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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
OBJETIVO GENERAL
Al finalizar el curso, los participantes estarán
en capacidad de Planificar los pasos previos,
diseñar un esquema y elaborar un informe
estructurado, coherente y preciso, al dominar las
técnicas de redacción y escoger el vocabulario
adecuado
CONTENIDO
La Comunicación en la Empresa Moderna. Importancia. Requisitos de la comunicación escrita
Principios de Redacción. La redacción comercial.Vocabulario adecuado. Los mandamientos del emisor de palabras. La Redacción Moderna. Cualidades. Técnicas Recomendables: puntuación, anfibología, dequeísmo, orden de la oración. El párrafo. Ejercicios prácticos.
El Informe. Funciones y Tipos. Relación del Informe con otras Comunicaciones.
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El Informe Técnico. Propósitos del Informe. Usosposibles. Clasificación. Factores Importantes Medios de Elaboración.
La Estructura del Informe. l Material Preliminar. El cuerpo del Informe. El material complementario, Relación de Partes Similares. Presentación Final del Informe.
Ejercicios Prácticos
INTRODUCCION
Estamos en la era de los informes técnicos. Desde los
primeros años de la Segunda Guerra mundial, la difusión de
las informaciones técnicas por medio de comunicados ha
crecido a un ritmo cada vez más acelerado. Hasta hoy, tanto
los científicos como los administradores, ingenieros,
economistas, psicólogos y otros profesionales, hombres y
mujeres, han llegado a aceptar el simple hecho de que
constantemente deben escribir informes, como una herramienta
primordial para lograr el éxito en las comunicaciones.
Consideramos al participante en este curso como un
profesional que se enfrenta a la tarea inmediata de tener que
redactar un informe. Sobre la base de esta suposición, este
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantecurso está orientado a proporcionarle las respuestas a sus
preguntas específicas sobre la planificación y presentación
de informes estructurados, coherentes y precisos, acorde a
los objetivos que se pretenden cubrir.
Este curso será igualmente útil para los hombres y
mujeres que preparan informes sobre cualquier actividad a la
que se dediquen, ya que los principios no varían, sea que se
redacte un informe administrativo, un informe a un cuerpo
edilicio, a un consejo de directores de un banco, o cualquier
otro tipo en el que se presente información útil. El
principal objetivo es ayudar al redactor a lograr la
eficiencia y la eficacia de sus informes profesionales.
LA COMUNICACIÓN. IMPORTANCIA Y CONCEPTO
Tan importante es hoy la comunicación, que precisamente
muchos de los males que se advierten en la sociedad, pueden
atribuirse a haberla subestimado durante tanto tiempo.
No es extraño pues que se haya puesto de moda la palabra
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante“comunicación”. Es a tal punto esencial, que el éxito en la
vida depende de la capacidad para comunicar ideas y
sentimientos, para provocar determinadas reacciones en los
demás, a la vez de acoger, apreciar y recibir las
comunicaciones - orales y escritas - de otros emisores.
Comunicar significa transmitir mensajes que deben ser
comprendidos y recordados. Esta definición, un tanto
elemental si se quiere, lleva a la conclusión que la
comunicación tiene dos fases inseparables: transmitir y
recibir. Siempre que se transmite un mensaje ha de hacerse
para provocar una respuesta adecuada.
Elementos de la Comunicación
La Comunicación es un acto social, mediante el cual se
transmite o se intercambia información. De ahí que podamos
señalar como componentes del proceso comunicativo los
siguientes:
1. El emisor y el receptor o destinatario.
2. El mensaje que se transmite.
3. El mensaje, a su vez, está constituido por:
El canal, que es el soporte físico constituido por la
voz humana, la escritura, el teléfono, la radio, la
televisión, etc.
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El código, que es el sistema de señales previamente
convenidas para poderse entender. Esta constituido
por todos los signos utilizados para la confección
del mensaje. La acción que realiza el emisor de
escoger, entre las unidades de su código, las que son
adecuadas para formar el mensaje que desea
transmitir, se llama codificación.
Proceso de la Comunicación
Emisor
Receptor
Idea Codificación Transmisión
Recepción Decodificación
Feed Back
(Retroalimentación) Acción
Tipos de Comunicación
Aunque existen diversos sistemas de comunicación, que
incluyen la neurolingüistica (visual, auditiva, sinestésica:
besos y caricias, el lenguaje matemático, el lenguaje de la
lógica formal, etc.); interesa fundamentalmente: la
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantecomunicación oral y la comunicación escrita.
Las comunicaciones habladas son aquellas que se realizan
a través de la palabra. Estas comunicaciones son captadas.
Recibidas e interpretadas por medio del oído. Se entiende
entonces, por comunicación escrita, aquellas que transmiten
un mensaje que habrá de ser percibida por el oído.
La principal diferencia entre ambos medios de expresión
radica en que el lenguaje de la comunicación oral es
articulado; es decir, formado por signos sonoros o fonemas,
mientras que el lenguaje escrito se sirve de grafismos
(letras, signos de puntuación, etc.)
LA REDACCION
La expresión escrita logra sus propósitos comunicativos
mediante el arte de redactar. Redactar, que etimológicamente
significa poner en orden, consiste en expresar por escrito
los pensamientos previamente ordenados. Su propósito es
combinar palabras, frases, oraciones, cláusulas, párrafos y
textos, para vestir las ideas ya elaboradas, de manera que se
produzca un todo correcto, grato y armonioso, capaz de ser
debidamente comprendido.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
Como en definitiva redactar bien un escrito es comunicar
a quien lo ha de leer lo que piensa y quiere el que lo
escribe, es muy importante que se tenga en cuenta lo
siguiente:
La cuestión primera es QUÉ mensaje se trata de
comunicar.
A QUIEN está dirigido el mensaje. Se debe saber con
certeza lo que el que redacta y el receptor conocen y
piensan acerca de lo que se va a escribir.
El trabajo de PENSAR es un esfuerzo previo al de
escribir.
Pensar bien y ordenadamente no constituye
una garantía para escribir bien, pero es un
requisito indispensable para conseguirlo.
El Vocabulario Adecuado
Las Palabras “Fáciles” y “Difíciles”
1.No se puede dar una lista estándar de palabras fáciles y
palabras difíciles; todo depende de la circunstancia de la
comunicación.
2. En cada medio hay un vocabulario que parece fácil a
quienes lo utilizan y que puede parecer difícil a los que
no forman parte del medio.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante3. La frecuencia de utilización de las palabras “llenas” o
más ricas en información, varía considerablemente de un
medio a otro.
4. Para ser legible hay que hacer un esfuerzo de adaptación
respecto a aquellos para quienes se escribe.
5. Las palabras “difíciles” y herméticas, eruditas, sólo
deben usarse cuando resultan indispensables y no tienen
equivalentes en el vocabulario corriente.
Palabras Llenas vs. Palabras Vacías
a. Palabras Llenas
Son palabras llenas las que representan seres u objetos:
palabras cargadas de significado: libro, amigo. Ej.: El
Libro de mi amigo. Corresponden a las dos categorías
fundamentales de la morfosintaxis: sustantivos y verbos.
La expresión con abundantes palabras llenas produce un
escrito denso y hasta puede ser considerada como uno de los
elementos del buen estilo. Sin embargo, esa cualidad puede
resultar también fatigosa y difícil de sostener por mucho
tiempo, ya que exige del lector una verdadera atención
mental.
Ejemplos de estilo denso los encontramos en algunos
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantefilósofos, ensayistas y tratadistas diversos, para los que
escribir es condensar de tal modo el pensamiento en palabras
y frases tan cargadas de significados, que la lectura se
vuelve lenta y fatigosa. Algo así como un ejercicio mental
para desentrañar el sentido de una fórmula matemática.
b. Palabras Vacías
Son palabras vacías o gramaticales, las que sólo expresan
determinaciones o relaciones entre las palabras
significativas o llenas: el, de, mi... Corresponden a los
artículos, pronombres, adjetivos, preposiciones y adverbios
(excepto los adverbios de modo) y pasan a ser palabras vacías
o gramaticales, las que sólo expresan determinaciones o
relaciones entre las palabras significativas o llenas: el,
de, mi... Corresponden a los artículos, pronombres,
adjetivos, preposiciones y adverbios (excepto los adverbios
de modo) y pasan inadvertidas en el texto.
Cuando se usan en exceso, las palabras vacías producen una
impresión de vulgaridad, de pobreza en el escrito. Estas
palabras accesorias resultan embarazosas, si son muy largas,
como ocurre en las expresiones “de manera que...” , “en
consideración a...”
Textos Demasiado Densos
Frente al texto que utiliza en exceso palabras vacías,
encontramos el defecto contrario al de alto contenido de
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantepalabras llenas: el texto que contiene demasiadas ideas. Si
se propone evitar la “redundancia” en el sentido de un
mensaje sin carga de información, aunque no desprovisto de
significado, se puede caer en la condensación de ideas. La
supresión de palabras vacías para reemplazarlas por palabras
llenas puede convertir el escrito en un plato indigesto. Las
ideas necesitan un tiempo para ser entendidos. “Cada idea,
dice R. Flesh, es una pieza pesada embalada en paja. Si
quiere usted que lo comprenda mejor no tiene que quitar o
cambiar sus ideas importantes; utilice solamente más paja.
Así de sencilla es la cosa.
Palabras positivas vs. Palabras negativas.
a. Son palabras positivas las que expresan conceptos
favorables que evocan:
Capacidad: certeza, orden, actividad, seguridad.
Inmensidad: opuesta a pequeñez
Dinamismo: futuro, juventud, progreso.
Ej: Porvenir, opuesto a pasado
Abrir opuesto a cerrar
Valores humanos tradicionales
Ej: Justicia opuesto a ilícito e indebido
Verdad opuesto a mentira.
b. Son palabras negativas las que presentan evocación
desfavorable, privación, ausencia o falta de algo. Por
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ejemplo, indican evocación negativa palabras como: cerrar,
enemigo, antes, desorden, nunca, dejar.
Para averiguar si un texto refleja tendencia negativa se
cuenta las palabras negativas y se confrontan con las
llamadas positivas; se comparan en términos porcentuales esas
dos series. Las palabras de la serie positiva, en todo caso,
deberán alcanzar mayor porcentaje.
Situados en término de confrontación entre las palabras
positivas y negativas de un texto, podemos señalar la
existencia de la “palabra neutra”. Son las que contienen
relativamente poca información y constituyen las palabras más
frecuentes del lenguaje: “y”, “pero”, “nosotros”... (ver
palabras vacías).
Los mandamientos del emisor de palabras
Para resumir en unos pocos conceptos la actitud del que
escribe textos de acción, textos eficaces, presentamos los
mandamientos del emisor que maneja bien las palabras:
Utilizar, en lo posible, las palabras más sencillas,
breves y corrientes.
Preferir las palabras personales, vivas y concretas.
Cuando se usen palabras pocos usuales, por razones de
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claridad y precisión en el mensaje, deben definirse,
comentarlas, con algunos ejemplos.
Acomodar el grado de redundancia
Repetir, directa o indirectamente, las principales
nociones del mensaje; esto a la medida del nivel cultural
del destinatario.
Emplear más la redundancia en la expresión oral que
escrita. Las leyes de los lenguajes eficaces y escritos
son diferentes, y hay que juzgarlos con criterios
distintos.
Conservar siempre en la comunicaciones escritas ciertas
características de la comunicación oral: espontaneidad,
vida, calor.
La Redacción Moderna: Cualidades
Simultáneo al estilo “individual” o al estilo “escuela”,
existe el estilo de época: tendencia general de los
escritores de un determinado período de la historia.
Las necesidades y el gusto de esta épocas exigen economía
y funcionalidad en los diferentes órdenes de la vida humana.
La redacción no escapa a esas exigencias, por lo cual es
necesario saber expresarse con sentido de actualidad. La
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantemodernidad y la eficacia de lo redactado se fundamentan en
las condiciones de:
Concreción
Concretar es abreviar a lo más esencial, el asunto sobre
el que se escribe. Sea breve, concreto, pedimos
frecuentemente. Esto se relaciona con evitar:
La palabrería de la expresión oral. No es lo mismo hablar
que escribir.
Las palabras ociosas, vacías.
Los rodeos inútiles.
Los párrafos largos y pomposos de estilo frondoso.
Las frases de relleno
Los parlamentos con su obligada aclaración.
Los formularios enredados.
Como signo de actualidad, se debe buscar la economía
y la funcionalidad de todos los órdenes de la vida,
incluida la actividad de redactar.
Claridad. Evitar en el escrito los motivos de dudas o
equívocos:
Condición ineludible para entenderse en un idioma es la
propiedad en el empleo adecuado de las palabras.
Frases o modismo; evitar los que se circunscriben a
determinado medio.
Abreviaturas, siglas o símbolos convencionales, deben
emplearse en los casos en que sean absolutamente necesario
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y explicarlas en la primera ocasión de uso.
Construcción de frases: Usar adecuadamente los gerundios y
relativos, causas frecuente de oscuridad.
Puntuación: Cuidar su importancia cuando tiene un fin
determinado (literatura, ciertos documentos...).
Sencillez: La llaneza de afección son características de
la redacción moderna.
Tal condición implica:
Un acercamiento a la naturalidad de la conversación, con
las limitaciones que impone el lenguaje escrito.
Improcedencia de las expresiones hinchadas y
ceremoniosas.
Aligeramiento de las frases de cortesía.
La sencillez proporciona a la redacción un tono de
veracidad expresiva que la favorece en atracción y
efectividad.
Adecuación
Adecuación o apropiación es algo que está acomodado a las
condiciones, circunstancias u objeto a que se le destina. La
adecuación en el mensaje hablado o escrito es un acto de
consideración hacia el destinatario. Antes de redactar hay
que hacerse la pregunta: Quién va a leer esto que he
escrito?. La respuesta es el escrito adaptado a las
circunstancias de gusto, compresión y necesidad de esa
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantepersona.
Orden funcional
Los elementos no deben ordenarse siempre por rutina,
automáticamente, ni al azar. Cada parte del escrito
(principio, medio y fin) tiene una misión que cumplir, y
el orden de utilización de los elementos debe responder al
cumplimiento de la misión.
Principio
Si el comienzo debe despertar atracción o curiosidad
sobre lo que expresará en la parte central del
escrito, no deben usarse elementos informativos
básicos en él.
Si se busca impacto inicial para desarrollar los
temas en el cuerpo, lo más importante irá al
principio.
Si se busca la expectativa creciente, el suspenso,
los elementos se ordenarán en forma de clímax, hasta
el efecto final.
Final
Los finales serán siempre una consecuencia natural de la
estructura adoptada para ordenar, con miras al objetivo
perseguido. Si el éxito es un buen final, según el eslogan
moderno, deberá admitirse que la acertada distribución de los
elementos del plan es una condición básica para el logro de
la efectividad en lo escrito.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante Originalidad
Al momento de redactar se puede caer en una de estas dos
actitudes:
La del que hacer su labor con muestras de automatismo,
copia o indiferencia. Quien así obra, escribe sin pensar
en
… el vocabulario empleado.
… La mejor distribución.
… La funcionalidad expresiva.
… No sabe redactar y lo escrito resulta superficial,
mecánico y frío.
La del que se aleja de la rutina y busca
originalidad, aún en una mínima medida posible.
Cierto es que siempre se pueden eludir las fórmulas,
pero aún éstas han de estar actualizadas en su
contenido y forma para que logren fuerza expresiva.
La originalidad se consigue, a veces, recurriendo a
la sencillez del habla cotidiana, en lugar de emplear
frases y fórmulas de otras épocas.
Interés
El que escribe debe buscar de influir positivamente en
el destinatario, para que se concentre en el mensaje y
lo acepte. Este efecto deseado se basa en la atracción;
condición de la curiosidad o deseo de saber.
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Para interesar, es preciso cruzar los límites de lo
rutinario, impersonal o abstracto; hay que buscar
motivos de acercamiento. En la conversación se hace
cuando se hace referencia a lo que le interesa al
interlocutor. Lo mismo debe hacerse en forma escrita:
hay que interesar al lector hablándole de lo que le
conviene, estableciendo una comunicación válida entre
ambos extremos del canal de información.
Actualidad
Se habla mucho de “estar al día”, “estar a tono con los
tiempos”. Ese ideal de juventud espiritual y progreso,
aplicado a la redacción, significa tener modernidad en:
Manera de enfocar los aspectos tratados.
Datos de materiales utilizados.
Vocabulario (palabras de uso actual vs. expresiones
arcaicas).
Párrafos (equilibrio en su extensión, variedad).
Puntuación.
Estilo ágil (propio de nuestro tiempo).
Distribución y esquematización del contenido.
Elementos materiales que acompañan a la redacción.
En estos aspectos del escrito se debe mostrar agilidad y
vigencia.
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TECNICAS RECOMENDABLES
Lenguaje. ¿Con qué palabras?
Utilizar las formas del lenguaje apropiadas para la
comunicación. Usar las terminologías de la especialidad. Cada
materia expresa sus conceptos con tecnicismos específicos.
Tono. ¿En qué tono?
Trato adecuado al destinatario y al tema: cordial,
convincente, estimulante y atento.
Estilo. ¿De qué estilo?
Adaptar la forma de expresión conveniente, amena, con
personalidad, con fuerza y modernidad.
Presentación del Escrito
No es suficiente que el escrito tenga óptimas cualidades
en su contenido para que cumpla su cometido en forma
satisfactoria. La apariencia debe ser agradable a fin de
hacer atrayente la lectura. A continuación presentamos
algunos aspectos a tomarse en cuenta al momento de presentar
un escrito:
Adecuación de los elementos.
Todo lo que se emplea para realizar y contener el escrito
(papel, tinta, encuadernación, etc.) ha de ser escogido con
estricto sentido de adecuación al fin que se destina. Para
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteello debe considerarse:
El tipo de escrito
El destinatario
El ambiente en que tendrá vigencia.
Otras circunstancias.
Calidad
Debe emplearse material de la mejor calidad en su
género, sin desentonar por lo estrafalario. El material da
jerarquía al autor, al contenido y al destinatario.
Condiciones Estéticas:
La buena presentación exige ciertas cualidades de belleza,
que fundamentan en:
Armonía de tamaño, colores y formas.
Distribución equilibrada de las partes.
Regulación de márgenes y blancos.
Presentación artísticas del material ilustrado.
Elementos de Presentación
Comprenden varios aspectos materiales del escrito, a
saber:
Papel: debe considerarse la calidad y textura, determinados por
la función; tamaño, dependiendo del tipo y extensión del
contenido; color, el blanco tradicional y combinaciones en
ciertos casos.
Escritura: Usualmente se utiliza la transcripción en
computadoras personales, según las normas y políticas de
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la empresa. Deben considerarse con atención los detalles
de calidad de la tinta, aseo y estilo de letras
utilizadas.
Distribución: Bien planeada, por razones de claridad y
estética. La distribución puede verse afectada por los
márgenes (3cms. Arriba, abajo y a la derecha y 4 cms. A la
izquierda).
- Espacio: renglón abierto, renglón seguido, signo de
entonación.
- Sangría: espacios variables acordados.
Ilustraciones: Cualquier tipo de esquemas, dibujos,
planos, etc., deben aparecer como un todo armónico
integrado con el texto. Deben guardar adecuación y orden
con respecto al contenido del escrito.
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Ejercicio 1
Escriba en los espacios la preposición que corresponda al
sentido de la oración:
1. La expedición____ los Andes fue un éxito.
2. Adela vendió su máquina ____coser ____un amigo.
3. Se presentó___ el juez ______prestar declaración.
4. Estamos caminando en el paso ____ peatones.
5. Este jovencito demuestra desprecio ____ la ley.
6. Estaba escondido _____ la puerta.
7. _____ las normas, hoy está prohibido estacionarse aquí.
8. La tierra da vueltas ________ sí misma.
9. Regaló a su madre una olla ______ presión.
10. Compraremos veneno _______ las ratas.
11. Lo estudiaremos __________ aprenderlo.
12. No debes ir _____ el cuaderno de inglés.
13. _____ pena de castigo, nadie debe franquear la puerta.
14. Olvidaremos el asunto ______ estos nuevos problemas.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante15. _______ una rama en flor busqué un arrimo.
16. Cortó la carne ____ el cuchillo.
17. La reunión duró _______ las seis de la tarde ______ las
ocho de la noche.
18. Iremos al instituto _______ el lunes y miércoles.
19. Se resguardaron ________ este puente.
20. Ignoran ______ todo lo relacionado _____ con la
contabilidad.
Ejercicio 2 – DEQUEISMO
En las siguientes oraciones, tache la expresión que no
corresponda.
1. Estoy seguro DE QUE - QUE triunfará.
2. Pienso DE QUE – QUE es verdad lo que dijo Alfredo.
4. Estoy seguro QUE – DE QUE te sería conveniente viajar.
5. Manifestó QUE – DE QUE no estaba de acuerdo.
6. En su carta me dice DE QUE – QUE no ha tenido noticias de
su familia.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante7. Avisó DE QUE – QUE pronto llegaría.
8. Convencióse DE QUE – QUE no era cierto.
9. Estamos seguros DE QUE – QUE el estreno será un éxito.
10. El niño espera QUE – DE QUE le compren su juguete.
11. Tengo la certeza DE QUE – QUE ganaré el concurso.
12. Te lo explicaré, a fin DE QUE – QUE sepas la verdad.
13. Le aconsejó DE QUE – QUE huyera.
14. Acuérdate QUE – DE QUE mañana no vengo.
15. Por miedo DE QUE – QUE lo regañaran, no entró.
16. Me dijeron QUE – DE QUE mañana será la fiesta.
17. Esto confirma DE QUE – QUE lloverá mañana.
18. Pienso DE QUE – QUE es verdad.
19. Dio su palabra DE QUE – QUE no ocurrirá.
20. Me acuerdo QUE – DE QUE me lo trajo.
Ejercicio 3
En cada una de las siguientes oraciones se requiere:
a. Subrayar el gerundio y el verbo.
b. Indicar la correlación temporal del gerundio, a través de
las letras A – S – P (Anterioridad – Simultaneidad –
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Posterioridad).
c. Indicar con C – I (Correcto – Incorrecto) el uso del
gerundio.
d. Escribir en forma correcta las oraciones que así lo
requieran.
ORACIONES CORRELACION USO
1. Se hirió una pierna botandomucha sangre.
2. Encontramos a Ramóntrabajando en el teatro.
3. Se lanzó del octavo pisoestrellándose contra elpavimento.
4. Sabiendo que no loacompañarían, partió.
En llegando a la ciudad, pasé ahospedarme en casa de mi amigoRubén5. Paseando por la plaza, se
encontró con Juan.
6. En habiéndose aprovisionado,salió a luchar.
7. Comprendiendo que teníamosla razón, desistió de suempeño en discutir.
8. Llegaron las cajasconteniendo latas de leche a
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precios populares. 9. Habiendo amanecido, salieron
a Coro.
Ejercicio 4
Observe la ANFIBOLOGIA que se presenta en las siguientes
oraciones y redáctelas correctamente.
1. Recibió la propina la camarera de tres millones de
dólares.
2. Gracias, colega, por traer a la Reina de la mano.
3. Se ensució el pantalón de tierra.
4. La policía allanó habitaciones de peloteros
norteamericanos buscando drogas.
5. Se alquilan habitaciones para caballeros en el Paraíso.
6. Cocina para empotrar de gas.
7. Se ofrece trabajo todo el año bien remunerado.
8. Devolverá la camisa a la tintorería que está manchada.
9. Los delincuentes entraron en el apartamento abandonado sin
dificultad.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante10. Se venden arepas por encargo de cochino y pollo.
11. Cambio de aceite rápido.
12. Se alquilan habitaciones para caballeros en buen estado.
13. Vi un traje en la boutique que me encantó.
14. El gerente habló con el vicepresidente en su casa.
15. Compré un diccionario de bolsillo económico.
16. Vi a una mujer en la plaza que temblaba.
17. Seis millones de kilos de pollo sin mercado.
18. Puertas con espejos para sus closets deslizantes.
19. El director le dijo a Rosa que había encontrado sus
llaves.
20. Luis y José comentaban esta tarde acerca de su éxito.
Ejercicio 5
Corrija los errores de número que haya en los siguientes
ejemplos:
1. En la fiesta me tomé varios daiquirises.
2. Vimos una series de alfombras para nuestra oficina.
3. A José le dieron dos ultimátunes en su vida.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante4. Por allá por Oriente existen muchos tabú.
5. El bouquet de la novia era de alelís.
6. Infinidades de personas asistieron a la fiesta.
7. Infinidades de llamadas hacen al 15 y no las atienden.
8. A ti no te interesan las abogacías.
9. Deben ser sustituidos por mamones y cotoperices.
10. Tengo cantidades de proyectos con ¡Oh Calcuta!
11. A veinte bolívares está el kilo de ajises.
12. Plantea los problemas del sector venezolano y expone la
carencia de civismos.
-------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------
Escriba el plural de las siguientes palabras:
- Carácter - Récord
- Régimen - Sofá
- Mitin - Café
- Raíz - Jabalí
- Crisis
Ejercicio 6
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De las palabras escritas en mayúsculas, tache la que no
corresponda.
1. No averiguará el PORQUÉ – POR QUÉ de mi malestar.
2. Déjale que coloque la maleta DONDEQUIERA – DONDE
QUIERA.
3. El no irá a la fiesta, pero tú TAN POCO – TAMPOCO.
4. Compró el periódico AFIN – A FIN de enterarse.
5. ¿A DÓNDE – ADONDE vas tan temprano?
6. Están subiendo la mercancía que está ABAJO A BAJO.
7. Vendió muchos corotos ABAJO – A BAJO precio.
8. Julio se niega ASIMISMO – ASI MISMO muchas cosas.
9. Me ha dado usted tres bolívares DE MAS – DEMAS.
10. El barco zarpó cuando subió ABORDO A BORDO el
capitán.
11. Adela y DEMAS – DE MAS compañía fueron al teatro.
12. Esa pluma es mía CON QUE – CON QUE dámela.
13. Esta es la sierra CONQUE – CON QUE corté el
tablón.
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14. Llegaré de madrugada: o al MEDIODIA – MEDIO DIA.
15. Mañana trabajaré MEDIODIA – MEDIO DIA.
16. No es esa su opinión SINO – SI NO la mía.
17. Llegaré tarde SINO – SI NO me apresuro.
18. Nadie se fía de ese SINVERGÜENZA – SIN VERGÜENZA.
19. Le castigaron por llegar A DESHORA – ADESHORA.
20. Le preguntaré PORQUE – POR QUE no quiere venir.
Ejercicio 7
De las palabras escritas en mayúsculas, tache la que no
corresponda.
1. Fueron a visitarme APESAR – A PESAR del mal tiempo.
2. QUIEN QUIERA – QUIENQUIERA licitar, que lo diga.
3. ¿CONQUE – CON QUE está usted en problemas?
4. Aquel SIN FIN – SINFÍN de deudas arruinó el negocio.
5. Aquella es la casa ADONDE – A DONDE nos dirigimos.
6. Estuve más de MEDIANOCHE – MEDIA NOCHE sin dormir.
7. Hay que dar A DIOS – ADIOS lo que es de Dios.
8. Elena pensaba ir al circo DE BALDE – DEBALDE.
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9. Nadie lo sabe SI NO – SINO el director.
10. No obtiene mejoras salariales POR QUE – PORQUE no
pide.
11. El plazo de entrega finalizó ANTEAYER – ANTE AYER.
12. Notó su presencia A TRAVES – ATRAVES del velo.
13. TAMBIEN – TAN BIEN le fue, que abrió otro negocio.
14. Voy A BAJO – ABAJO a buscar a mi hermano.
15. ¿Se puede saber CONQUE – CON QUE permiso lo hizo?
16. Nos veremos DONDEQUIERA – DONDE QUIERA tu tío.
17. Un revolucionario gritaba: ¡ABAJO – A BAJO el
dictador!
18. Aquello parecía un relato SINFÍN – SIN FIN.
19. Las personas SIN NUMERO – SINNUMERO que entren.
20. SI NO – SINO llegas pronto, nos iremos.
Ejercicio 8
BLABLISMO
BREVEDAD
1. Si usted me concede el
correspondiente permiso, en la
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presente ocasión aprovecharé la
oportunidad que se me ha
presentado para intentar, en la
medida de lo que esté a mi
alcance, llevar a cabo una
comprobación de los hechos que
ocurrieron.
2. Yo pienso en mi interior que,
si no estoy errado, es usted la
única persona indicada para
pedir que se reinicie de nuevo
la tabulación de la tabla en la
que figuran los lapsos de
tiempo.
3. Los reclutas, o mejor dicho,
los soldados recluidos, miraron
el sitio o lugar en que se
encontraba el encerado o, lo
que es lo mismo, el tablero que
nosotros llamamos “pizarrón”.
4. De acuerdo con lo que
conversamos personalmente
durante la convención de
Maturín, circunstancia que
resultó muy agradable para mi
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
por tratarse de un bellísimo
lugar que no conocía y de una
gente muy atenta como son
ustedes, los maturinenses, le
comunico que después de
consultarlo con mis asesores,
he resuelto participar en el
negocio.
Ejercicio 9 R E D U N D A N C I
AEs una repetición innecesaria, que se da ya sea porque sedesconoce el significado concreto o completo de las palabras oporque se pretende enfatizar una idea (Pleonasmo). Ejemplos:
- La decisión final corresponde exclusivamente SOLO al jefe.- Hay que prever DE ANTEMANO las consecuencias del problema.
A continuación se ofrece una lista de las redundancias másfrecuentes:1. Lapso de tiempo. Lapso: Transcurso de
tiempo.
2. Tiritar de frío. Tiritar: Temblar de frío.
3. Alza de precios. Alza: Aumento de precio.
4. El día de hoy. Hoy: Es el día presente.
5. Partitura musical. Partitura: Texto musical.
6. Rápida prestreza. Presteza: Rapidez.
7. Volver a reiterar. Reiterar: Volver a decir.
8. Prever de antemano. Prever: Ver con
anticipación.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante9. Mendrugo de pan. Mendrugo: Resto de pan.
10. Volar en el aire. Volar: Movilizarse en el
aire.
11. Urbanizar una ciudad. Urbanizar: Desarrollar una
ciudad.
12. Recordar de memoria. Recordar: Traer a la
memoria.
13. Resumir brevemente. Resumir: Reducir a frases
breves.
14. Proseguir adelante. Proseguir: Seguir adelante.
15. Hemorragia de sangre. Hemorragia: Flujo de
sangre.
16. Regimiento de soldados. Regimiento: Unidad de
soldados.
17. Puerilidad de niño. Puerilidad: Acto de un
niño.
18. Predominio superior. Predominio: Superioridad.
19. Imaginar mentalmente. Imaginar: Idear.
20. Flor de Azahar. Azahar: Flor de naranjo.
21. Despoblado de gente. Despoblado: Pueblo sin
gente.
22. Informar de hechos ocurridos. Informar: Comunicar lo
sucedido.
23. Maullido de gato. Maullido: Ruido que emiten
los gatos.
24. Opinar sobre su punto de vista. Opinar: Dar el punto de
vista.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante25. Advertir anticipadamente. Advertir: Avisar con
anticipación.
“SI UNA PALABRA PUEDE ELIMINARSE, DAÑA SI SE RETIENE”
(Schopenhauer).
Ejercicio 10
Localice los errores de redundancia y escriba de nuevo
cada párrafo con las correcciones del caso.
PARRAFO UNO
En un lapso de tiempo tan corto, el alza de los precios
fue notable, tanto que el día de hoy, con rápida presteza,
tomé las precauciones del caso y volví a reiterar a mis
amigos que había que prever de antemano estas situaciones.
PARRAFO DOS
Javier, con la puerilidad de un niño. Pregunta a veces
unas preguntas, que no se imagina mentalmente. A veces, me
hace recordar de memoria a aquel chico que cuando le daban
un mendrugo de pan, se sentía volar en el aire.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
PARRAFO TRES
Casi todo el mundo sabe que, prácticamente, el peor error
que uno pueda jamás hacer es tratar de incluir en una
carta demasiadas palabras que sean repetitivas y
redundante. Esto es cierto. Esté totalmente seguro de
haber eliminado todas y cada una de las palabras y frases
innecesarias. La mejor redacción es la más sencilla.
Ejercicio 11
En cada oración, tache la forma incorrecta del verbo
HACER.
1. Mi éxito fue HACEN – HACE veinte años.
2. Cargaba en sus brazos a su pequeña hija Débora, a quien
no veía desde HACIAN – HACIA ocho días.
3. HACEN – HACE 30° a la sombra.
4. HACE – HACEN años que no voy a una parranda navideña.
5. Apenas HACE – HACEN algunos días nos topamos con Miguel.
6. HACEN – HACE como tres años de eso.
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7. El toque y la habilidad goleadora HACE – HACEN de los
jugadores uruguayos unas estrellas.
8. Cuando los obreros HACIAN – HACIA su trabajo, ocurrió la
tragedia.
9. HACIAN – HACIA días que no te veía.
10. HACEN – HACE años que
todo viene subiendo.
11. ¿Cuántas horas HACEN –
HACE de eso?
12. Esas jugadas los HACE –
HACEN campeones.
13. No nos vemos desde HACE –
HACEN meses.
14. Desde HACE – HACEN tres
semanas trabajo allí.
15. El se sentía enfermo
desde HACIA – HACIAN varios días.
16. El miércoles HARA – HARAN
la Primera Comunión un grupo de niños.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
17. HACE – HACEN dos horas
que salió de aquí.
18. El grupo de jóvenes
artistas se HIZO- HICIERON famosos.
19. Los chocolates les
HICIERON – HIZO daño.
20. La totalidad de los
alumnos HIZO – HICIERON un buen trabajo.
Ejercicio 12
En cada oración, tache la forma incorrecta del verbo
HACER.
1. Ojalá que no HAYA – HAYAN disturbios durante la
conferencia.
2. Manuel y su primo HA – HAN estado ya en Mérida.
3. HABIA – HABIAN tantas dificultades en estos años...
4. HABRIA – HABRIAN salido mis amigos a las once.
5. HA – HAN habido dos incendios en aquel pueblo.
6. Es de lamentar las muertes que HUBO – HUBIERON a causa de
la guerra.
7. Anoche HUBO – HUBIERON muchos momentos de alegría.
8. Como no HABIA – HABIAN clases, se marchó.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante9. El chico esperaba que HUBIERA – HUBIERAN bizcochos que
comer.
10. Cuando Mercedes llegó, no
HABIA – HABIAN arribado los artistas.
11. El apostador esperaba que
HUBIERA – HUBIERAN pocos cuadros con 6.
12. HABRA – HABRAN dos
personas que te esperarán en el aeropuerto.
13. HAY – HABEMOS varios
candidatos que ya están en campaña.
14. Traje todo para las
hallacas, pero no HABIA – HABIAN pasas.
15. HUBO – HUBIERON muchos
estudiantes que contestaron bien.
16. HABIA – HABIAN muchas
personas en la fiesta.
17. En esta temporada HA –
HAN ocurrido pocos accidentes.
18. En vacaciones HABRAN –
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
HABRA varios días festivos.
19. Allí HABIA – HABIAN más
personas de las que supones.
20. Asegúrate de que HAYA –
HAYAN suficientes sillas.
Ejercicio 13
Elija entre las opciones que se le proporcionan al final de
las oraciones, la forma verbal apropiada. Colóquela en el
espacio que se ha dejado en blanco. Recuerde que tanto haber
como hacer tienen formas de plural cuando no son
impersonales.
Ejemplos: Allí había árboles
(había, habían, hubieron).
Ellos habían ido más temprano (había, habían).
Hacía días que no comía pasa (hacían, hacía).
Las muchachas hacían pan todos los días (hacía,
hacían).
1. Yo no sé si ellas __________ ido o no. (habrá, habrán,
fueron).
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante2. ¿Cuántos invitados ______________ en la fiesta (habrá,
habrán).
3. En ese sector siempre ______________ muchos robos. (hubo,
hubieron, habían).
4. ¿Qué _______________ hecho ustedes en este caso? (había,
hubieran).
5. Si _______________ más alumnos, abriríamos otra sección.
(habían, hubiera, hubieran).
6. Si los tratas bien te __________ caso. (hace, hacían,
hacen).
7. ¿Cuántos días ____________ que no vienen al trabajo?
(hace, hacen, hicieron).
8. El sábado pasado ___________ ocho días. (hace, hacen,
hicieron).
9. El domingo, los niños _______________ un desastre (hace,
hizo, hicieron).
10. ______________ unas dos horas que se fueron. (harán,
hacen, hará).
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
Ejercicio 14 PUNTUACION
Se usa la coma (,) Para evitar confusiones. Sondistintos los sentidos de estasdos frases: Manuel, obedece atus padres, que: “Manuel obedecea tus padres”. En la primera, seordena a Manuel que obedezca asus padres; en la segunda,Manuel obedece, espontáneamente,y no a sus padres, sino a losque otras personas.
Para indicar una pausa breve enla lectura
Para separar palabras de unamisma clase:Solicite plumas, gomas, lápicesy papel
Para separar elementosintercalados, de carácterincidental, que suprimidos, noalteran el sentido de laoración:El policía según los testigos,abusó de su autoridad.
Para separar frases u oracionescortas:Salí de vacaciones, visité trespuertos, descansé demasiado.
Antes y después de las palabrasempleadas para llamar odirigirse a alguien:
EJERCICIOAnota las comas que falten enlos siguientes ejemplos:1. Andando el tiempo
realizaremos nuestros planes.2. Me insistió mas no acepté3. Las secretarias comerán a las
2 los obreros a las 3.4. Al declarar ante el juez cayó
en contradicciones.5. Deja los libros en la sala
los discos en mi recámara.6. Llegué nadie me esperaba.7. Hermano presta atención.8. Salieron exentos Pedro Juan
Antonio Rosa y Luis.9. Ya casado sufrirá las
consecuencias.10. En su plática por
tanto tiempo esperada sedefinieron con precisión lasactuales tendenciasartísticas.
11. Confundí las llaves nopude abrir la puerta de lacocina.
12. Pásame un tenedor unacuchara el azúcar y el pan.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del ParticipanteMaestros, cumplan con elprograma escolar.
Para suplir un verbo:Los jóvenes deben escribir en elpizarrón, los niños en suscuadernos.
Delante de las conjuncionesadversativas, pero mas, aunque,cuando las cláusulas son breves:Escuché hasta el final, aunquede nada sirvió.
Después de oraciones formadaspor participio o gerundio:Callando lo que sabe, se evitaproblemas.
13. Iré contigo aunqueestoy demasiado cansado.
14. Quien calla otorga15. Niños dejen de gritar.
ORDEN DE LOS ELEMENTOS EN UNA ORACION
ORDENAMIENTO DE PALABRAS: Orden Gramatical, Lógico y Psicológico
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
CRITERIOS EJEMPLOSGRAMATICAL
Se toma como unidad laoración. Se ordena primeroel sujeto y después elpredicado; en aquél seagrupan las palabrasalrededor del núcleo; igualoperación se hará con elpredicado es decir seagrupan alrededor delnúcleo (verbo) loscomplementos, modificadoresy demás palabrasnecesarias.
El Supervisor de área le envíaa usted el boletín solicitado
LOGICO
Se ordenan las palabras tomando en cuenta el orden real de las cosas o hechos
El doctor Alcina tocó en la puerta, entró, se sentó, encendió un cigarrillo y esperó al director.
PSICOLOGICO
Es el que permite ciertaslicencias en construccióninusitadas, con el fin dedestacar alguna idea omatiz significativo. Segúneste criterio, las palabrasque se quieran destacar,hacerlas llamativas odarles importancia, seescribirán al comienzoaunque normalmente no debancolocarse allí
La muerte del industrial nos causó pena.
El industrial muerto nos causópena.
Pena nos causó la muerte del industrial.
Nos causó pena la muerte del industrial.
Causónos pena la muerte del industrial.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
DEFINICION DE CRITERIOSNorma para conocer la verdad
Ejercicio 15
ORDENE SINTACTICAMENTE LAS SIGUIENTES ORACIONES:
1. Poco antes de la muerte de su país – dono – el Congo -
Leopoldo II, Rey de los belgas.
2. Para un niño pobre – Luis, el hijo de la portera – ha
entregado – todos sus ahorros.
3. Contra un árbol de la carretera – chocó – el carro de mi
hermano – violentamente.
4. El vampiro de Francfort – con un estilete puntiaguado –
asesinaba a las mujeres .
5. Ha ganado- el caballo Loto – en la última carrera – en el
Hipódromo de la Rinconada.
6. Los niños del Colegio – en el salón de actos del
Ayuntamiento – representaron – un juguete cómico.
7. No ha encontrado- a los raptores- la policía – del niño
Juanito Alvarez.
8. La comprometida situación – la resolvió – el jefe – con
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
gran serenidad.
9. Al estudio de todo lo relacionado con el átomo – se dedicó
el profesor – desde su niñez.
10. Ejercen una influencia
beneficiosa- en el ánimo del estudiante- de esta clase –
los colores claros.
11. Tejen – los poetas de
nuestro tiempo –artesanamente – con morosa deleitación –
sus versos.
12. Cubrían aquí y allá –
abrupta y escarpada – los picachos altivos de la serranía
– nubes algodonosas.
13. En el aula de estudios
lingüisticos – los estudiantes de literatura – los
ejercicios finales – para los exámenes de grado – hicieron
ayer.
14. Con madera de caoba –
hace los muebles – el carpintero de la fábrica de mi padre
– para sus hijos.
Ejercicio 16 EL PARRAFO
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del ParticipanteDEFINICION: Un párrafo es un grupo de oraciones que se refieren a unaidea y la desarrollan.ORACION PRINCIPAL La cualidad básica de la oración principal contiene laafirmación más general del párrafo, es como el RESUMEN detodas las demás oraciones, las cuales se agrupan en torno aella de forma lógica y natural a fin de explicar, concretar,ampliar o expresar diferentes aspectos de la idea principal.LOCALIZACION DE LA ORACION PRINCIPALLa habilidad para leer un párrafo consiste en LOCALIZAR laidea principal. Para esto, lo primero que debemos hacer esencontrar la oración que la contiene. En tal sentido, debemosobservar cuál es la palabra que más se repite. Esta palabra,a la cual llamaremos palabra CLAVE, representará una PERSONAUN OBJETO, una CUALIDAD, algo, en fin , en torno al cual girala exposición. No es necesario que la misma palabra serepita. A veces el autor usa SINONIMOS O PRONOMBRES parasustituirla. Lo importante es darse cuenta que se estárefiriendo siempre a la misma idea.
COLOCACION DE LA ORACION PRINCIPAL:
AL PRINCIPIO EN EL MEDIO AL FINAL
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Cuando está ubicadaal comienzo delpárrafo todas lasdemás oracionesconstituyen unDESARROLLO o
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
X
Cuando la oraciónprincipal estácolocada en MEDIOdel párrafo, la
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Cuando la oraciónprincipal estácolocada al FINALdel párrafo, ellavendrá a ser como
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del ParticipanteDEFINICION: Un párrafo es un grupo de oraciones que se refieren a unaidea y la desarrollan.EXPLANACION de lodicho en ella.
primera parte delpárrafo será unPREAMBULO de laidea principal. LaSegunda parte seráuna PROLONGACION dela idea principalen forma deaclaración,confirmación oconsecuencia
la AFIRMACIONDEFINITIVA o laCONCLUSION GENERALde todo el párrafo.Las demás oracionespreparan el terrenopor medio deconsideraciones queconducen a laconclusión final.
Ejercicio 17 ORDEN DE LOS ELEMENTOS EN UN PARRAFO
En un párrafo las ideas se deben ordenar de acuerdo con unplan definido. Una vez que se ha decidido cuál ha de ser laoración central y las oraciones que proporcionan detallesadicionales, se debe buscar un plan para desarrollarlas. Lasformas más comunes son: en orden cronológico, espacial o deimportancia.
CRITERIOS EJEMPLOSCRONOLOGIC
Significa organizar losdetalles de acuerdo con eltiempo en que ocurren, esdecir, de primero a último.El orden cronológico seutiliza frecuentemente enhistoria donde los sucesosse narran en la secuenciaen que ocurrieron.Si tuviera que redactar las
La Junta Directiva de laEmpresa Comercial Didáctica sereunió el viernes 5 de abril alas 11 a.m. en la oficina dela Gerencia de la Empresa. Enprimer lugar se leyó el ordendel día. Luego se verificó elquórum. En seguida, el GerenteGeneral presentó su informe,el cual fue discutido y
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del ParticipanteO actas para una reunión de
la Junta Directiva de laEmpresa ComercialDidáctica, el plan queemplearía sería elcronológico. Note cómo laspalabras resaltadas ayudana seguir un orden.
aprobado. Finalmente, la JuntaDirectiva aprobó el balance yse dio por terminada lareunión.
ESPACIAL
Se usa especialmente paradescribir el objeto o larelación que el tiene conel ambiente en que seencuentra. Si tuviera quedescribir la oficina delgerente de la compañía,este podría ser el ordenque emplearía.
La oficina del gerente esamplia. Frente a la ventanaestá colocado el escritorio. Asu izquierda hay un sofá y dossillas para visitantes. Cercaestá la puerta que comunicacon la oficina de lasecretaria y más allá, la mesade reuniones.
IMPORTANCIA
Este plan se utilizaespecialmente cuando eltema del escrito es unaopinión. El orden puede irde menor a mayorimportancia o viceversa
En el ejemplo se emplea elorden de menor a mayorimportancia.
Nuestra institución necesitaun periódico, porque ayudará aintegrar a los estudiantes.Puede anunciar eventosimportantes como laspresentaciones teatrales.Contribuye también a dar aconocer la institución en laciudad. Pero sin duda, la másimportante razón es elentrenamiento que seproporciona a los estudianteque habrán de escribirlo ypublicarlo.
Ejercicio 23 REDACCION COMERCIAL
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante1. Escriba al doctor Eduardo Valero con el fin de
recomendarle a la señorita Gloria Guerra, quien está
interesada en el cargo vacante en la empresa que él
dirige.
2. Escriba a Comercial Venezolana, C.A. y solicite precios
y catálogos de las máquinas y equipos de oficina de ellos
distribuyen.
3. Redacte una comunicación dirigida al doctor Antonio
Mendoza, Gerente del Departamento de Producción, con el
fin de felicitarle por sus 10 años al servicio de la
empresa.
4. Diríjase a Gamoloc, S.A. y particípeles el recibo
satisfactorio de la mercancía correspondiente al pedido
Nro. 4085.
5. Informe al personal obrero que de acuerdo con la decisión
tomada por la Junta Directiva en su última reunión, el
nuevo horario será de 7 a 11 a.m. y de la 1 a las 5 p.m.,
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
a partir del próximo día 15.
PLANEACION DE UN INFORME
a. PROPOSITO DEL INFORME
Como primer paso en la planeación de un informe, debe
decidirse acerca de qué se va a escribir, para lo cual se
deberán determinar dos cosas:
1. Quién lo va a leer.
2. Qué uso va a tener.
Estas dos preguntas son inseparables; no se puede
contestar una sin considerar la otra. Las respuestas
combinadas afectan todo lo relacionado con el informe: el
orden en el cual se presente el material, el vocabulario que
se emplee, la longitud de las frases y los párrafos, número y
grado de complejidad de las tablas, tipo y detalle de las
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteilustraciones, el material que deberá incluirse en los
apéndices e, incluso, el papel en el cual se imprima y la
forma en que se vaya a encuadernar.
Posibles Lectores
Los lectores de informes se pueden dividir en las
siguientes categorías:
Colegas Técnicos: Estos son los que trabajan en una misma
actividad. Tienen conocimientos detallados en su campo y
buscan toda la información adicional que se les pueda
proporcionar. Conocen todos los antecedentes y hablan el
mismo vocabulario.
Especialistas en actividades técnicas relacionadas:
Tales personas tienen sólo un conocimiento general de
las actividades a que usted se dedica. No necesitan
seguir paso a paso sus adelantos. Se supone que tienen
un similar nivel de cultura general y que pueden
asimilar rápidamente las ideas por medio de la lectura.
Gerencia de Línea. Son los hombres y mujeres que
trabajan en la misma organización que usted y que están
colocados en un nivel inmediatamente superior en la
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
cadena de mando. Son los que están más íntimamente
relacionados con su trabajo y también los que más pueden
criticarlo. Son los que deberán aprobar su informe antes
de que éste pase a otros lectores.
Administradores. Estos lectores tienen necesidad
inmediata de información de determinado tipo. Pueden
asimilar rápidamente las ideas por medio de la lectura
pero tienen muy poco tiempo para dedicarlo a cualquier
tema. Poseen antecedentes generales de información sobre
el tópico que se trate y lo que buscan es un “cuadro
general”. No le interesan, ni tampoco pueden comprender
los detalles técnicos. Quieren hechos y un buen consejo.
Profanos. Estos comprenden los lectores no incluidos en
las cuatro categorías anteriores. Además del llamado
“público en general”, todos los que no estén
relacionados con las actividades a que usted se dedica,
se consideran profanos, sin que importe lo eficiente que
sean en otras actividades. En esta forma, un físico
nuclear es un profano en el campo de la química del
papel, y un experto en automatización es un profano en
metalurgia.
Lo ideal sería que un informe sea escrito únicamente
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantepara un grupo de personas. Lo contrario inevitablemente
conduce a ciertas concesiones en su presentación.
Debido a la presión extrema que sufren todos los que
redactan informes técnicos, frecuentemente se ven obligados a
adaptar su informe a dos grupos de lectores. Cuando se
encuentre en esta situación, escoja el grupo más importante
como su auditorio principal y redacte su informe para
satisfacer sus necesidades. Después haga los ajustes
pertinentes para cubrir las necesidades de su auditorio
secundario.
Usos Posibles
Los usos que su informe reciba pueden caer en las
siguientes categorías:
1. Informar para uso inmediato. Si acaso se trabaja en
uno de los vertiginosos campos científicos modernos,
el mismo día que el informe salga de sus manos se
podrán utilizar todos los datos experimentales, los
resultados obtenidos de las pruebas, las encuestas o
los estudios hechos.
2. Servir como base para emprender una acción. Las
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
decisiones administrativas suelen basarse en los
informes. Son decisiones típicas de esta clase las de
disminuir o aumentar el personal, o el presupuesto,
la adquisición de nuevos materiales o equipos, la
cancelación de los pedidos existentes, revisión de
procedimientos, programación del trabajo y la
elaboración o modificación de planes.
3. Establecer la prioridad sobre un descubrimiento.
Cuando se trabaja en una actividad, especialmente en
alguna donde la competencia sea crítica, la mejor
forma de dejar establecido que se ha hecho un
descubrimiento, puede ser la publicación de los
detalles de su investigación.
4. Estimular el interés. Se pueden preparar ciertos
informes destinados a una amplia gama de lectores,
para estimular un interés general sobre la obra que
se ejecuta. Es frecuente que el trabajo hecho con un
propósito determinado y altamente especializado posea
amplias aplicaciones.
5. Reservado para uso futuro. El informe puede ser
objeto de muchos usos en el futuro, si éste es
debidamente registrado y conservado. Por ejemplo,
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
puede proporcionar información pertinente para
reiniciar el trabajo que en él se describe; puede
usarse en un trabajo relacionado, o para seguir la
historia de un proyecto o de una organización, para
impresionar a un futuro patrón, o para emplearse en
alguna demanda judicial (como en el caso de un
litigio por patentes).
Combinaciones de Lectores y Usos
Para determinar el propósito de su informe, elija un
grupo de lectores y combine esto con su uso principal. Por
ejemplo, puede desear anotar toda la información posible
sobre su proyecto, para que sus colegas técnicos la utilicen
en una fecha futura; informar a la gerencia de línea de
manera que ésta haga ajustes en sus programas de trabajo; o
bien preparar un informe para los administradores, con el fin
de emprender una acción inmediata, introduciendo nuevos
procedimientos.
El informe también puede surtir un doble propósito. Por
ejemplo, estar interesado principalmente en obtener un apoyo
de su gerente y, al mismo tiempo, informar a sus colegas
sobre lo que se ha logrado últimamente. En ocasiones, un
grupo de administradores ordena un informe sobre el estudio
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantede un proyecto que específicamente le haya sido asignado,
redactándolo de tal manera que lo entienda el público en
general.
Cualquiera que sea la combinación, necesitará tener
claro en la mente el propósito de su informe antes de
formular cualesquiera otras clases de planes.
RECOMENDACIÓN: Trate de que cualquiera que esté en
posición de rechazar su informe, concuerde con usted en
relación a su propósito. Esto quiere decir que tanto usted
como su gerencia de línea estén de acuerdo en cuanto a la
selección de los lectores y al uso que se le intente dar a su
informe. Si el supervisor piensa que usted está escribiendo
el informe para otro propósito distinto al señalado por él,
se verá en dificultades. Cualquier punto de desacuerdo
conducirá a contrariedades y esfuerzos inútiles.
CLASIFICACION DE LOS INFORMES
Una vez que se haya decidido el propósito de su informe,
piense en el que mejor cumpla su cometido. Por ejemplo, se
debe decidir si es necesario darle la autoridad de un informe
formal o la rapidez de uno no formal. Es posible que una
carta - informe reúna los datos o recomendaciones
preliminares para uso de unos cuantos lectores que necesiten
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteinformación inmediata; si se desea hacer después un informe
más detallado.
Los informes de carácter formal, de cualquier extensión,
normalmente tienen toda la autoridad de la organización que
los expide. Sirven de vehículo para las recomendaciones,
opiniones y resultados oficiales y la información que
contienen sirve como base para la acción de quienes lo
reciben.
Los informes formales de gran extensión son redactados,
criticados, ilustrados, producidos y editados de acuerdo a
las normas más elevadas practicables. Se espera que los datos
que contengan estén en uso durante cierto período de años.
Incluyen la mayoría de las partes formales que estudiaremos
más adelante; en todos los casos deben dividirse claramente
en:
Preliminares.
El Informe propiamente dicho.
El material complementario.
La posición oficial de los informes de poca extensión es
igual a la de los más extensos, aún cuando incluyen una
mínima parte del material preliminar y complementario. Su
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteredacción y edición se hace en forma tan cuidadosa en unos
como en otros. Sin embargo, lo relativo a tipografía,
ilustraciones y diseño, requieren menos exigencias en cuanto
a la pureza del estilo. La crítica también es menos severa,
dependiendo de la política interna de la empresa.
Los informes no formales generalmente no llevan la
autoridad oficial de la organización que los expide; son
principalmente de la responsabilidad de cada autor
individual. Deberán contener una declaración que indique
hasta qué punto se puede utilizar su contenido como base para
una acción. Generalmente incluye información preliminar y se
envían a un número limitado de lectores. En ocasiones son
bastante extensos y detallados, pero la información que
contienen es de carácter preliminar o incompleta.
Sin embargo, estos informes sirven como un excelente
vehículo para transmitir información rápidamente. Por
ejemplo, es muy posible preparar unos cuantos ejemplares
mecanografiados con ilustraciones, fotocopiarlos y
distribuirlos, en un tiempo no mayor que el necesario para
una carta.
RECOMENDACIONES: Procure que los informes no formales no
se parezcan tipográficamente a los formales, para no confundir
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantea los lectores en cuanto a la versión (preliminar o final) de
la información. La naturaleza de un informe deberá expresarse
en la portada y en la introducción.
RELACION CON OTROS INFORMES
Al decidirse sobre determinado plan, aclárese si su
informe tiene o no relación con cualquiera otros que ya hayan
sido editados. Por ejemplo, puede tratarse de alguno que forme
parte de una serie sobre un tema general, o parte de otro que
haya sido editado en fragmentos con objeto de dar a conocer
rápidamente la información de que se dispone, o bien un
suplemento a una edición anterior debido a que los datos del
informe anterior cambiaron a tal grado que se desea retirar el
informe original para sustituirlo por una versión posterior
sobre el mismo tema. Si el informe en cuestión cae dentro de
alguna de estas categorías, reflexiónese sobre la forma en que
el tratamiento del tema se verá afectado y de acuerdo con ello
ajústese el plan.
RECOMENDACIÓN: Cuando se anuncia en un informe que se irán
editando otras partes, procúrese que así sea. De lo contrario,
los lectores estarán pendientes, deseando conocer la fecha en
que se hará la edición de los informes suplementarios.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del ParticipanteIgualmente, nunca deben editarse dos publicaciones con la
misma fecha. El hacerlo ocasionará confusiones, ya que el
lector nunca estará seguro de poseer la versión correcta.
Tanto el título como el número de serie deberán indicar con
claridad el número de orden de la versión.
OTROS FACTORES IMPORTANTES
Además de los ya mencionados, existen unos cuantos
factores importantes que deben tomarse en consideración antes
de que se posea toda la información básica necesaria para
determinar el plan del informe. Aunque teóricamente estos
factores no deben influir en la preparación del informe, en la
práctica sí afectan directamente el plan.
Presupuesto Disponible
La cantidad de dinero de que se disponga para la
redacción, revisión y producción de un informe, ejerce una
influencia considerable sobre el plan a seguir. Si, por
ejemplo, se dispone de bastantes fondos, se puede pagar por
un trabajo artístico de calidad que ayudará a narrar el
texto. Si hacen falta determinadas fotografías, se puede
enviar a un fotógrafo a tomarlas y pagar para que las
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteretoquen, con objeto de lograr un efecto determinado. Se
puede, a su vez, pagar para un diseño profesional de un
libro, para facilitar la lectura y darle realce a la
presentación de la publicación.
Por otra parte, cuando el dinero es limitado,
generalmente se debe uno conformar con el material de que se
disponga. Si las ilustraciones son inadecuadas, se deberán
dar mayores detalles en el texto. Probablemente habrá que
conformarse con que el informe sea transcrito en
microcomputadora y deberá mantenerse una mínima expresión del
número de ejemplares en edición.
Tiempo
El preparar un informe, en la forma que sea, toma
determinada cantidad de tiempo. A la inversa, mientras se
disponga de menos tiempo, más sencillo deberá ser el informe.
Si se dispone de una cantidad de tiempo indefinida, se
podrá hacer un informe todo lo extenso y detallado que se
desee. Se puede esperar a que se hagan las ilustraciones en
el estilo que sea necesario. Se puede dedicar tiempo a la
elaboración de tablas, a la tipografía de calidad y diseño
adecuado. Sin embargo, tales detalles no toman mucho tiempo
una vez que se ha concluido con el original. Lo que sí toma
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantetiempo es que el trabajo sea revisado cuidadosamente por
correctores competentes, y esto debe tomarse en consideración
en los planes.
Sin embargo, existen situaciones que requieren que se
redacte un informe tan rápidamente como sea posible. Lo
extemporáneo parece ser más crítico en los informes que en
cualquier otro tipo de comunicación. A medida que la escala
del tiempo se acorta, deberán hacerse ajustes en el plan
original. No resulta práctico pensar en un tratamiento
elaborado a un texto extenso si no hay suficiente tiempo para
producirlo.
RECOMENDACIÓN: Cuando el tiempo es limitado, debe
obtenerse un cálculo preciso del personal de producción, para
transcribir y reproducir el informe que se tiene en mente,
antes de empezar a escribirlo. Los mejores esfuerzos serán
inútiles cuando se intenta preparar un informe que no podrá
producirse en el lapso que se dispone.
Medios de Elaboración
Los medios de que disponga el redactor de informes
pueden variar desde cero hasta todo un grupo editorial, con
editores, fotógrafos, dibujantes, diseñadores y
transcriptores. La cantidad de estos medios tienen un efecto
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantedirecto sobre la planeación del informe y siempre deberán
tomarse en consideración desde la primera etapa.
A falta de medios se deberá planear el informe, de modo
que incluya sólo aquellos elementos que pueda producir uno
mismo. Por ejemplo, si se es un competente dibujante y se
dispone de suficiente tiempo, se pueden utilizar dibujos
detallados de ingeniería; pero si carece de ello, se deberán
usar ilustraciones sencillas, con mayor énfasis en el texto.
Además, la elaboración de un informe por uno mismo toma una
gran cantidad de tiempo, de manera que es conveniente
limitarlo a un tamaño que se pueda producir en el plazo que
se disponga.
A medida que se disponga de más medios, uno se puede
dedicar a la preparación del original, dejando los otros
aspectos del trabajo a la gente que está preparada y que
tiene experiencia para manejarlos. Esto da más tiempo para
concentrarse en la especialidad profesional.
PARTES DE UN INFORME
Tradicionalmente, los informes están divididos en
determinado número de diferentes partes, tales como la
sección inicial, el análisis o estudio y las conclusiones. No
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantees necesario pasar suavemente de una parte a la siguiente,
como se suele hacer en un escrito narrativo. En la redacción
de informes se cambia de una parte a otra por medio de un
encabezado descriptivo, prosiguiéndose luego con la
exposición en la forma más directa posible.
El número de partes de un informe depende de su
longitud y su complejidad. Un informe formal, extenso,
incluye muchas partes estándar, cada una diferente de las
demás. En un informe no formal se pueden omitir muchas de las
partes y combinar éstas. A medida que se empiece a
desarrollar el plan, se hace un esbozo inicial anotando las
partes principales en la forma más efectiva. Aquí se
consideran las partes en tres grupos:
La portada
El informe y
El Material suplementario.
Es muy posible que no se desee emplear encabezados
estilizados especialmente si el informe va dirigido a un
público no técnico; pero se deben emplear las partes
indicadas a continuación, sin importar el nombre que se les
dé.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
Material Preliminar
El material preliminar que generalmente va colocado en
las páginas foliadas con números romanos en minúsculas (i,
ii, iii, iv), incluye las siguientes partes:
Portada Reconocimientos
Carta de Presentación Extracto
Prólogo Contenido
Prefacio (Glosario)
Las partes del material preliminar generalmente son
cortas, de sólo una o dos páginas. Sin embargo, en un informe
formal extenso, deberán ser tratadas como secciones
principales, y cada una de ellas deberá considerarse como
sección principal, principiando todas en una nueva página. La
página del título se considera como la página i, aún cuando
en realidad no aparece en ella ningún número.
RECOMENDACIÓN: Si el informe va a imprimirse por ambos
lados de la hoja, los números nones deberán quedar en las
páginas del lado derecho y los pares en las páginas del lado
izquierdo. Las páginas en blanco del lado izquierdo se supone
que también están numeradas, aunque no figure el número. Si
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteel informe se va a imprimir únicamente de un lado de la hoja,
normalmente deberá empezar cada parte en la página del lado
derecho.
Debido a que cuando un lector hojea un informe ve con
más facilidad las páginas del lado derecho que las del lado
izquierdo, se principian todas las partes más importantes
sobre las del lado derecho; por ejemplo: la portada, el
prólogo y el contenido.
El Informe
El informe propiamente dicho puede contener una gran
variedad de partes, y es imposible decir qué tantas deberá
tener sin saber el propósito del informe y el tipo de
material sobre el que se va a informar. Las partes
principales típicas, de las cuales se podrá seleccionar las
que sean aplicables a una situación determinada, son las
siguientes:
Introducción Procedimiento Discusión
Antecedentes Derivados Sumario
Materiales Resultados Conclusiones
Equipo Valuación Recomendación
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
Es probable que nunca se utilicen todas estas partes en
un informe, y que sin duda se usarán otras de cuando en
cuando, de acuerdo a las políticas y costumbres de la
organización.
Material Complementario
La información diversa que será útil a algunos lectores
del informe, pero que no es esencial para la exposición
básica, se clasifica como material complementario. Es
conveniente colocar éste al final de manera que quede fuera
del curso de la lectura del grupo principal de lectores. El
material complementario, generalmente, se agrupa al final
del informe en el orden que se sigue:
Apéndices Lista de referencias
Nomenclatura Bibliografía
Glosario Indice
En los informes, los índices son raramente utilizados,
pero si se va a insertar uno, deberá constituir la última
parte básica del informe.
RELACION DE PARTES SIMILARES
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
Algunas de las partes indicadas en la sección anterior
son de contenido similar, pero sirven para un propósito
diferente en un informe. Resultará útil señalar los puntos de
similitud y sus diferencias, de manera que se pueda elaborar
un plan con las partes adecuadas para lograr el propósito que
se busca.
Prólogo y Prefacio
Tanto el prólogo como el prefacio se consideran como
material inicial y deben ir separados del informe propiamente
dicho. Por lo general, se redactan una vez que se ha
concluido el informe. Su principal diferencia es que el
prefacio está escrito por el autor, en tanto que el prólogo
está redactado por una persona distinta, generalmente por
alguien de la cadena administrativa de mando superior al
autor. Cada una de estas partes contienen comentarios
directos para el lector relativos al informe.
En el prefacio, se explica el motivo por el que se
preparó el informe, en la forma en que se hizo, para quién se
escribió, cómo se espera que sea utilizada la información y
la forma en que se planea que ligue con otros que ya se hayan
producido o se intente producir. Los reconocimientos pueden
tomar parte del prefacio.
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participante
En el prólogo, el supervisor puede formular comentarios
sobre la calidad o antecedentes del informe, el éxito o
habilidad del autor en su profesión y las razones para
haberse ejecutado el trabajo, además de declarar hechos tales
como el período durante el cual se hizo, y el método seguido
para fundamentar el trabajo.
Una gran mayoría de los lectores de informes no leen ni
el prólogo ni el prefacio. En consecuencia, no deben ponerse
en dichas partes nada que sea esencial para su compresión, a
menos que se repita en la sección inicial.
En algunas organizaciones, la política local es
publicar los informes sin un prólogo o prefacio por separado.
Si tal política es la que se va a seguir, denomínese a toda
la información como “sección inicial”.
Extracto y Sumario.
Aun cuando las palabras extracto y sumario suelen
considerarse como sinónimos, tiene significados ligeramente
distintos en la redacción de informes. El extracto tiene
ciertas limitaciones físicas y debe mantenerse sumamente
corto (no más de 200 palabras), ya que éste se usa en la
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantetarjeta de catálogo de las bibliotecas. Por otra parte,
debido a que el sumario no adolece de esa limitación, si es
necesario puede consistir en dos o tres páginas. Ambas partes
son condensaciones del informes, pero un extracto es
proporcionar los hallazgos, resultados o recomendaciones más
importantes, en tanto que el sumario, que es más extenso,
incluye información sobre la forma en que se hizo el trabajo,
el equipo sobre la forma en que se hizo el trabajo, incluye
información sobre la forma en que se hizo el trabajo, el
equipo o procedimientos que se utilizaron y una breve
discusión de los resultados.
Un extracto se maneja como parte del material
preliminar; un sumario forma parte del informe propiamente
dicho. El sumario puede colocarse al final del informe, como
la sección final, o puede colocarse precisamente al principio
del informe o después de la sección inicial, dependiendo de
los lectores a quienes se dirija y de la clase de informe de
que se trate.
El sumario puede incluir alguna ilustración, si se cree
conveniente, para cubrir el tema lo más brevemente posible.
En ocasiones resulta particularmente útil para mostrar en una
figura los resultados de pruebas o experimentos que resulten
difíciles de describir con palabras. También resulta práctico
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteel uso de una tabla en el sumario si en esta forma se pueden
resumir los resultados de muchas pruebas en el espacio
pequeño. Por otra parte, ni la ilustración ni las tablas son
apropiadas para un extremo.
En un informe se pueden incluir tanto el extracto como
el sumario. Si así se hace debe tenerse cuidado, porque
parecería que se está diciendo lo mismo una y otra vez, al
cambiar de una parte del informe propiamente dicho y que el
extracto debe considerarse como separado del informe
principal. Es completamente aceptable cubrir los mismos
puntos en ambas partes.
Conclusiones y Recomendaciones
En el orden normal de las partes, las conclusiones y
recomendaciones quedan colocadas al último extremo de la
sección final. El informe puede incluir alguna o ambas
partes, dependiendo de su contenido y propósito. Asimismo, se
puede colocar una de estas partes al principio e
inmediatamente después de la sección inicial, en donde podrá
ser encontrado y leído más fácilmente por personas que
posiblemente no lean el informe completo.
Estas partes deberán basarse lógicamente en la
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteinformación insertada y discutida en el informe. No debe
presentarse nada nuevo. Si, por justificación y apoyo para
esta recomendación deberá haberse cubierto en las secciones
anteriores del informe. O bien, si se concluye que cierto
descubrimiento es verdadero, un lector interesado puede
encontrar las razones para tal conclusión, presentadas con
claridad en una sección anterior.
La diferencia entre el contenido de estas partes está
indicada por los vocablos conclusiones y recomendaciones. Las
conclusiones son “juicios críticos razonados” a los que se ha
llegado después de una cuidadosa consideración de los
resultados del estudio, encuesta o experimento; es decir,
debido a lo que usted ha encontrado en su trabajo, usted cree
que determinados hechos son ciertos. En muchos proyectos todo
este trabajo se habrá ejecutado para llegar a estas
conclusiones. Deberán ser lógicas, claramente apoyadas y
sencillamente enunciadas. Las conclusiones no piden que se
emprenda ninguna acción, las recomendaciones sí.
Las conclusiones deben ser tan directas y breves como
sea posible. Muchos lectores tienen tiempo sólo para leer las
secciones inicial y final. No desean que las conclusiones
queden ocultas o sean confusas. Si se objeta alguna de las
conclusiones o existe curiosidad por saber sobre qué están
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantebasadas, los interesados podrán consultar en la parte
relativa a discusión.
Cuando se incluyen tanto las conclusiones como las
recomendaciones, es preferible separarlas en dos partes,
colocando las conclusiones antes de las recomendaciones.
El Informe y los Apéndices
Los apéndices se usan como complementos al informe
propiamente dicho. El tipo de información que contiene un
apéndice es exactamente la misma que contiene el informe,
excepto que es más detallada. Es aconsejable mantener el
informe propiamente dicho todo lo breve que sea posible, para
que los lectores puedan seguir con más facilidad la
exposición. Si se cree que sea necesario poner cantidad de
datos de apoyo a disposición de los lectores, es preferible
eliminar éstos del cuerpo principal del informe y colocarlos
en un apéndice. En esta forma, el texto no resulta
sobrecargado y, en consecuencia, se puede comprender con más
facilidad.
En determinadas situaciones, puede desearse incluir
ilustraciones para probar lo que el texto ha revelado. Si
sólo se poseen una pocas de estas ilustraciones, inclúyanse
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteen el cuerpo del informe; pero si existen muchas, deben
colocarse en el apéndice, mostrando sólo los ejemplos típicos
en el cuerpo del informe.
RECOMENDACIÓN: No se deben incluir muchos elementos de
información que se repitan en el texto del informe, ya que el
lector puede perder el interés. Si el lector principia a
pasarse por alto partes del texto, inadvertidamente puede
omitir algunos puntos esenciales para la comprensión de la
tesis. Colóquese la mayor parte del material en el apéndice.
Las clases de información típicas que deberán ir
colocadas en los apéndices son: especificaciones
(detalladas), lista de números de dibujos, derivaciones
matemáticas detalladas, resultados reiterativos de pruebas y
tablas de datos.
Resultados y Discusión
En el informe sobre una serie de experimentos y
pruebas, o cuando se trata de un estudio, siempre se
presentan los resultados del trabajo por lo menos en forma de
sumario. Este debe consistir de enunciados sencillos de
hechos que se ofrezcan al lector de manera tal que éste sepa
exactamente lo que se ha descubierto. Habiendo hecho la
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantepresentación de estos hechos, es costumbre discutirlos en una
sección en la cual se interpretan los resultados, extensión
del trabajo hecho y la precisión de los métodos y equipos
empleados y señalando lo que lógicamente puedan significar.
Al momento de escribir un informe, el autor es el
experto en la información que está presentando, y los
lectores tienen el derecho a esperar que el autor les
explique los resultados. Las explicaciones e interpretaciones
de los resultados deberán reunirse en la parte titulada
“Discusión”, en tanto que el registro de los resultados
reales deberá incluirse en la parte relativa a “Resultados”.
En la sección titulada “Discusión” se proporcionan las
interpretaciones, explicaciones y argumentos, pero no se debe
llevar esta discusión a la sección final sobre conclusiones.
Contenido e Indice
Tanto el contenido como el índice sirven como
auxiliares por medio de los cuales el lector puede localizar
determinadas porciones de un informe. Sin embargo, tienen
ciertas diferencias básicas. El contenido, que se encuentra
al principio de un informe, proporciona al lector las
secciones principales de éste en el orden de su aparición y,
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteen muchos casos, de la colocación de figuras y tablas
específicas. También proporciona el esqueleto estructural, de
modo que se puede observar la forma en que se ha presentado
la información.
El índice está colocado al final del informe. No
proporciona ningún dato relacionado con la organización del
texto; en vez de ello, proporciona al lector las páginas
específicas en las que se menciona determinado tópico. No da
ninguna indicación sobre si se estudia con detalle en una
página dada o si solamente se menciona. Un índice es mucho
más detallado que un contenido y no lleva ni tablas ni
ilustraciones.
En los informes cortos siempre se deberá incluir el
contenido, pero sólo será necesario el índice si es extenso y
complicado, y si se mencionan varios tópicos en diversas
páginas, de manera que el lector pueda obtener directamente
todo lo relativo a determinado tópico, sin necesidad de
buscar en todo el informe.
Referencias y Bibliografía
La bibliografía y la lista de las referencias
proporcionan al lector la información necesaria para la
localización de determinadas publicaciones que puedan serle
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participantede interés. La diferencia entre ambas es que la lista de
referencias incluye solamente los nombres de las
publicaciones que se citan en el informe, en tanto que una
bibliografía incluye los títulos de las publicaciones que se
piensa sean de interés para los lectores, se haga o no
referencia a ellas en el texto.
Las obras se colocan en la lista de las referencias en
el orden en que se mencionaron en el texto, no en orden
alfabético. Sin embargo, en la bibliografía sí se colocan en
orden alfabético, sea por autores o por títulos.
Ocasionalmente, aunque raras veces, se encontrará útil
incluir tanto la lista de referencias como la bibliografía.
Por lo general, los redactores de informes dependen sólo de
la lista de referencias.
Al decidir las partes que se desea incluir en un
informe, se debe comprender la ligera diferencia entre las
funciones que ejecutan las que se han estudiado en esta
sección y utilizar las que encajan en el informe que se
planee. La selección de las partes principales deberá hacerse
al iniciar la planeación. Las secciones pequeñas podrán
agruparse alrededor de las principales. La elección
equivocada de una parte puede desviar todo el plan y costar
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X.P. Consultores, Curso “Redacción de Informes Técnicos” Manual del Participanteconsiderable tiempo volver a ordenar el material.
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