Post on 04-Apr-2019
Penerapan Teknologi Workflow
Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan
Pengangkatan Pegawai UKSW
Artikel Ilmiah
Peneliti :
Agus Wuryanto (672008200)
Kristoko Dwi Hartomo, M.Kom.
Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Desember 2014
i
Penerapan Teknologi Workflow
Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan
Pengangkatan Pegawai UKSW
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
Untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer
Peneliti :
Agus Wuryanto (672008200)
Kristoko Dwi Hartomo, M.Kom.
Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Desember 2014
ii
iii
iv
v
vi
Penerapan Teknologi Workflow
Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan
Pengangkatan Pegawai UKSW
1)
Agus Wuryanto 2)
Kristoko Dwi Hartomo 3)
Magdalena A. Ineke Pakereng Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email: 1)
aguswe@staff.uksw.edu,2)
kristoko@staff.uksw.edu, 3)
ineke.pakereng@staff.uksw.edu
Abstract Satya Wacana Christian University (SWCU) Human Resource Departement
when published the issuance of Decree Hiring still use manual way, namely by doing the
writing of the decree every time company need to use Microsoft Word, this is problematic
in terms of delay in making the Decree Hiring, so will impact on Payroll System for the
employee. Based on that, we need a system that can assist in the process of making the
Decree Hiring automatically and informative. System generated in this study, was built
using existing workflow technology on Microsoft Sharepoint 2010. The results of the
study conducted shows that the workflow technology, the resulting system can display
information quickly with the notification received by the user
Keywords: Issuance of Decision Systems, Microsoft Sharepoint 2010, Workflow
Technology
Abstrak Personalia Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) dalam penerbitan Surat
Keputusan Pengangkatan Pegawai masih menggunakan cara manual, yaitu dengan
melakukan penulisan Surat Keputusan tersebut setiap waktu dibutuhkan, dengan
menggunakan Microsoft Word. Hal ini menimbulkan masalah dalam hal keterlambatan
pada proses pembuatan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai sehingga berdampak
pada Sistem Penggajian bagi pegawai yang bersangkutan. Berdasarkan hal tersebut,
dibutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu dalam proses pembuatan Surat
Keputusan Pengangkatan Pegawai secara otomatis dan informatif. Sistem yang dihasilkan
dalam penelitian ini, dibangun dengan menggunakan teknologi workflow yang terdapat
pada Microsoft Sharepoint 2010. Hasil dari penelitian yang dilakukan menunjukkan
bahwa dengan teknologi workflow, sistem yang dihasilkan dapat menampilkan informasi
secara cepat melalui notifikasi yang dikirimkan pada user.
Kata Kunci: Sistem Penerbitan Surat Keputusan, Microsoft Sharepoint 2010, Teknologi
Workflow
1)
Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas
Kristen Satya Wacana 2)
Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana 3)
Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
1
1. Pendahuluan
Teknologi yang berkembang di era sekarang ini menuntut setiap orang untuk
selalu mengikutinya, sehingga tidak ketinggalan jaman. Begitu juga dalam
perkembangannya, Universitas Kristen Satya Wacana sebagai lembaga perguruan
tinggi swasta terkemuka di Jawa Tengah selalu meningkatkan teknologi yang
digunakan dalam menjalankan proses belajar mengajar termasuk dalam sistem
administrasi personalianya.
Proses penerbitan Surat Keputusan (SK) Pengangkatan Pegawai di UKSW,
pada saat ini masih menggunakan cara manual yang dibuat oleh staff personalia,
dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word, sehingga data SK yang ada masih
berada di komputer masing-masing pembuat SK tersebut, dalam arti bahwa data
SK tersebut belum terpusat. Pada prakteknya, pembuatan SK Pengangkatan
Pegawai ini masih menunggu usulan dari unit kerja masing-masing, dan
menunggu persetujuan dari Kepala Unit, Pembantu Rektor, Rektor dan Ketua
YPTKSW, sehingga hal ini membutuhkan waktu yang panjang dalam penerbitan
SK tersebut. Karena waktu yang lama dalam proses penerbitan SK maka
berdampak pula pada terlambatnya penggajian bagi pegawai yang bersangkutan.
