**DISAIN FORMULIR REKAM MEDIS

**Tujuan Materi Disain FormulirMemahami prinsip disain formulir Menjelaskan tentang format formulirMemahami petunjuk dalam pembuatan disain formulirMembuat formulir dengan memperhatikan kebutuhan penggunaMemahami sistem pengendalian formulir

**SK Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 135/KEP/M.PAN/XII/2002Tentang Jabatan Fungsional dan Angka Kreditnya

Perekam Medis:1. Pelaksana2. Pelaksana Lanjut3. Penyelia

**SK Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 135/KEP/M.PAN/XII/2002 Tugas Perekam Medis Penyelia:

membuat usulan (merancang atau mendisain) & mengevaluasi formulir rekam medis (RM).

**THE FLOW OF DATA FROM THE PATIENTS ADMISSION TO THE RETURN OF THE MR TO FILEPatient in ward Clinical data Recorded in MRPatient admittedMR beginsPathology, X-Ray, ECG data

Consultation, Operation/anaestesi,Physiotherapy dataPatient discharged MR to MR deptMR assembled & Analyzed for completenessCoded data entered in Disease/Operations IndexMR coded by MR dept Staff using ICDMR completeDoctor to complete according final Dx/operation, Discharge summary & Signature NoYesMR filed completeMorbidity statisticsSumber: MR Manual, WHO - 2002

**DEFINISI & KEGUNAANFormulir adalah: selembar kertas dengan format tercetak yang berisi ruang untuk informasi yang telah ditentukan sebelumnya (konvensional) elektronik Sebagai suatu bentuk lembaran cetakan dengan kolom-kolom didalamnya yang harus diisi dengan angka-angka, jawaban ataupun keterangan - keterangan yang sesuai dengan pertanyaan pertanyaan ataupun intruksi-intruksi yang adaFormulir rekam medis adalah lembaran kertas yang sudah terformat, tercetak yang digunakan sebagai instrumen atau alat untuk mencatat, merekam semua tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, tindakan dan pelayanan yang diberikan kepada pasien selama dirawat di Rumah Sakit baik rawat jalan, UGD maupun rawat Inap.

**Kegunaan formulir:1. Menstandarkan informasi Untuk mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama dan berulang-ulang Untuk mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja3. Untuk mempermudah, menyederhanakan, dalam pengumpulan, pembagian dan mengklarifikasi data

**4.Untuk mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja

5.Sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data kuantitatif maupun kulaitatif

6. Sebagai alat untuk pengawasan dan evaluasi

**Agar penggunaan formulir dapat mencapai kegunaannya, maka :

1.Formulir harus di desain sebaik baiknya2.Formulir harus dimanfaatkan secara cepat 3. Penggunaan formulir harus melalui proses pengawasan /pengendalian

**Disain FormulirAdalah suatu kegiatan dalam menyusun, merancang, format pada lembaran kertas sesuai dengan kebutuhannya atau tujuan dari penggunaannya.

**Prosedur mendesain Formulir :Pembuat / pendesain formulir mengadakan diskusi dengan pejabat /pihak yang meminta formulir2. Pembuat formulir mengumpulkan, menggali informasi dengan pihak terkait, sehubungan dengan formulir yang akan dirancang 3. Pembuat formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam untuk diuji cobakan dan didiskusikan kembali dengan pihak terkait , agar jelas apabila ada kekurangan4.Pembuat formulir mengadakan penyempurnaan dan meminta ijin untuk memberlakukannya kepada yang berwenang

**Aturan dasar dalam mendesain formulir1.Pelajari / rumuskan secara jelas tujuan dan kegunaan formulir serta buatlah desainnya sesuai keinginan pemakai2.Buatlah desain formulir sesederhana mungkin, buanglah data atau informasi yang tidak diperlukan sehingga mudah dimengerti dan mudah diaplikasikan3.Gunakan terminologi standar dari semua elemen data, atau gunakan defenisi-defenisi beri label/judul semua informasi4. Berikan petunjuk yang diperlukan untuk menjamin konsistensi pengumpulan

**Buatlah urutan data secara logis yang terkait dengan sumbernya atau urutan memperoleh datanya serta penyajian informasi yang dapat menarik perhatian pemabaca/pemakai

Setiap formulir harus mempunyai ukuran tertentu sesuai kebutuhan dan penyimpanan

Setiap formulir harus dicetak dengan huruf yang jelas dan seragam8. Jangan mempergunakan garis atai titik-titik di ruang yang harus diisi

**Pertimbangan khusus pada disain formulir (Huffman, 1994)

Heading (judul & informasi lain)IntroductionInstructionBodyClose

**Pertimbangan khusus pada konstruksi formulir (Huffman, 1994)Creating the MasterPhisical Building of FormInkPaperCarbonizingDuplicating Methods

**PRINSIP DISAIN FORMULIR (AHIMA, 2002)Formulir harus mudah diisi/dilengkapiTercantum instruksi pengisian dan penggunaan formulir tersebutPada formulir harus terdapat heading yang mencakup judul dan tujuan secara jelasNama dan alamat sarana pelayanan kesehatan (RS) harus tercantum pada setiap halaman formulir

**PRINSIP DISAIN FORMULIR (cont)Nama, nomor RM dan informasi lain tentang pasien seharusnya tercantum pada setiap halaman formulir. (bar coding) Bar coding juga mencakup indeks formulirNomor dan tanggal revisi formulir dicantumkan agar dapat dipastikan penggunaan formulir terkini

**PRINSIP DISAIN FORMULIR (cont)Mengurangi penggunaan formulir yang tidak terpakai lagi (outdated)Layout formulir secara fisik harus logisData pribadi dan alamat serta informasi lain yang terkait satu dengan yang lainnya dikelompokkan menjadi satu kesatuanSeleksi jenis huruf yang terstandar. Beberapa pakar menyarankan semua dengan huruf capital

**PRINSIP DISAIN FORMULIR (cont)Margin (batas tepi) disediakan yang cukup untuk kepentingan hole punchesGaris digunakan untuk memudahkan entry data dan memisahkan area pada formulir Shading digunakan untuk memisahkan dan penekanan area-area formulirCheck boxes digunakan untuk menyediakan ruang pengumpulan data

**

**CONTOH FORMULIR REGISTRASI PASIEN BARU (PAPER BASED)Garis

**CONTOH FORMULIR ELEKTRONIK MASTER PASIEN

**FORMULIR REKAM MEDIS DASAR( Surat Edaran Dirjen Yanmed Depkes 1995, HK.00.06.1.5.01160)RAWAT JALAN

a. Lembaran Umum

1. Kartu Pasien2. Identitas Pasien3. Ringkasan Riwayat Pasien RJ4. Catatan poliklinik5. Konsultasi6. Hasil Pemeriksaan Penunjang7. Informed Consent (stempel)8. Lembaran spesifik

**Lembaran Khusus

1. Evaluasi sosial 2. Evaluasi psikolog 3. Data dasar medis 4. Data dasar keperawatan 5. Catatan lanjutan medis 6. Salinan resep 7. Catatan lanjutan keperawatan 8. KIUP 9. Buku Register

**2. GAWAT DARURAT

Formulir Gawat Darurat dengan atau tanpa Folder Formulir Gawat Darurat + Rawat Jalan

**3. RAWAT INAP 1. Ringkasan Riwayat Masuk & Keluar 2. Surat Permintaan Rawat 3. Anamnesis/Data Dasar Medis 4. Catatan Lanjutan keperawatan 5. Formulir Perjalanan Penyakit/Instruksi/Tindakan/Terapi 6. Daftar Pengobatan/formulir catatan pemberian obat 7. Grafik S, N, T (Observasi) 8. Permintaan pemeriksaan penunjang dan hasil pemeriksaan penunjang 9. Riangkasan Diagnosis 10. Resume keluar (hidup/mati) 11. Formulir spesialisasi sesuai dengan jenis spesialisasinya 12. Keseimbangan Cairan 13. Laporan Anesthesi 14. Laporan operasi

**Lanjutan Rawat Inap

15. Laporan Persalinan dan identifikasi bayi16. Konsultasi17. Diagnostik Invasif18. Informed Consent19. Catatan Dokter Pasien Pindah20. Catatan Perawat Pasien Pindah21. Salinan Resep22. Sebab Kematian23. Pulang Paksa

**Logo & namaJudul(heading)InstruksiRevisi 2, 8 Juni 2005Margin kiriMargin kananCheck BoxShadingGaris

**CONTOH FORMULIR (PAPER BASED)Bar coding

**LATIHAN DISAIN FORMULIRTugas mengisi Formulir Identitas Pasien (5 pasien) dengan menghitung waktu penyelesaian kemudahan mengisinyaTugas analisis formulir sesuai lembar kerja untuk mengevaluasi adanya prinsip-prinsip disain formulir

**Pertanyaan berikut ini, menyimpulkan sasaran yang digunakan dalam menciptakan dokumen yang efektif:Darimana formulir tersebut berasal, yaitu bagian apa yang mula-mula memasukkan data pada formulir tersebut.Informasi apa yang seharusnya ada pada formulir tersebutInformasi apa yang akan dimasukkan pada formulir tersebut secara langsungSiapa yang akan menentukan/memastikan kelengkapan dari data yang masuk.

**Pertanyaan (cont)Dimana formulir tersebut akan disimpan (difile)Siapa yang akan menggunakan informasi yang terdapat pada formulir tersebut.Siapa yang akan menerima salinan-salinan dari formulir tersebutBerapa lama seharusnya formulir tersebut akan disimpan

**PENGENDALIAN FORMULIRTUJUAN:Menjamin disain dan bentuk formulir yang efektifMengembangkan dan memelihara cara yang tepat dalam menghasilkan dan memakai formulir yang dibutuhkan.Mendidik dan membantu petugas pelaksana dalam mendisain formulir mereka sendiri.

**TUJUAN (cont)Menghentikan formulir yang tidak berguna, mengkombinasikan formulir-formulir yang memiliki kesamaan tujuan, membatasi formulir-forulir yang tidak diperlukan dan menciptakan formulir tambahan bila dalam proses sistem informasi lebih baik daripada mengkombinasikan formulir-formulir.

Memberikan kesempatan untuk menghentikan petugas yang memiliki kecenderungan merubah formulir-formulir yang ada.

**KOMPONENInventarisasi formulirIdentifikasiAnalisis (review dan revisi)Pembelian

****************************************