MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

22
Pengorganisasia n Manajemen Pengetahuan Pertemuan 2 Pendidikan Vokasi/Perpustakaan dan Arsip Muslech, MSi 18 Pebruari 2013

description

MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan. Pertemuan 2 Pendidikan Vokasi / Perpustakaan dan Arsip Muslech , MSi 18 Pebruari 2013. Materi Pembahasan :. Konsep Dasar Pengorganisasian KM Desain dan Sruktur KM Identifikasi Pengorganisasian KM - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Page 1: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

MANAJEMEN PENGETAHUAN

Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Pertemuan 2

Pendidikan Vokasi/Perpustakaan dan ArsipMuslech, MSi

18 Pebruari 2013

Page 2: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Materi Pembahasan :

1. Konsep Dasar Pengorganisasian KM2. Desain dan Sruktur KM 3. Identifikasi Pengorganisasian KM4. Model Pengorganisasian KM5. Karakteristik Organisasi Pengelolaan

Pengetahuan6. Tugas dan Fungsi Unit KM

Page 3: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Dimensi Pengorganisasian KM

• Penggorganisasian memiliki 3 dimensi :• 1. organisasi memiliki suatu bentuk , konfigurasi dan saluran2

komunikasi formal• 2. tugas2 dirumuskan , ditetapkan dan pekerjaan individu

terstruktur• Sebuah falsafah organisasi mempengaruhi upaya dengan apa

koordinasi dicapai

Page 4: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Proses Pengorganisasian KM

• Certo (1994) :a. Melaksanakan refleksi tentang rencana dan sasaran b. Menetapkan tugas-tugas pokokc. Membagi tugas pokok menjadi tugas bagian d. mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk2 utk

tugas2 tersebute. Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yg

diimplementasikan

Page 5: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Prinsip2 Pengorganisasian KMFayol (dalam Kast dan James E, Rosenzweig (2002) :a. Pembagian kerjab. Wewenang dan tanggungjawabc. Displined. Kesatuan perintahe. Kesatuan Arah dan Tujuanf. Mendahulukan kepentingan organisasi dari kep pribadig. Pengupahan dan penggajianh. Sentralisasii. Skala hirarkij. Tatatertibk. Keadilanl. Stabilitas jabatanm. Prakasa (inisiatif)n. Solidaritas kelompok kerja

Page 6: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Manfaat Pengorganisasian KM

Karhi, Nisjar (Winardi 2003) :a.Kejelasan ekspektasi kinerja individu dan tugas – tugas yg terspesialisasib. Pembagian kerja yg menghindari duplikasic. Terbentuknya susunan arus aktivitas kerja yg logis yg dpt dilaksanakan oleh individu dan kelompokd. saluran2 komunikasi yg mapane. Mekanisme koordinasi tercapainya harmonisasi antara anggota organisasif. upaya2 yg difokuskan pada sasaran yg akan dicapai secara logis dan efisieng.Struktur2 otoritas yg tepat utk kelancaran perencanaan dan pengawasan seluruh organisasi

Page 7: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

“AN INVESTMENT IN KNOWLEDGE ALWAYS PAYS

THE BEST INTEREST

Benyamin Franklin

Page 8: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Desain dan Sruktur KM Desain Organisasi dipengaruhi :1 Pengembangan historikal yg berlangsung lambat dan ide kekuatan

terpaku pada rakyat sangat mempengaruhi organisasi2. Kompleksits teknologi yg makin meningkat Manager :• Memahami secara jelas struktur organisasi• Meninjau bagan organisasi.

Yuki (2005) : struktur organisasi merupakan pola rumusan peran dan hubungan peran pengalokasian aktivitas guna memisahkan sub-sub unit , distribusi kekuasaan sera jaringan kerja komunikasi formalWexley dan Gary , A Yuki : struktur perencanaan formal utk mencapai pembagian tenaga yg efektif dan efisien serta koordinasi aktivitas anggotanya.Gibson (1996) : Pola formal aktivitas dan hubungan di anatar sub unit dlm organisasiStruktur organisasi akan menggambarkan identitas yg berientasi pada manajemen pengetahuan

Page 9: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Identifikasi pengorganisasian KMLangkah-langkah Identifikasi sbb :1. penentuan nama strategi Manajemen Pengetahuan sesuai dengan strategi organisasi utk mencapai tujuan dan sasaran2. Road map Knowledge (arah pemetakan pengetahuan ) :Klasifikasi pengetahuan menurut Kwasnik (1999) :• Mampu meringkas pengetahuan shg mudah dicerna• Memberikan deskripsi yg kaya pada setiap butir pengetahuan• Memperlihatkan hubungan antara pengetahuan yg satu

dengan yg lain• Memperlihatkan jarak antara butir pengetahuan yg satu

dengan yg lain• Dapat membantu menemukan pola dalam memberikan

kriteria pada butir2 pengetahuan

Page 10: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Model pengorganisasian KMVon Krocgk Ichiyo dan Nonaka (2000) :Alasan pengembangan manajemen pengetahuan di perusahaan adalah meninimalkan resiko dan meningkatkan efisiensi dan inovasi melalui beberapa tahapan :1. Mengawali KM dengan meninimalkan resiko dengan cara mencari

pengetahuan yg berharga yg dimilki, mengumpulkan dan digunakan utk solusi perusahaan

2. Organisasi memanfaatkan tindakan reaktif dan belum ada proses kreasi pengetahuan

3. Pengembangan manajemen pengetahuan untuk menghasilkan inovasi

4. Para penggiat pengetahuan dlm organisasi rajin memotivasi orang di organisasi utk menjadi pembelajaran aktif mengadakan pengetahuan diluar organisasi utk saling berbagi dan menciptakan dan saling memanfaatkanpengetahuan baru

Page 11: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Karaktersistik Personil pengelola Pengetahuan :• Seorang pemimpin yg dapat bersikap professional dan

egaliter, bukan birokrat yg memegang teguh prosedur dan memiliki mentaslitas atasan atau bawahan.• Wawasan yg luas atau seorang generalis.• Memil;iki professinal networking yg luas baik diinternal

perrusahaan maupun diluar perusahaan• Mampu melakukan komunikasi dan koordinasi secara

virtual dan tatap muka (komunikatif)• Mampu memfasilitasi berbagai pihak dalam berbagi

knowledge, berkolaborasi dan belajar

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM

Page 12: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Kareaktersistik Struktur• Tidak bersifat birokratis, prosedur adminstratif terhadap

substansi knowledge berada pada level minimal• Unit-unit berbentuk sel-sel yg menyebar di berbagai unit

tetapi tetap terkoordinasi• Tidak hirarhis sehingga kesan hubungan atau proses

atasan dan bawahan sebaikkny tidak ada.

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM

Page 13: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Posisi-posisi dalam organisasi Manajemen Pengetahuan :• Chief knowledge Officer (CKO) adalah pimpinan tertinggi

yg bertanggungjawab : (Leith & Rosen 2001) :• Menciptakan visi pengelolaan knowledge• Mensosialisasikan dan menjual konsep dan inisietahuan

atif manajemen pengetahuan serta membagikan visi kepada manajemen senior• Melakukan mentoring inisiatif manjemen pengetahuan

yg memberikan kontribusi siknifikan pada keberhasilan perusahaan.

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM

Page 14: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Posisi-posisi dalam organisasi Manajemen Pengetahuan :Chief knowledge Officer (CKO) adalah pimpinan tertinggi yg bertanggungjawab : (Tiwana 2000) :• Optimalisasi desain proses manajemen pengetahuan• Menciptakan kanal-kanal dan kompetensi yang dimiliki perusahan• Mengintegrasikan knowledge pada aktivitas dan tugas rutin

perusahaan• Meruntuhkan sekat-sekat thnis, budaya , dan aliran kerja dalam

perukaran pengetahuan.• Memastikan bhw perusahaan belajar dari kesalahan masa lalu.• Menciptakan nilai dari aset pengetahuan dan sasrasna manajemen

baik berupa profit maupun non profit.• Mendukung tugas-tugas diatas dengan mengggunkan teknologi

informasi

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM

Page 15: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

Posisi-posisi dalam organisasi Manajemen Pengetahuan :(Tobing 2007) : sbb. :

A. Asisten Vice President knowledge Management yg betanggungjawab ;• Memastikan tersedianaya strategi dan kebijakan manajemen

pengetahuan dan memonitor efektifitas dlm implementasinya.• Memastikan tersedianya sistem manajemen pengetahuan • Memastikan tersedianya dan beroperasinya sistem applikasi

sarana manajemen pengetahuan• Memastikan berjalannya forum expert• Melakukan kampanye dan penyebaran penggunaan KM• Memastikan ketersediaan kepatuhan dan konsistensi

implementasi proses bisinis KM

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM

Page 16: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

B. Operation :Memastikan tersedianya usulan forum expert :Memastikan tersedianya knowledge sharing virtual dan tatapmukaMemastikan terkelolanya otoritas sistem aplikasi sarana KMMemastikan tersedianya laporan perfornansi sistem aplikasiMengusulkan pemberian reward pada konttributor dan pengguna KM

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM

Page 17: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

C. Senior Officer KM System Development bertugas :• Menyususn strategi dan kebijaksaan KM• Menyususn alternatif pemilihan sistem dan model KM• Menyusun arsitektur kesisteman KM• Menyusun aplikasi dan saran KM• Melakukan uji terima hasil pengembangan sistem

aplikasi sarana KM

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM

Page 18: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

1. Fungsi pengelolaan perubahan :• Melakukan knowledge audit dan assessment (penilaian)• Mengembangkan srategi KM • Mengembangkan metodologi implementasi KM• Melakukan komunikasi dengan manjemen puncak• Merekrut , membentuk, melatih tim anggota perubahan.• Melakukan pilot proyek implementasi KM• Mengembangkan sarana KM (IT support)• Melakukan sosialisasi dan deployment implementasi KM

diseruruh organisasi

Tugas dan Fungsi Unit KM

Page 19: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

2. Fungsi Pengelolaan Expert :• Memastikan tersedianya expert• Melakukan taksonomi knowledge berdasarka business need

analysis • Melakukan identifikasi sumber pengetahuan dan meminta expert

dan rara sumber membagikan pengetahuan dan pengalamannya• Melakukan updating dan evaluasi taksonomi pengetahuan secara

berkala• Menyusun kebijakan pengelolaan expert dan evaluasinya• Melakukan evaluasi kinerja expert• Memproses pengangkatan dan penggantian expert• Memenuhi kebutuhan pengembangan expert (seminar, lokakarya

dsb.)• Mempersiapkan kaderisasi expert

Tugas dan Fungsi Unit KM

Page 20: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

3. Fungsi Operasi :• Menjamin beroperasinya srana KM• Melakukan perancangan sistem dokumentasi dan

implementasinya • Mengelola konten yg diupdate ke sarana KM• Melakukan fungsi updating dan deleting dokumen pd resositori

saarana KM• Mengelola security system dan dokumen• Mengola adminstrasi sistem• Menerbitkan laporan rutin• Menangani keluhan pelanggan• Melakukan progran sharing dgn forum tatapmuka • Mendokumentasi knowledge dan mendistribusikan pengetahuan

ke unit-unit dan personnel yg membutuhkan

Tugas dan Fungsi Unit KM

Page 21: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

4. Fungsi Performansi dan pengembangan :• Membangun sistem performansi KM• Melakukan evaluasi dan analisis terhadap laporan

performansi dari expert• Melakukan pensyaratan pengguna, teknologi dan bisnis• Menerbitkan laporan rutin utk KM• Melakukan pengembangan dan penyempurnaan sistem

kolaborasi virtual melalui sarana KM• Memberikan feedback (umpan balik)• Mendifinisikan dan merencanakan kebutuhan

pengetahuan dan expert utk 2-3 tahun mendatang

Tugas dan Fungsi Unit KM

Page 22: MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

5. Distribusi peran dan penyelarasan dlm Organisasi :• Unit teknostruktur (perencanaan dan pengendalian

pengelolaan pegetahunan sesuai dengan bidangnya• Unit pengelola infrastruktur dan produk (Pengetahuan

terkait dengan operasi dan pemeliharaan , rekayasa dan pengembangan• Unit sales dan disttributor berkaitan dengan

pengetahuan pemasaran dan pelayanan• Unit pengelola keuangan berkaitan dengan pengetahuan

(akuntansi, laporan dan manajemen)

Tugas dan Fungsi Unit KM