Pengantar Administrasi Perkantoran

BAHAN AJAR KURIKULUM 2013

SEKOLAH MENENGAH KEJURUHAN

PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Disusun oleh

Novita Ardiani (120412423420)

PRODI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

November 2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan

rahmat serta hidayah-Nya, sehingga dapat menyelesaikan penyusunan modul yang berjudul

‖pengantar administrasi perkantoran Perkantoran‖. Modul ini disusun guna memenuhi tugas

matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.

Mengacu pada kurikulum 2013 modul ini diberisi materi pembelajaran pembekalan

peserta didik dengan pengetahuan, keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang

dikuasai secara kongkrit dan abstrak, dan sikap sebagai makhluk yang mensyukuri anugerah

alam semesta yangdikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab.

Tidak lupa ucapan terimakasih kepada Bapak Mohammad Arief selaku dosen

pengampu matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang telah

membimbing sehingga dapat menyelesaikan modul ini, dan juga kepada semua pihak yang

membantu dalam menyelesaikan modul ini.

Saya menyadari bahwa modul ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu,

kami mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca, guna menyempurnakan modul ini.

Malang, November 2014

Penyusun

DAFTAR ISI

KataPengantar ...................................................................................................i

Daftar Isi ............................................................................................................ii

Petunjuk Belajar ................................................................................................ 1

Kompetensi Inti ..................................................................................................

Kompetensi Dasar ..............................................................................................

Materi Pembelajaran .........................................................................................

Informasi Pendukung ........................................................................................

Paparan Isi Materi .............................................................................................

A. Pengertian fasilitas kantor .......................................................................

B. Pengadaan fasilitas kantor .......................................................................

C. Contoh fasilitas kantor ............................................................................

D. Lingkungan kantor ..................................................................................

E. Tata letak fasilitas kantor ........................................................................

Latihan ................................................................................................................

A. Pilihan Ganda ...........................................................................................

B. Essay ........................................................................................................

Tugas dan Langkah Kerja ................................................................................

Penilaian..............................................................................................................

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK NEGERI 2 JOMBANG

KELAS : X

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PETUNJUK BELAJAR

Bacalah petunjuk belajar ini dengan cermat dan pahamilah isi materi agar

memudahkan pembaca dalam proses pembelajaran. Adapun langkah-langkah peserta

didik yang harus tempuh:

a. Bacalah dengan cermat isi materi pada setiap kegiatan, rencanakan kegiatan belajar,

kerjakan tugas belajar, serta menjawab pertanyaan tes dan sesuaikan jawaban Anda

dengan jawaban pada kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai Anda mencapai

hasil belajar yang diharapkan.

b. Bacalah daftar pertanyaan dengan cermat pada cek kemampuan sebagai pengukur

sejauh mana Anda memahami bahan ajar ini. Lakukan ini pada awal dan akhir

pembelajaran agar mengetahui penguasaan Anda terhadap materi sebagai

pencapaian keberhasilan Anda belajar.

c. Diskusikan dengan sesama peserta didik yang lain apa yang telah Anda cermati

untuk pencapaian tujuan belajar. Apabila kurang paham, tanyakan pada

guru/pendidik.

d. Dalam proses pembelajaran ini, Anda akan belajar mengoperasikan Microsoft Excel

diharapkan pemahaman bahan ajar harus belajar bersamaan dengan praktikumnya.

e. Bila pada proses pembelajaran Anda menemukan kesulitan, diskusikanlah dengan

peserta didik lainnya atau tanyakan pada guru/pendidik.

KOMPETENSI INTI

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif)

dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan

bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam

serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam

ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan

kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang

spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

KOMPETENSI DASAR

3.8. Mengidentifikasikan fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya

4.6 Menggambar tata letak fasilitas dan lingkungan kantor

MATERI PEMBELAJARAN

Pengertian fasilitas kantor

Pengadaan fasilitas kantor

Contoh fasilitas kantor

Lingkungan kantor

Tata letak fasilitas kantor

INFORMASI PENDUKUNG

Siswa diwajibkan membawa laptop atau pembelajaran dilaksanakan di ruang kelas.

Guna memperdalam pengetahuan tentang fasilitas dan lingkungan kantor serta

penataannya. Membawa laptop guna memperluas pengetahuan tentang fasilitas dan

lingkungan kantor serta penataannya melalui internet dan sosial media lainnya, karena

kelas sudah tersedia wifi dan tidak terpacu dengan guru.

Setelah mempelajari pembelajaran fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya

dalam modul ini peserta didik diharapkan dapat:

1) Menguasai pengertian fasilitas kantor.

2) Menjelaskan pengadaan fasilitas kantor.

3) Menyebutkan contoh contoh fasilitas kantor.

4) menguasai pengertian lingkungan kantor.

5) menjelaskan tata letak ruang kantor.

PAPARAN ISI MATERI

Fasilitas kantor

Pengertian Fasilitas Adalah segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan

pelaksanaan suatu usaha. Sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan suatu

usaha tersebut biasanya berupa benda – benda atau uang. Jenis – jenis fasilitas

Fasilitas dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fasilitas fisik dan fasilitas uang. Fasilitas

fisik adalah segala sesuatu yang berupa benda atau yang dapat dibendakan, yang

mempunyai peranan dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha fasilitas fisik

dapat disebut juga dengan fasilitas materiil. Karena fasilitas ini dapat memebrikan

kemudahan dan kelancaran bagi suatu usaha dan biasanya diperlukan sebelum suatu

kegiatan berlangsung. Fasilitas uang adalah segala sesuatu yang dapat memberi

kemudahan suatu kegiatan sebagai akibat dari ―nilai uang‖.

Pengelolaan Fasilitas bertujuan untuk :

1. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan secara

hati-hati dan seksama.

2. Mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien

3. Mengupayakan pemeliharaan sarana dan pra sarana agar siap pakai apabila

diperlukan

4. Membantu personil dalam memberi layanan secara profesional dalam bidang

sarana dan pra sarana.

5. Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja personil.

Pengertian sarana Sarana adalah segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu kegiatan/

aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang yang bergerak

maupun barang tidak bergerak.

Pengertian Kantor

Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata

usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas

lainnya.

Sarana yang terkait dalam suatu kantor adalah :

a. Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

a. Faktor lingkungan tetangga.

1. Faktor dekat.

2. Faktor harga.

3. Faktor dekat labour market.

4. Faktor jalan keluar masuk pegawai.

5. Faktor keamanan.

b. Gedung

1. Dapat memberikan fasilitas.

2. Menjamin kesehatan

3. Berkesan yang baik.

4. Fleksibel.

5. Keseimbangan biaya keuntungan.

c. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-

laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang

mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk

menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.

2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin

tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam

ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

e. Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan,

mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur

kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Prinsip – prinsip manajemen fasilitas kantor :

a. Prinsip pencapaian tujuan : berhasil bilamana fasilitas selalu siap pakai

setiap saat bila akan digunakan.

b. Prinsip efisiensi : kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai

dengan juknis penggunaan dan pemeliharaan.

c. Prinsip administratif : pengelolaan fasilitas memperhatikan undang-undang

(UU), peraturan, instruksi dan pedoman yang berlaku.

d. Prinsip kejelasan tanggung jawab : perlu kejelasan tugas dan

tanggungjawab personil

e. Prinsip kekohesifan : manajemen fasilitas hendaknya dapat terealisasikan

dalam bentuk proses kerja yang kompak dan baik.

6. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan

pengadaan fasilitas adalah sebagai berikut :

a. Cara melakukan perencanaan fasilitas

b. Kapan perencanaan fasilitas

c. Prosedur perencanaan fasilitas

d. Analisis kebutuhan fasilitas

7. Jenis – jenis pengadaan fasilitas meliputi :

a. Cara pengadaan fasilitas dengan lelang, penunjukan langsung, membeli,

membuat sendiri, menerima hibah.

8. Pengaturan fasilitas Kegiatan setelah fasilitas diadadakan dan tiba di kantor

adalah menyimpan atau meletakkan ditempat yang aman agar tetap

terpelihara. Suatu prinsip yang perlu diketahui bahwa kemudahan pengaturan

fasilitas dipengaruhi oleh :

a. Banyaknya alat untuk tiap macam

b. Banyaknya ruangan

9. Penyimpanan

Menyimpan adalah meletakkan atau menaruh di tempat yang aman. Gudang

adalah ruangan tertentu yang digunakan untuk menyimpan barang

perlengkapan. Gudang ada macam-macam jenisnya. Yaitu gudang tertutup,

terbuka dan campuran. Sarana gudang dibedakan menjadi sarana teknis dan

administrasi. Sarana teknis : rak gudang, rak tertutup, alas kisi (pallet), forklift

truk (bila sangat diperlukan)

Sarana administrasi : surat pengantar, formulir, berita acara.

10. Pemeliharaan fasilitas kantor

Tujuan pemeliharaan

a. Agar fasilitas / barang dapat bertahan lama

b. Untuk menjaga keselamatan barang agar tetap aman

c. Agar barang tersebut dapat digunakan seefisien mungkin dan seefektif

mungkin

d. Untuk melatih agar bertanggung jawab bagi si pemakai maupun petugas

pemeliharaan.

Fungsi pemeliharaan

a. Menjaga agar barang tetap dalam keadaan baik dan utuh

b. Agar setiap saat dapat segera digunakan sampai batas umurnya

c. Untuk membedakan pemanfaatan barang yang masih bisa dipakai dan

barang yang sudah rusak.

Pengertian Pengadaan Fasilitas

Pengadaan adalah kegiatan menyediakan semua keperluan barang/ benda/ jasa

bagi keperluan pelaksanaan tugas. Pengadaan fasilitas meliputi: tanah,

bangunan, perabot, alat kantor/ buku dan kendaraan.

1. Pengadaan Tanah

Cara pengadaan: membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar.

a. pengadaan tanah dengan cara membeli:

1. Menyusun Panitia

2. Menetapkan tugas panitia: menetapkan syarat – syarat tanah yang akan dibeli

(lokasi tanah), meneliti surat – surat tanah yang akan dibeli, mendapatkan

penawaran harga, memperhatikan perencanaan tata kota, mendapatkan bukti

pembebasan tanah, menyaksikan pembayaran.

3. Memperhatikan syarat – syarat tanah yang akan dibeli misal bebas banjir,

fasilitas listrik, air, transport, kondisi lingkungan dan perkembangan.

4. Penyelesaian pembelian tanah

- Membentuk panitia pembebasan tanah (agraria, Pem- Da, PU, Camat, kades)

- Penanda tanganan akte jual beli tanah di depan notaris PPAT atau Camat

setempat.

- Pembayaran dilakukan melalui KPN setempat.

- Menyelesaikan sertifikat.

b. Pengadaan tanah dengan cara menerima hibah

Hibah dapat berasal dari pemerintah dan swasta/ seseorang.

- Panitia penerima hibah tanah, anggotanya terdiri dari agraria, pemda, dinas PU,

dan dari Depdiknas.

- Panitia mengadakan penelitian kemungkinan kelayakan atas penerimaan hibah.

- Serah terima dilakukan dengan akte serah terima hibah yang dibuat Notaris

PPAT.

- Kepala satuan kerja menyelesaikan sertifikat tanah pada Dinas Agraria setempat.

a. Pengadaan tanah dengan cara menerima hak pakai

Dari pemerintah pusat atau pemerintah daerah disertai dengan surat keputusan dari

pemerintah yang bersangkutan dengan satuan berita acara serah terima.

b. Dengan cara penukaran tanah

Karena tanah / bangunan dipandang tidak memnuhi fungsinya lagi maka dapat

diusulkan untuk ditukar dengan tanah dilokasi lain. Pengusulan pada Mentri

Diknas yang dilampiri alasan, taksiran harga tanah lama dan baru. Mentri

keuangan kemudian menyetujui, apabila harga disepakati kemudian membuat

akte tanah.

