ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...
-
Upload
nguyenkhuong -
Category
Documents
-
view
216 -
download
0
Transcript of ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PEGAWAI DI BPS PROVINSI DAERAH ISTIMEWA
YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Sunu Prasetyo 07.12.2311
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA 2011
Analysis and Design of Information Systems Employees in BPS Scheduling Special Area of
Yogyakarta Province
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Pegawai di BPS Provinsi Daerah
Istimewa Yogyakarta
Sunu Prasetyo
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
It is known that an information system plays an important role in an educational
institution, company or agency in delivering information and promotions.
As information systems must be effective and fuel-efficient in this case required a system,
as a supporting medium to deliver information and as a means of information and promotions to
enhance the image of an educational institution, company or institution.
BPS (Central Bureau of Statistics) is an educational institution that needs to interact and
socialize with the community.
In this regard the author delivered at the fundamental problem is how to build a Scheduling
Information System, so as to support the scheduling as expected. In this thesis the authors
performed an analysis of the weaknesses of the old system running so that could be equipped
with the new information-based systems. Since it is very unfortunate if the resources that already
exist are not well utilized to build the image, character and value of excellence.
Keyword; BPS (Central Bureau of Statistics), Scheduling
1. PENDAHULUAN
Karena ke akuratannya dalam menjalankan perintah, maka BPS ” Badan Pusat Statistik ”
dituntut menciptakan dan membangun sebuah sistem guna memberikan kemudahan dalam
memecahkan permasalahan yang ada.
Adapun permasalahan yang ada salah satunya yaitu tentang penjadwalan pegawai yang
dirasa masih sangat sederhana, sehingga sering terjadi kesalahan pada penempatan lokasi bagi
pegawai.
Karena itu dibutuhkan sistem untuk mengatasi masalah tersebut guna mempermudah
penjadwalan pegawai atau sekedar mencari keberadaan pegawai.
2. LANDASAN TEORI
Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata
tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan, yaitu sistem yang lebih
menekankan pada elemen – elemen atau kelompoknya, yang dalam hal ini sistem didefinisikan
sebagai berikut ini.
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari suatu prosedur – prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. 1
Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih menekankan urutan
operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neushl sebagai
berikut.
Suatu prosedur adalah suatu urut – urutan operasi klerikal ( tulis – menulis), yang
biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departeman, yang diterapkan untuk
menjamin penanganan yang seragam dari transaksi – transaksi bisnis yang terjadi. 2
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemem – elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.
Sistem adalah kumpulan elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertennu.
1 Jerry FiszGerand, Ardra F. FitzGerald, Warren D, Stallings, Jr., Fundamentals of System Analysis (edisi kedua; New York : John willey & Sons, 1981), hal.5 2 Richard F. Neuschel, Management by System, (edisi kedua ; New York: McGraw-Hill 1960) , hal. 10
Dengan demikian di dalam suatu sistem, komponen – komponen ini tidak dapat berdiri
sendiri – sendiri tetapi sebaliknya, saling berhubungan dengan membentuk suatu kesatuan
sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai.
3. ANALISIS
Analis PIECES yang dilakukan pada system informasi penjadwalan pada BPS (Badan
Pusat Statistik) Yogyakarta.
a. Analisis Kinerja (Perfomance)
Adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera
tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response
time) dari suatu sistem. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan
waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada BPS. Keterlambatan Pemberian
informasi mengenai jumlah pegawai yang bertambah membuat operator harus melakukan
penjadwalan lagi.
b. Analisis Informasi (Information)
Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak yang
mendapatkan informasi dapat melakukan langkah selanjutnya. Pada BPS Yogyakarta
masih terdapat beberapa situasi yang membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan
dalam hal pengolahan informasi. Salah satu contohnya adalah tentang pengolahan data
penjadwalan yang dimana masih mengunakan cara manual yang dirasa kurang efektif.
c. Analisis Ekonomi (Economy)
Adalah pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi.
Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi kontrol biaya dan peningkatan
manfaat. Saat ini banyak instansi mulai menerapkan paperless system artinya
meminimalkan penggunaan kertas dalam rangka penghematan. Oleh karena itu dilihat
dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan untuk media penjadwalan, sistem ini
dinilai kurang ekonomis. Berdasarkan penilaian secara ekonomis, maka sistem lama akan
lebih lambat menyesuaikan apabila terjadi program kegiatan yang makin bertambah,
selain itu jika dinilai dari penggunaan sumber daya, maka sistem yang lama dinilai tidak
efektif karena waktu yang dibutuhkan dalam pengolahan data cukup lama sehingga
menimbulkan peningkatan biaya operasional.
d. Analisis Pengendalian (Control)
Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada
segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses.
