SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx
date post
12-Apr-2018Category
Documents
view
264download
0
Embed Size (px)
Transcript of SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx
7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx
1/57
1
SARANA DAN PRASARANA KANTOR
1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segalasesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan
tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya
saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana
lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana
lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.
2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang
digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat,
dan baik.
Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :
1. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi
menjadi 3, antara lain :
o Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).
o Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).
o Berbentuk buku, antara lain :
Buku catatan (block note)yaitu buku yang digunakan
untuk menulis catatan harian sekretaris.
Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang
informasi yang berkaitan dengan organisasi.
Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar
alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi
yang khususnya sering melakukan kerjasama.
Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari
berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor
penting lainnya.
Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
Peta kota-kota besar.
7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx
2/57
2
Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi
perkembangan atau kemajuan perusahaan selama
setahun terakhir.
Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat
tamu yang datang ke perusahaan.
Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar
masuknya surat setiap hari.
Buku catatan keuangan.
Buku objek wisata (brosur atau pamflet).
2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi
menjadi 2, antara lain :
o Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang
penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau
barang tidak tahan lama.
o Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang
penggunaannya tahan lama.
2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)
Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang
bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
3. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk
melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar
organisasi.
4. Perabot Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau
besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
5. Interior Kantor (Office Arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk
menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan
kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx
3/57
3
6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan
ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dankenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa
ahliadministrasi perkantoran yaitu :
Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi
Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah
penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta
pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi
para karyawannya.
Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern
Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan
sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang
yang tersedia.
Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan
pedomannya
1. Tujuan Tata Ruang Kantor
o Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan
betah dalam bekerja.
o Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak
ada ruang yang tidak berguna.
o Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
o Memudahkan dalam pengawasan.
o Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanankepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.
o Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
o Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
o Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
o Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun
tamu perusahaan.
2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx
4/57
4
1. Ruang kantor terbuka (open plan offices)adalah ruangan
dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-
sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok
atau penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :
Mudah merubah ruangan.
Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi
antarkaryawan.
Mudah dalam pengawasan.
Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.
Memudahkan penempatan, penggunaan, dan
perawatan peralatan kerja.
Memperlancar arus pekerjaan.
Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar
sehingga suasana jadi lebih segar.
Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :
Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja
terganggu.
Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut
pribadi.
2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices)adalah
ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau
penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :
Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat
terjaga.
Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja
lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.
Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.
Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :
7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx
5/57
5
Pengawasan lebih sulit karena terhalang
oleh penyekat.
Cahaya sulit masuk dan udara lebih
sulit beredar sehingga suasana lebih
pengap.
Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
2. Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat
hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi
tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata
ruang kantor semi tertutup yaituperubahan tempat lebih
sulit dilakukan.
2. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor
1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain : Asas jarak terpendek.
Asas rangkaian kerja.
Asas penggunaan seluruh
ruangan.
Asas integrasi kegiatan.
Asas perubahan susunan tempat
kerja.
Asas keamanan dan kepuasan
karyawan.
2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :
Bagian atau fungsi kerja yang
berhubungan diempatkan
berdekatan.
Pekerjaan dilakukan secara
berkesinambungan dalam garis
lurus.
Alur kerja harus sederhana. Perlengkapan kantor diletakkan
dekat karyawan yang
menggunakannya.
Sebaiknya meja dan kursi dalam
satu bagian mempunyai ukuran
yang sama.
Perhatikan cahaya, sebaiknya
tidak ada karyawan yang
menghadap cahaya langsung.
7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx
6/57
6
Jika pekerjaannya banyak
berhubungan dengan masyarakat,
sebaiknya ditempatkan di bagian
terdepan.
Jika ada pekerjaan yang dapat
mendatangkan kebisingan,
sebaiknya dijauhkan dari bagian
yang lain dan dtempatkan dekat
jendela.
3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang
kantor antara lain :
1. Sistem Pencahayaan atau Penerangan
Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4,
yaitu :
Natural lightingadalah pencahayaan yang berasal dari
sinar matahari.
Task lighting(memerlukan konsentrasi yang tinggi).
Ambient lightingadalah penggunaan cahaya yang berasal
dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langitruang kantor.
Accent lightingadalah pencahayaan yang digunakan
hanya di daerah tertentu saja.
Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :
Penerangan directdilakukan dengan mengarahkan
cahaya 90-100% langsung ke area kerja.
Penerangan semi directdilakukan denganmengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan
sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali
ke bawah.
Penerangan indirectdilakukan dengan mengarahkan
cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan
ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke
area kerja.
Penerangan semi indirectdilakukan dengan
mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke
7/21/2019 SARANA DAN PRASARANA KANTOR.docx
7/57
7
atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya