AKSI PERUBAHAN SISTEM MANAJEMEN PENGOLAHAN...

AKSI PERUBAHAN

SISTEM MANAJEMEN PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN BERBASIS

SATU DATA UPTD PUSKESMAS GUNUNG SARI ULU

“ SIMBADA”

Oleh:

Rina Marini, S.K.M.

NDH 26

Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN

DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH LEMBAGA

ADMINISTRASI NEGARA 2020

AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020

1

LEMBAR PENGESAHAN

AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa Laporan Aksi Perubahan

Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I tahun 2020 :

Rina ; Rina Marini, S.KM

NDH : 26

NIP : 198108272006042032

Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Instansi : UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu Kota Balikpapan

Judul Aksi Perubahan : SISTEM MANAGEMEN PENGELOLAAN

DATA DAN DOKUMEN SATU DATA

(SIMBADA) UPTD PUSKESMAS GUNUNG

SARI ULU.

TELAH DISEMINARKAN dalam Seminar Aksi Perubahan, pada hari Selasa, 19

Mei 2020 bertempat di Kampus Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Otonomi

Daerah (Puslatbang KDOD) Lembaga Administrasi Negara menggunakan

aplikasi Zoom Meetung.

Narasumber, Coach

Windra Mariani, S.H.,M.M Muhammad Harry R, S.P.i., M.M. NIP. 19820305200501 2 001 NIP. 198510092011011012

i


1


1

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warohmatullohi Wabarokatuh, Alhamdulillah puji syukur

kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayahnya

sehingga dalam pelaksanaan implementasi dan penyusunan laporan aksi perubahan

Sistem Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen Berbasis Satu Data

(SIMBADA) UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu Kota Balikpapan terselesaikan

dengan baik. Laporan aksi perubahan ini merupakan syarat wajib dalam

menyelesaikan tugas Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2020

yang diselenggarakan oleh Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Otonomi Daerah

(Puslatbang KDOD) Lembaga Administrasi Negara Samarinda.

Tentunya jika kegiatan pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini dapat selesai

dengan hasil yang maksimal merupakan suatu keberhasilan bagi kami. Dengan

keterbatasan kami dalam melaksanakan implementasi aksi perubahan, maka ada

beberapa hambatan yang reformer temui di lapangan dan jika pelatihan

kepemimpinan pengawas ini dapat diselesaikan dengan baik tentulah karena bantuan

dan dukungan dari banyak pihak terkait yang telah membantu :

1. Orang tua, Suami dan anak serta keluarga tercinta yang selalu mendukung

dalam proses pelatihan dari awal sampai selesai.

2. Bapak Muhammad Harry R, S.P.i., M.M selaku Coach yang telah banyak

meluangkan waktunya untuk membimbing reformer.

3. Ibu Windra Mariani, S.H.,M.M selaku Narasumber pada seminar

rancangan dan seminar laporan aksi perubahan.

4. Ibu dr. Andi Sri Juliarty, M.Kes Kepala Dinas Kesehatan Kota

Balikpapan.

5. Ibu Dra. Alwiati, Apt Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Balikpapan selaku

Sponsor yang selalu memberikan Dukungan, Motivasi dan arahan pada

reformer.

6. drg. Farida Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu selaku Mentor

yang selalu setia memberikan Bimbingan, Motivasi serta Arahan kepada

reformer.


1

7. Seluruh Tim Efektif serta Pegawai di UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

yang reformer cintai dan banggakan.

8. Seluruh Pegawai di Dinas Kesehatan Kota Balikpapan yang saya

banggakan.

9. Seluruh Kepala UPTD Puskesmas dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha di

Kota Balikpapan.

10. Semua Stakeholder yang terlibat dan telah mendukung terlaksananya aksi

perubahan ini.

11. Kepala Pusat dan semua staf pada Puslatbag KOD LAN di Samarinda

12. Serta seluruh peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan 1

Tahun 2020 yang selalu memberi semangat dan solid selama kegiatan ini

berlangsung.

Sehubungan dengan hal tersebut maka reformer ingin menyampaikan rasa

hormat dan terima kasih yang setinggi-tingginya kepada seluruh pihak yang

telah mendukung hingga terselesaikannya implementasi aksi perubahan ini.

Aksi Perubahan ini merupakan suatu wujud dedikasi yang diberikan untuk

Meningkatkan Kinerja UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu, Reformer sangat

berharap bahwa aksi perubahan ini akan sangat bermanfaat bagi siapa saja

yang membaca dan menambah pengetahuan bagi kita semua.

Wabilahi Taufiq Walhidayah

Wassalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.

Balikpapan, 17 Mei 2020

Reformer


1

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN………………………………………... LEMBAR PERSETUJUAN …………………………………………….. KARTU KONSULTASI MENTOR ……………………………………….. KATA PENGANTAR ……………………………………………… EXECUTIVE SUMMARY …………………………………………. DAFTAR GRAFIK ………………………………………………………. DAFTAR GAMBAR ……………………………………………………………. DAFTAR TABEL ……………………………………………………………. BAB I ……………………………………………………………………… PENDAHULUAN ……………………………………………………………

1.1. DESKRIPSI AKSI PERUBAHAN …………………………………

1.2. LATAR BELAKANG …………………………………………………

1.3. KONSEP AKSI PERUBAHAN SIMBADA …………………………

1.4. TUJUAN AKSI PERUBAHAN ……………………………………………

1.5. MANFAAT AKSI PERUBAHAN ……………………………………

1.6. TATA KELOLA AREA PERUBAHAN PERUBAHAN DAN TIM EFEKTIF

……

1.7. STAKEHOLDER YANG TERLIBAT

1.8. ESTIMASI ANGGARAN …………………………………………

1.9. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH ………………………

1.10. JADWAL KEGIATAN RENCANA AKSI PEUBAHAN ………………

BAB II ……………………………………………………………………………………

IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN ……………………………………………… 2.1. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ……………………………… 2.1.1. HASIL CAPAIAN AKSI PERUBAHAN ……………………………… 2.1.2. DUKUNGAN STAKEHOLDER ………………………………………………

1. Dukungan dari Walikota Balikpapan ……………………………………… 2. Dukungan dari Sekretaris Dinas ………………………………………… 3. Dukungan dari Kepala Dinas Kesehatan ……………………………

2.1.3. PERUBAHAN PETA STAKEHOLDER …………………………………… 2.2. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ……………………………

2.2.1. MEMBANGUN INTEGRITAS TIM ……………………………… 2.2.2. PENGELOLAAN TIM …………………………………………………… 2.2.3. KENDALA YANG DIHADAPI ……………………………………… 2.2.1. MEMBANGUN BUDAYA MELAYANI …………………………

2.3. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ………………………………… BAB III ……………………………………………………………… KESIMPULAN DAN SARAN ……………………………………………… 3.1. KESIMPULAN ……………………………………………………………… 3.2. SARAN …………………………………………………………..


1

DAFTAR LAMPIRAN :

1. SK Kepala UPTD Puskemas Gunung Sari Ulu Tentang Pembentukan Tim Efektif

2. SK Kepala UPTD Puskemas Gunung Sari Ulu Tentang Tim Pengelola SIMBADA

3. Edaran Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu tentang Penggunaan SIMBADA

4. SOP Pengelolaan data Dan Dokumen UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

5. Petunjuk Penggunaan SIMBADA

6. Undangan, Daftar Hadir, Notulen Rapat Pembentukan Tim Efektif

7. Undangan, Daftar Hadir, Notulen Sosialisasi “SIMBADA” kepada Pegawai UPTD

Puskesmas Gunung Sari Ulu

8. Undangan, Daftar Hadir, Notulen Monitoring dan Evaluasi “SIMBADA” kepada

Pegawai UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

9. Undangan, Notulen Sosialisasi “SIMBADA” kepada Seluruh UPTD Puskesmas Se-

Kota Balikpapan Melalui Online (Zoom Metting)

10. Surat Dukungan Stakeholder.

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Alur Pengumpulan Data saat ini

Gambar 2. Alur Pengumpulan Yang diharapkan

Gambar 3. Gambar Analisis Masalah

Gambar 4. Buku Ekspedisi Pengiriman Laporan Bulanan UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

Gambar 5. Milestone Gambar 6. Struktur Tim Efektif

Gambar 8. Strategi Komunikasi Dengan Stakeholder


1

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Data Jenis Laporan Bulanan UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

Tabel 2. Rekapitulasi Berdasarkan Klasifikasi Jenis Dokumen dan jenis Data

UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

Tabel. 5. Jadwal Kegiatan rencana Aksi Perubahan


1

EKSEKUTIF SUMMARY

Ketidakefektifan mekanisme pengolahan data, diterima dan dikirimkan

pengguna data yang mengakibatkan keterlambatan dalam penyampaian laporan.

Keterlambatan pelaporan ini diakibatkan padatnya kegiatan pemegang program

diluar gedung seperti kegiatan posyandu atau pelaksananan kegiatan program

kesehatan di masyarakat Dengan merancang suatu system yang mempermudah bagi

Pemegang Program untuk mencatat, mengolah dan melaporkan datanya secara

tranparan dan akuntabilitas maka diperlukan suatu system yaitu “SIMBADA” yang

dapat mengakomodir kebutuhan Puskemas baik untuk memudahkan dalam

pencatatan, mengolah dan Pelaporan data serta penyimpanan Dokumen secara

elektronik dan Online yang otomatis dengan mudah diakses bersama-sama bahkan

menggunakan perangkat laptop,

“SIMBADA” merupakan system yang memanfaatkan layanan

penyimpanan online (cloud Storage) milik Google memudahkan pengguna untuk

menyimpan file melalui internet dan Mengolah data dengan menggunakan Google

Sheet secara bersama-sama dengan menggunakan perangkat yang berbeda yaitu

computer, laptop bahkan android dari proses mengolah dan mengirim dari pengelola

program langsung ke pengguna data salah satu yaitu Dinas Kesehatan Kota

Balikpapan dapat langsung menggunakan aplikasi Bit.ly dan diteruskan ke

Whatsapp pribadi pemegang program sehingga link data hanya satu kali dikirimkan

sehingga menghemat waktu. kentungan bagi Organisasi dalam hal ini UPTD

Puskesmas Gunung Sari Ulu yaitu sistem Data Cloud akan membuat data tetap up

to date. Bahkan mampu berkomunikasi dalam waktu yang sama dengan tim di

Puskesmas sehingga nantinya data dapat mudah serta cepat diolah dan dianalisa

sesuai kebutuhan Internal Puskesmas maupun eksternal Puskesmas. Sehingga

dengan Penggunaan Sistem Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen Berbasis

Satu Data (SIMBADA) UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu sebagai salah satu

upaya dalam peningkatan kinerja dan Mutu pelayanan Kesehatan di Puskesmas.


1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 DESKRIPSI AKSI PERUBAHAN

SIMBADA adalah Sistem Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen

berbasis satu data UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu. SIMBADA berisi Kumpulan

data dan format laporan yang dapat digunakan dalam pelaporan kinerja dan

keuangan UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu. SIMBADA bertujuan untuk

mewujudkan peningkatan kinerja dan budaya kerja akuntabilitas pengelolaan data

UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu.

1.2 LATAR BELAKANG

Berdasarkan Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 30 Tahun 2018

Tentang Pembentukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Unit

Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Pada Dinas Kesehatan Kota Balikpapan. Salah

satu Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Pada Dinas Kesehatan Kota

Balikpapan adalah UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu, dipimpin oleh seorang

Kepala Puskesmas yang membawahi dan membawahi Kepala Sub Bagian Tata

Usaha dan Jabatan Fungsional Kesehatan.

Salah satu tugas pokok dan Fungsi Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPTD

Puskesmas Gunung Sari Ulu adalah melakukan pengumpulan dan penyiapan

bahan perencanaan program, keuangan, ketatausahaan, rumah tangga,

perlengkapan, kepegawaian dan kehumasan serta pengelolaan barang milik

Daerah.. Berikut adalah gambaran jenis laporan bulanan yang merupakan tugas

dan fungsi Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPTD Puskesmas Dinas Kesehatan

Kota Balikpapan.


1

No Jenis Laporan Unit Laporan Tujuan Laporan

1 Rekapitulasi Daftar Hadir Finger print

Tata Usaha

Dinas Kesehatan, BKPSDM Kota Balikpapapn

2 Rekapitulasi Potongan Kehadiran Pegawai

3 Laporan Realisasi Anggaran

4 Laporan FKTP

5 Laporan HIV

Kesehatan Kerja dan Olah Raga

Dinas Kesehatan

6 Laporan Kesehatan Kerja dan Olahraga

7 Laporan HBSAg

8 laporan ISPA dan Pnemonia

Pencegahan dan Pengendalian Penyakit

9 Laporan Surveilans (Kasus Baru )

10 Laporan Data Kesakitan

11 Laporan SP2TP

12 Laporan PTM (Kasus Baru dan Lama)

13 Laporan Kasus Kematian

14 Rekapitulasi Skrining Usia Produktif

15 Deteksi Faktor Resiko PTM

16 Rekap Pemeriksaan IVA dan Posyandu

17 Laporan10 Penyakit

18 Laporan jumlah kunjungan Paten JKN

19 Kunjungan Peserta BPJS Kesehatan

20 Laporan Imunisasi

Imunisasi

21 Rekapitulasi Imunisasi Ibu Hamil dan Wanita Usia Subur

22 Laporan PKPR

23 Registrasi Imunisasi rutin

24 Laporan Bayi Balita

25 Laporan Buku KIA Kesehatan Ibu dan Anak 27 Laporan KIA

Sumber : UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu, 2020

Tabel 1. Data Jenis Laporan Bulanan UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

Laporan sebagaimana dimaksud pada tabel 1, merupakan inputan data dari

penanggung jawab program:

1. UKM Esensial dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat

- Promkes

- Kesling

- KIA/KB-UKM

- Pencegahan Peyakit

- Perkesmas


1

2. UKM Pengembangan

- Kesehatan Lansia

- UKS/UKGS

Data sebagaimana dimaksud selain digunakan oleh penanggung jawab

program juga digunakan oleh penanggung jawab program lainnya, laporan harus

dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kota Balikpapan. Banyaknya Jenis yang harus

dipenuhi mengakibatkan dibutuhkannya sistem yang dapat digunakan secara bersama

untuk mempermudah dalam proses pencatatan, pengolahan, dan pelaporan data dari

penanggung jawab program sehingga bertujuan untuk meningkatkan transparansi dan

akuntabilitas.

Data yang dikumpulkan sebagai dasar yang kemudian dipergunakan oleh

Pengambil Keputusan atau Kebijakan dalam hal ini Kepala Puskesmas bersama sama

dengan Kepala Sub Bagian tata Usaha dengan seluruh penanggung jawab program

kesehatan untuk menyusun perencanaan kegiatan juga sebagai dasar analisis

masalah kesehatan masyarakat dan kebutuhan masyarakat, dan juga perencanaan

kebutuhan dan peningkatan kompetensi sumber daya manusia Puskesmas yang nilai

akhir dari proses pencatatan, pelaporan dan evaluasi terhadap akses, mutu dan

cakupan pelayanan kesehatan.


1

NO Unit Jenis Dokumen Jenis Data

1 Kepegawaian Kenaikan Gaji Berkala Data Penjagaan Kenaikan

Gaji Berkala

Kenaikan Pangkat Data Usulan Kenaikan Pangkat

Evaluasi Penilaian Kinerja Pegawai

Data Rekapitulasi Evaluasi Penilaian Kinerja Pegawai

Daftar Urutan Kepangkatan Pegawai Data Umum Pegawai

SOP Kepegawaian Data Identifikasi Diklat

Pegawai Tahunan

Juknik Tata Naskah Surat UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

Data Rekapitulasi Cuti Tahunan Pegawai

Diklat Pegawai

Rekapitulasi Absensi Bulanan dan Tahunan Pegawai

Cuti Pegawai Rekapitulasi Pemotongan Tunjangan Kinerja atas Absensi Kehadiran Bulanan dan Tahunan Pegawai STR dan SIP Pegawai

Laporan Bulanan Program Kesehatan di Puskesmas

Rekapitulasi Data Keberlakuan STR dan SIP tenaga Medis dan Paramedis

Data Pelaporan Kewajiban Pajak Pribadi Pegawai (LP2P, Siharka, LHKPN, SPT Tahunan)

2 Keuangan Realisasi Anggaran (Monev) Laporan Realisasi Bulanan Monev

SP2D BOK dan JKN

Matriks Penjagaan Anggaran Pelaksanaan Kegiatan BOK berdasarkan RPK Puskesmas

Laporan Retribusi

Rekapitulasi Pencairan SP2D Anggaran BOK dan JKN

3

Rumah Tangga

Daftar Inventaris barang dan kendraan Aset Puskesmas

Data Bulanan Persediaan Barang

Data Cek list Kebersihan Fasilitasi Pelayanan di Puskesmas

Data Pemelihaaraan Kendaraan Puskesmas (Ambulan dan Mobil Operasional Puskesmas) Ceklist Harian

Data Sarana dan Prasarana (Aset Puskesmas)


1

NO Unit Jenis Dokumen Jenis Data

4 Sistem Informasi

Data Kunjungan Bulanan kunjungan Pelayanan Data Kunjungan Masyarakat Miskin

Data Kepuasan Pelanggan 5

Manajemen Mutu

Daftar Saran dan Kritik dari Kotak Saran

Tabel 2. Rekapitulasi Berdasarkan Klasifikasi Jenis Dokumen dan jenis Data


Pelaksanaan pengumpulan dan penyiapan bahan perencanaan program,

keuangan, ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan, kepegawaian dan

kehumasan serta pengelolaan barang milik Daerah pada UPTD Puskesmas Gunung

Sari digambarkan melalui diagram Alur sebagai berikut :

Gambar 1. Alur Pengumpulan Data saat ini

Tanda Tangan Kapus

(Validasi)

Pengarsipan di Bagian Tata

Usaha

Rangkap Berkas diserahkan ke PJ Program

Laporan dikirim

Singkronisasi Data

Bagian Tata Usaha

Pengolah Data (Penanggung Jawab

Program) 1. KIA 2. Imunisasi 3 Perkesmas 4. PKPR 5. Kesehatan Lingkungan 6. Gizi 7. Promkes 8. P2 Penyakit 9. Kesehatan Lansia 10. UKS/UKGS


1

Gambar 2. Alur Pengumpulan Yang diharapkan

Dari Gambar diatas menunjukan adanya keterlambatan penyampaian laporan

kepada Dinas Kesehatan yang seharusnya dikirim sebelum tanggal 5 setiap bulannya

sedangkan laporan sudah disampaikan kepada Sub Bagian Tata Usaha UPTD

Puskesmas adalah tanggal 2 setiap Bulannya. Keterlambatan pelaporan ini

diakibatkan padatnya kegiatan pemegang program diluar gedung seperti kegiatan

posyandu atau pelaksananan kegiatan program kesehatan di masyarakat.

Bagian Tata

Usaha

Tanda Tangan Kapus

(Validasi)

Laporan dikirim

Pengolah Data (Penanggung Jawab

Program)


1

Gambar 3. Gambar Analisis Masalah

KONDISI SAAT INI

1. Data dan dokumen

tidak terintegrasi

sehingga

membutuhkan

waktu untuk

singkronisasi data

dan validasi

2. Tingginya

permintaan data

dan dokumen

3. Laporan yang

dikirim terlambat

KONDISI YANG DIHARAPKAN

1. Laporan terkirim

tepat waktu

2. Tersedianya data

dan dokumen yang

real time.

TEROBOSAN

Membangun Sajian Data

Puskesmas untuk

pengambilan keputusan

dan mempercepat

penyediaan data bagi

pihak eksternal

INOVASI DALAM BENTUK AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN

PELAYANAN PUBLIK

Sistem Manajemen Pengelolaan

data dan dokumen berbasis satu

data UPTD Puskemas Gunung

Sari Ulu (SIMBADA) dengan

pemanfatan Google Drive


1

Gambar 4. Buku Ekspedisi Pengiriman Laporan Bulanan


Gambar diatas menunjukkan keterlambatan dalam pengiriman laporan kepada

Dinas Kesehatan yang seharusnya dikirim sebelum tanggal 5 setiap bulannya, yang

seharusnya laporan bulanan diserahkan kepada Bagian Tata Usaha sebelum tanggal 2

Setiap Bulannya.

1.3 KONSEP AKSI PERUBAHAN

Dari Permasalahan yang muncul Ketidakefektifan mekanisme alur

tersebut mengakibatkan keterlambatan dalam penyampaian laporan berikut contoh

adanya keterlambatan penyampaian laporan kepada Dinas Kesehatan yang seharusnya

dikirim sebelum tanggal 5 setiap bulannya dan batas waktu laporan diterima oleh

Kepala Sub Bagian Tata Usaha adalah tanggal 2 setiap Bulannya. Keterlambatan

pelaporan ini diakibatkan padatnya kegiatan pemegang program diluar gedung seperti

kegiatan posyandu atau pelaksananan kegiatan program kesehatan di masyarakat

Dengan merancang suatu system yang mempermudah bagi Pemegang Program untuk

mencatat, mengolah dan melaporkan datanya secara tranparan dan akuntabilitas maka

diperlukan suatu system yaitu “SIMBADA” yang dapat mengakomodir kebutuhan

Puskemas baik untuk memudahkan dalam pencatatan, mengolah dan Pelaporan data

serta penyimpanan Dokumen secara elektronik dan Online yang otomatis dengan

mudah diakses bersama-sama bahkan menggunakan perangkat laptop,


1

Komputer dan android. Sehingga SIMBADA akan memangkas waktu dari

proses pengelolaan hingga pengumpulan laporan Program Kesehatan di Wilayah Kerja

Puskesmas.

“SIMBADA” merupakan system yang memanfaatkan google drive yang

merupakan layanan penyimpanan online (cloud Storage) milik Google yang telah

diluncurkan sejak April 2012 yang lalu. Google Drive memudahkan pengguna untuk

menyimpan file melalui internet dan Mengolah data dengan menggunakan Google Sheet

secara bersama-sama dengan menggunakan perangkat yang berbeda yaitu computer,

laptop bahkan android dan mudah mengaksesnya dimanapun dan kapanpun, Data tetap

aman dengan memanfaatkan fitur Siapa saja yang mengedit dan melihat atau

mengomentari dokumen sehingga data dan dokumen Anda tidak akan hilang, Untuk

pengolahan data menggunakan google Sheet memiliki kentungan bagi Organisasi dalam

hal ini UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu yaitu sistem Data Cloud akan membuat data

tetap up to date. Bahkan mampu berkomunikasi dalam waktu yang sama dengan tim di

Puskesmas sehingga nantinya data dapat mudah serta cepat diolah dan dianalisa sesuai

kebutuhan Internal Puskesmas maupun eksternal Puskesmas. Yang nantinya data akan

terintegrasi dari berbagai macam sumber data pemegang program.

1.4 TUJUAN AKSI PERUBAHAN

1. Tujuan Jangka Pendek

Terimplementasinya dan tersedianya Laporan di 1 Unit (Bagian Tata Usaha)

melalui Sistem Manajemen Pengelolaan data dan dokumen berbasis satu data

UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu (SIMBADA)

2. Tujuan Jangka Menengah

1. Terimplementasinya dan tersediannya Laporan dari Seluruh Unit

melalui system manajemen pengelolaan data dan dokumen berbasis

satu data UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu.(SIMBADA)

2. Tersedianya SIMBADA yang dapat diterapkan di semua Puskesmas

3. Tujuan Jangka Panjang

Terwujudnya Peningkatan kinerja dan budaya kerja Akuntabilitas

pengelolaan data UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu


1

1.5 MANFAAT AKSI PERUBAHAN

1. Internal

a. Memudahkan Penanggung Jawab program dan Kasubbag Tata Usaha

dalam penyampaian pelaporan kepada Dinas Kesehatan Kota

Balikpapan

b. Memudahkan Penanggung Jawab program dan Kasubbag Tata Usaha

dalam akses telusur data dan dokumen.

c. Laporan yang akuntabel dapat memudahkan kepala puskesmas dalam

pengambilan keputusan atau kebijakan terkait pencapaian kinerja.

2. Eksternal

a. Meningkatkan Mutu pelayanan kesehatan di UPTD Puskesmas

Gunung Sari Ulu b. Terpenuhinya kebutuhan Data dan Dokumen yang diperlukan oleh

pihak Ekternal (Stakeholder) dalam menyusun kebijakan atau

Perencanaan Program Kesehatan

c. Meningkatkan kecepatan retrieving Data yang diperlukan pihak

eksternal.

1.6 KETERKAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN ISU STRATEGIS

Aksi perubahan tentang Sistem Manajemen pengelolaan data terpadu

menggunakan satu data puskesmas Gunung Sari Ulu (SIMBADA) bertujuan untuk

meningkatkan akuntabilitas adalah salah satu aspek yang perlu dikembangkan dalam

rangka menerapkan tata kelola pemerintahan yang baik (good govermemance).

Penerapan good governace pada akhirnya dapat meningkatkan presepsi masyarakat

terhadap pemerintah daerah.

Aksi perubahan ini sejalan dengan salah satu isu strategis pembangunan jangka

menengah daerah Kota Balikpapan periode 2016-2021 yaitu Pemantapan Reformasi

Birokrasi untuk Mewujudkan Tata Kelola Kepemerintahan yang Baik dalam Rangka

Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik


1

1.7 PENTAHAPAN (MILESTONE) DAN OUTPUT UTAMA

Gambar 5. Milestone

Jangka Pendek (60 hari)

a. Terbentuknya Tim Kerja

b.Merancang Konsep SIMBADA

c. Koordinasi dan Harmonisasi

terkait dengan Data – data

Laporan Dengan Dinas

Kesehatan Kota

d. Rapat Finalisasi “SIMBADA”

e. Koordinasi Stakeholder

f. Pembuatan Surat Edaran

Kepala Puskesmas Tentang

Penerapan SIMBADA

g. Sosialisasi “SIMBADA”

h. Implementasi “SIMBADA” pada

1 Unit (Unit Bagian Tata

Usaha)

i. Monitoring dan Evaluasi

Jangka Panjang (1-3 Tahun)

a. Terwujudnya

Peningkatan kinerja

dan budaya kerja

Akuntabilitas

pengelolaan data

UPTD Puskesmas

Gunung Sari Ulu

Jangka Menengah (3 bulan -1 Tahun )

a. Terimplementasi

“SIMBADA” disemua Unit

Laporan

b. Tersediannya SIMBADA yang

dapat diterapkan pada Semua

Puskesmas


1

1.8 Tata Kelola Aksi Perubahan

Gambar 6. Struktur Tim Efektif

Penjelasan Tugas masing-masing sebagaimana yang tergambar dalam struktur

Tim Efektif aksi perubahan, sebagai berikut :

1. Sponsor

a. Memberikan dukungan arahan dan Motivasi dalam penyusunan aksi

perubahan

2. Mentor

a. Memberikan dukungan arahan dan binbingan serta Motivasi dalam

penyusunan dan implementasi rancangan secara keseluruhan aksi

perubahan

Struktur Tim Efektif

Tim Teknis

1. Indra M , S.Kom

2. Dewi A, SKM

3. Selviana, AMd, Kes

Tim Administrasi 1. Nofra Y J, A.Mkg 2. Wicaksana

Bagus Permana

Sponsor Dra. Alwiaty, A.pt Sekretaris Dinas

Mentor drg. Farida

Kepala Puskesmas Gunung Sari Ulu

Reformer Rina Marini

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Coach M. Harry Rahmadi,

S.Pi, MM


1

b. Membantu reformer /Penggagas untuk menyelesaikan permasalahan

di luar kewenangan reformer

3. Coach

a. Memberikan bimbingan teknis penyusunan proyek perubahan yang

akan dilakukan oleh reformer /penggagas terkait sistematika

penulisan, tata cara menganalisa dan mengelola stakeholder yang

terlibat dalam prnyusunan tim yang efektif untuk menyelesaikan

permasalahan yang ada pada area perubahan.

b. Membantu mengevaluasi progress penyusunan proyek perubahan

agar tetap konsisten dan sesuai dengan alur yang diharapkan dalam

menyelesaikan permasalahan dengan kreatif dan inofatif

4. Reformer

a. Merencanakan, mengkomunikasikan, dan berkoordinasi pada tim

terkait

b. Membangun tim yang akan melaksanakan aksi perubahan c. Melakukan kerjasama dan koordinasi dengan stakeholder d. Menyiapkan, mengelola dan mengatur secara administrasi seluruh

kegiatan aksi perubahan e. Melaporkan perkembangan aksi perubahan

5. Koordinator Tim Tekhnis

a. Membuat dan menyusun Template

b. Melaporkan setiap perkembangan dan kendala kepada Reformer

6. Koordinator Tim Administrasi Bertanggung jawab atas kegiatan yang keterkaitan dengan administrasi

seperti surat menyurat, undangan rapat, daftar hadir, dokumentasi dan

laporan kegiatan, serta kegiatan administrasi lainnya.


1

1.9 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN STRATEGI KOMUNIKASI

High Influens, Low Interes (Tinggi Pengaruh, Rendah

Minat)

(LATENTS)


1

Low Influens, High Interes (Rendah Pengaruh,Tinggi

Minat)

(Defenders)

Ka. Sie Kesga

• Ka.Sie. Promkesling

• Ka.sie Gizi, Kesjaor

• Ka.sie Surveilans dan

Imunisasi

• Ka.sie Penyakit

Menular

• Ka.sie SDM dan sarana

• Ka.sie Pel Kes primer

• Ka.sie. Pelayanan

Kesehatan Rujkan

• Ka.sie Mutu Pel kes

Tradisional

• Ka.sie PTM

• Ka.sieKefarmasian

• Ka.sie Alkes

• Kasie Kersipan Dinas

Perpustakaan

• Lurah Gunung Sari

Ulu

• Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Balikpapan

• Kepala BKPSDM Kota Balikpapan

• Kasubbag Umum Dinkes

• Kasubbag Program Dinkes

• Kasubbag Keuangan

Pengelola Laporan

Pegawai

High Influens, High Interes (Tinggi Pengaruh, Tinggi Minat)

(Promoters)

High Influens, Low Interes (Rendah Pengaruh, Rendah

Minat)

(Apathetic)

INTERES

INfLUENCE


1

Hasil analisis pengelompokan Stakeholder menunjukkan bahwa dalam Rencana

Aksi perubahan ini kelompok stakeholder terdistribusi pada kelompok Promoters,

Latens dan Defenders saja dan diharapkan pada Hasil Aksi perubahan bergeser pada

Kelompok Stakeholde Promoters.

No Kelompok Strategi komunikasi

1 Promoters

Koordinasi langsung dengan Sekretaris Dinas tentang

Penerapan SIMBADA untuk Peningkatan

Akuntabilatas laporan yg merupakan Isu penting

(Pengaruh tinggi,

kepentingan tinggi)

2 Latents

- Meminta dukungan kepala Puskesmas melalui

Surat Edaran tentang penerapan SIMBADA untuk

mempengaruhi penanggung jawab program dalam

menerapkan SIMBADA dalam pelaporan Kinerja

- Meminta dukungan dari Dinas Kesehatan tentang

pentingnya penerapan SIMBADA dalam

pengelolaan dana dan dokumen

(Pengaruh tinggi,

Kepentingan

rendah)

3 Defenders

(Pengaruh rendah,

Melakukan pendekatan persuasif, berkoordinasi,

berdiskusi serta menjaga komunikasi dan hubungan

Baik

kepentingan tinggi)

4 Apathetics

(Pengaruh rendah,

Kepentingan

rendah)

Gambar 8. Strategi Komunikasi Dengan Stakeholder


1

1.10. ESTIMASI ANGGARAN

No Pengeluaran Biaya

1

Konsumsi Sosialisi dan Rapat evaluasi

(APBD) Rp. 1.440.000,-

2 Spanduk dan media promosi (APBD) Rp. 500.000,-

Tabel 3. Estimasi Anggaran Aksi Perubahan

1.11 IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH DAN STRATEGI

MENGHADAPI KENDALA / MASALAH

Dalam upaya merealisasikan kegiatan aksi perubahan, penting untuk

melakukan identifikasi potensi kendala dan strategi mengatasinya berikut ini :

No. Kendala yang

Mungkin Muncul

Resiko yang Harus Diantisipasi bagi keberhasilan Aksi

Perubahan

Strategi Mengatasi Kendala

1. Waktu yang terbatas SIMBADA tidak dapat diimplementasikan sesuai jadwal yang telah ditentukan

Reformer akan melaksanakan petahapan yang telah dibuat

2. Keamanan SIMBADA Hilang Data pada Sistem Backup data secara reguler

Tabel 4. Potensi Masalah dan Strategi Mengatasinya


1

1.11. JADWAL KEGIATAN RENCANA AKSI PERUBAHAN

N

o Kegiatan Waktu output Aktor

1. Rapat Pembentukan Tim

efektif

Maret

Minggu III SK Tim 1 Mentor

- Penetapan Tim Efektif Dokumentasi 2 Reformer

- Pembagian Tugas Tim

Efektif

Undangan 3 Tim efektif

- Penetapan SK Tim Daftar Hadir

- Pemantapan rencana

kegiatan

Notulen rapat

2. Merancang Konsep

“SIMBADA”

Maret

Minggu III

Data Hasil

Pemetaan 1 Reformer

- Pemetaan Kebutuhan

Data desain Format 2 Tim Efektif

- Mendisign Format /

Templet Data

3

Penanggung Jawab

Program

- Rapat Penentuan Isi

SIMBADA

3. Koordinasi dan harmonisasi

terkait laporan dengan Dinas

Kesehatan Kota Balikpapan

serta Ka.Sie Kearsipan

Kantor Perpustakaan dan

Arsip Kota Balikpapa

Maret

Minggu Ke

III

Notulen 1 Reformer

Lembar

Koordinasi

2

3

Tim Efektif

Ka sie Kearsipan Kantor

Perpustakaan dan Arsip

Format laporan 4 Kasubbag Umum

5 Kasubbag Program

6 Kasubbag Keuangan

7 Ka. Sie Kesga,

8 Ka.Sie. Promkesling

9 Ka.sie Gizi

10 Ka.sie Kesjaor

11 Ka.sie Surveilans dan

Imunisasi

12 Ka.sie P2P,

13 Ka.sie PTM,


1

N


14 Ka.sie Pel Kes primer

15 Ka.sie. Pelayanan

Kesehatan Rujkan,

16 Ka.sie Mutu Pel kes

Tradisional,

17 Ka.sie Kefarmasian,

18 Ka.sie Alkes

19 Ka.sie SDM dan sarana

20 BPSDM Balikpapan

4. Rapat Finalisasi Template

Laporan

Maret

Minggu IV Undangan 1 Reformer

Daftar Hadir 2 Tim Efektif

Notulen rapat

Dokumentasi

5.

Pembuatan Surat Edaran

Kepala Puskesmas tentang

Penerapan SIMBADA

Maret

Minggu IV Surat Edaran 1. Mentor

2. Reformer

3. Tim Efektif

6. Sosialisasi "SIMBADA"

Maret

Minggu ke

IV

Undangan 1. Mentor

- Rapat Persiapan

Sosialisasi

Daftar Hadir 2. Reformer

- Sosialisasi SIMBADA Notulen rapat 3. Tim Efektif

- Distribusi Surat Edaran

Tentang Penerapan

SIMBADA

Dokumentasi

4 Pengelola Laporan

lembar

Dukungan

5

Pegawai

7.

Implementasi "SIMBADA"

April

Minggu ke

I

Laporan

Bulanan

Program

Penanggung Jawab Program

Puskesmas

Laporan

realisasi

Keuangan

8. Monitoring dan evaluasi Mei Hasil 1. Mentor


1

N


penerapan'SIMBADA" Minggu II Monitoring dan

Evaluasi

Rencana Tindak

Lanjut 2. Reformer

3. Tim Efektif

Tabel. 5. Jadwal Kegiatan rencana Aksi Perubahan

BAB II


1

IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

2.1 DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

2.1.1 HASIL CAPAIAN AKSI PERUBAHAN

1. Rapat Pembentukan Tim Efektif

Pelaksanaan Rapat pembentukan Tim Efektif telah terlaksana pada hari Senin Tanggal

23 Maret 2020 bertempat di Ruang Rapat Puskesmas Gunung Sari Ulu. Ada beberapa

Anggota Tim yang tidak hadir dikarenakan sedang melakukan tugas lapangan, Rapat

Pembentukan Tim ini dihadiri oleh Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

sekaligus memberikan beberapa arahan agar aksi perubahan ini berjalan sesuai

Milestone yang telah ditetapkan.

Dalam rapat pembentukan Tim Efektif ini, menghasilkan beberapa hal sebagai berikut

yaitu :

Penyampaian Penjelasan aksi Perubahan oleh reformer

Penjelasan Milestone baik jangka pendek, menengah dan jangka panjang

yang harus dilaksanakan bersama-sama oleh Tim..

Penjelasan Pembagian tugas kepada masing-masing Anggota Tim yang

terdiri dari tim Teknis dan Tim Administrasi

Penentuan Target, Jadwal dan Sasaran kegiatan ( Penetapan Rencana

Kegiatan berdasarkan Milestone)

Penambahan kegiatan yaitu Menyusun Petunjuk Penggunaan SIMBADA

yang dimasukkan ke dalam Pentahapan atau Milestone, dan Pembuatan

SOP Pengelolaan Data dan Dokumen, Surat keputusan kepala Puskesmas

tentang Pembentukan Tim Pengelola Sistem Manajemen Pengelolaan data

dan dokumen berbasis satu data dan Edaran Kepala Puskesmas tentang

Pemanfaatan SIMBADA di UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu,

Penentuan Agenda Kegiatan selanjutnya berdasarkan milestone yaitu

Merancang konsep yang direncanakan akan dilaksanakan pada hari Sabtu

tanggal 24 Maret 2020 namun dikarenakan Protokol Covid-19 maka tim

memodifikasi Rapat dengan Diskusi Perorang sehingga tujuan kegiatan

tercapai tanpa melanggar Protokol Covid-19 serta akan membuat WAG

Khusus Pengelola Data Program dan Tim Efektif di UPTD Puskesmas

Gunung Sari Ulu.

Dilakukan Tahap Finalisasi Template Laporan yang kemudian dilanjutkan

dengan kegiatan Uji Coba menginput laporan bulan Maret 2020.


1

Arahan Kepala UPTD Puskesmas selaku mentor mengharapkan semua

pelaporan di Puskesmas dapat tertuang di dalam system ini nantinya.

Gambar 9. Rapat Pembentukan Tim Efektif


1

Gambar 10. SK Tim Efektif


1

Gambar 11. Undangan Rapat Pembentukan Tim Efektif

2. Merancang Konsep.


1

Sejak ditetapkan Pandemi COVID-19 di bulan Maret hingga terjadi pembatasan

kegiatan untuk Merancang Konsep Pertemuan dilakukan Modifikasi Kegiatan yaitu

melalui Diskusi perorangan yang dilaksanakan pada tanggal 24 Maret 2020 kepada

Pengelola program dan dibentuk WAG Bagi pengelola data puskesmas, memperoleh

Hasil sebagai Berikut

Perancangan Konsep dilakukan Oleh Tim Teknis berdasarkan Kebutuhan Data

dari Masing-Masing Pengelola Data

Diperoleh hasil sebagai berikut :

Diperoleh Pemetaan Kebutuhan Data bagi Pengelola Data Pemegang Program

Puskesmas, ada beberapa jenis laporan yang tidak dapat dimasukkan ke dalam

system ini yaitu Laporan Malaria dan Diare karena susah dalam bentuk

Aplikasi.

Dimasukkan pada Sistem SIMBADA adalah jenis Dokumen yang sifatnya

Dinamis.

dan dilakukan Diskusi langsung dengan pengelola juga tim efektif untuk

mempermudah proses merancang Konsep.

Gambar 13 . Merancang Konsep dengan Pengelola data Laporan

Program Lansia dan JKN


1

Gambar 14. WhatsApp Group Pengelola Data Puskesmas dan Tim Efektif UPTD


3. Koordinasi Dan Harmonisasi

Koordinasi dengan Dinas Kesehatan Kota Balikpapan dengan Beberapa

Bidang dan Seksi di Dinas Kesehatan Kota Balikpapan Mereka merasa Aksi

perubahan ini sangatlah efektif untuk kinerja para pengelola data di Dinas

Kesehatan Kota Umumnya dan Puskesmas Gunung Sari Ulu Khususnya.


1

Gambar 15. Koordinasi Dengan Seksi Kesehatan Keluarga Dinkes Kota

Gambar 16. Koordinasi Dengan Sub Bagian Perencanaan Dinkes Kota

Koordinasi dengan Bagian Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsian

berdiskusi dengan kepala bidang kearsipan dan arsiparis yang memberikan

arahan bahwa aksi perubahan ini sesuai dengan kebutuhan organisasi saat ini

dengan menggunakan Teknologi mengalihkan dokumen secara digital yang

membantu pekerjaan dan pegawai yang sesuai dengan tata kelola kearsipan


1

Gambar 17. Koordinasi dengan Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip

Kota Balikpapan

4. Rapat Finalisasi Template Laporan

Pelaksanaan Tahapan ini seharusnya melalui Rapat namun dikarenakan adanya

pembatasan kegiatan karena pandemic maka kami memodifikasinya dalam bentuk

diskusi dua arah yang dilakukan pada tanggal 25 maret 2020 oleh Tim Efektif dan

Reformer dan setelah diperoleh Templete Laporan yang baku maka Uji Coba dapat

dilaksanakan, Berikut adalah Tampilan dan Isi SIMBADA :

Gambar 18. Finalisasi Template Laporan bersama dengan Tim Efektif

a. Tampilan Simbada

Simbada dengan menggunakan sistem Cloude Storage (Penyimpanan Awan)

melalui Google Drive dengan cara kerja menyimpan berbagai bentuk


1

penyimpanan data dan dokumen yang daapat digunakan bersama-sama, ini adalah

design SIMBADA yang didalamnya terdiri atas Folder Pengelompokan merujuk

pada Struktur Organisasi UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

Gambar 19. Tampilan SIMBADA

Gambar 20. Tampilan Folder Data Laporan Bulanan dalam SIMBADA


1

Gambar 21. Tampilan Folder Data Laporan Bulanan berdasarkan nama Pengelola Data

5. Pembuatan Surat Edaran Kepala Puskesmas tentang Penerapan SIMBADA

Dalam pentahapan ini telah disusun dan diterbitkan Surat Edaran Kepala UPTD

Puskesmas Gunung Sari Ulu Nomor : 440/91/PKM-GSU tentang Penggunaan

SIMBADA Tanggal 26 Maret 2020. Serta penerbitan beberapa aturan yang

diterbitkan oleh Kepala Puskesmas antara lain SOP Pengelolaan data dan dokumen

serta SK Pengelola Sistem manajemen pengolahan data dan dokumen berbasis satu

data UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu, adapun berikut adalah bentuk

dokumennya.


1

Gambar 22. Edaran Kepala UPTD Puskesmas tentang Pemanfaatan SIMBADA


1

Gambar 23. SOP Pengelolaan data dan dokumen


1

6. Sosialisasi SIMBADA

Sosialisasi ini dilaksanakan pada tanggal 28 Maret 2020 yang dihadiri oleh

Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu, pengelola data laporan bulanan

dan seluruh pegawai

Rapat dibuka dengan penyampaian arahan oleh Kepala UPTD Puskesmas

Gunung Sari Ulu

Penyampaian Penjelasan aksi Perubahan oleh reformer dengan Judul Sistem

Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen Berbasis Satu Data UPTD


Penjelasan Latar Belakang, Tujuan dan Manfaat dari SIMBADA


1

Penjelasan Milestone baik jangka pendek, menengah dan jangka panjang

Petunjuk Penggunaan Sistem Manajemen Pengelolaan Data Dan Dokumen

Berbasis Satu Data (SIMBADA) UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu dapat

diakses dengan alamat link sebagai berikut

https://bit.ly/PetunjukSimbadaGSU

Untuk menginput data Laporan pada Sistem ini dapat diakses dengan

menggunakan Link https://bit.ly/LaporanBulananGSU dapat dipergunakan

bersama-sama oleh pengelola data Puskesmas.

Untuk Keperluan Dokumen Kepegawaian masing-masing pegawai dapat

mengakses link https://bit.ly/KepegawaianGSU

Pada Kegiatan Finalisasi Template Kita telah membuat template Laporan

Bulanan di semua unit pengelola data yang siap untuk Uji coba pada laporan

bulan Maret 2020, sementara ini adalah tujuan jangka menengah poin

pertama

Gambar 22. Sosialisasi “SIMBADA”

https://bit.ly/PetunjukSimbadaGSU

https://bit.ly/LaporanBulananGSU

https://bit.ly/KepegawaianGSU


1

Gambar 23. Undangan Sosialisasi “SIMBADA”

Gambar 24. Daftar Hadir Sosialisasi “SIMBADA”


1

Gambar 25. Notulensi Sosialisasi “SIMBADA”

7. Implementasi SIMBADA


1

Secara Keseluruhan Aksi Perubahan ini telah dilakukan Secara Bertahap sesuai

Milestone, dan tercapai pada Milestone Jangka Pendek yaitu terimpelmentasi pada

Unit Pelaporan Tata Usaha dan seluruh unit Pelapporan dan ini merupakan

Milesttone Jangka Menegah, Untuk Milestone Jangka Menengah Telah dilakukan

Simbada pada semua Unit Penanggung Jawab Program juga Sosialisasi SIMBADA

Kepada Seluruh Kepala Sub Bagian Tata Usaha Puksesmas Se-Kota Balikpapan

melalui Zoom Metting yang telah dilaksanakan pada Tanggal 14 Mei 2020, dengan

hasil yaitu seluruh Ka Sub. Bag Tata Usaha mengharapkan kegiatan ini dapat

dilakukan secara mendetail menggunakan metode pelatihan setelah pandemi Covid-

19 dan mengharapkan difasilitasi kembali oleh Dinas Kesehatan Kota Balikpapan

Gambar 26. Implementasi “SIMBADA” pada semua unit Pengola Data Puskesmas


1

Gambar 24. Sosialisasi “SIMBADA” Kepada Seluruh Puskesmas Se-Kota

Balikpapan

Gambar 25. Undangan Sosialisasi “SIMBADA” Kepada Seluruh Puskesmas

Se-Kota Balikpapan


1

Gambar 26. Notulensi Sosialisasi “SIMBADA” Kepada Seluruh Puskesmas

Se-Kota Balikpapan

8. Rapat Monitoring dan Evaluasi

Rapat Monitoring dan Evaluasi dilaksanakan pada tanggal 8 Mei 2020, dengan hasil

sebagai berikut :

Kegiatan yang dilakukan di bulan Februari berjalan dengan baik, namun

dipertengahan Maret, dengan terjadinya pandemic Covid-19 maka dilakukan

penyesuaian kegiatan :

Dari tahap awal penggunaan system ini beberapa pengelola data mengalami

beberapa permasalahan untuk mengakses dan menginput data sehingga

pelatihan kepada petugas pengelola data yang rencananya akan dilakukan

secara bersamaan namun dilakukan secara personal

Beberapa format laporan ada yang tidak dimasukkan ke dalam sistem ini

karena dalam bentuk aplikasi.


1

Gambar 25. Rapat Monitoring dan Evaluasi


1

Gambar 26. Undangan Rapat Monitoring dan Evaluasi

Gambar 27. Notulen Rapat Monitoring dan Evaluasi


1

Gambar 28. Absen Rapat Monitoring dan Evaluasi

2.1.2 DUKUNGAN STAKEHOLDER


1

Gambar 26. Dukungan Wali Kota

Dukungan Wali Kota Balikpapan

H. M. Rizal Effedi, S.E

Wali Kota memberikan dukungan dan berharap aksi perubahan ini dapat meningkatkan kinerja

Pelayanan Publik

Gambar 27. Dukungan Kepala Dinas


Dukungan Kepala Dinas Kesehatan Kota Balikpapan

dr. Andi Sri Juliarty, M.Kes.

Kepala Dinas Mendukung dan Berharap Aksi Peubahan ini dapat meningkatkan kinerja

Puskesmas


1

Gambar 19. Dukungan Kepala Dinas Kesehatan Kota Balikpapan

Gambar 28. Dukungan Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Balikpapan

Dukungan dari Sekretaris Dinas Kesehatan

Kota Balikpapan Drs. Alwiati, Apt.

