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ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
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Contenido
1 Alcance del proyecto .............................................................................................................................. 5
1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 5
1.2 Objetivos ......................................................................................................................................... 6
1.3 Metodología .................................................................................................................................... 7
2 Metodología empleada en el estudio de trámites y/o servicios .............................................................. 8
2.1 Estado actual .................................................................................................................................. 9
2.2 Estado propuesto .......................................................................................................................... 16
2.3 Plan de acción .............................................................................................................................. 23
3 Estudio de trámites y/o servicios .......................................................................................................... 26
3.1 E26-1 - Certificado de estratificación socioeconómica ................................................................. 27
3.2 E26-2 - Certificado de residencia .................................................................................................. 44
3.3 E26-5 - Residencia Temporal por Convivencia ............................................................................ 62
3.4 E26-6 - Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales ................................................ 82
3.5 E26-7 - Tarjeta de Turismo ......................................................................................................... 103
3.6 E26-8 - Impuesto predial unificado ............................................................................................. 117
3.7 E26-9 - Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros ............... 132
3.8 E26-13 - Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio ............................... 146
3.9 E26-15 - Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos y recibos de pago
Secretaria de Hacienda. ........................................................................................................................ 161
3.10 E26-16 - Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría
de Hacienda. .......................................................................................................................................... 176
3.11 E26-17 - Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias .......... 191
3.12 E26-18 - Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
208
3.13 E26-19 - Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio .. 223
3.14 E26-21 - Exención de Impuesto predial unificado. .................................................................. 238
3.15 E26-27 - Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de
personal Raizal ...................................................................................................................................... 251
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3.16 E26-29 - Impuesto por concepto de rentas varias .................................................................. 265
3.17 E26-30 - Impuesto sobre vehículo automotor ......................................................................... 278
3.18 E26-31 - Duplicado de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad ........................... 293
3.19 E26-32 - Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad. .............................. 313
3.20 E26-33 – Expedición de pasaporte relacionado con gobiernos territoriales ........................... 333
3.21 E26-34 - Permiso para vendedores ambulantes ..................................................................... 354
4 Plan de acción .................................................................................................................................... 370
5 Conclusiones ...................................................................................................................................... 397
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Índice de tablas
Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados ............................................................................ 26Tabla 2. Listado de Planes de acción ....................................................................................................... 370
Índice de ilustraciones
Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados .............................................................................. 7Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto .............................................................................. 7
Ilustración 3. Ejemplo formato de información general ................................................................................. 9
Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general ............................................................ 10
Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos ................................................................................................... 11
Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso ...................................................... 12
Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso ........................................ 15
Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora ................................................................................ 17Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora .......................................................................... 18
Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado .................................................................................................... 19
Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle ......................................................................................... 19
Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso ........................................................................................... 20
Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas ................................................................... 21
Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa ............................................................................. 22
Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad ...................................................... 23
Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción .......................................................................................... 25Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados ................................................. 397
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1 ALCANCE DEL PROYECTO
El presente proyecto, “Optimización de trámites y/o servicios al ciudadano priorizados de la
Administración Pública”, tiene como fin último proponer un plan de acción a las entidades participantes
que les permita implementar oportunidades de mejora en los trámites y/o servicios seleccionados por las
entidades, lo cuales se han identificado a partir del trabajo conjunto con las entidades, analizando la
situación actual, desarrollando propuestas de mejora y proponiendo planes de acción orienten a la
entidad en la implementación de las propuestas.
Esta sección presenta los antecedentes del proyecto, los objetivos del mismo y la metodología empleada
para su elaboración.
1.1 Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos Por un Nuevo País” considera el Buen Gobierno
como una estrategia transversal para impulsar el desarrollo nacional.
En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió en fortalecer la formulación de políticas en todos
los frentes de la Administración Pública, en los ámbitos internacional, nacional y territorial a partir de una
cultura de servicio al ciudadano.
En este contexto, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) aplicó una metodología de priorización
basada en 6 criterios no excluyentes sobre el universo de trámites y/o servicios registrados en el Sistema
Único de Información de Trámites (SUIT), la información sobre la oferta institucional territorial publicada
en las páginas web de las entidades territoriales y los trámites y/o servicios propuestos por los equipos
de gobierno de San Andrés y Chaparral, municipios en donde se implementarán los primeros Centros
Integrados de Servicio al Ciudadano CIS – SI con el fin de identificar aquellos trámites y/o servicios
considerados de alto impacto.
Adicionalmente, el DNP planteó una metodología en cuatro fases para analizar los trámites, dirigida a
focalizar esfuerzos que permitan aumentar el nivel de satisfacción del ciudadano a partir de identificar
oportunidades de mejora a través de interacciones y/o trámites ajustados a las necesidades, expectativas
y realidades del solicitante.
El paso a seguir es aplicar el proceso de racionalización definido en la metodología sobre el universo de
trámites y/o servicios resultantes de la priorización realizada. Complementado con las mejores prácticas y
casos de éxito a nivel internacional y que se traduzca en planes de acción concretos que pueda realizar
cada entidad.
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1.2 Objetivos El presente proyecto tiene como principal objetivo identificar y formular las alternativas de optimización de
trámites y/o servicios al ciudadano priorizados en entidades de la Administración Pública, definidas por el
Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, a partir de la implementación de la metodología aportada
por el DNP y por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).
Para ello, se han definido los siguientes objetivos específicos:
- Complementar la metodología de racionalización propuesta, aportando un mayor nivel de detalle
con base en otras experiencias y casos de éxito.
- Revisar información sobre objeto misional, funciones legales, estructura organizacional, y
trámites y/o servicios disponibles para la ciudadanía de las entidades responsables de los
trámites y/o servicios a optimizar.
- Revisar y analizar el marco normativo (actos administrativos, resoluciones, circulares, decretos y
leyes) que reglamenten o regulen los trámites y/o servicios objeto de la optimización e identificar
los ajustes a la normatividad que los regula cuando haya lugar.
- Documentar los procesos o procedimientos internos que soportan la entrega de los trámites y/o
servicios objeto de optimización identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y
fin), (ii) áreas y cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)
descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros generados en
cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la gestión del trámite y/o servicio y
(viii) sistemas de información que se utilizan o consultan en el desarrollo de cada actividad.
- Recolectar y analizar la situación actual en el que se presta el trámite y/o servicio relacionados
con la caracterización los trámites y los servicios al ciudadano priorizados a través de la
identificación en campo.
- Construir una propuesta para racionalizar cada trámite y/o servicio que contemple los elementos
identificados en la metodología propuesta.
- Validar la propuesta de optimización con diferentes instancias de la entidad y realizar los ajustes
pertinentes sobre la propuesta.
- Orientar la formulación de un plan de trabajo con cada entidad para la implementación de la
propuesta, identificando acciones de corto, mediano y largo plazo.
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1.3 Metodología El proyecto se ha estructurado en cuatro etapas secuenciales desarrolladas con los objetivos
contemplados en la ilustración a continuación.
Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados
Durante estas etapas se fueron desarrollando los productos especificados en la ilustración a
continuación.
Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto
De este modo, en el presente documento corresponde al consolidado del resultado de todo este proceso.
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2 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS
En este apartado se presenta una descripción del contenido del documento y de la metodología
empleada en el estudio de trámites y/o servicios con el objetivo de facilitar la comprensión del documento
al lector. De este modo, incluye una descripción de lo que se va a encontrar en el capítulo Estudio de
trámites y/o servicios y que contiene el Estado actual y el Estado propuesto para cada uno de los trámites
y/o servicios estudiados en la entidad. Así como el Plan de acción propuesto para que la entidad pueda
llevar sus trámites y/o servicios del Estado actual al Estado propuesto.
El levantamiento de procesos del Estado actual (diagnóstico) se realizó durante los meses de febrero y
marzo de 2016; las propuestas de mejora Estado propuesto durante el mes de abril; y la formulación de
los Planes de acción durante el mes de mayo; con base en la metodología adoptada por el DAFP,
complementada, ajustada y armonizada por parte del equipo Consultor para su fortalecimiento y
actualización, a partir de prácticas y estándares internacionales utilizados con éxito en el desarrollo de
iniciativas o proyectos.
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2.1 Estado actual La información encontrada en esta sección está organizada en cinco secciones:
A. Información general y características distintivas
B. Identificación normativa general
C. Mapa del proceso
D. Identificación normativa del proceso
E. Análisis cuantitativo
A continuación se detalla el contenido para cada una de estas secciones.
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
En esta sección se presenta una ficha de trabajo que contiene el levantamiento de información realizado,
el análisis normativo, un diagnóstico del estado de virtualización y complejidad del trámite y/o servicio,
entre otros. Esta corresponde a la información levantada del SUIT y de las observaciones que los
funcionarios que realizan el trámite y/o servicio hicieron sobre cada uno de los campos. Adicionalmente
se incluyen otros datos informativos complementarios como el silencio administrativo, la periodicidad y la
obligatoriedad que tiene este de cara al ciudadano.
Ilustración 3. Ejemplo formato de información general
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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
En la segunda sección de la ficha de trabajo se presenta una tabla que compila de manera organizada y
ejecutiva la normatividad recogida del SUIT, de las reuniones de trabajo y de otras fuentes de información
complementarias, que reglamentan cada trámite y/o servicio:
• Origen • Competencia • Condiciones • Requisitos documentales • Costo • Plazo de respuesta • Procedimiento
Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general
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C. MAPA DEL PROCESO
Acá se presentan las actividades que se han de desarrollar desde que el usuario da inicio al trámite y/o
servicios pasando por las actividades que se ejecutan al interior de la entidad hasta que se le da una
respuesta al usuario. Adicionalmente, se detallan las áreas de la entidad que están encargadas de
realizar las actividades, los documentos que se generan a lo largo del proceso, y los elementos más
relevantes.
Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos
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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la
normatividad: la entidad (área o dependencia), la modalidad (electrónicamente, escrita, back office, etc.),
los requisitos o formalidades, y el sustento normativo.
Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO
Finalmente, en esta sección se presenta un resumen ejecutivo de la situación actual que presenta el
trámite y/o servicio de cara a darle una buena atención al ciudadano.
En primer lugar, se presenta las cifras relevantes de aspectos como:
• Números de registros en el 2015: Impacto del trámite y/o servicio
• Número de requisitos que se piden al ciudadano: Nivel de dificultad para iniciar el
trámite y/o servicio
• Número de pasos en el proceso: Nivel de dificultad para dar respuesta al usuario
Posteriormente se presenta la evolución cualitativa de la facilidad para interactuar con la entidad, el nivel
de virtualidad de este, el nivel de complejidad para dar respuesta, y la coherencia normativa. De manera
detallada, los aspectos sobre los cuales se evalúa cualitativamente el trámite y/o servicio son:
• Nivel de interacción: Evalúa la disponibilidad de los canales a través de los cuales el
usuario puede realizar consultas, preguntas, elevar dudas a la entidad sobre el estado de
desarrollo del trámite y/o servicio o sobre condiciones y requerimientos del mismo. La
evaluación cualitativa se basa en los siguientes criterios.
❶ Básico La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
❷ Regular La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
❸ Avanzado La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación
• Nivel de virtualización: Mide el nivel de interacción que puede tener el ciudadano con la
entidad utilizando tecnologías de la información. La escala de medición del nivel de
virtualidad sigue los parámetros que se presentan a continuación.
⓿ Nada
❶ Presencia La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios web, sin embargo, no posibilita la interacción
❷ Interacción Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
❸ Transacción Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite y/o servicio en línea por medio de pagos en línea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.
• Complejidad del proceso: Evalúa el proceso que se surte de manera interna para
ejecutar el trámite y/o servicio. Los parámetros para evaluar la complejidad del proceso
son los siguientes.
❶ Complejo El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad
❷ Regular El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
❸ Sencillo El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
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• Coherencia normativa del origen: Evalúa que el origen del trámite y/o servicio este
soportado por normas nacionales o reglamentarias y su integración en el SUIT se ajusta
al ordenamiento jurídico. La evaluación cualitativa de este aspecto se rige por los
siguientes criterios.
❶ Inadecuada
No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo
❷ Insuficiente
No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustado al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo
❸ Adecuada
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite y/o servicio sino también la gestión administrativa del mismo
• Coherencia normativa de los requisitos: Evalúa el nivel de soporte normativo que
tienen los requisitos que se le piden al usuario para realizar el trámite y/o servicio, de
acuerdo a los siguientes criterios de evaluación.
❶ Inadecuada
Ninguna de las exigencias documentales encuentra soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo
❷ Insuficiente
No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo
❸ Adecuada
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo
• Coherencia normativa de los costes: Determina el nivel de coherencia normativa y
sustento legal del método de cálculo de la fijación de tarifas, de acuerdo a los siguientes
parámetros.
❶ Inadecuada
La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
❷ Insuficiente
La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
❸ Adecuada
La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
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El compendio de estos criterios se puede observarse en la siguiente Ilustración:
Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso
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2.2 Estado propuesto En esta sección se parte de las características de un Trámite tipo, es decir i) aquel que representa un
proceso que implica la mayor eficiencia posible para la entidad y por ende para el ciudadano, ii) que
busca además que el ciudadano realice el trámite sin necesidad de acercarse físicamente a la entidad; y
iii) que permite a las entidades colaborar entre sí para compartir la información disponible.
A su vez, como consecuencia del volumen de trámites trabajados, se desarrolló un catálogo de mejoras
las cuales se agruparon, de acuerdo a su naturaleza, en cuatro categorías principales:
• Información: En esta categoría se agruparon todas aquellas mejoras que apuntan a ampliar,
mejorar, y actualizar la información del trámite y/o servicio que se le presenta al ciudadano
(tiempos de respuesta, costos, requisitos, formatos, medios, etc.).
• Administración: Corresponde a todas aquellas mejoras que apuntan a simplificar los procesos
internos, implementación de formatos, y herramientas de trabajo (no tecnológicas); para dar una
respuesta más ágil y rápida al ciudadano.
• Tecnología: Agrupa todas las propuestas de mejora enfocadas a la implementación, ampliación
y mejora de los sistemas utilizados a lo largo de la ejecución del trámite. Desde herramientas que
facilitan el contacto con el usuario, hasta aquellas que facilitan la conectividad al interior de la
entidad y la gestión del trámite y/o servicio.
• Interoperabilidad: Corresponde a las propuestas que están enfocadas a disminuir los requisitos
que se le piden al usuario, porque pueden ser obtenidos por la entidad a través de la
implementación de convenios de cooperación con otras entidades.
Así, para atender de manera estructurada las propuestas de mejora en los trámites y/o servicios, se hace
un análisis de qué le falta al trámite y/o servicio en la actualidad a comparación de trámite tipo, teniendo
en cuenta que es un modelo estándar al cual todos los trámites y/o servicio deben alcanzar -según el
ejemplo que se presenta a continuación-.
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Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora
Como se ve en la ilustración, esto aplica para todas las categorías definidas a excepción de las mejoras
ADMINISTRATIVAS, ya que estas dependen de las particularidades de cada trámite y/o servicio,
mientras que las mejoras en los otros cuatro ejes buscan la ESTANDARIZACIÓN apuntando a las
características del TRÁMITE TIPO.
Por último, se presenta de manera esquemática el contenido de las fichas de mejoras planteadas para
cada uno de los trámites. Las fichas se han estructurado para presentar los siguientes contenidos:
A. Propuestas de mejora
B. Planteamiento del mapa de procesos
C. Cuantificación del impacto de las mejoras del proceso
D. Recomendaciones normativas
E. Cuantificación de las mejoras normativas.
A continuación se presenta de manera detallada cada uno de los componentes.
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A. PROPUESTAS DE MEJORA
Para cada uno de los trámites y/o servicios se presenta en una tabla la descripción de cómo se desarrolla
la actividad o el trámite y/o servicio en general en la actualidad (situación que es susceptible de ser
cambiada), así como la respectiva propuesta de mejora. Identificando para cada una de éstas el
horizonte de implementación, teniendo en consideración el nivel de desarrollo del back office, los
recursos de trabajo disponibles (sistemas), y la complejidad de la propuesta.
Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora
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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
En esta sección se presenta el mapa de procesos en el largo plazo, una vez se hayan implementado
todas las propuestas de mejora. El mapa detalla todas las actividades y las áreas encargadas, y
diferencia las actividades actuales, de las modificadas (color morado) y agregadas (color verde).
Entendiendo que las actividades modificadas son aquellas que ya existen en la actualidad pero que se ha
modificadas o ampliadas; y como actividades agregadas, aquellas que son completamente nuevas. Para
el caso de la numeración es importante tener en cuenta que no se visualizarán las actividades
eliminadas, pero se mantendrá la numeración inicial y para las actividades agregadas, se dará continuidad a la numeración inicial.
Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado
Finalmente, al final del mapa se detallan las actividades que se han eliminado con sus respectivas
explicaciones, las actividades que se han modificado con el detalle de la modificación planteada, y las
actividades que se han agregado con la explicación de la mejora planteada.
Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle
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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
En esta sección se presenta la valoración del trámite y/o servicio en los aspectos relacionados con el
proceso, evaluando a lo largo del horizonte temporal de implementación de las mejoras, el nivel de
interacción (canales), el nivel de virtualización, y la complejidad del proceso. Comenzando por la
valoración de cada uno de estos ítems en la actualidad (A) (valoración realizada y presentada en la
caracterización de los procesos), pasando por el corto (C) y mediano plazo (M), y finalizando con la
evaluación a largo plazo (L). Así, la evaluación de cada uno de los ítems a lo largo del horizonte temporal
se realiza utilizando una escala de medición que va desde el 1 hasta el 3; siendo 1 el nivel más bajo
(básico) y 3 es nivel más alto (avanzado).
Adicionalmente, para cada trámite y/o servicio se presenta una valoración del número de requisitos y del
número de pasos en la actualidad y en el largo plazo, una vez se haya implementado todas las mejoras
propuestas. Lo anterior se complementa con una medición de la variación de los requisitos y de los pasos
del escenario propuestos con respecto a la situación actual. En este punto, es necesario precisar que en
algunos trámites y/o servicios se encuentra que el escenario propuesto (como el del ejemplo, Ilustración
12) tiene un número mayor de pasos que en la actualidad sin que esto influya en el tiempo del trámite y/o
servicio, sino por el contrario, corresponden a pasos adicionales que traen eficiencia al mismo.
Teniendo en consideración los parámetros de valoración anteriormente descritos, para cada uno de los
trámites y/o servicios se presentará la valoración cualitativa del proceso así:
Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso
A C M L
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❷ Regular
6 5 -17%7 15 114%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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D. RECOMENDACIONES NORMATIVA
Esta sección recoge los hallazgos obtenidos a partir del mapeo normativo y el levantamiento del proceso
en aspectos como:
• Evolución de la información
• Prácticas de control
• Acreditaciones documentales extralegales
• Exigencias documentales redundantes
• Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley
Para cada uno de estos aspectos se realiza un análisis jurídico y normativo del cumplimiento de leyes y
decretos de ley que repercuten en los aspectos anteriormente mencionados. Planteando las
recomendaciones para que presente primero el hallazgo, y posteriormente la mejora con su respectiva
sustentación.
Para complementar el análisis, la última fila del cuadro presenta un diagnóstico del control regulatorio
general del trámite y/o servicio, en el cual se resume el ajuste regulatorio de todos los aspectos
analizados, señalando cuales leyes y decretos leyes están siendo vulnerados en cada uno de los casos;
y por lo tanto, qué medidas debe tomar la entidad para dar cumplimiento a la ley.
Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas
Finalmente, es importante señalar que los hallazgos y recomendaciones normativas deben ser
interpretados de manera independiente a las recomendaciones de mejoras al proceso, debido a que se
entiende que la entidad puede ir mejorando su gestión del proceso aun cuando posee un bajo control
regulatorio del trámite y/o servicio.
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control
ex ante que no
generan valor
agregado
Acreditaciones
documentales
extralegales
Exigencias
documentales
redundantes
Exigencias de
condiciones o
requisitos no
contempladas en la
ley
Bajo control
regulatorio
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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
En esta sección se presenta la cuantificación de las mejoras normativas, siguiendo los mismos criterios
utilizados en la caracterización. Presentando la valoración del estado actual y su evolución en el largo
plazo, una vez se hayan implementado todas las mejoras identificadas. Por ejemplo, véase la ilustración
a continuación.
Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa
A C M L❷ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA NORMATIVA
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2.3 Plan de acción A diferencia de las secciones metodológicas anteriores realizadas por trámite y/o servicio, el Plan de
acción es integral para toda la entidad. Esto en razón a que las acciones apuntan a mejorar todos los
trámites y/o servicios de la entidad. De este modo, al principio de esta sección se presentan los planes de
acción para aquellas propuestas de mejora que implican un cierto nivel de complejidad. Cada plan de
acción tiene una identificación (ID) y corresponde a una de las categorías anteriormente definidas. A
continuación se muestra un ejemplo:
Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad
Esta tabla es seguida por una ficha para cada Plan de acción en la que se detallan los siguientes
elementos:
• El nombre e identificación (ID)
• Categoría a la que pertenece
• Descripción
• La información sobre quién será el líder de plan de acción
• Duración
• Justificación
• Cronograma que especifica las tareas a realizar, en qué momento y su responsable
• Características cualitativas del plan de acción que servirán para determinar la priorización
de implementación de estos planes:
- Riesgo: Un plan de acción trae riesgo cuando en su implementación se afecta la
atención al ciudadano
Bajo Cuando la implementación no afecta en nada en la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano
Medio Se evidencia la posibilidad de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada
Alto Existe un riesgo real de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada
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- Esfuerzo: Hace referencia a la dificultad de las tareas que componen el plan de
acción, entre más complejas aumenta el nivel de esfuerzo y la dedicación del
personal para su implementación
Bajo Ocupa menos del 30% del tiempo del personal implicado
Medio Ocupa entre el 30% y 70% del tiempo del personal implicado
Alto Ocupa más del 70% del tiempo del personal implicado
- Inversión: Da cuenta de los recursos monetarios que requiere la entidad para
llevar a cabo el plan de acción
Bajo La inversión es despreciable
Medio Cuando no afecta el presupuesto normal de la entidad
Alto Cuando se requiere la aprobación de un presupuesto especial
- Tiempo: Aquel requerido para implementar el plan de acción.
Bajo La duración de la implementación del plan de acción se mide en semanas (hasta 12 semanas)
Medio La duración de la implementación del plan de acción se mide en meses (a partir de tres mes y hasta un año)
Alto La duración de la implementación del plan de acción se mide en años
Nota: El tiempo estimado para las implementaciones de tecnología que impliquen
el rediseño de procesos está estimado para el análisis de diez trámites.
• Indicadores: unidades de medición que se tiene que ir viendo para dar cuenta de la
evolución en el tiempo (seguimiento) y medir la efectividad de la implementación del plan
de acción
• Los trámites y/o servicios a los que aplica el plan de acción
• Descripción de las tareas enunciadas anteriormente
A continuación un ejemplo de un Plan de acción perteneciente a la categoría Normativo. Esta misma
ficha es empleada por todas las categorías.
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Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción
Adicionalmente, se recomienda a la entidad que al realizar las implementaciones de los planes de acción
se realicen las mediciones sobre cada uno de los trámites y/o servicios, con referencia a lo propuesto en
la sección E. Análisis cuantitativo y cualitativo del Estado propuesto) con el fin de cuantificar la mejora
sobre los mismos.
ID
2
ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 x
2 x x x x
1
2
NOR-3Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos
Descripción de tareas
No. de convenios suscritos para intercambio de
información y eliminación de
Tarea
Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los asjutes.
Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, y ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad.
Indicador 1No. de programas o
servicios que no tipif ican como trámite y que cuentan
Indicador 3Indicador 2
TiempoALTO
Riesgo
MesesNORMATIVO
Trámites que aplica
BAJOEsfuerzo
ALTOInversión
BAJO
Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico.
Acción
R evis iónyac tualizac ióndeldiagnó s tico regulato rio
D is eño delarefo rmao intervenc iónregulato ria
Responsable
A bogado deapoyo aláreares pons abledeltrámite
J efedeÁ reares pons abledelT rámite
Descripción
Líder Categoría Duración total
E8-1 Certif icado Catastral NacionalE8-2 Certif icado Plano PredialE8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble
Cronograma (Meses)
Director Área Responsable del Trámite
Justificación
El plan de acción se justif ica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas.
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3 ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS
En este capítulo se presenta para cada Trámite ó Servicio caracterizado junto con la entidad el Estado
actual y el Estado propuesto según lo estipulado en la sección de Metodología. Un listado estos trámites
se presenta en la tabla a continuación:
ID Nombre del Trámite / OPA E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-2 Certificado de residencia E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-7 Tarjeta de Turismo E26-8 Impuesto predial unificado
E26-9 Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros
E26-13 Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
E26-15 Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos y recibos de pago Secretaria de Hacienda.
E26-16 Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda.
E26-17 Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias
E26-18 Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
E26-19 Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
E26-21 Exención de Impuesto predial unificado.
E26-27 Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de personal Raizal
E26-29 Impuesto por concepto de rentas varias E26-30 Impuesto sobre vehículo automotor
E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad
E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad.
E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales E26-34 Permiso para vendedores ambulantes
Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados
Adicionalmente, para los trámites analizados se identificaron los siguientes sistemas:
• CITI
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3.1 E26-1 - Certificado de estratificación socioeconómica
3.1.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1244 Fecha de actualización: 5/6/2015
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT1
Certificado de estratificación socioeconómica
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Certificar el estrato socio-económico oficial de uno o varios inmuebles residenciales, urbanos y rurales que se encuentren en jurisdicción del Municipio.
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Certificado de estratificación socioeconómica
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
12.700,00 8 Día(s) - calendario
Obs. 14,3 Cuando está clara la información toma 1 días. 15 días o un mes
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato2 Presencial Presencia
Obs3. Constancia y reclamo se podrá hacer de manera virtual. Están en gestiones para incorporar PSE
---
ATENCIÓN
Dato Presencial
Telefónico
Obs. Posteriormente se podrá hacer por correo electrónico
1 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 2 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 3 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Todos
Carta de solicitud: 1 Original
Conocer el número de registro catastral
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
Decreto 007 de 2010, (Artículo 1)
Ley 689 de 2001, (Artículos 16, 17)
Ley 142 de 1994, (Artículo 101 Numerales 101.1 - 101.4)
Ley 505 de 1999, (Todos)
Ley 732 de 2002, (Artículo 6)
Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 191)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Potestativo
Obs. Para reclamo aplica el derecho de petición positivo
---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 101 de la Ley 142 de 1994
Legal Ordinaria
Es deber de cada municipio clasificar en estratos los inmuebles residenciales que deben recibir servicios públicos. Y es deber indelegable del alcalde realizar la estratificación respectiva.
Artículo 1 del Decreto 7 de 2010
Reglamentaria Servicio de Estratificación: Es el servicio de clasificación de los inmuebles residenciales a cargo de cada Municipio y Distrito con el apoyo del Comité Permanente de Estratificación, el cual comprende todas las actividades que conduzcan a la realización, adopción, actualización y suministro de información para la aplicación de las estratificaciones tanto urbana como semiurbana o de centros poblados y rural que comprende fincas y viviendas dispersas.
Realización de la Estratificación: Es el conjunto de actividades a cargo de la Alcaldía y del Comité Permanente de Estratificación Municipal o Distrital, conducentes a la ejecución, en forma directa o mediante contratación, de los estudios para la asignación de los estratos socioeconómicos en la zona urbana, semiurbana o de centros poblados y rural que comprende fincas y viviendas dispersas, conforme a las metodologías nacionales establecidas. Lo anterior, se efectúa en los plazos generales que fije la ley a los Alcaldes, o en los plazos particulares que se le fije cuando no se hayan llevado a cabo los estudios en los plazos generales de ley; cuando por circunstancias naturales o sociales deban hacerse de nuevo; o cuando al hacerlos se hayan aplicado incorrectamente las metodologías establecidas en las normas. El costo de la realización de las estratificaciones, comprende exclusivamente las actividades descritas en los Manuales e Instructivos Metodológicos Nacionales establecidas.
Adopción de la Estratificación: Es el conjunto de actividades a cargo de la Alcaldía y del Comité Permanente de Estratificación Municipal o Distrital, que comprenden las labores relativas a la evaluación del impacto social y financiero de los resultados, a la divulgación general de los resultados de los estudios, a la expedición de los Decretos Municipales o Distritales de adopción de los resultados y de plazos de aplicación por parte de las Empresas, y a la publicación oficial de los decretos.
Aplicación de la Estratificación: Es el conjunto de actividades a cargo de las Empresas Comercializadoras de Servicios Públicos Domiciliarios, que permitan la asignación del estrato socioeconómico a cada uno de los domicilios residenciales atendidos por la Empresa, de acuerdo con los resultados adoptados por la Alcaldía y la información suministrada por esta, de manera tal que la estratificación aplicada permita la facturación de los servicios públicos domiciliarios a los usuarios o domicilios residenciales, la asignación de subsidios y el cobro de contribuciones de conformidad con los mandatos legales vigentes.
Actualización de la Estratificación: Es el conjunto de actividades permanentes a cargo de la Alcaldía y del Comité Permanente de Estratificación Municipal o Distrital, para mantener actualizada la clasificación de los inmuebles residenciales mediante: a) La atención de los reclamos; b) La reclasificación de viviendas cuyas características físicas externas o internas –según sea el caso metodológico– hayan cambiado sustancialmente (mejorado o deteriorado), o cuyo contexto urbano, semiurbano o rural haya cambiado sustancialmente (mejorado o deteriorado); c) La estratificación e incorporación de nuevos desarrollos, y d) La
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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
revisión general cuando la Alcaldía o el Comité, previo concepto técnico de la entidad competente, detecten falta de comparabilidad entre los estratos. El costo de la actualización de la estratificación comprende exclusivamente las actividades descritas en los manuales e instructivos metodológicos Nacionales establecidos.
COMPETENCIA Ninguna
La competencia para Certificar el Estrato Socioeconómico de un inmueble no tiene disposición expresa, sin embargo ella se deriva del deber que tiene el municipio de llevar a cabo el proceso de estratificación y del derecho fundamental de petición que tiene todo ciudadano a solicitar que se certifique dicha información. En este sentido y ante la ausencia de regulación especial, la competencia para certificar el trámite se origina en el mismo Artículo 101 de la Ley 142 de 1994 ya citado como sustento para el origen del trámite, armonizado con el Artículo 13 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho de petición.
CONDICIONES Ninguna (*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que establezcan condiciones del trámite.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Ninguna (*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que establezcan requisitos documentales del trámite.
COSTO
Artículo 338 de la Constitución Política
Constitucional Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales, así como la autorización a las autoridades para fijar la tarifa de las tasas y contribuciones que se cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, bajo la condición de que el sistema y el método para definir tales costos y beneficios y la forma de hacer su reparto, estén previamente fijados por la ley, las ordenanzas o los acuerdos.
Artículo 189, 190 y 191 de la Ordenanza 20 de 2006
Reglamentaria Fija las tasas a cobrar por el Ente Territorial para las distintas actuaciones, trámites y documentos. La norma establece que todas las personas naturales o jurídicas que soliciten los certificados, documentos o demás servicios afines relacionados, cancelarán a favor del Departamento estas Rentas Ocasionales: OTROS CERTIFICADOS DISTINTOS A LOS ANTERIORES $10.000
El parágrafo del artículo 191 indica que las tarifas serán reajustadas anualmente de acuerdo con el Índice de Precios al Consumidor (IPC) fijado por el Gobierno nacional.
PLAZO DE
RESPUESTA
Ninguna
(*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que establezcan términos respecto a este trámite.
La entidad reportó tardar 1 día para expedir la Certificación, siempre que esté clara la información. De lo contrario tarda 8 días.
PROCEDIMIENTO Ninguna (*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que determinen procedimiento del trámite. En consecuencia y por remisión expresa que hace el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a las normas de procedimiento que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en los Artículos 13, 14, 15, 16 y 17 de la Ley Estatutaria 1755
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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
de 2015.
Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulen el trámite. (*) En todos aquellos aspectos que no se encuentran regulados de manera especial, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en la Ley estatutaria 1755 de 2015, en especial los Artículos 13, 14, 15, 16 y 17.
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C. MAPA DEL PROCESO
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Elementos relevantes
4. Entregar el documento
Documentos:
Carta de solicitud: 1 Original
Conocer el número de registro catastral
14. Realizar la visita
Una sola persona es la que recibe, diligencia las solicitudes, y realizar las visitas domiciliarias. Haciendo
que se pierda un día de producción cuando se realizan las visitas de campo, o tardar varios días para
realizar la visita por tener mucho trabajo de oficina.
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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
Solicitar el trámite de certificación
Secretaría de planeación- oficina de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Formato de solicitud diligenciado, suministrando el número de registro catastral del predio o inmueble.
Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Ninguna
Realizar el pago Entidad bancaria Presencial Front Office entidad bancaria
Ninguno Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política
Reglamentario: Artículo 189, 190 y 191 de la Ordenanza 020 de 2006
Entregar comprobante de pago bancario
Secretaría de planeación- oficina de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Verificar y recibir documentos
Secretaría de planeación- oficina de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Reparto interno al funcionario competente
Secretaría de planeación- oficina de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Revisión de documentos, elaboración y entrega de constancia.
Secretaría de planeación- oficina de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar al solicitante Secretaría de planeación- oficina de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite. No hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
2 20
❷ Regular
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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3.1.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay información
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-1-10 El solicitante recoge el recibo en la entidad para su posterior pago en el banco correspondiente y allegar a la entidad la factura correspondiente una vez hecho el pago
Desarrollar un convenio con una o (varias) entidad(es) bancaria(s) para implementar el servicio de notificación e identificación cuando se realice el pago. Implementar la emisión de la orden de consignación digital para que el ciudadano imprima y pague en el banco sin necesidad de ir a entidad; y que el banco reporte a la entidad quién pagó y qué trámite pagó
Medio
E26-1-18 Cuando el solicitante presenta la solicitud y la
documentación son recepcionadas por la ventanilla única, y después las envían al asistente de la Secretaría de la Planeación para su posterior distribución al funcionario competente
Delegar la tarea de escanear la solicitud y documentación, así como la comprobación del número del registro catastral a la ventanilla única. De esta manera, el asistente de la Planeación no tiene que involucrar en el proceso verificando sólo el número del registro catastral, siendo una tarea simple que puede llevar a cabo la primera persona que recepciona la solicitud. Con esto pretendemos agilizar el proceso del trámite y remitir una respuesta a la solicitud planteada lo antes posible sin demora alguna.
Medio
E26-1-27 Una parte del trabajo del funcionario
comprende las siguientes actividades: - Realizar la visita cuando se trata de zonas rurales -Realizar entrevistas cuando se trata de zonas urbanos para el levantamiento de la información y ubicación
Externalizar la actividad de realizar las visitas y entrevistas a una empresa tercera con el objetivo de optimar el tiempo de los funcionarios. Así los funcionarios pueden concentrar su atención en el estudio de la esencia del trámite y proceder a la emisión del resultado del trámite en el tiempo estimado y acordado de acuerdo al imperativo legal
Medio
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-1-11 El solicitante efectúa el pago de forma
presencial ante la entidad bancaria correspondiente sin posibilidad de realizar dicho pago en PSE
Habilitar una plataforma de pagos electrónicos como PSE, para este trámite, que posibilita al ciudadano pagar desde su ordenador o desde un dispositivo móvil
Largo
E26-1-12 El solicitante efectúa el pago en la entidad
bancaria correspondiente, sin posibilidad de realizar el pago en corresponsal bancario
Ampliar las opciones de pago de este trámite mediante el establecimiento de un acuerdo con el banco para posibilitar el pago de los recibos de pago a través de corresponsales bancarios, o a través de empresas de canales y pagos para el pago a través de PIN.
Medio
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ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-1-5 El solicitante tiene que acudir personalmente
para radicar la solicitud, debido a la ausencia de la posibilidad de realizarla por medio de web
Habilitar la web de la entidad (en la ventanilla virtual) para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Corto
E26-1-7 El solicitante entrega los requisitos
documentales en persona, ya que la entidad no dispone de medios para que el usuario pueda radicarlos en línea
Implementar dentro de la ventanilla virtual de la entidad la posibilidad para que el usuario pueda enviar sus documentos de este trámite electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente
Corto
Interoperabilidad
No hay información
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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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Elementos eliminados
6. (Verificar documentación): Esta actividad se elimina, ya que la implementación de formulario web,
que debe ser utilizado por el personal de ventanilla y por el usuario para radicar el documento, permitirá
evidenciar si los componentes de que consta la carta de solicitud están completos (ya que el formato
tendrá todos los campos necesarios como un validador para realiza esta tarea.
8. (Recepcionar el documento): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,
proponemos eliminar la ventanilla concerniente a la asistencia de Secretaría de Planeación. La
documentación será revisada por la ventanilla de archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra
ventanilla para realizar tareas similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos
tanto humanos como económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y así como la
siguiente, el rol de la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática.
9. (Remitir al funcionario competente): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la
solicitud, proponemos eliminar la ventanilla concerniente a la asistencia de Secretaría de Planeación. La
documentación será distribuida por la ventanilla de archivo y correspondencia al funcionario competente
sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas similares. Con esto obtenemos la optimización
del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como consecuencia de la eliminación de
esta actividad y así como la anterior, el rol de la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de
forma automática
Elementos agregados
23. (Diligenciar formulario): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos la
habilitación de la web de la entidad que permita la posibilidad de radicar la solicitud en línea
(diligenciando el formulario web con la información requerida). El ofrecimiento de la alternativa de realizar
uno de los pasos del trámite en línea permite que el usuario no tenga que desplazar en persona y acercar
a la entidad para la entrega de la documentación. Como consecuencia de esta propuesta, tanto el usuario
como la propia entidad pueden reducir sus recursos económicos y humanos.
24. (Realizar pago (corresponsal o en línea)): Añadir las alternativas de pago en el corresponsal y en
línea. Posibilitar al usuario para que pueda elegir la alternativa que mejor le convenga acorde a sus
necesidades.
25. (Diligenciar formulario web): La implementación de la posibilidad de realizar el trámite a través de
la web, viene acompañado del desarrollo de un formulario web diligenciable en el sistema. El cual deberá
incluir todos los campos que debe contener todos los campos de información que se necesitan ser
diligenciados (y validados por el sistema) para realizar el trámite.
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Elementos modificados
3. (Realizar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las alternativas
de pago en el corresponsal y en línea. Posibilitar al usuario para que pueda elegir la alternativa que mejor
le convenga acorde a sus necesidades.
14. (Realizar visita): Dicha actividad será llevada a cabo por una empresa externa que se encargará
del levantamiento de la información cuando sea necesario. Esta empresa se encargará de hacer todo el
levantamiento de información en terreno de este trámite, como de trámites como SISBEN.
Como consecuencia de la externalización de la actividad, creamos un nuevo carril denominado
tercerización de visitas.
16. (Realizar la entrevista para el levantamiento de la información y ubicación): Dicha actividad será
llevada a cabo por una empresa externa que se encargará del levantamiento de la información. Como
consecuencia de la externalización de la actividad, creamos un nuevo carril denominado tercerización de
visitas.
20. (Entregar la constancia por correo electrónico): La constancia puede ser entregada mediante el
correo ordinario o de manera digital acorde a lo que el usuario haya optado.
21. (Recibir la constancia por correo electrónico): En consonancia con la anterior actividad, la
constancia puede ser recibida por medio del correo ordinario o de manera digital dependiendo del medio
que haya solicitado el usuario.
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A. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❷ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
2 2 0%20 18 -10%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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B. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Acreditaciones
documentales extralegales
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias
documentales redundantes
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la
ley
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio
La información del costo del
trámite está desactualizada
en el SUIT. No se halló
norma territorial que
establezca la actualización
anual que el Departamento
efectúa de la tarifa general
establecida en el Estatuto
de Rentas (año 2016
correspondía a $10.000.
La entidad reporta que la tarifa vigente es de $14.300 pesos, no obstante en el SUIT está reportado un valor de $12.700 pesos. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 39 del Decreto Ley 019 de 2012, la primera de las tarifas no resulta exigible hasta tanto no se efectúe su actualización en el SUIT. El texto de la norma es el siguiente: Las entidades públicas y los particulares que ejercen una función administrativa expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite, deberán previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su adopción e implementación. Debe incorporarse en el SUIT la norma específica (decreto reglamentario departamental) que anualmente va estableciendo el ajuste al IPC de la tarifa del trámite.
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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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3.2 E26-2 - Certificado de residencia
3.2.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=2664 Fecha de actualización: 22/01/2016
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT4
Certificado de residencia
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Departamento Archipiélago
Obs. Obtener una constancia que se está tramitando el derecho de permanencia en el Departamento Archipiélago
RESULTADO
Dato SUIT
Tarjeta de Residencia
Obs. Certificado que está realizando el trámite
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
1. Dos SMMLV
2. Un SMMLV
3. 75% SMMLV
4. 3 SMMLV
180 Día(s) - calendario
Obs. 14 10 días hábiles
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato5 Presencial Presencia
Obs6. --- -
ATENCIÓN
Dato Presencial
Telefónico
Obs. Correo electrónico
4 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 5 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 6 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos y extranjeros
1. Carta de solicitud
2. dos fotos originales de 3X4
4. Registro civil de nacimiento copia
5. Cédula de ciudadanía fotocopia
6. Tarjeta de identidad fotocopia
Nota: Si es para Tarjeta de Residente Menor de 18 años de edad - No Raizal. Cédula de ciudadanía Cedula de ciudadanía de uno de los padres :1 Copia(s)
Nota 2: Solicitante no raizal. Pruebas Documentales de 1988, 1989 y 1990:1 Copia, Referencias Personales del Solicitante:3 Copia (adjuntado la fotocopia de loa cédula de ciudadanía de quien otorga la referencia), Referencias Laborales de los últimos diez (10) años:1 Copia, Referencias comerciales :3 Copia, Referencias Bancarias:3 Original(es) (Tres Últimos Extractos Bancarios), Contrato de arrendamiento:1 Copia, Certificado de Ingresos:1 Copia, Extractos Bancarios :1 Original, Certificado de Estudios :1 Fotocopia
Nota 3: Solicitante raizal. Árbol Genealogico:1 Fotocopia
Obs. 1. Carta de solicitud
2. Recibo de pago únicamente
NORMATIVA
Dato SUIT
Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 264)
Acuerdo 001 de 2002, (Artículo 14)
Acuerdo 001 de 2010, (Artículos 16-21)
Decreto Ley 2762 de 1991, (Artículos 1-6)
Obs. Codigo de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Potestativo
Obs. Si aplica ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83 y 84 del Código Civil Colombiano
Legal Ordinaria
El domicilio consiste en la residencia acompañada, real o presuntivamente del ánimo de permanecer en ella. El domicilio civil es relativo a una parte determinada de un lugar de la unión o de un territorio. El lugar donde un individuo está de asiento, o donde ejerce habitualmente su profesión u oficio, determina su domicilio civil o vecindad. No se presume el ánimo de permanecer, ni se adquiere consiguientemente domicilio civil en un lugar, por el solo hecho de habitar un individuo por algún tiempo casa propia o ajena en él, si tiene en otra parte su hogar doméstico, o por otras circunstancias aparece que la residencia es accidental, como la del viajero, o la del que ejerce una comisión temporal, o la del que se ocupa en algún tráfico ambulante. Al contrario, se presume desde luego el ánimo de permanecer y avecindarse en un lugar, por el hecho de abrir en él tienda, botica, fábrica, taller, posada, escuela y otro establecimiento durable, para administrarlo en persona; por el hecho de aceptar en dicho lugar un empleo fijo de lo que regularmente se confieren por largo tiempo; y por otras circunstancias análogas. El domicilio civil no se muda por el hecho de residir el individuo largo tiempo en otra parte, voluntaria o forzadamente, conservando su familia y el asiento principal de sus negocios en el domicilio anterior. Así, confinado por decreto judicial a un paraje determinado, o desterrado de la misma manera fuera del territorio nacional, retendrá el domicilio anterior mientras conserve en él su familia y el principal asiento de sus negocios. Se presume también el domicilio, de la manifestación que se haga ante el respectivo prefecto o corregidor, del ánimo de avecindarse en un determinado distrito. Cuando ocurran en varias secciones territoriales, con respecto a un mismo individuo, circunstancias constitutivas de domicilio civil, se entenderá que en todas ellas lo tiene; pero si se trata de cosas que dicen relación especial a una de dichas secciones exclusivamente, ella sola será para tales casos el domicilio civil del individuo. La mera residencia hará las veces de domicilio civil respecto de las personas que no tuvieren domicilio civil en otra parte.
Artículo 310 de la Constitución Política
Constitucional El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina se regirán, además de las normas previstas en la Constitución y las leyes para los otros departamentos, por las normas especiales que en materia administrativa, de inmigración, fiscal, de comercio exterior, de cambios, financiera y de fomento económico establezca el legislador. Mediante ley aprobada por la mayoría de los miembros de cada cámara se podrá limitar el ejercicio de los derechos de circulación y residencia, establecer controles a la densidad de la población, regular el uso del suelo y someter a condiciones especiales la enajenación de bienes inmuebles con el fin de proteger la identidad cultural de las comunidades nativas y preservar el ambiente y los recursos naturales del Archipiélago. Mediante la creación de los municipios a que hubiere lugar, la Asamblea Departamental garantizará la expresión institucional de las comunidades raizales de San Andrés. El
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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
municipio de Providencia tendrá en las rentas departamentales una participación no inferior del 20% del valor total de dichas rentas.
COMPETENCIA Artículo 22 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinario
Para el caso específico del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, y teniendo en cuenta las condiciones particulares de su territorio, el Decreto en virtud del Artículo 42 transitorio de la Constitución, adoptó las medidas para controlar la densidad poblacional. En el citado artículo se dispuso la creación de la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones de que trata el Decreto.
Artículo 24 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinario
El Director de la Oficina será nombrado para períodos de un año, por la Junta Directiva, de terna presentada por el Gobernador del Departamento Archipiélago, y podrá ser reelegido.
Serán sus funciones:
Expedir las tarjetas de residente y residente temporal, conforme lo dispone el presente Decreto;
Siendo esta la autoridad competente en materia de residencia, y pudiendo expedir las tarjetas de residente, a fortiori, puede también certificar sobre la residencia.
CONDICIONES Artículo 78 del Código Civil
Legal Ordinaria
Ser vecino o residente del municipio. El lugar donde un individuo está de asiento, o donde ejerce habitualmente su profesión u oficio, determina su domicilio civil o vecindad.
Artículo 2 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinaria
Tendrá derecho a fijar su residencia en el Departamento Archipiélago quien se encuentre en una de las siguientes situaciones:
• Haber nacido en territorio del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, siempre que alguno de los padres tenga, para tal época, su domicilio en el Archipiélago;
• No habiendo nacido en territorio del Departamento, tener padres nativos del Archipiélago;
• Tener domicilio en las islas, comprobado mediante prueba documental, por más de 3 años continuos e inmediatamente anteriores a la expedición de este Decreto;
• Haber contraído matrimonio válido, o vivir en unión singular, permanente y continua con persona residente en las islas siempre que hayan fijado por más de 3 años, con anterioridad a la expedición de este Decreto, el domicilio común en territorio del Departamento Archipiélago;
• Haber obtenido tal derecho en los términos previstos en el artículo siguiente.
Artículo 3 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinaria
Podrá adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Departamento Archipiélago quien:
a) Con posterioridad a la fecha de expedición de este Decreto, contraiga matrimonio o establezca unión permanente con un residente, siempre que se fije el domicilio común en el Departamento, a lo menos por 3 años continuos. Al momento de solicitar la residencia permanente se deberá acreditar la convivencia de la pareja;
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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
b) Haya permanecido en el Departamento en calidad de residente temporal por un término no inferior a 3 años, haya observado buena conducta, demuestre solvencia económica y, a juicio de la Junta Directiva de la Oficina de Control de Circulación y Residencia, resulte conveniente su establecimiento definitivo en el Archipiélago.
La Junta decidirá sobre la conveniencia de que trata el literal anterior, tomando en cuenta la oferta de mano de obra en el Departamento Archipiélago, la densidad poblacional en el mismo y las condiciones personales del solicitante.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ninguna
COSTO Artículo 338 de la Constitución Política
Constitucional
Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales en el Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales, así como la de autorización de tarifas de tasas y contribuciones que se cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, bajo la condición de que el sistema y el método para definir tales costos y beneficios y la forma de hacer su reparto, estén previamente fijado por la ley, las ordenanzas o los acuerdos
Artículo 22 del Decreto Ley 2762 de 1991
Lega Ordinaria
La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina determinarán el costo de la expedición de cada una de las tarjetas a que se refiere este Decreto.
Artículo 264 de la Ordenanza 20 de 2006 del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina
Acto Administrativo de carácter Departamental - Municipal
Fija las tasas a cobrar para las distintas actuaciones, trámites y documentos. La norma establece las tarifas para la expedición de las diferentes tarjetas de residencia, no obstante, el trámite se refiere a la constancia de estar adelantando este proceso. En razón de lo anterior se encuadra dentro de lo dispuesto por el artículo 191, que estableció el valor de OTROS CERTIFICADOS en la suma de 10.000 pesos, actualizados de acuerdo al IPC.
PLAZO DE RESPUESTA
Ninguna
(*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que establezcan términos respecto a este trámite.
La entidad reportó tardar 10 días para expedir la Certificación, lapso que se encuentra dentro del término legal establecido en el Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 para resolver los derechos de petición (15 días). Esta norma resulta aplicable por remisión expresa que hace el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, ante la ausencia de regulación especial de carácter nacional o municipal.
Dentro de este plazo la entidad reporta un tiempo de 10 días hábiles para resolver el trámite.
PROCEDIMIENTO Ninguna (*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que determinen procedimiento del trámite.
Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. (*) En todos aquellos aspectos que no se encuentran regulados de manera especial, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en la Ley estatutaria 1755 de 2015, en especial los Artículos 13, 14, 15, 16 y 17.
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C. MAPA DEL PROCESO
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Elementos relevantes
1. Solicitar
Adjuntar los siguientes documentos:
Documentos
1. Carta de solicitud
2. Recibo de pago únicamente
8. Verificar si existe solicitud de residencia
Se realiza una verificación exhaustiva si el solicitante tiene la solicitud de residencia o si son menores de
edad y no son hijos de residentes, porque este papel puede ayudar a que muchas personas que no
tienen normalizada su situación en la isla puedan optar por la tarjeta de residencia
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Radicar solicitud de certificado de residencia en trámite
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Presencial Ventanilla Front Office
Carta de Solicitud
Recibo de Pago
Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política
Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015.
Reglamentario: Artículo 191 de la Ordenanza 20 de 2006.
Recepción y digitalización de la documentación.
GOBERNACIÓN Back Office con presencia o no de solicitante en Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recepción y digitalización de la documentación.
OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Ingresar la información, determinar qué clase de solicitud es y verificar si existe solicitud de residencia. (*)
OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
En caso afirmativo realizar el certificado
OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
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PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
Revisión y firma del certificado
DIRECCIÓN OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Notificación y entrega al solicitante.
OCCRE Presencial Ventanilla Front Office
Certificado o requerimiento de acuerdo a lo encontrado en el sistema.
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Reclamar Certificación OCCRE Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, constituye la salida final del trámite. No hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
(*) En caso negativo se realiza el requerimiento de residencia a la notificación al interesado.
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
9 18
❷ Regular
❶ Presencia
❷ Regular
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondecia
El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores
No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
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3.2.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-2-1 El solicitante entrega el recibo del pago efectuado a pesar de que en el SUIT no figura dicha necesidad.
Actualizar los requisitos expuestos en el SUIT para que el ciudadano pueda presentar la documentación de forma correcta, de esta manera ahorra el tiempo y dinero tanto al ciudadano como a la propia entidad que está tramitando
Corto -Requisitos
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-2-18 La solicitud presentada tiene que ser recepcionada a priori por el Archivo y Correspondencia, y luego por la ventanilla única de OCCRE. La solicitud tiene que ser diligenciada y registrada por ambas ventanillas antes de que sea remitida al funcionario competente del trámite en cuestión.
Eliminar una de las ventanillas, garantizando que la solicitud y la documentación sea correctamente recepcionada por la ventanilla de la gobernación para que ésta pueda registrar y diligenciar en el formato web, cargar la documentación y el posteriormente enviar a las distintas áreas de OCCRE para el estudio del trámite.
Medio
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-2-14 Las certificaciones que detallan la concesión de
residencia en trámite y los requerimientos son firmadas de forma manual por el funcionario competente
Implantar mecanismo de firma digital de las resoluciones para agilizar el proceso, disminuyendo la cargabilidad de trabajo del funcionario competente y así puede invertir su atención en otros detalles de los trámites.
Medio
E26-2-5 El solicitante tiene que acudir personalmente
para radicar la solicitud, debido a la ausencia de la posibilidad de realizarla por medio de web
Habilitar la web de la entidad para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Corto
E26-2-7 El solicitante entrega los requisitos
documentales en persona, ya que la entidad no dispone de medios para que el usuario pueda radicarlos en línea
Implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente
Corto
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Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-2-9 Aquellas personas que
solicitan certificado de residencia, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias de los documentos que tienen que presentar los solicitantes son: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia
Corto 1. Registro civil de nacimiento 2. Cédula de ciudadanía 3. Tarjeta de identidad
1. Registraduría 2. Registraduría 3. Registraduría
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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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Elementos eliminados
4. (Recepcionar la documentación): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,
proponemos eliminar el presente paso por la ventanilla de OCCRE. La documentación será recepcionada
y distribuida por la ventanilla de archivo y correspondencia al funcionario competente sin tener que
recurrir a otra ventanilla para realizar tareas similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y
los recursos tanto humanos como económicos.
5. (Digitalizar por parte de la OCRE): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,
proponemos eliminar el presente paso por la ventanilla de la OCCRE. La documentación será
únicamente digitalizad por la ventanilla de archivo y correspondencia, cuya base de datos será
compartida por todos departamentos que conforman la Gobernación de San Andrés. Con esto
obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos.
6. (Ingresar a un programa especial): La implementación dentro de la ventanilla virtual de la
gobernación de un espacio para diligenciar un formato web y adjuntar la documentación complementaria
hará que no sea necesario realizar la introducción de los datos en un sistema, ya que se prevé que el
formulario sea compatible con el sistema actual de la OCRE para que una vez se diligencie, se cree el
expediente al cual se le anexe la documentación complementaria.
Elementos agregados
19. (Diligenciar formato web): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos la
habilitación de la web de la entidad (en la ventanilla única de la gobernación) que permita la posibilidad
de radicar la solicitud (diligenciando un formato web), así como los requisitos en línea. El ofrecimiento de
la alternativa de realizar uno de los pasos del trámite en línea permite que el usuario no tenga que
desplazar en persona y acercar a la entidad para la entrega de la documentación. Como consecuencia de
esta propuesta, tanto el usuario como la propia entidad pueden reducir sus recursos económicos y
humanos.
20. (Adjuntar documentos): La implementación de una mejora para realizar el trámite dentro de la
ventanilla de la gobernación, incorporará la opción de incluir los documentos complementarios en las
carpetas respectivas de cada uno de estos. Ofreciéndole al usuario un checklist de los documentos
entregados y de los que le hacen falta.
21. (Diligenciar formato web): La propuesta de mejorar la capacidad de la ventanilla virtual de la
entidad para que se realice este trámite virtualmente, incorpora un formulario web que contiene los datos
necesarios para adelantar el trámite. Adicionalmente, este formulario estará interconectado con el
sistema de OCRE para que se cree el expediente en el momento que la persona de ventanilla está
diligenciado el formulario a una persona que lo requiere en ventanilla.
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57
Elementos modificados
11. (Firma digital): En vez de firmar de forma manual, proponemos mejorar dicho paso mediante la
implementación de la firma digital
12. (Notificar al solicitante por correo electrónico): La notificación del resultado se hará por medio de
correo electrónico
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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❷ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
9 6 -33%18 16 -11%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Acreditaciones documentales
extralegales
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias documentales redundantes
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la
ley
Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación.
Bajo control regulatorio La información integrada
al SUIT no corresponde
al trámite que se realiza.
La información del SUIT
no corresponde a las
exigencias que en la
práctica del trámite debe
cumplir el ciudadano.
En el SUIT se hace referencia al trámite correspondiente a
la expedición de la Tarjeta de Residente. Sin embargo, el
trámite analizado consiste en la solicitud de una certificación
de estar adelantando dicho trámite. Por lo tanto, no se
reporta información acertada al ciudadano. La información
sobre el trámite específico no se encuentra en el SUIT.
El SUIT reporta exigencias documentales y tiempo de
respuesta que ya la entidad ha optimizado y sustituido con
el fin de racionalizar el trámite.
En estos aspectos es necesario actualizar el SUIT.
No se halló norma territorial (decreto reglamentario) que
señale el valor actualizado anualmente con relación al IPC
de la tarifa cobrada por el trámite, por lo que se requiere
integrar este soporte normativo al SUIT. Tampoco se
encontraron normas que soporten el cobro de la tarifa o tasa
del certificado, por lo que se incumple lo dispuesto en el
Artículo 16 del decreto Ley 019 de 2012 que establece lo
siguiente:
Artículo 16. Cobros no autorizados. Ningún organismo o
entidad de la Administración Pública Nacional podrá cobrar,
por la realización de sus funciones, valor alguno por
concepto de tasas, contribuciones, formularios o precio de
servicios que no estén expresamente autorizados mediante
norma con fuerza de ley o mediante norma expedida por
autoridad competente, que determine los recursos con los
cuales contará la entidad u organismo para cumplir su
objeto.
De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta que la
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HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
certificación de residencia no cuenta con regulación
especial, respecto al cobro no sustentado plenamente,
prima la aplicación de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que
establece la gratuidad del derecho de petición de
informaciones que reposen en la entidad, supuesto dentro
del cual encuadra la petición de certificar que una persona
es o no residente del Archipiélago, en tanto tal información
reposa en las bases de datos o sistemas de información a
cargo de la OCCRE.
No se halló ni la entidad reportó norma local que establezca
de manera taxativa el cobro para el certificado de
residencia, existe una norma local que autoriza cobrar otras
certificaciones pero ella no resulta plenamente aplicable en
la medida en que no se da cumplimiento al Artículo 16
mencionado anteriormente.
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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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3.3 E26-5 - Residencia Temporal por Convivencia
3.3.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=2664 Fecha de actualización: 22/01/2016
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT7
Residencia Temporal por Convivencia
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Departamento Archipiélago
Obs. Tarjeta de residencia temporal, cuya duración es de 1 año
RESULTADO
Dato SUIT
Tarjeta de Residencia
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
1. Dos salarios mínimos
2. Un salario mínimo
3. 75% del salario mínimo
4. Tres salarios mínimos
180 Día(s) - calendario
Obs. Si la solicitud data posterior a la fecha de diciembre de 2006, las tarjetas cuya solicitud han sido ingresadas antes de esa fecha, las tarjetas definitivas tienen un valor de: 58.000 pesos
Las trámites de residencia no deben considerarse como un derecho de petición. La Entidad tiene la necesidad de comprobar la convivencia de la pareja. La Ley dice que es necesario la convivencia ininterrumpiere de la pareja durante al menos 3 años, para ello, las entidades públicas recurren a la investigación de la gente del municipio.
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato8 Presencial Presencia
Obs9. --- ---
7 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 8 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 9 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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ATENCIÓN
Dato Presencial
Telefónico
Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos y extranjeros
1. Carta de solicitud
2. dos fotos originales de 3X$
4. Registro civil de nacimiento copia
5. Cédula de ciudadanía fotocopia
6. Tarjeta de identidad fotocopia
Nota: Si es para Tarjeta de Residente Menor de 18 años de edad - No Raizal. Cédula de ciudadanía Cedula de ciudadanía de uno de los padres :1 Copia(s)
Nota 2: Solicitante no raizal. Pruebas Documentales de 1988, 1989 y 1990:1 Copia, Referencias Personales del Solicitante:3 Copia (adjuntado la fotocopia de loa cédula de ciudadanía de quien otorga la referencia), Referencias Laborales de los últimos diez (10) años:1 Copia, Referencias comerciales :3 Copia, Referencias Bancarias:3 Original(es) (Tres Últimos Extractos Bancarios), Contrato de arrendamiento:1 Copia, Certificado de Ingresos:1 Copia, Extractos Bancarios :1 Original, Certificado de Estudios :1 Fotocopia
Nota 3: Solicitante raizal. Árbol Genealogico:1 Fotocopia
Obs. No se aplica a organizaciones.
En cuanto a extranjeros:
1. Requiere situación definida en Colombia ( residente en Colombia, o ciudadanía colombiana)
2. Registro de nacimiento debe estar traducido y apostillado
3. Visa de matrimonio (opcional)
NORMATIVA
Dato SUIT
Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 264)
Acuerdo 001 de 2002, (Artículo 14)
Acuerdo 001 de 2010, (Artículos 16-21)
Decreto Ley 2762 de 1991, (Artículos 1-6)
Obs. 1. Acuerdo 001 de 2002 ha sido derogado por el Tribunal Superior, en este momento están en proceso de la elaboración de una nueva normativa.
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Obligatorio para el público objetivo
Obs. --- ---
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PERIODICIDAD
Dato No identificado
Obs. Si se expide la primera tarjeta, la persona solicitante debe solicitar la expedición de la segunda tarjeta antes de los 30 días de la expiración de la primera.
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 310 de la Constitución Política
Constitucional El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina se regirán, además de las normas previstas en la Constitución y las leyes para los otros departamentos, por las normas especiales que en materia administrativa, de inmigración, fiscal, de comercio exterior, de cambios, financiera y de fomento económico establezca el legislador. Mediante ley aprobada por la mayoría de los miembros de cada cámara se podrá limitar el ejercicio de los derechos de circulación y residencia, establecer controles a la densidad de la población, regular el uso del suelo y someter a condiciones especiales la enajenación de bienes inmuebles con el fin de proteger la identidad cultural de las comunidades nativas y preservar el ambiente y los recursos naturales del Archipiélago. Mediante la creación de los municipios a que hubiere lugar, la Asamblea Departamental garantizará la expresión institucional de las comunidades raizales de San Andrés. El municipio de Providencia tendrá en las rentas departamentales una participación no inferior del 20% del valor total de dichas rentas.
Artículo 22 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinario Para el caso específico del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, y teniendo en cuenta las condiciones particulares de su territorio, el Decreto en virtud del Artículo 42 transitorio de la Constitución, adoptó las medidas para controlar la densidad poblacional. En el citado artículo se dispuso la creación de la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones de que trata el Decreto.
COMPETENCIA Artículo 24 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinario Dispone que son funciones del Director de la OCCRE entre otras:
Expedir las tarjetas de residente y residente temporal, conforme lo dispone el presente Decreto;
CONDICIONES Artículo 2 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinaria Tendrá derecho a fijar su residencia en el Departamento Archipiélago quien se encuentre en una de las siguientes situaciones:
• Haber nacido en territorio del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, siempre que alguno de los padres tenga, para tal época, su domicilio en el Archipiélago;
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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
• No habiendo nacido en territorio del Departamento, tener padres nativos del Archipiélago;
• Tener domicilio en las islas, comprobado mediante prueba documental, por más de 3 años continuos e inmediatamente anteriores a la expedición de este Decreto;
• Haber contraído matrimonio válido, o vivir en unión singular, permanente y continua con persona residente en las islas siempre que hayan fijado por más de 3 años, con anterioridad a la expedición de este Decreto, el domicilio común en territorio del Departamento Archipiélago;
• Haber obtenido tal derecho en los términos previstos en el artículo siguiente.
Artículo 3 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinaria Podrá adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Departamento Archipiélago quien:
a) Con posterioridad a la fecha de expedición de este Decreto, contraiga matrimonio o establezca unión permanente con un residente, siempre que se fije el domicilio común en el Departamento, a lo menos por 3 años continuos. Al momento de solicitar la residencia permanente se deberá acreditar la convivencia de la pareja;
b) Haya permanecido en el Departamento en calidad de residente temporal por un término no inferior a 3 años, haya observado buena conducta, demuestre solvencia económica y, a juicio de la Junta Directiva de la Oficina de Control de Circulación y Residencia, resulte conveniente su establecimiento definitivo en el Archipiélago.
La Junta decidirá sobre la conveniencia de que trata el literal anterior, tomando en cuenta la oferta de mano de obra en el Departamento Archipiélago, la densidad poblacional en el mismo y las condiciones personales del solicitante.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ninguna
COSTO Artículo 338 de la Constitución Política
Constitucional
Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales en el Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales, así como la de autorización de tarifas de tasas y contribuciones que se cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, bajo la condición de que el sistema y el método para definir tales costos y beneficios y la forma de hacer su reparto, estén previamente fijado por la ley, las ordenanzas o los acuerdos
Artículo 22 del Decreto Ley 2762 de 1991
Lega Ordinaria La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina determinarán el costo de la expedición de cada una de las tarjetas a que se refiere este Decreto.
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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Artículo 264 de la Ordenanza 20 de 2006 del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina
Acto Administrativo de carácter Departamental - Municipal
Fija las tasas a cobrar para las distintas actuaciones, trámites y documentos. La norma establece las tarifas para la expedición de las diferentes tarjetas de residencia bajo los siguientes parámetros:
a) Dos Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) por el primer año de permanencia o convivencia.
b) Un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) por el segundo año de permanencia o convivencia.
c) El 75% de un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) por el tercer año de permanencia o convivencia.
d) Tres Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) por concepto de tarjeta definitiva.
Artículo 3, literal 3 de la Ordenanza 19 de 2010
Acto Administrativo de carácter Departamental - Municipal
A partir de la fecha de aprobación de esta ordenanza el costo de una tarjeta por convivencia tendrá un costo de doce (12) SMMLV, Este valor deberá ser cancelado en un término de dos (2) meses contados a partir de la fecha de la notificación del acto administrativo Las personas que hayan radicado sus documentos en fecha anterior a la presente ordenanza estarán sujetos a la legislación económica anterior.
PLAZO DE
RESPUESTA
Ninguna
(*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que establezcan términos respecto a este trámite.
La entidad reportó tardar 180 días para expedir la Tarjeta.
PROCEDIMIENTO Acuerdo 001 de 2002 de la OCCRE
Reglamentación de la entidad(*)
No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que determinen procedimiento del trámite. No obstante, mediante el Acuerdo 001 de 2002, la OCCRE estableció el procedimiento para la expedición de tarjetas de residencia permanente o temporal.
Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. La entidad informó que la Ordenanza 019 de 2010 no se encuentra vigente por virtud de la Ordenanza 001 de 2012, sin embargo esta última Ordenanza no hace referencia alguna al trámite analizado, por medio de ella se otorgaron facultades al Gobernador para celebrar contratos y convenios. Nota: De otra parte, el Acuerdo 001 de 2010 expedido por la OCCRE para fijar criterios y procedimientos en materia de Circulación y Tránsito en la Isla, fue anulado por el Tribunal Contencioso de San Andrés al establecer que la regulación de esta materia está atribuida expresamente por el Constituyente al legislador con el cumplimiento de su aprobación por mayoría calificada por el cual todo cuanto atañe con la definición de los procedimientos correspondientes al trámite y decisión sobre los mismos temas compete definirlo al legislador bien a través del procedimiento ordinario o si así lo llegare a considerar necesario a través de procedimientos especiales (Proceso de Nulidad simple No. 88-001-22-33-000-2014-00071-00 de 2010). (*) Por remisión expresa que hace el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, en todos aquellos aspectos que no se encuentran regulados de manera especial, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en la Ley estatutaria 1755 de 2015, en especial los Artículos 13, 14, 15, 16 y 17.
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C. MAPA DEL PROCESO
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Elementos relevantes
1. Solicitar la expedición de la tarjeta
Adjuntar los siguientes documentos
Documentos
Ciudadanos y extranjeros
1. Carta de solicitud
2. dos fotos originales de 3X$
4. Registro civil de nacimiento copia
5. Cédula de ciudadanía fotocopia
6. Tarjeta de identidad fotocopia
Nota: Si es para Tarjeta de Residente Menor de 18 años de edad - No Raizal. Cédula de ciudadanía
Cedula de ciudadanía de uno de los padres: 1 Copia(s)
Nota 2: Solicitante no raizal. Pruebas Documentales de 1988, 1989 y 1990:1 Copia, Referencias
Personales del Solicitante: 3 Copia (adjuntado la fotocopia de loa cédula de ciudadanía de quien otorga la
referencia), Referencias Laborales de los últimos diez (10) años: 1 Copia, Referencias comerciales: 3
Copia, Referencias Bancarias: 3 Original(es) (Tres Últimos Extractos Bancarios), Contrato de
arrendamiento: 1 Copia, Certificado de Ingresos: 1 Copia, Extractos Bancarios: 1 Original, Certificado de
Estudios: 1 Fotocopia
Nota 3: Solicitante raizal. Árbol Genealógico: 1 Fotocopia
No se aplica a organizaciones.
En cuanto a extranjeros:
1. Requiere situación definida en Colombia (residente en Colombia, o ciudadanía colombiana)
2. Registro de nacimiento debe estar traducido y apostillado
3. Visa de matrimonio (opcional)
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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
Radicar solicitud con soportes documentales
VENTANILLA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Presencial Ventanilla Front Office
Oficio de solicitud/No tiene Formato El domicilio en las islas por más de tres años inmediatamente anteriores a la expedición del Decreto 2762 de 1991, se acreditará mediante la presentación de prueba documental idónea, y por lo menos tres declaraciones juramentadas, de residentes que puedan dar fe de tal situación. A la solicitud deberá anexarse copia de la tarjeta de residente permanente de los declarantes. El matrimonio con persona residente, se aprobará con el respectivo registro civil ante notario, acompañado de copia de la tarjeta de residente del cónyuge. En los casos de unión permanente, así como para la acreditación del domicilio conyugal por más de tres años en el archipiélago, se procederá conforme a lo establecido en el literal anterior.
Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Ninguna
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Digitalizar y enviar expediente a Ventanilla Única de Atención al Cliente OCCRE
VENTANILLA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recibir, digitalizar y analizar con una lista de chequeo.
VENTANILLA ÚNICA OCCRE
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Revisar y valorar solicitud, soportes documentales e información en el sistema para determinar si debe requerirse información o documentación adicional. De igual manera, elaborar una solicitud a los
VENTANILLA ÚNICA OCCRE
Back Office Ninguno Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguna
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PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
inspectores.
Si no necesita requerimiento, se procede a realizar una visita, para comprobación de los requisitos. En ella se diligencia un formato.
Si necesita requerimiento, elaborar oficio y enviar a ventanilla de Archivo y Correspondencia para comunicación/notificación del requerimiento
VENTANILLA ÚNICA OCCRE
Back Office / Visita al domicilio de los solicitantes.
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Legal: Artículo 16 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentaria: Ninguna
Recibir documentación o información requerida de ser el caso y remitirla a Ventanilla Única de la OCCRE.
VENTANILLA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
De acuerdo con el análisis se procede a la autorización o negación mediante resolución.
VENTANILLA ÚNICA OCCRE
Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se notifica al interesado sobre el resultado del análisis (aprobación o negación) En caso de negación proceden los recursos pertinentes.
VENTANILLA ÚNICA OCCRE
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
En caso de aprobación pagar la cuota de trámite
ENTIDAD BANCARIA Back Office Ninguno Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política
Reglamentario: Artículo 191 de la Ordenanza 20 de 2006. Artículo 3, literal 3 de la Ordenanza 19 de 2010
Remitir expediente a la Oficina de Elaboración de Tarjetas
VENTANILLA ÚNICA OCCRE
Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Remitir Tarjeta para revisión y firma del Director
Director - OCCRE Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
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PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
Enviar la tarjeta a la ventanilla
OFICINA DE ELABORACIÓN DE TARJETAS
Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recibir Tarjeta impresa. VENTANILLA ÚNICA OCCRE
Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, constituye la salida final del trámite. No hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Es la salida final del trámite.
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
9 30
❷ Regular
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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73
3.3.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-5-1 No existe en el SUIT el trámite de tarjeta de residencia temporal por convivencia como tal. Los solicitantes acuden a la página de tarjeta de residencia como referencia para contemplar los requisitos que tiene que presentar.
Agregar una nueva página en el SUIT para el trámite de tarjeta de residencia temporal por convivencia, en la cual se debe especificar todos campos obligatorios para que el ciudadano pueda adquirir una visión genérica y específica en cuanto a los requisitos, plazo de respuesta, la normativa que sustenta y etc.
Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-5-10 El solicitante recoge el recibo en la entidad para su posterior pago en el banco correspondiente y allegar a la entidad la factura correspondiente una vez hecho el pago
Desarrollar un convenio con una o (varias) entidad(es) bancaria(s) para implementar el servicio de notificación e identificación cuando se realice el pago. Implementar la emisión de la orden de consignación digital para que el ciudadano imprima y pague en el banco sin necesidad de ir a entidad; y que el banco reporte a la entidad quién pagó y qué trámite pagó
Medio
E26-5-18 La solicitud presentada tiene que ser
recepcionada a priori por el Archivo y Correspondencia, y luego por la ventanilla única de OCCRE. La solicitud tiene que ser diligenciada y registrada por ambas ventanillas antes de que sea remitida al funcionario competente del trámite en cuestión.
Eliminar una de las ventanillas, garantizando que la solicitud y la documentación sea correctamente recepcionada por la ventanilla de la gobernación para que ésta pueda registrar y diligenciar en el formato web, cargar la documentación y el posteriormente enviar a las distintas áreas de OCCRE para el estudio del trámite.
Medio
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Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-5-11 El solicitante efectúa el pago de forma
presencial ante la entidad bancaria correspondiente sin posibilidad de realizar dicho pago en PSE
Habilitar una plataforma de pagos electrónicos como PSE que posibilita al ciudadano pagar desde su ordenador o desde un dispositivo móvil
Largo
E26-5-12 El solicitante efectúa el pago en la entidad
bancaria correspondiente, sin posibilidad de realizar el pago en corresponsal bancario
Ampliar las opciones de pago al usuario mediante el establecimiento de un acuerdo con el banco para posibilitar el pago de los recibos de pago a través de corresponsales bancarios
Medio
E26-5-5 El solicitante tiene que acudir personalmente
para radicar la solicitud, debido a la ausencia de la posibilidad de realizarla por medio de web
Habilitar en la ventanilla virtual de la gobernación la posibilidad de diligenciar un formato web, para que los usuarios puedan realizar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Corto
E26-5-7 El solicitante entrega los requisitos
documentales en persona, ya que la entidad no dispone de medios para que el usuario pueda radicarlos en línea
Implementar en la ventanilla virtual de la gobernación, la posibilidad de que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente
Corto
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-5-9 Aquellas personas que
solicitan residencia temporal por convivencia, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias de los documentos que tienen que presentar los solicitantes son: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas (Registraduría, policía judicial, policía nacional, CTI. ) con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia
Corto 1. Registro civil de nacimiento 2. Cédula de ciudadanía 3. Tarjeta de identidad
1. Registraduría 2. Registraduría 3. Registraduría
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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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Elementos eliminados
5. (Recibir la documentación): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,
proponemos eliminar la ventanilla concerniente a OCCRE. La documentación será recepcionada por la
ventanilla de archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas
similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como
económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y así como las siguientes, el rol de
la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática
6. (Digitalizar OCCRE): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud, proponemos
eliminar la ventanilla de OCREE. La documentación será digitalizada por la ventanilla de archivo y
correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas similares. Con esto
obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como
consecuencia de la eliminación de esta actividad y las posteriores, el rol de la asistencia de Secretaría de
Planeación será eliminado de forma automática.
7. (Ingresar a un programa): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,
proponemos eliminar la ventanilla de OCCRE. La documentación será ingresada a un programa por la
ventanilla de archivo y correspondencia, una vez diligencia el formato web, sin tener que recurrir a otra
ventanilla para realizar tareas similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos
tanto humanos como económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y las
posteriores, el rol de la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática.
8. (Distribuir mediante un libro específico): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la
solicitud, proponemos eliminar la ventanilla de OCREE. La tarea de distribución será realizada por la
ventanilla de archivo y correspondencia al funcionario competente sin tener que recurrir a otra ventanilla
para realizar tareas similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto
humanos como económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y las anteriores, el
rol de la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática.
9. (Recibir la documentación): Esta actividad se elimina por la interconexión de la ventanilla de
documentación con la OCCRE.
31. (Recepcionar el comprobante): Como consecuencia de la digitalización del paso concerniente al
pago de la cuota en línea, o a través de bancos y corresponsales bancarios (utilizando un recibo de pago
con código de barras), dicho paso será redundante, por consiguiente, se elimina de forma automática.
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Elementos agregados
31. (Diligenciar formato web): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos
ampliar la capacidad de la ventanilla virtual de la gobernación para permitir radicar la solicitud en línea,
diligenciando un formato web conectado con el sistema de la OCCRE (que cree simultáneamente el
expediente del trámite). El ofrecimiento de la alternativa de realizar uno de los pasos del trámite en línea
permite que el usuario no tenga que desplazar en persona y acercar a la entidad para la entrega de la
documentación. Como consecuencia de esta propuesta, tanto el usuario como la propia entidad pueden
reducir sus recursos económicos y humanos.
32. (Cargar documentos): Adicionalmente, la ampliación de la capacidad de la capacidad de la
ventanilla virtual deberá permitir adjuntar los documentos complementarios en una lista de carpetas o
espacios virtuales para cada uno de estos. Es decir, en el momento de adjuntar los documentos, o cargar
los documentos escaneados, tanto el usuario como el funcionario tendrán conocimiento de qué
documentos hacen falta.
33. (Diligenciar formato web): El funcionario de archivo y correspondencia debe diligenciar el formato
web con la información requerida por la entidad. Al realizar esta actividad, se crea un expediente con
unas carpeta específicas en donde debe adjuntar los documentos una ver los haya escaneado, de tal
manera que a través de una alerta la coordinación conozca que tiene una solicitud en la cual debe
trabajar.
Elementos modificados
25. (Realizar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las
alternativas de pago en el corresponsal y en línea. Posibilitar al usuario para que pueda elegir la
alternativa que mejor le convenga acorde a sus necesidades.
20. (Firma digital): En vez de firmar de forma manual, proponemos mejorar dicho paso mediante la
implementación de la firma electrónica
23. (Notificar la resolución al solicitante por correo electrónico): La notificación del resultado se hará
por medio de correo electrónico
29. (Firmar la tarjeta de forma digital): En vez de firmar de forma manual, proponemos mejorar dicho
paso mediante la implementación de la firma digital
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C. DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❷ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
9 6 -33%30 25 -17%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado
Ninguno El trámite se ajusta a la normatividad.
Acreditaciones documentales
extralegales
La entidad exige una serie
de documentos para
acreditar situaciones de
solvencia y convivencia que
no tienen soporte legal ni
reglamentario.
Si bien hay una autorización a la OCCRE para que
reglamente los procedimientos para la expedición de las
tarjetas de residencia, no hay soporte legal o reglamentario
de carácter nacional o territorial que establezca estos
requisitos documentales, por lo que su exigencia vulnera el
principio de reserva legal contenido en el Artículo 84 de la
Constitución Política y se incumple la prohibición establecida
en el Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1437 de 2011, que
señala a las entidad que les está prohibido crear requisitos o
formalidades adicionales, de conformidad con el artículo 84
de la Constitución Política.
Exigencias documentales
redundantes
Exigencia de fotocopias de
documentos que ya reposan
en la entidad o a los cuales
tiene facultad de acceder
(registro civil, fotocopias de
documentos de identidad)
Con base en los Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de
2011, 13 del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto Ley
019 de 2012 y teniendo en cuenta que la OCCRE es
responsable de llevar el registro de control y circulación de
la Isla, es su obligación legal eliminar toda carga documental
respecto a informaciones, hechos y circunstancias que deba
verificar para proceder con la expedición de la tarjeta de
residencia temporal por convivencia. Para ello debe
implementar mecanismos de interoperabilidad e intercambio
de información con la Registraduría Nacional del Estado
Civil y consultar su propio sistema de registro de residentes
y de salidas y de ingresos a la Isla.
También le compete dar cumplimiento a las disposiciones
legales en materia de implementación de medios de
identificación mediante huella dactilar digital, en los términos
señalados en el Artículo 18 del Decreto Ley 019 de 2012,
que dispone que en los trámites y actuaciones que se
cumplan ante las entidades públicas y los particulares que
ejerzan funciones administrativas en los que se exija la
obtención de la huella dactilar como medio de identificación
inmediato de la persona, ésta se hará por medios
electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán
con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios
para cotejar la identidad del titular de la huella con la base
de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el
trámite no requiere de la identificación inmediata de la
persona, la autoridad o el particular encargado de funciones
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80
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
administrativas coordinarán con la Registraduría Nacional
del Estado Civil el mecanismo de verificación de la
información requerida.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la ley
La entidad exige muchos
requisitos surgidos a través
de la reglamentación de sus
funciones.
Si bien el literal d del artículo 26 del Decreto 2762 de 1991
establece que es función de la OCCRE Fijar los
procedimientos para la expedición de las tarjetas de que
trata este Decreto, no puede desconocerse el principio de
reserva legal contenido en el artículo 84 constitucional.
Justamente por esta razón el Acuerdo 001 de 2010 fue
declarado nulo. El competente para establecer estos
requisitos es el legislador.
Bajo control regulatorio La información integrada al
SUIT no corresponde
estrictamente al
comportamiento real del
proceso.
El SUIT tiene integradas
acreditaciones
documentales de carácter
extralegal.
El trámite reporta un
término de 180 días para
resolver el trámite, el cual
supera en suma el
establecido por las normas
aplicables.
En el SUIT se hace referencia al trámite correspondiente a
la expedición de la Tarjeta de Residente sin que se
especifique de manera detallada las diferentes situaciones
que aplican para el caso de la residencia temporal por
convivencia.
Bajo el principio constitucional de Reserva Legal
contemplada en el Artículo 84 de la Constitución Política,
debe eliminarse toda acreditación documental no
establecida o autorizada por el legislador.
El SUIT reporta que la entidad tarda 180 días para resolver
el trámite. No obstante y al no existir norma que soporte este
plazo, el término y el procedimiento aplicable para resolver
el trámite es el establecido en los Artículo 14, 15, 16 y 17 de
la Ley Estatutaria 1755 de 2015, por expresa remisión
efectuada en el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011.
La entidad no da cumplimiento a sus obligaciones en
materia de interoperabilidad, intercambio y consulta de
información a nivel intra-institucional e interinstitucional.
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81
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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82
3.4 E26-6 - Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales
3.4.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=2664 Fecha de actualización: 22/01/2016
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT10
Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Departamento Archipiélago
Obs. Adquirir el derecho a residir en forma temporal en el Departamento Archipiélago
RESULTADO
Dato SUIT
Tarjeta de Residencia
Obs. Tarjeta de Residencia temporal
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
1. Dos salarios mínimos
2. Un salario mínimo
3. 75% del salario mínimo
4. Tres salarios mínimos
180 Día(s) - calendario
Obs. Ver ordenanza 003 de 1993 En promedio está en 30 días calendario
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato11 Presencial Presencia
Obs12. --- ---
ATENCIÓN
Dato Presencial
Telefónico
Obs. ---
10 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 11 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 12 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos y extranjeros
1. Carta de solicitud
2. dos fotos originales de 3X4
4. Registro civil de nacimiento copia
5. Cédula de ciudadanía fotocopia
6. Tarjeta de identidad fotocopia
Nota: Si es para Tarjeta de Residente Menor de 18 años de edad - No Raizal. Cédula de ciudadanía Cedula de ciudadanía de uno de los padres :1 Copia(s)
Nota 2: Solicitante no raizal. Pruebas Documentales de 1988, 1989 y 1990:1 Copia, Referencias Personales del Solicitante:3 Copia (adjuntado la fotocopia de loa cédula de ciudadanía de quien otorga la referencia), Referencias Laborales de los últimos diez (10) años:1 Copia, Referencias comerciales :3 Copia, Referencias Bancarias:3 Original(es) (Tres Últimos Extractos Bancarios), Contrato de arrendamiento:1 Copia, Certificado de Ingresos:1 Copia, Extractos Bancarios :1 Original, Certificado de Estudios :1 Fotocopia
Nota 3: Solicitante raizal. Árbol Genealogico:1 Fotocopia
Obs. 1. Carta de solicitud
2. Hoja de Vida
3. Tiempo requerido del servicio
4. Cargo a Ocupar
5. Lugar donde va a laborar
6. Copia de la publicación o convocatoria
7. Certificado de la bolsa de empleo del SENA
8. Dos certificados de bolsas de empleo diferentes del SENA
NORMATIVA
Dato SUIT
Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 264) Acuerdo 001 de 2002, (Artículo 14) Acuerdo 001 de 2010, (Artículos 16-21) Decreto Ley 2762 de 1991, (Artículos 1-6)
Obs. Ordenanza 003 de 2003 Ordenanza 020 de 2006 Acuerdo 001 de 2002 Decreto Ley 2762 de 1991, (Artículos 1-6)
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Obligatorio
Obs. Aplica pero siempre se da respuesta Para público objetivo
PERIODICIDAD
Dato No identificada
Obs. ---
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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 310 de la Constitución Política
Constitucional El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina se regirán, además de las normas previstas en la Constitución y las leyes para los otros departamentos, por las normas especiales que en materia administrativa, de inmigración, fiscal, de comercio exterior, de cambios, financiera y de fomento económico establezca el legislador. Mediante ley aprobada por la mayoría de los miembros de cada cámara se podrá limitar el ejercicio de los derechos de circulación y residencia, establecer controles a la densidad de la población, regular el uso del suelo y someter a condiciones especiales la enajenación de bienes inmuebles con el fin de proteger la identidad cultural de las comunidades nativas y preservar el ambiente y los recursos naturales del Archipiélago. Mediante la creación de los municipios a que hubiere lugar, la Asamblea Departamental garantizará la expresión institucional de las comunidades raizales de San Andrés. El municipio de Providencia tendrá en las rentas departamentales una participación no inferior del 20% del valor total de dichas rentas.
Artículo 22 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinario Para el caso específico del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, y teniendo en cuenta las condiciones particulares de su territorio, el Decreto en virtud del Artículo 42 transitorio de la Constitución, adoptó las medidas para controlar la densidad poblacional. En el citado artículo se dispuso la creación de la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones de que trata el Decreto.
COMPETENCIA Artículo 8 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinario La tarjeta de residencia temporal será expedida, a quien cumpla con los requisitos de este Decreto, por la Oficina de Control de Circulación y Residencia a través de las oficinas de turismo, agencias de viajes, despachos de las líneas aéreas o empresas de transporte marítimo de pasajeros.
Para la expedición de la tarjeta, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos de este Decreto, la densidad poblacional en el Archipiélago, la suficiencia de sus servicios públicos y las condiciones personales del solicitante.
Artículo 24 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinario Dispone que son funciones del Director de la OCCRE entre otras:
Expedir las tarjetas de residente y residente temporal, conforme lo dispone el presente Decreto;
CONDICIONES Artículo 2 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinaria Tendrá derecho a fijar su residencia en el Departamento Archipiélago quien se encuentre en una de las siguientes situaciones:
a) Haber nacido en territorio del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, siempre que alguno de los padres tenga, para tal época, su domicilio en el Archipiélago;
b) No habiendo nacido en territorio del Departamento, tener
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85
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
padres nativos del Archipiélago;
c) Tener domicilio en las islas, comprobado mediante prueba documental, por más de 3 años continuos e inmediatamente anteriores a la expedición de este Decreto;
d) Haber contraído matrimonio válido, o vivir en unión singular, permanente y continua con persona residente en las islas siempre que hayan fijado por más de 3 años, con anterioridad a la expedición de este Decreto, el domicilio común en territorio del Departamento Archipiélago;
e) Haber obtenido tal derecho en los términos previstos en el artículo siguiente.
Artículo 7 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinaria El citado artículo, en lo pertinente establece que podrán fijar temporalmente su residencia en el Archipiélago las personas que obtengan la tarjeta correspondiente, por una de las siguientes razones:
b) El desarrollo de actividades laborales por un tiempo determinado hasta por un año prorrogable por lapsos iguales, que en ningún caso sobrepasen los 3 años, previo el cumplimiento de las disposiciones señaladas en este decreto;
La Junta decidirá sobre la conveniencia de que trata el literal anterior, tomando en cuenta la oferta de mano de obra en el Departamento Archipiélago, la densidad poblacional en el mismo y las condiciones personales del solicitante.
El interesado en obtener la residencia temporal, deberá demostrar que tiene vivienda adecuada y capacidad económica para su sostenimiento en el Archipiélago.
REQUISITOS
DOCUMENTALES Artículo 20 del Acuerdo 001 de 2002 de la OCCRE
El empleador interesado en obtener la residencia temporal para la contratación de un trabajador no residente, deberá presentar los siguientes documentos.
a. Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica contratante o de inscripción en el registro mercantil si no se trata de persona jurídica;
b. Fotocopia de la tarjeta de residencia del contratante o el representante legal;
c. Fotocopia de la cedula de Ciudadanía del contratante o representante legal y del trabajador a contratar. En caso de extranjero , cedula de extranjería o pasaporte; con visa del ministerio de Relaciones Exteriores para laborar y /o invertir en el territorio colombiano;
d. Fotocopia del documento de identidad de los integrantes del núcleo familiar del trabajador a contratar, cuando estos vayan a fijar residencia temporal en el Archipiélago, acreditando el parentesco con los respectivos registro civiles;
e. Certificado de antecedentes judiciales del trabajador a contratar expedido por el DAS
f. Certificado de buena conducta del trabajador a contratar expedido por la policía de su lugar de origen, con anterioridad no superior a seis meses a la solicitud;
g. Hoja de vida de trabajador a contratar, con todos sus soportes, que refleje habilidades talentos o conocimientos específicos necesarios para el desarrollo idóneo de la labor para la que será contratado;
h. Certificar que ha adelantado gestiones para la contratación de un residente que satisfaga las necesidades
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86
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
de la labor a desarrollar.
i. Certificación expedida por el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), sección San Andrés, Providencia y Santa Catalina donde conste que previa consulta del Manual de Clasificación Nacional de Ocupaciones o la base de datos de perfiles y ocupación profesional que haga sus veces, los perfiles solicitados corresponden a las exigencias del cargo a desempeñar.
j. Certificación expedida por el servicio Nacional de aprendizaje (SENA). Seccional San Andrés, Providencia y Santa Catalina en la que conste que en la localidad no existen profesionales idóneo que cumpla con los perfiles solicitados.
COSTO Artículo 338 de la Constitución Política
Constitucional
Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales en el Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales, así como la de autorización de tarifas de tasas y contribuciones que se cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, bajo la condición de que el sistema y el método para definir tales costos y beneficios y la forma de hacer su reparto, estén previamente fijado por la ley, las ordenanzas o los acuerdos
Artículo 22 del Decreto Ley 2762 de 1991
Lega Ordinaria La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina determinarán el costo de la expedición de cada una de las tarjetas a que se refiere este Decreto.
Artículo 264 de la Ordenanza 20 de 2006 del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina
Acto Administrativo de carácter Departamental - Municipal
Fija las tasas a cobrar para las distintas actuaciones, trámites y documentos. La norma establece las tarifas para la expedición de las diferentes tarjetas de residencia bajo los siguientes parámetros:
a) Dos Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) por el primer año de permanencia o convivencia.
b) Un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) por el segundo año de permanencia o convivencia.
c) El 75% de un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) por el tercer año de permanencia o convivencia.
d) Tres Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) por concepto de tarjeta definitiva.
PLAZO DE
RESPUESTA
Ordenanza 19 de 2010
Acto Administrativo de carácter Departamental - Municipal (*)
LA OCCRE tendrá un plazo de quince (15) días hábiles para definir si otorga o no la tarjeta provisional
La entidad reportó tardar 30 días calendario para expedir la Tarjeta.
PROCEDIMIENTO Artículo 4 de la Ordenanza 19 de 2010
Acto Administrativo de carácter Departamental - Municipal
Establece una serie de requisitos dentro de los que se encuentran: Pagar una suma equivalente a 10 SMLMV, demostrar la idoneidad laboral, constitución de una póliza, demostrar la idoneidad laboral, consulta con el SENA y agremiaciones para constatar que no se compita con la mano de obra local.
Acuerdo 001 de 2002 de la OCCRE
Reglamentación de la entidad (*)
Mediante el Acuerdo 001 de 2002, la OCCRE estableció el procedimiento para la expedición de tarjetas de residencia permanente o temporal. El Acuerdo fue declarado nulo mediante pronunciamiento judicial (Tribunal Contencioso de
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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
San Andrés)
Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. El Acuerdo 001 de 2002 fue declarado nulo por el Tribunal Contencioso de San Andrés. (*) En todos aquellos aspectos que no se encuentran regulados de manera especial, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en la Ley estatutaria 1755 de 2015, en especial los Artículos 13, 14, 15, 16 y 17.
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C. MAPA DEL PROCESO
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Elementos relevantes
1. Solicitar
Radicar los requisitos
Ciudadanos y extranjeros
1. Carta de solicitud
2. dos fotos originales de 3X4
4. Registro civil de nacimiento copia
5. Cédula de ciudadanía fotocopia
6. Tarjeta de identidad fotocopia
Nota: Si es para Tarjeta de Residente Menor de 18 años de edad - No Raizal. Cédula de ciudadanía
Cedula de ciudadanía de uno de los padres: 1 Copia(s)
Nota 2: Solicitante no raizal. Pruebas Documentales de 1988, 1989 y 1990:1 Copia, Referencias
Personales del Solicitante: 3 Copia (adjuntado la fotocopia de loa cédula de ciudadanía de quien otorga la
referencia), Referencias Laborales de los últimos diez (10) años: 1 Copia, Referencias comerciales: 3
Copia, Referencias Bancarias: 3 Original(es) (Tres Últimos Extractos Bancarios), Contrato de
arrendamiento: 1 Copia, Certificado de Ingresos: 1 Copia, Extractos Bancarios: 1 Original, Certificado de
Estudios: 1 Fotocopia
Nota 3: Solicitante raizal. Árbol Genealógico: 1 Fotocopia
Es importante tener las siguientes observaciones:
1. Carta de solicitud
2. Hoja de Vida
3. Tiempo requerido del servicio
4. Cargo a Ocupar
5. Lugar donde va a laborar
6. Copia de la publicación o convocatoria
7. Certificado de la bolsa de empleo del SENA
8. Dos certificados de bolsas de empleo diferentes del SENA
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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
Radicar solicitud con soportes documentales
Ventanilla de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Carta de solicitud que informe tiempo requerido del servicio, cargo que se ocupará, lugar donde se laborará
Hoja de Vida
Copia de la publicación o convocatoria
Certificado de la bolsa de empleo del SENA
Dos certificados de bolsas de empleo diferentes del SENA
Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015. Artículo 12 Decreto Ley 2762 de 1991.
Reglamentario: Artículo 4 de la Ordenanza 019 de 2010
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Digitalizar y enviar expediente a Ventanilla Única de Atención al Cliente OCCRE
Ventanilla de archivo y correspondencia
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recibir, digitalizar e ingresar a un programa.
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Revisar y valorar solicitud, soportes documentales e información en el sistema para determinar si debe requerirse información o documentación adicional.
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguna
Si no necesita requerimiento, se procede a elaborar documento de aprobación de la solicitud.
Si necesita requerimiento, elaborar oficio y se entrega al solicitante quien debe completar su solicitud.
Oficina de solicitudes de trabajadores foráneos
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Legal: Artículo 16 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentaria: Acuerdo 001 de 2002.
En caso de aprobación, se genera orden de
Oficina de solicitudes de
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no
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PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
pago. trabajadores foráneos
hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Pagar la suma dispuesta.
Entidad bancaria Ventanilla presencial Front Office Entidad Bancaria
Ninguno Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política
Reglamentario: Artículo 264 de la Ordenanza 20 de 2006.
Recibir el comprobante y realizar digitalización.
Ventanilla de archivo y correspondencia
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Elaborar la resolución de permiso temporal
Oficina de solicitudes de trabajadores foráneos
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Aprobar y firmar la resolución
Director OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Elaborar la Tarjeta Oficina de elaboración de tarjetas
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Firmar la Tarjeta Director OCCRE Back Office Ninguno Legal: Artículo 24 del Decreto Ley 2762 de 1991
Reglamentario: Ninguna
Entregar la Tarjeta Ventanilla de archivo y correspondencia
Ventanilla presencial Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, constituye la salida final del trámite. No hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
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❶ Básico
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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93
3.4.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-6-1 No existe en el SUIT el trámite de tarjeta de residencia temporal por actividades laborales como tal. Los solicitantes acuden a la página de tarjeta de residencia como referencia para contemplar los requisitos que tiene que presentar.
Agregar una nueva página en el SUIT para el trámite de tarjeta de residencia temporal por actividades laborales, en la cual se debe especificar todos campos obligatorios para que el ciudadano pueda adquirir una visión genérica y específica en cuanto a los requisitos, plazo de respuesta, la normativa que sustenta y etc.
Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-6-10 El solicitante recoge el recibo en la entidad para su posterior pago en el banco correspondiente y allegar a la entidad la factura correspondiente una vez hecho el pago
Desarrollar un convenio con una o (varias) entidad(es) bancaria(s) para implementar el servicio de notificación e identificación cuando se realice el pago. Implementar la emisión de la orden de consignación digital para que el ciudadano imprima y pague en el banco sin necesidad de ir a entidad; y que el banco reporte a la entidad quién pagó y qué trámite pagó
Medio
E26-6-18 La solicitud presentada tiene que ser
recepcionada a priori por el Archivo y Correspondencia, y luego por la ventanilla única de OCCRE. La solicitud tiene que ser diligenciada y registrada por ambas ventanillas antes de que sea remitida al funcionario competente del trámite en cuestión.
Eliminar una de las ventanillas, garantizando que la solicitud y la documentación sea correctamente recepcionada por la ventanilla de la gobernación para que ésta pueda registrar y diligenciar en el formato web, cargar la documentación y el posteriormente enviar a las distintas áreas de OCCRE para el estudio del trámite.
Medio
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Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-6-11 El solicitante efectúa el pago de forma
presencial ante la entidad bancaria correspondiente sin posibilidad de realizar dicho pago en PSE
Habilitar una plataforma de pagos electrónicos como PSE que posibilita al ciudadano pagar desde su ordenador o desde un dispositivo móvil
Largo
E26-6-12 El solicitante efectúa el pago en la entidad
bancaria correspondiente, sin posibilidad de realizar el pago en corresponsal bancario
Ampliar las opciones de pago al usuario mediante el establecimiento de un acuerdo con el banco para posibilitar el pago de los recibos de pago a través de corresponsales bancarios
Medio
E26-6-14 Las certificaciones que detallan la concesión de
residencia en trámite y los requerimientos son firmadas de forma manual por el funcionario competente
Implantar mecanismo de firma digital de las resoluciones para agilizar el proceso, disminuyendo la cargabilidad de trabajo del funcionario competente y así puede invertir su atención en otros detalles de los trámites.
Medio
E26-6-5 El solicitante tiene que acudir personalmente
para radicar la solicitud, debido a la ausencia de la posibilidad de realizarla por medio de web
Habilitar la web de la entidad para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Corto
E26-6-7 El solicitante entrega los requisitos
documentales en persona, ya que la entidad no dispone de medios para que el usuario pueda radicarlos en línea
Implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente
Corto
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-6-9 Aquellas personas que
solicitan tarjeta de residencia temporal por actividades laborales, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias de los documentos que tienen que presentar los solicitantes son: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas (Registraduría, policía judicial, policía nacional, CTI. ) con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia
Corto 1. Registro civil de nacimiento 2. Cédula de ciudadanía 3. Tarjeta de identidad
1. Registraduría 2. Registraduría 3. Registraduría
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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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Elementos eliminados
4. (Recibir la documentación): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,
proponemos eliminar la ventanilla concerniente a la OCCRE. La documentación será recepcionada por la
ventanilla de archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas
similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como
económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y así como las siguientes, el rol de
la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática
5. (Digitalizar OCCRE): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud, proponemos
eliminar la ventanilla concerniente a la OCCRE. La documentación será digitalizada por la ventanilla de
archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas similares. Con esto
obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como
consecuencia de la eliminación de esta actividad y las posteriores, el rol de la asistencia de Secretaría de
Planeación será eliminado de forma automática.
6. (Ingresar a un programa): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,
proponemos eliminar la ventanilla concerniente la OCCRE. La documentación será ingresada a un
programa por la ventanilla de archivo y correspondencia una vez realiza el diligenciamiento del formulario
web (como consecuencia de la interconexión del formulario con el software de la OCCRE. Con esto
obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como
consecuencia de la eliminación de esta actividad y las posteriores, el rol de la asistencia de Secretaría de
Planeación será eliminado de forma automática.
8. (Recibir la documentación): Esta actividad se elimina por la interconexión de la ventanilla de
documentación con la OCCRE.
14. (Recibir el comprobante de pago): Debido a la posibilidad de pagar en línea o a pagar en bancos
y corresponsales bancarios (con un recibo de pago con código de barras), el paso concerniente a la
recepción del comprobante de pago se elimina automáticamente.
15. (Radicar): En consonancia al anterior paso, este paso también se elimina.
16. (Digitalizar por gobernación): En consonancia al anterior paso, este paso también se elimina.
17. (Recibir): En consonancia al anterior paso, este paso también se elimina.
18. (Digitalizar por parte OCCRE): En consonancia al anterior paso, este paso también se elimina.
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19. (Recibir el comprobante de pago): Debido a la posibilidad de pagar en línea o a pagar en bancos
y corresponsales bancarios (con un recibo de pago con código de barras), el paso concerniente a la
recepción del comprobante de pago se elimina automáticamente.
Elementos agregados
25. (Diligenciar formato web): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos
ampliar la capacidad de la ventanilla virtual de la gobernación para permitir radicar la solicitud en línea,
diligenciando un formato web conectado con el sistema de la OCCRE (que cree simultáneamente el
expediente del trámite). El ofrecimiento de la alternativa de realizar uno de los pasos del trámite en línea
permite que el usuario no tenga que desplazar en persona y acercar a la entidad para la entrega de la
documentación. Como consecuencia de esta propuesta, tanto el usuario como la propia entidad pueden
reducir sus recursos económicos y humanos.
26. (Adjuntar documentos): Adicionalmente, la ampliación de la capacidad de la capacidad de la
ventanilla virtual deberá permitir adjuntar los documentos complementarios en una lista de carpetas o
espacios virtuales para cada uno de estos. Es decir, en el momento de adjuntar los documentos, o cargar
los documentos escaneados, tanto el usuario como el funcionario tendrán conocimiento de qué
documentos hacen falta.
27. (Diligenciar formato web): El funcionario de archivo y correspondencia debe diligenciar el formato
web con la información requerida por la entidad. Al realizar esta actividad, se crea un expediente con
unas carpeta específicas en donde debe adjuntar los documentos una ver los haya escaneado, de tal
manera que a través de una alerta la coordinación conozca que tiene una solicitud en la cual debe
trabajar.
Elementos modificados
13. (Realizar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las
alternativas de pago en el corresponsal y en línea. Posibilitar al usuario para que pueda elegir la
alternativa que mejor le convenga acorde a sus necesidades.
11. (Notificar la resolución al solicitante por correo electrónico): La notificación del resultado se hará
por medio de correo electrónico
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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❷ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
8 5 -38%24 14 -42%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguno El trámite se ajusta a la normatividad.
Acreditaciones documentales
extralegales
Todas las acreditaciones
documentales a excepción
del Oficio o Carta de
Solicitud están ausenten de
normatividad nacional que
las establezca o autorice.
Si bien hay una autorización a la OCCRE para que reglamente los
procedimientos para la expedición de las tarjetas de residencia, no hay
soporte legal o reglamentario de carácter nacional que establezca
requisitos documentales, por lo que su exigencia vulnera el principio de
reserva legal contenido en el Artículo 84 de la Constitución Política y se
incumple la prohibición establecida en el Artículo 9 numeral 5 de la Ley
1437 de 2011, que señala a las entidad que les está prohibido crear
requisitos o formalidades adicionales, de conformidad con el artículo 84
de la Constitución Política.
En algunos casos se contradice lo dispuesto por el Decreto 19 de 2012
en su artículo 9 cuando dispone que cuando se esté adelantando un
trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos,
constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad
ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de
enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para
que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y
los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda
indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera
directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se
podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de
información que repose en los archivos de otra entidad pública.
Exigencias documentales
redundantes
Exigencia de fotocopias de
documentos que ya reposan
en la entidad o a los cuales
tiene facultad de acceder
(registro civil, fotocopias de
documentos de identidad,
certificados del SENA,
copia de convocatoria
laboral)
Con base en los Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de 2011, 13 del
Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto Ley 019 de 2012 y teniendo
en cuenta que la OCCRE es responsable de llevar el registro de control y
circulación de la Isla, es su obligación legal eliminar toda carga
documental respecto a informaciones, hechos y circunstancias que deba
verificar para proceder con la expedición de la tarjeta de residencia
temporal actividades laborales. Para ello debe implementar mecanismos
de interoperabilidad e intercambio de información con las distintas
entidades que corresponda, por ejemplo Registraduría Nacional del
Estado Civil, Cámaras de Comercio, SENA y consultar su propio sistema
de registro de residentes y de salidas y de ingresos a la Isla.
También le compete dar cumplimiento a las disposiciones legales en
materia de implementación de medios de identificación mediante huella
dactilar digital, en los términos señalados en el Artículo 18 del Decreto
Ley 019 de 2012, que dispone que en los trámites y actuaciones que se
cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan
funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella
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100
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se
hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares
contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios
para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la
Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el trámite no requiere de la
identificación inmediata de la persona, la autoridad o el particular
encargado de funciones administrativas coordinarán con la Registraduría
Nacional del Estado Civil el mecanismo de verificación de la información
requerida.
Exigencias de
condiciones o requisitos no
contempladas en la ley
La entidad exige muchos
requisitos surgidos a través
de la reglamentación de sus
funciones.
Si bien el literal d del artículo 26 del Decreto 2762 de 1991 establece que
es función de la OCCRE Fijar los procedimientos para la expedición de
las tarjetas de que trata este Decreto, no puede desconocerse el principio
de reserva legal contenido en el artículo 84 constitucional. Justamente
por esta razón el Acuerdo 001 de 2010 fue declarado nulo. El competente
para establecer estos requisitos es el legislador.
Bajo control regulatorio
La información integrada al
SUIT no corresponde
estrictamente al
comportamiento real del
proceso. La información del
SUIT se encuentra
desactualizada, no
correspondiendo a las
exigencias documentales
actuales.
El SUIT ha incorporado
como sustento del trámite
normas no relacionadas con
el trámite en específico y
normas que se encuentran
fuera del ordenamiento
jurídico colombiano
(declaración de nulidad del
Acuerdo 001 de 2002
expedido por la OCCRE.
En el SUIT se hace referencia al trámite correspondiente a la expedición
de la Tarjeta de Residente sin que se especifique de manera detallada
las diferentes situaciones que aplican para el caso de la residencia
temporal por desarrollo de actividades laborales.
El SUIT reporta que la entidad tarda 180 días para resolver el trámite. No
obstante no hay ninguna norma que soporte este plazo por lo que el
plazo legal aplicable es el dispuesto en el Artículo 14 de la Ley 1755 de
2015, Estatutaria del Derecho Fundamental de Petición.
En términos generales el trámite no cumple con los principios legales que
orientan la gestión pública. El Artículo 6 del Decreto Ley 019 de 2012
determina que los trámites establecidos por las autoridades deberán ser
sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se
exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los
fines que se persigue cumplir; y los numerales 3 y 5 del Artículo 9 de la
Ley 1437 de 2011, establecen la prohibición de exigir la presentación
personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija o
de documentos no previstos por las normas legales aplicables a los
procedimientos de que trate la gestión, o crear requisitos o formalidades
adicionales de conformidad con el artículo 84 de la Constitución Política.
Al tenor del numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la
racionalización de trámites y procedimientos administrativos tiene por
objeto facilitar las relaciones de los particulares con la Administración
Pública, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella
para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones
se desarrollen de conformidad con los principios establecidos en los
artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de
obligatoria observancia para toda la Administración Pública, los
siguientes principios como rectores de la política de racionalización,
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101
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar exigencias
injustificadas a los administrados:
1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio de
actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente
podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén
previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados
expresamente por esta. En tales casos las autoridades públicas no
podrán exigir certificaciones, conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o
permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la
ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de
competencia de otras autoridades.
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102
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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103
3.5 E26-7 - Tarjeta de Turismo
3.5.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=6437 Fecha de actualización: 11/20/2013
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT13
Tarjeta de Turismo
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Adquirir el derecho de entrar en el Departamento Archipiélago en calidad de turista
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Tarjeta de Turismo
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
46.8 Inmediato
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato14 Presencial Presencia
Obs15. --- ---
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
Dato Ciudadanos y extranjeros
13 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 14 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 15 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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104 SUIT 1. Tener pasaje de ida y de regreso del Archipiélago de San Andrés
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
1.Decreto 2762 de 1991, (Artículos 14 - 17 )
2.Decreto 009 de 2013, (Todos)
3.Ordenanza 019 de 2010, (Artículo 1)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Obligatorio
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
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105
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo transitorio 42 de la Constitución Política
Constitucional
Mientras el Congreso expide las leyes de que trata el artículo 310 de la Constitución, el Gobierno adoptará por decreto, las reglamentaciones necesarias para controlar la densidad de población del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, en procura de los fines expresados en el mismo artículo.
Literal d del artículo 4, artículo 5, literal a del artículo 10, literal a del artículo 13 de la Ley 47 de 1993
Legal Ordinaria
Determina la competencia de las autoridades para expedir normas en materia de regulación de la densidad poblacional del Departamento; entre éstas se encuentran la Asamblea Departamental.
Artículos 14 a 17 del Decreto Ley 2762 de 1991
Legal Ordinaria
Los que deseen visitar el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, en calidad de turistas, deberán:
• Obtener la tarjeta de turista, mediante procedimientos expeditos, a través de las oficinas de turismo, agencias de viajes, despachos de las líneas aéreas u oficinas de transporte marítimo de pasajeros;
• Presentar a los funcionarios competentes, al momento del arribo al territorio insular, la tarjeta que los identifica como turistas.
Las oficinas de turismo, agencias de viajes, líneas aéreas o empresas de transporte marítimo, expedirán la tarjeta de turista a quien cumpla con los requisitos siguientes:
• Adquiera el tiquete personal e intransferible de ida y regreso al Departamento Archipiélago;
• No se encuentre dentro de la relación de las personas que no pueden ingresar al Departamento, de acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Control de Circulación y Residencia.
Las personas que se desplacen al Departamento Archipiélago utilizando un medio de transporte privado, deberán acreditar tal situación mediante certificación de la autoridad aeronáutica o portuaria correspondiente. De esta manera suplirán el cumplimiento del requisito contemplado en el literal a) del artículo anterior, para la obtención de su respectiva tarjeta de turista.
Las personas que viajen en calidad de turistas al Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, sólo podrán permanecer en el territorio por un lapso de cuatro meses continuos o discontinuos, al año. Podrán permanecer por un lapso de hasta seis meses los turistas que se encuentren en una de las siguientes situaciones:
• Ser titular del derecho de dominio sobre uno o más bienes inmuebles situados en el territorio del Departamento Archipiélago;
• b) Tener vínculos familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con un residente de las islas.
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106
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Artículo 1 de la Ordenanza 019 de 2010
Acto Administrativo Departamental
Toda persona que viaje en calidad de turista al Departamento, sólo podrá permanecer en el territorio por un lapso máximo de ciento veinte (120) días continuos o discontinuos, al cabo de los cuáles este deberá abandonar el territorio del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia y Santa Catalina. Los 120 días cobija tanto a turistas nacionales como extranjeros.
Toda persona que viaje en calidad de turista y piense en permanecer por más de 8 días continuos deberá comprobar que tiene los medios económicos para subsistir en el territorio del departamento de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.
PARÁGRAFO: Podrán permanecer hasta por un lapso de ciento ochenta (180) días continuos los turistas que sean titulares del derecho de dominio sobre uno o más inmuebles situados en el territorio del Departamento del Archipiélago.
COMPETENCIA Artículo 20 y 22 del Decreto Ley2762 de 1991
Legal Ordinaria
La oficina encargada de la ejecución de las disposiciones del presente Decreto abrirá un registro alfabético y cronológico de turistas y residentes temporales en el cual indicará su nombre, su identificación, la fecha de llegada y de partida, y el total de tiempo que ha permanecido durante ese año dentro del Departamento Archipiélago.
Crea la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones del Decreto Ley 2762.
CONDICIONES Artículo 15 del Decreto 2762 de 1991
Legal Ordinaria
Las oficinas de turismo, agencias de viajes, líneas aéreas o empresas de transporte marítimo, expedirán la tarjeta de turista a quien cumpla con los requisitos siguientes:
• Adquirir el tiquete personal e intransferible de ida y regreso al Departamento Archipiélago;
• No encontrarse dentro de la relación de las personas que no pueden ingresar al Departamento, de acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Control de Circulación y Residencia. (**)
REQUISITOS DOCUMENTALES
Literal a del artículo 15 del Decreto 2762 de 1991
Decreto con fuerza de ley
Tiquete personal e intransferible de ida y regreso al Departamento Archipiélago, salvo la excepción planteada cuando se utiliza un medio de transporte privado.
COSTO
Artículo 262 de la Ordenanza 20 de 2006 (*)
Reglamentaria
El valor de la tarjeta de turismo, y la contribución para el uso de la infraestructura pública turística se fija en Veinte y seis mil pesos moneda legal ($26.000.oo), o su equivalente en Dólar de Estados Unidos de América según la tasa vigente, distribuidos en la siguiente manera: Veinte mil pesos ($ 20,000.oo) por concepto del costo de la tarjeta de turismo y seis mil por concepto de la contribución para el uso de la infraestructura pública turística, a cargo del turistas que visiten el Archipiélago, en el primer año.
Para el segundo (2008) la contribución para el uso de la infraestructura pública Turística tendrá un incremento de Siete mil pesos ($ 7,000.oo) quedando en un valor total Trece mil Pesos ($ 13,000.oo).
Y para el tercer año (2009) la Contribución para el uso de la infraestructura pública turística tendrá el mismo costo de la Tarjeta de turista.
De acuerdo con estas tarifas, el valor vigente actualizado que se
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107
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
cobra para expedir la Tarjeta de Turismo es de $46.000
PLAZO DE
RESPUESTA
Ninguna con carácter especial
Al no haber término reglado, el trámite se ve sometido a las normas del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 en cuanto al Derecho Fundamental de Petición (15 días).
Dentro de este lapso autorizado la entidad realiza el trámite de manera inmediata.
PROCEDIMIENTO Parágrafodelartículo7delDecreto2171de2001
Reglamentaria LajuntaDirectivadelaOCCREestableceráunprocedimientoexpeditoparaquelasempresasaqueserefiereesteartículoadquieranlastarjetasdeturista.
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108
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
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109
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Solicitud de tarjeta de turista
OFICINAS DE TURISMO/ AGENCIAS DE VIAJES/ LÍNEAS AÉREAS/ EMPRESAS DE TRANSPORTE MARÍTIMO
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Legal: Artículos 14 y 15 del Decreto 2762 de 1991
Reglamentario: Artículo 7 del Decreto 2171 de 2001
Verificación de requisitos de los turistas
OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Aprobación de las tarjeta de turismo
OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Pago de las tarjeta solicitadas
AEROPUERTOS NACIONALES/ INTERNACIONALES/ AGENCIAS DE VIAJES/ OFICINAS DE TURISMO/DESPACHOS DE LÍNEAS AÉREAS/ OFICINAS DE TRANSPORTE MARÍTIMO DE PASAJEROS (*)
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Emisión de las tarjeta de turista
OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recolección tarjetas de turista
AEROPUERTOS NACIONALES/ INTERNACIONALES/ AGENCIAS DE VIAJES/ OFICINAS DE TURISMO/DESPACHOS DE LÍNEAS AÉREAS/ OFICINAS DE TRANSPORTE MARÍTIMO DE PASAJEROS
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el paso final del trámite
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110
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
1 5
❷ Regular
❷ Interacción
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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111
3.5.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-7-1 La información que está publicada en el SUIT está enfocada a que los solicitantes del trámite sean ciudadanos, sin embargo el trámite es solicitado por líneas aéreas, por lo que el ciudadano no interviene en el proceso de emisión.
-Actualizar los siguientes campos del SUIT para que la información sea dirigida a las aerolíneas (organizaciones) 1. ¿Cuándo se puede realizar? 2. ¿A dónde ir? 3. Costo 4. Resultado 5. Descripción 6. Requisitos 7. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 8. Soporte legal
Corto 1. ¿Cuándo se puede realizar? 2. ¿A dónde ir? 3. Costo 4. Resultado 5. Descripción 6. Requisitos 7. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 8. Soporte legal
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-7-10 El solicitante debe acudir a pagar al banco y posteriormente entregar la factura o comprobante de pago en la Gobernación de San Andrés para que el procedimiento pueda continuar
-Habilitarle la opción al ciudadano de que pueda generar la orden de consignación vía web con el concepto de pago correspondiente para poder pagar el trámite. -Habilitar la opción de que la orden de consignación sea marcada con un código de barras para que el banco informe a la entidad cuando se haya realizado el pago del trámite -Generar convenio con banco para que éste informe a la entidad cuando se realicen pagos relacionados con éste trámite
Largo
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-7-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera
presencial en la entidad bancaria correspondiente y entregar el comprobante de pago al momento de entregar los requisitos.
En caso de que el solicitante haya solicitado el trámite de manera virtual se podrá pagar de dos maneras: 1. Pagar en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito o débito (PSE) en el portal web de la entidad. Esta transacción arrojará un comprobante de pago (el cual no es necesario adjuntar como requisito ya que la entidad bancaria informará a la entidad gubernamental que el pago ha sido realizado) 2. El solicitante podrá descargar e imprimir una orden de consignación de pago marcada con un código de barras con la que se presentará en el banco a pagar. Al pagar mediante una orden de consignación referenciada con un código de barras, el banco avisará a la entidad que el trámite ha sido pagado, por lo que no es necesario que el solicitante adjunte en línea o entregue de manera presencial el comprobante de pago.
Largo
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112
Interoperabilidad
No hay cambio en este aspecto
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113
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
Elementos eliminados
3. Pagar las tarjetas solicitadas en banco: Debido al número de tarjetas solicitadas por las aerolíneas
es poco eficiente además de poco seguro pagar en el banco. Las aerolíneas tienen la capacidad para
realizar trasferencias bancarias, por lo que debería de ser el único método de pago aceptado.
Elementos agregados
7. Pagar las tarjetas por transferencia bancaria: La aerolínea paga las tarjetas de turismo por
trasferencia bancaria.
Elementos modificados
No hay elementos modificados
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114
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❷ Regular
1 1 0%5 5 0%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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115
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y
NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado
Ninguna
identificada
El trámite se encuentra ajustado a la
regulación.
Acreditaciones documentales extralegales Ninguna
identificada
El trámite se encuentra ajustado a la
regulación.
Exigencias documentales redundantes Ninguna
identificada
El trámite se encuentra ajustado a la
regulación.
Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley
Ninguna
identificada
El trámite se encuentra ajustado a la
regulación.
Bajo control regulatorio Ninguna
identificada
El trámite se encuentra ajustado a la
regulación.
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116
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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117
3.6 E26-8 - Impuesto predial unificado
3.6.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1251 Fecha de actualización: 6/27/2014
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT16
Impuesto predial unificado
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Pago que todo propietario, poseedor o quien disfrute del bien ajeno, debe realizar sobre los bienes inmuebles o predios ubicados en la respectiva jurisdicción del Municipio o Distrito
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Formulario o factura del impuesto predial con sello de pago
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
De acuerdo con el avaluó catastral del predio y el Estatuto Tributario No 020 de 2006.
Inmediato
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato17 Presencial Presencia
Obs18. --- ---
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa
16 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 17 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 18 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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118
REQUISITOS
Dato SUIT
---
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
1.Ley 75 de 1986, (Artículos 73 Parágrafo 2, 77)
2.Ley 44 de 1990, (Artículos 1 - 18)
3.Decreto 1333 de 1986, (Artículos 171-194, 261)
4.Ley 1607 de 2012, (Artículo 177)
5.Ley 14 de 1983, (Artículos 17, 30)
6.Ley 1450 de 2011, (Artículo 23)
7.Ordenanza 020 de 2006, (Título I, Artículo 14-27)
8.Ley 55 de 1985, (Artículo 61)
9.Ley 50 de 1984, (Artículo 13)
10.Ley 128 de 1941, (Artículos 10, 11)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Obligatorio
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato Anual
Obs. ---
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119
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 338 de la Constitución Política
Constitucional
Señala la potestad legislativa del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales.
Artículo 11 de la Ley 128 de 1941
Legal Ordinaria
Se entiende por impuesto predial el que con ese nombre cobren los Municipios o Departamentos, o el que - bajo el nombre de impuesto de caminos - recauden otros Municipios sobre el valor de los bienes raíces de su respectivo territorio.
Artículo 1 y 3 de la Ley 44 de 1990
Legal Ordinaria
A partir del año de 1990, se fusiona en un solo impuesto denominado "Impuesto Predial Unificado", los siguientes gravámenes:
• El Impuesto Predial regulado en el Código de Régimen Municipal adoptado por el Decreto 1333 de 1986 y demás normas complementarias, especialmente las Leyes 14 de 1983, 55 de 1985 y 75 de 1986;
• El impuesto de parques y arborización, regulado en el Código de régimen Municipal adoptado por el Decreto 1333 de 1986;
• El impuesto de estratificación socioeconómica creado por la Ley 9 de 1989;
• La sobretasa de levantamiento catastral a que se refieren las Leyes 128 de 1941, 50 de 1984 y 9 de 1989.
Artículo 12, 13 de la Ley 44 de 1990
Legal Ordinaria
A partir del año 1991, los municipios podrán establecer la declaración anual del Impuesto Predial Unificado, mediante decisión del respectivo concejo municipal. La declaración tributaria se regirá por las normas previstas en el presente capítulo.
Cuando el respectivo municipio adopte la decisión de establecer la declaración del Impuesto Predial Unificado, los propietarios o poseedores de predios deberán presentar anualmente dicha declaración en los formularios que prescriba el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, indicando como mínimo los siguientes datos:
• Apellidos y nombres o razón social y NIT del propietario del predio;
• Número de identificación y dirección, del predio; • Número de metros de área y de construcción del
predio; • Autoavalúo del predio; • Tarifa aplicada; • Impuesto predial autoliquidado por el contribuyente; • Impuesto para la corporación regional respectiva,
cuando sea del caso.
Artículo 2 y 15 de la Ley 47 de 1993
Legal El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, es una entidad territorial creada por la Constitución y, como tal, goza de autonomía para la gestión de sus intereses dentro de los límites de la Constitución y la Ley con el derecho de gobernarse por autoridades propias; ejercer las competencias correspondientes; participar en las rentas nacionales; administrar sus recursos v establecer los tributos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
LaAsambleaDepartamental,ainiciativadelGobernador,expedirálasnormasorgánicasdelpresupuestodepartamentalyelpresupuesto
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120
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
anualderentasygastos,conformealaConstituciónylaley.
CorrespondealaAsambleaDepartamental,enejerciciodesusfunciones,laexpedicióndelasnormasrelacionadasconlaaplicaciónyregulacióndelosgravámenes,lastasasylassobretasaspreviamentedefinidasenlaley,condestinaciónespecíficaparaelDepartamentoArchipiélagodeSanAndrés,ProvidenciaySantaCatalina,siguiendolosprincipiosdeequidad,neutralidad,simplicidadyconladeterminacióndetarifasqueconsultenlarealcapacidaddepagodeloscontribuyentes.
Artículo 21 de la ley 47 de 1993
Legal En la liquidación del impuesto predial podrán considerarse factores adicionales que definirán las respectivas autoridades competentes.
Artículos 14 a 27 de la Ordenanza 020 de 2006 expedida por la Asamblea Departamental de San Andrés Isla
Acto Administrativo de carácter Departamental
3.6.1.1.1 EstablecelasnormastendientesaregularelImpuestoPredialUnificadoenelDepartamentodeSanAndrés.Entrelasdisposicioneseencuentranlasdefinicionesdelanaturalezadelimpuesto,elhechogeneradosdeéste,lossujetospasivosaquiensedestina,laclasificacióndelospredios,etc.
3.6.1.1.2
3.6.1.1.3 Elartículo14desarrollaladefiniciónyorigendelimpuestocomountributoanualdecarácterMunicipalquegravalapropiedadyposesióndelinmueble,tantourbanacomoruralyquefusionalosimpuestospredial,parquesyarborización,estratificaciónsocioeconómicaylasobretasadelevantamientocatastral,comoúnicoimpuestogeneralquepuedecobrarelMunicipiosobreelavalúocatastralfijadoporelInstitutoGeográficoAgustínCodazziuOficinadeCatastrocorrespondiente.
El auto avalúo solo será la base gravable cuando se haya establecido en el Departamento la declaración del impuesto.
COMPETENCIA Artículo 2 de la Ley 44 de 1990
Legal Ordinaria
El Impuesto Predial Unificado es un impuesto del orden municipal. La administración, recaudo y control de este tributo corresponde a los respectivos municipios.
Artículo 8 de la Ley 47 de 1993
Legal Ordinaria
La administración departamental del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, a través del Gobernador y de la Asamblea Departamental ejercerá las funciones a las que se refiere el artículo 4 de la presente Ley y además las de los municipios, mientras éstos no sean creados en la Isla de San Andrés, en desarrollo del principio constitucional de la subsidiariedad.
El ejercicio de las funciones de que trata este artículo se hará hasta la creación de los municipios a que hubiere lugar, dentro del territorio de la Isla de San Andrés y en estricto cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.
Artículos 24 de la Ordenanza 020 de 2006 expedida por la Asamblea Departamental de San Andrés Isla
Acto Administrativo de carácter Departamental
ElimpuestopredialUnificadololiquidaráanualmentelaSecretariadeHaciendaDepartamentalsobreelavalúocatastralrespectivo,vigenteaprimerodeenerodelañoqueseliquidaconbaseenlainformaciónquesuministraelIGAC.
CuandoseadopteelsistemadelautoavalúocondeclaraciónparalaIsla,elestimativodelcontribuyentenopodráserinferioralavalúocatastralvigenteenelperiodogravable.ElcálculodelimpuestoseharádeacuerdoconlaclasificaciónytarifasseñaladasenesteEstatuto
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121
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
deRentas
CONDICIONES Artículo 13 de la Ley 44 de 1990
Reglamentaria
Tener la condición de propietario o poseedor del inmueble
Artículo 16 de la Ordenanza 020 de 2006 expedida por la Asamblea Departamental de San Andrés Isla
Acto Administrativo de carácter Departamental
3.6.1.1.3.1 Sersujetopasivodelimpuesto:Eslapersonanaturalojurídica(incluidaslasentidadespúblicas)propietariaoposeedoradelbieninmuebleenlaIsladeSanAndrés.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Artículos 24 de la Ordenanza 020 de 2006 expedida por la Asamblea Departamental de San Andrés Isla
Acto Administrativo de carácter Departamental
Contar con la Liquidación anual efectuada por la Secretaría de Hacienda Departamental
COSTO
Ninguno
No se toma el valor del impuesto a pagar como costo del trámite. Este ítem solamente se tiene en cuenta para efectos de determinar si un usuario está en la obligación de efectuar un pago como prerrequisito para adelantar el trámite.
PLAZO DE
RESPUESTA
Ninguna con carácter especial
Comoquiera que el trámite es para dar cumplimiento a una obligación legal de pago de tributos, no existe norma que establezca que la Administración deba dar respuesta a la misma. En todo caso, por remisión expresa del artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 y teniendo en cuenta que el soporte del trámite es la liquidación que emite la Secretaría de Hacienda Departamental, para aquellos aspectos de un procedimiento administrativo que no cuenta con regulación especial, debe darse aplicación a las disposiciones de la Ley Estatutaria del derecho de Petición, 1755 de 2015. Para el caso concreto y tratándose de una petición de información que por su naturaleza se enmarca en la hipótesis legal contemplada en el inciso segundo del artículo 14 de la mencionada ley estatutaria, la administración debe dar cumplimiento a la entrega de la Liquidación del impuesto dentro de los 10 días siguientes a la solicitud.
Dentro de este término, el municipio resuelve el trámite de manera inmediata.
PROCEDIMIENTO Ningunaconcarácterespecial
ElimpuestoPredialUnificadololiquidaráanualmentelaSecretaríadeHaciendaDepartamentalsobreelavalúocatastralrespectivo,fijadoparalavigenciaenquesecausaelimpuesto.
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122
C. MAPA DEL PROCESO
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123
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Solicitud verbal (*)
SECRETARÍA DE HACIENDA DEPARTAMENTAL
Presencial Ventanilla Front Office
Suministrar datos personales en ventanilla
Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Ninguno
Generar factura/liquidación del impuesto
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar factura/liquidación al solicitante
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Realizar pago del impuesto liquidado en la factura/liquidación
ENTIDAD BANCARIA
Presencial Ventanilla Front Office Bancaria
Orden de pago o liquidación
Legal: Artículo 7 del Decreto ley 2150 de 1995
Reglamentario: Artículo 24 de la Ordenanza 010 de 2006
Es la salida final del trámite
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124
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
0 3
❷ Regular
❷ Interacción
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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125
3.6.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambio en este aspecto
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-8-10 El solicitante debe acudir a pagar al banco y posteriormente entregar la factura o comprobante de pago en la Gobernación de San Andrés para que el procedimiento pueda continuar
-Habilitarle la opción al ciudadano de que pueda generar la orden de consignación vía web con el concepto de pago correspondiente para poder pagar el trámite. -Habilitar la opción de que la orden de consignación sea marcada con un código de barras para que el banco informe a la entidad cuando se haya realizado el pago del trámite -Generar convenio con banco para que éste informe a la entidad cuando se realicen pagos relacionados con éste trámite
Largo
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-8-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera
presencial en la entidad bancaria correspondiente y entregar el comprobante de pago al momento de entregar los requisitos.
En caso de que el solicitante haya solicitado el trámite de manera virtual se podrá pagar de dos maneras: 1. Pagar en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito o débito (PSE) en el portal web de la entidad. Esta transacción arrojará un comprobante de pago (el cual no es necesario adjuntar como requisito ya que la entidad bancaria informará a la entidad gubernamental que el pago ha sido realizado) 2. El solicitante podrá descargar e imprimir una orden de consignación de pago marcada con un código de barras con la que se presentará en el banco a pagar. Al pagar mediante una orden de consignación referenciada con un código de barras, el banco avisará a la entidad que el trámite ha sido pagado, por lo que no es necesario que el solicitante adjunte en línea o entregue de manera presencial el comprobante de pago.
Largo
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126
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-8-9 El solicitante debe entregar
copia de su cédula de ciudadanía como un requisito para poder dar inicio al trámite
Eliminar el requisito cédula de ciudadanía ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Registraduría Nacional. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)
Largo 1. Cédula de ciudadanía
1. Registraduría Nacional
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127
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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128
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
5. Elegir concepto de pago: El solicitante elige el concepto de pago a descargar
6. Descargar orden de consignación: El solicitante puede descargar la orden de consignación del
pago a realizar a través del portal web de la entidad
7. Pagar en línea: Pagar en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito o débito (PSE) en el
portal web de la entidad. Esta transacción arrojará un comprobante de pago (el cual no es necesario
adjuntar como requisito ya que la entidad bancaria informará a la entidad gubernamental que el pago ha
sido realizado)
Elementos modificados
1. Solicitar orden de consignación: El solicitante ya no debe de entregar copia de su cédula de
identidad al momento de solicitar la orden de consignación
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129
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❷ Regular
0 0 ---3 2 -33%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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130
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y
NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado
Ninguna
identificada
El trámite se encuentra ajustado a la
regulación
Acreditaciones documentales extralegales Ninguna
identificada
El trámite se encuentra ajustado a la
regulación
Exigencias documentales redundantes Ninguna
identificada
El trámite se encuentra ajustado a la
regulación
Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley
Ninguna
identificada
El trámite se encuentra ajustado a la
regulación
Bajo control regulatorio Ninguna
identificada
El trámite se encuentra ajustado a la
regulación
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131
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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132
3.7 E26-9 - Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros
3.7.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1250 Fecha de actualización: 10/16/2015
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT19
Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Declaración y pago del impuesto por el ejercicio de cualquier actividad comercial, industrial o de servicios, en forma permanente u ocasional en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Factura o formulario con sello de pago del impuesto
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Depende de la actividad económica que se ejerza o realice, según tarifa establecida en el Estatuto de Rentas Municipal (ordenanza 026 de 2006) y los intereses de mora liquidados o sanciones cuando a ello haya lugar.
Inmediato
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato20 Presencial Presencia
Obs21. --- ---
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
19 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 20 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 21 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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133
Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos, extranjeros, instituciones o dependencias públicas y organizaciones
1.Formulario de impuestos de industria y comercio
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
1.Constitución política de Colombia de 1991, (Artículo 338)
2.Decreto 1333 de 1986, (Artículos 195 - 213)
3.Ley 383 de 1997, (Artículo 67)
4.Decreto 3070 de 1983, (Artículos 1, 7 Numerales 2 - 4 , 8, 10)
5.Ordenanza 020 de 2006, (Capítulo II- Art. 28-47)
6.Ley 49 de 1990, (Artículo 77)
7.Ley 14 de 1983, (Artículos 32-37;39-42)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Obligatorio
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato Anual
Obs. ---
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134
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 338 de la Constitución Política
Constitucional
Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales.
Artículo37y42delaLey14de1983
Legal Ordinaria
Elimpuestodeavisosytableros,autorizadoporlaLey97de1913ylaLey84de1915,seliquidaráycobraráenadelanteatodaslasactividadescomerciales,industrialesydeservicioscomocomplementodelimpuestodeindustriaycomercio,conunatarifafijadaporlosConcejosMunicipales.LabaseimpositivaparalacuantificacióndelimpuestoreguladoenlapresenteLeyseestableceráporlosConcejosMunicipalesoporelConcejodelDistritoEspecialdeBogotá,
Artículo 195 del Decreto Nacional 1333 de 1986 del
Reglamentario El impuesto de industria y comercio recaerá, en cuanto a materia imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que se ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedad de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.
COMPETENCIA Artículo77delaLey49de1990
Ordinaria
Paraelpagodelimpuestodeindustriaycomerciosobrelasactividadesindustriales,elgravamensobrelaactividadindustrialsepagaráenelmunicipiodondeseencuentreubicadalafábricaoplantaindustrial,teniendocomobasegravablelosingresosbrutosprovenientesdelaactividad.
CONDICIONES Artículo 33 de la Ordenanza 020 de 2006
Acto Administrativo de carácter departamental
Ser sujeto pasivo del impuesto. EssujetopasivodelimpuestodeindustriaycomercioyelcomplementariodeAvisoyTableros,lapersonanaturalojurídicaosociedaddehecho,querealiceelhechogeneradordelaobligacióntributaria,incluidaslassociedadesdeeconomíamixtaylasempresasindustrialesycomercialesdelestadodelordennacional,DepartamentalyMunicipal.
Numeral 1 del Artículo 46 de la Ordenanza 020 de 2006
ActoAdministrativodecarácterdepartamental
Los sujetos pasivos del impuesto de industria y comercio deben registrarse ante las respectivas Secretarias de Hacienda o, cuando no existan, ante las tesorerías Municipales dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de iniciación de sus actividades gravables.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Ninguno
COSTO
Ninguno
No se toma el valor del impuesto a pagar como costo del trámite. Este ítem solamente se tiene en cuenta para efectos de determinar si un usuario está en la obligación de efectuar un pago como prerrequisito para adelantar el trámite.
PLAZO DE
RESPUESTA
Ninguna
Ninguno Comoquiera que el trámite es para dar cumplimiento a una obligación legal de declaración y pago de tributos, no existe norma que establezca que la Administración deba dar respuesta a la misma. La entidad reporta inmediatez en la resolución del trámite (expedir orden de pago del impuesto)
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135
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
PROCEDIMIENTO Artículo 364, 318, 331 y 322 de la Ordenanza 020 de 2006
ActoAdministrativodecarácterdepartamental
LosresponsablesdeImpuestosDepartamentalesestaránobligadosapresentarlasdeclaraciones,relacionesoinformesquelasnormasespecíficaslesexijanyenparticularlasdeclaracionesqueseseñalanenelartículosiguiente.Lasdeclaracionestributariasindicadasenelpresenteestatuto,deberánestarfirmadassegúnelcaso:
• Quiencumplaeldeberformaldedeclarar
• ContadorPúblicooRevisorFiscal,segúnelcaso,cuandosetratedepersonasjurídicasobligadasallevarlibrodecontabilidad.
• ContadorPúblicocuandosetratedecontribuyentes
obligadosallevarlibrosdecontabilidadysiempreycuandosusingresosbrutosdelañoinmediatamenteanterioralejerciciofiscalseansuperioresalequivalentedetrescientos(300)salariosmínimolegalesmensualesvigentes.
• Cuansediereaplicaciónalodispuestoenlosliteralesb
ycdeberáinformarseenladeclaraciónelnombrecompletoyelnúmerodematrículadelContadorPúblicoorevisorfiscalquefirmaladeclaración.
LasdeclaracionestributariaspresentadasanteelDepartamentoArchipiélagodeSanAndrés,ProvidenciaySantaCatalina,debencontenerlainformaciónsolicitadaenlosformularios,diseñadoporlaDireccióndeApoyoFiscaldelMinisteriodeHaciendayCréditoPúblicoyadoptadosporelDepartamento,quedeberánpresentarseconlosanexosseñalados.
*No existe norma en la Ordenanza ni se reportó decreto reglamentario departamental por parte de la entidad territorial, en la que se establezcan de manera específica los documentos que deben anexarse a la declaración.
Debido a la naturaleza del trámite y teniendo en cuenta que la obligación derivada del mismo se cumple con la simple declaración y pago del impuesto, aunque no exista regulación especial del procedimiento resulta imposible aplicar a este trámite las normas estatutarias que regulan el derecho de petición, contenidas en la Ley 1755 de 2015, en tanto la presentación de la declaración y su pago supone el cumplimiento de una obligación legal frente a la cual no se obtiene respuesta sino que, genera, de manera posterior, el ejercicio de la función de fiscalización a cargo de la Administración Tributaria dentro del término de ejecutoria de 2 años que tiene la declaración para adquirir firmeza.
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136
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
4. Formulario y estado de resultados
1. Formulario de impuestos de industria y comercio
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137
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Diligenciar formato de la declaración (se descarga de la página web o se solicita presencial en la entidad)
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial o Virtual Ventanilla Front Office
Formato de declaración privada del impuesto
Estado de resultados de la actividad
Legal: Artículos 13 y 14 de la Ley 1755 de 2015.
Reglamentario: Artículo 235 de la Ordenanza 010 de 2006.
Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguna.
Firmar recibido en declaración y emitir orden de pago la orden de consignación
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office con presencia de usuario en Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Realizar el pago ENTIDAD BANCARIA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite
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138
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
1 6
❷ Regular
❷ Interacción
❸ Sencillo
❷ Insuficiente
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
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139
3.7.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambio en este aspecto
Administración
No hay cambios en este aspecto
Tecnología
No hay cambios en este aspecto
Interoperabilidad
No hay cambio en este aspecto
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140
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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141
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
9. Pagar en Línea: Añadir las alternativas de pago en el corresponsal y en línea. Posibilitar al usuario
para que pueda elegir la alternativa que mejor le convenga acorde a sus necesidades.
Elementos modificados
3. Entregar soportes: el solicitante solo debe entregar soportes, ya no debe entregar forzosamente
un formulario.
5. Llenar formulario: el funcionario ingresa el formulario directamente en el sistema
6. Firmar la declaración de recibido y digitalizar soportes: el funcionario digitaliza los soportes al
recibir la documentación por parte del solicitante
.
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142
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❷ Regular
1 1 0%6 2 -67%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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143
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control
ex ante que no
generan valor
agregado
Ninguna Se ajusta a la regulación.
Acreditaciones
documentales
extralegales
Se exige presentar un estado
de resultados que reporte los
ingresos sobre los cuales se
liquida el impuesto
Este requisito no tiene consagración normativa nacional o local que
sustente su exigencia. Aunque existe una disposición en la Ordenanza
020 de 2006 (Artículo 322) relativa a la obligatoriedad de presentar con
la declaración los anexos que se establezcan, no hay disposición que
expresamente señale cuáles son, por lo que ante el vacío no puede la
Administración Tributaria imponer de facto la exigencia. Este
procedimiento vulnera el principio de reserva legal consagrado en
Artículo 84 de la Constitución Política, que prohíbe exigir requisitos no
contemplados por el legislador.
