Post on 15-Nov-2020
MODUL ADMINISTRASI
SARANA DAN PRASARANA
KELAS XI SMK
Sony
PENERBIT VIANA
ELY EVIANA
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 1
MODUL
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR
Untuk SMK
Oleh:
Ely Eviana 120412423400
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
DESEMBER 2014
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 2
Kata Pengantar
Modul ini berisi materi pembelajaran yang membekali peserta didik dengan pengetahuan,
keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang dikuasai secara kongkrit dan abstrak dan
sikap sebagai makhluk yang mensyukuri anugerah alam semesta yang dikaruniakan
kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab.
Modul ini menjelaskan usaha minimal yang harus dilakukan siswa untuk mencapat
kompetensi yang diharuskan. Siswa dituntut untuk mencari sumber belajar lain yang tersedia
di sekitarnya. Dalam hal ini peran guru sangatlah penting untuk meningkatkan dan
menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan dalam modul ini. Guru dapat
memperkayanya dengan kreasi dalam bentuk kegiatan-kegiatan lain yang sesuai dan relevan
yang bersumber dari lingkungan sosial dan alam.
Modul ini sangat terbuka dan terus dilakukan perbaikan dan penyempurnaan. Untuk itu,
diharapkan kepada para pembaca untuk memberikan kritik, saran dan masukan untuk
perbaikan dan penyempurnaan.
Malang,02 Desember 2014
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 3
Daftar Isi
Kata Pengantar 2
Daftar Isi 3
Petunjuk Belajar 4
Kompetensi Inti 5
Kompetensi Dasar 5
Materi Pembelajaran 6
Informasi Pendukung 6
Paparan Isi Materi 6
Latihan Soal 22
Penilaian 25
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 4
A. PETUNJUK BELAJAR
1. Untuk Peserta Didik
a. Petunjuk umum
Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat
penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat
kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar
selanjutnya.
b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan
d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan
dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya
pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber
yang lain.
e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan
anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda
kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam
setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar
berikutnya.
2. Untuk Pendidik
a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian
bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan /
jawaban yang diperlukan.
b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan
sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta
didik.
c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama
bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 5
d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi
kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan
diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.
g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah
mereka pelajari.
h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik
diharapkan:
Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini ;
Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi
setempat.
B. KI-KD
Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli
(gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam
berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,
seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan,
kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam
bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
Kompetensi Dasar
Mengidentifikasi definisi dan ruang lingkup sarana dan prasarana kantor
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 6
C. MATERI PEMBELAJARAN
1. Definisi sarana dan prasarana kantor
2. Ruang lingkup sarana dan prasarana kantor
Peralatan/perlengkapan kantor
Mesin-mesin kantor
Mesin komunikasi kantor
Perabot kantor
Interior kantor
Tata ruang kantor
D. INFORMASI PENDUKUNG
Farida, Vida Hasna dan Nurlela, Lilis. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor Jilid I.
Bandung: Armico.
Farida, Vida Hasna dan Nurlela, Lilis 2004. Menggunakan Peralatan Kantor Jilid II.
Bandung: Armico
Tim Penyusun. 2012. Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi,
Jakarta: Sejahtera
E. PAPARAN ISI MATERI
Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang
dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah
segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses
(usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh
berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk
membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak,
sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.
Seacara umum, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagi alat dan bahan
untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi. Contohnya sabit,
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 7
cangkul,dll. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya produksi. Contohnya lahan, jalan, pabrik, dll. Misalnya, dalam
bidang transportasi darat kita dapat menyebut mobil, motor, bus, taksi sebagai sarana
transportasi karena digunakan secara langsung oleh orang. Sedangkan fasilitas
pendukung seperti jalan, rambu-rambu, lalu lintas dapat kita sebut sebagai prasarana.
Ruang Lingkup Sarana dan Prasarana Kantor
Peralatan/perlengakapan kantor
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu
pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik.
Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, yaitu:
1. Peralatan/ perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya:
a. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu
kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas kerbon, kertas stensil,
formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas
buffalo, amplop dan map.
b. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk non lembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk non lembaran(bukan
berupa kertas lembaran), yaitu bolpoint, pensil, spidol, penghapus,
penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas(cutter), pembuka
surat(letter opener), pelubang kertas dll.
c. Peralatan/ perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan/ perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain:
- Buku catatan(blok note), yaitu buku untuk menulis catatan harian
sekertaris.
- Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi
yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk,
dan jasa, hingga prosedur kerja.
- Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang
datang ke perusahaan.
- Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya
surat sehari-hari.
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 8
2. Peralatan/ perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya:
- Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang
penggunaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan
lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, klip, pensil, dan bolpoint.
- Barang tidak habis pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang
penggunaannya tahan lama. Contoh: stapler, perforator, cutter, dan
gunting.
Mesin- mesin kantor
Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja
secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
Macam-macam mesin kantor
1) Mesin ketik
Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap
kantor yang dapat dipergunakan untuk:
- Mengetik berbagai macam surat
- Mengetik naskah atau teks
- Mengetik tabel/daftar dan sheet stensil
- Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kwitansi, faktur,
weselpos, kartupos dll.
Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekenik/manual
tanpa bantuan listrik, ada pula mesin ketik manual yang elektrik
dengan menggunakan bantuan listrik.
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 9
Gambar mesin ketik manul
Gambar mesin ketik elektronik
2) Faksimili
Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi
telekomunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan
dokumen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan telepon
ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Faksimili
memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita
butuhkan yang dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin
ini dapat juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat
digunkaan sebagai sarana untuk mengcopy dokumen atau kertas yang
kita inginkan.
Gambar mesin faksimili
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 10
3) Mesin stensil
Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran
dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembuatan “kertas
master” yang disebut dengan stensil sheet atau sheet stensil.
Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat surat dengan jenis
kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Duplikator
stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat
disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.
Ada 2 macam jenis mesin stensil:
1. Mesin stensil manual, dapat digunakan untuk menggandakan
warkat/surat dengan jenis kertas HVS, duplicator, reneo dan
sebaginya.
Ciri-ciri mesin stensil manual:
- Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga manusia
- Kompenan dan cara kerja mesin bersifat mekanis
- Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
- Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil
cutter sebagai sheet master
Gambar mesin stensil manual
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 11
2. Mesin stensil elektronik
Gambar mesin stensil elektronik
4) Scaner
Scaner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu
bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu,
digunakan untuk mengambil citra cetakan (gambar,foto, tulisan) untuk
diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil pemindaian itu pada
umumnya akan ditransformasikan komputer sebagai data digital data
yang telah diambil dengan scaner itu, bisa dimasukkan secara langsung
ke semua aplikasi computer yang mengenali teks. Perbedaan tiap
scaner dari berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan
resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-
tombol digital dan teknik pencahayaan.
Fungsi scanner adalah membaca, merekam dan mengambil informasi
suatu benda baik 2D atau 3D dan menghimpunnya untuk anda dengan
berbentuk gambar.
Gambar mesin scaner
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 12
5) Mesin penghancur dokumen (shredder)
Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen
dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1. Penghancur kertas(paper shredder), digunakan untuk
menghancurkan dokumen berupa kertas, seperti surat, arsip,
laporan dan lain-lain.
Gambar mesin penghancur kertas
2. Penghancur microfilm(microfilm shredder), digunakan untuk
menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm.
Mesin penghancur kertas berfungsi sebagai saran untuk
memanfaatkan kertas yang tidak terpakai dapat dibuang secara
lebih mudah dan ramah lingkungan karena sudah dipotong-potong
menjadi lembaran-lembaran kecil, potongan-potongan kertas tadi
selanjutnya dapat didaur ulang, dibuang, ataupun dijual kepada
perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas dan monile file
kini telah menjadi standart baru kepedulian suatu kantor dalam
membantu mewujudkan sustainable environment, salah satunya
melalui pengelolaan limbah kertas yang efisien.
6) Mesin absensi
Mesin absensi digunakan untuk menangani data absensi dan timesheet
untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan
waktu keluar)
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 13
Ada tiga mesin absensi dengan masing-masing sistem kerjanya, yaitu
sebagai berikut:
- Mesin absensi dengan menggunakan ID card atau kartu tanda
pengenal
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin
yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek
kartu tanda penggenal magnetik(terdapat disamping atau atas
mesin) pengoperasiannya masing-masing pegawai dan karyawan
menggesek ID card lalu secara otomatis data akan terkirim
kekomputer.
