ANALISA EFEKTIFITAS PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PADA KINERJA PT PEMBANGUNAN KEPRI (BUMD PROVINSI KEPRI)

A. Latar Belakang

PT Pembangunan Kepri adalah Badan Usaha Milik Daerah Provinsi

Kepulauan Riau yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi

Kepulauan Riau Nomor 2 Tahun 2006 tentang Pembentukan BUMD. PT

Pembangunan Kepri didirikan dengan Akta Nomor : 48 Tanggal 28 Juni 2008

yang dibuat dihadapan Notaris Haji Abdul Rahman, SH, dan berkedudukan di

Tanjungpinang. Akte Pendirian tersebut telah memperoleh pengesahan dari

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

dengan Surat Keputusan tertanggal 23 Januari 2007 dengan Nomor : W33-

00054 HT.01.01-TH2007. Kepemilikan saham PT Pembangunan Kepri dimiliki

oleh Pemerintah Provinsi Kepri sebesar 13.999 (tiga belas ribu sembilan ratus

sembilan puluh sembilan) lembar saham dan Koperasi Serba Usaha Amanah

Tuah Bintan sebesar 1 (satu) lembar saham, masing-masing lembar saham

bernilai sebesar Rp 1.000.000,- (satu juta rupiah)

Berdasarkan Perda Provinsi Kepri No 2 Tahun 2006 dan Akte

Pendiriannya, PT Pembangunan Kepri memiliki 3 (tiga) orang Komisaris yang

terdiri dari 1 (satu) Orang Komisaris Utama dan 2 (dua) orang komisaris dan 3

(tiga) orang Direksi yang terdiri dari 1 (satu) Direktur Utama, 1 (satu) Direktur

Administrasi dan Keuangan serta 1 (satu) Direktur Operasional yang diangkat

dan disyahkan melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

PT Pembangunan Kepri memiliki visi sebagai berikut “Membangun

perusahaan Indonesia yang berdaya saing & tangguh dalam persaingan

1

regional serta berdaya cipta nilai tinggi dengan optimalisasi potensi sumber

daya alam dan peningkatan potensi sumber daya manusia melalui

pengembangan wawasan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)”. Dan untuk

mewujudkan Visi tersebut disusun Misi PT Pembangunan Kepri sebagai berikut:

1. Membangun BUMD yang sehat & effisien sebagai penyedia barang dan jasa

dengan harga yang kompetitif serta pelayanan/mutu yang tinggi sehingga

mampu menghasilkan “laba yang maksimal” untuk memenuhi harapan

“Stake-Holders”.

2. Membantu meningkatkan Pendapatan Asli Daerah (PAD) yang dapat

digunakan untuk kesejahteraan masyarakat Kepulauan Riau dalam sektor

pendidikan, kesehatan, infrastruktur dan sarana sosial

3. Menciptakan kesempatan kerja melalui pengembangan dan menciptakan

anak usaha sektoral dengan adanya investasi baru, baik domestik maupun

asing.

4. Mengembangkan kemitraan dengan usaha kecil dan menengah (UKM) untuk

memberdayakan ekonomi kerakyatan dengan memberikan kesempatan

kepada pengusaha-pengusaha lokal sebagai bentuk “Synergy”.

Sebagai Badan Usaha Milik Daerah, PT Pembangunan Kepri dituntut untuk

segera bisa menghasilkan Pendapatan Anggaran Daerah (PAD) bagi Provinsi

Kepulauan Riau, namun kenyataannya sampai dengan Tahun Buku 2010 PT

Pembangunan Kepri belum mampu menyumbangkan PAD, bahkan justru terus

mengalami kerugian. Padahal dari awal pendiriannya PT Pembangunan Kepri

telah menerima setoran modal dari Pemerintah Provinsi Kepri sebesar Rp

13.999.000.000,- (tiga belas milyar sembilan ratus sembilan puluh sembilan juta

rupiah) dengan rincian setoran modal pada tahun 2006 sebesar

2

Rp 10.000.000.000 (sepuluh milyar rupiah) dan pada tahun 2007 sebesar Rp

3.999.000.000,- (tiga milyar sembilan ratus sembilan puluh sembilan juta

rupiah). Selain itu jajaran Komisaris dan Direksi PT Pembangunan Kepri adalah

orang-orang pilihan yang tidak diragukan kualitas dan integritasnya, khususnya

jajaran Direksi yang dipilih berdasarkan Fit dan Proper Test yang ketat.

