ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS - Función Pública

ENTIDADTERRITORIALDE

SANANDRÉS

ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS

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Contenido

1 Alcance del proyecto .............................................................................................................................. 5

1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 5

1.2 Objetivos ......................................................................................................................................... 6

1.3 Metodología .................................................................................................................................... 7

2 Metodología empleada en el estudio de trámites y/o servicios .............................................................. 8

2.1 Estado actual .................................................................................................................................. 9

2.2 Estado propuesto .......................................................................................................................... 16

2.3 Plan de acción .............................................................................................................................. 23

3 Estudio de trámites y/o servicios .......................................................................................................... 26

3.1 E26-1 - Certificado de estratificación socioeconómica ................................................................. 27

3.2 E26-2 - Certificado de residencia .................................................................................................. 44

3.3 E26-5 - Residencia Temporal por Convivencia ............................................................................ 62

3.4 E26-6 - Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales ................................................ 82

3.5 E26-7 - Tarjeta de Turismo ......................................................................................................... 103

3.6 E26-8 - Impuesto predial unificado ............................................................................................. 117

3.7 E26-9 - Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros ............... 132

3.8 E26-13 - Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio ............................... 146

3.9 E26-15 - Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos y recibos de pago

Secretaria de Hacienda. ........................................................................................................................ 161

3.10 E26-16 - Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría

de Hacienda. .......................................................................................................................................... 176

3.11 E26-17 - Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias .......... 191

3.12 E26-18 - Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio

208

3.13 E26-19 - Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio .. 223

3.14 E26-21 - Exención de Impuesto predial unificado. .................................................................. 238

3.15 E26-27 - Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de

personal Raizal ...................................................................................................................................... 251


3

3.16 E26-29 - Impuesto por concepto de rentas varias .................................................................. 265

3.17 E26-30 - Impuesto sobre vehículo automotor ......................................................................... 278

3.18 E26-31 - Duplicado de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad ........................... 293

3.19 E26-32 - Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad. .............................. 313

3.20 E26-33 – Expedición de pasaporte relacionado con gobiernos territoriales ........................... 333

3.21 E26-34 - Permiso para vendedores ambulantes ..................................................................... 354

4 Plan de acción .................................................................................................................................... 370

5 Conclusiones ...................................................................................................................................... 397


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Índice de tablas

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados ............................................................................ 26Tabla 2. Listado de Planes de acción ....................................................................................................... 370

Índice de ilustraciones

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados .............................................................................. 7Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto .............................................................................. 7

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general ................................................................................. 9

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general ............................................................ 10

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos ................................................................................................... 11

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso ...................................................... 12

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso ........................................ 15

Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora ................................................................................ 17Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora .......................................................................... 18

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado .................................................................................................... 19

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle ......................................................................................... 19

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso ........................................................................................... 20

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas ................................................................... 21

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa ............................................................................. 22

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad ...................................................... 23

Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción .......................................................................................... 25Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados ................................................. 397


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1 ALCANCE DEL PROYECTO

El presente proyecto, “Optimización de trámites y/o servicios al ciudadano priorizados de la

Administración Pública”, tiene como fin último proponer un plan de acción a las entidades participantes

que les permita implementar oportunidades de mejora en los trámites y/o servicios seleccionados por las

entidades, lo cuales se han identificado a partir del trabajo conjunto con las entidades, analizando la

situación actual, desarrollando propuestas de mejora y proponiendo planes de acción orienten a la

entidad en la implementación de las propuestas.

Esta sección presenta los antecedentes del proyecto, los objetivos del mismo y la metodología empleada

para su elaboración.

1.1 Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos Por un Nuevo País” considera el Buen Gobierno

como una estrategia transversal para impulsar el desarrollo nacional.

En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió en fortalecer la formulación de políticas en todos

los frentes de la Administración Pública, en los ámbitos internacional, nacional y territorial a partir de una

cultura de servicio al ciudadano.

En este contexto, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) aplicó una metodología de priorización

basada en 6 criterios no excluyentes sobre el universo de trámites y/o servicios registrados en el Sistema

Único de Información de Trámites (SUIT), la información sobre la oferta institucional territorial publicada

en las páginas web de las entidades territoriales y los trámites y/o servicios propuestos por los equipos

de gobierno de San Andrés y Chaparral, municipios en donde se implementarán los primeros Centros

Integrados de Servicio al Ciudadano CIS – SI con el fin de identificar aquellos trámites y/o servicios

considerados de alto impacto.

Adicionalmente, el DNP planteó una metodología en cuatro fases para analizar los trámites, dirigida a

focalizar esfuerzos que permitan aumentar el nivel de satisfacción del ciudadano a partir de identificar

oportunidades de mejora a través de interacciones y/o trámites ajustados a las necesidades, expectativas

y realidades del solicitante.

El paso a seguir es aplicar el proceso de racionalización definido en la metodología sobre el universo de

trámites y/o servicios resultantes de la priorización realizada. Complementado con las mejores prácticas y

casos de éxito a nivel internacional y que se traduzca en planes de acción concretos que pueda realizar

cada entidad.


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1.2 Objetivos El presente proyecto tiene como principal objetivo identificar y formular las alternativas de optimización de

trámites y/o servicios al ciudadano priorizados en entidades de la Administración Pública, definidas por el

Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, a partir de la implementación de la metodología aportada

por el DNP y por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

Para ello, se han definido los siguientes objetivos específicos:

- Complementar la metodología de racionalización propuesta, aportando un mayor nivel de detalle

con base en otras experiencias y casos de éxito.

- Revisar información sobre objeto misional, funciones legales, estructura organizacional, y

trámites y/o servicios disponibles para la ciudadanía de las entidades responsables de los

trámites y/o servicios a optimizar.

- Revisar y analizar el marco normativo (actos administrativos, resoluciones, circulares, decretos y

leyes) que reglamenten o regulen los trámites y/o servicios objeto de la optimización e identificar

los ajustes a la normatividad que los regula cuando haya lugar.

- Documentar los procesos o procedimientos internos que soportan la entrega de los trámites y/o

servicios objeto de optimización identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y

fin), (ii) áreas y cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)

descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros generados en

cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la gestión del trámite y/o servicio y

(viii) sistemas de información que se utilizan o consultan en el desarrollo de cada actividad.

- Recolectar y analizar la situación actual en el que se presta el trámite y/o servicio relacionados

con la caracterización los trámites y los servicios al ciudadano priorizados a través de la

identificación en campo.

- Construir una propuesta para racionalizar cada trámite y/o servicio que contemple los elementos

identificados en la metodología propuesta.

- Validar la propuesta de optimización con diferentes instancias de la entidad y realizar los ajustes

pertinentes sobre la propuesta.

- Orientar la formulación de un plan de trabajo con cada entidad para la implementación de la

propuesta, identificando acciones de corto, mediano y largo plazo.


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1.3 Metodología El proyecto se ha estructurado en cuatro etapas secuenciales desarrolladas con los objetivos

contemplados en la ilustración a continuación.

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados

Durante estas etapas se fueron desarrollando los productos especificados en la ilustración a

continuación.

Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto

De este modo, en el presente documento corresponde al consolidado del resultado de todo este proceso.


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2 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este apartado se presenta una descripción del contenido del documento y de la metodología

empleada en el estudio de trámites y/o servicios con el objetivo de facilitar la comprensión del documento

al lector. De este modo, incluye una descripción de lo que se va a encontrar en el capítulo Estudio de

trámites y/o servicios y que contiene el Estado actual y el Estado propuesto para cada uno de los trámites

y/o servicios estudiados en la entidad. Así como el Plan de acción propuesto para que la entidad pueda

llevar sus trámites y/o servicios del Estado actual al Estado propuesto.

El levantamiento de procesos del Estado actual (diagnóstico) se realizó durante los meses de febrero y

marzo de 2016; las propuestas de mejora Estado propuesto durante el mes de abril; y la formulación de

los Planes de acción durante el mes de mayo; con base en la metodología adoptada por el DAFP,

complementada, ajustada y armonizada por parte del equipo Consultor para su fortalecimiento y

actualización, a partir de prácticas y estándares internacionales utilizados con éxito en el desarrollo de

iniciativas o proyectos.


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2.1 Estado actual La información encontrada en esta sección está organizada en cinco secciones:

A. Información general y características distintivas

B. Identificación normativa general

C. Mapa del proceso

D. Identificación normativa del proceso

E. Análisis cuantitativo

A continuación se detalla el contenido para cada una de estas secciones.

A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS

En esta sección se presenta una ficha de trabajo que contiene el levantamiento de información realizado,

el análisis normativo, un diagnóstico del estado de virtualización y complejidad del trámite y/o servicio,

entre otros. Esta corresponde a la información levantada del SUIT y de las observaciones que los

funcionarios que realizan el trámite y/o servicio hicieron sobre cada uno de los campos. Adicionalmente

se incluyen otros datos informativos complementarios como el silencio administrativo, la periodicidad y la

obligatoriedad que tiene este de cara al ciudadano.

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general


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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL

En la segunda sección de la ficha de trabajo se presenta una tabla que compila de manera organizada y

ejecutiva la normatividad recogida del SUIT, de las reuniones de trabajo y de otras fuentes de información

complementarias, que reglamentan cada trámite y/o servicio:

• Origen • Competencia • Condiciones • Requisitos documentales • Costo • Plazo de respuesta • Procedimiento

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general


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C. MAPA DEL PROCESO

Acá se presentan las actividades que se han de desarrollar desde que el usuario da inicio al trámite y/o

servicios pasando por las actividades que se ejecutan al interior de la entidad hasta que se le da una

respuesta al usuario. Adicionalmente, se detallan las áreas de la entidad que están encargadas de

realizar las actividades, los documentos que se generan a lo largo del proceso, y los elementos más

relevantes.

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos


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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO

En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la

normatividad: la entidad (área o dependencia), la modalidad (electrónicamente, escrita, back office, etc.),

los requisitos o formalidades, y el sustento normativo.

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso


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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO

Finalmente, en esta sección se presenta un resumen ejecutivo de la situación actual que presenta el

trámite y/o servicio de cara a darle una buena atención al ciudadano.

En primer lugar, se presenta las cifras relevantes de aspectos como:

• Números de registros en el 2015: Impacto del trámite y/o servicio

• Número de requisitos que se piden al ciudadano: Nivel de dificultad para iniciar el

trámite y/o servicio

• Número de pasos en el proceso: Nivel de dificultad para dar respuesta al usuario

Posteriormente se presenta la evolución cualitativa de la facilidad para interactuar con la entidad, el nivel

de virtualidad de este, el nivel de complejidad para dar respuesta, y la coherencia normativa. De manera

detallada, los aspectos sobre los cuales se evalúa cualitativamente el trámite y/o servicio son:

• Nivel de interacción: Evalúa la disponibilidad de los canales a través de los cuales el

usuario puede realizar consultas, preguntas, elevar dudas a la entidad sobre el estado de

desarrollo del trámite y/o servicio o sobre condiciones y requerimientos del mismo. La

evaluación cualitativa se basa en los siguientes criterios.

❶ Básico La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad

❷ Regular La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia

❸ Avanzado La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

• Nivel de virtualización: Mide el nivel de interacción que puede tener el ciudadano con la

entidad utilizando tecnologías de la información. La escala de medición del nivel de

virtualidad sigue los parámetros que se presentan a continuación.

⓿ Nada

❶ Presencia La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios web, sin embargo, no posibilita la interacción

❷ Interacción Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros

❸ Transacción Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite y/o servicio en línea por medio de pagos en línea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.

• Complejidad del proceso: Evalúa el proceso que se surte de manera interna para

ejecutar el trámite y/o servicio. Los parámetros para evaluar la complejidad del proceso

son los siguientes.

❶ Complejo El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad

❷ Regular El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

❸ Sencillo El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso


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• Coherencia normativa del origen: Evalúa que el origen del trámite y/o servicio este

soportado por normas nacionales o reglamentarias y su integración en el SUIT se ajusta

al ordenamiento jurídico. La evaluación cualitativa de este aspecto se rige por los

siguientes criterios.

❶ Inadecuada

No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustado al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite y/o servicio sino también la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los requisitos: Evalúa el nivel de soporte normativo que

tienen los requisitos que se le piden al usuario para realizar el trámite y/o servicio, de

acuerdo a los siguientes criterios de evaluación.

❶ Inadecuada

Ninguna de las exigencias documentales encuentra soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los costes: Determina el nivel de coherencia normativa y

sustento legal del método de cálculo de la fijación de tarifas, de acuerdo a los siguientes

parámetros.

❶ Inadecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❷ Insuficiente

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❸ Adecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo


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El compendio de estos criterios se puede observarse en la siguiente Ilustración:

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso


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2.2 Estado propuesto En esta sección se parte de las características de un Trámite tipo, es decir i) aquel que representa un

proceso que implica la mayor eficiencia posible para la entidad y por ende para el ciudadano, ii) que

busca además que el ciudadano realice el trámite sin necesidad de acercarse físicamente a la entidad; y

iii) que permite a las entidades colaborar entre sí para compartir la información disponible.

A su vez, como consecuencia del volumen de trámites trabajados, se desarrolló un catálogo de mejoras

las cuales se agruparon, de acuerdo a su naturaleza, en cuatro categorías principales:

• Información: En esta categoría se agruparon todas aquellas mejoras que apuntan a ampliar,

mejorar, y actualizar la información del trámite y/o servicio que se le presenta al ciudadano

(tiempos de respuesta, costos, requisitos, formatos, medios, etc.).

• Administración: Corresponde a todas aquellas mejoras que apuntan a simplificar los procesos

internos, implementación de formatos, y herramientas de trabajo (no tecnológicas); para dar una

respuesta más ágil y rápida al ciudadano.

• Tecnología: Agrupa todas las propuestas de mejora enfocadas a la implementación, ampliación

y mejora de los sistemas utilizados a lo largo de la ejecución del trámite. Desde herramientas que

facilitan el contacto con el usuario, hasta aquellas que facilitan la conectividad al interior de la

entidad y la gestión del trámite y/o servicio.

• Interoperabilidad: Corresponde a las propuestas que están enfocadas a disminuir los requisitos

que se le piden al usuario, porque pueden ser obtenidos por la entidad a través de la

implementación de convenios de cooperación con otras entidades.

Así, para atender de manera estructurada las propuestas de mejora en los trámites y/o servicios, se hace

un análisis de qué le falta al trámite y/o servicio en la actualidad a comparación de trámite tipo, teniendo

en cuenta que es un modelo estándar al cual todos los trámites y/o servicio deben alcanzar -según el

ejemplo que se presenta a continuación-.


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Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora

Como se ve en la ilustración, esto aplica para todas las categorías definidas a excepción de las mejoras

ADMINISTRATIVAS, ya que estas dependen de las particularidades de cada trámite y/o servicio,

mientras que las mejoras en los otros cuatro ejes buscan la ESTANDARIZACIÓN apuntando a las

características del TRÁMITE TIPO.

Por último, se presenta de manera esquemática el contenido de las fichas de mejoras planteadas para

cada uno de los trámites. Las fichas se han estructurado para presentar los siguientes contenidos:

A. Propuestas de mejora

B. Planteamiento del mapa de procesos

C. Cuantificación del impacto de las mejoras del proceso

D. Recomendaciones normativas

E. Cuantificación de las mejoras normativas.

A continuación se presenta de manera detallada cada uno de los componentes.


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A. PROPUESTAS DE MEJORA

Para cada uno de los trámites y/o servicios se presenta en una tabla la descripción de cómo se desarrolla

la actividad o el trámite y/o servicio en general en la actualidad (situación que es susceptible de ser

cambiada), así como la respectiva propuesta de mejora. Identificando para cada una de éstas el

horizonte de implementación, teniendo en consideración el nivel de desarrollo del back office, los

recursos de trabajo disponibles (sistemas), y la complejidad de la propuesta.

Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora


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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS

En esta sección se presenta el mapa de procesos en el largo plazo, una vez se hayan implementado

todas las propuestas de mejora. El mapa detalla todas las actividades y las áreas encargadas, y

diferencia las actividades actuales, de las modificadas (color morado) y agregadas (color verde).

Entendiendo que las actividades modificadas son aquellas que ya existen en la actualidad pero que se ha

modificadas o ampliadas; y como actividades agregadas, aquellas que son completamente nuevas. Para

el caso de la numeración es importante tener en cuenta que no se visualizarán las actividades

eliminadas, pero se mantendrá la numeración inicial y para las actividades agregadas, se dará continuidad a la numeración inicial.

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado

Finalmente, al final del mapa se detallan las actividades que se han eliminado con sus respectivas

explicaciones, las actividades que se han modificado con el detalle de la modificación planteada, y las

actividades que se han agregado con la explicación de la mejora planteada.

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle


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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO

En esta sección se presenta la valoración del trámite y/o servicio en los aspectos relacionados con el

proceso, evaluando a lo largo del horizonte temporal de implementación de las mejoras, el nivel de

interacción (canales), el nivel de virtualización, y la complejidad del proceso. Comenzando por la

valoración de cada uno de estos ítems en la actualidad (A) (valoración realizada y presentada en la

caracterización de los procesos), pasando por el corto (C) y mediano plazo (M), y finalizando con la

evaluación a largo plazo (L). Así, la evaluación de cada uno de los ítems a lo largo del horizonte temporal

se realiza utilizando una escala de medición que va desde el 1 hasta el 3; siendo 1 el nivel más bajo

(básico) y 3 es nivel más alto (avanzado).

Adicionalmente, para cada trámite y/o servicio se presenta una valoración del número de requisitos y del

número de pasos en la actualidad y en el largo plazo, una vez se haya implementado todas las mejoras

propuestas. Lo anterior se complementa con una medición de la variación de los requisitos y de los pasos

del escenario propuestos con respecto a la situación actual. En este punto, es necesario precisar que en

algunos trámites y/o servicios se encuentra que el escenario propuesto (como el del ejemplo, Ilustración

12) tiene un número mayor de pasos que en la actualidad sin que esto influya en el tiempo del trámite y/o

servicio, sino por el contrario, corresponden a pasos adicionales que traen eficiencia al mismo.

Teniendo en consideración los parámetros de valoración anteriormente descritos, para cada uno de los

trámites y/o servicios se presentará la valoración cualitativa del proceso así:

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso

A C M L

❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❷ Regular

6 5 -17%7 15 114%

VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO


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D. RECOMENDACIONES NORMATIVA

Esta sección recoge los hallazgos obtenidos a partir del mapeo normativo y el levantamiento del proceso

en aspectos como:

• Evolución de la información

• Prácticas de control

• Acreditaciones documentales extralegales

• Exigencias documentales redundantes

• Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley

Para cada uno de estos aspectos se realiza un análisis jurídico y normativo del cumplimiento de leyes y

decretos de ley que repercuten en los aspectos anteriormente mencionados. Planteando las

recomendaciones para que presente primero el hallazgo, y posteriormente la mejora con su respectiva

sustentación.

Para complementar el análisis, la última fila del cuadro presenta un diagnóstico del control regulatorio

general del trámite y/o servicio, en el cual se resume el ajuste regulatorio de todos los aspectos

analizados, señalando cuales leyes y decretos leyes están siendo vulnerados en cada uno de los casos;

y por lo tanto, qué medidas debe tomar la entidad para dar cumplimiento a la ley.

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas

Finalmente, es importante señalar que los hallazgos y recomendaciones normativas deben ser

interpretados de manera independiente a las recomendaciones de mejoras al proceso, debido a que se

entiende que la entidad puede ir mejorando su gestión del proceso aun cuando posee un bajo control

regulatorio del trámite y/o servicio.

HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO

Prácticas de control

ex ante que no

generan valor

agregado

Acreditaciones

documentales

extralegales

Exigencias

documentales

redundantes

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Bajo control

regulatorio


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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS

En esta sección se presenta la cuantificación de las mejoras normativas, siguiendo los mismos criterios

utilizados en la caracterización. Presentando la valoración del estado actual y su evolución en el largo

plazo, una vez se hayan implementado todas las mejoras identificadas. Por ejemplo, véase la ilustración

a continuación.

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa

A C M L❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA NORMATIVA


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2.3 Plan de acción A diferencia de las secciones metodológicas anteriores realizadas por trámite y/o servicio, el Plan de

acción es integral para toda la entidad. Esto en razón a que las acciones apuntan a mejorar todos los

trámites y/o servicios de la entidad. De este modo, al principio de esta sección se presentan los planes de

acción para aquellas propuestas de mejora que implican un cierto nivel de complejidad. Cada plan de

acción tiene una identificación (ID) y corresponde a una de las categorías anteriormente definidas. A

continuación se muestra un ejemplo:

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad

Esta tabla es seguida por una ficha para cada Plan de acción en la que se detallan los siguientes

elementos:

• El nombre e identificación (ID)

• Categoría a la que pertenece

• Descripción

• La información sobre quién será el líder de plan de acción

• Duración

• Justificación

• Cronograma que especifica las tareas a realizar, en qué momento y su responsable

• Características cualitativas del plan de acción que servirán para determinar la priorización

de implementación de estos planes:

- Riesgo: Un plan de acción trae riesgo cuando en su implementación se afecta la

atención al ciudadano

Bajo Cuando la implementación no afecta en nada en la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano

Medio Se evidencia la posibilidad de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada

Alto Existe un riesgo real de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada


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- Esfuerzo: Hace referencia a la dificultad de las tareas que componen el plan de

acción, entre más complejas aumenta el nivel de esfuerzo y la dedicación del

personal para su implementación

Bajo Ocupa menos del 30% del tiempo del personal implicado

Medio Ocupa entre el 30% y 70% del tiempo del personal implicado

Alto Ocupa más del 70% del tiempo del personal implicado

- Inversión: Da cuenta de los recursos monetarios que requiere la entidad para

llevar a cabo el plan de acción

Bajo La inversión es despreciable

Medio Cuando no afecta el presupuesto normal de la entidad

Alto Cuando se requiere la aprobación de un presupuesto especial

- Tiempo: Aquel requerido para implementar el plan de acción.

Bajo La duración de la implementación del plan de acción se mide en semanas (hasta 12 semanas)

Medio La duración de la implementación del plan de acción se mide en meses (a partir de tres mes y hasta un año)

Alto La duración de la implementación del plan de acción se mide en años

Nota: El tiempo estimado para las implementaciones de tecnología que impliquen

el rediseño de procesos está estimado para el análisis de diez trámites.

• Indicadores: unidades de medición que se tiene que ir viendo para dar cuenta de la

evolución en el tiempo (seguimiento) y medir la efectividad de la implementación del plan

de acción

• Los trámites y/o servicios a los que aplica el plan de acción

• Descripción de las tareas enunciadas anteriormente

A continuación un ejemplo de un Plan de acción perteneciente a la categoría Normativo. Esta misma

ficha es empleada por todas las categorías.


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Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción

Adicionalmente, se recomienda a la entidad que al realizar las implementaciones de los planes de acción

se realicen las mediciones sobre cada uno de los trámites y/o servicios, con referencia a lo propuesto en

la sección E. Análisis cuantitativo y cualitativo del Estado propuesto) con el fin de cuantificar la mejora

sobre los mismos.

ID

2

ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 x

2 x x x x

1

2

NOR-3Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Descripción de tareas

No. de convenios suscritos para intercambio de

información y eliminación de

Tarea

Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los asjutes.

Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, y ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad.

Indicador 1No. de programas o

servicios que no tipif ican como trámite y que cuentan

Indicador 3Indicador 2

TiempoALTO

Riesgo

MesesNORMATIVO

Trámites que aplica

BAJOEsfuerzo

ALTOInversión

BAJO

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico.

Acción

R evis iónyac tualizac ióndeldiagnó s tico regulato rio

D is eño delarefo rmao intervenc iónregulato ria

Responsable

A bogado deapoyo aláreares pons abledeltrámite

J efedeÁ reares pons abledelT rámite

Descripción

Líder Categoría Duración total

E8-1 Certif icado Catastral NacionalE8-2 Certif icado Plano PredialE8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble

Cronograma (Meses)

Director Área Responsable del Trámite

Justificación

El plan de acción se justif ica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas.


26

3 ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este capítulo se presenta para cada Trámite ó Servicio caracterizado junto con la entidad el Estado

actual y el Estado propuesto según lo estipulado en la sección de Metodología. Un listado estos trámites

se presenta en la tabla a continuación:

ID Nombre del Trámite / OPA E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-2 Certificado de residencia E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-7 Tarjeta de Turismo E26-8 Impuesto predial unificado

E26-9 Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros

E26-13 Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio

E26-15 Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos y recibos de pago Secretaria de Hacienda.

E26-16 Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda.

E26-17 Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias

E26-18 Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio

E26-19 Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio

E26-21 Exención de Impuesto predial unificado.

E26-27 Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de personal Raizal

E26-29 Impuesto por concepto de rentas varias E26-30 Impuesto sobre vehículo automotor

E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad

E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad.

E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales E26-34 Permiso para vendedores ambulantes

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados

Adicionalmente, para los trámites analizados se identificaron los siguientes sistemas:

• CITI


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3.1 E26-1 - Certificado de estratificación socioeconómica

3.1.1 Situación actual


Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1244 Fecha de actualización: 5/6/2015

Información descriptiva

NOMBRE

Dato SUIT1

Certificado de estratificación socioeconómica

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Certificar el estrato socio-económico oficial de uno o varios inmuebles residenciales, urbanos y rurales que se encuentren en jurisdicción del Municipio.

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Certificado de estratificación socioeconómica

Obs. ---

Información de interacción con el ciudadano

COSTO TIEMPO

Dato SUIT

12.700,00 8 Día(s) - calendario

Obs. 14,3 Cuando está clara la información toma 1 días. 15 días o un mes

CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN

Dato2 Presencial Presencia

Obs3. Constancia y reclamo se podrá hacer de manera virtual. Están en gestiones para incorporar PSE

---

ATENCIÓN

Dato Presencial

Telefónico

Obs. Posteriormente se podrá hacer por correo electrónico

1 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 2 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 3 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.


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Información normativa

REQUISITOS

Dato SUIT

Todos

Carta de solicitud: 1 Original

Conocer el número de registro catastral

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

Decreto 007 de 2010, (Artículo 1)

Ley 689 de 2001, (Artículos 16, 17)

Ley 142 de 1994, (Artículo 101 Numerales 101.1 - 101.4)

Ley 505 de 1999, (Todos)

Ley 732 de 2002, (Artículo 6)

Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 191)

Obs. ---

SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD

Dato No aplica Potestativo

Obs. Para reclamo aplica el derecho de petición positivo

---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN

ORIGEN Artículo 101 de la Ley 142 de 1994

Legal Ordinaria

Es deber de cada municipio clasificar en estratos los inmuebles residenciales que deben recibir servicios públicos. Y es deber indelegable del alcalde realizar la estratificación respectiva.

Artículo 1 del Decreto 7 de 2010

Reglamentaria Servicio de Estratificación: Es el servicio de clasificación de los inmuebles residenciales a cargo de cada Municipio y Distrito con el apoyo del Comité Permanente de Estratificación, el cual comprende todas las actividades que conduzcan a la realización, adopción, actualización y suministro de información para la aplicación de las estratificaciones tanto urbana como semiurbana o de centros poblados y rural que comprende fincas y viviendas dispersas.

Realización de la Estratificación: Es el conjunto de actividades a cargo de la Alcaldía y del Comité Permanente de Estratificación Municipal o Distrital, conducentes a la ejecución, en forma directa o mediante contratación, de los estudios para la asignación de los estratos socioeconómicos en la zona urbana, semiurbana o de centros poblados y rural que comprende fincas y viviendas dispersas, conforme a las metodologías nacionales establecidas. Lo anterior, se efectúa en los plazos generales que fije la ley a los Alcaldes, o en los plazos particulares que se le fije cuando no se hayan llevado a cabo los estudios en los plazos generales de ley; cuando por circunstancias naturales o sociales deban hacerse de nuevo; o cuando al hacerlos se hayan aplicado incorrectamente las metodologías establecidas en las normas. El costo de la realización de las estratificaciones, comprende exclusivamente las actividades descritas en los Manuales e Instructivos Metodológicos Nacionales establecidas.

Adopción de la Estratificación: Es el conjunto de actividades a cargo de la Alcaldía y del Comité Permanente de Estratificación Municipal o Distrital, que comprenden las labores relativas a la evaluación del impacto social y financiero de los resultados, a la divulgación general de los resultados de los estudios, a la expedición de los Decretos Municipales o Distritales de adopción de los resultados y de plazos de aplicación por parte de las Empresas, y a la publicación oficial de los decretos.

Aplicación de la Estratificación: Es el conjunto de actividades a cargo de las Empresas Comercializadoras de Servicios Públicos Domiciliarios, que permitan la asignación del estrato socioeconómico a cada uno de los domicilios residenciales atendidos por la Empresa, de acuerdo con los resultados adoptados por la Alcaldía y la información suministrada por esta, de manera tal que la estratificación aplicada permita la facturación de los servicios públicos domiciliarios a los usuarios o domicilios residenciales, la asignación de subsidios y el cobro de contribuciones de conformidad con los mandatos legales vigentes.

Actualización de la Estratificación: Es el conjunto de actividades permanentes a cargo de la Alcaldía y del Comité Permanente de Estratificación Municipal o Distrital, para mantener actualizada la clasificación de los inmuebles residenciales mediante: a) La atención de los reclamos; b) La reclasificación de viviendas cuyas características físicas externas o internas –según sea el caso metodológico– hayan cambiado sustancialmente (mejorado o deteriorado), o cuyo contexto urbano, semiurbano o rural haya cambiado sustancialmente (mejorado o deteriorado); c) La estratificación e incorporación de nuevos desarrollos, y d) La


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revisión general cuando la Alcaldía o el Comité, previo concepto técnico de la entidad competente, detecten falta de comparabilidad entre los estratos. El costo de la actualización de la estratificación comprende exclusivamente las actividades descritas en los manuales e instructivos metodológicos Nacionales establecidos.

COMPETENCIA Ninguna

La competencia para Certificar el Estrato Socioeconómico de un inmueble no tiene disposición expresa, sin embargo ella se deriva del deber que tiene el municipio de llevar a cabo el proceso de estratificación y del derecho fundamental de petición que tiene todo ciudadano a solicitar que se certifique dicha información. En este sentido y ante la ausencia de regulación especial, la competencia para certificar el trámite se origina en el mismo Artículo 101 de la Ley 142 de 1994 ya citado como sustento para el origen del trámite, armonizado con el Artículo 13 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho de petición.

CONDICIONES Ninguna (*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que establezcan condiciones del trámite.

REQUISITOS DOCUMENTALES

Ninguna (*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que establezcan requisitos documentales del trámite.

COSTO

Artículo 338 de la Constitución Política

Constitucional Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales, así como la autorización a las autoridades para fijar la tarifa de las tasas y contribuciones que se cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, bajo la condición de que el sistema y el método para definir tales costos y beneficios y la forma de hacer su reparto, estén previamente fijados por la ley, las ordenanzas o los acuerdos.

Artículo 189, 190 y 191 de la Ordenanza 20 de 2006

Reglamentaria Fija las tasas a cobrar por el Ente Territorial para las distintas actuaciones, trámites y documentos. La norma establece que todas las personas naturales o jurídicas que soliciten los certificados, documentos o demás servicios afines relacionados, cancelarán a favor del Departamento estas Rentas Ocasionales: OTROS CERTIFICADOS DISTINTOS A LOS ANTERIORES $10.000

El parágrafo del artículo 191 indica que las tarifas serán reajustadas anualmente de acuerdo con el Índice de Precios al Consumidor (IPC) fijado por el Gobierno nacional.

PLAZO DE

RESPUESTA

Ninguna

(*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que establezcan términos respecto a este trámite.

La entidad reportó tardar 1 día para expedir la Certificación, siempre que esté clara la información. De lo contrario tarda 8 días.

PROCEDIMIENTO Ninguna (*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que determinen procedimiento del trámite. En consecuencia y por remisión expresa que hace el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a las normas de procedimiento que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en los Artículos 13, 14, 15, 16 y 17 de la Ley Estatutaria 1755


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de 2015.

Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulen el trámite. (*) En todos aquellos aspectos que no se encuentran regulados de manera especial, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en la Ley estatutaria 1755 de 2015, en especial los Artículos 13, 14, 15, 16 y 17.


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C. MAPA DEL PROCESO


33

Elementos relevantes

4. Entregar el documento

Documentos:

Carta de solicitud: 1 Original

Conocer el número de registro catastral

14. Realizar la visita

Una sola persona es la que recibe, diligencia las solicitudes, y realizar las visitas domiciliarias. Haciendo

que se pierda un día de producción cuando se realizan las visitas de campo, o tardar varios días para

realizar la visita por tener mucho trabajo de oficina.


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PASO

CANAL

PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O

FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Solicitar el trámite de certificación

Secretaría de planeación- oficina de archivo y correspondencia

Presencial Ventanilla Front Office

Formato de solicitud diligenciado, suministrando el número de registro catastral del predio o inmueble.

Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015

Reglamentario: Ninguna

Realizar el pago Entidad bancaria Presencial Front Office entidad bancaria

Ninguno Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política

Reglamentario: Artículo 189, 190 y 191 de la Ordenanza 020 de 2006

Entregar comprobante de pago bancario



Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Verificar y recibir documentos




Reparto interno al funcionario competente




Revisión de documentos, elaboración y entrega de constancia.




Entregar al solicitante Secretaría de planeación- oficina de archivo y correspondencia


Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite. No hay norma que establezca el detalle del procedimiento.


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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO

2 20

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad

Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo

La tarifa cobrada para formular el trámite no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

ND

CIFRAS RELEVANTES


La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción

La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia

El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo


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3.1.2 Situación propuesta


Información

No hay información

Administración

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO

E26-1-10 El solicitante recoge el recibo en la entidad para su posterior pago en el banco correspondiente y allegar a la entidad la factura correspondiente una vez hecho el pago

Desarrollar un convenio con una o (varias) entidad(es) bancaria(s) para implementar el servicio de notificación e identificación cuando se realice el pago. Implementar la emisión de la orden de consignación digital para que el ciudadano imprima y pague en el banco sin necesidad de ir a entidad; y que el banco reporte a la entidad quién pagó y qué trámite pagó

Medio

E26-1-18 Cuando el solicitante presenta la solicitud y la

documentación son recepcionadas por la ventanilla única, y después las envían al asistente de la Secretaría de la Planeación para su posterior distribución al funcionario competente

Delegar la tarea de escanear la solicitud y documentación, así como la comprobación del número del registro catastral a la ventanilla única. De esta manera, el asistente de la Planeación no tiene que involucrar en el proceso verificando sólo el número del registro catastral, siendo una tarea simple que puede llevar a cabo la primera persona que recepciona la solicitud. Con esto pretendemos agilizar el proceso del trámite y remitir una respuesta a la solicitud planteada lo antes posible sin demora alguna.

Medio

E26-1-27 Una parte del trabajo del funcionario

comprende las siguientes actividades: - Realizar la visita cuando se trata de zonas rurales -Realizar entrevistas cuando se trata de zonas urbanos para el levantamiento de la información y ubicación

Externalizar la actividad de realizar las visitas y entrevistas a una empresa tercera con el objetivo de optimar el tiempo de los funcionarios. Así los funcionarios pueden concentrar su atención en el estudio de la esencia del trámite y proceder a la emisión del resultado del trámite en el tiempo estimado y acordado de acuerdo al imperativo legal

Medio

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-1-11 El solicitante efectúa el pago de forma

presencial ante la entidad bancaria correspondiente sin posibilidad de realizar dicho pago en PSE

Habilitar una plataforma de pagos electrónicos como PSE, para este trámite, que posibilita al ciudadano pagar desde su ordenador o desde un dispositivo móvil

Largo

E26-1-12 El solicitante efectúa el pago en la entidad

bancaria correspondiente, sin posibilidad de realizar el pago en corresponsal bancario

Ampliar las opciones de pago de este trámite mediante el establecimiento de un acuerdo con el banco para posibilitar el pago de los recibos de pago a través de corresponsales bancarios, o a través de empresas de canales y pagos para el pago a través de PIN.

Medio


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ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-1-5 El solicitante tiene que acudir personalmente

para radicar la solicitud, debido a la ausencia de la posibilidad de realizarla por medio de web

Habilitar la web de la entidad (en la ventanilla virtual) para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.

Corto

E26-1-7 El solicitante entrega los requisitos

documentales en persona, ya que la entidad no dispone de medios para que el usuario pueda radicarlos en línea

Implementar dentro de la ventanilla virtual de la entidad la posibilidad para que el usuario pueda enviar sus documentos de este trámite electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente

Corto

Interoperabilidad

No hay información


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39

Elementos eliminados

6. (Verificar documentación): Esta actividad se elimina, ya que la implementación de formulario web,

que debe ser utilizado por el personal de ventanilla y por el usuario para radicar el documento, permitirá

evidenciar si los componentes de que consta la carta de solicitud están completos (ya que el formato

tendrá todos los campos necesarios como un validador para realiza esta tarea.

8. (Recepcionar el documento): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,

proponemos eliminar la ventanilla concerniente a la asistencia de Secretaría de Planeación. La

documentación será revisada por la ventanilla de archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra

ventanilla para realizar tareas similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos

tanto humanos como económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y así como la

siguiente, el rol de la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática.

9. (Remitir al funcionario competente): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la

solicitud, proponemos eliminar la ventanilla concerniente a la asistencia de Secretaría de Planeación. La

documentación será distribuida por la ventanilla de archivo y correspondencia al funcionario competente

sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas similares. Con esto obtenemos la optimización

del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como consecuencia de la eliminación de

esta actividad y así como la anterior, el rol de la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de

forma automática

Elementos agregados

23. (Diligenciar formulario): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos la

habilitación de la web de la entidad que permita la posibilidad de radicar la solicitud en línea

(diligenciando el formulario web con la información requerida). El ofrecimiento de la alternativa de realizar

uno de los pasos del trámite en línea permite que el usuario no tenga que desplazar en persona y acercar

a la entidad para la entrega de la documentación. Como consecuencia de esta propuesta, tanto el usuario

como la propia entidad pueden reducir sus recursos económicos y humanos.

24. (Realizar pago (corresponsal o en línea)): Añadir las alternativas de pago en el corresponsal y en

línea. Posibilitar al usuario para que pueda elegir la alternativa que mejor le convenga acorde a sus

necesidades.

25. (Diligenciar formulario web): La implementación de la posibilidad de realizar el trámite a través de

la web, viene acompañado del desarrollo de un formulario web diligenciable en el sistema. El cual deberá

incluir todos los campos que debe contener todos los campos de información que se necesitan ser

diligenciados (y validados por el sistema) para realizar el trámite.


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Elementos modificados

3. (Realizar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las alternativas

de pago en el corresponsal y en línea. Posibilitar al usuario para que pueda elegir la alternativa que mejor

le convenga acorde a sus necesidades.

14. (Realizar visita): Dicha actividad será llevada a cabo por una empresa externa que se encargará

del levantamiento de la información cuando sea necesario. Esta empresa se encargará de hacer todo el

levantamiento de información en terreno de este trámite, como de trámites como SISBEN.

Como consecuencia de la externalización de la actividad, creamos un nuevo carril denominado

tercerización de visitas.

16. (Realizar la entrevista para el levantamiento de la información y ubicación): Dicha actividad será

llevada a cabo por una empresa externa que se encargará del levantamiento de la información. Como

consecuencia de la externalización de la actividad, creamos un nuevo carril denominado tercerización de

visitas.

20. (Entregar la constancia por correo electrónico): La constancia puede ser entregada mediante el

correo ordinario o de manera digital acorde a lo que el usuario haya optado.

21. (Recibir la constancia por correo electrónico): En consonancia con la anterior actividad, la

constancia puede ser recibida por medio del correo ordinario o de manera digital dependiendo del medio

que haya solicitado el usuario.


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A. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO

A C M L

❷ ❷ ❸ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❸ ❸ Avanzado

❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado

2 2 0%20 18 -10%



42

B. RECOMENDACIONES NORMATIVAS


Prácticas de control ex ante que no

generan valor agregado

Ninguna

El trámite se ajusta a la regulación.

Acreditaciones

documentales extralegales

Ninguna


Exigencias

documentales redundantes

Ninguna


Exigencias de condiciones o

requisitos no contempladas en la

ley

Ninguna


Bajo control regulatorio

La información del costo del

trámite está desactualizada

en el SUIT. No se halló

norma territorial que

establezca la actualización

anual que el Departamento

efectúa de la tarifa general

establecida en el Estatuto

de Rentas (año 2016

correspondía a $10.000.

La entidad reporta que la tarifa vigente es de $14.300 pesos, no obstante en el SUIT está reportado un valor de $12.700 pesos. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 39 del Decreto Ley 019 de 2012, la primera de las tarifas no resulta exigible hasta tanto no se efectúe su actualización en el SUIT. El texto de la norma es el siguiente: Las entidades públicas y los particulares que ejercen una función administrativa expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite, deberán previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su adopción e implementación. Debe incorporarse en el SUIT la norma específica (decreto reglamentario departamental) que anualmente va estableciendo el ajuste al IPC de la tarifa del trámite.


