SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

57
 1 SARANA DAN PRASARANA KANTOR  1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, p embangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak. 2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor 1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies) Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik. Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :  1. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari b entuknya dibagi menjadi 3, antara lain : o Berbentuk lembaran atau helaian (kertas). o Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran). o Berbentuk buku, antara lain :  Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris.  Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi.  Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tent ang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama.  Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.  Kamus (bahasa Indonesia dan asing).  Peta kota-kota besar.

Transcript of SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 1/57

1

SARANA DAN PRASARANA KANTOR  

1.  Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segalasesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan

tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang

utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya

saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana

lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana

lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

2.  Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor 

1.  Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies) 

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang

digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga

menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat,

dan baik.

Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :

1.  Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi

menjadi 3, antara lain :

o  Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).

o  Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).

o  Berbentuk buku, antara lain :

  Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan

untuk menulis catatan harian sekretaris.

  Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang

informasi yang berkaitan dengan organisasi.

  Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar

alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi

yang khususnya sering melakukan kerjasama.

  Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari

berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor

penting lainnya.

  Kamus (bahasa Indonesia dan asing).

  Peta kota-kota besar.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 2/57

2

  Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi

perkembangan atau kemajuan perusahaan selama

setahun terakhir.

  Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat

tamu yang datang ke perusahaan.

  Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar

masuknya surat setiap hari.

  Buku catatan keuangan.

  Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

2.  Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi

menjadi 2, antara lain :

o  Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang

penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau

barang tidak tahan lama.

o  Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang

penggunaannya tahan lama.

2.  Mesin-mesin Kantor (Office Machine) 

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,

mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang

bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

3.  Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication) 

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk

melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar

organisasi.

4.  Perabot Kantor (Office Furniture) 

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau

besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

5.  Interior Kantor (Office Arrangement) 

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk

menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan

kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 3/57

3

6.  Tata Ruang Kantor (Office Lay Out) 

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan

penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan

ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dankenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa

ahliadministrasi perkantoran yaitu :

  Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi

Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah

penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta

pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi

para karyawannya.

  Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern

Office Management , tata ruang kantor dapat dirumuskan

sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang

yang tersedia.

Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan

pedomannya

1.  Tujuan Tata Ruang Kantor

o  Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan

betah dalam bekerja.

o  Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak

ada ruang yang tidak berguna.

o  Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

o  Memudahkan dalam pengawasan.

o  Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanankepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.

o  Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

o  Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

o  Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

o  Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun

tamu perusahaan.

2.  Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 4/57

4

1.  Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan

dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-

sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok

atau penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :

  Mudah merubah ruangan.

  Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi

antarkaryawan.

  Mudah dalam pengawasan.

  Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.

  Memudahkan penempatan, penggunaan, dan

perawatan peralatan kerja.

  Memperlancar arus pekerjaan.

  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

sehingga suasana jadi lebih segar.

Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :

  Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

  Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja

terganggu.

  Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut

pribadi.

2.  Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah

ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau

penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :

  Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat

terjaga.

  Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja

lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.

  Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.

Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 5/57

5

  Pengawasan lebih sulit karena terhalang

oleh penyekat.

  Cahaya sulit masuk dan udara lebih

sulit beredar sehingga suasana lebih

pengap.

  Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

2.  Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat

hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi

tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata

ruang kantor semi tertutup yaituperubahan tempat lebih

sulit dilakukan.

2.  Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor

1.  Asas-asas tata ruang kantor antara lain :  Asas jarak terpendek.

  Asas rangkaian kerja.

  Asas penggunaan seluruh

ruangan.

  Asas integrasi kegiatan.

  Asas perubahan susunan tempat

kerja.

  Asas keamanan dan kepuasan

karyawan.

2.  Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

  Bagian atau fungsi kerja yang

berhubungan diempatkan

berdekatan.

  Pekerjaan dilakukan secara

berkesinambungan dalam garis

lurus.

  Alur kerja harus sederhana.  Perlengkapan kantor diletakkan

dekat karyawan yang

menggunakannya.

  Sebaiknya meja dan kursi dalam

satu bagian mempunyai ukuran

yang sama.

  Perhatikan cahaya, sebaiknya

tidak ada karyawan yang

menghadap cahaya langsung.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 6/57

6

  Jika pekerjaannya banyak

berhubungan dengan masyarakat,

sebaiknya ditempatkan di bagian

terdepan.

  Jika ada pekerjaan yang dapat

mendatangkan kebisingan,

sebaiknya dijauhkan dari bagian

yang lain dan dtempatkan dekat

 jendela.

3.  Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang

kantor antara lain :

1.  Sistem Pencahayaan atau Penerangan

Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4,

yaitu :

  Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari

sinar matahari.

  Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).

   Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal

dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langitruang kantor.

   Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan

hanya di daerah tertentu saja.

Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :

  Penerangan direct  dilakukan dengan mengarahkan

cahaya 90-100% langsung ke area kerja.

  Penerangan semi direct  dilakukan denganmengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan

sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali

ke bawah.

  Penerangan indirect  dilakukan dengan mengarahkan

cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan

ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke

area kerja.

  Penerangan semi indirect  dilakukan dengan

mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 7/57

7

atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya juga

diarahkan ke area kerja.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002,

pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yangdiperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.

2.  Sistem Warna

1.  Macam-macam warna ada 3, yaitu :

  Warna primer (warna pokok).

  Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran

warna primer).

  Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran

warna primer dan sekunder).

2.  Arti warna dan efek psikologis

  Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah

dapat mendatangkan energi, aktif, memberikan

suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias,

meningkatkan aliran darah dalam tubuh, dan

bersemangat.

  Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah.

Warna kuning dapat membangkitkan

energi, mood  (suasana hati), dan vitalitas.

  Hijau berarti alami. Warna hijau dapat

menyeimbangkan emosi seseorang sehingga lebih

stabil, ruangan juga lebih segar, sejuk, dan tenang.

  Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru

dapat menimbulkan perasaan tenang, sejuk,

tentram, hening, damai, nyaman, dan aman.

  Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram,

nyaman, terang. Namun terlalu banyak warna putih

dapat mendatangkan perasaan dingin, steril, dan

kaku.

  Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah

muda dapat memberikan kesan lembut,

menenangkan, mengesankan anak muda, dan

bersifat kekanak-kanakan.

  Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampirsama dengan merah. Warna oranye dapat

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 8/57

8

memberikan efek energik, fit, ramah, senang,

gembira, penuh harapan, percaya diri, dan dapat

mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun

bila berlebihan dapat merangsang perilaku

hiperaktif.

  Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat

dapat memberikan kenyamanan, kehangatan,

anggun, dan elegan.

  Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna

abu-abu dapat memberikan keheningan dan kesan

luas.

  Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius,

klasik, elegan.  Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim,

antik, anggun, hangat, sensual, dan menarik

perhatian orang.

3.  Pertimbangan dalam memilih warna ruang

  Ukuran ruang.

  Lokasi bangunan.

  Lokasi ruangan.

  Tipe ruang.

  Bentuk ruang.

  Tinggi ruang.

4.  Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

  Kantor lebih menarik dan menyenangkan.

  Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang

berlebihan.

  Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan

gembira.

  Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.  Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat

berkurang.

  Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.

3.  Sistem Pengaturan Udara Ruangan

Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah

25,6 Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat

mempengaruhi prestasi kerja karyawan.

Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 9/57

9

  Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur

suhu udara ruang kerja secara otomatis.

  Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.

  Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :

  Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.

  Semangat kerja karyawan dapat meningkat.

  Kesehatan karyawan lebih terpelihara.

  Produktivitas kerja lebih meningkat.

  Kualitas kerja menjadi lebih baik.

  Memberi kesan yang baik kepada tamu.

4.  Sistem Penataan Suara

Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara

lain :

  Konsentrasi karyawan terganggu.

  Semangat kerja karyawan menurun.

  Dapat terjadi gangguan mental atau saraf

karyawan.

  Karyawan tambah lelah.

  Kesalahan kerja banyak terjadi.

  Produktivitas kerja rendah.

Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak

terlaluberpengaruh dapat dilakukan dengan :

o  Ruangan diberi penyadap suara.

o  Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik

dapat diredam.

o  Pengadaan printer  diusahakan yang tidak terlalu bersuara

(laser).

o  Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.

3.  Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor 

Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semuakegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 10/57

10

administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan

efisien.

Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan

beberapa kegiatan antara lain :

1.  Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan

penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan

prasarana kantor antara lain :

  Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

  Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana

yang dibutuhkan.

  Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan

biaya yang tersedia.

  Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan

operasional.

  Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

  Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

  Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur

yang berlaku.

Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya,

maka perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya,

yaitu :

o  Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai

berikut :

  Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan

dengan kebutuhan dan rencana kegiatan.

  Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk

pengadaan barang tersebut setiap bulan.

  Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana

triwulan dan menjadi rencana tahunan.

o  Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan

sebagai berikut :

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 11/57

11

  Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai

dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan

yang masih ada dan masih dapat dipakai.

  Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan

standar yang telah ditentukan.

  Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan

urgensi kebutuhan.

  Menyusun rencana pengadaan tahunan.

o  Barang tidak bergerak meliputi :

o  Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

  Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya

disesuaikan dengan kebutuhan.

  Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik

dan sesuai dengan maksud dan memperhatikan rencana tata

kota.

  Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik,

telepon, air, dan alat angkutan.

  Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan

untuk bahan pengajuan rencana anggaran.  Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang

ditetapkan baik di daerah maupun di pusat dengan

melampirkan data yang disusun dari hasil survei.

o  Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

  Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk

memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur

organisasi yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot yang akan ditempatkan.

  Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan

dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.

  Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan

harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.

  Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan

dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta

memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan

memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 12/57

12

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan

kantor antara lain :

  Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau

daftar permintaan barang ke bagian gudang.  Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang.

Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon

pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat tersebut

diberi nomor dari buku induk.

  Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan

memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli

dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.

  Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat

diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang

yang dibutuhkan.

  Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan

kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima

dengan menggunakan buku serah terima barang.

  Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk

didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.

2.  Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang

dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil

pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi

lain, atau diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

o  Agar barang tidak cepat rusak.

o  Agar tidak terjadi kehilangan barang.

o  Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila

barang tersebut dicari.

o  Memudahkan dalam pengawasan.

o  Memudahkan dalam analisis barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau

bahan kantor dilakukan antara lain :

  Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 13/57

13

  Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.

  Sifat barang yang disimpan.

  Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.

  Prosedur dan tata kerja.

  Biaya yang disediakan.

  Tenaga yang diperlukan.

  Jangka waktu penyimpanan.

Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

  Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan

satuan barang).

  Barang disimpan dalam keadaan bersih.

  Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.

  Barang disimpan di tempat yang memadai.

  Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah

dicari.

  Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau

siraman air.

  Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.

  Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku

persediaan.  Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di

bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama

disimpan lebih dalam.

3.  Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-

menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam

keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

o  Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.

o  Agar barang tidak mudah hilang.

o  Agar barang tidak kadaluarsa.

o  Agar barang tidak mudah susut.

o  Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 14/57

14

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan

berbagai cara antara lain :

  Pemeliharaan berdasarkan waktu

o  Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).o  Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).

  Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

o  Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau

berkala).

o  Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau

berkala).

4.  Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan

usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan

prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :

  Agar peralatan tidak mudah hilang.

  Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan

barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.

  Memudahkan dalam pengecekan barang.

  Memudahkan dalam pengawasan.

  Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau

penghapusan barang.

Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan

inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :

  Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan

untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau

pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan

untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

  Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu

yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris

menurut golongan yang ditentukan, masing-masing

berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan.

Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak

habis pakai.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 15/57

15

  Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang

digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris

(barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki

oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat

barang yang habis pakai.

2.  Laporan Sarana dan Prasarana Kantor

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang

bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik

persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana

tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :

o  Sebagai bahan pertanggung jawaban.

o  Sebagai pengendali persediaan.

o  Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi

barang.

o  Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan

pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya

dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :

o  Bukti penerimaan barang.

o  Bukti pembelian barang.

o  Bukti pengeluaran barang.

o  Kartu barang.

o  Kartu persediaan.

o  Daftar inventaris.

o  Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

o  Memeriksa barang.

o  Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.

o  Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.

o  Menghitung pengeluaran barang.

o  Menghitung sisa persediaan.

o  Mencatat mutasi barang.o  Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 16/57

16

  MEMPERSIAPKAN DANMENGIDENTIFIKASI

PENGELOLAAN KARTUPERSEDIAAN SUPPLIES 

  Written by Eko Trisnaning Tias

  KD 1-2

  0 comments

  1. Prosedur pengelolaan kartu persediaan supplies

  Kartu persediaan supplies, seperti halnya piutang atau buku hutang merupakan buku

tambahan dalam hal ini untuk perkiraan perlengkapan. Buku tambahan kartu

 persediaan supplies digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo

akhir dari setiap jenis barang supplies/perlengkapan.

Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang supplies harus di catat, baik di

kartu persediaan supplies maupun di perkkiraan buku besar supplies/perlengkapan

2. Peralatan untuk pengelolaan persediaan suppies

Kartu persediaan supplies

Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu penambahan,

 pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.

Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies.

Penambahan dalam kartu persediaan supplies disebabkan karena adanya Pembelian,

atau penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda penerimaan dari

 pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh

 bagian gudang. Pengurangan dalam kartu persediaan supplies disebabkan karena

adanya pemakaian barang supplies, atau karena adanya kerusakan barang supplies.

  Contoh kartu persediaan supplies:

  

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 17/57

17

Pengurangan dalam kartu persediaan supplies terjadi karena ada pemakaian barang

supplies, pengurangan lain dapat terjadi karena ada kerusakan barang supplies dalam

 penyimpanan.

Dasar untuk mencatat pengurangan dalam kartu persediaan adalah pengeluaran

 barang dari gudang, dan bukti pengiriman barang telah ditandatangani oleh bagian

 pengiriman barang.

Harga pokok barang supplies yang dipakai/dikeluarkan dalam satu periode tergantung

 pada penetapan harga pokok yang digunakan.

Pada Akhir periode berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan

ikhtisar persediaan barang supplies oleh bagian gudang

3. Dokumen penerimaan barang supplies

 

Barang supplies yang diterima, baik dari bagian gudang/logistik, maupun barang

supplies yang diterima dari pembelian tunai/kredit. Dicatat berita acaranya oleh

 pejabat/pegawai yang berwenang.

 

  

 

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 18/57

18

Laporan penerimaan barangBerdasarkan bukti-bukti penerimaan barang, dicatat kedalam buku penerimaan barang

diurut berdasarkan tanggal bukti penerimaan barang

  

  Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang supplies:

1. Bagian inventarisasi 

  Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis

dalam persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.

 

2. Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies

3. Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan penyimpanan barang supplies,

sebagian pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam

perusahaan.

 

4. Pengelompokan persediaan barag supplies 

Barang supplies ada 2 macam yaitu sebagai berikut :

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 19/57

19

 

1. Barang supplies yang habis dipakai, yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pakai dalam kegiatan perrusahaan. Hal ini berarti selalu habis tanpa

meninggalkan

bekas dalam pemakaiannya.

  Misalnya:

Perlengkapan kantor : Kertas, karet penghapus, tinta,alat tullis, map,amplop, karbon dll

Perlengkapan toko : Kertas pembungkus, plastik, buku nota, tali rafia, dll

Perlengkapan salon : Kosmetik, shampoo, cream dll

Perlengkapan bengkel : Oli, bensin, paslin, amplas, dll

2. Barang supplies tidak habis pakai, yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang-

ulang dantahan lama dalam pemakaiannya.

 

Misalnnya:

Perlengkapan kantor : Gunting, steples, pelubang kertas (perforator), cap tanggalan,

bantalan cap, bak-

bak surat,dll

 

  Perlengkapan toko : Timbangan, meteran, gunting, kalkulator, dll

Perlengkapan salon : Sisir, sabun, handuk, rak kosmetik, dll

Perlengkapan bengkel : Kunci pas, obeng, perlengkapan bengkel lainnya (spare part)

5. Dokumen pengeluaran barang supplies 

Bukti pengeluaran barang supplies

Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian

pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti

pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.

 

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 20/57

20

  

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 21/57

21

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 22/57

22

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 23/57

23

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 24/57

24

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 25/57

25

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 26/57

26

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 27/57

27

Administrasi Sarana dan Prasarana

PEMBAHASAN

A. Arti Manajemen Perlengkapan Sekolah

Sekolah merupakan sebuah sistem yang memiliki tujuan. Berkaitan dengan upaya

mewujudkan tujuan tersebut, serangkaian masalah dapat muncul. Masalah-masalah itu

dapat dikelompokkan sesuai dengan tugas-tugas administrative yang menjadi tanggung

 jawab administrator sekolah, sehingga merupakan substansi tugas-tugas aadministratif

kepala sekolah selaku administrator. Di antaranya adalah tugas yang dikelompokkan

menjadi substansi perlengkapan sekolah.

Dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang dikelompokkan sebagai substansi

perlengkapan sekolah itu, digunakan suatu pendekatan administrative tertentu yang disebut

 juga dengan manajemen, merupakan istilah yang cukup popular. Manajemen merupakan

proses pendayagunaan semua sumber daya dalam rangka mencapai tujuan yang telah

ditetapkan. Pendayagunaan melalui tahapan proses yang meliputi perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan disebut manajemen.Berdasarkan uraian singkat di atas dapat dikatakan bahwa manajemen perlengkapan

sekolah merupakan salah satu bagian kajian dalam administrasi sekolah (school

administration), atau administrasi pendidikan (educational administration) dan sekaligus

menjadi bidang garapan kepala sekolah selaku administrator sekolah. Sebagai salah satu

bagian dalam kajian administrasi pendidikan, manajemen perlengkapan sekolah mengkaji

administrasi pendidikan ditinjau dari sisi bagaimana memberikan layanan secara

professional dalam bidang perlengkapan atau fasilitas kerja bagi personel sekolah. Dengan

manajemen yang efektif dan efisien diharapkan dapat meningkatkan efektivitas kerja

personel sekolah. Namun dalam pembahasannya, kami akan menggunakan istilah

Administrasi Sarana dan Prasarana, yang berarti proses kegiatan yang direncanakan dandiusahakan secara sengaja yaitu pendayagunaan semua sumber daya dalam rangka

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Perlengkapan sekolah, atau juga sering disebut dengan fasilitas sekolah, dapat

dikelompokkan menjadi: 1). Sarana pendidikan; dan 2). Prasarana pendidikan.[1] 

Prasarana dan sarana pendidikan adalah semua benda bergerak maupun yang tidak

bergerak, yang diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar, baik

secara langsung maupun tidak langsung.[2] 

Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara

langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah. Sedangkan prasarana pendidikan

adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjangpelaksanaan proses pendidikan di sekolah.[3] 

Fasilitas atau benda-benda pendidikan dapat ditinjau dari fungsi, jenis atau sifatnya.

1). Ditinjau dari fungsinya:

Ditinjau dari fungsinya terhadap PBM, prasarana pendidikan berfungsi tidak langsung

(kehadirannya tidak sangat menentukan). Termasuk dalam prasarana pendidikan adalah

tanah, halaman, pagar, tanaman, gedung/bangunan sekolah, jaringan jalan, air, listrik,

telepon, serta perabot.

Sedangkan sarana pendidikan berfungsi langsung (kehadirannya sangat menentukan)

terhadap PBM, seperti alat pelajaran, alat peraga, alat praktek, dan media pendidikan.

2). Ditinjau dari jenisnya:

Ditinjau dari jenisnya, fasilitas pendidikan dapat dibedakan menjadi fasilitas fisik atau

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 28/57

28

fasilitas nonfisik.

Fasilitas fisik atau fasilitas material yaitu segala sesuatu yang berwujud benda mati atau

dibendakan yang mempunyai peranuntuk memudahkan atau melancarkan sesuatu usaha,

seperti kendaraan, mesin tulis, computer, perabot, alat peraga, model, media, dan

sebagainya.

Fasilitas nonfisik yakni sesuatu yang bukan benda mati, atau kurang dapat disebut bendaatau dibendakan, yang mempunyai peranan untuk memudahkan atau melancarkan sesuatu

usaha seperti manusia, jasa, uang.

3). Ditinjau dari sifat barangnya:

Ditinjau dari sifat barangnya, benda-benda pendidikan dapat dibedakan menjadi barang

bergerak dan barang tidak bergerak, yang kesemuanya dapat mendukung pelaksanaan

tugas.[4] 

B. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana Sekolah

Secara umum, tujuan administrasi perlengkapan sekolah adalah memberikan layanan ecara

professional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranyaproses pendidikan secara efektif dan efisien. Secara rinci, tujuannya adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui system

perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama. Dengan pengertian bahwa

diharapkan semua perlengkapan yang didapatkan oleh sekolah adalah sarana dan

prasarana pendidikan yang berkualitas tinggi, sesuai dengan kebutuhan sekolah, dan

dengan dana yang efisien.

2. Untuk mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana sekolah secara tepat dan efisien.

3. Untuk mengupayakan sarana dan prasarana sekolah, sehingga keberadaannya selalu

dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua personel sekolah.[5] 

C. Prinsip-Prinsip Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan

Agar tujuan-tujuan administrasi sarana dan prasarana bisa tercapai, ada beberapa prinsip

yang perlu diperhatikan dalam mengelola perlengkapan pendidikan di sekolah. Prinsip-

prinsip yang dimaksud adalah 1). Prinsip pencapaian tujuan; 2).Prinsip efisiensi; 3). Prinsip

administrative; 4). Prinsip kejelasan tangguang jawab; dan 5). Prinsip kekohesifan. Apabila

kelima prinsip tersebut diterapkan, administrasi sarana dan prasarana bias menyokong

tercapainya tujuan pendidikan.

Prinsip Pencapaian Tujuan

pada dasarnya administrasi sarana dan prasarana sekolah dilakukan dengan maksud agar

semua fasilitas sekolah dalam keadaan kondisi siap pakai. Oleh karena itu, administrasi

sarana dan prasarana sekolah dapat dikatakan berhasil jika fasilitas sekolah itu selalu siap

pakai setiap saat, pada setiap ada seseorang personel sekolah akan menggunakannya.

Prinsip Efisiensi

Dengan prinsip efisiensi berarti semua kegiatan pengadaan sarana dan prasarana sekolah

dilakukan dengan perencanaan yang hati-hati, sehingga bias memperoleh fasilitas

berkualitas baik dengan harga yang relatif murah. Dengan prinsip efisiensi juga berarti

bahwa pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya,

sehingga dapat mengurangi pemborosan. Dalam rangka itu maka perlengkapan sekolah

hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya. Petunjuk

teknistersebut dikomunikasikan kepada semua personel sekolah yang diperkirakan akan

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 29/57

29

menggunakannya. Selanjutnya, bilamana dipandang perlu, dilakukan pembinaan terhadap

semua personel.

Prinsip Administratif

Di Indonesia teradapat sejumlah peraturan perundang-undangan yang berkenaan dengan

sarana dan prasarana pendidikan. Sebagai contohnya adalah peraturan tentanginventarisasidan penghapusan perlengkapan milik Negara. Dengan prinsip administrative

berarti semua perilaku pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya

selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi, dan pedoman yang telah

diberlakukan oleh pemerintah. Sebagai upaya penerapannya, setiap penanggung jawab

penelolaan perlengkapan pendidikan hendaknya memahami semua peraturan perundang-

undangan tersebut dan menginformasikan kepada semua personel sekolah yang

diperkirakan akan berpartisipasidalam pengelolaan perlengkapan pendidikan.

Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab

Di Indonesia tidak sedikit adanya lembaga pendidikan yang sangat besar dan maju. Olehkarena besar, sarana dan prasarananya sangat banyak sehingga pada kepengaturannya

(administrasinya) melibatkan banyak orang. Bilamana hal itu terjadi maka perlu adanya

pengorganisasian kerja pengelolaan perlengkapan pendidikan. Dalam pengorganisasiannya,

semua tugas dan tanggung jawab semua orang yang terlibat ituperlu dideskripsikan dengan

 jelas.

Prinsip Kekohesifan

Dengan prinsip kekohesifan berarti manajemen perlengkapan pendidikan di sekolah

hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat kompak. Oleh

karena itu, walaupun semua orangyang terlibat dalam pengelolaan perlengkapan itu telahmemiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun antara yang satu dengan yang

lainnyaharus selalu bekerja sama dengan baik.[6] 

D. Proses Administrasi Sarana dan Prasarana di Sekolah

Kegiatan dalam administrasi prasarana dan sarana pendidikan meliputi:

Perencanaan Kebutuhan

Penyusunan daftar kebutuhan prasarana dan sarana di sekolah didasarkan atas

pertimbangan bahwa:

a) pengadaan kebutuhan prasarana dan sarana karena berkembangnya kebutuhan sekolah.

b) Pengadaan prasarana dan sarana untuk penggantian barang-barang yang rusak,

dihapuskan, atau hilang.

c) Pengadaan prasarana dan sarana untuk persediaan barang.

Pengadaan Prasarana dan Sarana Pendidikan

Pengadaan adalah kegiatan untuk menghadirkan prasarana dan sarana pendidikan dalam

rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas sekolah.

Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan dapat dilaksanakan dengan cara:

a) Pembelian

b) Buatan sendiri

c) Penerimaan hibah atau bantuan

d) Penyewaan

e) Peminjaman

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 30/57

30

f) Pendaurulangan

Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan di sustau lembaga pendidikan atau sekolah

dapat dilakukan dengan dana rutin, dana dari masyarakat atau dana bantuan dari

pemerintah daerah atau anggota masyarakat lainnya.

Penyimpanan Prasarana dan SaranaPenyimpanan merupakan kegiatan pengurusan, penyelenggaraan, dan pengaturan

persediaan prasarana dan sarana di dalam ruang penyimpanan/gudang. Penyimpanan

hanya bersifat sementara. Penyimpanan dilakukan agara barang/prasarana dan sarana

yang sudah diadakan /dihadirkan tidak rusak sebelum tiba saat pemakaian. Penyimpanan

 jarus dialkukan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sifat-sifat barang yang disimpan.

Dengan demikian nilai guna barang tidak susust sebelum barang itu dipakai.

Inventarisasi Prasarana dan Sarana PendidikanInventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusa penyelenggaraan, pengaturan, dan

pencatatan barang-barang yang menjadi milik sekolah menengah yang bersangkutan dalam

semua daftar inventaris barang.

Daftar barang inventaris merupakan suatu dokumen berisi jenis dan jumlah barang baik

bergerak maupun tidak bergerak yang menjadi milik dan dikuasai negara, serta berada di

bawah tanggung jawab sekolah. Daftar barang itu terdiri dari:

a) kartu inventaris ruangan

b) kartu inventaris barang

c) buku inventaris

Pemeliharaan Prasarana dan Sarana Pendidikan

Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu

barang, sehingga barang tersebut kondisi baik dan siap dipakai.

Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barng inventaris.

Pemeliharaan dimulai dari pemakai barang, yaitu dengan cara berhati-hati dalam

menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas

profesional yang mempunyai keahlian sesuai dengna jenis barang yang dimaksud.

Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:

a) Perawatan

b) Pencegahan kerusakan

c) Penggantian ringan

Penghapusan Prasarana dan Sarana Pendidikan

Penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik negara/derah dari daftar

inventaris karena barang itu dianggap sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak

berfungsi sebagaimanan yang diharapkan, atau biaya pemeliharaannya sudah terlalu mahal.

Pengawasan Prasarana dan Sarana Pendidikan

Pengawasan prasarana dan sarana merupakan kegiatan pengamatan, pemeriksaan, dan

penilaian terhadap pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah.

Pengawasan dapat dilakukan oleh kepala sekolah (pengawasan melekat), aparat

Departemen P dan K atau aparat lain yang berwenang.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 31/57

31

Pengawasan dapat dilakukan secara objektif, artinya pengawasan harus didasarkan atas

bukti-bukti yang ada. Apabila dari hasil pengawasan/pemeriksaan ternyata terdapat

kekurangan-kekurangn, maka kepala sekolah wajib melakukan tindakan-tindakan perbaikan

dan penyelesaiannya.

Untuk pendokumentasian hasil pemeriksaan, perlu adanya buku pemeriksaan untuk diisi

oleh pemeriksa.

Peranan Guru dalamAdministrasi Prasarana dan Sarana

Peranan guru dalam administrasi prasarana dan sarana dimulai dari perencanaan,

pemanfaatan dan pemeliharaan, serta pengawasan penggunaan prasarana dan sarana

yang dimaksud.

1. Perencanaan

Perencanaan pengadaan barang menuntut keterlibatan guru karena semua barang yang

dipergunakan dalam proses belajar-mengajara harus sesuai dengan rancanagn kegiatan

belajar-mengajar itu.

Perencanaan pengadaan barang yang menuntut keterlibatan guru di antaranya adalahpengadaan alat pengajaran dan media pengajaran.

2. Pemanfaatan dan Pemeliharaan

Guru harus dapat memanfaatkan segala sarana seoptimal mungkin dan bertanggung jawab

penuh terhadap keselamatan pemakaian sarana dan prasarana pengajaran yang ada. Juga

bertanggung jawab terhadap penempatan sarana dan prasarana

3. Pengawasan Penggunaan

Apabila sarana dan prasarana pendidikan itu digunakan oleh siswa yang ada di kelasanya,

maka tugas guru adalah melakukan pengawasanan atau memberikan arahan agar siswa

dapat menggunakan atau memakaik sarana dan prasarana pendidikan itu sebagaimana

mestinya.[7] 

Seluruh rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang harmonis

(terpadu). Dalam sistematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpangsiuran dan

tumpang tindih dalam wewenang, tanggung jawab, dan pengawasan menghindari timbulnya

pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.[8] 

Namun secara ringkasnya, seluruh proses tersebut diatas dapat dideskripsikan

sebagaimana Gambar di bawah ini:

1

Pengadaaan

- Analisis kebutuhan

- Analis Anggaran

- Seleksi

- Keputusan

- Pemerolehan

2.

Pendistribusian

- Pengalokasian

- Pengiriman

5.

Penghapusan

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 32/57

32

4.

InventarisasiPERLENGKAPAN SEKOLAH3.

Penggunaan dan Pemeliharaan

Gambar. 1 Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

Pendidikan di Sekolah

[1] Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, (Jakarta: Rineka Cipta, 1996), h.,115.

[2] Soetjipto & Raflis Kosasi, Profesi Keguruan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004), Cet. II, h.,

170.[3] Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah, (Jakarta: Bumi Aksara, 2004), h., 2.

[4]  Ary H. Gunawan,…h.,115. 

[5] Ibrahim Bafadal,…h., 5. 

[6] Ibrahim Bafadal,…h.,5-6.

[7] Soejipto & Raflis Kosasih,…h.,170-174.

[8] Ary H. Gunawan, h., 117. 

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 33/57

33

 ADMINISTRASI SARANA DAN

PRASARANA PENDIDIKAN

12 f 2008 at 8:12 am (Administrasi dan Supervisi) 

Tags: Pendidikan

PENDAHULUAN 

1.1 Latar Belakang 

Administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan hal yang sangat menunjang atas

tercapainya suatu tujuan dari pendidikan, sebagai seorang personal pendidikan kita dituntut untuk

menguasi dan memahami administrasi sarana dan prasarana, untuk meningkatkan daya kerja yang efektif

dan efisien serta mampu menghargai etika kerja sesama personal pendidikan, sehingga akan tercipta

keserasian, kenyamanan yang dapat menimbulkan kebanggaan dan rasa memiliki baik dari warga sekolah

maupun warga masyarakat sekitarnya. Lingkungan pendidikan akan bersifat positif atau negatif itu

tergantung pada pemeliharaan administrasi sarana dan prasarana itu sendiri.

Terbatasnya pengetahuan dari personal tata usaha sekolah akan administrasi sarana dan

prasarana pendidikan, serta kurangnya minat dari mereka untuk mengetahui dan memahaminya dengan

sungguh sungguh, maka dari itu kami menyusun makalah ini.

1.2 Rumusan Masalah 

1.2.1 Bagaimanakah macam-macam sarana dan prasarana?

1.2.2 Apa saja komponen sarana dan prasarana pendidikan?

1.2.3 Bagaimanakah hubungan antara sarana dan prasarana dengan program pengajaran?

1.2.4 Bagaimanakah pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan?

1.2.5 Bagaimanakah fungsi administrasi sarana dan prasarana?

1.2.6 Apakah tujuan administrasi sarana dan prasarana?

1.3 Tujuan 

1.3.1 Mengetahui macam-macam sarana dan prasarana

1.3.2 Mengetahui komponen sarana dan prasarana pendidikan

1.3.3 Mengetahui hubungan antara sarana dan prasarana dengan program pengajaran

1.3.4 Mengetahui pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 34/57

34

1.3.5 Mengetahui fungsi administrasi sarana dan prasarana

1.3.6 Mengetahui tujuan administrasi sarana dan prasarana pendidikan

PEMBAHASAN 

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN 

Secara Etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung untukmencapai tujuan dalam

pendidikan. misalnya: lokasi/tempat, bangunan sekolah,lapangan olahraga, uang dsb.  Sedangkan sarana

berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.  misalnya; Ruang, Buku, Perpustakaan, Laboratorium

dsb.

Dengan demikian dapat di tarik suatau kesimpulan bahwa Administrasisarana dan prasarana

pendidikan itu adalah semua komponen yang sacaralangsung maupun tidak langsung menunjang jalannya

proses pendidikan untukmencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.  Menurut keputusan menteri P dan K

No 079/ 1975, sarana pendididkan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu :

a. Bangunan dan perabot sekolah

b. Alat pelajaran yang terdiri dari pembukuan , alat-alat peraga dan laboratorium.

c. Media pendidikan yang dapat di kelompokkan menjadi audiovisual yang menggunakan alat penampil danmedia yang tidak menggunaakan alat penampil.[1] 

Secara micro (sempit) kepala sekolahlah yang bertanggung jawab atas pengadaan sarana dan

prasarana pendidikan yang di perlukan di sebuah sekolah.

Sedangkan administrasi sarana dan prasarana itu sendiri mempunyai peranan yang sangat penting

bagi terlaksananya proses pembelajaran di sekolaah serta menunjang tercapainya tujuan pendidikan di sebuah

sekolah baik tujuan secara khusus maupun tujuan secara umum.

Terdapat beberapa pemahaman mengenai administrasi sarana dan prasarana di antaranya adalah :

a. Berdasarkan konsepsi lama dan modern

Menurut konsepsi lama administrasi sarana dan prasarana itu di artikan sebagai sebuah system

yang mengatur ketertiban peralatan yang ada di sekolah . Menurut konsepsi modern administrasi sarana

dan prasarana itu adalah suatu proses seleksi dalam penggunaan sarana dan prasarana yang ada di

sekolah. Guru menurut konsepsi lama bertugas untuk mengatur ketertiban penggunaan sarana sekolah,

menurut konsepsi modern guru bertugas sebagai administrator dan bertanggung jawab kepada kepala

sekolah.

b. Berdasarkan pandangan pendekatan operasional tertentu

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 35/57

35

1.  Seperangkat kegiatan dalam mempertahankan ketertiban penggunaan sarana dan

prasarana di sekolah melalui penggunaan di siplin (pendekatan otoriter )

2.  Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan ketertiban sarana dan prasarana

sekolah dengan melalui pendekatan intimidasi

3.  Seperangkat kegiatan untuk memaksimalkan penggunaan sarana dan prasarana

sekolah dalam proses pembelajaran (pendekatan permisif)

4.  Seperangkat kegiatan untuk mengefektifkan penggunaan sarana dan prasarana

sekolah sesuai dengan program pembelajaran (pendekatan intruksional)

5.  Seperangkat kegiatan untuk mengembangkan sarana dan prasarana sekolah

6.  Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan keutuhan dan keamanan dari sarana

dan prasarana yang ada di sekolah.

Pengertian lain dari administrasi sarana dan prasarana adalah suatu usaha yang di arahkan untukmewujudkan suasana belajar mengajar yang efektif dan menyenangkan serta dapat memotivasi siswa untuk

belajar dengan baik sesuai dengan kemampuan dan kelengkapan sarana yang ada. 

Dengan demikian adminitrasi sarana dan prasarana itu merupakan usaha untuk mengupayakan

sarana dan alat peraga yang di butuhkan pada proses pembelajaran demi lancarnya dan tercapainya tujuan

pendidikan .[2] 

2.1 MACAM – MACAM SARANA DAN PRASARANA 

Adapun macam-macam sarana dan prasarana yang di perlukan di sekolah demi kelancaran dankeberhasilan kegiatan proses pendidikan sekolah adalah :

1. Ruang kelas: tempat siswa dan guru melaksanakan proses kegiatan belajar mengajar.

2. Ruang perpustakaan: tempat koleksi berbagai jenis bacaan bagi siswa dan dari sinilah siswa dapat

menambah pengetahuan.

3. Ruang laboratorium ( tempat praktek) : tempat siswa mengembangkan pengetahuan sikap dan

keterampilan serta tempat meneliti dengan menggunakan media yang ada untuk memecahkan suatu

masalah atau konsep pengetahuan .

4. Ruang keterampilan adalah tempat siswa melaksanakan latihan mengenai keterampilan tertentu.

5. Ruang kesenian: adalah tempat berlangsungnya kegiatan-kegiatan seni

6. Fasilitas olah raga: tempat berlangsungnya latihan-latihan olahraga.

Pemeliharaan sarana dan prasarana 

Untuk menyempurnakan pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana para ahli menyarankan

beberapa pedoman pelaksanaan administrasinya, diantaranya adalah sebagai berikut :

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 36/57

36

a. Kepala sekolah tidak terlalu menyibukkan diri secara langsung dengan urusan pelaksanaan administrasi

sarana dan prasarana pengajaran.

b. Melakukan sistem pencatatan yang tepat sehingga mudah di kerjakan.

c. Senantiasa di tinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar pelaksanaan program pengajaran.

Adapun masalah yang sering timbul dalam pemeliharaan sarana dan prasarana di sekolah adalah

pengrusakan yang di lakukan oleh siswa  –siswa di sekolah itu sendiri. Namun ada beberapa upaya yang

bisa di lakukan dalam menangani masalah tersebut diantaranya adalah :

1. Membangkitkan rasa memiliki sekolah pada siswa  –siswi

2. Sarana dan prasarana sekolah di siapkan yang prima sehingga tidak mudah di rusak

3. Membina siswa untuk disiplin dengan cara yang efektif dan di terima oleh semua siswa .

4. Memupuk rasa tanggung jawab kepada siswa untuk menjaga dan memelihara keutuhan dari sarana dan

prasarana sekolah yang ada.

Koordinasi dalam mengelola dan memelihara sarana dan prasarana sekolah agar tetap prima

adalah tugas utama dari administrator , oleh karena itu para petugas yang berhubungan dengan sarana

dan prasarana sekolah bertanggung jawab langsung kepada kepala sekolah Adapun kebijaksanaan yang di

perlukan dalam memelihara dan mengelola sarana dan prasarana sekolah adalah :

1. Membina hubungan kerja sama yang baik dengan petugas

2. Memimpin kerja sama dengan staf yang membantu petugas.

3. Memberikan pelatihan pada petugas untuk peningkatan kerjanya.

4. Mengawasi pembaharuan dan perbaikan sarana dan prasarana

5. Mengadakan inspeksi secara periodik dan teliti terhadap sarana dan prasarana.

Prinsip dan tata tertib. 

Setiap sekolah memiliki prinsip-prinsip dan tata tertib mengenai penggunaan dan pemeliharaan

sarana dan prasarana sekolah, hal itu bertujuan untuk mempermudah administrator dalam mengawasi

dan mengatur sarana dan prasarana yang ada di sekolah tersebut.[3] 

2.2 KOMPONEN-KOMPONEN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN 

2.2.1 LAHAN  

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 37/57

37

Lahan yang di perlukan untuk mendirikan sekolah harus di sertai dengan  tanda bukti

kepemilikan yang sah dan lengkap (sertifikat), adapun jenis lahan tersebut harus memenuhi

beberapa kriteria antara lain :

a. Lahan terbangun adalah lahan yang diatasnya berisi bangunan ,

b. Lahan terbuka adalah lahan yang belum ada bangunan diatasnya.

c. Lahan kegiatan praktek adalah lahan yang di gunakan untuk pelaksanaan kegiatan praktek

d. Lahan pengembangan adalah lahan yang di butuhkan untuk pengembangan bangunan dan

kegiatan praktek.

Lokasi sekolah harus berada di wilayah pemukiman yang sesuai dengan cakupan wilayah

sehingga mudah di jangkau dan aman dari gangguan bencana alam dan lingkungan yang kurang

baik.

2.2.2 RUANG  

Secara umum jenis ruang di tinjau dari fungsinya dapat di kelompokkan dalam

a. Ruang pendidikan

Ruang pendidikan berfungsi untuk menampung proses kegiatan belajar mengajar teori dan

praktek antara lain :

a. 

1.  Ruang teori sejumlah rombel 4. Ruang perpustakaaan

2.  Ruang Laaboraatorium 5. Ruang kesenian

3.  Ruang Olah raga 6. Ruang keteraampilan

b. Ruang administrasi 

Ruang Administrasi berfungsi untuk melaksanakan berbagai kegiatan kantor. Ruang administrasi

terdiri dari :

a. 

1.  Ruang kepala sekolah 3. Ruang tata usaha

2.  Ruang guru 4. Gudang

c. Ruang penunjang 

Ruang penunjang berfungsi untuk menunjang kegiatan yang mendukung proses kegiatan belajar

mengajar antara lain :

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 38/57

38

a. 

1.  Ruang Ibadah 5. Ruang serbaguna

2.  Ruang koperasi sekolah 6. Ruang UKS

3.  Ruang OSIS 7. Ruang WC/ kamar mandi

4.  Ruang BP

2.2.3 PERABOT  

Secara umum perabot sekolah mendukung 3 fungsi yaitu : fungsi pendidikan, fungsi

administrasi, fungsi penunjang. Jenis perabot sekolah di  kelompokkan menjadi 3 macam :

a. Perabot pendidikan

Perabot pendidikan adalah semua jenis mebel yang di gunakan untuk proses kegiatan belajar

mengajar. Adapun Jenis, bentuk dan ukurannya mengacu pada kegiatan itu sendiri.

b. Perabot administrasi

Perabot administrasi adalah perabot yang di gunakan untuk mendukung kegiatan kantor.

 jenis perabot ini hanya tidak baku / terstandart secara internasional.

c. Perabot penunjang

Perabot penunjang adalah perabot yang di gunakan / di butuhkan dalam ruang penunjang.

seperti perabot perpustakaan, perabot UKS, perabot OSIS dsb.

2.2.4 ALAT DAN MEDIA PENDIDIKAN  

Setiap mata pelajaran sekurang  – kurangnya memiliki satu jenis alat peraga praktek yang

sesuai dengan keperluan pendidikan dan pembelajaran, sehingga dengan demikian proses

pembelajaran tersebut akan berjalan dengan optimal.

2.2.5 BUKU ATAU BAHAN AJAR 

Bahan ajar adalah sekumpulan bahan pelajaran yang di gunakan dalam kegiatan  proses

belajar mengajar. Bahan ajar ini terdiri dari

a. BUKU PEGANGAN 

Buku pegangan di gunakan oleh guru dan peserta didik sebagai acuan  dalam pembelajaran

yang bersifat Normatif, adaptif dan produktif.

b. BUKU PELENGKAP 

Buku ini di gunakan oleh guru untuk memperluas dan memperdalam penguasaan materi

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 39/57

39

c. BUKU SUMBER 

Buku ini dapat di gunakan oleh guru dan peserta didik untuk memperoleh  kejelasan

informasi mengenai suatu bidang ilmu / keterampilan.

d. BUKU BACAAN 

Buku ini dapat di gunakan oleh guru dan peserta didik sebagai bahan  bacaan tambahan (non

fiksi) untuk memperluas pengetahuan dan wawasan  serta sebagai bahan bacaan (fiksi ) yang

bersifat relatif .[4] 

2.3 HUBUNGAN ANTARA SARANA DAN PRASARANA DENGAN PROGRAM PENGAJARAN 

Jenis peralatan dan perlengkapan yang di sediakan di sekolah dan cara-

cara pengadministrasiannya mempunyai pengaruh besar terhadap proses belajar mengajar.

Persediaan yang kurang dan tidak memadai akan menghambat proses belajar  mengajar ,

demikian pula administrasinya yang jelek akan mengurangi kegunaan alat-alat dan perlengkapan

tersebut, sekalipun peralatan dan perlengkapan pengajaran itu keadaannya istimewa. Namun yang lebih

penting dari itu semua adalah penyediaan sarana di sekolah di sesuaikan dengan kebutuhan anak

didik serta kegunaan hasilnya di masa mendatang.

2.4 PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN 

Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang,

sehingga barang tersebut selalu dalam kondisi baik dan siap pakai.

Pemeliharaan dilakukan secara continue terhadap semua barang-barang inventaris kadang-

kadang dianggap sebagai suatu hal yang sepele, padahal pemeliharaan ini merupakan suatu tahap kerja

yang tidak kalah pentingnya engan tahap-tahap yang lain dalam administrasi sarana dan prasarana.

Sarana dan prasarana yang sudah dibeli dengan harga mahal apabila tidak dipelihara maka tidak dapat

dipergunakan.

Pemeliharaan dimulai dari pemakai barang, yaitu dengan berhati-hati dalam menggunakannya.

Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas professional yang mempunyai keahlian

sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Pelaksanaan barang inventaris meliputi:

a. Perawatan

b. Pencegahan kerusakan

c. Penggantian ringan

Pemeliharaan berbeda dengan rehabilitasi, rehabilitasi adalah perbaikan berskala besar dan

dilakukan pada waktu tertentu saja.[5] 

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 40/57

40

2.5 FUNGSI ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA 

Selain memberi makna penting bagi terciptanya dan terpeliharanya kondisi  sekolah yang

optimal administrasi sarana dan prasarana sekolah berfungsi sebagai:

a. Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang di perlukan dalam proses belajar

mengajar.

b. Memelihara agar tugas-tugas murid yang di berikan oleh guru dapat terlaksana dengan lancar dan

optimal.

Fungsi administrasi yang di pandang perlu dilaksanakan secara khusus oleh kepala sekolah

adalah :

2.5.1 Perencanaan

Perencanaan dapat di pandang sebagai suatu proses penentuan dan penyusunan rencana dan

program-program kegiatan yang akan di lakukan pada masa yang akan datangsecara terpadu dan

sistematis berdasarkan landasan ,prinsip-prinsip dasardan data atau informasi yang terkait serta

menggunakan sumber-sumber daya lainnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah di tetapkan

sebelumnya.

Rencana tersebut hendaknya memiliki sifat-sifat sbb

1. Harus jelas

Kejelasan ini harus terlihat pada tujuan dan sasaran yang hendak di capai, jenis dan bentuk,

tindakan (kegiatan) yang akan di laksanakan, siapa pelaksananya, prosedur, metode dan teknis

pelaksananya, bahan dan peralatan yang di perlukan serta waktu dan tempat pelaksanaan

2. Harus realistis

Hal ini mengandung arti bahwa ;

a. rumusan, tujuan serta target harus mengandung harapan yang memungkinkan dapat di capai

baik yang menyangkut aspek kuantitatif maupun kualitatifnya. Untuk itu harapan tersebut

harus di susun berdasarkan kondisi dan kemampuan yang di miliki oleh sumberdaya yang

ada.

b. jenis dan bentuk kegiatan harus relevan dengan tujuan dan target yang hendak di capai.

c. prosedur, metode dan teknis pelaksanaan harus relevan dengan tujuan yangnhendak di capai

serta harus memungkinkan kegiatan yang telah di pilih dapat dilaksanakan secara efektif dan

efisien.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 41/57

41

d. Sumberdaya manusia yang akan melaksanakan kegiatan tersebut harus memiliki kemampuan

dan motivasi serta aspek pribadi lainnya yang memungkinkan terlaksananya tugas dan

kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya .

3. Rencana harus terpadu

a. rencana harus memperlihatkan unsur-unsurnya baik yang bersifat insani maupun non insani

sebagai komponen-komponen yang bergantung satu sama sama lain., berinteraksi dan

bergerak bersama secara sinkron kearah tercapainya tujuan dan target yang telah di

tetapkan sebelumnya.

b. rencana harus memiliki tata urut yang teratur dan di susun berdasarkan skala prioritas.

2.5.2 Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah suatu proses yang menyangkut perumusan dan rincian pekerjaan

dan tugas serta kegiatan yang berdasarkan struktur organisasi formal kepada orang-orang yang

memiliki kesanggupan dan kemampuan melaksanakan nya sebagai prasyarat bagi terciptanya

kerjasama yang harmonis dan optimal ke arah tercapainya tujuan secara efektif dan efisien.

Pengorganisasian ini meliputi langkah-langkah antara lain :

a. Mengidentifikasi tujuan-tujuan dan sasaran yang telah di tetapkan sebelumnya.

b. Mengkaji kembali pekerjaan yang telah di rencanakan dan merincinya menjadi sejumlah tugasdan

menjabarkan menjadi sejumlah kegiatan.

c. Menentukan personil yang memiliki kesanggupan dan kemampuan untuk melaksanakan tugas dan

kegiatan tersebut.

d. Memberikan informasi yang jelas kepada guru tentang tugas kegiatan yang harus di laksanakan,

mengenai waktu dan tempatnya, serta hubungan kerja dengan pihak yangn terkait.

2.5.3 Menggerakkan

Fungsi ini menyangkut upaya kepala sekolah untuk memberikan pengaruhpengaruh yang

dapat menyebabkan guru tergerak untuk melaksanakan tugas dan kegiatannya secara bersama-

bersama dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.5.4 Memberikan arahan

Fungsi ini menyangkut upaya kepala sekolah untuk memberikan informasi, petunjuk, serta

bimbingan kepada guru yang di pimpinnya agar terhindar dari penyimpangan, kesulitan atau

kegagalan dalam melaksanakan tugas. Fungsi ini berlaku sepanjang proses pelaksanaan kegiatan.

2.5.5 Pengkoordinasian

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 42/57

42

Fungsi ini menyangkut upaya kepala sekolah untuk menyelaraskan gerak langkah dan

memelihara prinsip taat asas (konsisten) pada setiap dan seluruh guru dalam melaksanakan seluruh

tugas dan kegiatannya agar dapat tujuan dan sasaran yang telah di rencanakan .Hal ini di lakukan oleh

kepala sekolah melalui pembinaan kerja sama antar guru, dan antar guru dengan pihak-pihak luar

yang terkait. Di samping itu penyelarasan dan ketaatan pada sas diupayakan agar fungsi yang satu

gengan yang lainnya dapat mercapai dan memenuhi target yang di tetapkan sebelumnya.

2.5.6 Pengendalian

Fungsi ini mencakup upaya kepala sekolah untuk:

a. Mengamati seluruh aspek dan unsur persiapan dan pelaksanaan program-program kegiatan yang

telah di rencanakan

b. Menilai seberapa jauh kegiatan-kegiatan yang ada dapat mencapai sasaran-sasaran dan tujuan.

c. Mengidentifikasi permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan beserta faktor-faktor

penyebabnya.

d. Mencari dan menyarankan atau menentukan cara-cara pemecahan masalah-masalah tersebut.

e. Mengujicobakan atau menerapkan cara pemecahan masalah yang telah dipilih guna menghilagkan

atau mengurangi kesenjangan antara harapan dan kenyataan.

Dengan demikian dalam melaksanakan fungsi ini kepala sekolah dapat menggunakan

sekurang-kurangnya 3 pendekatan yaitu :

a. Pengendalian yang bersifat pencegahan

b. Pengendalian langsung

c. Pengendalian yang bersifat perbaikan.

2.5.7 Inovasi

Fungsi ini menyangkut upaya kepala sekolah untuk menciptakan kondisikondisi yang

memungkinkan diri para guru untuk melakukan tindakantindakan atau usaha-usaha yang bersifat

kreatif inovatif.dengan demikian kepala sekolah dan guru-guru perlu mencari atau menciptakan cara-

cara kerja atau hal-hal yang baru yang lebih sesuai dengan kebutuhan. Sekurangkurangnya mereka di

harapkan mampu dan mau memodifikasi hal-hal atau cara-cara yang lebih baik atau lebih efektif dan

efisien, agar pembaharuan pendidikan dapat muncul dari warga sekolah ,hal ini juga akan

menumbuhkan sikap dan daya kreatif warga sekolah itu sendiri.

Dalam melakukan fungsi ini kepala sekolah perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Harus di sadari bahwa sesuatu yang baru belum tentu lebih baik dari yang lama.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 43/57

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 44/57

44

3.1.2 Adapun masalah yang sering timbul dalam pemeliharaan sarana dan prasarana di sekolah adalah

pengrusakan yang di lakukan oleh siswa  –siswa di sekolah itu sendiri.

3.1.3 Adapun yang menjadi tujuan dari administrasi saran dan prasarana adalah agar semua kegiatan

administrasi sarana dan prasarana mendukung tercapainya tujuan pendidikan

3.1.4 Tujuan dari administrasi sarana dan prasarana itu bersumber dari tujuan pendidikan nasional.

3.2 Saran 

3.2.2 Sebagai seorang personal administrasi pendidikan berusahalah untuk belajar dan belajar lagi lebih

giat dalam memahami dan mendalami administrasi sarana dan prasarana demi terwujudnya

tujuan dari pendidikan nasional

3.2.3 Agar kita tidak ketinggalan maka kita harus aktif mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan yang

semakin lama semakin berkembang seiring dengan perkembangan zaman supaya tidak gaptek (

gagap teknologi ) .

DAFTAR PUSTAKA 

Soetjipto, Prof. Profesi Keguruan. Rineka Cipta. Jakarta. 2004

Http://Media.Diknas.Go.Id

Oteng, Sutisna. Administrasi Pendidikan. Penerbit Angkasa. Bandung. !985

Burhanuddin, Yusak. Administrasi Pendidikan. Pustaka Setia. Bandung. 2005

[1] Yusak Burhanudin. Aministrasi Pendidikan. Bab III, Hlm 77.

[2] Http://Media.Diknas.Go.Id

[3] Sutisno, Oteng. Administrasi Pendidikan. Bab II. Hlm 33.

[4] Ibid…. Hlm 53. 

[5] Prof. Soetjipto. Profesi Keguruan. Bab VII. Hlm 172.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 45/57

45

amis, 27 September 2012

IV. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 

I.  MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 

A.  Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor 

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud

atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang

utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih

mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer,

mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah,

gedung, ruangan dll.

a  Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies) 

Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu

pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan

selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan

menjadi 2 (dua), yaitu:

1.)  Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya

a)  Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)

b)  Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip,sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.

c)  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

(1)  Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor

(2)  Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan

organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

(3)  Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam

organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

(4)  Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

(5)  Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

(6)  Peta kota-kota besar

(7)  Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan

perushaan selama setahun terakhir

(8)  Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan

(9)  Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 46/57

46

(10)  Buku catatan keuangan

(11)  Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)

2.)  Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

a)  Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau

tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.

b)  Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama

contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.

b  Mesin-mesin kantor (Office Mechine) 

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,

mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara

mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display),

mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda

dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.

c  Mesin Komunikasi Kantor 

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan

komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh:

telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 47/57

47

d  Perabot Kantor (Office Furniture) 

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk

membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi

untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat

majalah/koran meja resepsionis.

e  Interior kantor (Office Arrangement) 

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana

jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan

pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

f.  Tata Ruang Kantor (Office Lay Out) 

1)  Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat danperabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga

memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

2)  Tujuan tata ruang kantor 

a)  Memberikan kenyamanan kepada karyawan

b)  Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal

c)  Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja

d)  Memudahkan dalam pengawasan

e)  Memudahkan dalam memberikan pelayanan

f)  Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja

g)  Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

h)  Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

i)  Memberikan pencitraan yang baik

3)  Bentuk-bentuk tata ruang kantor 

a)  Ruang kantor terbuka (open plan office)

Ruang kantor terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan

dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun

penyekat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor terbuka:

  Mudah merubah ruangan

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 48/57

48

  Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan

  Mudah dalam pengawasannya

  Menghemat tenaga

  Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

  Memperlancar arus pekerjaan

  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

Kerugian ruang kantor terbuka:

  Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia

  Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu

  Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

b)  Ruang kantor tertutup Closed plan office)

Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-

tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor tertutup

  pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

  pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang

  karyawan lebih leluasa dalam bekerja

Kerugian ruang kantor tertutup

  pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat

  cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar

  perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

c)  Ruang kantor semi tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

  Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

  kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

4)  Pedoman pembuatan tata ruang kantor 

a)  Asas-asas tata ruang kantor 

  Asas jarak terpendek

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 49/57

49

Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan

tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-

pendeknya.

