EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN PUSKESMAS (SIMPUS) DI PUSKESMAS WANASARI KABUPATEN BEKASI

EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN PUSKESMAS (SIMPUS) DI PUSKESMAS WANASARI KABUPATEN BEKASI

dr. Nila Indah Gayatridr. Nila Indah Gayatri

Latar BelakangLatar Belakang

Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) merupakan ujung tombak bagi pelayanan kesehatan masyarakat

Perkembangan teknologi informasi memungkinkan membantu pelaksanaan tugas dan pelayanan lebih cepat

Satu bulan terakhir, Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) Rajal diterapkan oleh Puskesmas Wanasari atas instruksi dari DINKES Kabupaten Bekasi

Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) merupakan ujung tombak bagi pelayanan kesehatan masyarakat

Perkembangan teknologi informasi memungkinkan membantu pelaksanaan tugas dan pelayanan lebih cepat

Satu bulan terakhir, Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) Rajal diterapkan oleh Puskesmas Wanasari atas instruksi dari DINKES Kabupaten Bekasi

Latar Belakang (lanjutan)Latar Belakang (lanjutan)

Evaluasi terhadap sistem tersebut harus dilakukan secara berkala untuk menentukan apakah sistem tersebut berfungsi seperti yang diharapkan atau tidak.

Evaluasi terhadap sistem tersebut harus dilakukan secara berkala untuk menentukan apakah sistem tersebut berfungsi seperti yang diharapkan atau tidak.

Rumusan MasalahRumusan Masalah

1. Bagaimana penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek input sistem?

2. Bagaimana penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek proses sistem?

3. Bagaimana penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek output sistem?

4. Apakah yang menjadi hambatan dari penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari?

1. Bagaimana penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek input sistem?

2. Bagaimana penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek proses sistem?

3. Bagaimana penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek output sistem?

4. Apakah yang menjadi hambatan dari penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari?

MaksudMaksud

Melakukan evaluasi penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek input, proses, output dan hambatan dari sistem.

Melakukan evaluasi penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek input, proses, output dan hambatan dari sistem.

TujuanTujuan Mengetahui penerapan Sistem Informasi dan

Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek input sistem.

Mengetahui penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek proses sistem.

Mengetahui penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek output sistem.

Mengetahui hambatan dari penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari

Mengetahui penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek input sistem.

Mengetahui penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek proses sistem.

Mengetahui penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari ditinjau dari aspek output sistem.

Mengetahui hambatan dari penerapan Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Wanasari

Metodologi PenelitianMetodologi Penelitian

Penelitian deskriptif kualitatif dengan melakukan pengumpulan data berupa observasi langsung dan wawancara kepada kepala tata usaha, petugas di bagian loket pendaftaran, balai pengobatan, apotek, dan pengelola data serta kepada pengunjung Puskesmas Wanasari.

Penelitian deskriptif kualitatif dengan melakukan pengumpulan data berupa observasi langsung dan wawancara kepada kepala tata usaha, petugas di bagian loket pendaftaran, balai pengobatan, apotek, dan pengelola data serta kepada pengunjung Puskesmas Wanasari.

Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan di Puskesmas Wanasari, Kabupaten Bekasi pada tanggal 26-30 Mei 2011.

Penelitian dilakukan di Puskesmas Wanasari, Kabupaten Bekasi pada tanggal 26-30 Mei 2011.

PuskesmasPuskesmas

UPTD yang mengurus kesehatan di tingkat kabupaten/kotamadya yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja

UPTD yang mengurus kesehatan di tingkat kabupaten/kotamadya yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja

Sistem InformasiSistem Informasi

Sistem adalah kumpulan elemen yang berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Sistem adalah kumpulan elemen yang berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Model dasar sistem adalah masukan (input), pengolahan (proses), dan pengeluaran (output).

Model dasar sistem adalah masukan (input), pengolahan (proses), dan pengeluaran (output).

Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Operasionalisasi SIMOperasionalisasi SIM

Basis data

prosedur pengoperasi

an SIM (modul)

Sumber Daya

Manusia

Tiga Unsur Penting SIMTiga Unsur Penting SIM

Brainware

Software (Perangkat Lunak)

Hardware (Perangkat Keras)

Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas

(SIMPUS)

Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas

(SIMPUS)Sistem Informasi Manajemen yang

diterapkan di Puskesmas.Aplikasi SIMPUS : perangkat lunak

untuk memenuhi kebutuhan puskesmas dalam mengelola data-data yang dimiliki, membantu dalam mencari data-data untuk pelaporan, dan juga mendukung berbagai keputusan puskesmas.

Sistem Informasi Manajemen yang diterapkan di Puskesmas.

Aplikasi SIMPUS : perangkat lunak untuk memenuhi kebutuhan puskesmas dalam mengelola data-data yang dimiliki, membantu dalam mencari data-data untuk pelaporan, dan juga mendukung berbagai keputusan puskesmas.

Maksud dan Tujuan Maksud dan Tujuan

Mengumpulkan data dari tiap Puskesmas baik data orang sakit, bayi lahir, ibu hamil, ketersediaan obat, penyuluhan kesehatan masyarakat, dll.

Menghasilkan informasi mutakhir tentang kondisi kesehatan di suatu Puskesmas

Membantu kelancaran administrasi dan Manajemen Puskesmas dalam penyusunan laporan Puskesmas

Pelayanan terintegrasi dari bagian Pendaftaran hingga bagian Obat, sehingga meminimalisasi pemakaian kertas.

Hasil PengamatanHasil Pengamatan

INPUTINPUT

Sumber Daya

Manusia

SaranaDana

1. Sumber Daya Manusia

• Tenaga pengelola SIMPUS pada Puskesmas Wanasari adalah pegawai Puskesmas dengan latar belakang pendidikan kebidanan dan keperawatan.

• Tidak ada pengelola yang memiliki latar pendidikan formal maupun informal di bidang teknologi informasi.

• Hanya pengelola data yang mendapatkan bimbingan teknis mengenai SIMPUS dari Dinas Kesehatan Kabupaten Bekasi.

• Modul prosedur pengoperasian SIMPUS Rajal yang bisa digunakan oleh petugas SIMPUS juga tidak tersedia.

2. Sarana2. Sarana

3. Dana3. Dana

Belum terdapat anggaran khusus untuk penerapan SIMPUS di Puskesmas Wanasari.

Belum terdapat anggaran khusus untuk penerapan SIMPUS di Puskesmas Wanasari.

PROSESPROSES

Pengoperasian

Pengorganisasian

Pemantauan dan pembinaan

Pemeliharaan

1. Pengoperasian SIMPUS

1. Pengoperasian SIMPUS

Alur Pelayanan Sebelum

Penerapan SIMPUS

Alur Pelayanan Setelah

Penerapan SIMPUS

Pengoperasian sistem belum berjalan dengan baik.

Modul pengoperasian SIMPUS yang dapat digunakan oleh Pengelola SIMPUS juga tidak tersedia.

Pengoperasian sistem belum berjalan dengan baik.

Modul pengoperasian SIMPUS yang dapat digunakan oleh Pengelola SIMPUS juga tidak tersedia.

Tingkat Pengetahuan Tenaga Pengelola SIMPUS

Tingkat Pengetahuan Tenaga Pengelola SIMPUS

38%

63%

Sangat MengertiMengertiKurang mengertiTidak Mengerti

2. Pengorganisasian Pelaksanaan SIMPUS• Puskesmas Wanasari tidak memiliki

struktur organisasi yang khusus menangani sistem informasi, melainkan berada dibawah tanggung jawab Seksi Puskesmas.

• Struktur organisasi diperlukan untuk menambahkan bagian yang bertanggung jawab tentang sistem informasi sehingga wewenang dan tanggung jawab yang berkenaan dengan SIMPUS dapat dilaksanakan dengan optimal.

3. Pemantauan dan Pembinaan

• Sejak pelaksanaan SIMPUS, pembinaaan dan pemantauan oleh Dinkes Kab. Bekasi secara langsung dengan mengunjungi Puskesmas Wanasari belum dilakukan.

• Pembinaan dan pengawasan perlu dilakukan secara terus menerus, dengan mengamati pelaksanaan seluruh aspek program untuk menjamin agar semua kegiatan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana.

4. Pemeliharaan

• Belum ada petugas yang berkompeten untuk technical support yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan SIMPUS, sehingga memerlukan tenaga yang mampu ditugaskan sebagai technical support.

• Pemeliharaan harus selalu dilakukan agar terjadi penyempurnaan proses, selalu menganalisis kebutuhan informasi yang dihasilkan sistem tersebut dan meminimalkan gangguan kontrol dan ganguan operasi.

