Post on 30-Jan-2018
Pengantar Administrasi Perkantoran
BAHAN AJAR KURIKULUM 2013
SEKOLAH MENENGAH KEJURUHAN
PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Disusun oleh
Novita Ardiani (120412423420)
PRODI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
November 2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat serta hidayah-Nya, sehingga dapat menyelesaikan penyusunan modul yang berjudul
‖pengantar administrasi perkantoran Perkantoran‖. Modul ini disusun guna memenuhi tugas
matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.
Mengacu pada kurikulum 2013 modul ini diberisi materi pembelajaran pembekalan
peserta didik dengan pengetahuan, keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang
dikuasai secara kongkrit dan abstrak, dan sikap sebagai makhluk yang mensyukuri anugerah
alam semesta yangdikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab.
Tidak lupa ucapan terimakasih kepada Bapak Mohammad Arief selaku dosen
pengampu matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang telah
membimbing sehingga dapat menyelesaikan modul ini, dan juga kepada semua pihak yang
membantu dalam menyelesaikan modul ini.
Saya menyadari bahwa modul ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu,
kami mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca, guna menyempurnakan modul ini.
Malang, November 2014
Penyusun
DAFTAR ISI
KataPengantar ...................................................................................................i
Daftar Isi ............................................................................................................ii
Petunjuk Belajar ................................................................................................ 1
Kompetensi Inti ..................................................................................................
Kompetensi Dasar ..............................................................................................
Materi Pembelajaran .........................................................................................
Informasi Pendukung ........................................................................................
Paparan Isi Materi .............................................................................................
A. Pengertian fasilitas kantor .......................................................................
B. Pengadaan fasilitas kantor .......................................................................
C. Contoh fasilitas kantor ............................................................................
D. Lingkungan kantor ..................................................................................
E. Tata letak fasilitas kantor ........................................................................
Latihan ................................................................................................................
A. Pilihan Ganda ...........................................................................................
B. Essay ........................................................................................................
Tugas dan Langkah Kerja ................................................................................
Penilaian..............................................................................................................
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK NEGERI 2 JOMBANG
KELAS : X
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PETUNJUK BELAJAR
Bacalah petunjuk belajar ini dengan cermat dan pahamilah isi materi agar
memudahkan pembaca dalam proses pembelajaran. Adapun langkah-langkah peserta
didik yang harus tempuh:
a. Bacalah dengan cermat isi materi pada setiap kegiatan, rencanakan kegiatan belajar,
kerjakan tugas belajar, serta menjawab pertanyaan tes dan sesuaikan jawaban Anda
dengan jawaban pada kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai Anda mencapai
hasil belajar yang diharapkan.
b. Bacalah daftar pertanyaan dengan cermat pada cek kemampuan sebagai pengukur
sejauh mana Anda memahami bahan ajar ini. Lakukan ini pada awal dan akhir
pembelajaran agar mengetahui penguasaan Anda terhadap materi sebagai
pencapaian keberhasilan Anda belajar.
c. Diskusikan dengan sesama peserta didik yang lain apa yang telah Anda cermati
untuk pencapaian tujuan belajar. Apabila kurang paham, tanyakan pada
guru/pendidik.
d. Dalam proses pembelajaran ini, Anda akan belajar mengoperasikan Microsoft Excel
diharapkan pemahaman bahan ajar harus belajar bersamaan dengan praktikumnya.
e. Bila pada proses pembelajaran Anda menemukan kesulitan, diskusikanlah dengan
peserta didik lainnya atau tanyakan pada guru/pendidik.
KOMPETENSI INTI
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif)
dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan
bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam
serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam
ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang
spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
KOMPETENSI DASAR
3.8. Mengidentifikasikan fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya
4.6 Menggambar tata letak fasilitas dan lingkungan kantor
MATERI PEMBELAJARAN
Pengertian fasilitas kantor
Pengadaan fasilitas kantor
Contoh fasilitas kantor
Lingkungan kantor
Tata letak fasilitas kantor
INFORMASI PENDUKUNG
Siswa diwajibkan membawa laptop atau pembelajaran dilaksanakan di ruang kelas.
