digilib.uns.ac.id/Evaluas…digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP

PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA

Tugas Akhir

Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program D III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Oleh:

Yudistira Danu Perdana F3308127

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii

ABSTRACT

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP

PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA

Yudistira Danu Perdana

F3308127

The purpose of the research is finding and evaluating an internal system control among the purchase of chemical indirect materials in PT. Kusumahadi Santosa which has been applied, and another purpose of the research is to find the weakness of its system and how to deal with this aspect. Kusumahadi Santosa is the one of manufacture companies which focuses on the production of any type of fabrics.

The internal system control which underlies in every chemical purchase has happened successfully. Some aspects like demand have become the evidence that the system has worked quite well. In the demand of purchasing good, there are two authorizations which have been played by the head of production. There are special authorization and General Authorization. Beside this evidence there are some other evidences, like firm separation of duty, sufficient documents and accounting records, and the procedural network which runs well.

There are some weaknesses which are found in the company, like receiving function and saving function which are doubled by storehouse staff and the registry function and purchase function doubled by financial and staff accounting.. Keyword: Internal system control of purchase, procedural network of purchase, Final project


commit to user

iii


commit to user

iv


commit to user

v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

• Segala perkara dapat kutanggung di dalam Dia yang memberikan kekuatan

kepadaku

• Di dalam kegelapan pasti ada cahaya terang meskipun cahaya terang itu hanya

sekecil titik noda

• Bunuh rasa malasmu

• Tutuplah matamu sejenak temukan ketenangan hati, jiwa dan pikiran, pada

saat itulah semua hal dapat dikendalikan.

Penulis mempersembahkan karya tulis ini kepada

mereka yang telah memberi semangat dan memberi

arti dalam hidupku.

1. Tuhan Yesus Kristus

2. Bapak, Ibu, adik serta keluarga besar tercinta

3. Teman-teman Universitas Sebelas Maret

Surakarta

4. Almamater


commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan

segala berkat dan anugerah-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir

ini untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program

Studi Diploma III Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Tugas Akhir ini yang berjudul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN

INTERN TERHADAP PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI

SANTOSA” dapat tersusun dengan baik berkat bantuan doa, bimbingan serta

petunjuk dari berbagai pihak yang tulus dan sepenuh hati membantu penulis. Untuk

itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Drs. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sebelas Maret.

2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak. selaku Ketua Program

Diploma III Fakultas Ekonomi.

3. Bapak Anas Wibawa, SE., M.Si, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang

telah membimbing dan mengarahkan penulis sehingga laporan Tugas

Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

4. Ibu Lulus Kurniasih, SE., M.Si, Ak. selaku Dosen Pembimbing

Akademik yang telah membimbing dan mengarahkan penulis selama

proses perkuliahan berlangsung.


commit to user

vii

5. Bapak Wahyu Cahyo Wibowo, SE, SH. selaku Manajer Umum dan

Personalia PT. Kusumahadi Santosa yang telah memberikan ijin bagi

penulis untuk melakukan magang kerja.

6. Ibu Eny Kusmiyarsi selaku Kepala Seksie Logistik PT. Kusumahadi

Santosa terimakasih telah memberikan bimbingan, segala canda tawa

dan dengan senang hati memberikan informasi yang dibutuhkan oleh

penulis selama melakukan kegiatan magang.

7. Pak Arif selaku Kepala Seksie Gudang Logistik PT. Kusumahadi

Santosa terimakasih telah memberikan bimbingan, segala canda tawa

dan dengan senang hati memberikan informasi yang dibutuhkan oleh

penulis selama melakukan kegiatan magang.

8. Pak Dwi, Pak Budi, Pak Wandi, Pak Hary, Mas Aris, Ibu Mutmainah,

Mas Yono, Pak Mino (Manajer Rumah Tangga) dan seluruh karyawan

yang tidak tercantum yang telah membantu penulis selama magang di

PT. Kusumahadi Santosa.

9. Seluruh Dosen pengajar dan Staff Administrasi Fakultas Ekonomi yang

telah memberikan ilmunya dan siap membantu penulis selama proses

perkuliahan berlangsung.

10. Bapak, Ibu dan adikku tersayangyang telah memberikan segalanya untuk

masa depan penulis dan dengan sabar mendidik penulis.

11. Keluarga besar Hadi Suwito yang selalu mendukung penulis dalam

meraih cita-cita dan harapan.


commit to user

viii

12. Jindul, Bengun, Thegek, Ceguk, Kechu, Nurdin Cawat, Digdo

Manticore, Kepleh, Si Bud, Thengkleng, Eto, Pekik, Genjik Cino and all

my fu**in incredible friend in the world yang selalu bersama selama

penulis menghirup udara segar di dunia ini. Thanks for your fu**in

inspiration.

13. Alam dan segala isinya yang telah menciptakan keseimbangan,

kedamaian, inspirasi dan keheningan pada dunia yang penuh dengan

kerusakan ini.

14. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah

membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh

dari sempurna dikarenakan keterbatasan ilmu dan pengalaman yang penulis miliki.

Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang

membangun dari pembaca yang budiman.

Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat

bagi pembaca dan dapat memberi pengaruh yang positif bagi semua pihak. Amin.

Surakarta, 18 Juli 2011

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i

ABSTRAK .............................................................................................................. ii

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN .......................................................................... v

KATA PENGANTAR ........................................................................................... vi

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………..xv

BAB

I. PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum PT. Kusumahadi Santosa ……………………….……1

1. Tujuan Perusahaan..........................................…………………...……4

2. Lokasi Perusahaan.......................………...……………………….......5

3. Struktur Organisasi .........................................……..…………………9

4. Deskripsi Jabatan ………………………….……..………………….12

5. Proses Produksi …………………………………..…………….........24

6. Permodalan Perusahaan..…………………..……………….………..32


commit to user

x

7. Pembelian dan Pemasaran……………………..……………..….…32

8. Personalia dan Penggajian………………................................…....36

B. Latar Belakang Masalah………………………………………..…..….46

C. Perumusan Masalah……………………………………………..….….50

D. Tujuan Penulisan………………………………………………...….…50

E. Manfaat Penelitian………………………………………………….….51

II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Sistem ……………………………………………..…..52

2. Pengertian Pembelian……....................…………………………...53

3. Pengertian Sistem Pembelian ............……………………………..53

4. Fungsi Pembelian...................…………………….....……….........53

5. Pengertian Bahan Pembantu.................………………………...…54

6. Fungsi yang Terkait.........................................................................54

7. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi

Pembelian………………………………………………………..55

8. Catatan Akuntansi yang Digunakan.......................................56

9. Dokumen yang Digunakan....................................................56

10. Sistem Pengendalian Intern...................................................56


commit to user

xi

B. Penyajian Data dan Analisis Data

1. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan

Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT.

Kusumahadi Santosa antara lain

…………………………………………...................………......…59

2. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan

pelaksanaan Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di

PT. Kusumahadi Santosa antara lain

….....................................................................................................73

3. Evaluasi sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical

pada PT. Kusumahadi Santosa………………………………...…87

4. Tabel mengenai gambaran evaluasi pengendalian intern bahan

pembantu Chemical yang terdapat pada PT. Kusumahadi Santosa

………………...….........................................................................91

III. TEMUAN

A. Kelebihan……………………………………………………………..94

B. Kelemahan……………………………………………………………95

IV. PENUTUP

A. Simpulan……………………………………………………………...96

B. Saran……….…………………………………………………………97

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

TABEL Halaman

1.1 Nama Mesin Weaving PT. Kusumahadi Santosa

Tahun 2010………………………….………………………………...28

1.2 Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumaputra Santosa …….…………….....40

1.3 Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumahadi Santosa……………………….41

2.1 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern terhadap Pembelian bahan

pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa…………………..91


commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR Halaman

1.1 Denah PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra

Santosa……………………………………………………………...….8

1.2 Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra

Santosa……………………………………… ……………………......11

2.1 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart

Operational Procedure pada Bagian Produksi PT. Kusumahadi

Santosa…….……………………………………………….………….68


Operational Procedure pada Bagian Logistik PT. Kusumahadi Santosa

…….………………………………………………………………..…69


Operational Procedure pada Bagian Gudang Logistik PT. Kusumahadi

Santosa……………………….……………………………………..…70


Operational Procedure pada Bagian Administrasi Logistik PT.

Kusumahadi Santosa…………………………………………………..71


Operational Procedure pada Bagian Administrasi dan Keuangan PT.

Kusumahadi Santosa…………………………………………………..72


commit to user

xiv

2.6 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan

pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Produksi PT.

Kusumahadi Santosa…………………………………...……………...82


pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Logistik PT.

Kusumahadi Santosa…………………………………...……………...83


pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Gudang

Logistik PT. Kusumahadi

Santosa…………………………………...…………………………....84


pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Administrasi

Logistik PT. Kusumahadi

Santosa…………………………………...…………………………....85


pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Akuntansi

dan Keuangan PT. Kusumahadi

Santosa…………………………………...……………………….…...86


commit to user

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Surat Pernyataan

Surat Keterangan Magang Kerja

Dokumen Pendukung Pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa

Tahun 2011


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum PT. Kusumahadi Santosa

PT. Kusumahadi Santosa adalah salah satu perusahaan manufaktur yang

bergerak di bidang industri tekstil khususnya kain jenis katun dan rayon bercorak

batik, kotak-kotak, salur dan abstrak. Perusahaan ini terletak di Jalan Raya Jaten Km

9.4 Jaten, Karanganyar. Perusahaan ini berada di antara pusat industri di daerah eks

karisidenan Surakarta. Pada tanggal 14 Mei 1980, R.H Santosa, Dra. Mariam

Sampurno dan Suhendro Bsc mendirikan industri tekstil ini dan disahkan dengan

akta notaris Maria Theresia Budi Santosa,SH. dengan akta No. 141 yang tertanggal

pada 25 Maret 1982.

Dalam rangka pelaksanaan UU No. 12 Tahun 1970, PT. Kusumahadi

santosa telah mendapatkan surat persetujuan tetap untuk mendapatkan fasilitas

Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) di bidang Industri tekstil dengan surat

BKM Pusat No.105/I/PMDN/1983 tanggal 26 Juni 1983 dengan nomor kode 3211-

03-03219. Surat tersebut telah diperpanjang dengan BKM Pusat No.840/A.I/1985

tanggal 13 November 1985 dan No.575/III PMDN/1987 pada tanggal 16 November

1987. Akte pendiriannya telah mendapatkan pengesahan dari Departemen

Kehakiman Reublik Indonesia pada tanggal 31 Agustus 1987 dengan N0.C2-

55555.HT.01.01 dan akte perubahan No.19 tanggal 7 Juli 1987 yang mendapatkan

pengesahan pada tanggal 4 November 1989 dengan No.C2-10182.HT.01.04

Kemudian berdsarkan Keputusan Direktur Jendral Pajak


commit to user

2

No.1189/PKD/WJD.08/KJ.1812/ pada tanggal 25 Oktober 1989, PT. Kusumahadi

Santosa telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak mulai tanggal 25 Juli 1989.

PT. Kusumahadi Santosa merupakan salah satu Perseroan Terbatas yang

bergerak di industri tekstil di Indonesia. Perusahaan ini sepenuhnya dikelola dan

kepemilikannya dipegang oleh pihak keluarga besar Santosa Doelah. Termasuk

saham saham yang telah beredar merupakan kepemilikan keluarga besar Santosa

Doelah. Pemilik saham tersebut diantaranya

a. R.H Santosa Doelah

b. Danarsih Santosa

c. Dra. Mariam Sampurno

d. Soehendro Bsc.

R.H Santosa Doelah juga merupakan pemilik salah satu industri batik

kenamaan yaitu P.T Batik Danar Hadi. Asal mula PT. Kusumahadi juga berasal dari

P.T Batik Danar Hadi. Bermula dari keinginan Santosa Doelah untuk mencukupi

kebutuhan kain yang dibutuhkan oleh PT. Batik Danar Hadi. Hal ini disebabkan oleh

semakin berkembangnya PT. Danar Hadi, maka kebutuhan bahan baku berupa kain

semakin meningkat dan semakin dibutuhkan. Sehingga Santosa Doelah harus

berpikir bagaimana mencukupi kebutuhan kainnya, dan bagaimana agar tidak terlalu

bergantung pada perusahaan lainnya dalam mencukupi kebutuhan produksinya

tersebut. Sehingga dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan

produksinya. Karena selama ini PT. Danar Hadi untuk mencukupi kebutuhan

kainnya PT. Danar Hadi hanya membeli kepada perusahaan lain. Maka muncul

gagasan dari Santosa Doelah untuk mendirikan pabrik penghasil kain untuk


commit to user

3

mencukupi kebutuhan PT. Danar Hadi, sehingga berdirilah PT. Kusumahadi

Santosa. Pada awalnya PT. Kusumahadi didirikan untuk memenuhi kebutuhan kain

untuk PT. Danar Hadi. Kemudian seiring berkembangnya industri tekstil di

Indonesia maka PT. Kusumahadi sudah bisa secara mandiri menjual produknya ke

berbagai daerah di Indonesia, bahkan sudah merambah ke luar Indonesia.

Hasil produksi PT. Kusumahadi Santosa adalah kain. Kain yang

dihasilkan oleh industri ini antara lain kain cambrics (kain putih), kain grey, kain

printing (kain cetak), dan kain dying (kain celup). PT. Kusumahadi Santosa sangat

menjaga kualitas kain agar bisa mendapatkan tempat di kalangan masyarakat luas.

Untuk menjaga produksinya agar tetap memiliki standard kualitas yang baik,

perusahaan ini tidak saja meminta pesanan bahan baku benangnya dari perusahan

domestik saja akan tetapi meminta pesanan dari mancanegara pula.

Dengan mengamati permintaan atas pesanan hasil produksi yang semakin

banyak, maka PT. Kusumahadi mmengadakan perluasan usaha dengan mendirikan

anak perusahaan, di bawah kepemimpinan langsung R.H Santosa Doelah, yaitu PT.

Kusumaputra Santosa. Perusahaan ini dibuat dengan tujuan utama untuk memenuhi

kebutuhan baku benang untuk PT. Kusumahadi Santosa. Jadi dapat disimpulkan

bahwa hasil produksi dari PT. Kusumaputra Santosa adalah benang. Bahan baku

yang dipakai dalam produksi pembuatan benang berasal dari cotton, rayon,

polyester, dan serat lainnya yang dibutuhkan sesuai pesanan. Semua pembelian serat

cotton di PT. Kusumaputra Santosa berupa impor dari Negara penghasil kapas di

dunia. Kebanyakan memesan dari Negara Brazil, Selandia Baru, Yunani, Australia,

Amerika Serikat khususnya di Negara bagian Memphis. Pembelian impor ini


commit to user

4

biasanya menggunakan transportasi berupa container. Satu kali pemesanan cotton ini

bisa mencapai lebih dari seratus ton. Karena kebutuhan Cotton sangat utama di PT.

Kusumaputra Santosa. Pembelian biasanya dengan pembelian kredit dengan jangka

waktu pembayaran 30 hari dari waktu pemesanan. Sedangkan serat polyester dan

rayon didatangkan dari dalam negeri yaitu dari daerah jawa barat. Sedangkan hasil

produksi PT. Kusumaputra Santosa disalurkan sebesar 60% kepada PT. Kusumahadi

Santosa sedangkan yang 40% akan disalurkan ke luar perusahaan lain, baik itu

diekspor maupun ke dalam negeri.

1. Tujuan Perusahaan

Industri tekstil merupakan industri yang selalu berkembang. Dengan alas

an tersebut maka industri tekstil harus bisa menempatkan dirinya dengan mengikuti

perkembangan dunia yang semakin pesat ini. Seiring berjalannya waktu persaingan

di industri ini juga semakin ketat. Dengan semakin ketatnya persaingan tersebut

maka PT. Kusumahadi Santosa selalu berusaha mengikuti perkembangan dunia

dengan cara meningkatkan mutu, kualitas dan kuantitas produk, pelayanan, dan daya

saingnya agar tidak tergerus oleh perkembangan dunia usaha tersebut.

Secara umum, PT. Kusumahadi didirikan dengan tujuan sebagai berikut

ini:

a. Memperoleh keuntungan dari hasil kegiatan/operasi yang dilakukan perusahaan;

b. Membantu pemerintah dalam menunjang kebutuhan sandang masyarakat dalam

peningkatan pembangunan;

c. Mendukung program pemerintah dalam hal penciptaan lapangan pekerjaan,agar

dapat meningkatkan mutu dan taraf hidup masyarakat;


commit to user

5

d. Membantu menambah hasil pendapatan daerah setempat;

e. Dalam menunjang kebutuhan sandang masyarakat, PT. Kusumahadi Santosa

meningkatkan kualitas dan kuantitas produksinya; dan

f. Dengan mutu produksi yang baik, diharapkan dapat menjadi salah satu

kompetitor dalam usaha perdagangan yang lebih luas, sehingga dapat diterima

tidak hanya di Indonesia tetapi juga di negara-negara lainnya.

2. Lokasi Perusahaan

Penentuan letak dan lokasi suatu perusahaan merupakan salah satu faktor

terpenting dalam pendirian sebuah perusahaan, sebagai salah satu penunjang

tercapainya tujuan sebuah perusahaan. PT. Kusumahadi Santosa terletak di bagian

Timur kota Surakarta, kurang lebih 10 km dari pusat kota, tepatnya di Jalan Raya

Solo-Tawangmangu Km 9,5 Jaten, Karanganyar, Surakarta. PT. Kusumahadi Santosa

memiliki luas areal tanah dan bangunan sebagai berikut:

Luas tanah bangunan : 70.986 m²

Luas bangunan kantor : 12.245 m²

Luas tanah : 47.140 m²

Luas perumahan : 41.410 m²

Pemilihan lokasi P.T Kusumahadi Santosa dapat dikatakan strategis, hal

ini dapat dilihat dari beberapa faktor berikut ini:

a. Faktor Primer

1. Tenaga kerja


commit to user

6

Dikarenakan letaknya yang cukup strategis, yaitu dekat dengan daerah

pemukiman penduduk, maka dalam hal pemenuhan tenaga kerja sangat

mudah untuk dipenuhi.

2. Tranportasi

PT. Kusumahadi Santosa letaknya dekat dengan jalan raya, yaitu Jalan

Raya Solo-Tawangmangu Km 9.5. Selain itu akses angkutan umum sangat

mudah di dapat di daerah ini. Kondisi jalan yang baik juga turut

mendukung lancarnya proses angkut pengiriman dan penerimaan barang.

3. Bahan Baku

Sebagian besar bahan baku biasanya dipasok langsung dari supplier dari

luar dan sekitar Surakarta. Namun untuk beberapa jenis barang seperti

cotton dan sparepart didatangkan dari luar negeri.

4. Sumber Energi

Sumber energi yang dimaksud adalah air dan listrik yang cukup mudah

didapatkan. Hal ini dikarenakan PT. Kusumahadi Santosa mempunyai

pengelola air sendiri untuk proses produksi dan cukup dekat dengan gardu

listrik.

b. Faktor Sekunder

1. Lokasi PT. Kusumahadi Santosa terletak di lokasi indutri sehingga

memudahakan dalam hal pemasaran produksi dan pemesanan kebutuhan.

2. Dikarenakan letaknya dekat dengan lokasi pemukiman, PT. Kusumahadi

Santosa dapat memberikan kesempatan kerja pada masyarakat dan


commit to user

7

meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup masyarakat sekitar PT.

Kusumahadi Santosa.

Selain itu letak PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa

berada di satu kompleks pabrik, sehingga memudahkan dalam hal pemenuhan

kebutuhan PT. Kusumahadi Santosa. Berikut adalah denah PT. Kusumahadi

Samtosa dan PT. Kusumaputra Santosa:


commit to user

8


commit to user

9

Gambar 1.1

Denah PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa


commit to user

10

3. Struktur Organisasi

Dalam suatu instansi maupun organisasi baik itu pemerintah maupun non-

pemerintah diperlukan suatu kerangka ataupun susunan jabatan dalam instansi atau

organisasi tersebut.

Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan pola tetap

hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi,

maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan

tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Struktur organisasi pada PT. Kusumahadi Santosa mengalir dari

kedudukan tertinggi pemegang saham atau dewan komisaris sampai dengan

kedudukan yang terendah atau terakhir.

Berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dikuatkan

dengan akta notaris Maria Theresia Budi Santosa No. 141 yang tertanggal 25 Maret

1982, maka susunan pengurus PT. Kusumahadi Santosa sebagai berikut:

Dewan Komisaris : Tn. R. H. Santosa Doellah

Ny. Hj. Danarsih Santosa

Ny. Hj. Diana Hariadi, SE

Tn. H. Dian Santosa

Tn. Ir. Soemarmo, Msc.

Direktur Utama : Dewanto Kusuma Wibowo, SE


commit to user

11

Wakil Direktur Utama : Ir. H. Sofyan, MBA

Direktur Pemasaran : Ir. Hj. Etty Soebandriyo, MM

Kepala Divisi Produksi : Ir. Budiardjo

Kepala Divisi Pemasaran I : Ir. Linda Sitompul

Kepala Divisi Pemasaran II : H. Fairu Zabadi

Manajer Logistik : Widyo Mugiyanto, SE

Manajer Umum dan Personalia : Wahyu Cahyo Wibowo, SE, SH

Manajer Keuangan : Hj. Hening WA

Manajer Spinning : Ir. Muas Turyono

Manajer Weaving 1 & 2 : H. Ndondon Hartono

Manajer Pretreatment : H. Rizal M.K

Manajer Persiapan Printing : Yusuf Wijayanto

Manajer Produksi Printing : H. Agus Wuryanto

Manajer Design Studio : Brojol Purwanto

Manajer EDP : Deddy Setia Budi

Manajer Pemasaran : Ir. Didik Sulartono

Berikut adalah struktur jabatan dalam PT. Kusumahadi Santosa dan PT.

Kusumaputra Santosa:


commit to user

12

Gambar 1.2

Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa

Manajer:

1. Spinning 2. Weaving 1 & 2 3. Pretreatment 4. Pers & Prod Printing 5. Design Studio

Dewan Komisaris

Direktur Utama

Wakil Direktur Utama

Departemen Umum dan Keuangan

Kadiv Umum dan Keuangan

Manajer:

1. Logistik 2. Umum & Personalia 3. Keuangan 4. EDP 5. Utility

Departemen Produksi

Kadiv Produksi

Departemen Pemasaran

Kadiv Pemasaran I

Manajer Pemasaran I

Kadiv Pemasaran II

Manajer Pemasaran I


commit to user

13


commit to user

14

4. Deskripsi Jabatan

Berdasarkan struktur organisasi ataupun pembagian jabatan, dapat

dijelaskan deskripsi dan masing-masing jabatan. Deskripsi jabatan merupakan

pernyataan tertulis dari apa yang dilakukan oleh seorang pemangku jabatan,

bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan, tanggung jawab apa yang dimiliki,

wewenang apa saja yang dapat dilakukan pemangku jabatan tertentu, dan tujuan

dilakukannya pekerjaan tersebut. Deskripsi tersebut digunakan untuk memperjelas

atau mempertegas dari fungsi struktur organisasi agar dalam memegang

pekerjaannya masing-masing berjalan lancar dan tepat guna. Berikut akan dijelaskan

tentang deskripsi masing-masing jabatan pada struktur organisasi P.T Kusumahadi

Santosa:

a. Pemegang Saham

Pemegang saham adalah orang-orang yang mempunyai hak penuh dalam masalah

kepemilikan perusahaan. Dalam kegiatan operasionalnya, pemegang saham

memiliki hak penuh dan wewenang dalam pemilihan dan pemberhentian anggota

komisaris melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang diadakan

minimal sekali dalam setahun. Besarnya wewenang seorang pemegang saham di

perusahaan ini tergantung dari besarnya saham yang ditanamkan di perusahaan.

Semakin besar saham yang ditanamkan di perusahaan ini maka makin besar pula

wewenangnya yang dimiliki dalam perusahaan ini.


commit to user

15

b. Dewan Komisaris

Dalam suatu perusahaan besar biasanya memiliki badan tertinggi dalam

organisasinya yang anggotannya diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum

Pemegang Saham (RUPS), badan ini disebut Dewan Komisaris. Adapun tugas,

tanggung jawab dan wewenang dari Dewan Komisaris adalah sebagai berikut :

1) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan tujuan agar dapat berjalan secara

semestinnya sesuai dengan yang tercantum dalam Anggaran Dasar dan

Anggaran Rumah Tangga serta sesuai dengan kebijakan umum yang telah

ditetapkan sebelumnya.

2) Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang saham sesuai

dengan anggaran dasar perusahaan.

3) Memberikan penilaian dan mewakili para pemegang saham atas pengesahan

neraca dan perhitungan rugi laba tahunan serta laporan-laporan yang

disampaikan oleh direksi.

4) Mempertimbangkan, memberi pendapat dan menyetujui rancangan anggaran

perusahaan dan rencana kerja untuk tahun buku baru yang diusulkan oleh

direksi.

5) Mengecek dan menandatangani surat-surat yang penting bagi kepentingan

perusahaan sesuai dengan wewenang yang telah ditetapkan dalam anggaran

dasar perusahaan.


commit to user

16

6) Mengadakan dan menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham dalam

hal pembebanan tugas dan kewajiban direksi.

7) Berdasarkan perkembangan yang terjadi, Dewan Komisaris mempunyai tugas

dan wewenang dalam meyempurnakan kembali kebijakan-kebijakan umum

perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sehinnga kebijakan umum

tersebut tidak selalu kaku seperti sebelumnya tetapi dapat menyesuaikan

dengan keadaan dan perkembangan yang sedang terjadi.

c. Direktur Utama

Direktur Utama merupakan pemangku jabatan tertinggi dalam hal pelaksanaan

tugas. Direktur Utama memiliki tugas untuk memimpin, mengawasi, dan menilai

aktivitas perusahaan agar sesuai dengan sasaran perusahaan. Adapun tugas,

tanggung jawab, dan wewenang Direktur Utama adalah sebagai berikut:

1) Merumuskan arah dan tujuan perusahaan melalui kebijakan dan ketetapan

pokok perusahaan antara lain kebijaksanaan dalam hal perencanaan,

penyusunan, pengendalian, dan pengembangan perusahaan.

2) Memimpin rapat direksi dan mengkoordinasikan rencana yang akan diusulkan

dan diajukan kepada direktur dengan memperhatikan kebijakan umum

perusahaan yang telah ditetapkan.

3) Menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Hal ini menjadi tanggung jawab

penuh Direktur Utama karena segala keputusan perusahaan yang diambil

Direktur Utama akan mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan.


commit to user

17

4) Mempunyai wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan para pejabat

di semua bagian perusahaan bersama dengan direksi lain yang

berkepentingan.

5) Mengawasi kegiatan perusahaan serta menganalisa, memeriksa, dan

merumuskan laporan-laporan yang telah disampaikan kepadanya.

6) Mempertanggungjawabkan seluruh hasil kerjanya termasuk hasil kegiatan

perusahaan yang telah terlaksana kepada Dewan Komisaris

7) Melakukan pembinaan kegiatan dan menilai hasil dari tujuan perusahaan yang

dibantu oleh staff ahli pengawasan dan internal audit, staff operasional, dan

pemasaran.

d. Wakil Direktur Utama

Wakil Direktur Utama memiliki tugas untuk membantu Direktur Utama dalam

melaksanakan tugas hariannya.

e. Direktur Pemasaran

Memiliki tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama dan membawahi

Kepala Divisi Pemasaran I dan II.Tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari

Direktur Pemasaran antara lain sebagai berikut:

1) Membuat kontrak penjualan dengan pembeli baik itu dari dalam negeri

ataupun dari luar negeri.


commit to user

18

2) Mengawasi seluruh kegiatan penjualan terutama membuat persetujuan tentang

seluruh pesanan penjualan dan kontrak penjualan baik itu yang dibuat olehnya

maupun bawahannya.

3) Merancang dan menetapkan rencana penjualan jangka pendek dan jangka

panjang atas seluruh produksi perusahaan.

4) Melaporkan realisasi penjualan bulanan kepada Direktur Utama saat rapat

direksi.

5) Bertanggung jawab atas pengembangan pangsa pasar baik dari dalam negeri

maupun dari luar negeri.

f. Kepala Divisi Produksi (Kadiv Produksi)

Tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari Direktur Produksi antara lain sebagai

berikut:

1) Merncanakan dan mengatur pengadaan bahan produksi serta barang-barang

lain untuk menjamin kelancaran proses produksi sesuai dengan permintaan

dari bagian pemasaran.

2) Bertanggung jawab dalam melakukan pengawasaan atas seluruh proses

produksi yang terjadi di seluruh perusahaan.

3) Bertanggung jawab atas kelancaran, efisiensi dan efektivitas seluruh proses

peoduksi dalam perusahaan.


commit to user

19

4) Mengikuti perkembangan produksi yang sedang terjadi dan mengusahaakan

peningkatan baik dalam hal kuantitas maupun dalam kualitas produksi yang

dihasilkan sesuai dengan visi perusahaan.

Selain kegiatan diatas tersebut, Kepala Divisi Produksi juga mempunyai

kewajiban dalam mengkoordinasi dan mengawasi bawahannya, yaitu:

1) Manajer Spinning bertanggung jawab atas kualitas dan proses produksi

pemintalan secara keseluruhan, merencanakan besarnya volume produksi, dan

mengawasi pelaksanaan produksi menurut standar perusahaan.

2) Manajer Weaving 1 dan 2 bertanggung jawab atas seluruh proses produksi

penenunan secara keseluruhan.

3) Manajer Pretreatment (finishing) bertanggung jawab dalam meneruskan atau

menyempurnakan kain yang telah diproduksi oleh bagian tenun atau Weaving

pada proses sebelumnya.

4) Manajer Persiapan Printing bertanggung jawab mempersiapkan segala proses

persiapan di departemen printing secara keseluruhan.

5) Manajer produksi printing bertanggung jawab atas seluruh kain dari

departemen persiapan printing untuk diproses lebih lanjut dalam proses

produksi printing secara keseluruhan.

6) Manajer Desainer bertanggung jawab dalam mendesain atau merancang motif

kain yang akan diproduksi.


commit to user

20

g. Kepala Divisi Pemasaran

Tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari Direktur Produksi antara lain sebagai

berikut:

1) Membawahi lansung mamajer pemasaran yang bertanggung jawab

memasarkan barang-barang hasil produksi.

2) Mencari costumer, membuat kontrak penjualan, dan membuat rencana

penjualan.

3) Menentukan strategi pemasaran yamg menyangkut pendistribusian, promosi,

dan penentuan harga.

h) Bagian Umum dan Keuangan

Bagian Umum dan Keuangan mencakup 5 departemen yaitu: logistik, umum dan

personalia, keuangan dan akuntansi, EDP, utility. Kelima departemen tersebut

mempunyai manajer di bagiannya masing-masing yang bertanggung jawab

langsung kepada Kepala Divisi Umum dan Keuangan. Berikut ini deskripsi

jabatan manajer pada bagian Umum dan Keuangan:

1. Manajer Logistik

Manajer Logistik merupakan salah satu dari bagian dari Departemen Umum

dan Keuangan. Berikut ini adalah tugas, tanggung jawab, dan tanggung jawab

Manajer Logistik:

a) Memiliki tanggung jawab dalam segala hal pengadaan barang pada

seluruh perusahaan


commit to user

21

b) Mempunyai tanggung jawab atas penyediaan bahan baku, bahan bakar,

bahan penolong atau bahan pembantu serta perlengkpan bagi semua

departemen produksi maupun non produksi.

c) Membuat rencana kebutuhan bulanan bagi semua kebutuhan departemen

produksi dan non produksi.

d) Menyetujui dan membuat keputusan seluruh aktivitas yang berkaitan

dengan seluruh kegiatann pengadaan barang.

e) Mengawasi kelancaran pengadaan barang

f) Memenuhi perbekalan untuk kebutuhan perusahaan secara umum.

Manajer Logistik membawahi langsung Kepala Seksi Logistik dan Kepala

Seksi Gudang. Berikut deskripsi jabatannya:

1) Kepala Seksi Logistik 1 dan 2

Kepala Seksi Logistik mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang

sebagai berikut:

a) Bertanggung jawab secara langsung kepada Manajer Logistik

b) Mempunyai tanggung jawab melakukan pembelian bahan bakar bahan

penolong atau bahan pembantu, perlengkapan, dan alat tulis kantor

bagi kebutuhan perusahaan secara umum.

c) Mempunyai tanggung jawab membuka surat pesanan pembelian

seluruh kebutuhan perusahaan.

d) Merekap seluruh kegiatan dan transaksi pembelian yang telah terjadi

kemudian melaporkannya kepada menajer logistik.


commit to user

22

e) Mencari infomasi kebutuhan bulanaan bagi semua kebutuhan

departemen produksi dan non produksi kemudian mengusulkan

rencana kebutuhan bulanan departemen produksi dan non produksi

kepada manajer logistik.

f) Merealisasikan pembelian terhadap rencana kebutuhan bulanan

perusahaan yang sudah disetujui manajer logistik.

g) Memelihara hubungan baik antara pihak perusahaan dengan pihak

supplier pihak lain.

h) Mempunyai wewenang membawahi Kepala Urusan Logistik 1 dan

Kepala Urusan Logistik 2.

2) Kepala Seksi Gudang

Kepala Seksi Gudang mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang

sebagai berikut:

a) Bertanggung jawab secara langsung kepada Manajer Logistik

b) Bertanggung jawab secara penuh seluruh atas seluruh persediaan yang

berada di dalam gudang.

c) Bertanggung jawab dalam melakukan pengendalian persedian baik itu

dalam mengeluarkan barang yang ada di gudang maupun memasukkan

barang ke dalam gudang.

d) Mengawasi penerimaan barang dagangan (menggunakan blind copy

dan pesanan pembelian sebagai laporan penerimaan barang) yang


commit to user

23

berhubungan dengan seluruh barang yang ada di dalam gudang

logistik.

e) Melakukan kegiatan penyelenggaraan catatan seluruh persediaan

barang yang tersisa dalam gudang.

f) Mempunyai wewenang membawahi Kepala Urusan Gudang 1 dan

Kepala Urusan Gudang 2.

2. Manajer Umum dan Personalia

Manajer Umum dan Personalia bertanggung jawab langsung kepada Kepala

Divisi Umum dan Keuangan. Memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang

sebagai berikut ini:

a) Memperlancar perkembangan perusahaan dan kesejahteraan pegawai

serta menentukan urusan kepegawaian;

b) Bertanggung jawab atas urusan administrasi karyawan perusahaan;

c) Bertanggung jawab atas rekruitment tenaga kerja yang sesuai dengan

perusahan dan mempunyai wewenang dalam memberhentikan tenaga

kerja yang tidak sesuai dengan kriteria perusahaan;

d) Bertanggung jawab atas pembayaran gaji seluruh pegawai dalam

perusahaan;

e) Melakukan hubungan dengan pihak lain atau pihak luar khususnya

untuk hal-hal tertentu, misalnya PKL, riset, penelitian, dan hal lainnya

yang berkaitan.

3. Manajer Akuntansi dan Keuangan


commit to user

24

Manajer Akuntansi dan Keuangan bertanggung jawab langsung kepada

Kepala Divisi Umum dan Keuangan. Memiliki tugas, tanggung jawab, dan

wewenang sebagai berikut ini:

a) Bertanggung jawab atas penyusunan anggaran perusahaan dan

pengendalian anggaran perusahaan atas pelaksanaan anggaran tersebut

secara menyeluruh;

b) Bertanggung jawab mengenai bidang keuangan (sirkulasi dalam

perusahaan) perusahaan secara menyeluruh;

c) Melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap kas dan investasi

perusahaan;

d) Mengotorisasi semua transaksi kas perusahaan;

e) Bertanggung jawab atas penyetoran kas perusahaan ke bank;

f) Bertanggung jawab atas pembayaran gaji terhadap seluruh tenaga kerja

perusahaan kemudian akan dilanjutkan kepada bagian personalia dan

umum;

g) Melaksanakan seluruh kegiatan akuntansi perusahaan;

h) Melakukan rekonsiliasi rekening bank;

i) Menyelanggarakan dan bertanggung jawab atas buku besar dan dalam

penyusunan laporan keuangan perusahaan;

j) Menyusun laporan keuangan perusahaan setiap periode yang telah

ditetapkan oleh perusahaan dan bertanggung jawab dalam memberikan

informasi tentang kondisi financial perusahaan kepada pihak


commit to user

25

pimpinan, pemegang saham dan pihak lain yang berkepentingan dalam

perusahaan;

k) Menyalin laporan keuangan perusahaan bagi pihak luar perusahaan

yang berkaitan dan berkepentingan.

4. Manajer EDP

Manajer EDP bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Umum dan

Keuangan. Memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut

ini:

a) Bertanggung jawab dalam memproses berbagai data maupun seluruh

data yang ada dalam perusahaan;

b) Bertanggung jawab atas keberadaan data yang dibutuhkan dan bagi

kepentingan perusahaan;

c) Bertugas untuk membuat inovasi-inovasi beberapa pemrogaraman

terbaru bagi perusahaan.

d) Bertanggung jawab atas kondisi seluruh komputer yang ada di

perusahaan dan data-data yang ada di dalamnya.

5. Manajer Utility

Manajer Utility bertanggung jawab langsung kepada Direktur Produksi dan

mempunyai tugas dalam pemeliharaan mesin dan pengadaan diesel dan listrik

serta perawatan atas aktiva yang dimiliki oleh perusahaan baik itu pada

departemen produksi maupun pada departemen non produksi.


commit to user

26

i) Kepala Seksi (Kasie)

Kepala Seksi mempunyai tanggung jawab kepada Manajer atas pekerjaan yang

dilaksanakan dan membawahi langsung karyawan yang berada di departemennya

masing-masing.

j) Kepala Urusan (Kaur)

Kepala Urusan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Seksi dalam kegiatan

pembuatan laporan dan mengurusi semua maslah yang ditemuinya di lapangan

serta turun langsung dalam menangani masalah itu ke lapangan. Selain itu Kaur

mempunyai wewenang dalam membawahi tenaga kerja yang berada di

departemennya masing-masing dalam perusahaan.

k) Kepala Regu (Karu) atau Group Leader

Kepala Regu mempunyai tanggung jawab langsung kepada kepada Kaur dan

mengurusi masalah di lapangan secara langsung serta turun langsung dalam

menangani masalahnya tersebut.

5. Proses Produksi

PT. Kusumahadi Santosa pada kegiatan produksinya mempunyai beberapa

alur produksi. Kegiatan produksi itu meliputi kegiaatan pemintalan (Spinning), tenun

(Weaving), cetak (Printing), celup (Dying), penyelesaian (Finishing). Pada tahun

1990 pada bagian pemintalan (Spinning) PT. Kusumahadi Santosa mengalami

perluasan perusahaan, hal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PT.

Kusumaputra Santosa. Dengan spesialisasi produksinya berupa benang, yang

merupakan bahan baku kain sebagai produk utama PT. Kusumahadi Santosa.


commit to user

27

Produk-produk yang dihasilkan pada PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra

Santosa antara lain adalah:

a. Benang;

b. Kain Rayon;

c. Kain katun;

d. Kain Grey;

e. Kain Cambrics

f. Kain dying; dan

g. Kain printing.

1. Pemintalan (Spinning)

Spinning adalah kegiatan memproses bahan baku, berupa kapas (cotton) menjadi

benang. Bahan baku pembuatan benang dibedakan menjadi dua, yaitu:

a) Bahan Alami

Bahan alami yang dimaksud disini adalah bahan yang berasal dari

alam sendiri bukan buatan manusia. Salah satunya dari tumbuhan kapas

dengan memanfaatkan bunga kapasnya sebgai bahan baku benang. Benang

yang dihasilkan dari pemintalan kapas adalah jenis barang yang biasa

digunakan sebagai bahan dasar pembuatan kain katun (cotton). Bahan alami,

berupa kapas yang biasanya digunakan sebagai bahan baku pemintalan ini

didatangkan dari luar negeri (import).

b) Bahan Sintetis


commit to user

28

Bahan sintetis yang dimaksud disini adalah bahan yang bukan

berasal dari alam atau dapat dikatakan bahan buatan. Bahan sintetis berasal

dari serat rayon, yakni serat yang terbuat dari bahan sintetik. Benang yang

dihasilkan dari pemintalan serat rayon adalah jenis benang yang biasa

digunakan untuk pembuatan kain rayon.

Pada tahun 1990 pada bagian pemintalan (Spinnng) PT

Kusumahadi Santosa mengalami perluasan usaha, hal tersebut menjadi

tonggak awal berdirinya PT. Kusumaputra Santosa. Dengan spesialisasi

produksinya berupa benang, yang merupakan bahan baku kain sebagai

produk utama PT. Kusumahadi Santosa. Total produksi bagian pemintalan

(Spinning) mencapai 24.000 ball per tahun, meliputi variasi benang cotton

dan rayon.

2. Tenun (Weaving)

Weaving adalah kegiatan yang akan dilakukan setelah proses

pemintalan telah selesai dilakukan. Kegiatan ini berupa memproses benang

menjadi kain. Departemen Weaving memiliki area kerja yang paling luas diantara

departemen-departemen lainnya. Pada departemen weaving masih dibagi lagi

menjadi dua departemen, yaitu departemen weaving 1 dan departemen weaving

2. Kedua departemen tersebut merupakan penghasil kain mentah. Kemudian kain

mentah tersebut nantinya akan diproses lebih lanjut. Namun demikian kain

mentah tersebut dapat pula dijual tanpa diproses lebih lanjut lagi, hal tersebut

tergantung dari permintaan buyer. Perbedaan dari kedua departemen di weaving

adalah dari mesin yang digunakan untuk menghasilkan kain


commit to user

29

Pada departemen weaving 1 mesinnya menggunakan mesin Airjet

Suthle Loom. Sedangkan pada departemen weaving 2 menggunakan mesin Airjet

dalam memproduksi kain. Perbedaan dari kedua mesin tenun tadi terletak pada

tenaga penggeraknya. Pada mesin Suthle Loom digerakkan tanpa dynamo serta

memiliki kecepatan dibawah mesin Airjet, sedangkan pada mesin Airjet

meneggunakan tenaga kompresor dalam mengerakan mesinnya. Teknologi

modern tersebut berasal dari Jerman dan Jepang dengan kontrol kualitas yang

memiliki standart tinggi. Departemen weaving memiliki 570 buah mesin meliputi

kedua jenis mesin tersebut, dengan kualitas dan kualifikasi kain yang dihasilkan

sebagai berikut


commit to user

30

Tabel 1.1

Nama Mesin Weaving PT. Kusumahadi Santosa

Sumber : Administrasi PT. Kusumahadi Santosa tahun 2010

Kegiatan weaving tersebut dapat dihasilkan varian kain yang

bermacam-macam, mulai dari kain yang berbahan 100% cotton, 100% rayon,

atau kombinasi dari kedua bahan kain tersebut. Kombinasi kain tersebut akan

menghasilkan varian kain baru yang kualitasnya tergantung pada kapasitas

kombinasi bahan kain tersebut.

Kapasitas departemen weaving dapat mencapai 2.000.000 meter

per bulan. Dari kapasitas yang dihasilkan inilah PT. Kusumahadi Santosa dapat

Tipe Mesin Lebar Kain Motif Kain Jumlah Mesin

WEAVING 1

TOYODA GH-9 65” DOBBY 65

TOYODA GH-9 65” TAPPET 95

TOYODA GH-9 56” DOBBY 144

TOYODA GH-9 56” TAPPET 120

JUMLAH 424

WEAVING II

TSUDAKOMA AIRJET ZA 205i 75” CAM 96

TSUDAKOMA AIRJET ZA 209i 75” CAM 32

TSUDAKOMA AIRJET ZA 209i 75” DOBBY 18

JUMLAH 146


commit to user

31

memenuhi dan mencukupi kebutuhan konsumennya. Bahkan pada musim-musim

tertentu, PT. Kusumahadi Santosa mengalami overload pesanan. Hal ini

dikarenakan para konsumen atau buyer sedang mengalami masa ramai untuk

pasar tekstil, biasanya masa ini terjadi ketika musim panas tiba. Kain hasil

produksi tekstil PT. Kusumahadi santosa memiliki kualitas yang baik dan dirasa

cocok dengan kondisi kulit konsumen, karena banyak tekstil produksi dari

perusahaan lain terkadang membuat kulit iritasi atau membuat konsumen

mengalami alergi karena bahan yang digunakan tidak cocok dengan kulit

konsumen.

3. Cetak (Printing) dan Celup (Dying)

Cetak dan celup yaitu kegiatan memproses kain mentah menjadi

kain bermotif ataupun polos berwarna. Proses ini menggunakan teknologi

komputerisasi yang dijalankan oleh seorang teknisi. Prosesnya mulai dari

pembuatan motif, menentukan detail serat yang akan diwarnai sampai proses

cetak dan celup, kain dikeringkan dengan mesin tertentu sesuai dengan

kebutuhan hingga kain benar-benar kering. Setelah itu, kain disimpan di dalam

gudang printing dan dying dan siap untuk dipasarkan.

4. Penyelesaian (Finishing)

Penyelesaian (Finishing) adalah kegiatan memproses kain mentah

menjadi kain jadi. Kegiatan ini meliputi pengolahankain mentah (grey) menjadi

kain putih (cambrics) dengan menggunakan bahan kimia. Pada departemen

finishing ini tidak hanya memproses pemutihan kain PT. Kusumahadi Santosa

saja, akan tetapi juga memproses pemutihan kain yang berasal dari perusahaan


commit to user

32

lain. Akan tetapi dengan catatan seluruh biaya pemutihan ditanggung penuh oleh

perusahaaan yang membutuhkan jasa pemutihan tersebut. Biasanya untuk jasa

pemutihan kain telah diatur dalam surat kontrak yang tekah disepakati antar

kedua belah pihak perusahaan yang bersangkutan.

Pada dasarnya proses yang dilakukan pada semua jenis kain adalah

sama yaitu proses utama baru kemudian dibedakan berdasarkan jenis kain

masing-masing.

Berikut ini beberapa tahap dalam penyelesaian (finishimg) kain

dalam departemen finishing:

a) Proses bahan baku, yaitu proses membakar bulu-bulu pada kedua permukaan

untuk mendapatkan permukaan kain.

b) Proses penghilangan kanji, yaitu proses menghilangkan kanji dan minyak

yang sebelumnya ada pada kain.

c) Proses pemutihan dan pemasakan, yaitu proses penghilangan kotoran

(malam, lemak, protein, kadar abu dan pectin) yangdisebabkan oleh

pemintalan pertenunan dan bagi zat-zat warna harus dibuang untuk

mendapatkan warna putih murni yang menghasilkan efek pencelupan yang

lebih tinggi.

d) Proses pencucian, proses ini berfungsi untuk menghilangkan kadar air dalam

bahan dengan pemasakan.

e) Proses pencelupan warna, proses iniuntuk menghendaki warna yang

diinginkan dengan jalan mencelupakan kain putih dengan warna yang

dikehendaki.


commit to user

33

f) Proses backing, proses ini adalah proses menlewatkan kain celup pada ruang-

ruang panas agar terjafi ikatanwarna yang kuat dan baik dengan kain-

kainnya.

g) Proses pad resin, tujuan proses ini untuk mendapatkan sifat-sifat kain dengan

menggunakan mesin stenser.

h) Proses garing, tujuan dari proses ini adalah untuk mematangkan dan

membangkitkan warna.

Setelah proses utama berubah dibagi menjadi atau menurut jenis

kainnya yaitu:

a) Jenis Prima atau primasima printing, setelah proses utama kemudian

dikembalikan dengan menggunakan mesin stenser baru diproses dengan

mesin printing.

b) TC putih atau rayon, setelah proses utama kain langsung dimasukkan mesin

stenser untuk melakukan proses finishing.

c) Polyster 100% celup, kain ini setelah proses utama langsung dicelupkan pada

mesin jet drying kemudian dimasukkan ke dalam mesin stenser untuk

melakukan finishing.

d) Cotton atau rayon celup jingger, kain ini setelah melalui proses utama

kemudian dicelupkan pada mesin jingger, baru dikeringkan. Setelah itu

dilakukan proses finishing pada mesin stenser.

e) Primasima atau alkali shock, proses dengan alkali shock ini untuk

membangkitkan warna serta memperbaiki kondisi kain secara kimia,


commit to user

34

kemudian baru dikeringkan dengan mesin pengering yang sebelumnya sudah

dicuci lebih dahulu sebagai finishing dimasukkan mesin stenser.

6. Permodalan Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa merupakan perusahaan Penanaman Modal

Dalam Negeri (PMDN) sesuai dengan perpanjangan dari BMKM Pusat yaitu

No.575/III PMDN/1987 pada tanggal 16 november 1985. Modal pendiriannya

dipegang oleh keluarga H. Santosa Doellah yang kemudian modal tersebut

digunakan untuk menyediakan sarana-sarana perusahaan, seperti mesin-mesin

produksi dan peralatan pengujian laboratorium yang didatangkan dari Amerika

Serikat, Jerman, Jepang. Selain itu untuk menunjang proses produksi, modal tersebut

juga digunakanuntuk mendirikan sarana penunjang perusahaan seperti penyediaan

lahan, pembangunan gedung-gedungperkantoran, ruang produksi, dan sarana-sarana

lainnya.

7. Pembelian dan Pemasaran

1. Pembelian

Pemmbelian yang dilakukan PT. Kusumahadi Santosa meliputi pembelian bahan

baku, pembelian bahan pembantu, pembelian bahan bakar, pembelian suku

cadang dan pembelian alat tulis kantor serta kebutuhan rumah tangga.

a) Pembelian Bahan Baku

Pembelian bahan baku pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan untuk

memenuhi kebutuhan produksinya. Bahan baku yang dibutuhkan pada PT.

Kusumaputra Santosa adalah berupa serat import maupun serat lokal. Pada

serat import ini berupa cotton yang mayoritas didatangkan dari Brazil dan


commit to user

35

Amerika Serikat, sedangkan serat lokal yang berupa rayon atau serat sintetis

ini mayoritas didatangkan dari daerah Jawa Barat. Sedangkan untuk PT.

Kusumahadi Santosa bahan bakunya berupa benang yang berasal dari PT.

Kusumaputra Santosa sendiri dan sebagian dari perusahaan benang lain.

b) Pembelian Bahan Pembantu

Bahan pembantu yang dimaksud disini adalah bahan lain yang dibutuhkan

dalam proses produksi selain bahan baku. Bahan pembantu biasanya

digunakan untuk melengkapi atau menunjang dalam kegiatan produksi.

Keberadaan bahan pembantu ini sangat dibutuhkan dalam proses produksi.

Pengadaan bahan pembantu ini dilakukan oleh Departemen Logistik bagian

pembelian khususnya oleh Kaur II sebagai pelaksana pembelian bahan

pembantu. Pembelian akan dilakukan setelah mendapatkan surat kebutuhan

dari departemen pengguna. Bahan pembantu yang dibutuhkan dan digunakan

antara lain adalah:

1) Chemical

2) Paper cone

3) Layer box

4) Box packing

5) Klem black seng

6) Strapping band

7) Material kanji

8) Tali raffia


commit to user

36

c) Pembelian Bahan Bakar

Pembelian bahan bakar pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan untuk

memenuhi kebutuhan bahan bakar atau kebutuhan energi seluruh mesin yang

ada pada PT. Kusumahadi Santosa. Kebutuhan bahan baku untuk PT.

Kusumahadi Santosa berupa batu bara dan solar. Pengadaan kebutuhan ini

dilaksanakan oleh bagian Departemen Logistik bagian pembelian khususnya

oleh Kaur II sebagai pelaksana pembelian bahan bakar.

d) Pembelian Suku Cadang

Suku cadang mesin yang digunakan pada PT. Kusumahdi Santosa

pengadaanya dilakukan oleh bagian Departemen Logistik bagian pembelian

suku cadang mesin. Terdapat bebrapa suku cadang yang tidak terdapat di

Indonesia. Sehinnga dalam pemenuhan kebutuhannya ini PT. Kusumahadi

Santosa mengimpor langsung kebutuhan suku cadang mesin dari supplier

luar negeri.

e) Pembelian alat tulis kantor dan kebutuhan rumah tangga

Pembelian alat tulis kantor yang dimaksud disini adalah segala kebutuhan

pegawai yang berhubungan dengan segala fasilitas pegawai yang berada di

kantor. Kebutuhan alat tulis kantor disini seperti bolpoin, pensil, penghapus,

kertas HVS, tinta printer, dan lainnya.

2. Pemasaran

Dalam melakukan pemasaran PT. Kusumahadi Santosa perlu melakukan

perluasan pasar, terutama perluasan pasar-pasar yang berpotensial. Beberapa


commit to user

37

kebijakan yang menjadi landasan sistem pemasaran PT. Kusumahadi Santosa,

yaitu:

a. Kebijakan Harga

Faktor yang perlu diperhatikkan dalam menentukkan kebijakan harga produk

yang dihasilkan PT. Kusumahadi Santosa adalah jenis produk, kualitas

produk dan persaingan produk sejenis yang tengah terjadi di pasaran pada

kondisi terkini.

b. Kebijakan Distribusi dan Daerah Pemasaran

Pangsa pasar maupun konsumen potensial merupakkan obyek

pendistribusian produk PT. Kusumahadi Santosa. Peluang untuk meraih

pangsa pasar tersebut dilakukan dengan pemilihan daerah potensial bagi

pemakai produk. Secara garis besar, obyek pendistribusian produk ersebut

meliputi Jakarta, Semarang, Surabaya, Surakarta, dan Bali. Selain itu juga

dipasarkan pada pasar internasional diantarannya adalah Jerman, Amerika

Serikat, dan Brazil juga beberapa Negara UEA (Uni Emirat Arab) meliputi

Negara Arab, Turki, dan Dubai. Delain itu juga merambah kawasan Asia

seperti Malaysia dan Singapura.

c. Kebijakan promosi

Promosi adalah kegiatan memperkenalkan produk pada semua konsumen

baik itu konsumen yang ada maupun konsumen yang potensial. Dalam

kebijakan promosinya PT. Kusumahadi Santosa menempuh beberapa cara

dalam melakukan kebijakan promosinya. Promosi yang dilakukan pada PT.

Kusumaadi Santosa antara lain adalah:


commit to user

38

1) Mengikuti pameran dagang yang biasanya dilakukan setiap setengah

tahun sekali atau dalam satu tahun sekali.

2) Menyediakan catalog produk untuk pembeli, yang dapat diakses melalui

website perusahaan yaitu www.kusumahadi-textiles.com

8. Personalia dan Penggajian

1. Perekrutan

Terdapat dua metode perekrutan tenaga kerja pada PT. Kusumahadi Santosa.

Yang pertama adalah dengan metode internal dan metode eksternal. Metode-

metode tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

a. Perekrutan Internal (perekrutan dari pihak dalam perusahaan)

1) Promosi

2) Koneksi tenaga kerja lama

b. Perekrutan Eksternal (perekrutan dari luar perusahaan)

Jika jumlah perekrutan internal belum memadai standar kualifikasi

perusahaan, maka akan dilakukan perekrutan secara eksternal untuk mengisi

lowongan pekerjaan ataupun mengganti tenaga kerja yang tidak memenuhi

standar kualifikasi perusahaan. Biasanya perekrutan ini menngunakan media

cetak maupun elektronik untuk memberitahukan kepada masyarakat terhadap

adanya lowongan pekerjaan. Penggunaan media massa ini ditujukan agar

mendapat sumber daya manusia yang baik dan sesuai dengan bidangnya

selain itu perusahaan menginginkan agar lowongan tersebut dapat terisi


commit to user

39

dengan cepat. Tahap-tahap pengajuan jumlah kebutuhan karyawan setiap

departemen adalah sebagai berikut:

1) Permintaan kebutuhan tenaga kerja setiap departemen.

2) Permintaan tersebut kemudian diajukan kepada Kepala Divisi.

3) Kepala Divisi kemudia akan membawa masalah ini ke bagian Umum dan

Personalia.

4) Pengadaan seleksi bagi para calon karyawan.

5) Ketentuan penempatn setiap jabatan di departemen yang bersangkutan

disesuaikan dengan tingkat pendidikan calon karyawan.

2. Seleksi

Seleksi merupakan proses pemilihan individu-individu yang memliki kualifikasi

yang relevan atau sesuai untuk mengisi posisi tertentu dalam suatu organisasi.

Jika perusahaan tidak memiliki karyawan yang memiliki persyaratan yang telah

ditetapkan sebelumnya, maka perusahaan suatu organisasi tersebut berada dalam

posisi yang lebih buruk atau organisasi tersebut berada dalam suatu posisi yang

lebih buruk untuk berhasil. Beberapa tes seleksi yang diterapkanoleh PT.

Kusumahadi Santosa antara lain:

a. Tes kepribadian (pschylogycal test)

b. Tes kesehatan

c. Tes ketrampilan

d. Tes wawancara

Setelah melalui serangkaian tes seleksi tersebut, calon karyawan masih harus

mengikuti beberapa prosedur lagi, yaitu sebagai berikut:


commit to user

40

a. Calon karyawan harus menjalani masa percobaan sekitar 3 bulan sebelum

dinyatakan sebagai karyawan tetap perusahaan.

b. Selama percobaan, karyawan perusahaan dan perusahaan memiliki hak untuk

memutuskan hubungan kerja apabila masing-masing pihak tidak dapat

memenuhi harapan masing-masing.

c. Apabila masa percobaan telah selesai dan masing-masing pihak dapat

menerima, maka calon karyawan itu dinyatakan sebagai karyawan tetap tetap

dan mendapatkan hak-hak sesuai dengankesepakatan yang sudah dibuat pada

sebelum masa percobaan.

d. Sebelum diangkat sebagai karyawan tetap, calon karyawan melakukan

pemeriksaan kesehatan danakandiberi penyuluhan oleh Serikat Pekerja

Nasional (SPN) unit PT. Kusumahadi Santosa.

e. Adapun penerimaan tenaga kerja dilakukan dengan syarat-syarat dan

ketentuan sebagai berikut:

1) Warga Negara Indonesia

2) Pendidikan atau pengalaman kerja sesuai dengan kualifikasi perusahaan;

3) Umur minimal 16 tahun;

4) Memiliki Surat Kuning dari Departemen Tenaga Kerja (DEPNAKER)

5) Sehat secara jasmani dan rohani atau mendapat surat keterangan sehat dari

dokter;

6) Surat Keterangan Baik dari Kepolisian; dan

7) Pas foto.


commit to user

41

3. Pelatihan dan Pengembangan

PT. Kusumahadi Santosa menyelenggarakan pelatihan bagi karyawan sesuai

dengan kebutuhan perusahaan pada saat itu. Perusahaan biasanya menerapkan

metode pelatihan campuran antara internal perusahaan dan eksternal perusahaan.

Hal ini dilakukan dengan cara mengirimkan beberapa orang karyawan untuk

mengikuti pelatihan di luar (ekstermal). Karyawan yang ditunjuk tersebut

kemudian mempresentasikan ilmu yang diperoleh dari pelatihan kepada direksi

maupun bagian yang terkait. Perusahaan kemudian mengadakan pelatihan

internal untuk karyawan yang lain berdasarkan ilmu yang diperoleh karyawan

yang telah menjalani pelatihan di luar tersebut. PT. Kusumahadi Santosa tidak

hanya menyelenggarakan pelatihan ketrampilan saja, akan tetapi juga program

pengembangan karyawan, misalnya pelatihan kepemimpinan. Dengan

diadakannya pelatihan dan pengembangan tersebut diharapkan meningkatkan

kinerja dan motivasi karyawan bagi perusahaan.

4. Tenaga Kerja

Saat ini dalam menjalankan berbagai kegiatan operasionalnya, pekerja yang

dimiliki PT. Kusumahadi Santosa berjumlah ± 1850 karyawan, yang terdiri dari

karyawan kantor, departemen Spinning, departemen Weaving I dan Weaving II,

depatemen Finishing atau Pretreatment, departemen Printing, dan departemen

Utility. Adapun jumlah tenaga kerja untuk PT. Kusumahadi Santosa dan PT.

Kusumaputra Santosa dapat dilihat dari tabel di bawah ini:


commit to user

42

Tabel 1.2

Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumaputra Santosa

Departemen Pria Wanita

Produksi 159 271

PPC 1 -

Utility 33 -

Pemasaran 11 1

Akuntansi Keuangan 1 1

Logistik 7 -

Umum, dll. 54 2

Jumlah 266 275

Sumber: Departemen Umum dan Personalia PT. Kusumahadi Santosa


commit to user

43

Tabel 1.3

Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumahadi Santosa

Departemen Pria Wanita

Weaving I 191 166

Weaving II 125 159

PPC 1 2

Finshing 81 20

Utility 59 1

Pemasaran 58 5

Pemasaran Printing 3 3

Akuntansi 8 5

Logistik 11 5

Umum 60 6

Printing 244 46

Jumlah 841 418

Sumber: Departemen Umum dan Personalia PT. Kusumahadi Santosa

5. Pengaturan Waktu Kerja dan Tenaga Kerja

Sistem kerja pada PT. Kusumahadi Santosa, menetapakan jam kerja sebanyak 8

jam kerja sebanyak 8 jam kerja per hari atau 40 jam per minggu. Hal tersebut

sesuai dengan UU No.1 Tahun 1951 Jo. UU No.12/1978. Berikut adalah

pembagian jam kerjanya:


commit to user

44

a. Shift Produksi

Shift pagi : 06.00 - 14.00

Shift siang : 14.00 – 22.00

Shift malam : 22.00 – 06.00

Waktu istirahat : 60 menit

b. Shift Keamanan

Shift pagi : 07.00 – 15.00

Shift siang : 15.00 – 23.00

Shift malam : 23.00 – 07.00


c. Normal shift / sopir : 08.00 – 16.30


d. Pekerja non shift

Senin s/d Jumat : 08.00 – 16.30


Sabtu : 08.00 – 11.00 (tanpa istirahat)

e. Pada hari jumat seluruh karyawan mendapatkan 90 menit waktu istirahat

6. Kerja Lembur

Kerja lembur merupakan kerja yang dilakukan oleh karyawan di luar jam kerja

mereka. Perusahaan meminta karyawan untuk melakukan ekrja lembur dengan

pertimbangan dan ketentuan sebagai berikut:


commit to user

45

a. Setiap karyawan yang bekerja lembur lebih dari 7 jam per hari atau 40 jam

dalam seminggu, maka kelebihan jam kerja dari batas tersebut

diperhitungkan sebagai kerja lembur.

b. Kerja lembur hanya dibenarkan atas perintah atau persetujuan perusahaan

atau pimpinan yang berwenang. Bagi karyawan yang bekerja lembur tanpa

perintah atau persetujuan pihak yang berwenang, tidak akan mendapat upah

lembur.

c. Kerja lembur dilakukan apabila terdapat pekerjaan yang tidak mungkin

selesai dalam jam kerja normal dan memerlukan penyeleseaian segera untuk

kepentingan produksi.

7. Pengupahan

a. Dasar Pengupahan

Upah yang diberikan kepada seluruh karyawan PT. Kusumahadi Santosa

telah disesuaikan dengan standar kerja 7 jam sehari atau 40 jamseminggu

dengan upah sebesar Upah Minimum Regional (UMR) yang berlaku.

b. Sistem Pengupahan

System yang diterapkan dalam pengupahan karyawan PT. Kusumahadi

Santosa adalah menggunakan upah harian yang didasarkan pada perhitungan

jumlah hari dan jam kerja dalam satu bulan, dan upah bulanan yang

dibayarkan kepada staff setelah bekerja satu bulan dan dibayarkan setiap

akhir bulan.

8. Kesejahteraan Karyawan


commit to user

46

Selain sistem pengupahan menggunakan UMR, PT. Kusumahadi Santosa juga

menyediakan fasilitas dan jaminan untuk para keryawan, staff, dan pimpinan

perusahaan, antara lain:

a. Perusahaan menyediakan fasilitas kesehatan berupa poliklinik dan dokter di

perusahaan;

b. Karyawan beserta keluarga dapat berobat ke dokter perusahaan tersebut

secara gratis;

c. Perusahaan memberikan servis makanan gratis waktu jam istirahat bagi

semua karyawan perusahaan;

d. Perusahaan menyediakan koperasi karyawan;

e. Perusahaan memberikan biaya sakit, kelahiran, dan pernikahan; dan

f. Perusahaan memberikan pakaian seragam 2 stel setiap tahun, astek, dan

jamsostek bagi karyawan.

9. Tata Tertib Perusahaan

Pada PT. Kusumahadi Santosa terdapat beberapa tata tertib yang berlaku bagi

seluruh karyawan, jika terdapat pelanggaran mka akan dikenakan sanksi berupa

skorsing. Tata tertib tersebut antara lain:

a. Pekerja harus melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya dan mematuhi

semua perintah yang diberikan sepanjang tugas tersebut berhubungan dengan

aktivitas perusahaan.

b. Tanpa persetujuan dari perusahaan, pekerja dilarang bekerja sambilan atau

bekerja paruh waktu pada perusahaan lain.


commit to user

47

c. Pekerja wajib melapor pada atasan setiap kali tidak masuk kerja dengan

memperlihatkan keterangan yang sah dan benar. Surat keterangan harus

diserahkan kepada atasan paling lambat satu hari setelahyang bersangkutan

tidak masuk kerja.

d. Pekerja wajib menjaga dan memelihara semua peralatan kerja serta melarkan

apabila ada kerusakan atau inventaris yang hilang.

e. Pekerja dilarang membawa keluar barang milik perusahaan tanpa ijin dari

atasan langsung.

f. Semua barang inventaris harus dikembalikan pada perusahaan apabila terjadi

pemutusan hububgan kerja.

g. Pekerja dilarang bermain judi atau segala permainan yang berbau judi di

lingkungan pekerjaan.

h. Pekerja dilarang merokok di tempat kerja kecuali di tempat-tempat yang

sudah ditentukan.

i. Pekerja yang akan meninggalkan pekerjaanya untuk suatu keperluan harus

mendapat ijin terlebih dahulu dari atasannya langsung atau pimpinan

perusahaan.

j. Pekerja dilarang menyalahgunakan kepercayaan perusahaan dengan

menerima uang, barang maupun jasa yang dapat mengakibatkan sejumlah

kerugian bagi perusahaan.

k. Pekerja diharuskan memakai seragam, topi, sepatu, tanda pengenal, dan lain-

lain yang telah diterapkan perusahaan sebelumnya secara sempurna pada

jam-jam kerja efektif.


commit to user

48

l. Setiap pekerja wajib menjaga kebersihan, kerapian, dan, ketertiban tempat

kerja dengan sebaik-baiknya.

m. Setiap pekerja yang mengetahui adanya kemungkinan yang dapat

menyebabkan kecelakaan manusia, kerusakan harta benda milik perusahaan

atau kebakaran harus melaporkan kepada atasanya.

B. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini perkembangan dunia bisnis mengalami kemajuan yang sangat

pesat. Berkembangnya kegiatan usaha tersebut dapat dilihat dengan perkembangan

bidang usaha perusahaan-perusahaan di Indonesia yang semakin beraneka ragam

bahkan bermunculan perusahaan-perusahaan baru yang membuat persaingan bisnis

di Indonesia semakin ketat. Perkembangan bidang usaha ini terlihat pada banyaknya

perusahaan yang bergerak pada perusahaan jasa, perusahaan dagang, dan perusahaan

manufaktur. Dalam menghadapi persaingan di dunia bisnis yang semakin ketat ini

perusahaan dituntut memiliki manajemen yang profesional dan handal. Salah satu

manajemen yang akan dibahas oleh penulis adalah manajemen pembelian.

Manajemen pembelian dinilai sangat penting, karena dengan pengelolaan

manajemen pembelian yang baik dapat menghemat kos yang dikeluarkan dan

meningkatkan kuantitas maupun kualitas hasil produksi perusahaan. Selain

manajemen pembelian yang profesional dan handal dibutuhkan pula suatu sistem

yang dapat menangani semua aktivitas perusahaan, sehingga dapat mempermudah

pengoperasian perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan.


commit to user

49

Sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan

lainya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi,

2008:2). Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang

dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang

dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi,

2008:3). Informasi keuangan yang dibutuhkan adalah berupa laporan keuangan yang

dibuat pada suatu periode tertentu. Dengan berpedoman pada laporan keuangan ini

manajemen dapat menilai baik buruknya kondisi keuangan perusahaan pada periode

tertentu. Dengan demikian manajamen perusahaan dapat menentukan pembelian

barang sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan. Dengan adanya sebuah sistem

yang profesional dan handal pada sebuah perusahaan maka akan memudahkan

perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Yaitu untuk mendapatkan laba/profit

semaksimal mungkin.

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek

ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen (Mulyadi, 2008:3). Pada pengendalian intern terdapat beberapa prinsip,

yaitu: (1) adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas; (2) terdapat sistem

wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan pada seluruh

aset organisasi; (3) adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi

setiap unit organisasi; dan (4) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang

tanggung jawabnya.


commit to user

50

Berdasarkan penjelasan diatas pengertian dari sistem akuntansi dan sistem

pengendalian intern terlihat berbeda. Sistem akuntansi merupakan sebuah cara yang

dilakukan manajemen dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan penyedian

informasi keuangan perusahaan secara keseluruhan yaitu berupa output yang

dirangkum pada sebuah laporan keuangan yang diperlukan oleh pengelola

perusahaan untuk dipertanggungjawabkan kepada pemilik perusahaan dan beberapa

pihak yang berkepentingan. Sedangkan sistem pengendelian intern sendiri lebih

mengacu kepada pengecekkan dan pengorganisasian atas data informasi akuntansi

perusahaan agar memudahkan tercapainya kebijakkan manajemen.

Meskipun kedua penjelasan tersebut terlihat beberapa perbedaan akan

tetapi apabila dicermati akan terdapat keterkaitan yang sangat erat dari kedua unsur

tersebut. Output dari sistem akuntansi adalah sebauah data akuntansi berupa laporan

keuangan. Pada sebuah data akuntansi perusahaan pastilah terdapat beberapa

informasi yang mengandung kesalahan, kecurangan, penyalahgunaan, bias, dan hal

lain yang menyimpang. Padahal untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan

sistem akuntansi yang bebas dari beberapa unsur penyimpangan diatas. Maka dalam

pelaksanaan sistem akuntansi sangatlah dibutuhkan pengendalian intern yang kuat

untuk mencegah dan menghindari beberapa penyimpangan tersebut. Dengan

dipatuhinnya prinsip pengendalian intern yang berupa pemisahan struktur organisasi,

terdapat pembagian wewenang dan prosedur pencatatan, serta terdapat praktik yang

sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, maka akan

dihasilkan informasi yang handal dan terpercaya bagi pemimpin perusahaan dan


commit to user

51

beberapa pengguna informasi lainnya. Dengan keandalan tersebut maka perusahaan

diharapkan dapat mencapai tujuannya.

Pada PT. Kusumahadi Santosa bagian pembelian ditangani oleh manajer

logistik atau pengadaan. Manajer logistik ini dibantu oleh beberapa bawahannya

dalam melaksanakan pembelian. Diantaranya ada pada bagian logistik 1, logistik 2,

dan gudang. Pangadaan barang PT. Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian

logistik. Bagian logistik ini mengurusi beberapa pembelian diantaranya suku cadang,

bahan pembantu, bahan bakar, serta berbagai macam kebutuhan kantor dan rumah

tangga. Sedangkan bahan baku berupa kapas ditangani langsung oleh Direktur

Utama PT. Kusumahadi Santosa. Sedangkan penerimaan dan penyimpanan barang

ditangani langsung oleh gudang – bagian logistik, kecuali bahan baku disimpan oleh

gudang – PT. Kusumaputra Santosa. Meskipun bahan pembantu hanyalah pelengkap

atau penambah dalam industri ini, bahan pembantu dirasa sangat penting oleh

penulis karena tanpa adanya bahan pembantu ini proses produksi kain tidak akan

tuntas dengan hasil akhir yang memuaskan. Terutama bahan chemical, bahan ini

sangat berguna sebagai pelarut dan membantu bahan utama. Sehingga pengendalian

terhadap kegiatan pembelian bahan pembantu berupa chemical dinilai sangat penting

oleh penulis, maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis mengambil judul:

“EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP

PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA”


commit to user

52

C. Perumusan Masalah

Dalam memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya, maka

penulis merumuskan pokok permasalahan dalam penelitian ini, yaitu sebagai berikut:

1. Elemen-elemen apa sajakah yang terkandung dalam sistem pembelian chemical

pada PT. Kusumahadi Santosa?

2. Bagaimanakah prosedur pelaksanaan sistem pembelian chemical yang

diterapkan pada PT. Kusumahadi Santosa?

3. Apa sajakah kelemahan/kekuatan dalam sistem pengendalian intern pembelian

chemical pada PT. Kusumahadi Santosa?

D. Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam melakukan penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui elemen-elemen apa sajakah yang terkandung dalam sistem

pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa.

2. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan sistem pembelian chemical yang

diterapkan pada PT. Kusumahadi Santosa.

3. Untuk mengetahui apa sajakah kelemahan/kekuatan dalam sistem pengendalian

intern pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa.


commit to user

53

E. Manfaat Penelitian

Diharapkan hasil penelitian ini dapat memberikan beberapa manfaat

sebagai berikut:

1. Bagi Penulis

Menambah wawasan penulis tentang praktik kerja di dunia nyata, sehingga dapat

menambahkan pengetahuan sebelumnya yang telah di dapat pada bangku kuliah,

terutama dalam hal sistem akuntansi di suatu perusahaan/instansi.

2. Bagi Perusahaan

Meberi masukan yang sekiranya dapat menjadi pertimbangan dalam perbaikan

prosedur dan sistem akuntansi pembelian chemical yang dilakukan oleh

perusahaan, dan perbaikan terhadap kelemahan sistem pngendalian intern yang

terkait dalam prosedur dan sistem akuntansi pembelian impor.

3. Bagi Universitas Sebelas Maret Surakarta

Dapat digunakan sebagai bahan referensi bagi mahasiswa yang sedang

menyusun tugas akhir khususnya tentang sistem pengendalian intern pembelian

chemical.

4. Bagi Pembaca

Dapat digunakan sebagai tambahan pengetahuan tentang sistem pengendalian

intern pembelian chemical.


commit to user

54

BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Sistem

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya,

yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:2).

Sedangkan menurut Baridwan (1990:1) sistem merupakan suatu kerangka suatu

kegiatan dan prosedur-prosedur yang paling berhubungan yang disusun sesuai dengan

suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari

perusahaan.

Menurut Komite Standarisasi Perekayasaan Amerika, sistem adalah serangkaian

metode, prosedur, atau tehnik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga

membentuk suatu kewsatuan yang terpadu (Squire, 1992:1)

Dari ketiga pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah serangkaian

unsur suatu kegiatan dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan antara satu dengan

lainnya yang disusun dengan suatu skema untuk mencapai tujuan tertentu sebuah

perusahaan.


commit to user

55

2. Pengertian Pembelian

Menurut Anorga (Kamus Istilah Ekonomi) pembelian adalah serangkaian

tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau

dijual lagi dengan atau tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya.

3. Pengertian Sistem Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan

barang yang diperlukan perusahaan (Mulyadi, 2001:299). Dapat dikatakan sistem

pembelian adalah suatu sistem yang dibuat menurut prosedur tertentu yang digunakan

dalam pemenuhan kebutuhan perusahaan dengan cara pengadaan atau pembelian barang.

4. Fungsi Pembelian

Menurut Widjajanto (2001:352) fungsi pembelian barang sebenarnya berada di

bawah atap fungsi logistik. Yang dimaksud dengan fungsi logistik adalah fungsi

perencanaan dan pengendalian aliran fisik barang yang mengalir ke segenap bagian

organisasi.

Fungsi pembelian pada dasarnya bertanggung jawab untuk:

a. Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat.

b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat.

c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat.

Kegiatan menentukan kuantitas dan saat penerimaan barang yang tepat

merupakan kegiatan manajemen pengendalian persediaan. Untuk menentukan kuantitas

pembelian dan titik pemesanan kembali yang dilakukan agar tercapai keseimbangan yang

optimal, memerlukan tiga faktor yaitu sebagai berikut:


commit to user

56

a. Jumlah barang yang dipesan.

b. Biaya pengelolaan barang.

c. Resiko kelangkaan barang.

5. Pengertian Bahan Pembantu

Bahan pembantu digunakan untuk kebutuhan produksi perawatan dan bukan

merupakan bagian dari bahan baku. Penyediaan tepat waktu bahan tambahan untuk

perusahaan sangat penting untuk proses produksi. Orang atau kelompok yang

bertanggung jawab untuk pembelian bahan pembantu umumnya akan melacak pembelian

dalam suatu periode akuntansi dan mencoba mempertahankan ini pada tingkat yang

konsisten sesuai dengan proporsi produksi.

Bahan pembantu dapat dikatakan bahan yang tidak merupakan substansi utama

dari output dan ditambahkan ke bahan dasar untuk memberikan sifat tertentu ke produk

jadi, bahan ini juga diperlukan untuk secara langsung mempengaruhi bahan baku.

Sedangkan yang dimaksud dengan bahan pembantu chemical adalah bahan yang

secara langsung mempengaruhi bahan baku yang berbentuk zat kimia dan memberikan

sifat tertentu saat pemrosesan produk.

6. Fungsi yang Terkait

Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian bahan penolong tidak hanya melibatkan

satu unsur atau bagian saja, melainkan melibatkan beberapa bagian yang terkait. Berbagai

fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian berada di tangan unit organisasi berikut

ini:


commit to user

57

a. Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai

dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang

telah diterima oleh fungsi penerimaan.

b. Fungsi pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga

barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaaan barang dan

mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

c. Fungsi penerimaaan barang

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,

mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau

tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

d. Fungsi akuntansi

Fungsi ini terkait dalam transaksi pembelian yaitu pada proses pencatatan utang dan

pencatatat persediaan.

7. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

a. Prosedur permintaan pembelian

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

c. Prosedur order pembelian

d. Prosedur penerimaan barang

e. Prosedur pencatatan utang

f. Prosedur distribusi pembelian


commit to user

58

8. Catatan Akuntansi yang Digunakan

a. Register bukti kas keluar

b. Jurnal pembelian

c. Buku pembantu utang

d. Buku pembantu sediaan

9. Dokumen yang Digunakan

a. Surat permintaan pembelian

b. Surat permintaan otorisasi investasi

c. Surat permintaan otorisasi reparasi

d. Surat permintaan penawaran harga

e. Surat order pembelian

f. Laporan penerimaan barang

g. Surat perubahan order

h. Faktur dari pemasok

10. Sistem Pengendalian Intern

Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang

dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

(Mulyadi, 2001:163).

Tujuan Pengendalian Intern adalah:

a. Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan.

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

c. Mendorong efisiensi.


commit to user

59

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur pokok Sistem Pengendalian Intern meliputi:

a. Struktur organisasi yang memisahkan Fungsi dan tanggung jawab secara tegas.

Pembagian tanggungjawab secara fungsional didasarkan pada prinsip-prinsip, yaitu:

1) Harus dipisahkan antara fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi

akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk

melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki

wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi

yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. Hal ini

dimaksudkan untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan semua

tahap transaksi.

b. Sistem wewenang dan prosedur.

Dalam perusahaan, transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang memiliki

wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi.

Cara yang ditempuh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat adalah:

1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan pemakaianya harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, sehingga dapat menetapkan

pertanggungjawaban transaksi.

2) Pemeriksaan mendadak.

Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu terhadap

pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan


commit to user

60

mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang

ditetapkan.

3) Setiap transaksi tidak boleh dilakukan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau

satu unit organisasi, sehingga terjadi internal check terhadap tugas setiap unit.

4) Perputaran jabatan

Dilakukan perputaran jabatan ini untuk menghindari adanya persekongkolan antar

karyawan.

5) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya. Hal ini

dilakukan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan

keandalan catatan akuntansi.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggungjawabnya akan

dapat melaksanakan pekerjaanya dengan efisien dan efektif. Jika perusahaan memiliki

karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi

sampai batas minimum dan perusahaan tetap dapat menghasilkan

pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.


commit to user

61

B. Penyajian dan Analisis Data

Dalam pemenuhan kebutuhan proses produksi perusahaan agar berjalan dengan baik dan

lancar diperlukan sistem akuntansi yang baik dalam seluruh kegiatan operasi perusahaan.

Selain sistem akuntansi yang baik, diperlukan juga sistem pengendalian intern yang handal

dalam menjaga dan memenuhi seluruh proses produuksi. Dengan dijalankannya sistem

pengendalian intern yang handal dan sistem akuntansi yang baik akan menciptakan

pemisahan fungsi yang jelas, otorisasi dari pihak berwenang, dan praktik yang sehat.

Sehingga akan mengurangi kemungkinan kerugian yang timbul selama proses produksi

berlangsung. Berikut struktur oganisasi yang memisahkan fungsi, sistem wewenang dan

otorisasi, praktik yang sehat, dan mutu karyawan terhadap sistem pembelian bahan pembantu

Chemical pada PT. Kusumahadi Santosa:

1. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan Standart

Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT. Kusumahadi Santosa antara lain:

a. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas

terhadap pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah :

1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan

Fungsi pembelian disini dilakukan oleh bagian logistik, Tugas dari fungsi ini

adalah melakukan koordinasi dengan bagian produksi tentang kebutuhan bahan

pembantu chemical yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah itu mencari

supplier yang menjual bahan pembantu chemical sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. Kemudian melakukan konfirmasi jadi atau tidaknya pembelian bahan

pembantu chemical kepada bagian produksi dan bagian gudang. Apabila bahan

pembantu chemical tersebut jadi dibeli maka selanjutnya melakukan pembelian


commit to user

62

dengan membuat surat pesanan pembelian. Sedangakan fungsi penerimaan

dilakukan oleh bagian gudang logistik, bertugas menerima bahan pembantu

chemical beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan membubuhkan

stempel tanda terima pada dokumen tersebut. Setelah itu bagian gudang membuat

tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian

gudang logistik.

2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi

Fungsi pembelian yang dilakukan bagian logistik terpisah dari fungsi akuntansi

yang dilakukan bagian akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi bertugas

melakukan pencatatan proses pembelian berupa pencatatan utang dan utang yang

sudah dilunasi dan pembuatan kartu utang dan kartu persediaan.

3) Perangkapan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan

Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian gudang.

Selain bertugas melakukan penerimaan dan membuat tanda terima barang sebagai

bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. Gudang

logistik juga berfungsi sebagai penyimpanan barang yang telah diterima.

4) Perangkapan fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan

Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dirangkap oleh bagian akuntansi dan

keuangan. Selain melakukan pencatatan utang dan utang yang dilunasi, bagian

akuntansi dan keuangan juga bertugas membuat bukti pengeluaran, menerima

bukti yang belum dibayar, dan melakukan pembayaran.


commit to user

63

5) Semua transaksi dilakukan oleh bagian yang berbeda

Seluruh transaksi pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan

oleh bagian yang berbeda yaitu: bagian produksi, bagian logistik, bagian gudang

logistik, bagian administrasi logistik, dan bagian akuntansi keuangan. Tidak ada

transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi

tersebut di atas.

b. Sistem wewenang dan prosedur yang ada dalam pembelian bahan pembantu chemical

pada PT. Kusumahadi Santosa adalah:

1) Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala fungsi pemakai

barang, untuk barang yang langsung pakai.

Transaksi pembelian ini didahului dengan diterimanya surat permintaan

pembelian barang oleh bagian logistik dari fungsi pemakai barang atau bagian

produksi. Bagian produksi ini membuat surat permintaan pembelian barang dan

surat kebutuhan bulanan sebagai dasar bagi bagian logistik dalam melakukan

pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Persetujuan untuk mengajukan

permintaan pembelian barang dan 2 lembar surat kebutuhan bulanan ini

diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari kepala divisi produksi. Pada

surat permintaan pembelian barang dan 1 lembar surat kebutuhan bulanan, yang

merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian

kepada bagian logistik merupakan barang yang memang dibutuhkan perusahaan.

Sedangkan 1 lembar surat kebutuhan bulanan disimpan sebagai arsip permanen

oleh bagian produksi.


commit to user

64

2) Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh manajer logistik

Dengan surat pesanan pembelian ini bagian logistik memulai proses pembelian.

Pada tahap awal bagian logistik menerima surat kebutuhan bulanan lembar

pertama dan permintaan pembelian barang 1 lembar dari bagian produksi.

Kemudian bagian logistik membuat surat penawaran harga yang ditujukan kepada

beberapa supplier. Setelah itu bagian logistik menerima surat balasan penawaran

harga dari beberapa supplier yang mendapat surat penawaran harga. Setelah itu

bagian logistik membandingkan harga dari beberapa supplier berdasarkan surat

balasan penawaran harga tersebut. Kemudian Bagian Logistik menentukan salah

satu supplier yang surat balasan penawaran harganya sesuai atau mendekati

kriteria bagian produksi. Setelah itu bagian logistik membuat surat pengajuan

perubahan harga untuk ditujukan kepada bagian produksi, apabila surat balasan

penawaran harga tersebut tidak sesuai dengan surat penawaran harga. Kemudian

dikonfirmasi kepada bagian produksi untuk mendapatkan keputusan dalam

melakukan pembelian. Apabila bagian produksi tidak menyetujui surat pengajuan

perubahan harga kembali lagi pada proses pembuatan surat penawaran harga

untuk mencari supplier lain, apabila disetujui, bagian logistik membuat surat

pesanan pembelian, surat pesanan pembelian ini telah mendapat otorisasi dari

Manajer Logistik. surat pesanan pembelian dibuat 4 rangkap, lembar pertama

diserahkan ke supplier, lembar kedua diserahkan ke bagian administrasi, lembar

ketiga diserahkan ke bagian gudang logistik, dan lembar keempat serta surat

balasan penawaran harga disimpan bagian logistik sebagai arsip permanen.


commit to user

65

3) Tanda terima barang diotorisasi oleh bagian gudang logistik

Tanda terima barang ini sebagai bukti telah diterimanya barang dari supplier.

Pada awalnya bagian gudang logistik menerima surat pesanan pembelian lembar

ketiga dari bagian logistik. Ketika penerimaan barang bagian gudang logistik

menerima dokumen pendukung berupa surat jalan dan nota dari supplier,

kemudian melakukan pengecekkan dan membubuhi stempel tanda terima. Proses

tersebut dilakukan setelah mendapat perintah dari bagian logistik. Setelah itu

bagian gudang logistik melakukan pencatatan pada kartu stock bahan dan

membuat tanda terima barang 4 rangkap. Lembar pertama dan kedua tanda terima

barang bersama surat pesanan pembelian lembar ketiga, surat jalan, dan nota

diserahkan ke bagian administrasi logistik, lembar ketiga diserahkan ke bagian

produksi, lembar keempat disimpan bagian gudang logistik sebagai arsip

permanen.

4) Laporan penerimaan barang diotorisasi bagian administrasi logistik

Sebelum pembuatan laporan penerimaan barang, bagian administrasi logistik

menerima tanda terima barang lembar pertama dan kedua bersama dengan surat

pesanan pembelian lembar letiga, surat jalan, dan nota dari bagian gudang logistik

serta menerima surat pesanan pembelian lembar kedua dari bagian logistik.

bagian administrasi membuat 2 rangkap laporan penerimaan barang sebagai

pengajuan rencana bayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran yang

disepakati oleh pihak logistik dan supplier untuk ditujukan bagian akuntansi dan

keuangan. laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang

lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat


commit to user

66

jalan, serta nota diserahkan ke bagian akuntansi dan keuangan. tanda terima

barang lembar kedua dan laporan penerimaan barang lembar kedua disimpan

bagian administrasi logistik sebagai arsip permanen.

5) Jurnal pengeluaran kas diotorisasi oleh bagian akuntansi

Sebelum pembuatan jurnal pengeluaran kas, bagian akuntansi dan keuangan

menerima laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang


jalan, serta nota dari bagian administrasi logistik. Dokumen tersebut digunakan

sebagai input, pada saat sebelum jatuh tempo dicatat pada kartu buku besar utang

kemudian dimasukkan ke dalam kartu utang, pada saat jatuh tempo maka akan

dilakukan pembayaran kepada supplier, apabila sudah dilakukan pembayaran

bagian akuntansi dan keuangan membuat bukti pengeluaran. Setelah itu dicatat

pada jurnal pengeluaran kas kemudian dicatat pada kartu buku besar persediaan

bahan pembantu chemical dan terakhir dicatat pada kartu persediaan. bukti

pembayaran, laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang


jalan, serta nota disimpan bagian akuntansi dan keuangan sebagai arsip permanen.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang digunakan terhadap

pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai

berikut:

1) Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak

Pada semua dokumen pada transaksi pembelian chemical yaitu permintaan

pembelian barang, surat pesanan pembelian, tanda terima barang, dan laporan


commit to user

67

penerimaan barang sudah menggunakan dokumen bernomor urut tercetak dan

penggunaanya nomor urut tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang

memiliki wewenang untuk menggunakan dokumen yang terkait tersebut. Surat

permintaan pembelian barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh kepala divisi produksi. Surat pesanan pembelian

yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh

manajer logistik. Tanda terima brang yang bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang. Laporan penerimaan

barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan

oleh bagian administrasi logistik.

2) Supplier dipilih berdasarkan surat balasan penawaran harga yang bersaing dari

berbagai supplier

Bagian logistik melakukan penyeleksian atau pemilihan supplier pemasok bahan

chemical berdasarkan kriteria dari bagian produksi sebagai departemen pengguna.

Selain itu bagian logistik menyeleksi atau memilih supplier dengan mengadakan

perbandingan harga terhadap surat balasan penawaran harga yang telah dikirim

oleh supplier, supplier yang akan dipilih biasanya yang dapat menawarkan harga

rendah atau harga yang wajar akan tetapi memiliki kualitas dan kuantitas barang

yang sesuai dengan kriteria dan spesifikasi yang dikehendaki oleh perusahaan.

3) Barang hanya dapat diterima dan diperiksa oleh bagian gudang jika telah

mendapat surat pesanan pembelian

Sebelum melakukan peneriman dan pemeriksaan, bagian gudang menerima surat

tembusan surat pesanan pembelian dari bagian logistik, yang telah mendapat


commit to user

68

otorisasi dari manajer logistik. Sebelum penerimaan dan pemeriksaan, bagian

gudang logistik mendapatkan perintah dari bagian logistik untuk melakukan

penerimaan dan pemeriksaan.

4) Penerimaan dan pengecekkan barang dilakukan bagian logistik dengan

membandingkan surat pesanan pembelian

Bagian gudang melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan terhadap barang yang

diterima dari supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut

serta membandingkan dengan surat pesanan pembelian. Setelah itu membubuhi

stempel tanda terima.

5) Adanya pemeriksaan mendadak

Bagian procedure planning and control melakukan pemeriksaan mendadak

dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa diketahui terhadap

pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur.

6) Perputaran jabatan atau rotasi jabatan

Semua staff dan karyawan yang jabatannya berada dibawah kepala seksi sudah

pernah mengalami perputaran jabatan atau rotasi jabatan.

7) Tidak ada karyawan yang melakukan seluruh tahap transaksi

Pada setiap bagian tidak ada satu karyawan yang sepenuhnya memiliki tanggung

jawab dalam pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir. Hal ini dimaksudkan

agar terjadi internal check pada setiap proses pembelian ini.


commit to user

69

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya yang bekerja pada


berikut:

PT. Kusumahadi Santosa selalu melakukan seleksi karyawan dalam kegiatan

perekrutan calon karyawan, seleksi ini berdasarkan tuntutan jabatan yang dibutuhkan

disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki calon karyawan. Selain mengadakan

seleksi karyawan, PT. Kusumahadi Santosa mengadakan pengembangan pendidikan

terhadap karyawan yang telah bekerja pada perusahaan. Pengembangan pendidikan

ini biasanya berupa seminar yang diadakan perusahaan sesuai dengan tuntutan

perkembangan pekerjaan karyawan yang akan dilatih tersebut. Dengan demikian

mutu karyawan pada proses pembelian ini sesuai dengan bidang yang menjadi

tanggung jawabnya.

e. Berikut ini adalah flowchart prosedur pembelian bahan pembantu chemical yang

dilakukan pada PT. Kusumahadi Santosa berdasarkan Standart Operational

Procedure (SOP) yang ada:


commit to user

70

1) Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan SOP

Bagian Produksi

Diotorisasi

Kadiv

Keterangan: SKB : Surat Kebutuhan Bulanan PPB : Permintaan Pembelian Barang TTB : Tanda Terima Barang

Gambar 2.1

Mulai

Membuat SKB & PPB

2 SKB 1

1 PPB

1 TTB

1 T

6

T


commit to user

71

Bagian Logistik

Dari beberapa

supplier

Diotorisasi oleh Kadiv Produksi

Ke beberapa Supplier

Keterangan: SKB : Surat Kebutuhan Bulanan PPB : Permintaan Pembelian Barang SPH : Surat Penawaran Harga SBPH : Surat Balasan Penawaran Harga SPPH : Surat Pengajuan Perubahan Harga SPP : Surat Pesanan Pembelian

Gambar 2.2

1

SKB 1 1

PPB

Membuat SPH

2

SKB 1 PPB 1

1 SPH

1 SBPH

T

Membuat perbandingan

harga

1 SPPH

2

Membuat SPP

Keputusan melakukan pembelian

Ya

Tidak SBPH 1

4 3

2

1

SPP

Ke supplier

T4

3


commit to user

72

Bagian Gudang Logistik

Keterangan: SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan KSB : Kartu Stock Bahan TTB : Tanda Terima Barang

Gambar 2.3

4

Nota

3

3

SPP

Menerima barang dari supplier beserta dokumen pendukung

SJ

3

SPP

Barang diperiksa dan

distempel

Menbuat TTB dan mencatat

pada KSB

KSB

3

2

TTB 1

Nota

SJ

3

SPP

5

T

6


commit to user

73

Bagian Administrasi Logistik

Keterangan: SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan TTB : Tanda Terima Barang LPB : Laporan Penerimaan Barang

Gambar 2.4

4 5

2

SPP 2

TTB 1

Nota

SJ

3

SPP

Membuat LPB

TTB 2

LPB 2

LPB 1

TTB 1

Nota

SJ

3

2

SPP T

7


commit to user

74

Bagian Akuntansi dan Keuangan

Keterangan: LPB : Laporan Penerimaan Barang TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan SPP : Surat Pesanan Pembelian KBBU : Kartu Buku Besar Utang BP : Bukti Pengeluaran KBBPBPC : Kartu Buku Besar Persediaan Bahan Pembantu Chemical

Gambar 2.5

7

LPB 1 TTB 1

Nota SJ

3 SPP 2

LPB 1

TTB 1

Nota

SJ

3

2

SPP

Input Data

Sebelum JT

Sesudah JT

KBBU

Memasukkan pada kartu

utang

Kartu Utang

Melakukan pembayaran

Jurnal Pengeluaran Kas

2 BP

Memasukkan pada buku besar

KBBPBPC

Memasukkan pada kartu persediaan Kartu Persediaan

Selesai

T


commit to user

75

2. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan pelaksanaan

Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT. Kusumahadi Santosa antara

lain:


terhadap pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah :

1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan

Fungsi pembelian disini dilakukan oleh bagian logistik, Tugas dari fungsi ini

adalah melakukan koordinasi dengan bagian produksi tentang kebutuhan bahan

pembantu chemical yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah itu mencari

supplier yang menjual bahan pembantu chemical sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. Kemudian melakukan konfirmasi jadi atau tidaknya pembelian bahan

pembantu chemical kepada bagian produksi dan bagian gudang. Apabila bahan

pembantu chemical tersebut jadi dibeli maka selanjutnya melakukan pembelian

dengan membuat surat pesanan pembelian. Sedangakan fungsi penerimaan

dilakukan oleh bagian gudang logistik, bertugas menerima bahan pembantu

chemical beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan membubuhkan

stempel tanda terima pada dokumen tersebut. Setelah itu bagian gudang membuat

tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian

gudang logistik.

2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi

Fungsi pembelian yang dilakukan bagian logistik terpisah dari fungsi akuntansi

yang dilakukan bagian akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi bertugas


commit to user

76

melakukan pencatatan proses pembelian berupa pencatatan utang dan utang yang

sudah dilunasi dan pembuatan kartu utang dan kartu persediaan.

3) Perangkapan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan

Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian gudang.

Selain bertugas melakukan penerimaan dan membuat tanda terima barang sebagai

bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. Gudang

logistik juga berfungsi sebagai penyimpanan barang yang telah diterima.

4) Perangkapan fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan

Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dirangkap oleh bagian akuntansi dan

keuangan. Selain melakukan pencatatan utang dan utang yang dilunasi, bagian

akuntansi dan keuangan juga bertugas membuat bukti pengeluaran, menerima

bukti yang belum dibayar, dan melakukan pembayaran

5) Semua transaksi dilakukan oleh bagian yang berbeda

Seluruh transaksi pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan

oleh bagian yang berbeda yaitu: bagian produksi, bagian logistik, bagian gudang

logistik, bagian administrasi logistik, dan bagian akuntansi keuangan. Tidak ada

transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi

tersebut di atas.

b. Sistem wewenang dan prosedur yang ada dalam pembelian bahan pembantu chemical

pada PT. Kusumahadi Santosa adalah:

1) Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala fungsi pemakai

barang, untuk barang yang langsung pakai.


commit to user

77

Bagian produksi ini membuat surat permintaan pembelian barang dan surat

kebutuhan bulanan sebagai dasar bagi bagian logistik dalam melakukan

pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Apabila kebutuhan barang urgent

bagian produksi hanya membuat surat kebutuhan bulanan saja, kemudian

langsung menghubungi bagian logistik untuk permintaan barang yang urgent ini.

Persetujuan untuk mengajukan 2 lembar surat kebutuhan bulanan ini diwujudkan

dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari kepala divisi produksi. 1 lembar surat

kebutuhan bulanan, yang merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam

permintaan pembelian kepada bagian logistik merupakan barang yang memang

dibutuhkan perusahaan. Sedangkan 1 lembar surat kebutuhan bulanan disimpan

sebagai arsip permanen oleh bagian produksi.

2) Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh manajer logistik

Dengan surat pesanan pembelian ini bagian logistik memulai proses pembelian.

Pada tahap awal bagian logistik menerima surat kebutuhan bulanan lembar

pertama dari bagian produksi. Kemudian bagian logistik membuat surat

penawaran harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Setelah itu bagian

logistik menerima surat balasan penawaran harga dari beberapa supplier yang

mendapat surat penawaran harga. Setelah itu bagian logistik membandingkan

harga dari beberapa supplier berdasarkan surat balasan penawaran harga tersebut.

Kemudian Bagian Logistik menentukan salah satu supplier yang surat balasan

penawaran harganya sesuai atau mendekati kriteria bagian produksi. Setelah itu

bagian logistik membuat surat pengajuan perubahan harga untuk ditujukan kepada

bagian produksi, apabila surat balasan penawaran harga tersebut tidak sesuai


commit to user

78

dengan surat penawaran harga. Kemudian dikonfirmasi kepada bagian produksi

untuk mendapatkan keputusan dalam melakukan pembelian. Apabila bagian

produksi tidak menyetujui surat pengajuan perubahan harga kembali lagi pada

proses pembuatan surat penawaran harga untuk mencari supplier lain, apabila

disetujui, bagian logistik membuat surat pesanan pembelian, surat pesanan

pembelian ini telah mendapat otorisasi dari Manajer Logistik. surat pesanan

pembelian dibuat 4 rangkap, lembar pertama diserahkan ke supplier, lembar

kedua diserahkan ke bagian administrasi, lembar ketiga diserahkan ke bagian

gudang logistik, dan lembar keempat serta surat balasan penawaran harga

disimpan bagian logistik sebagai arsip permanen.

3) Tanda terima barang diotorisasi oleh bagian gudang logistik

Tanda terima barang ini sebagai bukti telah diterimanya barang dari supplier.

Pada awalnya bagian gudang logistik menerima surat pesanan pembelian lembar

ketiga dari bagian logistik. Ketika penerimaan barang bagian gudang logistik

menerima dokumen pendukung berupa surat jalan dan nota dari supplier,

kemudian melakukan pengecekkan dan membubuhi stempel tanda terima. Proses

tersebut dilakukan setelah mendapat perintah dari bagian logistik. Setelah itu

bagian gudang logistik melakukan pencatatan pada kartu stock bahan dan

membuat tanda terima barang 4 rangkap. Lembar pertama dan kedua tanda terima

barang bersama surat pesanan pembelian lembar ketiga, surat jalan, dan nota

diserahkan ke bagian administrasi logistik, lembar ketiga diserahkan ke bagian

produksi, lembar keempat disimpan bagian gudang logistik sebagai arsip

permanen.


commit to user

79

4) Laporan penerimaan barang diotorisasi bagian administrasi logistik

Sebelum pembuatan laporan penerimaan barang, bagian administrasi logistik

menerima tanda terima barang lembar pertama dan kedua bersama dengan surat

pesanan pembelian lembar letiga, surat jalan, dan nota dari bagian gudang logistik

serta menerima surat pesanan pembelian lembar kedua dari bagian logistik.

bagian administrasi membuat 2 rangkap laporan penerimaan barang sebagai

pengajuan rencana bayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran yang

disepakati oleh pihak logistik dan supplier untuk ditujukan bagian akuntansi dan

keuangan. laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang


jalan, serta nota diserahkan ke bagian akuntansi dan keuangan. tanda terima

barang lembar kedua dan laporan penerimaan barang lembar kedua disimpan

bagian administrasi logistik sebagai arsip permanen.

5) Jurnal pengeluaran kas diotorisasi oleh bagian akuntansi

Sebelum pembuatan jurnal pengeluaran kas, bagian akuntansi dan keuangan

menerima laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang


jalan, serta nota dari bagian administrasi logistik. Dokumen tersebut digunakan

sebagai input, pada saat sebelum jatuh tempo dicatat pada kartu buku besar utang

kemudian dimasukkan ke dalam kartu utang, pada saat jatuh tempo maka akan

dilakukan pembayaran kepada supplier, apabila sudah dilakukan pembayaran

bagian akuntansi dan keuangan membuat bukti pengeluaran. Setelah itu dicatat

pada jurnal pengeluaran kas kemudian dicatat pada kartu buku besar persediaan


commit to user

80

bahan pembantu chemical dan terakhir dicatat pada kartu persediaan. bukti

pembayaran, laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang


jalan, serta nota disimpan bagian akuntansi dan keuangan sebagai arsip permanen.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang digunakan terhadap


berikut:

1) Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak

Pada semua dokumen pada transaksi pembelian chemical yaitu permintaan

pembelian barang, surat pesanan pembelian, tanda terima barang, dan laporan

penerimaan barang sudah menggunakan dokumen bernomor urut tercetak dan

penggunaanya nomor urut tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang

memiliki wewenang untuk menggunakan dokumen yang terkait tersebut. Surat

permintaan pembelian barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh kepala divisi produksi. Surat pesanan pembelian

yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh

manajer logistik. Tanda terima brang yang bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang. Laporan penerimaan

barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan

oleh bagian administrasi logistik.

2) Supplier dipilih berdasarkan surat balasan penawaran harga yang bersaing dari

berbagai supplier


commit to user

81

Bagian logistik melakukan penyeleksian atau pemilihan supplier pemasok bahan

chemical berdasarkan kriteria dari bagian produksi sebagai departemen pengguna.

Selain itu bagian logistik menyeleksi atau memilih supplier dengan mengadakan

perbandingan harga terhadap surat balasan penawaran harga yang telah dikirim

oleh supplier, supplier yang akan dipilih biasanya yang dapat menawarkan harga

rendah atau harga yang wajar akan tetapi memiliki kualitas dan kuantitas barang

yang sesuai dengan kriteria dan spesifikasi yang dikehendaki oleh perusahaan.

3) Barang hanya dapat diterima dan diperiksa oleh bagian gudang jika telah

mendapat surat pesanan pembelian

Sebelum melakukan peneriman dan pemeriksaan, bagian gudang menerima surat

tembusan surat pesanan pembelian dari bagian logistik, yang telah mendapat

otorisasi dari manajer logistik. Sebelum penerimaan dan pemeriksaan, bagian

gudang logistik mendapatkan perintah dari bagian logistik untuk melakukan

penerimaan dan pemeriksaan.

4) Penerimaan dan pengecekkan barang dilakukan bagian logistik dengan

membandingkan surat pesanan pembelian

Bagian gudang melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan terhadap barang yang

diterima dari supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut

serta membandingkan dengan surat pesanan pembelian. Setelah itu membubuhi

stempel tanda terima.


commit to user

82

5) Adanya pemeriksaan mendadak

Bagian procedure planning and control melakukan pemeriksaan mendadak

dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa diketahui terhadap

pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur.

6) Perputaran jabatan atau rotasi jabatan

Semua staff dan karyawan yang jabatannya berada dibawah kepala seksi sudah

pernah mengalami perputaran jabatan atau rotasi jabatan.

7) Tidak ada karyawan yang melakukan seluruh tahap transaksi

Pada setiap bagian tidak ada satu karyawan yang sepenuhnya memiliki tanggung

jawab dalam pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir. Hal ini dimaksudkan

agar terjadi internal check pada setiap proses pembelian ini.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya yang bekerja pada


berikut:

PT. Kusumahadi Santosa selalu melakukan seleksi karyawan dalam kegiatan

perekrutan calon karyawan, seleksi ini berdasarkan tuntutan jabatan yang dibutuhkan

disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki calon karyawan. Selain mengadakan

seleksi karyawan, PT. Kusumahadi Santosa mengadakan pengembangan pendidikan

terhadap karyawan yang telah bekerja pada perusahaan. Pengembangan pendidikan

ini biasanya berupa seminar yang diadakan perusahaan sesuai dengan tuntutan

perkembangan pekerjaan karyawan yang akan dilatih tersebut. Dengan demikian

mutu karyawan pada proses pembelian ini sesuai dengan bidang yang menjadi

tanggung jawabnya.


commit to user

83

e. Berikut ini adalah flowchart prosedur pembelian bahan pembantu chemical yang

dilakukan pada PT. Kusumahadi Santosa berdasarkan pelaksanaan Standart

Operational Procedure (SOP) yang ada:


commit to user

84

1) Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan pelaksanaan SOP

Bagian Produksi

Diotorisasi

Kadiv

Keterangan: SKB : Surat Kebutuhan Bulanan TTB : Tanda Terima Barang

Gambar 2.6

Mulai

Membuat SKB & PPB

2 SKB 1

1 TTB

1 T

6

T


commit to user

85

Bagian Logistik

Dari beberapa

supplier

Diotorisasi oleh Kadiv Produksi

Ke beberapa Supplier

Keterangan: SKB : Surat Kebutuhan Bulanan SPH : Surat Penawaran Harga SBPH : Surat Balasan Penawaran Harga SPPH : Surat Pengajuan Perubahan Harga SPP : Surat Pesanan Pembelian

Gambar 2.7

1

SKB 1

Membuat SPH

2

SKB 1

1 SPH

1 SBPH

T

Membuat perbandingan

harga

1 SPPH

2

Membuat SPP

Keputusan melakukan pembelian

Ya

Tidak SBPH 1

4 3

2

1

SPP

Ke supplier

T4

3


commit to user

86

Bagian Gudang Logistik

Keterangan: SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan KSB : Kartu Stock Bahan TTB : Tanda Terima Barang

Gambar 2.8

4

Nota

3

3

SPP

Menerima barang dari supplier beserta dokumen pendukung

SJ

3

SPP

Barang diperiksa dan

distempel

Menbuat TTB dan mencatat

pada KSB

KSB

3

2

TTB 1

Nota

SJ

3

SPP

5

T

6


commit to user

87

Bagian Administrasi Logistik

Keterangan: SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan TTB : Tanda Terima Barang LPB : Laporan Penerimaan Barang

Gambar 2.9

4 5

2

SPP 2

TTB 1

Nota

SJ

3

SPP

Membuat LPB

TTB 2

LPB 2

LPB 1

TTB 1

Nota

SJ

3

2

SPP T

7


commit to user

88

Bagian Akuntansi dan Keuangan

Keterangan: LPB : Laporan Penerimaan Barang TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan SPP : Surat Pesanan Pembelian KBBU : Kartu Buku Besar Utang BP : Bukti Pengeluaran KBBPBPC : Kartu Buku Besar Persediaan Bahan Pembantu Chemical

Gambar 2.10

7

LPB 1 TTB 1

Nota SJ

3 SPP 2

LPB 1

TTB 1

Nota

SJ

3

2

SPP

Input Data

Sebelum JT

Sesudah JT

KBBU

Memasukkan pada kartu

utang

Kartu Utang

Melakukan pembayaran

Jurnal Pengeluaran Kas

2 BP

Memasukkan pada buku besar

KBBPBPC

Memasukkan pada kartu persediaan Kartu Persediaan

Selesai

T


commit to user

89

3. Evaluasi sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical pada PT. Kusumahadi

Santosa.


Pemisahan fungsi dan tanggung jawab dalam sistem pengendalian intern terhadap

pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa kurang memadai, meskipun

pelaksanaanya sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure. Hal ini dapat

dilihat dari perangkapan beberapa fungsi yang terdapat pada PT. Kusumahadi

Santosa. Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan pada PT. Kusumahadi santosa

dirangkap oleh bagian gudang. Selain itu fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran

juga dirangkap oleh bagian akuntansi. Dengan perangkapan fungsi tersebut maka

potensi kecurangan akan dapat terjadi, maka dari itu kegiatan tersebut harus

dilakukan oleh fungsi yang berbeda. Dengan adanya pemisahaaan fungsi tersebut

maka dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal check di antara unit

organisasi (Mulyadi, 2001:166).

b. Sistem wewenang dan prosedur

Sistem wewenang dan prosedur pada PT. Kusumahadi Santosa pelaksanaanya sudah

sesuai dengan Standart Operational Procedure. Setiap transaksi pasti ada otorisasi

dari pihak yang terkait dan memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi

tersebut. Dokumen yang ada juga sudah diotorisasi dari pihak berwenang yang

terkait. Meskipun pada saat proses permintaan barang jarang menggunakan surat

permintaan pembelian barang apabila kebutuhan sangat urgent, biasanya kepala divisi

langsung menghubungi bagian logistik. Meskipun pada saat kebutuhan urgent tidak


commit to user

90

sesuai dengan Standart Operational Procedure, hal ini dinilai lebih efektif dan efisien

pada kebutuhan bahan pembantu chemical yang urgent, sedangkan sebagai bukti dan

arsip cukup menggunakan surat kebutuhan bulanan yang sudah diotorisasi oleh

Kepala Divisi. Penggunaan dokumen dalam pembelian chemical pada PT.

Kusumahadi Santosa sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure.

Penggunaannya sudah tepat guna dan sudah ada otorisasi pada setiap dokumen oleh

bagian yang terkait. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya

dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang

dapat dipercaya bagi proses akuntansi (Mulyadi, 2001:166).

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi dan tugas

Praktik yang digunakan pada PT. Kusumahadi Santosa dalam melaksanakan fungsi

dan tugasnya terhadap pembelian chemical sudah sesuai dengan Standart Operational

Procedure yang ada. Hal ini dapat dilihat pada semua dokumen dan formulir yang

ada pada perusahaan sudah menggunakan nomor urut tercetak dan dapat

dipertanggungjawabkan, sehingga akan dapat menetapkan pertanggungjawaban

terlaksananya transaksi (Mulyadi, 2001:167). Adanya pemeriksaan mendadak tanpa

pemberitahuan dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur yang dilakukan oleh

bagian planning and control, dapat mendorong motivasi dan semangat karyawan

dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan (Mulyadi,

2001:167). Tidak ada satupun karyawan atau satu unit organisasi yang menanagani

proses transaksi dari awal hingga akhir, masing-masing proses transaksi ditangani

oleh karyawan dan bagian yang berbeda selain itu pelaksanaanya tidak boleh ada

campur tangan dari orang atau unit organisasi lain, sehingga terjadi internal check


commit to user

91

terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait (Mulyadi, 2001:167).

Dan yang terakhir adanya perputaran /rotasi jabatan pada unit organisasi dibawah

pimpinan kepala seksi secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam

melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari

(Mulyadi, 2001:167), selain itu dengan rotasi ini maka dapat digunakan sebagai

sarana untuk mengukur kemampuan dan keahlian karyawan sesuai dengan bidangnya,

serta untuk mengukur kemampuan karyawan dalam beradaptasi dan menyesuaikan

diri, hal ini merupakan sarana yang bagus bagi perusahaan dalam menimbulkan

inovasi untuk menciptakan gagasan-gagasan baru bagi kemajuan perusahaan.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Menurut Mulyadi (2001:170) diantara 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut,

unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling

penting, jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur

pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan

tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

PT. Kusumahadi Santosa memiliki karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung

jawabnya karena perusahaan melakukan seleksi dengan berpedoman kepada keahlian

yang dimilikinya dan ditempatkan sesuai dengan bidangnya serta memiliki karyawan

yang kompeten dan jujur. Dengan adanya karyawan yang seperti ini, maka

pelaksanaan tugas dan tanggung jawab karyawan dapat berjalan secara efektif dan

efisien, dapat menghasilkan pertanggungjawaban yang dapat diandalkan, sehingga

dapat mengurangi beberapa kelemahan pada unsur pengendalian lain.


commit to user

92

4. Berikut ini adalah tabel mengenai gambaran sistem pengendalian intern bahan pembantu

Chemical yang terdapat pada PT. Kusumahadi Santosa:


commit to user

93

Tabel 2.1

Evaluasi Sistem Pengendalian Intern terhadap Pembelian Bahan Pembantu Chemical pada PT. Kusumahadi Santosa

Unsur Sistem Pengendalian Intern

Standart Operational Procedure Pelaksanaan Standart Operational Procedure

Dampak/Akibat yang Mungkin Timbul

Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas

Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dilakukan oleh bagian gudang. Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi dan keuangan.

Sesuai dengan Standart Operational Procedure. Sesuai dengan Standart Operational Procedure.

Adanya perangkapan fungsi pada Standart Operational Procedure dan pelaksanaanya dapat mengakibatkan salah pencatatan, kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, dan adanya kecurangan dari bagian gudang tentang keberadaan barang. Adanya perangkapan fungsi pada Standart Operational Procedure dan pelaksanaanya dapat mengakibatkan salah pencatatan dan adanya kecurangan penyalahgunaan dana dari bagian akuntansi dan keuangan.

Semua tahap transaksi dilakukan masing-masing oleh bagian poduksi, bagian logistik, bagian gudang, bagian administrasi serta bagian administrasi dan keuangan.

Sesuai dengan Standart Operational Procedure.

Pemisahaan fungsi tersebut dapat menghindarkan kelalaian, kesalahan, penyimpangan dan kecurangan dari salah satu bagian, dengan cara melakukan cross checked antar bagian.


commit to user

94

Sistem wewenang dan prosedur Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi

Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala divisi produksi Semua dokumen dan formulir menggunakan nomor urut tercetak dan pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan. Bagian procedure planning and control melakukan pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu terhadap pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur. Semua staff dan karyawan yang jabatannya berada di bawah kepala seksi sudah pernah mengalami rotasi /perputaran jabatan.

Jarang menggunakan surat permintaan pembelian barang apabila kebutuhan sangat urgent, biasanya kepala divisi langsung menghubungi bagian logistik. Apabila tidak urgent akan menggunakan surat permintaan pembelian barang yang diotorisasi oleh kepala divisi produksi. Sesuai dengan Standart Operational Procedure. Sesuai dengan Standart Operational Procedure. Sesuai dengan Standart Operational Procedure.

Dengan adanya surat permintaan pembelian barang yang diotorisasi oleh kepala divisi produksi maka keandalan data tersebut dapat diandalkan. Apabila tidak menggunakan surat permintaan pembelian, tidak akan merugikan bagi perusahaan karena dengan menghubungi lansung bagian logistik, maka proses permintaan barang yang urgent akan menjadi lebih efektif dan efisien. Penggunaan nomor urut tercetak dapat menetapkan pertanggungjawaban transaksi dan keandalan dokumen /formulir. Pemeriksaan mendadak akan mendorong motivasi staff dan karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Adanya rotasi jabatan dapat mengurangi kesempatan berbuat curang, menghindari pesekongkolan antar karyawan, dapat dipakai untuk menilai


commit to user

95

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Pada setiap bagian tidak ada satu karyawanpun yang sepenuhnya memiliki tanggungjawab dalam pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir Karyawan yang berada di perusahaan adalah berasal dari seleksi sehingga ahli dalam bidang yang menjadi tanggungjawabnya.

Sesuai dengan Standart Operational Procedure. Sesuai dengan Standart Operational Procedure.

kemampuan dan keahlian para pegawai dan menilai kemampuan penyesuaian diri masing-masing pegawai serta sering menimbulkan pemikiran /inovasi baru bagi perusahaan. Dengan adanya internal check pada setiap bagian maka pelaksanaan transaksi akan berjalan efektif dan efisien. Selain itu dapat menghindari kecurangan, kelalaian, kesalahan dan penyimpangan dari satu orang tersebut. Dengan adanya karyawan yang seperti ini maka dalam pelaksanaan pekerjaanya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Serta dapat mengurangi kelemahan pada unsur pengendalian lain.


commit to user

96

BAB III

TEMUAN

Berdasarkan analisis data dan penilaian kelebihan/kekurangan sistem pengendalian

intern pada sistem pembelian bahan pembantu chemical PT. Kusumahadi Santosa,

penulis dapat menyimpulkan beberapa kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada

sistem pembelian tersebut, antara lain adalah:

A. Kelebihan

1. Pelaksanaa

n prosedur pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa

sudah dilaksanakan sesuai dengan Standart Operational Procedure (SOP) yang

telah ditetapkan pada perusahaan sebelumnya.

2. Sistem

pengendalian intern yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik, hal ini terlihat

pada beberapa sistem yang diterapkan perusahaan seperti: sudah ada sistem

wewenang dan otorisasi yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait, surat order

pembelian sesuai dengan permintaan pembelian yang telah diotorisasi,

penerimaan barang sudah sesuai dengan surat order pembelian, fungsi penerimaan

sudah melakukan penghitungan, pengecekkan, dan membandingkan barang yang

diterima dengan surat order pembelian, setiap penyerahan barang sudah

didokumentasikan, setiap pencatatan utang sudah berdasarkan laporan penerimaan

barang dan dokumen pendukung lainnya, setiap pembuatan dan pencatatan bukti

pembayaran sudah berdasarkan atas dokumen pendukung dari transaksi

94


commit to user

97

pembelian dan kartu utang, serta perusahaan memiliki karyawan yang cakap,

kompeten, jujur dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya sehingga terjadi

praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dn fungsinya.

3. Perusahaa

n telah menggunakan formulir/dokumen bernomor urut tercetak dan pemakaianya

bisa dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, sehingga dapat mempermudah

pertanggungjawaban setiap transaksi.

4. Perusahaa

n melakukan pemeriksaan mendadak tanpa pemberitahuan terlebih dahulu

terhadap pihak yang diperiksa dan pemeriksaan ini dilakukan dengan jadwal yang

tidak teratur, hal ini dapat mendorong karyawan dalam melaksanakan tugas sesuai

dengan aturan.

B. Kelemahan

1. Di sini fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian yang

sama yaitu bagian gudang, hal ini dapat mengakibatkan salah pencatatan, kurang

terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, dan adanya kecurangan dari bagian

gudang tentang keberadaan barang, sehingga dapat berakibat buruk bagi

perusahaan.

2. Di sini fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran dirangkap oleh bagian yang

sama yaitu bagian akuntansi dan keuangan, hal ini dapat mengakibatkan salah

pencatatan dan adanya kecurangan penyalahgunaan dana dari bagian akuntansi

dan keuangan, sehingga dapat berakibat buruk bagi perusahaan.


commit to user

98

BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

PT. Kusumahadi Santosa merupakan salah satu perusahaan yang bergerak pada

bidang manufaktur terutama pada bidang tekstil. Perusahaan ini memproduksi

berbagai macam kain seperi: kain rayon, kain katun, kain grey, kain cambrics, kain

dying, kain printing. Dalam mengolah kain tersebut perusahaan membutuhkan bahan

baku benang yang berasal dari PT. Kusumaputra Santosa dan berbagai macam

perusahaan benang lainnya. Sedangkan bahan lainnya adalah bahan pembantu, salah

satunya adalah bahan pembantu chemical, bahan ini sangat penting sebagai

penunjang produksi. Pembelian bahan pembantu chemical ini ditangani oleh tim

pembelian pada perusahaan yaitu pada bagian logistik, sedangkan semua pembelian

bahan pembantu chemical pada perusaahaan dilakukan secara kredit. Sistem

pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa sudah berjalan

dengan cukup baik hal ini terlihat dari beberapa aspek. Pada setiap permintaan

pembelian barang sudah ada otorisasi umum dan khusus dari kepala divisi produksi.

Di perusahaan ini sudah ada pemisahan fungsi yang cukup tegas, hal ini terlihat pada

setiap proses pembelian dilakukan oleh bagian yang berbeda-beda, meskipun ada

beberapa proses yang dijalankan oleh bagian yang sama. Selain itu setiap fungsi

melakukan tugasnya dengan baik karena setiap karyawan di sini melaksanakan


commit to user

99

tanggung jawabnya sesuai dengan spesifikasi perusaahaan dan selalu melakukan

pengecekan barang yang diterima dengan beberapa dokumen pendukung. Sedangkan

dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan pada perusahaan sudah

memadai, seperti penggunaan dokumen bernomor urut tercetak sehingga

penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan. Jaringan prosedur yang telah berjalan

selama ini juga sudah baik dan penerapannya juga baik. Secara kesuluruhan sistem

pengendalian intern pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi

Santosa sudah berjalan dengan cukup baik, meskipun terdapat beberapa kekurangan

yang masih harus diperbaiki dan dibenahi dalam berbagai aspek.

B. SARAN

Setelah menyimpulkan sistem pengendalian intern pembelian bahan pembantu

chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dan beberapa kekurangan dan kelebihan

pada sistem tersebut, penulis dapat memberikan beberapa saran untuk mengatasi

beberapa kekurangan tersebut:

1. Sebaiknya pada fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan tidak dirangkap oleh

bagian gudang saja akan tetapi dipisahkan menjadi 2 fungsi yaitu bagian

penerimaaan barang dan bagian gudang yang berfungsi sebagai penyimpanan

barang. Dengan pemisahan fungsi ini perusahaan dapat menghindari salah

pencatatan, kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, adanya

kecuarangan dari bagian terkait tentang keberadaan gudang dan dapat mengurangi

resiko kerugian pada perusahaan yang dapat berakibat buruk bagi kondisi

perusahaan.


commit to user

100

2. Sebaiknya fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran tidak dirangkap oleh bagian

yang sama yaitu bagian akuntansi dan keuangan saja akan tetapi dipisahkan

menjadi 2 fungsi yaitu fungsi akuntansi dan keuangan sebagai fungsi pencatatan

dan bagian kasir sebagai fungsi pembayaran. Dengan pemisahan fungsi ini maka

perusahaan dapat menghindari salah pencatatan, adanya kecurangan dari bagian

yang terkait dan dapat mengurangi resiko kerugiaan pada perusahaan yang dapat

berakibat buruk bagi kondisi keuangan perusahaan.


commit to user

101

DAFTAR PUSTAKA

Anorga, Wien’s. 1993. Kamus Istilah Ekonomi. Bandung : M2S

Baridwan, Zaki Drs. 1991. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : BPFE

Mulyadi .1998. Auditing Buku. Edisi 5. Jakarta : Salemba Empat

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Salemba Empat

Squire, Enid. 1992. Mendesain Sistem. Jakarta : PT Pustaka Binawan Presindo

Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Erlangga

digilib.uns.ac.id/Evaluas…digilib.uns.ac.id

Documents

Transcript of digilib.uns.ac.id/Evaluas…digilib.uns.ac.id