Post on 05-Aug-2015
TEKNOLOGI DAN BIDANG-BIDANG
DALAM MANAJEMEN PENGETAHUAN
OLEH : ASEP JALALUDIN,S.T.,M.M.
1
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
Hasil survey 200 perusahaan besar :
82% memiliki KM yg sedang berjalan
50% memiliki staff & aggaran untuk KM
27% memiliki Chief Knowledge Office (CKO) (ConferenceBoard)
Hasil survey dari CEO’s terkemuka :
Prioritas kedua tertinggi adalah “Meningkatkan KM”(88%)
(Foundation for Malcolm Baldridge Award)
2
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
“The basic economic resource is no longer capital, nor natural resources,
nor labor. It is and will be knowledge.”
(Peter Drucker)
3
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
Data adalah fakta, angka, atau hal/kejadiantanpa konteks dan bersifat objektif.
Informasi adalah data yang telahdiorganisasikan/dikelola sehinggamempunyai arti bagi pemakainya (user) :
Biasanya dalam bentuk dokumen, audio,video
Biasanya berupa pesan (ada pengirim danpenerima)
Mempunyai pengaruh
DATA DAN INFORMASI
4
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
Pengetahuan adalah kapasitas manusia (kemampuanpotensial & aktual) untuk mengambil tindakan yangtepat pada situasi yang bervariasi dan tak pasti.
Definisi lain :Pengetahuan adalah campuran dari pengalaman, nilai,
informasi, dan wawasan, yang merupakan kerangkauntuk memahami pengalaman dan informasi baru.
Pengetahuan tercipta dalam dan antar manusia, baik dariindividu atau kelompok yang mengetahui (knowers).Pengetahuan berasal dari informasi melalui : Comparison Connection Conversation 5
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
Wisdom (Kebijaksanaan) adalahkarakteristik tahapan pemikiranmanusia yang ditimbulkan olehpengertian dan pemahaman yangdalam. Seringkali, meski tidak harus,diikuti oleh pengetahuan yang banyak.
Meeker, Joseph, “What is Wisdom”, LANDSCAPE, Vol. 25,No. 1, Jan 1981.
6
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
PIRAMIDA PENGETAHUAN
Data & Fakta
Informasi
Intelligence
Pengetahuan
Kebijaksanaan
• Volume
• Kelengkapan
• Obyektivitas
• Nilai
• Struktur
• Subyektivitas
7
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
BENTUK PENGETAHUAN :
Pengetahuan dapat muncul dalam
bentuk :
• Konsep dan metodologi
• Fakta, kepercayaan, kebenaran &
hukum
• Pengetahuan akan apa, bagaimana
dan mengapa
• Penilaian & harapan, wawasan
• Hubungan, keterkaitan nilai
• Intuisi & perasaan & nurani
• Pembuatan arti dan rasa8
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
BENTUK PENGETAHUAN
Identifikasi
Optimisasi
Manajemen
explicit
tacit
Iceberg
knowledge
9
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
TACIT & EKSPLISIT
Tacit Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan
(misalnya keahlian sesorang)
Penting untuk kreatifitas dan inovasi
Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi
Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimilikioleh ahli
Eksplisit Dapat dikodifikasi/formulasi
Dikonversikan ke Tacit dengan pemahaman danpenyerapan
Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll
10
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
HAL YANG MENGUNTUNGKAN
Pondasi utama perusahaan
Tumbuh seiring penggunaan
Semakin bertambah ketika dibagi
Sumber utama nilai-nilai
Satu-satunya cara untuk memahami
kompleksitas
11
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
HAL YANG TIDAK MENGUNTUNGKAN
Biasanya berada pada pikiran individu
Tersembunyi pada dokumen
“Knowledge is Power” – mendorong adanyapenimbunan pengetahuan. (Pengetahuanditimbun dan tidak ingin dibagi)
Organisasi keterkaitan organisasi akankaryawan (hilangnya pengetahuan organisasiakibat berpindahnya karyawan)
12
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
MANAJEMEN PENGETAHUAN
”Proses sistematik untuk membuat, merawat dan mengembangkan organisasi
agar dapat menggunakan pengetahuansebaik-baiknya untuk menciptakan nilaitambah dan meningkatkan keuntungan
kompetitif.”
13
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
MANAJEMEN PENGETAHUAN
Dari sisi pandang yang lebih kritis lagi, Birkinsaw (2001)bahkan mengidentifikasi 3 hal dalam manajemenpengetahuan yang merupakan “kegiatan lama dalambungkus baru” yaitu:1. Pengelolaan pengetahuan sudah berlangsung sejak
awal berdirinya sebuah organisasi. Cara sebuahorganisasi menentukan struktur dan hirarki anggotasudah merupakan upaya mengelola pengetahuan danmenempatkan orang-orang yang berpengetahuansama di satu tempat. Kelompok-kelompok informalsudah sejak lama ada di berbagai organisasi, danmenjadi tempat bagi petukaran informasi danpengetahuan yang efektif, persoalannya sekarangadalah mengidentifikasi hal-hal tersebut danmembuatnya lebih efektif lagi.
14
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
15
2. Manajemen pengetahuan merupakan proses panjang
dan lama, yang mencakup perubahan perilaku semua
anggota sebuah organisasi. Upaya mengubah peilaku
ini bukanlah kegiatan masa kini saja, persoalannya
sekarang adalah mensinkronkan upaya perubahan ini
dengan keseluruhan strategi pelaksanaan organisasi.
3. Beberapa teknik manajemen pengetahuan sudah
dilakukan sejak dulu, misalnya pengaktifan komunitas
praktisi sudah sejak lama menjadi perhatian dari
hubungan masyarakat internal (internal public relations),
dan pangkalan data pengetahuan memperlihatkan cirri-
ciri yang sama dengan pangkalan data dalam sebuah
system informasi, persoalannya sekarang adalah
bagaimana teknik-teknik manajemen pengetahuan ini
yang mirip dengan teknik-teknik “tradisional” terus
relevan dengan perubahan organisasi.
MANAJEMEN PENGETAHUANA
SE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
PEDEKATAN KM
Kodifikasi
Mefokuskan pada penyimpanan pengetahuaneksplisit
Cocok untuk pemecahan masalah yangsifatnya sama dan terjadi berulang-ulang
Berusaha menformulasikan pengetahuan
Knowledge base, sistem pakar, dll.
Personalisasi
Menfasilitasi komunikasi dan tacit knowledgesharing
Menekankan pada berbagi pengetahuan, tidakberusaha melakukan formalisasi pengetahuan
Konsultasi, kolaborasi, diskusi, dll16
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
KM VS MANAJEMEN DATA
Manajemen data/informasi :
Pemrosesan volume besar fakta/data dengansedikit interaksi manusia.
Mengatur data pada kerangka yang telahterorganisasi
Knowledge Management (ManajemenPengetahuan)
Membutuhkan interaksi manusia – materialharus terorganisasi untuk dapat diakses
KM menyediakan hubungan antara frameworkyang terorganisasi
17
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
KM VS MANAJEMEN DATA
18
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
BIDANG-BIDANG KM
Intellectual Property
Communities of Practice
Teaming – Particularly Cross-Functional Teams
Facilitation, Groupware, etc.
Subject Matter Expert Identification and Use
Knowledge Capture Processes
Knowledge Brokering
Lessons Learned, Best Practices, Proven Practice Use
Change Agent
Strategic Planning
Workflow, Data Warehousing, Secure Messaging
Processes & Reengineering of Such When Appropriate
Knowledge Engineering, Taxonomies, Library Science, Mapping
Story Telling, Peer-to-Peer, Mentor Programs
Incentives, Leadership, etc.
19
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
BIDANG-BIDANG KM
Kekayaan Intelektual
Masyarakat Praktis
Kerjasama Tim- Terutama Tim Lintas Fungsional
Fasilitasi, Groupware, dll
Subjek Matter Expert Identifikasi dan Penggunaan
Proses pengetahuan Tangkap
pengetahuan brokering
Bahan Ajar/Pelajaran, Best Practices
Agen Perubahan
Perencanaan strategis
Workflow, Data Warehousing, Keamanan Pesan
Proses & Reengineering
Teknik/Pengetahuan, Taksonomi, Ilmu Perpustakaan, Pemetaan
Story Telling, Peer-to-Peer, Program Mentor
Insentif, Kepemimpinan, dll
20
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
BIDANG UTAMA KM
Penangkapan pengetahuan
Penyimpanan pengetahuan
Pembuatan pengetahuan
Pendistribusian pengetahuan
Pembagian pengetahuan
Penggunaan pengetahuan
(transfer pengetahuan dari individu menjadi
pengetahuan kelompok)
21
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
INTERAKSI PENGETAHUAN
Sosialisasi
Eksternalisasi
Kombinasi
Internalisasi
22
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
PROSES KONVERSI PENGETAHUAN
23
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
DUA DIMENSI KENDALA
24
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
TEKNOLOGI KM
Gudang pengetahuan (Knowledge Repository)
Sistem Neural (Neural System)
Alat penambangan data (Data-Mining Tools)
Contact Software
Intranet / Portal
Ekstranet
Lainnya: Teknologi “Warung Kopi”
dll
25
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
ENTERPRISE KM NETWORK
Enterprise KM
Network
Knowledge Flows
Web sites, pointers
Databases
Messaging
File systems
Workflow
Collaborative tools
Discussions
Information Mapping
Repository
Models
Distribution Channles
Enterprise data
Metadata
Informal conversations
Check in/out
External networks
Information Sources
Distributed search
Distributed retrieval
Multimedia content
Versioning controls
Bulletin boards
PM Tools
Operational data
Transaction reports
Information and
Knowledge Exchange
Viewing tools
Collaborative annotation
Context addition
Messaging integration
Legacy integration
Threading
Platform independence
Intelligent Agents and Network Mining
Push agents
Pull agents
Data and text mining
Web farming technologies
Information indexing and classification
Information clustering and lumping 26
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
GUDANG PENGETAHUAN
Alat yang digunakanan penyimpananpengetahuan
Juga dikenal sebagai gudang data (data warehouse)
Contoh :
Basisdata diskusi
Best Practice
Lesson Learned
Learning Histories27
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
SISTEM NEURAL
Alat pendukung kinerja untuk pekerja yangmembutuhkan informasi secepatnya
Contoh : penalaran berbasis kasus.