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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS

A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL


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3.2 E26-2 - Certificado de residencia





NOMBRE

Dato SUIT4

Certificado de residencia

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Departamento Archipiélago

Obs. Obtener una constancia que se está tramitando el derecho de permanencia en el Departamento Archipiélago

RESULTADO

Dato SUIT

Tarjeta de Residencia

Obs. Certificado que está realizando el trámite


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

1. Dos SMMLV

2. Un SMMLV

3. 75% SMMLV

4. 3 SMMLV

180 Día(s) - calendario

Obs. 14 10 días hábiles



Obs6. --- -

ATENCIÓN

Dato Presencial

Telefónico

Obs. Correo electrónico



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REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadanos y extranjeros

1. Carta de solicitud

2. dos fotos originales de 3X4

4. Registro civil de nacimiento copia

5. Cédula de ciudadanía fotocopia

6. Tarjeta de identidad fotocopia

Nota: Si es para Tarjeta de Residente Menor de 18 años de edad - No Raizal. Cédula de ciudadanía Cedula de ciudadanía de uno de los padres :1 Copia(s)

Nota 2: Solicitante no raizal. Pruebas Documentales de 1988, 1989 y 1990:1 Copia, Referencias Personales del Solicitante:3 Copia (adjuntado la fotocopia de loa cédula de ciudadanía de quien otorga la referencia), Referencias Laborales de los últimos diez (10) años:1 Copia, Referencias comerciales :3 Copia, Referencias Bancarias:3 Original(es) (Tres Últimos Extractos Bancarios), Contrato de arrendamiento:1 Copia, Certificado de Ingresos:1 Copia, Extractos Bancarios :1 Original, Certificado de Estudios :1 Fotocopia

Nota 3: Solicitante raizal. Árbol Genealogico:1 Fotocopia

Obs. 1. Carta de solicitud

2. Recibo de pago únicamente

NORMATIVA

Dato SUIT


Acuerdo 001 de 2002, (Artículo 14)

Acuerdo 001 de 2010, (Artículos 16-21)

Decreto Ley 2762 de 1991, (Artículos 1-6)

Obs. Codigo de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo



Obs. Si aplica ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


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ORIGEN Artículo 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83 y 84 del Código Civil Colombiano

Legal Ordinaria

El domicilio consiste en la residencia acompañada, real o presuntivamente del ánimo de permanecer en ella. El domicilio civil es relativo a una parte determinada de un lugar de la unión o de un territorio. El lugar donde un individuo está de asiento, o donde ejerce habitualmente su profesión u oficio, determina su domicilio civil o vecindad. No se presume el ánimo de permanecer, ni se adquiere consiguientemente domicilio civil en un lugar, por el solo hecho de habitar un individuo por algún tiempo casa propia o ajena en él, si tiene en otra parte su hogar doméstico, o por otras circunstancias aparece que la residencia es accidental, como la del viajero, o la del que ejerce una comisión temporal, o la del que se ocupa en algún tráfico ambulante. Al contrario, se presume desde luego el ánimo de permanecer y avecindarse en un lugar, por el hecho de abrir en él tienda, botica, fábrica, taller, posada, escuela y otro establecimiento durable, para administrarlo en persona; por el hecho de aceptar en dicho lugar un empleo fijo de lo que regularmente se confieren por largo tiempo; y por otras circunstancias análogas. El domicilio civil no se muda por el hecho de residir el individuo largo tiempo en otra parte, voluntaria o forzadamente, conservando su familia y el asiento principal de sus negocios en el domicilio anterior. Así, confinado por decreto judicial a un paraje determinado, o desterrado de la misma manera fuera del territorio nacional, retendrá el domicilio anterior mientras conserve en él su familia y el principal asiento de sus negocios. Se presume también el domicilio, de la manifestación que se haga ante el respectivo prefecto o corregidor, del ánimo de avecindarse en un determinado distrito. Cuando ocurran en varias secciones territoriales, con respecto a un mismo individuo, circunstancias constitutivas de domicilio civil, se entenderá que en todas ellas lo tiene; pero si se trata de cosas que dicen relación especial a una de dichas secciones exclusivamente, ella sola será para tales casos el domicilio civil del individuo. La mera residencia hará las veces de domicilio civil respecto de las personas que no tuvieren domicilio civil en otra parte.


Constitucional El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina se regirán, además de las normas previstas en la Constitución y las leyes para los otros departamentos, por las normas especiales que en materia administrativa, de inmigración, fiscal, de comercio exterior, de cambios, financiera y de fomento económico establezca el legislador. Mediante ley aprobada por la mayoría de los miembros de cada cámara se podrá limitar el ejercicio de los derechos de circulación y residencia, establecer controles a la densidad de la población, regular el uso del suelo y someter a condiciones especiales la enajenación de bienes inmuebles con el fin de proteger la identidad cultural de las comunidades nativas y preservar el ambiente y los recursos naturales del Archipiélago. Mediante la creación de los municipios a que hubiere lugar, la Asamblea Departamental garantizará la expresión institucional de las comunidades raizales de San Andrés. El


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municipio de Providencia tendrá en las rentas departamentales una participación no inferior del 20% del valor total de dichas rentas.

COMPETENCIA Artículo 22 del Decreto Ley 2762 de 1991

Legal Ordinario

Para el caso específico del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, y teniendo en cuenta las condiciones particulares de su territorio, el Decreto en virtud del Artículo 42 transitorio de la Constitución, adoptó las medidas para controlar la densidad poblacional. En el citado artículo se dispuso la creación de la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones de que trata el Decreto.

Artículo 24 del Decreto Ley 2762 de 1991

Legal Ordinario

El Director de la Oficina será nombrado para períodos de un año, por la Junta Directiva, de terna presentada por el Gobernador del Departamento Archipiélago, y podrá ser reelegido.

Serán sus funciones:

Expedir las tarjetas de residente y residente temporal, conforme lo dispone el presente Decreto;

Siendo esta la autoridad competente en materia de residencia, y pudiendo expedir las tarjetas de residente, a fortiori, puede también certificar sobre la residencia.

CONDICIONES Artículo 78 del Código Civil

Legal Ordinaria

Ser vecino o residente del municipio. El lugar donde un individuo está de asiento, o donde ejerce habitualmente su profesión u oficio, determina su domicilio civil o vecindad.


Legal Ordinaria

Tendrá derecho a fijar su residencia en el Departamento Archipiélago quien se encuentre en una de las siguientes situaciones:

• Haber nacido en territorio del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, siempre que alguno de los padres tenga, para tal época, su domicilio en el Archipiélago;

• No habiendo nacido en territorio del Departamento, tener padres nativos del Archipiélago;

• Tener domicilio en las islas, comprobado mediante prueba documental, por más de 3 años continuos e inmediatamente anteriores a la expedición de este Decreto;

• Haber contraído matrimonio válido, o vivir en unión singular, permanente y continua con persona residente en las islas siempre que hayan fijado por más de 3 años, con anterioridad a la expedición de este Decreto, el domicilio común en territorio del Departamento Archipiélago;

• Haber obtenido tal derecho en los términos previstos en el artículo siguiente.


Legal Ordinaria

Podrá adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Departamento Archipiélago quien:

a) Con posterioridad a la fecha de expedición de este Decreto, contraiga matrimonio o establezca unión permanente con un residente, siempre que se fije el domicilio común en el Departamento, a lo menos por 3 años continuos. Al momento de solicitar la residencia permanente se deberá acreditar la convivencia de la pareja;


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b) Haya permanecido en el Departamento en calidad de residente temporal por un término no inferior a 3 años, haya observado buena conducta, demuestre solvencia económica y, a juicio de la Junta Directiva de la Oficina de Control de Circulación y Residencia, resulte conveniente su establecimiento definitivo en el Archipiélago.

La Junta decidirá sobre la conveniencia de que trata el literal anterior, tomando en cuenta la oferta de mano de obra en el Departamento Archipiélago, la densidad poblacional en el mismo y las condiciones personales del solicitante.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO Artículo 338 de la Constitución Política

Constitucional

Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales en el Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales, así como la de autorización de tarifas de tasas y contribuciones que se cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, bajo la condición de que el sistema y el método para definir tales costos y beneficios y la forma de hacer su reparto, estén previamente fijado por la ley, las ordenanzas o los acuerdos


Lega Ordinaria

La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina determinarán el costo de la expedición de cada una de las tarjetas a que se refiere este Decreto.

Artículo 264 de la Ordenanza 20 de 2006 del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

Acto Administrativo de carácter Departamental - Municipal

Fija las tasas a cobrar para las distintas actuaciones, trámites y documentos. La norma establece las tarifas para la expedición de las diferentes tarjetas de residencia, no obstante, el trámite se refiere a la constancia de estar adelantando este proceso. En razón de lo anterior se encuadra dentro de lo dispuesto por el artículo 191, que estableció el valor de OTROS CERTIFICADOS en la suma de 10.000 pesos, actualizados de acuerdo al IPC.

PLAZO DE RESPUESTA

Ninguna


La entidad reportó tardar 10 días para expedir la Certificación, lapso que se encuentra dentro del término legal establecido en el Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 para resolver los derechos de petición (15 días). Esta norma resulta aplicable por remisión expresa que hace el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, ante la ausencia de regulación especial de carácter nacional o municipal.

Dentro de este plazo la entidad reporta un tiempo de 10 días hábiles para resolver el trámite.

PROCEDIMIENTO Ninguna (*) No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que determinen procedimiento del trámite.

Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. (*) En todos aquellos aspectos que no se encuentran regulados de manera especial, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en la Ley estatutaria 1755 de 2015, en especial los Artículos 13, 14, 15, 16 y 17.


49

C. MAPA DEL PROCESO


50


1. Solicitar

Adjuntar los siguientes documentos:

Documentos


2. Recibo de pago únicamente

8. Verificar si existe solicitud de residencia

Se realiza una verificación exhaustiva si el solicitante tiene la solicitud de residencia o si son menores de

edad y no son hijos de residentes, porque este papel puede ayudar a que muchas personas que no

tienen normalizada su situación en la isla puedan optar por la tarjeta de residencia


PASO

CANAL

PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Radicar solicitud de certificado de residencia en trámite

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA


Carta de Solicitud

Recibo de Pago

Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política

Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015.

Reglamentario: Artículo 191 de la Ordenanza 20 de 2006.

Recepción y digitalización de la documentación.

GOBERNACIÓN Back Office con presencia o no de solicitante en Ventanilla Front Office


Recepción y digitalización de la documentación.

OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Ingresar la información, determinar qué clase de solicitud es y verificar si existe solicitud de residencia. (*)


En caso afirmativo realizar el certificado



51

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Revisión y firma del certificado

DIRECCIÓN OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Notificación y entrega al solicitante.

OCCRE Presencial Ventanilla Front Office

Certificado o requerimiento de acuerdo a lo encontrado en el sistema.

Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Reclamar Certificación OCCRE Presencial Ventanilla Front Office

Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, constituye la salida final del trámite. No hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

(*) En caso negativo se realiza el requerimiento de residencia a la notificación al interesado.


52


9 18

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❶ Inadecuada

❸ Adecuada

❶ Inadecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondecia

El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores

No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


53



Información

ID MEJORA

PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO

E26-2-1 El solicitante entrega el recibo del pago efectuado a pesar de que en el SUIT no figura dicha necesidad.

Actualizar los requisitos expuestos en el SUIT para que el ciudadano pueda presentar la documentación de forma correcta, de esta manera ahorra el tiempo y dinero tanto al ciudadano como a la propia entidad que está tramitando

Corto -Requisitos

Administración


E26-2-18 La solicitud presentada tiene que ser recepcionada a priori por el Archivo y Correspondencia, y luego por la ventanilla única de OCCRE. La solicitud tiene que ser diligenciada y registrada por ambas ventanillas antes de que sea remitida al funcionario competente del trámite en cuestión.

Eliminar una de las ventanillas, garantizando que la solicitud y la documentación sea correctamente recepcionada por la ventanilla de la gobernación para que ésta pueda registrar y diligenciar en el formato web, cargar la documentación y el posteriormente enviar a las distintas áreas de OCCRE para el estudio del trámite.

Medio

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-2-14 Las certificaciones que detallan la concesión de

residencia en trámite y los requerimientos son firmadas de forma manual por el funcionario competente

Implantar mecanismo de firma digital de las resoluciones para agilizar el proceso, disminuyendo la cargabilidad de trabajo del funcionario competente y así puede invertir su atención en otros detalles de los trámites.

Medio

E26-2-5 El solicitante tiene que acudir personalmente


Habilitar la web de la entidad para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.

Corto



Implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente

Corto


54

Interoperabilidad

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-2-9 Aquellas personas que

solicitan certificado de residencia, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias de los documentos que tienen que presentar los solicitantes son: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia

Corto 1. Registro civil de nacimiento 2. Cédula de ciudadanía 3. Tarjeta de identidad

1. Registraduría 2. Registraduría 3. Registraduría


55



56


4. (Recepcionar la documentación): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,

proponemos eliminar el presente paso por la ventanilla de OCCRE. La documentación será recepcionada

y distribuida por la ventanilla de archivo y correspondencia al funcionario competente sin tener que

recurrir a otra ventanilla para realizar tareas similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y

los recursos tanto humanos como económicos.

5. (Digitalizar por parte de la OCRE): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,

proponemos eliminar el presente paso por la ventanilla de la OCCRE. La documentación será

únicamente digitalizad por la ventanilla de archivo y correspondencia, cuya base de datos será

compartida por todos departamentos que conforman la Gobernación de San Andrés. Con esto

obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos.

6. (Ingresar a un programa especial): La implementación dentro de la ventanilla virtual de la

gobernación de un espacio para diligenciar un formato web y adjuntar la documentación complementaria

hará que no sea necesario realizar la introducción de los datos en un sistema, ya que se prevé que el

formulario sea compatible con el sistema actual de la OCRE para que una vez se diligencie, se cree el

expediente al cual se le anexe la documentación complementaria.

Elementos agregados

19. (Diligenciar formato web): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos la

habilitación de la web de la entidad (en la ventanilla única de la gobernación) que permita la posibilidad

de radicar la solicitud (diligenciando un formato web), así como los requisitos en línea. El ofrecimiento de

la alternativa de realizar uno de los pasos del trámite en línea permite que el usuario no tenga que

desplazar en persona y acercar a la entidad para la entrega de la documentación. Como consecuencia de

esta propuesta, tanto el usuario como la propia entidad pueden reducir sus recursos económicos y

humanos.

20. (Adjuntar documentos): La implementación de una mejora para realizar el trámite dentro de la

ventanilla de la gobernación, incorporará la opción de incluir los documentos complementarios en las

carpetas respectivas de cada uno de estos. Ofreciéndole al usuario un checklist de los documentos

entregados y de los que le hacen falta.

21. (Diligenciar formato web): La propuesta de mejorar la capacidad de la ventanilla virtual de la

entidad para que se realice este trámite virtualmente, incorpora un formulario web que contiene los datos

necesarios para adelantar el trámite. Adicionalmente, este formulario estará interconectado con el

sistema de OCRE para que se cree el expediente en el momento que la persona de ventanilla está

diligenciado el formulario a una persona que lo requiere en ventanilla.


57


11. (Firma digital): En vez de firmar de forma manual, proponemos mejorar dicho paso mediante la

implementación de la firma digital

12. (Notificar al solicitante por correo electrónico): La notificación del resultado se hará por medio de

correo electrónico


58


A C M L




9 6 -33%18 16 -11%



59

D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS


Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado

Ninguna


Acreditaciones documentales

extralegales

Ninguna


Exigencias documentales redundantes

Ninguna


Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la

ley

Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación.

Bajo control regulatorio La información integrada

al SUIT no corresponde

al trámite que se realiza.

La información del SUIT

no corresponde a las

exigencias que en la

práctica del trámite debe

cumplir el ciudadano.

En el SUIT se hace referencia al trámite correspondiente a

la expedición de la Tarjeta de Residente. Sin embargo, el

trámite analizado consiste en la solicitud de una certificación

de estar adelantando dicho trámite. Por lo tanto, no se

reporta información acertada al ciudadano. La información

sobre el trámite específico no se encuentra en el SUIT.

El SUIT reporta exigencias documentales y tiempo de

respuesta que ya la entidad ha optimizado y sustituido con

el fin de racionalizar el trámite.

En estos aspectos es necesario actualizar el SUIT.

No se halló norma territorial (decreto reglamentario) que

señale el valor actualizado anualmente con relación al IPC

de la tarifa cobrada por el trámite, por lo que se requiere

integrar este soporte normativo al SUIT. Tampoco se

encontraron normas que soporten el cobro de la tarifa o tasa

del certificado, por lo que se incumple lo dispuesto en el

Artículo 16 del decreto Ley 019 de 2012 que establece lo

siguiente:

Artículo 16. Cobros no autorizados. Ningún organismo o

entidad de la Administración Pública Nacional podrá cobrar,

por la realización de sus funciones, valor alguno por

concepto de tasas, contribuciones, formularios o precio de

servicios que no estén expresamente autorizados mediante

norma con fuerza de ley o mediante norma expedida por

autoridad competente, que determine los recursos con los

cuales contará la entidad u organismo para cumplir su

objeto.

De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta que la


60


certificación de residencia no cuenta con regulación

especial, respecto al cobro no sustentado plenamente,

prima la aplicación de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que

establece la gratuidad del derecho de petición de

informaciones que reposen en la entidad, supuesto dentro

del cual encuadra la petición de certificar que una persona

es o no residente del Archipiélago, en tanto tal información

reposa en las bases de datos o sistemas de información a

cargo de la OCCRE.

No se halló ni la entidad reportó norma local que establezca

de manera taxativa el cobro para el certificado de

residencia, existe una norma local que autoriza cobrar otras

certificaciones pero ella no resulta plenamente aplicable en

la medida en que no se da cumplimiento al Artículo 16

mencionado anteriormente.


61


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada



62

3.3 E26-5 - Residencia Temporal por Convivencia





NOMBRE

Dato SUIT7

Residencia Temporal por Convivencia

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT


Obs. Tarjeta de residencia temporal, cuya duración es de 1 año

RESULTADO

Dato SUIT


Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

1. Dos salarios mínimos

2. Un salario mínimo

3. 75% del salario mínimo

4. Tres salarios mínimos


Obs. Si la solicitud data posterior a la fecha de diciembre de 2006, las tarjetas cuya solicitud han sido ingresadas antes de esa fecha, las tarjetas definitivas tienen un valor de: 58.000 pesos

Las trámites de residencia no deben considerarse como un derecho de petición. La Entidad tiene la necesidad de comprobar la convivencia de la pareja. La Ley dice que es necesario la convivencia ininterrumpiere de la pareja durante al menos 3 años, para ello, las entidades públicas recurren a la investigación de la gente del municipio.



Obs9. --- ---



63

ATENCIÓN

Dato Presencial

Telefónico

Obs. ---


REQUISITOS

Dato SUIT



2. dos fotos originales de 3X$







Obs. No se aplica a organizaciones.

En cuanto a extranjeros:

1. Requiere situación definida en Colombia ( residente en Colombia, o ciudadanía colombiana)

2. Registro de nacimiento debe estar traducido y apostillado

3. Visa de matrimonio (opcional)

NORMATIVA

Dato SUIT


Acuerdo 001 de 2002, (Artículo 14)

Acuerdo 001 de 2010, (Artículos 16-21)

Decreto Ley 2762 de 1991, (Artículos 1-6)

Obs. 1. Acuerdo 001 de 2002 ha sido derogado por el Tribunal Superior, en este momento están en proceso de la elaboración de una nueva normativa.


Dato No aplica Obligatorio para el público objetivo

Obs. --- ---


64

PERIODICIDAD

Dato No identificado

Obs. Si se expide la primera tarjeta, la persona solicitante debe solicitar la expedición de la segunda tarjeta antes de los 30 días de la expiración de la primera.



ORIGEN Artículo 310 de la Constitución Política

Constitucional El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina se regirán, además de las normas previstas en la Constitución y las leyes para los otros departamentos, por las normas especiales que en materia administrativa, de inmigración, fiscal, de comercio exterior, de cambios, financiera y de fomento económico establezca el legislador. Mediante ley aprobada por la mayoría de los miembros de cada cámara se podrá limitar el ejercicio de los derechos de circulación y residencia, establecer controles a la densidad de la población, regular el uso del suelo y someter a condiciones especiales la enajenación de bienes inmuebles con el fin de proteger la identidad cultural de las comunidades nativas y preservar el ambiente y los recursos naturales del Archipiélago. Mediante la creación de los municipios a que hubiere lugar, la Asamblea Departamental garantizará la expresión institucional de las comunidades raizales de San Andrés. El municipio de Providencia tendrá en las rentas departamentales una participación no inferior del 20% del valor total de dichas rentas.


Legal Ordinario Para el caso específico del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, y teniendo en cuenta las condiciones particulares de su territorio, el Decreto en virtud del Artículo 42 transitorio de la Constitución, adoptó las medidas para controlar la densidad poblacional. En el citado artículo se dispuso la creación de la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones de que trata el Decreto.


Legal Ordinario Dispone que son funciones del Director de la OCCRE entre otras:


CONDICIONES Artículo 2 del Decreto Ley 2762 de 1991

Legal Ordinaria Tendrá derecho a fijar su residencia en el Departamento Archipiélago quien se encuentre en una de las siguientes situaciones:



65





• Haber obtenido tal derecho en los términos previstos en el artículo siguiente.


Legal Ordinaria Podrá adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Departamento Archipiélago quien:

a) Con posterioridad a la fecha de expedición de este Decreto, contraiga matrimonio o establezca unión permanente con un residente, siempre que se fije el domicilio común en el Departamento, a lo menos por 3 años continuos. Al momento de solicitar la residencia permanente se deberá acreditar la convivencia de la pareja;

b) Haya permanecido en el Departamento en calidad de residente temporal por un término no inferior a 3 años, haya observado buena conducta, demuestre solvencia económica y, a juicio de la Junta Directiva de la Oficina de Control de Circulación y Residencia, resulte conveniente su establecimiento definitivo en el Archipiélago.


REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna


Constitucional



Lega Ordinaria La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina determinarán el costo de la expedición de cada una de las tarjetas a que se refiere este Decreto.


66




Fija las tasas a cobrar para las distintas actuaciones, trámites y documentos. La norma establece las tarifas para la expedición de las diferentes tarjetas de residencia bajo los siguientes parámetros:

a) Dos Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) por el primer año de permanencia o convivencia.

b) Un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) por el segundo año de permanencia o convivencia.

c) El 75% de un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) por el tercer año de permanencia o convivencia.

d) Tres Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) por concepto de tarjeta definitiva.

Artículo 3, literal 3 de la Ordenanza 19 de 2010


A partir de la fecha de aprobación de esta ordenanza el costo de una tarjeta por convivencia tendrá un costo de doce (12) SMMLV, Este valor deberá ser cancelado en un término de dos (2) meses contados a partir de la fecha de la notificación del acto administrativo Las personas que hayan radicado sus documentos en fecha anterior a la presente ordenanza estarán sujetos a la legislación económica anterior.

PLAZO DE

RESPUESTA

Ninguna


La entidad reportó tardar 180 días para expedir la Tarjeta.

PROCEDIMIENTO Acuerdo 001 de 2002 de la OCCRE

Reglamentación de la entidad(*)

No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que determinen procedimiento del trámite. No obstante, mediante el Acuerdo 001 de 2002, la OCCRE estableció el procedimiento para la expedición de tarjetas de residencia permanente o temporal.

Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. La entidad informó que la Ordenanza 019 de 2010 no se encuentra vigente por virtud de la Ordenanza 001 de 2012, sin embargo esta última Ordenanza no hace referencia alguna al trámite analizado, por medio de ella se otorgaron facultades al Gobernador para celebrar contratos y convenios. Nota: De otra parte, el Acuerdo 001 de 2010 expedido por la OCCRE para fijar criterios y procedimientos en materia de Circulación y Tránsito en la Isla, fue anulado por el Tribunal Contencioso de San Andrés al establecer que la regulación de esta materia está atribuida expresamente por el Constituyente al legislador con el cumplimiento de su aprobación por mayoría calificada por el cual todo cuanto atañe con la definición de los procedimientos correspondientes al trámite y decisión sobre los mismos temas compete definirlo al legislador bien a través del procedimiento ordinario o si así lo llegare a considerar necesario a través de procedimientos especiales (Proceso de Nulidad simple No. 88-001-22-33-000-2014-00071-00 de 2010). (*) Por remisión expresa que hace el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, en todos aquellos aspectos que no se encuentran regulados de manera especial, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en la Ley estatutaria 1755 de 2015, en especial los Artículos 13, 14, 15, 16 y 17.


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C. MAPA DEL PROCESO


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1. Solicitar la expedición de la tarjeta

Adjuntar los siguientes documentos

Documentos



2. dos fotos originales de 3X$




Nota: Si es para Tarjeta de Residente Menor de 18 años de edad - No Raizal. Cédula de ciudadanía

Cedula de ciudadanía de uno de los padres: 1 Copia(s)

Nota 2: Solicitante no raizal. Pruebas Documentales de 1988, 1989 y 1990:1 Copia, Referencias

Personales del Solicitante: 3 Copia (adjuntado la fotocopia de loa cédula de ciudadanía de quien otorga la

referencia), Referencias Laborales de los últimos diez (10) años: 1 Copia, Referencias comerciales: 3

Copia, Referencias Bancarias: 3 Original(es) (Tres Últimos Extractos Bancarios), Contrato de

arrendamiento: 1 Copia, Certificado de Ingresos: 1 Copia, Extractos Bancarios: 1 Original, Certificado de

Estudios: 1 Fotocopia

Nota 3: Solicitante raizal. Árbol Genealógico: 1 Fotocopia

No se aplica a organizaciones.

En cuanto a extranjeros:

1. Requiere situación definida en Colombia (residente en Colombia, o ciudadanía colombiana)

2. Registro de nacimiento debe estar traducido y apostillado

3. Visa de matrimonio (opcional)


69


PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Radicar solicitud con soportes documentales

VENTANILLA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA


Oficio de solicitud/No tiene Formato El domicilio en las islas por más de tres años inmediatamente anteriores a la expedición del Decreto 2762 de 1991, se acreditará mediante la presentación de prueba documental idónea, y por lo menos tres declaraciones juramentadas, de residentes que puedan dar fe de tal situación. A la solicitud deberá anexarse copia de la tarjeta de residente permanente de los declarantes. El matrimonio con persona residente, se aprobará con el respectivo registro civil ante notario, acompañado de copia de la tarjeta de residente del cónyuge. En los casos de unión permanente, así como para la acreditación del domicilio conyugal por más de tres años en el archipiélago, se procederá conforme a lo establecido en el literal anterior.



Legal: Ninguna

Reglamentario: Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010

Legal: Ninguna


Legal: Ninguna


Digitalizar y enviar expediente a Ventanilla Única de Atención al Cliente OCCRE


Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Recibir, digitalizar y analizar con una lista de chequeo.

VENTANILLA ÚNICA OCCRE


Revisar y valorar solicitud, soportes documentales e información en el sistema para determinar si debe requerirse información o documentación adicional. De igual manera, elaborar una solicitud a los


Back Office Ninguno Legal: Ninguna



70

PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

inspectores.

Si no necesita requerimiento, se procede a realizar una visita, para comprobación de los requisitos. En ella se diligencia un formato.

Si necesita requerimiento, elaborar oficio y enviar a ventanilla de Archivo y Correspondencia para comunicación/notificación del requerimiento


Back Office / Visita al domicilio de los solicitantes.



Reglamentaria: Ninguna

Recibir documentación o información requerida de ser el caso y remitirla a Ventanilla Única de la OCCRE.



Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

De acuerdo con el análisis se procede a la autorización o negación mediante resolución.


Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Se notifica al interesado sobre el resultado del análisis (aprobación o negación) En caso de negación proceden los recursos pertinentes.




En caso de aprobación pagar la cuota de trámite

ENTIDAD BANCARIA Back Office Ninguno Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política

Reglamentario: Artículo 191 de la Ordenanza 20 de 2006. Artículo 3, literal 3 de la Ordenanza 19 de 2010

Remitir expediente a la Oficina de Elaboración de Tarjetas



Remitir Tarjeta para revisión y firma del Director

Director - OCCRE Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.


71

PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Enviar la tarjeta a la ventanilla

OFICINA DE ELABORACIÓN DE TARJETAS


Recibir Tarjeta impresa. VENTANILLA ÚNICA OCCRE

Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, constituye la salida final del trámite. No hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Es la salida final del trámite.


72


9 30

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada


Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo

La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

ND

CIFRAS RELEVANTES







73



Información

ID MEJORA


E26-5-1 No existe en el SUIT el trámite de tarjeta de residencia temporal por convivencia como tal. Los solicitantes acuden a la página de tarjeta de residencia como referencia para contemplar los requisitos que tiene que presentar.

Agregar una nueva página en el SUIT para el trámite de tarjeta de residencia temporal por convivencia, en la cual se debe especificar todos campos obligatorios para que el ciudadano pueda adquirir una visión genérica y específica en cuanto a los requisitos, plazo de respuesta, la normativa que sustenta y etc.

Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal

Administración




Medio

E26-5-18 La solicitud presentada tiene que ser

recepcionada a priori por el Archivo y Correspondencia, y luego por la ventanilla única de OCCRE. La solicitud tiene que ser diligenciada y registrada por ambas ventanillas antes de que sea remitida al funcionario competente del trámite en cuestión.


Medio


74

Tecnología



Habilitar una plataforma de pagos electrónicos como PSE que posibilita al ciudadano pagar desde su ordenador o desde un dispositivo móvil

Largo



Ampliar las opciones de pago al usuario mediante el establecimiento de un acuerdo con el banco para posibilitar el pago de los recibos de pago a través de corresponsales bancarios

Medio



Habilitar en la ventanilla virtual de la gobernación la posibilidad de diligenciar un formato web, para que los usuarios puedan realizar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.

Corto



Implementar en la ventanilla virtual de la gobernación, la posibilidad de que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente

Corto

Interoperabilidad


solicitan residencia temporal por convivencia, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias de los documentos que tienen que presentar los solicitantes son: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas (Registraduría, policía judicial, policía nacional, CTI. ) con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia




75



76


5. (Recibir la documentación): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,

proponemos eliminar la ventanilla concerniente a OCCRE. La documentación será recepcionada por la

ventanilla de archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas

similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como

económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y así como las siguientes, el rol de

la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática

6. (Digitalizar OCCRE): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud, proponemos

eliminar la ventanilla de OCREE. La documentación será digitalizada por la ventanilla de archivo y

correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas similares. Con esto

obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como

consecuencia de la eliminación de esta actividad y las posteriores, el rol de la asistencia de Secretaría de

Planeación será eliminado de forma automática.

7. (Ingresar a un programa): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,

proponemos eliminar la ventanilla de OCCRE. La documentación será ingresada a un programa por la

ventanilla de archivo y correspondencia, una vez diligencia el formato web, sin tener que recurrir a otra

ventanilla para realizar tareas similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos

tanto humanos como económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y las

posteriores, el rol de la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática.

8. (Distribuir mediante un libro específico): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la

solicitud, proponemos eliminar la ventanilla de OCREE. La tarea de distribución será realizada por la

ventanilla de archivo y correspondencia al funcionario competente sin tener que recurrir a otra ventanilla

para realizar tareas similares. Con esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto

humanos como económicos. Como consecuencia de la eliminación de esta actividad y las anteriores, el

rol de la asistencia de Secretaría de Planeación será eliminado de forma automática.

9. (Recibir la documentación): Esta actividad se elimina por la interconexión de la ventanilla de

documentación con la OCCRE.

31. (Recepcionar el comprobante): Como consecuencia de la digitalización del paso concerniente al

pago de la cuota en línea, o a través de bancos y corresponsales bancarios (utilizando un recibo de pago

con código de barras), dicho paso será redundante, por consiguiente, se elimina de forma automática.


77

Elementos agregados

31. (Diligenciar formato web): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos

ampliar la capacidad de la ventanilla virtual de la gobernación para permitir radicar la solicitud en línea,

diligenciando un formato web conectado con el sistema de la OCCRE (que cree simultáneamente el

expediente del trámite). El ofrecimiento de la alternativa de realizar uno de los pasos del trámite en línea

permite que el usuario no tenga que desplazar en persona y acercar a la entidad para la entrega de la

documentación. Como consecuencia de esta propuesta, tanto el usuario como la propia entidad pueden

reducir sus recursos económicos y humanos.

32. (Cargar documentos): Adicionalmente, la ampliación de la capacidad de la capacidad de la

ventanilla virtual deberá permitir adjuntar los documentos complementarios en una lista de carpetas o

espacios virtuales para cada uno de estos. Es decir, en el momento de adjuntar los documentos, o cargar

los documentos escaneados, tanto el usuario como el funcionario tendrán conocimiento de qué

documentos hacen falta.

33. (Diligenciar formato web): El funcionario de archivo y correspondencia debe diligenciar el formato

web con la información requerida por la entidad. Al realizar esta actividad, se crea un expediente con

unas carpeta específicas en donde debe adjuntar los documentos una ver los haya escaneado, de tal

manera que a través de una alerta la coordinación conozca que tiene una solicitud en la cual debe

trabajar.


25. (Realizar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las

alternativas de pago en el corresponsal y en línea. Posibilitar al usuario para que pueda elegir la

alternativa que mejor le convenga acorde a sus necesidades.

20. (Firma digital): En vez de firmar de forma manual, proponemos mejorar dicho paso mediante la

implementación de la firma electrónica

23. (Notificar la resolución al solicitante por correo electrónico): La notificación del resultado se hará

por medio de correo electrónico

29. (Firmar la tarjeta de forma digital): En vez de firmar de forma manual, proponemos mejorar dicho

paso mediante la implementación de la firma digital


78

C. DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO

A C M L




9 6 -33%30 25 -17%



79




Ninguno El trámite se ajusta a la normatividad.


extralegales

La entidad exige una serie

de documentos para

acreditar situaciones de

solvencia y convivencia que

no tienen soporte legal ni

reglamentario.

Si bien hay una autorización a la OCCRE para que

reglamente los procedimientos para la expedición de las

tarjetas de residencia, no hay soporte legal o reglamentario

de carácter nacional o territorial que establezca estos

requisitos documentales, por lo que su exigencia vulnera el

principio de reserva legal contenido en el Artículo 84 de la

Constitución Política y se incumple la prohibición establecida

en el Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1437 de 2011, que

señala a las entidad que les está prohibido crear requisitos o

formalidades adicionales, de conformidad con el artículo 84

de la Constitución Política.

Exigencias documentales

redundantes

Exigencia de fotocopias de

documentos que ya reposan

en la entidad o a los cuales

tiene facultad de acceder

(registro civil, fotocopias de

documentos de identidad)

Con base en los Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de

2011, 13 del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto Ley

019 de 2012 y teniendo en cuenta que la OCCRE es

responsable de llevar el registro de control y circulación de

la Isla, es su obligación legal eliminar toda carga documental

respecto a informaciones, hechos y circunstancias que deba

verificar para proceder con la expedición de la tarjeta de

residencia temporal por convivencia. Para ello debe

implementar mecanismos de interoperabilidad e intercambio

de información con la Registraduría Nacional del Estado

Civil y consultar su propio sistema de registro de residentes

y de salidas y de ingresos a la Isla.

También le compete dar cumplimiento a las disposiciones

legales en materia de implementación de medios de

identificación mediante huella dactilar digital, en los términos

señalados en el Artículo 18 del Decreto Ley 019 de 2012,

que dispone que en los trámites y actuaciones que se

cumplan ante las entidades públicas y los particulares que

ejerzan funciones administrativas en los que se exija la

obtención de la huella dactilar como medio de identificación

inmediato de la persona, ésta se hará por medios

electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán

con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios

para cotejar la identidad del titular de la huella con la base

de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el

trámite no requiere de la identificación inmediata de la

persona, la autoridad o el particular encargado de funciones


80


administrativas coordinarán con la Registraduría Nacional

del Estado Civil el mecanismo de verificación de la

información requerida.


requisitos no contempladas en la ley

La entidad exige muchos

requisitos surgidos a través

de la reglamentación de sus

funciones.

Si bien el literal d del artículo 26 del Decreto 2762 de 1991

establece que es función de la OCCRE Fijar los

procedimientos para la expedición de las tarjetas de que

trata este Decreto, no puede desconocerse el principio de

reserva legal contenido en el artículo 84 constitucional.

Justamente por esta razón el Acuerdo 001 de 2010 fue

declarado nulo. El competente para establecer estos

requisitos es el legislador.

Bajo control regulatorio La información integrada al

SUIT no corresponde

estrictamente al

comportamiento real del

proceso.

El SUIT tiene integradas

acreditaciones

documentales de carácter

extralegal.

El trámite reporta un

término de 180 días para

resolver el trámite, el cual

supera en suma el

establecido por las normas

aplicables.

En el SUIT se hace referencia al trámite correspondiente a

la expedición de la Tarjeta de Residente sin que se

especifique de manera detallada las diferentes situaciones

que aplican para el caso de la residencia temporal por

convivencia.

Bajo el principio constitucional de Reserva Legal

contemplada en el Artículo 84 de la Constitución Política,

debe eliminarse toda acreditación documental no

establecida o autorizada por el legislador.

El SUIT reporta que la entidad tarda 180 días para resolver

el trámite. No obstante y al no existir norma que soporte este

plazo, el término y el procedimiento aplicable para resolver

el trámite es el establecido en los Artículo 14, 15, 16 y 17 de

la Ley Estatutaria 1755 de 2015, por expresa remisión

efectuada en el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011.

La entidad no da cumplimiento a sus obligaciones en

materia de interoperabilidad, intercambio y consulta de

información a nivel intra-institucional e interinstitucional.


81


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



82

3.4 E26-6 - Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales





NOMBRE

Dato SUIT10

Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT


Obs. Adquirir el derecho a residir en forma temporal en el Departamento Archipiélago

RESULTADO

Dato SUIT


Obs. Tarjeta de Residencia temporal


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

1. Dos salarios mínimos

2. Un salario mínimo

3. 75% del salario mínimo

4. Tres salarios mínimos


Obs. Ver ordenanza 003 de 1993 En promedio está en 30 días calendario



Obs12. --- ---

ATENCIÓN

Dato Presencial

Telefónico

Obs. ---



83


REQUISITOS

Dato SUIT










Obs. 1. Carta de solicitud

2. Hoja de Vida

3. Tiempo requerido del servicio

4. Cargo a Ocupar

5. Lugar donde va a laborar

6. Copia de la publicación o convocatoria

7. Certificado de la bolsa de empleo del SENA

8. Dos certificados de bolsas de empleo diferentes del SENA

NORMATIVA

Dato SUIT

Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 264) Acuerdo 001 de 2002, (Artículo 14) Acuerdo 001 de 2010, (Artículos 16-21) Decreto Ley 2762 de 1991, (Artículos 1-6)

Obs. Ordenanza 003 de 2003 Ordenanza 020 de 2006 Acuerdo 001 de 2002 Decreto Ley 2762 de 1991, (Artículos 1-6)


Dato No aplica Obligatorio

Obs. Aplica pero siempre se da respuesta Para público objetivo

PERIODICIDAD

Dato No identificada

Obs. ---


84




Constitucional El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina se regirán, además de las normas previstas en la Constitución y las leyes para los otros departamentos, por las normas especiales que en materia administrativa, de inmigración, fiscal, de comercio exterior, de cambios, financiera y de fomento económico establezca el legislador. Mediante ley aprobada por la mayoría de los miembros de cada cámara se podrá limitar el ejercicio de los derechos de circulación y residencia, establecer controles a la densidad de la población, regular el uso del suelo y someter a condiciones especiales la enajenación de bienes inmuebles con el fin de proteger la identidad cultural de las comunidades nativas y preservar el ambiente y los recursos naturales del Archipiélago. Mediante la creación de los municipios a que hubiere lugar, la Asamblea Departamental garantizará la expresión institucional de las comunidades raizales de San Andrés. El municipio de Providencia tendrá en las rentas departamentales una participación no inferior del 20% del valor total de dichas rentas.


Legal Ordinario Para el caso específico del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, y teniendo en cuenta las condiciones particulares de su territorio, el Decreto en virtud del Artículo 42 transitorio de la Constitución, adoptó las medidas para controlar la densidad poblacional. En el citado artículo se dispuso la creación de la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones de que trata el Decreto.


Legal Ordinario La tarjeta de residencia temporal será expedida, a quien cumpla con los requisitos de este Decreto, por la Oficina de Control de Circulación y Residencia a través de las oficinas de turismo, agencias de viajes, despachos de las líneas aéreas o empresas de transporte marítimo de pasajeros.

Para la expedición de la tarjeta, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos de este Decreto, la densidad poblacional en el Archipiélago, la suficiencia de sus servicios públicos y las condiciones personales del solicitante.


Legal Ordinario Dispone que son funciones del Director de la OCCRE entre otras:



Legal Ordinaria Tendrá derecho a fijar su residencia en el Departamento Archipiélago quien se encuentre en una de las siguientes situaciones:

a) Haber nacido en territorio del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, siempre que alguno de los padres tenga, para tal época, su domicilio en el Archipiélago;

b) No habiendo nacido en territorio del Departamento, tener


85


padres nativos del Archipiélago;

c) Tener domicilio en las islas, comprobado mediante prueba documental, por más de 3 años continuos e inmediatamente anteriores a la expedición de este Decreto;

d) Haber contraído matrimonio válido, o vivir en unión singular, permanente y continua con persona residente en las islas siempre que hayan fijado por más de 3 años, con anterioridad a la expedición de este Decreto, el domicilio común en territorio del Departamento Archipiélago;

e) Haber obtenido tal derecho en los términos previstos en el artículo siguiente.


Legal Ordinaria El citado artículo, en lo pertinente establece que podrán fijar temporalmente su residencia en el Archipiélago las personas que obtengan la tarjeta correspondiente, por una de las siguientes razones:

b) El desarrollo de actividades laborales por un tiempo determinado hasta por un año prorrogable por lapsos iguales, que en ningún caso sobrepasen los 3 años, previo el cumplimiento de las disposiciones señaladas en este decreto;


El interesado en obtener la residencia temporal, deberá demostrar que tiene vivienda adecuada y capacidad económica para su sostenimiento en el Archipiélago.

REQUISITOS

DOCUMENTALES Artículo 20 del Acuerdo 001 de 2002 de la OCCRE

El empleador interesado en obtener la residencia temporal para la contratación de un trabajador no residente, deberá presentar los siguientes documentos.

a. Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica contratante o de inscripción en el registro mercantil si no se trata de persona jurídica;

b. Fotocopia de la tarjeta de residencia del contratante o el representante legal;

c. Fotocopia de la cedula de Ciudadanía del contratante o representante legal y del trabajador a contratar. En caso de extranjero , cedula de extranjería o pasaporte; con visa del ministerio de Relaciones Exteriores para laborar y /o invertir en el territorio colombiano;

d. Fotocopia del documento de identidad de los integrantes del núcleo familiar del trabajador a contratar, cuando estos vayan a fijar residencia temporal en el Archipiélago, acreditando el parentesco con los respectivos registro civiles;

e. Certificado de antecedentes judiciales del trabajador a contratar expedido por el DAS

f. Certificado de buena conducta del trabajador a contratar expedido por la policía de su lugar de origen, con anterioridad no superior a seis meses a la solicitud;

g. Hoja de vida de trabajador a contratar, con todos sus soportes, que refleje habilidades talentos o conocimientos específicos necesarios para el desarrollo idóneo de la labor para la que será contratado;

h. Certificar que ha adelantado gestiones para la contratación de un residente que satisfaga las necesidades


86


de la labor a desarrollar.

i. Certificación expedida por el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), sección San Andrés, Providencia y Santa Catalina donde conste que previa consulta del Manual de Clasificación Nacional de Ocupaciones o la base de datos de perfiles y ocupación profesional que haga sus veces, los perfiles solicitados corresponden a las exigencias del cargo a desempeñar.

j. Certificación expedida por el servicio Nacional de aprendizaje (SENA). Seccional San Andrés, Providencia y Santa Catalina en la que conste que en la localidad no existen profesionales idóneo que cumpla con los perfiles solicitados.


Constitucional



Lega Ordinaria La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina determinarán el costo de la expedición de cada una de las tarjetas a que se refiere este Decreto.



Fija las tasas a cobrar para las distintas actuaciones, trámites y documentos. La norma establece las tarifas para la expedición de las diferentes tarjetas de residencia bajo los siguientes parámetros:

a) Dos Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) por el primer año de permanencia o convivencia.

b) Un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) por el segundo año de permanencia o convivencia.

c) El 75% de un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) por el tercer año de permanencia o convivencia.

d) Tres Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) por concepto de tarjeta definitiva.

PLAZO DE

RESPUESTA

Ordenanza 19 de 2010

Acto Administrativo de carácter Departamental - Municipal (*)

LA OCCRE tendrá un plazo de quince (15) días hábiles para definir si otorga o no la tarjeta provisional

La entidad reportó tardar 30 días calendario para expedir la Tarjeta.

PROCEDIMIENTO Artículo 4 de la Ordenanza 19 de 2010


Establece una serie de requisitos dentro de los que se encuentran: Pagar una suma equivalente a 10 SMLMV, demostrar la idoneidad laboral, constitución de una póliza, demostrar la idoneidad laboral, consulta con el SENA y agremiaciones para constatar que no se compita con la mano de obra local.

Acuerdo 001 de 2002 de la OCCRE

Reglamentación de la entidad (*)

Mediante el Acuerdo 001 de 2002, la OCCRE estableció el procedimiento para la expedición de tarjetas de residencia permanente o temporal. El Acuerdo fue declarado nulo mediante pronunciamiento judicial (Tribunal Contencioso de


87


San Andrés)

Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. El Acuerdo 001 de 2002 fue declarado nulo por el Tribunal Contencioso de San Andrés. (*) En todos aquellos aspectos que no se encuentran regulados de manera especial, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en la Ley estatutaria 1755 de 2015, en especial los Artículos 13, 14, 15, 16 y 17.


88

C. MAPA DEL PROCESO


89


1. Solicitar

Radicar los requisitos







Nota: Si es para Tarjeta de Residente Menor de 18 años de edad - No Raizal. Cédula de ciudadanía

Cedula de ciudadanía de uno de los padres: 1 Copia(s)

Nota 2: Solicitante no raizal. Pruebas Documentales de 1988, 1989 y 1990:1 Copia, Referencias

Personales del Solicitante: 3 Copia (adjuntado la fotocopia de loa cédula de ciudadanía de quien otorga la

referencia), Referencias Laborales de los últimos diez (10) años: 1 Copia, Referencias comerciales: 3

Copia, Referencias Bancarias: 3 Original(es) (Tres Últimos Extractos Bancarios), Contrato de

arrendamiento: 1 Copia, Certificado de Ingresos: 1 Copia, Extractos Bancarios: 1 Original, Certificado de

Estudios: 1 Fotocopia

Nota 3: Solicitante raizal. Árbol Genealógico: 1 Fotocopia

Es importante tener las siguientes observaciones:


2. Hoja de Vida

3. Tiempo requerido del servicio

4. Cargo a Ocupar

5. Lugar donde va a laborar

6. Copia de la publicación o convocatoria

7. Certificado de la bolsa de empleo del SENA

8. Dos certificados de bolsas de empleo diferentes del SENA


90


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO


Ventanilla de archivo y correspondencia


Carta de solicitud que informe tiempo requerido del servicio, cargo que se ocupará, lugar donde se laborará

Hoja de Vida

Copia de la publicación o convocatoria

Certificado de la bolsa de empleo del SENA

Dos certificados de bolsas de empleo diferentes del SENA

Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015. Artículo 12 Decreto Ley 2762 de 1991.


Legal: Ninguno

Reglamentario: Ninguno

Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Legal: Ninguno





Recibir, digitalizar e ingresar a un programa.

Ventanilla única OCCRE


Revisar y valorar solicitud, soportes documentales e información en el sistema para determinar si debe requerirse información o documentación adicional.




Si no necesita requerimiento, se procede a elaborar documento de aprobación de la solicitud.

Si necesita requerimiento, elaborar oficio y se entrega al solicitante quien debe completar su solicitud.

Oficina de solicitudes de trabajadores foráneos



Reglamentaria: Acuerdo 001 de 2002.

En caso de aprobación, se genera orden de

Oficina de solicitudes de

Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no


91

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

pago. trabajadores foráneos

hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Pagar la suma dispuesta.

Entidad bancaria Ventanilla presencial Front Office Entidad Bancaria

Ninguno Constitucional: Artículo 338 de la Constitución Política


Recibir el comprobante y realizar digitalización.



Elaborar la resolución de permiso temporal

Oficina de solicitudes de trabajadores foráneos


Aprobar y firmar la resolución

Director OCCRE Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Elaborar la Tarjeta Oficina de elaboración de tarjetas


Firmar la Tarjeta Director OCCRE Back Office Ninguno Legal: Artículo 24 del Decreto Ley 2762 de 1991


Entregar la Tarjeta Ventanilla de archivo y correspondencia

Ventanilla presencial Front Office

Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, constituye la salida final del trámite. No hay norma que establezca el detalle del procedimiento.


92


8 24

❶ Básico

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad




93



Información

ID MEJORA


E26-6-1 No existe en el SUIT el trámite de tarjeta de residencia temporal por actividades laborales como tal. Los solicitantes acuden a la página de tarjeta de residencia como referencia para contemplar los requisitos que tiene que presentar.

Agregar una nueva página en el SUIT para el trámite de tarjeta de residencia temporal por actividades laborales, en la cual se debe especificar todos campos obligatorios para que el ciudadano pueda adquirir una visión genérica y específica en cuanto a los requisitos, plazo de respuesta, la normativa que sustenta y etc.


Administración




Medio




Medio


94

Tecnología




Largo




Medio

E26-6-14 Las certificaciones que detallan la concesión de

residencia en trámite y los requerimientos son firmadas de forma manual por el funcionario competente

Implantar mecanismo de firma digital de las resoluciones para agilizar el proceso, disminuyendo la cargabilidad de trabajo del funcionario competente y así puede invertir su atención en otros detalles de los trámites.

Medio



Habilitar la web de la entidad para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.

Corto



Implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente

Corto

Interoperabilidad


solicitan tarjeta de residencia temporal por actividades laborales, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias de los documentos que tienen que presentar los solicitantes son: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas (Registraduría, policía judicial, policía nacional, CTI. ) con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Registro civil de nacimiento copia -Cédula de ciudadanía fotocopia -Tarjeta de identidad fotocopia




95



96


4. (Recibir la documentación): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,

proponemos eliminar la ventanilla concerniente a la OCCRE. La documentación será recepcionada por la






eliminar la ventanilla concerniente a la OCCRE. La documentación será digitalizada por la ventanilla de

archivo y correspondencia sin tener que recurrir a otra ventanilla para realizar tareas similares. Con esto




6. (Ingresar a un programa): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la solicitud,

proponemos eliminar la ventanilla concerniente la OCCRE. La documentación será ingresada a un

programa por la ventanilla de archivo y correspondencia una vez realiza el diligenciamiento del formulario

web (como consecuencia de la interconexión del formulario con el software de la OCCRE. Con esto




8. (Recibir la documentación): Esta actividad se elimina por la interconexión de la ventanilla de

documentación con la OCCRE.

14. (Recibir el comprobante de pago): Debido a la posibilidad de pagar en línea o a pagar en bancos

y corresponsales bancarios (con un recibo de pago con código de barras), el paso concerniente a la

recepción del comprobante de pago se elimina automáticamente.

15. (Radicar): En consonancia al anterior paso, este paso también se elimina.

16. (Digitalizar por gobernación): En consonancia al anterior paso, este paso también se elimina.

17. (Recibir): En consonancia al anterior paso, este paso también se elimina.

18. (Digitalizar por parte OCCRE): En consonancia al anterior paso, este paso también se elimina.


97

19. (Recibir el comprobante de pago): Debido a la posibilidad de pagar en línea o a pagar en bancos

y corresponsales bancarios (con un recibo de pago con código de barras), el paso concerniente a la

recepción del comprobante de pago se elimina automáticamente.

Elementos agregados

25. (Diligenciar formato web): Con el objetivo de mejorar el proceso en cuestión, proponemos

ampliar la capacidad de la ventanilla virtual de la gobernación para permitir radicar la solicitud en línea,

diligenciando un formato web conectado con el sistema de la OCCRE (que cree simultáneamente el

expediente del trámite). El ofrecimiento de la alternativa de realizar uno de los pasos del trámite en línea




26. (Adjuntar documentos): Adicionalmente, la ampliación de la capacidad de la capacidad de la









trabajar.


13. (Realizar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las



11. (Notificar la resolución al solicitante por correo electrónico): La notificación del resultado se hará

por medio de correo electrónico


98


A C M L

❶ ❷ ❸ ❸ Avanzado



8 5 -38%24 14 -42%



99





Ninguno El trámite se ajusta a la normatividad.


extralegales

Todas las acreditaciones

documentales a excepción

del Oficio o Carta de

Solicitud están ausenten de

normatividad nacional que

las establezca o autorice.

Si bien hay una autorización a la OCCRE para que reglamente los

procedimientos para la expedición de las tarjetas de residencia, no hay

soporte legal o reglamentario de carácter nacional que establezca

requisitos documentales, por lo que su exigencia vulnera el principio de

reserva legal contenido en el Artículo 84 de la Constitución Política y se

incumple la prohibición establecida en el Artículo 9 numeral 5 de la Ley

1437 de 2011, que señala a las entidad que les está prohibido crear

requisitos o formalidades adicionales, de conformidad con el artículo 84

de la Constitución Política.

En algunos casos se contradice lo dispuesto por el Decreto 19 de 2012

en su artículo 9 cuando dispone que cuando se esté adelantando un

trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos,

constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad

ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de

enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para

que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y

los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda

indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera

directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se

podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de

información que repose en los archivos de otra entidad pública.


redundantes

Exigencia de fotocopias de

documentos que ya reposan

en la entidad o a los cuales

tiene facultad de acceder

(registro civil, fotocopias de

documentos de identidad,

certificados del SENA,

copia de convocatoria

laboral)

Con base en los Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de 2011, 13 del

Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto Ley 019 de 2012 y teniendo

en cuenta que la OCCRE es responsable de llevar el registro de control y

circulación de la Isla, es su obligación legal eliminar toda carga

documental respecto a informaciones, hechos y circunstancias que deba

verificar para proceder con la expedición de la tarjeta de residencia

temporal actividades laborales. Para ello debe implementar mecanismos

de interoperabilidad e intercambio de información con las distintas

entidades que corresponda, por ejemplo Registraduría Nacional del

Estado Civil, Cámaras de Comercio, SENA y consultar su propio sistema

de registro de residentes y de salidas y de ingresos a la Isla.

También le compete dar cumplimiento a las disposiciones legales en

materia de implementación de medios de identificación mediante huella

dactilar digital, en los términos señalados en el Artículo 18 del Decreto

Ley 019 de 2012, que dispone que en los trámites y actuaciones que se

cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan

funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella


100


dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se

hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares

contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios

para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la

Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el trámite no requiere de la

identificación inmediata de la persona, la autoridad o el particular

encargado de funciones administrativas coordinarán con la Registraduría

Nacional del Estado Civil el mecanismo de verificación de la información

requerida.

Exigencias de

condiciones o requisitos no

contempladas en la ley

La entidad exige muchos

requisitos surgidos a través

de la reglamentación de sus

funciones.

Si bien el literal d del artículo 26 del Decreto 2762 de 1991 establece que

es función de la OCCRE Fijar los procedimientos para la expedición de

las tarjetas de que trata este Decreto, no puede desconocerse el principio

de reserva legal contenido en el artículo 84 constitucional. Justamente

por esta razón el Acuerdo 001 de 2010 fue declarado nulo. El competente

para establecer estos requisitos es el legislador.


La información integrada al

SUIT no corresponde

estrictamente al

comportamiento real del

proceso. La información del

SUIT se encuentra

desactualizada, no

correspondiendo a las

exigencias documentales

actuales.

El SUIT ha incorporado

como sustento del trámite

normas no relacionadas con

el trámite en específico y

normas que se encuentran

fuera del ordenamiento

jurídico colombiano

(declaración de nulidad del

Acuerdo 001 de 2002

expedido por la OCCRE.

En el SUIT se hace referencia al trámite correspondiente a la expedición

de la Tarjeta de Residente sin que se especifique de manera detallada

las diferentes situaciones que aplican para el caso de la residencia

temporal por desarrollo de actividades laborales.

El SUIT reporta que la entidad tarda 180 días para resolver el trámite. No

obstante no hay ninguna norma que soporte este plazo por lo que el

plazo legal aplicable es el dispuesto en el Artículo 14 de la Ley 1755 de

2015, Estatutaria del Derecho Fundamental de Petición.

En términos generales el trámite no cumple con los principios legales que

orientan la gestión pública. El Artículo 6 del Decreto Ley 019 de 2012

determina que los trámites establecidos por las autoridades deberán ser

sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se

exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los

fines que se persigue cumplir; y los numerales 3 y 5 del Artículo 9 de la

Ley 1437 de 2011, establecen la prohibición de exigir la presentación

personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija o

de documentos no previstos por las normas legales aplicables a los

procedimientos de que trate la gestión, o crear requisitos o formalidades

adicionales de conformidad con el artículo 84 de la Constitución Política.

Al tenor del numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la

racionalización de trámites y procedimientos administrativos tiene por

objeto facilitar las relaciones de los particulares con la Administración

Pública, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella

para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones

se desarrollen de conformidad con los principios establecidos en los

artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de

obligatoria observancia para toda la Administración Pública, los

siguientes principios como rectores de la política de racionalización,


101


estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar exigencias

injustificadas a los administrados:

1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio de

actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente

podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén

previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados

expresamente por esta. En tales casos las autoridades públicas no

podrán exigir certificaciones, conceptos o constancias.

Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o

permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de

obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la

ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de

competencia de otras autoridades.


102


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



103

3.5 E26-7 - Tarjeta de Turismo





NOMBRE

Dato SUIT13

Tarjeta de Turismo

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Adquirir el derecho de entrar en el Departamento Archipiélago en calidad de turista

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Tarjeta de Turismo

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

46.8 Inmediato

Obs. --- ---



Obs15. --- ---

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---


REQUISITOS

Dato Ciudadanos y extranjeros



104 SUIT 1. Tener pasaje de ida y de regreso del Archipiélago de San Andrés

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Decreto 2762 de 1991, (Artículos 14 - 17 )

2.Decreto 009 de 2013, (Todos)

3.Ordenanza 019 de 2010, (Artículo 1)

Obs. ---



Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


105



ORIGEN

Artículo transitorio 42 de la Constitución Política

Constitucional

Mientras el Congreso expide las leyes de que trata el artículo 310 de la Constitución, el Gobierno adoptará por decreto, las reglamentaciones necesarias para controlar la densidad de población del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, en procura de los fines expresados en el mismo artículo.

Literal d del artículo 4, artículo 5, literal a del artículo 10, literal a del artículo 13 de la Ley 47 de 1993

Legal Ordinaria

Determina la competencia de las autoridades para expedir normas en materia de regulación de la densidad poblacional del Departamento; entre éstas se encuentran la Asamblea Departamental.

Artículos 14 a 17 del Decreto Ley 2762 de 1991

Legal Ordinaria

Los que deseen visitar el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, en calidad de turistas, deberán:

• Obtener la tarjeta de turista, mediante procedimientos expeditos, a través de las oficinas de turismo, agencias de viajes, despachos de las líneas aéreas u oficinas de transporte marítimo de pasajeros;

• Presentar a los funcionarios competentes, al momento del arribo al territorio insular, la tarjeta que los identifica como turistas.

Las oficinas de turismo, agencias de viajes, líneas aéreas o empresas de transporte marítimo, expedirán la tarjeta de turista a quien cumpla con los requisitos siguientes:

• Adquiera el tiquete personal e intransferible de ida y regreso al Departamento Archipiélago;

• No se encuentre dentro de la relación de las personas que no pueden ingresar al Departamento, de acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Control de Circulación y Residencia.

Las personas que se desplacen al Departamento Archipiélago utilizando un medio de transporte privado, deberán acreditar tal situación mediante certificación de la autoridad aeronáutica o portuaria correspondiente. De esta manera suplirán el cumplimiento del requisito contemplado en el literal a) del artículo anterior, para la obtención de su respectiva tarjeta de turista.

Las personas que viajen en calidad de turistas al Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, sólo podrán permanecer en el territorio por un lapso de cuatro meses continuos o discontinuos, al año. Podrán permanecer por un lapso de hasta seis meses los turistas que se encuentren en una de las siguientes situaciones:

• Ser titular del derecho de dominio sobre uno o más bienes inmuebles situados en el territorio del Departamento Archipiélago;

• b) Tener vínculos familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con un residente de las islas.


106


Artículo 1 de la Ordenanza 019 de 2010

Acto Administrativo Departamental

Toda persona que viaje en calidad de turista al Departamento, sólo podrá permanecer en el territorio por un lapso máximo de ciento veinte (120) días continuos o discontinuos, al cabo de los cuáles este deberá abandonar el territorio del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia y Santa Catalina. Los 120 días cobija tanto a turistas nacionales como extranjeros.

Toda persona que viaje en calidad de turista y piense en permanecer por más de 8 días continuos deberá comprobar que tiene los medios económicos para subsistir en el territorio del departamento de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.

PARÁGRAFO: Podrán permanecer hasta por un lapso de ciento ochenta (180) días continuos los turistas que sean titulares del derecho de dominio sobre uno o más inmuebles situados en el territorio del Departamento del Archipiélago.

COMPETENCIA Artículo 20 y 22 del Decreto Ley2762 de 1991

Legal Ordinaria

La oficina encargada de la ejecución de las disposiciones del presente Decreto abrirá un registro alfabético y cronológico de turistas y residentes temporales en el cual indicará su nombre, su identificación, la fecha de llegada y de partida, y el total de tiempo que ha permanecido durante ese año dentro del Departamento Archipiélago.

Crea la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones del Decreto Ley 2762.

CONDICIONES Artículo 15 del Decreto 2762 de 1991

Legal Ordinaria

Las oficinas de turismo, agencias de viajes, líneas aéreas o empresas de transporte marítimo, expedirán la tarjeta de turista a quien cumpla con los requisitos siguientes:

• Adquirir el tiquete personal e intransferible de ida y regreso al Departamento Archipiélago;

• No encontrarse dentro de la relación de las personas que no pueden ingresar al Departamento, de acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Control de Circulación y Residencia. (**)


Literal a del artículo 15 del Decreto 2762 de 1991

Decreto con fuerza de ley

Tiquete personal e intransferible de ida y regreso al Departamento Archipiélago, salvo la excepción planteada cuando se utiliza un medio de transporte privado.

COSTO

Artículo 262 de la Ordenanza 20 de 2006 (*)

Reglamentaria

El valor de la tarjeta de turismo, y la contribución para el uso de la infraestructura pública turística se fija en Veinte y seis mil pesos moneda legal ($26.000.oo), o su equivalente en Dólar de Estados Unidos de América según la tasa vigente, distribuidos en la siguiente manera: Veinte mil pesos ($ 20,000.oo) por concepto del costo de la tarjeta de turismo y seis mil por concepto de la contribución para el uso de la infraestructura pública turística, a cargo del turistas que visiten el Archipiélago, en el primer año.

Para el segundo (2008) la contribución para el uso de la infraestructura pública Turística tendrá un incremento de Siete mil pesos ($ 7,000.oo) quedando en un valor total Trece mil Pesos ($ 13,000.oo).

Y para el tercer año (2009) la Contribución para el uso de la infraestructura pública turística tendrá el mismo costo de la Tarjeta de turista.

De acuerdo con estas tarifas, el valor vigente actualizado que se


107


cobra para expedir la Tarjeta de Turismo es de $46.000

PLAZO DE

RESPUESTA

Ninguna con carácter especial

Al no haber término reglado, el trámite se ve sometido a las normas del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 en cuanto al Derecho Fundamental de Petición (15 días).

Dentro de este lapso autorizado la entidad realiza el trámite de manera inmediata.

PROCEDIMIENTO Parágrafodelartículo7delDecreto2171de2001

Reglamentaria LajuntaDirectivadelaOCCREestableceráunprocedimientoexpeditoparaquelasempresasaqueserefiereesteartículoadquieranlastarjetasdeturista.


108

C. MAPA DEL PROCESO



109


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Solicitud de tarjeta de turista

OFICINAS DE TURISMO/ AGENCIAS DE VIAJES/ LÍNEAS AÉREAS/ EMPRESAS DE TRANSPORTE MARÍTIMO


Ninguno Legal: Artículos 14 y 15 del Decreto 2762 de 1991

Reglamentario: Artículo 7 del Decreto 2171 de 2001

Verificación de requisitos de los turistas


Aprobación de las tarjeta de turismo


Pago de las tarjeta solicitadas

AEROPUERTOS NACIONALES/ INTERNACIONALES/ AGENCIAS DE VIAJES/ OFICINAS DE TURISMO/DESPACHOS DE LÍNEAS AÉREAS/ OFICINAS DE TRANSPORTE MARÍTIMO DE PASAJEROS (*)



Emisión de las tarjeta de turista


Recolección tarjetas de turista

AEROPUERTOS NACIONALES/ INTERNACIONALES/ AGENCIAS DE VIAJES/ OFICINAS DE TURISMO/DESPACHOS DE LÍNEAS AÉREAS/ OFICINAS DE TRANSPORTE MARÍTIMO DE PASAJEROS


Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el paso final del trámite


110


1 5

❷ Regular

❷ Interacción

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES


Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros


El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso



111



Información

ID MEJORA


E26-7-1 La información que está publicada en el SUIT está enfocada a que los solicitantes del trámite sean ciudadanos, sin embargo el trámite es solicitado por líneas aéreas, por lo que el ciudadano no interviene en el proceso de emisión.

-Actualizar los siguientes campos del SUIT para que la información sea dirigida a las aerolíneas (organizaciones) 1. ¿Cuándo se puede realizar? 2. ¿A dónde ir? 3. Costo 4. Resultado 5. Descripción 6. Requisitos 7. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 8. Soporte legal

Corto 1. ¿Cuándo se puede realizar? 2. ¿A dónde ir? 3. Costo 4. Resultado 5. Descripción 6. Requisitos 7. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 8. Soporte legal

Administración


E26-7-10 El solicitante debe acudir a pagar al banco y posteriormente entregar la factura o comprobante de pago en la Gobernación de San Andrés para que el procedimiento pueda continuar

-Habilitarle la opción al ciudadano de que pueda generar la orden de consignación vía web con el concepto de pago correspondiente para poder pagar el trámite. -Habilitar la opción de que la orden de consignación sea marcada con un código de barras para que el banco informe a la entidad cuando se haya realizado el pago del trámite -Generar convenio con banco para que éste informe a la entidad cuando se realicen pagos relacionados con éste trámite

Largo

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-7-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera

presencial en la entidad bancaria correspondiente y entregar el comprobante de pago al momento de entregar los requisitos.

En caso de que el solicitante haya solicitado el trámite de manera virtual se podrá pagar de dos maneras: 1. Pagar en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito o débito (PSE) en el portal web de la entidad. Esta transacción arrojará un comprobante de pago (el cual no es necesario adjuntar como requisito ya que la entidad bancaria informará a la entidad gubernamental que el pago ha sido realizado) 2. El solicitante podrá descargar e imprimir una orden de consignación de pago marcada con un código de barras con la que se presentará en el banco a pagar. Al pagar mediante una orden de consignación referenciada con un código de barras, el banco avisará a la entidad que el trámite ha sido pagado, por lo que no es necesario que el solicitante adjunte en línea o entregue de manera presencial el comprobante de pago.

Largo


112

Interoperabilidad

No hay cambio en este aspecto


113



3. Pagar las tarjetas solicitadas en banco: Debido al número de tarjetas solicitadas por las aerolíneas

es poco eficiente además de poco seguro pagar en el banco. Las aerolíneas tienen la capacidad para

realizar trasferencias bancarias, por lo que debería de ser el único método de pago aceptado.

Elementos agregados

7. Pagar las tarjetas por transferencia bancaria: La aerolínea paga las tarjetas de turismo por

trasferencia bancaria.


No hay elementos modificados


114


A C M L

❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado


❸ ❸ ❸ ❷ Regular

1 1 0%5 5 0%



115


HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y

NORMATIVO


Ninguna

identificada

El trámite se encuentra ajustado a la

regulación.

Acreditaciones documentales extralegales Ninguna

identificada


regulación.

Exigencias documentales redundantes Ninguna

identificada


regulación.

Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley

Ninguna

identificada


regulación.

Bajo control regulatorio Ninguna

identificada


regulación.


116


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



117

3.6 E26-8 - Impuesto predial unificado





NOMBRE

Dato SUIT16

Impuesto predial unificado

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Pago que todo propietario, poseedor o quien disfrute del bien ajeno, debe realizar sobre los bienes inmuebles o predios ubicados en la respectiva jurisdicción del Municipio o Distrito

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Formulario o factura del impuesto predial con sello de pago

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

De acuerdo con el avaluó catastral del predio y el Estatuto Tributario No 020 de 2006.

Inmediato

Obs. --- ---



Obs18. --- ---

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---




118

REQUISITOS

Dato SUIT

---

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Ley 75 de 1986, (Artículos 73 Parágrafo 2, 77)

2.Ley 44 de 1990, (Artículos 1 - 18)

3.Decreto 1333 de 1986, (Artículos 171-194, 261)

4.Ley 1607 de 2012, (Artículo 177)

5.Ley 14 de 1983, (Artículos 17, 30)

6.Ley 1450 de 2011, (Artículo 23)

7.Ordenanza 020 de 2006, (Título I, Artículo 14-27)

8.Ley 55 de 1985, (Artículo 61)


10.Ley 128 de 1941, (Artículos 10, 11)

Obs. ---



Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato Anual

Obs. ---


119



ORIGEN


Constitucional

Señala la potestad legislativa del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales.

Artículo 11 de la Ley 128 de 1941

Legal Ordinaria

Se entiende por impuesto predial el que con ese nombre cobren los Municipios o Departamentos, o el que - bajo el nombre de impuesto de caminos - recauden otros Municipios sobre el valor de los bienes raíces de su respectivo territorio.

Artículo 1 y 3 de la Ley 44 de 1990

Legal Ordinaria

A partir del año de 1990, se fusiona en un solo impuesto denominado "Impuesto Predial Unificado", los siguientes gravámenes:

• El Impuesto Predial regulado en el Código de Régimen Municipal adoptado por el Decreto 1333 de 1986 y demás normas complementarias, especialmente las Leyes 14 de 1983, 55 de 1985 y 75 de 1986;

• El impuesto de parques y arborización, regulado en el Código de régimen Municipal adoptado por el Decreto 1333 de 1986;

• El impuesto de estratificación socioeconómica creado por la Ley 9 de 1989;

• La sobretasa de levantamiento catastral a que se refieren las Leyes 128 de 1941, 50 de 1984 y 9 de 1989.

Artículo 12, 13 de la Ley 44 de 1990

Legal Ordinaria

A partir del año 1991, los municipios podrán establecer la declaración anual del Impuesto Predial Unificado, mediante decisión del respectivo concejo municipal. La declaración tributaria se regirá por las normas previstas en el presente capítulo.

Cuando el respectivo municipio adopte la decisión de establecer la declaración del Impuesto Predial Unificado, los propietarios o poseedores de predios deberán presentar anualmente dicha declaración en los formularios que prescriba el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, indicando como mínimo los siguientes datos:

• Apellidos y nombres o razón social y NIT del propietario del predio;

• Número de identificación y dirección, del predio; • Número de metros de área y de construcción del

predio; • Autoavalúo del predio; • Tarifa aplicada; • Impuesto predial autoliquidado por el contribuyente; • Impuesto para la corporación regional respectiva,

cuando sea del caso.

Artículo 2 y 15 de la Ley 47 de 1993

Legal El Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, es una entidad territorial creada por la Constitución y, como tal, goza de autonomía para la gestión de sus intereses dentro de los límites de la Constitución y la Ley con el derecho de gobernarse por autoridades propias; ejercer las competencias correspondientes; participar en las rentas nacionales; administrar sus recursos v establecer los tributos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

LaAsambleaDepartamental,ainiciativadelGobernador,expedirálasnormasorgánicasdelpresupuestodepartamentalyelpresupuesto


120


anualderentasygastos,conformealaConstituciónylaley.

CorrespondealaAsambleaDepartamental,enejerciciodesusfunciones,laexpedicióndelasnormasrelacionadasconlaaplicaciónyregulacióndelosgravámenes,lastasasylassobretasaspreviamentedefinidasenlaley,condestinaciónespecíficaparaelDepartamentoArchipiélagodeSanAndrés,ProvidenciaySantaCatalina,siguiendolosprincipiosdeequidad,neutralidad,simplicidadyconladeterminacióndetarifasqueconsultenlarealcapacidaddepagodeloscontribuyentes.

Artículo 21 de la ley 47 de 1993

Legal En la liquidación del impuesto predial podrán considerarse factores adicionales que definirán las respectivas autoridades competentes.

Artículos 14 a 27 de la Ordenanza 020 de 2006 expedida por la Asamblea Departamental de San Andrés Isla

Acto Administrativo de carácter Departamental

3.6.1.1.1 EstablecelasnormastendientesaregularelImpuestoPredialUnificadoenelDepartamentodeSanAndrés.Entrelasdisposicioneseencuentranlasdefinicionesdelanaturalezadelimpuesto,elhechogeneradosdeéste,lossujetospasivosaquiensedestina,laclasificacióndelospredios,etc.

3.6.1.1.2

3.6.1.1.3 Elartículo14desarrollaladefiniciónyorigendelimpuestocomountributoanualdecarácterMunicipalquegravalapropiedadyposesióndelinmueble,tantourbanacomoruralyquefusionalosimpuestospredial,parquesyarborización,estratificaciónsocioeconómicaylasobretasadelevantamientocatastral,comoúnicoimpuestogeneralquepuedecobrarelMunicipiosobreelavalúocatastralfijadoporelInstitutoGeográficoAgustínCodazziuOficinadeCatastrocorrespondiente.

El auto avalúo solo será la base gravable cuando se haya establecido en el Departamento la declaración del impuesto.

COMPETENCIA Artículo 2 de la Ley 44 de 1990

Legal Ordinaria

El Impuesto Predial Unificado es un impuesto del orden municipal. La administración, recaudo y control de este tributo corresponde a los respectivos municipios.


Legal Ordinaria

La administración departamental del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, a través del Gobernador y de la Asamblea Departamental ejercerá las funciones a las que se refiere el artículo 4 de la presente Ley y además las de los municipios, mientras éstos no sean creados en la Isla de San Andrés, en desarrollo del principio constitucional de la subsidiariedad.

El ejercicio de las funciones de que trata este artículo se hará hasta la creación de los municipios a que hubiere lugar, dentro del territorio de la Isla de San Andrés y en estricto cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.

Artículos 24 de la Ordenanza 020 de 2006 expedida por la Asamblea Departamental de San Andrés Isla


ElimpuestopredialUnificadololiquidaráanualmentelaSecretariadeHaciendaDepartamentalsobreelavalúocatastralrespectivo,vigenteaprimerodeenerodelañoqueseliquidaconbaseenlainformaciónquesuministraelIGAC.

CuandoseadopteelsistemadelautoavalúocondeclaraciónparalaIsla,elestimativodelcontribuyentenopodráserinferioralavalúocatastralvigenteenelperiodogravable.ElcálculodelimpuestoseharádeacuerdoconlaclasificaciónytarifasseñaladasenesteEstatuto


121


deRentas

CONDICIONES Artículo 13 de la Ley 44 de 1990

Reglamentaria

Tener la condición de propietario o poseedor del inmueble

Artículo 16 de la Ordenanza 020 de 2006 expedida por la Asamblea Departamental de San Andrés Isla


3.6.1.1.3.1 Sersujetopasivodelimpuesto:Eslapersonanaturalojurídica(incluidaslasentidadespúblicas)propietariaoposeedoradelbieninmuebleenlaIsladeSanAndrés.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Artículos 24 de la Ordenanza 020 de 2006 expedida por la Asamblea Departamental de San Andrés Isla


Contar con la Liquidación anual efectuada por la Secretaría de Hacienda Departamental

COSTO

Ninguno

No se toma el valor del impuesto a pagar como costo del trámite. Este ítem solamente se tiene en cuenta para efectos de determinar si un usuario está en la obligación de efectuar un pago como prerrequisito para adelantar el trámite.

PLAZO DE

RESPUESTA


Comoquiera que el trámite es para dar cumplimiento a una obligación legal de pago de tributos, no existe norma que establezca que la Administración deba dar respuesta a la misma. En todo caso, por remisión expresa del artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 y teniendo en cuenta que el soporte del trámite es la liquidación que emite la Secretaría de Hacienda Departamental, para aquellos aspectos de un procedimiento administrativo que no cuenta con regulación especial, debe darse aplicación a las disposiciones de la Ley Estatutaria del derecho de Petición, 1755 de 2015. Para el caso concreto y tratándose de una petición de información que por su naturaleza se enmarca en la hipótesis legal contemplada en el inciso segundo del artículo 14 de la mencionada ley estatutaria, la administración debe dar cumplimiento a la entrega de la Liquidación del impuesto dentro de los 10 días siguientes a la solicitud.

Dentro de este término, el municipio resuelve el trámite de manera inmediata.

PROCEDIMIENTO Ningunaconcarácterespecial

ElimpuestoPredialUnificadololiquidaráanualmentelaSecretaríadeHaciendaDepartamentalsobreelavalúocatastralrespectivo,fijadoparalavigenciaenquesecausaelimpuesto.


122

C. MAPA DEL PROCESO


123


PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Solicitud verbal (*)

SECRETARÍA DE HACIENDA DEPARTAMENTAL


Suministrar datos personales en ventanilla



Generar factura/liquidación del impuesto

SECRETARIA DE HACIENDA



Entregar factura/liquidación al solicitante




Realizar pago del impuesto liquidado en la factura/liquidación

ENTIDAD BANCARIA

Presencial Ventanilla Front Office Bancaria

Orden de pago o liquidación

Legal: Artículo 7 del Decreto ley 2150 de 1995


Es la salida final del trámite


124


0 3

❷ Regular

❷ Interacción

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







125



Información


Administración




Largo

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-8-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera


En caso de que el solicitante haya solicitado el trámite de manera virtual se podrá pagar de dos maneras: 1. Pagar en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito o débito (PSE) en el portal web de la entidad. Esta transacción arrojará un comprobante de pago (el cual no es necesario adjuntar como requisito ya que la entidad bancaria informará a la entidad gubernamental que el pago ha sido realizado) 2. El solicitante podrá descargar e imprimir una orden de consignación de pago marcada con un código de barras con la que se presentará en el banco a pagar. Al pagar mediante una orden de consignación referenciada con un código de barras, el banco avisará a la entidad que el trámite ha sido pagado, por lo que no es necesario que el solicitante adjunte en línea o entregue de manera presencial el comprobante de pago.

Largo


126

Interoperabilidad

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E26-8-9 El solicitante debe entregar

copia de su cédula de ciudadanía como un requisito para poder dar inicio al trámite

Eliminar el requisito cédula de ciudadanía ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Registraduría Nacional. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Largo 1. Cédula de ciudadanía

1. Registraduría Nacional


127



128


No hay elementos eliminados

Elementos agregados

5. Elegir concepto de pago: El solicitante elige el concepto de pago a descargar

6. Descargar orden de consignación: El solicitante puede descargar la orden de consignación del

pago a realizar a través del portal web de la entidad

7. Pagar en línea: Pagar en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito o débito (PSE) en el

portal web de la entidad. Esta transacción arrojará un comprobante de pago (el cual no es necesario

adjuntar como requisito ya que la entidad bancaria informará a la entidad gubernamental que el pago ha

sido realizado)


1. Solicitar orden de consignación: El solicitante ya no debe de entregar copia de su cédula de

identidad al momento de solicitar la orden de consignación


129


A C M L




0 0 ---3 2 -33%



130



NORMATIVO


Ninguna

identificada


regulación

Acreditaciones documentales extralegales Ninguna

identificada


regulación

Exigencias documentales redundantes Ninguna

identificada


regulación


Ninguna

identificada


regulación

Bajo control regulatorio Ninguna

identificada


regulación


131


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



132

3.7 E26-9 - Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros





NOMBRE

Dato SUIT19

Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Declaración y pago del impuesto por el ejercicio de cualquier actividad comercial, industrial o de servicios, en forma permanente u ocasional en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Factura o formulario con sello de pago del impuesto

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Depende de la actividad económica que se ejerza o realice, según tarifa establecida en el Estatuto de Rentas Municipal (ordenanza 026 de 2006) y los intereses de mora liquidados o sanciones cuando a ello haya lugar.

Inmediato

Obs. --- ---



Obs21. --- ---

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---



133


REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadanos, extranjeros, instituciones o dependencias públicas y organizaciones

1.Formulario de impuestos de industria y comercio

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Constitución política de Colombia de 1991, (Artículo 338)

2.Decreto 1333 de 1986, (Artículos 195 - 213)


4.Decreto 3070 de 1983, (Artículos 1, 7 Numerales 2 - 4 , 8, 10)

5.Ordenanza 020 de 2006, (Capítulo II- Art. 28-47)


7.Ley 14 de 1983, (Artículos 32-37;39-42)

Obs. ---



Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato Anual

Obs. ---


134



ORIGEN


Constitucional

Señala la potestad del Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales para la creación de contribuciones fiscales y parafiscales.

Artículo37y42delaLey14de1983

Legal Ordinaria

Elimpuestodeavisosytableros,autorizadoporlaLey97de1913ylaLey84de1915,seliquidaráycobraráenadelanteatodaslasactividadescomerciales,industrialesydeservicioscomocomplementodelimpuestodeindustriaycomercio,conunatarifafijadaporlosConcejosMunicipales.LabaseimpositivaparalacuantificacióndelimpuestoreguladoenlapresenteLeyseestableceráporlosConcejosMunicipalesoporelConcejodelDistritoEspecialdeBogotá,

Artículo 195 del Decreto Nacional 1333 de 1986 del

Reglamentario El impuesto de industria y comercio recaerá, en cuanto a materia imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que se ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedad de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.

COMPETENCIA Artículo77delaLey49de1990

Ordinaria

Paraelpagodelimpuestodeindustriaycomerciosobrelasactividadesindustriales,elgravamensobrelaactividadindustrialsepagaráenelmunicipiodondeseencuentreubicadalafábricaoplantaindustrial,teniendocomobasegravablelosingresosbrutosprovenientesdelaactividad.

CONDICIONES Artículo 33 de la Ordenanza 020 de 2006

Acto Administrativo de carácter departamental

Ser sujeto pasivo del impuesto. EssujetopasivodelimpuestodeindustriaycomercioyelcomplementariodeAvisoyTableros,lapersonanaturalojurídicaosociedaddehecho,querealiceelhechogeneradordelaobligacióntributaria,incluidaslassociedadesdeeconomíamixtaylasempresasindustrialesycomercialesdelestadodelordennacional,DepartamentalyMunicipal.

Numeral 1 del Artículo 46 de la Ordenanza 020 de 2006

ActoAdministrativodecarácterdepartamental

Los sujetos pasivos del impuesto de industria y comercio deben registrarse ante las respectivas Secretarias de Hacienda o, cuando no existan, ante las tesorerías Municipales dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de iniciación de sus actividades gravables.


Ninguno

COSTO

Ninguno


PLAZO DE

RESPUESTA

Ninguna

Ninguno Comoquiera que el trámite es para dar cumplimiento a una obligación legal de declaración y pago de tributos, no existe norma que establezca que la Administración deba dar respuesta a la misma. La entidad reporta inmediatez en la resolución del trámite (expedir orden de pago del impuesto)


135


PROCEDIMIENTO Artículo 364, 318, 331 y 322 de la Ordenanza 020 de 2006


LosresponsablesdeImpuestosDepartamentalesestaránobligadosapresentarlasdeclaraciones,relacionesoinformesquelasnormasespecíficaslesexijanyenparticularlasdeclaracionesqueseseñalanenelartículosiguiente.Lasdeclaracionestributariasindicadasenelpresenteestatuto,deberánestarfirmadassegúnelcaso:

• Quiencumplaeldeberformaldedeclarar

• ContadorPúblicooRevisorFiscal,segúnelcaso,cuandosetratedepersonasjurídicasobligadasallevarlibrodecontabilidad.

• ContadorPúblicocuandosetratedecontribuyentes

obligadosallevarlibrosdecontabilidadysiempreycuandosusingresosbrutosdelañoinmediatamenteanterioralejerciciofiscalseansuperioresalequivalentedetrescientos(300)salariosmínimolegalesmensualesvigentes.

• Cuansediereaplicaciónalodispuestoenlosliteralesb

ycdeberáinformarseenladeclaraciónelnombrecompletoyelnúmerodematrículadelContadorPúblicoorevisorfiscalquefirmaladeclaración.

LasdeclaracionestributariaspresentadasanteelDepartamentoArchipiélagodeSanAndrés,ProvidenciaySantaCatalina,debencontenerlainformaciónsolicitadaenlosformularios,diseñadoporlaDireccióndeApoyoFiscaldelMinisteriodeHaciendayCréditoPúblicoyadoptadosporelDepartamento,quedeberánpresentarseconlosanexosseñalados.

*No existe norma en la Ordenanza ni se reportó decreto reglamentario departamental por parte de la entidad territorial, en la que se establezcan de manera específica los documentos que deben anexarse a la declaración.

Debido a la naturaleza del trámite y teniendo en cuenta que la obligación derivada del mismo se cumple con la simple declaración y pago del impuesto, aunque no exista regulación especial del procedimiento resulta imposible aplicar a este trámite las normas estatutarias que regulan el derecho de petición, contenidas en la Ley 1755 de 2015, en tanto la presentación de la declaración y su pago supone el cumplimiento de una obligación legal frente a la cual no se obtiene respuesta sino que, genera, de manera posterior, el ejercicio de la función de fiscalización a cargo de la Administración Tributaria dentro del término de ejecutoria de 2 años que tiene la declaración para adquirir firmeza.


136

C. MAPA DEL PROCESO


4. Formulario y estado de resultados

1. Formulario de impuestos de industria y comercio


137


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Diligenciar formato de la declaración (se descarga de la página web o se solicita presencial en la entidad)


Presencial o Virtual Ventanilla Front Office

Formato de declaración privada del impuesto

Estado de resultados de la actividad

Legal: Artículos 13 y 14 de la Ley 1755 de 2015.


Legal: Ninguna

Reglamentario: Ninguna.

Firmar recibido en declaración y emitir orden de pago la orden de consignación


Back Office con presencia de usuario en Ventanilla Front Office


Realizar el pago ENTIDAD BANCARIA


Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite


138


1 6

❷ Regular

❷ Interacción

❸ Sencillo

❷ Insuficiente

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES





No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


139



Información


Administración

No hay cambios en este aspecto

Tecnología

No hay cambios en este aspecto

Interoperabilidad



140



141



Elementos agregados

9. Pagar en Línea: Añadir las alternativas de pago en el corresponsal y en línea. Posibilitar al usuario

para que pueda elegir la alternativa que mejor le convenga acorde a sus necesidades.


3. Entregar soportes: el solicitante solo debe entregar soportes, ya no debe entregar forzosamente

un formulario.

5. Llenar formulario: el funcionario ingresa el formulario directamente en el sistema

6. Firmar la declaración de recibido y digitalizar soportes: el funcionario digitaliza los soportes al

recibir la documentación por parte del solicitante

.


142


A C M L




1 1 0%6 2 -67%



143




ex ante que no

generan valor

agregado

Ninguna Se ajusta a la regulación.

Acreditaciones

documentales

extralegales

Se exige presentar un estado

de resultados que reporte los

ingresos sobre los cuales se

liquida el impuesto

Este requisito no tiene consagración normativa nacional o local que

sustente su exigencia. Aunque existe una disposición en la Ordenanza

020 de 2006 (Artículo 322) relativa a la obligatoriedad de presentar con

la declaración los anexos que se establezcan, no hay disposición que

expresamente señale cuáles son, por lo que ante el vacío no puede la

Administración Tributaria imponer de facto la exigencia. Este

procedimiento vulnera el principio de reserva legal consagrado en

Artículo 84 de la Constitución Política, que prohíbe exigir requisitos no

contemplados por el legislador.

Así mismo, esta exigencia distorsiona la naturaleza de declaración

privada que tiene este trámite, de donde se deriva que la declaración

privada se sustenta en el principio constitucional de la buena fe

consagrado en el Artículo 83 de la Constitución Política

Exigencias

documentales

redundantes

Se exige presentar un estado

de resultados que reporte los

ingresos sobre los cuales se

liquida el impuesto

La naturaleza del trámite es la de efectuar el cumplimiento de la

obligación mediante la declaración privada del impuesto, por lo que la

exigencia documental de acreditar el estado de resultados para liquidar

el impuesto resulta redundante en la medida en que la Secretaría de

Hacienda debe dar cumplimiento obligatorio a la presunción de buena

fe contenida en el Artículo 83 de la Constitución Política. En virtud de

ello la verificación de la información declarada corresponde al ejercicio

de la función fiscalizadora que debe ser desplegada de manera oficiosa

y ex post a la presentación privada del impuesto por parte del

contribuyente.

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Ninguna Se ajusta a la regulación.

Bajo control

regulatorio

La descripción contenida en el

SUIT respecto a las exigencias

documentales no corresponde a

la realidad del trámite.

El SUIT no reporta la exigencia del estado de resultados pero en la

práctica éste es exigido por la Administración para efectuar liquidación

del impuesto a pagar pese a que ello corresponde a una función

fiscalizadora oficiosa y ex post. La exigencia documental para acreditar

el estado de resultados vulnera el principio constitucional de la buena

fe, el principio constitucional de reserva legal y no se ajusta a los fines

que orientan la gestión pública contenidos en las siguientes


144


disposiciones:

Artículo 6 del Decreto Ley 019 de 2012, determina que los trámites

establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda

complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares

deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue

cumplir; y los numerales 3 y 5 del Artículo 9 de la Ley 1437 de 2011,

establecen la prohibición de exigir la presentación personal de

peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija o de

documentos no previstos por las normas legales aplicables a los

procedimientos de que trate la gestión, o crear requisitos o

formalidades adicionales de conformidad con el artículo 84 de la

Constitución Política.

Numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la racionalización de

trámites y procedimientos administrativos tiene por objeto facilitar las

relaciones de los particulares con la Administración Pública, de tal

forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio

de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen

de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84,

209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de obligatoria

observancia para toda la Administración Pública, los siguientes

principios como rectores de la política de racionalización,

estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar exigencias

injustificadas a los administrados:













145


A C M L

❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



146

3.8 E26-13 - Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio



Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: No está en el SUIT


NOMBRE

Dato SUIT22

Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Incorporarse al mecanismo de identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del impuesto de industria y comercio.

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. Certificado de inscripción al registro de contribuyentes


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

--- ---

Obs. Gratuito Inmediato


Dato23 --- ---

Obs24. El aplicativo existe pero no está abierto al público

---

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---


REQUISITOS



147

Dato SUIT

---

Obs. «REQUISITOS_SUIT_OBSERVACION»

NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. ---


Dato --- ---

Obs. Sí aplica Obligatorio

PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. ---


148



ORIGEN


Constitucional


Artículos 32 de la Ley 14 de 1983

Legal Ordinaria

El Impuesto de Industria y Comercio recaerá, en cuanto a materia imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.


Reglamentaria

Los contribuyentes que realicen actividades industriales, comerciales o de servicios en más de un municipio, a través de sucursales o agencias, constituidas de acuerdo con lo definido en los artículos 263 y 264 del Código de Comercio o de establecimientos de comercio debidamente inscritos, deberán registrar su actividad en cada municipio y llevar registros contables que permitan la determinación del volumen de ingresos obtenidos por las operaciones realizadas en dichos municipios. Tales ingresos constituirán la base gravable




COMPETENCIA


Reglamentaria Los sujetos del impuesto de industria y comercio deben registrarse ante las respectivas Secretarías de Hacienda o cuando no existan, ante las Tesorerías Municipales dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de iniciación de la actividad gravable.




CONDICIONES Artículo 7 del Decreto 3070 de 1983 y Numeral 1 del Artículo 46 de la Ordenanza 020 de 2006

Reglamentarias nacional y departamental

Ser sujeto pasivo del impuesto.


Ninguno

COSTO Ninguno


149


PLAZO DE RESPUESTA


Por remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación al plazo establecido en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho fundamental de petición. Teniendo en cuenta que el trámite consiste en la inscripción del contribuyente en la base de datos del Registro de Industria y Comercio, la Administración no podría tomarse más de 10 días para efectuar tal actuación y expedir la correspondiente constancia o certificación de la inscripción con destino al usuario.

Dentro de este plazo la entidad reporta resolver el trámite de inscripción en el registro en forma inmediata.


Por remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación al plazo establecido en el artículo 15, 16 y 17 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el procedimiento a que está sometido el derecho fundamental de petición.

Respecto a la notificación, debe darse aplicación a lo dispuesto en el artículo 70 de la Ley 1437 de 2011, el cual establece que Los actos de inscripción realizados por las entidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación. Si el acto de inscripción hubiere sido solicitado por entidad o persona distinta de quien aparezca como titular del derecho, la inscripción deberá comunicarse a dicho titular por cualquier medio idóneo, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente anotación.


150

C. MAPA DEL PROCESO


151


PASO

CANAL PRESENCIAL/

VIRTUAL


SUSTENTO NORMATIVO

Solicitar el trámite mediante:

Radicación o solicitud verbal

Medio virtual

VENTANILLA ÚNICA


Virtual Ventanilla Front Office

Certificado de Cámara de Comercio

Legal: Ninguno


Revisión de documentación e Inscripción en base de dato del registro



Enviar Certificado por correo electrónico cuando se usó este medio


Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite solicitado por canal virtual.

Emitir Oficio de Registro si se solicitó mediante radicación presencial o por correo



Entregar Oficio de Registro al solicitante



Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite solicitado por canal presencial o correo.


152


1 8

❸ Avanzado

❷ Interacción

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación




153



Información

ID MEJORA


E26-13-1 La información correspondiente a este trámite no está publicada en el SUIT

Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal


Administración


E26-13-23 El solicitante debe radicar una solicitud como requisito para poder dar inicio al trámite

Eliminar la necesidad de presentar el requisito solicitud ya que no es necesario si se entrega certificado de inscripción a cámara de comercio

Largo

Tecnología

Interoperabilidad


una copia de su inscripción a la cámara de comercio para poder dar inicio al procedimiento

Eliminar el requisito Inscripción a cámara de comercio ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Confecámaras. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Largo 1. Certificado de inscripción a cámara de comercio

1. Confecámaras


154



155


1. Presentar requisitos en ventanilla única: Se elimina porque esta manera de iniciar el trámite se

repite con la actividad 2.

4. Imprimir solicitud: No es necesario imprimir solicitud ya que el procedimiento se llevará a cabo de

manera digital

8. Entregar certificado: Se repite con la actividad 6.

Elementos agregados

No hay elementos agregados


2. Presentar requisitos en ventanilla: La solicitud la ingresa el funcionario directamente en el sistema.

3. Mandar requisitos vía email: Ya no se pide la certificación de cámara de comercio al solicitante

debido a que se puede obtener a través de Confecámaras.


156


A C M L




1 0 -100%8 6 -25%



157





Ninguna Ninguna


extralegales

Se exige Certificado de

Matrícula Mercantil o de

Existencia y Representación

Legal expedido por la Cámara

de Comercio

No existe norma legal o reglamentaria que establezca el requisito ni

alguna otra que autorice a la entidad su exigencia. A la luz de las

normas que sustentan el origen del trámite y las reglamentarias

departamentales, la única exigencia es informar los datos requeridos

por la Administración Tributaria que debe efectuar quien cumpla la

condición de ser sujeto pasivo del impuesto.


redundantes

Se exige Certificado de

Matrícula Mercantil o de

Existencia y Representación

Legal expedido por la Cámara

de Comercio

Teniendo en cuenta el Artículo 13 del Decreto Ley 2150 de 1995

dispone que en todas las actuaciones públicas quedan prohibidas las

exigencias de copias o fotocopias de documentos que la entidad

tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal

de acceder, el documento exigido además de constituir requisito

documental extralegal también resulta redundante en tanto la

Secretaría de Hacienda está en la obligación de acceder a la

información mediante consulta e intercambio de información con las

entidad responsable de manejar dicha información, Cámara de

Comercio.

Como consecuencia de ello, la entidad vulnera las disposiciones antes

mencionadas, que señalan lo siguiente:

i) La primera de la normas establece que, cuando se esté adelantando

un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos

administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya

reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva

actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas

contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando

una actuación ante la administración y los documentos reposen en

otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual

reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que

la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para

efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que

repose en los archivos de otra entidad pública.

ii) La segunda señala que cuando las entidades de la Administración

Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia

necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los

particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a

la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la


158


prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de

información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del

principio de colaboración. El envío de la información por fax o

cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una

entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la

actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre

debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y

haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se

atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera información

de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la

atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no

mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer

sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir

información de uso frecuente por otras autoridades.



ley

Ninguna Ninguno


El trámite no reporta

información en el SUIT ajustada

a la realidad del trámite.

No cuenta con formato

preestablecido para declarar la

información requerida por la

Administración Municipal.

Se exige acreditación

documental que debe ser

sustituida por mecanismo de

intercambio de información o

interoperabilidad.

Hasta tanto no sea incorporado el trámite éste no resulta exigible de

acuerdo con las siguientes disposiciones legales:

Artículo 39 del Decreto Ley 019 de 2012. Modificatorio del artículo

primero numeral segundo de la Ley 062 de 2005. Las entidades

públicas y los particulares que ejercen una función administrativa

expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite,

deberán previamente someterlo a consideración del Departamento

Administrativo de la Función Pública adjuntando la manifestación del

impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia,

eficiencia y los costos de implementación para los obligados a

cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos

presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En

caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de

simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el

Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su

adopción e implementación. Las Asambleas Departamentales y los

Concejos Distritales o Municipales únicamente podrán adoptar,

mediante ordenanza o acuerdo, las medidas que se requieran para la

implementación o aplicación de los trámites creados o autorizados por

la Ley.

Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012. Sin perjuicio de las

exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para

que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular, deberá

encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y

Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función


159


Pública, entidad que verificará que el mismo cuente con el respectivo

soporte legal.

El contenido de la información que se publica en el SUIT es

responsabilidad de cada una de las entidades públicas, las cuales

tendrán la obligación de actualizarla dentro de los tres (3) días

siguientes a cualquier variación.

Adicionalmente, se observa que al tenor del numeral 1 del Artículo 1

de la Ley 962 de 2005, la racionalización de trámites y procedimientos

administrativos tiene por objeto facilitar las relaciones de los

particulares con la Administración Pública, de tal forma que las

actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de

actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen

de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84,

209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de obligatoria

observancia para toda la Administración Pública, los siguientes

principios como rectores de la política de racionalización,

estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar

exigencias injustificadas a los administrados:

1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio

de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente







obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por

la ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de


En este caso particular, la exigencia documental no tiene expresa

consagración legal ni la entidad cuenta con autorización o excepción

alguna que le permita infringir las prohibiciones establecidas a nivel

constitucional y legal contenidas en las normas mencionadas en los

acápites anteriores.


160


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



161

3.9 E26-15 - Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos y recibos de pago Secretaria de Hacienda.





NOMBRE

Dato SUIT25

Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos y recibos de pago Secretaria de Hacienda.

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---

Obs. «DESCRIPCION_SUIT_OBSERVACION»

RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

--- ---

Obs. Gratuito ---


Dato26 --- ---

Obs27. --- ---

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---




162

REQUISITOS

Dato SUIT

---

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. ---


Dato --- ---

Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. ---


163



ORIGEN


Constitucional


Artículo 588 del Decreto Ley 624 de 1983: Estatuto Tributario Nacional

Legal Extraordinaria

Sin perjuicio de lo dispuesto en los Artículos 709 y 713, los contribuyentes, responsables o agentes retenedores podrán corregir sus declaraciones tributarias dentro de los dos años siguientes al vencimiento del plazo para declarar y antes de que se les haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en relación con la declaración tributaria que se corrige, y se liquide la correspondiente sanción por corrección. Toda declaración que el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, presente con posterioridad a la declaración inicial, será considerada como una corrección a la declaración inicial o a la última corrección presentada, según el caso.



Los contribuyentes podrán corregir sus declaraciones de impuesto dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para declarar, liquidándose la correspondiente sanción por corrección, y antes de que se les haya notificado emplazamiento, requerimiento especial o pliego de cargos, en relación con la declaración tributaria que se corrige.

Toda declaración que el contribuyente presente con posterioridad a la declaración inicial será considerada como corrección a esta, o a la última corrección presentada, según el caso.

La corrección de las declaraciones de impuesto que no varíen el valor a pagar, no causaran sanción por corrección.



Para corregir las declaraciones tributarias que no varíen el valor por pagar, o que lo disminuyan, o aumenten el saldo a favor, se elevará solicitud a la Administración de Impuestos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha del término para presentar la declaración, anexando un proyecto de la corrección. La Administración debe practicar la Liquidación de Corrección, dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha la solicitud; si no se pronuncia dentro de este término el proyecto de corrección sustituirá la declaración inicial. La corrección de las declaraciones a que se refiere este Artículo no causara sanción de corrección, y no impide la facultad de revisión, la cual se contará a partir de la fecha de la corrección.



Sin perjuicio de lo dispuesto en los Artículos 709 y 713, los contribuyentes, responsables o agentes retenedores podrán corregir sus declaraciones tributarias dentro de los dos años siguientes al vencimiento del plazo para declarar y antes de que se les haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en relación con la declaración tributaria que se corrige, y se liquide la correspondiente sanción por corrección. Toda declaración que el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, presente con posterioridad a la declaración inicial, será considerada como una corrección a la declaración inicial o a la última corrección presentada, según el caso.

REQUISITOS

DOCUMENTALES



164


COSTO

Ninguno


PLAZO DE

RESPUESTA


Reglamentario Para corregir las declaraciones tributarias que no varíen el valor por pagar, o que lo disminuyan, o aumenten el saldo a favor, se elevará solicitud a la Administración de Impuestos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha del término para presentar la declaración, anexando un proyecto de la corrección. La Administración debe practicar la Liquidación de Corrección, dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha la solicitud; si no se pronuncia dentro de este término el proyecto de corrección sustituirá la declaración inicial. La corrección de las declaraciones a que se refiere este Artículo no causara sanción de corrección, y no impide la facultad de revisión, la cual se contará a partir de la fecha de la corrección.

PROCEDIMIENTO Artículo 589 del Decreto Ley 624 de 1983


Para corregir las declaraciones tributarias que no varíen el valor por pagar, o que lo disminuyan, o aumenten el saldo a favor, se elevará solicitud a la Administración de Impuestos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha del término para presentar la declaración, anexando un proyecto de la corrección. La Administración debe practicar la Liquidación de Corrección, dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha la solicitud; si no se pronuncia dentro de este término el proyecto de corrección sustituirá la declaración inicial. La corrección de las declaraciones a que se refiere este Artículo no causara sanción de corrección, y no impide la facultad de revisión, la cual se contará a partir de la fecha de la corrección.

Artículo 327 de la ordenanza 020 de 2006


Loscontribuyentespodráncorregirsusdeclaracionesdeimpuestodentrodelosdos(2)mesessiguientesalvencimientodelplazoparadeclarar,liquidándoselacorrespondientesanciónporcorrección,yantesdequeseleshayanotificadoemplazamiento,requerimientoespecialopliegodecargos,enrelaciónconladeclaracióntributariaquesecorrige.Todadeclaraciónqueelcontribuyentepresenteconposterioridadaladeclaracióninicialseráconsideradacomocorrecciónaesta,oalaúltimacorrecciónpresentada,segúnelcaso. La corrección de las declaraciones de impuesto que no varíen el valor a pagar, no causaran sanción por corrección.


165

C. MAPA DEL PROCESO


166


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Radicación de solicitud y factura original de pago realizado



Solicitud escrita/No tiene Formato prestablecido

Soportes de los pagos realizados sobre el cual se solicita la devolución y/o compensación


Reglamentario: Artículo 2 del Decreto 2877 del 2013

Legal: Ninguna


Ingreso del trámite al Back Office- se remite a renta



Verificación de información y Determinar estado de cuenta o adeudos del contribuyente o solicitante para determinar procedencia de la corrección

SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERÍA Y RECAUDO


Emisión de acto administrativo que declara la procedencia o improcedencia de la devolución. (incluye notificación)


Back Office Ninguno Legal: Artículo 589 del estatuto Tributario Nacional

Reglamentaria: Artículo 327 de la Ordenanza 020 de 2006.


167


0 5

❷ Regular

❷ Interacción

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







168



Información

ID MEJORA





Administración


Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-15-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando la

ventanilla de la Gobernación para llenar la solicitud.

- Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad

Largo

E26-15-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la

ventanilla de Gobernación de San Andrés - Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.

Largo

Interoperabilidad



169



170



Elementos agregados

10. Ingresar solicitud en línea: el solicitante tiene la opción de ingresar su solicitud y adjuntar sus

documentos a través del portal

11. Se envía email con oficio de negativa: Se le envía una notificación vía email al solicitante

expresando la negativa de su solicitud




171


A C M L




0 0 ---5 4 -20%



172





Ninguna



extralegales

Se exige comprobante de pago

de la obligación tributaria que se

pretende corregir

Esta exigencia no está contenida en las normas nacionales aplicables

al trámite ni se encuentra autorización expresa a nivel territorial para

su exigencia. En estos términos la exigencia documental vulnera la

presunción de buena fe constitucional y el principio constitucional de

reserva legal contenidos en los Artículos 83 y 84 de la Constitución

Política, respectivamente.


redundantes

Se exige comprobante de pago

de la obligación tributaria que se

pretende corregir

Esta información reposa en la entidad competente para resolver el

trámite, por lo que su exigencia resulta redundante ante la prohibición

legal existente respecto a la potestad de exigir documentación o

información que repose en la entidad o a la que se tenga facultad de

acceder. También se vulnera la prohibición de exigir la comprobación

de pagos anteriores para efectos de cumplir con una obligación o

procedimiento administrativo.

Las disposiciones vulneradas son las siguientes:

Artículo 13 del decreto Ley 2150 de 1995. En todas las actuaciones

públicas quedan prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de

documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad

pública tenga facultad legal de acceder.

Artículo 11 de la Ley 962 de 2005. En relación con las actuaciones

que deban efectuarse ante la Administración Pública, está prohibido

exigir todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento

de una actuación administrativa agotada, cuando una en curso

suponga que la anterior fue regularmente concluida. Igualmente no

se podrá solicitar documentación de actos administrativos proferidos

por la misma autoridad ante la cual se está tramitando la respectiva

actuación. Las autoridades administrativas de todo orden no podrán

revivir trámites o requisitos eliminados o modificados por el legislador

o el Gobierno Nacional.

Artículo 12 de la Ley 962 de 2005. En relación con los pagos que

deben efectuarse ante la Administración Pública, queda prohibida la

exigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad, como

condición para aceptar un nuevo pago, salvo que este último implique

la compensación de deudas con saldos a favor o pagos en exceso, o

los casos en que se deba acreditar, por quien corresponda, el pago

de períodos en mora al Sistema de Seguridad Social.


173


Artículo 14 de la Ley 962 de 2005. Cuando las entidades de la

Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna

circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o

petición de los particulares, que obre en otra entidad pública,

procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En

tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario. Será

permitido el intercambio de información entre distintas entidades

oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El envío de la

información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica,

proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y

servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando

se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que

lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a

quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera

información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará

prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en

un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a

establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y

compartir información de uso frecuente por otras autoridades.

Artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012. Cuando se esté adelantando








reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio

que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir

para efectos de trámites y procedimientos el suministro de


Artículo 10 del Decreto Ley 019 de 2012. En relación con los pagos

que deben efectuarse ante la Administración Pública o ante los

particulares que cumplen una función administrativa, queda prohibida

la exigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad,

como condición para aceptar un nuevo pago, salvo que este último

implique la compensación de deudas con saldos a favor o pagos en

exceso, o los casos en que se deba acreditar, por quien corresponda,

el pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad Social Integral.

Exigencias de



Ninguno

El trámite se encuentra ajustado a la regulación


174



El trámite debe incorporarse al

SUIT, actualmente no reporta

información acerca del mismo en

la correspondiente entidad

territorial.

La entidad territorial debe actualizar el SUIT bajo la premisa de

presentar al DAFP el trámite y sus soportes para el despliegue del

control de legalidad correspondiente y obtención del concepto

favorable para su integración al sistema.


175


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



176

3.10 E26-16 - Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda.





NOMBRE

Dato SUIT28

Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda.

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obtener la devolución y/o compensación de pagos, si tiene pagos en exceso o lo no debido, es decir, si ha cancelado sumas mayores por concepto de obligaciones tributarias o ha efectuado pagos sin que exista causa legal para hacer exigible su cumplimiento.

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Reconocimiento de devolución y/o compensación

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 15 días hábiles

Obs. --- ---



Obs30. --- ---

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---




177

REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadanos, extranjeros, instituciones y dependencias públicas y organizaciones

1. Recibo de pago

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Decreto 624 de 1989, (Artículos 815, 816, 850, 851, 853-855, 857, 858, 860 )

2.Decreto 2277 de 2012, (Todos)

3.Decreto Ley 019 de 2012, (Artículo 10)

4.Ley 57 de 1887, (Artículos 2313, 2315)

5.Ley 223 de 1995, (Artículos 49, 140, 141)


7.Ley 1607 de 2012, (Artículo 65)

8.Ordenanza 020 de 2006, (Artículos 235, 232, 336, 355,364)

Obs. ---


Dato --- ---

Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


178



ORIGEN Artículo 2313 y 2315 del Código Civil Colombiano. Ley 57 de 1887

Legal Ordinaria

Pago de lo no debido. Si el que por error ha hecho un pago, prueba que no lo debía, tiene derecho para repetir lo pagado. Sin embargo, cuando una persona, a consecuencia de un error suyo, ha pagado una deuda ajena, no tendrá derecho de repetición contra el que, a consecuencia del pago, ha suprimido o cancelado un título necesario para el cobro de su crédito, pero podrá intentar contra el deudor las acciones del acreedor.

Pago por error de derecho de obligación sin fundamento. Se podrá repetir aún, lo que se ha pagado por error de derecho, cuando el pago no tenía por fundamento ni aún una obligación puramente natural.

Artículo 850 del Decreto Ley 624 de 1989. Estatuto Tributario.


Los contribuyentes o responsables que liquiden saldos a favor en sus declaraciones tributarias podrán solicitar su devolución. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá devolver oportunamente a los contribuyentes, los pagos en exceso o de lo no debido, que éstos hayan efectuado por concepto de obligaciones tributarias y aduaneras, cualquiera que fuere el concepto del pago, siguiendo el mismo procedimiento que se aplica para las devoluciones de los saldos a favor.

Artículo 232 de la ordenanza 20 de 2006.


LosdepartamentosymunicipiosaplicaranlosprocedimientosestablecidosenelEstatutoTributarioNacional,paralaadministración,determinación,discusión,cobro,devoluciones,régimensancionatorioincluidosuimposición,alosimpuestosporellosadministrados.Asímismoaplicaranelprocedimientoadministrativodecobroalasmultas,derechosydemásrecursosTerritoriales.Elmontodelassancionesyeltérminodelaaplicacióndelosprocedimientosanteriorespodrándisminuirseysimplificarseacordeconlanaturalezadesustributos,yteniendoencuentalaproporcionalidaddeestasrespectodeldelosimpuestos.

COMPETENCIA Artículo 853 del decreto Ley 624 de 1989. Estatuto Tributario.


CorrespondealJefedelaUnidaddeDevolucionesodelaUnidaddeRecaudoencargadadedichafunción,proferirlosactosparaordenar,rechazaronegarlasdevolucionesylascompensacionesdelossaldosafavordelasdeclaracionestributariasopagosenexceso,deconformidadconlodispuestoenestetítulo.

Correspondealosfuncionariosdedichasunidades,previaautorización,comisiónorepartodelJefedeDevoluciones,estudiar,verificarlasdevolucionesyproyectarlosfallos,yengeneraltodaslasactuacionespreparatoriasynecesariasparaproferirlosactosdecompetenciadelJefedelaUnidadcorrespondiente.

Artículo 10 del Decreto 2277 del 2012

Reglamentaria Habrálugaraladevolucióny/ocompensacióndelospagosenexcesoporconceptodeobligacionestributarias,paralocualdeberápresentarselasolicituddedevolucióny/ocompensaciónantelaDirecciónSeccionaldeImpuestosodeImpuestosyAduanasquecorrespondaaldomiciliofiscaldelsolicitante,almomentoderadicarlarespectivasolicitud.

CONDICIONES Artículo 11 del Decreto 2277 del 2012. (Pagos en exceso).

Reglamentaria Lassolicitudesdevolucióny/ocompensaciónporpagosenexceso,deberánpresentarsedentrodeltérminodeprescripcióndelaacciónejecutiva,establecidoenelartículo2536delCódigoCivil.Paraeltrámitedeestassolicitudes,enlosaspectosnoreguladosespecialmente,seaplicaráelmismoprocedimientoestablecidoparaladevolucióndelossaldosafavorliquidadosenlasdeclaracionestributarias.Entodocaso,eltérminopararesolverlasolicitud,seráelestablecidoenelartículo855

delEstatutoTributario(Laacciónejecutivaseprescribeporcinco(5)años).

Artículo 16 del Decreto 2277 del 2012. (Pago

Reglamentaria Términoparasolicitaryefectuarladevoluciónporpagosdelonodebido.Habrálugaraladevolucióny/ocompensacióndelospagosefectuadosafavordelaDireccióndeImpuestosyAduanasNacionalessinqueexista


179


de lo no debido) causalegalparahacerexigiblesucumplimiento,paralocualdeberápresentarsesolicitudantelaDirecciónSeccionaldeImpuestosodeImpuestosyAduanasdondeseefectuóelpago,dentrodeltérmino

establecidoenelartículo11delpresentedecreto(Laacciónejecutivaseprescribeporcinco(5)años).

Artículo196delaordenanza020de2006.

Acto Administrativo

El plazo para solicitar la devolución de impuesto tanto para los pagos en exceso como por pagos de lo no debido, es dentro del término de prescripción de la acción ejecutiva establecido en el artículo 2536 del Código Civil, modificado por el art. 8 de la ley 791 de 2002.

REQUISITOS

DOCUMENTALES


Reglamentario Lasolicituddedevolucióny/ocompensacióndeberápresentarsepersonalmenteporelcontribuyente,responsable,porsurepresentantelegal,oatravésdeapoderado,acreditandolacalidadcorrespondienteparacadacaso.LasolicituddebidamentediligenciadaenlaformaquedeterminelaDireccióndeImpuestosyAduanasNacionalesdeberáacompañarsedelossiguientesdocumentosfísicosovirtuales:

- Tratándosedepersonasjurídicas,certificadoexpedidoporlaautoridadcompetentequeacreditesuexistenciayrepresentaciónlegal,conanterioridadnomayordeun(1)mes;

- Copiadelpoderotorgadoendebidaformacuandoseactúemedianteapoderado;

- GarantíaafavordelaNación-UnidadAdministrativaEspecialDireccióndeImpuestosyAduanasNacionales,otorgadaporentidadesbancariasocompañíasdeseguros,cuandoelsolicitanteseacojaalaopcióncontempladaenelartículo860delEstatutoTributario;

- Copiadelrecibodepagodelaprimacorrespondientealapólizaotorgadaporentidadesbancariasocompañíasdeseguros.

Parágrafo.Eltitulardelsaldoafavoralmomentodelapresentacióndelasolicituddedevolucióny/ocompensacióndeberátenerelRegistroÚnicoTributarioformalizadoyactualizadoynohabersidoobjetodesuspensiónnicancelacióndesdeelmomentodelaradicacióndelasolicitudendebidaformahastacuandoseprofieraelactoadministrativoquedefinadichasolicitud.Estamismacondiciónseexigealosrepresentanteslegalesyapoderados.

COSTO Ninguno Ninguno

PLAZO DE

RESPUESTA

Artículo855delDecretoLey624de1989.EstatutoTributario.


La Administración de Impuestos deberá devolver, previa las compensaciones a que haya lugar, los saldos a favor originados en los impuestos sobre la renta y complementarios y sobre las ventas, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud de devolución presentada oportunamente y en debida forma. El término previsto en el presente artículo aplica igualmente para la devolución de impuestos pagados y no causados o pagados en exceso.

Dentro de este plazo la entidad reporta un tiempo de 15 días para resolver el trámite.

PROCEDIMIENTO Artículo857,857-1y858delDecretoLey624de1989.EstatutoTributario.

Legal Extraordinaria (*)

Verificacióndelasdevoluciones.LaAdministraciónTributariaMunicipalseleccionará,delassolicitudesdedevoluciónquepresentenloscontribuyentes,aquellosqueseránobjetodeverificación,lacualsellevaráacabodentrodeltérminoprevistoparadevolver.Enlaetapadeverificacióndelassolicitudesseleccionadas,laAdministraciónTributariaMunicipalharáunaconstatacióndelaexistenciadelospagosenexcesoodelasretenciones,quedanlugaralsaldoafavor.Rechazoeinadmisióndelassolicitudesdedevoluciónocompensación.Lassolicitudesdedevoluciónocompensaciónserechazaránenforma


180


Artículos585,modificadoporelartículo143delaLey223de1995delEstatutoTributarioNacional.

Artículos565delEstatutoTributarioNacional.ModificadoporelArtículo45delaLey1111de2006yAdicionadoporelArtículo135delaLey1607de2012


definitiva:- Cuandofuerenpresentadasextemporáneamente.- Cuandoelsaldomateriadelasolicitudyahayasidoobjetode

devolución,compensaciónoimputaciónanterior.- Cuandodentrodeltérminodelainvestigaciónpreviadela

solicituddedevoluciónocompensación,comoresultadodelacorreccióndeladeclaraciónefectuadaporelcontribuyenteoresponsable,segeneraunsaldoapagar.

Lassolicitudesdedevoluciónocompensacióndeberáninadmitirsecuandodentrodelprocesopararesolverlas,sedéalgunadelassiguientescausales:

- Cuandoladeclaraciónobjetodeladevoluciónocompensaciónsetengacomonopresentada,porlascausalesdequetrataelpresenteestatuto.

- Cuandolasolicitudsepresentesinelllenodelosrequisitosformales,queexigenlasnormaspertinentes.

- Cuandoladeclaraciónobjetodeladevoluciónocompensaciónpresenteerroraritmético.

- Cuandoseimputeenladeclaraciónobjetodesolicituddedevoluciónocompensación,unsaldoafavordelperíodoanteriordiferentealdeclarado.

Investigaciónpreviaaladevoluciónocompensación.Eltérminoparadevolverocompensarsepodrásuspenderhastaporunmáximodenoventa(90)días,paraquelaSecretaríadeHaciendaadelantelacorrespondienteinvestigación,cuandoseproduzcaalgunodelossiguienteshechos:

- Cuandoseverifiquequealgunadelasretencionesopagosenexcesodenunciadoporelsolicitantesoninexistentes,yaseaporquelaretenciónnofuepracticada,oporqueelagenteretenedornoexiste,oporqueelpagoenexcesoquemanifiestahaberrealizadoelcontribuyente,distintoderetenciones,nofuerecibidoporlaAdministraciónTributariay/oSecretaríadeHacienda.

- Cuandonofuereposibleconfirmarlaidentidad,residenciaodomiciliodelcontribuyente.

- CuandoajuiciodelaSecretaríadeHacienda,existaunindiciodeinexactitudenladeclaraciónquegeneraelsaldoafavor,encuyocasosedejaráconstanciaescritadelasrazonesenquesefundamentaelindicio.

Terminadalainvestigación,sinoseproducerequerimientoespecial,seprocederáaladevoluciónocompensacióndelsaldoafavor.Siseprodujererequerimientoespecial,sóloprocederáladevoluciónocompensaciónsobreelsaldoafavorqueseplanteeenelmismo,sinqueserequieradeunanuevasolicituddedevoluciónocompensaciónporpartedelcontribuyente.Estemismotratamientoseaplicaráenlasdemásetapasdelprocesodedeterminaciónydiscusióntantoenlavíagubernativacomojurisdiccional,encuyocasobastaráconqueelcontribuyentepresentelacopiadelactooprovidenciarespectiva.Cuandolasolicituddedevoluciónocompensaciónnocumplaconlosrequisitos,elautoinadmisoriodeberádictarseenuntérminomáximodequince(15)días.

Formas de notificación de las actuaciones de la administración de impuestos. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben


181


Artículo300,301,302,303,304delaordenanza020de2006



notificarse de manera electrónica, personalmente o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente. Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación. En este evento también procede la notificación electrónica.

El edicto de que trata el inciso anterior se fijará en lugar público del despacho respectivo por el término de diez (10) días y deberá contener la parte resolutiva del respectivo acto administrativo.

Parágrafo 1. La notificación por correo de las actuaciones de la administración, en materia tributaria, aduanera o cambiaria se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario - RUT. En estos eventos también procederá la notificación electrónica.

Notificaciones. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones tributarias, emplazamientos, citaciones, traslados de cargos, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse por correo o personalmente.

Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los cinco (5) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación.

La notificación por correo se practicará mediante envío de una copia del acto correspondiente a la dirección informada por el contribuyente.

Cuandolaliquidacióndeimpuestossehubiereenviadoaunadireccióndistintadelaregistradaodelaposteriormenteinformadaporelcontribuyentehabiendolugaracorregirelerrorencualquiertiempoenviándoloaladireccióncorrecta.Enesteúltimocaso,lostérminoslegalessolocomenzaranacorrerapartirdelanotificaciónhechaendebidaforma. LasactuacionesdelaAdministraciónnotificadasporcorreo,queporcualquierrazónseandevueltas,seránnotificadasmedianteedictooavisosenunperiódicodeampliacirculaciónnacional,lanotificación,lanotificaciónseentenderásurtidaparaefectosdelostérminosdelaadministración,enlaprimerafecha,peroparaelcontribuyente,elterminopararesponderoimpugnarsecontaradesdelafijacióndeledictoolapublicacióndelavisoodelacorreccióndelanotificación.Enelactodenotificacióndelasprovidenciassedejaraconstanciadelosrecursosqueprocedencontraelcorrespondienteactoadministrativo.-


182

C. MAPA DEL PROCESO


183


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Radicación de solicitud y factura original de pago realizado



Solicitud escrita/No tiene Formato prestablecido

Soportes de los pagos realizados sobre el cual se solicita la devolución y/o compensación

Legal: Artículo 14 y 15 de la Ley 1755 de 2015

Reglamentario: Artículo 2 del Decreto 2877 del 2013

Legal: Ninguno


Ingreso del trámite al Back Office- se remite a renta



Verificación de información y Determinar estado de cuenta o adeudos del contribuyente o solicitante para determinar procedencia de compensación y saldo posible a devolver



Emisión de acto administrativo que declara la procedencia o improcedencia de la compensación y/o devolución de pagos en exceso o de lo no debido (incluye notificación)


Back Office Ninguno Legal: Artículos 857, 857-1 y 858 del Decreto Ley 624 de 1989 y Artículo 565 del Estatuto Tributario Nacional. Modificado por la Ley 1111 de 2006 y Adicionado por el Artículo 135 de la Ley 1607 de 2012.

Reglamentaria: Artículo 300 a 304 de la Ordenanza 010 de 2006.

Elaborar cuanta de pago por devolución



Reclamar cheque o recibir giro en cuenta bancaria

USUARIO/ SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERÍA Y RECAUDO

Presencial Ventanilla Front Office o Ventanilla Bancaria, según modalidad de entrega del saldo a devolver



184


1 7

❸ Avanzado

❷ Interacción

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación




185



Información


Administración


Tecnología


ventanilla de la Gobernación para llenar la solicitud.

- Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad

Largo



Largo

Interoperabilidad



186



187



Elementos agregados

13. Ingresar solicitud vía web y adjuntar documentos: El solicitante tiene la opción de ingresar la

solicitud y adjuntar los documentos vía web.

14. Enviar email adjuntando oficio de negativa: Si la respuesta es negativa y el solicitante está

realizando el trámite vía web se le manda un correo electrónico con el oficio de negativa.




188


A C M L



❷ ❷ ❷ ❷ Regular

1 1 0%7 5 -29%



189





Ninguno

El trámite se encuentra ajustado a la regulación. Se observa que los

requisitos documentales establecidos en el Artículo 2 del Decreto

2277 de 2012 han sido eliminados por la Administración Tributaria

Departamental y sustituidos por verificaciones oficiosas en los

sistemas de información de la propia Secretaría de Hacienda,

constituyendo esto una buena práctica al tenor de las normas

generales de la simplificación, racionalización y optimización de

trámites.

Acreditaciones


Se exige la presentación del

recibo original del pago efectuado

que genera la devolución o

compensación del saldo a favor

Esta exigencia no tiene sustento en las normas de carácter nacional

ni tampoco lo tiene en las normas territoriales competencia de la

Asamblea Territorial, por lo que su exigencia vulnera el principio

constitucional de Reserva Legal consagrado en el Artículo 84 de la

Constitución Política.


redundantes

Se exige la presentación del

recibo original del pago efectuado

que genera la devolución o

compensación del saldo a favor

Teniendo en cuenta que la información sobre pagos efectuados por

el contribuyente reposa en la Secretaría de Hacienda ante la cual se

efectúa la solicitud de devolución y/o compensación de saldos a

favor originados en dichos pagos del contribuyente, no resulta viable

su exigencia a la luz de la prohibición que tienen las entidades y

autoridades de exigir al ciudadano informaciones, actos


reposen en la entidad, tal como lo contempla el artículo 15 del

Decreto ley 019 de 2012 y en el artículo 8 numeral 4 de la ley 1437

de 2011. En consecuencia su acreditación documental para incoar la

solicitud resulta redundante.


requisitos no contempladas en la ley

Ninguno

El trámite se encuentra ajustado a la regulación.

Bajo control

regulatorio

El trámite se ha integrado al SUIT

bajo una exigencia documental

de acreditación que no tiene

sustento normativo legal ni

reglamentario.

La exigencia de allegar el comprobante de pago de la obligación que

origina la solicitud de devolución o compensación es extralegal, lo

que supone una obligación a cargo de la Secretaría de Hacienda

acerca de su verificación oficiosa a partir de la información con la

que naturalmente cuenta al ser la autoridad competente de la

administración de los tributos y de los pagos que cualquier

ciudadano realiza a favor del Departamento.


190


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



191

3.11 E26-17 - Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias



Link SUIT: No está en el SUIT Fecha de actualización: No disponible


NOMBRE

Dato SUIT31

Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Obs.


