dan optimal. Selain itu, agar perangkat teknologi terus dikembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan usaha asuransi.

Salah satu alasan utama orang membeli asuransi jiwa karena sejumlah pertanggungan yang dibutuhkan ketika si tertanggung meninggal. Dalam rangka memenuhi tanggungjawab mereka terhadap pemilik polis dan ahli waris, maka pihak asuransi harus mengambil langkah-langkah pemastian bahwa pembayaran dilakukan secepatnya kepada pihak yang membutuhkan. Prosedur yang baik dirancang untuk menyeimbangkan antara hak ahli waris untuk mendapatkan pertanggungan dengan segera dan kebutuhan pihak asuransi untuk memeriksa validitas dari klaim tersebut. Prosedur dalam pembayaran klaim asuransi meninggal dunia pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya pada umumnya berjalan baik. Akan tetapi masih terdapat kelemahan pada kurangnya penggunaan dokumen. Pembuatan Formulir Pengajuan Klaim dibuat oleh bagian klaim pada saat nasabah mengajukan klaimnya. Bagian klaim terlebih dahulu harus memeriksa kelengkapan persyaratan yang dibutuhkan, jika sudah lengkap melakukan investigasi lapangan untuk memastikan tertanggung benar-benar meninggal dunia. Kemudian Formulir Pengajuan Klaim beserta persyaratan dan hasil investigasi lapangan diserahkan kepada kepala tata usaha untuk diperiksa kelengkapannya dan kemudian dikirim kepada kantor cabang untuk mendapat persetujuan klaim. Usulan prosedur selanjutnya adalah pembuatan Bukti Pengeluaran Uang Klaim (BPUK), BPUK dibuat oleh bagian klaim pada saat



28

menghitung nilai klaim. BPUK ini selanjutnya diserahkan kepada kepala tata usaha untuk diverifikasi kemudian diotorisasi oleh district manager. Kemudian kasir membayar uang sesuai dengan jumlah yang tertera di BPUK dan membubuhkan cap “TELAH DIBAYAR” pada BPUK tersebut, kemudian mengisi Kwitansi Pembayaran Klaim. BPUK lembar 2 dan kwitansi lembar 2 diserahkan kepada penerima uang, dan BPUK lembar 1 dan kwitansi lembar 1 diarsip oleh kasir. Selanjutnya BPUK dan Kwitansi Pembayaran Klaim dapat dijadikan sebagai bukti jika ada pemeriksaan oleh pimpinan. Untuk pembayaran klaim meninggal dunia, perusahaan dalam hal ini Kantor Distrik Kediri, masih belum mempunyai kewenangan. Kewenangan masih berada pada kantor cabang. Sebaiknya kantor distrik meminta kewenangan pembayaran klaim meninggal dunia dari kantor cabang. Pelimpahan wewenangan ini tentunya akan berpengaruh baik pada pelayanan kepada nasabah. Karena jika persetujuan klaim harus melalui kantor cabang, dikhawatirkan akan memerlukan waktu yang lama dan dapat mempengaruhi pelayanan kepada nasabah. Untuk itu, sebaiknya kantor distrik juga harus mempersiapkan kemampuannya untuk menjalankan prosedur-prosedur seperti yang dilakukan oleh kantor cabang. Salah satu hal yang dilakukan dalam penanganan klaim meninggal dunia adalah pemberitahuan kepada seluruh kantor distrik di seluruh Indonesia bahwa ada tertanggung yang meninggal dunia. Pemberitahuan ini dapat dilakukan oleh kantor distrik tanpa harus dilakukan oleh kantor cabang mengingat teknologi komunikasi yang digunakan telah memadai. Dapat juga dengan mempersiapkan personil-personil yang handal. Cara-cara tersebut tentunya dengan memperhatikan kemampuan finansial perusahaan dibandingkan dengan skala kegiatan perusahaan yang telah berjalan. Selain itu, hal penting yang harus dilakukan perusahaan di kantor distrik adalah melakukan cek lapangan untuk memastikan bahwa tertanggung benar-benar meninggal dunia dan tanpa ada unsur rekayasa.

Sedangkan besarnya nilai pemberian manfaat, setiap premi berbeda-beda sesuai dengan perhitungan risiko yang kemungkinan terjadi. Berikut ini disajikan

tabel contoh tingkat pembayaran nilai klaim. Dari tabel tersebut, dapat diketahui bahwa perusahaan asuransi memberikan perlindungan kepada nasabahnya atas risiko yang mungkin terjadi. Antara lain meninggal dunia, cacat tetap serta sebagian ataupun rawat inap di rumah sakit akibat kecelakaan. Diketahui juga bahwa terdapat pembedaan nilai klaim sesuai dengan risiko yang terjadi. Dengan adanya perbedaan ini menuntut personil yang menangani klaim harus cermat dan teliti terhadap perhitungan yang ada. Dalam hal penolakan klaim, perusahaan memiliki beberapa perkecualian, yaitu jika asuransinya telah mempunyai nilai tunai dan tertanggung meninggal dunia akibat:

1. Bunuh diri dalam jangka waktu 2 (dua) tahun sejak mulai asuransi atau sejak pemulihan polis.

2. Dihukum mati oleh lembaga peradilan yang berwenang.

3. Terlibat dalam perkelahian dan tidak sebagai orang yang mempertahankan diri.

4. Perbuatan kejahatan yang dilakukan oleh tertanggung.

5. Kecelakaan segala bentuk penerbangan non komersil dimana tertanggung pada saat itu bertindak selaku pilot/awak.

6. Perbuatan yang dilakukan dengan sengaja atau kekhilafan besar atau keterlibatan oleh salah satu dari mereka yang berkepentingan dalam polis (pemegang polis/yang ditunjuk).

7. Perusahaan akan membayarkan 50 % dari uang pertanggungan, jika meninggal dunia akibat penganiayaan, perbuatan kekerasan dalam pemberontakan, huru-hara, pengacauan atau perbuatan teror.

8. Dalam keadaan luar biasa (force majeur) seperti keadaan perang, bencana alam atau krisis ekonomi nasional, terlebih dahulu harus melalui rapat direksi.

Perkecualian diatas menuntut personil yang melaksanakan investigasi lapangan untuk benar-benar memastikan mengenai penyebab tertanggung meninggal dunia, sehingga sebaiknya perusahaan juga memberikan dukungan terhadap kinerja karyawannya. Dengan demikian perusahaan



29

tidak mengalami kerugian karena kesalahan investigasi. Perkembangan perusahaan dalam skala nasional selama lima tahun (2003 s.d 2007) disajikan dalam tabel berikut ini.

Tabel 1 Pertumbuhan Perusahaan Tahun 2003-2007

(Dalam Ratusan Ribu Rupiah)

SUBYEK 2003 2004 2005 2006 2007

Premi 190.787 236.029 256.934 305.379 432.490

Biaya 70.801 83.602 80.410 82.027 105.389

Klaim 112.833 132.257 148.345 188.472 243.429

Investasi 353.694 380.589 428.232 471.004 580.130

Aktiva 425.334 466.782 523.164 573.671 717.436

Cadangan 390.909 424.044 464.373 507.275 611.153

Ekuitas 29.252 39.156 50.850 56.339 92.964

Sumber : Data diolah

Pada tabel tersebut, pertumbuhan perusahaan mengalami tren kenaikan, dan hal ini harus berbanding lurus dengan peningkatan pelayanan kepada nasabah, sebab kepercayaan nasabah merupakan dasar atas kemajuan perusahaan.

7. KESIMPULAN DAN SARAN

Dari hasil penelitian dan pembahasan, dapat ditarik kesimpulan mengenai sistem informasi akuntansi dalam pembayaran klaim asuransi meninggal dunia yang diterapkan PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Distrik Kediri, sebagai berikut:

1. Dalam pembayaran klaim, PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya membedakannya menjadi dua, yaitu klaim tahapan dan klaim meninggal dunia. Pada dasarnya, prosedur pembayaran yang diterapkan untuk dua jenis klaim tersebut sama. akan tetapi untuk persetujuan klaim meninggal dunia harus melalui kantor cabang walaupun pengajuannya dilakukan di kantor distrik. Sedangkan untuk klaim tahapan, kewenangan pembayarannya telah ada pada kantor distrik sepenuhnya.

2. Pada Kantor Distrik Kediri, struktur organisasi yang digunakan adalah pola organisasi lini dan staf. Telah ada spesialisasi pekerjaan yang baik pada karyawan. Akan tetapi, pelimpahan wewenang dari district manager terkesan tak terbatas karena tidak ada pihak yang

mengawasi. Hal ini akan menyebabkan district manager bisa menyalahgunakan wewenangnya apabila tidak diawasi.

3. Bagian yang terlibat dalam prosedur pembayaran klaim adalah kepala tata usaha, bagian klaim dan kasir. Koordinasi antar bagian secara umum telah berjalan baik.

4. Penggunaan dokumen dalam prosedur pembayaran klaim masih kurang, karena hanya menggunakan Kwitansi Pembayaran Klaim. Dalam pembuatan kwitansi tersebut banyak terdapat ruang kosong, sehingga membuat kwitansi berukuran besar. Kekurangan dokumen ini dapat menghambat kinerja karyawan dalam penanganan klaim.

5. Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya menggunakan perangkat teknologi yang sudah memadai. Selain itu, perusahaan memiliki website yang sudah terintegrasi secara online yang menghubungkan seluruh kantor pemasaran di seluruh Indonesia. Dalam pembayaran klaim asuransi, teknologi ini sangat membantu dalam mengetahui status polis, baik mengenai waktu jatuh tempo, nilai premi dan nilai klaim yang akan dibayarkan.

6. Prosedur pembayaran klaim yang diterapkan mulai dari pengajuan hingga pembayaran uang sudah baik. Akan tetapi terdapat kekurangan dalam pembuatan formulir.

Setelah diketahui kelemahan-

kelemahan yang ada pada penerapan sistem informasi akuntansi dalam pembayaran klaim asuransi meninggal dunia, dapat diberikan saran-saran sebagai usulan untuk memperbaikinya dan saran-saran untuk lebih meningkatkannya. Adapun saran-saran tersebut antara lain:

1. Dalam struktur organisasi, hendaknya perusahaan dapat menambahkan pengawas. Pengawas ini dikirim oleh kantor cabang yang



30

bertugas mengawasi kinerja district manager dan bawahannya, melaksanakan tugasnya dalam kurun waktu tertentu, misalnya dua bulan sekali, tiga bulan sekali, atau waktu-waktu tertentu yang representatif. Waktu ini berubah apabila ada masalah-masalah khusus. Pengawas tidak memiliki wewenang dan tanggung jawab kepada district manager. Untuk pertanggungjawabannya, pengawas dapat bertanggung jawab kepada kantor cabang.

2. Dalam pembayaran klaim, bagian yang terlibat harus lebih meningkatkan koordinasi. Mengingat walaupun suatu bagian adalah berdiri sendiri, namun dalam melaksanakan prosedur ini semuanya saling terkait.

3. Perusahaan hendaknya membuat suatu Formulir Pengajuan Klaim. Tujuan penggunaan formulir ini agar berkas dan persyaratan yang ada lebih tertata. Pada saat menghitung nilai klaim, bagian klaim sebaiknya juga membuat Bukti Pengeluaran Uang Klaim (BPUK), yang diverifikasi oleh kepala tata usaha dan diotorisasi oleh district manager. BPUK ini merupakan dokumen sumber yang dapat dijadikan alat pengendalian intern oleh pimpinan.

4. Pembuatan Kwitansi Pembayaran Klaim sebaiknya dibuat lebih ringkas dengan memasukkan informasi yang tepat dan pemanfaatan ruang yang baik sebagaimana contoh terlampir.