Guna memperdalam pengetahuan tentang fasilitas dan lingkungan kantor serta
penataannya. Membawa laptop guna memperluas pengetahuan tentang fasilitas dan
lingkungan kantor serta penataannya melalui internet dan sosial media lainnya, karena
kelas sudah tersedia wifi dan tidak terpacu dengan guru.
Setelah mempelajari pembelajaran fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya
dalam modul ini peserta didik diharapkan dapat:
1) Menguasai pengertian fasilitas kantor.
2) Menjelaskan pengadaan fasilitas kantor.
3) Menyebutkan contoh contoh fasilitas kantor.
4) menguasai pengertian lingkungan kantor.
5) menjelaskan tata letak ruang kantor.
PAPARAN ISI MATERI
Fasilitas kantor
Pengertian Fasilitas Adalah segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan
pelaksanaan suatu usaha. Sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan suatu
usaha tersebut biasanya berupa benda – benda atau uang. Jenis – jenis fasilitas
Fasilitas dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fasilitas fisik dan fasilitas uang. Fasilitas
fisik adalah segala sesuatu yang berupa benda atau yang dapat dibendakan, yang
mempunyai peranan dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha fasilitas fisik
dapat disebut juga dengan fasilitas materiil. Karena fasilitas ini dapat memebrikan
kemudahan dan kelancaran bagi suatu usaha dan biasanya diperlukan sebelum suatu
kegiatan berlangsung. Fasilitas uang adalah segala sesuatu yang dapat memberi
kemudahan suatu kegiatan sebagai akibat dari ―nilai uang‖.
Pengelolaan Fasilitas bertujuan untuk :
1. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan secara
hati-hati dan seksama.
2. Mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien
3. Mengupayakan pemeliharaan sarana dan pra sarana agar siap pakai apabila
diperlukan
4. Membantu personil dalam memberi layanan secara profesional dalam bidang
sarana dan pra sarana.
5. Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja personil.
Pengertian sarana Sarana adalah segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu kegiatan/
aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang yang bergerak
maupun barang tidak bergerak.
Pengertian Kantor
Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata
usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas
lainnya.
Sarana yang terkait dalam suatu kantor adalah :
a. Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:
a. Faktor lingkungan tetangga.
1. Faktor dekat.
2. Faktor harga.
3. Faktor dekat labour market.
4. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
5. Faktor keamanan.
b. Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.
c. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-
laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang
mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk
menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin
tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam
ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan,
mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur
kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
Prinsip – prinsip manajemen fasilitas kantor :
a. Prinsip pencapaian tujuan : berhasil bilamana fasilitas selalu siap pakai
setiap saat bila akan digunakan.
b. Prinsip efisiensi : kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai
dengan juknis penggunaan dan pemeliharaan.
c. Prinsip administratif : pengelolaan fasilitas memperhatikan undang-undang
(UU), peraturan, instruksi dan pedoman yang berlaku.
d. Prinsip kejelasan tanggung jawab : perlu kejelasan tugas dan
tanggungjawab personil
e. Prinsip kekohesifan : manajemen fasilitas hendaknya dapat terealisasikan
dalam bentuk proses kerja yang kompak dan baik.
6. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan
pengadaan fasilitas adalah sebagai berikut :
a. Cara melakukan perencanaan fasilitas
b. Kapan perencanaan fasilitas
c. Prosedur perencanaan fasilitas
d. Analisis kebutuhan fasilitas
7. Jenis – jenis pengadaan fasilitas meliputi :
a. Cara pengadaan fasilitas dengan lelang, penunjukan langsung, membeli,
membuat sendiri, menerima hibah.
8. Pengaturan fasilitas Kegiatan setelah fasilitas diadadakan dan tiba di kantor
adalah menyimpan atau meletakkan ditempat yang aman agar tetap
terpelihara. Suatu prinsip yang perlu diketahui bahwa kemudahan pengaturan
fasilitas dipengaruhi oleh :
a. Banyaknya alat untuk tiap macam
b. Banyaknya ruangan
9. Penyimpanan
Menyimpan adalah meletakkan atau menaruh di tempat yang aman. Gudang
adalah ruangan tertentu yang digunakan untuk menyimpan barang
perlengkapan. Gudang ada macam-macam jenisnya. Yaitu gudang tertutup,
terbuka dan campuran. Sarana gudang dibedakan menjadi sarana teknis dan
administrasi. Sarana teknis : rak gudang, rak tertutup, alas kisi (pallet), forklift
truk (bila sangat diperlukan)
Sarana administrasi : surat pengantar, formulir, berita acara.
10. Pemeliharaan fasilitas kantor
Tujuan pemeliharaan
a. Agar fasilitas / barang dapat bertahan lama
b. Untuk menjaga keselamatan barang agar tetap aman
c. Agar barang tersebut dapat digunakan seefisien mungkin dan seefektif
mungkin
d. Untuk melatih agar bertanggung jawab bagi si pemakai maupun petugas
pemeliharaan.
Fungsi pemeliharaan
a. Menjaga agar barang tetap dalam keadaan baik dan utuh
b. Agar setiap saat dapat segera digunakan sampai batas umurnya
c. Untuk membedakan pemanfaatan barang yang masih bisa dipakai dan
barang yang sudah rusak.
Pengertian Pengadaan Fasilitas
Pengadaan adalah kegiatan menyediakan semua keperluan barang/ benda/ jasa
bagi keperluan pelaksanaan tugas. Pengadaan fasilitas meliputi: tanah,
bangunan, perabot, alat kantor/ buku dan kendaraan.
1. Pengadaan Tanah
Cara pengadaan: membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar.
a. pengadaan tanah dengan cara membeli:
1. Menyusun Panitia
2. Menetapkan tugas panitia: menetapkan syarat – syarat tanah yang akan dibeli
(lokasi tanah), meneliti surat – surat tanah yang akan dibeli, mendapatkan
penawaran harga, memperhatikan perencanaan tata kota, mendapatkan bukti
pembebasan tanah, menyaksikan pembayaran.
3. Memperhatikan syarat – syarat tanah yang akan dibeli misal bebas banjir,
fasilitas listrik, air, transport, kondisi lingkungan dan perkembangan.
4. Penyelesaian pembelian tanah
- Membentuk panitia pembebasan tanah (agraria, Pem- Da, PU, Camat, kades)
- Penanda tanganan akte jual beli tanah di depan notaris PPAT atau Camat
setempat.
- Pembayaran dilakukan melalui KPN setempat.
- Menyelesaikan sertifikat.
b. Pengadaan tanah dengan cara menerima hibah
Hibah dapat berasal dari pemerintah dan swasta/ seseorang.
- Panitia penerima hibah tanah, anggotanya terdiri dari agraria, pemda, dinas PU,
dan dari Depdiknas.
- Panitia mengadakan penelitian kemungkinan kelayakan atas penerimaan hibah.
- Serah terima dilakukan dengan akte serah terima hibah yang dibuat Notaris
PPAT.
- Kepala satuan kerja menyelesaikan sertifikat tanah pada Dinas Agraria setempat.
a. Pengadaan tanah dengan cara menerima hak pakai
Dari pemerintah pusat atau pemerintah daerah disertai dengan surat keputusan dari
pemerintah yang bersangkutan dengan satuan berita acara serah terima.
b. Dengan cara penukaran tanah
Karena tanah / bangunan dipandang tidak memnuhi fungsinya lagi maka dapat
diusulkan untuk ditukar dengan tanah dilokasi lain. Pengusulan pada Mentri
Diknas yang dilampiri alasan, taksiran harga tanah lama dan baru. Mentri
keuangan kemudian menyetujui, apabila harga disepakati kemudian membuat
akte tanah.
2. Pengadaan Bangunan
Cara pengadaan: membangun baru, membeli, menyewa, menerima hibah
a. Membangun Baru
1) Pengertian membangun baru adalah mendirikan bangunan baru dapat berarti
memperbaharui (rehabilitasi/ renovasi), memperluas dan mengubah dengan
cara membongkar seluruh bangunan gedung atau sebagian gedung.
2) Lingkup kegiatan membangun baru terdiri dari kegiatan perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan lapangan.
a) Kegiatan Perencanaan meliputi kegiatan (1) Persiapan perencanaan: penyusunan
jadwal kerja, pembentukan organisasi, pengendalian dan pengawasan
pembangunan, mengadakan pembebasan tanah sesuai dengan fungsi bangunan
dan perencanaan tata kota/ daerah, menyiapkan data pengukuran tanah secara
rinci dan teliti. (2) Desain skematik meliputi: rencana situasi secara
keseluruhan, rencana denah, potongan dan tampak, perspektif interior dan
eksterior, penjelasan dasar perencanaan; (3) rencana akhir merupakan hasil
pengembangan perencanaan dari desain skematik dengan luas dan perkiraan
biaya yang telah disesuaikan dengan dana yang tersedia.
b) Pelaksanaan
Pelaku dalam pelaksanaan pengadaan banguan baru adalah kontraktor dan
pengawas/ direksi lapangan. Kontraktor akan menyelenggarakan pelaksanaan
pekerjaan fisik. Pengawas/ direksi lapangan mengadakan pengawasan terhadap
pelaksanaan pekerjaan tersebut.
c) Pengawasan lapangan
Menyelenggarakan kegiatan pengawasan di lapanagn yang menyangkut
pengendalian kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu penyelesaian.
b. Membeli bangunan
1) Pada prinsipnya membeli banguan yang sudah jadi termasuk tanahnya tidak
diperbolehkan tetapi dalam hal – hal yang luar biasa dapat diusulkan kepeda
Menteri keuangan dan Bappenas dengan disertai alasan yang kuat.
2) Setelah ada persetujuan dan dananya tersdia, penawaran harga dari pemilik perlu
diajukan kepada panitia pembebasan tanah setempat.
3) Apabila harga penawaran dan harga taksiran panitia sudah disepakati, maka akte
jual beli langsung diselesaikan di depan notaris/ PPAT dan balik nama
sertifikat tanah.
c. Menyewa bangunan
1) Apabila diperlukan, misal untuk gedung sekolah, kantor. Suatu instansi
diperkenankan menyewa bangunan atas persetujuan pejabat yang berwenang
menurut peraturan.
2) Anggaran untuk membayar sewa bangunan sudah tersedia.
3) Untuk dapat melaksanakan penyewaan bangunan berlaku ketentuan – ketentuan
pengadaan dengan cara penunjukan langsung.
4) Setelah ditetapkan sewanya, dibuat surat penjanjian antara pihak penyewa
dengan pihak yang menyewakan.
d. Menerima hibah
1) Departemen Pendidikan Nasional dapat meneriima hibah bangunan berikut
tanahnya dari pihak lain (pemerintah daerah/ swasta).
2) Serah terima dilakukan dengan Notaris PPAT setempat dan dilaporkan kepada
Menteri Pendidikan Nasional.
3. Pengadaan Perabot
a. Menurut buku pedoman umum pengelolaan perlengkapan yang dimaksud
dengan perabot adalah barang yang berfungsi sebagai tempat duduk, tempat
menulis, tempat istirahat, tempat penyimpanan alat/ atau bahan.
b. Cara pengadaan dengan membeli, membuat sendiri menerima bantuan dan
menyewa.
c. Proses pengadaan
1) Membeli. Perabot – perabot yang akan dibeli harus memenuhi syarat – syarat
yang sudah ditentukan, misal ukurannya anatomi, teknik konstruksi, dan harga
standar.
2) Membuat sendiri. Perabot sekoalah yang dibuat sendiri dimungkinkan hanya
dalam rangka praktek serta disesuaikan dengan dana dan kemampuan yang
tersedia.
3) Menerima bantuan/ hibah. Perabot yang dihibahkan dapat berasal dari
seseorang/ donatur. Penyerahan bantuan harus bersifat sukarela, tidak
mengikat dan dilaksanakan dengan perjanjian.
4. Pengadaan Alat Kantor
a. Pengertian
Yang dimaksud dengan alat kantor adalah alat – alat yang biasanya digunakan
di kantor seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, alat – alat lain yang
menunjang kegiatan perkantoran.
b. Cara pengadaan
Pengadaan alat kantor dapat dilakukan dengan membeli secara serentak atau
membeli sendiri dan menerima batuan/ hadiah/ hibah.
1. Membeli alat kantor dapat dilakukan tanpa lelang atau dengan lelang.
2. Mengikuti tatacara atau peraturan – peraturan yang berlaku.
3. Untuk alat – alat laboratorium IPA perlu melalui penawaran dengan
prototipenya.
Lingkungan kantor
1. Lingkungan Fisik Kantor
Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam
lingkungan kantor.
a) Persyaratan lingkungan fisik Kantor
Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor
adalah sebagai berikut:
Kebersihan
Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di
lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya.
Luas Ruang Kantor
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai,
minimal (3,7 meter persegi)
Suhu Udara
Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16
derajat celcius.
Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam
ruang kerja.
Penerangan Cahaya
Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja,
sedangkan peralatan
Fasilitas Kesehatan
Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara
kebersihannya.
Fasilitas Cuci
Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk
disediakan seperlunya.
Air Minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau
tempat penampungan khusus.
Tempat Pakaian
Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.
Tempat Duduk
Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran
kaki.
Lantai, Gang, Dan Tangga
Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan
untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar.
Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang
memakainya harus terlatih.
Beban Berat
Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban
berat yang dapat menyebabkan kecelakaan.
Pertolongan Pertama
Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat – obatan sebagai pertolongan
pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat
bekerja.
Penjagaan Kebakaran
Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu
lonceng ataupun alarm.
Pemberitauan Kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen pegawai lebih
dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib.
b) Pentingnya Lingkungan fisik kantor
Mempengaruhi kesehatan pegawai (pengaruh penerangan yang jelek terhadap
penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak orang terhadap
semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan)
Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor (penerangan) yang jelek mengakibatkan
kesalahan – kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan, dan ventilasi yang jelek
dapat menimbulkan kekacauan (Moekijat,1997).
2. Lingkungan Social Kantor
Lingkungan social kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang
terlibat dalam kantor. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan
menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya
dikenal dengan komunikasi administrasi atau komunikasi organisasi.
Ditinjau dari sasaran komunikasi dan tujuannya dapat dibedakan menjadi:
Komunikasi Formal
Komunikasi ini dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa apapun
istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. Situasi
formal misalnya pada rapat, seminar, lokakarya, pembelajaran di kelas, dll.
Komunikasi Informal
Komunikasi informal terjadi dalam hubungan keseharian baik antar sejawat
maupun dengan bawahan
Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal yang terjadi antar pihak lembaga kantor dengan pihak –
pihak diluar lembaga kerja. Atau dengan kata lain sebagai hubungan lembaga
dengan mitra kerja.
Komunikasi Internal
Komunikasi ini menunjuk pada komunikatornya maksudnya orang – orang yang
terlibat masih dalam lingkup satu kantor.
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi,
contohnya hubungan antar rector dengan karyawan, rector dengan para dosen,
direktur dengan cleaning service.
Komunikasi Horizontal
Merupakan komunikasi yang terjadi antar teman sejawat. Contoh lain antar dekan
di lingkungan PT. antar ketua jurusan di lingkungan fakultas.
Tata Letak
A. Pengertian Tata Letak
Tata letak merupakan satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah
operasi jangka panjang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata
letak menentukan daya saing perusahaan dalam hal kapasitas, proses, fleksibilitas,
dan biaya, serta kualitas kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak
yang efektif dapat membantu mencapai sebuah strategi yang menunjang
diferensiasi, biaya rendah, atau respons cepat.
Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang
memenuhi kebutuhan persaingan perusahaan.
Dalam semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk
mencapai:
• Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi.
• Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.
• Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih
aman
• Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik.
• Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letakakan
perlu diubah).
B. Tipe-Tipe Tata Letak
Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan
informasi di dalam dan antar-wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam
pendekatan telah dikembangkan.
Ada enam pendekatan tata letak :
1) Tata letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek
yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan
gedung.
2) Tata letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi
dengan volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job shop",
atau produksi terputus).
3) Tata letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan
ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi.
4) Tata letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas
perilaku pelanggan.
5) Tata letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan
sistem penanganan bahan.
6) Tata letak yang berorientasi pada produk—mencari utilisasi karyawan dan
mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.
Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan
secara matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan sebuah
seni. Walaupun demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu
menetapkan beberapa hal berikut:
1. Peralatan penanganan bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan
digunakan, meliputi ban berjalan, cranes, (automated storage and retrieval
system—ASRS), juga kereta otomatis untuk mengirim dan menyimpan bahan.
2. Kapasitas dan persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan
ruangan hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin, dan
peralatan diketahui. Pada kasus pekerjaan kantor, manajer operasi harus membuat
perkiraan persyaratan ruang untuk setiap karyawan.
3. Lingkungan hidup dan estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering
membutuhkan keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk
memfasilitasi aliran udara, pribadi, mengurangi kebisingan, menyediakan
keleluasaan pribadi, dan sebagainya.
4. Aliran informasi. Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus
dapat difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan
keputusan tentang jarak.
5. Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak
pertimbangan unik yang berkaitan dengan perpindahan bahan atau kepentingan
beberapa wilayah terutama untuk didekatkan satu sama lain.
Tata Ruang Kantor
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering
disebut juga Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai
berikut :
Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan :
Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam
penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan
yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200).
Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan :
Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt
perlengkapan pada luas lantai
yang tersedia (1956:117).
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga
perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan
produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan
keuntungan-keuntungan, diantaranya :
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan
mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai
tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan
memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang
bekerja mempunyai pengaruh terhadap sikap, produktivitas dan pergaulanya
dengan yang lain. Kantor-kantor medern dirancang dan di bangun sesuai dengan
perkembangan teknologi. Rancangan kantor-kantor modern adalah kantor terbuka
sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.
Human Miller and human Miller Inc. perusahaan perancang kantor yang terkenal
taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur
utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal
sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah
sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena
dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat
hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tidak ada mesin hitung, meja kantor
yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengaruh lokasi
serta kenyamanan bagi para pekerja. Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan
salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembok dengan meja-meja
yang ditaruh sembarangan.
Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk
mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin
kebebasan
pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat
dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari
isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila
dalam ruangan sama sekali terbuka.
Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:
Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum
setelah pola dasarnya ditetapkan. Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara
cukup lancar, penerangan merata, kursi dan meja yang enak dipakai, memperbaiki
semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang
timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan. Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-
hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan
dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu keseksi yang lain.
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan
efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
I. The Liang Gie
Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak
yang sependek mungkin.
Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang
baik tentang organisasi tersebut2
Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207)
II. Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik
bagi suatu kantor adalah :
Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
Komunikasi dan arus kerja diperlancar
Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :
Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara
efesien untuk keperluan pekerjan
Menambah semangat kerja pegawai
Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
Mempermudah pengawasan.
