AGO 0 MtNSUALiOADES VErrciOA.S - Función Pública

CERTIF ICADO DE C U M P U a f E N T O Y E V A L U A C t ó N A L C O N T a A T B T A ¡PERSONA NATURAL!

F E C H A DE EXPEOÍCION í d d / m m í a i M s i

24/12 /2015

C O N ' i ' R A r o No: C.C.fNÍT/RIJTNK GRISEL CORDOBA CASELLA 62.381,030

• ! ÍPO DS; C O N I R / V r o

pftss'r, D £ sef?v, ¡ - r o f e s í o n a l e s PRES. DE SERV. DE A P O Y O A LA O c S T I O N C O N S U L T O R i A

O B J E T O DÉL C O M T f í a T O F E C H A DE iN iC iO

Prestar jo» Servidos de Apoyo a ia Geslión en el Grupo de Servicio al Ciudadano, para apoyar en la elaijoracíón de los Acuerdos de -Servicio en la Función pública, en e¡ marco cid Prriyeclo de inversirin dsriorninado; "MEJORAMIENTO, FORTALECIMIENTO DE i h CAPACIDAD INSTITUCIONAL PARA El, DESARR0l , l ,0 DE LAS POLITICAS PUBLICAS NACIONAi.-

26;ri, '2015

24/12/2015

GíS.RftNT!AS

A W P f t R O S VALOR ASEíSURAPO {$! V1GE.MCIA DE LOS A M R & R Í ) S

DESDE iUdfmmí.ia.inj Hí'iñTA {rárl/Rníftss-s) Cumplimiento: S 680,000,00 28/10/2015 28/04/2016

Cal idad del Servicio: $ 6 8 0 , 0 0 0 , 0 0 28/10/2015 28/04/2016

Póliza No. Expedida por: Seguros del Estado 12-44- K)1129951 Fecha d e aprobación d e la(s) páliza(s): 28/10/2015

FORKIH OE »AGO 0 MttNSUALiOADES VErrciOA.S • O T R A ÍIÍ.ÍDÍQUK CUAL):

BEGiSTRC! FBE:3l,;Pi,IESTA¡,. DEl ;:;t!ríiERO!siiSO ÍCOM) t^o. FECHA DE E X P E n i C I O N V A L O R (V IGENClA i TOTAL

VIGEfJCIA AI>iTERIOR

$ 3,400,000,00 VIGENCIA ACTUAL 26116 26/10.'2015 ,t 3 ,400,000,00 $ 3,400,000,00

VIGENCIA FUTURA

$ 3,400,000,00

»G0 CERTiESC.ADO EACTURA No. V.ALOR

FACrrURA íiNCL iVA) S U e r O T A L PAGOS

A C U M U L A D O S P E R Í O D O

C E K T i F í C A D O S A L D O POR E.JECUTAÍ?

Gastos de personal S 3.400.000,00 S 1.700.000,00 $ 3 .400.000,00 2 de 2 TOTAL S 3.400.000,00 $ 1.700.000,00 $ 3 .400.000,00 $ 0 , 0 0

EVALUACSÓN PARCIAL D E L COMTRATÍSTA PARA EL P E R t o D O C E R T I F I C A D O

A S P E C T O S A E V A L U A R

Cumplimiento (otíligacioneslécnicas) caiidaddeTsSrvicio " Bfesiadc E X C E L E N T E |10,B1 BUENO ÍSW) f t E G U L A R p ó ) DcFÍCiENTg fCSj

Oportunidad en la entrega del SF' 100 Oportunidad y cumplimiento aspecios administrativos y/o

Responsabiüdaü

100

CALIHCACIÓW DEL PERÍODO ¥ / 0 PAGO CERTIFICADO. ioa E X C E L E N T E RANGOS: !i>f<!: S I s 10(1 .: 76 a 90

EN CASO DE QUE LA RESPUESTA SEA NEGATIVA, DEBERÁ SUSTENTAR, LAS RAZONES QUE MOTIVAN LA RECOMENDACIÓN Y PROMOVER A LAS

QUE HAYA LUÍSAR.

Í.E ! 1 . C U E N T A DEL E) SI • no Ansxos verif icados por ei supervisor;

Factur.3 • a • r» 0 Ni Í.Eros /indique cu h: Certificación sobre pagos de salud, pensión y caja de ^ ^ ^ ^^ compensación

Informe de " e j t o I Productos encomendados , E¡ si • NO • NS

1S0fí OES,, CONTRATO OBSERVACIONES N o m b r e :

C a r g o :

F i r m a :

EVALUACSÓM FIHAL Dí"l COHTRATISIA S U M A T O R I A D E L A S C A L I F I C . A C I O N E S D E L O S P E R Í O D O S Y / O

PAGOS CEríTiFIC.ADOS D U R A N T E L A

EJECUCIÓN DEi. £2!iI5AIO_

No, BE PAGOS Y,-O PERIODOS

CERTIFICADOS

CALIFICACIÓN FINAL

íflDIvVOI .EHTE 91 a 100

70 3 90 S1 B75

C-'F.'JÍJ CONÍROÍÍ'-.LI Si CJC"'" iftitT'ic SS T riEutíiTíríi iiT> r'*so RIO oáríüili:.;'! LS vsi ÁI'-II VÍQÑNT'I RI'F.:/>'J>Ü ¿N IS N&JI PCÍJ C¿¡¡D¿D DAFP

Yo, Grisel Córdoba Caseíia

Identificado (a): NIT: CC: X CE: NP: NIP;

Teiéioiio (si Ceíuíar No-; Dirección:

8134985 3004855852

Kr3 2bNo, 12-1Scasa17

^ Número:

No, de FAX

52381030 D.V. 4

Celular No,:

Correo Eiectrónico (E-mail): seign30 (q)hotmaii .corTi

En mi calidad de: Persona Jurídica Persona Natural x

a.) Percibí ingresos en el año inmediatamente anterior.

No declarante de Renta x

X No:

: No:

y Declarante de Renta

L I Si:] b.) Mis ingresos en el año anterior fueron superiores a 4.073 UVT's o $111.946.405,oo : . Si:

f. Declaro bajo ia gravedad de juramento que: Para dar cumplimiento a io dispuesto en el Parágrafo 1 del Articulo 4 del Decreto 2271 de 2009, el Articulo 126-1 del ET y el Articulo 15 del Decreto 836 de 1991, ios documentos soportes del pago de aportes obligatorios al Sistersia General de Seguridad Social corresponden a los ingresos provenientes del Contrato No. 179/2015 de Fecha: 28-oct-15 , _ suscrito con el Departamento Adrríinisirativo de la Función Pública, objeto del pago sujeto a reíención; y a io dispuesto en el articulo 18 de la ley 1122 de 2007 y el articulo 50 de la ley 789 de 2002, hago entrega de la copia detallada de la planilla generada desde el operador donde además se evidencia su estado iiagada.

iMombrs EPS, AFP y ÁRL Planilla No. Periodo

les ' Año Sanitas Toiciembre : 2015 Coifondos 5141189339 ; Diciembre i 2015 Positiva i DiciembreJ 2015

a) Que ia totalidad de mis ingresos por el respectivo periodo de cotización, excede el tope de los 25 salarios rninirnos legales mensuales vigentes:

b) Que el ochenta porciento (80%) o más de mis ingresos corresponden a ia prestación de mis servicios por cuenta y riesgo del o los contratantes. Articulo 329 del E.T. adicionado por el Arí 10 de la Ley 1607 de 2012,

Valor de los aportes pagados provenientes del ingreso del contrato sin intereses de mora

"$85^200,00: $109,100,00'

$3.500,00-

Si: No:

; Si: : X ; No: Mota ; D i l igenc ie el l i e m 2 s i su respues ta es "SI". D e acuerdo a lo es tab lec ido e n el pa rág ra fo 3 dei D io . 0 0 9 9 d e 2013.

2, Solicitud Deducciones del Articulo 387 del E. T. y Articulo 2 del Decreto 0099 de 2013.

c) Que de acuerdo a lo establecido en articulo 387 del E.T. y modificado por el Arí, 15 de ia ley 1607 de 2012, solicito deducción por Dependientes de acuerdo a lo relacionado en el Anexo 1.

d) Que de acuerdo a lo establecido en articulo 387 del E.T, y modificado por el Art. 15 «f. ley 1607 de 2012; solicito deducción por los intereses de vivienda de acuerdo a elacionado en el Anexo 1 respaldada con la Certificación de la Entidad que

financia el crédito.

Si:

Si:

No:

No:

Si: 1 No: e) Que de acuerdo a lo establecido en articulo 387 del E.T. y modificado por el Arí. 15 de la ley 1607 de 2012; solicito deducción de la medicina propagada de acuerdo a lo relacionado err el Anexo 1 respaldada con la Certificación de la Entidad Promotora de Salud.

3. Solicitud Deducción de Rentas Exentas - Aportes Voluntarios

Acogiéndome al beneficio del Articulo 126-1 y 126-4 del ET, solicito que para el presente pago que está en tramite se aplique la deducción por concepto de:

Concepto Homfjre Ent idad No. De Cuenta Valor

L

Se firma a los 24 días del mes de Diciembre del arlo 2015

t .1 i I l I , Firma

s o ' P L A N I L L A I N T E G R A D A A U T O L Í Q U i D A C Í Ó N A P O R T E S

S O P O R T E D E P A G O G E N E R A L í í D/WíV/íC ñJL)/\

S U ' r ^ ,

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c .p E T r ^ Ni va .on

bf o eÁSiCO i:

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^ O T A L " £ 1S7.800Í

ú.

FiJNCÍÜN '--UBL ír.4 Presentación de informes de Contratistas Prestación de Serwicios Profesionates o de Apoyo a la Gestión

Informe de Actividades Mo. 02

Contrato Nrj. 179 de! arlo 2015

Objeto dei Contrato: Prestar los Servidos de apoyo a la Gestión del Grupo de Seriñcío al Ciudadano, para apoyar en la eiaboracién de los Acuerdos de Servicio de la f u n d ó n PúWtca,_en ei rjiarco aei Proyecto de Inversiórt deriomigiado "IVlEjQRAIVIiENTQ. FORTAlECIMiENTO DE LA CAPACIDAD jNSTITUCiQÍ-jAL PARA.1L DESARROLLO DEj

Periodo reportado: Del 29 de Noviembre de 24 Diciembre de 2015

Obligaciones del Contrato

;Ob(igacióti 1} Elaborar y eiwregar un cronograma detal lado que identi f ique plazos de ícumpllmiento si Supervisor dei Contrato, así como !a proyección porcentual de la ejecución . Esta cronograma debe ser entregado dentro de ios 5 primeros días de iniciado el contrato.

iOblisación 3) • en ia socianzación de las estrategias de acuerdos de servicio diseñadas e leiitadas al i

Actividades realizadas por ei Contratistas

El contratista ya entregó el cronograma

¡Obllgadór! 2)

^Apoyar en (a eiaboracion e imp¡eiTientación de los acuerdos de Servicio en ia Funcidn Pública,

Con e! fin de apoyar la eiaboración de los actierdos de Servicio se realizan las siguientes

actividades:

1, 2 5 / 1 1 / 1 5 El Contratista se reúne con los profesionales delegados de! área de Talento

Hurríano para el [evantanViento de la información necesaria para Realizar los Acuerdos de

^Servicio .

2, 2 5 / 1 1 / 1 5 El contratista se reúne con ei profesional encargado de Servicio al Ciudadano para

ei levantamiento de ia Información necesaria para Realizar los Acuerdos de S e r a d o .

3 0 / 1 1 / 1 5 El conirati.sta se reúne con el profesional delegado del informática para el

levantamiento de la información necesaria para Realizar los Acuerdos de Servicio,

3 , 0 1 / 1 2 / 1 5 El contratista se reúne con el profesional encargado del área de Gestión

Documental para el levantamiento de ia Información necesaria para Realizar los Acuerdos ds

Servicio.

4 / i e prepara documento final de entrega para revisión y observaciones.

5 , 1 4 / 1 2 / 1 5 E I contratista entrega documento fina! para revisión.

6, Se inicia proceso de ajustes dei documento final de ios acuerdos de servicio . para esto, ei

contratista t iene cita con el profesional encargado de DDO el día 16 ¡12/15.

7, 2 4 / 1 2 / 1 5 Se entrega el documentos f ina l ,

8, Se realiza la i rnp lementadón de tos acuerdos de servicio, escalando ei documento a Open

KM .

24/12/15 Se realiza la social ización de los acuerdos de servicio, a través de un correo institucional, informando la ruta de acceso al documento.

a

Presentación de Informes de Contratistas Prestación de Servicios Profesionales o ele Apoyo a la Gestión

Informe de Actividades No. 02

Contrato No, 173 deí año 2015

Objeto dei Contrato: Prestar los Servidos de apoyo a ta Gestión del Grupo de Servicio al Ciudadano, para apoyar en la elaboración de ios Acuerdos de Servicio de la

Función Pública, en ei marco deí Proyecto de inversión denominado " WEJORAMgENTO, FOnmiEClMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTÍTUCIONAL PAHA El DESARROLLO DE I

I Periodo reportado: Del 29 de Noviembre de 24 Diciembre de 2015

Obligaciones del Contrato Actividades realizadas por ei Corítratistas

Obíigadón 1) Elaborar y entregar un cronograma detaüado que identifique plazos de cumplimiento ai Supervisor deí Contrato, así como la proyección porcentual de la ejecución ;EI contratista ya entregó el cronograma . Este cronograma debe ser entregado dentro de !o.s 5 primeros días de iniciado el contrato.

Obligación 2) Apoyar en la elaboración e impiementación de los acuerdos de Servicio en la Función Público.

Con el fin de apoyar ía elaboracióiT de los acuerdos de Serx'ício se realizan las siguientes

actividades:

1, 2 5 / 1 1 / l S Li Contratista se reúne con ios profesionales delegados del área de Tateiito

Humano psra el levaníarriiento de la i i i foi-madón necesaiia para Realizar lo.s Acuerdos de

Sei'vicio .

2, 2.5/11/1.5 El contrati.sta se reúne con el profesional encai-gado de Servicio al Ciudadano para

el levantaiTiieiito de ia información necesaria para Realizar los Acuerdos de Servicio.

3 0 / 1 1 / 1 5 El contratista se reiíne con el profesional delegado dei informática para el

levantamiento de la información necesaria para Realizar los Acuerdos de Servicio.

3 , 0 1 / 1 2 / 1 5 El contrali.5ta se reúne con el profesional encargado del área de Gestióri

Documental pai a el levantamiento de la Infoi-mación necesaria para Realizar los Acuerdos de

Servicio,

4,Se prepara docuniento final de entrega para revisión y observaciones.

5 , 1 4 / 1 2 / 1 5 E I contratista entrega documento final para revisión.

6,, Se inicia proceso de ajustes del documento final de los acuerdos de servicio , para esto,, el

contratista t iene cita con e! profesional encargado de DDO eí día 16 ¡12i 15.

7, 2 4 / 1 2 / 1 5 Se entrega el documentos f ina l .

