BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Kerja PraktekKerja praktek merupakan salah satu mata kuliah yang harus dipenuhi oleh setiap mahasiswa Fakultas Teknik Informatika Universitas Bhayangkara Surabaya. Kerja Praktek adalah tugas akademik yang diwajibkan kepada mahasiswa untuk mempelajari sistem dunia kerja yang sesungguhnya dengan cara magang di suatu intansi atau lembaga pada bagian atau divisi tertentu dalam beberapa waktu yang telah ditentukan.

Mengingat kebutuhan akan peningkatan efisiensi dan efektivitas dari setiap kegiatan dalam perusahaan tidak dapat di lakukan secara cepat dan akurat tanpa adanya dukungan dari Teknologi Informasi. Akurasi data, ketepatan waktu dan relevansi menjadi penentu kualitas informasi yang dihasilkan. Sehingga upaya untuk meningkatkan informasi yang lebih baik dari perusahaan dapat di lakukan secara efektif dan selalu update (infomasi yang terbaru) .Semua pekerjaan data dan informasi kali ini sudah dikerjakan dengan bantuan komputer, sedangkan pengumpulan data dan informasi serta penyebaran atau pendistribusiannya sudah dilakukan dengan alat telekomunikasi. Gabungan alat pengolah data dengan alat komunikasi telah menghasilkan alat yang canggih dalam bentuk jaringan informasi. Pekerjaan informasi tersebut dimulai sejak data dikumpulkan, diolah menjadi suatu informasi, diteruskan ke pimpinan dan kemudian diteruskan ke unit lain. Di unit lain kerja yang menerimanya dapat memprosesnya lagi menjadi informasi lain sesuai keperluan (pimpinan) unit kerja masing-masing.

Di unit yang mengolah kembali informasi yang diterimanya, beranggapan bahwa informasi yang diterima adalah masih sebagai data yang perlu diproses lebih lanjut menjadi informasi lain. Informasi hasil olahan tersebut kemudian diteruskan lagi ke unit lain, bilamana masih diperlukan.

Dengan beredarnya informasi dari unit satu ke unit lain maka terjadilah arus informasi atau hubungan informasi antar unit. Dalam suatu perusahaan terkadang pekerjaan yang satu dengan yang lainnya saling berhubungan dan untuk itu diperlukan suatu kerja sama antara bagian yang satu dengan yang lain. Seperti halnya dalam proses keluar masuk barang di gudang jadi PT. WANGTA AGUNG, maka hal tersebut diperlukan suatu kerja sama yang baik antara bagian penerima dengan bagian pengolah, supaya data tersebut dapat terjaga dan tersusun dengan rapi. Dan juga dibutuhkan ketelitian bagi penginput data barang masuk dan keluarnya, sehingga memudahkan untuk membuat laporan.

Sedangkan proses keluar atau masuknya barang pada gudang merupakan langkah-langkah yang ditempuh guna untuk memberikan informasi yang tepat secara sistematis dalam upaya mempermudah ataupun memperlancar pekerjaan pegawai mengingat semua data yang diperlukan harus disajikan secara lengkap dan sistematis. Berdasarkan uraian tersebut, dalam penulisan laporan kerja praktek ini penulis tertarik untuk mengambil judul Analisis Sistem Informasi Mutasi Barang Masuk Dan Keluar Gudang Jadi Di PT. WANGTA AGUNG. 1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, kami mengemukakan identifikasi dan rumusan masalah sebagai berikut :Identifikasi Masalah :a. Kurangnya pemahaman pegawai atau karyawan kantor dalam proses penginputan data ke sistem melalui teknik komputerisasi.

1.3 Rumusan Masalaha. Bagaimana Sistem Informasi dapat berjalan dan dapat memberikan informasi yang akurat dan sistematis kepada semua pihak yang berkepentingan.

b. Bagaimana langkah-langkah untuk mengenali dan menggunakan apliaksi melalui komputer oleh para pegawai atau karyawan kantor sehingga dapat memberikan informasi yang akurat.

c. Seberapa besar manfaat Sistem Informasi tersebut pada PT. WANGTA AGUNG. Agar dapat mempermudah, memperlancar pengerjaan laporan.