Dato32

Obs33.

ATENCIÓN

Dato

Obs.


REQUISITOS



192

Dato SUIT

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

Obs.


Dato

Obs.

PERIODICIDAD

Dato

Obs.


193




Constitucional Es un derecho fundamental de toda persona el de presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.


Constitucional


COMPETENCIA Artículo 236 de la ordenanza 202 de 2006

Acto administrativo de carácter departamental

Las declaraciones tributarias se presentarán ante la Secretaría de Hacienda en los lugares y plazos establecidos. La competencia para recibir la solicitud se deriva de la principal relacionada con la administración, discusión, liquidación, corrección, cobro y demás relacionadas con los tributos departamentales.

CONDICIONES Incisos primero y segundo del Artículo 15 de la Ley 1755 de 2015

Legal Estatutaria

Las peticiones podrán presentarse verbalmente y deberá quedar constancia de la misma, o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Los recursos se presentarán conforme a las normas especiales de este código.

Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la autoridad deberá indicar al peticionario los que falten.



Legal Estatutaria

Toda petición deberá contener, por lo menos:

• La designación de la autoridad a la que se dirige. • Los nombres y apellidos completos del solicitante y

de su representante y o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peti-cionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

• El objeto de la petición. • Las razones en las que fundamenta su petición. • La relación de los documentos que desee presentar

para iniciar el trámite. • La firma del peticionario cuando fuere el caso.

Parágrafo 1. La autoridad tiene la obligación de examinar integralmente la petición, y en ningún caso la estimará incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente, que no sean necesarios para resolverla o que se encuentren dentro de sus archivos.

Parágrafo 2. En ningún caso podrá ser rechazada la petición por motivos de fundamentación inadecuada o incompleta.

COSTO


El derecho de petición es gratuito.

PLAZO DE Inciso primero y parágrafo del Artículo 14 de la Ley 1755 de

Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los


194


RESPUESTA 2015

quince (15) días siguientes a su recepción.

Parágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.

Dentro de este lapso la entidad reporto en el trabajo de campo tardarse 5 días hábiles para resolver el trámite.

PROCEDIMIENTO Artículos565delEstatutoTributarioNacional.ModificadoporelArtículo45delaLey1111de2006yAdicionadoporelArtículo135delaLey1607de2012

Artículo300,301,302,303,304delaordenanza020de2006


Formas de notificación de las actuaciones de la administración de impuestos. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse de manera electrónica, personalmente o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente. Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación. En este evento también procede la notificación electrónica.

El edicto de que trata el inciso anterior se fijará en lugar público del despacho respectivo por el término de diez (10) días y deberá contener la parte resolutiva del respectivo acto administrativo.

Parágrafo 1. La notificación por correo de las actuaciones de la administración, en materia tributaria, aduanera o cambiaria se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario - RUT. En estos eventos también procederá la notificación electrónica.

Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no hubiere informado una dirección a la administración tributaria, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria. Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados, los actos de la administración le serán notificados por medio de publicación en un periódico de circulación nacional.

Cuando la notificación se efectúe a una dirección distinta a la informada en el Registro Único Tributario, RUT, habrá lugar a corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto.

Parágrafo 2. Cuando durante los procesos que se adelanten ante la administración tributaria, el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, actúe a través


195


Artículos15,17y18delaLey1755de2015

Acto Administrativo de carácter municipal

Legal Estatutaria

de apoderado, la notificación se surtirá a la última dirección que dicho apoderado tenga registrada en el Registro Único Tributario, RUT.

Parágrafo 3. Las actuaciones y notificaciones que se realicen a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como certificadora digital cerrada serán gratuitos, en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus disposiciones reglamentarias.

Notificaciones. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones tributarias, emplazamientos, citaciones, traslados de cargos, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse por correo o personalmente.

Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los cinco (5) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación.

La notificación por correo se practicará mediante envío de una copia del acto correspondiente a la dirección informada por el contribuyente.

Cuandolaliquidacióndeimpuestossehubiereenviadoaunadireccióndistintadelaregistradaodelaposteriormenteinformadaporelcontribuyentehabiendolugaracorregirelerrorencualquiertiempoenviándoloaladireccióncorrecta.Enesteúltimocaso,lostérminoslegalessolocomenzaranacorrerapartirdelanotificaciónhechaendebidaforma.LasactuacionesdelaAdministraciónnotificadasporcorreo,queporcualquierrazónseandevueltas,seránnotificadasmedianteedictooavisosenunperiódicodeampliacirculaciónnacional,lanotificación,lanotificaciónseentenderásurtidaparaefectosdelostérminosdelaadministración,enlaprimerafecha,peroparaelcontribuyente,elterminopararesponderoimpugnarsecontaradesdelafijacióndeledictoolapublicacióndelavisoodelacorreccióndelanotificación.Enelactodenotificacióndelasprovidenciassedejaraconstanciadelosrecursosqueprocedencontraelcorrespondienteactoadministrativo.-

Presentación y radicación de peticiones. Las peticiones podrán presentarse verbalmente y deberá quedar constancia de la misma, o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Los recursos se presentarán conforme a las normas especiales de este código.

Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la autoridad deberá indicar al peticionario los que falten.


196


Si este insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes. Si quien presenta una petición verbal pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.

Las autoridades podrán exigir que ciertas peticiones se presenten por escrito, y pondrán a disposición de los interesados, sin costo, a menos que una ley expresamente señale lo contrario, formularios y otros instrumentos estandarizados para facilitar su diligenciamiento. En todo caso, los peticionarios no quedarán impedidos para aportar o formular con su petición argumentos, pruebas o documentos adicionales que los formularios no contemplen, sin que por su utilización las autoridades queden relevadas del deber de resolver sobre todos los aspectos y pruebas que les sean planteados o presentados más allá del contenido de dichos formularios.

A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, recibida por el funcionario respectivo con anotación de la fecha y hora de su presentación, y del número y clase de los documentos anexos, tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Esta autenticación no causará costo alguno al peticionario.

Parágrafo 1°. En caso de que la petición sea enviada a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos, esta tendrá como datos de fecha y hora de radicación, así como el número y clase de documentos recibidos, los registrados en el medio por el cual se han recibido los documentos.

Parágrafo 2°. Ninguna autoridad podrá negarse a la recepción y radicación de solicitudes y peticiones respetuosas.

Parágrafo 3°. Cuando la petición se presente verbalmente ella deberá efectuarse en la oficina o dependencia que cada entidad defina para ese efecto. El Gobierno Nacional reglamentará la materia en un plazo no mayor a noventa (90) días, a partir de la promulgación de la presente ley.

Peticiones incompletas y desistimiento tácito. En virtud del principio de eficacia, cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.

A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se reactivará el término para resolver la petición.


197


Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.

Vencidos los términos establecidos en este artículo, sin que el peticionario haya cumplido el requerimiento, la autoridad decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales.

Desistimiento expreso de la petición. Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada.


198

C. MAPA DEL PROCESO


199


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Presentar solicitud y copia de factura con el pago del 30%

SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERIA Y RECAUDO


Oficio de solicitud

Comprobante de depósito del 30% de la deuda

Legal: Inciso 4 del Artículo 15 de la Ley 1755 de 2015


Remitir a cobros y analizar información




Informar modelo y medios de financiación de la deuda tributaria para aceptación o no por parte del solicitante




No se acepta la propuesta, se convoca a conciliación (Se concilia, se emite acuerdo )




Se acepta la propuesta, se emite acuerdo y se comunica y se firma por el solicitante



Ninguno

Legal: Ninguno


Legal: Artículo 565 del Estatuto Tributario Nacional. Modificado por la Ley 1111 de 2006 y Adicionado por el Artículo 135 de la Ley 1607 de 2012.



200


0 7

❶ Básico

❷ Interacción

❷ Regular

❶ Inadecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







201



Información

ID MEJORA



Se ha identificado que la entidad no posee un nivel medio de virtualización para este trámite que le permita al usuario radicar su solicitud de manera remota. Se propone la implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para la radicación de solicitudes de trámite con el objetivo de ahorrarle tiempo y dinero al usuario.

Corto -Todo el trámite

Administración


Tecnología


Gobernación para llenar la solicitud. - Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad

Largo



Largo

Interoperabilidad



202




Elementos agregados

10. Ingresar solicitud y adjuntar documentos: El solicitante tiene la opción de ingresar su solicitud y

adjuntar sus documentos a través del portal web de la entidad.




203


A C M L

❶ ❸ ❸ ❸ Avanzado



0 0 ---7 5 -29%



204





Ninguno

Ninguno

Acreditaciones


Se exige el pago del

30% de la deuda

La entidad no aportó normas que den sustento a esta exigencia hecha por el

departamento. No se halló sustento normativo de esta exigencia en la

Ordenanza 020 de 2006. Tampoco se hallaron otras normas reglamentarias

que autoricen la exigencia del comprobante de pago correspondiente al 30%

del valor de la deuda. Como consecuencia de lo anterior, se observa que la

acreditación documental exigida vulnera el principio constitucional de reserva

legal contemplado en el Artículo 84 de la Constitución Política.


redundantes

Se exige el pago del

30% de la deuda

Esta información reposa en la entidad competente para resolver el trámite, por

lo que su exigencia resulta redundante ante la prohibición legal existente

respecto a la potestad de exigir documentación o información que repose en la

entidad o a la que se tenga facultad de acceder. También se vulnera la

prohibición de exigir la comprobación de pagos anteriores para efectos de

cumplir con una obligación o procedimiento administrativo.

Las disposiciones vulneradas son las siguientes:

Artículo 13 del decreto Ley 2150 de 1995. En todas las actuaciones públicas

quedan prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que

la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad

legal de acceder.

Artículo 11 de la Ley 962 de 2005. En relación con las actuaciones que deban

efectuarse ante la Administración Pública, está prohibido exigir todo

comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación

administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue

regularmente concluida. Igualmente no se podrá solicitar documentación de

actos administrativos proferidos por la misma autoridad ante la cual se está

tramitando la respectiva actuación. Las autoridades administrativas de todo

orden no podrán revivir trámites o requisitos eliminados o modificados por el

legislador o el Gobierno Nacional.

Artículo 12 de la Ley 962 de 2005. En relación con los pagos que deben

efectuarse ante la Administración Pública, queda prohibida la exigencia de

comprobantes de pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar

un nuevo pago, salvo que este último implique la compensación de deudas

con saldos a favor o pagos en exceso, o los casos en que se deba acreditar,

por quien corresponda, el pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad

Social.

Artículo 14 de la Ley 962 de 2005. Cuando las entidades de la Administración


205


Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria

para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre

en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha

información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario.

Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades



proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de

prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre

debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido

solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite.

Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la

Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones,

debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual

deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan

integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades.

Artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012. Cuando se esté adelantando un

trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos,

constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante

la cual se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de

2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando

se esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos

reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la

cual reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la

persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de

trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los

archivos de otra entidad pública.

Artículo 10 del Decreto Ley 019 de 2012. En relación con los pagos que deben

efectuarse ante la Administración Pública o ante los particulares que cumplen

una función administrativa, queda prohibida la exigencia de comprobantes de

pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago,

salvo que este último implique la compensación de deudas con saldos a favor

o pagos en exceso, o los casos en que se deba acreditar, por quien

corresponda, el pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad Social

Integral.

Exigencias de



Haber cancelado el

30% del valor de la

deuda

La entidad no aportó normas que den sustento a esta exigencia hecha por el

departamento. No se halló sustento normativo de esta exigencia en la

Ordenanza 020 de 2006. Tampoco se hallaron otras normas reglamentarias

que autoricen la exigencia del comprobante de pago correspondiente al 30%

del valor de la deuda. Como consecuencia de lo anterior, se observa que la

acreditación documental exigida vulnera el principio constitucional de reserva

legal contemplado en el Artículo 84 de la Constitución Política.

Bajo control El trámite no se

encuentra integrado al

Se requiere acoger una posición común respecto a la naturaleza jurídica de


206


regulatorio SUIT.

los Acuerdos de Pago y su tratamiento para incorporarlo al SUIT.

En sí mismo el Acuerdo de Pago no es un trámite por disposición legal de

carácter especial (tributaria nacional y municipal). Estas normas determinan

un efecto jurídico respecto a la prescripción y caducidad para ejercer la

facultad de cobro coactivo por parte de la entidad y la suspensión de un

procedimiento de esta naturaleza ya en curso.

Debido a que el Acuerdo de Pago tiene naturaleza transaccional, constituyen

un contrato entre la Administración tributaria y el contribuyente moroso, sin

embargo, para su validez requiere ser reconocido mediante la expedición de

un Acto Administrativo por parte de la Administración Tributaria,

constituyéndose entonces en un procedimiento de carácter contractual que

deriva en un acto administrativo complejo, en tanto éste reconoce la

transacción acordada por las partes.

De otra parte y ante la ausencia de disposiciones legales y reglamentarias de

carácter especial tributario, resultan aplicables las normas que regulan el

derecho fundamental de petición, por lo que el contribuyente moroso tiene

derecho a solicitarle a la Administración Tributaria la posibilidad de acogerse a

facilidades de pago dispuestas, con el fin de ponerse al día en sus

obligaciones tributarias.

En este sentido, se recomienda que las disposiciones tributarias que

mencionan los efectos jurídicos de los Acuerdos de Pago que han suscrito el

departamento y el contribuyente moroso, no se observen como sustento del

origen del trámite, y se tengan por éstas las normas generales que regulan el

derecho de petición (Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015).


207


A C M L

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



208

3.12 E26-18 - Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio





NOMBRE

Dato SUIT34

Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Realizar el cambio o actualización en el registro de contribuyentes del Impuesto de Industria y Comercio cuando hayan modificaciones efectuadas con relación a la actividad económica, sujeto pasivo del impuesto o establecimientos, tales como la venta, enajenación, modificación de la razón social, transformación de las actividades que se desarrollen, cambio de dirección del establecimiento y cualquier otra susceptible de modificar en los registros.

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Actualización del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito Inmediato

Obs. --- ---



Obs36. --- ---

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---



209


REQUISITOS

Dato SUIT


1.Carta de solicitud

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Ley 14 de 1983, (Artículos 32-48)

2.Decreto 1879 de 2008, (Artículo 4)

3.Ley 232 de 1995, (Artículo 2 literal e)

4.Decreto 3070 de 1983, (Artículos 1, 7 Numeral 5)

5.Ordenanza 020 de 2006, (Artículo 46 )

Obs. ---


Dato --- Obligatorio

Obs. Sí aplica ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


210



ORIGEN


Constitucional



Constitucional

Derecho fundamental de toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

Artículos 32 de la Ley 14 de 1983

Legal Ordinaria

El Impuesto de Industria y Comercio recaerá, en cuanto a materia imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.


Reglamentaria

Los contribuyentes que realicen actividades industriales, comerciales o de servicios en más de un municipio, a través de sucursales o agencias, constituidas de acuerdo con lo definido en los artículos 263 y 264 del Código de Comercio o de establecimientos de comercio debidamente inscritos, deberán registrar su actividad en cada municipio y llevar registros contables que permitan la determinación del volumen de ingresos obtenidos por las operaciones realizadas en dichos municipios. Tales ingresos constituirán la base gravable

Parágrafo 6 del Artículo 46 de la ordenanza 020 de 2006.


Los sujetos del impuesto de Industria y comercio deberán comunicar a la Secretaria de Hacienda, dentro de los treinta (30) días siguiente a su ocurrencia, en los formatos establecidos y con el lleno de las formalidades, todo cambio o mutación que se efectué con relación a la actividad, sujeto pasivo del Impuesto, o al establecimiento, tales como la venta, enajenación, modificación de la razón social, transformación de las actividades que se desarrollen y cambio de dirección del establecimiento, y cualquier otra susceptible de modificar los registros, deberán comunicarse a la Secretaria de Hacienda, dentro de los treinta (30) días siguiente a su ocurrencia, en los formatos establecidos y con el lleno de las formalidades.

COMPETENCIA Artículo 7 del Decreto 3070 de 1983

Reglamentaria

Los sujetos del impuesto de industria y comercio deben registrarse ante las respectivas Secretarías de Hacienda o cuando no existan, ante las Tesorerías Municipales dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de iniciación de la actividad gravable.

Parágrafo 6 del Artículo 46 de la ordenanza 020 de 2006.


Los sujetos del impuesto de Industria y comercio deberán comunicar a la Secretaria de Hacienda, dentro de los treinta (30) días siguiente a su ocurrencia, en los formatos establecidos y con el lleno de las formalidades, todo cambio o mutación que se efectué con relación a la actividad, sujeto pasivo del Impuesto, o al establecimiento, tales como la venta, enajenación, modificación de la razón social, transformación de las actividades que se desarrollen y cambio de dirección del establecimiento, y cualquier otra susceptible de modificar los registros, deberán comunicarse a la Secretaria de Hacienda, dentro de los treinta (30) días siguiente a su ocurrencia, en los formatos establecidos y con el lleno de las formalidades.

CONDICIONES Parágrafo 6 del Artículo 46 de la ordenanza 020 de 2006.


Estar inscrito en el registro de industria y comercio


211


REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO

Ninguno

PLAZO DE

RESPUESTA


Por remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación al plazo establecido en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho fundamental de petición. Teniendo en cuenta que el trámite consiste en la modificación o mutación que impacta el registro del contribuyente en la base de datos del Registro de Industria y Comercio, la Administración no podría tomarse más de 10 días para efectuar tal actuación y expedir la correspondiente constancia o certificación de la modificación solicitada por el contribuyente registrado.

Dentro de este plazo la entidad reporta resolver el trámite de inscripción en el registro de manera inmediata.



Respecto a la notificación, debe darse aplicación a lo dispuesto en el artículo 70 de la Ley 1437 de 2011, el cual establece que Los actos de inscripción realizados por las entidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación. Si el acto de inscripción hubiere sido solicitado por entidad o persona distinta de quien aparezca como titular del derecho, la inscripción deberá comunicarse a dicho titular por cualquier medio idóneo, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente anotación.


212

C. MAPA DEL PROCESO


1. Presentar requisitos en ventanilla única



213


PASO

CANAL PRESENCIAL/CORREO/VIRT

UAL


SUSTENTO NORMATIVO


Radicación en ventanilla

Medio virtual

Correo físico

VENTANILLA ÚNICA



Ventanilla Front Office

Oficio de solicitud

Certificado de Cámara de Comercio

Legal_ Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015

Legal: Ninguno


Revisión de documentación e Inscripción de la modificación en base de datos del registro



Enviar Certificado de Modificación por correo electrónico cuando se usó este medio


Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite solicitado por canal virtual.

Emitir Oficio de Modificación del Registro si se solicitó mediante radicación presencial o por correo



Entregar Oficio de Modificación Registro al solicitante





214


1 8

❷ Regular

❷ Interacción

❷ Regular

❷ Insuficiente

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







215



Información


Administración


Tecnología



Largo



Largo

Interoperabilidad


una copia de su inscripción a la Cámara de comercio para poder dar inicio al procedimiento

Eliminar el requisito Certificado de inscripción a cámara de comercio ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Confecámaras. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Largo 1. Inscripción a certificado de cámara de comercio

1. Confecámaras


216



217


1. Presentar requisitos en ventanilla única: Se elimina porque esta manera de iniciar el trámite se

repite con la actividad 2.

8. Entregar certificado: Se repite con la actividad 6.

Elementos agregados

No hay elementos agregados


2. Presentar requisitos en ventanilla: Ya no se pide la certificación de cámara de comercio al

solicitante debido a que se puede obtener a través de Confecámaras. La solicitud es ingresada por el

funcionario directamente al sistema.

3. Mandar requisitos vía email: Ya no se pide la certificación de cámara de comercio al solicitante

debido a que se puede obtener a través de Confecámaras.


218


A C M L




1 1 0%8 3 -63%



219





Ninguna Ninguna

Acreditaciones


Se exige Certificado de Matrícula

Mercantil o de Existencia y

Representación Legal expedido

por la Cámara de Comercio

No existe norma legal o reglamentaria que establezca el requisito ni

alguna otra que autorice a la entidad su exigencia. A la luz de las

normas que sustentan el origen del trámite y las reglamentarias

departamentales, la única exigencia es informar los datos requeridos

por la Administración Tributaria que debe efectuar quien cumpla la

condición de ser sujeto pasivo del impuesto.

Exigencias


Se exige Certificado de Matrícula

Mercantil o de Existencia y

Representación Legal expedido

por la Cámara de Comercio

Teniendo en cuenta el Artículo 13 del Decreto Ley 2150 de 1995

dispone que en todas las actuaciones públicas quedan prohibidas las

exigencias de copias o fotocopias de documentos que la entidad

tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal

de acceder, el documento exigido además de constituir requisito

documental extralegal también resulta redundante en tanto la

Secretaría de Hacienda está en la obligación de acceder a la

información mediante consulta e intercambio de información con las

entidad responsable de manejar dicha información, Cámara de

Comercio.

Como consecuencia de ello, la entidad vulnera las disposiciones

antes mencionadas, que señalan lo siguiente:

i) La primera de la normas establece que, cuando se esté

adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos







reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio

que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir

para efectos de trámites y procedimientos el suministro de





particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar

a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la




220
















ley

Ninguna Ninguno


La información integrada al SUIT

no corresponde estrictamente al

sustento normativo ni a la

realidad de las exigencias

documentales.

No cuenta con formato

preestablecido para declarar la

información requerida por la

Administración Municipal.

Se exige acreditación

documental que debe ser

sustituida por mecanismo de

intercambio de información o

interoperabilidad.

No hay sustento normativo que soporte la exigencia del Certificado

de Existencia y Representación legal.

Se observa que al tenor del numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de

2005, la racionalización de trámites y procedimientos administrativos

tiene por objeto facilitar las relaciones de los particulares con la

Administración Pública, de tal forma que las actuaciones que deban

surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o

cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los

principios establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta

Política. En tal virtud, serán de obligatoria observancia para toda la

Administración Pública, los siguientes principios como rectores de la

política de racionalización, estandarización y automatización de

trámites, a fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados:

1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio

de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones,

únicamente podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos

que estén previstos taxativamente en la ley o se encuentren

autorizados expresamente por esta. En tales casos las autoridades

públicas no podrán exigir certificaciones, conceptos o constancias.


permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento

de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados

por la ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos

de competencia de otras autoridades.

En este caso particular, las exigencias documentales no tienen

expresa consagración legal ni la entidad cuenta con autorización o


221


excepción alguna que le permita infringir las prohibiciones

establecidas a nivel constitucional y legal contenidas en las normas

mencionadas en los acápites anteriores.


222


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



223

3.13 E26-19 - Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio





NOMBRE

Dato SUIT37

Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obtener la cancelación del registro de industria y comercio cuando cesen definitivamente el desarrollo de actividades industriales, comerciales o de servicios sujetas a dicho impuesto.

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Cancelación del registro como contribuyente de industria y comercio

Obs. Recibe certificado de inactividad


COSTO TIEMPO

Dato SUIT


Obs. Presencial y por email ---



Obs39. Presencial y por email ---

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---




224

REQUISITOS

Dato SUIT




NORMATIVA

Dato SUIT

1.Ley 14 de 1983, (Artículo 32 )

2.Decreto 3070 de 1983, (Artículos 1, 7 Numeral 5)


Obs. ---


Dato --- ---

Obs. Sí aplica ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


225



ORIGEN Artículo 338 de Constitución Nacional

Constitucional

EL Congreso, las Asambleas Departamentales y Concejos Municipales y Distritales tienen la potestad de:

• Crear contribuciones fiscales y parafiscales en sus respectivos territorios,

• Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones, • Ordenar la recuperación de los costos de los

servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, siempre y cuando tales costos y beneficios se encuentren previamente fijados en la Ley, ordenanzas o los acuerdos.


Legal ordinaria ElpagodelimpuestodeIndustriayComerciosobreactividadesindustrialesserealizaenelmunicipiodondeseencuentrelafábricaoplantaindustrial.


Legal ordinaria El impuesto de Industria y Comercio recae sobre actividades sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que se realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, de forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.

Artículo7delDecreto3070de1983y24delaOrdenanza

Reglamentarias nacional y departamental

Lossujetosdelimpuestodeindustriaycomerciodebencomunicaralaautoridadcompetentecualquiernovedadquepuedaafectarlosregistrossudichaactividad,enlosplazosquedetermineelmunicipio.Loscontribuyentesestánenlaobligacióndecomunicarcambioqueseefectuéconrelaciónalaactividad,sujetopasivodelImpuesto,oalestablecimiento,talescomolaventa,enajenación,modificacióndelarazónsocial,transformacióndelasactividadesquesedesarrollenycambiodedireccióndelestablecimiento,ycualquierotrasusceptibledemodificarlosregistros,dentrodelostreinta(30)díassiguienteasuocurrencia,enlosformatosestablecidosyconelllenodelasformalidades.

CONDICIONES Artículo24delaOrdenanza020de2006


- Estar registrado en el Registro de Industria y comercio

- Acreditar el cese de la actividad gravable.


Ninguna

COSTO

Ninguna

PLAZO DE RESPUESTA


Por remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación al plazo establecido en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho fundamental de petición. Teniendo en cuenta que el trámite consiste en la inscripción del contribuyente en la base de datos del Registro de Industria y Comercio, la Administración no podría tomarse más de 10 días para efectuar tal actuación y expedir la correspondiente constancia o certificación de la inscripción con destino al usuario.

Dentro de este plazo la entidad reporta resolver el trámite de inscripción en el registro en forma inmediata, mientras que el SUIT reporta 3 días para ello.


226




Respectoalanotificación,debedarseaplicaciónalodispuestoenelartículo70delaLey1437de2011,elcualestablecequeLosactosdeinscripciónrealizadosporlasentidadesencargadasdellevarlosregistrospúblicosseentenderánnotificadoseldíaenqueseefectúelacorrespondienteanotación.Sielactodeinscripciónhubieresidosolicitadoporentidadopersonadistintadequienaparezcacomotitulardelderecho,lainscripcióndeberácomunicarseadichotitularporcualquiermedioidóneo,dentrodeloscinco(5)díassiguientesalacorrespondienteanotación.


227

C. MAPA DEL PROCESO


1. Radicar solicitud



228


PASO

CANAL PRESENCIAL/

VIRTUAL


SUSTENTO NORMATIVO


Radicación o solicitud verbal

Medio virtual

VENTANILLA ÚNICA



Certificado de Cámara de Comercio donde conste la cancelación de la Matrícula Mercantil

Legal: Ninguno


Informar estado de cuenta (deudas pendientes)

VENTANILLA ÚNICA


Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Expedir y enviar requerimiento oficial para declaración y pago de deuda pendiente

SECRETARIA DE HACIENDA-ÁREA DE FISCALIZACIÓN

Back Office Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Recibir pago hecho por el solicitante de acuerdo a requerimiento de fiscalización

ENTIDAD BANCARIA



Recibir soporte de pago de la deuda y enviar al área competente

VENTANILLA ÚNICA


Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite solicitado por canal virtual.

Revisar soporte de pago y realizar la inactivación del contribuyente en el registro y generar certificado de cancelación



Entregar certificado de cancelación al contribuyente

VENTANILLA ÚNICA




229


1 9

❶ Básico

❷ Interacción

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❶ Inadecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







230



Información


Administración


Tecnología



Largo



Largo

Interoperabilidad


su certificado de cancelación de inscripción a la cámara de comercio como un requisito para poder dar inicio al trámite

Eliminar el requisito Certificado de cancelación de inscripción a cámara de comercio ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Confecámaras. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Largo 1. Certificado de cancelación de inscripción a cámara de comercio

1. Confecámaras


231



232


1. Radicar solicitud: Se elimina porque la solicitud se puede entregar de manera presencial en la

ventanilla (actividad 3)

3. Entregar certificado de cancelación de cámara de comercio: Este requisito ya no es necesario

debido a que el certificado se puede obtener mediante inter-operabilidad con Confecámaras.

Elementos agregados

12. Enviar solicitud vía web: El solicitante tiene la opción de ingresar solicitud a través del portal web

de la entidad.

13. Se envía certificado vía email: Se le envía el certificado de cancelación de contribuyente al

solicitante por email en caso de éste así lo solicite




233


A C M L




1 1 0%9 4 -56%



234





Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación


extralegales

Exigencia del certificado de

cancelación de registro de

matrícula mercantil

Si bien el artículo 24 de la Ordenanza 020 de 2006 señala la necesidad

de acreditar la cesación de actividades por parte del establecimiento

comercial o industrial sobre el cual recae el impuesto, no señala

expresamente el medio por el cual se debe hacer tal acreditación. No

hay norma que expresamente señale que cesación de la actividad

mercantil solo se puede acreditar mediante la presentación por parte

del contribuyente, del certificado de cancelación de registro de

matrícula mercantil.

Exigencias


Exigencia del certificado de

cancelación de registro de

matrícula mercantil

La información solicitada resulta redundante en tanto la Secretaria de

Hacienda debería consultar la información relativa a la cancelación del

registro mercantil en las bases de datos de la Cámara de Comercio.

Para efectuar la validación de la información comercial, tanto para las

entidades territoriales como para la Cámara de Comercio, existe la

obligación legal de contar con mecanismos de interoperabilidad

interinstitucional para dichos fines de verificación, conforme al Artículo

63 del Decreto ley 019 de 2012 .

También, teniendo en cuenta el Artículo 13 del Decreto Ley 2150 de

1995 y el Artículo 14 de la Ley 962 de 2005, dispone que en todas las

actuaciones públicas quedan prohibidas las exigencias de copias o

fotocopias, documentos, certificaciones, etc., que la entidad tenga en

su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder,

porque la exigencia de este documento resulta redundante.

Como consecuencia de lo anterior, la entidad vulnera las disposiciones

antes mencionadas con la exigencia documental, como establece

conforme a su tenor literal, así:

i) La primera de la normas establece que, cuando se esté adelantando






una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra

entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual

reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que


235


la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para

efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que

repose en los archivos de otra entidad pública.




particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a

la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la



principio de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier

otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad

pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación

de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado

digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el

funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando

una entidad pública requiera información de otra entidad de la

Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas

peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10)

días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos

compatibles que permitan integrar y compartir información de uso

frecuente por otras autoridades.



ley



La información reportada en

cuanto a requisitos

documentales no es adecuada

respecto a la práctica del

trámite.

La entidad exige documentos

que no están expresamente

consagrados o autorizados por

el legislador.

La entidad no cuenta con un

formato único que facilite la

gestión interna del trámite.

Al tenor del numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la

racionalización de trámites y procedimientos administrativos tiene por

objeto facilitar las relaciones de los particulares con la Administración

Pública, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella

para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de

obligaciones se desarrollen de conformidad con los principios

establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta Política. En

tal virtud, serán de obligatoria observancia para toda la Administración

Pública, los siguientes principios como rectores de la política de

racionalización, estandarización y automatización de trámites, a fin de

evitar exigencias injustificadas a los administrados:







236








En este caso particular, las exigencias documentales no tienen expresa

consagración legal ni la entidad cuenta con autorización o excepción

alguna que le permita infringir las prohibiciones establecidas a nivel

constitucional y legal contenidas en las normas mencionadas en los

acápites anteriores.

Adicionalmente, se señala que las disposiciones legales señalan que

es deber del propietario o poseedor informar los cambios que se

produzcan en la propiedad, por lo que sobre tales declaraciones recae

la presunción de buena fe, correspondiéndole a la entidad de manera

oficiosa y ex post, efectuar las verificaciones respecto a la información

declarada por el solicitante.


237


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada



238

3.14 E26-21 - Exención de Impuesto predial unificado.





NOMBRE

Dato SUIT40

Exención de Impuesto predial unificado.

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Exclusión total de la obligación que tienen las personas naturales y jurídicas propietarias o poseedoras de predios, de conformidad con la causal determinada por las respectivas jurisdicciones territoriales.

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Exención del pago de impuesto predial unificado

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT


Obs. --- Hasta 10 días hábiles



Obs42. --- ---

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---


REQUISITOS



239

Dato SUIT



Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Decreto 1333 de 1986, (Artículo 258)


3.Ley 1450 de 2011, (Artículo 23 Parágrafo 2)

4.Ley 1607 de 2012, (Artículo 177)


Obs. ---


Dato --- Potestativo

Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. ---


240




Constitucional



• Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones,

• Ordenar la recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, siempre y cuando tales costos y beneficios se encuentren previamente fijados en la Ley, ordenanzas o los acuerdos.


Legal ordinaria Personasnaturales,jurídicas,sociedadesdehecho,quienesrealicenunhechogravablemedianteconsorcios,unionestemporales,patrimoniosautónomos,entreotros,sonsujetospasivosdelosimpuestosdepartamentalesymunicipales.Losbienesdeusopúblicoylasobrasdeinfraestructura,continúanexcluidosdelpagodeimpuestopredial.Sonsujetospasivosdelimpuestopredial,lostenedoresatítulodearrendamiento,uso,usufructouotraformadeexplotacióncomercialquesehagamedianteestablecimientomercantildentrodelasáreasobjetodelcontratodeconcesióncorrespondientesapuertosaéreosymarítimos.

Artículo24delAcuerdo005de2005

Ordenanza Municipal

Prediosexcluidosdelpagodeimpuestopredialunificado:

• Losprediosquedebanrecibirtratamientodeexentosenvirtuddetratadosyconveniosinternacionales.

• Losprediosqueseandepropiedaddelaiglesiacatólicadestinadosalcultoyviviendadelascomunidadesreligiosas,asícomolosdemásquesehallendentrodelostérminosdelconcordatosuscritoentrelasantasedeyelestadoColombiano.Losdemásprediosoáreascondestinacióndiferenteserángravadosconelimpuestopredialunificado.

• Losprediosdepropiedaddeotrasiglesiasdiferentesdelacatólica,enlapartedestinadoalcultoyvivienda,asícomolosdemásquesehallendentrodelostérminosdelosconveniossuscritosporlarespectivaorganizaciónreligiosaconelestadocolombiano.Losdemásprediosoáreascondestinacióndiferenteserángravadosconelimpuestopredialunificado.

• LosbienesdeusopúblicoylosdepropiedaddelmunicipiodeProvidenciaySataCatalina.

• LosprediosdondeestáconstruidoelHospitallocaldeProvidenciayloscentrosdesaluddecarácterPúblicos.

• LosprediosdondeestánconstruidaslasinstitucionesyCentrosEducativosOficiales.

• Losprediosdondeestánconstruidosofuncionanlasjuntasdeaccióncomunal.

• Losprediosnoedificadosylosedificadosresidenciales,cuyoavaluócatastralseaigualoinferioradiezmillonesdepesos($10.000.000.oo),M/cte.


241


COMPETENCIA Artículo 338 de Constitución Nacional

Constitucional


i. Crear contribuciones fiscales y parafiscales en sus respectivos territorios,

ii. Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones,

iii. Ordenar la recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen,


Legal ordinaria - Los Concejos Municipales pueden otorgar a los propietarios o poseedores de predios o de mejorase, entre otras, exenciones del pago de impuestos prediales causados antes del 31 de diciembre de 1984.


Legal ordinaria - La tarifa del impuesto predial unificado se fija por los Concejos Municipales y Distritales y oscila entre 5 por mil y el 16 por mil del respectivo avalúo.


Reglamentaria LosMunicipiosyelDistritodeBogotásólopuedenotorgarexencionesdeimpuestosmunicipalesporplazolimitado,quenopuedeexcederlos10años.

CONDICIONES Ninguna

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO

Ninguna

PLAZO DE

RESPUESTA

Párrafoprimerodelartículo14delaLey1755de2015.

Legal Estatutaria

Laspeticionesdedocumentosydeinformacióndebenresolversedentrodelos15díassiguientesasurecepción.Dentrodeesteplazoeltiempoderespuestaparalaexpedicióndelcertificadoesinmediato.


Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelartículo15delaLey1755de2015.


242

C. MAPA DEL PROCESO


1. Presentar solicitud y documentos de respaldo



243


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Presentar solicitud de exención, presentando documento que acredite personalidad jurídica.



Ninguno



Valoración de la solicitud



Si la solicitud de hace por primera vez, se realiza una visita al domicilio del solicitante



Se determina si la persona puede ser sujeto de exención.



Se emite y se entrega certificado de exención





244


1 5

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







245



Información


Administración


Tecnología



Largo

E26-21-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la ventanilla de Gobernación de San Andrés

- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.

Largo

Interoperabilidad



246



247



Elementos agregados

9. Ingresar solicitud en línea: El solicitante tiene la posibilidad de ingresar su solicitud del trámite a

través del portal web de la entidad.


1. Presentar respaldos: el solicitante sólo debe entregar los respaldos necesarios para justificar su

procedimiento. Ya no debe llevar formulario.

5. Se emite un certificado o se envía por email: El certificado se puede enviar por email si el

solicitante así lo solicita.


248


A C M L


❶ ❶ ❶ ❸ Avanzado


1 1 0%5 3 -40%



249



NORMATIVO


Ninguna Ninguna

Acreditaciones documentales extralegales Ninguna. Ninguna

Exigencias documentales redundantes Ninguna Ninguna


Ninguna Ninguna

Bajo control regulatorio Ninguna Ninguna


250


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



251

3.15 E26-27 - Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de personal Raizal



Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: 12:00:00 AM


NOMBRE

Dato SUIT43

Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de personal Raizal

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---


RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. Certificado de exención


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

--- ---

Obs. Gratuito Hasta 3 días hábiles


Dato44 --- ---

Obs45. Presencial Presencia

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---


REQUISITOS



252

Dato SUIT

---


NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. 1. Artículo 43 parágrafo 3 y 4 - ordenanza 020 del 2006 estuto tributario


Dato --- ---

Obs. No aplica Potestativo

PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. Anual


253



ORIGEN

Artículo 23 de la Constitución Nacional

Constitucional

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución.

Artículo 338 de Constitución Nacional

Constitucional



• Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones, • Ordenar la recuperación de los costos de los servicios

que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, siempre y cuando tales costos y beneficios se encuentren previamente fijados en la Ley, ordenanzas o los acuerdos.


Legal ordinaria

El impuesto de Industria y Comercio recae sobre actividades sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que se realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho, de forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.

Parágrafo3,4y5delArtículo43delAcuerdo020de2006


3.15.2 ElestablecimientoComercial,Turístico,IndustrialyFinancierocondomicilioenelArchipiélagoquetengaalmenoselcincuenta(50%)desusempleadosdeorigenraizalvinculadoporcontratoyrelacióndetrabajodurantelosdoce(12)mesesdelavigenciafiscalinmediatamenteanteriortienederechoalaexoneracióndehastael20%delvalordelImpuestodeIndustriaycomercio.

3.15.3

3.15.4 Laexoneraciónseaplicaenlasiguienteproporción:

Empresas entre 2 y 15 empleados..................................................................10%

Empresas entre 16 y 25 empleados................................................................15%

Empresas de más de 25 empleados.................................................................20%

COMPETENCIA Artículo 77 de la Ley 49 de 1990

Legal ordinaria

El pago del impuesto de Industria y Comercio sobre actividades industriales se realiza en el municipio donde se encuentre la fábrica o planta industrial. Los municipios recibirán los pagos de los impuestos de Industria y Comercio por parte de quienes adelanten actividades industriales y comerciales en su territorio.

CONDICIONES Parágrafo5delArtículo43delAcuerdo020de2006


El trabajador debe haber permanecido todo el tiempo (12 meses de la vigencia) en el mismo establecimiento de comercio.


254



Parágrafo5delArtículo43delAcuerdo020de2006


Certificación la OCCRE - Oficina de Control de Circulación y Residencia

Nómina o contrato de trabajo de los últimos 12 meses de la vigencia fiscal

COSTO

Ninguna

PLAZO DE

RESPUESTA

Ningunaconcarácterespecial

PorremisiónexpresaquehaceelArtículo34delaLey1437de2011,cuandonoexistaregulaciónespecialdeunprocedimientooactuacióndebedarseaplicaciónalasdisposicionesdelaLey1755de2015,queregulaelderechofundamentaldepetición.Enconsecuenciaeltrámitecuentapararesolverseconuntérminomáximode15díassiguientesalarecepcióndelasolicitud,talcomolodisponeelArtículo14delamencionadaleyestatutaria.Dentrodeesteplazoeltiempoderespuestaquetomalaentidadparalaexpedicióndelcertificadoesinmediato.


Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelartículo15delaLey1755de2015.


255

C. MAPA DEL PROCESO


2. Soportes

1. Soporte de nómina

2. Certificado raizal


256


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Presentar solicitud de exoneración, adjuntando soportes.



Certificación de la OCCRE - Oficina de Control de Circulación y Residencia

Nómina o contrato de trabajo de los últimos 12 meses de la vigencia fiscal

Legal:Artículo13delaLey1755de2015.Reglamentario:Parágrafo5delArtículo43delAcuerdo020de2006

Verificación de la información



Se expide certificado de exoneración



Entregar certificado de exoneración al solicitante



Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite.


257


2 6

❶ Básico

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







258



Información

ID MEJORA



Publicar en el SUIT toda la información de este trámite, de acuerdo a los requerimiento que en la actualidad se le exigen al usuario, y de acuerdo a los tiempos de respuesta, los pasos que debe seguir el ciudadano y todos los otros aspectos que de un trámite se publica en el SUIT


Administración


Tecnología


Gobernación para llenar la solicitud. Se ha identificado que la entidad no posee un nivel medio de virtualización para este trámite que le permita al usuario radicar su solicitud de manera remota. Se propone la implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para la radicación de solicitudes de trámite con el objetivo de ahorrarle tiempo y dinero al usuario.

Largo



Largo

Interoperabilidad



259



260



Elementos agregados

10. Ingresar solicitud y adjuntar soportes vía web: El solicitante tiene la opción de ingresar su

solicitud y adjuntar los soportes vía web.

11. Enviar certificado por email: Se le envía el certificado por email al solicitante si el trámite se

realizó en línea




261


A C M L




2 2 0%6 5 -17%



262






Acreditaciones



Exigencias


Se exige presentar una

Certificación de la

OCCRE

La entidad tiene facultad de acceder a la información para resolver el trámite,

por lo que de conformidad con los Artículos 8 numeral 14 de la Ley 962 de

2005 y 9 del Decreto Ley 019 de 2012, debe acoger mecanismos de consulta

e intercambio de información entre ella y la OCCRE para acceder a la

información requerida de ésta última entidad para resolver el trámite de

exoneración.

La primera norma señala que, cuando las entidades de la Administración

Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria

para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre

en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha

información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario.

Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades



proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de

prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre

debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido

solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite.

Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la

Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones,

debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual

deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan

integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades.

La segunda establece que, cuando se esté adelantando un trámite ante la

administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,

certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se

está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las

entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté

adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen

en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual

reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la

persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de

trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los


263


archivos de otra entidad pública.

Exigencias de




Bajo control

regulatorio



264


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



265

3.16 E26-29 - Impuesto por concepto de rentas varias





NOMBRE

Dato SUIT46

Impuesto por concepto de rentas varias

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---


RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. Comprobante de pago


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

--- ----

Obs. Gratuito Inmediato


Dato47 --- ---


ATENCIÓN

Dato ----

Obs. ---


REQUISITOS

Dato ----



266 SUIT Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. ---


Dato --- ---

Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. ---


267




Constitucional



• Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones, • Ordenar la recuperación de los costos de los

servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, siempre y cuando tales costos y beneficios se encuentren previamente fijados en la ley, ordenanzas o los acuerdos.

Artículo189,190y191delAcuerdo020de2006


Todas las personas naturales o jurídicas que solicitan los certificados, documentos o demás servicios a fines que se relacionan más adelante, cancelará a favor del departamento estas Rentas Ocasionales. Tales documentos o servicios son:

- Certificado de nomenclatura

- Paz y salvo - Solicitud de pasaporte - Formulario de industria y comercio - Demarcación

- Formulario único nacional

- Duplicado OCCRE-tarjeta provisional - Placa o certificado renovación de industria y

comercio - Certificado de dominio

- Permiso de espectáculos públicos

- Permisos espectáculos públicos menores

- Vendedores estacionarios (tarifa anual)

- Vendedores ambulantes (tarifa anual) - Otros certificados distintos a los anteriores

COMPETENCIA Artículo189del

Acuerdo020de2006

Constitucional

Todas las personas naturales o jurídicas que solicitan los certificados, documentos o demás servicios a fines que se relacionan más adelante, cancelará a favor del departamento las Rentas Ocasionales.

CONDICIONES Ninguna


Ninguna

COSTO

Ninguna

PLAZO DE RESPUESTA

Ningunaconcarácterespecial

PorremisiónexpresaquehaceelArtículo34delaLey1437de2011,anteausenciaderegulaciónespecialsobreprocedimientosyactuacionesadministrativas,debedarseaplicaciónalasdisposicionesqueregulanelderechofundamentaldepeticióncontenidasenlaLey1755de2015.Enconsecuencia,laspeticionesincoadascomobasedeestetrámitedebenresolversedentrodelos15díassiguientesasurecepción.Dentrodeesteplazoeltiempoderespuestaparalaexpedicióndelcertificadoesinmediato.


268



Comoquieraquenoexisteregulacióndeprocedimientoespecial,debedarseaplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelartículo15delaLey1755de2015.


269

C. MAPA DEL PROCESO



270


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Presentar la solicitud SECRETARIA DE HACIENDA


Oficio de solicitud u Formulario

Legal: Artículo 13 y 14 de la Ley 1755 de 2011.


Cálculo del valor a pagar de acuerdo al servicio solicitado



Se entrega orden de pago




Pago del impuesto ENTIDAD BANCARIA


Orden de pago del impuesto

Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite


271


0 4

❶ Básico

⓿ Nada

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES


0





272



Información

ID MEJORA



Publicar en el SUIT toda la información de este trámite, de acuerdo a los requerimiento que en la actualidad se le exigen al usuario, y de acuerdo a los tiempos de respuesta, los pasos que debe seguir el ciudadano y todos los otros aspectos que de un trámite se publica en el SUIT


Administración




Medio

Tecnología



Largo



Largo

E26-29-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera


-Habilitar la opción al ciudadano de pagar el trámite en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito y que éste pago sea reportado por una entidad bancaria hacia la Gobernación de San Andrés de manera inmediata.

Medio

Interoperabilidad



273



1. Presenta solicitud: el paso se elimina porque en la actividad 2 apenas se le va a informar el costo

del concepto a pagar y posteriormente se le entrega orden de consignación, por lo que llenar un

formulario previo no es necesario.

Elementos agregados

6. Ingresar a la página web de la entidad y seleccionar concepto de pago: El solicitante tiene la

opción de ingresar a la página web y seleccionar el concepto a pagar.

7. Descargar orden de consignación: El solicitante puede descargar la orden de consignación desde

el portal web de la entidad.

8. Pagar con tarjeta de crédito: El solicitante puede pagar el concepto en línea mediante el uso de

una tarjeta de crédito.




274


A C M L


⓿ ❶ ❶ ❸ Avanzado


0 0 ---4 2 -50%



275





Ninguna El trámite está ajustado a la regulación.


extralegales


Exigencias



Exigencias de





El trámite no se

encuentra integrado en

el SUIT.

De conformidad con los Artículos 39 y 40 del Decreto Ley 019 de 2012, este

trámite no resulta exigible al ciudadano en tanto no se encuentra incorporado

en el SUIT y autorizado por el DAFP. Estas normas establecen lo siguiente:

Las entidades públicas y los particulares que ejercen una función administrativa

expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite, deberán

previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la

FunciónPúblicaadjuntando lamanifestacióndel impactoregulatorio,con lacualse

acreditarásujustificación,eficacia,eficienciayloscostosdeimplementaciónparalos

obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos

presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de

encontrarlorazonableyadecuadocon lapolíticadesimplificación, racionalizacióny

estandarización de trámites, el DepartamentoAdministrativo de la Función Pública

autorizarásuadopcióneimplementación.

Elprocedimientoprevistoenelpresenteartículono seaplicará cuandose tratede

adoptar trámites autorizados por los decretos expedidos durante los estados de

excepción, conmotivo de la declaratoria de un estado de catástrofe o emergencia

natural o cuando se requiera la adopción inmediata de medidas sanitarias para

preservarlasanidadhumanaoagropecuaria.

LasAsambleasDepartamentalesylosConcejosDistritalesoMunicipalesúnicamente

podránadoptar,medianteordenanzaoacuerdo, lasmedidasqueserequieranpara

laimplementaciónoaplicacióndelostrámitescreadosoautorizadosporlaLey.

Sinperjuiciode las exigencias generalesdepublicidadde los actos administrativos,


276


para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular, deberá

encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y

Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función Pública,

entidadqueverificaráqueelmismocuenteconelrespectivosoportelegal.

ElcontenidodelainformaciónquesepublicaenelSUITesresponsabilidaddecada

unadelasentidadespúblicas,lascualestendránlaobligacióndeactualizarladentro

delostres(3)díassiguientesacualquiervariación.

Deotraparte,seobservaque ladenominacióndadapor laentidadterritorialnose

encuentra en estricta consonancia con la disposición normativa local que crea el

tributoentanto laOrdenanza020de2006creael impuestodeRentasOcasionales

sinencontrarseenel texto referenciaalgunaa lanominaciónque leda laentidad:

RentasVarias.


277


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



278

3.17 E26-30 - Impuesto sobre vehículo automotor





NOMBRE

Dato SUIT49

Impuesto sobre vehículo automotor

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Declaración y pago que recae sobre los propietarios o poseedores de vehículos de servicio particular nuevos, usados, los que se internen temporalmente en el territorio nacional y motocicletas cuyo cilindraje sea superior a 125 centímetros cúbicos.

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Formulario de declaración y pago de impuestos de vehículos, con sello del banco respectivo

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

1.Vehículos particulares hasta $39.051.000 1,5%

2.Vehículos particulares de más de $39.051.000 y hasta 87.866.000 2,5%

3.Vehículos particulares de Más de $87.866.000 3,5%

4.Motos de más de 125 c.c 1,5%

Inmediato

Obs. --- ---



Obs51. --- ---

ATENCIÓN

Dato ---



279

Obs. ---


REQUISITOS

Dato SUIT

No identificado

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Resolución 5358 de 2015, (Todos)

2.Ley 633 de 2000, (Artículo 106)

3.Ley 488 de 1998, (Artículos 138-146)

4.Ordenanza 020 de 2006, (Capítulo VI, Artículo 57-91)

Obs. ---


Dato --- Obligatorio

Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato Anual

Obs. ---


280




Constitucional



• Puede autorizar tarifas de tasas y contribuciones, • Ordenar la recuperación de los costos de los servicios

que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen, Siempre y cuando tales costos y beneficios se encuentren previamente fijados en la Ley, ordenanzas o los acuerdos.

Artículos 138 a 146 de la Ley 488 de 1998

Legal ordinaria • Lanormacreaelimpuestosobrevehículosautomotores.

• Delimpuestosebeneficianlosmunicipios,distritos,departamentos.

• Elhechogeneradoreslapropiedadoposesióndelosvehículosgravados.

• Losvehículosgravadossonlosautomotoresnuevos,usadosylosqueseinternentemporalmentenacional.

• Elposeedoropropietariodelvehículoeselsujetopasivodelimpuesto.

• Labasegravableeselvalorcomercialdelosvehículosgravados,elcualseestableceanualmentemedianteresoluciónexpedidaporMinisteriodeTransporte.Paralosvehículosqueentranencirculaciónporprimeravez,labasegravableestáconstituidaporelvalorregistradoenlafacturao cuandosonimportadosdirectamenteporelusuariopropietariooposeedor,porelvalortotalregistradoenladeclaracióndeimportación.

• Elimpuestosecausael1deenerodecadaaño,encasodevehículosnuevos,elimpuestosecausaenlafechadesolicituddelainscripciónenelregistroterrestreautomotor,quedebecorresponderconlafacturadeventaodesolicituddeinternación.

Artículos57a63delaOrdenanza020de2006


• Delimpuestosebeneficianlosmunicipios,distritos,departamentos.

• Elhechogeneradoreslapropiedadoposesióndelosvehículosgravados.

• Losvehículosgravadossonlosautomotoresnuevos,usadosylosqueseinternentemporalmentenacional.

• Elposeedoropropietariodelvehículoeselsujetopasivodelimpuesto.

• Labasegravableeselvalorcomercialdelosvehículosgravados,elcualseestableceanualmentemedianteresoluciónexpedidaporMinisteriodeTransporte.Paralosvehículosqueentranencirculaciónporprimeravez,labasegravableestáconstituidaporelvalorregistradoenlafacturao cuandosonimportadosdirectamenteporelusuariopropietariooposeedor,porelvalortotalregistradoenladeclaracióndeimportación.

• Elimpuestosecausael1deenerodecadaaño,encasodevehículosnuevos,elimpuestosecausaenlafechadesolicituddelainscripciónenelregistroterrestreautomotor,quedebecorresponderconlafacturadeventaodesolicituddeinternación.


281


COMPETENCIA Artículos 146 a 147 de la Ley 488 de 1998

Legal ordinaria • Elimpuestodevehículosautomotoressedeclaraypaga

anualmenteantedepartamentosoeldistritocapital,segúnellugardondeseencuentrematriculadoelvehículo.

• Elimpuestoseadministraporlosdepartamentosyeldistritocapital.

• LaDireccióndeApoyoFiscaldelMinisteriodeHaciendayCréditoPúblicoprescribelosformularioscorrespondientesydiscriminaráelporcentajecorrespondientealmunicipio,aldepartamentoyalCorpesrespectivo.

• El recaudo, fiscalización, liquidación oficial, discusión, cobro y devolución del impuesto sobre vehículos automotores, es de competencia del departamento o distrito en cuya jurisdicción se deba pagar el impuesto.

Artículos 63 y 64 del Acuerdo 020 de 2006


El Impuesto de vehículos automotores se declarara y pagara anualmente ante los Departamentos según el lugar donde se encuentre matriculado el respectivo vehículo. El impuesto será administrado por el Departamento. Se pagara dentro de los plazos y en las instituciones financieras que para el efecto esta señale. En lo relativo a las declaraciones, determinación oficial, discusión y cobro, se adoptara los procedimientos del estatuto Tributario Nacional.

El recaudo, fiscalización, liquidación oficial, discusión, cobro y devolución del impuesto sobre vehículo automotores es de competencia del departamento en jurisdicción se deba pagar el impuesto.

CONDICIONES Ninguna

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO

Ninguno


PLAZO DE

RESPUESTA

Ninguna

Comoquiera que el trámite es para dar cumplimiento a una obligación legal de declaración y pago de tributos, no existe norma que establezca que la Administración deba dar respuesta a la misma. La entidad reporta inmediatez en la resolución del trámite (expedir orden de pago del impuesto)

PROCEDIMIENTO Artículos322,323,318y364delAcuerdo020de2006

Las declaraciones tributarias presentadas ante el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, deben contener la información solicitada en los formularios, diseñado por la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y adoptados por el Departamento, que deberán presentarse con los anexos señalados. El funcionario del Grupo de Rentas Departamental que reciba la declaración deberá de firmar, sellar y numerar en orden riguroso, cada uno de los ejemplares, con anotación de la fecha de recibo y devolver un ejemplar al contribuyente. Para todos los efectos fiscales se asimila a declaración toda relación o informe que soporte la liquidación de cada impuesto. Los responsables de Impuestos Departamentales estarán obligados a presentar las declaraciones, relaciones o informes que las normas específicas les


282


exijan. Las declaraciones tributarias indicadas en el presente estatuto, deberán estar firmadas según el caso:

• Quien cumpla el deber formal de declarar

• Contador Público o Revisor Fiscal, según el caso, cuando se trate de personas jurídicas obligadas a llevar libro de contabilidad.

• Contador Público cuando se trate de

contribuyentes obligados a llevar libros de contabilidad y siempre y cuando sus ingresos brutos del año inmediatamente anterior al ejercicio fiscal sean superiores al equivalente de trescientos (300) salarios mínimo legales mensuales vigentes.

• Cuan se diere aplicación a lo dispuesto en los

literales b y c deberá informarse en la declaración el nombre completo y el número de matrícula del Contador Público o revisor fiscal que firma la declaración.

Las declaraciones tributarias presentadas ante el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, deben contener la información solicitada en los formularios, diseñado por la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y adoptados por el Departamento, que deberán presentarse con los anexos señalados. *No existe norma en la Ordenanza ni se reportó decreto reglamentario departamental por parte de la entidad territorial, en la que se establezcan de manera específica los documentos que deben anexarse o presentarse con la declaración.

Debido a la naturaleza del trámite y teniendo en cuenta que la obligación derivada del mismo se cumple con la simple declaración y pago del impuesto, aunque no exista regulación especial del procedimiento resulta imposible aplicar a este trámite las normas estatutarias que regulan el derecho de petición, contenidas en la Ley 1755 de 2015, en tanto la presentación de la declaración y su pago supone el cumplimiento de una obligación legal frente a la cual no se obtiene respuesta sino que, genera, de manera posterior, el ejercicio de la función de fiscalización a cargo de la Administración Tributaria dentro del término de ejecutoria de 2 años que tiene la declaración para adquirir firmeza.


283

C. MAPA DEL PROCESO


284


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Recibir la solicitud SECRETARIA DE HACIENDA


Exhibir la Tarjeta de Propiedad del Vehículo

Legal: Ninguno.


Liquidar el valor de impuesto




Entregar orden de consignación




Pagar el impuesto ENTIDAD BANCARIA

Presencial Ventanilla Front Office Bancaria

Declaración de impuesto con valor liquidado

Legal: 146 de la Ley 488 de 1998.



285


0 4

❷ Regular

❶ Presencia

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







286



Información


Administración


Tecnología



Largo

Interoperabilidad



287




Elementos agregados

6. Ingresar a la página web de la entidad y seleccionar concepto de pago: El solicitante tiene la

opción de ingresar a la página web y seleccionar el concepto a pagar.

7. Descargar orden de consignación: El solicitante puede descargar la orden de consignación desde

el portal web de la entidad.

8. Pagar con tarjeta de crédito: El solicitante puede pagar el concepto en línea mediante el uso de

una tarjeta de crédito.


1. Llenar formulario: el funcionario llenar el formulario directamente en el sistema


288


A C M L



❸ ❷ ❷ ❷ Regular

0 0 ---4 2 -50%



289





Se solicita exhibir la Tarjeta de

Propiedad del Vehículo

Bajo la presunción de buena fe consagrada en el Artículo 83 de la

Constitución Nacional y el Artículo 322 de la Ordenanza 020 de

2006, el cual dispone que en las declaraciones tributarias estarán

contenidas las informaciones correspondientes, se considera que

exigir la exhibición de la Tarjeta de Propiedad es una práctica de

control ex ante que no genera valor agregado al proceso porque

basta que el contribuyente informe en ventanilla los datos requeridos

para obtener la correspondiente declaración y liquidación del

impuesto, de manera que aun cuando el contribuyente no cuente con

dicho soporte para exhibición debe tener la posibilidad de informar

los datos y obtener el correspondiente formulario con la liquidación

del impuesto.

Acreditaciones




No existe norma de carácter legal o reglamentaria que señale la

obligatoriedad de exhibir la tarjeta de propiedad para obtener la

declaración y liquidación del valor del impuesto a pagar, por lo que

ésta exigencia de acreditación vulnera el principio de Reserva Legal

contenido en el Artículo 84 de la Constitución Política.


redundantes



La Secretaría de Hacienda tiene la obligación de mantener el

correspondiente sistema de información que le permita identificar los

vehículos que en su jurisdicción están obligados a pagar el impuesto.

Adicionalmente, el Gobierno Nacional cuenta con una base de datos

denominada RUNT, donde se proporcionan todos los datos de

identificación requeridos sobre un vehículo automotor. En este

sentido y bajo las disposiciones contenidas en los Artículos 13 del

decreto Ley 2150 de 1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de

2011, 9 del Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de 2005,

que disponen respectivamente lo siguiente:

La primera señala que en todas las actuaciones públicas quedan

prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que

la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga

facultad legal de acceder.

La segunda que está prohibido crear requisitos o formalidades

adicionales, de conformidad con el artículo 84 de la Constitución

Política.

La tercera ordena que, cuando se esté adelantando un trámite ante

la administración, se prohíbe exigir actos administrativos,

constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la

entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. A

partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con

los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación

ante la administración y los documentos reposen en otra entidad


290


pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan

para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la

persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para

efectos de trámites y procedimientos el suministro de información

que repose en los archivos de otra entidad pública.

La cuarta determina que, cuando las entidades de la Administración



particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar

a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la

















ley

Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación.


La información reportada en el

SUIT no guarda coherencia con

la práctica del trámite y con las

normas contenidas en el Estatuto

de Rentas.

Se exige presentación de la Tarjeta de Propiedad sin sustento

normativo para ello, y en este mismo sentido, no se cumplen las

obligaciones de intercambio y consulta de información

interinstitucional consagradas legalmente. La entidad ha omitido

integrar en el SUIT la formalidad de presentación de la Tarjeta de

Propiedad, distorsionando con ello el ejercicio del control de

legalidad a cargo del Departamento Administrativo de la Función

Pública.

No se hallaron normas reglamentarias (decreto o resolución

departamental) que acojan el formato o formulario de declaración

que debe ser utilizado por el contribuyente para dar cumplimiento a

su obligación al tenor del Estatuto de Rentas (Artículo 322 que

señala: Las declaraciones tributarias presentadas ante el

Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa

Catalina, deben contener la información solicitada en los formularios,


291


diseñado por la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda

y Crédito Público y adoptados por el Departamento, que deberán

presentarse con los anexos señalados).


292


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



293

3.18 E26-31 - Duplicado de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad





NOMBRE

Dato SUIT52

Duplicado de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obtener duplicado de Tarjeta de Residencia por perdida o deterioro.

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Duplicado de la Tarjeta de Residencia

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

26100 pesos colombianos 8 Día(s) - hábil

Obs. 29500 pesos colombianos Hay casos que toman 30 días por volumen. Sólo hay una persona que tiene la potestad de realizar una la tarjeta de residencia (Todas)



Obs54. --- ---

ATENCIÓN

Dato Presencial, telefónico




294


REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadano y extranjero

1. Fotos: 2 Original(es)

2. Cédula de ciudadanía y extranjería: 1 Fotocopia

3. Carta de solicitud: 2 Original(es)

4. Recibo de pago: 1 Original

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT


Obs. Decreto Ley 2762 de 1991



Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


295



ORIGEN Artículo 2, 3 y 36 del Decreto Ley 2762 de 1991.







• Haber obtenido tal derecho en los términos previstos para adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Archipiélago.

Las personas que por motivos de educación, hayan debido ausentarse de las islas por un tiempo determinado, se les contará tal lapso a efectos de lograr el cumplimiento de los términos señalados en los literales c) y d), siempre que en el Departamento Archipiélago permanezcan como residentes su cónyuge o compañera permanente, sus padres o hijos.


• Con posterioridad a la fecha de expedición de este Decreto, contraiga matrimonio o establezca unión permanente con un residente, siempre que se fije el domicilio común en el Departamento, a lo menos por 3 años continuos. Al momento de solicitar la residencia permanente se deberá acreditar la convivencia de la pareja;

• Haya permanecido en el Departamento en calidad de residente temporal por un término no inferior a 3 años, haya observado buena conducta, demuestre solvencia económica y, a juicio de la Junta Directiva de la Oficina de Control de Circulación y Residencia, resulte conveniente su establecimiento definitivo en el Archipiélago.

La Junta de la Oficina de Control de Circulación y Residencia decidirá sobre la conveniencia de que trata el literal anterior, tomando en cuenta la oferta de mano de obra en el Departamento Archipiélago, la densidad poblacional en el mismo y las condiciones personales del solicitante.

Desde el 30 de mayo de 1992, las autoridades competentes deberán exigir a las personas que se encuentran en el Departamento Archipiélago, el porte de la tarjeta que identifica la situación jurídica que detentan.

COMPETENCIA Artículo 22 y 24 del Decreto Ley 2762 de


El artículo 22 creó la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del


296


1991.

Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones en la materia.

El artículo 24 señala que es función del Director de la Oficina de Circulación y Residencia, expedir las tarjetas de residente y residente temporal, conforme a las disposiciones contenidas en el mismo decreto.



Ser hijo nacido en el departamento cuyos padres son residentes legales y haber cumplido la mayoría de edad.

Ser hijo no nacido en el departamento pero cuyos padres tienen en el momento de su nacimiento la residencia legalizada y haber cumplido la mayoría de edad.

Para realizar el trámite los ciudadanos no deberán dejar pasar más de un año después de alcanzar la mayoría de edad. Quien no realice los trámites en este lapso de tiempo cancelará una multa de medio SMMLV.




Los hijos nacidos en el departamento cuyos padres son residentes legales, para cambiar la tarjeta al cumplir la mayoría de edad, es decir a los diez y ocho años, solo deberán presentar:

• Registro civil de nacimiento • Fotocopia de su cedula de ciudadanía • Su tarjeta de OCCRE anterior • Fotocopia de la tarjeta de la OCCRE de sus padres

Las personas que no habiendo nacido en el departamento pero cuyos padres tienen en el momento de su nacimiento su residencia legalizada, anexaran los mismos documentos y los padres deberán comprobar que para la fecha de nacimiento de sus hijos, por lo menos uno de ellos residía legalmente en el departamento archipiélago.

Los hijos adoptados recibirán el mismo trato de los anteriores siempre que los padres adoptantes tengan definida totalmente su residencia en el departamento archipiélago. Deberán aportar los mismos documentos y agregar todos los documentos pertinentes con la adopción:

• Copia de la sentencia proferida por el juzgado respectivo o en su defecto certificado expedido por el instituto colombiano de bienestar familiar que dé cuenta del trámite en firme de la adopción.

COSTO

Artículo 32 del Decreto Ley 2762 de 1991.


La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina determinará el costo de la expedición de cada una de las tarjetas.



Fija para costo del trámite una tarifa base de $20.000. Actualizable anualmente conforme al incremento del IPC certificado por el Gobierno Nacional-DANE.

PLAZO DE RESPUESTA

Párrafo 5 del Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010.


La OCCRE tendrá sesenta días calendario para definir el cambio de tarjeta de menor de edad a mayor de edad. El trámite de duplicado no cuenta con plazo regulado de manera especial, por lo que resultaría aplicable el establecido en el Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 (15 días), por expresa remisión del artículo 34 de la Ley 1437 de 2011.

Dentro de este lapso la entidad reporta en el SUIT tardar 8 días para expedir el duplicado pero en el trabajo de campo reporta tomar hasta 30 días hábiles.


297


PROCEDIMIENTO Ninguna No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que determinen procedimiento especial del trámite. En consecuencia, por remisión expresa hecha en el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, resultan aplicables al procedimiento las disposiciones de procedimiento contenidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015.

Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. De acuerdo con la página web de la OCCRE la entidad exige más requisitos de los reportados en el SUIT y de los reportados durante el trabajo de campo. Mediante cliente oculto telefónico se estableció la exigencia de los documentos de que trata la página web. Nota: La entidad informó que la Ordenanza 019 de 2010 no se encuentra vigente por virtud de la Ordenanza 001 de 2012, sin embargo ésta última Ordenanza no hace referencia alguna al trámite analizado, por medio de ella se otorgaron facultades al Gobernador para celebrar contratos y convenios. Nota: De otra parte, el Acuerdo 001 de 2010 expedido por la OCCRE para fijar criterios y procedimientos en materia de Circulación y Tránsito en la Isla, fue anulado por el Tribunal Contencioso de San Andrés al establecer que la regulación de esta materia está atribuida expresamente por el Constituyente al legislador con el cumplimiento de su aprobación por mayoría calificada por el cual todo cuanto atañe con la definición de los procedimientos correspondientes al trámite y decisión sobre los mismos temas compete definirlo al legislador bien a través del procedimiento ordinario o si así lo llegare a considerar necesario a través de procedimientos especiales (Proceso de Nulidad simple No. 88-001-22-33-000-2014-00071-00 de 2010). Nota: Adicionalmente el Consejo de Estado conceptuó a través de la Sala de Consulta y Servicio Civil, que los temas relativos a la regulación de circulación, tránsito y permanencia y en general los de control de densidad poblacional en el Archipiélago, son competencia únicamente del legislador (Concepto con radicado numeral 1399 de fecha 28 de febrero de 2002 con ponencia de la magistrada Susana Montes de Echeverri).


298

C. MAPA DEL PROCESO


299


1. Solicitar

Radicar los requisitos:

1. Fotos: 2 Original(es)


3. Carta de solicitud: 2 Original(es)

4. Recibo de pago: 1 Original

9. Analizar los documentos

Se realiza una verificación exhaustiva de los documentos para evitar darle la tarjeta a una persona que

no ha regularizado su situación en la isla


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO




Oficio de solicitud y copia del mismo 2 Fotografías

Fotocopia del documento de identificación

Original del Recibo de pago de la tarifa



Legal: Ninguna


L

Legal: Ninguna


Legal: Ninguna






300

PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Recibir, digitalizar y consultar sistema de información



Revisar y valorar solicitud, soportes documentales e información en el sistema para determinar si debe requerirse información o documentación adicional




Si no necesita requerimiento, remitir expediente a la Oficina de Elaboración de Tarjetas













Remitir Tarjeta para revisión y firma electrónica del Director

Oficina de elaboración de tarjetas


Recibir e imprimir Duplicado Tarjeta firmada



Recibir Duplicado Tarjeta impresa y enviar a ventanilla de entrega



Entregar Duplicado Tarjeta impresa al solicitante


Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del


301

PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

trámite.


302


4 18

❶ Básico

❶ Presencia

❷ Regular

❷ Insuficiente

❶ Inadecuada

❷ Insuficiente



La tarifa cobrada para formular el trámite no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la intidad




303



Información


Administración




Medio




Medio

Tecnología



Habilitar una plataforma de pagos electrónicos como PSE (en este trámite) que posibilita al ciudadano pagar desde su ordenador o desde un dispositivo móvil

Largo



Ampliar las opciones de pago al usuario (en este trámite), mediante el establecimiento de un acuerdo con el banco para posibilitar el pago de los recibos de pago a través de corresponsales bancarios

Largo



Habilitar en la ventanilla única de la gobernación para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.

Corto



Implementar en la ventanilla virtual de la gobernación la opción para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente

Corto


304

Interoperabilidad


solicitan duplicado de residencia de menor edad a mayor edad, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias del documento que tienen que presentar los solicitantes es: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia

Corto 1. Cédula de ciudadanía 2. Cédula de extranjería

1. Registraduría 2. Registraduría


305



306














8. (Ingresar a un programa especial): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la

solicitud, proponemos eliminar la ventanilla concerniente la OCCRE. La documentación será ingresada a

un programa por la ventanilla de archivo y correspondencia una vez realiza el diligenciamiento del

formulario web (como consecuencia de la interconexión del formulario con el software de la OCCRE. Con

esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como



Elementos agregados


habilitación de la web de la entidad que permita la posibilidad de radicar la solicitud, así como los

requisitos en línea. El ofrecimiento de la alternativa de realizar uno de los pasos del trámite en línea




20. (Realizar pago): Añadir las alternativas de pago en línea cuando se realiza la radicación virtual.







307





trabajar.


9. (Analizar los documentos): Se deberá ampliar la capacidad del sistema de gestión documental

con un sistema de alertas que permita verificar cuando una persona ya tiene una tarjeta de residencia

verdadera expedida por la entidad, de tal manera que se agilice el trámite.

2. (Emitir consignación de pago): En vez de generar la orden de pago en línea, o física con código de

barras para que una vez pagado en PSE, entidad bancaria o corresponsal bancario; se actualice en el

sistema de la entidad quién realizó el pago de este trámite

3. (Realizar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las alternativas



17. (Notificar al solicitante la resolución de la negación por correo electrónico): La notificación del

resultado se hará por medio de correo electrónico


308


A C M L

❶ ❷ ❷ ❷ Regular

❶ ❷ ❷ ❸ Avanzado


4 2 -50%18 16 -11%



309



Prácticas de

control ex ante que no generan valor

agregado

Exigencia de fotocopias de documentos que ya

reposan en la entidad, comoquiera que el trámite

se trata de expedir un duplicado de una tarjeta ya

vigente (expedida anteriormente) o a los cuales

tiene facultad de acceder (Registraduría Nacional

del Estado Civil, Migración Colombia, Tesorería-

Secretaría de Hacienda del Departamento)

Aunque existe soporte normativo para algunos de los

requisitos documentales exigidos, se observa que la

OCCRE es responsable de llevar el sistema de

información de registro de los residentes, por lo que

toda la información relativa a registro civil, documentos

de identidad del menor y de sus padres, así como los

registros de permanencia en la Isla (ingresos y salidas)

debe ser verificada directa y oficiosamente por la

entidad ya sea en sus propios registros o en los

registros o bases de datos de otras entidades, tal

como lo ordenan los Artículos 8 numeral 4 de la Ley

1437 de 2011, 13 del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9

del Decreto Ley 019 de 2012.

La primera norma prohíbe exigir actos administrativos,

constancias, certificaciones o documentos que ya

reposen en la entidad ante la cual se está tramitando

la respectiva actuación.

La segunda establece que en todas las actuaciones

públicas quedan prohibidas las exigencias de copias o

fotocopias de documentos que la entidad tenga en su

poder, o a los que la entidad pública tenga facultad

legal de acceder.

Y la tercera determina que, cuando se esté

adelantando un trámite ante la administración, se

prohíbe exigir actos administrativos, constancias,

certificaciones o documentos que ya reposen en la

entidad ante la cual se está tramitando la respectiva

actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las

entidades públicas contarán con los mecanismos para

que cuando se esté adelantando una actuación ante la

administración y los documentos reposen en otra

entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad

en la cual reposan para que ella los requiera de

manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda

aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos

de trámites y procedimientos el suministro de

información que repose en los archivos de otra entidad

pública.

Comoquiera que la finalidad de tales documentos es

ser archivados como soporte documental del trámite,

que con ellos no se efectúa ni se pretende efectuar


310


ningún control de verificación posterior y oficioso sobre

la validez o veracidad de los mismos, es posible

reiterar por este hecho, que tales exigencias

constituyen prácticas ex ante que no generan valor

agregado al proceso.

Acreditaciones


La entidad exige que el trámite se presente junto

con 2 fotografías.

No hay soporte legal ni reglamentario que soporte

éstas exigencia por lo que deben eliminarse como

carga a cumplir por el ciudadano e integrarse como un

procedimiento del Front Office del Trámite, tal como

sucede en el trámite de los pasaportes a cargo de la

Gobernación.


redundantes

Exigencia de fotocopias de documentos que ya

reposan en la entidad o a los cuales tiene

facultad de acceder. La entidad emite un

duplicado de una tarjeta ya expedida, por lo que

cuenta con toda la información.

Con base en los Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437

de 2011, 13 del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del

Decreto Ley 019 de 2012, ya mencionados en el

acápite anterior, y teniendo en cuenta que la OCCRE

es responsable de llevar el registro de control y

circulación de la Isla, es obligación legal de la

Administración sustituir toda carga documental

respecto a informaciones, hechos y circunstancias que

deba verificar para proceder con la expedición del

duplicado de la tarjeta de residencia. Para ello debe

implementar mecanismos de interoperabilidad e

intercambio de información con la Registraduría

Nacional del Estado Civil; migración Colombia y

consultar su propio sistema de registro de residentes y

de salidas y de ingresos a la Isla.

También le compete dar cumplimiento a las

disposiciones legales en materia de implementación de

medios de identificación mediante huella dactilar

digital, en los términos señalados en el Artículo 18 del

Decreto Ley 019 de 2012, que dispone lo siguiente:

En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las

entidades públicas y los particulares que ejerzan

funciones administrativas en los que se exija la

obtención de la huella dactilar como medio de

identificación inmediato de la persona, ésta se hará por

medios electrónicos. Las referidas entidades y

particulares contarán con los medios tecnológicos de

interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad

del titular de la huella con la base de datos de la

Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el trámite

no requiere de la identificación inmediata de la

persona, la autoridad o el particular encargado de

funciones administrativas coordinarán con la


311


Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo

de verificación de la información requerida.



ley

Ninguno El trámite se ajusta a la regulación.


La información reportada en el SUIT no

corresponde estrictamente a la realidad del

trámite que debe efectuar el ciudadano, en la

medida en que se le exigen cargas documentales

y formales que no se encuentran contempladas a

nivel legal ni reglamentario y tampoco hay reporte

de ellas en el SUIT.

La descripción del objeto del trámite no es

adecuada, el duplicado no es en sí mismo el

trámite mediante el cual se adquiere el derecho a

residir en la Isla.

La entidad reporta en el SUIT que cuenta con un

término de 8 días para resolver el trámite, sin

embargo estableció que en la práctica puede

tardar hasta 30 días, cuando la norma aplicable

por remisión (Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015)

establece inicialmente un plazo de 15 días,

prorrogable sólo en caso de que se justifique y

comunique así al interesado.

La OCCRE debe eliminar las cargas exigidas al

ciudadano relativas a radicar el trámite junto con las

fotografías y fotocopias de documentos. En este último

punto se observa la necesidad de dar cumplimiento a

los principios de simplificación, optimización y

racionalización contenidos en el Artículo 1 de la Ley

962 de 2005.

La entidad está en la obligación de implementar

medios de consulta e intercambio de información para

verificar todos los aspectos relacionados con el

registro civil y la identidad del menor y sus padres, así

como para establecer la permanencia de éstos en la

Isla. Debe tenerse en cuenta que el trámite consiste en

un duplicado, por lo que la entidad ya cuenta con toda

la información en sus bases de datos.

La entidad por regla general no debe tardar más del

plazo autorizado por la ley para resolver el trámite (15

días).


312


A C M L

❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❷ ❸ Adecuada



313

3.19 E26-32 - Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad.





NOMBRE

Dato SUIT55

Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad.

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Cambiar la tarjeta de residencia, reemplazando el número de la tarjeta de identidad por el número de la cedula de ciudadanía

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Aceptación o negación de acuerdo a la ley

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 6 Mes(es)

Obs. --- ---



Obs57. --- ---

ATENCIÓN

Dato Presencial, telefónico



REQUISITOS

Dato Ciudadano y extranjero



314 SUIT 1. Cédula de ciudadanía y extranjería: 1 Fotocopia

2. Registro civil de nacimiento: 1 Fotocopia

3. Tarjeta de residencia vencida.: 1 Original

Obs. Los documentos de los extranjeros apostillados y traducidos

NORMATIVA

Dato SUIT

Decreto Ley 2762 de 1991, (Artículo 2, 3)


Obs. La 019 está derogada

Ordenanza 01 de 2002


Dato Si aplica Obligatorio

Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


315



ORIGEN Artículo 2, 3 y 36 del Decreto Ley 2762 de 1991.







• Haber obtenido tal derecho en los términos previstos para adquirir el derecho a residir en forma permanente en el Archipiélago.

Las personas que por motivos de educación, hayan debido ausentarse de las islas por un tiempo determinado, se les contará tal lapso a efectos de lograr el cumplimiento de los términos señalados en los literales c) y d), siempre que en el Departamento Archipiélago permanezcan como residentes su cónyuge o compañera permanente, sus padres o hijos.


• Con posterioridad a la fecha de expedición de este Decreto, contraiga matrimonio o establezca unión permanente con un residente, siempre que se fije el domicilio común en el Departamento, a lo menos por 3 años continuos. Al momento de solicitar la residencia permanente se deberá acreditar la convivencia de la pareja;

• Haya permanecido en el Departamento en calidad de residente temporal por un término no inferior a 3 años, haya observado buena conducta, demuestre solvencia económica y, a juicio de la Junta Directiva de la Oficina de Control de Circulación y Residencia, resulte conveniente su establecimiento definitivo en el Archipiélago.

La Junta de la Oficina de Control de Circulación y Residencia decidirá sobre la conveniencia de que trata el literal anterior, tomando en cuenta la oferta de mano de obra en el Departamento Archipiélago, la densidad poblacional en el mismo y las condiciones personales del solicitante.

Desde el 30 de mayo de 1992, las autoridades competentes deberán exigir a las personas que se encuentran en el Departamento Archipiélago, el porte de la tarjeta que identifica la situación jurídica que detentan.

COMPETENCIA Artículo 22 y 24 del Decreto Ley 2762 de


El artículo 22 creó la Oficina de Control de Circulación y Residencia como órgano de la administración del


316


1991.

Departamento Archipiélago de San Andrés y Providencia, para la realización y cumplimiento de las disposiciones en la materia.

El artículo 24 señala que es función del Director de la Oficina de Circulación y Residencia, expedir las tarjetas de residente y residente temporal, conforme a las disposiciones contenidas en el mismo decreto.



Ser hijo nacido en el departamento cuyos padres son residentes legales y haber cumplido la mayoría de edad.

Ser hijo no nacido en el departamento pero cuyos padres tienen en el momento de su nacimiento la residencia legalizada y haber cumplido la mayoría de edad.

Para realizar el trámite los ciudadanos no deberán dejar pasar más de un año después de alcanzar la mayoría de edad. Quien no realice los trámites en este lapso de tiempo cancelará una multa de medio SMMLV.




Los hijos nacidos en el departamento cuyos padres son residentes legales, para cambiar la tarjeta al cumplir la mayoría de edad, es decir a los diez y ocho años, solo deberán presentar:

• Registro civil de nacimiento • Fotocopia de su cedula de ciudadanía • Su tarjeta de OCCRE anterior • Fotocopia de la tarjeta de la OCCRE de sus padres

Las personas que no habiendo nacido en el departamento pero cuyos padres tienen en el momento de su nacimiento su residencia legalizada, anexaran los mismos documentos y los padres deberán comprobar que para la fecha de nacimiento de sus hijos, por lo menos uno de ellos residía legalmente en el departamento archipiélago.

Los hijos adoptados recibirán el mismo trato de los anteriores siempre que los padres adoptantes tengan definida totalmente su residencia en el departamento archipiélago. Deberán aportar los mismos documentos y agregar todos los documentos pertinentes con la adopción:

• Copia de la sentencia proferida por el juzgado respectivo o en su defecto certificado expedido por el instituto colombiano de bienestar familiar que dé cuenta del trámite en firme de la adopción.

COSTO

Artículo 32 del Decreto Ley 2762 de 1991.


La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina determinará el costo de la expedición de cada una de las tarjetas.

En la actualidad el trámite de cambio de tarjeta de residente de menores de edad por cumplimiento de los 18 años es gratuito. No existe disposición de la Asamblea que fije tarifa para este trámite.

PLAZO DE

RESPUESTA

Párrafo 5 del Artículo 10 de la Ordenanza 019 de 2010.


La OCCRE tendrá sesenta días calendario para definir el cambio de tarjeta de menor de edad a mayor de edad.

PROCEDIMIENTO Ninguna No se hallaron normas de carácter legal o reglamentario que determinen procedimiento especial del trámite. En consecuencia, por remisión expresa hecha en el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, resultan aplicables al procedimiento las disposiciones de procedimiento contenidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015.


317 Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. De acuerdo con la página web de la OCCRE la entidad exige más requisitos de los reportados en el SUIT y de los reportados durante el trabajo de campo. Mediante cliente oculto telefónico se estableció la exigencia de los documentos de que trata la página web. Nota: La entidad informó que la Ordenanza 019 de 2010 no se encuentra vigente por virtud de la Ordenanza 001 de 2012, sin embargo ésta última Ordenanza no hace referencia alguna al trámite analizado, por medio de ella se otorgaron facultades al Gobernador para celebrar contratos y convenios. Nota: De otra parte, el Acuerdo 001 de 2010 expedido por la OCCRE para fijar criterios y procedimientos en materia de Circulación y Tránsito en la Isla, fue anulado por el Tribunal Contencioso de San Andrés al establecer que la regulación de esta materia está atribuida expresamente por el Constituyente al legislador con el cumplimiento de su aprobación por mayoría calificada por el cual todo cuanto atañe con la definición de los procedimientos correspondientes al trámite y decisión sobre los mismos temas compete definirlo al legislador bien a través del procedimiento ordinario o si así lo llegare a considerar necesario a través de procedimientos especiales (Proceso de Nulidad simple No. 88-001-22-33-000-2014-00071-00 de 2010). Nota: Adicionalmente el Consejo de Estado conceptuó a través de la Sala de Consulta y Servicio Civil, que los temas relativos a la regulación de circulación, tránsito y permanencia y en general los de control de densidad poblacional en el Archipiélago, son competencia únicamente del legislador (Concepto con radicado numeral 1399 de fecha 28 de febrero de 2002 con ponencia de la magistrada Susana Montes de Echeverri).


