7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

1/57

1

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segalasesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan

tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang

utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya

saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana

lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana

lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang

digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga

menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat,

dan baik.

Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :

1. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi

menjadi 3, antara lain :

o Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).

o Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).

o Berbentuk buku, antara lain :

Buku catatan (block note)yaitu buku yang digunakan

untuk menulis catatan harian sekretaris.

Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang

informasi yang berkaitan dengan organisasi.

Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar

alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi

yang khususnya sering melakukan kerjasama.

Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari

berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor

penting lainnya.

Kamus (bahasa Indonesia dan asing).

Peta kota-kota besar.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

2/57

2

Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi

perkembangan atau kemajuan perusahaan selama

setahun terakhir.

Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat

tamu yang datang ke perusahaan.

Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar

masuknya surat setiap hari.

Buku catatan keuangan.

Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi

menjadi 2, antara lain :

o Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang

penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau

barang tidak tahan lama.

o Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang

penggunaannya tahan lama.

2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,

mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang

bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

3. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk

melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar

organisasi.

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau

besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk

menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan

kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

3/57

3

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan

penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan

ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dankenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa

ahliadministrasi perkantoran yaitu :

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi

Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah

penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta

pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi

para karyawannya.

Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern

Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan

sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang

yang tersedia.

Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan

pedomannya

1. Tujuan Tata Ruang Kantor

o Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan

betah dalam bekerja.

o Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak

ada ruang yang tidak berguna.

o Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

o Memudahkan dalam pengawasan.

o Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanankepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.

o Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

o Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

o Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

o Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun

tamu perusahaan.

2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

4/57

4

1. Ruang kantor terbuka (open plan offices)adalah ruangan

dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-

sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok

atau penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :

Mudah merubah ruangan.

Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi

antarkaryawan.

Mudah dalam pengawasan.

Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.

Memudahkan penempatan, penggunaan, dan

perawatan peralatan kerja.

Memperlancar arus pekerjaan.

Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

sehingga suasana jadi lebih segar.

Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :

Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja

terganggu.

Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut

pribadi.

2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices)adalah

ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau

penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :

Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat

terjaga.

Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja

lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.

Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.

Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

5/57

5

Pengawasan lebih sulit karena terhalang

oleh penyekat.

Cahaya sulit masuk dan udara lebih

sulit beredar sehingga suasana lebih

pengap.

Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

2. Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat

hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi

tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata

ruang kantor semi tertutup yaituperubahan tempat lebih

sulit dilakukan.

2. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor

1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain : Asas jarak terpendek.

Asas rangkaian kerja.

Asas penggunaan seluruh

ruangan.

Asas integrasi kegiatan.

Asas perubahan susunan tempat

kerja.

Asas keamanan dan kepuasan

karyawan.

2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

Bagian atau fungsi kerja yang

berhubungan diempatkan

berdekatan.

Pekerjaan dilakukan secara

berkesinambungan dalam garis

lurus.

Alur kerja harus sederhana. Perlengkapan kantor diletakkan

dekat karyawan yang

menggunakannya.

Sebaiknya meja dan kursi dalam

satu bagian mempunyai ukuran

yang sama.

Perhatikan cahaya, sebaiknya

tidak ada karyawan yang

menghadap cahaya langsung.

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

6/57

6

Jika pekerjaannya banyak

berhubungan dengan masyarakat,

sebaiknya ditempatkan di bagian

terdepan.

Jika ada pekerjaan yang dapat

mendatangkan kebisingan,

sebaiknya dijauhkan dari bagian

yang lain dan dtempatkan dekat

jendela.

3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang

kantor antara lain :

1. Sistem Pencahayaan atau Penerangan

Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4,

yaitu :

Natural lightingadalah pencahayaan yang berasal dari

sinar matahari.

Task lighting(memerlukan konsentrasi yang tinggi).

Ambient lightingadalah penggunaan cahaya yang berasal

dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langitruang kantor.

Accent lightingadalah pencahayaan yang digunakan

hanya di daerah tertentu saja.

Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :

Penerangan directdilakukan dengan mengarahkan

cahaya 90-100% langsung ke area kerja.

Penerangan semi directdilakukan denganmengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan

sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali

ke bawah.

Penerangan indirectdilakukan dengan mengarahkan

cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan

ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke

area kerja.

Penerangan semi indirectdilakukan dengan

mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke

7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx

7/57

7

atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya