SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

download SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

of 57

  • date post

    12-Apr-2018
  • Category

    Documents

  • view

    311
  • download

    2

Embed Size (px)

Transcript of SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

  • 7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

    1/57

    1

    SARANA DAN PRASARANA KANTOR

    1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

    Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segalasesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan

    tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang

    utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

    Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya

    saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana

    lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana

    lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

    2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

    1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

    Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang

    digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga

    menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat,

    dan baik.

    Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :

    1. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi

    menjadi 3, antara lain :

    o Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).

    o Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).

    o Berbentuk buku, antara lain :

    Buku catatan (block note)yaitu buku yang digunakan

    untuk menulis catatan harian sekretaris.

    Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang

    informasi yang berkaitan dengan organisasi.

    Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar

    alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi

    yang khususnya sering melakukan kerjasama.

    Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari

    berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor

    penting lainnya.

    Kamus (bahasa Indonesia dan asing).

    Peta kota-kota besar.

  • 7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

    2/57

    2

    Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi

    perkembangan atau kemajuan perusahaan selama

    setahun terakhir.

    Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat

    tamu yang datang ke perusahaan.

    Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar

    masuknya surat setiap hari.

    Buku catatan keuangan.

    Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

    2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi

    menjadi 2, antara lain :

    o Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang

    penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau

    barang tidak tahan lama.

    o Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang

    penggunaannya tahan lama.

    2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

    Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,

    mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang

    bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

    3. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)

    Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk

    melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar

    organisasi.

    4. Perabot Kantor (Office Furniture)

    Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau

    besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

    5. Interior Kantor (Office Arrangement)

    Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk

    menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan

    kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

  • 7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

    3/57

    3

    6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

    Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan

    penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan

    ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dankenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

    Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa

    ahliadministrasi perkantoran yaitu :

    Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi

    Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah

    penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta

    pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi

    para karyawannya.

    Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern

    Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan

    sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang

    yang tersedia.

    Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan

    pedomannya

    1. Tujuan Tata Ruang Kantor

    o Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan

    betah dalam bekerja.

    o Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak

    ada ruang yang tidak berguna.

    o Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

    o Memudahkan dalam pengawasan.

    o Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanankepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.

    o Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

    o Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

    o Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

    o Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun

    tamu perusahaan.

    2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

  • 7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

    4/57

    4

    1. Ruang kantor terbuka (open plan offices)adalah ruangan

    dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-

    sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok

    atau penyekat kayu.

    Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :

    Mudah merubah ruangan.

    Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi

    antarkaryawan.

    Mudah dalam pengawasan.

    Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.

    Memudahkan penempatan, penggunaan, dan

    perawatan peralatan kerja.

    Memperlancar arus pekerjaan.

    Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

    sehingga suasana jadi lebih segar.

    Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :

    Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

    Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja

    terganggu.

    Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut

    pribadi.

    2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices)adalah

    ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau

    penyekat kayu.

    Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :

    Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat

    terjaga.

    Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja

    lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.

    Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.

    Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :

  • 7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

    5/57

    5

    Pengawasan lebih sulit karena terhalang

    oleh penyekat.

    Cahaya sulit masuk dan udara lebih

    sulit beredar sehingga suasana lebih

    pengap.

    Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

    2. Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat

    hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi

    tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata

    ruang kantor semi tertutup yaituperubahan tempat lebih

    sulit dilakukan.

    2. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor

    1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain : Asas jarak terpendek.

    Asas rangkaian kerja.

    Asas penggunaan seluruh

    ruangan.

    Asas integrasi kegiatan.

    Asas perubahan susunan tempat

    kerja.

    Asas keamanan dan kepuasan

    karyawan.

    2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

    Bagian atau fungsi kerja yang

    berhubungan diempatkan

    berdekatan.

    Pekerjaan dilakukan secara

    berkesinambungan dalam garis

    lurus.

    Alur kerja harus sederhana. Perlengkapan kantor diletakkan

    dekat karyawan yang

    menggunakannya.

    Sebaiknya meja dan kursi dalam

    satu bagian mempunyai ukuran

    yang sama.

    Perhatikan cahaya, sebaiknya

    tidak ada karyawan yang

    menghadap cahaya langsung.

  • 7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

    6/57

    6

    Jika pekerjaannya banyak

    berhubungan dengan masyarakat,

    sebaiknya ditempatkan di bagian

    terdepan.

    Jika ada pekerjaan yang dapat

    mendatangkan kebisingan,

    sebaiknya dijauhkan dari bagian

    yang lain dan dtempatkan dekat

    jendela.

    3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang

    kantor antara lain :

    1. Sistem Pencahayaan atau Penerangan

    Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4,

    yaitu :

    Natural lightingadalah pencahayaan yang berasal dari

    sinar matahari.

    Task lighting(memerlukan konsentrasi yang tinggi).

    Ambient lightingadalah penggunaan cahaya yang berasal

    dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langitruang kantor.

    Accent lightingadalah pencahayaan yang digunakan

    hanya di daerah tertentu saja.

    Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :

    Penerangan directdilakukan dengan mengarahkan

    cahaya 90-100% langsung ke area kerja.

    Penerangan semi directdilakukan denganmengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan

    sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali

    ke bawah.

    Penerangan indirectdilakukan dengan mengarahkan

    cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan

    ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke

    area kerja.

    Penerangan semi indirectdilakukan dengan

    mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke

  • 7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

    7/57

    7

    atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya