Post on 12-Mar-2019
Perencanaan &
Pengendalian Produksi
Sistem Perencanaan & Pengendalian Produksi
Pertemuan 2
Khamaludin, ST, MT
Sistem Perencanaan
dan Pengendalian Produksi
Perencanaan biasanya dibagi kedalam beberapa bentuk
sesuai dengan waktunya yaitu perencanaan jangka panjang,
jangka menengah dan jangka pendek.
Perencanaan Jangka Panjang
Perencanaan produksi jangka panjang biasanya melihat 5
tahun atau lebih kedepan.
Jangka waktu terpendeknya adalah ditentukan oleh berapa
lama waktu yang dibutuhkan untuk mengubah kapasitas
yang tersedia.
Hal ini meliputi waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan
desain dari bangunan dan peralatan prbrik yang baru
konstruksinya, instalasinya, dan hal-hal lainnya sampai
fasilitas baru tersebut siap dioperasikan.
Perencanaan Jangka Panjang
Perencanaan produksi jangka panjang dibuat dengan sangat
mempertimbangkan ramalan kondisi umum perekonomian
dan kependudukan, situasi politik dan sosoal, perubahan
teknologi, dan perilaku pesaing, dimana semua faktor
tersebut akan dievakuasi dampaknya terhadap aktivitas
perusahaan.
Perencanaan Jangka Panjang
Secara singkat, perencanaan produksi jangka panjang
adalah berhubungan dengan efek apa yang akan muncul di
masa mendatang terhadap tujuan sistem dan tindakan apa
yang diperlukan dalam menyesuaikan terhadap perubahan
tersebut, misalnya dengan pengembangan produk baru,
pelayanan yang lebih baik, teknologi proses yang baru dan
lokasi baru.
Semua aktifitas tersebut saling berhubungan dan harus
dipastikan masing-masing layak dan kompatibel. Yang
termasuk kedalam aktifitas perencanaan jangka panjang
adalah :
Peramalan Bisnis
o Merupakan awal dari rencanan jangka panjang yang
memperhitungkan keseluruhan kondisi lingkungan seperti
politik, sosial, ekonomi, teknologi dan persaingan usaha.
o Biasanya disiapkan oleh perencana ekonomi, peneliti
usaha, bagian marketing dan atau top management.
o Hasil dari rencana ini adalah keputusan mengenai
permintaan tahunan yang diantisipasi oleh kelompok
produk termasuk peramalan permintaan produk yang akan
diproduksi pada masa datang.
Peramalan Bisnis
o Merupakan dasar untuk membuat perencanaan produk
dan penjualan, rencana bisnis dan rencana produksi
bersamaan dengan Tujuan perusahaan.
o Philosophy perusahaan akan menyiratkan pandangan
perusahaan terhadap daya saing. Yang menjadi perhatian
adalah :
Produk yang dibuat
Perlakuan terhadap pelanggan
Pasar
Pengembangan sumberdaya manusia
Teknologi produksi
Cara penyaluran / distribusi
Peramalan Bisnis
o Daya saing perusahaan biasanya dilihat dari :
Kualitas
Harga
Variasi produk
Pengiriman
Pelayanan purna jual
Atau kombinasi nya
Peramalan Bisnis
o Analisa untuk daya saing biasanya akan menyingkap
kelamahan dari pesainnya dan akan menjadi dasar
manajemen untuk mengambil keputusan mengenai area
yang perlu untuk ditingkatkan.
Perencanaan produk dan penjualan
o Perencanaan produk merupakan bagian dari perencanaan
jangka panjang karena akan menentukan siklus hidup
suatu produk sampai saatnya produk tersebut tidak bisa
diproduksi atau digunakan.
o Memperhatikan beberapa hal seperti :
Variasi produk yang akan dibuat
Pasar yang akan di layani (termasuk target populasi dan
kondisi geografi)
Tingkat permintaan dari tiap2 produk yang dibuat
Perencanaan produk dan penjualan
o Perencanaan produk dan penjualan akan menjawab
pertanyaan :
Produk apa yang akan dibuat?
Pelanggan yang akan dilayani?
Kualitas dan harga seperti apa yang akan ditawarkan?
Perkiraan siklus hidup produk berapa lama? Sekarang
posisi?
Bagaimana cara memulai dan mengakhiri produk
tersebut?
Perencanaan produk dan penjualan
o Siklus hidup suatu produk ditentukan oleh beberapa hal
dibawah ini dan bagaimana strategi untuk menghadapinya.
Ditentukan oleh kondisi sosial, ekonomi, penerimaan
masyarakat, dan tingkat persaingan teknologi serta inovasi
produk
Kebanyakan produk baru akan mengalami perubahan
pada tahap pengembangan design dan permintaan juga
akan rendah pada tahap awal.
Rendahnya permintaan dan banyaknya variasi akan
mempengaruhi kapasitas dan proses dibandingkan
dengan permintaan yang tinggi dengan variasi yang
sedikit.
Perencanaan produk dan penjualan
Pada tahap ke 2 biasanya dibuat dengan sistem produksi
job shop, pada tahap selanjutnya jika variasi dan jumlah
produk sudah lebih stabil akan berpindah ke sistem
produksi Flow Shop/ Batch Flow
Tahap kedua yang terpenting adalah harga produk dan
ketersediaannya karena sudah mulai dikenal oleh pasar
Tahap ketiga produk sudah mulai menjadi komoditas, dan
persaingan murni dari harga produk
Tahap keempat persaingan akan kembali kepada harga
dan ketersediaan produk.
Perencanaan produk dan penjualan
o Merujuk pada keputusan berapa banyak produk akan
ditawarkan dan pasar yang akan diambil
o Hal ini merupakan komitmen tertulis dari tujuan
perusahaan
o Biasanya akan sulit dirubah dalam waktu dekat untuk
merubahnya
Perencanaan Produksi
o Menggunakan peramalan dari rencana penjualan dan
produk.
o Nilai hasilnya biasanya lebih spesifik biasanya dalam
bentuk ton, barrels, yards, dollars atau standar produksi
perjam lainnya.
o Kespesifikan line harus dijelaskan dalam rencana ini dan
sangat tergantung dari alat yang digunakan untuk
memproduksi produk tersebut
o Perencanaan produksi merupakan penjelasan dari rencana
jangka panjang dan menengah dan akan menjadi dasar
dari rencana jangka menengah
Perencanaan Sumberdaya
o Biasanya akan berhubungan dengan perencanaan produk,
penjualan dan produksi.
o Yang dimaksud sumberdaya disini adalah sumberdaya
manusia, mesin dan fasilitas.
Perencanaan Keuangan
o Seluruh rencana tersebut diatas secara berkala akan
membutuhkan sumberdaya tambahan yang akhirnya akan
berujung pada keuangan
o Operasional akan membutuhkan modal kerja dan
penjualan akan membuat pemasukkan.
o Kemampuan keuangan perusahaan untuk menjalankan
rencana jangka panjang harus diverifikasi.
o Setelah ketersediaan sumberdaya dipastikan maka
langkah selanjutnya adalah pembuatan komitmen untuk
perencanaan produksi.
Perencanaan Jangka Menengah
Seperti namanya maka panjang atau periode perencanaan
ini akan lebih pendek dari jangka panjang, biasanya antara 5
tahun atau juga bisa satu tahun, tergantung dengan jenis
usaha dan produknya.
Perencanaan agregat mempunyai horison perencanaan
antara 1 sampai 12 bulan, dan dikembangkan berdasarkan
kerangka yang telah ditetapkan pada perencanaan produksi
jangka panjang.
Perencanaan Jangka Menengah
Perencanaan agregat didasarkan pada peramalan
permintaan tahunan dari bulan kebulan dan sumber daya
produkriv yang ada (jumlah tenaga kerja, tingkat persediaan,
biaya produksi, jumlh suplier dan subkontraktor), dengan
asumsi kapasitas produksi relatip tetap. Yang termasuk
dalam perencanaan ini adalah ;
Perencanaan Jangka Menengah
Manajemen Permintaan
o Fungsinya untuk menjelaskan permintaan agregat
o Yang termasuk didalamnya adalah :
Peramalan
Pesanan yang diterima
Pesanan dari Gudang cabang
Pesanan dari dalam
Promosi khusus
Kebutuhan nilai aman persediaan
Perbaikan pelayanan
Perencanaan Jangka Menengah
o Promosi khusus biasanya menjadi jembatan antara
periode permintaan tinggi dan rendah
o Nilai keluaran dari manajemen permintaan biasaya jumlah
permintaan berdasarkan jangka waktu dan di kelompokkan
berdasarkan produk
Perencanaan Jangka Menengah
MPS (master production schedule)
o Merupakan rencana berdasarkan waktu terhadap barang
yang akan diproduksi dan jumlahnya
o Merupakan komitmen untuk memenuhi kebutuhan
marketing dengan menggunakan kapasitas produksi
o Harus disetujui oleh bagian Pembelian, Produksi, maketing
dan top manajemen.
Perencanaan Jangka Menengah
MPS (master production schedule)
o Mencakup segala sesuatu dari saat sekarang hingga 1 ~
18 bulan kedepan.
o Bisa digunakan sebagai sumber rencana jangka pendek
dan jangka menengah
Perencanaan Jangka Menengah
Perencanaan Kapasitas Kasar (Rough Cut Capacity
Planning)
o Digunakan sebagai dasar manajemen dalam memeriksa
kemampuan suatu organisasi menjalankan rencana,
sebelum menyetujui rencana produksi dan MPS.
o Termasuk didalamnya :
Menentukan modal kerja yang cukup akan tersedia
untuk memenuhi kebutuhan cash flow
Memeriksa kecukupan fasilitas dan peralatan produksi
dari segi kapasitas
Perencanaan Jangka Menengah
Perencanaan Kapasitas Kasar (Rough Cut Capacity
Planning)
Menilai bahwa vendor memiliki kapasitas yang sesuai
dengan kebutuhan dan bisa berkomitmen dengan
kapasitas tersebut.
Jika tidak ditemukan kapasitas yang sesuai maka MPS
harus disesuaikan dengan batasan kapasitas.
Perencanaan Jangka Menengah
MRP (Material Requirement Planning)
o Langkah awal MRP dimulai dengan hal-hal yang terdaftar
di MPS dan menetapkan :
Jumlah komponen dan material yang dibutuhkan untuk
membuat produk tersebut
Tanggal dibutuhkannya material dan komponen tersebut
o Tahap akhir MRP adalah dengan mengeluarkan BOM (bill
of material) dan mengimbangi kebutuhan dengan lead time
yang sesuai.
Perencanaan Jangka Menengah
CRP (Capacity Requirement Planning)
o Langkah yang didapat dari MRP akan digunakan
bersamaan dengan data lain untuk menentukan kapasitas
yang dibutuhkan untuk membuat produk yang disebutkan
dalam MRP tersebut.
o Kebutuhan kapasitas akan dibandingkan dengan kapasitas
yang tersedia
Perencanaan Jangka Menengah
CRP (Capacity Requirement Planning)
o Jika ada masalah maka wajib untuk dibuat perubahannya/
disesuaikan dengan kebutuhan dengan cara menambah
jam kerja (lembur), mengkaji ulang urutan produksi, dan
memberikan sebagian pekerjaan pada perusahaan lain
(subcontract)
o Jika kapasitas yang tersedia tidak cukup walaupun sudah
melakukan perubahan/ penyesuaian, à merubah schedule
(marketing, planning dan produksi)
o Perubahan MPS akan menyebabkan MRP harus
dijalankan ulang dan hasilnya akan digunakan untuk
membuktikan kapasitas masih cukup.
Perencanaan Jangka Pendek
Perancanaan produksi jangka pendek mempunyai horison
perencanaan kurang dari 1 bulan, dan bentuk
perencanaannya adalah berupa jadwal produksi.
Tujuan dari jadwal produksi adalah menyeimbangkan
permintaan aktual (yang dinyatakan dengan jumlah pesanan
yang diterima) dengan sumber daya yang diterima) dengan
sumber daya yang tersedia (jumlah departemen waktu shif
yang tersedia, banyaknya operator, tingkat persediaan yang
dimiliki dan peralatan yang ada ), sesuai batasan-batasan
yang ditetapkan pada perencanaan agregat. membuktikan
kapasitas masih cukup.
Perencanaan Jangka Pendek
Perencanaan produksi akan melibatkan banyak faktor,
seperti bahan baku, mesin / peralatan, tenaga kerja, dan
waktu dimana kesemua factor tersebut harus sesuai dengan
kebutuhan yang direncanakan dalam mencapai target
produksi tertentu yang didasarkan atas perkiraan.
Masing-masing faktor tersebut tidak harus direncanakan
sendiri-sendiri sesuai dengan keterbatasan yang ada pada
masing-masing faktor yang dimiliki perusahaan, tetapi
rencana tersebut harus dibuat dengan mengacu pada satu
rencana terpadu untuk produksi.
Terpadu
Perencanaan Jangka Pendek
Rencana produksi tersebut juga harus terkait dengan
rencana-rencana lain yang berpengaruh langsung terhadap
rencana produksi, seperti pemeliharaan, rencana tenaga
kerja, rencana pengadaan material, dan sebagainya.
Keterpaduan ini tidak hanya secara horisontal saja, tetapi
juga secara vertikal.Hal ini berarti rencana jangka pendek
harus mengacu pada rencana jangka menengah dan
rencana jangka menengah harus terpadu dengan rencana
jangka pnjang, demikian juga sebaliknya.
Terpadu
Perencanaan Jangka Pendek
Perencanaan produksi disusun untuk satu periode tertentu
yang merupakan masa berlakunya rencana tersebut.
Setelah habis masa berlakunya, maka harus dibuat rencana
baru untuk periode waktu berikutnya lagi.
Rencana baru ini harus dibuat berdasarkan hasil evaluasi
terhadap rencana sebelumnya, apa yang sudah dilakukan
dan apa yang belum dilakukan, apa yang telah dihasilkan
dan bagaimana perbandingan hasilnya dengan target yang
telah ditetapkan.
Berkelanjutan
Perencanaan Jangka Pendek
Dengan demikian, rencana baru tersebut haruslah
merupakan kelanjutan dari rencana yang dibuat sebelumnya.
Berkelanjutan
Perencanaan Jangka Pendek
Selama pelaksanaan produksi, realisasi dari rencana
produksi akan selalu dimonitor untuk mengetahui apakah
terjadi penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan.
Untuk mengetahui ada tidaknya penyimpangan , maka
rencana produksi harus menetapkan suatu nilai yang harus
diukur, sehingga dapat digunakan sebagai dasar untuk
menetapkan ada tidaknya penyimpangan.
Terukur
Perencanaan Jangka Pendek
Nilai-nilai tersebut dapat berupa target produksi yang bias
dinyatakan dalam satuan unit produk, kilogram, lusin dan
lain-lain. Jika dalam realisasinya nanti tidak memenuhi target
produksi, maka kita dengan mudah dapat mengukur berapa
besar penyimpangan tersebut, sehingga hasilnya dapat
dipakai sebagai bahan pertimbangan menyusun rencana
berikkutnya.
Terukur
Perencanaan Jangka Pendek
Rencana produksi yang dibuat harus disesuaikan dengan
kondisi yang ada di perusahaan, sehingga target yang
ditetapkan merupakan nilai yang realistic untuk dapat dicapai
dengan kondisi yang dimiliki perusahaan pada saat rencana
tersebut dibuat.
Jika rencana produksi dibuat secara muluk-muluk tanpa
memperhitungkan kondisi yang ada padaperusahaan, maka
perencanaan yang dibuat tidak akan ada gunanya karena
target produksi yang ditetapkan sudah pasti tidak akan dapat
dicapai.
Realistik
Perencanaan Jangka Pendek
Selain itu, kita tidak akan dapat mengetahui penyimpangaqn
pelaksanaanya karena pelaksanaanya tidak akan pernah
tepat sesuai dengan rencana. Dengan membuat rencana
yang realistik, maka akan dapat memotivasi pelaksana
uuntuk berusaha mencapai apa yang telah disusun pada
rencana tersebut.
Realistik
Perencanaan Jangka Pendek
Perencanaan produksi harus dibuat berdasarkan informasi-
informasi yang akurat tentang kondisi internal dan eksternal
sehingga angka-angka yang dimunculkan dalam target
produksi dapat dipertanggungjawabkan.
Kesalahan dalam membuat perkiraan nilai parameter
produksi akan berakibat fatal terhadap rencana produksi
yang disusun.
Demikian perhitungan yang dilakukan dalam penetuan nilai
variabel produksi berdasarkan nilai parameter produksi
harus dilakukan seteliti mungkin, sehigga tidak akan terjadi
kesalahan yang sama.
Akurat
Perencanaan Jangka Pendek
Meskipun rencana produksi harus dibuat serealistis mungkin,
hal ini bukan berarti rencana produksi harus menetapkan
target yang dengan mudah dapat dicapai.
Rencana produksi yang baik harus menetapkan target yang
dengan mudah dapat dicapain dengan usaha yang sungguh-
sungguh.
Perencanaan dan pengendalian jangka pendek akan
memerlukan prioritas dan kapasitas.
Menantang
Perencanaan Jangka Pendek
Pengendalian Prioritas hanya bisa dicapai dengan
membandingkan kegiatan produksi dengan pengawasan
pembelian.
Pengendalian kapasitas dapat dilakukan dengan mengawasi
hasil input/ output. Yang termasuk didalam perencanaan ini
adalah :
Menantang
Perencanaan Jangka Pendek
o Merupakan pernyataan susunan barang yang akan
diproduksi
o Assembly to Order à dinyatakan dengan janji pada
pelanggan
o Assembly to stock à merupakan komitmen untuk jumlah
beberapa macam produk yang akan di stock pada
akhirnya
Final Assembly Schedule (FAS)
Perencanaan Jangka Pendek
o Penyelesaian dari MPS, RCCP, MRP dan CRP diproses
dengan membuat jadwal kebutuhan yang masih berada
didalam batasan kapasitas dan akan menghasilkan
rencana penyelesaian order.
o Penyelesaian order harus mengawasi WIP, lead time dan
aliran kerja di pabrik
Perencanaan dan Pengendalian I/O
Perencanaan Jangka Pendek
o Yang menjadi bagian PAC adalah :
Pengendalian I/O
Urutan Order à sesuai dengan prioritas
Laporan kinerja à dibandingkan dengan rencana dan
prioritas
Menentukan langkah perbaikan yang tepat
Pengawasan Aktifitas Produksi (PAC)
Perencanaan Jangka Pendek
o Perencanaan dan pengendalian barang yang akan dibeli
sama pentingnya
o Menimbang hubungan jangka panjang dengan vendor
yang berkualitas
o Kapasitas vendor akan sangat penting
Perencanaan dan Pengendalian Pembelian
Skema kegiatan perencanaan
Daftar Pustaka
1. Fogarty, Donald W., Johan H. Blackstone and Thomas R.
Hoffman, 1991, Production & Inventory Management,
Ohio : South-Western Publishing Co.
2. Bedworth, D., Integrated Production Control Systems,
1982, New York, John Willey & Sons Inc.
3. Oden, H.W. Handbook of Material and Capacity
Requirement Planning. McGraw Hill, 2001.
4. Sipper & Bulfin, Jr. Production Planning, Control, and
Integrations. McGraw Hill, 2007.
Daftar Pustaka
5. Gasperz, Vincent, Production Planning and Inventory
Control, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1998.
6. Gaspersz, Vincent, Production Planning & Inventory
Control Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi
MRP II dan JIT menuju Manufacturing 21, Jakarta :
PT.Gramedia Pustaka Utama, 2004
Thanks!!!