5. Teknologi yang digunakan oleh perusahaan sudah memadai. Hendaknya dapat menggunakan teknologi ini dengan optimal dan terus mengembangkannya sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan dunia asuransi.

6. Dalam prosedur yang diterapkan, hendaknya seluruh personil yang terkait dapat melaksanakannya dengan cermat dan teliti dengan mengutamakan aspek-aspek pelayanan kepada nasabah. Dan apabila ada perubahan prosedur, diharapkan dapat terjadi koordinasi

yang baik antar karyawan maupun dengan pimpinan.

7. Kedepannya, hendaknya perusahaan dalam hal ini Kantor Distrik Kediri, dapat meminta kewenangan pembayaran klaim meninggal dunia dilakukan sepenuhnya di kantor distrik tanpa harus melalui prosedur di kantor cabang. Untuk itu Kantor Distrik Kediri harus memperhatikan seluruh aspek penunjang untuk menjalankan prosedur seperti kantor cabang, tentunya dengan memperhatikan kemampuan finansial perusahaan dan skala transaksi yang ada.

8. Pelaksana dari sistem informasi akuntansi adalah karyawan, maka hendaknya perusahaan juga memperhatikan kualitas sumber daya manusia ini. Peningkatan sumber daya manusia dapat dilakukan dengan mengadakan pelatihan-pelatihan kepada karyawan, terutama bila ada perubahan sistem pada perusahaan. Selain itu, hendaknya juga diperhatikan faktor seperti tunjangan dan jaminan kesejahteraan karyawan untuk lebih meningkatkan loyalitas para karyawan terhadap perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Ali, A. Hasymi, dkk, (2007), Kamus Asuransi, PT Bumi Aksara, Jakarta.

Al-Barry, M.D.J dan Hadi A.T, Sofyan, (2000), Kamus Ilmiah Kontemporer, Pustaka Setia, Bandung.

Baridwan, Zaki, (2000), Sistem Informasi Akuntansi, Edisi kedua, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta.

_____________, (2002), Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi kelima, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta.

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S., Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan: Amir Abadi Jusuf, Buku kesatu, Salemba Empat, Jakarta.



31

Cushing, Barry E., (1992), Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan, Terjemahan: Ruchyat Kosasih, Edisi ketiga, Erlangga, Jakarta.

Darmawi, Herman, (2001), Manajemen Asuransi, PT Bumi Aksara, Jakarta.

Departemen Pendidikan Nasional, (2002), Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, Jakarta.

Gibson, James L., Ivanchevich, John M., dan Donnely, James H., (1996), Organisasi Perilaku Struktur Proses, Edisi kedelapan, Jilid satu, Binarupa Aksara, Jakarta.

Hasibuan, Malayu S.P, (2005), Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah, Edisi Revisi, PT Bumi Aksara, Jakarta.

Kasmir, (2005), Bank & Lembaga Keuangan Lainnya, PT RajaGrafindo Persada, Jakarta.

Mulyadi, (2001), Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John., (2006), Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan: Deny Arnos Kwary dan Dewi Fitriasari, Edisi kesembilan, Salemba Empat, Jakarta.

Salim, A. Abbas, (2005), Asuransi & Manajemen Risiko, Salemba Empat, RajaGrafindo Persada, Jakarta.

Susilo, Y. Sri, dkk., (2000), Bank & Lembaga Keuangan Lain, Salemba Empat, Jakarta.

Tunggal, Amin Widjaja, (1993), Sistem Informasi Akuntansi (Pendekatan Tanya Jawab), PT Rineka Cipta, Jakarta.

Wilkinson, Joseph W., (1993), Sistem Akunting dan Informasi, Terjemahan: Agus Maulana, Edisi ketiga, Jilid satu, Binarupa Aksara, Jakarta.

ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI … 16-31_Ang Sandera.pdfpembayaran klaim asuransi...

Documents

Transcript of ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI … 16-31_Ang Sandera.pdfpembayaran klaim asuransi...