1.4Batasan MasalahBerdasarka pada latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka, dibuatlah batasan masalah agar ruang lingkup penelitian ini jelas batasan masalahnya. Adapun batasan masalah yang dibuat adalah sebagai berikut :

1. Penggunaan atau pengimplementasian system informasi pada mutasi masuk dan keluar barang pada gudang jadi.

2. Metode aplikasi program yang akan digunakan untuk merancang sistem informasi tersebut.3. Bagaimana Cara kerja aplikasi tersebut sehingga dapat memberikan informasi yang akurat dan sistematis.

1.5Tujuan

Pada dasarnya sudah menjadi hal yang umum, bahwa setiap aktivitas atau kegiatan yang dilakukan oleh manusia selalu didasarkan atas maksud dan tujuan yang ingin dicapai. Tujuan pada hakikatnya adalah menjawab dari rumusan masalah.

Tujuan dari penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut :

1.Setidaknya dapat membantu aktivitas pada PT. WANGTA AGUNG dalam pengelolaan data barang di gudang.

2.Kita sebagai mahasiswa dapat mengaplikasikan disiplin ilmu yang didapat baik secara teori maupun secara praktek.1.6Tempat dan jadwal Kerja Praktek

Kami (Penulis) melaksanakan Kerja Praktek di PT. WANGTA AGUNG SURABAYA, Dan sekaligus karyawan di bagian staff dengan tujuan membantu dan mempermudah pekerjaan.Sedangkan lama waktu perancangan atau peninjauan dan pengumpulan data sampai dengan pendokumentasian hasil dan pelaporan dalam pelaksanaan praktek kerja dimulai dari awal kali pertama kegiatan ini pada Tanggal 01 Desember 2013 s/d 30 Januari 2014.

Berikut kami uraikan dalam tabel kegiatan di PT. WANGTA AGUNG sebagai agenda rutinitas setiap harinya.

Tabel Kegiatan Pelaksanaan Kerja Praktek :

NoKegiatanJadwal Kegiatan

(Minggu ke)

12345678

1Mengoperasikan system dan deskripsi kerja

2Pengumpulan data

3Pengimplementasian data kedalam sistem

4Pendokumentasian dan Pelaporan

1.7Metodologi Kerja PraktekAdapun Maksud dari metodologi pelaksanaan penelitian adalah sebagai berikut :

1. Menambah dan memperluas pengetahuan tentang sistem informasi pengelolaan data.2. Memberi kesempatan kepada setiap mahasiswa yang ingin membandingkan serta menganalisa suatu pekerjaan berdasarkan pengetahuan ilmu yang telah diperoleh selama masa perkuliahan.B A B II

DASAR TEORI

2.1Pengertian Informasi

Informasi merupakan salah satu sumber daya yang paling utama yang dimiliki oleh suatu organisasi apapun jenis organisasi tersebut. Informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun yang akan datang.

2.2 Nilai Penting Informasi

Informasi berhubungan dengan keputusan dan keputusan yang diambil akan berhasil sesuai dengan informasi yang tepat dan sistematis . Adapun syarat syarat agar informasi ini tepat dan sistematis yaitu :

1. Akurat

Sebuah informasi akan dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bisa atau menyesatkan, bebas dari kesalahan dan harus jelas kemana arah tujuannya.2. Tepat WaktuInformasi sebagai dasar untuk menentukan keputusan haruslah memiliki ketepatan dalam waktu sehingga tidak terlambat untuk mengambil langkah selanjutnya.3. RelevanInformasi dikatakan sistematis jika relevan bagi pemakainya. Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap - tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.4. SumberInformasi yang baik adalah informasi yang mempunyai sumber yang jelas.

2.3Pengertian Sistem Informasia. Robert A Letch dan K.Roscoe Davis:Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

b. Hall (2001):Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.Dari kedua pengertian diatas, sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan dari berbagai informasi yang saling berkaitan dan berinteraksi satu sama lainnya untuk keperluan dan tujuan tertentu.

Sistem Informasi juga dapat didefinisikan sebagai :

a.Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

b.Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.

c.Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

d.Kumpulan dari sub-sub sistem, baik fisik maupun non-fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mengolah data menjadi informasi.

