15 Prosedur Mutu Sistem Pengendalian Catatan Mutu

8
Universitas Nusa Cendana PROSEDUR MUTU SISTEM PENGENDALIAN CATATAN MUTU (03) Halaman 1 dari 5 1. TUJUAN Prosedur ini mengatur identifikasi, pengumpulan, pengindeksan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, pengambilan kembali, dan pemusnahan catatan mutu yang terkait dengan sistem manajemen mutu untuk menjamin efektifitas penerapan sistem di lingkungan Universitas Nusa Cendana(UNDANA), dan agar pada saat diperlukan catatan mutu mudah ditemukan/didapat. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup semua Catatan Mutu yang digunakan dalam sistem manajemen mutu di lingkungan UNDANA yang meliputi pembuatan Daftar Catatan Mutu, permintaan persetujuan Ketua QAC, penyimpanan dan pemeliharaan sampai dengan pemusnahan Catatan Mutu yang sudah tidak dipergunakan. 3. DEFINISI 3.1. Catatan Mutu adalah catatan yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan prosedur atau Instruksi Kerja 3.2. Matriks catatan mutu catatan tentang elemen, nama prosedur, rekaman mutu, masa simpan, penanggung jawab, dan lokasi penyimpanan dokumen. 3.3. Catatan mutu aktif adalah catatan mutu yang masih digunakan secara langsung dan terus- menerus untuk keperluan operasional dan administrasi 3.4. Catatan mutu pasif adalah catatan mutu yang sudah tidak digunakan secara langsung untuk keperluan operasional dan administrasi 3.5. Daftar Catatan Mutu adalah daftar catatan mutu tentang pelaksanaan prosedur baik yang bersifat umum (berlaku di Universitas) maupun yang berlaku khusus (ditingkat fakultas, prodi, unit) 3.6. Pengendali Dokumen adalah KPMP di tingkat program studi dan QAC untuk Fakultas dan unit di tingkat Universitas. 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu UNDANA 4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul “Pengendalian Catatan Mutu” 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas

description

prosedur LPMI dalam pengendalian mutu internal

Transcript of 15 Prosedur Mutu Sistem Pengendalian Catatan Mutu

  • Universitas Nusa Cendana

    PROSEDUR MUTU SISTEM

    PENGENDALIAN CATATAN MUTU (03)

    Halaman 1 dari 5

    1. TUJUAN

    Prosedur ini mengatur identifikasi, pengumpulan, pengindeksan, pengarsipan, penyimpanan,

    pemeliharaan, pengambilan kembali, dan pemusnahan catatan mutu yang terkait dengan

    sistem manajemen mutu untuk menjamin efektifitas penerapan sistem di lingkungan

    Universitas Nusa Cendana(UNDANA), dan agar pada saat diperlukan catatan mutu mudah

    ditemukan/didapat.

    2. RUANG LINGKUP

    Prosedur ini mencakup semua Catatan Mutu yang digunakan dalam sistem manajemen mutu di

    lingkungan UNDANA yang meliputi pembuatan Daftar Catatan Mutu, permintaan persetujuan

    Ketua QAC, penyimpanan dan pemeliharaan sampai dengan pemusnahan Catatan Mutu yang

    sudah tidak dipergunakan.

    3. DEFINISI

    3.1. Catatan Mutu adalah catatan yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan prosedur atau

    Instruksi Kerja

    3.2. Matriks catatan mutu catatan tentang elemen, nama prosedur, rekaman mutu, masa

    simpan, penanggung jawab, dan lokasi penyimpanan dokumen.

    3.3. Catatan mutu aktif adalah catatan mutu yang masih digunakan secara langsung dan terus-

    menerus untuk keperluan operasional dan administrasi

    3.4. Catatan mutu pasif adalah catatan mutu yang sudah tidak digunakan secara langsung

    untuk keperluan operasional dan administrasi

    3.5. Daftar Catatan Mutu adalah daftar catatan mutu tentang pelaksanaan prosedur baik yang

    bersifat umum (berlaku di Universitas) maupun yang berlaku khusus (ditingkat fakultas,

    prodi, unit)

    3.6. Pengendali Dokumen adalah KPMP di tingkat program studi dan QAC untuk Fakultas dan

    unit di tingkat Universitas.

    4. REFERENSI

    4.1. Manual Mutu UNDANA

    4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti

    4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul Pengendalian Catatan Mutu

    5. DISTRIBUSI

    5.1. Pimpinan universitas

  • Universitas Nusa Cendana

    PROSEDUR MUTU SISTEM

    PENGENDALIAN CATATAN MUTU (03)

    Halaman 2 dari 5

    5.2. Pimpinan fakultas

    5.3. Pimpinan unit

    5.4. Pimpinan prodi

    5.5. QAC Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP)

    5.6. Tata Usaha (TU) fakultas

    5.7. TU prodi

    5.8. Laboran Prodi/fakultas

    6. PROSEDUR

    6.1. Ketentuan Umum

    6.1.1. Daftar Catatan Mutu yang disimpan sama dengan yang tercantum pada Matriks

    Catatan Mutu

    6.1.2. Catatan Mutu harus disimpan sedemikian rupa dengan diberi ID, indeks, grouping, dan

    lain-lain sehingga mudah dan cepat diambil apabila sewaktu-waktu dibutuhkan

    6.1.3. Catatan Mutu yang disimpan dalam bentuk hard copy maupun soft copy harus

    dipelihara sedemikian rupa sehingga terhindar dari kerusakan ataupun hilang selama

    penyimpanan

    6.1.4. Catatan Mutu berupa tulisan tangan tidak boleh ditulis dengan menggunakan pensil,

    agar jelas dan mudah dibaca, serta apabila terjadi kesalahan tulis bisa dicoret dan

    direvisi dengan diparaf.

    6.1.5. Catatan Mutu aktif harus disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung

    dari kerusakan, tetapi mudah untuk diperoleh kembali jika sewaktu-waktu diperlukan,

    serta diberi label dengan warna hijau

    6.1.6. Catatan Mutu pasif harus disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung

    dari kerusakan sampai masa simpan catatan tersebut, serta diberi label dengan warna

    merah

    6.1.7. Catatan Mutu dikumpulkan, dijaga, dan dipelihara oleh penanggung jawab pada unit

    kerja masing-masing

    6.1.8. Masing-masing Kepala Unit menjadi penanggung jawab penyimpan Catatan Mutu yang

    ada di unitnya masing-masing, dengan ketentuan berikut: menandatangani Record List

    yang berada di bawah unitnya, menyimpan menurut urutan yang telah ditetapkan,

    memberikan label identitas Catatan Mutu, dan menyimpan pada tempat yang

    terlindung dari kerusakan

    6.1.9. Di dalam setiap prosedur harus dijelaskan siapa yang bertanggung jawab menyimpan

    catatan dan untuk berapa lama catatan akan disimpan

  • Universitas Nusa Cendana

    PROSEDUR MUTU SISTEM

    PENGENDALIAN CATATAN MUTU (03)

    Halaman 3 dari 5

    6.1.10. Catatan Mutu ada 2 jenis: internal yaitu Catatan Mutu yang berasal dari dalam

    organisasi (baik dari bagian maupun departemen lain), serta eksternal yaitu catatan

    mutu record yang berasal dari pihak ketiga

    6.1.11. Setiap unit wajib memeriksa validitas penyimpanan dan pemeliharaan Catatan Mutu

    secara berkala

    6.2. Ketentuan Khusus

    6.2.1. Jika pihak di luar penanggung jawab memerlukan Catatan Mutu, maka harus seizin

    tertulis dari atasan langsung dari unit kerja dimana Catatan Mutu itu tersimpan, dan

    penanggung jawab harus mencatatnya dalam Formulir Peminjaman Catatan Mutu

    6.2.2. Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam

    dokumen mutu tersendiri

    6.3. Prosedur

    6.3.1. Pengendali Dokumen membuat Daftar Catatan Mutu yang berisi nama catatan, masa

    penyimpanan, dan penanggung jawab menyimpan Catatan Mutu yang diambil dari

    Manual Prosedur dan prosedur

    6.3.2. Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang Daftar Catatan Mutu yang dibuat

    kepada QAC

    6.3.3. Kepala Unit memastikan Catatan Mutu yang berada di bawah tanggung jawabnya

    terjaga, terkendali dengan baik, dan tersimpan dengan rapi

    6.3.4. Staf yang ditunjuk menyimpan Catatan Mutu oleh Kepala Unitnya, harus menyimpan

    Catatan Mutu di tempat yang sudah ditentukan

    6.3.5. Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat Catatan Mutu selama waktu penyimpanan

    6.3.6. Staf yang ditunjuk memeriksa Catatan Mutu yang habis masa waktu penyimpanannya

    6.3.7. Staf yang ditunjuk menginformasikan kepada atasan langsungnya (Kepala Unit)

    mengenai Catatan Mutu yang akan dimusnahkan

    6.3.8. Staf yang ditunjuk di bawah pengawasan atasan langsungnya, memusnahkan Catatan

    Mutu, dan Membuat Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

  • Universitas Nusa Cendana

    PROSEDUR MUTU SISTEM

    PENGENDALIAN CATATAN MUTU (03)

    Halaman 4 dari 5

    6.4. Alur Kerja

    Kegiatan

    Unit

    Waktu Dokumen

    Sta

    f

    Kepala

    Unit

    Pengendali

    Dokum

    en

    QA

    C

    Pengendali Dokumen membuat Daftar Catatan Mutu

    yang berisi nama catatan, masa penyimpanan, dan penanggung jawab menyimpan Catatan Mutu yang diambil dari

    Manual Prosedur dan prosedur

    Paling lambat 3 hari

    setelah manual prosedur atau

    prosedur baru diterbitkan

    Draf Catatan Mutu

    Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang Daftar Catatan Mutuyang dibuat kepada QAC

    Persetujuan dilakukan paling lambat 7 hari setelah draft Catatan Mutu diajukan

    Catatan Mutu

    Kepala Unit memastikan Catatan Mutu yang ada berada

    di bawah tanggung jawabnya terjaga dan tersimpan dengan rapi

    Catatan Mutu

    Kepala Unit menjamin pengendalian Catatan Mutu dilakukan dengan baik

    Staf yang ditunjuk menyimpan Catatan Mutu oleh Kepala

    Unitnya, harus menyimpan Catatan Mutu di tempat yang sudah ditentukan

    Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat Catatan Mutu selama waktu penyimpanan

    Staf yang ditunjuk memeriksa Catatan Mutu yang habis masa waktu penyimpanannya

    Staf yang ditunjuk

    menginformasikan kepada atasan langsungnya (Kepala Unit) mengenai Catatan Mutu yang akan dimusnahkan

    Paling

    lambat 1 bulan sebelum berakhirnya

    masa penyimpanan

    Staf yang ditunjuk di bawah pengawasan atasan langsungnya, memusnahkan Catatan Mutu, dan Membuat

    Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

    Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

    1

    2

    5

    6

    2

    3

    4

    7

    8 8

    9 9

  • Universitas Nusa Cendana

    PROSEDUR MUTU SISTEM

    PENGENDALIAN CATATAN MUTU (03)

    Halaman 5 dari 5

    7. ARSIP

    7.1. Matriks Catatan Mutu

    7.2. Catatan Mutu

    8. LAMPIRAN

    8.1. Matriks Catatan Mutu

    8.2. Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

    8.3. Formulir Peminjaman Catatan Mutu

    Disahkan oleh:

    Diperiksa oleh:

    Dipersiapkan oleh:

  • Universitas Nusa Cendana Tanggal Berlaku : Tanggal Revisi : R0

    Kode Dokumen :

    Halaman 6 dari 5

    Lampiran.

    Matriks Catatan Mutu

    CatatanPengendali

    Dokumen

    Masa

    penyimpananCatatan

    Pengendali

    Dokumen

    Masa

    penyimpanan

    1. Jurnal mengajar kpmp 1. Daftar wisudawan Ka. Unit

    2. Berita Acara Seminar TA Biro TA 2

    3 3

    4 4

    5 5

    6 6

    1. MoU dari instansi luar Ka. Unit 1. Informasi/undangan seminar Ka. Unit

    2 2

    3 3

    4 4

    5 5

    6 6

    Kupang, .

    Penanggung Jawab Catatan Mutu,

    Mengetahui KaPMP (khusus Prodi) Kepala Unit ..

    Draft Matriks Catatan Mutu

    Internal

    Eksternal

    Catatan Mutu Aktif Catatan Mutu Pasif

    Dokumen

  • Universitas Nusa Cendana Tanggal Berlaku : Tanggal Revisi : R0

    Kode Dokumen :

    Halaman 7 dari 5

    Draft Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

    BERITA ACARA PEMUSNAHAN CATATAN MUTU

    Pada hari .............., tanggal ...../..../...... jam............. bertempat di..................... telah

    dilaksanakan pemusnahan catatan mutu................... ...................

    Pemusnahan catatan mutu dilakukan dengan alasan:

    1. lebih dari 5 tahun

    2. sudah tidak dipergunakan dalam ...........................

    3. sudah diganti dangan yang baru

    4. lain-lain: ....................

    Surakarta, .......................

    Penanggung Jawab,

    Mengetahui, Kepala Unit

    Saksi 1 Saksi 2

    .......................... .......................... ..........................

  • Universitas Nusa Cendana Tanggal Berlaku : Tanggal Revisi : R0

    Kode Dokumen :

    Halaman 8 dari 5

    Formulir Peminjaman Catatan Mutu

    Tanggal Kembali

    Nama Unit

    Kartu

    Identitas Tanda Tangan Nama Tanda tangan

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    11

    12

    Yang dipinjami

    Draft Formulir Peminjaman Catatan Mutu

    Peminjam

    Nama Catatan mutu yang dipinjamTanggal PeminjamanNo