Berdasarkan masalah tersebut, diperlukan sistem yang berbasis web, yang dapat
membantu proses pembuatan penerbitan SK Pengangkatan Pegawai, yang dimulai
dari usulan melalui unit, persetujuan kepala unit, wakil rektor, rektor, persetujuan
Ketua Yayasan Perguruan Tinggi UKSW, yang dibangun dengan menggunakan
teknologi Workflow.
Sistem informasi dalam penelitian ini dikembangkan dengan menggunakan
teknologi Workflow [1]. Penerapan teknologi workflow dalam sistem informasi
menyebabkan setiap user dan stake holder dapat memantau proses usulan
pengangkatan kepegawaiannya, karena dalam teknologi ini memungkinkan setiap
aktifitas usulan, persetujuan dan penerbitan SK dapat dipantau oleh user yang
terkait dengan sistem ini.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dilakukan penelitian yang
membahas tentang “Penerapan Teknologi Workflow Pada Sistem Penerbitan Surat
Keputusan Pengangkatan Pegawai UKSW”, yang bertujuan menghasilkan sistem
informasi yang cepat dan informatif, dan diharapkan dapat membantu bagian
Personalia dalam melakukan proses penerbitan SK Pengangkatan Pegawai
UKSW.
2. Tinjauan Pustaka
Pada penelitian terdahulu yang dikembangkan oleh Abdullah (2001)
tentang Sistem Edaran Surat Online berbasis web menggunakan bahasa
pemrograman PHP, penelitian tersebut menghasilkan sistem informasi yang
menekankan pendistribusian surat edaran secara online [3], dan juga penelitian
Pengembangan Sistem Alur Kerja Dokumen (Workflow) Prosedur Pengajuan
Proposal Skripsi Dengan Alfresco Enterprise Content Managemen (ECM) (Studi
Kasus : Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta, yang menghasilkan
2
sistem informasi dengan sistem alur kerja (workflow) yang diterapkan pada proses
pengajuan proposal skripsi [4].
Berdasarkan penelitian-penelitian yang telah dilakukan mengenai sistem
informasi, dan pengunaan teknologi workflow, maka dilakukan penelitian yang
membahas tentang sistem informasi penerbitan SK pengangkatan pegawai
UKSW, dengan menggunakan Teknologi Workflow. Sistem informasi penerbitan
SK pengangkatan pegawai UKSW dikembangkan dalam bentuk website dengan
memanfaatkan teknologi Workflow yang terdapat pada Microsoft Sharepoint 2010
dengan bahasa pemrograman ASP.Net [5] , dengan tujuan menghasilkan sistem
informasi yang cepat dan informatif, dan diharapkan dapat membantu bagian
Personalia dalam melakukan proses penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan
Pegawai UKSW. Sistem yang dihasilkan juga memberikan kemudahan akses bagi
user terkait, karena data yang diolah terpusat, dan tidak perlu dilakukan proses
instalasi pada komputer user. Penelitian ini diimplementasikan pada Bagian
Personalia di Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
Penelitian yang dilakukan membahas tentang sistem penerbitan Surat
Keputusan Pengangkatan Pegawai. Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai
adalah suatu surat keputusan dari pihak yang berwenang menerbitkannya, untuk
keperluan legalitas hukum atas diangkatnya seorang pegawai dalam suatu badan
usaha.
Sistem yang dihasilkan dalam penelitian ini, dibangun dengan
memanfaatkan teknologi Workflow pada Microsoft Sharepoint 2010 [1]. Workflow
merupakan sebuah proses kerja dalam suatu aktifitas. Teknologi Workflow
digunakan untuk menjalankan suatu proses bisnis secara elektronik, dimana di
dalamnya terdapat proses/fungsi yang menjalankan tugas-tugas ke bagian terkait
untuk dikerjakan [2]. Teknologi Workflow adalah salah satu teknologi yang ada
pada fitur Microsoft Sharepoint yang berguna untuk memberikan dokumentasi
alur kerja dan dapat memberikan notifikasi kepada user melalui proses kerja yang
sedang berjalan pada sebuah aplikasi di dalam lingkungan kerja Microsoft
Sharepoint. Keunggulan teknologi Workflow ini adalah: 1) Dapat
mendokumentasikan proses kerja yang sedang berjalan pada suatu proses kerja
dalam sebuah aplikasi; 2) Memudahkan pihak-pihak terkait dalam menelusuri
proses kerja dalam sebuah aplikasi; dan 3) Mudah dipelajari. Workflow dalam
Microsoft Sharepoint mudah untuk dipahami dan diimplementasikan.
Faktor keamanan sistem ini menggunakan sistem login ke dalam sistem
dengan lebih dahulu mendaftarkan user ke dalam server Active Directory yang
kemudian didaftarkan juga melalui sistem yang ada pada Microsoft Sharepoint
2010. Pada segi keamanan, database user tersimpan di dalam server active
directory yang terpisah yang kemudian akan disinkronisasikan dengan fitur
keamanan yang terdapat pada Microsoft Sharepoint 2010.
3
Gambar 1 Workflow Dalam Microsoft Sharepoint
Gambar 1 menunjukkan alur kerja suatu proses persetujuan dokumen di
mana dimulai dengan permohonan persetujuan, apabila dokumen disetujui maka
sistem akan melakukan pemberitahuan melalui email bahwa dokumen disetujui
dan sebaliknya bila dokumen ditolak maka sistem akan memberikan
pemberitahuan melalui email kalau dokumen ditolak.
3. Metode dan Perancangan Sistem
Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang
terbagi dalam empat tahapan, yaitu: (1) Analisis kebutuhan dan pengumpulan
data; (2) Perancangan sistem, meliputi perancangan proses menggunakan diagram
UML, dan perancangan teknologi workflow dalam sistem; (3) Implementasi
Sistem; dan (4) Pengujian sistem, dan analisis hasil pengujian.
Gambar 2 Tahapan Penelitian Tahapan penelitian pada Gambar 2, dijelaskan sebagai berikut. Tahap
pertama: analisis kebutuhan dan pengumpulan data dilakukan dengan observasi
4
dan wawancara. Kebutuhan sistem didefinisikan sebagai berikut: (1)
Dibutuhkannya sebuah sistem untuk melakukan permohonan usulan
pengangkatan calon pegawai menjadi pegawai UKSW yang digunakan secara
online oleh unit; (2) Dibutuhkannya sebuah sistem untuk melakukan permohonan
pengangkatan pegawai UKSW menjadi Pegawai Yayasan Perguruan Tinggi
UKSW yang digunakan secara online oleh unit; (3) Dibutuhkannya sistem yang
dapat melakukan persetujuan usulan pengangkatan pegawai baik calon pegawai
ataupun pegawai yayasan yang digunakan secara online oleh Kepala Unit,
Pembantu Rektor, Rektor, dan Ketua Yayasan; (4) Dibutuhkannya sistem yang
dapat menampilkan progress proses usulan pengangkatan pegawai; (5)
Dibutuhkannya sistem yang dapat memberikan notifikasi kepada pihak terkait
dengan penerbitan surat keputusan pengangkatan pegawai; (6) Dibutuhkannya SK
Pengangkatan Pegawai yang dikeluarkan secara otomatis sebagai hasil akhir
output dari sistem. Berdasarkan hasil observasi tersebut, maka dihasilkan
gambaran proses bisnis penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW.
Gambar 3 Proses Bisnis Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW
Gambar 3 menunjukkan bahwa proses penerbitan SK pengangkatan
pegawai UKSW dimulai dari usulan unit/fakultas yang kemudian disetujui oleh
kepala unit/fakultas, usulan tersebut kemudian dibawa ke dalam rapat pimpinan
UKSW untuk kemudian dilakukan persetujuan oleh Pembantu Rektor 1, jika
usulan tersebut untuk pegawai akademik, dan dilakukan persetujuan oleh
Pembantu Rektor 2, jika usulan tersebut untuk pegawai non akademik. Apabila
persetujuan dinyatakan disetujui maka Rektor melakukan persetujuan untuk
kemudian diterbitkannya SK pengangkatan pegawai oleh personalia UKSW.
Berdasarkan proses bisnis sistem sebelumnya pada Gambar 3, dapat dilihat
adanya kelemahan pada sistem yang lama, dimana proses penerbitan SK
pengangkatan pegawai dilakukan secara manual dengan mengirimkan surat usulan
tersebut ke setiap pejabat dengan menunggu surat balasan dari hasil usulan
tersebut, hal ini menyebabkan adanya keterlambatan dalam proses penerbitan SK
pengangkatan pegawai.
5
Untuk mengatasi kelemahan yang terjadi dalam sistem yang sudah ada,
maka dirancang proses yang dapat mengakomodasi keperluan dan meminimalisasi
waktu proses penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW.
Gambar 4 Proses Bisnis Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW
Dengan Teknologi Workflow
Gambar 4 menunjukkan proses bisnis penerbitan SK pengangkatan
pegawai UKSW dengan teknologi workflow, dijelaskan sebagai berikut. Proses
dimulai dari usulan Unit/Fakultas melalui sistem berbasis web, setelah usulan
dilakukan maka sistem akan memberikan peringatan melalui email ke Kepala
Unit/Fakultas untuk melakukan validasi persetujuan penerbitan SK pengangkatan
pegawai. Setelah Kepala Unit/Fakultas melakukan validasi persetujuan maka
secara otomatis sistem akan memberikan peringatan melalui email ke Pembantu
Rektor 1 untuk jenis pegawai akademik, dan memberikan peringatan melalui
email ke Pembantu Rektor 2 untuk jenis pegawai non akademik. Setelah
Pembantu Rektor 1 atau Pembantu Rektor 2 mendapatkan peringatan usulan
penerbitan SK, maka diadakan Rapat Pimpinan untuk menentukan persetujuan
penerbitan SK pengangkatan pegawai. Berdasarkan hasil rapat pimpinan maka
dilakukan validasi persetujuan oleh Pembantu Rektor 1 dan Pembantu Rektor 2,
setelah validasi dilakukan maka sistem akan memberikan peringatan melalui
email ke Rektor, setelah itu Rektor akan melakukan validasi persetujuan
penerbitan surat keputusan dan sistem akan memberikan peringatan melalui email
ke personalia untuk dilakukan penerbitan surat keputusan pengangkatan pegawai.
Berdasarkan hasil analisis dan observasi tersebut, maka perlu adanya
database yang menampung semua informasi tersebut. Tahap kedua: merancang
proses dengan menggunakan diagram UML, dan merancang alur kerja sistem
menggunakan teknologi workflow. Pada tahap ini sistem dikembangkan dalam
bentuk web, dengan memanfaatkan teknologi ASP.Net dan Workflow Microsoft
Sharepoint 2010; Tahap ketiga: yaitu mengimplementasikan hasil perancangan
aplikasi; Tahap keempat : yaitu menguji sistem dengan menggunakan blackbox
testing serta user acceptance testing (UAT).
Perancangan proses dalam sistem penerbitan SK pengangkatan pegawai
UKSW yang dibangun, dilakukan menggunakan diagram UML, yaitu use case
diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, dan deployment
diagram.
6
Gambar 5 Use Case Diagram Sistem
Gambar 5 menunjukkan use case diagram sistem, yang terdiri dari 7 aktor
yaitu Staff Unit, Kepala Unit, Pembantu Rektor 1, Pembantu Rektor 2, Rektor,
Ketua Yayasan dan Staff Personalia. Staff Unit memiliki peran dalam melakukan
input data pegawai baru, melakukan usulan pengangkatan pegawai, dan melihat
progress status usulan SK. Kepala Unit memiliki peran untuk melakukan validasi
persetujuan pengangkatan pegawai dan melihat progress status usulan
pengangkatan pegawai. Pembantu Rektor 1 memiliki peran untuk melakukan
validasi persetujuan pengangkatan pegawai akademik. Pembantu Rektor 2
memiliki peran untuk melakukan validasi persetujuan pengangkatan pegawai non
akademik. Rektor memiliki peran melakukan validasi persetujuan pengangkatan
pegawai non akademik dan akademik. Ketua Yayasan memiliki peran melakukan
validasi persetujuan pengangkatan pegawai non akademik dan akademik. Staff
Personalia memiliki peran melihat progress data usulan pengangkatan pegawai,
menerbitkan SK pengangkatan pegawai sesuai data status usulan yang siap untuk
diterbitkan SK-nya, dan mencetak SK pengangkatan pegawai.
7
Gambar 6 Activity Diagram Sistem Informasi Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW
Gambar 6 menunjukkan activity diagram untuk proses penerbitan SK
pengangkatan pegawai. Proses diawali dengan staff Unit/Fakultas melakukan
login sesuai unitnya masing-masing, kemudian melakukan usulan pengangkatan
pegawai, jika jenis usulan untuk pegawai baru, maka staff Unit/Fakultas
melakukan input data pegawai baru, jika jenis usulan untuk pengangkatan
pegawai menjadi pegawai kontrak yayasan, maka data diambil dari database
personalia. Kemudian staff Unit/Fakultas melakukan input usulan SK
pengangkatan. Setelah itu kepala Unit/Fakultas melakukan login sesuai unit
masing-masing, kemudian melakukan validasi sebagai persetujuan, sistem akan
melakukan penyimpanan data dan memberikan notifikasi berupa email ke
Pembantu Rektor 1 jika jenis pegawai adalah pegawai akademik, jika jenis
pegawai non akademik, maka sistem akan memberikan notifikasi ke email
Pembantu Rektor 2. Setelah itu Pembantu Rektor 1 atau Pembantu Rektor 2
melakukan login ke dalam sistem, untuk melakukan validasi persetujuan usulan
SK yang telah disetujui Kepala Unit/Fakultas, setelah itu sistem akan menyimpan
data dan memberikan notifikasi berupa email ke Rektor, kemudian Rektor
melakukan login dan memberikan persetujuan usulan SK pengangkatan pegawai.
Setelah itu sistem akan melakukan penyimpanan data dan melakukan notifikasi
email ke staff personalia untuk diterbitkannya SK pengangkatan pegawai dan
mencetaknya apabila yang disetujui adalah usulan untuk pengangkatan pegawai
baru, jika yang disetujui untuk pegawai kontrak yayasan, maka sistem akan
melakukan notifikasi email ke Ketua Yayasan. Kemudian Ketua Yayasan
melakukan login dan melakukan persetujuan untuk usulan SK pengangkatan
pegawai kontrak yayasan, setelah itu sistem akan menyimpan data dan
memberikan notifikasi ke staff personalia untuk dapat diterbitkan SK
pengangkatan pegawai dan mencetaknya.
8
Gambar 7 Sequence Diagram Sistem Informasi Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW
Gambar 7 menunjukkan alur pengiriman pesan antar komponen dalam
sistem, dalam bentuk sequence diagram. Proses dimulai dari bagian view, yaitu
halaman yang diakses oleh pengguna, kemudian data berupa data usulan SK
dikirimkan ke controller. Oleh controller data diolah dalam bentuk obyek SK,
kemudian dikirimkan ke model SK. Oleh model SK, obyek tersebut disimpan ke
dalam tabel Usulan SK di database.
9
Gambar 8 Class Diagram Sistem
Gambar 8 menunjukkan class diagram sistem, dimana demi kebutuhan
sistem yang aman maka diperlukan pemisahan resource User Interface,
Controller, dan database.
Gambar 9 Deployment Diagram Sistem
10
Gambar 9 menunjukkan model deployment diagram sistem yang akan
diimplementasikan ke dalam server, dijelaskan sebagai berikut. Aplikasi yang
dibangun diletakkan pada server MS Sharepoint Server, kemudian untuk
component library dari aplikasi yang merupakan controller dari sistem diletakkan
pada Component Server, dan untuk menampung data dari hasil sistem yang
dibangun akan diletakkan pada Database Server.
Gambar 10 Rancangan Penerapan Teknologi Workflow dalam Sistem
Gambar 10 menunjukkan rancangan penerapan teknologi workflow dalam
sistem, terdiri dari 4 (empat) jenis SK dengan status kepegawaian yang berbeda.
Sebagai contoh dapat dijelaskan sebagai berikut. Jika ada usulan jenis SK dengan
jenis SK untuk pengangkatan pegawai UKSW dengan status pegawai non
akademik, maka diperlukan persetujuan dari Kepala Unit, Pembantu Rektor 2, dan
Rektor, dan dilanjutkan proses notifikasi dari setiap proses validasi sampai ke
dalam proses penerbitan SK pengangkatan pegawai, dan jika status pengangkatan
pegawai yayasan maka diperlukan persetujuan dari Ketua Yayasan untuk dapat
diterbitkannya SK pengangkatan pegawai.
4. Hasil dan Pembahasan
Sistem Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai yang dihasilkan terbagi
menjadi dua kelompok, yaitu sistem penerbitan SK pengangkatan calon pegawai
baru menjadi pegawai UKSW, dan penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW
menjadi pegawai Yayasan Perguruan Tinggi UKSW. Sistem penerbitan SK
pengangkatan pegawai ini, memiliki keunggulan sebagai berikut: (1) Dengan
teknologi workflow, usulan yang dikirim dan diterima oleh level manajemen di
atasnya, dapat diketahui secara langsung melalui notifikasi email yang dikirim
secara berkala setiap kali update status usulan dilakukan; (2) Unit dapat
melakukan pengusulan pegawai baru melalui sistem yang berjalan secara online;
(3) Mengurangi biaya sumber daya manusia; (4) Efisiensi dalam waktu
dibandingkan usulan yang dilakukan melalui pengiriman surat atau email; (5)
Aktifitas status usulan dapat dipantau oleh pihak-pihak terkait; (6) Data dapat
11
digunakan untuk perangkat lunak lainnya; (7) Dengan terpangkasnya waktu
berakibat juga tidak terlambatnya bagian penggajian pegawai dalam memenuhi
hak-hak pegawai yang bersangkutan; dan (8) Semua kegiatan mulai dari usulan
sampai terbitnya SK dapat terdokumentasi secara baik.
Tools dan teknologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi
penerbitan SK pengangkatan pegawai, adalah Microsoft Sharepoint 2010 dengan
bahasa pemrograman ASP.Net dan database Microsoft SQL Server 2008.
Pemilihan teknologi ini dikarenakan untuk mempermudah penggunaan teknologi
workflow yang akan diimplementasikan dalam sistem informasi ini, dimana
teknologi workflow sudah terintegrasi dengan Microsoft Sharepoint 2010.
Rancangan penerapan teknologi workflow dalam sistem pada Gambar 10, menjadi
dasar pembuatan workflow ke dalam Microsoft Sharepoint 2010, seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 11 a, b, c dan d.
Gambar 11a Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010
Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Non Akademik UKSW
Gambar 11b Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010
Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Akademik UKSW
12
Gambar 11c Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010
Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Non Akademik Yayasan
Gambar 11d Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010
Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Akademik Yayasan
Gambar 11 bagian a, b, c, dan d, menunjukkan setiap proses yang
dilakukan sistem berdasarkan workflow, sesuai dengan jenis SK yang ditunjukkan
dengan kode 001 untuk jenis SK pegawai non akademik UKSW, kode 002 untuk
jenis SK pegawai akademik UKSW, kode 003 untuk jenis SK pegawai non
akademik yayasan, dan kode 004 untuk jenis SK pegawai akademik yayasan.
Berdasarkan Gambar 11, terlihat bahwa untuk setiap proses validasi persetujuan,
sistem akan mengirimkan notifikasi ke setiap user validator.
Setelah implementasi sistem selesai dilakukan, selanjutnya dilakukan
proses pengujian sistem, yaitu proses untuk menguji fungsi-fungsi pada sistem
yang dihasilkan. Pengujian yang dilakukan dengan metode blackbox
menggunakan parameter user acceptance test.
13
Hasil dari user acceptance test sistem informasi penerbitan SK
pengangkatan pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10 Grafik Hasil Pengujian User Acceptance Test
Grafik hasil pengujian user acceptance test pada Gambar 10,
menerangkan hasil pengujian dari penerimaan sistem penerbitan SK pengangkatan
pegawai, dimana terdapat 5 pertanyaan yang digambarkan pada sumbu x dan nilai
jawaban diskalakan pada sumbu y. Berdasarkan grafik pada Gambar 10,
penerimaan sistem paling rendah pada skala 80, yang berarti sistem dapat diterima
dengan baik oleh user/pengguna.
5. Simpulan
Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap sistem, maka
dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: (1) Sistem informasi penerbitan SK
pengangkatan pegawai dapat memotong waktu dalam proses usulan sampai
penerbitan SK; (2) Sistem informasi yang telah dirancang dapat merekam dan
mendokumentasikan SK pengangkatan pegawai sehingga dapat digunakan pula
sebagai arsip digital; (3) Sistem informasi yang telah dibangun dapat membantu
proses penerbitan SK pengangkatan pegawai dengan cepat; (4) Dengan
menggunakan teknologi workflow maka dapat dimaksimalkannya sistem
notifikasi bagi user yang terkait dalam sistem penerbitan SK ini; dan (5)
Berdasarkan backbox testing dan user acceptance test, maka dapat disimpulkan
bahwa sistem dapat diterima oleh user untuk dapat diimplementasikan pada
bagian personalia UKSW. Saran untuk pengembangan selanjutnya adalah Sistem
dapat dikembangkan dengan menambah jenis usulan SK yang lain, sehingga
semua penerbitan SK dapat dilakukan melalui sistem secara online.
14
6. Daftar Pustaka
[1]. Collins, M. J., 2010. Office 2010 Workflow (Developing Collaborative
Solution). Apress
[2]. Dun & Bradstreet Software Services, 1993. Workflow Technology. Smart
Stream.
[3]. Abdullah, Z., 2001. Sistem Edaran Surat Online. Politeknik Negeri
Sembilan Malaysia.
[4]. Bahaweres, R. B., 2012. Pengembangan Sistem Alur Kerja Dokumen
(Workflow) Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi Dengan Alfresco
Enterprise Content Managemen (ECM) (Studi Kasus : Program Studi
Teknik Informatika UIN Jakarta). Yang menghasilkan sistem informasi
dengan sistem alur kerja (workflow) yang diterapkan pada proses pengajuan
proposal skripsi. UIN Syarif Hidayatullah
[5]. Microsoft. ASP.Net Overview [Online]. Viewed 2014 August 10.
Available:http://msdn.microsoft.com/en-
us/library/4w3ex9c2(v=vs.140).aspx