15 Prosedur Mutu Sistem Pengendalian Catatan Mutu

Universitas Nusa Cendana

PROSEDUR MUTU SISTEM

PENGENDALIAN CATATAN MUTU (03)

Halaman 1 dari 5

1. TUJUAN

Prosedur ini mengatur identifikasi, pengumpulan, pengindeksan, pengarsipan, penyimpanan,

pemeliharaan, pengambilan kembali, dan pemusnahan catatan mutu yang terkait dengan

sistem manajemen mutu untuk menjamin efektifitas penerapan sistem di lingkungan

Universitas Nusa Cendana(UNDANA), dan agar pada saat diperlukan catatan mutu mudah

ditemukan/didapat.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup semua Catatan Mutu yang digunakan dalam sistem manajemen mutu di

lingkungan UNDANA yang meliputi pembuatan Daftar Catatan Mutu, permintaan persetujuan

Ketua QAC, penyimpanan dan pemeliharaan sampai dengan pemusnahan Catatan Mutu yang

sudah tidak dipergunakan.

3. DEFINISI

3.1. Catatan Mutu adalah catatan yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan prosedur atau

Instruksi Kerja

3.2. Matriks catatan mutu catatan tentang elemen, nama prosedur, rekaman mutu, masa

simpan, penanggung jawab, dan lokasi penyimpanan dokumen.

3.3. Catatan mutu aktif adalah catatan mutu yang masih digunakan secara langsung dan terus-

menerus untuk keperluan operasional dan administrasi

3.4. Catatan mutu pasif adalah catatan mutu yang sudah tidak digunakan secara langsung

untuk keperluan operasional dan administrasi

3.5. Daftar Catatan Mutu adalah daftar catatan mutu tentang pelaksanaan prosedur baik yang

bersifat umum (berlaku di Universitas) maupun yang berlaku khusus (ditingkat fakultas,

prodi, unit)

3.6. Pengendali Dokumen adalah KPMP di tingkat program studi dan QAC untuk Fakultas dan

unit di tingkat Universitas.

4. REFERENSI

4.1. Manual Mutu UNDANA

4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti

4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul Pengendalian Catatan Mutu

5. DISTRIBUSI

5.1. Pimpinan universitas




Halaman 2 dari 5

5.2. Pimpinan fakultas

5.3. Pimpinan unit

5.4. Pimpinan prodi

5.5. QAC Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP)

5.6. Tata Usaha (TU) fakultas

5.7. TU prodi

5.8. Laboran Prodi/fakultas

6. PROSEDUR

6.1. Ketentuan Umum

6.1.1. Daftar Catatan Mutu yang disimpan sama dengan yang tercantum pada Matriks

Catatan Mutu

6.1.2. Catatan Mutu harus disimpan sedemikian rupa dengan diberi ID, indeks, grouping, dan

lain-lain sehingga mudah dan cepat diambil apabila sewaktu-waktu dibutuhkan

6.1.3. Catatan Mutu yang disimpan dalam bentuk hard copy maupun soft copy harus

dipelihara sedemikian rupa sehingga terhindar dari kerusakan ataupun hilang selama

penyimpanan

6.1.4. Catatan Mutu berupa tulisan tangan tidak boleh ditulis dengan menggunakan pensil,

agar jelas dan mudah dibaca, serta apabila terjadi kesalahan tulis bisa dicoret dan

direvisi dengan diparaf.

6.1.5. Catatan Mutu aktif harus disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung

dari kerusakan, tetapi mudah untuk diperoleh kembali jika sewaktu-waktu diperlukan,

serta diberi label dengan warna hijau

6.1.6. Catatan Mutu pasif harus disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung

dari kerusakan sampai masa simpan catatan tersebut, serta diberi label dengan warna

merah

6.1.7. Catatan Mutu dikumpulkan, dijaga, dan dipelihara oleh penanggung jawab pada unit

kerja masing-masing

6.1.8. Masing-masing Kepala Unit menjadi penanggung jawab penyimpan Catatan Mutu yang

ada di unitnya masing-masing, dengan ketentuan berikut: menandatangani Record List

yang berada di bawah unitnya, menyimpan menurut urutan yang telah ditetapkan,

memberikan label identitas Catatan Mutu, dan menyimpan pada tempat yang

terlindung dari kerusakan

6.1.9. Di dalam setiap prosedur harus dijelaskan siapa yang bertanggung jawab menyimpan

catatan dan untuk berapa lama catatan akan disimpan




Halaman 3 dari 5

6.1.10. Catatan Mutu ada 2 jenis: internal yaitu Catatan Mutu yang berasal dari dalam

organisasi (baik dari bagian maupun departemen lain), serta eksternal yaitu catatan

mutu record yang berasal dari pihak ketiga

6.1.11. Setiap unit wajib memeriksa validitas penyimpanan dan pemeliharaan Catatan Mutu

secara berkala

6.2. Ketentuan Khusus

6.2.1. Jika pihak di luar penanggung jawab memerlukan Catatan Mutu, maka harus seizin

tertulis dari atasan langsung dari unit kerja dimana Catatan Mutu itu tersimpan, dan

penanggung jawab harus mencatatnya dalam Formulir Peminjaman Catatan Mutu

6.2.2. Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam

dokumen mutu tersendiri

6.3. Prosedur

6.3.1. Pengendali Dokumen membuat Daftar Catatan Mutu yang berisi nama catatan, masa

penyimpanan, dan penanggung jawab menyimpan Catatan Mutu yang diambil dari

Manual Prosedur dan prosedur

6.3.2. Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang Daftar Catatan Mutu yang dibuat

kepada QAC

6.3.3. Kepala Unit memastikan Catatan Mutu yang berada di bawah tanggung jawabnya

terjaga, terkendali dengan baik, dan tersimpan dengan rapi

6.3.4. Staf yang ditunjuk menyimpan Catatan Mutu oleh Kepala Unitnya, harus menyimpan

Catatan Mutu di tempat yang sudah ditentukan

6.3.5. Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat Catatan Mutu selama waktu penyimpanan

6.3.6. Staf yang ditunjuk memeriksa Catatan Mutu yang habis masa waktu penyimpanannya

6.3.7. Staf yang ditunjuk menginformasikan kepada atasan langsungnya (Kepala Unit)

mengenai Catatan Mutu yang akan dimusnahkan

6.3.8. Staf yang ditunjuk di bawah pengawasan atasan langsungnya, memusnahkan Catatan

Mutu, dan Membuat Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu




Halaman 4 dari 5

6.4. Alur Kerja

Kegiatan

Unit

Waktu Dokumen

Sta

f

Kepala

Unit

Pengendali

Dokum

en

QA

C

Pengendali Dokumen membuat Daftar Catatan Mutu

yang berisi nama catatan, masa penyimpanan, dan penanggung jawab menyimpan Catatan Mutu yang diambil dari

Manual Prosedur dan prosedur

Paling lambat 3 hari

setelah manual prosedur atau

prosedur baru diterbitkan

Draf Catatan Mutu

Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang Daftar Catatan Mutuyang dibuat kepada QAC

Persetujuan dilakukan paling lambat 7 hari setelah draft Catatan Mutu diajukan

Catatan Mutu

Kepala Unit memastikan Catatan Mutu yang ada berada

di bawah tanggung jawabnya terjaga dan tersimpan dengan rapi

Catatan Mutu

Kepala Unit menjamin pengendalian Catatan Mutu dilakukan dengan baik

Staf yang ditunjuk menyimpan Catatan Mutu oleh Kepala

Unitnya, harus menyimpan Catatan Mutu di tempat yang sudah ditentukan

Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat Catatan Mutu selama waktu penyimpanan

Staf yang ditunjuk memeriksa Catatan Mutu yang habis masa waktu penyimpanannya

Staf yang ditunjuk

menginformasikan kepada atasan langsungnya (Kepala Unit) mengenai Catatan Mutu yang akan dimusnahkan

Paling

lambat 1 bulan sebelum berakhirnya

masa penyimpanan

Staf yang ditunjuk di bawah pengawasan atasan langsungnya, memusnahkan Catatan Mutu, dan Membuat

Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

1

2

5

6

2

3

4

7

8 8

9 9




Halaman 5 dari 5

7. ARSIP

7.1. Matriks Catatan Mutu

7.2. Catatan Mutu

8. LAMPIRAN

8.1. Matriks Catatan Mutu

8.2. Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

8.3. Formulir Peminjaman Catatan Mutu

Disahkan oleh:

Diperiksa oleh:

Dipersiapkan oleh:

Universitas Nusa Cendana Tanggal Berlaku : Tanggal Revisi : R0

Kode Dokumen :

Halaman 6 dari 5

Lampiran.

Matriks Catatan Mutu

CatatanPengendali

Dokumen

Masa

penyimpananCatatan

Pengendali

Dokumen

Masa

penyimpanan

1. Jurnal mengajar kpmp 1. Daftar wisudawan Ka. Unit

2. Berita Acara Seminar TA Biro TA 2

3 3

4 4

5 5

6 6

1. MoU dari instansi luar Ka. Unit 1. Informasi/undangan seminar Ka. Unit

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

Kupang, .

Penanggung Jawab Catatan Mutu,

Mengetahui KaPMP (khusus Prodi) Kepala Unit ..

Draft Matriks Catatan Mutu

Internal

Eksternal

Catatan Mutu Aktif Catatan Mutu Pasif

Dokumen


Kode Dokumen :

Halaman 7 dari 5

Draft Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

BERITA ACARA PEMUSNAHAN CATATAN MUTU

Pada hari .............., tanggal ...../..../...... jam............. bertempat di..................... telah

dilaksanakan pemusnahan catatan mutu................... ...................

Pemusnahan catatan mutu dilakukan dengan alasan:

1. lebih dari 5 tahun

2. sudah tidak dipergunakan dalam ...........................

3. sudah diganti dangan yang baru

4. lain-lain: ....................

Surakarta, .......................

Penanggung Jawab,

Mengetahui, Kepala Unit

Saksi 1 Saksi 2

.......................... .......................... ..........................


Kode Dokumen :

Halaman 8 dari 5

Formulir Peminjaman Catatan Mutu

Tanggal Kembali

Nama Unit

Kartu

Identitas Tanda Tangan Nama Tanda tangan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Yang dipinjami

Draft Formulir Peminjaman Catatan Mutu

Peminjam

Nama Catatan mutu yang dipinjamTanggal PeminjamanNo

15 Prosedur Mutu Sistem Pengendalian Catatan Mutu

Documents

Transcript of 15 Prosedur Mutu Sistem Pengendalian Catatan Mutu