MANAJEMEN PERSEDIAAN

1. Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan bagian utama dari modal kerja, sebab jumlahnya yang paling besar. Menurut Lukman (2000) persediaan merupakan investasi yang paling besar dalam aktiva lancar untuk sebagian besar perusahaan industri. Persediaan diperlukan untuk dapat melakukan proses produksi dan penjualan secara lancar. Persediaan bahan mentah dan barang dalam proses diperlukan untuk menjamin kelancaran proses produksi. Perusahaan manufaktur mempertahan-kan persediaan, baik persediaan bahan baku maupun persediaan barang setengah jadi dalam jumlah tertentu selama masa produksi. Dalam perusahaan manufaktur terdapat tiga jenis persediaan yaitu persediaan bahan baku atau bahan mentah (inventory of raw material), persediaan barang setengah jadi (inventory of work in process) dan persediaan barang jadi (inventory of finished goods). Sedangkan pada perusahaan dagang, persediaan yang ada merupakan persediaan barang dagangan (inventory of merchandise). Dengan demikian pengertian persediaan yaitu sejumlah bahan yang dimiliki oleh perusahaan untuk diolah lagi dan dijual atau sejumlah barang untuk dijual. Perusahaan manufaktur mempunyai persediaan bahan baku dan persediaan barang setengah jadi untuk memperlancar proses produksi dan persediaan barang jadi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Perusahaan dagang memiliki persediaan barang dagangan tujuannya agar bisa memenuhi permintaan pembeli.

Manajemen persediaan (inventory management) yang baik merupakan kunci keberhasilan setiap perusahaan, baik perusahaan manufaktur maupun perusahaan dagang. Pengelolaan persediaan secara baik memungkinkan penggunaan sumber daya dan penjadwalan produksi secara efisien. Perusahaan harus memelihara persediaan barang dalam proses dalam jumlah tertentu selama proses produksi. Ada sejumlah aspek yang memerlukan pertimbangan mendalam tentang persediaan yaitu berapa macam jenis persediaan, berapa jumlah persediaan yang dianggap tepat, hubungan antara persediaan dengan piutang. Begitu pentingnya manajemen persediaan, sehingga semua level manajer akan terlibat dalam pengelolaan persediaan untuk menjaga besarnya persediaan guna mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien. Persediaan dalam proses atau persediaan dalam perpindahan, yaitu persediaan antara berbagai tahap produksi atau penyimpanan. Kebijakan persediaan perlu dilakukan oleh manajer agar supaya : 1. Dapat menjamin kelancaran proses produksi. 2. Dapat dijangkau oleh dana yang tersedia. 3. Dapat mencapai jumlah pembelian optimal.Pada perusahaan manufaktur, faktor-faktor yang menentukan besarnya persediaan (khususnya persediaan bahan baku) adalah: 1. Lead time, yaitu lamanya masa tunggu bahan yang dipesan datang. 2. Frekuensi penggunaan bahan selama satu periode. 3. Jumlah dana yang tersedia. 4. Daya tahan bahan persediaan.

Perusahaan memiliki persediaan dengan maksud untuk menjaga kelancaran operasi-onalnya. Perusahaan manufaktur mempunyai persediaan bahan baku dan persediaan barang setengah jadi dimaksudkan untuk memperlancar proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Perusahaan dagang mempunyai persediaan agar bisa memenuhi permintaan pembeli. Perusahaan tidak harus memiliki persediaan yang sebanyak-banyaknya. Persediaan yang banyak memungkinkan bisa memenuhi permintaan pelanggan yang mendadak, namun persediaan yang terlalu banyak mengakibatkan modal kerja besar pula. Pada dasarnya jika perusahaan bisa memprediksi dengan tepat pada waktunya sesuai dengan jumlah yang diperlukan, maka jumlah persediaan bisa kecil sekali atau bahkan nol dan teknik ini sering disebut sebagai teknik persediaan just in time atau zero inventory. Untuk memprediksi permintaan pelanggan secara tepat memang sulit, oleh karena itu perlu direncanakan agar persediaan tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit. Jika persediaan terlalu banyak akan menghadapi berbagai risiko seperti besarnya biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang, kerugian karena kerusakan dan turunnya kualitas bahan, sehingga semua ini akan memperkecil keuntungan. Jika persediaan terlalu kecil mempunyai dampak menekan keuntungan juga, karena kekurangan bahan baku mengakibatkan perusahaan tidak bisa bekerja dengan kapasitas yang optimal.

2. Biaya Persediaan Optimal

Dalam pengelolaan persediaan bahan baku ada 2 jenis biaya yang dipertimbangkan untuk menentukan jumlah persediaan yang paling optimal, yaitu: 1. Biaya pesan atau ordering cost, dan 2. Biaya simpan atau carrying cost.

1. Biaya pesan (ordering cost) yaitu semua biaya yang dikeluarkan dalam proses pemesanan suatu barang. Biaya pesan bersifat variabel atau berubah-ubah yang perubahannya sesuai dengan frekuensi pemesanan. Biaya pesan meliputi: a. Biaya selama proses pesanan, b. Biaya pengiriman permintaan, c. Biaya penerimaan, pengecekan bahan dan penimbangan, d. Biaya penempatan bahan kedalam gudang, e. Biaya proses pembayaran. Biaya pesan besarnya tergantung dari frekuensi pemesanan. Apabila dalam satu tahun suatu perusahaan membutuhkan bahan untuk dibeli sebanyak R unit, dan setiap kali pembelian bahan sebanyak Q unit, serta biaya pesanan setiap kali pesan sebesar O (Ordering Cost) rupiah atau S (Set-up cost) rupiah, maka biaya pesan dapat dihitung dengan rumus:

2. Biaya simpan (carrying cost) yaitu biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam rangka proses penyimpanan suatu barang yang dibeli. Biaya simpan merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menyimpan persediaan selama periode tertentu agar bahan baku yang disimpan kualitasnya sesuai dengan yang diinginkan. Biaya simpan bersifat variabel atau berubah-ubah yang perubahannya tergantung dari jumlah bahan baku yang disimpan. Biaya simpan ini meliputi: a. Biaya sewa gudang, b. Biaya pemeliharaan bahan di gudang, c. Biaya modal (bunga yang diperlukan untuk investasi barang yang akan disimpan, d. Biaya asuransi,e. Biaya keusangan barang (kadaluarsa barang) dan biaya penurunan kualitas (absolescence).

Apabila bahan yang dipesan setiap kali pesan Q unit, maka rata-rata persediaan adalah Q/2. Apabila biaya disimpan sebesar C rupiah dari rata-rata bahan yang disimpan, maka biaya simpan dapat dihitung dengan rumus:

Contoh 1.

PT. “A” merencanakan untuk melakukan pembelian bahan selama satu tahun sebanyak 160.000 unit. Biaya pesan Rp. 10.000 setiap kali pesan. Biaya simpan Rp. 2 per unit. Harga beli Rp.1.000 per unit. Dari data diketahui : R = 160.000 unit, O = Rp.10.000 dan C = Rp.2,-

Perhitungan Biaya Persediaan

Keterangan Frekuensi Pembelian1x 2x 3x 4x 5x 6x

Jumlah Pembelian (Q) 160.000 80.000 53.333 40.000 32.000 26.666Ordering Cost 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000Carrying Cost 160.000 80.000 53.333 40.000 32.000 26.666Total Cost 170.000 100.000 83.333 80.000 82.000 86.666

Dari perhitungan biaya persediaan dengan metode coba-coba tsb, dapat diketahui bahwa biaya persediaan paling minimal pada pembelian 40.000 unit setiap kali membeli yaitu dengan biaya Rp.80.000,- Jika diperhatikan pada saat biaya minimal tersebut ternyata biaya pesan sama dengan biaya simpan. Dengan dasar perhitungan tsb, maka bisa dicari jumlah pembelian dengan biaya yang paling minimal.

3. Economical Order Quantity (EOQ)

Biaya Pesan = x O atau x S

Biaya Simpan = x C

Perusahaan berusaha menekan biaya seminimal mungkin agar keuntungan yang diperoleh menjadi lebih besar, demikian pula dengan manajemen persediaan selalu mengupayakan agar biaya persediaan menjadi minimal. Metode untuk menentukan persediaan yang paling optimal atau paling ekonomis adalah Economical Order Quantity (EOQ) yaitu jumlah kuantitas bahan yang dibeli pada setiap kali pembelian dengan biaya yang paling minimal. EOQ tercapai pada saat biaya pesan sama dengan biaya simpan. Jumlah kuantitas pesanan yang paling ekonomis (EOQ) dapat dicapai pada saat biaya pesan sama dengan biaya simpan. Untuk lebih jelasnya kita ikuti keterangan berikut:Jumlah kuantitas pesanan yang paling ekonomis (EOQ) tercapai pada biaya pesan sama dengan biaya simpan yaitu:

atau O = C = = = Q2 . C = 2 . R . O = Q2 =

dari persamaan tersebut, maka jumlah pesanan yang paling optimal adalah sebesar:

atau

dimana:Q = Jumlah kuantitas pesanan yang paling ekonomis (EOQ)R = Jumlah kebutuhan barang yang dibeli selama setahunO = Biaya pesanan setiap kali pesan, kadang-kadang diberi simbol SC = Biaya simpan bahan (barang) per unit atau dihitung dari persentase rata-rata persediaan

dikalikan dengan harga barang.

Jumlah kuantitas pesanan yang paling ekonomis (EOQ) juga dapat dicari dengan formula:

dimana PI adalah perkalian antara harga barang dengan persentase biaya simpan.

Untuk menentukan kebijakan persediaan yang tepat dapat digunakan analisis Kuantitas Pesanan yang Ekonomis (Economical Order Quantity). Economical Order Quantity (EOQ) adalah jumlah bahan yang dapat dibeli dengan biaya persediaan yang minimal atau sering disebut jumlah pesanan bahan yang optimal.Contoh 1.PT. “A” merencanakan untuk melakukan pembelian bahan selama satu tahun sebanyak 160.000 unit. Biaya pesan Rp. 10.000 setiap kali pesan. Biaya simpan Rp. 2 per unit. Harga beli Rp. 1000 per unit. Besarnya jumlah pembelian atau pesanan yang paling ekonomis (EOQ) adalah:

EOQ = = = 40.000 unit

Untuk membuktikan apakah benar bahwa 40.000 unit merupakan jumlah pesanan yang optimal, maka dapat dijelaskan dengan membuat tabel berikut:

Tabel 1. Jumlah Pembelian Paling Ekonomis

Keterangan Frekuensi Pembelian1x 2x 3x 4x 5x 6x

Inventory (unit) 160.000 80.000 53.333 40.000 32.000 26.666Average Inventory 80.000 40.000 26.667 20.000 16.000 13.333Ordering Cost 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000Carrying Cost 160.000 80.000 53.333 40.000 32.000 26.666Total Cost 170.000 100.000 83.333 80.000 82.000 86.666

Q =

Q =

EOQ =

Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa Total Cost terendah sebesar Rp. 80.000 tercapai pada frekuensi pembelian 4 kali. Pada saat itu besarnya biaya pesan sama dengan biaya simpan (Ordering Cost = Carrying Cost). Frekuensi pembelian yang kurang dari atau lebih dari 4 kali tersebut akan menanggung biaya yang lebih besar. Misalnya frekuensi pembelian sebanyak 5 kali menyebabkan biaya pesan sebesar 5 x Rp. 10.000 = Rp. 50.000 dan biaya simpannya = 16.000 unit x Rp. 2 = Rp. 32.000. Sehingga total biaya pembelian jika dilakukan sebanyak 5 kali = Rp. 50.000 + Rp. 32.000 = Rp. 82.000. Jumlah biaya ini lebih besar daripada biaya pada pesanan yang paling ekonomis yaitu Rp 80.000.

Analisis EOQ ini sebenarnya merupakan analisis yang cukup lemah dalam analisis keuangan. Hal ini karena ada beberapa asumsi yang mendasari berlakunya analisis EOQ ini yang mungkin sulit untuk ditepati. Asumsi berlakunya EOQ yaitu: a. Bahan atau barang yang dibutuhkan harus tersedia di pasar ketika dibutuhkan b. Harga barang selalu tetap (stabil) selama periode analisis c. Biaya simpan selalu stabil selama periode analisis d. Biaya-biaya yang berhubungan dengan pemesanan relatif tetap.

Dari keterangan di atas, biaya pesan memiliki sifat yang positif-linier dengan frekuensi pesanan. Artinya semakin sering memesan, maka biaya pesanan semakin tinggi. Sebaliknya, biaya simpan memiliki hubungan yang negatif-tidak linier dengan frekuensi pesanan, yaitu semakin sering pesanan barang dilakukan, maka semakin kecil biaya simpannya. Hubungan biaya pesan, biaya simpan dan jumlah biaya pada keadaan EOQ dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1. Hubungan antara Biaya Pesan, Biaya Simpan

4. REORDER POINT (ROP)

Reorder Point (titik pemesanan kembali), disingkat ROP, adalah saat harus diadakan pesanan lagi sehingga penerimaan bahan yang dipesan tepat pada waktu persediaan di atas safety stock sama dengan nol. Saat kapan pemesanan harus dilakukan kembali perlu ditentukan secara baik karena kekeliruan saat pemesanan kembali tersebut dapat berakibat terganggunya proses produksi. Titik di mana perusahaan harus memesan kembali agar kedatangan bahan yang dipesan tepat pada saat persediaan bahan di atas safety stock sama dengan nol disebut Reorder Point. Pada saat tersebut perusahaan harus memesan kembali agar kedatangan bahan yang dipesan tidak sampai melanggar persediaan pengaman (safety stock).

Ada 2 faktor yang menentukan Reorder Point, yaitu:1. Penggunaan bahan selama lead time

Lead time adalah masa tunggu sejak pesanan barang atau bahan dilakukan sampai bahan tersebut tiba di perusahaan. Waktu tunggu ini berbeda-beda antara barang yang satu dan lainnya. Di samping itu, waktu tunggu juga ditentukan oleh jarak antara perusahaan dan

Biaya Persediaan Minimal

0 EOQ Kuantitas

Ordering Cost

Carrying Cost

Total Inventory Cost

sumber bahan, alat transportasi yang digunakan dan lain sebagainya. Selama waktu tunggu ini, proses produksi di perusahaan tidak boleh terganggu. Oleh karena itu penggunaan bahan selama waktu tunggu perlu diperhitungkan dengan cermat sehingga perusahaan tidak sampai kekurangan bahan.

2. Safety Stock, adalah persediaan minimal (persediaan besi) yang ada dalam perusahaan. Persediaan besi ini merupakan persediaan yang dimaksudkan untuk berjaga-jaga apabila perusahaan kekurangan barang atau ada keterlambatan bahan yang dipesan sampai di perusahaan.

Dari kedua faktor yang mempengaruhi waktu pemesanan kembali di atas, maka pemesanan kembali (ROP) harus dilakukan ketika jumlah barang atau bahan tepat sama dengan jumlah barang yang dijadikan Safety Stock ditambah kebutuhan selama waktu tunggu atau:

Hubungan antara Reorder Point, Safety Stock dan Lead Time dapat diperlihatkan pada gambar berikut:

Gambar 2. Hubungan antara ROP, Safety Stock dan Lead Time

Keterangan:

AB = Besarnya EOQC = Reorder pointD = bahan yang dipesan tibaEF = Lead Time

Contoh 2.Dari contoh 1 diketahui bahwa penggunaan bahan selama satu tahun 160.000 unit. Apabila

ditentukan lead time (waktu tunggu) ½ bulan dan safety stock 10.000 unit. Apabila 1 tahun dihitung 360 hari, maka Reorder Point dapat dihitung sebagai berikut:Penggunaan bahan per hari = 160.000 unit : 360 = 444,44 unit atau = 444 unit.Penggunaan bahan selama waktu tunggu = 15 hari x 444,44 unit = 6.667 unit. Reorder Point = safety stock + penggunaan selama waktu tunggu

= 10.000 unit + 6.667 unit = 16.667 unit.

Reorder Point = Kebutuhan Safety Stock + Kebutuhan Lead Time

PersediaanA

B

CROP

D

O E F Waktu

Safety Stock

Gambar 3. Besarnya ROP, Safety Stock dan EOQ

Keterangan:Besarnya EOQ = 50.000 unit - 10.000 unit = 40.000 unit Besarnya ROP = 10.000 unit + 6.667 unit = 16.667 unit Besarnya Lead Time = 6.667 unit

SOAL DAN PENYELESAIANSoal l.

Kebutuhan bahan PT. “A” selama 1 tahun 480.000 unit dengan harga per unit Rp 10,-. Biaya pesan (ordering cost) setiap kali pesan Rp 60.000,-. Biaya simpan (carrying cost) sebesar 40% dari nilai rata-rata persediaan. Safety stock 30.000 unit, dan waktu tunggu (lead time) selama 1/2 bulan. Dari data tersebut:

1. Hitunglah EOQ2. Hitunglah ROP3. Gambarkan grafik hubungan EOQ, ROP dan Safety stock4. Gambarkan hubungan antara Total Cost, Ordering Cost dan Carrying Cost

Penyelesaiannya:1. Menghitung besarnya EOQ

EOQ =

dimana: R = Jumlah bahan yang dibutuhkan selama periode tertentu S = Biaya pesan setiap kali pesan P = Harga pembelian bahan per unit I = Biaya simpan dinyatakan dalam persentase dari nilai persediaan

EOQ = = = 120.000 unit

2. Menghitung ROPPenggunaan 1 tahun 480.000 unit Penggunaan per bulan = 40.000 unit Penggunaan selama lead time (1/2 bulan) = 1/2 x 40.000 unit = 20.000 unit ROP = Safety stock + Penggunaan selama lead time

= 30.000 unit + 20.000 unit = 50.000 unit Jadi pemesanan kembali dilakukan ketika persediaan tinggal 50.000 unit

3. Gambar grafik hubungan EOQ, ROP dan Safety Stock sebagai berikut:

10.000

Unit

CROP

D

O E F Waktu

Safety Stock

50.000

16.667

4. Grafik hubungan Total Cost (TC), Ordering Cost (OC) dan Carrying Cost (CC)

Untuk menggambar grafik hubungan antara total biaya, (total cost), biaya pesan (ordering cost) dan biaya simpan (carrying cost) terlebih dahulu disusun tabel perhitungan untuk mencari total biaya yang paling ekonomis (minimal). Tabel ini menunjukkan berbagai alternatif jumlah yang akan dibeli pada setiap kali pembelian/pesanan. Kita tahu bahwa biaya persediaan terdiri dari biaya pesan dan biaya simpan. Dengan mengkombinasikan biaya pesan dan biaya simpan pada berbagai frekuensi dan jumlah pembelian, akan diperoleh biaya yang paling minimal seperti pada tabel berikut:

Tabel 2. Biaya Persediaan pada Berbagai Alternatif Jumlah Pembelian

Keterangan Biaya Persediaan pada Berbagai Frekuensi Pembelian (dalam rupiah)1 x 2 x 3 x 4 x 5 x 6 x

Inventory (unit) 480.000 240.000 160.000 120.000 96.000 80.000Nilai Inventory (Rp) 4.800.000 2.400.000 1.600.000 1.200.000 960.000 800.000Invent. rata-rata (Rp) 2.400.000 1.200.000 800.000 600.000 480.000 400.000Ordering Cost (Rp) 60.000 120.000 180.000 240.000 300.000 360.000Carrying Cost (Rp) 960.000 480.000 320.000 240.000 192.000 160.000Total Cost (Rp) 1.200.000 600.000 500.000 480.000 492.000 520.000

Total cost terendah sebesar Rp. 480.000,- pada frekuensi pembelian empat kali, di mana ordering cost = carrying cost, (atau biaya pesan sama dengan biaya simpan). Apabila ditunjukkan dengan grafik hubungan antara Total Cost, Ordering Cost dan Carrying Cost akan terlihat sebagai berikut:

ROP = 50.000 unit

30.000

Unit

C

Pemesanan Datang

O Lead Time Waktu

Safety Stock = 30.000 unit

150.000

50.000

Biaya pesan = biaya simpan

Biaya total minimal pada EOQ = 120.000 unit

0 120.000 unit Kuantitas (unit)

Ordering Cost

Carrying Cost

Total Inventory Cost

240.000

480.000

Biaya

Soal 2.

Perusahaan “ANTARA” dalam setahun membutuhkan bahan mentah sebanyak 150.000 unit dengan harga Rp. 2.000,- per unitnya. Biaya pesanan setiap kali pesan sebesar Rp. 150.000,- dan biaya simpan 10% dari rata-rata nilai persediaan. Pada saat ini perusahaan memiliki gudang yang terbatas kapasitasnya, sehingga hanya bisa menyimpan maksimum 12.000 unit. Perusahaan akan meningkatkan kapasitas gudangnya menjadi 15.000 unit. Untuk meningkatkan kapasitas gudang menjadi 15.000 unit membutuhkan biaya perbaikan sebesar Rp. 1.500.000,-, sehingga perusahaan perlu utang ke bank. Apabila biaya modal untuk menambah kapasitas tersebut adalah 20% apakah sebaiknya gudang tersebut diperluas menjadi 15.000 unit atau tetap saja berkapasitas 12.000 unit ?.

Penyelesaiannya:Jumlah pembelian ekonomis adalah :

EOQ = = 150.000 unit

Jadi jumlah pembelian yang ekonomis sebesar 15.000 unit, berarti kapasitas gudang tidak mencukupi karena hanya mampu menampung maksimum 12.000 unit. Dengan demikian perlu dipertimbangkan untuk memperluas gudang sampai kapasitas 15.000 unit, yang memerlukan biaya Rp. 1.500.000,- dengan biaya modal 20%.

Alternatif Pertama: Tidak memperluas gudang, sehingga pembelian hanya sesuai kapasitas gudang yaitu 12.000 unit setiap kali pesan.

• Biaya pesan 1 tahun = (150.000/12.000) x Rp. 150,000 = Rp. 1.875.000,-• Biaya simpan 1 tahun = Rp. 2.000 x 10% x (12.000/2) = Rp. 1.200.000,-

Total Biaya = Rp. 3.075.000,-

Alternatif Kedua: Memperluas gudang agar kapasitas mencapai 15.000 unit sesuai dengan pembelian ekonomis.

• Biaya pesan 1 tahun = (150.000/15.000) x Rp. 150.000 = Rp. 1.500.000,-• Biaya simpan 1 tahun = (2.000x 10%) x (15.000/2) = Rp. 1.500.000,-• Biaya modal investasi = 20% x Rp. 1.500.000 = Rp. 300.000.-

Total Biaya = Rp. 3.300.000,-Ternyata dengan menambah kapasitas, biaya persediaan yang dikeluarkan menjadi lebih besar yaitu Rp. 3.300.000 dibanding apabila kapasitasnya 12.000 unit yaitu sebesar Rp. 3.075.000,-. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan tidak melakukan perluasan gudang dan pembelian setiap kali beli sebesar 12.000 unit sesuai dengan kapasitas gudang.