TEKNOLOGI DAN BIDANG-BIDANG

DALAM MANAJEMEN PENGETAHUAN

OLEH : ASEP JALALUDIN,S.T.,M.M.

1

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

Hasil survey 200 perusahaan besar :

82% memiliki KM yg sedang berjalan

50% memiliki staff & aggaran untuk KM

27% memiliki Chief Knowledge Office (CKO) (ConferenceBoard)

Hasil survey dari CEO’s terkemuka :

Prioritas kedua tertinggi adalah “Meningkatkan KM”(88%)

(Foundation for Malcolm Baldridge Award)

2

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

“The basic economic resource is no longer capital, nor natural resources,

nor labor. It is and will be knowledge.”

(Peter Drucker)

3

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

Data adalah fakta, angka, atau hal/kejadiantanpa konteks dan bersifat objektif.

Informasi adalah data yang telahdiorganisasikan/dikelola sehinggamempunyai arti bagi pemakainya (user) :

Biasanya dalam bentuk dokumen, audio,video

Biasanya berupa pesan (ada pengirim danpenerima)

Mempunyai pengaruh

DATA DAN INFORMASI

4

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

Pengetahuan adalah kapasitas manusia (kemampuanpotensial & aktual) untuk mengambil tindakan yangtepat pada situasi yang bervariasi dan tak pasti.

Definisi lain :Pengetahuan adalah campuran dari pengalaman, nilai,

informasi, dan wawasan, yang merupakan kerangkauntuk memahami pengalaman dan informasi baru.

Pengetahuan tercipta dalam dan antar manusia, baik dariindividu atau kelompok yang mengetahui (knowers).Pengetahuan berasal dari informasi melalui : Comparison Connection Conversation 5

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

Wisdom (Kebijaksanaan) adalahkarakteristik tahapan pemikiranmanusia yang ditimbulkan olehpengertian dan pemahaman yangdalam. Seringkali, meski tidak harus,diikuti oleh pengetahuan yang banyak.

Meeker, Joseph, “What is Wisdom”, LANDSCAPE, Vol. 25,No. 1, Jan 1981.

6

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

PIRAMIDA PENGETAHUAN

Data & Fakta

Informasi

Intelligence

Pengetahuan

Kebijaksanaan

• Volume

• Kelengkapan

• Obyektivitas

• Nilai

• Struktur

• Subyektivitas

7

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

BENTUK PENGETAHUAN :

Pengetahuan dapat muncul dalam

bentuk :

• Konsep dan metodologi

• Fakta, kepercayaan, kebenaran &

hukum

• Pengetahuan akan apa, bagaimana

dan mengapa

• Penilaian & harapan, wawasan

• Hubungan, keterkaitan nilai

• Intuisi & perasaan & nurani

• Pembuatan arti dan rasa8

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

BENTUK PENGETAHUAN

Identifikasi

Optimisasi

Manajemen

explicit

tacit

Iceberg

knowledge

9

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

TACIT & EKSPLISIT

Tacit Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan

(misalnya keahlian sesorang)

Penting untuk kreatifitas dan inovasi

Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi

Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimilikioleh ahli

Eksplisit Dapat dikodifikasi/formulasi

Dikonversikan ke Tacit dengan pemahaman danpenyerapan

Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll

10

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

HAL YANG MENGUNTUNGKAN

Pondasi utama perusahaan

Tumbuh seiring penggunaan

Semakin bertambah ketika dibagi

Sumber utama nilai-nilai

Satu-satunya cara untuk memahami

kompleksitas

11

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

HAL YANG TIDAK MENGUNTUNGKAN

Biasanya berada pada pikiran individu

Tersembunyi pada dokumen

“Knowledge is Power” – mendorong adanyapenimbunan pengetahuan. (Pengetahuanditimbun dan tidak ingin dibagi)

Organisasi keterkaitan organisasi akankaryawan (hilangnya pengetahuan organisasiakibat berpindahnya karyawan)

12

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

MANAJEMEN PENGETAHUAN

”Proses sistematik untuk membuat, merawat dan mengembangkan organisasi

agar dapat menggunakan pengetahuansebaik-baiknya untuk menciptakan nilaitambah dan meningkatkan keuntungan

kompetitif.”

13

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

MANAJEMEN PENGETAHUAN

Dari sisi pandang yang lebih kritis lagi, Birkinsaw (2001)bahkan mengidentifikasi 3 hal dalam manajemenpengetahuan yang merupakan “kegiatan lama dalambungkus baru” yaitu:1. Pengelolaan pengetahuan sudah berlangsung sejak

awal berdirinya sebuah organisasi. Cara sebuahorganisasi menentukan struktur dan hirarki anggotasudah merupakan upaya mengelola pengetahuan danmenempatkan orang-orang yang berpengetahuansama di satu tempat. Kelompok-kelompok informalsudah sejak lama ada di berbagai organisasi, danmenjadi tempat bagi petukaran informasi danpengetahuan yang efektif, persoalannya sekarangadalah mengidentifikasi hal-hal tersebut danmembuatnya lebih efektif lagi.

14

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

15

2. Manajemen pengetahuan merupakan proses panjang

dan lama, yang mencakup perubahan perilaku semua

anggota sebuah organisasi. Upaya mengubah peilaku

ini bukanlah kegiatan masa kini saja, persoalannya

sekarang adalah mensinkronkan upaya perubahan ini

dengan keseluruhan strategi pelaksanaan organisasi.

3. Beberapa teknik manajemen pengetahuan sudah

dilakukan sejak dulu, misalnya pengaktifan komunitas

praktisi sudah sejak lama menjadi perhatian dari

hubungan masyarakat internal (internal public relations),

dan pangkalan data pengetahuan memperlihatkan cirri-

ciri yang sama dengan pangkalan data dalam sebuah

system informasi, persoalannya sekarang adalah

bagaimana teknik-teknik manajemen pengetahuan ini

yang mirip dengan teknik-teknik “tradisional” terus

relevan dengan perubahan organisasi.

MANAJEMEN PENGETAHUANA

SE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

PEDEKATAN KM

Kodifikasi

Mefokuskan pada penyimpanan pengetahuaneksplisit

Cocok untuk pemecahan masalah yangsifatnya sama dan terjadi berulang-ulang

Berusaha menformulasikan pengetahuan

Knowledge base, sistem pakar, dll.

Personalisasi

Menfasilitasi komunikasi dan tacit knowledgesharing

Menekankan pada berbagi pengetahuan, tidakberusaha melakukan formalisasi pengetahuan

Konsultasi, kolaborasi, diskusi, dll16

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

KM VS MANAJEMEN DATA

Manajemen data/informasi :

Pemrosesan volume besar fakta/data dengansedikit interaksi manusia.

Mengatur data pada kerangka yang telahterorganisasi

Knowledge Management (ManajemenPengetahuan)

Membutuhkan interaksi manusia – materialharus terorganisasi untuk dapat diakses

KM menyediakan hubungan antara frameworkyang terorganisasi

17

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

KM VS MANAJEMEN DATA

18

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

BIDANG-BIDANG KM

Intellectual Property

Communities of Practice

Teaming – Particularly Cross-Functional Teams

Facilitation, Groupware, etc.

Subject Matter Expert Identification and Use

Knowledge Capture Processes

Knowledge Brokering

Lessons Learned, Best Practices, Proven Practice Use

Change Agent

Strategic Planning

Workflow, Data Warehousing, Secure Messaging

Processes & Reengineering of Such When Appropriate

Knowledge Engineering, Taxonomies, Library Science, Mapping

Story Telling, Peer-to-Peer, Mentor Programs

Incentives, Leadership, etc.

19

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

BIDANG-BIDANG KM

Kekayaan Intelektual

Masyarakat Praktis

Kerjasama Tim- Terutama Tim Lintas Fungsional

Fasilitasi, Groupware, dll

Subjek Matter Expert Identifikasi dan Penggunaan

Proses pengetahuan Tangkap

pengetahuan brokering

Bahan Ajar/Pelajaran, Best Practices

Agen Perubahan

Perencanaan strategis

Workflow, Data Warehousing, Keamanan Pesan

Proses & Reengineering

Teknik/Pengetahuan, Taksonomi, Ilmu Perpustakaan, Pemetaan

Story Telling, Peer-to-Peer, Program Mentor

Insentif, Kepemimpinan, dll

20

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

BIDANG UTAMA KM

Penangkapan pengetahuan

Penyimpanan pengetahuan

Pembuatan pengetahuan

Pendistribusian pengetahuan

Pembagian pengetahuan

Penggunaan pengetahuan

(transfer pengetahuan dari individu menjadi

pengetahuan kelompok)

21

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

INTERAKSI PENGETAHUAN

Sosialisasi

Eksternalisasi

Kombinasi

Internalisasi

22

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

PROSES KONVERSI PENGETAHUAN

23

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

DUA DIMENSI KENDALA

24

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

TEKNOLOGI KM

Gudang pengetahuan (Knowledge Repository)

Sistem Neural (Neural System)

Alat penambangan data (Data-Mining Tools)

Contact Software

Intranet / Portal

Ekstranet

Lainnya: Teknologi “Warung Kopi”

dll

25

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

ENTERPRISE KM NETWORK

Enterprise KM

Network

Knowledge Flows

Web sites, pointers

Databases

Messaging

File systems

Workflow

Collaborative tools

Discussions

Information Mapping

Repository

Models

Distribution Channles

Enterprise data

Metadata

Informal conversations

Check in/out

External networks

Information Sources

Distributed search

Distributed retrieval

Multimedia content

Versioning controls

Bulletin boards

PM Tools

Operational data

Transaction reports

Information and

Knowledge Exchange

Viewing tools

Collaborative annotation

Context addition

Messaging integration

Legacy integration

Threading

Platform independence

Intelligent Agents and Network Mining

Push agents

Pull agents

Data and text mining

Web farming technologies

Information indexing and classification

Information clustering and lumping 26

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

GUDANG PENGETAHUAN

Alat yang digunakanan penyimpananpengetahuan

Juga dikenal sebagai gudang data (data warehouse)

Contoh :

Basisdata diskusi

Best Practice

Lesson Learned

Learning Histories27

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

SISTEM NEURAL

Alat pendukung kinerja untuk pekerja yangmembutuhkan informasi secepatnya

Contoh : penalaran berbasis kasus.

Karakteristik masalah dimasukkan dalamsistem, diklasifikasikan berdasar statistikdatabase kasus. Kemudian dicari solusiterhadap kasus tersebut

Kasus ini dan solusinya kemudiandimasukkan kembali ke dalam database.

Helpdesk

28

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

DATA MINING

Sistem menterjemahkan data dalamjumlah besar menjadi pengetahuan

Pencarian pola yang ada dalam data

Contoh

Pencarian pola karakteristikpembelanjaan di supermarket

Pola pembayaran rekening listrik

Pendeteksian transaksi yang tidak wajar(mis. pada Bank)

dll

29

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

CONTACT SOFTWARE

Fasilitas interaksi antar individuuntuk mendorong kegiatanberbagi pengetahuan

Email

Chatting/Messenger

Groupware, mis. Mailing list

Whiteboard

30

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

INTRANET

Biasanya tahap pertama dari implementasiKM pada kebanyakan perusahaan adalahmembuat Intranet atau Portal

Menyediakan berbagai informasi:Sumberdaya, Status hasil kerja,Kepegawaian, dll

Rencanakan dengan mengutamakanpengguna: akses, fleksibilitas dan navigasi

Pilihlah informasi yang sesuai

31

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

EXTRANET

Tempat penyimpanan informasi secara

elektronik dan terpusat

Dapat diakses klien (eksternal perusahaan)

Iklan, surat kabar, informasi untuk klien

yang spesifik, status order, dll

Alat Interaktif untuk kolaborasi (email,

CRM, dll)

32

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

TEKNOLOGI “WARUNG KOPI”

Sebagian besar pengetahuan akan

dibagi pada percakapan informal di

sekitar tempat informal misal.

“warung kopi”, kantin, dll

Kebanyakan pengetahuan dibagi

secara informal jadi buat sebanyak

mungkin tempat/event informal

untuk berbagi pengetahuan

33

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

YANG DIPERLUKAN DALAM KM

20% Teknologi yang tepat guna

80% Perubahan budaya

Sikap pimpinan

Apa tipe pembelajaran yang diminati

Struktur informal dari perusahaan

Bagaimana kesalahan ditangani

Apa yang dihargai dan apa yang

dihukum

Bagaimana pengetahuan dibagi

34

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

FASE PEMBELAJARAN DARI ORGANISASI

Pelatihan

Instruktur memimpin training

Belajar

Pembelajaran secara langsung, self-paced learning (tahapan ditentukan sendiri)

Double loop learning

Kinerja

Belajar menjadi bagian dari hasil kinerja / performansi

Knowledge Management

Fokus pada penggunaan pengetahuan untuk profit dan kinerja. 35

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

ORGANISASI PEMBELAJAR

• Kebutuhan untuk belajar secara mandirimuncul langsung dari karyawan mereka

• Menawarkan mentoring, pelatihan, fasilitas,dan role-modeling untuk karyawannya

• Memperluas pengertian kinerja agar lebihfokus pada keluaran/dampak daripadainput.

36

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

FAKTOR SUKSES

Dukungan dari top management

Paduan antara budaya dan sistempenghargaan

Teknologi dan alat yang tepat untukfasilitas berbagi pengetahuan

Waktu dan sumberdaya yang cukup untukmelakukan pembelajaran

Keterlibatan semua orang

37

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

TIPS

Untuk mememulai diperlukan:

Identifikasikan pengetahuan apa perusahaananda yang paling berharga

Identifikasikan dimana anda menyimpannya

Buatlah peta pengetahuan (keterampilan, keahlian dan pengalaman)

Kelola pengetahuan yang ada dengan tekologidan infrastruktur yang tersedia

Bangunlah intranet, gunakan groupware

Buat lebih banyak fasilitas berbagipengetahuan secara informal

Doronglah terbentuknya Community of Practice

38

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.

KESIMPULAN

Pengetahuan adalah hal penting dan perlu

dikelola

Pengetahuan dapat berbentuk tacit dan eksplisit

Pengelolaan pengetahuan bertujuan untuk

memberi nilai tambah baik untuk perusahaan

maupun individu

39

ASE

P JA

LA

LU

DIN

,S.T.,M

.M.