2. Pengadaan Bangunan

Cara pengadaan: membangun baru, membeli, menyewa, menerima hibah

a. Membangun Baru

1) Pengertian membangun baru adalah mendirikan bangunan baru dapat berarti

memperbaharui (rehabilitasi/ renovasi), memperluas dan mengubah dengan

cara membongkar seluruh bangunan gedung atau sebagian gedung.

2) Lingkup kegiatan membangun baru terdiri dari kegiatan perencanaan,

pelaksanaan dan pengawasan lapangan.

a) Kegiatan Perencanaan meliputi kegiatan (1) Persiapan perencanaan: penyusunan

jadwal kerja, pembentukan organisasi, pengendalian dan pengawasan

pembangunan, mengadakan pembebasan tanah sesuai dengan fungsi bangunan

dan perencanaan tata kota/ daerah, menyiapkan data pengukuran tanah secara

rinci dan teliti. (2) Desain skematik meliputi: rencana situasi secara

keseluruhan, rencana denah, potongan dan tampak, perspektif interior dan

eksterior, penjelasan dasar perencanaan; (3) rencana akhir merupakan hasil

pengembangan perencanaan dari desain skematik dengan luas dan perkiraan

biaya yang telah disesuaikan dengan dana yang tersedia.

b) Pelaksanaan

Pelaku dalam pelaksanaan pengadaan banguan baru adalah kontraktor dan

pengawas/ direksi lapangan. Kontraktor akan menyelenggarakan pelaksanaan

pekerjaan fisik. Pengawas/ direksi lapangan mengadakan pengawasan terhadap

pelaksanaan pekerjaan tersebut.

c) Pengawasan lapangan

Menyelenggarakan kegiatan pengawasan di lapanagn yang menyangkut

pengendalian kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu penyelesaian.

b. Membeli bangunan

1) Pada prinsipnya membeli banguan yang sudah jadi termasuk tanahnya tidak

diperbolehkan tetapi dalam hal – hal yang luar biasa dapat diusulkan kepeda

Menteri keuangan dan Bappenas dengan disertai alasan yang kuat.

2) Setelah ada persetujuan dan dananya tersdia, penawaran harga dari pemilik perlu

diajukan kepada panitia pembebasan tanah setempat.

3) Apabila harga penawaran dan harga taksiran panitia sudah disepakati, maka akte

jual beli langsung diselesaikan di depan notaris/ PPAT dan balik nama

sertifikat tanah.

c. Menyewa bangunan

1) Apabila diperlukan, misal untuk gedung sekolah, kantor. Suatu instansi

diperkenankan menyewa bangunan atas persetujuan pejabat yang berwenang

menurut peraturan.

2) Anggaran untuk membayar sewa bangunan sudah tersedia.

3) Untuk dapat melaksanakan penyewaan bangunan berlaku ketentuan – ketentuan

pengadaan dengan cara penunjukan langsung.

4) Setelah ditetapkan sewanya, dibuat surat penjanjian antara pihak penyewa

dengan pihak yang menyewakan.

d. Menerima hibah

1) Departemen Pendidikan Nasional dapat meneriima hibah bangunan berikut

tanahnya dari pihak lain (pemerintah daerah/ swasta).

2) Serah terima dilakukan dengan Notaris PPAT setempat dan dilaporkan kepada

Menteri Pendidikan Nasional.

3. Pengadaan Perabot

a. Menurut buku pedoman umum pengelolaan perlengkapan yang dimaksud

dengan perabot adalah barang yang berfungsi sebagai tempat duduk, tempat

menulis, tempat istirahat, tempat penyimpanan alat/ atau bahan.

b. Cara pengadaan dengan membeli, membuat sendiri menerima bantuan dan

menyewa.

c. Proses pengadaan

1) Membeli. Perabot – perabot yang akan dibeli harus memenuhi syarat – syarat

yang sudah ditentukan, misal ukurannya anatomi, teknik konstruksi, dan harga

standar.

2) Membuat sendiri. Perabot sekoalah yang dibuat sendiri dimungkinkan hanya

dalam rangka praktek serta disesuaikan dengan dana dan kemampuan yang

tersedia.

3) Menerima bantuan/ hibah. Perabot yang dihibahkan dapat berasal dari

seseorang/ donatur. Penyerahan bantuan harus bersifat sukarela, tidak

mengikat dan dilaksanakan dengan perjanjian.

4. Pengadaan Alat Kantor

a. Pengertian

Yang dimaksud dengan alat kantor adalah alat – alat yang biasanya digunakan

di kantor seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, alat – alat lain yang

menunjang kegiatan perkantoran.

b. Cara pengadaan

Pengadaan alat kantor dapat dilakukan dengan membeli secara serentak atau

membeli sendiri dan menerima batuan/ hadiah/ hibah.

1. Membeli alat kantor dapat dilakukan tanpa lelang atau dengan lelang.

2. Mengikuti tatacara atau peraturan – peraturan yang berlaku.

3. Untuk alat – alat laboratorium IPA perlu melalui penawaran dengan

prototipenya.

Lingkungan kantor

1. Lingkungan Fisik Kantor

Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam

lingkungan kantor.

a) Persyaratan lingkungan fisik Kantor

Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor

adalah sebagai berikut:

Kebersihan

Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di

lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya.

Luas Ruang Kantor

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai,

minimal (3,7 meter persegi)

Suhu Udara

Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16

derajat celcius.

Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam

ruang kerja.

Penerangan Cahaya

Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja,

sedangkan peralatan

Fasilitas Kesehatan

Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara

kebersihannya.

Fasilitas Cuci

Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk

disediakan seperlunya.

Air Minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau

tempat penampungan khusus.

Tempat Pakaian

Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak

dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.

Tempat Duduk

Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran

kaki.

Lantai, Gang, Dan Tangga

Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan

untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar.

Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang

memakainya harus terlatih.

Beban Berat

Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban

berat yang dapat menyebabkan kecelakaan.

Pertolongan Pertama

Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat – obatan sebagai pertolongan

pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat

bekerja.

Penjagaan Kebakaran

Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu

lonceng ataupun alarm.

Pemberitauan Kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen pegawai lebih

dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib.

b) Pentingnya Lingkungan fisik kantor

Mempengaruhi kesehatan pegawai (pengaruh penerangan yang jelek terhadap

penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak orang terhadap

semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan)

Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor (penerangan) yang jelek mengakibatkan

kesalahan – kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan, dan ventilasi yang jelek

dapat menimbulkan kekacauan (Moekijat,1997).

2. Lingkungan Social Kantor

Lingkungan social kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang

terlibat dalam kantor. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan

menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya

dikenal dengan komunikasi administrasi atau komunikasi organisasi.

Ditinjau dari sasaran komunikasi dan tujuannya dapat dibedakan menjadi:

Komunikasi Formal

Komunikasi ini dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa apapun

istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. Situasi

formal misalnya pada rapat, seminar, lokakarya, pembelajaran di kelas, dll.

Komunikasi Informal

Komunikasi informal terjadi dalam hubungan keseharian baik antar sejawat

maupun dengan bawahan

Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal yang terjadi antar pihak lembaga kantor dengan pihak –

pihak diluar lembaga kerja. Atau dengan kata lain sebagai hubungan lembaga

dengan mitra kerja.

Komunikasi Internal

Komunikasi ini menunjuk pada komunikatornya maksudnya orang – orang yang

terlibat masih dalam lingkup satu kantor.

a. Komunikasi Vertikal

Komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi,

contohnya hubungan antar rector dengan karyawan, rector dengan para dosen,

direktur dengan cleaning service.

Komunikasi Horizontal

Merupakan komunikasi yang terjadi antar teman sejawat. Contoh lain antar dekan

di lingkungan PT. antar ketua jurusan di lingkungan fakultas.

Tata Letak

A. Pengertian Tata Letak

Tata letak merupakan satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah

operasi jangka panjang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata

letak menentukan daya saing perusahaan dalam hal kapasitas, proses, fleksibilitas,

dan biaya, serta kualitas kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak

yang efektif dapat membantu mencapai sebuah strategi yang menunjang

diferensiasi, biaya rendah, atau respons cepat.

Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang

memenuhi kebutuhan persaingan perusahaan.

Dalam semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk

mencapai:

• Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi.

• Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.

• Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih

aman

• Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik.

• Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letakakan

perlu diubah).

B. Tipe-Tipe Tata Letak

Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan

informasi di dalam dan antar-wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam

pendekatan telah dikembangkan.

Ada enam pendekatan tata letak :

1) Tata letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek

yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan

gedung.

2) Tata letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi

dengan volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job shop",

atau produksi terputus).

3) Tata letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan

ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi.

4) Tata letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas

perilaku pelanggan.

5) Tata letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan

sistem penanganan bahan.

6) Tata letak yang berorientasi pada produk—mencari utilisasi karyawan dan

mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.

Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan

secara matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan sebuah

seni. Walaupun demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu

menetapkan beberapa hal berikut:

1. Peralatan penanganan bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan

digunakan, meliputi ban berjalan, cranes, (automated storage and retrieval

system—ASRS), juga kereta otomatis untuk mengirim dan menyimpan bahan.

2. Kapasitas dan persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan

ruangan hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin, dan

peralatan diketahui. Pada kasus pekerjaan kantor, manajer operasi harus membuat

perkiraan persyaratan ruang untuk setiap karyawan.

3. Lingkungan hidup dan estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering

membutuhkan keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk

memfasilitasi aliran udara, pribadi, mengurangi kebisingan, menyediakan

keleluasaan pribadi, dan sebagainya.

4. Aliran informasi. Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus

dapat difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan

keputusan tentang jarak.

5. Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak

pertimbangan unik yang berkaitan dengan perpindahan bahan atau kepentingan

beberapa wilayah terutama untuk didekatkan satu sama lain.

Tata Ruang Kantor

A. Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering

disebut juga Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan

sebaginya didalam ruangan yang tersedia.

Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai

berikut :

Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan :

Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam

penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan

yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja

perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200).

Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan :

Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt

perlengkapan pada luas lantai

yang tersedia (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga

perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan

produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan

keuntungan-keuntungan, diantaranya :

Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan

mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai

tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan

memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang

bekerja mempunyai pengaruh terhadap sikap, produktivitas dan pergaulanya

dengan yang lain. Kantor-kantor medern dirancang dan di bangun sesuai dengan

perkembangan teknologi. Rancangan kantor-kantor modern adalah kantor terbuka

sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.

Human Miller and human Miller Inc. perusahaan perancang kantor yang terkenal

taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur

utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal

sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah

sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena

dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat

hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tidak ada mesin hitung, meja kantor

yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengaruh lokasi

serta kenyamanan bagi para pekerja. Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan

salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembok dengan meja-meja

yang ditaruh sembarangan.

Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk

mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin

kebebasan

pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat

dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari

isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila

dalam ruangan sama sekali terbuka.

Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:

Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum

setelah pola dasarnya ditetapkan. Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara

cukup lancar, penerangan merata, kursi dan meja yang enak dipakai, memperbaiki

semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang

timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan. Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-

hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan

dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu keseksi yang lain.

B. Tujuan Tata Ruang Kantor

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan

efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

I. The Liang Gie

Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak

yang sependek mungkin.

Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar

Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara

Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan

Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan

Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang

baik tentang organisasi tersebut2

Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah

diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207)

II. Geofrey Mills dan Standingford

Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik

bagi suatu kantor adalah :

Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi

Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar

Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja

Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara

Komunikasi dan arus kerja diperlancar

Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri

Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan

Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon

Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara

efesien untuk keperluan pekerjan

Menambah semangat kerja pegawai

Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor

Mempermudah pengawasan.