Gambar mesin absensi dengan id card
- Mesin absensi dengan menggunakan kartu absensi
Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat didepan mesin
yang menunjukkan waktu pada saat itu kartu biasanya ditempatkan
pada tempat yang telah disediakan dan tidak jauh dari mesin. Kita
tinggal mengambil kartu atas nama kita dan memasukkannya
kedalam mesin tersebut. Kita tinggal mengambil kartu atas nama
kita dan memasukkannya dalam mesin tersebut, lalu secara
otomatis kartu akan mencetak tanggal dan jam yang dapat mesin
pada saat kita memasukkan mesin.
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 14
Gambar mesin absensi dengan kartu absensi
- Mesin dengan menggunakan pengenalan sidik jari(finger scan)
Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic
attendance. Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history
kehadiran karyawan, jam kerja karyawan, dan menjadi dasar
perhitungan gaji dan lembur karyawan, dan menjadi dasar
perhitungan gaji dan lembur karyawan. Untuk mengoperasikan
mesin ini masing-masing pegawai menscan sidik jarinya kemudian
menekan momor pegawai yang mana secara otomatis data dan
waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke komputer untuk
diproses.
Gambar mesin absensi sidik jari
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 15
7) Printer
Priter atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation
dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas
kertas printer biasnya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker
sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray adalah tempat menaruh
kertas. Tinta atau y toner adalah alat pencetak sesungguhya, karena ada
sesuatu yang disebut tinta atau toner yang digunakan untuk menulis/
mencetak pada kertas. Perbedaan toner dan tinta adalah perbedaan
sistem; toner atau laser butuh pemanasan, sedangkan tinta atau inkjrt
tak butuh pemanasan, hanya pembersihan atau cleaning pada print
head printer tersebut.
Fungsi printer komputer adalah satu hardware (perangkat keras) yag
terhubung dengan komputer dan mempunyai fungsi untuk mencetak
tulisan, gambar dan tampilan lainnya dari komputer ke media kertas
atau sejenis.
Gambar printer
8) Komputer
Komputer juga dapat diartikan sebagai suatu peralatan elektronik yang
dapat menerima input, mengolahnya menggunakan sistem yang
tersimpan dalam memori komputer, dan mengeluarkan hasilnya
menjadi informasi serta dapat menyimpan program dan hasil
pengolahannya ke dalam sebuah penyimpanan yang disebut juga file.
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 16
Gambar komputer
9) Over head projector (OHP)
OHP adalah salah satu alat yang digunkan untuk memprodukdi atau
memproyeksikan gambar atau visual menggunakan transparansi di atas
permukaan kaca yang apabila lampu OHP dinyalakan maka
transparansi tersebut akan terproyeksi. Kemampuan lensa yang ada
didalam OHP memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi
lebih besar dari aslinya dan tampil dengan cahaya yang cemerlang.
Gambar OHP
10) Mesin fotokopi
Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan
memperbesar atau memperkecil dari ukuran aslinya. Mesin fotokopi
merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap setiap saat
diperlukan, fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau
dokumen dengan sistem pemotretan. Naskah asli yang akan
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 17
digandakan dengan mesin fotokopo akan menghasilkan rekaman yang
baik kulalitasnya dan mirip atau hampir serupa dengan aslinya.
Gambar mesin fotokopi
Mesin Komunikasi Kantor
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk
melakukan komunikasi, baik dilingkungan organisasi sendiri maupun ke luar
organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimile, dan telepon wireless.
Gambar telepon
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 18
Gambar interkom
Gambar telepon wireless
Perabotan Kantor
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi
untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Antara lain:
a. Meja
Gambar meja
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 19
b. Kursi
Gambar kursi pimpinan gambar kursi staff
c. Lemari
Gambar lemari rak gambar lemari brankas
Interior Kantor
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah
suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan
dalam menyelesaikan pekerjaan. Contohnya : gambar presiden dan wakil
presiden, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam
dinding dll.
Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 20
ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan
kepada karyawan dalam bekerja.
Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, dan bentuk.
1. Tujuan Tata Ruang Kantor
Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah
dalam bekerja.
Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada
ruang yang tidak berguna.
Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
Memudahkan dalam pengawasan.
Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada
rekan kerja maupun kepada pelanggan.
Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu
perusahaan.
2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana
semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan
tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang
dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi
1,5 m.
Faktor-faktor yang mempengaruhi Tata Ruang Kantor
Cahaya
Warna
Udara
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 21
Suara
Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan
yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi
maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa
kegiatan antara lain :
Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan
penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor
Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang satuan
kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang
atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau
diperoleh dari bantuan.
Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-
menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan
usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan
prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 22
Pilhan Ganda
1. Tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor,
alat kantor nserta perabot kantor agar para pegawai dapat bekerja dengan baik,
nyaman, leluasa agar tercapai efisiensi kerja. Tujuan diadakannya tata ruang
kantor adalah?
a. Agar para pegawai merasa bebas melakukan kegiatan pribadinya
b. Untuk menambah kewibawaan atau status pejabat
c. Agar pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin
d. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
2. Perabot kantor adalah benda atau barang yang terbuat dari besi dan kayu.
benda yang termasuk dalam perabot kantor adalah ?
a. Lemari
b. Computer
c. Mesin tik
d. Mesin risograf
3. Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam
jumlah banyak dengan menggunakan pembantu kertas master disebut apa
kertas master tersebut?
a. Mesin stensil
b. Kertas stensil
c. Stylus
d. Stensil sheet
4. Bahan kimia cair yang cepat kering dan digunakan untuk menutup huruf yang
salah ketik pada kertas sheet stensil yaitu…
a. Tipe ex d. Sticker
b. Label
c. Correction fluid
5. Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor sangat beragam,
kegiatannya adalah penggandaan tujuan diadakannya kegiatan penggandaan
adalah?
a. Agar barang tidak cepat rusak
b. Agar tidak terjadi kehilangan
c. Untuk menujang pelaksanaan tugas kantor
d. Agar memudahkan dalam pengawasan
6. Berikut ini yang bukan termasuk faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang
kantor adalah...
F. SOAL LATIHAN
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 23
a. Cahaya
b. Warna
c. Udara
d. cuaca
7. berikut ini yang termasuk mesin komunikasi dalam kantor adalah....
a. Facsimile
b. Laptop
c. Perforator
d. Filing cabinet
8. Mesin-mesin kantor yang dapat dipergunakan untuk menggandakan naskah
atau dokumen adalah...
a. OHP
b. Fotocopy
c. Komputer
d. Interkom
9. Dibawah ini merupakan peralatan kantor yang termasuk barang habis pakai
adalah..
a. Gunting
b. Kertas
c. Cutter
d. Stapler
10. Mesin kantor yang dapat dipakai untuk mengerjakan segala macam pekerjaan
kantor dengan cara menggunakan perangkat lunak(software) disebut...
a. LCD
b. OHP
c. Interkom
d. Komputer
Easy
1. Apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana kantor?
2. Sebutkan ruang lingkup sarana dan prasarana kantor!
3. Jelaskan fungsi dari mesin faksimile!
4. Sebutkan tujuan tata ruang kantor!
5. Sebutjan dan jelaskan bentuk tata ruang kantor!
Kunci Jawaban
Pilihan ganda
1.B 6. D
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 24
2. A 7. A
3. D 8. B
4. C 9. B
5. C 10. D
Easy
1. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud
dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan
prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat
dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang
bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak
bergerak.
2. a. Peralatan/perlengkapan kantor
b. Mesin-mesin kantor
c. Mesin komunikasi kantor
d. Perabot kantor
e. Interior kantor
f. Tata ruang kantor
3. Mesin faksimile berfungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita
butuhkan yang dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga
digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunkaan sebagai sarana
untuk mengcopy dokumen atau kertas yang kita inginkan.
4. Tujuan Tata Ruang Kantor
Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah
dalam bekerja.
Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada
ruang yang tidak berguna.
Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
Memudahkan dalam pengawasan.
Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada
rekan kerja maupun kepada pelanggan.
Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 25
Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu
perusahaan.
5. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana
semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan
tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang
dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi
1,5 m.
G. PENILAIAN
Format Penilaian Evaluasi Kognitif (Tes Tulis)
No. Rincian Tugas Kinerja
(RTK)
Skor
Maksimum
Skor Asesmen
Oleh Siswa
Sendiri Oleh Guru
1. Menyiapkan perlengkapan dan
peralatan yang akan digunakan
untuk mengerjakan latihan (alat tulis
dan buku tulis).
25
2. Menjawab setiap pertanyaan yang
diberikan dengan baik dan benar
berdasarkan kemampuannya sendiri.
40
3. Memberikan jawaban dengan rinci
dan jelas.
35
Skor Total 100
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Kantor Page 26