2018 TINJAUAN MANAJEMEN
· PS SARJANA SOSIOLOGI ·
UNIVERSITAS
BRAWIJAYA
JURUSAN
SOSIOLOGI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
@copyright Sosiologi 2018
LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN
Program Studi S1 Sosiologi
JURUSAN SOSIOLOGI
TAHUN 2018
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Visi Program Studi Sosiologi
Menjadi Program Studi Sarjana Sosiologi yang unggul di bidang
pendidikan, penelitian dan pengabdian yang berorientasi kepada
keadilan sosial di tingkat ASEAN+ tahun 2025.
Misi Program Studi Sosiologi
1. Menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan sarjana
Sosiologi yang unggul, berdaya saing dan berkarakter serta
berorientasi pada keadilan sosial melalui kolaborasi di tingkat
ASEAN+.
2. Mengembangkan pengkajian Sosiologi melalui kegiatan penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat .
3. Menumbuhkembangkan semangat dan/atau kompetensi dalam
penulisan dan publikasi karya ilmiah, analisis sosial, serta social-
entrepreneur bagi sivitas akademika dan dalam aplikasinya di
masyarakat.
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya i
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : PS S1 Sosiologi, Jurusan Sosiologi, FISIP
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Anif Fatma Chawa, Ph.D
5. Koordinator Penyusun
: Arief B. Nugroho, M.Si
6. Anggota Penyusun : 1) Titi Fitrianita, M.A. 2) Ayu Kusumastuti, M.Sc. 3) Lutfi Amiruddin, M.Sc.
4) Nyimas Nadya Izana, M.Si. 5) Dadang.
6) Tunjung Tintris M, S.Pd.
7. Periode : Januari s.d November 2018
Malang, 15 September 2018
Ketua Jurusan Sosiologi,
Ttd
Anif Fatma Chawa, Ph.D
NIP. 197403082005012001
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya ii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................ i
I. PENDAHULUAN ............................................................................. 1
II. LINGKUP BAHASAN ....................................................................... 2
III. PELAKSANAAN ............................................................................... 3
IV. HASIL ............................................................................................ 4
1. Hasil Audit Internal .................................................................. 5
2. Hasil Audit Eksternal .............................................................. 19
3. Hasil Umpan Balik Pelanggan ................................................. 19
4. Kinerja dan Evaluasi Proses .................................................... 27
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan .......................... 35
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya .................... 56
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ..................................... 61
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ............................ 62
V. PENUTUP ..................................................................................... 63
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 1
I. PENDAHULUAN
Laporan Tinjauan Manajemen Jurusan Sosiologi ini dibuat
didasarkan atas evaluasi program kerja yang dilaksanakan hingga
September tahun 2018 bersama dosen S1 di Jurusan Sosiologi. Rapat
evaluasi program yang dilaksanakan oleh Jurusan Sosiologi dilakukan
rutin tiap akhir tahun untuk mengetahui masalah-masalah yang
muncul dan berkembang pada setiap kegiatan yang telah
diprogramkan oleh jurusan, juga dimaksudkan sebagai upaya
melakukan evaluasi diri berkaitan dengan ketercapaian Jurusan
Sosiologi terhadap Visi dan Misi yang dimiliki dan PS S1 Sosiologi
mengikuti sebagai salah satu bagiannya. Karena kebutuhan audit
internal manajemen maka laporan Tinjauan Manajemen ini dibuat
pada bulan September.
PS S1 Sosiologi melaksanakan tugas untuk menyelenggarakan
pendidikan sesuai dengan yang ditugaskan oleh universitas dan
Jurusan Sosiologi sebagai salah satu bentuk komitmen kami untuk
menjalankan visi dan misi. Penyelenggaraan tersebut dilakukan
dengan berusaha merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi
sebagai sebuah siklus kegiatan untuk mencapai tujuan Tri Dharma
Perguruan Tinggi. Dan Tinjauan Manajemen ini adalah bentuk konkrit
rangkaian tersebut yang akan selalu dilakukan oleh Program Studi S1
Sosiologi setiap tahun.
Sebagai bagian dari Jurusan Sosiologi, PS S1 Sosiologi, membawa
semangat dari Jurusan Sosiologi untuk selalu berbuat terbaik sebagai
bentuk pelaksanaan dari visi, misi dan tujuan dari Jurusan Sosiologi
dalam bidang pengajaran Sosiologi. Bidang yang dilaksanakan terkait
dengan pelaksanaan kurikulum Sosiologi UB sebagai bentuk amanat
yang harus dilaksanakan.
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 2
II. LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008,
maka Program Studi Sarjana (S1) Sosiologi melaksanakan tinjauan
manajemen dengan ruang lingkup pembahasan sebagai berikut:
1. Hasil audit internal, hasil temuan audit internal mutu (AIM) untuk
PS S1 Sosiologi pada 4 Desember 2017
2. Umpan balik pelanggan, umpan balik pelanggan didapat dari
beberapa sumber seperti komplain dari pengguna layanan
(mahasiswa) melalui e-complaint, kuisioner, IKM, hearing dan
bentuk lainnya.
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian
program kerja berdasar atas Renstra Jurusan Sosiologi 2016-
2020.
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi, untuk
mengidentifikasi masalah yang muncul dan dapat diantisipasi
dengan penyelesaian masalah supaya tidak terjadi kembali di
kemudian hari.
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang
perlu mendapat perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari
eksternal).
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM Jurusan Sosiologi.
III. PELAKSANAAN
Pelaksanaan Tinjauan Manajemen di PS S1 Sosiologi biasanya
dilakukan setiap akhir tahun mengikuti rapat evaluasi akhir tahun di
Jurusan Sosiologi. Namun demikian, setiap bulannya telah dilakukan
evaluasi terhadap program kegiatan dan kinerja dari unit kerja di
prodi melalui mekanisme rapat program studi. Mekanisme ini
sekaligus merupakan kegiatan montoring dan evaluasi terhadap
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 3
pelaksanaan program kerja PS S1 untuk mengetahui faktor
penghambat dan feedback dari pelanggan terkait dengan pelaksanaan
program kerja tersebut. Pada akhir tahun semua hasil evaluasi
program kerja tersebut kemudian direview kembali dalam kegiatan
Tinjauan Manajemen (TM) atau Manajemen Review (MR) untuk
menemukan akar penyebab masalah sekaligus merumuskan tindakan
koreksi dan pencegahannya. Hasil dari MR atau TM tersebut nantinya
menjadi bahan pertimbangan untuk membuat program kegiatan
selanjutnya dan rencana tindakan dan pelaksanaan berkaitan dengan
temuan sebelumnya dengan mengacu pada Rencana Strategis
Jurusan Sosiologi 2016-2020.
Kegiatan Tinjauan Manajemen tahun 2017 dilakukan pada 25
Januari 2018 yang diawali dengan pertemuan-pertemuan antar
bidang dan penanggungjawab kegiatan untuk mengevaluasi program
tahun 2017. Rapat TM dilanjutkan dengan penyusunan program kerja
(Rapat Kerja) 2018. Namun berkaitan dengan kegiatan audit
internal mutu (AIM) maka dokumen evaluasi dibuat pada bulan
September 2018 yang nantinya akan disempurnakan pada saat
pelaksanaan kegiatan evaluasi dan perencanaan program.
Beberapa hal yang dilakukan dalam pembuatan Tinjauan
Manajemen adalah catatan hasil Audit Unternal Mutu (AIM) 2017 yang
perlu diselesaikan dan kedua adalah membahas sasaran mutu
berdasar Renstra Jurusan Sosiologi dari masing-masing bidang yang
menjelaskan hambatan atau permasalahan dari setiap kegiatan yang
dilakukan dan penyelesaiannya serta keterhubungan dengan target
yang ada di sasaran mutu Jurusan Sosiologi.
Pada tahun 2018, program studi S1 Sosiologi berfokus pada
peningkatan kapasitas mahasiswa terkait dengan pengerjaan tugas
akhir, pengerjaan akreditasi dan evaluasi kurikulum. Kurikulum 2015
yang dijalankan untuk angkatan 2015 saat ini masuk pada semester
krusial untuk mengerjakan tahapan awal pembuatan tugas akhir. Di
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 4
kurikulum 2015, seminar proposal skripsi yang awalnya bukan
merupakan mata kuliah ber-SKS menjadi mata kuliah ber-SKS yang
berkonsekuensi pada kewajiban lulus mahasiswa yang memprogram
dan bagi dosen perlu terhubung dengan Kelompok Riset Dosen
sehingga dapat menyesuaikan dengan kajian yang dimiliki dosen.
Poengelola Program studi berusaha supaya mahasiswa dapat
lulus lebih cepat dengan target minimal lulus tepat waktu. Sehingga
beban studi dan pengelolaan akademik dapat berkurang karena
banyaknya mahasiswa yang terlambat lulus.
Kedua, fokus 2018 yang dijalankan oleh PS S1 adalah penyiapan
PS untuk menghadapi akreditasi pada 2019, yang artinya PS harus
telah membuat pembagian tugas terkait dengan akreditasi kepada
semua dosen dan staf untuk pengerjaan borang akreditasi. Saat ini PS
S1 sedang menunggu pula keputusan dari BAN PT terkait standar
baru akreditasi yang akan diterapkan.
Yang ketiga evaluasi kurikulum, sesuai dengan siklus lima
tahunan, PS S1 sudah harus bersiap untuk mengevaluasi kurikulum
yang dijalankan untuk kemudian dilaksanakan pada 2019. Untuk
membuat kurikulum tersebut harus ada koordinasi dengan jurusan
karena terkait dengan penentuan visi, misi dan tujuan jurusan
selanjutnya yang akan tertuang dalam kurikulum. Saat ini PS S1 telah
membuat tim evaluasi dan penyusun kurikulum yang bekerja untuk
merumuskan kurikulum berikutnya.
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 5
Gambar 1. Kegiatan Persiapan Lokakarya Kurikulum
IV. HASIL
Hasil sementara evaluasi manajemen PS S1 Sosiologi Tahun 2018
berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan
manajemen (lihat Bab II).
1. Hasil Audit Internal
1. Program Studi S1 Sosiologi
Audit Internal Mutu (AIM) di Jurusan Sosiologi/Program
Studi Sarjana Sosiologi dilaksanakan pada 4 Desember 2017,
dengan para auditor internal yaitu Ni Komang Desy AP, M.Si.
dan Irma Fitriana Ulfah, S.IP, M.Si sesuai dengan AIM UKPPA
siklus 16 tahun 2017.
Audit didasarkan pada lingkup AIM UKPA Siklus 16 tahun
2017 yang melingkupi tindakan perbaikan (improvement)
audit sebelumnya dan Tinjauan Manajemen. Dalam audit
yang dilakukan Program Studi Sarjana Sosiologi ditemukan
satu temuan yang didapatkan yaitu :
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 6
Tabel 1. Hasil AIM UKPA 2017 PS S1 Sosiologi
No. Uraian
Ketidaksesuaian dan Saran
Status
Waktu
Audit
Verifikasi
1 ada 2 SOP yang sudah memenuhi format, akan tetapi sub bab standar mutu masih belum diisi. SOP Praktikum belum disertai dengan definisi dan istilah dan SOP PKN tahapan bagan alir belum semuanya disertai dengan timeline
New, OBS,
NKD-IFU, 4
Desember 2017
Akan menambahkan definisi dan istilah dalam SOP Praktikum serta menambahkan timeline di setiap tahapan bagan alir SOP PKN
Temuan tersebut berkaitan dengan kewajiban konversi
dari MP ke format baku SOP yang ditetapkan oleh PJM.
Ditemukan tentang sub bagian standar mutu yang belum diisi
dan beberapa format yang belum sesuai dengan yang
ditetapkan dalam pembuatan SOP.
RTL yang dilakukan selanjutnya adalah memperbaiki
sehingga SOP dapat sesuai dengan format baku yang telah
ditetapkan. Selain itu UJM Jurusan Sosiologi juga telah
mengkonversi semua MP yang dimiliki untuk menjadi SOP
dan membuat Standar Mutu yang sesuai.
2. Hasil Audit Eksternal
Pada tahun 2018 PS S1 tidak terdapat audit dari eksternal
yang diikuti, namun Program Studi S1 Sosiologi sedang
mempersiapkan untuk melakukan akreditasi dari BAN PT yang
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 7
direncanakan pada tahun 2019. Saat ini PS S1 Sosiologi telah
mendapat nilai B untuk akreditasinya dan berharap nilai tersebut
dapat meningkat menjadi A.
Karena itu pengelola program, berfokus untuk segera
memasukkan borang audit untuk memperbaiki nilai akreditasi
sehingga dapat lebih baik.
3. Hasil Umpan Balik Pelanggan
Penilaian umpan balik pelanggan didasarkan atas evaluasi
dari hasil kepuasan pelanggan dengan menggunakan Indeks
Kepuasan Masyarakat (IKM) yang sesuai dengan KEMENPAN
No.25 Tahun 2004, e-complaint dan hearing dengan mahasiswa.
Hasil di Program Studi S1 Sosiologi memperlihat hasil sebagai
berikut :
3.1. Hasil IKM
Hasil IKM Jurusan Sosiologi diperoleh dari Pusat Informasi,
Data dan Keluhan (PIDK) UB. Data yang dipergunakan adalah
data hingga semester genap 2018. Data IKM biasanya
dikumpulkan sampai akhir tahun untuk kemudian dianalisis dan
didistribusikan ke semua pimpinan di lingkungan UB. Berikut ini
merupakan deskripsi hasil IKM Program Studi Sosiologi.
1. Program Studi Sarjana Sosiologi
Hasil IKM pada Prodi Sarjana Sosiologi yang didapatkan
pada tahun 2016 dianggap kurang memuaskan karena
banyak variabel yang memunculkan nilai rendah. Dan hanya
3 bidang yang memiliki nilai B. Hasil IKM Prodi Sarjana
Sosiologi ini menjadi bahan pertimbangan terkait dengan
mutu atau kualitas pelayanan terhadap masyarakat,
terutama pelanggan utamanya yaitu mahasiswa.
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 8
Tabel 4 : Nilai Indeks Kepuasan Pelanggan 2018 per
Unsur Pelayanan Program Sarjana Sosiologi
No Unsur Pelayanan Nilai Unsur pelayanan
1 Kesesuaian Persyaratan 3,18 B
2 Kemudahan Prosedur 2,83 B
3 Kecepatan Pelayanan 2,78 B
4 Ketepatan waktu layanan 2,58 B
5 Kesesuaian biaya 2,68 B
6 Hasil layanan Bidang Akademik
2,85 B
7 Hasil Layanan Bidang Kemahasiswaan
2,78 B
8 Kemampuan SDM 3,13 B
9 Sikap SDM 3,15 B
10 Layanan sesuai Maklumat Layanan
2,88 B
11 Penanganan Pengaduan 2,85 B
Total Nilai IKM 72,00
Nilai Mutu Pelayanan B
Kinerja Unit pelayanan BAIK
Berikut adalah daftar keluhan dan tindaklanjutnya di
Program Studi Sarjana Sosiologi:
Tabel 5. Keluhan dan Tindak Lanjut PS S1 Sosiologi
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan yang dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindak lanjut (atau rencana)
Status Akhir
1. Ketepatan layanan Supaya waktu layanan bisa tepat waktu sesuai dengan yang dijanjikan
Evaluasi layanan kepada staf kependidikan
Dilaporkan ke ketua jurusan untuk ditindaklanjuti
2. Layanan bidang akademik
Lebih jelas masalah waktu
Menyampaikan ke
Closed
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 9
bimbingan skripsi
dosen berkaitan dengan keluhan mahasiswa terkait bimbingan
3. Peningkatan pelayanan bagian Kemahasiswaan Lantai 1 (Fakultas)
Agar pelayanannya ditingkatkan terus dan atitude diperbaiki
Dibina kembali
Dilaporkan ke WD1 sebagai penanggungjawab akademik
Beberapa hasil evaluasi yang dilakukan oleh internal
prodi dan jurusan berkaitan dengan IKM menunjukkan
bidang-bidang yang harus menjadi perhatian untuk
ditingkatkan pelayanannya yaitu bidang pelayanan akademik
dan dosen. Pengelola prodi berusaha memperbaiki layanan
akademik tersebut dengan melakukan beberapa perbaikan
terkait alur kerja dan pembagian beban kerja dosen.
1.2. Umpan Balik dari E-Complain
Selain dari IKM, umpan balik dari pelanggan juga
didapatkan dari e-complain. Di tahun 2018 belum ada
umpan balik yang diterima oleh PS S1 Sosiologi terkait
dengan layanan yang dijalankan.
1.3. Umpan Balik dari Hearing dengan Mahasiswa
Mekanisme lain untuk memperoleh umpan balik dari
pelanggan adalah melalui kegiatan hearing dengan
mahasiswa yang dilakukan setiap akhir semester. Pada
tahun 2018 telah dilakukan satu kali hearing yaitu
pertengahan semester genap. Beberapa keluhan yang
disampaikan mahasiswa dalam hearing meliputi beberapa
masalah diantaranya adalah sebagai berikut:
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 10
1. KKN/Magang : masalah pembagian kelompok KKN dan
penempatannya. Problemnya bisa diselesaikan,
permasalahan muncul disebabkan oleh ego kelas dan
ego pribadi. Pada akhirnya mahasiswa dapat memilih
mengikuti KKN atau Magang.
2. Kegiatan perkuliahan: ketidaksesuaian materi dengan
RPS yang telah disepakati dengan mahasiswa
3. Seminar Proposal : Mahasiswa merasa terbebani
dengan semprol massal, merasa dipaksa untuk segera
menyelesaikan studi. Penyelesaian jurusan, bahwa
semprol adalah tahapan ke skripsi dan percepatan
studi justru malah menguntungkan mahasiswa bukan
merugikan. Alasan merasa dipaksa adalah tidak logis
menimbang tugas mahasiswa adalah belajar dan
menyelesaikan studi secara tepat waktu.
Semua keluhan mahasiswa tersebut langsung
didiskusikan dan dicarikan tindakan koreksi dan
pencegahan pada saat hearing dilakukan. Untuk itu hearing
harus menerapkan proses komunikasi dua arah yaitu
melibatkan mahasiswa untuk mengidentifikasi masalah dan
sekaligus menemukan berbagai alternatif solusinya
bersama-sama dengan pihak jurusan dan program studi.
4. Kinerja dan Evaluasi Proses di Jurusan Sosiologi
1. Program Studi Sarjana Sosiologi
Kinerja dan evaluasi proses yang dilakukan oleh PS S1
Sosiologi diukur dari capaian program kerja dan evaluasi yang
dilaksanakan oleh PS S1 yang berkaitan dengan kegiatan
akademik. Setiap program kerja yang dilakukan berusaha
diukur didasarkan atas indikator capaian masing-masing
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 11
program kerja di PS S1 Sosiologi. Secara umum capaian kinerja
yang dijalankan PS S1 Sosiologi adalah sebesar 75%.
Tabel 9. Capaian Kinerja dan Evaluasi Proses PS S1 Sosiologi
No. Program Kerja Skor
Capaian A. Program Pengembangan Kapasitas
Mahasiswa
1. Kegiatan 1 Pelatihan Berpikir Kritis: Kita
Mulai Dari Mana? Pemateri: M. Al-Fayyadl
100 %
2. Kegiatan 2 Pelatihan Metode Ilmu Sosial
Kritis. Pemateri: Muhammad Supraja
100 %
3. Kegiatan 3 Pelatihan From Stranger to
Friend: Mengenal informan Kita. Pemateri:
Drajat T. Kartono
100 %
4. Kegiatan 4 Pelatihan Menuilis Field Note dan
How To Write Your First Draft. Pemateri:
Pudjo Semedi
0 %
5.
B. Program Penyelenggaran Praktikum
1. Kegiatan 1 Koordinasi Praktikum Semester
Genap 2015/2016
100 %
2. Kegiatan 2 Koordinasi Praktikum Semester
Ganjil 2016/2017
40 %
3. Kegiatan 3 Rekrutmen dan Pelatihan bagi
Asisten Praktikum
70 %
C. Program Pengelolaan Web PS S1 Sosiologi
1. Kegiatan 1 Memperbaharui website secara
rutin
100 %
2. Kegiatan 2 Perbaikan konten website supaya
sesuai standar
80 %
D. Program Percepatan Studi Mahasiswa
1. Kegiatan 1 Penyelesaian Outline dan Skripsi
Mahasiswa (BOS)
90%
2. Kegiatan 2 Penanganan Mahasiswa Kritis,
klinik skripsi
90%
3. Kegiatan 3 Semprol Massal 60%
4. Evaluasi sistem pembimbingan dosen
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 12
Terdapat beberapa kegiatan yang belum terlaksana secara
sempurna, yaitu percepatan studi terutama pada mahasiswa
semester angkatan 2012 yang terlalu lama menyelesaikan
studi. Beberapa mahasiswa angkatan tersebut ditemukan
bahwa mereka belum menyelesaikan matakuliah wajib yang
harusnya telah ditempuh, ada pula karena masalah pribadi
dan alasan karena tidak dapat menghubungi dosen
pembimbing skripsi. Namun setelah ditelusuri ditemukan
bahwa masalah yang terbanyak bukan karena dosen
pembimbing skripsi tapi karena keengganan mahasiswa
menemui dosen karena telah bekerja atau karena faktor
lainnya.
Kegiatan lain yang berjalan belum 100% adalah tim
kurikulum, penyelesaian borang akreditasi, dan KKN/PKN.
Kegiatan tersebut masih berlangsung dan adapula yang
direncanakan dijalankan pada bulan Oktober dan November.
E. Program Koordinasi Pelaksanaan
PKN/KKN
1. Koordinasi mahasiswa yang mengikuti KKN 100%
2. Koordinasi mahasiswa yang mengikuti PKN 100%
3. Ujian hasil KKN/PKN 50%
F. Penyiapan Akreditasi BAN PT
1. Pembagian tugas pengerjaan borang 90%
2. Evaluasi pengerjaan borang 0
G. Lokakarya Kurikulum
1. Kegiatan Pra-Lokakarya 80%
2. Benchmarking kurikulum 0%
3. Koordinasi tim kurikulum 50%
4. Rapat kurikulum 1 0
5. Rapat kurikulum 2 0
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 13
Tabel 10, Capaian Sasaran Mutu PS S1 Sosiologi
No. Sasaran Mutu atau Indikator
Kinerja Baseline
Target Th.
2018
Capaian
Th.2018
1. Pelaksanaan Lokakarya
Kurikulum
100 % 100 % 26 %
2. RPS lebih baik 80 % 80 % 80 %
3. Pengembangan Kapasitas Mahasiswa
90 % 100 % 75%
4. Referensi Buku lebih update dan bertambah
50 % 60 % 80 %
5. Penyelenggaraan Praktikum 90 % 100% 70%
6. Website lebih update 40 % 100 % 80%
7. Pelaksanaan Stadium General
0 % 100% 100%
8. Penyelenggaraan KKN/PKN 100% 100% 83%
9. Research Day 100% 0% 0%
10 Pelaksanaan Raker Evaluasi Jurusan 2018
50 % 50 % 80 %
11
.
Penyusunan Proker
Jurusan 2018
50 % 50 % 100 %
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
1. Program Studi Sarjana Sosiologi
Tabel 18 Tindakan Koreksi dan Pencegahan PS S1 Sosiologi
No Masukan Tindakan Perbaikan
Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
Keluhan
1. Ketepatan layanan Supaya waktu
layanan bisa tepat waktu sesuai dengan yang dijanjikan
Evaluasi layanan kepada staf kependidikan
Dilaporkan ke ketua jurusan untuk ditindaklanjuti
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 14
2 Layanan bidang akademik
Lebih jelas masalah waktu bimbingan skripsi
Menyampaikan ke dosen berkaitan dengan keluhan mahasiswa terkait bimbingan
Closed
3 Peningkatan pelayanan bagian Kemahasiswaan Lantai 1 (Fakultas)
Agar pelayanannya ditingkatkan terus dan atitude diperbaiki
Dibina kembali Dilaporkan ke WD1 sebagai penanggungjawab akademik
B. Evaluasi Kepuasan
1 Kesesuaian Persyaratan
Melakukan cek persyaratan layanan di semua bidang
closed Mengevaluasi dan mengikuti pelatihan layanan
2 Kemudahan Prosedur
Melengkapi prosedur layanan
closed Mengevaluasi dan mengikuti pelatihan layanan
3 Kecepatan Pelayanan Membuat standar waktu layanan
closed Mengevaluasi dan mengikuti pelatihan layanan
4 Ketepatan waktu layanan
Membuat standar waktu layanan
closed Mengevaluasi dan mengikuti pelatihan layanan
5 Kesesuaian biaya Melakukan cek
standar biaya layanan
closed Mengevaluas
i dan mengikuti pelatihan layanan
6 Hasil layanan Bidang Akademik
Mengevaluasi layanan akademik dan koordinasi dengan prodi
closed Mengevaluasi dan mengikuti pelatihan layanan
7 Hasil Layanan Bidang Kemahasiswaan
Mengevaluasi layanan kemahasiswaan
closed Mengevaluasi dan mengikuti
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 15
dan koordinasi dengan prodi
pelatihan layanan
8 Kemampuan SDM Selalu meningkatkan kemampuan SDM tenaga kependidikan dan dosen
closed Mengikutkan dalam setiap pelatihan
9 Sikap SDM Mengevaluasi sikap dalam melayani
closed Mengevaluasi dan mengikuti pelatihan layanan
10 Layanan sesuai Maklumat Layanan
Mengevaluasi kinerja sesuai standar
closed Mengevaluasi dan mengikuti pelatihan layanan
11 Penanganan Pengaduan
Memperbaiki model pengaduan
closed Mengevaluasi dan mengikuti pelatihan layanan
C. Temuan Audit
1 ada 2 SOP yang sudah memenuhi format, akan tetapi sub bab standar mutu masih belum diisi. SOP Praktikum belum disertai dengan definisi dan istilah dan SOP PKN tahapan bagan alir belum semuanya disertai dengan timeline
Akan menambahkan definisi dan istilah dalam SOP Praktikum serta menambahkan timeline di setiap tahapan bagan alir SOP PKN
open
Membuat dan mengkonversi semua MP menjadi SOP.
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
1. Program Studi Sarjana Sosiologi
Tabel 21. Tindak Lanjut TM PS S1 Sosiologi
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 16
No. Rekomendasi Tinjauan
Manajemen
Sebelumnya
Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
1 Laporan tinjauan
manajemen ada
namun belum dipisahkan antara
Jurusan, S1, S2
dan S3
MR Membuat
Tinjauan
Manajemen sesuai dengan
bidang masing-
masing
Banyak program
kegiatan yang
perlu di monev
Membuat
format yang
mempermudah pelaporan
2 hasil umpan balik
dianalisis dan
ditindaklanjuti-
notulnsi rapat.
Sudah ada analisis
umpan balik
pelanggan
(dilakukan survey
internal) namun
analisisnya belum
tercantum di
naskah manajemen
review
MR Perlu
mencantumkan
hasil analisis umpan balik
dalam MR
Terlalu banyak
format dalam
pembuatan MR sehingga perlu
ada ketelitian
Melibatkan Tim
dalam membuat
MR
3 hasil umpan balik
dari mahasiswa
menjadi bagian dari
evaluasi kinerja.
Evaluasi kinerja
dilakukan perunit
kerja namun belum
dijadikan satu
dalam bentuk
tinjauan
manajemen yang
komprehensif
MR Perlu
mencantumkan hasil analisis
evaluasi kinerja
dalam MR
Terlalu banyak
format dalam pembuatan MR
sehingga perlu
ada ketelitian
Melibatkan Tim
dalam membuat MR
4 dari analisis dan
tindak lanjut, kira-
kira perlakuan apa
yg diperlukan.
Misal skripsi ada
kartu kendali.
Evaluasi agar tidak
terjadi kembali
dimasukan dalam
bentuk
rekomendasi.
Bentuknya masih
tabel tabel belum
MR Membuat
narasi hasil
evaluasi
Masalah waktu
kerja dan
pembagian tugas
Melibatkan tim
dalam membuat
MR
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 17
dalam bentuk
narasi
5 Notulensi Rapat
tiap bulan dan
presensi namun
belum sesuai
format
MR Menyesuaikan
format
Notulensi rapat
dibuat oleh
orang yang
berbeda beda
Membuat
borang tetap
dalam notulensi
rapat
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM
Terdapat beberapa hal yang mempengaruhi SMM di Program Studi S1
Sosiologi. Pertama tentang kebijakan penganggaran fakultas yang
berubah dan berpengaruh terhadap program kegiatan, program studi
berusaha untuk mengadaptasi perubahan tersebut sehingga program
kegiatan dapat tetap perjalan.
Ada prioritas utama yang harus segera dilakukan pada tahun ini yaitu
perubahan kurikulum dan penyiapan akreditasi program studi pada
tahun depan (2019). Penyiapan kurikulum berkonsekuensi pada
pembuatan visi dan misi di Jurusan Sosiologi yang harus diselesaikan
secapatnya. Masalah ini terkait pula dengan visi dan misi fakultas
yang juga belum selesai dibuat dan disetujui.
Masalah ketiga adalah akreditasi, saat ini semua SDM yang ada di
Jurusan Sosiologi banyak terfokus pada akreditasi terutama di
program S2 dan S3 yang tahun ini mengajukan reakreditasi. Karena
itu SDM di PS S1 banyak terbagi dan memiliki beban yang cukup
besar selain kegiatan akademik.
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM
Secara umum terdapat beberapa masukan dari berbagai pihak
berkaitan dengan peningkatan SMM, yaitu :
1. Ada koordinasi dan konsistensi bagi kuasa pemegang
anggaran untuk menjamin kepastian kegiatan
Laporan Tinjauan Manajemen S1 Sosiologi ...... Jurusan Sosiologi ......
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ~~ Universitas Brawijaya 18
2. Segera mengesahkan Visi dan Misi di tingkat Fakultas dan
Jurusan, sehingga tim kurikulum dapat menyesuaikan
dengan visi misi tersebut
3. Membuat lebih banyak program-program untuk membangun
suasana akademis
4. Membuat terobosan program untuk menyelesaikan masalah-
masalah secara taktis berkaitan dengan peningkatan kualitas
akademis
5. Pembagian tugas lebih meluas, ada beberapa dosen yang tidak
bersedia membantu pengerjaan tugas akreditasi akan
menghambat penyelesaian. Perlu ada kebijakan yang tegas
terkait dengan hal tersebut.
6. Melakukan evaluasi dan memperbaiki prosedur standar
layanan, sehingga dapat lebih optimal
V. PENUTUP
Dari tinjauan manajemen yang telah diuraikan sebelumnya bisa
disimpulkan bahwa sistem manajemen yang selama ini diterapkan
oleh PS S1 cukup efektif dan efisien untuk menjalankan program kerja
sekaligus mencapai sasaran mutu baik di tingkat jurusan maupun
program studi. Hal ini bisa dilihat dari tercapainya sebagaian besar
sasaran mutu dan terlaksananya program kerja dari PS S1 Sosiologi.
Namun demikian, beberapa penyesuaian harus dilakukan karena
sebagai sebuah organisasi, PS S1 perlu membagi beban tugas SDM
yang cukup berat di luar bidang akademis dengan menambah tenaga
kependidikan sehingga tugas akademik tetap dapat berjalan dengan
baik.
Top Related