Adanya data yang salah dari sumber data akan mengakibatkan informasi yang didapat
kurang tepat. Karena data dimasukkan secara manual maka kesalahan dalam pemrosesan
data tidak dapat dikendalikan dengan baik. Masih sering juga terdapat kasus duplikasi
data, karena sistem lama masih manual maka kerangkapan data tidak dapat terdeteksi
sehingga berpengaruh pada penjumlahan data dan informasi yang salah sehingga akan
berpengaruh pada keputusan manajemen.
Dengan sistem baru kesalahan dalam memproses seperti menjumlahkan angka akan
terkendali dari kesalahan karena penjumlahan sudah otomatis diprogram melalui
komputer dan kerangkapan data tidak mungkin terjadi karena sudah diprogram tidak bisa
melakukan pengisian data yang sama lebih dari 1 kali.
e. Analisis Efesiensi (Efficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara
optimal. Operasi pada sebuah instansi dikatakan efisien atau tidak didasarkan pada tugas
dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan.
Dengan sistem baru yang diusulkan maka pembaruan data dapat dilakukan tanpa
membuat ulang laporan tetapi hanya dengan melakukan updating yaitu menambah,
mengubah, maupun mengapus data bisa dijalankan oleh user. Proses ini dapat dilakukan
setiap saat, jadi sistem baru lebih efisien karena jika ingin memperbarui data tinggal
melakukan pengubahan data tanpa harus membuat ulang.
f. Analisis Pelayanan (Service)
Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih
merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen. User dan bagian
lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.
Pada sistem yang lama untuk informasi tidak dapat diakses secara langsung dari
tempat lain dan informasi yang diberikan sangat terbatas. Pada sistem yang lama jika
ingin mengetahui lebih banyak tentang informasi yang disampaikan harus bertemu
langsung pada pihak-pihak terkait.
4. DATA FLOW DIAGRAM
Data Flow Diagram merupakan gambaran sistem logika. Gambaran ini tidak
tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data dan organisasi file. Dari
sistem flowchart di atas, maka dapat dibuat data diagram (DFD) yang menunjukkan arus
pengolahan data secara keseluruhan, data diagramnya adalah sebagai berikut :
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0
0 Sistem
Penjadwalan Pegawai
Data Entry
Pimpinan
Data Pegawai Data lokasi Data Penugasan
Laporan Penjadwalan
Data Entry
1
Input Data Pegawai
Pimpinan
4
Pengolahan Data Dan Laporan
2
Input Data
Penugasan
3
Input Data
Lokasi
Data Pegawai
Data Penugasan Data Lokasi
Data Pegawai
Data Lokasi
Data Entry
Data Entry
Data Penugasan
Data Pegaw
ai
Laporan
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 1
Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1
Pegawai
Data Pegawai
1.1 Input Data Pegawai
Data Pegawai
Tb Pegawai
Data Pegawai
Data Pegawai
1.2 Simpan
Data Pegawai
Data Pegawai
1.3 Update Data
Pegawai
Data Pegawai
1.4 Hapus Data
Pegawai
Data Pegawai
Data Pegawai
Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2
Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 2 Proses 3
Lokasi
Data Lokasi
3.1 Input Data
Lokasi
Data Lokasi
Tb Lokasi
Data Lokasi
Data Lokasi
3.2 Simpan
Data Lokasi
Data Lokasi
2.3 Update Data
Lokasi
Data Lokasi
3.4 Hapus Data
Lokasi
Data Lokasi
Data Lokasi
Data Penugasan
Tb Penugasan
Data Penugasan
Data Penugasan
2.2 Simpan
Data Penugasan
Data Penugasan
2.3 Update Data
Penugasan
Data Penugasan l
2.4 Hapus Data
Penugasan l
Data Penugasan
Data Penugasan
Penugasan
Data Tanggal
2.1 Input Data Penugasan
Tb Pegawai
Tb Pegawai
Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 2 Proses 4
4.4 Proses Data
Tgl.Penugasan
Pimpinan
4.5 Proses Data Penjadwalan
Tb Pegawai
Data Pegawai
4.2 Proses Data
Pegawai
Tb Tgl.Penugasan
Data Tgl.Penugasan
Tb Penjadwalan
Laporan Penjadwalan
Laporan Data Lokasi
Laporan Data Tgl.Penugasan
Laporan Data Pegawai
Laporan Data Pegawai
Laporan Data Lokasi
Tb Lokasi
Data Lokasi
4.3 Proses Data
Lokasi
Data Penjadwalan
5. ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data
berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk
menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang
digunakan, yaitu :
a. Entiti
Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu
yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi
panjang.
b. Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk
mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang
dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh
simbol elips.
c. Hubungan / Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat
digambarkan sebagai berikut :
Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu
(Abdul Kadir, 2002: 48) :
1). Satu ke satu (One to one)
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan
paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
2). Satu ke banyak (One to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada
himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas
pada himpunan entitas A.
3). Banyak ke banyak (Many to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada
himpunan entitas B.
Gambar 3.11 ERD
A Pegawai
B Lokasi
Lokasi Pegawai/Pe
nugasan
Nip
Nama
Tgl Lahir
Alamat
Telepon
Golongan
Tgl. Penugasa
Id. Lokasi Nama Lokasi
Id. Lokasi
Nama Lokasi
Nip Nama
6. Manual Program
Manual program merupakan petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara
mengoperasikan sistem billing ini sehingga nantinya dapat dicapai apa yang diinginkan.
1. Halaman Loggin User
Gambar 6.1 Halaman Login
Saat masuk ke halaman Login, administrator wajib untuk login menggunakan username
dan password. Jika tidak diisi dan tombol login di klik, maka akan menampilkan pesan kesalahan
bahwa username harus diisi dengan benar. Pesan kesalahan tersebut adalah sebagai berikut :
Gambar 6.2 Halaman validasi login
2. Admin
Pada halaman admin administrator bisa membuat Id yang akan digunakan untuk masuk ke
menu login.
Gambar 6.3 Halaman Admin
3. Menu Utama
Menu Utama adalah tampilan awal setelah login.
Gambar 6.4 Halaman Menu Utama
4. Form Pendataan Pegawai
Admin dapat mengedit maupun menghapus data-data pegawai yang dimasukkan jika
terjadi kesalahan entri data, maupun jika data tersebut sudah tidak digunakan lagi. Admin dapat
memasukkan yang baru dengan meng-update.
Gambar 6.5 Form Pendataan Pegawai
5. Form Tanggal Penugasan
Admin dapat mengedit maupun menghapus data-data tanggal yang dimasukkan jika terjadi
kesalahan entri data, maupun jika data tersebut sudah tidak digunakan lagi.
Gambar 6.6 Form Tanggal Penugasan
6. Form Pendataan Lokasi
Admin dapat memasukkan atau menambahkan mengedit dan menghapus data Pendataan
Lokasi yang telah diinputkan.
Gambar 6.7 Form Pendataan Lokasi
7. Form Penjadwalan
Data-data yang telah di masukan dari tabel Pegawai, Tugas dan Tempat.
Gambar 6.8 Form Penjadwalan
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dari bebagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini, maka dapat disimpulkan
beberapa hal sebagai berikut :
1. Sistem Lama
Pada sistem yang lama memiliki beberapa kelemahan antara lain :
a. Membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan data, karena pengolahan data
masih dilakukan secara manual.
b. Informasi yang disampaikan masih kurang akurat, relevan dan tepat waktu,
dikarenakan masih sering terjadinya gangguan dalam penyampain informasi.
c. Terlalu makan banyak biaya dalam pengolahan dan penyampain informasi.
2. Sistem Baru
Pada sistem yang baru ini memiliki beberapa tujuan antara lain :
a. Membantu kelancaran, kecepatan, ketepatan dan efesiensi mekianisme kerja dari
pengolahan data sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat.
b. Sistem yang baru lebih baik, karena dapat memberikan inforamsi yang cepat dan
tepat.
Saran
Mengingat tidak ada yang sempurna di dunia ini, maka penulis masih perlu banyak
masukan baik dari pembaca maupun orang yang berkepentingan. Beberapa saran yang dapat
penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan pengembangan Sistem Informasi Penjadwalan ini
adalah:
1. Dengan sistem yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan
kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan segera dapat
diperbaiki.
2. Agar kegiatan yang dilakukan hasilnya maksimum perlu ditingkatkan ketelitian personil
dalam menginputkan data untuk menghindari kesalahan-kesalahan.
3. Pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia dalam mengenal dan memanfaatkan
teknologi perlu ditingkatkan.
DAFTAR PUSTAKA
Kusrini, M.Kom dan Andri Koniyo, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi
dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server, Penerbit Andi, 2007
Jerry FiszGerand, Ardra F. FitzGerald, Warren D, Stallings, Jr., Fundamentals of System
Analysis (edisi kedua; New York : John willey & Sons, 1981), hal.5
Richard F. Neuschel, Management by System, (edisi kedua ; New York: McGraw-Hill 1960) ,
hal. 10
Jogianto.Hm, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek
Aplikasi Bisnis (Yogyakarta, Andi Offset, 1990), hal 3-5
M. Rudyanto Arief, Pemograman Basis data Menggunakan Transact- SQL dengan Microsoft
SQL Selver 2000,Penerbit Andi, 2005
Kusrini, M.kom., Strategis Perancanggan Dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi, 2006