318

C. MAPA DEL PROCESO


319


1. Solicitar el cambio de la tarjeta de residencia

Radicar los requisitos:


2. Registro civil de nacimiento: 1 Fotocopia

3. Tarjeta de residencia vencida.: 1 Original

Los documentos de los extranjeros apostillados y traducidos

9. Analizar la solicitud

Cuando las personas no son raizales, se realizar una verificación exhaustiva de cada uno de los casos

para evitar darle la tarjeta de residencia de mayor de edad a una persona que no deberían ser residentes

de la isla


320


PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO




Oficio de solicitud y copia del mismo Registro Civil de Nacimiento Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía Fotocopia del cédula y Tarjeta OCCRE de uno de los padres Tarjeta vencida de la OCCRE Dos fotos fondo azul 3x4 del beneficiario. Carpeta de forro plástico. Para los no nacidos en la Isla, se exige adicionalmente Prueba documental de su permanencia en San Andrés Isla.



Legal: Ninguna


Legal: Ninguna


Legal: Ninguna


Legal: Ninguna


Legal: Ninguna


Legal: Ninguna


Legal: Ninguna





Recibir, digitalizar y consultar sistema de información



Revisar y valorar solicitud, soportes documentales e




321

PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

información en el sistema para determinar si debe requerirse información o documentación adicional


Si no necesita requerimiento, remitir expediente a la Oficina de Elaboración de Tarjetas













Remitir Tarjeta para revisión y firma electrónica del Director



Recibir e imprimir Tarjeta firmada



Recibir Tarjeta impresa y enviar a ventanilla de entrega



Entregar Tarjeta impresa al solicitante


Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite.


322


5 30

❶ Básico

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







323



Información


Administración


E26-32-18 La solicitud presentada tiene que ser recepcionada a priori por el Archivo y Correspondencia, y luego por la ventanilla única de OCCRE. La solicitud tiene que ser diligenciada y registrada por ambas ventanillas antes de que sea remitida al funcionario competente del trámite en cuestión.


Medio

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E26-32-14 Las certificaciones que detallan la concesión

de residencia en trámite y los requerimientos son firmadas de forma manual por el funcionario competente

Implantar un mecanismo de firma digital de las resoluciones para agilizar el proceso, disminuyendo la cargabilidad de trabajo del funcionario competente y así puede invertir su atención en otros detalles de los trámites.

Medio




Corto




Corto


324

Interoperabilidad


solicitan duplicado de residencia de menor edad a mayor edad, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias del documento que tienen que presentar los solicitantes es: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia -Registro civil de nacimiento

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia -Registro civil de nacimiento

Corto 1. Cédula de ciudadanía 2. Cédula de extranjería 3. Registro civil de nacimiento

1. Registraduría 2. Ministerio de Relaciones Exteriores 3. Registraduría


325



326














6. (Ingresar a un programa especial): Con el fin de agilizar el proceso de la tramitación de la

solicitud, proponemos eliminar la ventanilla concerniente la OCCRE. La documentación será ingresada a

un programa por la ventanilla de archivo y correspondencia una vez realiza el diligenciamiento del

formulario web (como consecuencia de la interconexión del formulario con el software de la OCCRE. Con

esto obtenemos la optimización del tiempo y los recursos tanto humanos como económicos. Como



Elementos agregados













327





trabajar.


18. (Verificar la documentación aportada): El sistema de gestión deberá ser los suficientemente

robusto para generar una alerta que permita identificar qué persona raizal recientemente ha cumplido la

mayoría de edad para generar automáticamente la generación de la tarjeta, y que solamente sea

necesario entregársela al usuario cuando realice la solicitud. En los otros casos se deberá seguir el

proceso normal por seguridad.

20. (Notificar al solicitante la resolución de la negación por correo electrónico): La notificación del

resultado se hará por medio de correo electrónico, en ventanilla o correo físico.

21. (Revisar y firmar la resolución de negación (digital)): En vez de firmar de forma manual,

proponemos mejorar dicho paso mediante la implementación de la firma electrónica.

24. (Dar visto y firmar (digital)): En vez de firmar de forma manual, proponemos mejorar dicho paso

mediante la implementación de la firma electrónica,

26. (Dar el visto bueno y firma (digital)): En vez de firmar de forma manual, proponemos mejorar

dicho paso mediante la implementación de la firma electrónica.

27. (Subsanar los defectos en línea): Radicar los requisitos faltantes en línea.


328


A C M L

❶ ❷ ❷ ❷ Regular

❶ ❷ ❷ ❸ Avanzado


5 3 -40%30 28 -7%



329



Prácticas de control ex ante que

no generan valor agregado

Exigencia de fotocopias de documentos que

ya reposan en la entidad o a los cuales tiene

facultad de acceder (registro civil, fotocopias

de documentos de identidad del menor y de

sus padres, fotocopias de tarjeta residencia de

los padres)

Aunque existe soporte normativo para algunos de los

requisitos documentales exigidos, se observa que la

OCCRE es responsable de llevar el sistema de

información de registro de los residentes, por lo que toda

la información relativa a registro civil, documentos de

identidad del menor y de sus padres, así como los

registros de permanencia en la Isla (ingresos y salidas)

debe ser verificada directa y oficiosamente por la entidad

ya sea en sus propios registros o en los registros o bases

de datos de otras entidades, tal como lo ordenan los

Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de 2011, 13 del

Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto Ley 019 de

2012.

La primera norma prohíbe exigir actos administrativos,

constancias, certificaciones o documentos que ya

reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la

respectiva actuación.

La segunda establece que en todas las actuaciones

públicas quedan prohibidas las exigencias de copias o

fotocopias de documentos que la entidad tenga en su

poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal

de acceder.

Y la tercera determina que, cuando se esté adelantando


administrativos, constancias, certificaciones o

documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se

está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de

enero de 2013, las entidades públicas contarán con los

mecanismos para que cuando se esté adelantando una

actuación ante la administración y los documentos

reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda

indicar la entidad en la cual reposan para que ella los

requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona

los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para

efectos de trámites y procedimientos el suministro de

información que repose en los archivos de otra entidad

pública.

Comoquiera que la finalidad de tales documentos es ser

archivados como soporte documental del trámite, que con

ellos no se efectúa ni se pretende efectuar ningún control

de verificación posterior y oficioso sobre la validez o


330


veracidad de los mismos, es posible reiterar por este

hecho, que tales exigencias constituyen prácticas ex ante

que no generan valor agregado al proceso.

Acreditaciones


La entidad exige que el trámite se presente en

una carpeta de forro plástico junto con 2

fotografías fondo azul de tamaño 3*4 del

menor

No hay soporte legal ni reglamentario que soporte éstas

exigencias por lo que deben eliminarse como carga a

cumplir por el ciudadano.


redundantes

Exigencia de fotocopias de documentos que

ya reposan en la entidad o a los cuales tiene

facultad de acceder (registro civil, fotocopias

de documentos de identidad del menor y de

sus padres, fotocopias de tarjeta residencia de

los padres)

Con base en los Artículos 8 numeral 4 de la Ley 1437 de

2011, 13 del Decreto Ley 2150 de 1995 y 9 del Decreto

Ley 019 de 2012, ya mencionados en el acápite anterior,

y teniendo en cuenta que la OCCRE es responsable de

llevar el registro de control y circulación de la Isla, es

obligación legal de la Administración sustituir toda carga

documental respecto a informaciones, hechos y

circunstancias que deba verificar para proceder con la

expedición de la tarjeta de residencia del menor de edad

que cumple los 18 años. Para ello debe implementar

mecanismos de interoperabilidad e intercambio de

información con la Registraduría Nacional del Estado Civil

y consultar su propio sistema de registro de residentes y

de salidas y de ingresos a la Isla.

También le compete dar cumplimiento a las disposiciones

legales en materia de implementación de medios de

identificación mediante huella dactilar digital, en los

términos señalados en el Artículo 18 del Decreto Ley 019

de 2012, que dispone lo siguiente:

En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las

entidades públicas y los particulares que ejerzan

funciones administrativas en los que se exija la obtención

de la huella dactilar como medio de identificación

inmediato de la persona, ésta se hará por medios

electrónicos. Las referidas entidades y particulares

contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad

necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella

con la base de datos de la Registraduría Nacional del

Estado Civil. Si el trámite no requiere de la identificación

inmediata de la persona, la autoridad o el particular

encargado de funciones administrativas coordinarán con

la Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo

de verificación de la información requerida.

Exigencias de




331




La información reportada en el SUIT no

corresponde estrictamente a la realidad del

trámite que debe efectuar el ciudadano, en la

medida en que se le exigen cargas

documentales y formales que no se

encuentran contempladas a nivel legal ni

reglamentario y tampoco hay reporte de ellas

en el SUIT.

De acuerdo con la información del SUIT y la

proporcionada por la entidad, el trámite cuenta

con silencio administrativo positivo, sin

embargo no se halló por parte de la

Consultoría ni se suministró por la entidad,

disposición alguna que contemple este efecto

jurídico de manera taxativa.

La entidad reporta en el SUIT que cuenta con

un término de 6 meses para resolver el

trámite, cuando la norma reglamentaria

establece un término inferior (60 días hábiles).

La OCCRE debe eliminar las cargas exigidas al

ciudadano relativas a radicar el trámite junto con las

fotografías. En este último punto se observa la necesidad

de dar cumplimiento a los principios de simplificación,

optimización y racionalización contenidos en el Artículo 1

de la Ley 962 de 2005.

La entidad está en la obligación de implementar medios

de consulta e intercambio de información para verificar

todos los aspectos relacionados con el registro civil y la

identidad del menor y sus padres, así como para

establecer la permanencia de éstos en la Isla.

Así mismo se observa la importancia de generar un

formato estandarizado para la solicitud del trámite, que

asegure el diligenciamiento de todos los datos de

información que la entidad requiera para efectuar las

consultas e intercambios de información necesarios para

expedir la nueva tarjeta de residencia del menor que ha

cumplido la mayoría de edad.

El trámite no cuenta con soporte normativo que sustente

la aplicación del silencio administrativo positivo, por lo que

requiere su ajuste en el SUIT.

La entidad no debe tardar más de 60 días hábiles para

resolver el trámite, por lo que debe ajustarse esta

información en el SUIT.


332


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



333

3.20 E26-33 – Expedición de pasaporte relacionado con gobiernos territoriales



Link SUIT: No hay información Fecha de actualización:


NOMBRE

Dato SUIT58

Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---

Obs. Expedición de un documento que es pasaporte ordinario o ejecutivo que permite la entrada y salida del país en cuestión

RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. Expedición del pasaporte


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

215,500 pesos colombianos para los pasaportes ordinarios

350,000 pesos colombianos para pasaportes ejecutivos

2 a 3 días

Obs. La diferencia entre pasaporte ordinario y ejecutivo reside en el numero de paginas

Puede demorar por el envió de correos, ya que la documentación física se envía a Bogotá.


Dato59 --- ---


ATENCIÓN

Dato Presencial, Telefónica, Web ( Cancillería)

Obs. ---



334


REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadano:

1. Mayores de edad: cedula original y fotocopiado

2. Menores de edad: acompañamiento de los tutores o padres

3. Si es menor a 7 de años: registro civil y documento del acompañamiento de uno de los padres o tutores

4. Si es mayor a 7 años : Registro civil y tarjeta de identidad

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

1. Decreto 1067 de 2015

2. Decreto 1514, 16 de julio de 2012

3. La Ley de 1947

4. El numeral 12 del artículo 18 Decreto 3355 de 2009

5. Volumen 1, parte 1, Documento 9303 de la OACCI

6. Articulo 25, Decreto 019 de 2012

Obs. ---



Obs. --- Solo se requiere para realizar viajes fuera del país

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. Fechas que se concentran las solicitudes son: Semana santa, Junio, Julio ( Periodo de las vacaciones )


335



ORIGEN Artículo 13 de la Ley 12 de 1947

Decreto

Legal Ordinaria

Esta ley prueba la Convención sobre Aviación Civil Internacional, firmada en Chicago el 7 de diciembre de 1944, integrando las disposiciones de la misma al ordenamiento jurídico colombiano. Su artículo 13 determina que las leyes y reglamentos de un Estado contratante, relativos a la entrada o salida de su territorio, de pasajeros, tripulaciones o carga de aeronaves, tales como los reglamentos de entrada, despacho, inmigración, pasaportes, aduanas y cuarentena, serán observados por los pasajeros, tripulación o carga, o a nombre de éstos, tanto a la entrada como a la salida, o mientras permanezcan en el territorio de dicho Estado.

Artículo 2.2.1.4.1 y 2.2.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015. Modificados y adicionados por el Artículo 19 del Decreto 1743 de 2015

Reglamentaria El pasaporte es el documento que identifica a los colombianos en el exterior. Todo colombiano que viaje fuera del país deberá estar provisto de un pasaporte válido, sin perjuicio de lo dispuesto en los tratados e instrumentos internacionales vigentes. El pasaporte será expedido únicamente por el Ministerio de Relaciones Exteriores directamente o a través de convenios suscritos para tal efecto. Ningún ciudadano podrá ser titular de más de un pasaporte colombiano vigente. Las autoridades expedidoras y/o migratorias de Colombia deberán anular aquellos pasaportes que no correspondan al último vigente. Se exceptúan los pasaportes diplomáticos, oficiales, de emergencia y exentos. Los pasaportes electrónicos son pasaportes de lectura mecánica que contienen una microplaqueta de circuito integrado sin contacto, dentro de la cual se almacenan además de los datos descritos en el artículo anterior, medidas biométricas del titular del pasaporte y un objeto de seguridad para proteger los datos allí incluidos y que se ajustan a las especificaciones que para ello ha establecido la OACI.

Artículo 2.2.1.4.3.12. del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015.

Reglamentaria A partir del 24 de noviembre de 2015, todos los documentos de viaje colombianos, con excepción de la libreta de tripulante terrestre deberán contar con zona de lectura mecánica. Los documentos de viaje que no cuenten con zona de lectura mecánica y que se encuentren vigentes deberán ser remplazados antes de esta fecha.

COMPETENCIA Artículo 3 numeral 23 del Decreto 3555 de 2009.

Reglamentaria Es función del Ministerio de Relaciones Exteriores, expedir los pasaportes y autorizar mediante convenios con otras entidades públicas, su expedición, cuando lo estime necesario.

En virtud de esta norma, mediante Convenio, el Ministerio de Relaciones Exteriores ha delegado en la Gobernación del Archipiélago de San Andrés, Islas, la expedición de pasaportes en la jurisdicción territorial correspondiente.

Artículo 2.2.1.4.4 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015. Adicionado por el Artículo 19 del Decreto 1743 de 2015

Reglamentaria El Ministerio de Relaciones Exteriores, reglamentará todo lo concerniente a las clases de pasaportes, a los requisitos para la expedición de los documentos de viaje y a los demás trámites y procedimientos relacionados con la materia.


336


CONDICIONES Artículo 2.2.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015. Modificado por el Artículo 19 del Decreto 1743 de 2015

Numeral 2 y 5 del Artículo 2.2.1.4.2.1 y Artículo 2.2.1.4.3.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015

Reglamentaria Ser colombiano.

El pasaporte es el documento que identifica a los colombianos en el exterior.

Realizar la formalización de la solicitud de manera presencial en las oficinas de pasaportes destinadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Si es un menor debe estar acompañado de uno de sus padres o su representante legal, o mediante tercero debidamente autorizado cuando los padres o su representante legal no se encuentran en el país. Los menores hijos de padre o madre extranjero y padre o madre colombiano, podrán realizar el trámite de solicitud del pasaporte con uno de sus padres.

Efectuar el pago correspondiente en la oficina donde realice el trámite, en la entidad bancaria o por los medios electrónicos establecidos para tal efecto.

El pasaporte de un menor deberá ser reclamado por el padre, madre, representante legal o apoderado que realizó el trámite de solicitud o el tercero debidamente autorizado.

REQUISITOS

DOCUMENTALES Artículos 2.2.1.4.2.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015.

Artículo 2.2.1.4.3.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de

Reglamentaria Los requisitos para la expedición del pasaporte ordinario con zona de lectura mecánica, ejecutivo con zona de lectura mecánica, fronterizo con zona de lectura mecánica y emergencia con zona de lectura mecánica, serán los siguientes:

• Diligenciar la solicitud por medio electrónico o personalmente en la oficina expedidora.

• Presentar original de la cédula de ciudadanía en formato válido, o

o Contraseña por primera vez o rectificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, acompañada del Registro Civil de Nacimiento auténtico, o

o Comprobante en trámite de duplicado o renovación de la cedula de ciudadanía acompañado de consulta en línea de la fecha de expedición de la cedula a través de la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil. La consulta de la fecha de expedición de la cedula de ciudadanía podrá ser realizada por la oficina expedidora, o

o Verificar en el Sistema de Control y Expedición de Pasaportes (SICEP), a través de la huella digital, la existencia de los documentos soporte de trámites anteriores.

• Presentar pasaporte anterior, si lo tuviese. En caso de pérdida o hurto del pasaporte, el titular deberá comunicarlo verbalmente al funcionario, quien marcará la casilla correspondiente en el Sistema de Control y Expedición de Pasaportes (SICEP) y se entenderá que dicha declaración se efectúa bajo la gravedad de juramento, lo cual el interesado confirmará al momento de firmar el pasaporte.


337


2015. Menores de edad:

Los requisitos para la expedición del pasaporte ordinario con zona de lectura mecánica, ejecutivo con zona de lectura mecánica, fronterizo con zona de lectura mecánica y de emergencia con zona de lectura mecánica, serán los siguientes:

• Diligenciar la solicitud por medio electrónico o personalmente en la oficina expedidora.

• Realizar la formalización de la solicitud de manera presencial en las oficinas de pasaportes destinadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores así:

o El menor debe estar acompañado por uno de sus padres o su representante legal.

o Si los padres o su representante legal se encuentran ausentes del lugar del trámite, podrán autorizar a un tercero para efectuar la solicitud, acompañado del menor de la siguiente manera:

• Si se encuentran en territorio nacional, la autorización deberá efectuarse mediante poder especial autenticado ante notario público, o

• Si se encuentran en el exterior, la autorización deberá efectuarse mediante poder especial legalizado ante el cónsul de Colombia, o

• Si se encuentra en el exterior en un lugar donde no exista consulado de Colombia, mediante poder especial otorgado ante autoridad competente con presentación personal debidamente apostillado o legalizado.

• En Colombia: Presentar Registro Civil de Nacimiento del menor auténtico

o Para menores de edad hasta los 7 años, presentar Registro Civil de Nacimiento auténtico.

o Para menores de edad entre 7 y 17 años, tarjeta de identidad o contraseña expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil y Registro Civil y Registro Civil de Nacimiento auténtico.

Los menores hijos de padre y madre extranjeros nacidos en Colombia deberán acreditar la condición de nacionales colombianos, mediante la presentación de la respectiva Visa RE (Residente) de los padres, vigente al momento del nacimiento del menor.

Cuando el menor de edad es adoptado por padres extranjeros, para realizar la solicitud de documento de viaje, además del Registro Civil de Nacimiento auténtico, deberá aportar la Escritura Pública de Adopción.

COSTO



Señala la facultad del Congreso, las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales podrán imponer contribuciones fiscales o parafiscales. La ley, las ordenanzas y los acuerdos deben fijar, directamente, los sujetos activos y pasivos, los hechos y las bases gravables, y las tarifas de los impuestos.

La ley, las ordenanzas y los acuerdos pueden permitir que las autoridades fijen la tarifa de las tasas y contribuciones que cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen; pero el sistema y el método para definir tales costos y beneficios, y la forma de hacer su reparto, deben


338


ser fijados por la ley, las ordenanzas o los acuerdos.

Las leyes, ordenanzas o acuerdos que regulen contribuciones en las que la base sea el resultado de hechos ocurridos durante un período determinado, no pueden aplicarse sino a partir del período que comience después de iniciar la vigencia de la respectiva ley, ordenanza o acuerdo.

Artículos 1, 3 literal a), 4 y 7 de la Ley 1212 de 2008

El objeto de la ley es regular las tasas que deben pagar los usuarios por la prestación de los servicios de expedición de pasaportes, visas, legalizaciones y apostilla, certificaciones, el ejercicio de las funciones notariales y de registro en el exterior, la expedición de tarjetas de registro consular y los trámites de nacionalidad, con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Lo anterior, sin perjuicio de los cobros que se deben realizar para otras entidades en virtud de la legislación vigente (de conformidad con los Artículos 523 y 868 del Estatuto Tributario Nacional, la expedición de pasaportes es un hecho generador de impuesto a favor de la Nación).

La expedición de pasaporte es un hecho generador que da lugar al cobro de la tasa.

El Ministerio de Relaciones Exteriores podrá celebrar convenios interadministrativos con otras entidades públicas para el recaudo de las tasas.

La tarifa correspondiente a las tasas que cobra el Ministerio de Relaciones Exteriores por la presentación de los servicios regulados en la presente ley, fijada conforme a la metodología establecida en el Artículo 7 de la ley.

El parágrafo del Artículo 7 de la Ley 1212 establece que de conformidad con el inciso segundo del artículo 338 de la Constitución Política, el Ministerio de Relaciones Exteriores es la autoridad administrativa autorizada para establecer mediante resolución las tarifas por los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores de acuerdo con el método y el sistema para la determinación del costo de los servicios y la forma de repartirlo entre los usuarios.


339


Artículos 1, 2 y 3 de la Resolución 5370 de 2015 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores

El Ministerio establece las tarifas a cobrar por la expedición de pasaportes en el territorio nacional. Las tarifas actualizadas para el año 2016 son las siguientes:

• Pasaporte ordinario: $160.000

• Pasaporte ejecutivo: $250.000

• Pasaporte de emergencia: $161.000 Debido a que el trámite analizado se realiza en el Archipiélago de San Andrés, a este valor se adiciona la tarifa cobrada por el Departamento, de conformidad con su Estatuto de Rentas. El departamento sólo expide pasaportes ordinarios y ejecutivos.

Artículo 189, 90 y 191 de la Ordenanza 020 de 2006. Estatuto de Rentas del departamento


Todas las personas naturales o jurídicas que soliciten los certificados, documentos o demás servicios, cancelará a favor del departamento estas Rentas Ocasionales.

Por expedición de pasaportes, la suma de $10.000.

Las tarifas anteriores serán reajustadas anualmente de acuerdo con el Índice de Precios al Consumidor (IPC) fijado por el Gobierno nacional.

Las tarifas actualizadas vigentes para el trámite en el departamento son las siguientes:

• Pasaporte ordinario: $160.000 del Ministerio más $55.500 del Departamento. Total: $215.500

• Pasaporte ejecutivo: $250.000 del Ministerio más $100.000 del Departamento. Total $350.000

Debido a que en la norma territorial fue fijada una tarifa fija de $10.000 actualizable anualmente conforme al IPC certificado por el DANE, se requiere la revisión de las tarifas vigentes, con el fin de establecer si su actualización ha sido adecuada. Lo anterior en la medida en que no se halló soporte


340


normativo, a nivel de decreto municipal que determine tales actualizaciones anuales desde el 2006 hasta el 2016.

PLAZO DE

RESPUESTA


Por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a los plazos establecidos en la Ley 1755 de 2015 para resolver derechos de petición. El término general es de 15 días hábiles. Dentro de este plazo la entidad territorial reporta tardar máximo 4 días hábiles en la expedición del pasaporte.

PROCEDIMIENTO Artículo 2.2.1.4.3.17. del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones exteriores

Reglamentaria A partir del primero (1o) de agosto de 2012, las solicitudes de pasaportes se iniciarán con la toma de la huella digital, la cual será verificada durante la realización de todo el trámite hasta la entrega del documento. Por lo anterior, no será posible reclamar el documento de viaje producto del trámite realizado haciendo uso de poder especial otorgado a un tercero. En el caso de los menores de edad la huella digital para la realización del trámite y su respectiva reclamación será la de uno de los padres, representante legal o apoderado con quien el menor efectuó el trámite de su solicitud según el caso.

En aquellos aspectos no regulados por disposiciones especiales, por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en los Artículos 14, 15, 16 y 17 de la Ley estatutaria 1755 de 2015.

Nota: La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite ni el Convenio que establece las condiciones y forma en que opera la delegación convenida entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Gobernación del Archipiélago de San Andrés, Islas. El procedimiento para expedición del pasaporte se rige por lo establecido en el Documento 9303 de la OACCI, Volumen 1. Parte 1.


341

C. MAPA DEL PROCESO


342


1. Solicitar

Radicar los requisitos

1. Mayores de edad: cedula original y fotocopiado

2. Menores de edad: acompañamiento de los tutores o padres

3. Si es menor a 7 de años: registro civil y documento del acompañamiento de uno de los padres o tutores

4. Si es mayor a 7 años: Registro civil y tarjeta de identidad


343


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Entregar documentación en ventanilla para verificación de completitud y formalidades

Ventanilla de la gobernación


Presentarse personalmente el mayor de edad y los menores acompañados de uno de sus padres o de su representante legal. En este último caso entregar poder especial debidamente otorgado. Exhibir cédula de ciudadanía Fotocopia de la cédula de ciudadanía Si el trámite es de menor de 7 años, entregar copia del Registro Civil Si el trámite es para un menor mayor a 7 años, entregar copia del Registro Civil y Fotocopia de la Tarjeta de identidad con exhibición de ésta última

Legal: Ninguna

Reglamentario: Artículo 2.2.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015. Modificado por el Artículo 19 del Decreto 1743 de 2015 y Artículo 2.2.1.4.3.1 del mismo decreto único.

Elaborar y entregar orden de pago del valor departamental del trámite




Efectuar pago bancario Entidad bancaria


Cancelar la tarifa establecida


Legal: Artículos 1, 3, 4 y 7 de la Ley 1212 de 2008

Reglamentario departamental: Artículo 189, 90 y 191 de la Ordenanza 020 de 2006. Estatuto de Rentas del departamento

Entregar comprobante de pago de la tarifa




Efectuar proceso toma de datos en sistema, digitalización, toma de fotografías, firma digital, toma de huella dactilar digital



Ninguno Ninguna: Corresponde al modelo adoptado entre el Ministerio y el Departamento para la expedición del pasaporte. Se sustenta en el Documento 9303 de la OACCI, Volumen 1. Parte 1.

Expedir recibo de pago de tarifa nacional del pasaporte y entregar al solicitante




Efectuar pago bancario Entidad bancaria


Cancelar la tarifa nacional del pasaporte


Legal: Artículos 1, 3, 4 y 7 de


344

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

la Ley 1212 de 2008

Reglamentario nacional: Artículos 1, 2 y 3 de la Resolución 5370 de 2015 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores





Activar proceso de elaboración del pasaporte



Entregar libreta de pasaporte al solicitante



Presentarse personalmente el mayor de edad y los menores acompañados de uno de sus padres o de su representante legal. En este último caso entregar poder especial debidamente otorgado.

Legal: Ninguna

Reglamentario: Artículo 2.2.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Relaciones Exteriores 1067 de 2015. Modificado por el Artículo 19 del Decreto 1743 de 2015 y Artículo 2.2.1.4.3.1 del mismo decreto único.

Es la salida final del trámite.


345


4 19

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❷ Insuficiente


La tarifa cobrada para formular el trámite no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

3.432

CIFRAS RELEVANTES







346



Información

ID MEJORA


E26-33-1 No hay información de pasaporte relacionado con gobiernos territoriales en el SUIT

Agregar una nueva página en el SUIT para el trámite de pasaporte relacionado con gobiernos territoriales, en la cual se debe especificar todos campos obligatorios para que el ciudadano pueda adquirir una visión genérica y específica en cuanto a los requisitos, plazo de respuesta, la normativa que sustenta y etc.

(en blanco) -Trámite Completo

Administración




Medio

Tecnología




Largo

E26-33-12 El solicitante efectúa el pago en la entidad bancaria correspondiente, sin posibilidad de realizar el pago en corresponsal bancario


Medio

E26-33-5 El solicitante tiene que acudir personalmente para radicar la solicitud, debido a la ausencia de la posibilidad de realizarla por medio de web


Corto

E26-33-7 El solicitante entrega los requisitos documentales en persona, ya que la entidad no dispone de medios para que el usuario pueda radicarlos en línea


Corto

E26-33-30 Los documentos deben ser enviados para Bogotá, en donde realizan la impresión del pasaporte, y cuatro días después la oficina recibe los pasaportes

Implementar un equipo de impresora para imprimir el pasaporte

Largo


347

Interoperabilidad


solicitan duplicado de residencia de menor edad a mayor edad, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por la Gobernación San Andrés en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con las entidades implicadas. Las fotocopias del documento que tienen que presentar los solicitantes es: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia -Registro civil de nacimiento

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con las entidades implicadas con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: -Cédula de ciudadanía y extranjería fotocopia -Registro civil de nacimiento

Corto 1. Cédula de ciudadanía 2. Cédula de extranjería 3. Registro civil de nacimiento

1. Registraduría 2. Ministerio de Relaciones Exteriores 3. Registraduría


348



349


6. (Recibir el comprobante de pago): Al digitalizar el paso de pago en línea, el paso concerniente a

recibir el comprobante de pago se eliminaría de forma automática.

13. (Entregar el documento al solicitante): Al proponer la forma de pago en línea, este paso se

elimina también.

15. (Recibir el comprobante del pago del banco): Al digitalizar el paso de pago en línea, el paso

concerniente a recibir el comprobante de pago se eliminaría de forma automática.

Elementos agregados







21. (Adjuntar documentos y foto): En consonancia con la propuesta de la radicación de documentos

en línea, la documentación requerida, así como la foto también se adjunta de forma digital.

22. (Adjuntar documentos): En consonancia con la propuesta de la radicación de documentos en

línea, la documentación requerida, se adjunta de forma digital.


4. (Emitir consignación de pago): En vez de generar el orden de pago, proponemos mejorar dicho

paso mediante la implementación de códigos de barra en las órdenes de pago que permite tener un

registro en tiempo real de quienes han realizado el pago.

5. (Efectuar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las alternativas



14. (Efectuar el pago ante la entidad correspondiente, corresponsal o en línea): Añadir las




350


A C M L




4 2 -50%19 17 -11%



351





Se exige fotocopia de documentos de

identidad

Las fotocopias de los documento constituyen práctica de

control ex ante en tanto la entidad no realiza con ellos

ningún proceso de validación de información posterior. De

hecho, del procedimiento descrito en el 9303 de la OACCI,

Volumen 1. Parte 1 que describe el proceso desde el nivel

nacional, se concluye que contra la exhibición de los

documentos de identidad debe efectuarse una

alimentación de datos del sistema y luego procederse a la

digitalización de los documentos de identidad,

procedimiento que se realiza directamente en presencia

del ciudadano y de manera previa a la identificación

dactilar ya la imposición de la firma digital por parte del

ciudadano, por lo que su exigencia en el departamento

resulta ser una práctica ex ante sin valor agregado alguno.

Acreditaciones


Se exige fotocopias de documentos de

identidad

No hay soporte legal ni reglamentario que sustente éstas

exigencias por lo que deben eliminarse como carga a

cumplir por el ciudadano.

Exigencias


Se exige fotocopias de documentos de

identidad

La fotocopia de los documentos de identidad que se exigen

son redundantes en la medida en que el procedimiento

determina que tales documentos deben ser digitalizados

directamente por el funcionario a cargo del procedimiento

en el Front Office.

Exigencias de





En el SUIT se han incorporado las fotocopias

de documentos pese a que ellas no cuentas

con disposición legal o reglamentaria que las

exija o autorice su exigencia al

Departamento.

No se hallaron normas departamentales

(decretos) que permitan establecer cómo ha

sido el comportamiento del incremento anual

a partir del IPC, de la tarifa fija de $10.000

que señala el Acuerdo de Rentas

Departamental como tasa fija a pagar para la

Comoquiera que las normas reglamentarias son claras al

ordenar que solamente es exigible la exhibición del

documento de identidad, las fotocopias exigidas por el

Departamento no debieron haber sido autorizadas para su

integración en el SUIT como requisitos documentales del

trámite. Estas fotocopias no son exigibles y vulneran el

principio de reserva legal contemplado en el Artículo 84 de

la Constitución Política.

Teniendo en cuenta que no se reportaron por la entidad

territorial ni se hallaron en el trabajo de investigación

jurídica y que tampoco se encuentran integrados al SUIT,


352


expedición de pasaportes.

las disposiciones que determinan el incremento anual de la

tarifa fija de $10.000 a cobrar por la expedición de

pasaportes, se recomienda al DAFP y a la entidad

territorial verificar que ellas son estrictamente el producto

de la actualización que desde el año 2007 hasta hoy se ha

realizado anualmente bajo el incremento del IPC año por

año.


353


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❷ ❸ Adecuada



354

3.21 E26-34 - Permiso para vendedores ambulantes



Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: No disponible


NOMBRE

Dato SUIT61

Obs. Permiso para vendedores ambulantes

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---

Obs. Certificado de permiso de ventas ambulantes

RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. Certificado de permiso de ventas ambulantes


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

--- ---

Obs. Gratuito Entre 20 y 30 días


Dato62 --- ---


ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---


REQUISITOS

Dato ---



355 SUIT Obs. 1.- Resolución con permiso para ocupar espacio

2.- CARNET

NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. ---


Dato --- ---

Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. ---


356



ORIGEN Artículo 16 del Decreto Ley 1355 de 1970

Código Nacional de Policía


Las normas de policía local reglamentarán el ejercicio del oficio de vendedor ambulante.

COMPETENCIA Artículo 60 numerales 1 y 9 del Decreto Nacional 1222 de 1986

Reglamentaria Corresponde a las asambleas departamentales, por medio de ordenanzas:

• Reglamentar de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales, la prestación de los servicios a cargo del departamento.

• Reglamentar lo relativo a la policía local en todo aquello que no sea materia de disposición legal.

CONDICIONES Ninguna con carácter especial



COSTO



Señala la facultad del Congreso, las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales podrán imponer contribuciones fiscales o parafiscales. La ley, las ordenanzas y los acuerdos deben fijar, directamente, los sujetos activos y pasivos, los hechos y las bases gravables, y las tarifas de los impuestos.

La ley, las ordenanzas y los acuerdos pueden permitir que las autoridades fijen la tarifa de las tasas y contribuciones que cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen; pero el sistema y el método para definir tales costos y beneficios, y la forma de hacer su reparto, deben ser fijados por la ley, las ordenanzas o los acuerdos.

Las leyes, ordenanzas o acuerdos que regulen contribuciones en las que la base sea el resultado de hechos ocurridos durante un período determinado, no pueden aplicarse sino a partir del período que comience después de iniciar la vigencia de la respectiva ley, ordenanza o acuerdo.

Artículo 189, 190 y 191 de la Ordenanza 020 de 2006. Estatuto de Rentas del departamento


Hecho generador. Todas las personas naturales o jurídicas que soliciten los certificados, documentos o demás servicios cancelarán a favor del departamento las Rentas Ocasionales.

Base gravable. Se cobrará sobre cada certificado o documento individualmente sin importar su cuantía

Conceptos y tarifas. En los conceptos y tarifas se detalla los siguiente: VENDEDORES AMBULANTES (TARIFA ANUAL) $48.000

Las tarifas anteriores serán reajustadas anualmente de acuerdo con el Índice de Precios al Consumidor (IPC) fijado por el Gobierno nacional.


357


Decreto Departamental 010 de 2016


Por medio de esta norma se reajustan las tarifas anuales a cobrar como tasas o derechos ocasionales autorizados por los artículos 189, 190, 191 de la Ordenanza 020 de 2006, fijando para VENDEDORES AMBULANTES una tarifa para el año 2016 de $68.950, conforme al incremento anual del IPC en 6,77% certificado por el DANE.

PLAZO DE RESPUESTA


Por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a los plazos establecidos en la Ley 1755 de 2015 para resolver derechos de petición. El término general es de 15 días hábiles. Dentro de este plazo la entidad territorial reporta tardar entre 20 y 30 días hábiles en la expedición del permiso.

PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial

Reglamentaria En aquellos aspectos no regulados por disposiciones especiales, por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición contenidas en los Artículos 14, 15, 16, 17 y 18 de la Ley estatutaria 1755 de 2015.


358

C. MAPA DEL PROCESO



359


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Radicar documentación y enviar al área de Secretaría de Gobierno

VENTANILLA DE LA GOBERNACIÓN


No se reporta ninguno por la entidad

Legal: Ninguno


Revisar documentación FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO


Continuar trámite si es solicitud de renovación. Si es solicitud de nuevo permiso proceder al rechazo mediante oficio

FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO

Back Office Ninguno Legal: Ninguno


Analizar completitud de documentación para renovación del permiso. De ser el caso, solicitar complementación.



Tramitar firma de autorización de pago por parte de Jefe del Área



Contactar telefónicamente al solicitante para requerir presencialidad en ventanilla



Entregar autorización de pago al solicitante


Presencial Oficina de Funcionario Designado


Efectuar pago bancario en Secretaría de hacienda

VENTANILLA DE PAGO

Presencial Ventanilla Front Office de Pago

Cancelar la tarifa liquidada


Legal: Ninguno

Reglamentario: Artículos 189, 190 y 191 de la Ordenanza 020 de 2006 y Decreto Departamental 010 de 2016.





Elaborar resolución contentiva del permiso



Firmar resolución del permiso

JEFE DEL ÁREA Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del


360

procedimiento.

Llevar resolución al área de archivo y correspondencia para asignación de consecutivo



Recoger resolución numerada en archivo y correspondencia



Crear Carné FUNCIONARIO DEL ÁREA DESIGNADO


Firmar Carné JEFE DEL ÁREA Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Contactar telefónicamente al solicitante para recoger carné-permiso



Entregar documentación al solicitante



Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el fin del trámite.


361


ND 19

❶ Básico

❶ Presencia

❷ Regular

❶ Inadecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







362



Información

ID MEJORA





Administración




Largo

Tecnología



Largo

E26-34-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la ventanilla de Gobernación de San Andrés

- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.

Largo

E26-34-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera presencial en la entidad bancaria correspondiente y entregar el comprobante de pago al momento de entregar los requisitos.

En caso de que el solicitante haya solicitado el trámite de manera virtual se podrá pagar de dos maneras: 1. Pagar en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito o débito (PSE) en el portal web de la entidad. Esta transacción arrojará un comprobante de pago (el cual no es necesario adjuntar como requisito ya que la entidad

Largo


363

bancaria informará a la entidad gubernamental que el pago ha sido realizado) 2. El solicitante podrá descargar e imprimir una orden de consignación de pago marcada con un código de barras con la que se presentará en el banco a pagar. Al pagar mediante una orden de consignación referenciada con un código de barras, el banco avisará a la entidad que el trámite ha sido pagado, por lo que no es necesario que el solicitante adjunte en línea o entregue de manera presencial el comprobante de pago.

Interoperabilidad



364



365


10. Llevar comprobante de pago a gobierno: No es necesario llevar el comprobante de pago a

gobierno porque el banco debería reportar que el trámite ha sido pagado.

Elementos agregados

20. Ingresar solicitud vía web: El solicitante tiene la opción de poder ingresar su solicitud y adjuntar

documentos a través del portal web de la entidad.

21. Enviar autorización y consignación por email: En caso de que el trámite sea en línea se el

sistema le enviará orden de consignación a través de un email al solicitante.

23. Pagar en línea con tarjeta de crédito: El solicitante puede pagar el trámite en línea mediante el

uso de una tarjeta de crédito.


12. Firmar la resolución: La firma de la resolución se hace mediante el uso de la firma digital para no

retrasar el flujo del procedimiento.


366


A C M L




ND 2 ---19 14 -26%



367




ex ante que no

generan valor

agregado

Ninguno Ninguno

Acreditaciones

documentales

extralegales

La entidad tiene diseñado un

procedimiento que implica análisis

documental más no reporta exigencias

documentales.

La entidad no estableció ningún requisito documental para

tramitar la solicitud del permiso. Tampoco reportó normas

locales que sustenten el trámite en este aspecto. La

Consultoría no halló normas locales accesibles durante la

investigación jurídica y el trabajo de campo, por lo que solicitó

a la entidad allegar los textos normativos, sin embargo tales

soportes no fueron entregados por la entidad.

Exigencias

documentales

redundantes




documentales.








Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley




documentales.








Bajo control

regulatorio

El trámite no se encuentra incorporado al

SUIT.

La entidad no tiene disponible información

sobre tal trámite en su página web.

La entidad no cuenta con soporte

normativo del trámite, ni tampoco se

cuenta con una base de datos normativa,

El trámite no reporta ninguna coherencia normativa en tanto la

propia entidad no logró establecer la normatividad específica

a nivel de Ordenanzas, Decretos o Resoluciones Municipales

que sustenten el trámite. Tampoco pudo ser hallada tal

normatividad mediante métodos de investigación y acceso a

bases de datos disponibles a nivel nacional y local del

Archipiélago de San Andrés, Islas.


368


relativa a las ordenanzas

departamentales vigentes pero expedidas

con anterioridad al año 2012.

Las bases de datos normativas de otras

instancias como la Asamblea

Departamental, tampoco cuentan con el

sustento normativo local del trámite.


369


A C M L

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



370

4 PLAN DE ACCIÓN

En esta sección se presenta una propuesta sobre las acciones que la entidad deberá realizar para poder

efectuar las mejoras propuestas en el capítulo anterior.

Los planes de acción identificados para la entidad son los siguientes:

ID Plan de Acción Categoría Nombre Plan de Acción

INF-1 INFORMACION Actualizar datos en SUIT INF-2 INFORMACION Cargar toda la información en SUIT ADM-9 ADMINISTRATIVO Eliminar los registros redundantes para la recepción del trámite TEC-1 TECNOLOGIA Implementación de sistema para diligenciar la información básica TEC-3 TECNOLOGIA Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web TEC-5 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago Bancario TEC-6 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago en línea TEC-8 TECNOLOGIA Ampliación de las posibilidades de pago INT-1 INTEROPERABILIDAD Diseño de interoperabilidad entre entidades NOR-1 NORMATIVO Aplicación del principio constitucional de reserva legal de los trámites

NOR-2 NORMATIVO Adecuación del proceso en función de la naturaleza jurídica de la actuación

NOR-3 NORMATIVO Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

NOR-5 NORMATIVO Aplicación del principio constitucional de reserva legal de las tarifas de los trámites

Tabla 2. Listado de Planes de acción


371

INFORMACION

Acción Actualizar datos en SUIT

ID INF-1

Descripción

Realizar un análisis de las características o elementos esenciales que componen un trámite y actualizar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

2 Semanas

Justificación

Los deberes y obligaciones contenidos en el Artículo 1 numeral 3 de la Ley 962 de 2005 y en el Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, suponen garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información por parte de la entidades, a partir de proveer al ciudadano información confiable y actualizada acerca de los trámites. Para ello, el legislador ha instituido varios mecanismos entre los cuales se encuentra el SUIT, instrumento al cual se le han asignado efectos de carácter jurídico en tanto solamente resultan exigibles al ciudadano aquellos trámites y requisitos que han sido incorporados al sistema. No obstante, en la práctica persisten brechas entre la información contenida en el SUIT y las exigencias de la entidad para adelantar el trámite, lo que genera al ciudadano la necesidad de superar barreras prácticas y cumplir cargas no informadas con sus correspondientes efectos, según el caso, en cuanto a reprocesos, mayores costos, mayor tiempo invertido, y en general, respecto a la seguridad jurídica que brindan las entidades de frente al cumplimiento del ordenamiento, a la legalidad del trámite y sus exigencias, y a la garantía plena de los derechos ciudadanos.

Cronograma (Semanas) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de quejas o reclamos relacionados con la información del

trámite


372


E26-2 Certificado de residencia E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales


1 El proceso de actualización de la información publicada debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos publicados en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimientos establecidos para la actualización de la información de los trámites inscritos en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


373

INFORMACION

Acción Cargar toda la información en SUIT

ID INF-2

Descripción

Realizar un análisis de las características que componen un trámite y publicar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

4 Semanas

Justificación

El derecho de los ciudadanos a informarse implica que la información brindada cuente con atributos que garanticen la eliminación de barreras para acceder a los trámites y servicios que brinda el Estado, por lo que tal información debe responder a los principios de integridad y completitud, bajo los cuales el ciudadano puede obtener la claridad necesaria y suficiente para entender adecuadamente la manera en que debe dar cumplimiento a sus obligaciones o solicitar un pronunciamiento determinado, así como para tener certeza respecto al procedimiento, los tiempos de respuesta, los costos, las posibles interacciones y lo que recibirá como salida final de su solicitud. En esta medida, la ausencia de información en el SUIT o la presencia injustificada de campos en blanco o campos no diligenciados adecuada y coherentemente, supone la necesidad de acoger acciones, medios e instrumento que permitan controlar tanto al Departamento Administrativo de la Función Pública como a la propia entidad, la calidad de la información que se carga en el sistema, evitando que el ciudadano se enfrente a barreras por ausencia total o parcial de información.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x x x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Encuestas a ciudadanos sobre

cómo se informó de los requisitos y pasos para realzar el trámite


374


E26-7 Tarjeta de Turismo E26-13 Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-15 Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos de pago Secretaria de Hacienda E26-17 Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias E26-27 Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de personal Raizal E26-29 Impuesto por concepto de rentas varias E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales E26-34 Permiso para vendedores ambulantes


1 El proceso de inscripción de un trámite en el SUIT debe comenzar con el análisis de la información que caracteriza al trámite. Este análisis debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos a publicarse en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimiento establecido para la inscripción del trámite en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


375

ADMINISTRATIVO

Acción Eliminar los registros redundantes para la recepción del trámite

ID ADM-9

Descripción

Implementar la conectividad del sistema de gestión de ventanilla con cada una de las áreas, evitando tener que realizar dos veces la recepción, verificación y escaneo de documentos. Si desde la ventanilla única de la entidad se carga la información al sistema para que cree el expediente en la entidad o área determinada se elimina la duplicidad de actividades.

Líder

Categoría

Duración total Responsable de

planeación

ADMINISTRATIVO

6 Semanas

Justificación

El paso del registro del trámite por varias ventanillas no aportan valor al fin del trámite. Por otra parte, una premisa para la racionalización de trámites es eliminar los registros en formato papel y pasar a digitalizados en el sistema.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar los procesos actuales

x Planeación / Director del área

misional

2 Diseñar nuevos procesos x x

Planeación / Director del área misional

3 Implementar x x x

Planeación / Director del área misional

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo y costo administrativo total por

cada trámite


376


E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad


1 Realizar un análisis de los trámites o servicios que realiza la entidad e identificar los que requieren el paso por varias ventanillas antes de llegar al funcionario asignado de la realización del trámite. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se evidencia el registro en papel de las solicitudes.

2 Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a la digitalización del expediente en la primera ventanilla. El escaneo se realizará con un equipo adecuado, a su vez se debe crear el inicio del trámite en el portal web (que ya debe estar desarrollado) y adjuntar la documentación para que desde este punto el trámite sea completamente virtual. El rediseño de estos procesos debe estar realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado. Para esto es importante tomar en cuenta que para este punto ya se realizó el plan de acción para la implementación de un sistema de radicación digital vía web. Se puede usar como base el presente estudio que analizó solo algunos trámites de la entidad.

3 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superada la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


377

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para diligenciar la información básica

ID TEC-1

Descripción

Implementar flujos de trabajo para la gestión electrónica del trámite, definir tipos de accesos de usuario al sistema y capturar mediante formularios web la información del usuario necesaria para diligenciar el trámite.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

El análisis integral y armonizado de las disposiciones contenidas en Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, evidencia la institucionalización de la tecnología como medio adecuado, pertinente y necesario para asegurar el cumplimiento de las obligaciones y principios que sustentan el ejercicio de la Función Pública Administrativa, por lo que el plan propuesto tiene justificación en la necesidad de lograr el total ajuste regulatorio por parte de las entidades al cumplimiento de las disposiciones legales que obligan a adoptar, en forma permanente, mecanismos de interacción electrónica con la ciudadanía y de gestión integral de actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, lo que sustenta como primer paso a seguir, la adopción de formularios web que permitan, aunque sea de manera parcial, capturar los datos básicos para la radicación de la solicitud, la activación de los procedimientos internos y el envío de las comunicaciones de confirmación de recibo e inicio del trámite o de las necesidades de complementación de la solicitud para que la actuación continúe.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales

x x Planeación

2

Establecer los datos requeridos y diseñar

formularios de radicación virtual además de procesos futuros

x x x Planeación

3 Gestionar los servicios de desarrollo

x x Sistemas

4 Implementar los desarrollos

x x x Sistemas

5 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO ALTO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de usuarios que acceden

mensualmente al sistema

Número de trámites iniciados

Tiempo y costo administrativo mensual de

cada trámite


378


E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-8 Impuesto predial unificado E26-9 Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros E26-13 Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-15 Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos de pago Secretaria de Hacienda E26-16 Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda E26-17 Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias E26-18 Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-19 Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-21 Exención de Impuesto predial unificado E26-27 Exoneración del 10% de impuesto de Industria y Comercio por vinculación de personal Raizal E26-29 Impuesto por concepto de rentas varias E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales E26-34 Permiso para vendedores ambulantes


1 Realizar un análisis de los trámites que lleva a cabo la entidad e identificar a aquellos que implican el inicio del trámite por medio de una solicitud escrita presencial y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para el inicio del trámite de manera virtual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades del inicio de la solicitud del trámite y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por medio de mesas de trabajo se deberá realizar el ejercicio de diseño de formularios para iniciar el trámite. En este ejercicio se deben definir los campos (datos) de identificación del ciudadano y los datos propios del trámite que se pueden incluir en el formulario. En este punto se puede hacer una reflexión sobre los datos solicitados actualmente de manera física e identificar otros campos que faciliten el desarrollo del trámite. También se debe tomar en cuenta que un formulario web debe ser conciso y amigable para el usuario. Además de diseñar los campos, se debe diseñar la interface y sobre todo analizar como este proceso de radicación virtual se vinculará con el sistema de gestión actual. Esto con la idea de definir los requisitos y el alcance a cumplir para la implementación de los desarrollos necesarios en el sistema.

3 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación de los formularios web (incluyendo la adquisición del servicio web) y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

4 4.1 Implementar el módulo de flujo de trabajo de cada trámite. En esta fase se implementará el flujo de trabajo de cada uno de los trámites. Se implementará cada una de las fases por las que el trámite debe pasar hasta su resolución, los datos a introducir necesarios, las tareas de cada fase y los responsables de la tramitación del expediente por cada fase 4.2 Implementación del módulo de acceso del usuario al sistema. Este módulo será el encargado de permitir al usuario acceder al sistema identificándolo de una manera única. Los modos de acceso pueden ser diversos, desde el uso del certificado electrónico del usuario o bien registrándose en el sistema mediante usuario y contraseña que serán habilitadas previa verificación de la documentación aportada o bien mediante clave proporcionada por la entidad una vez que el usuario ha ido presencialmente a la entidad y ha sido correctamente identificado. 4.3 Implementación módulo de registro de datos y formulario. El sistema debe registrar información concebida en el diseño de campos y el formulario. 4.4 Implementación módulo de registro de datos y formulario Este módulo presentará al usuario que ha accedido correctamente al sistema, la relación de todos los trámites que el usuario ha creado con la entidad así como el estado o fase en el que se encuentra cada uno de esos trámites (en tramitación, en espera de documentación, verificando datos, etc.). Este módulo dará prioridad a la visualización de trámites aun abiertos, aunque incluirá filtros para que el usuario pueda consultar cualquier expediente creado.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas identificadas en los puntos anteriores y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y bajo la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


379

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web

ID TEC-3

Descripción

Implementación de sistema para la captura de la documentación requerida al ciudadano para el inicio del trámite así como su almacenamiento en el sistema de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total

Responsable de sistemas

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

La introducción del fortalecimiento tecnológico y del gobierno electrónico como principios rectores en el ejercicio de la función pública administrativa, contenidos en los cuerpos normativos del Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, requieren para su cumplimiento, el desarrollo y adopción de instrumentos que permitan garantizar el acceso a los trámites y servicios del Estado bajo la premisa de acoger modelos de servicio que garanticen canales electrónicos para la interacción Ciudadanía-Estado, desprendiéndose de ello el imperativo de acoger tecnologías que aseguren la integralidad del servicio, de manera que no solamente el ciudadano pueda informarse sino también pueda formular la solicitud y aportar la documentación requerida para el trámite, mediante sistemas, funcionalidades o aplicaciones que permitan al ciudadano iniciar la actuación sin necesidad de hacer presencia en una sede física de la entidad y le garanticen la posibilidad de adjuntar en forma controlada la documentación requerida, asegurando no solo la interacción sino también la calidad de la misma en términos de exactitud y certeza de la documentación exigida y aportada para la resolución del trámite, con sus consecuentes mejoras en cuanto a eliminación o diminución de reprocesos.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales x x Planeación

2

Definir documentación necesaria por trámite y tipo

de información (imagen, texto, checklist, etc.)

x x x Planeación

3 Estrategias de almacenamiento

x Sistemas

4 Estrategia de interacción con el sistema de gestión

x x Sistemas

5 Gestionar los servicios de desarrollo

x x x Sistemas

6 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tamaño en MB de los documentos totales

almacenados

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada trámite

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada usuario


380


E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-8 Impuesto predial unificado E26-15 Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos de pago Secretaria de Hacienda E26-16 Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda E26-17 Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias E26-18 Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-19 Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-21 Exención de Impuesto predial unificado E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales E26-34 Permiso para vendedores ambulantes


1 Realizar un análisis de los trámites que realiza la entidad e identificar aquellos que implican la radicación de documentación física y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para realizar la radicación vía web desde la plataforma del trámite de la entidad. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades de radicación física y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios. Se debe analizar el formato de los archivos a adjuntarse (word, excel, PDF, GIF, TXT, DWG). Se clasificará la información de acuerdo a sus tipos de datos para un posterior almacenamiento en el sistema.

3 Para aquella información que ocupe un volumen inferior a 10 MB, crear mecanismo para el almacenado en la base de datos del sistema. Para aquella información o documentos cuyo volumen supere los 10MB, crear los mecanismos para almacenar la información en el sistema físico (no directamente en la base de datos), pero en la base de datos se guardará referencia acerca de la ubicación física así como otros metadatos importantes como el nombre del fichero, extensión, tipo, tamaño, etc.).

4 4.1 Analizar el sistema actual de gestión documental de la entidad. Estudiar la arquitectura del sistema, la tecnología sobre la cual está implementada con el fin de establecer el mejor modelo de integración con el sistema web. 4.2 Conectores de integración del sistema web con backend de gestión documental. Desarrollar los conectores necesarios para permitir la integración entre el sistema web de captura y visualización de los datos de tramitación con el sistema backend existente en la entidad. 4.3 Implementación de sistema backend de Entrada y Salida de trámites. Implementar un sistema backend de entrada y salida para poder visualizar los trámites existentes independientemente de si se han creado de forma interna o a través del formulario web. Este sistema de entrada/salida también permitirá al operador crear y dar de alta nuevos procesos de expedientes sobre un trámite existente. 4.4 Implementación de módulo de consulta de información documental de cada trámite. Implementar un módulo que permitirá la visualización y consulta de la información asociada a cada trámite, tanto de la información almacenada en la base de datos como de la información almacenada en ficheros físicos. Se permitirá también una búsqueda de la documentación.

5 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación del servicio web y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

6 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


381

TECNOLOGIA

Acción Sistema para la gestión del pago Bancario

ID TEC-5

Descripción

Implementar la creación de órdenes de pagos para el ciudadano y difusión de éstas a través de distintos canales e integración de la pasarela de comunicación bancaria del pago efectuado para su consulta y verificación en el sistema documental de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total


TECNOLOGIA

9 Semanas

Justificación

Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas a la prohibición de exigir información, documentos, constancias o cualquier otro documento que ya repose en la entidad y a la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario sino también, contar con un sistema de gestión del mismo, que permita eliminar la exigencia documental de acreditación del pago como carga exigida al ciudadano, en tanto ésta información ya reposa en la entidad por ser precisamente la receptora del pago, para sustituirla a partir del uso de tecnologías, por una verificación oficiosa del mismo al momento de la radicación del trámite, asegurando con ello un estricto ajuste al cumplimiento del principio constitucional de reserva legal de los trámites y requisitos, la eliminación de barreras de acceso respecto a las acreditaciones documentales y de paso, facilitar el control detallado de los recursos recibidos y su origen, así como el aprovechamiento de esta información para otros fines que requiera la entidad, tales como informes estadísticos, rendición de cuentas, entre otros.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar trámites con pago asociado

x Planeación

2 Acuerdos con entidades bancarias

x x Contrataciones

3 Implementar canales de comunicación y pasarela

de notificación x x Sistemas

4 Crear pasarela para la

notificación bancaria de pago efectuado

x x x Sistemas

5 Integrar pago bancario con flujo del trámite

x x Sistemas

6

Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados

x x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de órdenes de pago generadas

Número de pagos realizados en banco

Porcentaje de órdenes de pago generadas por pago

realizado


382


E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-7 Tarjeta de Turismo E26-8 Impuesto predial unificado E26-29 Impuesto por concepto de rentas varias E26-30 Impuesto sobre vehículo automotor E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales


1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos que incluyen los pagos de los usuarios en entidades bancarias y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para poder emitir directamente el pago desde la web del trámite. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales.

2 Establecer un acuerdo de relación con la entidad bancaria para el desarrollo de los canales de comunicación y las pasarelas de confirmación. Las entidades con esta tecnología tienen establecidas las tareas a realizarse por ambas partes. Las más relevantes se resumen en los siguientes pasos:

3 Para cada trámite que necesite una liquidación, se generará una orden de pago única para el ciudadano con un identificador único que será la clave para el pago bancario y el posterior reconocimiento en el sistema. La orden de pago creada se podrá enviar al ciudadano a través de distintos canales de comunicación dependiendo de la elección del ciudadano, estos canales pueden ser: descarga directa de PDF de orden de pago, envío al correo electrónico de PDF de orden de pago, envío de SMS con instrucciones de pago, generación de código QR con orden de pago, etc.

4 Crear una pasarela segura para proporcionar al banco de tal forma que cuando en sus oficinas se realice la liquidación de la orden de pago, el banco lo comunique al sistema de la entidad de una forma segura. Se implementarán mecanismos de redundancia, integridad y robustez para asegurar que el pago efectivamente se ha efectuado.

5 Crear conectores seguros con el sistema de gestión de expediente de tal forma que una vez realizado el pago se pueda continuar con la tramitación del expediente.

6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultar acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.


383

TECNOLOGIA

Acción Sistema para la gestión del pago en línea

ID TEC-6

Descripción

Creación de protocolos y acuerdos con entidades bancarias con servicios de pago online e implementación de módulos, conectores y formularios web para permitir al ciudadano el pago online del trámite.

Líder

Categoría

Duración total


TECNOLOGIA

8 Semanas

Justificación

Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas al cumplimiento del principio de fortalecimiento tecnológico, y la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario en sedes presenciales sino también, contar con sistemas de pago electrónico y en línea que permitan al ciudadano, de acuerdo al canal mediante el cual se accede al trámite, efectuar el pago sin necesidad de contactos o desplazamientos adicionales, disminuyéndose el tiempo y recursos invertidos por el ciudadano para iniciar el trámite, así como a la generación de procesos más cohesionados, ágiles y de más fácil control por parte de la entidad.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar pasarelas de pago bancario online disponibles

x Planeación

2 Firmar protocolo con entidad bancaria

x x Sistemas

3 Crear un formulario de pago on-line

x Planeación

4 Crear de conectores con la

pasarela de la entidad bancaria

x x Sistemas

5

Crear conector transaccional de pago online efectuado con el sistema de gestión de la

entidad

x x Sistemas

6

Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados

x x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de pagos online realizados

Porcentaje de pagos online comparado con pago físico


384


E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-7 Tarjeta de Turismo E26-8 Impuesto predial unificado E26-9 Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros E26-29 Impuesto por concepto de rentas varias E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales E26-34 Permiso para vendedores ambulantes


1 Realizar un análisis de las pasarelas de pago online de los bancos colombianos disponibles estudiando que servicios e interfaces ofrecen, facilidad de integración y los costos de usar sus servicios de pago online.

2 Seleccionar una de las plataformas y firmar un acuerdo de protocolo de colaboración entre la entidad y el banco para el uso de los servicios de pago online.

3 La entidad debe crear un formulario de pago online que recoja los principales datos de la orden de pago, así como permitir al ciudadano introducir su medio de pago (tarjeta de débito o crédito).

4 Crear conectores entre el formulario web y la pasarela de pago bancaria de tal forma que se pueda realizar el pago a través del formulario.

5 Crear conectores transaccionales de tal forma que la pasarela bancaria notifique que el pago se ha realizado correctamente y que no ha habido ningún problema, de otro modo se debe poder realizar un rollback completo, si no se ha completado la transacción de forma correcta.

6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultas acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.


385

TECNOLOGIA

Acción Ampliación de las posibilidades de pago

ID TEC-8

Descripción

Explorar las alternativas que presenta el banco que recibe los pagos del trámite para ampliar las posibilidades de pago físico por parte del usuario. Esas opciones incluyen corresponsales bancarios, uso de datafonos y otros.

Líder

Categoría

Duración total Encargado de contrataciones

TECNOLOGIA

8 Semanas

Justificación

El solicitante del trámite debe realizar el pago y se ha observado que en muchos casos el único medio disponible es el pago físico en la entidad bancaria. Esto implica un gasto de tiempo y oportunidad al solicitante. Actualmente los servicios bancarios incluyen opciones que permiten dar al ciudadano mayores posibilidades.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Identificar opciones con la entidad bancaria

x Contrataciones

2 Realizar la valoración de inversión

x x x x Contrataciones

3 Implementar las soluciones más

adecuadas x x x x Contrataciones

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

BAJO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo total de los trámites

Costo total de trámites por año, usar la situación actual como

referencia


386


E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales


1 Analizar las posibilidades de facilidades de pago que ofrece la entidad bancaria y que se ajusten mejor a las características de la entidad. Sobre todo analizar la disponibilidad de Corresponsales Bancarios de la entidad que permitan al ciudadano no estar obligado a realizar el pago en la misma entidad. Esto en el caso de poblados rurales puede ser efectivo. También explorar la opción de contar con un datafono en la entidad para aceptar pagos directamente en ventanilla.

2 Una vez identificadas estas opciones realizar una valoración interna sobre el total de trámites de la entidad que puedan ser susceptibles de usar estos medios. Se deberá realizar una valoración conjunta con los responsables de diversas áreas involucradas en los trámites analizados. La valoración será de carácter económico y social.

3 Una vez analizadas las posibilidades, efectuar los acuerdos necesarios con la entidad bancaria para la implementación de estas soluciones que permitirán a la entidad ampliar las opciones de pago. Sobre el total de trámites analizados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


387

INTEROPERABILIDAD

Acción Diseño de interoperabilidad entre entidades

ID INT-1

Descripción

Desarrollar mecanismos de operación tecnológica y/o ajustar los existentes en la entidad, con el fin de institucionalizar y generalizar la consulta e intercambio de información interinstitucional como herramienta básica, indispensable y obligatoria para la prestación de los servicios y trámites a cargo de la entidad, sustituyendo su exigibilidad como carga a cumplir por el ciudadano por esquemas de interoperabilidad que permitan la verificación oficiosa del requisito.

Líder

Categoría

Duración total Jefe Área Responsable de

Sistemas y Tecnología

INTEROPERABILIDAD

18 Meses

Justificación

Este plan está justificado para aquellos trámites y servicios que requieren para su iniciación, trámite o resolución, la verificación o la consulta de información, hechos, circunstancias o documentos que reposan en otra entidad, por lo que es obligación de la entidad dar cumplimiento a la prohibición de su exigibilidad conforme a los dispuesto en los Artículos 9 del Decreto Ley 019 de 2012, 14 de la Ley 962 de 2005 y 8 de la Ley 1437 de 2011, así como establecer los instrumentos que resulten necesarios para asegurar que la interoperabilidad se realiza con ajuste al marco legal y a los principios de colaboración, eficiencia, economía y celeridad.

Cronograma (Meses) ID Tarea

1 2-8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Responsable

1 Revisar y actualizar el estudio diagnóstico

x Jefe Oficina Planeación de la

entidad

2 Diseñar el mecanismo de interoperabilidad

x x x x x x x x

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área

Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la

entidad

3

Elaborar el plan de acción específico para cada

modelo de interoperabilidad que se acoja

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área

Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la

entidad

4 Elaborar y suscribir convenios

Abogado designado por Jefe de Área responsable del Trámite

con apoyo de la Secretaría General de la entidad y Oficina

Jurídica

5 Implementar el esquema o modelo de interoperabilidad

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de: Área

Técnica responsable del trámite, Oficina de Planeación de la

entidad y Oficina de Servicio al Ciudadano

6 Comunicar y lanzar el servicio bajo el nuevo

modelo

Jefe Oficina de Comunicaciones de la entidad con apoyo de

Oficina de Servicio al Ciudadano

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

MEDIO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de requisitos documentales exigidos antes de la intervención

vs. No. de requisitos documentales

sustituidos por medios de intercambio de

información

No. de convenios o acuerdos suscritos que se

encuentran operados por la entidad para el intercambio de información antes de la

intervención vs. No. de convenios o acuerdos

suscritos para el intercambio de información que se encuentran operados

No. de entidades con las que se interopera antes de la intervención vs. No. de

entidades con las que se interopera después de la

intervención


388

después de la intervención


E26-13 Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio


1 Establecer cambios operativos, técnicos, regulatorios o tecnológicos adoptados con posterioridad al cierre del estudio diagnóstico que impacten el diseño integral del mecanismo de interoperabilidad; en función de ello integrarlos al estudio y dimensionar los efectos de éstos en el comportamiento del trámite o servicio a nivel intrainstitucional, interinstitucional y de cara al ciudadano.

2 Desplegar actividades tendientes a reconocer el mapa de interoperabilidad y realizar mesas técnicas con las áreas involucradas de la entidad y las contrapartes correspondientes de cada entidad con la que se interoperará, con el fin de fijar conjuntamente los lineamientos que integralmente debe reunir el modelo tecnológico de interoperabilidad. A partir de ello, reconocer las alternativas posibles para lograr la interoperabilidad plena y la eliminación de exigencias documentales al ciudadano con cada entidad, seleccionar interinstitucionalmente aquella que brinde las mejores condiciones en términos de eficiencia, calidad, seguridad y diseñar conjuntamente con la entidad que interoperará, el modelo específico correspondiente; posteriormente, someterlo a validación y retroalimentación de las áreas técnicas involucradas de las entidades.

3 Elaborar en conjunto con las áreas intrainstitucionales y las de cada entidad contraparte, el plan de acción que en específico se requiere para implementar el modelo de interoperabilidad acogido, con señalamiento de necesidades técnicas, tecnológicas y jurídicas; actividades, tiempos, responsables: recursos a invertir y productos; y someterlo a la validación, retroalimentación y aprobación de las áreas involucradas y de los responsables de la toma de decisión al interior de la entidad.

4 Con el fin de garantizar la implementación del modelo de interoperabilidad, su funcionalidad y sostenibilidad, acoger modelos de convenios que integren las obligaciones, responsabilidades, inversiones, recursos, control, mecanismos de seguimiento y monitoreo de la implementación y en general, las condiciones que cumplirán las entidades en el marco del proceso para asegurar la implementación y la funcionalidad adecuada y permanente del mecanismo. Estos convenios pueden obedecer a un prototipo y/o integrar particularidades propias que surjan del modelo de interoperabilidad particular con una o varias entidades, pero en todo caso, se sugiere que de ellos haga parte integral el plan de acción específico diseñado, validado y aprobado por las entidades involucradas en la interoperabilidad.

5 Ejecutar el plan de acción específico bajo la previsión de garantizar la adecuada documentación del mismo; el desarrollo de los casos de uso que sustenten la interoperabilidad, el diseño y suscripción de los acuerdos de niveles de servicio interinstitucionales; el control y monitoreo conjunto por parte de los líderes del proyecto al interior de cada entidad. De manera que con todos ellos, se asegure el pilotaje y prueba de las soluciones de interoperabilidad antes de lanzar los servicios al aire y se eliminen riesgos que afecten la prestación adecuada del servicio de cara al ciudadano. Esta fase incluye la obligación de ajustar y actualizar en forma previa el SUIT, así como haber desarrollado los instrumentos jurídicos y los ajustes regulatorios, administrativos y técnicos requeridos para la funcionalidad del esquema o modelo de interoperabilidad, y desplegado las capacitaciones internas y externas para asegurar el adecuado entendimiento y apropiación de los objetivos pretendidos con la intervención, y con ello garantizar plenamente la accesibilidad y legalidad del trámite en los distintos canales dispuestos por la entidad para su prestación.

6 Diseñar y acoger el plan o estrategia interinstitucional que se desplegará para asegurar al ciudadano el conocimiento de los cambios que en materia de servicio reporta la implementación de la interoperabilidad, de forma tal que éste, como agente externo, una vez se lance el nuevo modelo ajustado, pueda hacer exigible la plena operación del mismo y conozca de antemano aquellos requisitos que, por virtud de ello ya no debe acreditar documentalmente, y cuáles de ellos mantienen esta condición por encontrarse exclusivamente en su resorte y no reposar en ninguna entidad de la Administración Pública.


389

NORMATIVO

Acción Aplicación del principio constitucional de reserva legal de los trámites

ID NOR-1

Descripción

Intervenir el ordenamiento jurídico reglamentario y/o eliminar prácticas o interpretaciones institucionales que distorsionan la naturaleza del procedimiento, con el fin de abolir su entendimiento y exigibilidad como trámite a cargo del ciudadano y/o ajustar el diseño funcional acogido para el despliegue del mismo, en función de eliminar cualquier interacción ciudadana para su iniciación, verificación y/o acreditación documental y/o pago de tarifas.

Líder

Categoría


del Trámite

NORMATIVO

3 Meses

Justificación

La aplicación de este plan de acción tiene justificación para aquellos procedimientos que no cuentan con disposición legal que justifique su creación o autorice expresamente a una entidad a crearlos por vía reglamentaria, por lo que su exigibilidad como trámite vulnera el principio constitucional de reserva legal contemplado en el Artículo 84 de la Constitución Nacional, al estar sustentada su exigencia en una inadecuada interpretación institucional del ordenamiento integral aplicable.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Revisar y actualizar el diagnóstico regulatorio

x Abogado de apoyo al área

responsable del trámite

2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria

x x Abogado de apoyo al área


3 Validar la reforma o intervención regulatoria

x x

Jefe Oficina de Planeación de la entidad o su delegado

para el asunto

4 Socializar interna y/o

externa de la reforma o intervención

x

Jefe de Servicio al Ciudadano de la entidad o su

delegado para el asunto

5 Expedir la reforma regulatoria

x Director Área responsable

del trámite

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

BAJO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de trámites exigidos como trámite

al ciudadano sin adecuado sustento

legal o bajo inadecuada

interpretación vs No. de trámites eliminados

No. de trámites eliminados vs. No. procedimientos internos u oficiosos

incrementados


390


E26-9 Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros E26-34 Permiso para vendedores ambulantes


1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el trámite, procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.

2 Producir textos regulatorios que fijen con claridad la naturaleza jurídica que corresponde a la actuación y eliminen su exigibilidad como trámite al ciudadano. Comprende determinar, dentro de su contenido, la necesidad de un periodo de transición o gradualidad en la aplicación de las reformas y la derogatoria específica, total o parcial, de cada disposición eliminada o intervenida cuando este es el caso.

3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y su eliminación como trámite exigible al ciudadano. Comprende validar y ajustar el texto versus proceso y procedimiento acogido, bajo la condición de eliminar totalmente la exigibilidad de la actuación como trámite a cargo del ciudadano.

4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de la entidad, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.

5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimientos modificados de ser este el caso. Desplegar procedimientos internos de firma, numeración, adopción y publicación e iniciar su ejecución. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la eliminación del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.


391

NORMATIVO

Acción Adecuación del proceso en función de la naturaleza jurídica de la actuación

ID NOR-2

Descripción

Intervenir el ordenamiento jurídico reglamentario y/o eliminar prácticas o interpretaciones institucionales que distorsionan la naturaleza del procedimiento o actuación, para armonizarlo y ajustarlo de acuerdo a su naturaleza con las normas aplicables que regulan el derecho fundamental de petición en cuanto a interacciones y accesibilidad, requisitos y/o condiciones, requisitos documentales, plazos de respuesta y/o costos, según el caso.

Líder

Categoría


del Trámite

NORMATIVO

4 Meses

Justificación

Se justifica la aplicación de este plan de acción para aquellos procedimientos que de acuerdo a la normatividad integral aplicable al mismo, tienen una naturaleza jurídica distinta que no permite tipificarlos en estricto sentido, como un trámite exigible al ciudadano ni como una actuación oficiosa a cargo de la entidad pero que están cobijados, de manera total o parcial, por las normas que regulan en el derecho fundamental de petición.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Revisar y actualizar el

diagnóstico regulatorio x

Abogado de apoyo al área responsable del trámite


x x Abogado de apoyo al área



x x

Jefe Oficina de Planeación de la entidad o su delegado

para el asunto



x x

Jefe de Servicio al Ciudadano de la entidad o su delegado para el asunto


x Director Área responsable

del trámite

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

BAJO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de servicios o programas que deben intervenirse en función

de tipificar adecuadamente su

naturaleza vs. No. de servicios o programas ajustados a la normas de procedimientos que regulan el derecho de

petición

No. de servicios o programas integrados al SUIT vs No. de

servicios o programas ajustados y actualizados en el SUIT


392


E26-17 Facilidades de pago para los deudores morosos de obligaciones tributarias


1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.

2 Producir textos regulatorios que fijen con claridad la naturaleza jurídica que corresponde a la actuación y permitan ajustar sus procedimientos en lo que corresponda, a las normas que regulan el derecho fundamental de la petición, bajo la claridad de diferencias que la tipificación de la actuación no responde a la de un trámite sino a la de un servicio o programa.

3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y su eliminación como trámite exigible al ciudadano. Comprende validar y ajustar el texto versus proceso y procedimiento acogido, bajo la condición de eliminar totalmente la exigibilidad de la actuación como trámite a cargo del ciudadano.

4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de la entidad, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.

5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimiento modificados de ser este el caso. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la eliminación del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad, y su definición/ajuste en éstos como servicio o programa del Estado.


393

NORMATIVO

Acción Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

ID NOR-3

Descripción

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico y/o incurre en prohibiciones constitucionales o legales, que impiden por una u otra vía, exigir requisitos y/o acreditaciones documentales como carga probatoria en cabeza del ciudadano y/o cobrar tarifas por el trámite, procedimientos, servicio o programa.

Líder

Categoría


del Trámite

NORMATIVO

6 Meses

Justificación

El plan de acción se justifica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos, fotocopias, certificaciones o constancias para comprobar hechos, circunstancias o informaciones que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas, así como la exigencia de pago de tarifa sin adecuado sustento normativo.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable



Abogado de apoyo al área responsable del

trámite


x x x x

Jefe de Área responsable del

Trámite


x x

Jefe Oficina de Planeación de la

entidad o su delegado para el asunto



x x

Jefe de Servicio al Ciudadano de la

entidad o su delegado para el asunto


x

Director Área responsable del

trámite

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

BAJO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de acreditaciones documentales exigidas actualmente por trámite

vs. No. de acreditaciones eliminadas y/o sustituidas por

mecanismos de intercambio de

información intra o interinstitucional

No. de programas o servicios que no tipifican como trámite y que cuentan

con cobro vs. No. de trámites intervenidos con eliminación del

cobro

No. de convenios suscritos para intercambio de información y eliminación de acreditaciones

documentales en los trámites vs.

número de convenios en

operación de los suscritos


394


E26-5 Residencia Temporal por Convivencia E26-6 Tarjeta de residencia temporal por actividades laborales E26-13 Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-15 Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos de pago Secretaria de Hacienda E26-16 Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo debido Secretaría de Hacienda E26-18 Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-19 Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio E26-30 Impuesto sobre vehículo automotor E26-31 Duplicado de tarjeta de residencia E26-32 Cambio de tarjeta de residencia de menor edad a mayor edad E26-33 Pasaporte relacionado con gobiernos territoriales


1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.

2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstitucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad, iii) realización de mesas técnicas interinstitucionales para establecer condiciones técnicas y jurídicas para alcanzar niveles de servicio óptimos y esperados con la reforma o la intervención, y iv) diseño de los instrumentos jurídicos (convenios y/o acuerdos de nivel de servicio) a suscribir para foralizar y asegurar la interoperabilidad o el intercambio de información.

3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y la eliminación de las acreditaciones documentales al ciudadano y con los textos diseñados para los instrumentos que formalicen el intercambio o interoperabilidad de la información intra e interinstitucionalmente. Comprende validación y ajuste del texto normativo versus proceso y procedimiento acogido para el trámite, servicio, programa o procedimiento versus contenidos de los instrumentos a suscribir, como convenios y acuerdos de nivel de servicio que darán plena funcionalidad y operatividad al modelo y a la eliminación de los requisitos documentales.

4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional e interinstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de las entidades involucradas, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, los contenidos de los convenios y/o acuerdos de niveles de servicio acogidos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.

5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimientos modificados de ser este el caso y con la suscripción y formalización de los acuerdos y convenios. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.


395

NORMATIVO

Acción Aplicación del principio constitucional de reserva legal de las tarifas de los trámites

ID NOR-5

Descripción

Intervenir la regulación existente para eliminar o normalizar los cobros efectuados sin sustento legal pleno o parcial y/o para expedir regulación complementaria que garantice y justifique plenamente dicho cobro como elemento exigible para adelantar el trámite.

Líder

Categoría


del Trámite

NORMATIVO

3 Meses

Justificación

La justificación del plan se sustenta en la existencia de trámites o procedimientos que encontrando adecuado sustento normativo en lo referente a su origen y a las acreditaciones documentales exigidas para su trámite, no cuentan con regulación legal que permita el cobro de la tarifa de manera expresa, o aquellos que contando con ella, requieren disposiciones reglamentarias complementarias que señalen expresamente métodos de cálculo o de actualización de las tarifas o incorporen tales cobros y su destinación dentro del presupuesto de funcionamiento de la entidad.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable



Abogado de apoyo al área responsable del

trámite


x x

Abogado designado por Jefe de Área responsable del Trámite con apoyo de la Secretaría General de

la entidad


x x

Jefe Oficina de Planeación de la entidad

o su delegado para el asunto con apoyo de la Oficina Jurídica de la

entidad



x

Jefe de Servicio al Ciudadano de la entidad

o su delegado para el asunto


x Director Área


Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

BAJO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de trámites con tarifa ex ante a la

intervención vs No. de trámites intervenidos

regulatoriamente para normalizar la tarifa

No. de trámites cuyo cobro no tiene sustento legal vs. No. de trámites intervenidos con eliminación del

cobro


396


E26-1 Certificado de estratificación socioeconómica E26-2 Certificado de residencia E26-19 Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio


1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el trámite, procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.

2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se elimine aquellos cobros identificados en el diagnóstico del estudio y su actualización, como carentes de norma legal que autorice su creación. Elaborar textos jurídicos mediante los cuales se normalicen total o parcialmente aquellos aspectos que de acuerdo al diagnóstico del estudio y su actualización, frente a los cuales se debe complementar el ordenamiento para asegurar la plena legalidad del cobro, por ejemplo expedición o actualización de reglamentos, acuerdos u ordenanzas, según el caso, y/o expedición de decretos o resoluciones, para lograr pleno ajuste regulatorio en las tarifas cobradas de frente al ordenamiento constitucional y legal aplicable al manejo de presupuestos, destinación y al cumplimiento del principio de reserva legal de las tarifas versus el principio de gratuidad de la función pública.

3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los cobros y tarifas que se eliminan y/o con los cobros y tarifas normalizados con expedición de regulación complementaria. Comprende validación de áreas involucradas en especial aquellas encargadas de velar por la legalidad del presupuesto conforme a la constitución y la ley.

4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la eliminación de las tarifas o la normalización de otras para su pleno ajuste al ordenamiento constitucional y legal.

5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimiento modificados de ser este el caso. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.


397

5 CONCLUSIONES

A partir de la valoración cualitativa y cuantitativa presentada para cada Trámite, se elaboró una

valoración promedio para el conjunto de los Trámites y Servicios caracterizados de la entidad que puede

usarse como referencia. Sin embargo, vale la pena recalcar que esta valoración no refleja las

características de la entidad como un todo ya que solo representan los promedios valorados de algunos

procesos de la misma.

Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados

En cuanto al aspecto normativo, la naturaleza jurídica del ente territorial San Andrés Islas hace que los

hallazgos merezcan especial atención. Éstos están relacionados principalmente a la carencia de un

sustento normativo, para muchos de los pasos, o requisitos que se llevan a cabo al interior de la Isla.

Resalta que en todos aquellos asuntos en los que está involucrada la OCCRE se tiene una especie de

regulación a nivel interno mediante la expedición de circulares que imponen determinados procesos o

requisitos que, por ende, no contarían con un sustento legal, sin embargo resultan deficientes en cuanto

a su contenido, ya que no cuentan con disposiciones locales adecuadas que permitan establecer

claramente la totalidad de los elementos que caracterizan un trámite. En parte, dicha situación obedece a

la mora del Congreso en expedir una Ley que regule de manera íntegra los asuntos migratorios en la Isla

y que reemplace el Decreto expedido de manera transitoria hace ya más de 20 años.

3 11

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❷ Insuficiente

❷ Insuficiente

❸ Adecuada

No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del

No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo






398

De otra parte, algunos trámites no se derivan de manera clara de una norma en concreto, como es el

caso del impuesto de rentas varias, lo que supone un ajuste en su entendimiento como un procedimiento

oficioso ligado a otros, más que como un trámite independiente.

- Es reiterativa la exigencia de documentos expedidos por los mismos órganos que integran la

gobernación de San Andrés, lo que desconoce el deber de consulta e interoperabilidad intra e

interinstitucional que recae por disposición legal sobre las entidades.

- También resulta reiterativo la inaplicación de la presunción constitucional de buena fe, en especial para

los trámites asociados a impuestos locales, dónde en su mayoría se crea un paso/pre-

requisito/documento para efectuar el pago del impuesto, cuando la normatividad nacional y local

establece como instrumento idóneo la declaración privada del impuesto, sobre la cual recae para la

entidad un deber de inspección, vigilancia y control ex post a la presentación y/o pago.

- Se observa la necesidad de revisar la reglamentación local para lograr el pleno ajuste regulatorio de

algunas tarifas establecidas para los trámites, bien porque no tienen autorización legal expresa o porque

su reglamentación no cumple adecuadamente con las normas que disponen la manera en que deben

fijarse las tarifas, su destinación, sus métodos de cálculo y de actualización, al igual que se reporta una

constante desactualización de SUIT respecto a las normas que anualmente deben expedirse para ajustar

las tarifas, cuando éste es el caso.

- Respecto a los trámites de carácter tributario, pese a que las entidades territoriales cuentan con

autonomía para fijar sus tributos y su procedimiento a nivel local, resulta importante pensar en la

necesidad de desarrollar un modelo estandarizado para el cumplimiento de las obligaciones de

presentación y pago de impuestos, configurándose en este caso una oportunidad importante para lograr

ajustes regulatorios a partir del ejercicio de la competencia de unificación a cargo del departamento

Administrativo de la Función Pública.

Melisa Murcia Pabon� 2/6/16 1:11 P.M.Comentario [1]: Para el DAFP

ENTIDAD TERRITORIAL DE SAN ANDRÉS - Función Pública

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