  Asas rangkaian kerja

Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan

yang urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.

  Asas penggunaan seluruh ruangan

Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan

pemborosan dan tidak efisien

  Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.

  Asas perubahan susunan tempat kerja

Perubahan tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.

  Asas keamanan dan kepuasan karyawan

Ruangan yang aman dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.

b)  Prinsip-prinsip tata ruang kantor 

  Bagian atau fungsi yang berhubungan ditempatkan berdekatan

  pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

  alur kerja harus sederhana

  perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

  Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian memiliki ukuran yang sama

  Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

  Pekerjaan yang banyak berhubungan dengan masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian

depan

  Pekerjaan yang mendatangkan kebisisngan sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain.

c)  Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang 

(1)  Sistem pencahayaan 

  Natural lighting 

Adalah pencahayaan yang berasal dari sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi,

jendela, kaca, dinding dll.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 50/57

50

  Task lighting 

Adalah cahaya yang digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti menggambar.

  Ambient lighting 

adalah cahaya yang berasal dari lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor

  Accent lighting 

Adalah pencahayaan yang hanya digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau

area lain yang memerlukan cahaya.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 51/57

51

(2)  Sistem warna 

Macam-macam warna 

  warna primer yaitu warna pokok, merah, biru dan kuning.

  warna sekunder yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran warna pokok, misalnya orange

mrp campuran wrna merah dan kuning.

  warna tersier yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran wrna primer dan sekunder misalnya

merah dengan jingga.

Arti warna dan efek psikologinya 

  merah artinya berani, mewahm dapat mendatangkan energi, semangat, optimis, komunikatif

dan dapat meningkatkan aliran darah dalam tubuh

  Kuning artinya kehangatan, cerah dapat membangkitkan energi, mood dan vitalitas.

  Hijau artinya alami dapat menyeimbangkan emosi seseorang, segar, sejuk dan tenang.

  Biru artinya harmonis, tenang mendatangkan perasaan tenang, sejuk, damai.

  Putih berarti orisinil, ringan, tentram namun jika terlalu banyak dapat menimbulkan

perasaan dingin. dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruangan 

  ukuran ruangan

  lokasi ruangan

  lokasi bangunan

  tipe ruangan

  bentuk ruangan

  tinggi ruangan

Keuntungan menggunakan wrna yang sesuai 

  kantor lebih menarik dan menyenangkan

  ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan

  karyawan dapat bekerja lebih tenang, nyaman dan gembira

  produktivitas meningkat

  karyawan merasa lebih lega

  meningkatkan citra yang baik pada perusahaan

(3)  Sistem pengaturan udara ruangan 

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 52/57

52

Berikut beberapa cara untuk mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab

  Menggunakan AC

  Membuat ventilasi yang cukup

  Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruangan

Keuntungan pengaturan udara yang tepat antara lain:

  karyawan lebih nyaman dalam bekerja

  semangat kerja meningkat

  kesehatan karyawan lebih terpelihara

  produktivitas meningkat

  kualitas kerja lebih baik

  memberi kesan baik bagi tamu

(4)  Sistem penataan suara 

Selama bekerja diperlukan suasana yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat

karyawan sulit berkonsentrasi pada pekerjaan.

Akibat yang ditimbulkan karena ada kegaduhan di kantor antara lain:

  konsentrasi terganggu

  semamgat menurun

  dapat terjadi gangguan mental/syaraf

  karyawan tambah lelah

  kesalahan kerja banyak terjadi

  produktivitas kerja rendah

Untuk mengatasi atau mengurangi kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal

berikut:

  ruangan diberi peredam suara

  dibawah mesin tik diberi alas karet

  memilih printer yang tidak terlalu bersuara

  gerakan disiplin karyawan harus diperhatikan

  pesawat telepon ditempatkan pada tempat khusus

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 53/57

53

B.  Pengelolaam Sarana dan Prasarana Kantor 

a.  Pengadaan 

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang

pelaksanaan tugas. Rencana kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[ tahun

untuk satu tahun anggaran.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana

kantor antara lain:

1)  Gunakan prosedur pengelolaan sarana prasarana

2)  Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang dibutuhkan

3)  Sesuaikan antara kebutuham dengan biaya yang tersedia

4)  Sediakan dan gunakan sarana prasarana dalam kegiatan operasional

5)  Penyimpanan sarana prasarana

6)  Kumpulkan dan kelola data sarana prasarana

7)  Penghapusan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

b.  Penyimpanan 

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampunghasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang

diperoleh dari bantuan.

1)  Tujuan penyimpanan

a)  agar barang tiddak cepat rusak

b)  agar tidak terjadi kehilangan barang

c)  agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan

d)  memudahkan dalam pengawasan

e)  memudahkan dalam analisis barang

2)  Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:

a)  Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia

b)  Pergudangan yang memenuhi syarat

c)  Sifat barang yang disimpan

d)  Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 54/57

54

e)  Prosedur dan tata kerja

f)  Biaya yang tersedia

g)  Tenaga yang diperlukan

h)  Jangka waktu penyimpanan

3)  Cara penyimpanan

a)  Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis

b)  Barang disimpan dalam keadaan bersih

c)  Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi

d)  Barang disimpan di tempat yang memadai

e)  Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan

f)  Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air hujan

g)  Barang disimpan di ruangan yang terkunci

h)  Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat di buku persediaan

i)  Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan di bagian depan

c.  Pemeliharaan 

Pemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan

kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana prasarana kantor:

1)  agar barang tidak mudah rusak

2)  agar barang tidak mudah hilang

3)  agar barang tidak kedaluarsa

4)  agar barang tidak mudah susut

5)  agar sarana prasarana selalu dalan keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana prasarana dapat dil;akukan dengan berbagai cara antara lain:

1)  Pemeliharaan berdasarkan waktu

a)  pemeliharaan sehari-hari

b)  pemeliharaan berkala

2)  Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 55/57

55

a)  pemeliharaan barang bergerak

b)  pemeliharaan barang tidak bergerak

d.  Inventarisasi 

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk

memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.

Tujuan inventarisasi

1)  agar peralatan tidak mudah hilang

2)  adanya bukti tertulis terhadap pengelolaan barang sehingga dapat

dipertanggungjawabkan

3)  memudahkan dalam pengecekan barang

4)  memudahkan dalam pengawasan

5)  memudahkan ketikla mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format-format pencatatan,

dimana masing-masing instansi belum tentu sama. Berikut beberapa contoh buku

inventarisasi barang:

1)  Buku induk barang inventaris

Merupakan buku yang digiunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang

sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habispakai.

2)  Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut

menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode

barang yang telah ditentukan.

3)  Buku catatan barang noninventaris

Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barangyang belkum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan

untuk mencatat barang-barang yang habis pakai.

e.  Laporan sarana prasarana 

Laporan saranaprasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan

sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana

prasrana tersebut dalam periode tertentu.

Fungsi adanya laporan adalah:

1)  Sebagai bahan pertanggungjawaban

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 56/57

56

2)  sebagai pengendali persediaan

3)  memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4)  sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:

1)  Bukti penerimaan barang

2)  bukti pembelian barang

3)  Bukti pengeluaran barang

4)  Kartu barang

5)  Kartaui persediaan

6)  Daftar inventaris

7)  Daftar rekapitulasi barang inventaris

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sarana-dan-prasarana-kantordocx 57/57

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

1)  Memeriksa barang

2)  menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran

3)  menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4)  menghitung pengeluaran barang

5)  menghitung sisa persediaan

6)  mencatat mutasi barang

melaporkan kepada atasan atau pimpinan (bersambung)