Karakteristik masalah dimasukkan dalamsistem, diklasifikasikan berdasar statistikdatabase kasus. Kemudian dicari solusiterhadap kasus tersebut
Kasus ini dan solusinya kemudiandimasukkan kembali ke dalam database.
Helpdesk
28
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
DATA MINING
Sistem menterjemahkan data dalamjumlah besar menjadi pengetahuan
Pencarian pola yang ada dalam data
Contoh
Pencarian pola karakteristikpembelanjaan di supermarket
Pola pembayaran rekening listrik
Pendeteksian transaksi yang tidak wajar(mis. pada Bank)
dll
29
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
CONTACT SOFTWARE
Fasilitas interaksi antar individuuntuk mendorong kegiatanberbagi pengetahuan
Chatting/Messenger
Groupware, mis. Mailing list
Whiteboard
30
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
INTRANET
Biasanya tahap pertama dari implementasiKM pada kebanyakan perusahaan adalahmembuat Intranet atau Portal
Menyediakan berbagai informasi:Sumberdaya, Status hasil kerja,Kepegawaian, dll
Rencanakan dengan mengutamakanpengguna: akses, fleksibilitas dan navigasi
Pilihlah informasi yang sesuai
31
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
EXTRANET
Tempat penyimpanan informasi secara
elektronik dan terpusat
Dapat diakses klien (eksternal perusahaan)
Iklan, surat kabar, informasi untuk klien
yang spesifik, status order, dll
Alat Interaktif untuk kolaborasi (email,
CRM, dll)
32
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
TEKNOLOGI “WARUNG KOPI”
Sebagian besar pengetahuan akan
dibagi pada percakapan informal di
sekitar tempat informal misal.
“warung kopi”, kantin, dll
Kebanyakan pengetahuan dibagi
secara informal jadi buat sebanyak
mungkin tempat/event informal
untuk berbagi pengetahuan
33
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
YANG DIPERLUKAN DALAM KM
20% Teknologi yang tepat guna
80% Perubahan budaya
Sikap pimpinan
Apa tipe pembelajaran yang diminati
Struktur informal dari perusahaan
Bagaimana kesalahan ditangani
Apa yang dihargai dan apa yang
dihukum
Bagaimana pengetahuan dibagi
34
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
FASE PEMBELAJARAN DARI ORGANISASI
Pelatihan
Instruktur memimpin training
Belajar
Pembelajaran secara langsung, self-paced learning (tahapan ditentukan sendiri)
Double loop learning
Kinerja
Belajar menjadi bagian dari hasil kinerja / performansi
Knowledge Management
Fokus pada penggunaan pengetahuan untuk profit dan kinerja. 35
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
ORGANISASI PEMBELAJAR
• Kebutuhan untuk belajar secara mandirimuncul langsung dari karyawan mereka
• Menawarkan mentoring, pelatihan, fasilitas,dan role-modeling untuk karyawannya
• Memperluas pengertian kinerja agar lebihfokus pada keluaran/dampak daripadainput.
36
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
FAKTOR SUKSES
Dukungan dari top management
Paduan antara budaya dan sistempenghargaan
Teknologi dan alat yang tepat untukfasilitas berbagi pengetahuan
Waktu dan sumberdaya yang cukup untukmelakukan pembelajaran
Keterlibatan semua orang
37
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
TIPS
Untuk mememulai diperlukan:
Identifikasikan pengetahuan apa perusahaananda yang paling berharga
Identifikasikan dimana anda menyimpannya
Buatlah peta pengetahuan (keterampilan, keahlian dan pengalaman)
Kelola pengetahuan yang ada dengan tekologidan infrastruktur yang tersedia
Bangunlah intranet, gunakan groupware
Buat lebih banyak fasilitas berbagipengetahuan secara informal
Doronglah terbentuknya Community of Practice
38
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.
KESIMPULAN
Pengetahuan adalah hal penting dan perlu
dikelola
Pengetahuan dapat berbentuk tacit dan eksplisit
Pengelolaan pengetahuan bertujuan untuk
memberi nilai tambah baik untuk perusahaan
maupun individu
39
ASE
P JA
LA
LU
DIN
,S.T.,M
.M.