Así mismo, esta exigencia distorsiona la naturaleza de declaración
privada que tiene este trámite, de donde se deriva que la declaración
privada se sustenta en el principio constitucional de la buena fe
consagrado en el Artículo 83 de la Constitución Política
Exigencias
documentales
redundantes
Se exige presentar un estado
de resultados que reporte los
ingresos sobre los cuales se
liquida el impuesto
La naturaleza del trámite es la de efectuar el cumplimiento de la
obligación mediante la declaración privada del impuesto, por lo que la
exigencia documental de acreditar el estado de resultados para liquidar
el impuesto resulta redundante en la medida en que la Secretaría de
Hacienda debe dar cumplimiento obligatorio a la presunción de buena
fe contenida en el Artículo 83 de la Constitución Política. En virtud de
ello la verificación de la información declarada corresponde al ejercicio
de la función fiscalizadora que debe ser desplegada de manera oficiosa
y ex post a la presentación privada del impuesto por parte del
contribuyente.
Exigencias de
condiciones o
requisitos no
contempladas en la
ley
Ninguna Se ajusta a la regulación.
Bajo control
regulatorio
La descripción contenida en el
SUIT respecto a las exigencias
documentales no corresponde a
la realidad del trámite.
El SUIT no reporta la exigencia del estado de resultados pero en la
práctica éste es exigido por la Administración para efectuar liquidación
del impuesto a pagar pese a que ello corresponde a una función
fiscalizadora oficiosa y ex post. La exigencia documental para acreditar
el estado de resultados vulnera el principio constitucional de la buena
fe, el principio constitucional de reserva legal y no se ajusta a los fines
que orientan la gestión pública contenidos en las siguientes
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144
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
disposiciones:
Artículo 6 del Decreto Ley 019 de 2012, determina que los trámites
establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda
complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares
deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue
cumplir; y los numerales 3 y 5 del Artículo 9 de la Ley 1437 de 2011,
establecen la prohibición de exigir la presentación personal de
peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija o de
documentos no previstos por las normas legales aplicables a los
procedimientos de que trate la gestión, o crear requisitos o
formalidades adicionales de conformidad con el artículo 84 de la
Constitución Política.
Numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la racionalización de
trámites y procedimientos administrativos tiene por objeto facilitar las
relaciones de los particulares con la Administración Pública, de tal
forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio
de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen
de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84,
209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de obligatoria
observancia para toda la Administración Pública, los siguientes
principios como rectores de la política de racionalización,
estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar exigencias
injustificadas a los administrados:
1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio de
actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente
podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén
previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados
expresamente por esta. En tales casos las autoridades públicas no
podrán exigir certificaciones, conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o
permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la
ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de
competencia de otras autoridades.
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145
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❷ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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146
3.8 E26-13 - Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
3.8.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: No está en el SUIT
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT22
Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Incorporarse al mecanismo de identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del impuesto de industria y comercio.
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. Certificado de inscripción al registro de contribuyentes
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
--- ---
Obs. Gratuito Inmediato
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato23 --- ---
Obs24. El aplicativo existe pero no está abierto al público
---
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
22 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 23 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 24 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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147
Dato SUIT
---
Obs. «REQUISITOS_SUIT_OBSERVACION»
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. Sí aplica Obligatorio
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. ---
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148
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 338 de la Constitución Política
Constitucional
Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales.
Artículos 32 de la Ley 14 de 1983
Legal Ordinaria
El Impuesto de Industria y Comercio recaerá, en cuanto a materia imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.
Artículo 1 del Decreto 3070 de 1983
Reglamentaria
Los contribuyentes que realicen actividades industriales, comerciales o de servicios en más de un municipio, a través de sucursales o agencias, constituidas de acuerdo con lo definido en los artículos 263 y 264 del Código de Comercio o de establecimientos de comercio debidamente inscritos, deberán registrar su actividad en cada municipio y llevar registros contables que permitan la determinación del volumen de ingresos obtenidos por las operaciones realizadas en dichos municipios. Tales ingresos constituirán la base gravable
Numeral 1 del Artículo 46 de la Ordenanza 020 de 2006
ActoAdministrativodecarácterdepartamental
Los sujetos pasivos del impuesto de industria y comercio deben registrarse ante las respectivas Secretarias de Hacienda o, cuando no existan, ante las tesorerías Municipales dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de iniciación de sus actividades gravables.
COMPETENCIA
Artículo 7 del Decreto 3070 de 1983
Reglamentaria Los sujetos del impuesto de industria y comercio deben registrarse ante las respectivas Secretarías de Hacienda o cuando no existan, ante las Tesorerías Municipales dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de iniciación de la actividad gravable.
Numeral 1 del Artículo 46 de la Ordenanza 020 de 2006
ActoAdministrativodecarácterdepartamental
Los sujetos pasivos del impuesto de industria y comercio deben registrarse ante las respectivas Secretarias de Hacienda o, cuando no existan, ante las tesorerías Municipales dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de iniciación de sus actividades gravables.
CONDICIONES Artículo 7 del Decreto 3070 de 1983 y Numeral 1 del Artículo 46 de la Ordenanza 020 de 2006
Reglamentarias nacional y departamental
Ser sujeto pasivo del impuesto.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Ninguno
COSTO Ninguno
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149
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
PLAZO DE RESPUESTA
Ninguna con carácter especial
Por remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación al plazo establecido en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho fundamental de petición. Teniendo en cuenta que el trámite consiste en la inscripción del contribuyente en la base de datos del Registro de Industria y Comercio, la Administración no podría tomarse más de 10 días para efectuar tal actuación y expedir la correspondiente constancia o certificación de la inscripción con destino al usuario.
Dentro de este plazo la entidad reporta resolver el trámite de inscripción en el registro en forma inmediata.
PROCEDIMIENTO Ningunaconcarácterespecial
Por remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación al plazo establecido en el artículo 15, 16 y 17 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el procedimiento a que está sometido el derecho fundamental de petición.
Respecto a la notificación, debe darse aplicación a lo dispuesto en el artículo 70 de la Ley 1437 de 2011, el cual establece que Los actos de inscripción realizados por las entidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación. Si el acto de inscripción hubiere sido solicitado por entidad o persona distinta de quien aparezca como titular del derecho, la inscripción deberá comunicarse a dicho titular por cualquier medio idóneo, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente anotación.
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150
C. MAPA DEL PROCESO
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151
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL/
VIRTUAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Solicitar el trámite mediante:
Radicación o solicitud verbal
Medio virtual
VENTANILLA ÚNICA
Presencial Ventanilla Front Office
Virtual Ventanilla Front Office
Certificado de Cámara de Comercio
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Revisión de documentación e Inscripción en base de dato del registro
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Enviar Certificado por correo electrónico cuando se usó este medio
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite solicitado por canal virtual.
Emitir Oficio de Registro si se solicitó mediante radicación presencial o por correo
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar Oficio de Registro al solicitante
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite solicitado por canal presencial o correo.
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152
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
1 8
❸ Avanzado
❷ Interacción
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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153
3.8.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-13-1 La información correspondiente a este trámite no está publicada en el SUIT
Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-13-23 El solicitante debe radicar una solicitud como requisito para poder dar inicio al trámite
Eliminar la necesidad de presentar el requisito solicitud ya que no es necesario si se entrega certificado de inscripción a cámara de comercio
Largo
Tecnología
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-13-9 El solicitante debe entregar
una copia de su inscripción a la cámara de comercio para poder dar inicio al procedimiento
Eliminar el requisito Inscripción a cámara de comercio ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Confecámaras. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)
Largo 1. Certificado de inscripción a cámara de comercio
1. Confecámaras
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154
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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155
Elementos eliminados
1. Presentar requisitos en ventanilla única: Se elimina porque esta manera de iniciar el trámite se
repite con la actividad 2.
4. Imprimir solicitud: No es necesario imprimir solicitud ya que el procedimiento se llevará a cabo de
manera digital
8. Entregar certificado: Se repite con la actividad 6.
Elementos agregados
No hay elementos agregados
Elementos modificados
2. Presentar requisitos en ventanilla: La solicitud la ingresa el funcionario directamente en el sistema.
3. Mandar requisitos vía email: Ya no se pide la certificación de cámara de comercio al solicitante
debido a que se puede obtener a través de Confecámaras.
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156
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
1 0 -100%8 6 -25%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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157
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguna Ninguna
Acreditaciones documentales
extralegales
Se exige Certificado de
Matrícula Mercantil o de
Existencia y Representación
Legal expedido por la Cámara
de Comercio
No existe norma legal o reglamentaria que establezca el requisito ni
alguna otra que autorice a la entidad su exigencia. A la luz de las
normas que sustentan el origen del trámite y las reglamentarias
departamentales, la única exigencia es informar los datos requeridos
por la Administración Tributaria que debe efectuar quien cumpla la
condición de ser sujeto pasivo del impuesto.
Exigencias documentales
redundantes
Se exige Certificado de
Matrícula Mercantil o de
Existencia y Representación
Legal expedido por la Cámara
de Comercio
Teniendo en cuenta el Artículo 13 del Decreto Ley 2150 de 1995
dispone que en todas las actuaciones públicas quedan prohibidas las
exigencias de copias o fotocopias de documentos que la entidad
tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal
de acceder, el documento exigido además de constituir requisito
documental extralegal también resulta redundante en tanto la
Secretaría de Hacienda está en la obligación de acceder a la
información mediante consulta e intercambio de información con las
entidad responsable de manejar dicha información, Cámara de
Comercio.
Como consecuencia de ello, la entidad vulnera las disposiciones antes
mencionadas, que señalan lo siguiente:
i) La primera de la normas establece que, cuando se esté adelantando
un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos
administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya
reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva
actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas
contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando
una actuación ante la administración y los documentos reposen en
otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual
reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que
la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para
efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que
repose en los archivos de otra entidad pública.
ii) La segunda señala que cuando las entidades de la Administración
Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia
necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los
particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a
la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la
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158
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de
información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del
principio de colaboración. El envío de la información por fax o
cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una
entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la
actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre
debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y
haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se
atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera información
de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la
atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no
mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer
sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir
información de uso frecuente por otras autoridades.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la
ley
Ninguna Ninguno
Bajo control regulatorio
El trámite no reporta
información en el SUIT ajustada
a la realidad del trámite.
No cuenta con formato
preestablecido para declarar la
información requerida por la
Administración Municipal.
Se exige acreditación
documental que debe ser
sustituida por mecanismo de
intercambio de información o
interoperabilidad.
Hasta tanto no sea incorporado el trámite éste no resulta exigible de
acuerdo con las siguientes disposiciones legales:
Artículo 39 del Decreto Ley 019 de 2012. Modificatorio del artículo
primero numeral segundo de la Ley 062 de 2005. Las entidades
públicas y los particulares que ejercen una función administrativa
expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite,
deberán previamente someterlo a consideración del Departamento
Administrativo de la Función Pública adjuntando la manifestación del
impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia,
eficiencia y los costos de implementación para los obligados a
cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos
presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En
caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de
simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el
Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su
adopción e implementación. Las Asambleas Departamentales y los
Concejos Distritales o Municipales únicamente podrán adoptar,
mediante ordenanza o acuerdo, las medidas que se requieran para la
implementación o aplicación de los trámites creados o autorizados por
la Ley.
Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012. Sin perjuicio de las
exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para
que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular, deberá
encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y
Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función
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159
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Pública, entidad que verificará que el mismo cuente con el respectivo
soporte legal.
El contenido de la información que se publica en el SUIT es
responsabilidad de cada una de las entidades públicas, las cuales
tendrán la obligación de actualizarla dentro de los tres (3) días
siguientes a cualquier variación.
Adicionalmente, se observa que al tenor del numeral 1 del Artículo 1
de la Ley 962 de 2005, la racionalización de trámites y procedimientos
administrativos tiene por objeto facilitar las relaciones de los
particulares con la Administración Pública, de tal forma que las
actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de
actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen
de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84,
209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de obligatoria
observancia para toda la Administración Pública, los siguientes
principios como rectores de la política de racionalización,
estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar
exigencias injustificadas a los administrados:
1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio
de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente
podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén
previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados
expresamente por esta. En tales casos las autoridades públicas no
podrán exigir certificaciones, conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o
permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por
la ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de
competencia de otras autoridades.
En este caso particular, la exigencia documental no tiene expresa
consagración legal ni la entidad cuenta con autorización o excepción
alguna que le permita infringir las prohibiciones establecidas a nivel
constitucional y legal contenidas en las normas mencionadas en los
acápites anteriores.
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160
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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161
3.9 E26-15 - Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos y recibos de pago Secretaria de Hacienda.
3.9.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: No está en el SUIT
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT25
Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos y recibos de pago Secretaria de Hacienda.
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. «DESCRIPCION_SUIT_OBSERVACION»
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
--- ---
Obs. Gratuito ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato26 --- ---
Obs27. --- ---
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa
25 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 26 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 27 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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162
REQUISITOS
Dato SUIT
---
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. ---
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163
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 338 de la Constitución Política
Constitucional
Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales.
Artículo 588 del Decreto Ley 624 de 1983: Estatuto Tributario Nacional
Legal Extraordinaria
Sin perjuicio de lo dispuesto en los Artículos 709 y 713, los contribuyentes, responsables o agentes retenedores podrán corregir sus declaraciones tributarias dentro de los dos años siguientes al vencimiento del plazo para declarar y antes de que se les haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en relación con la declaración tributaria que se corrige, y se liquide la correspondiente sanción por corrección. Toda declaración que el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, presente con posterioridad a la declaración inicial, será considerada como una corrección a la declaración inicial o a la última corrección presentada, según el caso.
Artículo 327 de la Ordenanza 020 de 2006
Acto Administrativo de carácter departamental
Los contribuyentes podrán corregir sus declaraciones de impuesto dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para declarar, liquidándose la correspondiente sanción por corrección, y antes de que se les haya notificado emplazamiento, requerimiento especial o pliego de cargos, en relación con la declaración tributaria que se corrige.
Toda declaración que el contribuyente presente con posterioridad a la declaración inicial será considerada como corrección a esta, o a la última corrección presentada, según el caso.
La corrección de las declaraciones de impuesto que no varíen el valor a pagar, no causaran sanción por corrección.
COMPETENCIA Artículo 589 del Decreto Ley 624 de 1983
Legal Extraordinaria
Para corregir las declaraciones tributarias que no varíen el valor por pagar, o que lo disminuyan, o aumenten el saldo a favor, se elevará solicitud a la Administración de Impuestos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha del término para presentar la declaración, anexando un proyecto de la corrección. La Administración debe practicar la Liquidación de Corrección, dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha la solicitud; si no se pronuncia dentro de este término el proyecto de corrección sustituirá la declaración inicial. La corrección de las declaraciones a que se refiere este Artículo no causara sanción de corrección, y no impide la facultad de revisión, la cual se contará a partir de la fecha de la corrección.
CONDICIONES Artículo 588 del Decreto Ley 624 de 1983
Legal Extraordinaria
Sin perjuicio de lo dispuesto en los Artículos 709 y 713, los contribuyentes, responsables o agentes retenedores podrán corregir sus declaraciones tributarias dentro de los dos años siguientes al vencimiento del plazo para declarar y antes de que se les haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en relación con la declaración tributaria que se corrige, y se liquide la correspondiente sanción por corrección. Toda declaración que el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, presente con posterioridad a la declaración inicial, será considerada como una corrección a la declaración inicial o a la última corrección presentada, según el caso.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ninguna con carácter especial
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164
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
COSTO
Ninguno
No se toma el valor del impuesto a pagar como costo del trámite. Este ítem solamente se tiene en cuenta para efectos de determinar si un usuario está en la obligación de efectuar un pago como prerrequisito para adelantar el trámite.
PLAZO DE
RESPUESTA
Artículo 589 del Decreto Ley 624 de 1983
Reglamentario Para corregir las declaraciones tributarias que no varíen el valor por pagar, o que lo disminuyan, o aumenten el saldo a favor, se elevará solicitud a la Administración de Impuestos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha del término para presentar la declaración, anexando un proyecto de la corrección. La Administración debe practicar la Liquidación de Corrección, dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha la solicitud; si no se pronuncia dentro de este término el proyecto de corrección sustituirá la declaración inicial. La corrección de las declaraciones a que se refiere este Artículo no causara sanción de corrección, y no impide la facultad de revisión, la cual se contará a partir de la fecha de la corrección.
PROCEDIMIENTO Artículo 589 del Decreto Ley 624 de 1983
Legal Extraordinaria
Para corregir las declaraciones tributarias que no varíen el valor por pagar, o que lo disminuyan, o aumenten el saldo a favor, se elevará solicitud a la Administración de Impuestos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha del término para presentar la declaración, anexando un proyecto de la corrección. La Administración debe practicar la Liquidación de Corrección, dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha la solicitud; si no se pronuncia dentro de este término el proyecto de corrección sustituirá la declaración inicial. La corrección de las declaraciones a que se refiere este Artículo no causara sanción de corrección, y no impide la facultad de revisión, la cual se contará a partir de la fecha de la corrección.
Artículo 327 de la ordenanza 020 de 2006
Acto Administrativo de carácter departamental
Loscontribuyentespodráncorregirsusdeclaracionesdeimpuestodentrodelosdos(2)mesessiguientesalvencimientodelplazoparadeclarar,liquidándoselacorrespondientesanciónporcorrección,yantesdequeseleshayanotificadoemplazamiento,requerimientoespecialopliegodecargos,enrelaciónconladeclaracióntributariaquesecorrige.Todadeclaraciónqueelcontribuyentepresenteconposterioridadaladeclaracióninicialseráconsideradacomocorrecciónaesta,oalaúltimacorrecciónpresentada,segúnelcaso. La corrección de las declaraciones de impuesto que no varíen el valor a pagar, no causaran sanción por corrección.
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165
C. MAPA DEL PROCESO
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166
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Radicación de solicitud y factura original de pago realizado
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Solicitud escrita/No tiene Formato prestablecido
Soportes de los pagos realizados sobre el cual se solicita la devolución y/o compensación
Legal: Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Artículo 2 del Decreto 2877 del 2013
Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguna
Ingreso del trámite al Back Office- se remite a renta
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Verificación de información y Determinar estado de cuenta o adeudos del contribuyente o solicitante para determinar procedencia de la corrección
SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERÍA Y RECAUDO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Emisión de acto administrativo que declara la procedencia o improcedencia de la devolución. (incluye notificación)
SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERÍA Y RECAUDO
Back Office Ninguno Legal: Artículo 589 del estatuto Tributario Nacional
Reglamentaria: Artículo 327 de la Ordenanza 020 de 2006.
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167
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
0 5
❷ Regular
❷ Interacción
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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168
3.9.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-15-1 La información correspondiente a este trámite no está publicada en el SUIT
Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Administración
No hay cambio en este aspecto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-15-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la
ventanilla de la Gobernación para llenar la solicitud.
- Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad
Largo
E26-15-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la
ventanilla de Gobernación de San Andrés - Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.
Largo
Interoperabilidad
No hay cambio en este aspecto
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169
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
170
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
10. Ingresar solicitud en línea: el solicitante tiene la opción de ingresar su solicitud y adjuntar sus
documentos a través del portal
11. Se envía email con oficio de negativa: Se le envía una notificación vía email al solicitante
expresando la negativa de su solicitud
Elementos modificados
No hay elementos modificados
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171
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
0 0 ---5 4 -20%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
172
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguna
El trámite se ajusta a la regulación.
Acreditaciones documentales
extralegales
Se exige comprobante de pago
de la obligación tributaria que se
pretende corregir
Esta exigencia no está contenida en las normas nacionales aplicables
al trámite ni se encuentra autorización expresa a nivel territorial para
su exigencia. En estos términos la exigencia documental vulnera la
presunción de buena fe constitucional y el principio constitucional de
reserva legal contenidos en los Artículos 83 y 84 de la Constitución
Política, respectivamente.
Exigencias documentales
redundantes
Se exige comprobante de pago
de la obligación tributaria que se
pretende corregir
Esta información reposa en la entidad competente para resolver el
trámite, por lo que su exigencia resulta redundante ante la prohibición
legal existente respecto a la potestad de exigir documentación o
información que repose en la entidad o a la que se tenga facultad de
acceder. También se vulnera la prohibición de exigir la comprobación
de pagos anteriores para efectos de cumplir con una obligación o
procedimiento administrativo.
Las disposiciones vulneradas son las siguientes:
Artículo 13 del decreto Ley 2150 de 1995. En todas las actuaciones
públicas quedan prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de
documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad
pública tenga facultad legal de acceder.
Artículo 11 de la Ley 962 de 2005. En relación con las actuaciones
que deban efectuarse ante la Administración Pública, está prohibido
exigir todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento
de una actuación administrativa agotada, cuando una en curso
suponga que la anterior fue regularmente concluida. Igualmente no
se podrá solicitar documentación de actos administrativos proferidos
por la misma autoridad ante la cual se está tramitando la respectiva
actuación. Las autoridades administrativas de todo orden no podrán
revivir trámites o requisitos eliminados o modificados por el legislador
o el Gobierno Nacional.
Artículo 12 de la Ley 962 de 2005. En relación con los pagos que
deben efectuarse ante la Administración Pública, queda prohibida la
exigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad, como
condición para aceptar un nuevo pago, salvo que este último implique
la compensación de deudas con saldos a favor o pagos en exceso, o
los casos en que se deba acreditar, por quien corresponda, el pago
de períodos en mora al Sistema de Seguridad Social.
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173
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Artículo 14 de la Ley 962 de 2005. Cuando las entidades de la
Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna
circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o
petición de los particulares, que obre en otra entidad pública,
procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En
tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario. Será
permitido el intercambio de información entre distintas entidades
oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El envío de la
información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica,
proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y
servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando
se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que
lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a
quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera
información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará
prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en
un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a
establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y
compartir información de uso frecuente por otras autoridades.
Artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012. Cuando se esté adelantando
un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos
administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya
reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva
actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas
contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando
una actuación ante la administración y los documentos reposen en
otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual
reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio
que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir
para efectos de trámites y procedimientos el suministro de
información que repose en los archivos de otra entidad pública.
Artículo 10 del Decreto Ley 019 de 2012. En relación con los pagos
que deben efectuarse ante la Administración Pública o ante los
particulares que cumplen una función administrativa, queda prohibida
la exigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad,
como condición para aceptar un nuevo pago, salvo que este último
implique la compensación de deudas con saldos a favor o pagos en
exceso, o los casos en que se deba acreditar, por quien corresponda,
el pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad Social Integral.
Exigencias de
condiciones o requisitos no
contempladas en la ley
Ninguno
El trámite se encuentra ajustado a la regulación
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174
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Bajo control regulatorio
El trámite debe incorporarse al
SUIT, actualmente no reporta
información acerca del mismo en
la correspondiente entidad
territorial.
La entidad territorial debe actualizar el SUIT bajo la premisa de
presentar al DAFP el trámite y sus soportes para el despliegue del
control de legalidad correspondiente y obtención del concepto
favorable para su integración al sistema.
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175
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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176
3.10 E26-16 - Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda.
3.10.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=2583 Fecha de actualización: 10/28/2014
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT28
Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda.
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Obtener la devolución y/o compensación de pagos, si tiene pagos en exceso o lo no debido, es decir, si ha cancelado sumas mayores por concepto de obligaciones tributarias o ha efectuado pagos sin que exista causa legal para hacer exigible su cumplimiento.
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Reconocimiento de devolución y/o compensación
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito 15 días hábiles
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato29 Presencial Presencia
Obs30. --- ---
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa
28 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 29 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 30 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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177
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos, extranjeros, instituciones y dependencias públicas y organizaciones
1. Recibo de pago
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
1.Decreto 624 de 1989, (Artículos 815, 816, 850, 851, 853-855, 857, 858, 860 )
2.Decreto 2277 de 2012, (Todos)
3.Decreto Ley 019 de 2012, (Artículo 10)
4.Ley 57 de 1887, (Artículos 2313, 2315)
5.Ley 223 de 1995, (Artículos 49, 140, 141)
6.Ley 962 de 2005, (Artículo 47)
7.Ley 1607 de 2012, (Artículo 65)
8.Ordenanza 020 de 2006, (Artículos 235, 232, 336, 355,364)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
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178
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 2313 y 2315 del Código Civil Colombiano. Ley 57 de 1887
Legal Ordinaria
Pago de lo no debido. Si el que por error ha hecho un pago, prueba que no lo debía, tiene derecho para repetir lo pagado. Sin embargo, cuando una persona, a consecuencia de un error suyo, ha pagado una deuda ajena, no tendrá derecho de repetición contra el que, a consecuencia del pago, ha suprimido o cancelado un título necesario para el cobro de su crédito, pero podrá intentar contra el deudor las acciones del acreedor.
Pago por error de derecho de obligación sin fundamento. Se podrá repetir aún, lo que se ha pagado por error de derecho, cuando el pago no tenía por fundamento ni aún una obligación puramente natural.
Artículo 850 del Decreto Ley 624 de 1989. Estatuto Tributario.
Legal Extraordinaria
Los contribuyentes o responsables que liquiden saldos a favor en sus declaraciones tributarias podrán solicitar su devolución. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá devolver oportunamente a los contribuyentes, los pagos en exceso o de lo no debido, que éstos hayan efectuado por concepto de obligaciones tributarias y aduaneras, cualquiera que fuere el concepto del pago, siguiendo el mismo procedimiento que se aplica para las devoluciones de los saldos a favor.
Artículo 232 de la ordenanza 20 de 2006.
Acto Administrativo de carácter departamental
LosdepartamentosymunicipiosaplicaranlosprocedimientosestablecidosenelEstatutoTributarioNacional,paralaadministración,determinación,discusión,cobro,devoluciones,régimensancionatorioincluidosuimposición,alosimpuestosporellosadministrados.Asímismoaplicaranelprocedimientoadministrativodecobroalasmultas,derechosydemásrecursosTerritoriales.Elmontodelassancionesyeltérminodelaaplicacióndelosprocedimientosanteriorespodrándisminuirseysimplificarseacordeconlanaturalezadesustributos,yteniendoencuentalaproporcionalidaddeestasrespectodeldelosimpuestos.
COMPETENCIA Artículo 853 del decreto Ley 624 de 1989. Estatuto Tributario.
Legal Extraordinaria
CorrespondealJefedelaUnidaddeDevolucionesodelaUnidaddeRecaudoencargadadedichafunción,proferirlosactosparaordenar,rechazaronegarlasdevolucionesylascompensacionesdelossaldosafavordelasdeclaracionestributariasopagosenexceso,deconformidadconlodispuestoenestetítulo.
Correspondealosfuncionariosdedichasunidades,previaautorización,comisiónorepartodelJefedeDevoluciones,estudiar,verificarlasdevolucionesyproyectarlosfallos,yengeneraltodaslasactuacionespreparatoriasynecesariasparaproferirlosactosdecompetenciadelJefedelaUnidadcorrespondiente.
Artículo 10 del Decreto 2277 del 2012
Reglamentaria Habrálugaraladevolucióny/ocompensacióndelospagosenexcesoporconceptodeobligacionestributarias,paralocualdeberápresentarselasolicituddedevolucióny/ocompensaciónantelaDirecciónSeccionaldeImpuestosodeImpuestosyAduanasquecorrespondaaldomiciliofiscaldelsolicitante,almomentoderadicarlarespectivasolicitud.
CONDICIONES Artículo 11 del Decreto 2277 del 2012. (Pagos en exceso).
Reglamentaria Lassolicitudesdevolucióny/ocompensaciónporpagosenexceso,deberánpresentarsedentrodeltérminodeprescripcióndelaacciónejecutiva,establecidoenelartículo2536delCódigoCivil.Paraeltrámitedeestassolicitudes,enlosaspectosnoreguladosespecialmente,seaplicaráelmismoprocedimientoestablecidoparaladevolucióndelossaldosafavorliquidadosenlasdeclaracionestributarias.Entodocaso,eltérminopararesolverlasolicitud,seráelestablecidoenelartículo855
delEstatutoTributario(Laacciónejecutivaseprescribeporcinco(5)años).
Artículo 16 del Decreto 2277 del 2012. (Pago
Reglamentaria Términoparasolicitaryefectuarladevoluciónporpagosdelonodebido.Habrálugaraladevolucióny/ocompensacióndelospagosefectuadosafavordelaDireccióndeImpuestosyAduanasNacionalessinqueexista
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179
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
de lo no debido) causalegalparahacerexigiblesucumplimiento,paralocualdeberápresentarsesolicitudantelaDirecciónSeccionaldeImpuestosodeImpuestosyAduanasdondeseefectuóelpago,dentrodeltérmino
establecidoenelartículo11delpresentedecreto(Laacciónejecutivaseprescribeporcinco(5)años).
Artículo196delaordenanza020de2006.
Acto Administrativo
El plazo para solicitar la devolución de impuesto tanto para los pagos en exceso como por pagos de lo no debido, es dentro del término de prescripción de la acción ejecutiva establecido en el artículo 2536 del Código Civil, modificado por el art. 8 de la ley 791 de 2002.
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Artículo 2 del Decreto 2277 de 2012
Reglamentario Lasolicituddedevolucióny/ocompensacióndeberápresentarsepersonalmenteporelcontribuyente,responsable,porsurepresentantelegal,oatravésdeapoderado,acreditandolacalidadcorrespondienteparacadacaso.LasolicituddebidamentediligenciadaenlaformaquedeterminelaDireccióndeImpuestosyAduanasNacionalesdeberáacompañarsedelossiguientesdocumentosfísicosovirtuales:
- Tratándosedepersonasjurídicas,certificadoexpedidoporlaautoridadcompetentequeacreditesuexistenciayrepresentaciónlegal,conanterioridadnomayordeun(1)mes;
- Copiadelpoderotorgadoendebidaformacuandoseactúemedianteapoderado;
- GarantíaafavordelaNación-UnidadAdministrativaEspecialDireccióndeImpuestosyAduanasNacionales,otorgadaporentidadesbancariasocompañíasdeseguros,cuandoelsolicitanteseacojaalaopcióncontempladaenelartículo860delEstatutoTributario;
- Copiadelrecibodepagodelaprimacorrespondientealapólizaotorgadaporentidadesbancariasocompañíasdeseguros.
Parágrafo.Eltitulardelsaldoafavoralmomentodelapresentacióndelasolicituddedevolucióny/ocompensacióndeberátenerelRegistroÚnicoTributarioformalizadoyactualizadoynohabersidoobjetodesuspensiónnicancelacióndesdeelmomentodelaradicacióndelasolicitudendebidaformahastacuandoseprofieraelactoadministrativoquedefinadichasolicitud.Estamismacondiciónseexigealosrepresentanteslegalesyapoderados.
COSTO Ninguno Ninguno
PLAZO DE
RESPUESTA
Artículo855delDecretoLey624de1989.EstatutoTributario.
Legal Extraordinaria
La Administración de Impuestos deberá devolver, previa las compensaciones a que haya lugar, los saldos a favor originados en los impuestos sobre la renta y complementarios y sobre las ventas, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud de devolución presentada oportunamente y en debida forma. El término previsto en el presente artículo aplica igualmente para la devolución de impuestos pagados y no causados o pagados en exceso.
Dentro de este plazo la entidad reporta un tiempo de 15 días para resolver el trámite.
PROCEDIMIENTO Artículo857,857-1y858delDecretoLey624de1989.EstatutoTributario.
Legal Extraordinaria (*)
Verificacióndelasdevoluciones.LaAdministraciónTributariaMunicipalseleccionará,delassolicitudesdedevoluciónquepresentenloscontribuyentes,aquellosqueseránobjetodeverificación,lacualsellevaráacabodentrodeltérminoprevistoparadevolver.Enlaetapadeverificacióndelassolicitudesseleccionadas,laAdministraciónTributariaMunicipalharáunaconstatacióndelaexistenciadelospagosenexcesoodelasretenciones,quedanlugaralsaldoafavor.Rechazoeinadmisióndelassolicitudesdedevoluciónocompensación.Lassolicitudesdedevoluciónocompensaciónserechazaránenforma
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180
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Artículos585,modificadoporelartículo143delaLey223de1995delEstatutoTributarioNacional.
Artículos565delEstatutoTributarioNacional.ModificadoporelArtículo45delaLey1111de2006yAdicionadoporelArtículo135delaLey1607de2012
Legal Extraordinaria
definitiva:- Cuandofuerenpresentadasextemporáneamente.- Cuandoelsaldomateriadelasolicitudyahayasidoobjetode
devolución,compensaciónoimputaciónanterior.- Cuandodentrodeltérminodelainvestigaciónpreviadela
solicituddedevoluciónocompensación,comoresultadodelacorreccióndeladeclaraciónefectuadaporelcontribuyenteoresponsable,segeneraunsaldoapagar.
Lassolicitudesdedevoluciónocompensacióndeberáninadmitirsecuandodentrodelprocesopararesolverlas,sedéalgunadelassiguientescausales:
- Cuandoladeclaraciónobjetodeladevoluciónocompensaciónsetengacomonopresentada,porlascausalesdequetrataelpresenteestatuto.
- Cuandolasolicitudsepresentesinelllenodelosrequisitosformales,queexigenlasnormaspertinentes.
- Cuandoladeclaraciónobjetodeladevoluciónocompensaciónpresenteerroraritmético.
- Cuandoseimputeenladeclaraciónobjetodesolicituddedevoluciónocompensación,unsaldoafavordelperíodoanteriordiferentealdeclarado.
Investigaciónpreviaaladevoluciónocompensación.Eltérminoparadevolverocompensarsepodrásuspenderhastaporunmáximodenoventa(90)días,paraquelaSecretaríadeHaciendaadelantelacorrespondienteinvestigación,cuandoseproduzcaalgunodelossiguienteshechos:
- Cuandoseverifiquequealgunadelasretencionesopagosenexcesodenunciadoporelsolicitantesoninexistentes,yaseaporquelaretenciónnofuepracticada,oporqueelagenteretenedornoexiste,oporqueelpagoenexcesoquemanifiestahaberrealizadoelcontribuyente,distintoderetenciones,nofuerecibidoporlaAdministraciónTributariay/oSecretaríadeHacienda.
- Cuandonofuereposibleconfirmarlaidentidad,residenciaodomiciliodelcontribuyente.
- CuandoajuiciodelaSecretaríadeHacienda,existaunindiciodeinexactitudenladeclaraciónquegeneraelsaldoafavor,encuyocasosedejaráconstanciaescritadelasrazonesenquesefundamentaelindicio.
Terminadalainvestigación,sinoseproducerequerimientoespecial,seprocederáaladevoluciónocompensacióndelsaldoafavor.Siseprodujererequerimientoespecial,sóloprocederáladevoluciónocompensaciónsobreelsaldoafavorqueseplanteeenelmismo,sinqueserequieradeunanuevasolicituddedevoluciónocompensaciónporpartedelcontribuyente.Estemismotratamientoseaplicaráenlasdemásetapasdelprocesodedeterminaciónydiscusióntantoenlavíagubernativacomojurisdiccional,encuyocasobastaráconqueelcontribuyentepresentelacopiadelactooprovidenciarespectiva.Cuandolasolicituddedevoluciónocompensaciónnocumplaconlosrequisitos,elautoinadmisoriodeberádictarseenuntérminomáximodequince(15)días.
Formas de notificación de las actuaciones de la administración de impuestos. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
181
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Artículo300,301,302,303,304delaordenanza020de2006
Legal Extraordinaria
Acto Administrativo de carácter departamental
notificarse de manera electrónica, personalmente o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente. Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación. En este evento también procede la notificación electrónica.
El edicto de que trata el inciso anterior se fijará en lugar público del despacho respectivo por el término de diez (10) días y deberá contener la parte resolutiva del respectivo acto administrativo.
Parágrafo 1. La notificación por correo de las actuaciones de la administración, en materia tributaria, aduanera o cambiaria se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario - RUT. En estos eventos también procederá la notificación electrónica.
Notificaciones. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones tributarias, emplazamientos, citaciones, traslados de cargos, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse por correo o personalmente.
Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los cinco (5) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación.
La notificación por correo se practicará mediante envío de una copia del acto correspondiente a la dirección informada por el contribuyente.
Cuandolaliquidacióndeimpuestossehubiereenviadoaunadireccióndistintadelaregistradaodelaposteriormenteinformadaporelcontribuyentehabiendolugaracorregirelerrorencualquiertiempoenviándoloaladireccióncorrecta.Enesteúltimocaso,lostérminoslegalessolocomenzaranacorrerapartirdelanotificaciónhechaendebidaforma. LasactuacionesdelaAdministraciónnotificadasporcorreo,queporcualquierrazónseandevueltas,seránnotificadasmedianteedictooavisosenunperiódicodeampliacirculaciónnacional,lanotificación,lanotificaciónseentenderásurtidaparaefectosdelostérminosdelaadministración,enlaprimerafecha,peroparaelcontribuyente,elterminopararesponderoimpugnarsecontaradesdelafijacióndeledictoolapublicacióndelavisoodelacorreccióndelanotificación.Enelactodenotificacióndelasprovidenciassedejaraconstanciadelosrecursosqueprocedencontraelcorrespondienteactoadministrativo.-
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
182
C. MAPA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
183
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Radicación de solicitud y factura original de pago realizado
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Solicitud escrita/No tiene Formato prestablecido
Soportes de los pagos realizados sobre el cual se solicita la devolución y/o compensación
Legal: Artículo 14 y 15 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Artículo 2 del Decreto 2877 del 2013
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Ingreso del trámite al Back Office- se remite a renta
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Verificación de información y Determinar estado de cuenta o adeudos del contribuyente o solicitante para determinar procedencia de compensación y saldo posible a devolver
SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERÍA Y RECAUDO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Emisión de acto administrativo que declara la procedencia o improcedencia de la compensación y/o devolución de pagos en exceso o de lo no debido (incluye notificación)
SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERÍA Y RECAUDO
Back Office Ninguno Legal: Artículos 857, 857-1 y 858 del Decreto Ley 624 de 1989 y Artículo 565 del Estatuto Tributario Nacional. Modificado por la Ley 1111 de 2006 y Adicionado por el Artículo 135 de la Ley 1607 de 2012.
Reglamentaria: Artículo 300 a 304 de la Ordenanza 010 de 2006.
Elaborar cuanta de pago por devolución
SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERÍA Y RECAUDO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Reclamar cheque o recibir giro en cuenta bancaria
USUARIO/ SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERÍA Y RECAUDO
Presencial Ventanilla Front Office o Ventanilla Bancaria, según modalidad de entrega del saldo a devolver
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
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184
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
1 7
❸ Avanzado
❷ Interacción
❷ Regular
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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185
3.10.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambio en este aspecto
Administración
No hay cambio en este aspecto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-16-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la
ventanilla de la Gobernación para llenar la solicitud.
- Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad
Largo
E26-16-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la
ventanilla de Gobernación de San Andrés - Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.
Largo
Interoperabilidad
No hay cambio en este aspecto
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186
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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187
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
13. Ingresar solicitud vía web y adjuntar documentos: El solicitante tiene la opción de ingresar la
solicitud y adjuntar los documentos vía web.
14. Enviar email adjuntando oficio de negativa: Si la respuesta es negativa y el solicitante está
realizando el trámite vía web se le manda un correo electrónico con el oficio de negativa.
Elementos modificados
No hay elementos modificados
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188
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
1 1 0%7 5 -29%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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189
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguno
El trámite se encuentra ajustado a la regulación. Se observa que los
requisitos documentales establecidos en el Artículo 2 del Decreto
2277 de 2012 han sido eliminados por la Administración Tributaria
Departamental y sustituidos por verificaciones oficiosas en los
sistemas de información de la propia Secretaría de Hacienda,
constituyendo esto una buena práctica al tenor de las normas
generales de la simplificación, racionalización y optimización de
trámites.
Acreditaciones
documentales extralegales
Se exige la presentación del
recibo original del pago efectuado
que genera la devolución o
compensación del saldo a favor
Esta exigencia no tiene sustento en las normas de carácter nacional
ni tampoco lo tiene en las normas territoriales competencia de la
Asamblea Territorial, por lo que su exigencia vulnera el principio
constitucional de Reserva Legal consagrado en el Artículo 84 de la
Constitución Política.
Exigencias documentales
redundantes
Se exige la presentación del
recibo original del pago efectuado
que genera la devolución o
compensación del saldo a favor
Teniendo en cuenta que la información sobre pagos efectuados por
el contribuyente reposa en la Secretaría de Hacienda ante la cual se
efectúa la solicitud de devolución y/o compensación de saldos a
favor originados en dichos pagos del contribuyente, no resulta viable
su exigencia a la luz de la prohibición que tienen las entidades y
autoridades de exigir al ciudadano informaciones, actos
administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya
reposen en la entidad, tal como lo contempla el artículo 15 del
Decreto ley 019 de 2012 y en el artículo 8 numeral 4 de la ley 1437
de 2011. En consecuencia su acreditación documental para incoar la
solicitud resulta redundante.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la ley
Ninguno
El trámite se encuentra ajustado a la regulación.
Bajo control
regulatorio
El trámite se ha integrado al SUIT
bajo una exigencia documental
de acreditación que no tiene
sustento normativo legal ni
reglamentario.
La exigencia de allegar el comprobante de pago de la obligación que
origina la solicitud de devolución o compensación es extralegal, lo
que supone una obligación a cargo de la Secretaría de Hacienda
acerca de su verificación oficiosa a partir de la información con la
que naturalmente cuenta al ser la autoridad competente de la
administración de los tributos y de los pagos que cualquier
ciudadano realiza a favor del Departamento.
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190
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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191
3.11 E26-17 - Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias
3.11.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No está en el SUIT Fecha de actualización: No disponible
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT31
Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias
Obs.
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Obs.
RESULTADO
Dato SUIT
Obs.
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Obs.
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato32
Obs33.
ATENCIÓN
Dato
Obs.
Información normativa
REQUISITOS
31 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 32 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 33 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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192
Dato SUIT
Obs.
NORMATIVA
Dato SUIT
Obs.
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato
Obs.
PERIODICIDAD
Dato
Obs.
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193
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 23 de la Constitución Política
Constitucional Es un derecho fundamental de toda persona el de presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
Artículo 338 de la Constitución Política
Constitucional
Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales.
COMPETENCIA Artículo 236 de la ordenanza 202 de 2006
Acto administrativo de carácter departamental
Las declaraciones tributarias se presentarán ante la Secretaría de Hacienda en los lugares y plazos establecidos. La competencia para recibir la solicitud se deriva de la principal relacionada con la administración, discusión, liquidación, corrección, cobro y demás relacionadas con los tributos departamentales.
CONDICIONES Incisos primero y segundo del Artículo 15 de la Ley 1755 de 2015
Legal Estatutaria
Las peticiones podrán presentarse verbalmente y deberá quedar constancia de la misma, o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Los recursos se presentarán conforme a las normas especiales de este código.
Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la autoridad deberá indicar al peticionario los que falten.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Artículo 16 de la Ley 1755 de 2015
Legal Estatutaria
Toda petición deberá contener, por lo menos:
• La designación de la autoridad a la que se dirige. • Los nombres y apellidos completos del solicitante y
de su representante y o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peti-cionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.
• El objeto de la petición. • Las razones en las que fundamenta su petición. • La relación de los documentos que desee presentar
para iniciar el trámite. • La firma del peticionario cuando fuere el caso.
Parágrafo 1. La autoridad tiene la obligación de examinar integralmente la petición, y en ningún caso la estimará incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente, que no sean necesarios para resolverla o que se encuentren dentro de sus archivos.
Parágrafo 2. En ningún caso podrá ser rechazada la petición por motivos de fundamentación inadecuada o incompleta.
COSTO
Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015
El derecho de petición es gratuito.
PLAZO DE Inciso primero y parágrafo del Artículo 14 de la Ley 1755 de
Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los
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194
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
RESPUESTA 2015
quince (15) días siguientes a su recepción.
Parágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
Dentro de este lapso la entidad reporto en el trabajo de campo tardarse 5 días hábiles para resolver el trámite.
PROCEDIMIENTO Artículos565delEstatutoTributarioNacional.ModificadoporelArtículo45delaLey1111de2006yAdicionadoporelArtículo135delaLey1607de2012
Artículo300,301,302,303,304delaordenanza020de2006
Legal Extraordinaria
Formas de notificación de las actuaciones de la administración de impuestos. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse de manera electrónica, personalmente o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente. Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación. En este evento también procede la notificación electrónica.
El edicto de que trata el inciso anterior se fijará en lugar público del despacho respectivo por el término de diez (10) días y deberá contener la parte resolutiva del respectivo acto administrativo.
Parágrafo 1. La notificación por correo de las actuaciones de la administración, en materia tributaria, aduanera o cambiaria se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario - RUT. En estos eventos también procederá la notificación electrónica.
Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no hubiere informado una dirección a la administración tributaria, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria. Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados, los actos de la administración le serán notificados por medio de publicación en un periódico de circulación nacional.
Cuando la notificación se efectúe a una dirección distinta a la informada en el Registro Único Tributario, RUT, habrá lugar a corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto.
Parágrafo 2. Cuando durante los procesos que se adelanten ante la administración tributaria, el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, actúe a través
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195
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Artículos15,17y18delaLey1755de2015
Acto Administrativo de carácter municipal
Legal Estatutaria
de apoderado, la notificación se surtirá a la última dirección que dicho apoderado tenga registrada en el Registro Único Tributario, RUT.
Parágrafo 3. Las actuaciones y notificaciones que se realicen a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como certificadora digital cerrada serán gratuitos, en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus disposiciones reglamentarias.
Notificaciones. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones tributarias, emplazamientos, citaciones, traslados de cargos, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse por correo o personalmente.
Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los cinco (5) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación.
La notificación por correo se practicará mediante envío de una copia del acto correspondiente a la dirección informada por el contribuyente.
Cuandolaliquidacióndeimpuestossehubiereenviadoaunadireccióndistintadelaregistradaodelaposteriormenteinformadaporelcontribuyentehabiendolugaracorregirelerrorencualquiertiempoenviándoloaladireccióncorrecta.Enesteúltimocaso,lostérminoslegalessolocomenzaranacorrerapartirdelanotificaciónhechaendebidaforma.LasactuacionesdelaAdministraciónnotificadasporcorreo,queporcualquierrazónseandevueltas,seránnotificadasmedianteedictooavisosenunperiódicodeampliacirculaciónnacional,lanotificación,lanotificaciónseentenderásurtidaparaefectosdelostérminosdelaadministración,enlaprimerafecha,peroparaelcontribuyente,elterminopararesponderoimpugnarsecontaradesdelafijacióndeledictoolapublicacióndelavisoodelacorreccióndelanotificación.Enelactodenotificacióndelasprovidenciassedejaraconstanciadelosrecursosqueprocedencontraelcorrespondienteactoadministrativo.-
Presentación y radicación de peticiones. Las peticiones podrán presentarse verbalmente y deberá quedar constancia de la misma, o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Los recursos se presentarán conforme a las normas especiales de este código.
Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la autoridad deberá indicar al peticionario los que falten.
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196
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Si este insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes. Si quien presenta una petición verbal pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.
Las autoridades podrán exigir que ciertas peticiones se presenten por escrito, y pondrán a disposición de los interesados, sin costo, a menos que una ley expresamente señale lo contrario, formularios y otros instrumentos estandarizados para facilitar su diligenciamiento. En todo caso, los peticionarios no quedarán impedidos para aportar o formular con su petición argumentos, pruebas o documentos adicionales que los formularios no contemplen, sin que por su utilización las autoridades queden relevadas del deber de resolver sobre todos los aspectos y pruebas que les sean planteados o presentados más allá del contenido de dichos formularios.
A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, recibida por el funcionario respectivo con anotación de la fecha y hora de su presentación, y del número y clase de los documentos anexos, tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Esta autenticación no causará costo alguno al peticionario.
Parágrafo 1°. En caso de que la petición sea enviada a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos, esta tendrá como datos de fecha y hora de radicación, así como el número y clase de documentos recibidos, los registrados en el medio por el cual se han recibido los documentos.
Parágrafo 2°. Ninguna autoridad podrá negarse a la recepción y radicación de solicitudes y peticiones respetuosas.
Parágrafo 3°. Cuando la petición se presente verbalmente ella deberá efectuarse en la oficina o dependencia que cada entidad defina para ese efecto. El Gobierno Nacional reglamentará la materia en un plazo no mayor a noventa (90) días, a partir de la promulgación de la presente ley.
Peticiones incompletas y desistimiento tácito. En virtud del principio de eficacia, cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.
A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se reactivará el término para resolver la petición.
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197
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.
Vencidos los términos establecidos en este artículo, sin que el peticionario haya cumplido el requerimiento, la autoridad decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales.
Desistimiento expreso de la petición. Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada.
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198
C. MAPA DEL PROCESO
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199
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Presentar solicitud y copia de factura con el pago del 30%
SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERIA Y RECAUDO
Presencial Ventanilla Front Office
Oficio de solicitud
Comprobante de depósito del 30% de la deuda
Legal: Inciso 4 del Artículo 15 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Ninguno
Remitir a cobros y analizar información
SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERIA Y RECAUDO
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Informar modelo y medios de financiación de la deuda tributaria para aceptación o no por parte del solicitante
SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERIA Y RECAUDO
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
No se acepta la propuesta, se convoca a conciliación (Se concilia, se emite acuerdo )
SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERIA Y RECAUDO
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se acepta la propuesta, se emite acuerdo y se comunica y se firma por el solicitante
SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERIA Y RECAUDO
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguna
Legal: Artículo 565 del Estatuto Tributario Nacional. Modificado por la Ley 1111 de 2006 y Adicionado por el Artículo 135 de la Ley 1607 de 2012.
Reglamentario: Ninguno
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200
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
0 7
❶ Básico
❷ Interacción
❷ Regular
❶ Inadecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
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201
3.11.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-17-1 La información correspondiente a este trámite no está publicada en el SUIT
Se ha identificado que la entidad no posee un nivel medio de virtualización para este trámite que le permita al usuario radicar su solicitud de manera remota. Se propone la implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para la radicación de solicitudes de trámite con el objetivo de ahorrarle tiempo y dinero al usuario.
Corto -Todo el trámite
Administración
No hay cambio en este aspecto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-17-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la
Gobernación para llenar la solicitud. - Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad
Largo
E26-17-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la
ventanilla de Gobernación de San Andrés - Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.
Largo
Interoperabilidad
No hay cambio en este aspecto
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202
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
10. Ingresar solicitud y adjuntar documentos: El solicitante tiene la opción de ingresar su solicitud y
adjuntar sus documentos a través del portal web de la entidad.
Elementos modificados
No hay elementos modificados
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203
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
0 0 ---7 5 -29%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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204
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguno
Ninguno
Acreditaciones
documentales extralegales
Se exige el pago del
30% de la deuda
La entidad no aportó normas que den sustento a esta exigencia hecha por el
departamento. No se halló sustento normativo de esta exigencia en la
Ordenanza 020 de 2006. Tampoco se hallaron otras normas reglamentarias
que autoricen la exigencia del comprobante de pago correspondiente al 30%
del valor de la deuda. Como consecuencia de lo anterior, se observa que la
acreditación documental exigida vulnera el principio constitucional de reserva
legal contemplado en el Artículo 84 de la Constitución Política.
Exigencias documentales
redundantes
Se exige el pago del
30% de la deuda
Esta información reposa en la entidad competente para resolver el trámite, por
lo que su exigencia resulta redundante ante la prohibición legal existente
respecto a la potestad de exigir documentación o información que repose en la
entidad o a la que se tenga facultad de acceder. También se vulnera la
prohibición de exigir la comprobación de pagos anteriores para efectos de
cumplir con una obligación o procedimiento administrativo.
Las disposiciones vulneradas son las siguientes:
Artículo 13 del decreto Ley 2150 de 1995. En todas las actuaciones públicas
quedan prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que
la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad
legal de acceder.
Artículo 11 de la Ley 962 de 2005. En relación con las actuaciones que deban
efectuarse ante la Administración Pública, está prohibido exigir todo
comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación
administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue
regularmente concluida. Igualmente no se podrá solicitar documentación de
actos administrativos proferidos por la misma autoridad ante la cual se está
tramitando la respectiva actuación. Las autoridades administrativas de todo
orden no podrán revivir trámites o requisitos eliminados o modificados por el
legislador o el Gobierno Nacional.
Artículo 12 de la Ley 962 de 2005. En relación con los pagos que deben
efectuarse ante la Administración Pública, queda prohibida la exigencia de
comprobantes de pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar
un nuevo pago, salvo que este último implique la compensación de deudas
con saldos a favor o pagos en exceso, o los casos en que se deba acreditar,
por quien corresponda, el pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad
Social.
Artículo 14 de la Ley 962 de 2005. Cuando las entidades de la Administración
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
205
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria
para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre
en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha
información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario.
Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades
oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El envío de la
información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica,
proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de
prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre
debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido
solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite.
Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la
Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones,
debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual
deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan
integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades.
Artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012. Cuando se esté adelantando un
trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos,
constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante
la cual se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de
2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando
se esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos
reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la
cual reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la
persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de
trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los
archivos de otra entidad pública.
Artículo 10 del Decreto Ley 019 de 2012. En relación con los pagos que deben
efectuarse ante la Administración Pública o ante los particulares que cumplen
una función administrativa, queda prohibida la exigencia de comprobantes de
pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago,
salvo que este último implique la compensación de deudas con saldos a favor
o pagos en exceso, o los casos en que se deba acreditar, por quien
corresponda, el pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad Social
Integral.
Exigencias de
condiciones o requisitos no
contempladas en la ley
Haber cancelado el
30% del valor de la
deuda
La entidad no aportó normas que den sustento a esta exigencia hecha por el
departamento. No se halló sustento normativo de esta exigencia en la
Ordenanza 020 de 2006. Tampoco se hallaron otras normas reglamentarias
que autoricen la exigencia del comprobante de pago correspondiente al 30%
del valor de la deuda. Como consecuencia de lo anterior, se observa que la
acreditación documental exigida vulnera el principio constitucional de reserva
legal contemplado en el Artículo 84 de la Constitución Política.
Bajo control El trámite no se
encuentra integrado al
Se requiere acoger una posición común respecto a la naturaleza jurídica de
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
206
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
regulatorio SUIT.
los Acuerdos de Pago y su tratamiento para incorporarlo al SUIT.
En sí mismo el Acuerdo de Pago no es un trámite por disposición legal de
carácter especial (tributaria nacional y municipal). Estas normas determinan
un efecto jurídico respecto a la prescripción y caducidad para ejercer la
facultad de cobro coactivo por parte de la entidad y la suspensión de un
procedimiento de esta naturaleza ya en curso.
Debido a que el Acuerdo de Pago tiene naturaleza transaccional, constituyen
un contrato entre la Administración tributaria y el contribuyente moroso, sin
embargo, para su validez requiere ser reconocido mediante la expedición de
un Acto Administrativo por parte de la Administración Tributaria,
constituyéndose entonces en un procedimiento de carácter contractual que
deriva en un acto administrativo complejo, en tanto éste reconoce la
transacción acordada por las partes.
De otra parte y ante la ausencia de disposiciones legales y reglamentarias de
carácter especial tributario, resultan aplicables las normas que regulan el
derecho fundamental de petición, por lo que el contribuyente moroso tiene
derecho a solicitarle a la Administración Tributaria la posibilidad de acogerse a
facilidades de pago dispuestas, con el fin de ponerse al día en sus
obligaciones tributarias.
En este sentido, se recomienda que las disposiciones tributarias que
mencionan los efectos jurídicos de los Acuerdos de Pago que han suscrito el
departamento y el contribuyente moroso, no se observen como sustento del
origen del trámite, y se tengan por éstas las normas generales que regulan el
derecho de petición (Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015).
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
207
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❶ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
208
3.12 E26-18 - Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
3.12.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=2586 Fecha de actualización: 10/16/2015
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT34
Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Realizar el cambio o actualización en el registro de contribuyentes del Impuesto de Industria y Comercio cuando hayan modificaciones efectuadas con relación a la actividad económica, sujeto pasivo del impuesto o establecimientos, tales como la venta, enajenación, modificación de la razón social, transformación de las actividades que se desarrollen, cambio de dirección del establecimiento y cualquier otra susceptible de modificar en los registros.
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Actualización del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito Inmediato
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato35 Presencial Presencia
Obs36. --- ---
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
34 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 35 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 36 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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209
Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos, extranjeros, instituciones y dependencias públicas y organizaciones
1.Carta de solicitud
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
1.Ley 14 de 1983, (Artículos 32-48)
2.Decreto 1879 de 2008, (Artículo 4)
3.Ley 232 de 1995, (Artículo 2 literal e)
4.Decreto 3070 de 1983, (Artículos 1, 7 Numeral 5)
5.Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 46 )
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- Obligatorio
Obs. Sí aplica ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
210
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 338 de la Constitución Política
Constitucional
Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales.
Artículo 23 de la Constitución Política
Constitucional
Derecho fundamental de toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
Artículos 32 de la Ley 14 de 1983
Legal Ordinaria
El Impuesto de Industria y Comercio recaerá, en cuanto a materia imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.
Artículo 1 del Decreto 3070 de 1983
Reglamentaria
Los contribuyentes que realicen actividades industriales, comerciales o de servicios en más de un municipio, a través de sucursales o agencias, constituidas de acuerdo con lo definido en los artículos 263 y 264 del Código de Comercio o de establecimientos de comercio debidamente inscritos, deberán registrar su actividad en cada municipio y llevar registros contables que permitan la determinación del volumen de ingresos obtenidos por las operaciones realizadas en dichos municipios. Tales ingresos constituirán la base gravable
Parágrafo 6 del Artículo 46 de la ordenanza 020 de 2006.
Acto Administrativo de carácter departamental
Los sujetos del impuesto de Industria y comercio deberán comunicar a la Secretaria de Hacienda, dentro de los treinta (30) días siguiente a su ocurrencia, en los formatos establecidos y con el lleno de las formalidades, todo cambio o mutación que se efectué con relación a la actividad, sujeto pasivo del Impuesto, o al establecimiento, tales como la venta, enajenación, modificación de la razón social, transformación de las actividades que se desarrollen y cambio de dirección del establecimiento, y cualquier otra susceptible de modificar los registros, deberán comunicarse a la Secretaria de Hacienda, dentro de los treinta (30) días siguiente a su ocurrencia, en los formatos establecidos y con el lleno de las formalidades.
COMPETENCIA Artículo 7 del Decreto 3070 de 1983
Reglamentaria
Los sujetos del impuesto de industria y comercio deben registrarse ante las respectivas Secretarías de Hacienda o cuando no existan, ante las Tesorerías Municipales dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de iniciación de la actividad gravable.
Parágrafo 6 del Artículo 46 de la ordenanza 020 de 2006.
Acto Administrativo de carácter departamental
Los sujetos del impuesto de Industria y comercio deberán comunicar a la Secretaria de Hacienda, dentro de los treinta (30) días siguiente a su ocurrencia, en los formatos establecidos y con el lleno de las formalidades, todo cambio o mutación que se efectué con relación a la actividad, sujeto pasivo del Impuesto, o al establecimiento, tales como la venta, enajenación, modificación de la razón social, transformación de las actividades que se desarrollen y cambio de dirección del establecimiento, y cualquier otra susceptible de modificar los registros, deberán comunicarse a la Secretaria de Hacienda, dentro de los treinta (30) días siguiente a su ocurrencia, en los formatos establecidos y con el lleno de las formalidades.
CONDICIONES Parágrafo 6 del Artículo 46 de la ordenanza 020 de 2006.
Acto Administrativo de carácter departamental
Estar inscrito en el registro de industria y comercio
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211
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ninguna
COSTO
Ninguno
PLAZO DE
RESPUESTA
Ninguna con carácter especial
Por remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación al plazo establecido en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho fundamental de petición. Teniendo en cuenta que el trámite consiste en la modificación o mutación que impacta el registro del contribuyente en la base de datos del Registro de Industria y Comercio, la Administración no podría tomarse más de 10 días para efectuar tal actuación y expedir la correspondiente constancia o certificación de la modificación solicitada por el contribuyente registrado.
Dentro de este plazo la entidad reporta resolver el trámite de inscripción en el registro de manera inmediata.
PROCEDIMIENTO Ningunaconcarácterespecial
Por remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación al plazo establecido en el artículo 15, 16 y 17 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el procedimiento a que está sometido el derecho fundamental de petición.
Respecto a la notificación, debe darse aplicación a lo dispuesto en el artículo 70 de la Ley 1437 de 2011, el cual establece que Los actos de inscripción realizados por las entidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación. Si el acto de inscripción hubiere sido solicitado por entidad o persona distinta de quien aparezca como titular del derecho, la inscripción deberá comunicarse a dicho titular por cualquier medio idóneo, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente anotación.
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212
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
1. Presentar requisitos en ventanilla única
1. Carta de solicitud
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213
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL/CORREO/VIRT
UAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Solicitar el trámite mediante:
Radicación en ventanilla
Medio virtual
Correo físico
VENTANILLA ÚNICA
Presencial Ventanilla Front Office
Virtual Ventanilla Front Office
Ventanilla Front Office
Oficio de solicitud
Certificado de Cámara de Comercio
Legal_ Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Revisión de documentación e Inscripción de la modificación en base de datos del registro
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Enviar Certificado de Modificación por correo electrónico cuando se usó este medio
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite solicitado por canal virtual.
Emitir Oficio de Modificación del Registro si se solicitó mediante radicación presencial o por correo
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar Oficio de Modificación Registro al solicitante
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite solicitado por canal presencial o correo.
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214
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
1 8
❷ Regular
❷ Interacción
❷ Regular
❷ Insuficiente
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
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215
3.12.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambio en este aspecto
Administración
No hay cambio en este aspecto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-18-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la
Gobernación para llenar la solicitud. - Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad
Largo
E26-18-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la
ventanilla de Gobernación de San Andrés - Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.
Largo
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-18-9 El solicitante debe entregar
una copia de su inscripción a la Cámara de comercio para poder dar inicio al procedimiento
Eliminar el requisito Certificado de inscripción a cámara de comercio ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Confecámaras. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)
Largo 1. Inscripción a certificado de cámara de comercio
1. Confecámaras
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216
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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217
Elementos eliminados
1. Presentar requisitos en ventanilla única: Se elimina porque esta manera de iniciar el trámite se
repite con la actividad 2.
8. Entregar certificado: Se repite con la actividad 6.
Elementos agregados
No hay elementos agregados
Elementos modificados
2. Presentar requisitos en ventanilla: Ya no se pide la certificación de cámara de comercio al
solicitante debido a que se puede obtener a través de Confecámaras. La solicitud es ingresada por el
funcionario directamente al sistema.
3. Mandar requisitos vía email: Ya no se pide la certificación de cámara de comercio al solicitante
debido a que se puede obtener a través de Confecámaras.
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218
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
1 1 0%8 3 -63%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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219
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguna Ninguna
Acreditaciones
documentales extralegales
Se exige Certificado de Matrícula
Mercantil o de Existencia y
Representación Legal expedido
por la Cámara de Comercio
No existe norma legal o reglamentaria que establezca el requisito ni
alguna otra que autorice a la entidad su exigencia. A la luz de las
normas que sustentan el origen del trámite y las reglamentarias
departamentales, la única exigencia es informar los datos requeridos
por la Administración Tributaria que debe efectuar quien cumpla la
condición de ser sujeto pasivo del impuesto.
Exigencias
documentales redundantes
Se exige Certificado de Matrícula
Mercantil o de Existencia y
Representación Legal expedido
por la Cámara de Comercio
Teniendo en cuenta el Artículo 13 del Decreto Ley 2150 de 1995
dispone que en todas las actuaciones públicas quedan prohibidas las
exigencias de copias o fotocopias de documentos que la entidad
tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal
de acceder, el documento exigido además de constituir requisito
documental extralegal también resulta redundante en tanto la
Secretaría de Hacienda está en la obligación de acceder a la
información mediante consulta e intercambio de información con las
entidad responsable de manejar dicha información, Cámara de
Comercio.
Como consecuencia de ello, la entidad vulnera las disposiciones
antes mencionadas, que señalan lo siguiente:
i) La primera de la normas establece que, cuando se esté
adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos
administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya
reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva
actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas
contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando
una actuación ante la administración y los documentos reposen en
otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual
reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio
que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir
para efectos de trámites y procedimientos el suministro de
información que repose en los archivos de otra entidad pública.
ii) La segunda señala que cuando las entidades de la Administración
Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia
necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los
particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar
a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la
prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de
información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del
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220
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
principio de colaboración. El envío de la información por fax o
cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una
entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la
actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre
debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y
haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se
atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera información
de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la
atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no
mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer
sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir
información de uso frecuente por otras autoridades.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la
ley
Ninguna Ninguno
Bajo control regulatorio
La información integrada al SUIT
no corresponde estrictamente al
sustento normativo ni a la
realidad de las exigencias
documentales.
No cuenta con formato
preestablecido para declarar la
información requerida por la
Administración Municipal.
Se exige acreditación
documental que debe ser
sustituida por mecanismo de
intercambio de información o
interoperabilidad.
No hay sustento normativo que soporte la exigencia del Certificado
de Existencia y Representación legal.
Se observa que al tenor del numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de
2005, la racionalización de trámites y procedimientos administrativos
tiene por objeto facilitar las relaciones de los particulares con la
Administración Pública, de tal forma que las actuaciones que deban
surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o
cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los
principios establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta
Política. En tal virtud, serán de obligatoria observancia para toda la
Administración Pública, los siguientes principios como rectores de la
política de racionalización, estandarización y automatización de
trámites, a fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados:
1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio
de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones,
únicamente podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos
que estén previstos taxativamente en la ley o se encuentren
autorizados expresamente por esta. En tales casos las autoridades
públicas no podrán exigir certificaciones, conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o
permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento
de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados
por la ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos
de competencia de otras autoridades.
En este caso particular, las exigencias documentales no tienen
expresa consagración legal ni la entidad cuenta con autorización o
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221
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
excepción alguna que le permita infringir las prohibiciones
establecidas a nivel constitucional y legal contenidas en las normas
mencionadas en los acápites anteriores.
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222
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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223
3.13 E26-19 - Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
3.13.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1256 Fecha de actualización: 10/16/2015
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT37
Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Obtener la cancelación del registro de industria y comercio cuando cesen definitivamente el desarrollo de actividades industriales, comerciales o de servicios sujetas a dicho impuesto.
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Cancelación del registro como contribuyente de industria y comercio
Obs. Recibe certificado de inactividad
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito 3 días hábiles
Obs. Presencial y por email ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato38 Presencial Presencia
Obs39. Presencial y por email ---
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa
37 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 38 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 39 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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224
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos, extranjeros, instituciones y dependencias públicas y organizaciones
1.Carta de solicitud
Obs. «REQUISITOS_SUIT_OBSERVACION»
NORMATIVA
Dato SUIT
1.Ley 14 de 1983, (Artículo 32 )
2.Decreto 3070 de 1983, (Artículos 1, 7 Numeral 5)
3.Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 46)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. Sí aplica ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
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225
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 338 de Constitución Nacional
Constitucional
EL Congreso, las Asambleas Departamentales y Concejos Municipales y Distritales tienen la potestad de:
• Crear contribuciones fiscales y parafiscales en sus respectivos territorios,
• Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones, • Ordenar la recuperación de los costos de los
servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, siempre y cuando tales costos y beneficios se encuentren previamente fijados en la Ley, ordenanzas o los acuerdos.
Artículo 77 de la Ley 49 de 1990
Legal ordinaria ElpagodelimpuestodeIndustriayComerciosobreactividadesindustrialesserealizaenelmunicipiodondeseencuentrelafábricaoplantaindustrial.
Artículo 32 de la Ley 14 de 1983
Legal ordinaria El impuesto de Industria y Comercio recae sobre actividades sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que se realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, de forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.
Artículo7delDecreto3070de1983y24delaOrdenanza
Reglamentarias nacional y departamental
Lossujetosdelimpuestodeindustriaycomerciodebencomunicaralaautoridadcompetentecualquiernovedadquepuedaafectarlosregistrossudichaactividad,enlosplazosquedetermineelmunicipio.Loscontribuyentesestánenlaobligacióndecomunicarcambioqueseefectuéconrelaciónalaactividad,sujetopasivodelImpuesto,oalestablecimiento,talescomolaventa,enajenación,modificacióndelarazónsocial,transformacióndelasactividadesquesedesarrollenycambiodedireccióndelestablecimiento,ycualquierotrasusceptibledemodificarlosregistros,dentrodelostreinta(30)díassiguienteasuocurrencia,enlosformatosestablecidosyconelllenodelasformalidades.
CONDICIONES Artículo24delaOrdenanza020de2006
Acto administrativo de carácter departamental
- Estar registrado en el Registro de Industria y comercio
- Acreditar el cese de la actividad gravable.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Ninguna
COSTO
Ninguna
PLAZO DE RESPUESTA
Ninguna con carácter especial
Por remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación al plazo establecido en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho fundamental de petición. Teniendo en cuenta que el trámite consiste en la inscripción del contribuyente en la base de datos del Registro de Industria y Comercio, la Administración no podría tomarse más de 10 días para efectuar tal actuación y expedir la correspondiente constancia o certificación de la inscripción con destino al usuario.
Dentro de este plazo la entidad reporta resolver el trámite de inscripción en el registro en forma inmediata, mientras que el SUIT reporta 3 días para ello.
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226
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
PROCEDIMIENTO Ningunaconcarácterespecial
Por remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación al plazo establecido en el artículo 15, 16 y 17 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el procedimiento a que está sometido el derecho fundamental de petición.
Respectoalanotificación,debedarseaplicaciónalodispuestoenelartículo70delaLey1437de2011,elcualestablecequeLosactosdeinscripciónrealizadosporlasentidadesencargadasdellevarlosregistrospúblicosseentenderánnotificadoseldíaenqueseefectúelacorrespondienteanotación.Sielactodeinscripciónhubieresidosolicitadoporentidadopersonadistintadequienaparezcacomotitulardelderecho,lainscripcióndeberácomunicarseadichotitularporcualquiermedioidóneo,dentrodeloscinco(5)díassiguientesalacorrespondienteanotación.
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227
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
1. Radicar solicitud
1. Carta de solicitud
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228
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL/
VIRTUAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Solicitar el trámite mediante:
Radicación o solicitud verbal
Medio virtual
VENTANILLA ÚNICA
Presencial Ventanilla Front Office
Virtual Ventanilla Front Office
Certificado de Cámara de Comercio donde conste la cancelación de la Matrícula Mercantil
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Informar estado de cuenta (deudas pendientes)
VENTANILLA ÚNICA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Expedir y enviar requerimiento oficial para declaración y pago de deuda pendiente
SECRETARIA DE HACIENDA-ÁREA DE FISCALIZACIÓN
Back Office Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recibir pago hecho por el solicitante de acuerdo a requerimiento de fiscalización
ENTIDAD BANCARIA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recibir soporte de pago de la deuda y enviar al área competente
VENTANILLA ÚNICA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite solicitado por canal virtual.
Revisar soporte de pago y realizar la inactivación del contribuyente en el registro y generar certificado de cancelación
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar certificado de cancelación al contribuyente
VENTANILLA ÚNICA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite solicitado por canal presencial o correo.
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229
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
1 9
❶ Básico
❷ Interacción
❷ Regular
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❶ Inadecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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230
3.13.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambio en este aspecto
Administración
No hay cambio en este aspecto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-19-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la
Gobernación para llenar la solicitud. - Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad
Largo
E26-19-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la
ventanilla de Gobernación de San Andrés - Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.
Largo
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-19-9 El solicitante debe entregar
su certificado de cancelación de inscripción a la cámara de comercio como un requisito para poder dar inicio al trámite
Eliminar el requisito Certificado de cancelación de inscripción a cámara de comercio ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Confecámaras. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)
Largo 1. Certificado de cancelación de inscripción a cámara de comercio
1. Confecámaras
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231
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
232
Elementos eliminados
1. Radicar solicitud: Se elimina porque la solicitud se puede entregar de manera presencial en la
ventanilla (actividad 3)
3. Entregar certificado de cancelación de cámara de comercio: Este requisito ya no es necesario
debido a que el certificado se puede obtener mediante inter-operabilidad con Confecámaras.
Elementos agregados
12. Enviar solicitud vía web: El solicitante tiene la opción de ingresar solicitud a través del portal web
de la entidad.
13. Se envía certificado vía email: Se le envía el certificado de cancelación de contribuyente al
solicitante por email en caso de éste así lo solicite
Elementos modificados
No hay elementos modificados
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233
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
1 1 0%9 4 -56%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
234
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación
Acreditaciones documentales
extralegales
Exigencia del certificado de
cancelación de registro de
matrícula mercantil
Si bien el artículo 24 de la Ordenanza 020 de 2006 señala la necesidad
de acreditar la cesación de actividades por parte del establecimiento
comercial o industrial sobre el cual recae el impuesto, no señala
expresamente el medio por el cual se debe hacer tal acreditación. No
hay norma que expresamente señale que cesación de la actividad
mercantil solo se puede acreditar mediante la presentación por parte
del contribuyente, del certificado de cancelación de registro de
matrícula mercantil.
Exigencias
documentales redundantes
Exigencia del certificado de
cancelación de registro de
matrícula mercantil
La información solicitada resulta redundante en tanto la Secretaria de
Hacienda debería consultar la información relativa a la cancelación del
registro mercantil en las bases de datos de la Cámara de Comercio.
Para efectuar la validación de la información comercial, tanto para las
entidades territoriales como para la Cámara de Comercio, existe la
obligación legal de contar con mecanismos de interoperabilidad
interinstitucional para dichos fines de verificación, conforme al Artículo
63 del Decreto ley 019 de 2012 .
También, teniendo en cuenta el Artículo 13 del Decreto Ley 2150 de
1995 y el Artículo 14 de la Ley 962 de 2005, dispone que en todas las
actuaciones públicas quedan prohibidas las exigencias de copias o
fotocopias, documentos, certificaciones, etc., que la entidad tenga en
su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder,
porque la exigencia de este documento resulta redundante.
Como consecuencia de lo anterior, la entidad vulnera las disposiciones
antes mencionadas con la exigencia documental, como establece
conforme a su tenor literal, así:
i) La primera de la normas establece que, cuando se esté adelantando
un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos
administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya
reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva
actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas
contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando
una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra
entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual
reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que
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235
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para
efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que
repose en los archivos de otra entidad pública.
ii) La segunda señala que cuando las entidades de la Administración
Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia
necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los
particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a
la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la
prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de
información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del
principio de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier
otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad
pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación
de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado
digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el
funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando
una entidad pública requiera información de otra entidad de la
Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas
peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10)
días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos
compatibles que permitan integrar y compartir información de uso
frecuente por otras autoridades.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la
ley
Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación
Bajo control regulatorio
La información reportada en
cuanto a requisitos
documentales no es adecuada
respecto a la práctica del
trámite.
La entidad exige documentos
que no están expresamente
consagrados o autorizados por
el legislador.
La entidad no cuenta con un
formato único que facilite la
gestión interna del trámite.
Al tenor del numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la
racionalización de trámites y procedimientos administrativos tiene por
objeto facilitar las relaciones de los particulares con la Administración
Pública, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella
para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones se desarrollen de conformidad con los principios
establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta Política. En
tal virtud, serán de obligatoria observancia para toda la Administración
Pública, los siguientes principios como rectores de la política de
racionalización, estandarización y automatización de trámites, a fin de
evitar exigencias injustificadas a los administrados:
1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio de
actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente
podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén
previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados
expresamente por esta. En tales casos las autoridades públicas no
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236
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
podrán exigir certificaciones, conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o
permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la
ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de
competencia de otras autoridades.
En este caso particular, las exigencias documentales no tienen expresa
consagración legal ni la entidad cuenta con autorización o excepción
alguna que le permita infringir las prohibiciones establecidas a nivel
constitucional y legal contenidas en las normas mencionadas en los
acápites anteriores.
Adicionalmente, se señala que las disposiciones legales señalan que
es deber del propietario o poseedor informar los cambios que se
produzcan en la propiedad, por lo que sobre tales declaraciones recae
la presunción de buena fe, correspondiéndole a la entidad de manera
oficiosa y ex post, efectuar las verificaciones respecto a la información
declarada por el solicitante.
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237
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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238
3.14 E26-21 - Exención de Impuesto predial unificado.
3.14.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1252 Fecha de actualización: 11/6/2014
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT40
Exención de Impuesto predial unificado.
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Exclusión total de la obligación que tienen las personas naturales y jurídicas propietarias o poseedoras de predios, de conformidad con la causal determinada por las respectivas jurisdicciones territoriales.
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Exención del pago de impuesto predial unificado
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito 15 días hábiles
Obs. --- Hasta 10 días hábiles
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato41 Presencial Presencia
Obs42. --- ---
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
40 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 41 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 42 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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239
Dato SUIT
Ciudadanos, extranjeros, instituciones y dependencias públicas y organizaciones
1.Carta de solicitud
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
1.Decreto 1333 de 1986, (Artículo 258)
2.Ley 14 de 1983, (Artículo 18)
3.Ley 1450 de 2011, (Artículo 23 Parágrafo 2)
4.Ley 1607 de 2012, (Artículo 177)
5.Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 25)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- Potestativo
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. ---
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240
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 338 de Constitución Nacional
Constitucional
EL Congreso, las Asambleas Departamentales y Concejos Municipales y Distritales tienen la potestad de:
• Crear contribuciones fiscales y parafiscales en sus respectivos territorios,
• Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones,
• Ordenar la recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, siempre y cuando tales costos y beneficios se encuentren previamente fijados en la Ley, ordenanzas o los acuerdos.
Artículo 177 de la Ley 1607 de 2012
Legal ordinaria Personasnaturales,jurídicas,sociedadesdehecho,quienesrealicenunhechogravablemedianteconsorcios,unionestemporales,patrimoniosautónomos,entreotros,sonsujetospasivosdelosimpuestosdepartamentalesymunicipales.Losbienesdeusopúblicoylasobrasdeinfraestructura,continúanexcluidosdelpagodeimpuestopredial.Sonsujetospasivosdelimpuestopredial,lostenedoresatítulodearrendamiento,uso,usufructouotraformadeexplotacióncomercialquesehagamedianteestablecimientomercantildentrodelasáreasobjetodelcontratodeconcesióncorrespondientesapuertosaéreosymarítimos.
Artículo24delAcuerdo005de2005
Ordenanza Municipal
Prediosexcluidosdelpagodeimpuestopredialunificado:
• Losprediosquedebanrecibirtratamientodeexentosenvirtuddetratadosyconveniosinternacionales.
• Losprediosqueseandepropiedaddelaiglesiacatólicadestinadosalcultoyviviendadelascomunidadesreligiosas,asícomolosdemásquesehallendentrodelostérminosdelconcordatosuscritoentrelasantasedeyelestadoColombiano.Losdemásprediosoáreascondestinacióndiferenteserángravadosconelimpuestopredialunificado.
• Losprediosdepropiedaddeotrasiglesiasdiferentesdelacatólica,enlapartedestinadoalcultoyvivienda,asícomolosdemásquesehallendentrodelostérminosdelosconveniossuscritosporlarespectivaorganizaciónreligiosaconelestadocolombiano.Losdemásprediosoáreascondestinacióndiferenteserángravadosconelimpuestopredialunificado.
• LosbienesdeusopúblicoylosdepropiedaddelmunicipiodeProvidenciaySataCatalina.
• LosprediosdondeestáconstruidoelHospitallocaldeProvidenciayloscentrosdesaluddecarácterPúblicos.
• LosprediosdondeestánconstruidaslasinstitucionesyCentrosEducativosOficiales.
• Losprediosdondeestánconstruidosofuncionanlasjuntasdeaccióncomunal.
• Losprediosnoedificadosylosedificadosresidenciales,cuyoavaluócatastralseaigualoinferioradiezmillonesdepesos($10.000.000.oo),M/cte.
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241
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
COMPETENCIA Artículo 338 de Constitución Nacional
Constitucional
EL Congreso, las Asambleas Departamentales y Concejos Municipales y Distritales tienen la potestad de:
i. Crear contribuciones fiscales y parafiscales en sus respectivos territorios,
ii. Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones,
iii. Ordenar la recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen,
Artículo 18 de la Ley 14 de 1983
Legal ordinaria - Los Concejos Municipales pueden otorgar a los propietarios o poseedores de predios o de mejorase, entre otras, exenciones del pago de impuestos prediales causados antes del 31 de diciembre de 1984.
Artículo 23 de la Ley 1450 de 2011
Legal ordinaria - La tarifa del impuesto predial unificado se fija por los Concejos Municipales y Distritales y oscila entre 5 por mil y el 16 por mil del respectivo avalúo.
Artículo 258 del Decreto 1333 de 1986
Reglamentaria LosMunicipiosyelDistritodeBogotásólopuedenotorgarexencionesdeimpuestosmunicipalesporplazolimitado,quenopuedeexcederlos10años.
CONDICIONES Ninguna
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ninguna
COSTO
Ninguna
PLAZO DE
RESPUESTA
Párrafoprimerodelartículo14delaLey1755de2015.
Legal Estatutaria
Laspeticionesdedocumentosydeinformacióndebenresolversedentrodelos15díassiguientesasurecepción.Dentrodeesteplazoeltiempoderespuestaparalaexpedicióndelcertificadoesinmediato.
PROCEDIMIENTO Ningunaconcarácterespecial
Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelartículo15delaLey1755de2015.
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242
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
1. Presentar solicitud y documentos de respaldo
1. Carta de solicitud
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243
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Presentar solicitud de exención, presentando documento que acredite personalidad jurídica.
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno
Legal: Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Ninguno
Valoración de la solicitud
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Si la solicitud de hace por primera vez, se realiza una visita al domicilio del solicitante
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se determina si la persona puede ser sujeto de exención.
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se emite y se entrega certificado de exención
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
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244
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
1 5
❷ Regular
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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245
3.14.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambio en este aspecto
Administración
No hay cambio en este aspecto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-21-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la
Gobernación para llenar la solicitud. - Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad
Largo
E26-21-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la ventanilla de Gobernación de San Andrés
- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.
Largo
Interoperabilidad
No hay cambio en este aspecto
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246
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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247
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
9. Ingresar solicitud en línea: El solicitante tiene la posibilidad de ingresar su solicitud del trámite a
través del portal web de la entidad.
Elementos modificados
1. Presentar respaldos: el solicitante sólo debe entregar los respaldos necesarios para justificar su
procedimiento. Ya no debe llevar formulario.
5. Se emite un certificado o se envía por email: El certificado se puede enviar por email si el
solicitante así lo solicita.
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248
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❶ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
1 1 0%5 3 -40%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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249
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y
NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado
Ninguna Ninguna
Acreditaciones documentales extralegales Ninguna. Ninguna
Exigencias documentales redundantes Ninguna Ninguna
Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley
Ninguna Ninguna
Bajo control regulatorio Ninguna Ninguna
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250
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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251
3.15 E26-27 - Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de personal Raizal
3.15.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: 12:00:00 AM
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT43
Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de personal Raizal
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. «DESCRIPCION_SUIT_OBSERVACION»
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. Certificado de exención
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
--- ---
Obs. Gratuito Hasta 3 días hábiles
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato44 --- ---
Obs45. Presencial Presencia
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
43 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 44 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 45 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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252
Dato SUIT
---
Obs. «REQUISITOS_SUIT_OBSERVACION»
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. 1. Artículo 43 parágrafo 3 y 4 - ordenanza 020 del 2006 estuto tributario
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. No aplica Potestativo
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. Anual
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253
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 23 de la Constitución Nacional
Constitucional
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución.
Artículo 338 de Constitución Nacional
Constitucional
EL Congreso, las Asambleas Departamentales y Concejos Municipales y Distritales tienen la potestad de:
• Crear contribuciones fiscales y parafiscales en sus respectivos territorios,
• Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones, • Ordenar la recuperación de los costos de los servicios
que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, siempre y cuando tales costos y beneficios se encuentren previamente fijados en la Ley, ordenanzas o los acuerdos.
Artículo 32 de la Ley 14 de 1983
Legal ordinaria
El impuesto de Industria y Comercio recae sobre actividades sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que se realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, de forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.
Parágrafo3,4y5delArtículo43delAcuerdo020de2006
Acto Administrativo de carácter departamental
3.15.2 ElestablecimientoComercial,Turístico,IndustrialyFinancierocondomicilioenelArchipiélagoquetengaalmenoselcincuenta(50%)desusempleadosdeorigenraizalvinculadoporcontratoyrelacióndetrabajodurantelosdoce(12)mesesdelavigenciafiscalinmediatamenteanteriortienederechoalaexoneracióndehastael20%delvalordelImpuestodeIndustriaycomercio.
3.15.3
3.15.4 Laexoneraciónseaplicaenlasiguienteproporción:
Empresas entre 2 y 15 empleados..................................................................10%
Empresas entre 16 y 25 empleados................................................................15%
Empresas de más de 25 empleados.................................................................20%
COMPETENCIA Artículo 77 de la Ley 49 de 1990
Legal ordinaria
El pago del impuesto de Industria y Comercio sobre actividades industriales se realiza en el municipio donde se encuentre la fábrica o planta industrial. Los municipios recibirán los pagos de los impuestos de Industria y Comercio por parte de quienes adelanten actividades industriales y comerciales en su territorio.
CONDICIONES Parágrafo5delArtículo43delAcuerdo020de2006
Acto Administrativo de carácter departamental
El trabajador debe haber permanecido todo el tiempo (12 meses de la vigencia) en el mismo establecimiento de comercio.
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254
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
REQUISITOS DOCUMENTALES
Parágrafo5delArtículo43delAcuerdo020de2006
Acto Administrativo de carácter departamental
Certificación la OCCRE - Oficina de Control de Circulación y Residencia
Nómina o contrato de trabajo de los últimos 12 meses de la vigencia fiscal
COSTO
Ninguna
PLAZO DE
RESPUESTA
Ningunaconcarácterespecial
PorremisiónexpresaquehaceelArtículo34delaLey1437de2011,cuandonoexistaregulaciónespecialdeunprocedimientooactuacióndebedarseaplicaciónalasdisposicionesdelaLey1755de2015,queregulaelderechofundamentaldepetición.Enconsecuenciaeltrámitecuentapararesolverseconuntérminomáximode15díassiguientesalarecepcióndelasolicitud,talcomolodisponeelArtículo14delamencionadaleyestatutaria.Dentrodeesteplazoeltiempoderespuestaquetomalaentidadparalaexpedicióndelcertificadoesinmediato.
PROCEDIMIENTO Ningunaconcarácterespecial
Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelartículo15delaLey1755de2015.
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255
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
2. Soportes
1. Soporte de nómina
2. Certificado raizal
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256
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Presentar solicitud de exoneración, adjuntando soportes.
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Certificación de la OCCRE - Oficina de Control de Circulación y Residencia
Nómina o contrato de trabajo de los últimos 12 meses de la vigencia fiscal
Legal:Artículo13delaLey1755de2015.Reglamentario:Parágrafo5delArtículo43delAcuerdo020de2006
Verificación de la información
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se expide certificado de exoneración
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar certificado de exoneración al solicitante
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite.
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257
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
2 6
❶ Básico
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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258
3.15.5 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-27-1 La información correspondiente a este trámite no está publicada en el SUIT
Publicar en el SUIT toda la información de este trámite, de acuerdo a los requerimiento que en la actualidad se le exigen al usuario, y de acuerdo a los tiempos de respuesta, los pasos que debe seguir el ciudadano y todos los otros aspectos que de un trámite se publica en el SUIT
Corto -Todo el trámite
Administración
No hay cambio en este aspecto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-27-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la
Gobernación para llenar la solicitud. Se ha identificado que la entidad no posee un nivel medio de virtualización para este trámite que le permita al usuario radicar su solicitud de manera remota. Se propone la implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para la radicación de solicitudes de trámite con el objetivo de ahorrarle tiempo y dinero al usuario.
Largo
E26-27-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la
ventanilla de Gobernación de San Andrés - Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.
Largo
Interoperabilidad
No hay cambio en este aspecto
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259
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
260
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
10. Ingresar solicitud y adjuntar soportes vía web: El solicitante tiene la opción de ingresar su
solicitud y adjuntar los soportes vía web.
11. Enviar certificado por email: Se le envía el certificado por email al solicitante si el trámite se
realizó en línea
Elementos modificados
No hay elementos modificados
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261
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❶ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
2 2 0%6 5 -17%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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262
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación
Acreditaciones
documentales extralegales
Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación
Exigencias
documentales redundantes
Se exige presentar una
Certificación de la
OCCRE
La entidad tiene facultad de acceder a la información para resolver el trámite,
por lo que de conformidad con los Artículos 8 numeral 14 de la Ley 962 de
2005 y 9 del Decreto Ley 019 de 2012, debe acoger mecanismos de consulta
e intercambio de información entre ella y la OCCRE para acceder a la
información requerida de ésta última entidad para resolver el trámite de
exoneración.
La primera norma señala que, cuando las entidades de la Administración
Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria
para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre
en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha
información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario.
Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades
oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El envío de la
información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica,
proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de
prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre
debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido
solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite.
Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la
Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones,
debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual
deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan
integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades.
La segunda establece que, cuando se esté adelantando un trámite ante la
administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,
certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se
está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las
entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté
adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen
en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual
reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la
persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de
trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los
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263
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
archivos de otra entidad pública.
Exigencias de
condiciones o requisitos no
contempladas en la ley
Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación
Bajo control
regulatorio
Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación
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264
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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265
3.16 E26-29 - Impuesto por concepto de rentas varias
3.16.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: No está en el SUIT
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT46
Impuesto por concepto de rentas varias
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. «DESCRIPCION_SUIT_OBSERVACION»
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. Comprobante de pago
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
--- ----
Obs. Gratuito Inmediato
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato47 --- ---
Obs48. Presencial Presencia
ATENCIÓN
Dato ----
Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
Dato ----
46 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 47 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 48 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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266 SUIT Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. ---
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267
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 338 de Constitución Nacional
Constitucional
EL Congreso, las Asambleas Departamentales y Concejos Municipales y Distritales tienen la potestad de:
• Crear contribuciones fiscales y parafiscales en sus respectivos territorios,
• Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones, • Ordenar la recuperación de los costos de los
servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, siempre y cuando tales costos y beneficios se encuentren previamente fijados en la ley, ordenanzas o los acuerdos.
Artículo189,190y191delAcuerdo020de2006
Acto Administrativo de carácter departamental
Todas las personas naturales o jurídicas que solicitan los certificados, documentos o demás servicios a fines que se relacionan más adelante, cancelará a favor del departamento estas Rentas Ocasionales. Tales documentos o servicios son:
- Certificado de nomenclatura
- Paz y salvo - Solicitud de pasaporte - Formulario de industria y comercio - Demarcación
- Formulario único nacional
- Duplicado OCCRE-tarjeta provisional - Placa o certificado renovación de industria y
comercio - Certificado de dominio
- Permiso de espectáculos públicos
- Permisos espectáculos públicos menores
- Vendedores estacionarios (tarifa anual)
- Vendedores ambulantes (tarifa anual) - Otros certificados distintos a los anteriores
COMPETENCIA Artículo189del
Acuerdo020de2006
Constitucional
Todas las personas naturales o jurídicas que solicitan los certificados, documentos o demás servicios a fines que se relacionan más adelante, cancelará a favor del departamento las Rentas Ocasionales.
CONDICIONES Ninguna
REQUISITOS DOCUMENTALES
Ninguna
COSTO
Ninguna
PLAZO DE RESPUESTA
Ningunaconcarácterespecial
PorremisiónexpresaquehaceelArtículo34delaLey1437de2011,anteausenciaderegulaciónespecialsobreprocedimientosyactuacionesadministrativas,debedarseaplicaciónalasdisposicionesqueregulanelderechofundamentaldepeticióncontenidasenlaLey1755de2015.Enconsecuencia,laspeticionesincoadascomobasedeestetrámitedebenresolversedentrodelos15díassiguientesasurecepción.Dentrodeesteplazoeltiempoderespuestaparalaexpedicióndelcertificadoesinmediato.
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268
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
PROCEDIMIENTO Ningunaconcarácterespecial
Comoquieraquenoexisteregulacióndeprocedimientoespecial,debedarseaplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelartículo15delaLey1755de2015.
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269
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
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270
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Presentar la solicitud SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Oficio de solicitud u Formulario
Legal: Artículo 13 y 14 de la Ley 1755 de 2011.
Reglamentario: Ninguno
Cálculo del valor a pagar de acuerdo al servicio solicitado
SECRETARIA DE HACIENDA
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Se entrega orden de pago
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Pago del impuesto ENTIDAD BANCARIA
Presencial Ventanilla Front Office
Orden de pago del impuesto
Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite
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271
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
0 4
❶ Básico
⓿ Nada
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❸ Adecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
0
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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272
3.16.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-29-1 La información correspondiente a este trámite no está publicada en el SUIT
Publicar en el SUIT toda la información de este trámite, de acuerdo a los requerimiento que en la actualidad se le exigen al usuario, y de acuerdo a los tiempos de respuesta, los pasos que debe seguir el ciudadano y todos los otros aspectos que de un trámite se publica en el SUIT
Corto -Todo el trámite
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-29-10 El solicitante debe acudir a pagar al banco y posteriormente entregar la factura o comprobante de pago en la Gobernación de San Andrés para que el procedimiento pueda continuar
-Habilitarle la opción al ciudadano de que pueda generar la orden de consignación vía web con el concepto de pago correspondiente para poder pagar el trámite. -Habilitar la opción de que la orden de consignación sea marcada con un código de barras para que el banco informe a la entidad cuando se haya realizado el pago del trámite -Generar convenio con banco para que éste informe a la entidad cuando se realicen pagos relacionados con éste trámite
Medio
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-29-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la
Gobernación para llenar la solicitud. - Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad
Largo
E26-29-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la
ventanilla de Gobernación de San Andrés - Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.
Largo
E26-29-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera
presencial en la entidad bancaria correspondiente y entregar el comprobante de pago al momento de entregar los requisitos.
-Habilitar la opción al ciudadano de pagar el trámite en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito y que éste pago sea reportado por una entidad bancaria hacia la Gobernación de San Andrés de manera inmediata.
Medio
Interoperabilidad
No hay cambio en este aspecto
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273
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
Elementos eliminados
1. Presenta solicitud: el paso se elimina porque en la actividad 2 apenas se le va a informar el costo
del concepto a pagar y posteriormente se le entrega orden de consignación, por lo que llenar un
formulario previo no es necesario.
Elementos agregados
6. Ingresar a la página web de la entidad y seleccionar concepto de pago: El solicitante tiene la
opción de ingresar a la página web y seleccionar el concepto a pagar.
7. Descargar orden de consignación: El solicitante puede descargar la orden de consignación desde
el portal web de la entidad.
8. Pagar con tarjeta de crédito: El solicitante puede pagar el concepto en línea mediante el uso de
una tarjeta de crédito.
Elementos modificados
No hay elementos modificados
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274
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❸ ❸ ❸ Avanzado
⓿ ❶ ❶ ❸ Avanzado
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
0 0 ---4 2 -50%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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275
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Ninguna El trámite está ajustado a la regulación.
Acreditaciones documentales
extralegales
Ninguna El trámite está ajustado a la regulación.
Exigencias
documentales redundantes
Ninguna El trámite está ajustado a la regulación.
Exigencias de
condiciones o requisitos no
contempladas en la ley
Ninguna El trámite está ajustado a la regulación.
Bajo control regulatorio
El trámite no se
encuentra integrado en
el SUIT.
De conformidad con los Artículos 39 y 40 del Decreto Ley 019 de 2012, este
trámite no resulta exigible al ciudadano en tanto no se encuentra incorporado
en el SUIT y autorizado por el DAFP. Estas normas establecen lo siguiente:
Las entidades públicas y los particulares que ejercen una función administrativa
expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite, deberán
previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la
FunciónPúblicaadjuntando lamanifestacióndel impactoregulatorio,con lacualse
acreditarásujustificación,eficacia,eficienciayloscostosdeimplementaciónparalos
obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos
presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de
encontrarlorazonableyadecuadocon lapolíticadesimplificación, racionalizacióny
estandarización de trámites, el DepartamentoAdministrativo de la Función Pública
autorizarásuadopcióneimplementación.
Elprocedimientoprevistoenelpresenteartículono seaplicará cuandose tratede
adoptar trámites autorizados por los decretos expedidos durante los estados de
excepción, conmotivo de la declaratoria de un estado de catástrofe o emergencia
natural o cuando se requiera la adopción inmediata de medidas sanitarias para
preservarlasanidadhumanaoagropecuaria.
LasAsambleasDepartamentalesylosConcejosDistritalesoMunicipalesúnicamente
podránadoptar,medianteordenanzaoacuerdo, lasmedidasqueserequieranpara
laimplementaciónoaplicacióndelostrámitescreadosoautorizadosporlaLey.
Sinperjuiciode las exigencias generalesdepublicidadde los actos administrativos,
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276
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular, deberá
encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y
Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función Pública,
entidadqueverificaráqueelmismocuenteconelrespectivosoportelegal.
ElcontenidodelainformaciónquesepublicaenelSUITesresponsabilidaddecada
unadelasentidadespúblicas,lascualestendránlaobligacióndeactualizarladentro
delostres(3)díassiguientesacualquiervariación.
Deotraparte,seobservaque ladenominacióndadapor laentidadterritorialnose
encuentra en estricta consonancia con la disposición normativa local que crea el
tributoentanto laOrdenanza020de2006creael impuestodeRentasOcasionales
sinencontrarseenel texto referenciaalgunaa lanominaciónque leda laentidad:
RentasVarias.
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277
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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278
3.17 E26-30 - Impuesto sobre vehículo automotor
3.17.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1257 Fecha de actualización: 1/19/2016
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT49
Impuesto sobre vehículo automotor
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Declaración y pago que recae sobre los propietarios o poseedores de vehículos de servicio particular nuevos, usados, los que se internen temporalmente en el territorio nacional y motocicletas cuyo cilindraje sea superior a 125 centímetros cúbicos.
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Formulario de declaración y pago de impuestos de vehículos, con sello del banco respectivo
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
1.Vehículos particulares hasta $39.051.000 1,5%
2.Vehículos particulares de más de $39.051.000 y hasta 87.866.000 2,5%
3.Vehículos particulares de Más de $87.866.000 3,5%
4.Motos de más de 125 c.c 1,5%
Inmediato
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato50 Presencial Presencia
Obs51. --- ---
ATENCIÓN
Dato ---
49 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 50 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 51 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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279
Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
No identificado
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
1.Resolución 5358 de 2015, (Todos)
2.Ley 633 de 2000, (Artículo 106)
3.Ley 488 de 1998, (Artículos 138-146)
4.Ordenanza 020 de 2006, (Capítulo VI, Artículo 57-91)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- Obligatorio
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato Anual
Obs. ---
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280
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 338 de Constitución Nacional
Constitucional
EL Congreso, las Asambleas Departamentales y Concejos Municipales y Distritales tienen la potestad de:
• Crear contribuciones fiscales y parafiscales en sus respectivos territorios,
• Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones, • Ordenar la recuperación de los costos de los servicios
que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, Siempre y cuando tales costos y beneficios se encuentren previamente fijados en la Ley, ordenanzas o los acuerdos.
Artículos 138 a 146 de la Ley 488 de 1998
Legal ordinaria • Lanormacreaelimpuestosobrevehículosautomotores.
• Delimpuestosebeneficianlosmunicipios,distritos,departamentos.
• Elhechogeneradoreslapropiedadoposesióndelosvehículosgravados.
• Losvehículosgravadossonlosautomotoresnuevos,usadosylosqueseinternentemporalmentenacional.
• Elposeedoropropietariodelvehículoeselsujetopasivodelimpuesto.
• Labasegravableeselvalorcomercialdelosvehículosgravados,elcualseestableceanualmentemedianteresoluciónexpedidaporMinisteriodeTransporte.Paralosvehículosqueentranencirculaciónporprimeravez,labasegravableestáconstituidaporelvalorregistradoenlafacturao cuandosonimportadosdirectamenteporelusuariopropietariooposeedor,porelvalortotalregistradoenladeclaracióndeimportación.
• Elimpuestosecausael1deenerodecadaaño,encasodevehículosnuevos,elimpuestosecausaenlafechadesolicituddelainscripciónenelregistroterrestreautomotor,quedebecorresponderconlafacturadeventaodesolicituddeinternación.
Artículos57a63delaOrdenanza020de2006
Acto Administrativo de carácter municipal
• Delimpuestosebeneficianlosmunicipios,distritos,departamentos.
• Elhechogeneradoreslapropiedadoposesióndelosvehículosgravados.
• Losvehículosgravadossonlosautomotoresnuevos,usadosylosqueseinternentemporalmentenacional.
• Elposeedoropropietariodelvehículoeselsujetopasivodelimpuesto.
• Labasegravableeselvalorcomercialdelosvehículosgravados,elcualseestableceanualmentemedianteresoluciónexpedidaporMinisteriodeTransporte.Paralosvehículosqueentranencirculaciónporprimeravez,labasegravableestáconstituidaporelvalorregistradoenlafacturao cuandosonimportadosdirectamenteporelusuariopropietariooposeedor,porelvalortotalregistradoenladeclaracióndeimportación.
• Elimpuestosecausael1deenerodecadaaño,encasodevehículosnuevos,elimpuestosecausaenlafechadesolicituddelainscripciónenelregistroterrestreautomotor,quedebecorresponderconlafacturadeventaodesolicituddeinternación.
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281
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
COMPETENCIA Artículos 146 a 147 de la Ley 488 de 1998
Legal ordinaria • Elimpuestodevehículosautomotoressedeclaraypaga
anualmenteantedepartamentosoeldistritocapital,segúnellugardondeseencuentrematriculadoelvehículo.
• Elimpuestoseadministraporlosdepartamentosyeldistritocapital.
• LaDireccióndeApoyoFiscaldelMinisteriodeHaciendayCréditoPúblicoprescribelosformularioscorrespondientesydiscriminaráelporcentajecorrespondientealmunicipio,aldepartamentoyalCorpesrespectivo.
• El recaudo, fiscalización, liquidación oficial, discusión, cobro y devolución del impuesto sobre vehículos automotores, es de competencia del departamento o distrito en cuya jurisdicción se deba pagar el impuesto.
Artículos 63 y 64 del Acuerdo 020 de 2006
Acto Administrativo de carácter municipal
El Impuesto de vehículos automotores se declarara y pagara anualmente ante los Departamentos según el lugar donde se encuentre matriculado el respectivo vehículo. El impuesto será administrado por el Departamento. Se pagara dentro de los plazos y en las instituciones financieras que para el efecto esta señale. En lo relativo a las declaraciones, determinación oficial, discusión y cobro, se adoptara los procedimientos del estatuto Tributario Nacional.
El recaudo, fiscalización, liquidación oficial, discusión, cobro y devolución del impuesto sobre vehículo automotores es de competencia del departamento en jurisdicción se deba pagar el impuesto.
CONDICIONES Ninguna
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ninguna
COSTO
Ninguno
No se toma el valor del impuesto a pagar como costo del trámite. Este ítem solamente se tiene en cuenta para efectos de determinar si un usuario está en la obligación de efectuar un pago como prerrequisito para adelantar el trámite.
PLAZO DE
RESPUESTA
Ninguna
Comoquiera que el trámite es para dar cumplimiento a una obligación legal de declaración y pago de tributos, no existe norma que establezca que la Administración deba dar respuesta a la misma. La entidad reporta inmediatez en la resolución del trámite (expedir orden de pago del impuesto)
PROCEDIMIENTO Artículos322,323,318y364delAcuerdo020de2006
Las declaraciones tributarias presentadas ante el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, deben contener la información solicitada en los formularios, diseñado por la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y adoptados por el Departamento, que deberán presentarse con los anexos señalados. El funcionario del Grupo de Rentas Departamental que reciba la declaración deberá de firmar, sellar y numerar en orden riguroso, cada uno de los ejemplares, con anotación de la fecha de recibo y devolver un ejemplar al contribuyente. Para todos los efectos fiscales se asimila a declaración toda relación o informe que soporte la liquidación de cada impuesto. Los responsables de Impuestos Departamentales estarán obligados a presentar las declaraciones, relaciones o informes que las normas específicas les
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
282
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
exijan. Las declaraciones tributarias indicadas en el presente estatuto, deberán estar firmadas según el caso:
• Quien cumpla el deber formal de declarar
• Contador Público o Revisor Fiscal, según el caso, cuando se trate de personas jurídicas obligadas a llevar libro de contabilidad.
• Contador Público cuando se trate de
contribuyentes obligados a llevar libros de contabilidad y siempre y cuando sus ingresos brutos del año inmediatamente anterior al ejercicio fiscal sean superiores al equivalente de trescientos (300) salarios mínimo legales mensuales vigentes.
• Cuan se diere aplicación a lo dispuesto en los
literales b y c deberá informarse en la declaración el nombre completo y el número de matrícula del Contador Público o revisor fiscal que firma la declaración.
Las declaraciones tributarias presentadas ante el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, deben contener la información solicitada en los formularios, diseñado por la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y adoptados por el Departamento, que deberán presentarse con los anexos señalados. *No existe norma en la Ordenanza ni se reportó decreto reglamentario departamental por parte de la entidad territorial, en la que se establezcan de manera específica los documentos que deben anexarse o presentarse con la declaración.
Debido a la naturaleza del trámite y teniendo en cuenta que la obligación derivada del mismo se cumple con la simple declaración y pago del impuesto, aunque no exista regulación especial del procedimiento resulta imposible aplicar a este trámite las normas estatutarias que regulan el derecho de petición, contenidas en la Ley 1755 de 2015, en tanto la presentación de la declaración y su pago supone el cumplimiento de una obligación legal frente a la cual no se obtiene respuesta sino que, genera, de manera posterior, el ejercicio de la función de fiscalización a cargo de la Administración Tributaria dentro del término de ejecutoria de 2 años que tiene la declaración para adquirir firmeza.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
283
C. MAPA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
284
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Recibir la solicitud SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Exhibir la Tarjeta de Propiedad del Vehículo
Legal: Ninguno.
Reglamentario: Ninguno
Liquidar el valor de impuesto
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar orden de consignación
SECRETARIA DE HACIENDA
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Pagar el impuesto ENTIDAD BANCARIA
Presencial Ventanilla Front Office Bancaria
Declaración de impuesto con valor liquidado
Legal: 146 de la Ley 488 de 1998.
Reglamentario: Artículo 63 de la Ordenanza 020 de 2006.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
285
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
0 4
❷ Regular
❶ Presencia
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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286
3.17.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambio en este aspecto
Administración
No hay cambio en este aspecto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-30-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la
Gobernación para llenar la solicitud. - Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad
Largo
Interoperabilidad
No hay cambio en este aspecto
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287
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
Elementos eliminados
No hay elementos eliminados
Elementos agregados
6. Ingresar a la página web de la entidad y seleccionar concepto de pago: El solicitante tiene la
opción de ingresar a la página web y seleccionar el concepto a pagar.
7. Descargar orden de consignación: El solicitante puede descargar la orden de consignación desde
el portal web de la entidad.
8. Pagar con tarjeta de crédito: El solicitante puede pagar el concepto en línea mediante el uso de
una tarjeta de crédito.
Elementos modificados
1. Llenar formulario: el funcionario llenar el formulario directamente en el sistema
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
288
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❶ ❸ Avanzado
❸ ❷ ❷ ❷ Regular
0 0 ---4 2 -50%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
289
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Se solicita exhibir la Tarjeta de
Propiedad del Vehículo
Bajo la presunción de buena fe consagrada en el Artículo 83 de la
Constitución Nacional y el Artículo 322 de la Ordenanza 020 de
2006, el cual dispone que en las declaraciones tributarias estarán
contenidas las informaciones correspondientes, se considera que
exigir la exhibición de la Tarjeta de Propiedad es una práctica de
control ex ante que no genera valor agregado al proceso porque
basta que el contribuyente informe en ventanilla los datos requeridos
para obtener la correspondiente declaración y liquidación del
impuesto, de manera que aun cuando el contribuyente no cuente con
dicho soporte para exhibición debe tener la posibilidad de informar
los datos y obtener el correspondiente formulario con la liquidación
del impuesto.
Acreditaciones
documentales extralegales
Se solicita exhibir la Tarjeta de
Propiedad del Vehículo
No existe norma de carácter legal o reglamentaria que señale la
obligatoriedad de exhibir la tarjeta de propiedad para obtener la
declaración y liquidación del valor del impuesto a pagar, por lo que
ésta exigencia de acreditación vulnera el principio de Reserva Legal
contenido en el Artículo 84 de la Constitución Política.
Exigencias documentales
redundantes
Se solicita exhibir la Tarjeta de
Propiedad del Vehículo
La Secretaría de Hacienda tiene la obligación de mantener el
correspondiente sistema de información que le permita identificar los
vehículos que en su jurisdicción están obligados a pagar el impuesto.
Adicionalmente, el Gobierno Nacional cuenta con una base de datos
denominada RUNT, donde se proporcionan todos los datos de
identificación requeridos sobre un vehículo automotor. En este
sentido y bajo las disposiciones contenidas en los Artículos 13 del
decreto Ley 2150 de 1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de
2011, 9 del Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de 2005,
que disponen respectivamente lo siguiente:
La primera señala que en todas las actuaciones públicas quedan
prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que
la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga
facultad legal de acceder.
La segunda que está prohibido crear requisitos o formalidades
adicionales, de conformidad con el artículo 84 de la Constitución
Política.
La tercera ordena que, cuando se esté adelantando un trámite ante
la administración, se prohíbe exigir actos administrativos,
constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la
entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. A
partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con
los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación
ante la administración y los documentos reposen en otra entidad
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
290
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan
para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la
persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para
efectos de trámites y procedimientos el suministro de información
que repose en los archivos de otra entidad pública.
La cuarta determina que, cuando las entidades de la Administración
Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia
necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los
particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar
a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la
prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de
información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del
principio de colaboración. El envío de la información por fax o
cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una
entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la
actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre
debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y
haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se
atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera información
de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la
atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no
mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer
sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir
información de uso frecuente por otras autoridades.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la
ley
Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación.
Bajo control regulatorio
La información reportada en el
SUIT no guarda coherencia con
la práctica del trámite y con las
normas contenidas en el Estatuto
de Rentas.
Se exige presentación de la Tarjeta de Propiedad sin sustento
normativo para ello, y en este mismo sentido, no se cumplen las
obligaciones de intercambio y consulta de información
interinstitucional consagradas legalmente. La entidad ha omitido
integrar en el SUIT la formalidad de presentación de la Tarjeta de
Propiedad, distorsionando con ello el ejercicio del control de
legalidad a cargo del Departamento Administrativo de la Función
Pública.
No se hallaron normas reglamentarias (decreto o resolución
departamental) que acojan el formato o formulario de declaración
que debe ser utilizado por el contribuyente para dar cumplimiento a
su obligación al tenor del Estatuto de Rentas (Artículo 322 que
señala: Las declaraciones tributarias presentadas ante el
Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa
Catalina, deben contener la información solicitada en los formularios,
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291
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
diseñado por la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda
y Crédito Público y adoptados por el Departamento, que deberán
presentarse con los anexos señalados).
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292
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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293
3.18 E26-31 - Duplicado de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad
3.18.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=2575 Fecha de actualización: 19/11/2013
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT52
Duplicado de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Obtener duplicado de Tarjeta de Residencia por perdida o deterioro.
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Duplicado de la Tarjeta de Residencia
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
26100 pesos colombianos 8 Día(s) - hábil
Obs. 29500 pesos colombianos Hay casos que toman 30 días por volumen. Sólo hay una persona que tiene la potestad de realizar una la tarjeta de residencia (Todas)
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato53 Presencial Presencia
Obs54. --- ---
ATENCIÓN
Dato Presencial, telefónico
Obs. Correo electrónico
52 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 53 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 54 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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294
Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadano y extranjero
1. Fotos: 2 Original(es)
2. Cédula de ciudadanía y extranjería: 1 Fotocopia
3. Carta de solicitud: 2 Original(es)
4. Recibo de pago: 1 Original
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 191)
Obs. Decreto Ley 2762 de 1991
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Obligatorio
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
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295
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 2, 3 y 36 del Decreto Ley 2762 de 1991.
Legal Extraordinaria
Tendrá derecho a fijar su residencia en el Departamento Archipiélago quien se encuentre en una de las siguientes situaciones:
• Haber nacido en territorio del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, siempre que alguno de los padres tenga, para tal época, su domicilio en el Archipiélago;
• No habiendo nacido en territorio del Departamento, tener padres nativos del Archipiélago;
• Tener domicilio en las islas, comprobado mediante prueba documental, por más de 3 años continuos e inmediatamente anteriores a la expedición de este Decreto;
• Haber contraído matrimonio válido, o vivir en unión singular, permanente y continua con persona residente en las islas siempre que hayan fijado por más de 3 años, con anterioridad a la expedición de este Decreto, el domicilio común en territorio del Departamento Archipiélago;
• Haber obtenido tal derecho en los términos previstos para adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Archipiélago.
Las personas que por motivos de educación, hayan debido ausentarse de las islas por un tiempo determinado, se les contará tal lapso a efectos de lograr el cumplimiento de los términos señalados en los literales c) y d), siempre que en el Departamento Archipiélago permanezcan como residentes su cónyuge o compañera permanente, sus padres o hijos.
Podrá adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Departamento Archipiélago quien:
• Con posterioridad a la fecha de expedición de este Decreto, contraiga matrimonio o establezca unión permanente con un residente, siempre que se fije el domicilio común en el Departamento, a lo menos por 3 años continuos. Al momento de solicitar la residencia permanente se deberá acreditar la convivencia de la pareja;
• Haya permanecido en el Departamento en calidad de residente temporal por un término no inferior a 3 años, haya observado buena conducta, demuestre solvencia económica y, a juicio de la Junta Directiva de la Oficina de Control de Circulación y Residencia, resulte conveniente su establecimiento definitivo en el Archipiélago.
La Junta de la Oficina de Control de Circulación y Residencia decidirá sobre la conveniencia de que trata el literal anterior, tomando en cuenta la oferta de mano de obra en el Departamento Archipiélago, la densidad poblacional en el mismo y las condiciones personales del solicitante.
Desde el 30 de mayo de 1992, las autoridades competentes deberán exigir a las personas que se encuentran en el Departamento Archipiélago, el porte de la tarjeta que identifica la situación jurídica que detentan.
COMPETENCIA Artículo 22 y 24 del Decreto Ley 2762 de
Legal Extraordinaria
El artículo 22 creó la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del
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296
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
1991.
Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones en la materia.
El artículo 24 señala que es función del Director de la Oficina de Circulación y Residencia, expedir las tarjetas de residente y residente temporal, conforme a las disposiciones contenidas en el mismo decreto.
CONDICIONES Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Acto Administrativo de carácter departamental
Ser hijo nacido en el departamento cuyos padres son residentes legales y haber cumplido la mayoría de edad.
Ser hijo no nacido en el departamento pero cuyos padres tienen en el momento de su nacimiento la residencia legalizada y haber cumplido la mayoría de edad.
Para realizar el trámite los ciudadanos no deberán dejar pasar más de un año después de alcanzar la mayoría de edad. Quien no realice los trámites en este lapso de tiempo cancelará una multa de medio SMMLV.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Acto Administrativo de carácter departamental
Los hijos nacidos en el departamento cuyos padres son residentes legales, para cambiar la tarjeta al cumplir la mayoría de edad, es decir a los diez y ocho años, solo deberán presentar:
• Registro civil de nacimiento • Fotocopia de su cedula de ciudadanía • Su tarjeta de OCCRE anterior • Fotocopia de la tarjeta de la OCCRE de sus padres
Las personas que no habiendo nacido en el departamento pero cuyos padres tienen en el momento de su nacimiento su residencia legalizada, anexaran los mismos documentos y los padres deberán comprobar que para la fecha de nacimiento de sus hijos, por lo menos uno de ellos residía legalmente en el departamento archipiélago.
Los hijos adoptados recibirán el mismo trato de los anteriores siempre que los padres adoptantes tengan definida totalmente su residencia en el departamento archipiélago. Deberán aportar los mismos documentos y agregar todos los documentos pertinentes con la adopción:
• Copia de la sentencia proferida por el juzgado respectivo o en su defecto certificado expedido por el instituto colombiano de bienestar familiar que dé cuenta del trámite en firme de la adopción.
COSTO
Artículo 32 del Decreto Ley 2762 de 1991.
Legal Extraordinaria
La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina determinará el costo de la expedición de cada una de las tarjetas.
Artículo 191 de la Ordenanza 020 de 2006
Acto administrativo de carácter departamental
Fija para costo del trámite una tarifa base de $20.000. Actualizable anualmente conforme al incremento del IPC certificado por el Gobierno Nacional-DANE.
PLAZO DE RESPUESTA
Párrafo 5 del Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010.
Acto Administrativo de carácter departamental
La OCCRE tendrá sesenta días calendario para definir el cambio de tarjeta de menor de edad a mayor de edad. El trámite de duplicado no cuenta con plazo regulado de manera especial, por lo que resultaría aplicable el establecido en el Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 (15 días), por expresa remisión del artículo 34 de la Ley 1437 de 2011.
Dentro de este lapso la entidad reporta en el SUIT tardar 8 días para expedir el duplicado pero en el trabajo de campo reporta tomar hasta 30 días hábiles.
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297
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
PROCEDIMIENTO Ninguna No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que determinen procedimiento especial del trámite. En consecuencia, por remisión expresa hecha en el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, resultan aplicables al procedimiento las disposiciones de procedimiento contenidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015.
Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. De acuerdo con la página web de la OCCRE la entidad exige más requisitos de los reportados en el SUIT y de los reportados durante el trabajo de campo. Mediante cliente oculto telefónico se estableció la exigencia de los documentos de que trata la página web. Nota: La entidad informó que la Ordenanza 019 de 2010 no se encuentra vigente por virtud de la Ordenanza 001 de 2012, sin embargo ésta última Ordenanza no hace referencia alguna al trámite analizado, por medio de ella se otorgaron facultades al Gobernador para celebrar contratos y convenios. Nota: De otra parte, el Acuerdo 001 de 2010 expedido por la OCCRE para fijar criterios y procedimientos en materia de Circulación y Tránsito en la Isla, fue anulado por el Tribunal Contencioso de San Andrés al establecer que la regulación de esta materia está atribuida expresamente por el Constituyente al legislador con el cumplimiento de su aprobación por mayoría calificada por el cual todo cuanto atañe con la definición de los procedimientos correspondientes al trámite y decisión sobre los mismos temas compete definirlo al legislador bien a través del procedimiento ordinario o si así lo llegare a considerar necesario a través de procedimientos especiales (Proceso de Nulidad simple No. 88-001-22-33-000-2014-00071-00 de 2010). Nota: Adicionalmente el Consejo de Estado conceptuó a través de la Sala de Consulta y Servicio Civil, que los temas relativos a la regulación de circulación, tránsito y permanencia y en general los de control de densidad poblacional en el Archipiélago, son competencia únicamente del legislador (Concepto con radicado numeral 1399 de fecha 28 de febrero de 2002 con ponencia de la magistrada Susana Montes de Echeverri).
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298
C. MAPA DEL PROCESO
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299
Elementos relevantes
1. Solicitar
Radicar los requisitos:
1. Fotos: 2 Original(es)
2. Cédula de ciudadanía y extranjería: 1 Fotocopia
3. Carta de solicitud: 2 Original(es)
4. Recibo de pago: 1 Original
9. Analizar los documentos
Se realiza una verificación exhaustiva de los documentos para evitar darle la tarjeta a una persona que
no ha regularizado su situación en la isla
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Radicar solicitud con soportes documentales
Ventanilla de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Oficio de solicitud y copia del mismo 2 Fotografías
Fotocopia del documento de identificación
Original del Recibo de pago de la tarifa
Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Ninguna
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
L
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Digitalizar y enviar expediente a Ventanilla Única de Atención al Cliente OCCRE
Ventanilla de archivo y correspondencia
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
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300
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
Recibir, digitalizar y consultar sistema de información
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Revisar y valorar solicitud, soportes documentales e información en el sistema para determinar si debe requerirse información o documentación adicional
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguna
Si no necesita requerimiento, remitir expediente a la Oficina de Elaboración de Tarjetas
Si necesita requerimiento, elaborar oficio y enviar a ventanilla de Archivo y Correspondencia para comunicación/notificación del requerimiento
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Legal: Artículo 16 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentaria: Ninguna
Recibir documentación o información requerida de ser el caso y remitirla a Ventanilla Única de la OCCRE.
Ventanilla de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Remitir expediente a la Oficina de Elaboración de Tarjetas
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Remitir Tarjeta para revisión y firma electrónica del Director
Oficina de elaboración de tarjetas
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recibir e imprimir Duplicado Tarjeta firmada
Oficina de elaboración de tarjetas
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recibir Duplicado Tarjeta impresa y enviar a ventanilla de entrega
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar Duplicado Tarjeta impresa al solicitante
Ventanilla de archivo y correspondencia
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del
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301
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
trámite.
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302
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
4 18
❶ Básico
❶ Presencia
❷ Regular
❷ Insuficiente
❶ Inadecuada
❷ Insuficiente
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la intidad
El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores
No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
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303
3.18.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambio en este aspecto
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-31-10 El solicitante recoge el recibo en la entidad para su posterior pago en el banco correspondiente y allegar a la entidad la factura correspondiente una vez hecho el pago
Desarrollar un convenio con una o (varias) entidad(es) bancaria(s) para implementar el servicio de notificación e identificación cuando se realice el pago. Implementar la emisión de la orden de consignación digital para que el ciudadano imprima y pague en el banco sin necesidad de ir a entidad; y que el banco reporte a la entidad quién pagó y qué trámite pagó
Medio
E26-31-18 La solicitud presentada tiene que ser
recepcionada a priori por el Archivo y Correspondencia, y luego por la ventanilla única de OCCRE. La solicitud tiene que ser diligenciada y registrada por ambas ventanillas antes de que sea remitida al funcionario competente del trámite en cuestión.
Eliminar una de las ventanillas, garantizando que la solicitud y la documentación sea correctamente recepcionada por la ventanilla de la gobernación para que ésta pueda registrar y diligenciar en el formato web, cargar la documentación y el posteriormente enviar a las distintas áreas de OCCRE para el estudio del trámite.
Medio
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-31-11 El solicitante efectúa el pago de forma
presencial ante la entidad bancaria correspondiente sin posibilidad de realizar dicho pago en PSE
Habilitar una plataforma de pagos electrónicos como PSE (en este trámite) que posibilita al ciudadano pagar desde su ordenador o desde un dispositivo móvil
Largo
E26-31-12 El solicitante efectúa el pago en la entidad
bancaria correspondiente, sin posibilidad de realizar el pago en corresponsal bancario
Ampliar las opciones de pago al usuario (en este trámite), mediante el establecimiento de un acuerdo con el banco para posibilitar el pago de los recibos de pago a través de corresponsales bancarios
Largo
E26-31-5 El solicitante tiene que acudir personalmente
para radicar la solicitud, debido a la ausencia de la posibilidad de realizarla por medio de web
Habilitar en la ventanilla única de la gobernación para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Corto
E26-31-7 El solicitante entrega los requisitos
documentales en persona, ya que la entidad no dispone de medios para que el usuario pueda radicarlos en línea
Implementar en la ventanilla virtual de la gobernación la opción para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente
Corto
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304
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-31-9 Aquellas personas que
solicitan duplicado de residencia de menor edad a mayor edad, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias del documento que tienen que presentar los solicitantes es: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia
Corto 1. Cédula de ciudadanía 2. Cédula de extranjería
1. Registraduría 2. Registraduría
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305
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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306
Elementos eliminados
6. (Recepcionar la documentación): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,
proponemos eliminar la ventanilla concerniente a OCCRE. La documentación será recepcionada por la
ventanilla de archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas
similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como
económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y así como las siguientes, el rol de
la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática
7. (Digitalizar OCCRE): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud, proponemos
eliminar la ventanilla concerniente a la OCCRE. La documentación será digitalizada por la ventanilla de
archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas similares. Con esto
obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como
consecuencia de la eliminación de esta actividad y las posteriores, el rol de la asistencia de Secretaría de
Planeación será eliminado de forma automática.
8. (Ingresar a un programa especial): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la
solicitud, proponemos eliminar la ventanilla concerniente la OCCRE. La documentación será ingresada a
un programa por la ventanilla de archivo y correspondencia una vez realiza el diligenciamiento del
formulario web (como consecuencia de la interconexión del formulario con el software de la OCCRE. Con
esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como
consecuencia de la eliminación de esta actividad y las posteriores, el rol de la asistencia de Secretaría de
Planeación será eliminado de forma automática.
Elementos agregados
19. (Diligenciar formato web): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos la
habilitación de la web de la entidad que permita la posibilidad de radicar la solicitud, así como los
requisitos en línea. El ofrecimiento de la alternativa de realizar uno de los pasos del trámite en línea
permite que el usuario no tenga que desplazar en persona y acercar a la entidad para la entrega de la
documentación. Como consecuencia de esta propuesta, tanto el usuario como la propia entidad pueden
reducir sus recursos económicos y humanos.
20. (Realizar pago): Añadir las alternativas de pago en línea cuando se realiza la radicación virtual.
21. (Adjuntar documentos): Adicionalmente, la ampliación de la capacidad de la capacidad de la
ventanilla virtual deberá permitir adjuntar los documentos complementarios en una lista de carpetas o
espacios virtuales para cada uno de estos. Es decir, en el momento de adjuntar los documentos, o cargar
los documentos escaneados, tanto el usuario como el funcionario tendrán conocimiento de qué
documentos hacen falta.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
307
22. (Diligenciar formato web): El funcionario de archivo y correspondencia debe diligenciar el formato
web con la información requerida por la entidad. Al realizar esta actividad, se crea un expediente con
unas carpeta específicas en donde debe adjuntar los documentos una ver los haya escaneado, de tal
manera que a través de una alerta la coordinación conozca que tiene una solicitud en la cual debe
trabajar.
Elementos modificados
9. (Analizar los documentos): Se deberá ampliar la capacidad del sistema de gestión documental
con un sistema de alertas que permita verificar cuando una persona ya tiene una tarjeta de residencia
verdadera expedida por la entidad, de tal manera que se agilice el trámite.
2. (Emitir consignación de pago): En vez de generar la orden de pago en línea, o física con código de
barras para que una vez pagado en PSE, entidad bancaria o corresponsal bancario; se actualice en el
sistema de la entidad quién realizó el pago de este trámite
3. (Realizar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las alternativas
de pago en el corresponsal y en línea. Posibilitar al usuario para que pueda elegir la alternativa que mejor
le convenga acorde a sus necesidades.
17. (Notificar al solicitante la resolución de la negación por correo electrónico): La notificación del
resultado se hará por medio de correo electrónico
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308
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❷ ❷ ❷ Regular
❶ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
4 2 -50%18 16 -11%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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309
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de
control ex ante que no generan valor
agregado
Exigencia de fotocopias de documentos que ya
reposan en la entidad, comoquiera que el trámite
se trata de expedir un duplicado de una tarjeta ya
vigente (expedida anteriormente) o a los cuales
tiene facultad de acceder (Registraduría Nacional
del Estado Civil, Migración Colombia, Tesorería-
Secretaría de Hacienda del Departamento)
Aunque existe soporte normativo para algunos de los
requisitos documentales exigidos, se observa que la
OCCRE es responsable de llevar el sistema de
información de registro de los residentes, por lo que
toda la información relativa a registro civil, documentos
de identidad del menor y de sus padres, así como los
registros de permanencia en la Isla (ingresos y salidas)
debe ser verificada directa y oficiosamente por la
entidad ya sea en sus propios registros o en los
registros o bases de datos de otras entidades, tal
como lo ordenan los Artículos 8 numeral 4 de la Ley
1437 de 2011, 13 del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9
del Decreto Ley 019 de 2012.
La primera norma prohíbe exigir actos administrativos,
constancias, certificaciones o documentos que ya
reposen en la entidad ante la cual se está tramitando
la respectiva actuación.
La segunda establece que en todas las actuaciones
públicas quedan prohibidas las exigencias de copias o
fotocopias de documentos que la entidad tenga en su
poder, o a los que la entidad pública tenga facultad
legal de acceder.
Y la tercera determina que, cuando se esté
adelantando un trámite ante la administración, se
prohíbe exigir actos administrativos, constancias,
certificaciones o documentos que ya reposen en la
entidad ante la cual se está tramitando la respectiva
actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las
entidades públicas contarán con los mecanismos para
que cuando se esté adelantando una actuación ante la
administración y los documentos reposen en otra
entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad
en la cual reposan para que ella los requiera de
manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda
aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos
de trámites y procedimientos el suministro de
información que repose en los archivos de otra entidad
pública.
Comoquiera que la finalidad de tales documentos es
ser archivados como soporte documental del trámite,
que con ellos no se efectúa ni se pretende efectuar
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310
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
ningún control de verificación posterior y oficioso sobre
la validez o veracidad de los mismos, es posible
reiterar por este hecho, que tales exigencias
constituyen prácticas ex ante que no generan valor
agregado al proceso.
Acreditaciones
documentales extralegales
La entidad exige que el trámite se presente junto
con 2 fotografías.
No hay soporte legal ni reglamentario que soporte
éstas exigencia por lo que deben eliminarse como
carga a cumplir por el ciudadano e integrarse como un
procedimiento del Front Office del Trámite, tal como
sucede en el trámite de los pasaportes a cargo de la
Gobernación.
Exigencias documentales
redundantes
Exigencia de fotocopias de documentos que ya
reposan en la entidad o a los cuales tiene
facultad de acceder. La entidad emite un
duplicado de una tarjeta ya expedida, por lo que
cuenta con toda la información.
Con base en los Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437
de 2011, 13 del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del
Decreto Ley 019 de 2012, ya mencionados en el
acápite anterior, y teniendo en cuenta que la OCCRE
es responsable de llevar el registro de control y
circulación de la Isla, es obligación legal de la
Administración sustituir toda carga documental
respecto a informaciones, hechos y circunstancias que
deba verificar para proceder con la expedición del
duplicado de la tarjeta de residencia. Para ello debe
implementar mecanismos de interoperabilidad e
intercambio de información con la Registraduría
Nacional del Estado Civil; migración Colombia y
consultar su propio sistema de registro de residentes y
de salidas y de ingresos a la Isla.
También le compete dar cumplimiento a las
disposiciones legales en materia de implementación de
medios de identificación mediante huella dactilar
digital, en los términos señalados en el Artículo 18 del
Decreto Ley 019 de 2012, que dispone lo siguiente:
En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las
entidades públicas y los particulares que ejerzan
funciones administrativas en los que se exija la
obtención de la huella dactilar como medio de
identificación inmediato de la persona, ésta se hará por
medios electrónicos. Las referidas entidades y
particulares contarán con los medios tecnológicos de
interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad
del titular de la huella con la base de datos de la
Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el trámite
no requiere de la identificación inmediata de la
persona, la autoridad o el particular encargado de
funciones administrativas coordinarán con la
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311
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo
de verificación de la información requerida.
Exigencias de condiciones o
requisitos no contempladas en la
ley
Ninguno El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio
La información reportada en el SUIT no
corresponde estrictamente a la realidad del
trámite que debe efectuar el ciudadano, en la
medida en que se le exigen cargas documentales
y formales que no se encuentran contempladas a
nivel legal ni reglamentario y tampoco hay reporte
de ellas en el SUIT.
La descripción del objeto del trámite no es
adecuada, el duplicado no es en sí mismo el
trámite mediante el cual se adquiere el derecho a
residir en la Isla.
La entidad reporta en el SUIT que cuenta con un
término de 8 días para resolver el trámite, sin
embargo estableció que en la práctica puede
tardar hasta 30 días, cuando la norma aplicable
por remisión (Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015)
establece inicialmente un plazo de 15 días,
prorrogable sólo en caso de que se justifique y
comunique así al interesado.
La OCCRE debe eliminar las cargas exigidas al
ciudadano relativas a radicar el trámite junto con las
fotografías y fotocopias de documentos. En este último
punto se observa la necesidad de dar cumplimiento a
los principios de simplificación, optimización y
racionalización contenidos en el Artículo 1 de la Ley
962 de 2005.
La entidad está en la obligación de implementar
medios de consulta e intercambio de información para
verificar todos los aspectos relacionados con el
registro civil y la identidad del menor y sus padres, así
como para establecer la permanencia de éstos en la
Isla. Debe tenerse en cuenta que el trámite consiste en
un duplicado, por lo que la entidad ya cuenta con toda
la información en sus bases de datos.
La entidad por regla general no debe tardar más del
plazo autorizado por la ley para resolver el trámite (15
días).
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312
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❷ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❷ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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313
3.19 E26-32 - Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad.
3.19.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=2567 Fecha de actualización: 30/09/2013
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT55
Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad.
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Cambiar la tarjeta de residencia, reemplazando el número de la tarjeta de identidad por el número de la cedula de ciudadanía
Obs. ---
RESULTADO
Dato SUIT
Aceptación o negación de acuerdo a la ley
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito 6 Mes(es)
Obs. --- ---
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato56 Presencial Presencia
Obs57. --- ---
ATENCIÓN
Dato Presencial, telefónico
Obs. Correo electrónico
Información normativa
REQUISITOS
Dato Ciudadano y extranjero
55 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 56 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 57 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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314 SUIT 1. Cédula de ciudadanía y extranjería: 1 Fotocopia
2. Registro civil de nacimiento: 1 Fotocopia
3. Tarjeta de residencia vencida.: 1 Original
Obs. Los documentos de los extranjeros apostillados y traducidos
NORMATIVA
Dato SUIT
Decreto Ley 2762 de 1991, (Artículo 2, 3)
Ordenanza 019 de 2010, (Artículo 10)
Obs. La 019 está derogada
Ordenanza 01 de 2002
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato Si aplica Obligatorio
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
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315
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 2, 3 y 36 del Decreto Ley 2762 de 1991.
Legal Extraordinaria
Tendrá derecho a fijar su residencia en el Departamento Archipiélago quien se encuentre en una de las siguientes situaciones:
• Haber nacido en territorio del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, siempre que alguno de los padres tenga, para tal época, su domicilio en el Archipiélago;
• No habiendo nacido en territorio del Departamento, tener padres nativos del Archipiélago;
• Tener domicilio en las islas, comprobado mediante prueba documental, por más de 3 años continuos e inmediatamente anteriores a la expedición de este Decreto;
• Haber contraído matrimonio válido, o vivir en unión singular, permanente y continua con persona residente en las islas siempre que hayan fijado por más de 3 años, con anterioridad a la expedición de este Decreto, el domicilio común en territorio del Departamento Archipiélago;
• Haber obtenido tal derecho en los términos previstos para adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Archipiélago.
Las personas que por motivos de educación, hayan debido ausentarse de las islas por un tiempo determinado, se les contará tal lapso a efectos de lograr el cumplimiento de los términos señalados en los literales c) y d), siempre que en el Departamento Archipiélago permanezcan como residentes su cónyuge o compañera permanente, sus padres o hijos.
Podrá adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Departamento Archipiélago quien:
• Con posterioridad a la fecha de expedición de este Decreto, contraiga matrimonio o establezca unión permanente con un residente, siempre que se fije el domicilio común en el Departamento, a lo menos por 3 años continuos. Al momento de solicitar la residencia permanente se deberá acreditar la convivencia de la pareja;
• Haya permanecido en el Departamento en calidad de residente temporal por un término no inferior a 3 años, haya observado buena conducta, demuestre solvencia económica y, a juicio de la Junta Directiva de la Oficina de Control de Circulación y Residencia, resulte conveniente su establecimiento definitivo en el Archipiélago.
La Junta de la Oficina de Control de Circulación y Residencia decidirá sobre la conveniencia de que trata el literal anterior, tomando en cuenta la oferta de mano de obra en el Departamento Archipiélago, la densidad poblacional en el mismo y las condiciones personales del solicitante.
Desde el 30 de mayo de 1992, las autoridades competentes deberán exigir a las personas que se encuentran en el Departamento Archipiélago, el porte de la tarjeta que identifica la situación jurídica que detentan.
COMPETENCIA Artículo 22 y 24 del Decreto Ley 2762 de
Legal Extraordinaria
El artículo 22 creó la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del
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316
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
1991.
Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones en la materia.
El artículo 24 señala que es función del Director de la Oficina de Circulación y Residencia, expedir las tarjetas de residente y residente temporal, conforme a las disposiciones contenidas en el mismo decreto.
CONDICIONES Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Acto Administrativo de carácter departamental
Ser hijo nacido en el departamento cuyos padres son residentes legales y haber cumplido la mayoría de edad.
Ser hijo no nacido en el departamento pero cuyos padres tienen en el momento de su nacimiento la residencia legalizada y haber cumplido la mayoría de edad.
Para realizar el trámite los ciudadanos no deberán dejar pasar más de un año después de alcanzar la mayoría de edad. Quien no realice los trámites en este lapso de tiempo cancelará una multa de medio SMMLV.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Acto Administrativo de carácter departamental
Los hijos nacidos en el departamento cuyos padres son residentes legales, para cambiar la tarjeta al cumplir la mayoría de edad, es decir a los diez y ocho años, solo deberán presentar:
• Registro civil de nacimiento • Fotocopia de su cedula de ciudadanía • Su tarjeta de OCCRE anterior • Fotocopia de la tarjeta de la OCCRE de sus padres
Las personas que no habiendo nacido en el departamento pero cuyos padres tienen en el momento de su nacimiento su residencia legalizada, anexaran los mismos documentos y los padres deberán comprobar que para la fecha de nacimiento de sus hijos, por lo menos uno de ellos residía legalmente en el departamento archipiélago.
Los hijos adoptados recibirán el mismo trato de los anteriores siempre que los padres adoptantes tengan definida totalmente su residencia en el departamento archipiélago. Deberán aportar los mismos documentos y agregar todos los documentos pertinentes con la adopción:
• Copia de la sentencia proferida por el juzgado respectivo o en su defecto certificado expedido por el instituto colombiano de bienestar familiar que dé cuenta del trámite en firme de la adopción.
COSTO
Artículo 32 del Decreto Ley 2762 de 1991.
Legal Extraordinaria
La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina determinará el costo de la expedición de cada una de las tarjetas.
En la actualidad el trámite de cambio de tarjeta de residente de menores de edad por cumplimiento de los 18 años es gratuito. No existe disposición de la Asamblea que fije tarifa para este trámite.
PLAZO DE
RESPUESTA
Párrafo 5 del Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010.
Acto Administrativo de carácter departamental
La OCCRE tendrá sesenta días calendario para definir el cambio de tarjeta de menor de edad a mayor de edad.
PROCEDIMIENTO Ninguna No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que determinen procedimiento especial del trámite. En consecuencia, por remisión expresa hecha en el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, resultan aplicables al procedimiento las disposiciones de procedimiento contenidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015.
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317 Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. De acuerdo con la página web de la OCCRE la entidad exige más requisitos de los reportados en el SUIT y de los reportados durante el trabajo de campo. Mediante cliente oculto telefónico se estableció la exigencia de los documentos de que trata la página web. Nota: La entidad informó que la Ordenanza 019 de 2010 no se encuentra vigente por virtud de la Ordenanza 001 de 2012, sin embargo ésta última Ordenanza no hace referencia alguna al trámite analizado, por medio de ella se otorgaron facultades al Gobernador para celebrar contratos y convenios. Nota: De otra parte, el Acuerdo 001 de 2010 expedido por la OCCRE para fijar criterios y procedimientos en materia de Circulación y Tránsito en la Isla, fue anulado por el Tribunal Contencioso de San Andrés al establecer que la regulación de esta materia está atribuida expresamente por el Constituyente al legislador con el cumplimiento de su aprobación por mayoría calificada por el cual todo cuanto atañe con la definición de los procedimientos correspondientes al trámite y decisión sobre los mismos temas compete definirlo al legislador bien a través del procedimiento ordinario o si así lo llegare a considerar necesario a través de procedimientos especiales (Proceso de Nulidad simple No. 88-001-22-33-000-2014-00071-00 de 2010). Nota: Adicionalmente el Consejo de Estado conceptuó a través de la Sala de Consulta y Servicio Civil, que los temas relativos a la regulación de circulación, tránsito y permanencia y en general los de control de densidad poblacional en el Archipiélago, son competencia únicamente del legislador (Concepto con radicado numeral 1399 de fecha 28 de febrero de 2002 con ponencia de la magistrada Susana Montes de Echeverri).
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318
C. MAPA DEL PROCESO
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319
Elementos relevantes
1. Solicitar el cambio de la tarjeta de residencia
Radicar los requisitos:
1. Cédula de ciudadanía y extranjería: 1 Fotocopia
2. Registro civil de nacimiento: 1 Fotocopia
3. Tarjeta de residencia vencida.: 1 Original
Los documentos de los extranjeros apostillados y traducidos
9. Analizar la solicitud
Cuando las personas no son raizales, se realizar una verificación exhaustiva de cada uno de los casos
para evitar darle la tarjeta de residencia de mayor de edad a una persona que no deberían ser residentes
de la isla
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320
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
Radicar solicitud con soportes documentales
Ventanilla de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Oficio de solicitud y copia del mismo Registro Civil de Nacimiento Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía Fotocopia del cédula y Tarjeta OCCRE de uno de los padres Tarjeta vencida de la OCCRE Dos fotos fondo azul 3x4 del beneficiario. Carpeta de forro plástico. Para los no nacidos en la Isla, se exige adicionalmente Prueba documental de su permanencia en San Andrés Isla.
Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Ninguna
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguna
Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguna
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010
Digitalizar y enviar expediente a Ventanilla Única de Atención al Cliente OCCRE
Ventanilla de archivo y correspondencia
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recibir, digitalizar y consultar sistema de información
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Revisar y valorar solicitud, soportes documentales e
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Legal: Ninguna
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321
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO
NORMATIVO
información en el sistema para determinar si debe requerirse información o documentación adicional
Reglamentario: Ninguna
Si no necesita requerimiento, remitir expediente a la Oficina de Elaboración de Tarjetas
Si necesita requerimiento, elaborar oficio y enviar a ventanilla de Archivo y Correspondencia para comunicación/notificación del requerimiento
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Legal: Artículo 16 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentaria: Ninguna
Recibir documentación o información requerida de ser el caso y remitirla a Ventanilla Única de la OCCRE.
Ventanilla de archivo y correspondencia
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Remitir expediente a la Oficina de Elaboración de Tarjetas
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Remitir Tarjeta para revisión y firma electrónica del Director
Oficina de elaboración de tarjetas
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recibir e imprimir Tarjeta firmada
Oficina de elaboración de tarjetas
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recibir Tarjeta impresa y enviar a ventanilla de entrega
Ventanilla única OCCRE
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar Tarjeta impresa al solicitante
Ventanilla de archivo y correspondencia
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite.
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322
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
5 30
❶ Básico
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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323
3.19.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambio en este aspecto
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-32-18 La solicitud presentada tiene que ser recepcionada a priori por el Archivo y Correspondencia, y luego por la ventanilla única de OCCRE. La solicitud tiene que ser diligenciada y registrada por ambas ventanillas antes de que sea remitida al funcionario competente del trámite en cuestión.
Eliminar una de las ventanillas, garantizando que la solicitud y la documentación sea correctamente recepcionada por la ventanilla de la gobernación para que ésta pueda registrar y diligenciar en el formato web, cargar la documentación y el posteriormente enviar a las distintas áreas de OCCRE para el estudio del trámite.
Medio
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-32-14 Las certificaciones que detallan la concesión
de residencia en trámite y los requerimientos son firmadas de forma manual por el funcionario competente
Implantar un mecanismo de firma digital de las resoluciones para agilizar el proceso, disminuyendo la cargabilidad de trabajo del funcionario competente y así puede invertir su atención en otros detalles de los trámites.
Medio
E26-32-5 El solicitante tiene que acudir personalmente
para radicar la solicitud, debido a la ausencia de la posibilidad de realizarla por medio de web
Habilitar en la ventanilla única de la gobernación para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Corto
E26-32-7 El solicitante entrega los requisitos
documentales en persona, ya que la entidad no dispone de medios para que el usuario pueda radicarlos en línea
Implementar en la ventanilla virtual de la gobernación la opción para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente
Corto
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324
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-32-9 Aquellas personas que
solicitan duplicado de residencia de menor edad a mayor edad, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias del documento que tienen que presentar los solicitantes es: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia -Registro civil de nacimiento
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia -Registro civil de nacimiento
Corto 1. Cédula de ciudadanía 2. Cédula de extranjería 3. Registro civil de nacimiento
1. Registraduría 2. Ministerio de Relaciones Exteriores 3. Registraduría
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325
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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326
Elementos eliminados
4. (Recepcionar la documentación): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,
proponemos eliminar la ventanilla concerniente a OCCRE. La documentación será recepcionada por la
ventanilla de archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas
similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como
económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y así como las siguientes, el rol de
la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática
5. (Digitalizar OCCRE): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud, proponemos
eliminar la ventanilla concerniente a la OCCRE. La documentación será digitalizada por la ventanilla de
archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas similares. Con esto
obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como
consecuencia de la eliminación de esta actividad y las posteriores, el rol de la asistencia de Secretaría de
Planeación será eliminado de forma automática.
6. (Ingresar a un programa especial): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la
solicitud, proponemos eliminar la ventanilla concerniente la OCCRE. La documentación será ingresada a
un programa por la ventanilla de archivo y correspondencia una vez realiza el diligenciamiento del
formulario web (como consecuencia de la interconexión del formulario con el software de la OCCRE. Con
esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como
consecuencia de la eliminación de esta actividad y las posteriores, el rol de la asistencia de Secretaría de
Planeación será eliminado de forma automática.
Elementos agregados
30. (Diligenciar formato web): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos la
habilitación de la web de la entidad que permita la posibilidad de radicar la solicitud, así como los
requisitos en línea. El ofrecimiento de la alternativa de realizar uno de los pasos del trámite en línea
permite que el usuario no tenga que desplazar en persona y acercar a la entidad para la entrega de la
documentación. Como consecuencia de esta propuesta, tanto el usuario como la propia entidad pueden
reducir sus recursos económicos y humanos.
31. (Adjuntar documentos): Adicionalmente, la ampliación de la capacidad de la capacidad de la
ventanilla virtual deberá permitir adjuntar los documentos complementarios en una lista de carpetas o
espacios virtuales para cada uno de estos. Es decir, en el momento de adjuntar los documentos, o cargar
los documentos escaneados, tanto el usuario como el funcionario tendrán conocimiento de qué
documentos hacen falta.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
327
32. (Diligenciar formato web): El funcionario de archivo y correspondencia debe diligenciar el formato
web con la información requerida por la entidad. Al realizar esta actividad, se crea un expediente con
unas carpeta específicas en donde debe adjuntar los documentos una ver los haya escaneado, de tal
manera que a través de una alerta la coordinación conozca que tiene una solicitud en la cual debe
trabajar.
Elementos modificados
18. (Verificar la documentación aportada): El sistema de gestión deberá ser los suficientemente
robusto para generar una alerta que permita identificar qué persona raizal recientemente ha cumplido la
mayoría de edad para generar automáticamente la generación de la tarjeta, y que solamente sea
necesario entregársela al usuario cuando realice la solicitud. En los otros casos se deberá seguir el
proceso normal por seguridad.
20. (Notificar al solicitante la resolución de la negación por correo electrónico): La notificación del
resultado se hará por medio de correo electrónico, en ventanilla o correo físico.
21. (Revisar y firmar la resolución de negación (digital)): En vez de firmar de forma manual,
proponemos mejorar dicho paso mediante la implementación de la firma electrónica.
24. (Dar visto y firmar (digital)): En vez de firmar de forma manual, proponemos mejorar dicho paso
mediante la implementación de la firma electrónica,
26. (Dar el visto bueno y firma (digital)): En vez de firmar de forma manual, proponemos mejorar
dicho paso mediante la implementación de la firma electrónica.
27. (Subsanar los defectos en línea): Radicar los requisitos faltantes en línea.
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328
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❷ ❷ ❷ Regular
❶ ❷ ❷ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
5 3 -40%30 28 -7%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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329
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que
no generan valor agregado
Exigencia de fotocopias de documentos que
ya reposan en la entidad o a los cuales tiene
facultad de acceder (registro civil, fotocopias
de documentos de identidad del menor y de
sus padres, fotocopias de tarjeta residencia de
los padres)
Aunque existe soporte normativo para algunos de los
requisitos documentales exigidos, se observa que la
OCCRE es responsable de llevar el sistema de
información de registro de los residentes, por lo que toda
la información relativa a registro civil, documentos de
identidad del menor y de sus padres, así como los
registros de permanencia en la Isla (ingresos y salidas)
debe ser verificada directa y oficiosamente por la entidad
ya sea en sus propios registros o en los registros o bases
de datos de otras entidades, tal como lo ordenan los
Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de 2011, 13 del
Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto Ley 019 de
2012.
La primera norma prohíbe exigir actos administrativos,
constancias, certificaciones o documentos que ya
reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la
respectiva actuación.
La segunda establece que en todas las actuaciones
públicas quedan prohibidas las exigencias de copias o
fotocopias de documentos que la entidad tenga en su
poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal
de acceder.
Y la tercera determina que, cuando se esté adelantando
un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos
administrativos, constancias, certificaciones o
documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se
está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de
enero de 2013, las entidades públicas contarán con los
mecanismos para que cuando se esté adelantando una
actuación ante la administración y los documentos
reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda
indicar la entidad en la cual reposan para que ella los
requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona
los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para
efectos de trámites y procedimientos el suministro de
información que repose en los archivos de otra entidad
pública.
Comoquiera que la finalidad de tales documentos es ser
archivados como soporte documental del trámite, que con
ellos no se efectúa ni se pretende efectuar ningún control
de verificación posterior y oficioso sobre la validez o
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330
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
veracidad de los mismos, es posible reiterar por este
hecho, que tales exigencias constituyen prácticas ex ante
que no generan valor agregado al proceso.
Acreditaciones
documentales extralegales
La entidad exige que el trámite se presente en
una carpeta de forro plástico junto con 2
fotografías fondo azul de tamaño 3*4 del
menor
No hay soporte legal ni reglamentario que soporte éstas
exigencias por lo que deben eliminarse como carga a
cumplir por el ciudadano.
Exigencias documentales
redundantes
Exigencia de fotocopias de documentos que
ya reposan en la entidad o a los cuales tiene
facultad de acceder (registro civil, fotocopias
de documentos de identidad del menor y de
sus padres, fotocopias de tarjeta residencia de
los padres)
Con base en los Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de
2011, 13 del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto
Ley 019 de 2012, ya mencionados en el acápite anterior,
y teniendo en cuenta que la OCCRE es responsable de
llevar el registro de control y circulación de la Isla, es
obligación legal de la Administración sustituir toda carga
documental respecto a informaciones, hechos y
circunstancias que deba verificar para proceder con la
expedición de la tarjeta de residencia del menor de edad
que cumple los 18 años. Para ello debe implementar
mecanismos de interoperabilidad e intercambio de
información con la Registraduría Nacional del Estado Civil
y consultar su propio sistema de registro de residentes y
de salidas y de ingresos a la Isla.
También le compete dar cumplimiento a las disposiciones
legales en materia de implementación de medios de
identificación mediante huella dactilar digital, en los
términos señalados en el Artículo 18 del Decreto Ley 019
de 2012, que dispone lo siguiente:
En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las
entidades públicas y los particulares que ejerzan
funciones administrativas en los que se exija la obtención
de la huella dactilar como medio de identificación
inmediato de la persona, ésta se hará por medios
electrónicos. Las referidas entidades y particulares
contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad
necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella
con la base de datos de la Registraduría Nacional del
Estado Civil. Si el trámite no requiere de la identificación
inmediata de la persona, la autoridad o el particular
encargado de funciones administrativas coordinarán con
la Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo
de verificación de la información requerida.
Exigencias de
condiciones o requisitos no
Ninguno El trámite se ajusta a la regulación.
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331
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
contempladas en la ley
Bajo control regulatorio
La información reportada en el SUIT no
corresponde estrictamente a la realidad del
trámite que debe efectuar el ciudadano, en la
medida en que se le exigen cargas
documentales y formales que no se
encuentran contempladas a nivel legal ni
reglamentario y tampoco hay reporte de ellas
en el SUIT.
De acuerdo con la información del SUIT y la
proporcionada por la entidad, el trámite cuenta
con silencio administrativo positivo, sin
embargo no se halló por parte de la
Consultoría ni se suministró por la entidad,
disposición alguna que contemple este efecto
jurídico de manera taxativa.
La entidad reporta en el SUIT que cuenta con
un término de 6 meses para resolver el
trámite, cuando la norma reglamentaria
establece un término inferior (60 días hábiles).
La OCCRE debe eliminar las cargas exigidas al
ciudadano relativas a radicar el trámite junto con las
fotografías. En este último punto se observa la necesidad
de dar cumplimiento a los principios de simplificación,
optimización y racionalización contenidos en el Artículo 1
de la Ley 962 de 2005.
La entidad está en la obligación de implementar medios
de consulta e intercambio de información para verificar
todos los aspectos relacionados con el registro civil y la
identidad del menor y sus padres, así como para
establecer la permanencia de éstos en la Isla.
Así mismo se observa la importancia de generar un
formato estandarizado para la solicitud del trámite, que
asegure el diligenciamiento de todos los datos de
información que la entidad requiera para efectuar las
consultas e intercambios de información necesarios para
expedir la nueva tarjeta de residencia del menor que ha
cumplido la mayoría de edad.
El trámite no cuenta con soporte normativo que sustente
la aplicación del silencio administrativo positivo, por lo que
requiere su ajuste en el SUIT.
La entidad no debe tardar más de 60 días hábiles para
resolver el trámite, por lo que debe ajustarse esta
información en el SUIT.
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332
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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333
3.20 E26-33 – Expedición de pasaporte relacionado con gobiernos territoriales
3.20.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No hay información Fecha de actualización:
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT58
Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. Expedición de un documento que es pasaporte ordinario o ejecutivo que permite la entrada y salida del país en cuestión
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. Expedición del pasaporte
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
215,500 pesos colombianos para los pasaportes ordinarios
350,000 pesos colombianos para pasaportes ejecutivos
2 a 3 días
Obs. La diferencia entre pasaporte ordinario y ejecutivo reside en el numero de paginas
Puede demorar por el envió de correos, ya que la documentación física se envía a Bogotá.
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato59 --- ---
Obs60. Presencial Presencia
ATENCIÓN
Dato Presencial, Telefónica, Web ( Cancillería)
Obs. ---
58 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 59 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 60 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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334
Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadano:
1. Mayores de edad: cedula original y fotocopiado
2. Menores de edad: acompañamiento de los tutores o padres
3. Si es menor a 7 de años: registro civil y documento del acompañamiento de uno de los padres o tutores
4. Si es mayor a 7 años : Registro civil y tarjeta de identidad
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
1. Decreto 1067 de 2015
2. Decreto 1514, 16 de julio de 2012
3. La Ley de 1947
4. El numeral 12 del artículo 18 Decreto 3355 de 2009
5. Volumen 1, parte 1, Documento 9303 de la OACCI
6. Articulo 25, Decreto 019 de 2012
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Potestativo
Obs. --- Solo se requiere para realizar viajes fuera del país
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. Fechas que se concentran las solicitudes son: Semana santa, Junio, Julio ( Periodo de las vacaciones )
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335
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 13 de la Ley 12 de 1947
Decreto
Legal Ordinaria
Esta ley prueba la Convención sobre Aviación Civil Internacional, firmada en Chicago el 7 de diciembre de 1944, integrando las disposiciones de la misma al ordenamiento jurídico colombiano. Su artículo 13 determina que las leyes y reglamentos de un Estado contratante, relativos a la entrada o salida de su territorio, de pasajeros, tripulaciones o carga de aeronaves, tales como los reglamentos de entrada, despacho, inmigración, pasaportes, aduanas y cuarentena, serán observados por los pasajeros, tripulación o carga, o a nombre de éstos, tanto a la entrada como a la salida, o mientras permanezcan en el territorio de dicho Estado.
Artículo 2.2.1.4.1 y 2.2.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015. Modificados y adicionados por el Artículo 19 del Decreto 1743 de 2015
Reglamentaria El pasaporte es el documento que identifica a los colombianos en el exterior. Todo colombiano que viaje fuera del país deberá estar provisto de un pasaporte válido, sin perjuicio de lo dispuesto en los tratados e instrumentos internacionales vigentes. El pasaporte será expedido únicamente por el Ministerio de Relaciones Exteriores directamente o a través de convenios suscritos para tal efecto. Ningún ciudadano podrá ser titular de más de un pasaporte colombiano vigente. Las autoridades expedidoras y/o migratorias de Colombia deberán anular aquellos pasaportes que no correspondan al último vigente. Se exceptúan los pasaportes diplomáticos, oficiales, de emergencia y exentos. Los pasaportes electrónicos son pasaportes de lectura mecánica que contienen una microplaqueta de circuito integrado sin contacto, dentro de la cual se almacenan además de los datos descritos en el artículo anterior, medidas biométricas del titular del pasaporte y un objeto de seguridad para proteger los datos allí incluidos y que se ajustan a las especificaciones que para ello ha establecido la OACI.
Artículo 2.2.1.4.3.12. del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015.
Reglamentaria A partir del 24 de noviembre de 2015, todos los documentos de viaje colombianos, con excepción de la libreta de tripulante terrestre deberán contar con zona de lectura mecánica. Los documentos de viaje que no cuenten con zona de lectura mecánica y que se encuentren vigentes deberán ser remplazados antes de esta fecha.
COMPETENCIA Artículo 3 numeral 23 del Decreto 3555 de 2009.
Reglamentaria Es función del Ministerio de Relaciones Exteriores, expedir los pasaportes y autorizar mediante convenios con otras entidades públicas, su expedición, cuando lo estime necesario.
En virtud de esta norma, mediante Convenio, el Ministerio de Relaciones Exteriores ha delegado en la Gobernación del Archipiélago de San Andrés, Islas, la expedición de pasaportes en la jurisdicción territorial correspondiente.
Artículo 2.2.1.4.4 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015. Adicionado por el Artículo 19 del Decreto 1743 de 2015
Reglamentaria El Ministerio de Relaciones Exteriores, reglamentará todo lo concerniente a las clases de pasaportes, a los requisitos para la expedición de los documentos de viaje y a los demás trámites y procedimientos relacionados con la materia.
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336
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
CONDICIONES Artículo 2.2.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015. Modificado por el Artículo 19 del Decreto 1743 de 2015
Numeral 2 y 5 del Artículo 2.2.1.4.2.1 y Artículo 2.2.1.4.3.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015
Reglamentaria Ser colombiano.
El pasaporte es el documento que identifica a los colombianos en el exterior.
Realizar la formalización de la solicitud de manera presencial en las oficinas de pasaportes destinadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Si es un menor debe estar acompañado de uno de sus padres o su representante legal, o mediante tercero debidamente autorizado cuando los padres o su representante legal no se encuentran en el país. Los menores hijos de padre o madre extranjero y padre o madre colombiano, podrán realizar el trámite de solicitud del pasaporte con uno de sus padres.
Efectuar el pago correspondiente en la oficina donde realice el trámite, en la entidad bancaria o por los medios electrónicos establecidos para tal efecto.
El pasaporte de un menor deberá ser reclamado por el padre, madre, representante legal o apoderado que realizó el trámite de solicitud o el tercero debidamente autorizado.
REQUISITOS
DOCUMENTALES Artículos 2.2.1.4.2.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015.
Artículo 2.2.1.4.3.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de
Reglamentaria Los requisitos para la expedición del pasaporte ordinario con zona de lectura mecánica, ejecutivo con zona de lectura mecánica, fronterizo con zona de lectura mecánica y emergencia con zona de lectura mecánica, serán los siguientes:
• Diligenciar la solicitud por medio electrónico o personalmente en la oficina expedidora.
• Presentar original de la cédula de ciudadanía en formato válido, o
o Contraseña por primera vez o rectificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, acompañada del Registro Civil de Nacimiento auténtico, o
o Comprobante en trámite de duplicado o renovación de la cedula de ciudadanía acompañado de consulta en línea de la fecha de expedición de la cedula a través de la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil. La consulta de la fecha de expedición de la cedula de ciudadanía podrá ser realizada por la oficina expedidora, o
o Verificar en el Sistema de Control y Expedición de Pasaportes (SICEP), a través de la huella digital, la existencia de los documentos soporte de trámites anteriores.
• Presentar pasaporte anterior, si lo tuviese. En caso de pérdida o hurto del pasaporte, el titular deberá comunicarlo verbalmente al funcionario, quien marcará la casilla correspondiente en el Sistema de Control y Expedición de Pasaportes (SICEP) y se entenderá que dicha declaración se efectúa bajo la gravedad de juramento, lo cual el interesado confirmará al momento de firmar el pasaporte.
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337
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
2015. Menores de edad:
Los requisitos para la expedición del pasaporte ordinario con zona de lectura mecánica, ejecutivo con zona de lectura mecánica, fronterizo con zona de lectura mecánica y de emergencia con zona de lectura mecánica, serán los siguientes:
• Diligenciar la solicitud por medio electrónico o personalmente en la oficina expedidora.
• Realizar la formalización de la solicitud de manera presencial en las oficinas de pasaportes destinadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores así:
o El menor debe estar acompañado por uno de sus padres o su representante legal.
o Si los padres o su representante legal se encuentran ausentes del lugar del trámite, podrán autorizar a un tercero para efectuar la solicitud, acompañado del menor de la siguiente manera:
• Si se encuentran en territorio nacional, la autorización deberá efectuarse mediante poder especial autenticado ante notario público, o
• Si se encuentran en el exterior, la autorización deberá efectuarse mediante poder especial legalizado ante el cónsul de Colombia, o
• Si se encuentra en el exterior en un lugar donde no exista consulado de Colombia, mediante poder especial otorgado ante autoridad competente con presentación personal debidamente apostillado o legalizado.
• En Colombia: Presentar Registro Civil de Nacimiento del menor auténtico
o Para menores de edad hasta los 7 años, presentar Registro Civil de Nacimiento auténtico.
o Para menores de edad entre 7 y 17 años, tarjeta de identidad o contraseña expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil y Registro Civil y Registro Civil de Nacimiento auténtico.
Los menores hijos de padre y madre extranjeros nacidos en Colombia deberán acreditar la condición de nacionales colombianos, mediante la presentación de la respectiva Visa RE (Residente) de los padres, vigente al momento del nacimiento del menor.
Cuando el menor de edad es adoptado por padres extranjeros, para realizar la solicitud de documento de viaje, además del Registro Civil de Nacimiento auténtico, deberá aportar la Escritura Pública de Adopción.
COSTO
Artículo 338 de la Constitución Política
Legal Extraordinaria
Señala la facultad del Congreso, las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales podrán imponer contribuciones fiscales o parafiscales. La ley, las ordenanzas y los acuerdos deben fijar, directamente, los sujetos activos y pasivos, los hechos y las bases gravables, y las tarifas de los impuestos.
La ley, las ordenanzas y los acuerdos pueden permitir que las autoridades fijen la tarifa de las tasas y contribuciones que cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen; pero el sistema y el método para definir tales costos y beneficios, y la forma de hacer su reparto, deben
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
338
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ser fijados por la ley, las ordenanzas o los acuerdos.
Las leyes, ordenanzas o acuerdos que regulen contribuciones en las que la base sea el resultado de hechos ocurridos durante un período determinado, no pueden aplicarse sino a partir del período que comience después de iniciar la vigencia de la respectiva ley, ordenanza o acuerdo.
Artículos 1, 3 literal a), 4 y 7 de la Ley 1212 de 2008
El objeto de la ley es regular las tasas que deben pagar los usuarios por la prestación de los servicios de expedición de pasaportes, visas, legalizaciones y apostilla, certificaciones, el ejercicio de las funciones notariales y de registro en el exterior, la expedición de tarjetas de registro consular y los trámites de nacionalidad, con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Lo anterior, sin perjuicio de los cobros que se deben realizar para otras entidades en virtud de la legislación vigente (de conformidad con los Artículos 523 y 868 del Estatuto Tributario Nacional, la expedición de pasaportes es un hecho generador de impuesto a favor de la Nación).
La expedición de pasaporte es un hecho generador que da lugar al cobro de la tasa.
El Ministerio de Relaciones Exteriores podrá celebrar convenios interadministrativos con otras entidades públicas para el recaudo de las tasas.
La tarifa correspondiente a las tasas que cobra el Ministerio de Relaciones Exteriores por la presentación de los servicios regulados en la presente ley, fijada conforme a la metodología establecida en el Artículo 7 de la ley.
El parágrafo del Artículo 7 de la Ley 1212 establece que de conformidad con el inciso segundo del artículo 338 de la Constitución Política, el Ministerio de Relaciones Exteriores es la autoridad administrativa autorizada para establecer mediante resolución las tarifas por los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores de acuerdo con el método y el sistema para la determinación del costo de los servicios y la forma de repartirlo entre los usuarios.
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339
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Artículos 1, 2 y 3 de la Resolución 5370 de 2015 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores
El Ministerio establece las tarifas a cobrar por la expedición de pasaportes en el territorio nacional. Las tarifas actualizadas para el año 2016 son las siguientes:
• Pasaporte ordinario: $160.000
• Pasaporte ejecutivo: $250.000
• Pasaporte de emergencia: $161.000 Debido a que el trámite analizado se realiza en el Archipiélago de San Andrés, a este valor se adiciona la tarifa cobrada por el Departamento, de conformidad con su Estatuto de Rentas. El departamento sólo expide pasaportes ordinarios y ejecutivos.
Artículo 189, 90 y 191 de la Ordenanza 020 de 2006. Estatuto de Rentas del departamento
Acto Administrativo de carácter departamental
Todas las personas naturales o jurídicas que soliciten los certificados, documentos o demás servicios, cancelará a favor del departamento estas Rentas Ocasionales.
Por expedición de pasaportes, la suma de $10.000.
Las tarifas anteriores serán reajustadas anualmente de acuerdo con el Índice de Precios al Consumidor (IPC) fijado por el Gobierno nacional.
Las tarifas actualizadas vigentes para el trámite en el departamento son las siguientes:
• Pasaporte ordinario: $160.000 del Ministerio más $55.500 del Departamento. Total: $215.500
• Pasaporte ejecutivo: $250.000 del Ministerio más $100.000 del Departamento. Total $350.000
Debido a que en la norma territorial fue fijada una tarifa fija de $10.000 actualizable anualmente conforme al IPC certificado por el DANE, se requiere la revisión de las tarifas vigentes, con el fin de establecer si su actualización ha sido adecuada. Lo anterior en la medida en que no se halló soporte
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340
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
normativo, a nivel de decreto municipal que determine tales actualizaciones anuales desde el 2006 hasta el 2016.
PLAZO DE
RESPUESTA
Ninguna con carácter especial
Por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a los plazos establecidos en la Ley 1755 de 2015 para resolver derechos de petición. El término general es de 15 días hábiles. Dentro de este plazo la entidad territorial reporta tardar máximo 4 días hábiles en la expedición del pasaporte.
PROCEDIMIENTO Artículo 2.2.1.4.3.17. del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones exteriores
Reglamentaria A partir del primero (1o) de agosto de 2012, las solicitudes de pasaportes se iniciarán con la toma de la huella digital, la cual será verificada durante la realización de todo el trámite hasta la entrega del documento. Por lo anterior, no será posible reclamar el documento de viaje producto del trámite realizado haciendo uso de poder especial otorgado a un tercero. En el caso de los menores de edad la huella digital para la realización del trámite y su respectiva reclamación será la de uno de los padres, representante legal o apoderado con quien el menor efectuó el trámite de su solicitud según el caso.
En aquellos aspectos no regulados por disposiciones especiales, por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en los Artículos 14, 15, 16 y 17 de la Ley estatutaria 1755 de 2015.
Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite ni el Convenio que establece las condiciones y forma en que opera la delegación convenida entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Gobernación del Archipiélago de San Andrés, Islas. El procedimiento para expedición del pasaporte se rige por lo establecido en el Documento 9303 de la OACCI, Volumen 1. Parte 1.
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341
C. MAPA DEL PROCESO
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342
Elementos relevantes
1. Solicitar
Radicar los requisitos
1. Mayores de edad: cedula original y fotocopiado
2. Menores de edad: acompañamiento de los tutores o padres
3. Si es menor a 7 de años: registro civil y documento del acompañamiento de uno de los padres o tutores
4. Si es mayor a 7 años: Registro civil y tarjeta de identidad
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343
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Entregar documentación en ventanilla para verificación de completitud y formalidades
Ventanilla de la gobernación
Presencial Ventanilla Front Office
Presentarse personalmente el mayor de edad y los menores acompañados de uno de sus padres o de su representante legal. En este último caso entregar poder especial debidamente otorgado. Exhibir cédula de ciudadanía Fotocopia de la cédula de ciudadanía Si el trámite es de menor de 7 años, entregar copia del Registro Civil Si el trámite es para un menor mayor a 7 años, entregar copia del Registro Civil y Fotocopia de la Tarjeta de identidad con exhibición de ésta última
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 2.2.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015. Modificado por el Artículo 19 del Decreto 1743 de 2015 y Artículo 2.2.1.4.3.1 del mismo decreto único.
Elaborar y entregar orden de pago del valor departamental del trámite
Ventanilla de la gobernación
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Efectuar pago bancario Entidad bancaria
Presencial Ventanilla Front Office
Cancelar la tarifa establecida
Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política
Legal: Artículos 1, 3, 4 y 7 de la Ley 1212 de 2008
Reglamentario departamental: Artículo 189, 90 y 191 de la Ordenanza 020 de 2006. Estatuto de Rentas del departamento
Entregar comprobante de pago de la tarifa
Ventanilla de la gobernación
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Efectuar proceso toma de datos en sistema, digitalización, toma de fotografías, firma digital, toma de huella dactilar digital
Ventanilla de la gobernación
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde al modelo adoptado entre el Ministerio y el Departamento para la expedición del pasaporte. Se sustenta en el Documento 9303 de la OACCI, Volumen 1. Parte 1.
Expedir recibo de pago de tarifa nacional del pasaporte y entregar al solicitante
Ventanilla de la gobernación
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Efectuar pago bancario Entidad bancaria
Presencial Ventanilla Front Office
Cancelar la tarifa nacional del pasaporte
Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política
Legal: Artículos 1, 3, 4 y 7 de
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344
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
la Ley 1212 de 2008
Reglamentario nacional: Artículos 1, 2 y 3 de la Resolución 5370 de 2015 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores
Entregar comprobante de pago de la tarifa
Ventanilla de la gobernación
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Activar proceso de elaboración del pasaporte
Ventanilla de la gobernación
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar libreta de pasaporte al solicitante
Ventanilla de la gobernación
Presencial Ventanilla Front Office
Presentarse personalmente el mayor de edad y los menores acompañados de uno de sus padres o de su representante legal. En este último caso entregar poder especial debidamente otorgado.
Legal: Ninguna
Reglamentario: Artículo 2.2.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015. Modificado por el Artículo 19 del Decreto 1743 de 2015 y Artículo 2.2.1.4.3.1 del mismo decreto único.
Es la salida final del trámite.
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345
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
4 19
❷ Regular
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❷ Insuficiente
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
3.432
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondecia
El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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346
3.20.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-33-1 No hay información de pasaporte relacionado con gobiernos territoriales en el SUIT
Agregar una nueva página en el SUIT para el trámite de pasaporte relacionado con gobiernos territoriales, en la cual se debe especificar todos campos obligatorios para que el ciudadano pueda adquirir una visión genérica y específica en cuanto a los requisitos, plazo de respuesta, la normativa que sustenta y etc.
(en blanco) -Trámite Completo
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-33-10 El solicitante recoge el recibo en la entidad para su posterior pago en el banco correspondiente y allegar a la entidad la factura correspondiente una vez hecho el pago
Desarrollar un convenio con una o (varias) entidad(es) bancaria(s) para implementar el servicio de notificación e identificación cuando se realice el pago. Implementar la emisión de la orden de consignación digital para que el ciudadano imprima y pague en el banco sin necesidad de ir a entidad; y que el banco reporte a la entidad quién pagó y qué trámite pagó
Medio
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-33-11 El solicitante efectúa el pago de forma
presencial ante la entidad bancaria correspondiente sin posibilidad de realizar dicho pago en PSE
Habilitar una plataforma de pagos electrónicos como PSE que posibilita al ciudadano pagar desde su ordenador o desde un dispositivo móvil
Largo
E26-33-12 El solicitante efectúa el pago en la entidad bancaria correspondiente, sin posibilidad de realizar el pago en corresponsal bancario
Ampliar las opciones de pago al usuario mediante el establecimiento de un acuerdo con el banco para posibilitar el pago de los recibos de pago a través de corresponsales bancarios
Medio
E26-33-5 El solicitante tiene que acudir personalmente para radicar la solicitud, debido a la ausencia de la posibilidad de realizarla por medio de web
Habilitar en la ventanilla única de la gobernación para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Corto
E26-33-7 El solicitante entrega los requisitos documentales en persona, ya que la entidad no dispone de medios para que el usuario pueda radicarlos en línea
Implementar en la ventanilla virtual de la gobernación la opción para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente
Corto
E26-33-30 Los documentos deben ser enviados para Bogotá, en donde realizan la impresión del pasaporte, y cuatro días después la oficina recibe los pasaportes
Implementar un equipo de impresora para imprimir el pasaporte
Largo
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347
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-33-9 Aquellas personas que
solicitan duplicado de residencia de menor edad a mayor edad, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias del documento que tienen que presentar los solicitantes es: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia -Registro civil de nacimiento
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia -Registro civil de nacimiento
Corto 1. Cédula de ciudadanía 2. Cédula de extranjería 3. Registro civil de nacimiento
1. Registraduría 2. Ministerio de Relaciones Exteriores 3. Registraduría
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348
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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349
Elementos eliminados
6. (Recibir el comprobante de pago): Al digitalizar el paso de pago en línea, el paso concerniente a
recibir el comprobante de pago se eliminaría de forma automática.
13. (Entregar el documento al solicitante): Al proponer la forma de pago en línea, este paso se
elimina también.
15. (Recibir el comprobante del pago del banco): Al digitalizar el paso de pago en línea, el paso
concerniente a recibir el comprobante de pago se eliminaría de forma automática.
Elementos agregados
20. (Diligenciar formato web): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos la
habilitación de la web de la entidad que permita la posibilidad de radicar la solicitud, así como los
requisitos en línea. El ofrecimiento de la alternativa de realizar uno de los pasos del trámite en línea
permite que el usuario no tenga que desplazar en persona y acercar a la entidad para la entrega de la
documentación. Como consecuencia de esta propuesta, tanto el usuario como la propia entidad pueden
reducir sus recursos económicos y humanos.
21. (Adjuntar documentos y foto): En consonancia con la propuesta de la radicación de documentos
en línea, la documentación requerida, así como la foto también se adjunta de forma digital.
22. (Adjuntar documentos): En consonancia con la propuesta de la radicación de documentos en
línea, la documentación requerida, se adjunta de forma digital.
Elementos modificados
4. (Emitir consignación de pago): En vez de generar el orden de pago, proponemos mejorar dicho
paso mediante la implementación de códigos de barra en las órdenes de pago que permite tener un
registro en tiempo real de quienes han realizado el pago.
5. (Efectuar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las alternativas
de pago en el corresponsal y en línea. Posibilitar al usuario para que pueda elegir la alternativa que mejor
le convenga acorde a sus necesidades.
14. (Efectuar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las
alternativas de pago en el corresponsal y en línea. Posibilitar al usuario para que pueda elegir la
alternativa que mejor le convenga acorde a sus necesidades.
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350
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
❶ ❶ ❶ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
4 2 -50%19 17 -11%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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351
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex ante que no
generan valor agregado
Se exige fotocopia de documentos de
identidad
Las fotocopias de los documento constituyen práctica de
control ex ante en tanto la entidad no realiza con ellos
ningún proceso de validación de información posterior. De
hecho, del procedimiento descrito en el 9303 de la OACCI,
Volumen 1. Parte 1 que describe el proceso desde el nivel
nacional, se concluye que contra la exhibición de los
documentos de identidad debe efectuarse una
alimentación de datos del sistema y luego procederse a la
digitalización de los documentos de identidad,
procedimiento que se realiza directamente en presencia
del ciudadano y de manera previa a la identificación
dactilar ya la imposición de la firma digital por parte del
ciudadano, por lo que su exigencia en el departamento
resulta ser una práctica ex ante sin valor agregado alguno.
Acreditaciones
documentales extralegales
Se exige fotocopias de documentos de
identidad
No hay soporte legal ni reglamentario que sustente éstas
exigencias por lo que deben eliminarse como carga a
cumplir por el ciudadano.
Exigencias
documentales redundantes
Se exige fotocopias de documentos de
identidad
La fotocopia de los documentos de identidad que se exigen
son redundantes en la medida en que el procedimiento
determina que tales documentos deben ser digitalizados
directamente por el funcionario a cargo del procedimiento
en el Front Office.
Exigencias de
condiciones o requisitos no
contempladas en la ley
Ninguno El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio
En el SUIT se han incorporado las fotocopias
de documentos pese a que ellas no cuentas
con disposición legal o reglamentaria que las
exija o autorice su exigencia al
Departamento.
No se hallaron normas departamentales
(decretos) que permitan establecer cómo ha
sido el comportamiento del incremento anual
a partir del IPC, de la tarifa fija de $10.000
que señala el Acuerdo de Rentas
Departamental como tasa fija a pagar para la
Comoquiera que las normas reglamentarias son claras al
ordenar que solamente es exigible la exhibición del
documento de identidad, las fotocopias exigidas por el
Departamento no debieron haber sido autorizadas para su
integración en el SUIT como requisitos documentales del
trámite. Estas fotocopias no son exigibles y vulneran el
principio de reserva legal contemplado en el Artículo 84 de
la Constitución Política.
Teniendo en cuenta que no se reportaron por la entidad
territorial ni se hallaron en el trabajo de investigación
jurídica y que tampoco se encuentran integrados al SUIT,
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352
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
expedición de pasaportes.
las disposiciones que determinan el incremento anual de la
tarifa fija de $10.000 a cobrar por la expedición de
pasaportes, se recomienda al DAFP y a la entidad
territorial verificar que ellas son estrictamente el producto
de la actualización que desde el año 2007 hasta hoy se ha
realizado anualmente bajo el incremento del IPC año por
año.
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353
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❷ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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354
3.21 E26-34 - Permiso para vendedores ambulantes
3.21.1 Situación actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: No disponible
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT61
Obs. Permiso para vendedores ambulantes
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. Certificado de permiso de ventas ambulantes
RESULTADO
Dato SUIT
---
Obs. Certificado de permiso de ventas ambulantes
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
--- ---
Obs. Gratuito Entre 20 y 30 días
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato62 --- ---
Obs63. Presencial Presencia
ATENCIÓN
Dato ---
Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
Dato ---
61 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 62 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 63 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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355 SUIT Obs. 1.- Resolución con permiso para ocupar espacio
2.- CARNET
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato --- ---
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato ---
Obs. ---
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356
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN Artículo 16 del Decreto Ley 1355 de 1970
Código Nacional de Policía
Legal Extraordinaria
Las normas de policía local reglamentarán el ejercicio del oficio de vendedor ambulante.
COMPETENCIA Artículo 60 numerales 1 y 9 del Decreto Nacional 1222 de 1986
Reglamentaria Corresponde a las asambleas departamentales, por medio de ordenanzas:
• Reglamentar de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales, la prestación de los servicios a cargo del departamento.
• Reglamentar lo relativo a la policía local en todo aquello que no sea materia de disposición legal.
CONDICIONES Ninguna con carácter especial
REQUISITOS DOCUMENTALES
Ninguna con carácter especial
COSTO
Artículo 338 de la Constitución Política
Legal Extraordinaria
Señala la facultad del Congreso, las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales podrán imponer contribuciones fiscales o parafiscales. La ley, las ordenanzas y los acuerdos deben fijar, directamente, los sujetos activos y pasivos, los hechos y las bases gravables, y las tarifas de los impuestos.
La ley, las ordenanzas y los acuerdos pueden permitir que las autoridades fijen la tarifa de las tasas y contribuciones que cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen; pero el sistema y el método para definir tales costos y beneficios, y la forma de hacer su reparto, deben ser fijados por la ley, las ordenanzas o los acuerdos.
Las leyes, ordenanzas o acuerdos que regulen contribuciones en las que la base sea el resultado de hechos ocurridos durante un período determinado, no pueden aplicarse sino a partir del período que comience después de iniciar la vigencia de la respectiva ley, ordenanza o acuerdo.
Artículo 189, 190 y 191 de la Ordenanza 020 de 2006. Estatuto de Rentas del departamento
Acto Administrativo de carácter departamental
Hecho generador. Todas las personas naturales o jurídicas que soliciten los certificados, documentos o demás servicios cancelarán a favor del departamento las Rentas Ocasionales.
Base gravable. Se cobrará sobre cada certificado o documento individualmente sin importar su cuantía
Conceptos y tarifas. En los conceptos y tarifas se detalla los siguiente: VENDEDORES AMBULANTES (TARIFA ANUAL) $48.000
Las tarifas anteriores serán reajustadas anualmente de acuerdo con el Índice de Precios al Consumidor (IPC) fijado por el Gobierno nacional.
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357
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Decreto Departamental 010 de 2016
Acto Administrativo de carácter departamental
Por medio de esta norma se reajustan las tarifas anuales a cobrar como tasas o derechos ocasionales autorizados por los artículos 189, 190, 191 de la Ordenanza 020 de 2006, fijando para VENDEDORES AMBULANTES una tarifa para el año 2016 de $68.950, conforme al incremento anual del IPC en 6,77% certificado por el DANE.
PLAZO DE RESPUESTA
Ninguna con carácter especial
Por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a los plazos establecidos en la Ley 1755 de 2015 para resolver derechos de petición. El término general es de 15 días hábiles. Dentro de este plazo la entidad territorial reporta tardar entre 20 y 30 días hábiles en la expedición del permiso.
PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial
Reglamentaria En aquellos aspectos no regulados por disposiciones especiales, por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en los Artículos 14, 15, 16, 17 y 18 de la Ley estatutaria 1755 de 2015.
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358
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
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359
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Radicar documentación y enviar al área de Secretaría de Gobierno
VENTANILLA DE LA GOBERNACIÓN
Presencial Ventanilla Front Office
No se reporta ninguno por la entidad
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Revisar documentación FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Continuar trámite si es solicitud de renovación. Si es solicitud de nuevo permiso proceder al rechazo mediante oficio
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Back Office Ninguno Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Analizar completitud de documentación para renovación del permiso. De ser el caso, solicitar complementación.
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Tramitar firma de autorización de pago por parte de Jefe del Área
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Contactar telefónicamente al solicitante para requerir presencialidad en ventanilla
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar autorización de pago al solicitante
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Presencial Oficina de Funcionario Designado
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Efectuar pago bancario en Secretaría de hacienda
VENTANILLA DE PAGO
Presencial Ventanilla Front Office de Pago
Cancelar la tarifa liquidada
Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política
Legal: Ninguno
Reglamentario: Artículos 189, 190 y 191 de la Ordenanza 020 de 2006 y Decreto Departamental 010 de 2016.
Entregar comprobante de pago de la tarifa
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Presencial Oficina de Funcionario Designado
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Elaborar resolución contentiva del permiso
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Firmar resolución del permiso
JEFE DEL ÁREA Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del
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360
procedimiento.
Llevar resolución al área de archivo y correspondencia para asignación de consecutivo
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Recoger resolución numerada en archivo y correspondencia
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Crear Carné FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Firmar Carné JEFE DEL ÁREA Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Contactar telefónicamente al solicitante para recoger carné-permiso
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Entregar documentación al solicitante
FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO
Presencial Oficina de Funcionario Designado
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el fin del trámite.
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361
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
ND 19
❶ Básico
❶ Presencia
❷ Regular
❶ Inadecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
ND
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
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362
3.21.2 Situación propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E26-34-1 La información correspondiente a este trámite no está publicada en el SUIT
Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E26-34-10 El solicitante debe acudir a pagar al banco y posteriormente entregar la factura o comprobante de pago en la Gobernación de San Andrés para que el procedimiento pueda continuar
-Habilitarle la opción al ciudadano de que pueda generar la orden de consignación vía web con el concepto de pago correspondiente para poder pagar el trámite. -Habilitar la opción de que la orden de consignación sea marcada con un código de barras para que el banco informe a la entidad cuando se haya realizado el pago del trámite -Generar convenio con banco para que éste informe a la entidad cuando se realicen pagos relacionados con éste trámite
Largo
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-34-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la
Gobernación para llenar la solicitud. - Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad
Largo
E26-34-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la ventanilla de Gobernación de San Andrés
- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.
Largo
E26-34-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera presencial en la entidad bancaria correspondiente y entregar el comprobante de pago al momento de entregar los requisitos.
En caso de que el solicitante haya solicitado el trámite de manera virtual se podrá pagar de dos maneras: 1. Pagar en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito o débito (PSE) en el portal web de la entidad. Esta transacción arrojará un comprobante de pago (el cual no es necesario adjuntar como requisito ya que la entidad
Largo
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363
bancaria informará a la entidad gubernamental que el pago ha sido realizado) 2. El solicitante podrá descargar e imprimir una orden de consignación de pago marcada con un código de barras con la que se presentará en el banco a pagar. Al pagar mediante una orden de consignación referenciada con un código de barras, el banco avisará a la entidad que el trámite ha sido pagado, por lo que no es necesario que el solicitante adjunte en línea o entregue de manera presencial el comprobante de pago.
Interoperabilidad
No hay cambio en este aspecto
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364
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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365
Elementos eliminados
10. Llevar comprobante de pago a gobierno: No es necesario llevar el comprobante de pago a
gobierno porque el banco debería reportar que el trámite ha sido pagado.
Elementos agregados
20. Ingresar solicitud vía web: El solicitante tiene la opción de poder ingresar su solicitud y adjuntar
documentos a través del portal web de la entidad.
21. Enviar autorización y consignación por email: En caso de que el trámite sea en línea se el
sistema le enviará orden de consignación a través de un email al solicitante.
23. Pagar en línea con tarjeta de crédito: El solicitante puede pagar el trámite en línea mediante el
uso de una tarjeta de crédito.
Elementos modificados
12. Firmar la resolución: La firma de la resolución se hace mediante el uso de la firma digital para no
retrasar el flujo del procedimiento.
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366
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❶ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❷ Regular
ND 2 ---19 14 -26%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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367
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control
ex ante que no
generan valor
agregado
Ninguno Ninguno
Acreditaciones
documentales
extralegales
La entidad tiene diseñado un
procedimiento que implica análisis
documental más no reporta exigencias
documentales.
La entidad no estableció ningún requisito documental para
tramitar la solicitud del permiso. Tampoco reportó normas
locales que sustenten el trámite en este aspecto. La
Consultoría no halló normas locales accesibles durante la
investigación jurídica y el trabajo de campo, por lo que solicitó
a la entidad allegar los textos normativos, sin embargo tales
soportes no fueron entregados por la entidad.
Exigencias
documentales
redundantes
La entidad tiene diseñado un
procedimiento que implica análisis
documental más no reporta exigencias
documentales.
La entidad no estableció ningún requisito documental para
tramitar la solicitud del permiso. Tampoco reportó normas
locales que sustenten el trámite en este aspecto. La
Consultoría no halló normas locales accesibles durante la
investigación jurídica y el trabajo de campo, por lo que solicitó
a la entidad allegar los textos normativos, sin embargo tales
soportes no fueron entregados por la entidad.
Exigencias de
condiciones o
requisitos no
contempladas en la
ley
La entidad tiene diseñado un
procedimiento que implica análisis
documental más no reporta exigencias
documentales.
La entidad no estableció ningún requisito documental para
tramitar la solicitud del permiso. Tampoco reportó normas
locales que sustenten el trámite en este aspecto. La
Consultoría no halló normas locales accesibles durante la
investigación jurídica y el trabajo de campo, por lo que solicitó
a la entidad allegar los textos normativos, sin embargo tales
soportes no fueron entregados por la entidad.
Bajo control
regulatorio
El trámite no se encuentra incorporado al
SUIT.
La entidad no tiene disponible información
sobre tal trámite en su página web.
La entidad no cuenta con soporte
normativo del trámite, ni tampoco se
cuenta con una base de datos normativa,
El trámite no reporta ninguna coherencia normativa en tanto la
propia entidad no logró establecer la normatividad específica
a nivel de Ordenanzas, Decretos o Resoluciones Municipales
que sustenten el trámite. Tampoco pudo ser hallada tal
normatividad mediante métodos de investigación y acceso a
bases de datos disponibles a nivel nacional y local del
Archipiélago de San Andrés, Islas.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
368
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
relativa a las ordenanzas
departamentales vigentes pero expedidas
con anterioridad al año 2012.
Las bases de datos normativas de otras
instancias como la Asamblea
Departamental, tampoco cuentan con el
sustento normativo local del trámite.
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369
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❶ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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370
4 PLAN DE ACCIÓN
En esta sección se presenta una propuesta sobre las acciones que la entidad deberá realizar para poder
efectuar las mejoras propuestas en el capítulo anterior.
Los planes de acción identificados para la entidad son los siguientes:
ID Plan de Acción Categoría Nombre Plan de Acción
INF-1 INFORMACION Actualizar datos en SUIT INF-2 INFORMACION Cargar toda la información en SUIT ADM-9 ADMINISTRATIVO Eliminar los registros redundantes para la recepción del trámite TEC-1 TECNOLOGIA Implementación de sistema para diligenciar la información básica TEC-3 TECNOLOGIA Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web TEC-5 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago Bancario TEC-6 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago en línea TEC-8 TECNOLOGIA Ampliación de las posibilidades de pago INT-1 INTEROPERABILIDAD Diseño de interoperabilidad entre entidades NOR-1 NORMATIVO Aplicación del principio constitucional de reserva legal de los trámites
NOR-2 NORMATIVO Adecuación del proceso en función de la naturaleza jurídica de la actuación
NOR-3 NORMATIVO Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos
NOR-5 NORMATIVO Aplicación del principio constitucional de reserva legal de las tarifas de los trámites
Tabla 2. Listado de Planes de acción
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371
INFORMACION
Acción Actualizar datos en SUIT
ID INF-1
Descripción
Realizar un análisis de las características o elementos esenciales que componen un trámite y actualizar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.
Líder
Categoría
Duración total Enlace de la entidad con
el DAFP
INFORMACION
2 Semanas
Justificación
Los deberes y obligaciones contenidos en el Artículo 1 numeral 3 de la Ley 962 de 2005 y en el Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, suponen garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información por parte de la entidades, a partir de proveer al ciudadano información confiable y actualizada acerca de los trámites. Para ello, el legislador ha instituido varios mecanismos entre los cuales se encuentra el SUIT, instrumento al cual se le han asignado efectos de carácter jurídico en tanto solamente resultan exigibles al ciudadano aquellos trámites y requisitos que han sido incorporados al sistema. No obstante, en la práctica persisten brechas entre la información contenida en el SUIT y las exigencias de la entidad para adelantar el trámite, lo que genera al ciudadano la necesidad de superar barreras prácticas y cumplir cargas no informadas con sus correspondientes efectos, según el caso, en cuanto a reprocesos, mayores costos, mayor tiempo invertido, y en general, respecto a la seguridad jurídica que brindan las entidades de frente al cumplimiento del ordenamiento, a la legalidad del trámite y sus exigencias, y a la garantía plena de los derechos ciudadanos.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Revisar las características de los
trámites x Planificación
2 Realizar proceso de actualización con el
DAFP x Enlace con DAFP
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO BAJO
BAJO
BAJO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de quejas o reclamos relacionados con la información del
trámite
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372
Trámites que aplica
E26-2 Certificado de residencia E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales
Descripción de tareas
1 El proceso de actualización de la información publicada debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos publicados en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal
2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimientos establecidos para la actualización de la información de los trámites inscritos en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.
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373
INFORMACION
Acción Cargar toda la información en SUIT
ID INF-2
Descripción
Realizar un análisis de las características que componen un trámite y publicar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.
Líder
Categoría
Duración total Enlace de la entidad con
el DAFP
INFORMACION
4 Semanas
Justificación
El derecho de los ciudadanos a informarse implica que la información brindada cuente con atributos que garanticen la eliminación de barreras para acceder a los trámites y servicios que brinda el Estado, por lo que tal información debe responder a los principios de integridad y completitud, bajo los cuales el ciudadano puede obtener la claridad necesaria y suficiente para entender adecuadamente la manera en que debe dar cumplimiento a sus obligaciones o solicitar un pronunciamiento determinado, así como para tener certeza respecto al procedimiento, los tiempos de respuesta, los costos, las posibles interacciones y lo que recibirá como salida final de su solicitud. En esta medida, la ausencia de información en el SUIT o la presencia injustificada de campos en blanco o campos no diligenciados adecuada y coherentemente, supone la necesidad de acoger acciones, medios e instrumento que permitan controlar tanto al Departamento Administrativo de la Función Pública como a la propia entidad, la calidad de la información que se carga en el sistema, evitando que el ciudadano se enfrente a barreras por ausencia total o parcial de información.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Revisar las características de los
trámites x Planificación
2 Realizar proceso de actualización con el
DAFP x x x Enlace con DAFP
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO BAJO
BAJO
BAJO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Encuestas a ciudadanos sobre
cómo se informó de los requisitos y pasos para realzar el trámite
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374
Trámites que aplica
E26-7 Tarjeta de Turismo E26-13 Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-15 Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos de pago Secretaria de Hacienda E26-17 Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias E26-27 Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de personal Raizal E26-29 Impuesto por concepto de rentas varias E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales E26-34 Permiso para vendedores ambulantes
Descripción de tareas
1 El proceso de inscripción de un trámite en el SUIT debe comenzar con el análisis de la información que caracteriza al trámite. Este análisis debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos a publicarse en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal
2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimiento establecido para la inscripción del trámite en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.
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375
ADMINISTRATIVO
Acción Eliminar los registros redundantes para la recepción del trámite
ID ADM-9
Descripción
Implementar la conectividad del sistema de gestión de ventanilla con cada una de las áreas, evitando tener que realizar dos veces la recepción, verificación y escaneo de documentos. Si desde la ventanilla única de la entidad se carga la información al sistema para que cree el expediente en la entidad o área determinada se elimina la duplicidad de actividades.
Líder
Categoría
Duración total Responsable de
planeación
ADMINISTRATIVO
6 Semanas
Justificación
El paso del registro del trámite por varias ventanillas no aportan valor al fin del trámite. Por otra parte, una premisa para la racionalización de trámites es eliminar los registros en formato papel y pasar a digitalizados en el sistema.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Analizar los procesos actuales
x Planeación / Director del área
misional
2 Diseñar nuevos procesos x x
Planeación / Director del área misional
3 Implementar x x x
Planeación / Director del área misional
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo MEDIO BAJO
BAJO
BAJO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Tiempo y costo administrativo total por
cada trámite
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376
Trámites que aplica
E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites o servicios que realiza la entidad e identificar los que requieren el paso por varias ventanillas antes de llegar al funcionario asignado de la realización del trámite. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se evidencia el registro en papel de las solicitudes.
2 Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a la digitalización del expediente en la primera ventanilla. El escaneo se realizará con un equipo adecuado, a su vez se debe crear el inicio del trámite en el portal web (que ya debe estar desarrollado) y adjuntar la documentación para que desde este punto el trámite sea completamente virtual. El rediseño de estos procesos debe estar realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado. Para esto es importante tomar en cuenta que para este punto ya se realizó el plan de acción para la implementación de un sistema de radicación digital vía web. Se puede usar como base el presente estudio que analizó solo algunos trámites de la entidad.
3 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superada la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
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377
TECNOLOGIA
Acción Implementación de sistema para diligenciar la información básica
ID TEC-1
Descripción
Implementar flujos de trabajo para la gestión electrónica del trámite, definir tipos de accesos de usuario al sistema y capturar mediante formularios web la información del usuario necesaria para diligenciar el trámite.
Líder
Categoría
Duración total Director Área Responsable
del Trámite
TECNOLOGIA
12 Semanas
Justificación
El análisis integral y armonizado de las disposiciones contenidas en Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, evidencia la institucionalización de la tecnología como medio adecuado, pertinente y necesario para asegurar el cumplimiento de las obligaciones y principios que sustentan el ejercicio de la Función Pública Administrativa, por lo que el plan propuesto tiene justificación en la necesidad de lograr el total ajuste regulatorio por parte de las entidades al cumplimiento de las disposiciones legales que obligan a adoptar, en forma permanente, mecanismos de interacción electrónica con la ciudadanía y de gestión integral de actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, lo que sustenta como primer paso a seguir, la adopción de formularios web que permitan, aunque sea de manera parcial, capturar los datos básicos para la radicación de la solicitud, la activación de los procedimientos internos y el envío de las comunicaciones de confirmación de recibo e inicio del trámite o de las necesidades de complementación de la solicitud para que la actuación continúe.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Analizar procesos actuales
x x Planeación
2
Establecer los datos requeridos y diseñar
formularios de radicación virtual además de procesos futuros
x x x Planeación
3 Gestionar los servicios de desarrollo
x x Sistemas
4 Implementar los desarrollos
x x x Sistemas
5 Realizar prueba piloto e implementar
x x x x Planeación
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo MEDIO ALTO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de usuarios que acceden
mensualmente al sistema
Número de trámites iniciados
Tiempo y costo administrativo mensual de
cada trámite
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378
Trámites que aplica
E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-8 Impuesto predial unificado E26-9 Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros E26-13 Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-15 Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos de pago Secretaria de Hacienda E26-16 Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda E26-17 Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias E26-18 Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-19 Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-21 Exención de Impuesto predial unificado E26-27 Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de personal Raizal E26-29 Impuesto por concepto de rentas varias E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales E26-34 Permiso para vendedores ambulantes
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites que lleva a cabo la entidad e identificar a aquellos que implican el inicio del trámite por medio de una solicitud escrita presencial y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para el inicio del trámite de manera virtual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades del inicio de la solicitud del trámite y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.
2 Por medio de mesas de trabajo se deberá realizar el ejercicio de diseño de formularios para iniciar el trámite. En este ejercicio se deben definir los campos (datos) de identificación del ciudadano y los datos propios del trámite que se pueden incluir en el formulario. En este punto se puede hacer una reflexión sobre los datos solicitados actualmente de manera física e identificar otros campos que faciliten el desarrollo del trámite. También se debe tomar en cuenta que un formulario web debe ser conciso y amigable para el usuario. Además de diseñar los campos, se debe diseñar la interface y sobre todo analizar como este proceso de radicación virtual se vinculará con el sistema de gestión actual. Esto con la idea de definir los requisitos y el alcance a cumplir para la implementación de los desarrollos necesarios en el sistema.
3 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación de los formularios web (incluyendo la adquisición del servicio web) y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.
4 4.1 Implementar el módulo de flujo de trabajo de cada trámite. En esta fase se implementará el flujo de trabajo de cada uno de los trámites. Se implementará cada una de las fases por las que el trámite debe pasar hasta su resolución, los datos a introducir necesarios, las tareas de cada fase y los responsables de la tramitación del expediente por cada fase 4.2 Implementación del módulo de acceso del usuario al sistema. Este módulo será el encargado de permitir al usuario acceder al sistema identificándolo de una manera única. Los modos de acceso pueden ser diversos, desde el uso del certificado electrónico del usuario o bien registrándose en el sistema mediante usuario y contraseña que serán habilitadas previa verificación de la documentación aportada o bien mediante clave proporcionada por la entidad una vez que el usuario ha ido presencialmente a la entidad y ha sido correctamente identificado. 4.3 Implementación módulo de registro de datos y formulario. El sistema debe registrar información concebida en el diseño de campos y el formulario. 4.4 Implementación módulo de registro de datos y formulario Este módulo presentará al usuario que ha accedido correctamente al sistema, la relación de todos los trámites que el usuario ha creado con la entidad así como el estado o fase en el que se encuentra cada uno de esos trámites (en tramitación, en espera de documentación, verificando datos, etc.). Este módulo dará prioridad a la visualización de trámites aun abiertos, aunque incluirá filtros para que el usuario pueda consultar cualquier expediente creado.
5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas identificadas en los puntos anteriores y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y bajo la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
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379
TECNOLOGIA
Acción Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web
ID TEC-3
Descripción
Implementación de sistema para la captura de la documentación requerida al ciudadano para el inicio del trámite así como su almacenamiento en el sistema de la entidad.
Líder
Categoría
Duración total
Responsable de sistemas
TECNOLOGIA
12 Semanas
Justificación
La introducción del fortalecimiento tecnológico y del gobierno electrónico como principios rectores en el ejercicio de la función pública administrativa, contenidos en los cuerpos normativos del Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, requieren para su cumplimiento, el desarrollo y adopción de instrumentos que permitan garantizar el acceso a los trámites y servicios del Estado bajo la premisa de acoger modelos de servicio que garanticen canales electrónicos para la interacción Ciudadanía-Estado, desprendiéndose de ello el imperativo de acoger tecnologías que aseguren la integralidad del servicio, de manera que no solamente el ciudadano pueda informarse sino también pueda formular la solicitud y aportar la documentación requerida para el trámite, mediante sistemas, funcionalidades o aplicaciones que permitan al ciudadano iniciar la actuación sin necesidad de hacer presencia en una sede física de la entidad y le garanticen la posibilidad de adjuntar en forma controlada la documentación requerida, asegurando no solo la interacción sino también la calidad de la misma en términos de exactitud y certeza de la documentación exigida y aportada para la resolución del trámite, con sus consecuentes mejoras en cuanto a eliminación o diminución de reprocesos.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Analizar procesos actuales x x Planeación
2
Definir documentación necesaria por trámite y tipo
de información (imagen, texto, checklist, etc.)
x x x Planeación
3 Estrategias de almacenamiento
x Sistemas
4 Estrategia de interacción con el sistema de gestión
x x Sistemas
5 Gestionar los servicios de desarrollo
x x x Sistemas
6 Realizar prueba piloto e implementar
x x x x Planeación
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo ALTO MEDIO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Tamaño en MB de los documentos totales
almacenados
Tamaño en MB de los documentos almacenados por
cada trámite
Tamaño en MB de los documentos almacenados por
cada usuario
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380
Trámites que aplica
E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-8 Impuesto predial unificado E26-15 Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos de pago Secretaria de Hacienda E26-16 Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda E26-17 Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias E26-18 Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-19 Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-21 Exención de Impuesto predial unificado E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales E26-34 Permiso para vendedores ambulantes
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites que realiza la entidad e identificar aquellos que implican la radicación de documentación física y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para realizar la radicación vía web desde la plataforma del trámite de la entidad. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades de radicación física y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.
2 Por cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios. Se debe analizar el formato de los archivos a adjuntarse (word, excel, PDF, GIF, TXT, DWG). Se clasificará la información de acuerdo a sus tipos de datos para un posterior almacenamiento en el sistema.
3 Para aquella información que ocupe un volumen inferior a 10 MB, crear mecanismo para el almacenado en la base de datos del sistema. Para aquella información o documentos cuyo volumen supere los 10MB, crear los mecanismos para almacenar la información en el sistema físico (no directamente en la base de datos), pero en la base de datos se guardará referencia acerca de la ubicación física así como otros metadatos importantes como el nombre del fichero, extensión, tipo, tamaño, etc.).
4 4.1 Analizar el sistema actual de gestión documental de la entidad. Estudiar la arquitectura del sistema, la tecnología sobre la cual está implementada con el fin de establecer el mejor modelo de integración con el sistema web. 4.2 Conectores de integración del sistema web con backend de gestión documental. Desarrollar los conectores necesarios para permitir la integración entre el sistema web de captura y visualización de los datos de tramitación con el sistema backend existente en la entidad. 4.3 Implementación de sistema backend de Entrada y Salida de trámites. Implementar un sistema backend de entrada y salida para poder visualizar los trámites existentes independientemente de si se han creado de forma interna o a través del formulario web. Este sistema de entrada/salida también permitirá al operador crear y dar de alta nuevos procesos de expedientes sobre un trámite existente. 4.4 Implementación de módulo de consulta de información documental de cada trámite. Implementar un módulo que permitirá la visualización y consulta de la información asociada a cada trámite, tanto de la información almacenada en la base de datos como de la información almacenada en ficheros físicos. Se permitirá también una búsqueda de la documentación.
5 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación del servicio web y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.
6 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
381
TECNOLOGIA
Acción Sistema para la gestión del pago Bancario
ID TEC-5
Descripción
Implementar la creación de órdenes de pagos para el ciudadano y difusión de éstas a través de distintos canales e integración de la pasarela de comunicación bancaria del pago efectuado para su consulta y verificación en el sistema documental de la entidad.
Líder
Categoría
Duración total
Responsable de sistemas
TECNOLOGIA
9 Semanas
Justificación
Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas a la prohibición de exigir información, documentos, constancias o cualquier otro documento que ya repose en la entidad y a la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario sino también, contar con un sistema de gestión del mismo, que permita eliminar la exigencia documental de acreditación del pago como carga exigida al ciudadano, en tanto ésta información ya reposa en la entidad por ser precisamente la receptora del pago, para sustituirla a partir del uso de tecnologías, por una verificación oficiosa del mismo al momento de la radicación del trámite, asegurando con ello un estricto ajuste al cumplimiento del principio constitucional de reserva legal de los trámites y requisitos, la eliminación de barreras de acceso respecto a las acreditaciones documentales y de paso, facilitar el control detallado de los recursos recibidos y su origen, así como el aprovechamiento de esta información para otros fines que requiera la entidad, tales como informes estadísticos, rendición de cuentas, entre otros.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Analizar trámites con pago asociado
x Planeación
2 Acuerdos con entidades bancarias
x x Contrataciones
3 Implementar canales de comunicación y pasarela
de notificación x x Sistemas
4 Crear pasarela para la
notificación bancaria de pago efectuado
x x x Sistemas
5 Integrar pago bancario con flujo del trámite
x x Sistemas
6
Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados
x x Sistemas
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO MEDIO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de órdenes de pago generadas
Número de pagos realizados en banco
Porcentaje de órdenes de pago generadas por pago
realizado
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
382
Trámites que aplica
E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-7 Tarjeta de Turismo E26-8 Impuesto predial unificado E26-29 Impuesto por concepto de rentas varias E26-30 Impuesto sobre vehículo automotor E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos que incluyen los pagos de los usuarios en entidades bancarias y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para poder emitir directamente el pago desde la web del trámite. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales.
2 Establecer un acuerdo de relación con la entidad bancaria para el desarrollo de los canales de comunicación y las pasarelas de confirmación. Las entidades con esta tecnología tienen establecidas las tareas a realizarse por ambas partes. Las más relevantes se resumen en los siguientes pasos:
3 Para cada trámite que necesite una liquidación, se generará una orden de pago única para el ciudadano con un identificador único que será la clave para el pago bancario y el posterior reconocimiento en el sistema. La orden de pago creada se podrá enviar al ciudadano a través de distintos canales de comunicación dependiendo de la elección del ciudadano, estos canales pueden ser: descarga directa de PDF de orden de pago, envío al correo electrónico de PDF de orden de pago, envío de SMS con instrucciones de pago, generación de código QR con orden de pago, etc.
4 Crear una pasarela segura para proporcionar al banco de tal forma que cuando en sus oficinas se realice la liquidación de la orden de pago, el banco lo comunique al sistema de la entidad de una forma segura. Se implementarán mecanismos de redundancia, integridad y robustez para asegurar que el pago efectivamente se ha efectuado.
5 Crear conectores seguros con el sistema de gestión de expediente de tal forma que una vez realizado el pago se pueda continuar con la tramitación del expediente.
6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultar acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
383
TECNOLOGIA
Acción Sistema para la gestión del pago en línea
ID TEC-6
Descripción
Creación de protocolos y acuerdos con entidades bancarias con servicios de pago online e implementación de módulos, conectores y formularios web para permitir al ciudadano el pago online del trámite.
Líder
Categoría
Duración total
Responsable de sistemas
TECNOLOGIA
8 Semanas
Justificación
Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas al cumplimiento del principio de fortalecimiento tecnológico, y la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario en sedes presenciales sino también, contar con sistemas de pago electrónico y en línea que permitan al ciudadano, de acuerdo al canal mediante el cual se accede al trámite, efectuar el pago sin necesidad de contactos o desplazamientos adicionales, disminuyéndose el tiempo y recursos invertidos por el ciudadano para iniciar el trámite, así como a la generación de procesos más cohesionados, ágiles y de más fácil control por parte de la entidad.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Analizar pasarelas de pago bancario online disponibles
x Planeación
2 Firmar protocolo con entidad bancaria
x x Sistemas
3 Crear un formulario de pago on-line
x Planeación
4 Crear de conectores con la
pasarela de la entidad bancaria
x x Sistemas
5
Crear conector transaccional de pago online efectuado con el sistema de gestión de la
entidad
x x Sistemas
6
Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados
x x Sistemas
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo MEDIO MEDIO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de pagos online realizados
Porcentaje de pagos online comparado con pago físico
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
384
Trámites que aplica
E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-7 Tarjeta de Turismo E26-8 Impuesto predial unificado E26-9 Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros E26-29 Impuesto por concepto de rentas varias E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales E26-34 Permiso para vendedores ambulantes
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de las pasarelas de pago online de los bancos colombianos disponibles estudiando que servicios e interfaces ofrecen, facilidad de integración y los costos de usar sus servicios de pago online.
2 Seleccionar una de las plataformas y firmar un acuerdo de protocolo de colaboración entre la entidad y el banco para el uso de los servicios de pago online.
3 La entidad debe crear un formulario de pago online que recoja los principales datos de la orden de pago, así como permitir al ciudadano introducir su medio de pago (tarjeta de débito o crédito).
4 Crear conectores entre el formulario web y la pasarela de pago bancaria de tal forma que se pueda realizar el pago a través del formulario.
5 Crear conectores transaccionales de tal forma que la pasarela bancaria notifique que el pago se ha realizado correctamente y que no ha habido ningún problema, de otro modo se debe poder realizar un rollback completo, si no se ha completado la transacción de forma correcta.
6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultas acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.
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385
TECNOLOGIA
Acción Ampliación de las posibilidades de pago
ID TEC-8
Descripción
Explorar las alternativas que presenta el banco que recibe los pagos del trámite para ampliar las posibilidades de pago físico por parte del usuario. Esas opciones incluyen corresponsales bancarios, uso de datafonos y otros.
Líder
Categoría
Duración total Encargado de contrataciones
TECNOLOGIA
8 Semanas
Justificación
El solicitante del trámite debe realizar el pago y se ha observado que en muchos casos el único medio disponible es el pago físico en la entidad bancaria. Esto implica un gasto de tiempo y oportunidad al solicitante. Actualmente los servicios bancarios incluyen opciones que permiten dar al ciudadano mayores posibilidades.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Identificar opciones con la entidad bancaria
x Contrataciones
2 Realizar la valoración de inversión
x x x x Contrataciones
3 Implementar las soluciones más
adecuadas x x x x Contrataciones
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO MEDIO
BAJO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Tiempo total de los trámites
Costo total de trámites por año, usar la situación actual como
referencia
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
386
Trámites que aplica
E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales
Descripción de tareas
1 Analizar las posibilidades de facilidades de pago que ofrece la entidad bancaria y que se ajusten mejor a las características de la entidad. Sobre todo analizar la disponibilidad de Corresponsales Bancarios de la entidad que permitan al ciudadano no estar obligado a realizar el pago en la misma entidad. Esto en el caso de poblados rurales puede ser efectivo. También explorar la opción de contar con un datafono en la entidad para aceptar pagos directamente en ventanilla.
2 Una vez identificadas estas opciones realizar una valoración interna sobre el total de trámites de la entidad que puedan ser susceptibles de usar estos medios. Se deberá realizar una valoración conjunta con los responsables de diversas áreas involucradas en los trámites analizados. La valoración será de carácter económico y social.
3 Una vez analizadas las posibilidades, efectuar los acuerdos necesarios con la entidad bancaria para la implementación de estas soluciones que permitirán a la entidad ampliar las opciones de pago. Sobre el total de trámites analizados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
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387
INTEROPERABILIDAD
Acción Diseño de interoperabilidad entre entidades
ID INT-1
Descripción
Desarrollar mecanismos de operación tecnológica y/o ajustar los existentes en la entidad, con el fin de institucionalizar y generalizar la consulta e intercambio de información interinstitucional como herramienta básica, indispensable y obligatoria para la prestación de los servicios y trámites a cargo de la entidad, sustituyendo su exigibilidad como carga a cumplir por el ciudadano por esquemas de interoperabilidad que permitan la verificación oficiosa del requisito.
Líder
Categoría
Duración total Jefe Área Responsable de
Sistemas y Tecnología
INTEROPERABILIDAD
18 Meses
Justificación
Este plan está justificado para aquellos trámites y servicios que requieren para su iniciación, trámite o resolución, la verificación o la consulta de información, hechos, circunstancias o documentos que reposan en otra entidad, por lo que es obligación de la entidad dar cumplimiento a la prohibición de su exigibilidad conforme a los dispuesto en los Artículos 9 del Decreto Ley 019 de 2012, 14 de la Ley 962 de 2005 y 8 de la Ley 1437 de 2011, así como establecer los instrumentos que resulten necesarios para asegurar que la interoperabilidad se realiza con ajuste al marco legal y a los principios de colaboración, eficiencia, economía y celeridad.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2-8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Responsable
1 Revisar y actualizar el estudio diagnóstico
x Jefe Oficina Planeación de la
entidad
2 Diseñar el mecanismo de interoperabilidad
x x x x x x x x
Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área
Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la
entidad
3
Elaborar el plan de acción específico para cada
modelo de interoperabilidad que se acoja
Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área
Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la
entidad
4 Elaborar y suscribir convenios
Abogado designado por Jefe de Área responsable del Trámite
con apoyo de la Secretaría General de la entidad y Oficina
Jurídica
5 Implementar el esquema o modelo de interoperabilidad
Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de: Área
Técnica responsable del trámite, Oficina de Planeación de la
entidad y Oficina de Servicio al Ciudadano
6 Comunicar y lanzar el servicio bajo el nuevo
modelo
Jefe Oficina de Comunicaciones de la entidad con apoyo de
Oficina de Servicio al Ciudadano
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO ALTO
MEDIO
ALTO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
No. de requisitos documentales exigidos antes de la intervención
vs. No. de requisitos documentales
sustituidos por medios de intercambio de
información
No. de convenios o acuerdos suscritos que se
encuentran operados por la entidad para el intercambio de información antes de la
intervención vs. No. de convenios o acuerdos
suscritos para el intercambio de información que se encuentran operados
No. de entidades con las que se interopera antes de la intervención vs. No. de
entidades con las que se interopera después de la
intervención
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388
después de la intervención
Trámites que aplica
E26-13 Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
Descripción de tareas
1 Establecer cambios operativos, técnicos, regulatorios o tecnológicos adoptados con posterioridad al cierre del estudio diagnóstico que impacten el diseño integral del mecanismo de interoperabilidad; en función de ello integrarlos al estudio y dimensionar los efectos de éstos en el comportamiento del trámite o servicio a nivel intrainstitucional, interinstitucional y de cara al ciudadano.
2 Desplegar actividades tendientes a reconocer el mapa de interoperabilidad y realizar mesas técnicas con las áreas involucradas de la entidad y las contrapartes correspondientes de cada entidad con la que se interoperará, con el fin de fijar conjuntamente los lineamientos que integralmente debe reunir el modelo tecnológico de interoperabilidad. A partir de ello, reconocer las alternativas posibles para lograr la interoperabilidad plena y la eliminación de exigencias documentales al ciudadano con cada entidad, seleccionar interinstitucionalmente aquella que brinde las mejores condiciones en términos de eficiencia, calidad, seguridad y diseñar conjuntamente con la entidad que interoperará, el modelo específico correspondiente; posteriormente, someterlo a validación y retroalimentación de las áreas técnicas involucradas de las entidades.
3 Elaborar en conjunto con las áreas intrainstitucionales y las de cada entidad contraparte, el plan de acción que en específico se requiere para implementar el modelo de interoperabilidad acogido, con señalamiento de necesidades técnicas, tecnológicas y jurídicas; actividades, tiempos, responsables: recursos a invertir y productos; y someterlo a la validación, retroalimentación y aprobación de las áreas involucradas y de los responsables de la toma de decisión al interior de la entidad.
4 Con el fin de garantizar la implementación del modelo de interoperabilidad, su funcionalidad y sostenibilidad, acoger modelos de convenios que integren las obligaciones, responsabilidades, inversiones, recursos, control, mecanismos de seguimiento y monitoreo de la implementación y en general, las condiciones que cumplirán las entidades en el marco del proceso para asegurar la implementación y la funcionalidad adecuada y permanente del mecanismo. Estos convenios pueden obedecer a un prototipo y/o integrar particularidades propias que surjan del modelo de interoperabilidad particular con una o varias entidades, pero en todo caso, se sugiere que de ellos haga parte integral el plan de acción específico diseñado, validado y aprobado por las entidades involucradas en la interoperabilidad.
5 Ejecutar el plan de acción específico bajo la previsión de garantizar la adecuada documentación del mismo; el desarrollo de los casos de uso que sustenten la interoperabilidad, el diseño y suscripción de los acuerdos de niveles de servicio interinstitucionales; el control y monitoreo conjunto por parte de los líderes del proyecto al interior de cada entidad. De manera que con todos ellos, se asegure el pilotaje y prueba de las soluciones de interoperabilidad antes de lanzar los servicios al aire y se eliminen riesgos que afecten la prestación adecuada del servicio de cara al ciudadano. Esta fase incluye la obligación de ajustar y actualizar en forma previa el SUIT, así como haber desarrollado los instrumentos jurídicos y los ajustes regulatorios, administrativos y técnicos requeridos para la funcionalidad del esquema o modelo de interoperabilidad, y desplegado las capacitaciones internas y externas para asegurar el adecuado entendimiento y apropiación de los objetivos pretendidos con la intervención, y con ello garantizar plenamente la accesibilidad y legalidad del trámite en los distintos canales dispuestos por la entidad para su prestación.
6 Diseñar y acoger el plan o estrategia interinstitucional que se desplegará para asegurar al ciudadano el conocimiento de los cambios que en materia de servicio reporta la implementación de la interoperabilidad, de forma tal que éste, como agente externo, una vez se lance el nuevo modelo ajustado, pueda hacer exigible la plena operación del mismo y conozca de antemano aquellos requisitos que, por virtud de ello ya no debe acreditar documentalmente, y cuáles de ellos mantienen esta condición por encontrarse exclusivamente en su resorte y no reposar en ninguna entidad de la Administración Pública.
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389
NORMATIVO
Acción Aplicación del principio constitucional de reserva legal de los trámites
ID NOR-1
Descripción
Intervenir el ordenamiento jurídico reglamentario y/o eliminar prácticas o interpretaciones institucionales que distorsionan la naturaleza del procedimiento, con el fin de abolir su entendimiento y exigibilidad como trámite a cargo del ciudadano y/o ajustar el diseño funcional acogido para el despliegue del mismo, en función de eliminar cualquier interacción ciudadana para su iniciación, verificación y/o acreditación documental y/o pago de tarifas.
Líder
Categoría
Duración total Director Área Responsable
del Trámite
NORMATIVO
3 Meses
Justificación
La aplicación de este plan de acción tiene justificación para aquellos procedimientos que no cuentan con disposición legal que justifique su creación o autorice expresamente a una entidad a crearlos por vía reglamentaria, por lo que su exigibilidad como trámite vulnera el principio constitucional de reserva legal contemplado en el Artículo 84 de la Constitución Nacional, al estar sustentada su exigencia en una inadecuada interpretación institucional del ordenamiento integral aplicable.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Revisar y actualizar el diagnóstico regulatorio
x Abogado de apoyo al área
responsable del trámite
2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria
x x Abogado de apoyo al área
responsable del trámite
3 Validar la reforma o intervención regulatoria
x x
Jefe Oficina de Planeación de la entidad o su delegado
para el asunto
4 Socializar interna y/o
externa de la reforma o intervención
x
Jefe de Servicio al Ciudadano de la entidad o su
delegado para el asunto
5 Expedir la reforma regulatoria
x Director Área responsable
del trámite
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO MEDIO
BAJO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
No. de trámites exigidos como trámite
al ciudadano sin adecuado sustento
legal o bajo inadecuada
interpretación vs No. de trámites eliminados
No. de trámites eliminados vs. No. procedimientos internos u oficiosos
incrementados
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390
Trámites que aplica
E26-9 Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros E26-34 Permiso para vendedores ambulantes
Descripción de tareas
1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el trámite, procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.
2 Producir textos regulatorios que fijen con claridad la naturaleza jurídica que corresponde a la actuación y eliminen su exigibilidad como trámite al ciudadano. Comprende determinar, dentro de su contenido, la necesidad de un periodo de transición o gradualidad en la aplicación de las reformas y la derogatoria específica, total o parcial, de cada disposición eliminada o intervenida cuando este es el caso.
3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y su eliminación como trámite exigible al ciudadano. Comprende validar y ajustar el texto versus proceso y procedimiento acogido, bajo la condición de eliminar totalmente la exigibilidad de la actuación como trámite a cargo del ciudadano.
4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de la entidad, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.
5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimientos modificados de ser este el caso. Desplegar procedimientos internos de firma, numeración, adopción y publicación e iniciar su ejecución. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la eliminación del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.
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391
NORMATIVO
Acción Adecuación del proceso en función de la naturaleza jurídica de la actuación
ID NOR-2
Descripción
Intervenir el ordenamiento jurídico reglamentario y/o eliminar prácticas o interpretaciones institucionales que distorsionan la naturaleza del procedimiento o actuación, para armonizarlo y ajustarlo de acuerdo a su naturaleza con las normas aplicables que regulan el derecho fundamental de petición en cuanto a interacciones y accesibilidad, requisitos y/o condiciones, requisitos documentales, plazos de respuesta y/o costos, según el caso.
Líder
Categoría
Duración total Director Área Responsable
del Trámite
NORMATIVO
4 Meses
Justificación
Se justifica la aplicación de este plan de acción para aquellos procedimientos que de acuerdo a la normatividad integral aplicable al mismo, tienen una naturaleza jurídica distinta que no permite tipificarlos en estricto sentido, como un trámite exigible al ciudadano ni como una actuación oficiosa a cargo de la entidad pero que están cobijados, de manera total o parcial, por las normas que regulan en el derecho fundamental de petición.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Revisar y actualizar el
diagnóstico regulatorio x
Abogado de apoyo al área responsable del trámite
2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria
x x Abogado de apoyo al área
responsable del trámite
3 Validar la reforma o intervención regulatoria
x x
Jefe Oficina de Planeación de la entidad o su delegado
para el asunto
4 Socializar interna y/o
externa de la reforma o intervención
x x
Jefe de Servicio al Ciudadano de la entidad o su delegado para el asunto
5 Expedir la reforma regulatoria
x Director Área responsable
del trámite
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO MEDIO
BAJO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
No. de servicios o programas que deben intervenirse en función
de tipificar adecuadamente su
naturaleza vs. No. de servicios o programas ajustados a la normas de procedimientos que regulan el derecho de
petición
No. de servicios o programas integrados al SUIT vs No. de
servicios o programas ajustados y actualizados en el SUIT
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392
Trámites que aplica
E26-17 Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias
Descripción de tareas
1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.
2 Producir textos regulatorios que fijen con claridad la naturaleza jurídica que corresponde a la actuación y permitan ajustar sus procedimientos en lo que corresponda, a las normas que regulan el derecho fundamental de la petición, bajo la claridad de diferencias que la tipificación de la actuación no responde a la de un trámite sino a la de un servicio o programa.
3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y su eliminación como trámite exigible al ciudadano. Comprende validar y ajustar el texto versus proceso y procedimiento acogido, bajo la condición de eliminar totalmente la exigibilidad de la actuación como trámite a cargo del ciudadano.
4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de la entidad, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.
5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimiento modificados de ser este el caso. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la eliminación del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad, y su definición/ajuste en éstos como servicio o programa del Estado.
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393
NORMATIVO
Acción Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos
ID NOR-3
Descripción
Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico y/o incurre en prohibiciones constitucionales o legales, que impiden por una u otra vía, exigir requisitos y/o acreditaciones documentales como carga probatoria en cabeza del ciudadano y/o cobrar tarifas por el trámite, procedimientos, servicio o programa.
Líder
Categoría
Duración total Director Área Responsable
del Trámite
NORMATIVO
6 Meses
Justificación
El plan de acción se justifica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos, fotocopias, certificaciones o constancias para comprobar hechos, circunstancias o informaciones que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas, así como la exigencia de pago de tarifa sin adecuado sustento normativo.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Revisar y actualizar el
diagnóstico regulatorio x
Abogado de apoyo al área responsable del
trámite
2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria
x x x x
Jefe de Área responsable del
Trámite
3 Validar la reforma o intervención regulatoria
x x
Jefe Oficina de Planeación de la
entidad o su delegado para el asunto
4 Socializar interna y/o
externa de la reforma o intervención
x x
Jefe de Servicio al Ciudadano de la
entidad o su delegado para el asunto
5 Expedir la reforma regulatoria
x
Director Área responsable del
trámite
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO ALTO
BAJO
ALTO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
No. de acreditaciones documentales exigidas actualmente por trámite
vs. No. de acreditaciones eliminadas y/o sustituidas por
mecanismos de intercambio de
información intra o interinstitucional
No. de programas o servicios que no tipifican como trámite y que cuentan
con cobro vs. No. de trámites intervenidos con eliminación del
cobro
No. de convenios suscritos para intercambio de información y eliminación de acreditaciones
documentales en los trámites vs.
número de convenios en
operación de los suscritos
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
394
Trámites que aplica
E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-13 Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-15 Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos de pago Secretaria de Hacienda E26-16 Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda E26-18 Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-19 Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-30 Impuesto sobre vehículo automotor E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales
Descripción de tareas
1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.
2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstitucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad, iii) realización de mesas técnicas interinstitucionales para establecer condiciones técnicas y jurídicas para alcanzar niveles de servicio óptimos y esperados con la reforma o la intervención, y iv) diseño de los instrumentos jurídicos (convenios y/o acuerdos de nivel de servicio) a suscribir para foralizar y asegurar la interoperabilidad o el intercambio de información.
3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y la eliminación de las acreditaciones documentales al ciudadano y con los textos diseñados para los instrumentos que formalicen el intercambio o interoperabilidad de la información intra e interinstitucionalmente. Comprende validación y ajuste del texto normativo versus proceso y procedimiento acogido para el trámite, servicio, programa o procedimiento versus contenidos de los instrumentos a suscribir, como convenios y acuerdos de nivel de servicio que darán plena funcionalidad y operatividad al modelo y a la eliminación de los requisitos documentales.
4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional e interinstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de las entidades involucradas, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, los contenidos de los convenios y/o acuerdos de niveles de servicio acogidos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.
5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimientos modificados de ser este el caso y con la suscripción y formalización de los acuerdos y convenios. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
395
NORMATIVO
Acción Aplicación del principio constitucional de reserva legal de las tarifas de los trámites
ID NOR-5
Descripción
Intervenir la regulación existente para eliminar o normalizar los cobros efectuados sin sustento legal pleno o parcial y/o para expedir regulación complementaria que garantice y justifique plenamente dicho cobro como elemento exigible para adelantar el trámite.
Líder
Categoría
Duración total Director Área Responsable
del Trámite
NORMATIVO
3 Meses
Justificación
La justificación del plan se sustenta en la existencia de trámites o procedimientos que encontrando adecuado sustento normativo en lo referente a su origen y a las acreditaciones documentales exigidas para su trámite, no cuentan con regulación legal que permita el cobro de la tarifa de manera expresa, o aquellos que contando con ella, requieren disposiciones reglamentarias complementarias que señalen expresamente métodos de cálculo o de actualización de las tarifas o incorporen tales cobros y su destinación dentro del presupuesto de funcionamiento de la entidad.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Revisar y actualizar el
diagnóstico regulatorio x
Abogado de apoyo al área responsable del
trámite
2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria
x x
Abogado designado por Jefe de Área responsable del Trámite con apoyo de la Secretaría General de
la entidad
3 Validar la reforma o intervención regulatoria
x x
Jefe Oficina de Planeación de la entidad
o su delegado para el asunto con apoyo de la Oficina Jurídica de la
entidad
4 Socializar interna y/o
externa de la reforma o intervención
x
Jefe de Servicio al Ciudadano de la entidad
o su delegado para el asunto
5 Expedir la reforma regulatoria
x Director Área
responsable del trámite
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO MEDIO
BAJO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
No. de trámites con tarifa ex ante a la
intervención vs No. de trámites intervenidos
regulatoriamente para normalizar la tarifa
No. de trámites cuyo cobro no tiene sustento legal vs. No. de trámites intervenidos con eliminación del
cobro
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS
396
Trámites que aplica
E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-2 Certificado de residencia E26-19 Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
Descripción de tareas
1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el trámite, procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.
2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se elimine aquellos cobros identificados en el diagnóstico del estudio y su actualización, como carentes de norma legal que autorice su creación. Elaborar textos jurídicos mediante los cuales se normalicen total o parcialmente aquellos aspectos que de acuerdo al diagnóstico del estudio y su actualización, frente a los cuales se debe complementar el ordenamiento para asegurar la plena legalidad del cobro, por ejemplo expedición o actualización de reglamentos, acuerdos u ordenanzas, según el caso, y/o expedición de decretos o resoluciones, para lograr pleno ajuste regulatorio en las tarifas cobradas de frente al ordenamiento constitucional y legal aplicable al manejo de presupuestos, destinación y al cumplimiento del principio de reserva legal de las tarifas versus el principio de gratuidad de la función pública.
3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los cobros y tarifas que se eliminan y/o con los cobros y tarifas normalizados con expedición de regulación complementaria. Comprende validación de áreas involucradas en especial aquellas encargadas de velar por la legalidad del presupuesto conforme a la constitución y la ley.
4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la eliminación de las tarifas o la normalización de otras para su pleno ajuste al ordenamiento constitucional y legal.
5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimiento modificados de ser este el caso. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.
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397
5 CONCLUSIONES
A partir de la valoración cualitativa y cuantitativa presentada para cada Trámite, se elaboró una
valoración promedio para el conjunto de los Trámites y Servicios caracterizados de la entidad que puede
usarse como referencia. Sin embargo, vale la pena recalcar que esta valoración no refleja las
características de la entidad como un todo ya que solo representan los promedios valorados de algunos
procesos de la misma.
Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados
En cuanto al aspecto normativo, la naturaleza jurídica del ente territorial San Andrés Islas hace que los
hallazgos merezcan especial atención. Éstos están relacionados principalmente a la carencia de un
sustento normativo, para muchos de los pasos, o requisitos que se llevan a cabo al interior de la Isla.
Resalta que en todos aquellos asuntos en los que está involucrada la OCCRE se tiene una especie de
regulación a nivel interno mediante la expedición de circulares que imponen determinados procesos o
requisitos que, por ende, no contarían con un sustento legal, sin embargo resultan deficientes en cuanto
a su contenido, ya que no cuentan con disposiciones locales adecuadas que permitan establecer
claramente la totalidad de los elementos que caracterizan un trámite. En parte, dicha situación obedece a
la mora del Congreso en expedir una Ley que regule de manera íntegra los asuntos migratorios en la Isla
y que reemplace el Decreto expedido de manera transitoria hace ya más de 20 años.
3 11
❷ Regular
❶ Presencia
❷ Regular
❷ Insuficiente
❷ Insuficiente
❸ Adecuada
No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del
No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondecia
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores
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398
De otra parte, algunos trámites no se derivan de manera clara de una norma en concreto, como es el
caso del impuesto de rentas varias, lo que supone un ajuste en su entendimiento como un procedimiento
oficioso ligado a otros, más que como un trámite independiente.
- Es reiterativa la exigencia de documentos expedidos por los mismos órganos que integran la
gobernación de San Andrés, lo que desconoce el deber de consulta e interoperabilidad intra e
interinstitucional que recae por disposición legal sobre las entidades.
- También resulta reiterativo la inaplicación de la presunción constitucional de buena fe, en especial para
los trámites asociados a impuestos locales, dónde en su mayoría se crea un paso/pre-
requisito/documento para efectuar el pago del impuesto, cuando la normatividad nacional y local
establece como instrumento idóneo la declaración privada del impuesto, sobre la cual recae para la
entidad un deber de inspección, vigilancia y control ex post a la presentación y/o pago.
- Se observa la necesidad de revisar la reglamentación local para lograr el pleno ajuste regulatorio de
algunas tarifas establecidas para los trámites, bien porque no tienen autorización legal expresa o porque
su reglamentación no cumple adecuadamente con las normas que disponen la manera en que deben
fijarse las tarifas, su destinación, sus métodos de cálculo y de actualización, al igual que se reporta una
constante desactualización de SUIT respecto a las normas que anualmente deben expedirse para ajustar
las tarifas, cuando éste es el caso.
- Respecto a los trámites de carácter tributario, pese a que las entidades territoriales cuentan con
autonomía para fijar sus tributos y su procedimiento a nivel local, resulta importante pensar en la
necesidad de desarrollar un modelo estandarizado para el cumplimiento de las obligaciones de
presentación y pago de impuestos, configurándose en este caso una oportunidad importante para lograr
ajustes regulatorios a partir del ejercicio de la competencia de unificación a cargo del departamento
Administrativo de la Función Pública.
Melisa Murcia Pabon� 2/6/16 1:11 P.M.Comentario [1]: Para el DAFP