Adapun tahapan sistem informasi adalah sebagai berikut :

1.Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses.

2.Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Penyimpanan, yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

4. Output, yaitu suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari suatu proses informasi.

5.Kontrol, yaitu suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2.4Metode Analisis dan Perancangan Informasi Terstruktur

2.4.1 Alur Sistem (Flow Chart)Alur sistem (Flow Chart) merupakan bagan yang menunjukkan arus aktivitas pekerjaan secara keseluruhan (urutan sistem kerja yang berjalan). Bagian ini menjelaskan urutan-urutan dari setiap elemen yang berada didalam sistem. Agar sistem dapat memberikan informasi yang tepat, akurat dan dapat berjalan maksimal kita harus merancang dari sini dengan sebaik mungkin supaya saling terhubung dengan kondisi terstruktur.2.4.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) atau diagram hubungan entitas adalah suatu hal dalam suatu bentuk yang datanya dikumpulkan dan data berupa objek, orang, abstrak atau kejadian yang dihubungkan antara entitas yang berisi atribut. ERD digunakan untuk membuat model terstruktur data dalam suatu sistem informasi. Didalam perancangan ERD kita harus teliti bagaimana relasi-relasi harus saling terhubung dengan tepat agar sistem tetap berjalan dengan maksimal.

2.4.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi data yang tersimpan serta proses yang dikenakan pada data tersebut.

Definisi DFD (Data Flow Diagram) adalah sketsa atau bagan grafik yang menggambarkan arus data dari suatu sistem. Data Flow Diagram menampilkan beberapa komponen-komponen dari setiap bagian dengan tujuan memberikan informasi yang tepat dan akurat.2.5 PergudanganDalam bukunya yang berjudul Manajemen Pergudangan, seri Manajemen No. 57, Lembaga Pendidikan dan Pembinaan, Pustaka Sinar Harapan, Jakarta, Th. 1988. John Warman menyatakan bahwa pergudangan adalah penyimpanan atau pengolahan material yang efektif dan efisien, barang-barang di tempat yang sesuai dan selamat sehingga barang-barang itu diperlukan di pasaran.

Pergudangan yang efektif dan efisien adalah kemampuan beradaptasi pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan, himgga pengiriman.

2.5.1 Definisi GudangGudang adalah tempat kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan semua bahan di pabrik. Bahan yang disimpan di gudang biasanya berupa bahan baku, barang perlengkapan atau barang jadi.Fungsi dari aktivitas gudang sendiri adalah memelihara dan melindungi barang sampai dapat digunakan, dapat dibedakan atas 4 jenis, yaitu:1. Gudang operasional adalah gudang yang menyimpan bahan baku, barang setengah jadi, ataupun barang-barang dalam proses produksi. Barang ini disiapkan untuk digunakan dalam proses produksi berikutnya.

2. Gudang perlengkapan merupakan gudang untuk menyimpan perkakas kerja, bahan pelumas atau barang lainnyayang diperlukan dalam proses produksi dan tidak ditemukan kembali didalam produk akhir. Barang-barang ii digunakan dalam proses produksi, setelah itu dikembalikan lagi ke gudang

3. Gudang pengiriman adalah tempat pemyimpanan untuk hasil proses produksi yang biasanya disebut dengan gudang barang jadi (warehouseing).

4. Gudang musiman adalah gudang yang diperlukan oleh industri tertentu secara musiman sehingga harus memiliki tempat penyimpanan.

BAB III

PEMBAHASAN3.1Konsep Dasar Sistem Informasi Gudang JadiData adalah bahan yang diolah yang berupa angka, huruf, simbol, kata-kata yang dapat menunjukkan sebuah informasi. Pengolahan data ialah segala macam operasi yang dilakukan terhadap data dan data tersebut bermanfaat sesuai dengan tujuan yang berupa informasi akurat. Dan operasi pengolahan data terdiri dari sejumlah operasi pengolahan dasar, yaitu :

1. pencatatan (Recording)2. Duplikasi (Duplicating)3. Pemeriksaan (Verifying)4. Klasifikasi

5. Sorting6. Marging7. Kalkulasi

8. Memeriksa tabel, mencari dan mendapatkan kembali data9. Ringkasan dan penulisan laporan3.2 Analisis sistem yang sedang berjalan

Prosedur yang sedang berjalan pada sistem informasi mutasi keluar masuk barang di gudang jadi PT.WANGTA AGUNG, adalah sebagai berikut :

1. Mutasi masuk

Mutasi masuk terjadi ketika hasil produksi masuk kedalam gudang jadi, yang disertai dengan BPP. BPP(Bukti Penyerahan Produksi) adalah bukti barang jadi yang masuk ke gudang jadi. BPP dibuat per KIK karena nilai barang jadi yang dimasukkan sesuai dengan KIK.