8, Se realiza la impiementación de los acuerdos de servicio, escalando el documento a Open

KM .

Oblieación 3) r en la .socialización de las estrategias de acuerdos de servicio diseñadas e

i d e i a entidad,

24/12/15 Se realiza la socialización de ¡os acuerdos de servicio, a través de

i...

un correo institucional, informando ia ruta de acceso al documento.

Obíígación 4) Apoyar en ías babores emprendidas por el equipo de Servicio al Ciudadano, en el mejoramiento de ¡a atención al púbiico.

Obfigadón S) , Asistir a las reuniones programadas relacionadas con la ejecución de! objeto contractual y ielaborerJas actas y/o avu I Obligación 6) Realizar seguimiento al cumplimiento de compromisos adquiridos en las reuniones

: re la c i o n a.d a s co n ej cu m oii m i en to de l oí3 i£t o co n t ra ct u.a iAt>exos: l l . Entrega final de! documento.

/ r

Firma Contratista

X o n e l f i n d e i l e v a r a c a b o l a s l a b o r e s e m p r e n d i d a s p o r e i E q u i p o d e S e r v i c i o a !

C i u d a d a n o , e n e l m e j o r a m i e n t o d e ía a t e n c i ó n a i p ú b l i c o , s e h a a p o y a d o e n !a p u e s t a

e n m a r c f i a d e l i ' v l i c r o . s i t i o EV 'A e l c u a l e.<itá i n t e g r a d o a l a p á g i n a d e l a F u n c i ó n P u b l i c a

y f a c i l i t a r á a l c i u d a d a n o e l a c c e s o a i n f o r m a c i ó n d e i n t e r é s . P a r a e s t e f i n s e h a n

r e a l i z a d o l a s s i g u i e n t e s a c t i v i d a d e s :

1 . 2 6 / 1 1 / 1 5 Ei c o n t r a t i s t a s e r e ú n e c o n e i q u i p e E V A p a r a m i r a r a v a n c e s d e l

m i c r o s i t i o .

2 . 1 0 / 1 2 / 1 5 El c o n t r a t i s t a s e r e ú n e c o n e ! q u i p o E V A p a r a m i r a r a v a n c e s d e l

m ' i c m s i t í o .

3 . 1 4 / 1 2 / 1 5 L e e n t r e g a n a l c o n t r a t i s t a B a s e d e D a t o s p a r a c o n f i r m a c i ó n d e i n v i t a d o s

a l l a n z a m i e n t o d e l ffiicrositio E V A ,

4 . 1 5 / 1 2 / 1 5 El c o n t r a t i s t a a s i s t e a r u n i ó n e n d o n d e s e i e i n f o r m a e l r o l q u e d e b e

t e n e r e n e l l a n z a m i e n t o d e l m i c r o s i t i o E V A ,

5 . 1 7 / 1 2 / 1 5 E l c o n t r a t i s t a a p o y a c o n e l r o l a s i g n a d o e n e i l a n z a m i e n t o d e l m i c r o s i t i o .

El contratista asiste a las reuniones programadas deacuerdo a la ejecución del objeto contractual.

E contratista a realizado el seguirtiiento correspondiente a los compromisos adquiridos en las diferentes reuniones que ha participado.

Firma Supervisor

N o t a : C o r r e s p o n d e a i S u p e r v i s o r r e v i s a r q u e l a s o b l i g a c i o n e s y p r o d u c t o s q u e c o n . s t i t u y e n e l o b j e t o d e l c o n t r a t o s e a n e j e c u t a d a s , r e p o r t a d a s e n e l i n f o r m e y c o n l o s s o p o r t e s c o r r e s p o n d i e n t e s ,

a s í c o m o e l s e g u i m i e n t o t é c n i c o , a d m i n i s t r a t i v o y f i n a n c i e r o , s e g ú n l o e s t a b l e c i d o e n l a L e y 1 4 7 4 d e 2 0 1 1

r - v e r s i A i J

J i j ' i o I d e 2 0 1 5

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

• • « « • • • • • l i i l B I i B ^ ^ ^ ^ i l i É l P Í B B ^ M B B ^ ^ M I i i l i ^ * ! ! !

Acuerdos de Servicio

ai

' M • ; f i

Liliana Caballero Durán Directora

(«ustavo Enrique García Bate Subdirect;or

Angélica María González Secretaria General

Luis Fernando Niiñez Coordinador Grupo de Servicio ai Ciudadano

Grisel Córdoba Casella Contratista

Diciembre de 2015

Obietivo dei Prociecliniienío

Metodología Fases de! Proceso

Recolecciófi de !a iaforriiacióri y propuesta de acuerdos de servicio 1. Grupo Gestión Contractual

1.1. Contratación por licitación publica 1.2. Contratación directa 1.3. Contrato de servicio profesionales y apoyo a la gestión. 1.4. Convenios o contratos interadministrativos 1.5. Concurso de mérito abierto 1.6. Contrato de trámite prioritario

2. Grupo Servicios Administrativos 2.1. Eventos 2.2. Caja Menor 2.2.1. Apertura 2.2.2. Manejo 2.2.3. Reembolso 2.2.4. Legalización definitiva 2.2.5. Otras actividades 2.2.5.1.Viáticos 2.3. Facturación 2.4. Mantenimiento

3. SIGEP- Sistema de información de trámites 4. SUIT- Sistema único de información de trámites 5. Grupo Gestión Humana

5.1. Ingrese y permanencia de personal 5.2. Bienestacsoci^ e incentivos 5.3. .Nomináis 5.4. Seguridad.social y parafiscales 5.5. \ Retiro de personal 5.6. Seguridad y salud en el trabajo 5.7. ^ Capacitaciones

6. Grupo Servicio al Ciudadano 6.1. Orientación en temas de competencia 6.2. Respuestas a quejas, reclamos y denuncias del usuario formuladas por escrito.

7. Gestión Documental 7.1. Control de documentos 7.2. Control de registros- administración de archivos 7.3. Correspondencia 7.4. Consulta y préstamo de documentos

8. Adiiilnistradón de Tecnología Informática 8.1, Procedimiento de construcción y mantenimiento de sistemas de información 8.2. Atención mesa de servicio

9. Dirección lurídica

9.1, Cobi-o de obligaciones a favor del DAFP mediante jurisdicción coactiva 9.2, Representación judicial del DAFP como demandado 9.3, Representante del DAFP como demandante 9.4, Apoyo jurídico interno

10, Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámite,s 10.1. Otorgamiento del derecho de uso de sello oficial de Gestión de la calidad

NTCGP1000:2009 en el Estado Colombiano 10.2. Premio Nacional de Alta Gerencia

11. Dirección de Empleo Público

El presente documento contiene !a identificación y propuesta de acuerdos de servicio entre las

diferentes áreas y part icularmente sobre los procesos que realiza el Departamento

Administrativo de la Función Pública.

¿ Q U É L O S i t c i í E E r í ' í . ^ m i M :

Los Acuerdos de Servicio, son una herramienta que iiyuda a varias partes a llegar a un

consenso en términos del nivel de calidad del servicio, en aspectos tales como t iempo de

respuesta, disponibilidad horaria y documentación disponible entre otras. El establecimiento

de metodologías que permitan identificar y establecer acuerdos de servicio, mejora la calidad

de la gestión y aseguran el cumplimiento de los objetivos institucionales, contribuyendo a un

clima organizadonal de servicio y mutua colaboración. La definición de ios acuerdos pasa

por un proceso de identificación de las necesidades y expectativas desde la oferta y las

necesidades y expectat ivas de la demanda, Al ponerse de acuerdo quien ofrece y quien

demanda los servicios facilita el cumplimiento de los niveles de satisfacción y la definición de

estándares de servicio.

identificar la forma como se realizan los trámites y servicios entre las diferentes

dependencias dei Departamento Administrativo de la Función Pública.

Identificar las necesidades y expectativas de quienes prestan y demandan los

tráifiites o servicios y los cuellos de botella para su prestación,

FrppQner "acuerdos de Niveles de Servicio entre ios grupos de apoyo del

Departamento Administrativo de la Función Pública con el fin de mejorar ios

t iempos de respuesta y el servicio que se presta a los usuarios ya sea internos o

externos.

íi-í A

Para cumplir con los objetivos planteados se siguió un cronograma dividido por fases de

trabajo que fue aprobado por el Supervisor del contrato y que se desarrolló de la siguiente

manera;

CR0N06P mmmm 0

mmm o c u e i ; i l » f i . BIOEi

mmm 28 i n 4 § s 3 i 11 12 B 1? i n a 21 21 21 1 1 2 i 1 ? i i l l i H fi % í? 21 n n 2í njoci'-iríOGgiEFP.ííLíEffKc 1

ÍR®J 1 1 pi; 1

iCLLLÍlifiFCWXíí - B * • P Bill 1

:OHPIJLlO'J]:DfOS 1 1 í !

^Emamí^simrm^ •

EL E3rtCff\PFfíEirKIOf;FlllALCELOOCUI'HIO i 1 !

FASES ÜKI

¡PASE 1.Conocimiento ele la Entidad

Se realizó el proceso de conocimiento del funcionamiento, áreas existentes, servicios que prestan y los avances en materia de Acueixios de Servicio cjue hay en cada una de ellas.

FASE 2. ' I. , i . í

A partir de entrevistas a los Coordinadores de áreas o personas delegadas por ellos, y la revisión de la página W E B del Dejxartamento Administrativo de la Función Pública, se recolectó la información de los procesos que desarrollan las diferentes Áreas de la Entidad.

FASE 3. rcr ir.,!:,, ¡-.''r "íf -^riierclos de niveles de Servicio Luego de !•') identUicación de ios procesos, se procedió a realizar la formulación de los Acuerdos de Niveles de servicio que se relacionan en el presente documento. En este documento están registrados los acuerdos de servicio aceptados y las observaciones planteadas durante el proceso de levantamiento y análisis de la información.

A continuación se presentan los resultados de la recolección de la información por área y las propuestas de acuerdos de servicios en caso de que aplique ya que buena parte de los serv idos tienen un término legal o no se presentan inconvenientes al momento de realizar el proceso. Los días utilizados para la realización de los acuerdos de servicio son hábiles.

f'i-'.f

1. U! Í . <, . ,

Desarrolia los procesos contractuales requeridos por la institución, previstos en el Plan Anual

de Adquisiciones, para atender las necesidades de bienes, obras y/o servicios, de acuerdo con

la normativa vigente.

Contratación por Lici tación Pública

Es un proceso participativo por el cual se busca adquirir me jores condiciones de compra

convenientes para un determinado proyecto u obra. Se da un concurso entre proveedores, para

otorgarse la adquisición o contratación de un bien o servicio requerido por una organización.

Especificaciones del Proceso Los siguientes, son los pasos a seguir para la realización del proceso:

* Estudio de mercado el cual debe ser realizado por el área que necesita la contratación.

* Es necesario una precotización del bien o servicio a coii tratar

* Consulta de! precio indicativo expedido por ei SiCIi (Si.stcnia de Información para la

Vigilancia de ia Contratación Estatal).

•= Realización de Estudios Previos y demás documentos requeridos que sirvan de soporte

para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones e indicar el contenido mínimo

de los mismos. (Diseños, proyectos, ficha lecnica]

Recomendación del líder del proceso al ordenador del gasto a real izar la compra.

* Solicitud de la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal

* Elaborar y remitir a la Cámara de Comercio la información general de la licitación que se

pretende abrir para integrar ei boletín mensual.

i' Elaborar el proyecto del pliego cfecondiciones.

Elaborar el aviso de Convácatgria pública

+ Elaboración y ptibli(;a,ciói:i de avisos de prensa.

Publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal SECOP los

documentos®;de Estudio de Conveniencia y Oportunidad, proyecto de pliego de

condicioíiés, aviso de convocatoria pública y Aviso de Cámara de Comercio.

Realización de reunión de Comité de Contratación para efectuar el análisis de las --ífv.

observaciones y sugerencias formuladas al proyecto del pliego de condiciones, a juste y

aprobación del pliego definitivo,

í Elaborar y publicar en el SECOP acto administrativo de apertura del proceso de

selección.

* Dar apertura al proceso de selección por audiencia pública.

* Publicación de acta

+ Realización de audiencia pública para precisar contenido y alcance dei pliego de

condiciones.

' Si se reciben ofertas, se distribuyen y evalúan, verificando el cumplimiento de requisitos

habilitantes.

F Se consulta el precio en el SICE, realizándose la reunión del Comité de Contratación

para consolidar los informes de evaluación de las propuestas y recomendar ia

adjudicación del contrato verificando los requisitos de la subasta inversa.

Se publica el informe de evaluación del Comité Asesor Evaluador.

* Realizar reunión del Comité de Contratación para analizar, y consolidar las respuestas a

las observaciones recibidas a los informes de evaluación.

* Publicación del informe del Comité Asesor en donde se encuentran las respuestas a las

observaciones presentadas.

* Realizar audiencia pública de adjudicación y/o subasta inversa,

f Pubíicación de acto motivado de adjudicación en el SECOP.

•-= Elaboración y firma del contrato.

+ Publicación del contrato en el SECOP, SICE y en el diario oficial RUE.

* Registrar la cuenta bancaria del contratista en el SIIF, el registro de bienes y servicios

del CDP y del contrato.

* Efectuar registro presupuestal del compromiso.

Enviar mensualmente a la Cámara de Comercio de Bogotá informe de gestión

contractual.

- Aprobación de póliza.

f Designación de Supervisor del contrato.

* Elaborar y suscribir acta de inicio cuando ello haya lugar.

+ Suscribir el acta de liquidación del contrato cuando haya lugar.

1.2. Con.tra,i:ai ' f f ! ^

Es ei procedimiento mediante el cual la entidad hace conocer a dos (2 ) o más oferentes el

objeto y las demás variables de contratación a fin de que se formulen propuestas y ofertas.

Los siguientes, son los pasos a seguir para la realización del proceso:

Invitación a precotizar.

- Elaborar los Estudios Previos, Estudios de Mercado y demás documentos que se

requieran, (diseños, proyectos, ficha técnica)

* Consultar e! código CUBS - SJCE del bien o servicio que se pretende adquirir,

f Solicitar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal

* Elaborar acto administrativo mediante el cual se justifique e! uso de la modalidad de

selección denominada Contratación Directa.

* Recibir documentos que acrediten la capacidad del Proponente para suscribir y e jecutar

el contrato.

Consulta de Certificado de Precio Indicativo - SICE.

* Evaluar las ofertas y verificar cumplimiento de requisitos.

Elaborar y f irmar el contrato

- Publicar el contrato en el SECOP, en el SICE y en el Diario Oficial

Registrar la cuenta liajficaria indicada por el contratista en el SIIF.

Realizar el registró de bienes y servicios del CDP dei Contrato a través del SllF.

Efectuar registro presupuesta! del compromiso.

Remitir copias ai carbón de la consignación efectuada por el contratista, por concepto

de pago de Impuesto de Timbre, cuando a ello haya lugar

Designar supervisor del contrato y distribuir copias del contrato

Elaborar y suscribir acta de inicio, cuando a ello haya lugar.

Ejecutar el contrato y efectuar seguimiento técnico, administrativo y jurídico al mismo.

Publicar en el SECO?, en el Diario Oficial y en el SICE, las adiciones, modificaciones o

suspensiones y la información sobre las sanciones e jecutoriadas que se profieran en el

curso de la e jecución contractual o con posterioridad a ésta.

Enviar mensualmente a la Cámara de Comercio de Bogotá, informe de gestión

contractual.

Suscribir acta de liquidación del contrato (Cuando a ello liay lugar).

1.3. Contrato ele Servidos Profesíosi'jfi v ._¥0 a I»

Es el contrato mediante el cual una persona, normalmente un profesional en algún área, se

obiiga con respecto a otra a realizar una serie de servicios a cambio de una remuneración

económica. Es importante señalar que ei pago del contrato es dirigido al cumplimiento de

metas, horas, objetivos, proyectos.

Los siguientes, son los pasos a seguir para la realización del proceso:

- Inclusión de U necesidad en el Pian Anual de Adquisiciones [cuando la necesidad no ha

sido prevista.

* Elaboración t t estudios previos y entrega de los siguientes documentos del contratista:

-Hojá iPéVida ;

-Fotofefípia cíe la Cédula de Ciudadanía y Libreta Militar para los hombres .

-Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación.

-Certificado de Responsabil idad Fiscal.

-Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Concejo Superior de la Judicatura.

-Certificación de afiliación a salud.

-Certificado de afiliación a pensión.

-Soporte de pago de seguridad social

-Certificados de Educación Media.

-Certificación de Educación técnica

-Certificación de Educación Profesional.

-Tar jeta Profesional

-Certificados de Educación especializada.

-Certificaciones Laborales

-Pruebas psicotécnicas

-Certificación del área técnica que requiere la contratación.

- Incorporación de la Hoja de Vida en el SIGEP

-Rut.

- C e r t i fi c a c i ó n B a n c a r i a

Solicitud de No existencia de personal

Consultar el código CUBS - SICE del bien o servicio que se pretende adquirir,

expedición de! Certificado de Disponibilidad Presupuesta.

Recibir hojas de vida de candidatos a suscribir el contrato y demás documentos que

acrediten su capacidad para suscribir.

Analizar hojas de vida con sus respectivos soportes y verificar cumplimiento de

requisitos.

Aplicar pruebas de competencias funcionales comportamenta les cuando a ello haya

lugar.

Elaborar y f irmar el contrato.

Publicar el contrato en el SECOP, en el SlCíí y en el Diario Oficial.

Registrar la cuenta bancaria indicaba por el contratista en el SIÍF.

Efectuar registro presupuesta! del comptomlso.

Aprobar pólizas Cuando a ello haya lug%.

Designar Supervisor dei contrato y distribuir copias,

Elaborar y suscribir acta de inicio, cuando a ello haya lugar.

Enviar mensualmente a la Cánsaí'a de Comercio de Bogotá, informe de gestión

contractual.

Suscribir actg de liquidación dei contrato. Cuando a ello haya lugar.

1,% Coiiveniíis o Contratos l i i teradi i i in istrat ivos Es un contratOi de convención o cuerdo que se desarrolla en función de un asunto específico y se rigen por las normas de contratación estatal.

Especificaciones clei Proceso

Los convenios son solicitados por las diferentes áreas de la compañía, su solicitud debe ser

enviada por correo electrónico a la Coordinadora del área de Contratación, se debe anexar un

documento en donde se defina el alcance del convenio, plazos del mismo, y remuneración si

existiera entre otros.

DOCUMENTOS NECESARIOS:

ENTIDAD PRIVADA:

* Documento con especif icaciones del Convenio

t Rut Vigente

- Copia de la Cédula del Representante Legal

* Cámara de Comercio Vigente

* Certificación de una Entidad que la supervise

ENTIDAD PÚBLICA:

' Documento con especif icaciones del Convenio

Dependiendo de su creación , Ley o Decreto para la creación de la Entidad

* Copia de la Cédula del Representante Legal

Acta de Nombramiento del Representante legal.

NOTA:

Cuando los Convenios son Técnicos, se debe adjuntar las especif icaciones del mismo.

•= Una vez recolectada !a información se redacta el Convenio, el cual luego de ser analizado

por la Coordinadora del área réaliza la designación de un Supervisor para el mismo y es

enviado para estudio de jurídica, quienes avalan el documento a nivel normativo, luego

de este proceso, es i^emitido a la entidad con quien se realiza el Acuerdo para revisión y

firmas.

Surtido este proceso, el documento vuelve al Departamento Administrativo de la

Función Pública y es remitido a la Dirección General y/ó a la Secretaria General para

firmas. Una vez tenga el documento las firmas requeridas es archivado el Convenio.

* Las únicas personas que pueden firmar un Convenio son: La Directora General y La

Secretaf ía General.

l.S. Concurso de Mérito Abierto,

El concurso de méri tos sirve para la escogencia de consultores o proyectos, en la que se utilizan

como criterios de selección la experiencia, la capacidad intelectual y la organización de los

proponentes, según sea el caso.

j . , • 'eso -.os siguientes, son los pasos a seguir pava la realización del proceso:

* Consulta de precios y condiciones del mercado.

+ Consultar el código CUBS - SICE del servicio que se pretende adquirir.

* Designación del Comité Asesor

Elaborar documento de Estudios Previos, así como los demás documentos previos que

se requieran, (diseños, proyectos, etc.)

- Solicitar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuesta.

Elaborar el proyecto de pliego de condiciones.

+ Elaborar y publicación el aviso de Convocatoria Pública.

-í Publicar en el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal - SECOP, los siguientes

documentos: Documento de Estudios Previos Proyecto de pliego de condiciones Aviso

de convocatoria pública [Cuarto párrafo del Art. 8 del Decreto No. 2474 : t í e 2 0 0 8 ) .

i= Reunión del Comité de Contriitación para efectuar el análisis de las observaciones y

sugerencias formuladas al proyecto de pliego de condiciones y a justar y aprobar el texto

del pliego definitivo.

* Publicar el informe de respuesta a observaciones presentadas por el Comité Asesor.

Elaboración y publicación de acto administrativo de apertura del proceso de selección.

* Elaborar acto administrativo de apertura del proceso de selección.

Publicación de las respuestas a las Aclaraciones al Pliego de condiciones definitivo.

* Cierre del proceso de selección y recepción de propuestas.

* Evaluar las ofertas y/o verificar cumplimiento de requisitos habil i tantes

* Elaborar el informe de.evaluación de las propuestas técnicas.

Realizar la reunión ¿|él Comité de Contratación para consolidar los informes de

evaluación de las pcpptíestas y pf'ésentar el informe de evaluación por parte del Comité

Asesor ,

* Derecho de ConfradiceiÓf|;: Traslado de los informes de evaluación.

Elaborar la respuest^. a las observaciones

Realizar reunión del Comité de Contratación para analizar y consolidar las respuestas a

las observát ionás recibidas a los informes de evaluación; para e laborar el informe final

dé evaluación de las propuestas.

* Realizai' audiencia pública de apertura, revisión de la propuesta económica y

adjudicación del contrato o declaratoria de desierta.

' Publicar la resolución motivada de adjudicación en el SECOP

- Elaborar y firmar el contrato.

í Publicar el contrato en el RUE, SECOP, SICE y en el Diario Oficial

Efectuar registro presupuestal del compromiso

Aprobar pólizas

Remitir copias al carbón de la consignación efectuada por el contratista, por concepto

de derechos de publicación en el Diario Oficial, cuando a ello haya lugar.

* Designar supervisor del contrato y distribuir copias del contrato

* Elaborar y suscribir acta de inicio, cuando a ello haya lugar.

1.6. Contratos de Trámi te Pr ior i ta r io

En este grupo se encuentran los contratos solicitados por las áreas misionales, Dirección y

Subdirección de la Entidad.

Especificaciones del Proceso

Esta modalidad de contratación, necesita los mismos requerimientos que los Contratos de

Servicios Profesionales y apoyo a la gestión.

De los anteriores procesos, Se elige para el acuerdo de Servicio el que presenta más

dificultades; este es el Proceso de Contratación de Servicios Profesionales y Apoyo a la Gestión

y los Convenios o Contratos Interadministrativos.

Canal a trmés del cua! se sol ici tan los servicii,;-. '" ^

El canal que se utiliza para la solicitud de las contrataciones, es el escrito, a través del correo

electrónico.

Diiki i l fcides

+ Estudios P r e v i o s : Falta difusién en cuanto a la elaboración de los estudios previos.

Estudios d e M e r c a d o : No es claro quienes deben realizar dicho estudio.

* Envío de D o c u m e n t o s d f i C o i a t r a f í s t a : El contratista no envía los documentos al área,

en ocasiones los envía í l icompletós o las certificaciones no sirven.

. U ' Vi

Realizar pian de capacilación sobre cómo hacer Estudios Previos, en donde se den a

conocér loS;modplos existentes de acuerdo a la modalidad de contratación.

Revisar per iódicamente lo establecido al inicio de año en el Plan Anual de

Adqmsiciones para dar cumplimiento al mismo.

ropiiesta de Acuerdo de Servicii

Nombre del Duración Durado i:i Observaciones Proceso actual del prci puesta

El t iempo de 2 Días hábiles para una contratación, se puede lograr s iempre y cuando se cumpla con todos los requisitos solicitados y el contratista tenga su Hoja de Vida en el SIGEP.

Contrato de Servicios Profesionales y Apoyo a la Gestión

2 Semanas 2 Días

1.7. CoiiYeiiios 13 Contratos l i i teracii i i lnistrati¥0s

Dificultades

* D o c u m e n t o d e Espec i f i cac iones de l Convenio; Este documento no se realiza y es

necesario para poder e laborar la minuta del contrato.

i Algunos Convenios son elaborados y no son enviados a contratación para revisión.

» Cuando los Convenios son elaborados en alguna reunión, no se adjuntan documentos de

soporte.

f Antes de realizar la firma de un Convenio Las área pasan los Convenios suscritos a

Jurídica por los Vo. Bo. omitiendo el paso a contratos.

Propuesta de Mejora,

* Realizar una capacitación con las áreas sobre el proceso del convenio asegurando que no se olviden las etapas del proceso siendo muy enfáticos en la importancia de la elaboración de las especif icaciones de los Convenios.

* Informar cgñ t iempo (1 semana) la necesidad del Convenio a la Coordinadora del área de Contratos. Esta preparación inicial del documento permitirá que se soliciten con anterioridad los documentos necesar ios para hacer el convenio.

Propuesta de Acuerdos de Servicio

Nombre del Duración Duración, Observac,ion,es Proceso actual del propuesta

proceso

Convenios o 8 días hábiles 5 días El t iempo de 5 días Contratos hábiles hábiles se puede Interadministrativos lograr s iempre y

cuando se cumpla con todos los requisitos solicitados.

L, í i l vÁDMWISTRATIVOS

El grupo de Servicios Administrativos se divide en los siguientes sub-grupos:

• Eventos • Caja menor

• Almacén e Inventarios • Mantenimiento

2.1. E¥eiitos V:. i;

El profesional encargado, realiza el manejo de eventos internos y externos de la Entidad a y durante el evento.

cificacioiies del Prnreso

E v e n t o s Internos . Cada área debe realizar la solicitud del evento con el formato "solicitud de eventos internos" y "Lista de Chequeo Eventos Internos". En este formato está incluido el nombre del Evento, la cantidad de personas y el tipo de monta je que se necesita. '"•i,-, '"síí,.

Estos formatos/ detíen ser diligenciados y enviados como mínimo una semana antes de

realizar el eventa para poder tener disponibilidad de auditorio.

Solo fen ios eventos de dirección se ofrecen refrigerios.

El l í id i tor io está dotado con Tv, Video Beam, pantallas para proyectar y micrófono la

solicituáMe estos implementos, debe ser diligenciada en el formato.

Eventos Externos:

El área que necesita el evento, debe diligenciar el formato "Solicitud eventos externos"

y el formato "Lista de Chequeo Eventos Externos" y enviarlos al profesional responsable

de eventos mínimo con un mes de anterioridad.

Dependiendo de la cantidad personas que participarán participar en el evento, se

selecciona el hotel.

El área encargada por medio de la supervisora del contrato solicita una cotización con

el hotel que se tenga convenio.

La operación logística del evento está a cargo del profesional de Servicios

Administrativos desde antes y durante el evento, esto con ayuda del hotel seleccionado.

Canal a tra¥és del c::iial se solicitan los servicios

El cana] que se utiliza para la solicitud de las contrataciones, es el escrito, a través del correo

electrónico.

Las áreas no envían los formatos para solicitar los eventos

Propuesta de Mejora

Realizar capacitación a los servidores de cada área en el dil igenciamiento de los

formatos.

De no entregarse el formato diligenciacio no se podrá reservar el auditorio o iniciar el

proceso de cotización con hoteles.

I L ' > T ' - . ' L E ' < » > , F F ' K .

Nombre de i Proceso

i ¡ . 1 i . " lutraciói i .-puesta

Observaciones

Eventos 8 Días hábiles ípara evento interno y 1 mes hábil para evento externo

Eventos Internos, envío del Formato con 5 días hábiles. *Eventos Externos, 1 mes hábil.

Eventos Interncjs, envío del Formato con 5 días hábiles. *Eventos Externos, 1 m e s h á b i l

..,2. Caja Menor 2 2.2,1,Apertura

E! profesional encargado,, realiza las actividades necesarias para garantizar la aplicación adecuada de las disposiciones legales para la constitución y apertura de la caja menor.

Eíirpecificacíories dei Proceso

Recibir acto administrativo mediante el cual se reglamenta la constitución y el funcionamiento de las cajas menores. El líder del proceso, expide la resolución de constitución y reglamento de funcionamiento de la caja menor del DAFP, Solicitar la Expedición de Certificado de Disponibilidad presupuestal . Tramitar apertura de cuenta corriente y registro de la misma en ei SIIF.

' Radicar copia de la resolución para transferencia de recursos a ta cuenta corriente. * Crear la caja m e n o r en la plataforma del SIIF Nación.

f Apertura de libros y/o registros para la adnünistración en la plataforma del SIIF Nación,

2.J ?..Mciiie|o

Actividades necesarias para el adecuado funcionamiento de la caja menor y de los recursos asignados para tal fin.

i , , . } n n ,

Recibir el requerimiento de ia-sireas para ia adquisición de un bien o servicio. - Determinar la viabilidad de realizar la adquisición del bien o servicio de acuerdo a su

urgencia. Esta actividad permite determinar si el gasto requerido se a justa a las disposiciones legales vigentes y verificar las posibles existencias en los inventarios de Almacén de! Departamento. ,

* Si se aprueba la,cbmpra del bien o del servicio, se solicita la cotización. Se expide reeli jo provisional para entregar el dinero y realizar la compra.

- Cuando se ha realizado la compra, se debe solicitar una factura que cumpla con los estándares d é l a Dilfi.

^ Lega|izar,filTefilo oficial por parte del ordenador del gasto - S®, registri el gasto en libros.

* 2.2.3. Reembolso

Actividades que garanticen la aplicación adecuada, las disposiciones legales para la legalización y reembolso de los gastos causados con cargo a la caja menor.

Especificacloíies del Proceso

- Identificación de la causa del reembolso r Organización y consolidación de la información y de ios registros necesar ios para

legalizar los ga,stos.

Solicitud y expedición de certificado de disponibilidad presupuestal Elaboración de acto administrativo de legalización de gastos y solicitud de reembolso,

» Radicación de copia de resolución para la transferencia de recursos. - Pago SIIF Nación

2.2,4,Legalización Definit i i /a

Actividades necesar ias que gaj-anticen !a aplicación adecuada de las disposic iones legales para la legalización definitiva.


- Organizar, consolidar la información y los registros necesar ios para la legalización definitiva de la caja menor.

^ Solicitud de l iberación de saldos del CDP que respaldó la apertura de ia caja menor. * Reintegro de saldos de caja menor ; Elaborar acto administrativo de legalización definitiva de gastos y reintegro de

sobrantes de la Caja Menor. Radicar la resolución

> ' i! .. ; J ^ i , -M» frvfnt,.'-

Los Canales que se utilizan para las solicitudes de la caja menor son Escrito, Verbal y

Telefónico. "'i:- '

Difici l i tades

j La variedad de ios canale,s presentan un inconveniente, en especial con el telefónico y el presencial pues cuando se realiza una solicitud por estos canales, no queda un soporte y se puedenuolvidar. No hay una conciencia de las solicitudes Urgentes para las que se puede solicitar dinero por c a p menor.

Proplilistaicie R|e|ora

F Realizar un cambio de Canal de solicitudes. El canal debe ser exclusivo, similar al

manejo del Proactivanet. Esto ayudaría a llevar un registro de las solicitudes con

consecutivo.

Informar y capacitar a los servidores de la entidad sobre las necesidades urgentes con

las que se puede enviar una solicitud a Caja Menor.

Propuesta de Acuerdo de Servicio

Nombre del Proceso

Duración actual del proceso

Duración propuesta

ObserYacioiies

Caja Menor 1 Día para compra de una solicitud URGENTE.

I D í a ^ No se puede variar el t iempo de respuesta por que se depende del Vo.Bo. del ordenador del gasto, para las compras Urgentes.

= Para determinar las urgencias se pasan por varios filtros: 1. El profesional responsable de la caja menor. 2. El coordinador del area de .Servicios Administrativos. 3. La coordinadora del área Financiera.

Los Ordenadores del Gasto para ia Entidad son: La Secretaria General y la Directora.

2,2.5. Otras Actividades

El profesional encargado de la Caja Menor, también apoya el grupo de Servidos Administrativos con los siguientes procesos:

2.2.5.1. 'Viáticos

El viático es considerado Círmo un estipendio que t iene por finalidad cubrir los gastos de

manutención, alo jamiento y t ransporte en que incurre el servidor público o privado por el

cumpltniienlc) de sus lunciones fuera de su sede habitual de trabajo, sin sufrir por ello mengua

en su patrini()ni(5.

De esta manera, el ob jeto de los viáticos es compensar al empleado o t raba jador los gastos generados por el desplazamiento temporal del lugar donde t raba ja para ir a otro sitio a cumplir una función laboral o desarrollada con motivo de las funciones que se desempeñan (capacitación, por e jemplo), donde es claro el trabajadoi" t iene que soportar costos adicionales de alojamiento y alimentación.

Especificaciones d- He oceso

El área encargada solicita los viáticos.

La secretar ía general verifica la viabilidad de los viáticos.

+ Se notifica a Gestión Humanii

- Se proyecta la resolución

Una vez, la resolución es emitida, Gestión Humana copia el correo al profesional de Caja

Menor.

El servidor se dirige a caja menor por el dinero.

' Para la legalización de gastos, se debe diligenciar el formato y se debe hacer un correo

como "cumplido de comisión".

Dificultacies

No se solicita con t iempo los viáticos, ocasionando que las notif icaciones a Caja Menor lleguen inoportunamente .

,' s ' < 1 :'.' f , .: .

Solicitar con t iempo ios viáticos para que sea notificado Caja Menor y poder alistar el dinero con anterioridad.

¡Propuesta de» Aciicírdo ele ' í f i i i c i o

N o m b r e d e l

P r o c e s o

r)iir.uciíí<ii

.n {fCi

p r c r o r o

Ü i i r a r í o í i

1 1

O b s e r v a c i o n e s

Caja Menor-Viáticos

í Día Inmediato Este cambio se puede reaH7,ar s iempre y cuando Caja Menor sea notificada con t iempo para la entrega del dinero.

2 . 3 . A c l i i i i i i i s t r a t i v a - F a c t u r a c i ó n

Es el proceso mediante el cual se reciben las facturas del área de Gestión Documental para el inicio de proceso de pago.

Canal a través del cual se solicitan los servicios

E! canal utilizado para recibir las facturas del área de Gestión Documental es escrito.

Especificaciones del Pr'oceso

Se reúnen los documentos de soporte Se emite el certificado de recibido a satisfacción

Se verifica que el servicio se haya cumplido ^ Se entrega a f inanciera para revisión de cuenta y desembolso.

Dificultades

'= No existen dificultades en este proceso

' ' ' s ! ' . / icio

D u r a d Ó11 Duración ObserFacioiies í'5 f ,r actual del propuesta

proceso Facturación 3 días 3 días

- Mantei i ín i ieni

En este proceso, se realizan las actividades necesar ias para que las locaciones de la entidad

estén aptas para el trabajo diario.

Especificaciciiies del Proceso

' Se envía correo electrónico solicitando arreglo o mantenimiento. Este correo se dirige al Coordinador de Área con copia al servidor operativo. Se recibe el correo, y se clasifican las solicitudes en Urgentes e Importantes la solicitud es atendida por orden de llegada y por prioridad. Para poder atender las solicitudes, se debe contar con el material necesario para el arreglo o manteftimientQi

« Si no hay disponibiliclad de los materiales, se procede a pedir autorización de las compras p o r c a j a meisór. Una vez ya se t engan los materiales se procede a atender el requerimiento. Las solicitudes de la Dirección y la Sub dirección son Urgentes por lo que se atienden de inmediato.

Díficiiltacies

Existe poco personal (2 ) para realizar los arreglos y el mantenimiento del edificio. En ocasiones los materiales para hacer el mantenimiento o arreglo del edificio no se encuentran en el almacén. La solicitud de instalación de mobiliario no se hace con anterioridad. Existen arreglos que la entidad no puede solucionar pues depende de terceros.

Fropiiesta de Mejora

Aumento de personal para la atención de los mantenimientos del edificio. Cuando existe ingreso de personal, el área de Gestión Humana debe informar el día del ingreso de los servidores con mínimo 3 días de antelación al área de Servicios Administrativos para que se pueda ubicar mobiliario a los servidores nuevos.

Propiiesía ele Aciier'clo de Servicio

Nombre del Proceso

I3i iradóíi acii ial del proceso

Duración propuesta

Obsünoífí.o'i'-^

Apertura de chapas de escritorio

3 horas 2 horas

Destape de Baños

4 horas

!

3 horas Depende de la gravedad del daño, es necesario un contratista externo.

Goteras 4 horas 3 horas Depende de ia gravedad del daño, es necesario un contratista externo.

Central Telefónica, reseteo de la planta

1 hora J hora

Central Telefónica -Daños Complejos

Depende de la gravedad del

daño

Atención de daños complejos de extensiones ' telefónicas-

B horas 8 horas Depende de la gravedad del daño.

Ins ta l i t ión dé' mobitlíiMo

Inmediato Inmediato Previa información con 3 días hábiles de anterioridad.

Cambio de cerraduras

8 horas 8 horas

Cambio de bombillos dañados

1 día hábil 4 días S iempre y cuando en el almacén haya existencias de los bombillos.

Revisiones eléctricas

4 horas 4 horas

Instalación de 3 días hábiles 3 días hábiles puntos eléctricos

SI , t i 'U 'I ÜL ' 1 f \ ¥ C l E S T

Es un Sistema de Información y Gestión del Empleo Público Contiene información de carácter institucional tanto nacional como territorial , relacionada con: tipo de entidad, sector al que pertenece, conformación, planta de personal, empleos que posee, manual de funciones, salarios, prestaciones, etc.

ua ü. 1 Prociiso

f El ciudadano puede solicitar información o pedir ayuda a través de los siguientes medios: Por correo electrónico, a través del l [email protected] 2. Por PQRS a través de la página de la Fundón Pública eji Servicio ai Ciudadano. 3. Por soporte de SIGEP

4. Vía telefónica

5. De forma Presencial

Todas las solicitudes ingresan a la Mesa de Ayuda.

* Dependiendo de la forma en que se solicite la información, la petición llega a través de Proactivanet o de Orfeo.

* La petición por Proactivanet se debe responder hasta en máximo 2 días.

La solicitud formulada por Web máster o por PQRS iiega a Orfeo. Dependiendo como es formulada la solicitud t iene un límite t iémpo para responder; Si es información se responde en 10 días hábiles y si e s ^ t i c i ó n se debe responder en máximo 15 días hábiles. En caso de no podeiísolucionár la petición o entregar la información se escala el caso a los Técnicos de Soporte,

" vT.it . i»a (ii-s t solicitan los serv idos

Los canales utilizados para recibir solicitudes son.

1. webmastéf5@funcionpüblica.gov.co

2. Por PQRS a través de la página de la Función Pública en Servicio al Ciudadano. 3. Por soporte de SIGEP 4. Vía telefónica 5. De forma Presencial

.í., iJtacles

Cuando llegan las solicitudes por Proactivanet, no llega información completa del ciudadano para poder responder la solicitud de inmediato.

mailto:[email protected]

* ?

; i

- El formato de bienes y rentas es complejo para las personas por lo que se presentan constante mente inconvenientes en su diligenciamiento. Se presenta problemas de acceso al portal en el mes de Marzo, pues los servidores ingresan para hacer la declaración de Bienes.

Propuesta de Mefora

Para las solicitudes que llegan a través de Proactivanet, diseñar un formulario en donde sea fundamental el número de identificación y la entidad que lo va a contratar.

Propuesta de Acue rdo de Ser¥Ício

Nombre del Proceso

Du rac ión actual ciel pi 'oceso

Durac ión f i i i ' jp i iesta

Otist-rvítcione?;

Solicitudes realizadas por Proactivanet

2 días hábiles 2 días hábiles

Solicitudes realizadas por Orfeo


ingreso al Portal: Información de Ingreso, Cambio de cont raseña , recuperación de contraseña

5 días hábiles 5 días hábiíes

Cuando las incidencias ameritan un desarrollo

Realizar los escalamientos de las incidencias que no se pueden resolver en !a mesa tie ayuda ;

3 días hábiles 2 días hábiles tecnológico, el tiempo de respuesta puede varia ya que es necesario contratar un tercero para esto, y requiere de presupuesto.

Actualización de.-i Hoja de Vida: Información funcionalidad de las operaciones de menú. Error en datos básicos, Explicación cargue de documentos soporte, No existe Institución educativa, No


existe Programa académico. *Declaración de Bienes y Rentas; información sobre diligenciamiento. Modificar o borrar declaración.


Directorio Ley de Transparencia : Información de funcionalidad de contenidos. Requerimientos con aspectos generales.


Información de cara al usuario: Información de funcionalidad y contenidos, a justes de datos.


' ' f'l ÍM.\ ITMICO DE INF()RMACI€ÍN DE TRÁMITES

Tiene como propósito, ser la fuente única y válida de la información de los t rámites que todas las instituciones del listado ofrecen a la ciudadanía. SUIT es el repositorio de ios t rámites y procedimientos administrativos con cara al usuario que ofrecen las instituciones de orden nacional y territorial .

Para iniciar a incluir los trámites en el SUIT, se debe solicitar un usuario, a la mesa de ayuda. Para esto, se debe diligenciar el formato de Creación de usuarios si es territorial, si es de nación, se envía correo electrónico con los datos principales de la Entidad y de la persona encargada del usuario. El formato se encuentra en la página vvvm^suit.gov.co

Una Vez este diligenciado el formato y este firmado por el representante legal, el usuario de la entidad puede subir la información al SUIT y puede crear más usuarios de la misma entidad.

! a través del cual se solicitan ios ser¥Ícios

Las solicitudes se realizan utilizando s iempre el canal escrito, a t ravés de correo electrónico o de la Página W e b wvvw.suit.gov.co

+ Se realizan los escalamientos de las solicitudes un día antes de vencerse ' El usuario no cierra la petición o incidencia una vez se resuelve. ^ No se diligencian correc tamente los formatos modelos para incorporar el trámite.

En la territoriales, difícil acceso a internet y a computador

Pí ele Mejora

Escalar el caso en t iempo indicado (2 días hábiles máximo) para poder solucionarlo rápidamente. Recordarle al usuario la importancia del cierre del caso y del diligenciamiento de la encuesta que proponen para poder implementar mejoras en el servicio. Realizar capacitaciones y evaluaciones a ios servidores que apoyan la labor de la incorporación de trámites al SUIT.

- Realizar la solicitud de vinculación de persona! por lo menos con 2 semanas de anticipación, para surtir el trámite sin contrat iempos y organizadamente.


1 < ' '' ; IJ í í í íe i

Procesc^ , >i'5í:efi1eí 1

t s u

j i i o p i i í " f j

Observaciones

Creación de usuarios

3 días

i •-•>.

2 días * Siempre y cuando se entregue el formato diligenciado correctamente .

+ Cuando se solicita usuarios para un equipo de t raba jo y no solamente de la cuenta madre, se puede tardar alrededor de 1 semana, (depende de la cantidad de usuarios que se requieran] .

Escalamiento de incidencias

4 días 2 días El ideal es que el escalamiento de las incidencias se realice en 1 día para permit ir al nivel 2 solucionar el problema antes de 5 días.

No se diligencian correctamente los formatos modelos para incorporar ei

t rámi te.

5 días trámite modelo

5 días trámite modelo

Este t iempo se cumple s iempre y cuando el formato este diligenciado correctamente . *Este t iempo se aplica para trámites modelos.

*Los t rámites territoriales, demoran más t iempo debido entre otras razones por la dificultad de acceso a internet y a computador.

En la terr i tor iales, difícil acceso a

internet y a computador.

1 mes para t rámite de territorial

1 mes para t rámite de territorial

Los trámites territoriales, demoran más t iempo debido entre otras razones por la dificultad de acceso a internet y a computador.

5. GUIPO DE GESTION

El grupo de Gestión Humana, se encarga de gestionar el ingreso, desarrol lo y retiro del talento

humano al servicio de la Entidad, a través del desarrollo de actividades, planes y programas,

para los servidores públicos y generar continuidad en los procesos á é í D e p a r t a m e n t o .

5.1. liif^.'csu y i icia de Personal

Son todas las actividades a realizar en busca del ingreso y permanencia de ios servidores de la

Función Pública.


Las áreas del Departamento; solicitan a ia coordinadora de Gestión Humana la vinculación del personal a ftayé^ de un correo electrónico o de forma verbal. Se puede enviar la Hoja del Aspirante éon el Vo.Bo, del Director de área y los anexos como las certif icaciones de e s t u i i o y experiencia para ei cargo, junto con la copia de la cédula de ciudadanía.

Cuando el área no e n t r e d i íiuj is de vida de aspirantes, se t iene en cuenta las hojas de vida de bolsas de empleo y las remitidas por demás funcionarios de la Función pública entre otras pi|rffcubrii" las vacantes. Se verifica J a existencia de la vacante en la planta de personal.

Se solicí t i je l CDF> al Grupo de Gestión Financiera por medio de un comunicado interno El profesional encargado, analiza si el candidato cumple con los requisitos establecidos en el rtianual de funciones para la vacante. Y se devuelve para la verificación de la coordinadora del área. Si el candidato cumple con el análisis de los requisitos el coordinador de Gestión Humana firma el formato y a través de un comunicado interno se solicita al grupo de Meritocracia la cita para las pruebas. Una vez realizadas las pruebas se obtienen ios resultados, si son satisfactorios, se proyecta el acto administrativo de nombramiento. En caso de vacancia témpora! o definitiva, el Líder del proceso de Gestión Humana certifica io establecido en el artículo 24 de la Ley909 de 2 0 0 4 , Debe ser incluido en el acto administrativo el número de CDP,

En caso de que el candidato no supere las pruebas de Meritocracia, se debe volver a empezar el proceso de selección,

' Se proyecta el acto administrativo de nombramiento y se comunica a! candidato.

El candidato debe escribir un comunicado en donde acepta el nombramiento de la entidad y debe adjuntar los documentos necesarios para la posesión, de igual forma, se le entrega la orden para los exámenes médicos ocupacionales.

* Se diligencian los formularios de afiliaciones de salud, pensión. Fondo Nacional de Ahorro, Caja de Compensación y Administradora de riesgos laborales.

- Solicitar y verificar el ingreso de la hoja de vida en el SÍGEP. = Solicitar un usuario y contraseña para el nuevo servidor.

Posesionar al nuevo servidor público y elaborar la historia laboral. Se envía la novedad a los siguientes responsables, mediante comunicado interno y/o soportes físicos: El profesional asignado de nómina del GGH activa al servidor en el Sistema SIGEP modulo nómina. Realiza la verificación del foi'mato según

* Lo requerido para la nómina.

GGF copia de certificación de la cuenta bancaria para su ingreso en el SIIF.

* GSA se realiza la solicitud de asignación de puesto dé t raba jo y equipo de cómputo.

Comunicaciones se solicita la elaboración de! carnéánstitucionai.

" Presentar al nuevo servidor a la dependencia nueva * Realizar la inducción institucional al servido r.

Envío por parte de! jefe inmediatí) de los objetivos, esto para los servidores de carrera y de libre nombramiento y remocion. El Grupo de Gestión Humana debe garantizar la evaluación y calificación periódica por parte de los jefes a los servidores públicos. La consolidación de resultados se ceñirá con el procedimiento de Kvaiuación del Desempeño y Calificación de Servicios.

- Si el resultado es satisfactorií), so realiza la re inducción y demás actividades propias de la permanencia.

~ í " .. i í i ' . h ^ j ! ik i i , i : los servicios

Las solicitudes se realizan uíilizando el canal escrito y de forma verbal a la coordinadora del área.

DIficí'. -íl'

Se solicitan los ingresos "Urgentes" no se da t iempo de surtir el proceso de forma organizada.

? Cada servidor que ingresa, debe diligenciar y radicar ios formularios de afiliación de EPS.

Propuesta de Mejora

Realizar la solicitud de vinculación de personal por lo menos con 2 semanas de anticipación, para surtir ei t rámite sin contrat iempos y organizadamente.

5,2. Bienestar Social e iiic:eiiti¥€is

Contribuir ai mejoramiento de la calidad de vida y bienestar de los servidores del DAFP y sus familias, a través de actividades lúdicas, recreativas, de integración, culturales y deportivas en cada vigencia; de acuerdo con las estrategias y recursos de la Entidad.

Especil'lcaciofMís del Pr'oceso

* Se realiza una encuesta para conocer las expectativas y necesidades que t iene los servidores sobre el plan de Bienestar y Estímulos. Luego del diagnóstico que arrojan estas encuestas, se analizan las necesidades y se proyecta el cronograma con el plan de bienestar e incentivos para el año.

- Se procede a planificar las actividades, teniendo en cuenta la necesidad de suscribir convenios o contrataciones con otras entidades. Las entidades como la Caja de Compensación Familiar, el Instituto dSe Recreación y Deporte IDRD, COLDEPORTES y COLMAYOR. Coordinan junto con el Grupo de Gestión Humana las actividades que se pueden ejecutar. En caso de necesidad de Contratación de alguna Faitidad, se gestiona la contratación y se aprueban las actividades.

~ El plan de Bienestar e incentivos, debe ser presentado al Secretar io General quien es el responsable de aprobar el Plan de Incentivos. En caso de no ser aprobadas las actividades del programa, se deberá revisar las necesidades de la Entidad.

' Si el programa es aprobada, se procede a gestionar las actividades, e jecutarlas y evaluarlas. Se hace seguimiento a las actividaclés del plan de bienestar.

Canal a través des ,< íaijit'it;i?i las-servicios

Las solicitudes se realizan utilizando el canal escrito y de forma verbal a la coordinadora del área.

Dificultades a.

No se presentan dificultades en este proceso

5.3. Mómliia

Administrar la nómina de los servidores del Departamento Administrativo de la Función

Pública durante su vinculación a través de la gestión oportuna de! s is tema de información

SIGEP con el fin de cumplir con los gastos de personal.

\V'


Recibir e ingresar en el s istema las novedades generadas en el mes.

Realizar liquidación final de las sumas a pagar a los servidores y terceros.

: Generar e imprimir la pre nómina para validación de novedades. En caso de

presentar inconsistencias en novedades o cálculos se procede a re liquidación y/o

corrección de la respectiva novedad.

Verificar pre nómina si la pre nómina está bien, se pi'ocede a imprimir la planilla de

nómina.

= Se imprime ia planilla de nómina en físico y se guarda copia en pdf.

- Se imprime la planilla de nómina para poder hacer control de las nóminas, el

Coordinador de Gestión Humana, firma la planilla de nómina definitiva,

i Se solicita consecutivo en Orfeo con los datos correspondientes a la nómina del mes.

Se ingresa el valor de la nómina por la página del Ministerio de Hacienda en el

Sistema de Información Financiera [SIIF] y se solicita el consecutivo del Certificado

de Disponibilidad Presupuestal (CDPJ.

t Se imprimen los reportes de nomina

Se remiten los soportes físicos de nómina al grupo de Gestión financiera para los

trámites respectivos.

• En ocasiones se realiza Nomiiu \dicional, este proceso lo autoriza la Secretaria

General.

Canal a través deí f . j', > íojm étc f j vicios

Las solicitudes se realizan utilizando el cana! escrito por medio de correo electrónico.

No se presentai idif icultades.

Efectuar el proceso de autoliquidación y cargue de la seguridad social y aportes paraflscales

de los servidores del DAFP, de manera oportuna, con el fin de que estos cuenten con la

cobertura básica establecida en la normatividad vigente.

dones del Proceso

1

Se recibe y se incluye en la base de datos las novedades que se generaron durante el mes. Se revisan las novedades ingresadas Se genera archivo plano para validar en el sistema. Una vez revisado el archivo, se carga en el sistema. Este archivo debe cumplir ios parámetros exigidos por el Ministerio de Protección Social. Se genera el reporte consolidado Se solicita el CDP para el pago, se valida y se paga la seguridad social. Se imprimen los reportes generados por cada EPS, AFP: Sena, ICBF, ESAP y FNA. Se envían los soportes a Gestión Financiera. La solicitud del documento se puede realizar por el apíicativo Orfeo , a través de la página W e b por e l l i n k de PQRS. La coordinadora de Gestión Humana revisa, prioriza y asigna las solicitudes cuando proceden de derecho de petición para contestar dentro de los términos establecidos. Se revisa que el solicitante se encuentre en la base de datos como empleado del departamento para la expedición de la certificación del bono pensiona!. En caso de no está el empleado en la base de datos, se procede a notificar al solicitante. Se verifica en la historia laboral si la solicitud cumple con los requerimientos necesar ios para el certificado del bono pensional. Se realiza actualización y /o recuperación de información en Archivo Central Se diligencia Formulario de Certificado de Información laboral. Certificado de Salario Base, Certificado de Salarios Mes a Mes y Forinulario factor salarial. Se elabora una carta remisora son sus respectivos soportes y/o sobre diligenciado. Se realiza registro para envío de correspondencia. Se envía para digitalización de documentos Se realiza entrega directa o envío por correspondencia al solicitante y se guarda una copia en el Archivo g i n e r á i d e í DAFP.

Canal a t ra i" ' a.-. '•i!¡>h' sr ?-;fíli(:itati los servicios

Las solicitudes se realizan utilizando el canal escrito por medio de correo electrónico.

- No realizan el envío de las incapacidades a t iempo. No entregan con t iempo la resolución de vacaciones de los servidores Se hace modificación de la programación de vacaciones

Propuesta de Mefora

* Sensibilizar a los servidores sobre la necesidad de entregar al área de nómina las incapacidades máximo 2 días después de dada.

•i' Respetar el cronograma de vacaciones entregado al inicio de año, y en caso de que este cambie, ser informados con 1 mes de anticipación.

i ' ' i l ^ i

Es el procedimiento que se realiza cuando debe haber ret iro de personal por

Desvinculación del Departamento Administrativo de la Función Piiblica ya sea por

renuncia, pensión de jubilación, edad de ret iro forzoso, destitución , declaratoria de

vacancia de! empleo, vencimiento del periodo para el cual fue nombrado, pensión de

invalidez, orden o destitución judicial, vacancia por abandono del cargo.

citicacioi

El servidor realiza la entrega a la Dirección de la carta de renuncia, ésta, debe tener Vo.Bo. del jefe inmediato y por la Dirección General, Se elabora y revisa la resolución de resolución de retiro. Si es aprobada la resolución, se realiza la notificación y comunicación de la decisión administrativa y de los documentos que debe tramitar y se realiza el reporte de novedades a nómina y a sistemas. Se desactiva el aplicativo y se comunica al almacén, EL Grupo de Gestión Humana recibirá el formato de solicitud de prestaciones sociales, la documentación de ret iro y la orden de exámenes raédico.s, s iempre y cuando esta información se encuentre debidamente diligenciada. Se solicita la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuesta! para poder expedir la liquidación del servidor. Esto se realiza dentro de los 4 5 días siguientes a! retiro. Se elabora la resolución sobre la liquidación de las prestaciones sociales y las Cesantías para la firma de la Dirección General. Se realiza la notificación de las resoluciones y se envía a gestión Financiera para que realice el pago \aa transferencia electrónica al ex servidor. Se archivan los regí.-^tros en la Historia Laboral del ex servidor Se envía la Historia Laboral al archivo de los funcionarios inactivos.

C a n a l - í iiaí soi^icitaii los servicios

Las solicitudes se realizan utilizando el canal presencial y escrito a través de correo electrónico.

iJificiiitacles


Establecer y garantizar la salud y la seguridad en el t raba jo de todos los servidores del

Departamento por medio del cumplimiento de la normativa vigente y de lo establecido en el

Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo,

Especificaciones del proceso

Se aplica la encuesta correspondiente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para la vigencia actual, con el fin de que éste sea el insumo para realizar el cronograma de actividades.

" Teniendo en cuenta el diagnostico de necesidades se elaborai'á el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. De acuerdo a los resultados obtenidos en el diagnóstico do necesidades, el profesional responsable iniciará ia proyección de actividades que se desarrollarán en el año en curso en el formato "Actividades programa de Bienestar social, seguridad y salud en el Trabajo y Capacitación". (Archivo electrónico). Algunas de las actividades a desarrollar, deberán ser planeadas con la ARL, EPS a través de uaa coniratación o actividades organizadas por el profesional asignado.

•= Las actividades se planearán con Coldepoites, IDRD, Compensar, Colmayor, todas aquellas que se puedan gest ionar internamente, entre otros. Se realiza reunión con la ARL y EPS para acordar y aprobar las actividades que se desarrollaran en el t ranscurso del año.

' Se inician ias gest iones pert inentes para realizar los acuerdos o contratos necesarios para efectuar las actividades propuestas.

•í= Se aprueba el plan de trabajo para la actual vigencia Presentar a! COPASO las actividades a desarrollar en el cronograma de la actual vigencia, el cual es aprobado por el Secretario General de la Entidad, Se realizará sensibilización y/o campañas de expectativas de las actividades a desarrollar. Se desarrollará las actividades contempladas en el s is tema de Gestión y se generan registros de participación y/o asistencia. Al mismo tiempo, se realiza seguimiento por medio del formato "Actividades programa de Bienestar Social, Seguridad y sa!ud%n el Traba jo y Capacitación".

* Se llevan e.stgdísticas de las actividades realizadas del s is tema de seguridad y salud en el trabajo.-

* Se m í d e l a Satisfacción del servidor frente a la actividad realizada y se aplica la encuesta § 4 a mitadwnás uno de los participantes s iempre que el número de participantes sea s u p r i o r a cinco (5) . Se llevará la estadística que se considere pert inente. El seguiñiiento se realizará de conformidad con el cronograma de actividades. Se tendrá el formato de "Actividades del programa de bienestar, salud ocupacional y capatitación". Indicadores y estadísticas.

Canal a través del cual se solicitan los ser¥ldos

Las solicitudes se realizan utilizando el canal escrito a través de correo electrónico.


5.7. Capacite

Contribuir a! fortalecimiento de las competencias de los servidores públicos del Departamento a través de la planificación, ejecución, seguimiento y evaluación de las actividades del Plan Institucional de Capacitación - PlC en cumplimiento de normatividad vigente.

Se realiza un diagnóstico de necesidades, esto se hace a través de una encuesta a todas

las ¿íreas.

Las necesidades detectadas son depuradas y agrupadas cóh relación en las Líneas

Programáticas.

Cada área prioriza las necesidades de conformidad con r%cürsos. Proyectos de

Aprendizaje en Equipo, convenios, entre otras. Según el presupuesto y los convenios con

los que la Función Pública cuenta en la vigencia, se estudian las capacitaciones

requeridas por cada área.

El GGH planea ei despliegue de ia Estrategia de PAE (Proyecto de Aprendizaje en

Equipo) en la Entidad. :

Toda capacitación proyectada en los PAE de cada área debe ir enfocada a las líneas

programáticas e informadas de manera oportuna por el solicitante de la capacitación.

Las Dependencias deben enviar los PAE (Proyecto de Aprendizaje en Equipo) al Grupo

de Gestión Humana según los formatos establecidos para posterior consolidación en el

Pie (Proyecto Institucional de Capacitación).

El PlC (Proyecto Institucional de Capacitación) contempla cronograma de Inducción, Re-

inducción, Proyectos de Aprendizaje en Equipo, cronogramas de actividades,

necesidades de capacitación de los servidores en cada área. Red Institucional, Convenios

interadministrativos, Capacitación con recursos asignados (según presupuesto de

Capacitación disponible).

El diseño de las actividades se realiza según la orientación del Comité de Capacitación y

Estímulos o quien haga sus veces.

Adicioñtlmente, para realizar la inducción y re inducción se encuentra la "Guía de

Inducción y Reinducción " establecida en el aplicativo de Gestión de la Entidad.

El PlC es presentado al coordinador del Grupo de Gestión Humana, el Secretario General

y al Comité de Capacitación y Estímulos.

La aprobación del plan es competencia del Comité de Capacitación y Estímulos o quien

haga sus veces. Una vez aprobado, debe ser publicado en la página W e b de la Entidad y

en el Sistema de Gestión de Calidad. De conformidad con la normativa, El Plan de

Capacitación y Estímulos debe estar publicado el 3 1 de marzo de cada vigencia.

Se informa a todas las áreas la publicación del PIC de la vigencia con las necesidades de

capacitación y los PAEs aprobados.

Las áreas presentan la capacitación al GGH con la descripción, costos, posibles

asistentes, propósito, forma de difusión, horarios, fechas, lugar, entre otros, previo visto

bueno del jefe directo. El Comité de Capacitación y Estímulos verifica la información y

determina su viabilidad según afinidad con las líneas programáticas, necesidad de la

Entidad, recursos, entre otros.

Dependiendo el tipo de capacitación se tienen tres opciones de realizar la actividad.

El GGH presenta al Comité de Capacitación y Estímulos la justificación de la capacitación

para aprobación del mismo.

El profesional asignado de Grupo de Gestión Humana busca el convenio de acuerdo a la

detección de necesidades de la Entidad.

' La dependencia informa con antelación al GGH sobre necesidad de la Reinducción, la

dependencia prepara, e jecuta y hace seguimiento a la actividad.

^ El comité de Capacitación y Estímulos aprueba la contratación o convenio dependiendo

de las necesidades de la Entidad, afinidad con las líneas programáticas y presupuesto

establecido para la vigencia.

* Cada dependencia es el responsable de la contratación o convenio necesario para la

capacitación. En este proceso son acompañadas por el Grupo de Gestión Humana.

Los asistentes de cada dependencia asisten a la capacitación y deben entregar el

certificado, cuando la actividad tenga lugar a ello. Cuando la capacitación representa

costo para la Entidad e! beneficiario previo a su asistencia f irmará el Formato

"compromiso de capacitación que reposara en su Historia Laboral".

Caiiíil a traiYés del cual se ¿ioli.itaü stH-i4fkm

Las solicitudes se realizan utilizíuido el cana! escrito a través de correo electrónico.

Dificiiltaclea;

- En ocasiones las áreas realizan las capacitaciones y no son reportadas al Grupo de

Gestión Huma.na,

" . ' • '' [ i! »

Garantizar que las solicitudes de capacitación sean incorporadas al inicio del año. ' Informar en caso de capacitación extemporánea al Grupo de Gestión Humana y hacer llegar

a t iempo los documentos que acrediten la capacitación de los servidores para ser consignadas en. cada historia laboral.

ím' a,,' 's . ardo de Sen/icio

•i * ' • u . . i" H proceso

Di i radó i i propuesta

Ingreso y Permanencia de personal

8 días hábiles 1 mes El proceso se demora un mes desde la búsqueda del perfil. Si el perfil es entregado por el área que solicita el ingreso se demora 8 días hábiles

Bienestar Social Enero y Febrero

Enero y Febrero

Se realiza el plan Anual

Capacitación Enero y Febrero

Enero y Febrero

Se realiza el Plan Anual

Seguridad y Salud en el Traba jo

Enero y Febrero

Enero y Febrero

Se realiza el Plan Anual ^

Nómina 10 primeros días de cada mes

10 primeros días de cada mes

Se establece el cronograma de recibo de novedades al inicio de año, junto con Gestión Financiera. Cuando se realizan novedades extemporáneas del nivel Directivo, se debe hacer de inmediato.

Pago de Seguridad

Socia) y Parafiscales

Pago mensual ¡ a^o mensual

Evaluación de Desempeño

15 días hábiles d e s p a é s • ; ^ de terminad 1 la evaiuici i) i

15 días hábiles después de terminada la evaluación

Retiro de Personal :

5 días hdbiies 5 días hábiles

Expedición de Certificaciones para bono pensiona!

15 días hábiles 15 días hábiles Este es el mínimo tiempo que t ienen en el área para llevar a cabo este proceso

Elaboración de Certificaciones simples

5 días hábiles para exfuncionarios, 3 días hábiles para funcionarios

5 días hábiles para exfuncionarios, 3 días hábiles para funcionarios

. . I ALCÍ IJDADAMO

El Grupo de Servicio al Ciudadano, a través de ios diferentes medios y canales dispuestos

en la Entidad son los encargados de brindar una atención oportuna y eficiente en cada

intervención con ei ciudadano y es ei encargado de prestar el pr imer nivel de servicio de

todas las áreas de la Entidad.

o , . Orientación en temas de Coiiipetenci

Especificaciones del proceso

* Las peticiones se reciben mediante los canales presencial, telefónico, virtual y escrito y son atendidas directamente por el funcionario asignado según el niedio utilizado, conforme a los l ineamientos establecidos en el tutorial de j a d a s is teraaí Las peticiones recepcionadas a través de proactivanet son atendidas por las mesas de ayuda de SIGEP y SUÍT.

* Cuando la petición, se recepciona mediante Orfeo, el coordinador de Grupo direcciona la

atención por este medio al ftincionario respectivo según el volumen de trabajo.

i De acuerdo con los protocolos de servicio, el funcionario escuchará, atenderá y dará

respuesta a la petición siguiendo los l ineamientos del canal utilizado, la normativa vigente

y el nivel de responsabil idad y autoridad que se t iene establecido para el pr imer nivel de

servicio.

* Cuando al m o m e n t o de la atenciÓM se evidencie que la petición es de mayor complejidad, el

funcionario remitirá la petición al segundo nivel de servicio o acompañará al solicitante

hasta el área técnica correspondiente, quien registrará nuevamente la petición de

información y se dará cierre en el Grupo de Atención al Ciudadano.

Cuando la petición es escrita, el funcionario realizará un proyecto de respuesta y lo enviará

al Coordinador deL-Grupo de Servicio ai Ciudadano mediante el si.stema Orfeo. En caso de

algún otro canal Me atención, se registra en el s istema utilizado y se da por concluida la

petición. , " • : '-t ip

í Se verifícií la coherencia de la respuesta, redacción, ortografía cumplimiento normativo y la

utiligación del formato vigente y se devuelve al funcionario asignado para corrección o

trámitetdéradicación.

f Se procedé mediante los l ineamientos del Grupo de Gestión Documental definidos en el procedimiento correspondencia e,xterna recibida y enviada. El Grupo de Gestión Documental enviará respuesta al peticionario de acuerdo con el medio de recepción, (Físico o electrónico),

•f Se archiva en el Sistema ORFEO

,t .Lcejas, Beclamos y Denuncias del Usuario Forniii ladas por Escrito

Atender y dar respuesta efectiva a las quejas, reclamos y denuncias que formulen los ciudadanos al Departamento sobre la prestación de los servicios, derechos insatisfechos o ei comportamiento del personal de la entidad y ser íiiente de información para el proceso de Medición y Análisis, con el fin de que se adelanten las acciones de mejora que requieran los procesos institucionales.

ís ciei proceso

* Toda queja, reclamo o denuncia que ingrese por escrito al área de Archivo y Correspondencia del Departamento debe ser remitida únicamente a! área de atención al ciudadano.

* Se asigna el profesional responsable para dar respuesta ~ Se verifica los antecedentes de la situación pai'a posible respuesta inmediata, f Se evalúa el objeto de la queja, reclamo o denuncia para definir si se puede atender

desde el área de Servicio al Ciudadano o si debe escalase a otra área. Si se puede dar conte.stación desde el área, se elabora la respuesta, si no, se solicita la información sobre la situación que conlleva a la queja o reclamo en ei área correspondiente.

* Con base a la información suministrada por el área correspondiente, se elabora la respuesta, se efectúa el registro y se envía al área de Archivo y Correspondencia

Catial a. través del cual se solicitan ios M-rvícicí!;:

Los canales utilizados en e.sta área para solicitar los servicios son; el escrito (correo electrónico a través del Web niáster, por el porfái de la Función l'ública en Formule su PQR, por correo certificado en sobre cerrado dirigido a la entidad), por soporte SUIT y SIGEP, canal presencial, canal telefónico, y el canal virtual por medio del Chat.

En el canal escrito se presentan los siguientes inconvenientes:

* En ocasiones se reciben solicitudes en donde en una petición se realizan 3 o más preguntas y una o más de estas requieren de conceptos o información de otra área.

* Cuando el ciudadano no está de acuerdo con una respuesta que es enviada y presenta un reclamo.

Canal Virtual:

í Cuando se hace Chat especializado, a las personas responsables del tema, se les olvida y se pierde esa jornada.

Cana! Te le fón ico :

* No se contestan las l lamadas entrantes al área.

Canal P r e s e n c i a l :

No existe un protocolo de atención a! ciudadano cuando no se sabe ia respuesta a ia solicitud que demanda y se debe escalar la solicitud a un área misional,

* En ocasiones se presentan ciudadanos con problemas mentales (esquizofrenia) y no existe un protocolo para la atención a las personas con ésta dificultad.

Propi l o r a

Canal Escr i to : Habilitar en Orfeo un sitio para respuestas múltiples, en donde cada área fuera responsable de determinada pregunta manejando t iempos, así, se podría solucionar el problema de las preguntas compartidas y se te daría ai ciudadano respuesta oportuna. Los reclamos deben ser reasignados al servidor que eíílboró la r-espuesta y copiado al coordinador del grupo para poder hacer un c o n t r ó M e cafidíid en las mismas. Cana! V i r t u a l : Cómo los chat temáticos son organizados y agendados desde inicio de año, se puede crear un recordatorio para lo| c l o r d i l i j d o r e s del área responsable del mismo que se genere un día hábil antes para que se pueda organizar la jornada y no se olvide el evento. Canal T e l e f ó n i c o : Establecer una tabla de incentivos internos que promuevan contestar el teléfono máximo al tercer timbre. ••

Canal P r e s e n c i a l : En el momento en que no se pueda solucionar ia petición de un ciudadano y se deba consultar a un segundo nivel. Se podrá l lamar al profesional encargado en resolver la pregunta, diclio profesional, ba jará al área de Servicio al Ciudadano y le atenderá.

En las ocasiones en que lleguen personas de con Esquizofrenia, se solicitará apoyo al área de meri tocracia para el trato a estas personas.

Pl- f' • ,•< t ,<,' tii>f(,¡u á

'i* -'i^í''" <AiA. r

Duración actual del proceso

Duración propuesta.

Observaciones

Pregunta con múltiples respuestas

3 0 días hábiles 30 días hábiles Si se establece Orfeo para dar respuestas múltiples es más fácil obtener las respuestas de cada área y la responsabil idad sería compartida. La información allí consignada en cuanto a las respuestas a estas preguntas, se puede consolidar en una base de

•i V

datos. Chat Temático Se programa

anualmente Se puede solicitar con 2 días de anterioridad

En caso de que sea necesario un chat temático especializado, el área de Servicio al Ciudadano se encuenlra en la disposición de otorgar el espacio, s iempre y cuando el área que solicite el chat se encargue de la publicidad.

[ Jamadas al Área

Es necesario tener un directorio actualizado de los servidores que t raba jen en las oficinas del DAFP con extensiones para poder re direccionar las llamadas cuando s e a n e c e s a r i o .

Manejo de las Extensiones

Es fundamental tener conocimiento sobre el mane jo de las extensiones, cómo se pasa una llamada de una extensión a otra y cómo re tener una llamada entre otras funciones.

7 i. ~ • . i ' . :

El programa de gestión documental define los procesos archivísticos aplicables a todos los documentos generados y recibidos en el Departamento y busca el desarrollo de las me jores prácticas que contribuyen a la eficiencia adntinistrativa y uso adecuado de los recursos.

7.1.

Administrar I f s documentos requeridos para la gestión institucional, mediante el establecimiento de l incamientos generales, la adecuación de los formatos y el control de versionamiento, con el fin de asegurar el uso adecuado de los mismos.

Los dueños del proceso deben efectuar revisiones periódicas para elaborar, adaptar, actualizar o eliminar documentos que requiera su proceso.

Se debe redactar o a justar el documento requerido describir en el formato de solicitud de cambios, los a justes efectuados con respecto al documento anterior; justificar el tipo de solicitud en el formato de control de cambios y enviar por correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación. Se analiza el documento preliminar, se verifica su pertinencia, se valida de acuerdo con las políticas de operación existente y con el Líder del Proceso de Gestión Documental. Si existen observaciones, se devuelve al Líder del Proceso correspondiente para ajustes. Una vez revisado, a justado y validado el documento con el área responsable, se da aprobación para la inclusión del nuevo documento en el s istema de gestión de calidad. Se relaciona el documento en el aplicativo de Calidad DAFP. Si es nuevo se crea acceso para al mismo; .si es modificación de uno ya existente se traslada el anterior a la carpeta de obsoletos electrónica y se reemplaza por la nueva versión. Se incluye el documento en el listado maestro del proceso respectivo. La actualización es socializada a través del correo electrónico de Calidad a todos los Servidores de la Entidad. Si el cambio genera impacto en el desarrollo de los procesos se debe acompañar la socialización a cada uno de los procesos. Se da las instrucciones necesarias para el uso adecuado del nuevo documento. Los líderes del proceso deben asegurarse que l o t T á ^ ^ de los documentos sean conocidos por todos los servidores y sean utilizadds lpis :d()curnent<)s vigentes. Las versiones vigentes de los documentos seráffipubllQados en el aplicativo de Calidad DAFP, garantizando el uso de la versión actual izad! &

Cojitr'i* ih '{(^{.íhcros - AclfníiiistTacióii Archivos

Administrar los registros físicos y electrónicos que evidencian la gestión de las actividades de cada área con el fin de conservar la memor ia institucional.

Cada área, define los registros de acuerdo a sus actividades. iDe acuerdo con las necesidades específicas de cada área se actualiza la Tabla de Retéíicióñ Documental (TRD). Esto con previa autorización de Directores Técnicos, Jefes de Oficina y coordinadores de Grupo. ,Las Tablas de Retención Documental son revisadas con el área implicada y el equipo interdisciplinario, quienes analizan el contenido, el t iempo de retención y la disposición final en coherencia con la norma ti vidad vigente. Se presenta para la aprobación del Comité institucional de Desarrollo Administrativo. Si es aprobada la TDR, se elabora un acto administrativo de aprobación el cual es firmado por el director del DAFP previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Se procede a enviar a evaluación técnica al Archivo general de la Nación con los debidos soportes .

