Dokumen Tata Naskah

Kepegawaian

Oleh :Umi Haniyati Chauliyanah, SE.

Kabid. Data dan Pengadaan PegawaiBKD Kabupaten Magelang

DEFINISI• Tata naskah kepegawaian adalah sistem

penyimpanan dan pemeliharaan surat / keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan / ditetapkan oleh pejabat yang berwenang yang disusun secara teratur, tertib, dan terus menerus dalam media yang ditetapkan sesuai dengan keperluan.

• Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier orang perseorangan, pegawai di Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah

• Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan karier PNS yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dari instansi yang bersangkutan

DEFINISI• Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar

sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip

• Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara, merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.

DASAR HUKUM• UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-

ketentuan pokok kearsipan

• Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Tentang Arsip

• Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan Kepala BAKN No. 02 Tahun 2000 dan No. 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara

PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN• Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan

pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.

• Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:

1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna tugas

2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai

3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN1) Formasi Pegawai2) Penerimaan Pegawai. 3) Pengangkatan Pegawai.4) Pembinaan Karir Pegawai5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan

Pegawai.6) Mutasi Pegawai.7) Administrasi Pegawai.8) Kesejahteraan Pegawai.9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.10)Keputusan Pemberhentian

Pegawai/Pensiun.11)Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.12)Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.13)Data Kepegawaian.14)Dokumentasi Kepegawaian.15)Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.

JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA

Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat

Negara adalah sebagaimana tercantum dalam

lampiran Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan

Kepala BKN No. 02 Tahun 2000 dan No. 22

Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian

Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara

Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Negeri SipilDan Pejabat Negara

Jad

wal R

ete

nsi A

rsip

Kep

eg

aw

aia

n N

eg

eri

Sip

ilD

an

Peja

bat

Neg

ara

Jad

wal R

ete

nsi A

rsip

Kep

eg

aw

aia

n N

eg

eri

Sip

ilD

an

Peja

bat

Neg

ara

Jad

wal R

ete

nsi A

rsip

Kep

eg

aw

aia

n N

eg

eri

Sip

ilD

an

Peja

bat

Neg

ara

Jad

wal R

ete

nsi A

rsip

Kep

eg

aw

aia

n N

eg

eri

Sip

ilD

an

Peja

bat

Neg

ara

Jad

wal R

ete

nsi A

rsip

Kep

eg

aw

aia

n N

eg

eri

Sip

ilD

an

Peja

bat

Neg

ara

Jadwal Retensi ArsipKepegawaian Negeri Sipil

Dan Pejabat Negara

MENYUSUN TAKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK

• Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :1. Menjaga kerapihan penyimpanan;2. Menjaga kebersihan tempat

penyimpanan;3. Menjadi Petugas yang terampil dan

terdidik;4. Menciptakan sistem arsip yang mudah

dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali;

5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.

6. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik

KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN

1) Lamaran2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan

NIP)3) Pengangkatan CPNS4) Hasil Pengujian Kesehatan;5) Pengangkatan PNS6) Daftar Riwayat Hidup;7) Kartu Pegawai (KARPEG);8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);9) Kartu Peserta Taspen;10)Kartu Pegawai Elektronik (KPE);11)Tanda Peserta Asuransi12)DP 3 dari pertama sampai terakhir;13)KGB dari pertama sampai dengan terakhir;

KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN

14) SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)

15) SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;16) SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara

Pemeriksaan;17) Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;18) Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;19) Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK

Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari perbantuan.

20) Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;

21) Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;

22) Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;

23) SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;

KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN

24) Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;

25) Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri

26) Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;27) Data / Mutasi keluarga PNS;28) Pemberhentian dari & Pengangkatan

kembali dalam jabatan organik29) Laporan dan Surat Peningkatan

Pendidikan/kursus;30) Inpassing bagi gaji maupun jabatan;31) Penetapan Angka Kredit/fungsional;

KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN

32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;

33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;

34) Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri

35) SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;

36) SK Meninggal Dunia/Hilang;

37) SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;

38) Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;

Buku Penjagaan Administrasi Kepegawaian

Oleh :Umi Haniyati Chauliyanah, SE.

Kabid. Data dan Pengadaan PegawaiBKD Kabupaten Magelang

Buku Penjagaan Administrasi Kepegawaian pada tiap SKPD/Unit Kerja

1) Daftar Kepemilikan Kartu TASPEN2) Daftar Nama Pejabat Struktural3) Daftar Nama Pejabat Fungsional4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)6) Buku Penjagaan KGB PNS7) Daftar Kepemilikan KARIS / KARSU8) Daftar Kepemilikan KARPEG9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan

(ASKES)10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Lainnya16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Sekian

&Terima Kasih