2. Koreksi masuk

Koreksi masuk adalah form yang digunakan untuk menyesuaikan stok barang jadi. Nilai barang yang dimasukkan sesuai dengan harga average barang(rata-rata sesuai kartu stok)

3. Mutasi keluar

Mutasi keluar terjadi ketika barang jadi yang berada didalam gudang akan dikeluarkan, dengan lampiran surat jalan. Surat jalan adalah bukti barang keluar dari gudang jadi(dijual/dikirim ke customer).

4. Koreksi keluar

Koreksi keluar adalah form yang digunakan untuk menyesuaikan stok barang jadi. Nilai yang dikeluarkan sesuai dengan harga average.3.3 Basis Data (Database)

Database didefinisikan sebagai suatu kumpulan file-file yang saling berelasi sehingga membentuk suatu bangunan data. Relasi tersebut ditunjukkan dengan key kunci dari tiap file yang ada.

Dalam suatu file terdapat record-record sejenis, besar dan bentuk merupakan kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Isi field merupakan judul dari kelompok entity tersebut.

Perancangan database merupakan hal yang sangat penting, karena dapat memberikan informasi kepada pemakai tentang sistem yang dibuat dan dapat membantu memudahkan dalam proses pengolahan database itu sendiri. Tidaklah mengherankan bila perancangan database haruslah informatif dan memuaskan, sesuai kebutuhan yang ada, baik saat ini maupun yang akan datang.

3.4 MYSQL

Mysql adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basisdata SQL(DBMS) yang multithread, dan multi-user. MySQL adalah implementasi dari system manajemen basisdata relasional(RDBMS). MySQL dibuat oleh TcX dan telah dipercaya mengelola system dengan 40 buah database berisi 10.000 tabel dan 500 di antaranya memiliki 7juta baris.

MySQL AB merupakan perusahaan komersial Swedia yang menseponsori dan yang memiliki MySQL. Pendiri MySQL AB adalah dua orang swedia yang bernama David Axmark, Allan Larsson dan satu orang firlandia bernama Michel Monty. Setiap pengguna MySQLdapat menggunakannya secara bebas yang didistribusikan gratis dibawah lisensi GPL(General public License) namun tidak boleh menjadikan produk turunan yang bersifat komersial.3.5Analisis SistemAnalisis Sistem adalah susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan Dalam analisis terdapat langkah langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem, yaitu :

Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

Understand, memahami kerja dari sistem yang ada

Analyze, menganalisis sietem

Report, membuat laporan hasil analisisBerikut gambaran Flowchart Analisis Sistem Informasi Gudang Jadi adalah sebagai berikut: Gambar 3.1. Flowchart Sistem Informasi Gudang Jadi3.5.1Analisa dan Perancangan Sistem

3.5.1.1 Pengembangan SistemDalam pembahasan ini akan diterangkan tentang lingkungan yang digunakan dalam pengembangan program yang meliputi jenis perangkatlunak (software) yang digunakan, sistem operasi yang digunakan, dan spesifikasi perangkat keras (hardware) yang digunakan.3.5.1.2Jenis Perangkat Keras (Hardware) Yang DigunakanPerangkat keras yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini adalah perangkat keras dengan spesifikasi sebagai berikut :

1. Processor Intel Pentium IV 2.5 Ghz (min)

2. RAM 1 GB

3. Hard Disk 80 GB

4. Keyboard

5. Mouse

6. Printer Epson L210Semakin besar spesifikasinya maka akan semakin baik pula untuk pengerjaan sistem. Dengan begitu akan sangat terbantu pekerjaan-pekerjaan kantor pada setiap harinya.3.5.1.3Jenis Perangkat Lunak (Software) Yang DigunakanPerangkat Lunak yang digunakan adalah perangkat Lunak sebagai berikut :

1. Delphi 7

2. Sql server 20083.5.2ERD (Entity Relation Diagram)ERD sebagai bagan atau gambaran kinerja sistem yang sedang berjalan pada Sistem Informasi Gudang jadi PT.Wangta Agung :

Gambar 3.2. ERD (Entity Relation Diagram)3.5.3Menu Utama Program

Tampilan Menu Utama dalam program ini adalah sebagai berikut :

Gambar 3.3 Tampilan Menu Utama Program

disitu banyak menu seperti PPIC, Master, Gudang Bahan, Pembelian, Marketing, Gudang Kap, Gudang Jadi, Laporan, Utility, Help, Keluar. Untuk masuk ke program gudang jadi tekan menu Gudang Jadi.

Tampilan program bila ada barang jadi dari produksi akan masuk ke gudang maka harus masuk kemenu Bukti Penyerahan Produksi (BPP), seperti gambar dibawah ini:

Gambar 3.4 Tampilan Bukti Penyerahan Produksi

Pada gambar diatas, untuk memasukkan data tekan tambah dan masukkan No. BPP, Tgl. BPP, No. KIK, kode barang, Qty. BPP kemudian save. Setelah memasukkan BPP langkah selanjutnya koreksi stock barang jadi masuk pada menu Koreksi Stock Barang Jadi(tambah) seperti gambar dibawah ini:

Gambar 3.5 Tampilan Koreksi Stock Barang Jadi Masuk

untuk menginput koreksi tekan entry kemudian masukkan No, Kode Barang, Nama Barang, dan Qty. Apabila ada penjualan/pesanan customer masuk ke menu Form Penjualan, seperti gambar dibawah ini:

Gambar 3.6 Tampilan Form Penjualan

Tekan entry untuk meemasukkan Tgl Penjualan, No. PO, Buyer, Alamat, Dikirim Dengan, No. Kendaraan, termasuk PPN atau tidak, dan save(simpan). Sedangkan untuk koreksi keluarnya, tekan menu Koreksi Stock Barang Jadi(Kurang) seperti gambar dibawah ini:

Gambar 3.7 Tampilan Koreksi Stock Barang Jadi Keluar

untuk menginput koreksi tekan entry kemudian masukkan No, Kode Barang, Nama Barang, dan Qty. untuk melihat hasil penginputan tekan menu Kartu Stock seperti gambar dibawah ini:

Gambar 3.8 Tampilan Menu Kartu Stock

Masukkan Tanggal dan Kode Barang kemudian tekan ok, maka akan tampil laporan dari Kartu Stock Gudang Jadi seperti gambar di bawah ini:

Gambar 3.9 Tampilan Laporan Kartu Stock

Pada laporan Kartu Stock dapat dilihat saldo awal, koreksi masuk, koreksi keluar, dan saldo akhir yang ada pada Gudang Jadi.

BAB IV

PENUTUP4.1KesimpulanDari hasil penelitian dan analisis yang telah dilakukan pada sistem informasi gudang jadi PT.WANGTA AGUNG, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem informasi ini lebih menghemat waktu dalam proses pengolahan data.

2. Sistem ini lebih akurat, relevan, dan tepat waktu dalam penyampaian laporan.

3. Sistem ini lebih menghemat biaya operasional.

4. Sistem ini memberikan pelayanan yang lebih cepat.4.2Saran

Berdasarkan analisa dari kesimpulan yang telah dibuat, ada beberapa saran yaitu :

1. Untuk penelitian ke depannya diharapkan diperbaiki lagi, dan lebih lengkap.2. Menambahkan penelitian untuk gudang bahan.Demikian kesimpulan dan saran serta informasi yang dapat penulis sampaikan. Penulis sangat berharap sistem tersebut dapat membantu meningkatkan kinerja sistem. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat, akurat.DAFTAR PUSTAKA

Eko sudihanto. 2010. Contoh Format Pembukuhan Sederhana Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto HM. 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Http://id.wikipedia.org/wiki/MySQL

m

1

m

1

1

m

1

m

m

1

Page 1