Sekretaris Dinas Mendukung dan Berharap Aksi Perubahan ini dapat Meningkatkan Kinerja

Puskesmas dan dapat diterapkan pada Semua Puskesmas di Kota Balikpapan

Gambar 29. Dukungan Ka. BKPSDM Kota Balikpapan

Dukungan dari Kepala BKPSDM Kota

Balikpapan Bapak Robi Ruswanto, S.Sos

Kepala BKPSDM Mendukung dan Berharap Aksi Perubahan ini dapat Meningkatkan Kinerja Pegawai.


1

Gambar 30. Dukungan Ka. Bid Kearsipan Kota Balikpapan

Dukungan Kepala Bidang Kearsipan Dinas

Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan

Bapak Doli Hutagalung, S. Sos

Kepala Bid. Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Arsip Mendukung dan Berharap Aksi

Perubahan ini diadopsi oleh Puskesmas Lainnya dalam rangka meningkatkan knerja pegawai

pada tata kelola arsip.

Gambar 31. Dukungan Lurah Gunung Sari

Ulu

Dukungan dari Lurah Gunung Sari Ulu

Ibu Ririn risnawati, S.STP

Lurah Gunung Sari Ulu Mendukung dan Berharap Aksi Perubahan ini dapat Diadopsi oleh Kelurahan

atau OPD di Kota Balikpapan.


1


1

2.1.3 PERUBAHAN PETA STAKEHOLDER

Pada Bab I Pendahulu bagian 1.9 Stakeholder yang terlibat dapat terlihat kuadran

stakeholder sebelum implementasi aksi perubahan. dan Setelah pelaksanaan aksi

perubahan, semua stakeholder mendukung pelaksanaan aksi perubahan seperti

tergambar pada kuadran ini :


1

latens

promoters

•Walikota Balikpapan

•Ka Dinkes

•Ka Dinas Perpustakaan dan Arsip

•Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Balikpapan

•Kepala BKPSDM Kota Balikpapan

•Ka. Bag Organisasi Setdakot

•Ka. Sub Bag. Tata Laksana dan Pembunaan Layanan Pabic

•Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu

•Kasubbag Umum Dinkes

•Kasubbag Program Dinkes

•Kasubbag Keuangan

•Ka. Sie Kesga

•Ka.Sie. Promkesling

•Ka.sie Gizi, Kesjaor

•Ka.sie Surveilans dan Imunisasi

•Ka.sie Penyakit Menular

•Ka.sie SDM dan sarana

•Ka.sie Pel Kes primer

•Ka.sie. Pelayanan Kesehatan Rujkan

•Ka.sie Mutu Pel kes Tradisional

•Ka.sie PTM

•Ka.sieKefarmasian

•Ka.sie Alkes

•Ka.Bid Kersipan Dinas Perpustakaan

• Lurah Gunung Sari Ulu

•Ketua TP-PKk Kel. Gunung Sari Ulu

•Babinkantibmas

•Babinsa

•Ka. Sie Pemberdayaan Masyarakat kelurahan Gunung Sari Ulu

Apathetics

Defenders

Ketua LPM

Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan

Kader

Pengolah Data Dinas Kesehatan

Pegawai


1

Gambar 32. Kuadran Stakeholder setelah Aksi Perubahan

Berikut ini dijelaskan peran keterlibatan dan dukungan stakeholder selama

implementasi aksi perubahan maupun berkelanjutan aksi perubahan pada jangka

panjang.

1. Kepala Dinas Kesehatan menyataan dukungannya terhadap aksi perubahan dan

keberlangsungan aksi perubahan ini dalam jangka panjang dengan

tersosialisasinya Sistem ini kepada seluruh UPTD Puskesmas di Kota

Balikpapan ini merupakan jangka menengah yang telah terpenuhi dalam

pentahapan aksi perubahan ini.

2. Kepala BKPSDM Kota Balikpapan sangat mendukung dengan pemanfaatan

Teknologi digital yang berguna untuk meningkatkan kinerja Petugas Kesehatan

3. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan beserta Kepala Bidang

Arsip dan Arsiparis sangat mendukung dengan penyimpanan dokumen

menggunakan SIMBADA karena sesuai dangan Tata Kelola Arsip.

4. Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Balikpapan menyatakan mendukung aksi

perubahan ini dalam hal memfasilitasi untuk kegiatan sosialisasi Sistem

Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen Berbasis Satu Data (SIMBADA)

ke seluruh Puskesmas yang ada di Kota Balikpapan ini merupakan Tujuan

Jangka Menengah.

5. Kepala Bidang dan Sub Bagian di Lingkungan Dinas Kesehatan Kota

Balikpapan mendukung aksi perubahan ini dengan memberikan masukkan

terhadap aksi perubahan.

6. Kepala Seksi di Lingkungan Dinas Kesehatan Kota Balikpapan mendukung aksi

perubahan ini dengan memberikan tanggapan yang positif bahwa aksi ini

memang sangat dibutuhkan oleh Pengelola data baik di Puskesmas dan di Dinas

Kesehatan Kota Balikpapan sehingga mengefisiensikan pekerjaan pengelola

data.

7. Lurah Gunung Sari Ulu sangat mendukung aksi perubahan ini dan berharap aksi

perubahan ini dapat diadopsi oleh pegawai kelurahan ataupun seluruh OPD di

Kta Balikpapan.


1

2.1.4 MANFAAT HASIL PERUBAHAN

Pada Aksi perubahan ini manfaat yang diberikan kepada Konsumen Internal dan

Konsumen Ektenal sama yang dirasakan baik pegawai, pengelola data program

kesehatan di puskesmas maupun Pengelola Data di Dinas Kesehatan karena dapat

meningkatkan kinerja pegawai dalam bekerja dan memberikan pelayanan kepada

masyarakat begitu pula Puskesmas dapat meningkatkan Capaian Kinerjanya , berikut

Testimoninya :

Testimoni Konsumen Internal Testimoni Konsumen Eksternal

Gambar 33. Testimoni dari Pegawai UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu dan Pengelola

Data Program Dinas Kesehatan Kota Balikpapan


1

2.2. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

2.2.1 MEMBANGUN INTEGRITAS TIM

Membangun Integritas Tim dapat terlihat dari Milestone yang teralh dilaksanakan yaitu :

a. Rapat Pembentukan Tim Efektif.

Dalam rapat ini semua anggota berkomitmen untuk bersedia dan bekerja sama

berkolaborasi untuk mencapai tujuan bersama .

b. Merancang Konsep “SIMBADA”

Semua anggota Tim yang telah ditugaskan bersedia melaksanakan tugas-tugas sesuai

pembagian tugas mendesign Format/ Template Data pada SIMBADA

c. Finalisasi Template Laporan

Tim yang telah ditugaskan bersedia dan mau berperan aktif dalam memberikan

dampingan kepada Pengelola data di Puskesmas.

d. Pembuatan Surat Edaran

Pembuatan Surat edaran telah dikerjakan oleh Tim yang telah ditugaskan.

e. Sosialisasi “SIMBADA”

Pelaksananaan Sosialisasi SIMBADA terselenggara dengan baik dengan usaha

maksimal dari Tim yang telah ditugaskan.

f. Implementasi Simbada

Tim yang telah ditugaskan bersedia dan mau berperan aktif dalam memberikan

dampingan kepada Pengelola data di Puskesmas.

g. Monitoring dan Evaluasi penerapan “SIMBADA”

Melakukan Memonitoring dan evaluasi atas hasil kerja semua anggota Tim.Tim

2.2.2. PENGELOLAAN TIM KERJA

Pengelolaan Tim Kerja dilakukan dengan :

a. Selalu menjalin komunikasi yang efektif secara 360 derajat, artinya komunikasi dengan

atasan, komunikasi dengan rekan sejawat, dan komunikasi dengan bawahan.

Komunikasi yang efektif dilaksanakan setap saat mulai dari perencanaan aksi

perubahan, pelaksanaan, serta saat monitoring, dan evaluasi.

b. Sosialisasi uraian tugas bagi semua anggota tim pada saat rapat tim efektif, termasuk

didalamnya pembagian tugas yang jelas.


1

c. Penjadwalan kegiatan dan pendataan sumberdaya yang ada sesuai dengan kemampuan

masing-masing anggota tim. Anggota tim teknis bertugas dalam merancang konsep dan

Finalisasi Laporan. Serta membantu dalam penyediaan data yang dari Unit Pelaporan

Sedangkan Tim administrasi bertugas dalam hal-hal yang bersifat administrasi

misalnya, surat menyurat, dokumentasi kegiatan.

d. Memberikan Motivasi pada anggota TIM untuk dapat mengelola pekerjaan dan tugas-

tugasnya dengan baik dan juga mendorong mereka untuk berfikir inovatif dan kreatif

dalam melaksanakan pekerjaan termasuk ketika menemui kendala dalam pelaksanaan

tugas.

e. Memberikan pelatihan bagi anggota tim dan update pengetahuan dan informasi atau

perturan yang terkait pekerjaan dan tugas=tugasnya.

f. Melakukan monitoring dan evaluasi secara rutin untuk memastikan semua anggota tim

melaksanakan tugasnya dengan baik serta mematikan semua anggota tim berkontribusi

untuk bersama-sama mecapai tujuan bersamaa

g. Melakukan manajemen mutu yakni bagaimana kita dapat meningkatkan kualitas

pelayanan kita dan terus menerus melakukan perbaikan yang berkesinambungan untuk

mempertahankan bahkan meningkatkan mutu layanan

1.2.3. KENDALA YANG DIHADAPI

Dalam megimplementasikan aksi perubahan ditemukan beberapa kendala yang dihadapi

baik Internal maupun eksternal sebagai berikut :

No PERMASALAHAN YANG DIHADAPI SOLUSI

A KENDALA INTERNAL

1 Tim efektif dan pengelola data puskesmas terlibat

dalam screning ODP Covid-19 serta KIE

pencegahan Covid-19 setiap harinya juga

Menjalin Komunikasi

dengan Tim dan antar

anggota Tim dengan

menggunakan WAG

2 Sulitnya melakukan pertemuan yang bersifai

sosialisasi SIMBADA kepada Seluruh Puskesmas

dengan kondisi pandemi Covid-19

Sosialisasi SIMBADA

kepada seluruh Puskesmas

Menggunakan Zoom

Metting


1

B KENDALA EKSTERNAL

1 Padatnya kegiatan Dinas Kesehatan serta

Kesibukan dalam penangganan Covid-19

Sehingga proses Koordinasi yang dilakukan

mengalami sedikit hambatan yaitu sering tidak

bertemu dengan pengelola program di Dinas

Kesehatan.

Koordinasi dengan janji

temu menggunakan media

Whatsapp

1.2.4. MEMBANGUN BUDAYA MELAYANI

Aksi perubahan SIMBADA ini memiliki manfaat untuk mendorong pegawai atau pengelola data

Untuk meningkatkan kinerja dan budaya kerjanya sehingga dalam lebih mudah dan cepat dalam

proses pengiriman laporan ke pihak ekternal sebagai pengguna data.

Sedangkan dalam proses implementasi aksi perubahan sendiri kontribusi dalam membangun

budaya melayani dari Tim adalah :

1. Memperhatikan kebutuhan konsumen Ekternal ( Baca : Pengelola Data) sehingga tercetuslah

ide aksi perubahan SIMBADA ini

2. Pemanfaatan Teknologi dan Informasi Untuk efisiensi dan efektifitas kerja.

2.3. EBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN


1

Sebagaimana kriteria keberhasilan yang diharapkan, hasil kegiatan pada jangka pendek telah

dilaksanakan begitu pula tujuan jangka menengah . Capaian Jangka pendek dan jangka Panjang

dapat terlihat ditabel berikut :

No Kegiatan Waktu Capaian

1. Rapat Pembentukan Tim

efektif Maret Minggu III 23 Maret 2020

- Penetapan Tim Efektif

- Pembagian Tugas Tim

Efektif

- Penetapan SK Tim

- Pemantapan rencana

kegiatan

2. Merancang Konsep

“SIMBADA” Maret Minggu III 24 Maret 2020

- Pemetaan Kebutuhan

Data

-

Mendisign Format /

Templet Data

- Rapat Penentuan Isi

SIMBADA

3. Koordinasi dan harmonisasi

terkait laporan dengan Dinas


serta Ka.Sie Kearsipan

Kantor Perpustakaan dan

Arsip Kota Balikpapan

Maret Minggu Ke III Maret-April

4.

Rapat Finalisasi Template

Laporan Maret Minggu IV 25 Maret 2020

5.

Pembuatan Surat Edaran

Kepala Puskesmas tentang

Penerapan SIMBADA

Maret Minggu IV 26 Maret 2020


1

No Kegiatan Waktu Capaian

6. Sosialisasi "SIMBADA"

Maret Minggu ke IV

28 Maret 2020

- Rapat Persiapan

Sosialisasi

- Sosialisasi SIMBADA

- Distribusi Surat Edaran

Tentang Penerapan

SIMBADA

7. Implementasi "SIMBADA" April Minggu ke I Maret-April

8. Monitoring dan evaluasi

penerapan'SIMBADA" Mei Minggu II 8 Mei 2020


1

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1. KESIMPULAN

Aksi perubahan SIMBADA (Sistem Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen

Berbasis Satu Data) UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu Kota Balikpapan telah

berhasil dilaksanakan. Semua rencana kegiatan Jangka Pendek dapat

terlaksana sesuai milestone yang telah dibuat, dan dalam 2 (Dua) Bulan aksi

perubahan ini juga melaksanakan Milestone jangka panjang yaitu penerapan

Sistem ini di semua unit pelaporan dalam hal ini juga kami telah memasukkan

Monitoring Bulan Realisasi Keuangan, Pelaporan pada sistem Informasi

Kesehatan yang bersinergi dengan sistem ini, dan kami sedang mendesign

lembar kerja untuk Bidang Rumah Tangga yaitu Persediaan Barang dan lembar

kerja Cek Berkala Kendaran ambulance dan Mobil Operasional Puskesmas dan

Terimplementasinya Sistem Manajemen Pengolahan dana dan Dokumen

Berbasis Satu Data (SIMBADA) UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu di Seluruh

UPTD Puskesmas Kota Balikpapan dengan sosialisasi ini, Kepala Sub Bagian

Tata Usaha UPTD Puskesmas Se-Kota Balikapan berharap kedepan dapat

diberikan pelatihan untuk Produk SIMBADA ini yang di Fasilitasi kembali oleh

Dinas Kesehatan Kota Balikpapan yang isinya bukan hanya sajian sistem

namun lebih dari itu yaitu paket sistem ini sendiri seperti SOP dan Kelengkapan

Administrasinya sehingga ini menunjang kinerja Puskesmas kedepannya dan

menunjang Akreditasi Puskesmas dalam rangka peningkatan Kinerja

Puskesmas.

3.2. SARAN

1. Penerapan SIMBADA selanjutnya akan dipergunakan pada seluruh Unit di

UPTD Puskemas Gunung Sari Ulu bukan hanya terbatas pada laporan

bulanan bahkan pada Unit Rumah Tangga (Persediaan Barang) dan pada

Pengawasan Cek Rutin Kendaraan Ambulan dan Operasional sehingga

laporan itu dapat mudah dan cepat dipantau dan dievaluasi baik oleh


1

Penanggung Jawab Rumah Tangga, Kepala Tata Usaha juga Kepala

UPTD Puskesmas.

2. Keberlanjutan pelaksanaan pengembangan SIMBADA ini memerlukan

komiten Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu serta seluruh Pegawai.

3. Dinas Kesehatan dapat terus memfasilitasi seluruh Puskesmas yang ada di

Kota Balikpapan dalam rangka Bimbingan Teknis Penggunaan SIMBADA

ini.

4. Dari Hasil Koordinasi dengan Beberapa Stakeholder kami mendapatkan

masukan untuk Kedepannya SIMBADA dapat di adopsi di lingkungan

Organisasi Pemerintah Daerah Kota Balikpapan salah satunya yaitu

Kelurahan Gunung Sari Ulu dalam hal ini yaitu Ibu lurah, sekretaris lurah

dan Ka. Sie Pemberdayaan Masyarakat berharap dapat diimplementasikan

pada Instansi Mereka.

AKSI PERUBAHAN SISTEM MANAJEMEN PENGOLAHAN...

Documents

Transcript of AKSI PERUBAHAN SISTEM MANAJEMEN PENGOLAHAN...