» Solicitar la inscripción de la Tabla de Registro Documental en el registro único de series documentales ante el Archivo General de la Nación.

Solicitar la íictualización en Listado Maestro de documentos.

7.3. Corresfioiicieiicla Externa

Realizar las actividades necesarias para la debida administración de la correspondencia: recepción, radicación y registro de las peticiones que por escrito formulen los ciudadanos para su posterior clasificación, direcdonamiento , trámite, distribución, envío y entrega.

Especificaciofies del Proceso

* La documentación externa es recibida a través de varios medios: Hn la Ventanilla única de correspondencia a través de Mensajería o en forma Personal. Vía Fax, las comunicaciones recibidas por este medio, se imprimen, se radica y asigna al área competente. Correo electrónico, se reciben los correos del Webmaster , estos documentos se radican directamente en el Sistema de Gestión Documental. Redes Sociales; Recepción centralizada en el Grupo de Servicio al Ciudadano quienes registran la petición a través el portal Web de la Función Pública de icono "formule su petición "del menú Servicio al Ciudadano. Portal V\^eb: En el icono "Formule su Petición" del menú "Servicio al Ciudadano" del portal W e b de la Función Pública. Se reasigna a la dependencia competente .

- Se verifica que el documento esté dirigido a la Función Pública o a sus servidores verificando su firma y sus anexos . Si llegara a faltar información, se remite al área de Servicio al Ciudadano para solicitud de anexos faltantes. Se digitaliza todo el oficio remisorio, junto con los anexo,sy se entregan a la dependencia respectiva.

* Cada comunicación radicada se idciinliLa con un Stiker que indica e! consecutivo de radicado, la fecha de recepción y el área a la cual va dirigida. Esto se hace por área en el casillero.

* El Grupo de Gestión Documental realiza la entrega física y electrónica de las comunicaciones:recibidas de la siguiente manera: Entrega física, en recorrido diario a las 4pm, entrega electrónica se realiza de manera inmediata al proceso de radicación en el Servicio de Gestión Documental. Si el documento coi^responde a tutelas, acciones de nulidad y cumplimiento, facturas, cuentas de cobro, decretos etc. Se entregarán de forma inmediata. Lps comunicados externos enviados por el Grupo de Gestión Documental, serán

devueltos al área correspondiente con la copia de recibido; si el envío se realiza por correo Electrónico, el s e m d o r que elabora la comunicación, recibirá una notificación desde el correo electrónico vvebmaster@funcionpubiíca.gov.co. donde conste que se realizó el envío de la respuesta.

* El }efe del área recibirá a través del Sistema de Gestión Documental el documento digitalizado. Quien es té a cargo de la distribución de Jas peticiones en cada área, recibirá los documentos entregados por el grupo de Gestión Documental y procederá a reasignarlos de acuerdo con las instrucciones recibidas por parte del Jefe.

* Si el documento no es competencia del área, se deberá reasignar por competencia del área correspondiente. Si es competencia del área se debe aplicar la Tabla de Retención Documental, asignar el tema y el subtema al que se refiere la petición y reasignar al Servidor responsable de tramitarlo.

í' Si la petición recibida no requiere respuesta, ésta se debe archivar en el Sistema De Gestión Documental indicando el motivo por el cual no se emite respuesta. Si se le han asignado t iempos de respuesta a través del Sistema de Gestión Documental el servidor deberá registrar una solicitud de suspensión o cambio de términos. Se proyecta la respuesta y se envía al jefe para Vo.Bo., si el jefe está de acuerdo con la respuesta, se radica e imprime para firma.

' Se debe verificar que no exista duplicidad de radicados para un mismo comunicado externo, de ser se solicita al jefe inmediato gestionar la anulación.

» Sí la comunicación requiere anexos y sobre, debe ser diligenciado con ios datos del destinatarios previamente confirmados sobre.

- La entrega de los comunicados externos podrá efectuarse en el m o m e n t o del recorrido o en la oficina del Grupo de Gestión Documental en los horarios descritos para este procedimiento.

* En caso de que el documento sea devuelto se realiza anotación en base de datos y se devuelve al área correspondiente.

7.4. CoiisiiIlJi " ''rf'Ni 'tír.Mj • l i í ic i i i i ie i i tos

Realizar los controles necesarios para efectuar la atención de consultas (Recuperación), préstamos y solicitud de fotocopias de los documentos institucionales que administra, central y el Centro de Documentación del Departamento.

Especificacioncís del Proceso

* Se recibe la solicitud de forma verbal o escrita

* Se verifica si el documento está disponible y si t iene restricciones, en caso de tener restricciones, se le informa al usuario. En caso de que el documento no se encuentre en el archivo central, se indica al usuario en donde los puede conseguir.

* La información se suministrará de acuerdo al soporte en que se encuentre ya sea físico o electrónico. ^

Se registra el prcstaríto o 'a consulta del documento y se le informa ai usuario el plazo máximo para su devolución que es de 5 días.

Se 1 edil/ i seguimiento a la devolución del documento

* Al mt! 'Ht.nto de la devolución, se valida que los documentos o carpetas sean entregadas eil la misma condición en la que se entregó y que los folios estén completos.

Canal a través del ciiai se sol icitan ios servicios

Las solicitudes se realizan utilizando el canal escrito a través de correo electrónico.

Dificultades

• Se cometen errores en la clasificación de la correspondencia y en la adjudicación de

t iempos para dar respuesta al usuario.

I ^ D

- y\lgunas á r e a s no entregan la documentac ión para m a n t e n e r el inventar io de las

dependenc ias actualizado,

í En ocas iones se p r e s e n t a n p r o b l e m a s de asociación, Es decir se adjunta una respues ta

a un d o c u m e n t o que no le correspondía .

Propuesta de Mejora

f Me jorar la capaci tac ión de las p e r s o n a s que real izan la c lasi f icación de la correspondenc ia , haciendo rev is iones esporádicas y así de tec tar las debi l idades para ser reforzadas .

- Crear incent ivos in ternos en las áreas para los serv idores que cumplan con el envío de la información al Grupo de Gestión Documental para m a n t e n e r actual izado e! inví ntario.

== Hacer un c r o n o g r a m a de entrega mensual ai Grupo de Gestión Documentíi l , de los documentos que cada área realiza, para m a n t e n e r el inventar io actualizado. E! l íder del área d e b e verif icar antes de enviar una re.spuesta al (írupí; <ie f iestión Documental las r e s p u e s t a s a las sol ic i tudes y sus anexos.

- Realizar reuniones Ínter áreas , en donde se pueda c o n o c e r los p e n d i e n t e s de cada una con respecto a la o tra y co locar t i empos de entrega espei ífícos.


Nollílbre del Proceso

1 a a ai' l o a

• H i a a í d r - i

Oi f H C-.. 1

• l i í H . i c i ó a pt

íib-servacíoíies

Clasificación de correspondenc ia

1 día 1 día

Envío de d o c u m e n t o s de cada área.

2 m e s e s M e n s u a l m e n t e

Reclasif icación por e r r o r " f

2 días

r

1 día Este t i empo se puede dar si ex is te una p e r s o n a dedicada solo a e s t e rol. Ya que el ingeniero que realiza e.sta act ividad t a m b i é n se encarga de o t ros a s u n t o s

Asociac iones 15 días 5 días Es te t i e m p o se puede lograr s i e m p r e y cuando se cuente con el ta lento h u m a n o n e c e s a r i o y con 1 0 0 % del t i e m p o en esta labor.

ADBIINISTRACIÓM DE LA 1

Administra los r e c u r s o s tecnológicos m e d i a n t e el diagnóstico, planeación, gest ión, evaluación y cons t rucc ión de soluciones de Tecnología Informática , con el fin de for ta lecer las act ividades funcionales y mis ionales del DAFP.

?

8.1. Procedimiento ele Constriicdóii y Manteniiíiieiito ele Sistemas ele l í i íbrinacióii

Diseñar, desarrollar, implementar y mantener los s is temas de Información de competencia del DAFP, a partir de la recepción de los requer imientos funcionales definidos por ios usuarios, con el fin de atender las necesidades de información de los procesos misionales y de apoyo.


^ Se recibe la solicitud

' Se verifica si es nuevo proyecto o no, Si es nuevo, se define la visión general del negocio y se incluye: identificación del problema, identificación general de necesidades de los usuarios, identificación de alternativas de solución negocio. Si no es nuevo el proyecto, se analiza la viabilidad de la solicitud para desarrol lar la solución de cumplimiento a las necesidades del área usuaria.

* Se identifican los requer imientos del área que solicita el proyecto.

* Se especifica o se actualiza los casos de uso. " Se somete a aprobación del área solicitante. í Si se encuentran hallazgos, se incluye !a identificación de requerimientos funcionales y no

funcionales que impacten la arquitectura y los mecanismos que dan solución a estos. * Se establece el plan de acción del desarrollo de software, se diseña y construye la solución « Se realizan pruebas de calidad de la solución

Se socializa la solución construida, realizando pruebas funcionales en producción * Entrega la solicitud.

8.2. Atención Mesa de Servicio

Gestionar las incidencias, peticiones y problemas de los servicios establecidos en el DAFP mediante el uso de )a aplicación de Mesa de Servicio, con el fin de solucionar de manera oportuna y í f i d e n t e las soiicitudes del cliente, tanto interno como externo, manteniendo así la operatividáclde lt»s n i s m o s .

Se registra la incidencia o petición Si la solicitud es procedente se analiza verificando la competencia del servicio y el seguimiento del procedimiento establecido. Cuando la solicitud no está dentro de la competencia de la mesa de servicio o la información no se diligencia con el procedimiento establecido, se rechaza y se le notifica al usuario o se re direcciona al área competente, según corresponda, y se hace el c ierre en el sistema.

+ Paral comenzar la atención, se establece si corresponde a una incidencia o petición. Si es un incidente se generan acciones para establecer el diagnóstico y restaurar el servido. Si es una petición de competencia de la mesa de servicio se da respuesta a lo solicitado; de lo contrario se re direcciona al correo del Web Master o dependencia que corresponda.

^ Si se requiere escalar la petición, esto se realizará de acuerdo a la temática y/o especialidad de la petición.

^ En los casos en los que se requiera, se deben identificar las causas, analizar la situación presentada y registrar las acciones para su solución; el registro y la cantidad de acciones a realizar dependerá de la misma atención. Esto puede implicar coordinación con terceros, o nueva reasignación.

* Para la atención, en ocasiones se puede requerir prestar el servicio telefónico, remoto o personal, la documentación se realizará posterior a la misma.

+ Se soluciona el registro, y se genera notificación al usuaiMo a través de correo electrónico.

' Se solicita la evaluación del servicio a través de una encuesta * El usuario valida la solución o respuesta i'ecibida. Si el usuario no realiza este paso

dentro del plazo establecido, la solicitud será cerrada automáticamente . * La encuesta es diligenciada por el usuario posterior a su recibo y registrada en la

aplicación. La encuesta aplica según lo definido por cada servicio.

Canal a través del cual se solicitan I-r»;

Las solicitudes se realizan utilizando el canal escrito a través de Proac t ivanet

í I l (f MÍ

* Lo acuerdos de servicio de 1, 2 y .3 presentan inconvenientes para el cierre, ya que a

pesar de su cumplimiento en el tiempo de atención, no cierran de inmediato pues no

alcanza el t iempo.

f Los usuarios normalizan la encuesta de satisfacción luego de haber recibido el servicio

Realizar una división desde Proactivanet en el cumplimiento de los servicio y en la hora de ciei I e del caso. De esta forma, una vez hecho el servicio, los usuarios diligencian la encuesta de satisfacción y quedará registrado la hora de diligenciamiento de la encuesta como t iempo de solución del caso y ya después el profesional podrá cerrar el caso sin perjudicar los t iempos de servicio.

* Dar a conocer la importancia del diligenciamiento de la encuesta de satisfacción para el área.

Propuesta cle.áciierdo de Ser¥Ício

Nombre del Duración Duración Observaciones Pf'f if'PKn :'iríií''ii ripi •f 1V f^ljí^'^íf íl

proceso o i |LS 1.4 . j

técnico, Asesoría-capacitaciones, otras aplicaciones, suministro de información.

Servicios de software: Antivirus, configuración, copias de respaldo, ejecución de copias, restauración de datos, fallas por virus, instalación-actualización del software, ofimática.

Servicios SIGEP; Administrador de servicios IIS, administrador de servicios de People Net, Análisis de datos, Base de Datos, Dominios, soporte servidores, , HW de Sigep, SW; d é Sigep.

24 horas 2 4 horas

2 4 horas 2 4 horas

Sistemas de Información: Calidón, digi turno, estadísticas, MECI, Proactivanet, Schip, Sgi, SIIF, Sipost, Sireci, Sirvo a mi país, Soporte a Computadores: Cambio de

2 4 horas 2 4 horas

2 4 horas 2 4 horas

HO

Equipo directivo: Dirección, Subdirección, ¡efes de Grupo, Oficina y Directores

3 horas en general

3 Horas en solución de la dificultad y Idia en el cierre del caso en Proactivanet.

El cierre de las dificultades en estas áreas se realiza en 1 hora pero se cierran fuera de tiempo.

Servicio de Correo electrónico masivo DAFP

2 horas 2 horas El cierre de las dificultades en estas áreas se realiza en 1 hora pero se cierran fuera de tiemDO.

Petición-Cuentas - acceso usuarios

2 4 horas 2 4 horas

Petición-Página Web DAFP

2 4 horas 2 4 horas

Petición- Red Comunicaciones -Control de Acceso

2 4 horas 2 4 horas

Petición -Red-Comunicaciones -internet

2 4 horas 2 4 horas •

Petición-Restablecimiento de Conliaseña de Red

2 4 horas 2 4 horas

Petición- Servicio de Correo Electrónico

2 4 horas 2 4 horas

Petición -Sistema de información Orfeo

2 4 ho!-as 2 4 horas

Infraestructura: Administracjor de. Base de gatos, Arniacenamiento de datos, directorio activo. DNS, Dominio, Soporte a servidores, directorio activo, dominio.

2 4 horas 2 4 horas

Servicio de apoyo especializado: Acompañamiento

2 4 horas 2 4 horas

equipo, cambio de pieza, formateo, Hardware, Navegadores, periféricos, ret iro de equipo, Software, traslado de equipo, Soporte de Impresoras: Hardware, Software. Red de Comunicaciones: Firewall, Hw de Dispositivos de red, SW de Dispositivos de red.

2 4 horas 2 4 horas

Incidencia-cuenta de acceso a usuarios

12 horas 12 horas

Incidencia-página Web DAFP

12 horas 1:3 horas

Incidencia Red Comunicaciones: Control de acceso, internet

12 horas Í 2 J i ü r a s

Incidencia Restablecimiento de conl iasena de Red

12 horas 12 horas

Incidencia-, servicioíde correo e l e c t r ó n i c o !

12 horas 12 horas

Incidencia -S i s t e m i s de Información-ORFEO

12 horas 12 horas

SUIT: Gestión de usuarios, creación de usuarios, modificación de usuarios, restablecimiento de conlraseña

3 días 3 días

Orientación SUÍT 4 días 4 días SUIT: 5 días 5 días

l i t

capacitaciones, funcional, integración externa, portal, técnico. Gestión de datos, gestión de registros SU IT funcional modelos, incidencias Suit

82 horas 82 horas

Sigep 5 días 5 días

Escalada Sigep 15 días 15 ías

9. DIRECCION, .n':^' \

El área Jurídica, representa a la Nación, en los procesos judiciales en que la entidad es parte ya

sea como demandado o como demandante y también &mite conceptos Jurídicos. Es un grupo

conformado por 17 abogados, 2 asesores y 1 director'técnico.

9,1, Coíjro ele Obligaciones .m .k ií". la.-kNtto Aíli i i i i i istrativcí lie la. FiJivrki:i l'úbhi j iVK=di;ííilí^ l i i r isí l icción COACTIVA

Cobra directamente las obligaciones a favor de la entidad cuando la ley no ha dispuesto la

competencia de otra autoridad judicial.

Especificacioriies ^h i j ' i ^tv^o

* Se recibe una sentencia judicial, auto o expedición del acto administrativo de una obligación clara, expresa y oxigible.

* Informar y regis trar en el cuadro contable de procesos. Este es un formato de seguimiento de los procesos de Jurisdicción Coactiva.

* Enviaf%l Director Jurídico la obligación a cobrar.

- El; líder defcproceso, estudia el título constitutivo y asigna el abogado que realizara el cobro.

* El abogado asignado, radica el proceso. El abogado realiza el cobro persuasivo y diligencia el formato de seguimiento a procesos de Jurisdicción Coactiva.

t= Practicar medidas cautelares, se oficia a las entidades tanto f inancieras como a la oficina de registro de Instrumentos Públicos y Privados en el país para verificar que el obligado tiene bienes que puedan respaldar la obligación.

- El abogado asignado posee la autoridad para determinar si el deudor solicita acuerdo de pago. Si se realiza dicho acuerdo, se procede a informa a Gestión Financiera y se archiva el expediente.

* Si no se realiza el acuerdo de pago, se procede a Decretar medidas cautelares.

Se libra mandamiento de pago

Se realiza una notificación personal o por correo certificado. En caso de que ninguna de estas notificaciones sean efectivas, se procede a notificar por aviso en un periódico de amplia circulación. El deudor tiene la autoridad de determinar si declara excepciones, si es así puede aprobarlas. Si se aceptan las excepciones propuestas, se ordena la terminación del procedimiento y el ¡evantamiento de las medidas preventivas. Del mismo modo se procede si el deudor cancela la totalidad de las obligaciones. En caso de no ser aprobadas ¡as excepciones, se realiza la expedición de la resolución ordenando la e jecución y ei remate de los bienes. Se realiza el r e m a t e o la subasta y una acto administrativo de aprobación del remate Se entrega el Bien y se archiva el expediente.

9.2. Representación Judícir; íí, ^ t .nuv j

Representar a la Nación, en los procesos judiciales en que ja^entidad es parte demandada y demandante, a través de la gestión de las correspondientes accioiies judiciales para la defensa de sus intereses,


Se recibe el proceso y se revisa si es una solicitud de conciliación o una demanda en contra del DAFP.

- Se asigna el caso al profesional.

Se establece los Imeamientos y el criterio que tendrá la entidad en la audiencia de conciliación y durante el litigio.

* Se cita al Comité de conciliación y Defensa Judicial quienes deben adoptar la decisión sobre la pt ocedencia o no de la conciliación.

* Se asiste a Audiencia de (Conciliación Extrajudicial. Si las partes Conciliar se solicita un auto mediante ei cual se aprueba la conciliación y se verifica su cumplimiento. Si no Concillan las partea, hay notificación y/o traslado de la demanda. Para esto, se asigna el caso a un prófesional.

* Se elabora'fel proyecto de Contestación de Demanda y se presenta.

Luego de presentar alegatos de conclusión se conoce el fallo de la primera instancia. * Dependiendo del fallo, se interponen recursos, se presentan los alegatos de conclusión de

segunda instancia y se produce un fallo de segunda instancia.

Dependiendo del fallo, se indaga sobre ¡a viabilidad de interponer un recurso extraordinario, si es posible, se presenta el recurso y luego de conocer la Sentencia, se presenta el reporte de novedades procesales al Grupo de Gestión Financiera,

93 . Representación Judicial Del DAFP como Deiiiaiidaiite

curar la realización de los derechos e intereses de la Nación - Departamento Administrativo de la Función Pública, como sujeto activo, por la vía judicial o extrajudicial, como consecuencia de conflictos que se deriven de actos, hechos, contratos o sentencias, e jerc iendo la acción legal que se haya decidido por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de conformidad con el estudio de cada caso,

Especificacícjiies del .Proc€íso

- Se recibe la solicitud y registro de la información.

- Se estudia la viabilidad de recurrir a la vía judicial o extrajudicial y se presenta el resultado de! análisis al Comité de Conciliación y Defensa judiciaí en la Ficha Técnica,

- Se cita al Comité de Conciliación y defensa Judicial, si se decide instaurar la demanda, el caso se asigna a un profesional.

* El profesional asignado, elabora un proyecto de solicitud de Conciliación Extrajudicial, Poder y Escrito de la demanda. Se radica la solicitud de Conciliación Extrajudicial y el poder en la Procuraduría. Se asiste a la Audiencia de Conciliación Extrajudicial. Si las partes Concilian, se verifica el cumpiimiento de la Conciliación si no, se presentan alegatos de Conclusión y se recibe la notificación del fallo.

* Si se produce el fallo de segunda instancia en contra, se presenta un Recurso Extraordinario. Se presenta reporte de novedades al Grupo de Gestión Financiera.

Se Presta asesoría a las áreas de la entidad en la interpretación de normas constitucionales y legales, para garantizar una adecuada toma de decisiones y mantener la unidad de criterio en la interpretación v dphcacion de las disposiciones en ei campo de acción de! DAFP

. i s I t - ' ^ f ' f f J < ' U í

+ Se . Vi íbe la pi tic H)n de apc3'0 jurídico y se le comunica al Director Jurídico. * Se ana/i/a i<s petu lón v se isigna un profesional. 'f Los ahogados ps están apovo jurídico en los Comités o los atienden personalmente y

r ia l izan el registro. * Se elalipran actas del comité, se firma y se archiva.

Dificiiitacles No se presentan dificultades.

Catiai a través del cual se scilkita,n, los servicios

Las solicitudes se realizan utilizando el canal escrito a través de Orfeo

Propuesta de Aciiei'do de S

r-0

f'^ínnbri: úci Proceso

Durairión, actual del proceso

propuesta Observaciones

Derechos de Petición

15 días 15 días

Conceptos o interpretación de normas

3 0 días 3 0 días

10. DIRECCION DE COMTROL IMTERNO YRAí.U K^iAIJZAClO^C ¡ í ^^ 'ú ¡Tm

10.1. Otfjrgamientci del clereclio ele uso /i.u •>í'li.' Uii-' iíH á f de la Caiiílaci NTCGP 100():2tH/J' c l L - . t n d , » Liii«iiií<..^rto

Conceder a un organismo o entidad pública acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia - ONAC, el derecho de usar el Sello Oficial de Gestión de la Calidad en el Estado Colombiano bajo la norma NTCGP 1 0 0 0 : 2 0 0 9 .

Especiflcadcíiies del Proceso

* Acto administrativo que otorga la acreditación de acuerdo con las normas vigentes dentro del Sistema Nacional de Norm.alizaclón, Certificación y Metrología :1 Copia(s)

* Anotaciones Adicionales: Debe indicar la vigencia respectiva y aclarar los alcances o tipos de acreditación autorizados

- La Entidad debe estar registrada ante Cámara de Comercio de Bogotá Es necesaria la solicitud suscrita por el representante legal del organismo. Indicando como mínimo el nombre, dirección, teléfono, fax, recursos humanos y técnicos persona contacto. Luego de tener los documentos, se debe radicar en la oficina de la Función Pública

o vía cor e j electrónico.

F1 irámittí titr una duración de 2 1 días

10.2. Premio Nacional el e Altsi Gcrciicis

Este premio, incentiva las me jores prácticas de gestión en la administración pública en las

categorías Nacional, departamental y municipal y registra las experiencias m e j o r calificadas en

la base de datos del Banco de Éxitos de la administración pública.

iispeclficaciones dei Proceso

' Se solicita los lineamientos de la convocatoria que orientan la postulación de la experiencia exitosa. Esto se puede hacer de forma presencial, por correo electrónico a [email protected],qov.co, o por la página web déla función pública Se debe documentar la experiencia exitosa con las respectivas evidencias. Se entregan estos documentos de forma presencial.

1 ti M i t a d e s

No .se presentan dificultades.

Canal a tra vés cle.i cual se solicitan los servicios

Las solicitudes se realizan utilizando el canal escrito a través de Correo Electrónico

Pr Servicio

i .

Proceso Duración actiiaí fiel proceso

D\ r H l^tlí

••.. 1

Olisi^i'vacioiies

1 1 ..

Otorgamiento del derecho de uso del

sello Oficial de Gestión de la

Calidad NTCGP 1000:2009 en el

Estado Colombiano

2 1 días 21 días :

Premio Nacional de Aita Gerencia

1 año l a ñ o

1 1 . s J i ' ^ v n t \ i l í»

En esta dirección se formulan políticas con respecto -di Empleo Público, se contestan PQR, se

hacen capacitaciones, asesorías y oriep.tación a las diferentes entidades del orden nacional y

territorial.

Están divididos por sec tores administrativos y por departamentos.

Dificultades * Llegan al área peticiones mal clasificadas y esto hace que el proceso de respuesta

demore más tiempo.

* Las guías, cartillas y demás documentos que existen en la entidad, están escritos con vocabulario muy técnico y no es comprensible para muchas entidades en especial las territoriales.

* Los servidores no contestan los teléfonos

IV f

* Hay hacinamiento de servidores en el piso 3 0 servidores en la oficina, cuando las entidades visitan la dirección, pueden estar 5 0 personas en el área.

Canal a través del cual se solicitan los servicios Las solicitudes se realizan utilizando el canal escrito a través de Orfeo


Mornbre del Duración Duración Observa-. Pi-oceso actual del propuesta

proceso Derechos de 15 días 15 días I

Petición Conceptos o 3 0 días 30 días interpretación de normas

1 2 . I . s r u j r u i , . , , : K : S i n i t A h V A El Espacio Virtual de Asesoría EVA es un Micrositio que se aloja en la Página Web de la

Función Pública, su dirección es www.íuiicioniiybiica.gov.cpXeva, Este Micrositio fue

creado para me jorar la accesibilidad de los ciudadanos a la información que se maneja

en la página, allí también se tendrá acceso al Gestor Normativo el cual t iene actualizados

normas, decretos y conceptos entre otros. También se t iene acceso a Formación y a

asesoría virtual a través de un chat el cual está operando 8 horas diarias.

sí-.

Orciafi: cíe pagcí Presupuesfaí de gastas CitfítprO'iígnte •Hjicar a 05-01-01

2 0 1 6 - 0 1 - 0 5 - 9 : 3 ' a. m

J O S E LUIS G A R C I A C A M A = : G O

D E P A R T A M E N T O =UNC,!ON PUBLICA •

O R D E N D E P A G O P R E S U P U E S T A L

Número: 396433315 Fecha Registro: 2015 12-22 Unidad/bubunndad

35-01-0' DEP,•\R-A^'EN•0 -UNCION PUBLICA - GES nCN GENERAL

Vigencia Presupuesta! Actual Estado: Pacada Nro Obligación: 29861[S Comprobante Contable de la Generación:

Fecha Máxiitna Pago: 2015-12-24 Código de Referencia: 045CC01760039e433315 Tipo de Moneda: COP-^es-s Tasa de Cambio: o,oc Valor Bruto: I.TCO.OÜO.OC Valior Dífduccíones: 14.5'6,00 Va!or Neto: Saldo X Pagar: 0,00

VALORES PAGADOS

TRM Pago | VaEor Bruto [ 1.700.000,00| Valú" 1 14.516.00|vaiorNe'.o 1.685-484,00|Münedíi Base Coirpra 1 Valor MBC j

R E I N T E G R O S Números No Recaudo:

Bruto Reintegrado Pesos: 0,00 Reintegrado Deducciones Pesos: 0,00 Reintegrado Neto Pesos: o.oc Bruto Reintegrado Moneda: 0,00 Reintegrado Deducciones Moneda: 0,00 Reintegrado Neto Moneda: o,oc

TERCERO DE LA ORDEN DE PAGO

Identificación: &233'03C|Razón Social: GRISEL CORDOBA CASELLA Medio de Pago: Abono en cue-ita

CUENTA BANCARIA jA!;:iva 009800107006 Banco: BANCO DAVIVIENDA S A. Tipo:

DOCUMENTO SOPORTE ICUN 05-fl- -01 - DEPAR-Al i 'EN 'O =UNCIO\ PUBLICA - GESTION GENERAL 5|Tlpo: IppFgTjrlnM nFl

Tipo Beneficiario Pago 01 - Berencaric firal I TEM P A R A A F E C T A C I O N D E G A S T O S

VALOR VALOR PAGADO VALOR REINTEGRADO USO DE PROYECTOS ESPECIALES

DEPENDENCIA / POSICION CATALOGO DE GASTO FUENTE REC SIT PESOS MONEDA PESOS PESOS MONEDA EXTRANJERA

USO DE PROYECTO MONEDA TASA DE CAMBIO

VALOR MONEDA

OOC DA=P GESTION GENERAL c-123-1000jt-0-00000cc MEJORAMIENTO FORTALECIMIENTO DE t j l CA=ACIDAD INS-|T.JCICNAL PARA EL DESARROLLO DE LAS POLITICAS PJBLICAS NACIONAL

i Nación 1 [ 11 II -.700.000,33 c.co 1 1.700.000,00 1 1 0,00 1 0,00 D E D U C C I O N E S

POSICIONES DEL CATALOGO PARA PAGO NO PRESUPUESTALES TERCERO TARIFA VALOR VALOR AJUSTADO PAGO VALOR REINTEGRADO

2-01-C5-01-0--03-06 RET=\CION ICA COMERCIAL SERVICIOS DEMAS ACTIVIDADES DE SERVICIOS 8Í)<.I999061 BOGOTA DISTRITC CAPPAL 0,9tí6 % -4.516,00 14.5-6,00

UNEAS DE PAGO VINCULADA DEPENDENCIA PARA AFECTACION DE PAC PODICION DEL CATALOGO DE PAC FECHA VALOR PARn ESTADO

OOC - DAF= GESTION GENERAL 6-8 - CNS - INVERSION ORDINARIA NACIÓN SSF 20-5-12-22 1.700.000.00 05 NISGJNO Pagada

Y E M N Y M A R C E L A H E R R E R A M A R T I N E Z

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AGO 0 MtNSUALiOADES VErrciOA.S - Función Pública

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