Selain itu, sebagai perusahaan plat merah PT Pembangunan Kepri

diwajibkan menerapkan prinsip-prinsip corporate governance. Penerapan prinsip

corporate governance juga berimplikasi pada perubahan manajemen

perusahaanan menjadi lebih terstandarisasi, artinya ada sejumlah kriteria

standar yang harus dipatuhi perusahaan dalam melaksanakan aktivitas

aktivitasnya. Standar kinerja ini sekaligus dapat untuk menilai kinerja

perusahaan secara internal mupun eksternal. Standar internal yang bersifat

prosedural inilah yang disebut dengan Standar Operasional Prosedur (SOP).

Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai

efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan dalam melaksanakan program

kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah

sejumlah instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki.

Proses yang dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses

kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Prosedur operasional

standar adalah proses standar langkah - langkah sejumlah instruksi logis yang

harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran kerja.

Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran

kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan;

menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan

kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses

3

pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari

pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode

yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan

menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.

Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem,

mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu

tugas untuk mencapai tujuan perusahaan. SOP sebagai suatu

dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang

bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku.

Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan

bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja perusahaanan dapat terkendali

dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

PT Pembangunan Kepri sejak awal pendiriannya telah membuat dan

menerapkan SOP dalam pengelolaan kegiatan perusahaan, tapi kenyataannya

perusahaan yang mayoritas saham dimiliki pemprov kepri tetap mengalami

kerugian. Hal ini yang mendorong penulis untuk melakukan penelitian ilmiah

dengan judul “Analisa Efektifitas Penerapan Standar Operasional Prosedur

pada PT Pembangunan Kepri (BUMD Provinsi Kepri)”

B. Indentifikasi Masalah

Pimpinan Perusahaan (Direksi dan Dewan Komisaris) sangat

berkepentingan terhadap penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP).

Dengan penerapan SOP yang baik dan benar akan membantu dan

memudahkan pimpinan perusahaan untuk mengevaluasi terhadap kelemahan

4

yang menyebabkan membengkaknya biaya operasional dan akhirnya

menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat diidentifikasikan

masalah- masalah yang berkaitan dengan efektifitas penerapan SOP pada

kinerja PT Pembangunan Kepri sebagai berikut :

1. Ketidaksesuaian pelaksanaan prosedur operasional dengan standar

operasional prosedur yang telah ditetapkan dapat menyebabkan terjadinya

manipulasi keuangan perusahaan.

2. Penerapan Standar Operasional Prosedur yang tidak memadai menyebabkan

timbulnya penyelewengan dan tindak kecurangan-kecurangan dalam

pengelolaan perusahaan yang mengakibatkan perusahaan mengalami

kerugian.

C. Tujuan dan Kegunaan

Maksud dari penelitian ini adalah untuk mengkaji secara ilmiah tentang

sejauh mana efektifitas penerapan SOP pada kinerja PT Pembangunan Kepri

sebagai Badan Usaha Milik Daerah Provinsi Kepri, yang diharapkan mampu

menyumbangkan Pendapatan Asli Daerah dari pengelolaan dan pemanfaatan

dari asset dan kekayaan daerah. Dan tujuan dari penelitian ini dapat

disampaikan sebagai berikut :

1. Tujuan Penelitian

a. Untuk mengetahui efektifitas dari penerapan Standar Operasional

Prosedur pada kinjera PT Pembangunan Kepri dalam mengelola

kegiatan usaha dan keuangan perusahaan.

5

b. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan

Standar Operasional Prosedur pada PT Pembangunan Kepri

2. Kegunaan Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat antara lain :

a. Dari segi akademik, diharapkan penelitian ini dapat menjadi media untuk

mengaplikasikan berbagai teori yang dipelajari, sehingga selain berguna

dalam mengembangkan pemahaman, penalaran dan pengalaman

peneliti, juga berguna bagi pengembangan ilmu pengetahuan khususnya

ilmu pemerintahan

b. Dari segi Aplikatif, diharapkan dapat menjadi masukan dan bahan

alternative pemikiran atau pertimbangan bagi para pengambil keputusan

internal perusahaan maupun pemerintah provinsi kepri dalam

mengevaluasi dan memecahkan permasalahan yang serupa, serta dapat

bermanfaat sebagai referensi bagi penelitian yang lebih mendalam.

D. Kerangka Teoritis

1. Definisi SOP

Standard Operating Procedure (SOP) SOP adalah dokumen tertulis yang

memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP

memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau

berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga

dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow

chart). SOP sering juga disebut sebagai manual SOP yang digunakan

sebagai pedoman untuk mengarahkan dan mengevaluasi suatu pekerjaan.

6

Implementasi SOP yang baik, akan menunjukkan konsistensi hasil kinerja,

hasil produk dan proses pelayanan yang kesemuanya mengacu pada

kemudahan karyawan dan kepuasan pelanggan.

2. Tujuan dari Penerapan SOP

SOP banyak diimplementasikan terutama di perusahaan, lembaga atau

organisasi yang memerlukan kualitas pekerjaan sehingga dapat

menghasilkan produk yang berkualitas. Selain itu SOP dapat juga digunakan

sebagai standar kualitas untuk menuju ke standar internasional (ISO).

Penulisan dokumen dalam SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem

kualitas dan teknis yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan dan untuk

mendukung kualitas data informasi pada perusahaan. Penerapan SOP ini

akan membantu perusahaan untuk mempertahankan kualiats control dan

kualitas proses sehingga membawa perusahaan untuk tetap bertahan di

persaingan dunia bisnis.

Keteraturan dan kesistematisan dari prosedur ini, akan memudahkan antar

satuan kerja yang ada dalam melaksanakan tanggung jawab dan tugasnya.

hubungan timbal balik yang lancar akan mewujudkan keseimbangan kerja

yang baik bagi karyawan dan mewujudkan performansi yang

handal. Konsistensi terhadap system dapat terjamin meskipun kunci utama

pemegang kerja resign maupun digantikan dengan orang lain. Peraturan

tertulis SOP memudahkan seseorang melakukan suatu kerja dengan selamat

tanpa adanya masalah terhadap keselamatan diri atau pun pada peralatan

yang di gunakan tanpa bantuan orang lain.

7

Tujuan utama dari penerapan SOP adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam

pengerjaan suatu proses kerja yang dirancang dari SOP. Dari setiap teori

telah dikemukakan, diketahui bahwa tujuan dari SOP adalah untuk

memudahkan dan menyamakan persepsi semua orang yang

memanfaatkannya dan untuk lebih memahami setiap langkah kegiatan yang

harus dilaksanakannya .

Adapun tujuan – tujuan dari Standard Operating Procedure antara lain

sebagai berikut :

1. Agar pekerja dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu

prosedur kerja.

2. Agar pekerja dapat mengetahui dengan jelas peran dan posisi mereka

dalam perusahaan.

3. Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses kerja,

tanggung jawab, dan staff terkait dalam proses tersebut.

4. Memberikan keterangan tentang dokumen – dokumen yang dibutuhkan

dalam suatu proses kerja.

5. Memepermudah perusahaan dalam mengetahui terjadinya inefisiensi

proses dalam suatu prosedur kerja.

3. Manfaat SOP

Jika SOP dijalankan dengan benar maka perusahaan akan mendapat banyak

manfaat dari penerapan SOP tersebut, adapun manfaat dari SOP adalah

sebagai berikut :

8

1. Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan

terinci dengan jelas dan sebagai dokumentasi aktivitas proses bisnis

perusahaan.

2. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suatu prosedur operasional

kerja.

3. Mempermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program

training karyawan.

4. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak.

5. Membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap

proses operasional dalam perusahaan.

6. Membantu mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu

perubahan kebijakan.

7. Mempertahankan kualitas perusahaan melalui konsistensi kerja karena

perusahaan telah memilki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur

secara sistematis.

4. Cara Pembuatan SOP

Kesalahan pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh

perusahaan menjadi tidak maksimal. pembuatan SOP harus mengikuti

prosedur dan langkah-langkah yang sudah teruji dengan memperhatikan

beberapa hal sebagai berikut: (www.epa.gov)

1. SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi

langkah,fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah

2. Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan

berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya

9

3. Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif.

Pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu bukan mengharap

melakukan sesuatu. Contoh: ‘Kirim spesifikasi ke vendor’ bukan

‘Spesifikasi dikirim ke vendor’.

4. Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh:

‘Lengkapi lembar kerja buku dan kembalikan ke pengadaan’ bukan

‘Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi’.

5. Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu

kalimat. Contoh: ‘Kirim buku ke Bagian Pengolahan’

6. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah

kekembaran (duplikasi) pekerjaan dan harus ada pengecualian yang

seminimun-minimunya terhadap peraturan

7. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan

mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu

8. Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus

menerus atas pekerjaan yang dilakukan

9. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan

memperhatikan tujuan

10. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum.

SOP dibuat untuk lingkungan kerja tertentu tergantung pada kondisi dan

prosedur kerjayang sedang berlangsung. SOP sebaiknya tidak dibuat oleh

satu orang tapi sekelompok orang (tim) yang memiliki pengetahuan dan

ketrampilan yang cukup dalam bidang pekerjaan di lingkungannya.

Pembuatan SOP ini melibatkan beberapa pihak diantaranya sebagai berikut:

1. Pengurus Operasi (Operation Manager)

10

Pengurus Operasi akan mengarahkan seseorang penulis SOP untuk

membuat SOP dengan menyediakan garis panduan. Pengurus operasi juga

mengkaji semua prosedur yang digunakan sekurang-kurangnya sekali

setahun bergantung kepada keadaan.

2. Penulis SOP (Procedure Writer)

Procedure Writer akan membuat SOP tersebut.

3. Manajer Kualitas (Quality Manager)

Manajer Kualitas akan memahami dan merupakan orang yang

bertanggungjawab meluluskan prosedur tersebut.

4. Pengguna/pekerja (User)

Pengguna akan melaksanakan prosedur tersebut.

Tahap penting dalam penyusunan Standar operasional prosedur adalah

melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan

analisis prosedur kerja.

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan

fungsifungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang

diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem

adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling

mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk

keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang

ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur

11

merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani

pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.

2. Analisis Tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan

penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena

itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan

organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan

mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab

pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan

langsung dengan analisis tugas yaitu :

a. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis

dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas

khusus.

b. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun

dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang

mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu.

Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan

individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah

personel memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual

dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa

mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung

jawab yang didefinisikan itu.

c. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai

kemampuan pekerja untuk tugas spesifik

12

d. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan

kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk

setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain

e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur

penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas

dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat

pelaksanaan pekerjaan.

Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat

dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat

analisis tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu

membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan

serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.

3. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan

langkahlangkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan,

bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan,

dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur

diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam

langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan

demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah

pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu

orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk

melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.

13

Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur

(flow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang

akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini

perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedurprosedur dan selanjutnya

memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh

prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.

Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam

pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa

keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik

mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan;

mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan;

danmembuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang

berlainan. Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa

prinsip yang harus diperhatikan yaitu :

1. Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban

pengawasan;

2. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya;

3. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu;

4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;

5. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan;

6. Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap

peraturan;

7. Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu;

8. Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang

berubah;

14

9. Pembagian tugas tepat;

10.Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang

dilakukan;

11.Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya;

12.Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan

memperhatikan tujuan;

13.Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;

14.Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya

Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam “buku

pedoman organisasi” atau “daftar tugas”yang memuat lima hal penting,

yaitu :

1) Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan);

2) Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan

pekerjaan;

3) Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana

menggunakannya;

4) Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman

tersebut diterbitkan;

5) Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut

Penyusunan Standar Operasional Prosedur terbagi dalam tiga proses

kegiatan utama yaitu Requirement discovery berupa teknik yang

digunakan oleh sistem tersebut untuk mengidentifikasi permasalahan

sistem dan pemecahannya dari pengguna sistem; Data modeling berupa

teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan system data;

15

dan Process modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan

mendokumentasikan struktur dan data yang ada pada seluruh sistem

proses atau logis, kebijakan prosedur yang akan diimplementasikan dalam

suatu proses sistem.

Dilihat dari ruang lingkupnya, penyusuan SOP dilakukan disetiap satuan

unit kerja dan menyajikan langkah-langkah serta prosedur yang spesifik

berkenaan dengan kekhasan tupoksi masing-masing satuan unit kerja

yang meliputi penyusunan langkahlangkah, tahapan, mekanisme maupun

alur kegiatan. SOP kemudian menjadi alat untuk meningkatkan kinerja

penyelenggaraan perusahaanan secara efektif dan efisien. Prinsip dasar

yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP adalah :

1. Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur

dokumen;

2. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi;

3. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu

dikembangkan diagram alur dari kegiatan organisasi;

4. SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku;

5. SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya

kesalahan/penyimpangan;

6. SOP tidak terlalu rinci;

7. SOP dibuat sesederhana mungkin;

8. SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan

prosedur lain;

9. SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai

kebutuhan.

16

Berdasarkan pada prinsip penyusunan SOP di atas, penyusunan SOP

didasarkan pada tipe satuan kerja, aliran aktivitas, dan aliran dokumen.

Kinerja SOP diproksikan dalam bentuk durasi waktu, baik dalam satuan

jam, hari, atau minggu, dan bentuk hirarkhi struktur organisasi yang

berlaku. Proses penyusunan SOP dilakukan dengan memperhatikan

kedudukan, tupoksi, dan uraian tugas dari unit kerja yang bersangkutan.

Berdasarkan aspek-aspek tersebut SOP disusun dalam bentuk diagram

alur (flow chart) dengan menggunakan simbol-simbol yang

menggambarkan urutan langkah kerja, aliran dokumen, tahapan

mekanisme, serta waktu kegiatan. Setiap satuan unit kerja memiliki SOP

sesuai dengan rincian tugas pokok dan fungsinya, karena itu setiap satuan

unit kerjamemiliki lebih dari satu SOP

5. Pelaksanaan dan Pengembangan SOP

Terdapat tujuh langkah untuk mendeskripsikan suatu metode agar dapat

membuat suatu bentuk SOP yang baik dan benar, sehingga mudah untuk

dipahami oleh pengguna SOP tersebut. Berikut adalah tujuh langkah untuk

membuat SOP yang baik dan benar (digilib.petra.ac.id).

1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP

Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak manajemen dapat

menysusun langkah – langkah yang harus dilakukan untuk mencapai

tujuan tersebut, serta dapat mengetahui dan mengevaluasi keberhasilan

dari penerapan SOP tersebut.

17

2. Perancangan awal

Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple steps, hierarchical

stepsatau graphic format, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah

membuat tahapan dari proses yang ada dan yang harus dijalankan. Jika

bentuk SOP yanga akan digunakan adalah flowchart, maka langkah awal

yang haruss dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan

diselesaikan.

3. Evaluasi Internal

Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut dievaluasi

oleh seluruh anggota perusahaan yang terlibat sehingga dapat diketahui

kekurangan serta kesalahan yang terdapat pada rancangan awal tersebut

dan kemudian meminta saran, kritik dan usulan yang membangun. Dengan

melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam SOP tersebut,

maka proses pemahaman dan penerapan akan berjalan dengan lebih

mudah.

4. Evaluasi Eksternal

Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang berasal dari

luar perusahaan untuk menilai rancangan yang telah dibuat dan

memberikan saran, kritik dan usulan yang dapat membangun pembuatan

SOP tersebut. Pihak eksternal dari perusahaan tentu dapat menilai

rancangan dengan lebih objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat

langsung dalam proses penerapan SOP.

18

5. Pengujian

Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui SOP yang dibuat telah

seusai dengan standard yang ditetapkan oleh pihak manajemen dan

kemudian hasil pengujian dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam

melakukan perbaikan dan pengembangan.

6. Perbaikan

Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan dan

kesalahan dalam SOP yang telah dibuat dan kemudian dapat segera

dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat berjalan dengan lebih maksimal.

Pada tahap ini juga dapat dilakukan pelatihan bagi para pekerja agar dapat

memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk memepermudah mereka

dalam menjalankan pekerjaan.

7. Pengaplikasian

Setelah SOP telah selesai dibuat dan sesuai dengan standar yang telah

ditentukan, kemudian dilakukan pengaplikasian di seluruh divisi dalam

perusahaan sehingga tujuan awal yang telah ditetapkan dapat tercapai

dengan maksimal.

6. Implementasi SOP

Proses implemenatsi SOP termasuk setiap langkah yang dibutuhkan untuk

memeprkenalkan SOP kepada setiap orang yang terlibat dalam SOP tersebut

dan menjadikan SOP sebagai bagian penting dalam setiap operasi rutin.

Proses implementasi harus dirancang sedemikian rupa untuk memastikan

bahwa :

19

1. Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan

mengenai SOP yang telah diperbaiki ataupun SOP yang baru.

2.  Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan

dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota perusahaan,

terutama yang terlibat langsung dalam SOP tersebut.

3.  Setiap personil dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki

pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menerapkan

SOP dengan benar dan efektif termasuk pemahaman mengenai

konsekuensi jika terjadi kesalahan dalam penerapan SOP tersebut.

4. Terdapat personil yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya

proses, mengidentifikasi permasalahan – permasalahan yang mungkin

terjadi dan memberikan dukungan dalam proses implementasi SOP

tersebut.

7. Pengertian Kinerja

Kinerja atau juga disebut performance dapat didefinisikan sebagai

pencapaian hasil atau the degree of accomplishment. Sementara itu,

Atmosudirdjo (1997) mengatakan bahwa kinerja juga dapat berarti prestasi

kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu. Faustino (1995) memberi batasan

kinerja sebagai suatu cara mengukur kontribusi-kontribusi dari individu-

individu anggota organisasi kepada organisasinya.

Peter Jennergen (1993) mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang

menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara

aktual dan misi organisasi tercapai. Selanjutnya Pamungkas (2000)

20

menjelaskan bahwa kinerja adalah penampilan cara-cara untuk menghasilkan

suatu hasil yang diperoleh dengan aktivitas yang dicapai dengan suatu unjuk

kerja. Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yang

menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas

organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan.

E. Konsep Operasional

Untuk menghindari kemungkinan-kemungkinan terjadinya kekeliruan atau

interprestasi terhadap analisa yang digunakan, maka peneliti menggunakan dan

membatasi analisa penerapan standar operasional prosedur pada kinerja PT

Pembangunan Kepri, ini dikarenakan banyaknya factor-faktor lain yang bisa

digunakan dalam menilai efektifitas kinerja pada PT Pembangunan Kepri yang

merupakan sebuah perseroan terbatas yang mayoritas sahamnya dimiliki oleh

Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau.

1. Penilaian Kinerja

Penilaian terhadap kinerja dapat dijadikan sebagai ukuran keberhasilan suatu

organisasi dalam kurun waktu tertentu. Penilaian tersebut dapat juga dijadikan

input bagi perbaikan atau peningkatan kinerja organisasi selanjutnya. Dalam

institusi pemerintah khususnya, penilaian kinerja sangat berguna untuk

menilai kuantitas, kualitas, dan efisiensi pelayanan, memotivasi para birokrat

pelaksana, melakukan penyesuaian anggaran, mendorong pemerintah agar

lebih memperhatikan kebutuhan masyarakat yang dilayani dan menuntun

perbaikan dalam pelayanan publik. Berbeda dengan organisasi privat,

pengukuran kinerja organisasi publik sulit dilakukan karena belum

21

menemukan alat ukur kinerja yang sesuai. Kesulitan dalam pengukuran

kinerja organisasi publik sebagian muncul karena tujuan dan misi organisasi

publik seringkali bukan hanya sangat kabur, tetapi juga bersifat

multidimensional.

Organisasi publik memiliki stakeholders yang jauh lebih banyak dan kompleks

ketimbang organisasi privat. Stakeholders dari organisasi publik seringkali

memiliki kepentingan yang berbenturan satu sama lain. Akibatnya, ukuran

kinerja organisasi publik di mata para stakeholders juga berbeda-beda. Para

pejabat birokrasi, misalnya, seringkali menempatkan pencapaian target

sebagai ukuran kinerja sementara masyarakat pengguna jasa lebih suka

menggunakan kualitas pelayanan sebagai ukuran kinerja.

Lenvine (1996) mengemukakan tiga konsep yang dapat digunakan untuk

mengukur kinerja organisasi publik, yakni :

1. Responsivitas (responsiveness) : menggambarkan kemampuan organisasi

public dalam menjalankan misi dan tujuannya terutama untuk memenuhi

kebutuhan masyarakat. Penilaian responsivitas bersumber pada data

organisasi dan masyarakat, data organisasi dipakai untuk mengidentifikasi

jenis-jenis kegiatan dan programorganisasi, sedangkan data masyarakat

pengguna jasa diperlukan untuk mengidentifikasi demand dan kebutuhan

masyarakat.

2. Responsibilitas (responsibility): pelaksanaan kegiatan organisasi publik

dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau

sesuai dengan kebijakan organisasi baik yang implisit atau eksplisit.

Responsibilitas dapat dinilai dari analisis terhadap dokumen dan laporan

22

kegiatan organisasi. Penilaian dilakukan dengan mencocokan

pelaksanaan kegiatan dan program organisasi dengan prosedur

administrasi dan ketentuan-ketentuan yang ada dalam organisasi.

3. Akuntabilitas (accountability): menunjuk pada seberapa besar kebijakan

dan kegiatan organisasi publik tunduk pada para pejabat politik yang

dipilih oleh rakyat. Data akuntabilitas dapat diperoleh dari berbagai

sumber, seperti penilaian dari wakil rakyat, para pejabat politis, dan oleh

masyarakat.

Weisbord (1993) mengemukakan 6 indikator pengukuran kinerja organisasi

publik, yang meliputi tujuan, struktur, reward, mekanisme tata kerja, tata

hubungan dan kepemimpinan.

2. SOP Sebagai Tolok Ukur Efektifitas Kinerja

Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai

efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan dalam melaksanakan program

kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah

sejumlah instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki.

Proses yang dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses

kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Prosedur

operasional standar adalah proses standar langkah - langkah sejumlah

instruksi logis yang harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran

kerja.

Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja

yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan

23

bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan

peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan

kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan

pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan;

menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan

hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.

Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem,

mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu

tugas untuk mencapai tujuan perusahaan. SOP sebagai suatu

dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan

yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku.

Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk

memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja perusahaanan

dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem

manajemen kualitas (Quality Management System), yakni sekumpulan

prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen

sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk

(barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem

manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini

mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.

Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat

proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Secara

konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsip

manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi

24

perusahaanan(organisasi publik). Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip

manajemen kualitas dapat diterapkan dalam SOP karena sifat organisasi

perusahaan berbeda dengan organisasi privat.

F. Metode Penelitian

1. Jenis Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan penelitian studi kasus dimana

penulis berusaha mencari jawaban tentang kinerja PT Pembangunan Kepri

sebagai BUMD Provinsi Kepulauan Riau yang tujuannya utamanya

memberikan sumbangan Pendapatan Anggaran Daerah (PAD) dari sisi

efektifitas penerapan standar operasional prosedur (SOP). Penelitian Studi

Studi Kasus adalah mempelajari secara intensif latar belakang serta interaksi

lingkungan dari unit yang menjadi subjek; tujuannya memberikan gambaran

secara detail tentang latar belakang, sifat, karakteristik yang khas dari kasus,

yang kemudian dijadikan suatu hal yang bersifat umum. Hasilnya merupakan

suatu generalisasi dari pola-pola kasus yang tipikal. Ruang lingkupnya bisa

bagian / segmen, atau keseluruhan siklus /aspek. Penelitian ini lebih

ditekankan kepada pengkajian variabel yang cukup banyak pada jumlah unit

yang kecil.

2. Lokasi Penelitian

Adapun lokasi penelitian ini dilakukan pada kantor PT Pembangunan Kepri di

Jalan DI Panjaitan No 28 Km 7 Kelurahan Melayu Kota Piring Kecamatan

Tanjungpinang Timur Kota Tanjungpinang Provinsi Kepulauan Riau.

25

3. Sumber dan Jenis Data

a. Data Primer yaitu data diperoleh langsung dari responden yang menjadi

sasaran penelitian, kemudian data dikumpulkan dan akan

diklasifikasikan sesuai kebutuhan penelitian

b. Data Sekunder yaitu data yang diperloeh langsung dari data yang ada di

Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau, dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan permasalahan penelitian

4. Teknik dan Alat Pengumpul Data

Untuk mendapatkan data-data yang mempunyai hubungan dengan judul

penelitian ini, penulis menggunakan beberapa teknik yaitu sebagai berikut :

a. Kuesioner, yaitu menyusun suatu daftar pertanyaan yang didasarkan atas

beberapa indikator yang berupa pertanyaan tertulis.

b. Dokumentasi, yaitu catatan atau daftar yang telah ada atau dilakukan oleh

objek penelitian

G. Sistematika Penulisan

BAB I Pendahuluan

Dalam Bab ini diuraikan tentang Latar Belakang, Identifikasi Masalah,

Tujuan dan Kegunaan, Kerangka Teori, Konsep Operasional, Metode

Penelitian dan Sistematikan Penulisan.

BAB II Gambaran Umum PT Pembangunan Kepri

26

Dalam Bab ini diuraikan dasar hukum dan peraturan pendirian PT

Pembangunan Kepri, Struktur Organisasi, Job description, Standar

Operasional Prosedur yang digunakan serta laporan rugi laba per 31

Desember 2010 serta gambaran umum lainnya.

BAB III EFEKTIFITAS PENERARAPAN STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR PADA KINERJA PT PEMBANGUNAN KEPRI

Dalam Bab ini diuraikan gambaran dan data-data atau informasi yang

sudah dianalisis, berupa Efektifitas Penerapan Standar Operasional

Prosedur pada Kinerja PT Pembangunan Kepri

BAB IV Penutup

Bab ini menguraikan tentang kesimpulan-kesimpulan terhadap

keseluruhan pemaparan dari Bab I sampai dengan Bab III dan disertai

saran-saran.

27

DAFTAR PUSTAKA

BUKU – BUKU :

Agus Dwiyanto. 1999. “Penilaian Kinerja Organisasi Pelayanan Publik”. Makalah

Seminar Kinerja Organisasi Sektor Publik Kebijakan dan Persiapannya.

Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIPOL UGM Yogyakarta.

James L. Gibson dkk. 1997. Organisasi dan Manajemen : Perilaku, Struktur dan

Proses. Jakarta : Erlangga.

The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Yeremias T. Keban. 1995. “Kinerja Organisasi Publik”. Bahan Seminar Sehari dalam

rangka Purna Tugas Drs. Sediyono. FISIPOL UGM Yogyakarta.

DOKUMEN :

Peraturan Daerah Provinsi Kepulauan Riau nomor 2 Tahun 2006 tentang

Pembentukan BUMD

Akte Notaris No………………………..tentang Pendirian PT Pembangunan Kepri

Keputusan Direksi No. …………….. tanggal ……………….. tentang Standar

Operasional Prosedur

Undang-Undang No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara

28

WEBSITE :

(digilib.petra.ac.id)

 (www.akademik.unsri.ac.id)

 (www.epa.gov)

(Aries, 2007)

29