• Tenaga technical support juga dibutuhkan untuk memperbaiki dengan segera jika terjadi kerusakan pada sistem sehingga pelayanan tidak terganggu.

OUTPUTOUTPUT

Output berupa laporan bulanan belum dapat dibuat.

Laporan harian seharusnya tetap dibuat secara fisik sebagai upaya untuk menghindari kehilangan data (back up).

Output berupa laporan bulanan belum dapat dibuat.

Laporan harian seharusnya tetap dibuat secara fisik sebagai upaya untuk menghindari kehilangan data (back up).

Tingkat Akurasi

Tingkat kemudahan

Manfaat

1. Tingkat AkurasiPernyataan responden

mengatakan bahwa hasil SIMPUS ditinjau dari segi perhitungan pasien dan kunjungan, sudah akurat.

Namun untuk data penyakit dan obat belum dapat dikatakan akurat dikarenakan proses proses belum berjalan baik.

1. Tingkat AkurasiPernyataan responden

mengatakan bahwa hasil SIMPUS ditinjau dari segi perhitungan pasien dan kunjungan, sudah akurat.

Namun untuk data penyakit dan obat belum dapat dikatakan akurat dikarenakan proses proses belum berjalan baik.

2. Tingkat kemudahanPernyataan responden yang

mengatakan sulit adalah pada apotek yang masih bingung dalam menginput data obat dan dikarenakan data dari KIA yang tidak masuk ke dalam SIMPUS.

dokter pemberi diagnosis juga sering merasa bingung karena daftar penyakit berdasarkan ICD X belum lengkap.

Pengelola data merasa pembuatan laporan penyakit sangat mudah karena hanya mengklik saja.

2. Tingkat kemudahanPernyataan responden yang

mengatakan sulit adalah pada apotek yang masih bingung dalam menginput data obat dan dikarenakan data dari KIA yang tidak masuk ke dalam SIMPUS.

dokter pemberi diagnosis juga sering merasa bingung karena daftar penyakit berdasarkan ICD X belum lengkap.

Pengelola data merasa pembuatan laporan penyakit sangat mudah karena hanya mengklik saja.

3. PemanfaatanPetugas SIMPUS di bagian loket

pendaftaran merasakan banyak manfaat dari SIMPUS. Diantaranya: tidak perlunya mencari kartu rekam medis secara manual, penghematan kertas serta antrian pengunjung puskesmas menjadi berkurang.

dokter dan perawat di BP serta petugas di apotek merasa belum dapat merasakan manfaat dari SIMPUS tersebut.

3. PemanfaatanPetugas SIMPUS di bagian loket

pendaftaran merasakan banyak manfaat dari SIMPUS. Diantaranya: tidak perlunya mencari kartu rekam medis secara manual, penghematan kertas serta antrian pengunjung puskesmas menjadi berkurang.

dokter dan perawat di BP serta petugas di apotek merasa belum dapat merasakan manfaat dari SIMPUS tersebut.

Pendapat Pengunjung Puskesmas mengenai Pelayanan Puskesmas

Setelah Penerapan Simpus

Pendapat Pengunjung Puskesmas mengenai Pelayanan Puskesmas

Setelah Penerapan Simpus

58%33%

8%

Lebih cepatSama SajaLebih lama

Hambatan dalam Penerapan SIMPUSHambatan dalam

Penerapan SIMPUS

1. Pada loket pendaftaran:Petugas SIMPUS belum mengerti benar

mengenai pengoperasian komputer dan sistem.

Selain itu, tidak tersedianya tenaga teknis untuk memperbaiki sistem yang eror mengakibatkan jalannya pelayanan menjadi terganggu.

Secara umum pengoperasian SIMPUS Rajal pada loket pendaftaran telah dapat mengurangi antrian pasien.

1. Pada loket pendaftaran:Petugas SIMPUS belum mengerti benar

mengenai pengoperasian komputer dan sistem.

Selain itu, tidak tersedianya tenaga teknis untuk memperbaiki sistem yang eror mengakibatkan jalannya pelayanan menjadi terganggu.

Secara umum pengoperasian SIMPUS Rajal pada loket pendaftaran telah dapat mengurangi antrian pasien.

3. Balai Pengobatan Jumlah sarana yang terbatas

menyebabkan dokter dalam melakukan pemeriksaan tidak dapat memanfaatkan rekam medis yang ada pada sistem, sedangkan kartu kontrol sebagai rekam medis pasien sudah tidak disertakan.

Disamping itu, daftar penyakit berdasarkan ICD X tidak lengkap, hal ini tentunya akan menyebabkan kesalahan dalam penginputan data.

3. Balai Pengobatan Jumlah sarana yang terbatas

menyebabkan dokter dalam melakukan pemeriksaan tidak dapat memanfaatkan rekam medis yang ada pada sistem, sedangkan kartu kontrol sebagai rekam medis pasien sudah tidak disertakan.

Disamping itu, daftar penyakit berdasarkan ICD X tidak lengkap, hal ini tentunya akan menyebabkan kesalahan dalam penginputan data.

3. ApotekKendala pada apotek adalah

perbedaan ketersediaan obat antara sistem dengan gudang farmasi karena unit KIA belum memiliki sistem sehingga pengeluaran obat dari unit tersebut tidak tercatat dalam sistem

operator pada apotek belum paham benar bagaimana mengupdate ketersediaan obat melalui sistemnya.

3. ApotekKendala pada apotek adalah

perbedaan ketersediaan obat antara sistem dengan gudang farmasi karena unit KIA belum memiliki sistem sehingga pengeluaran obat dari unit tersebut tidak tercatat dalam sistem

operator pada apotek belum paham benar bagaimana mengupdate ketersediaan obat melalui sistemnya.

KesimpulanKesimpulan

1. Input SIMPUS

• Sumber Daya Manusia sebagai pengelola belum siap dalam menjalankan SIMPUS.

• Sarana yang tersedia belum sesuai dengan kebutuhan.

2. Proses Penerapan SIMPUS• Sebanyak 63% petugas pengelola SIMPUS

kurang mengerti pengoperasian SIMPUS.• Belum ada struktur organisasi penerapan

SIMPUS. • Tidak adanya pembinaan terhadap pengelola

mengenai pengoperasian SIMPUS.• Belum tersedia technical support yang

bertanggung jawab terhadap pemeliharaan SIMPUS.

3. Output penerapan SIMPUS

• SIMPUS belum menghasilkan laporan harian berupa fisik. • Petugas balai pengobatan dan apotek merasa terbebani dengan adanya SIMPUS, tetapi pengelola data

merasa puas karena dapat mempermudah pekerjaan dan dalam proses pencarian data lebih cepat.• Sebanyak 59% pengunjung puskesmas Wanasari merasa bahwa pelayanan menjadi lebih cepat

semenjak diterapkannya SIMPUS.

4. Hambatan

• Terdapat banyak hambatan penerapan SIMPUS, khususnya pada sarana, SDM serta pada cara pengoperasian dan pemeliharaan sistem.

SARANSARAN

1. Untuk Dinas Kesehatan Perlu untuk membuat modul

prosedur penggunaan SIMPUS.Perlu adanya bimbingan teknis

secara berkesinambungan dari kabupaten.

Perlu adanya pemberian dana untuk penerapan SIMPUS di Puskesmas.

2. Untuk Puskesmas Perlu dilaksanakan bimbingan teknis (tutorial)

penggunaan SIMPUS dengan sasaran para user. Dikarenakan sarana yang tidak berimbang dengan

kebutuhan sistem, untuk sementara rekam medis secara fisik masih diperlukan.

Perlu disediakan tenaga teknis yang memiliki bidang keilmuan terkait teknologi informasi untuk pemeliharaan serta penanganan permasalahan sistem

Perlu pemutakhiran daftar penyakit dalam SIMPUS yang sesuai dengan ICD X.

Perlu dibuat back up data berupa laporan harian untuk menghindari kehilangan data secara permanen.

2. Untuk Puskesmas Perlu dilaksanakan bimbingan teknis (tutorial)

penggunaan SIMPUS dengan sasaran para user. Dikarenakan sarana yang tidak berimbang dengan

kebutuhan sistem, untuk sementara rekam medis secara fisik masih diperlukan.

Perlu disediakan tenaga teknis yang memiliki bidang keilmuan terkait teknologi informasi untuk pemeliharaan serta penanganan permasalahan sistem

Perlu pemutakhiran daftar penyakit dalam SIMPUS yang sesuai dengan ICD X.

Perlu dibuat back up data berupa laporan harian untuk menghindari kehilangan data secara permanen.

TERIMA KASIH