2018 - Universitas Brawijaya

2018 TINJAUAN MANAJEMEN

· PS SARJANA SOSIOLOGI ·

UNIVERSITAS

BRAWIJAYA

JURUSAN

SOSIOLOGI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

@copyright Sosiologi 2018

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN

Program Studi S1 Sosiologi

JURUSAN SOSIOLOGI

TAHUN 2018

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Visi Program Studi Sosiologi

Menjadi Program Studi Sarjana Sosiologi yang unggul di bidang

pendidikan, penelitian dan pengabdian yang berorientasi kepada

keadilan sosial di tingkat ASEAN+ tahun 2025.

Misi Program Studi Sosiologi

1. Menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan sarjana

Sosiologi yang unggul, berdaya saing dan berkarakter serta

berorientasi pada keadilan sosial melalui kolaborasi di tingkat

ASEAN+.

2. Mengembangkan pengkajian Sosiologi melalui kegiatan penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat .

3. Menumbuhkembangkan semangat dan/atau kompetensi dalam

penulisan dan publikasi karya ilmiah, analisis sosial, serta social-

entrepreneur bagi sivitas akademika dan dalam aplikasinya di

masyarakat.

Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : PS S1 Sosiologi, Jurusan Sosiologi, FISIP

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Anif Fatma Chawa, Ph.D

5. Koordinator Penyusun

: Arief B. Nugroho, M.Si

6. Anggota Penyusun : 1) Titi Fitrianita, M.A. 2) Ayu Kusumastuti, M.Sc. 3) Lutfi Amiruddin, M.Sc.

4) Nyimas Nadya Izana, M.Si. 5) Dadang.

6) Tunjung Tintris M, S.Pd.

7. Periode : Januari s.d November 2018

Malang, 15 September 2018

Ketua Jurusan Sosiologi,

Ttd

Anif Fatma Chawa, Ph.D

NIP. 197403082005012001


Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya ii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................ i

I. PENDAHULUAN ............................................................................. 1

II. LINGKUP BAHASAN ....................................................................... 2

III. PELAKSANAAN ............................................................................... 3

IV. HASIL ............................................................................................ 4

1. Hasil Audit Internal .................................................................. 5

2. Hasil Audit Eksternal .............................................................. 19

3. Hasil Umpan Balik Pelanggan ................................................. 19

4. Kinerja dan Evaluasi Proses .................................................... 27

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan .......................... 35

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya .................... 56

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ..................................... 61

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ............................ 62

V. PENUTUP ..................................................................................... 63


Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Laporan Tinjauan Manajemen Jurusan Sosiologi ini dibuat

didasarkan atas evaluasi program kerja yang dilaksanakan hingga

September tahun 2018 bersama dosen S1 di Jurusan Sosiologi. Rapat

evaluasi program yang dilaksanakan oleh Jurusan Sosiologi dilakukan

rutin tiap akhir tahun untuk mengetahui masalah-masalah yang

muncul dan berkembang pada setiap kegiatan yang telah

diprogramkan oleh jurusan, juga dimaksudkan sebagai upaya

melakukan evaluasi diri berkaitan dengan ketercapaian Jurusan

Sosiologi terhadap Visi dan Misi yang dimiliki dan PS S1 Sosiologi

mengikuti sebagai salah satu bagiannya. Karena kebutuhan audit

internal manajemen maka laporan Tinjauan Manajemen ini dibuat

pada bulan September.

PS S1 Sosiologi melaksanakan tugas untuk menyelenggarakan

pendidikan sesuai dengan yang ditugaskan oleh universitas dan

Jurusan Sosiologi sebagai salah satu bentuk komitmen kami untuk

menjalankan visi dan misi. Penyelenggaraan tersebut dilakukan

dengan berusaha merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi

sebagai sebuah siklus kegiatan untuk mencapai tujuan Tri Dharma

Perguruan Tinggi. Dan Tinjauan Manajemen ini adalah bentuk konkrit

rangkaian tersebut yang akan selalu dilakukan oleh Program Studi S1

Sosiologi setiap tahun.

Sebagai bagian dari Jurusan Sosiologi, PS S1 Sosiologi, membawa

semangat dari Jurusan Sosiologi untuk selalu berbuat terbaik sebagai

bentuk pelaksanaan dari visi, misi dan tujuan dari Jurusan Sosiologi

dalam bidang pengajaran Sosiologi. Bidang yang dilaksanakan terkait

dengan pelaksanaan kurikulum Sosiologi UB sebagai bentuk amanat

yang harus dilaksanakan.



II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008,

maka Program Studi Sarjana (S1) Sosiologi melaksanakan tinjauan

manajemen dengan ruang lingkup pembahasan sebagai berikut:

1. Hasil audit internal, hasil temuan audit internal mutu (AIM) untuk

PS S1 Sosiologi pada 4 Desember 2017

2. Umpan balik pelanggan, umpan balik pelanggan didapat dari

beberapa sumber seperti komplain dari pengguna layanan

(mahasiswa) melalui e-complaint, kuisioner, IKM, hearing dan

bentuk lainnya.

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian

program kerja berdasar atas Renstra Jurusan Sosiologi 2016-

2020.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi, untuk

mengidentifikasi masalah yang muncul dan dapat diantisipasi

dengan penyelesaian masalah supaya tidak terjadi kembali di

kemudian hari.

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang

perlu mendapat perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari

eksternal).

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM Jurusan Sosiologi.

III. PELAKSANAAN

Pelaksanaan Tinjauan Manajemen di PS S1 Sosiologi biasanya

dilakukan setiap akhir tahun mengikuti rapat evaluasi akhir tahun di

Jurusan Sosiologi. Namun demikian, setiap bulannya telah dilakukan

evaluasi terhadap program kegiatan dan kinerja dari unit kerja di

prodi melalui mekanisme rapat program studi. Mekanisme ini

sekaligus merupakan kegiatan montoring dan evaluasi terhadap



pelaksanaan program kerja PS S1 untuk mengetahui faktor

penghambat dan feedback dari pelanggan terkait dengan pelaksanaan

program kerja tersebut. Pada akhir tahun semua hasil evaluasi

program kerja tersebut kemudian direview kembali dalam kegiatan

Tinjauan Manajemen (TM) atau Manajemen Review (MR) untuk

menemukan akar penyebab masalah sekaligus merumuskan tindakan

koreksi dan pencegahannya. Hasil dari MR atau TM tersebut nantinya

menjadi bahan pertimbangan untuk membuat program kegiatan

selanjutnya dan rencana tindakan dan pelaksanaan berkaitan dengan

temuan sebelumnya dengan mengacu pada Rencana Strategis

Jurusan Sosiologi 2016-2020.

Kegiatan Tinjauan Manajemen tahun 2017 dilakukan pada 25

Januari 2018 yang diawali dengan pertemuan-pertemuan antar

bidang dan penanggungjawab kegiatan untuk mengevaluasi program

tahun 2017. Rapat TM dilanjutkan dengan penyusunan program kerja

(Rapat Kerja) 2018. Namun berkaitan dengan kegiatan audit

internal mutu (AIM) maka dokumen evaluasi dibuat pada bulan

September 2018 yang nantinya akan disempurnakan pada saat

pelaksanaan kegiatan evaluasi dan perencanaan program.

Beberapa hal yang dilakukan dalam pembuatan Tinjauan

Manajemen adalah catatan hasil Audit Unternal Mutu (AIM) 2017 yang

perlu diselesaikan dan kedua adalah membahas sasaran mutu

berdasar Renstra Jurusan Sosiologi dari masing-masing bidang yang

menjelaskan hambatan atau permasalahan dari setiap kegiatan yang

dilakukan dan penyelesaiannya serta keterhubungan dengan target

yang ada di sasaran mutu Jurusan Sosiologi.

Pada tahun 2018, program studi S1 Sosiologi berfokus pada

peningkatan kapasitas mahasiswa terkait dengan pengerjaan tugas

akhir, pengerjaan akreditasi dan evaluasi kurikulum. Kurikulum 2015

yang dijalankan untuk angkatan 2015 saat ini masuk pada semester

krusial untuk mengerjakan tahapan awal pembuatan tugas akhir. Di



kurikulum 2015, seminar proposal skripsi yang awalnya bukan

merupakan mata kuliah ber-SKS menjadi mata kuliah ber-SKS yang

berkonsekuensi pada kewajiban lulus mahasiswa yang memprogram

dan bagi dosen perlu terhubung dengan Kelompok Riset Dosen

sehingga dapat menyesuaikan dengan kajian yang dimiliki dosen.

Poengelola Program studi berusaha supaya mahasiswa dapat

lulus lebih cepat dengan target minimal lulus tepat waktu. Sehingga

beban studi dan pengelolaan akademik dapat berkurang karena

banyaknya mahasiswa yang terlambat lulus.

Kedua, fokus 2018 yang dijalankan oleh PS S1 adalah penyiapan

PS untuk menghadapi akreditasi pada 2019, yang artinya PS harus

telah membuat pembagian tugas terkait dengan akreditasi kepada

semua dosen dan staf untuk pengerjaan borang akreditasi. Saat ini PS

S1 sedang menunggu pula keputusan dari BAN PT terkait standar

baru akreditasi yang akan diterapkan.

Yang ketiga evaluasi kurikulum, sesuai dengan siklus lima

tahunan, PS S1 sudah harus bersiap untuk mengevaluasi kurikulum

yang dijalankan untuk kemudian dilaksanakan pada 2019. Untuk

membuat kurikulum tersebut harus ada koordinasi dengan jurusan

karena terkait dengan penentuan visi, misi dan tujuan jurusan

selanjutnya yang akan tertuang dalam kurikulum. Saat ini PS S1 telah

membuat tim evaluasi dan penyusun kurikulum yang bekerja untuk

merumuskan kurikulum berikutnya.



Gambar 1. Kegiatan Persiapan Lokakarya Kurikulum

IV. HASIL

Hasil sementara evaluasi manajemen PS S1 Sosiologi Tahun 2018

berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan

manajemen (lihat Bab II).

1. Hasil Audit Internal

1. Program Studi S1 Sosiologi

Audit Internal Mutu (AIM) di Jurusan Sosiologi/Program

Studi Sarjana Sosiologi dilaksanakan pada 4 Desember 2017,

dengan para auditor internal yaitu Ni Komang Desy AP, M.Si.

dan Irma Fitriana Ulfah, S.IP, M.Si sesuai dengan AIM UKPPA

siklus 16 tahun 2017.

Audit didasarkan pada lingkup AIM UKPA Siklus 16 tahun

2017 yang melingkupi tindakan perbaikan (improvement)

audit sebelumnya dan Tinjauan Manajemen. Dalam audit

yang dilakukan Program Studi Sarjana Sosiologi ditemukan

satu temuan yang didapatkan yaitu :



Tabel 1. Hasil AIM UKPA 2017 PS S1 Sosiologi

No. Uraian

Ketidaksesuaian dan Saran

Status

Waktu

Audit

Verifikasi

1 ada 2 SOP yang sudah memenuhi format, akan tetapi sub bab standar mutu masih belum diisi. SOP Praktikum belum disertai dengan definisi dan istilah dan SOP PKN tahapan bagan alir belum semuanya disertai dengan timeline

New, OBS,

NKD-IFU, 4

Desember 2017

Akan menambahkan definisi dan istilah dalam SOP Praktikum serta menambahkan timeline di setiap tahapan bagan alir SOP PKN

Temuan tersebut berkaitan dengan kewajiban konversi

dari MP ke format baku SOP yang ditetapkan oleh PJM.

Ditemukan tentang sub bagian standar mutu yang belum diisi

dan beberapa format yang belum sesuai dengan yang

ditetapkan dalam pembuatan SOP.

RTL yang dilakukan selanjutnya adalah memperbaiki

sehingga SOP dapat sesuai dengan format baku yang telah

ditetapkan. Selain itu UJM Jurusan Sosiologi juga telah

mengkonversi semua MP yang dimiliki untuk menjadi SOP

dan membuat Standar Mutu yang sesuai.

2. Hasil Audit Eksternal

Pada tahun 2018 PS S1 tidak terdapat audit dari eksternal

yang diikuti, namun Program Studi S1 Sosiologi sedang

mempersiapkan untuk melakukan akreditasi dari BAN PT yang



direncanakan pada tahun 2019. Saat ini PS S1 Sosiologi telah

mendapat nilai B untuk akreditasinya dan berharap nilai tersebut

dapat meningkat menjadi A.

Karena itu pengelola program, berfokus untuk segera

memasukkan borang audit untuk memperbaiki nilai akreditasi

sehingga dapat lebih baik.

3. Hasil Umpan Balik Pelanggan

Penilaian umpan balik pelanggan didasarkan atas evaluasi

dari hasil kepuasan pelanggan dengan menggunakan Indeks

Kepuasan Masyarakat (IKM) yang sesuai dengan KEMENPAN

No.25 Tahun 2004, e-complaint dan hearing dengan mahasiswa.

Hasil di Program Studi S1 Sosiologi memperlihat hasil sebagai

berikut :

3.1. Hasil IKM

Hasil IKM Jurusan Sosiologi diperoleh dari Pusat Informasi,

Data dan Keluhan (PIDK) UB. Data yang dipergunakan adalah

data hingga semester genap 2018. Data IKM biasanya

dikumpulkan sampai akhir tahun untuk kemudian dianalisis dan

didistribusikan ke semua pimpinan di lingkungan UB. Berikut ini

merupakan deskripsi hasil IKM Program Studi Sosiologi.

1. Program Studi Sarjana Sosiologi

Hasil IKM pada Prodi Sarjana Sosiologi yang didapatkan

pada tahun 2016 dianggap kurang memuaskan karena

banyak variabel yang memunculkan nilai rendah. Dan hanya

3 bidang yang memiliki nilai B. Hasil IKM Prodi Sarjana

Sosiologi ini menjadi bahan pertimbangan terkait dengan

mutu atau kualitas pelayanan terhadap masyarakat,

terutama pelanggan utamanya yaitu mahasiswa.



Tabel 4 : Nilai Indeks Kepuasan Pelanggan 2018 per

Unsur Pelayanan Program Sarjana Sosiologi

No Unsur Pelayanan Nilai Unsur pelayanan

1 Kesesuaian Persyaratan 3,18 B

2 Kemudahan Prosedur 2,83 B

3 Kecepatan Pelayanan 2,78 B

4 Ketepatan waktu layanan 2,58 B

5 Kesesuaian biaya 2,68 B

6 Hasil layanan Bidang Akademik

2,85 B

7 Hasil Layanan Bidang Kemahasiswaan

2,78 B

8 Kemampuan SDM 3,13 B

9 Sikap SDM 3,15 B

10 Layanan sesuai Maklumat Layanan

2,88 B

11 Penanganan Pengaduan 2,85 B

Total Nilai IKM 72,00

Nilai Mutu Pelayanan B

Kinerja Unit pelayanan BAIK

Berikut adalah daftar keluhan dan tindaklanjutnya di

Program Studi Sarjana Sosiologi:

Tabel 5. Keluhan dan Tindak Lanjut PS S1 Sosiologi

No.

Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan yang dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindak lanjut (atau rencana)

Status Akhir

1. Ketepatan layanan Supaya waktu layanan bisa tepat waktu sesuai dengan yang dijanjikan

Evaluasi layanan kepada staf kependidikan

Dilaporkan ke ketua jurusan untuk ditindaklanjuti

2. Layanan bidang akademik

Lebih jelas masalah waktu

Menyampaikan ke

Closed



bimbingan skripsi

dosen berkaitan dengan keluhan mahasiswa terkait bimbingan

3. Peningkatan pelayanan bagian Kemahasiswaan Lantai 1 (Fakultas)

Agar pelayanannya ditingkatkan terus dan atitude diperbaiki

Dibina kembali

Dilaporkan ke WD1 sebagai penanggungjawab akademik

Beberapa hasil evaluasi yang dilakukan oleh internal

prodi dan jurusan berkaitan dengan IKM menunjukkan

bidang-bidang yang harus menjadi perhatian untuk

ditingkatkan pelayanannya yaitu bidang pelayanan akademik

dan dosen. Pengelola prodi berusaha memperbaiki layanan

akademik tersebut dengan melakukan beberapa perbaikan

terkait alur kerja dan pembagian beban kerja dosen.

1.2. Umpan Balik dari E-Complain

Selain dari IKM, umpan balik dari pelanggan juga

didapatkan dari e-complain. Di tahun 2018 belum ada

umpan balik yang diterima oleh PS S1 Sosiologi terkait

dengan layanan yang dijalankan.

1.3. Umpan Balik dari Hearing dengan Mahasiswa

Mekanisme lain untuk memperoleh umpan balik dari

pelanggan adalah melalui kegiatan hearing dengan

mahasiswa yang dilakukan setiap akhir semester. Pada

tahun 2018 telah dilakukan satu kali hearing yaitu

pertengahan semester genap. Beberapa keluhan yang

disampaikan mahasiswa dalam hearing meliputi beberapa

masalah diantaranya adalah sebagai berikut:



1. KKN/Magang : masalah pembagian kelompok KKN dan

penempatannya. Problemnya bisa diselesaikan,

permasalahan muncul disebabkan oleh ego kelas dan

ego pribadi. Pada akhirnya mahasiswa dapat memilih

mengikuti KKN atau Magang.

2. Kegiatan perkuliahan: ketidaksesuaian materi dengan

RPS yang telah disepakati dengan mahasiswa

3. Seminar Proposal : Mahasiswa merasa terbebani

dengan semprol massal, merasa dipaksa untuk segera

menyelesaikan studi. Penyelesaian jurusan, bahwa

semprol adalah tahapan ke skripsi dan percepatan

studi justru malah menguntungkan mahasiswa bukan

merugikan. Alasan merasa dipaksa adalah tidak logis

menimbang tugas mahasiswa adalah belajar dan

menyelesaikan studi secara tepat waktu.

Semua keluhan mahasiswa tersebut langsung

didiskusikan dan dicarikan tindakan koreksi dan

pencegahan pada saat hearing dilakukan. Untuk itu hearing

harus menerapkan proses komunikasi dua arah yaitu

melibatkan mahasiswa untuk mengidentifikasi masalah dan

sekaligus menemukan berbagai alternatif solusinya

bersama-sama dengan pihak jurusan dan program studi.

4. Kinerja dan Evaluasi Proses di Jurusan Sosiologi


Kinerja dan evaluasi proses yang dilakukan oleh PS S1

Sosiologi diukur dari capaian program kerja dan evaluasi yang

dilaksanakan oleh PS S1 yang berkaitan dengan kegiatan

akademik. Setiap program kerja yang dilakukan berusaha

diukur didasarkan atas indikator capaian masing-masing



program kerja di PS S1 Sosiologi. Secara umum capaian kinerja

yang dijalankan PS S1 Sosiologi adalah sebesar 75%.

Tabel 9. Capaian Kinerja dan Evaluasi Proses PS S1 Sosiologi

No. Program Kerja Skor

Capaian A. Program Pengembangan Kapasitas

Mahasiswa

1. Kegiatan 1 Pelatihan Berpikir Kritis: Kita

Mulai Dari Mana? Pemateri: M. Al-Fayyadl

100 %

2. Kegiatan 2 Pelatihan Metode Ilmu Sosial

Kritis. Pemateri: Muhammad Supraja

100 %

3. Kegiatan 3 Pelatihan From Stranger to

Friend: Mengenal informan Kita. Pemateri:

Drajat T. Kartono

100 %

4. Kegiatan 4 Pelatihan Menuilis Field Note dan

How To Write Your First Draft. Pemateri:

Pudjo Semedi

0 %

5.

B. Program Penyelenggaran Praktikum

1. Kegiatan 1 Koordinasi Praktikum Semester

Genap 2015/2016

100 %

2. Kegiatan 2 Koordinasi Praktikum Semester

Ganjil 2016/2017

40 %

3. Kegiatan 3 Rekrutmen dan Pelatihan bagi

Asisten Praktikum

70 %

C. Program Pengelolaan Web PS S1 Sosiologi

1. Kegiatan 1 Memperbaharui website secara

rutin

100 %

2. Kegiatan 2 Perbaikan konten website supaya

sesuai standar

80 %

D. Program Percepatan Studi Mahasiswa

1. Kegiatan 1 Penyelesaian Outline dan Skripsi

Mahasiswa (BOS)

90%

2. Kegiatan 2 Penanganan Mahasiswa Kritis,

klinik skripsi

90%

3. Kegiatan 3 Semprol Massal 60%

4. Evaluasi sistem pembimbingan dosen



Terdapat beberapa kegiatan yang belum terlaksana secara

sempurna, yaitu percepatan studi terutama pada mahasiswa

semester angkatan 2012 yang terlalu lama menyelesaikan

studi. Beberapa mahasiswa angkatan tersebut ditemukan

bahwa mereka belum menyelesaikan matakuliah wajib yang

harusnya telah ditempuh, ada pula karena masalah pribadi

dan alasan karena tidak dapat menghubungi dosen

pembimbing skripsi. Namun setelah ditelusuri ditemukan

bahwa masalah yang terbanyak bukan karena dosen

pembimbing skripsi tapi karena keengganan mahasiswa

menemui dosen karena telah bekerja atau karena faktor

lainnya.

Kegiatan lain yang berjalan belum 100% adalah tim

kurikulum, penyelesaian borang akreditasi, dan KKN/PKN.

Kegiatan tersebut masih berlangsung dan adapula yang

direncanakan dijalankan pada bulan Oktober dan November.

E. Program Koordinasi Pelaksanaan

PKN/KKN

1. Koordinasi mahasiswa yang mengikuti KKN 100%

2. Koordinasi mahasiswa yang mengikuti PKN 100%

3. Ujian hasil KKN/PKN 50%

F. Penyiapan Akreditasi BAN PT

1. Pembagian tugas pengerjaan borang 90%

2. Evaluasi pengerjaan borang 0

G. Lokakarya Kurikulum

1. Kegiatan Pra-Lokakarya 80%

2. Benchmarking kurikulum 0%

3. Koordinasi tim kurikulum 50%

4. Rapat kurikulum 1 0

5. Rapat kurikulum 2 0



Tabel 10, Capaian Sasaran Mutu PS S1 Sosiologi

No. Sasaran Mutu atau Indikator

Kinerja Baseline

Target Th.

2018

Capaian

Th.2018

1. Pelaksanaan Lokakarya

Kurikulum

100 % 100 % 26 %

2. RPS lebih baik 80 % 80 % 80 %

3. Pengembangan Kapasitas Mahasiswa

90 % 100 % 75%

4. Referensi Buku lebih update dan bertambah

50 % 60 % 80 %

5. Penyelenggaraan Praktikum 90 % 100% 70%

6. Website lebih update 40 % 100 % 80%

7. Pelaksanaan Stadium General

0 % 100% 100%

8. Penyelenggaraan KKN/PKN 100% 100% 83%

9. Research Day 100% 0% 0%

10 Pelaksanaan Raker Evaluasi Jurusan 2018

50 % 50 % 80 %

11

.

Penyusunan Proker

Jurusan 2018

50 % 50 % 100 %

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan


Tabel 18 Tindakan Koreksi dan Pencegahan PS S1 Sosiologi

No Masukan Tindakan Perbaikan

Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

Keluhan

1. Ketepatan layanan Supaya waktu

layanan bisa tepat waktu sesuai dengan yang dijanjikan

Evaluasi layanan kepada staf kependidikan

Dilaporkan ke ketua jurusan untuk ditindaklanjuti



2 Layanan bidang akademik

Lebih jelas masalah waktu bimbingan skripsi

Menyampaikan ke dosen berkaitan dengan keluhan mahasiswa terkait bimbingan

Closed

3 Peningkatan pelayanan bagian Kemahasiswaan Lantai 1 (Fakultas)

Agar pelayanannya ditingkatkan terus dan atitude diperbaiki

Dibina kembali Dilaporkan ke WD1 sebagai penanggungjawab akademik

B. Evaluasi Kepuasan

1 Kesesuaian Persyaratan

Melakukan cek persyaratan layanan di semua bidang

closed Mengevaluasi dan mengikuti pelatihan layanan

2 Kemudahan Prosedur

Melengkapi prosedur layanan


3 Kecepatan Pelayanan Membuat standar waktu layanan


4 Ketepatan waktu layanan

Membuat standar waktu layanan


5 Kesesuaian biaya Melakukan cek

standar biaya layanan

closed Mengevaluas

i dan mengikuti pelatihan layanan

6 Hasil layanan Bidang Akademik

Mengevaluasi layanan akademik dan koordinasi dengan prodi


7 Hasil Layanan Bidang Kemahasiswaan

Mengevaluasi layanan kemahasiswaan

closed Mengevaluasi dan mengikuti



dan koordinasi dengan prodi

pelatihan layanan

8 Kemampuan SDM Selalu meningkatkan kemampuan SDM tenaga kependidikan dan dosen

closed Mengikutkan dalam setiap pelatihan

9 Sikap SDM Mengevaluasi sikap dalam melayani


10 Layanan sesuai Maklumat Layanan

Mengevaluasi kinerja sesuai standar


11 Penanganan Pengaduan

Memperbaiki model pengaduan


C. Temuan Audit

1 ada 2 SOP yang sudah memenuhi format, akan tetapi sub bab standar mutu masih belum diisi. SOP Praktikum belum disertai dengan definisi dan istilah dan SOP PKN tahapan bagan alir belum semuanya disertai dengan timeline

Akan menambahkan definisi dan istilah dalam SOP Praktikum serta menambahkan timeline di setiap tahapan bagan alir SOP PKN

open

Membuat dan mengkonversi semua MP menjadi SOP.

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya


Tabel 21. Tindak Lanjut TM PS S1 Sosiologi



No. Rekomendasi Tinjauan

Manajemen

Sebelumnya

Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

1 Laporan tinjauan

manajemen ada

namun belum dipisahkan antara

Jurusan, S1, S2

dan S3

MR Membuat

Tinjauan

Manajemen sesuai dengan

bidang masing-

masing

Banyak program

kegiatan yang

perlu di monev

Membuat

format yang

mempermudah pelaporan

2 hasil umpan balik

dianalisis dan

ditindaklanjuti-

notulnsi rapat.

Sudah ada analisis

umpan balik

pelanggan

(dilakukan survey

internal) namun

analisisnya belum

tercantum di

naskah manajemen

review

MR Perlu

mencantumkan

hasil analisis umpan balik

dalam MR

Terlalu banyak

format dalam

pembuatan MR sehingga perlu

ada ketelitian

Melibatkan Tim

dalam membuat

MR

3 hasil umpan balik

dari mahasiswa

menjadi bagian dari

evaluasi kinerja.

Evaluasi kinerja

dilakukan perunit

kerja namun belum

dijadikan satu

dalam bentuk

tinjauan

manajemen yang

komprehensif

MR Perlu

mencantumkan hasil analisis

evaluasi kinerja

dalam MR

Terlalu banyak

format dalam pembuatan MR

sehingga perlu

ada ketelitian

Melibatkan Tim

dalam membuat MR

4 dari analisis dan

tindak lanjut, kira-

kira perlakuan apa

yg diperlukan.

Misal skripsi ada

kartu kendali.

Evaluasi agar tidak

terjadi kembali

dimasukan dalam

bentuk

rekomendasi.

Bentuknya masih

tabel tabel belum

MR Membuat

narasi hasil

evaluasi

Masalah waktu

kerja dan

pembagian tugas

Melibatkan tim

dalam membuat

MR



dalam bentuk

narasi

5 Notulensi Rapat

tiap bulan dan

presensi namun

belum sesuai

format

MR Menyesuaikan

format

Notulensi rapat

dibuat oleh

orang yang

berbeda beda

Membuat

borang tetap

dalam notulensi

rapat

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Terdapat beberapa hal yang mempengaruhi SMM di Program Studi S1

Sosiologi. Pertama tentang kebijakan penganggaran fakultas yang

berubah dan berpengaruh terhadap program kegiatan, program studi

berusaha untuk mengadaptasi perubahan tersebut sehingga program

kegiatan dapat tetap perjalan.

Ada prioritas utama yang harus segera dilakukan pada tahun ini yaitu

perubahan kurikulum dan penyiapan akreditasi program studi pada

tahun depan (2019). Penyiapan kurikulum berkonsekuensi pada

pembuatan visi dan misi di Jurusan Sosiologi yang harus diselesaikan

secapatnya. Masalah ini terkait pula dengan visi dan misi fakultas

yang juga belum selesai dibuat dan disetujui.

Masalah ketiga adalah akreditasi, saat ini semua SDM yang ada di

Jurusan Sosiologi banyak terfokus pada akreditasi terutama di

program S2 dan S3 yang tahun ini mengajukan reakreditasi. Karena

itu SDM di PS S1 banyak terbagi dan memiliki beban yang cukup

besar selain kegiatan akademik.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Secara umum terdapat beberapa masukan dari berbagai pihak

berkaitan dengan peningkatan SMM, yaitu :

1. Ada koordinasi dan konsistensi bagi kuasa pemegang

anggaran untuk menjamin kepastian kegiatan



2. Segera mengesahkan Visi dan Misi di tingkat Fakultas dan

Jurusan, sehingga tim kurikulum dapat menyesuaikan

dengan visi misi tersebut

3. Membuat lebih banyak program-program untuk membangun

suasana akademis

4. Membuat terobosan program untuk menyelesaikan masalah-

masalah secara taktis berkaitan dengan peningkatan kualitas

akademis

5. Pembagian tugas lebih meluas, ada beberapa dosen yang tidak

bersedia membantu pengerjaan tugas akreditasi akan

menghambat penyelesaian. Perlu ada kebijakan yang tegas

terkait dengan hal tersebut.

6. Melakukan evaluasi dan memperbaiki prosedur standar

layanan, sehingga dapat lebih optimal

V. PENUTUP

Dari tinjauan manajemen yang telah diuraikan sebelumnya bisa

disimpulkan bahwa sistem manajemen yang selama ini diterapkan

oleh PS S1 cukup efektif dan efisien untuk menjalankan program kerja

sekaligus mencapai sasaran mutu baik di tingkat jurusan maupun

program studi. Hal ini bisa dilihat dari tercapainya sebagaian besar

sasaran mutu dan terlaksananya program kerja dari PS S1 Sosiologi.

Namun demikian, beberapa penyesuaian harus dilakukan karena

sebagai sebuah organisasi, PS S1 perlu membagi beban tugas SDM

yang cukup berat di luar bidang akademis dengan menambah tenaga

kependidikan sehingga tugas akademik tetap dapat berjalan dengan

baik.

2018 - Universitas Brawijaya

Documents

Transcript of 2018 - Universitas Brawijaya