Contoh tata letak kantor

LATIHAN

Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan singkat dengan menggunakan

lembar kertas lain, Dalam menjawab pertanyaan tersebut, atau silahkan anda

mengerjakan dengan memberi tanda silang atau melingkari salah satu dari jawaban

yang benar. Anda diminta untuk melakukannya sendiri dan tidak diperkenankan

bekerjasama dengan teman-teman Anda.

1. Segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan suatu

usaha, di atas adalah salah satu pengertian dari ......

a. Fasilitas kantor

b. Alat kantor

c. Tata letak kantor

d. Lingkungan kantor

e. Ruang lingkup kantor

2. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan

secara hati-hati dan seksama dan mengupayakan pemakaian sarana dan

prasarana secara tepat dan efisien merupakan tujuan dari ......

a. Pengelolaan tata letak kantor

b. Pengelolaan kantor

c. Pengelolaan alat kantor

d. Pengelolaan fasilitas kantor

e. Pengelolaan lingkungn kantor

3. segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu kegiatan/ aktivitas untuk

mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang yang bergerak maupun

barang tidak bergerak, merupakan pengertian dari .....

a. sarana prasarana

b. ruang lingkup kantor

c. sarana kantor

d. prasarana fasilitas kantor

e. sarana kantor dan fasilitas kantor

4. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu.....

a. Perabot kantor dan isi kantor

b. Perabot kantor dan bekal kantor

c. Bekal kantor dan isi kantor

d. Fasilitas kantor dan isi kantor

e. Fasilitas kantor dan perabot kantor

5. keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha

atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas

lainnya adalah pengertian dari .......

a. fasilitas

b. alat

c. macam macam alat

d. tata ruang kantor

e. kantor

6. kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai dengan juknis

penggunaan dan pemeliharaan termasuk prinsip dari ....

a. prinsip pencapaian tujuan

b. prinsip kohensi

c. prinsip efisiensi

d. prinsip administratif

e. prinsip koefisien

7. kegiatan menyediakan semua keperluan barang/ benda/ jasa bagi keperluan

pelaksanaan tugas adalah pengertian dari .....

a. penggandaan fasilitas kantor

b. pengadaan fasilitas kantor

c. alat kantor

d. saranan prasarana

e. tata letak kantor

8. Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minima.....

derajat celcius

a. 15

b. 11

c. 12

d. 13

e. 16

9. Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam

penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu

susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi

pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak pengertian tata letak

menurut ....................

a. George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie

b. Peterson dan georgelitelfield

c. Litlefield yang disadur pula oleh The Liang Gie

d. The Liang Gie

e. Litlefield

10. segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor adalah

pengertian dari ........

a. ruang lingkup kantor

b. lingkungan fisik kantor

c. tata ruang kantor

d. fasilitas kantor

e. sarana dan prasarana

jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar dan tepat !

1. sebutkan Prinsip – prinsip manajemen fasilitas kantor !

2. Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor!

3. Sebutkan enam pendekatan tata letak!

4. Geofrey Mills dan Standingford. Dua orang ahli dari Inggris ini menegaskan bahwa

tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah?

5. Sebutkan tujuan Pengelolaan Fasilitas kantor !

KUNCI JAWABAN

Soal pilihan ganda

1. A

2. D

3. A

4. B

5. E

6. C

7. B

8. E

9. A

10. B

Soal menjawan pertanyaan dengan benar dan tepat

1. Prinsip pencapaian tujuan : berhasil bilamana fasilitas selalu siap pakai setiap saat

bilaakan digunakan.

b. Prinsip efisiensi : kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai

dengan juknis penggunaan dan pemeliharaan.

c. Prinsip administratif : pengelolaan fasilitas memperhatikan undang-undang

(UU), peraturan, instruksi dan pedoman yang berlaku.

d. Prinsip kejelasan tanggung jawab : perlu kejelasan tugas dan tanggungjawab

personil

e. Prinsip kekohesifan : manajemen fasilitas hendaknya dapat terealisasikan dalam

bentuk proses kerja yang kompak dan baik.

2. Kebersihan

Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di

lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya.

Luas Ruang Kantor

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai,

minimal (3,7 meter persegi)

Suhu Udara

Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16

derajat celcius.

Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam

ruang kerja.

Penerangan Cahaya

Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja,

sedangkan peralatan

Fasilitas Kesehatan

Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara

kebersihannya.

Fasilitas Cuci

Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk

disediakan seperlunya.

Air Minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau

tempat penampungan khusus.

Tempat Pakaian

Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak

dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.

3. Tata letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek

yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.

a. Tata letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi

dengan volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job

shop", atau produksi terputus).

b. Tata letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan

ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi.

c. Tata letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas

perilaku pelanggan.

d. Tata letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan

sistem penanganan bahan.

e. Tata letak yang berorientasi pada produk—mencari utilisasi karyawan dan

mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.

4. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi

Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar

Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja

Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara

Komunikasi dan arus kerja diperlancar

Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri

Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan

Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon

Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara

efesien untuk keperluan pekerjan

Menambah semangat kerja pegawai

Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor

Mempermudah pengawasan.

5. 1. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan secara

hati-hati dan seksama.

2. Mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien

3. Mengupayakan pemeliharaan sarana dan pra sarana agar siap pakai apabila

diperlukan

4. Membantu personil dalam memberi layanan secara profesional dalam bidang

sarana dan pra sarana.

5. Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja personil.

TUGAS DAN LANGKAH KERJA

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN: Mengidentifikasi fasilitas dan

lingkungan kantor serta penataannya.

Buatlah tabel seperti dibawah ini, kemudian kerjakan sesuai dengan perintah:

SMK NEGERI 2 JOMANG

LAPORAN UJIAN AKHIR SEMESTER

MATA PELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN

1. Buatlah bagan dari tata letak kantor seperti yang Anda ketahui!

LANGKAH KERJA

1. Buatlah kelompok!

2. Masing masing kelompok terdiri dari 2 orang.

3. Carilah bentuk bentuk tata letak kantor di buku atau di internet.

4. Jelaskan mengapa tata ruang kantor di model seperti itu jelaskan.

5. Gambar menggunakan pensil 2B dengan jelas dan tepat menggunakan

kertas HVS.

6. Dalam tugas itu sebutkan 3 macam tata letak kantor beserta alasannya.

7. Dikumpulkan tanggal 2 Desember 2014 diruang guru.

PENILAIAN

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK NEGERI 2 JOMBANG

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Pada soal yang pertama adalah soal pilihan ganda. Yang dimana

siswa diharuska menjawab hanya satu jawaban tidak boleh lebih,

dengan menyilang atau melingkari. Pada soal pilihan ganda terdapat

masing masing adalah 10 soal yang dimana satu soal di berikan nilai

5 jadi apabila siswa menjawab benar semua nilainya adalah 50.

2. 5 x 10 = 50 point

3. Cara penilaiannya dan memasukkan ke kolomnya adalah apabila

soalnya benar dikasih tanda ―o‖ apabila pada soal salah maka dikasih

tanda ―x‖.

4. Contoh

Soal yang dikerjakan siswa

NAMA SISWA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

A o o o o o x x o o o

B o x x o o o o o x o

C x o x o o o o o o o

D o o o o o o o o o x

5. Pada soal romawi dua siswa di wajibkan menjawab soal soal dengan

benar dan tepat. Dalam soal uraian pada romawi dua ini juga

berbobot 50 poin jadi setiap poin dari romawi dua ini tiap soal

bernilai masing masing 10 point dalam setiap nomor. Jadi jika

dijumlah 5 x 10 = 50 poin.

DAFTAR PUSTAKA

Ardiansyah. Fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya, (Online), diakses

29 November 2014.

Rizka anis fatwaningsih 2014. Fasilitas kantor, (Online), diakses 29 November

2014.

Fennywordpress 2014. Lingkungan kantor, (Online), diakses 29 November 2014.