Contoh tata letak kantor
LATIHAN
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan singkat dengan menggunakan
lembar kertas lain, Dalam menjawab pertanyaan tersebut, atau silahkan anda
mengerjakan dengan memberi tanda silang atau melingkari salah satu dari jawaban
yang benar. Anda diminta untuk melakukannya sendiri dan tidak diperkenankan
bekerjasama dengan teman-teman Anda.
1. Segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan suatu
usaha, di atas adalah salah satu pengertian dari ......
a. Fasilitas kantor
b. Alat kantor
c. Tata letak kantor
d. Lingkungan kantor
e. Ruang lingkup kantor
2. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan
secara hati-hati dan seksama dan mengupayakan pemakaian sarana dan
prasarana secara tepat dan efisien merupakan tujuan dari ......
a. Pengelolaan tata letak kantor
b. Pengelolaan kantor
c. Pengelolaan alat kantor
d. Pengelolaan fasilitas kantor
e. Pengelolaan lingkungn kantor
3. segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu kegiatan/ aktivitas untuk
mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang yang bergerak maupun
barang tidak bergerak, merupakan pengertian dari .....
a. sarana prasarana
b. ruang lingkup kantor
c. sarana kantor
d. prasarana fasilitas kantor
e. sarana kantor dan fasilitas kantor
4. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu.....
a. Perabot kantor dan isi kantor
b. Perabot kantor dan bekal kantor
c. Bekal kantor dan isi kantor
d. Fasilitas kantor dan isi kantor
e. Fasilitas kantor dan perabot kantor
5. keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha
atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas
lainnya adalah pengertian dari .......
a. fasilitas
b. alat
c. macam macam alat
d. tata ruang kantor
e. kantor
6. kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai dengan juknis
penggunaan dan pemeliharaan termasuk prinsip dari ....
a. prinsip pencapaian tujuan
b. prinsip kohensi
c. prinsip efisiensi
d. prinsip administratif
e. prinsip koefisien
7. kegiatan menyediakan semua keperluan barang/ benda/ jasa bagi keperluan
pelaksanaan tugas adalah pengertian dari .....
a. penggandaan fasilitas kantor
b. pengadaan fasilitas kantor
c. alat kantor
d. saranan prasarana
e. tata letak kantor
8. Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minima.....
derajat celcius
a. 15
b. 11
c. 12
d. 13
e. 16
9. Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam
penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu
susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak pengertian tata letak
menurut ....................
a. George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie
b. Peterson dan georgelitelfield
c. Litlefield yang disadur pula oleh The Liang Gie
d. The Liang Gie
e. Litlefield
10. segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor adalah
pengertian dari ........
a. ruang lingkup kantor
b. lingkungan fisik kantor
c. tata ruang kantor
d. fasilitas kantor
e. sarana dan prasarana
jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar dan tepat !
1. sebutkan Prinsip – prinsip manajemen fasilitas kantor !
2. Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor!
3. Sebutkan enam pendekatan tata letak!
4. Geofrey Mills dan Standingford. Dua orang ahli dari Inggris ini menegaskan bahwa
tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah?
5. Sebutkan tujuan Pengelolaan Fasilitas kantor !
KUNCI JAWABAN
Soal pilihan ganda
1. A
2. D
3. A
4. B
5. E
6. C
7. B
8. E
9. A
10. B
Soal menjawan pertanyaan dengan benar dan tepat
1. Prinsip pencapaian tujuan : berhasil bilamana fasilitas selalu siap pakai setiap saat
bilaakan digunakan.
b. Prinsip efisiensi : kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai
dengan juknis penggunaan dan pemeliharaan.
c. Prinsip administratif : pengelolaan fasilitas memperhatikan undang-undang
(UU), peraturan, instruksi dan pedoman yang berlaku.
d. Prinsip kejelasan tanggung jawab : perlu kejelasan tugas dan tanggungjawab
personil
e. Prinsip kekohesifan : manajemen fasilitas hendaknya dapat terealisasikan dalam
bentuk proses kerja yang kompak dan baik.
2. Kebersihan
Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di
lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya.
Luas Ruang Kantor
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai,
minimal (3,7 meter persegi)
Suhu Udara
Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16
derajat celcius.
Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam
ruang kerja.
Penerangan Cahaya
Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja,
sedangkan peralatan
Fasilitas Kesehatan
Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara
kebersihannya.
Fasilitas Cuci
Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk
disediakan seperlunya.
Air Minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau
tempat penampungan khusus.
Tempat Pakaian
Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.
3. Tata letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek
yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.
a. Tata letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi
dengan volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job
shop", atau produksi terputus).
b. Tata letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan
ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi.
c. Tata letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas
perilaku pelanggan.
d. Tata letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan
sistem penanganan bahan.
e. Tata letak yang berorientasi pada produk—mencari utilisasi karyawan dan
mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.
4. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
Komunikasi dan arus kerja diperlancar
Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :
Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara
efesien untuk keperluan pekerjan
Menambah semangat kerja pegawai
Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
Mempermudah pengawasan.
5. 1. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan secara
hati-hati dan seksama.
2. Mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien
3. Mengupayakan pemeliharaan sarana dan pra sarana agar siap pakai apabila
diperlukan
4. Membantu personil dalam memberi layanan secara profesional dalam bidang
sarana dan pra sarana.
5. Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja personil.
TUGAS DAN LANGKAH KERJA
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN: Mengidentifikasi fasilitas dan
lingkungan kantor serta penataannya.
Buatlah tabel seperti dibawah ini, kemudian kerjakan sesuai dengan perintah:
SMK NEGERI 2 JOMANG
LAPORAN UJIAN AKHIR SEMESTER
MATA PELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN
1. Buatlah bagan dari tata letak kantor seperti yang Anda ketahui!
LANGKAH KERJA
1. Buatlah kelompok!
2. Masing masing kelompok terdiri dari 2 orang.
3. Carilah bentuk bentuk tata letak kantor di buku atau di internet.
4. Jelaskan mengapa tata ruang kantor di model seperti itu jelaskan.
5. Gambar menggunakan pensil 2B dengan jelas dan tepat menggunakan
kertas HVS.
6. Dalam tugas itu sebutkan 3 macam tata letak kantor beserta alasannya.
7. Dikumpulkan tanggal 2 Desember 2014 diruang guru.
PENILAIAN
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK NEGERI 2 JOMBANG
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Pada soal yang pertama adalah soal pilihan ganda. Yang dimana
siswa diharuska menjawab hanya satu jawaban tidak boleh lebih,
dengan menyilang atau melingkari. Pada soal pilihan ganda terdapat
masing masing adalah 10 soal yang dimana satu soal di berikan nilai
5 jadi apabila siswa menjawab benar semua nilainya adalah 50.
2. 5 x 10 = 50 point
3. Cara penilaiannya dan memasukkan ke kolomnya adalah apabila
soalnya benar dikasih tanda ―o‖ apabila pada soal salah maka dikasih
tanda ―x‖.
4. Contoh
Soal yang dikerjakan siswa
NAMA SISWA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
A o o o o o x x o o o
B o x x o o o o o x o
C x o x o o o o o o o
D o o o o o o o o o x
5. Pada soal romawi dua siswa di wajibkan menjawab soal soal dengan
benar dan tepat. Dalam soal uraian pada romawi dua ini juga
berbobot 50 poin jadi setiap poin dari romawi dua ini tiap soal
bernilai masing masing 10 point dalam setiap nomor. Jadi jika
dijumlah 5 x 10 = 50 poin.
DAFTAR PUSTAKA
Ardiansyah. Fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya, (Online), diakses
29 November 2014.
Rizka anis fatwaningsih 2014. Fasilitas kantor, (Online), diakses 29 November
2014.
Fennywordpress 2014. Lingkungan kantor, (Online), diakses 29 November 2014.