Post on 05-Mar-2016
description
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 1/36
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 2/36
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...................................................................i
DAFTAR ISI............................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN.............................................................1
A' Latar Belakan!''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''0
B' )aksud dan Tujuan'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''+
1' uan! Lin!kup''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''2
"' Pelaksanaan''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''2
BAB II GAMBARAN UMUM.......................................................4
A' Sejarah BAKOSUTANAL'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''3
B' 4isi dan )isi BAKOSUTANAL''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''5
1' Tu!as dan %un!si BAKOSUTANAL''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''5
"' Struktur Or!anisasi'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''6
.' Tu!as Pokok dan %un!si Pusat Pemetaan Batas Wilayah
BAKOS.TANAL'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
BAB III LANDASAN TEORI......................................................11
A' Pen!ertian Kearsipan''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''00
B' $enis Arsip'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''03
1' Pen!ertian )anajemen Kearsipan'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''07
"' Pen!ertian Sistem Kearsipan "inamis''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''07
.' Pen!ertian )anajemen Arsip inakti*'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''06
%' %un!si Kearsipan'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''06
8' Penyusutan Arsip''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''0
9' Perlindun!an Arsip''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''+0BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN.........................26
A' Sistem Pen!elolan Arsip "inamis''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''+:
B' Pen!elolaan Surat )asuk''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''+5
1' Pen!urusan Surat Keluar''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''2,
"' Pen!elolaan Arsip Akti*'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''2+
BAB V PENUTUP...................................................................42
A' Kesimpulan'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''3+
B' Saran''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''32
+
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 3/36
DAFTAR PUSTAKA................................................................44
LAMPIRAN – LAMPIRAN........................................................45
2
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 4/36
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar B!a"a#$
Sesuai amanat Undan!-undan! nomor 5 Tahun 050
tentan! Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan( pasal :
menyebutkan bah&a Pemerintah mempertin!!i mutu
penyelen!!araan kearsipan nasional den!an men!!iatkan
usaha-usaha pendidikan kader ahli kearsipan( dan pada pasal
5: ayat ;0< disebutkan bah&a Pemerintah men!adakan(
men!atur( dan men!a&asi pendidikan tena!a ahli kearsipan'
Pemerintah yan! dimaksud dalam Undan!-undan!
tersebut diatas dalam hal ini adalah Arsip Nasional epublik=ndonesia' )elalui Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan
bertan!!un!ja&ab untuk melaksanakan pendidikan dan
pelatihan di bidan! kearsipan'keberhasilan pelaksanaan
pendidikan dan pelatihan di bidan! kearsipan adalah dalam
men#ipktakan tena!a-tena!a pro*esional di bidan! kearsipan(
dalam hal ini adalah tena!a *un!sional arsiparis' Pendidikan
dan pelatihan *un!sional arsiparis diarahkan pada ter#iptanya
pen!emban!an &a&asan( pen!etahuan( dan teknis bidan!
kearsipan( baik tin!kat keterampilan maupun keahlian'Untuk men!emban!kan kemampuan sumber daya
manusia di bidan! kearsipan( diperlukan metode dalam proses
Pendidikan dan Pelatihan $abatan %un!sional Arsiparis berupa
praktek kerja lapan!an seba!ai penerapan pen!etahuan dan
teori yan! telah diperoleh didalam kelas' Seba!ai tindak lanjut
dari Pelaksanaan "iklat Pen#iptaan $abatan %un!sional
Arsiparis Tin!kat Ahli tersebut( seba!aiman surat Kepala
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan AN= Nomor >
"L',+',0?5,0?=4?+,,( tan!!al 00 )ei +,, perihal
Pen!embalian Peserta "iklat $abatan %un!sional Arsiparis
Tin!kat Ahli an!katan =( para peserta di&ajibkan untuk
melaksanakan Praktek Kerja Lapan!an di unit kerjanya
masin!-masin! dari tan!!al 06 )ei sampai $uli +,,' "alam
hal ini praktek kerja dilaksanakan di Pusat Pemetaan Batas
Wilayah BAKOSUTANAL'
B. Ma"%&' 'a# T&(&a#
)aksud dari ke!iatan praktek kerja lapan!an di Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL ini adalah >
0
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 5/36
0' Untuk memberikan &a&asan lan!sun! kepada para
peserta diklat Pen#iptaan $abatan %un!sional Arsiparis
Tin!kat Ahli@
+' Seba!ai tambahan ilmu pen!etahuan baik se#ara teori
maupun praktek( disampin! materi yan! diterima pada
saat pembelajaran di kelas@2' )enin!katkan keterampilan dan keahlian peserta diklat
pen#iptaan jabatan *un!sional arsiparis tin!kat ahli di
bidan! kearsipan khususnya dalam memahami konsep-
konsep kearsipan'
Sementara tujuan ke!iatan ini diantaranya adalah >
0' )endeskripsikan penyelen!!araan kearsipan di Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL@+' )elaporkan hasil ke!iatan kearsipan yan! dilaksanakan di
Pusat Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL@2' )embuat ealuasi penyelen!!araan kearsipan di Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL@3' )embuat laporan hasil praktek kerja lapan!an di Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL'
). R&a#$ Li#$"&*
"alam pembuatan laporan ini dibatasi hanya pada hasil
praktek kerja lapan!an di Pusat Pemetaan Batas Wilayah
BAKOSUTANAL'D. P!a"%a#aa#
Ke!iatan praktek kerja lapan!an di Pusat Pemetaan
Batas Wilayah BAKOSUTANAL ini dilaksanakan dari tan!!al
06 )ei sampai $uli +,, dan melaporkan hasil ma!an!?PKL
tersebut ke Pusdiklat Kearsipan AN= pada tan!!al +5 $uli
+,,'
+
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 6/36
BAB II
GAMBARAN UMUM
A S(ara+ BAKOSURTANAL
Ke!iatan surey dan pemetaan setelah Kemerdekaan =(
dilaksanakan atas dasar Peraturan Pemerintah Nomor 50
tahun 070( tentan! Pembentukan "e&an dan "irektorium
Pen!ukuran dan Pen!!ambaran Peta' Selanjutnya ke!iatan
surey dan pemetaan diperte!as la!i den!an Keputusan
Presiden Nomor +:2 tan!!al 5 September 0:7 tentan!
Pembentukan "e&an Surey dan Pemetaan Nasional
;".SUTANAL< serta komando Surey dan Pemetaan Nasional
;KOSUTANAL< seba!ai pelaksana' "alam tu!as ".SUTANALtersebut se#ara jelas di#antumkan kaitan antara pemetaan
den!an =nentarisasi sumber-sumber alam( dalam ran!ka
menunjan! pemban!unan Nasional' Lin!kup tu!as
KOSUTANAL tidak hanya bersipat koordinasi terhadap
ke!iatan departemen-departemen yan! memerlukan peta
melainkan ju!a men#akup *un!si pen!elolaan ba!i pemetaan'
Sementara itu upaya untuk menyusun atlas nasional
yan! dilaksanakan oleh panitia Atlas Nasional di lemba!akan
dalam Badan Atlas Nasional den!an keputusan PresidiumKabinet Kerja Nomor > Aa?"?25?0:3' Berkenaan den!an
meletusnya pemberontakan 8 2, S?PK= serta penumpasannya(
disusul den!an konsolidasi keadaan yan! memerlukan
pemusatan se!enap perhatian Pemerintah yan! menyerap
se!enap dana yan! tersedia( maka tidak dapat disediakan
se#ara memadai an!!aran untuk pemetaan sistematis( baik
dari sumber an!katan bersenjata maupun dari sumber
nasional lainnya' Pada periode Pemerintahan Orde Baru
den!an Pro!ram pemban!unan yan! dituan!kan dalam
P.L=TA( dirasakan kebutuhan data dasar Perpetaan makin
mendesak'
"alam periode ini dirasakan belum optimalnya ke!iatan
".SUTANAL dan KOSUTANAL( karena >
• ".SUTANAL tidak dapat berkumpul se#ara teratur
sehin!!a kuran! ber*un!si'
• Status KOSUTANAL seba!ai komando dian!!ap tidak la!i
sesuai den!an kondisi dan ji&a Orde Baru'
2
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 7/36
Atas dasar kenyataan di atas( KOSUTANAL
menyampaikan rekomendasi dan men!usulkan perubahan
KOSUTANAL menjadi KOSUTANAL'
Pada tan!!al 05 Oktober 0:( dikeluarkan keputusan
presiden Nomor 62 Tahun 0: tentan! pembentukan Badan
Koordinasi Surey dan Pemetaan Nasional ;BAKOSUTANAL<'
"en!an Keppres ini ju!a dibubarkan Badan Atlas
Nasional dan ke!iatannya ditampun! dan diteruskan oleh
BAKOSUTANAL' Be!itu pula *un!si ".SUTANAL menjadi
Badan Penasehat yan! menyatu dalam or!anisasi
BAKOSUTANAL'
Kemudian pada tan!!al 05 $uni 06( struktur or!anisasi
BAKOSUTANAL disempurnakan la!i melalui Keppres Nomor65 tahun 06' BAKOSUTANAL adalah Lemba!a
Pemerintahan Non "epartemen yan! berada di ba&ah dan
bertan!!un! ja&ab lan!sun! kepada Presiden'
BAKOSUTANAL dipimpin seoran! kepala'
BAKOSUTANAL mempunyai tu!as pembantu Presiden
dalam menyelen!!arakan pen!emban!an( pen!elolaan(
pembinaan dan koordinasi di bidan! surei dan pemetaan
serta pembinaan data dan in*ormasi !eo!ra nasional sesuai
den!an perturan perundan!-undan!an yan! berlaku'"en!an diberlakukannya Undan!-undan! Nomor ++
Tahun 0 tentan! Pemerintahan "aerah( diadakan
penataan ulan! kedudukan( Tu!as( %un!si( Ke&enan!an(
Susunan Or!anisasi dan Tata Kerja seluruh Lemba!a
Pemerintahan Non "epartemen( tidak terke#uali den!an
BAKOSUTANAL' )aka den!an Keputusan Presiden = Nomor
0:: Tahun +,,, tentan! kedudukan( Tu!as( %un!si(
Ke&enan!an( Susunan Or!anisasi( dan Tata Kerja seluruh
Lemba!a Pemerintahan Non "epartemen ;yan! telah diubahbeberapa kali<( Keputusan Presiden = Nomor 65 Tahun 06
tentan! Badan Koordinasi Surey dan Pemetaan Nasional(
dinyatakan tidak berlaku'
"en!an demikian BAKOSUTANAL berdasarkan Ba!ian
Ketujuh Belas( Pasal 3( 7,( dan 70 Keputusan Presiden Nomor
0:: Tahun +,,, tentan! kedudukan( Tu!as( %un!si(
Ke&enan!an( Susunan Or!anisasi( dan Tata Kerja seluruh
Lemba!a Pemerintahan Non "epartemen( seba!aimana telah
diubah( terakhir den!an Keputusan Presiden Nomor 3+ Tahun
3
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 8/36
+,,0 mempunyai kedudukan( Tu!as( %un!si dan Ke&enan!an
seba!ai berikut >
Kedudukan >
0' Badan Koordinasi Surey dan Pemetaan Nasional( yan!
selanjutnya disebut BAKOSUTANAL adalah Lemba!a
Pemerintahan Non "epartemen yan! dibentuk untuk
melaksanakan tu!as Pemerintahan tertentu dari
Presiden@+' BAKOSUTANAL berada di ba&ah dan bertan!!un!
ja&ab kepada Presiden@2' "alam melaksanakan tu!asnya BAKOSUTANAL
dikoordinasikan oleh )enteri Ne!ara iset dan
Teknolo!i@3' BAKOS.TANAL dipimpin oleh kepala'
E. Vi%i 'a# Mi%i BAKOSURTANAL
Vi%i ,
CTer&ujudnya in*rastruktur data spasial yan! andal
seba!ai landasan tersedianya in*ormasi sumber daya alam
dan lin!kun!an hidup ba!i pemban!unan nasionalD'
Mi%i ,
0' )enyusun ren#ana makro dan merumuskan kebijakan
nasional dalam bidan! surei dan pemetaan ;Surta<
serta menin!katkan koordinasi penyelen!!araan surta
nasional untuk memenuhi kebutuhan peta dasar sampai
den!an skala menen!ah dan kebutuhan peta tematik
dasar &ilayah nasional dalam mendukun!
pemban!unan nasional'+' )emban!un =n*rastruktur "ata Spasial Nasional ;="SN<
yan! meliputi unsur kelemba!aan( peraturan
perundan!-undan!an( data utama spasial( sumber daya
manusia( penelitian dan pen!emban!an dibidan! surta(
serta sumber daya manusia surta seba!ai landasanpenyediaan in*ormasi sumber daya alam yan! andal
ba!i pemban!unan nasional'
F. T&$a% 'a# F&#$%i BAKOSURTANAL
T&$a% ,
BAKOSUTANAL mempunyai tu!as melaksanakan tu!as
pemerintahan di bidan! surei dan pemetaan sesuai den!an
ketentuan peraturan perundan!-undan!an yan! berlaku'
F&#$%i ,
7
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 9/36
1. Pen!kajian penyusunan kebijakan nasional di bidan!
surei dan pemetaan@+' Pemban!unan in*rastruktur data spasial nasional@
2' Koordinasi ke!iatan *un!sional dalam pelaksanaantu!as BAKOS.TANAL@
3' Pemantauan( pemberian bimbin!an( dan pembinaan
terhadap ke!iatan instansi pemerintah di bidan!
surei dan pemetaan nasional@7' Pelaksanaan pembinaan dan pelayanan administrasi
umum di bidan! peren#anaan umum( ketatausahaan(
or!anisasi dan tata laksana( kepe!a&aian( keuan!an(
kearsipan( hukum( persandian( perlen!kapan( dan
rumah tan!!a'G. Str&"t&r Or$a#i%a%i
= )bury
= Bio= Tie
= )aama = Naina = Pue
= Ama = =na
H. T&$a% P-"-" 'a# F&#$%i P&%at Ptaa# Bata% /i!a0a+
BAKOSERTANAL
T&$a% P-"-" ,
Pusat Pemetaan Batas Wilayah mempunyai tu!as
melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis di
bidan! pemetaan dan basis data batas &ilayah darat dan
laut'
F&#$%i ,
:
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 10/36
a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis di bidan!
pemetaan dan basis data batas &ilayah darat dan laut@b' Penyiapan perumusan ren#ana dan pro!ram di bidan!
pemetaan dan basis data batas &ilayah darat dan laut@#' Perumusan norma( pedoman( prosedur( standar dan
spesikasi di bidan! pemetaan dan basis data batas
&ilayah darat dan laut@d' Pen!endalian pelaksanaan kebijakan teknis di bidan!
pemetaan dan basis data batas &ilayah darat dan laut@e' Pelaksanaan pemantauan( pemberian bimbin!an dan
pembinaan ke!iatan di bidan! pemetaan dan basis data
batas &ilayah darat dan laut@*' Koordinasi ke!iatan *un!sional pelaksanaan kebijakan
teknis di bidan! pemetaan dan basis data batas &ilayah
darat dan laut@!' .aluasi dan penyusunan laporan di bidan! pemetaan dan
basis data batas &ilayah darat dan laut@
Pelaksanaan tu!as lain sesuai den!an kebijakan yan!
ditetapkan oleh "eputi Bidan! Pemetaan "asar'
T&$a% P-"-" Tia* Bi'a#$
1. Bi'a#$ Ptaa# Bata% /i!a0a+ Darat 'a# La&t
Bidan! Pemetaan Batas Wilayah "arat dan Laut
mempunyai tu!as melaksanakan penyiapan bahanpenyusunan ren#ana dan pro!ram( penyusunan norma(
penyusunan pedoman( penyusunan prosedur( penyusunan
standar( penyusunan spesikasi( koordinasi ke!iatan
*un!sional( penyiapan bahan ealuasi dan penyusunan
laporan di Bidan! Pemetaan Batas Wilayah "arat dan Laut(
serta melaksanakan tu!as lain sesuai kebijakan Kepala
Pusat Pemetaan Batas Wilayah'
2. Bi'a#$ Ba%i% Data Bata% /i!a0a+
Bidan! Basis "ata Batas Wilayah mempunyai tu!asmelaksanakan penyiapan bahan penyusunan ren#ana dan
pro!ram( penyusunan norma( penyusunan pedoman(
penyusunan prosedur( penyusunan standar( penyusunan
spesikasi( koordinasi ke!iatan *un!sional( penyiapan
bahan ealuasi dan penyusunan laporan di Bidan! Basis
"ata Batas Wilayah( serta melaksanakan tu!as lain sesuai
kebijakan Kepala Pusat Pemetaan Batas Wilayah'
5
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 11/36
BAB III
LANDASAN TEORI
A P#$rtia# Kar%i*a#
0' Arti Arsip
Kearsipan merupakan salh satu ma#am pekerjaan
kantor atau pekerjaan tata usaha yan! bayak dilakukan
oleh banyak badan usaha( baik badan usaha pemerintah
maupun badan usaha s&asta' Kearsipan menyan!kut
pekerjaan yan! berhubun!an den!an penyimpanan arsip(
surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yan! selanjutnya
disebut kearsipan' Pen!ertian arsip men!andun! berba!ai
ma#am pen!ertian( ter!antun! pada se!i peninjauannya'Beberapa pen!ertian arsip seba!ai berikut >
)enurut kamus umum bahasa =ndonesia( arsip
adalah simpanan surat-surat pentin!' )enurut pen!ertian
tersebut( tidak semua surat dikatakan arsip' Surat
dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan seba!ai
berikut >
a' Surat tersebut harus masih mempunyai kepentin!an
;ba!i lemba!a( or!anisasi( instansi( peroran!an< baik
untuk masa kini maupun masa yan! datan!'b' Surat tersebut( karena masih mempunyai nilai
kepentin!an harus disimpan den!an men!!unakan
suatu sistem tertentu hin!!a den!an mudah dan #epat
ditemukan apabila se&aktu-&aktu diperlukan kembali'
)enurut asal katanya arsip berasal dari bahasa
Belanda yakni Ar#hie*' )enurut Atmosudirdjo( ;06+( 075-
076<( Ar#hie* dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa
pen!ertian seba!ai berikut >
a' Tempat penyimpanan se#ara teratur bahan-bahan arsip>
bahan-bahan tertulis( pia!am-pia!am( surat-surat(
keputusan- keputusan( akte-akte( da*tar-da*tar(
dokumen-dokumen( peta-peta'b' Kumpulan teratur( daripada bahan-bahan tersebut'#' Bahan-bahan yan! harus diarsip itu sendiri' "alam
Undan!-undan! No' 5 tahun 050 pen!ertian arsip
adalah >
• Naskah-naskah yan! diterima oleh lemba!a-lemba!a
ne!ara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk
6
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 12/36
#orak apapun( baik dalam keadaan tun!!al maupun
berkelompok( dalam ran!ka ke!iatan pemerintah'• Naskah-naskah yan! dibuat dan diterima oleh badan-
badan s&asta atau peroran!an( dalam bentuk #orak
apapun( baik dalam keadaan tun!!al maupun
berkelompok( dalam ran!ka pelaksanaan kehidupan
keban!saan' Lemba!a Administrasi Ne!ara ;LAN<
memberikan rumusan tentan! arsip seba!ai berikut> Arsip
adalah se!ala kertas naskah( buku( *oto( lm( mi#rolm(
rekaman suara( !ambar peta( ba!an atau dokumen-
dokumen lain dalam se!ala ma#am bentuk dan si*atnya(
aslinya atau salinannya( serta den!an se!ala #ara
pen#iptaannya( dan yan! dihasilkan atau diterima oleh
suatu badan( seba!ai bukti atas tujuan( or!anisasi( *un!si*un!si( kebijakan-kebijakan( keputusan- keputusan(
prosedur-prosedur( pekerjaan-pekerjaan( atau ke!iatan-
ke!iatan ke!iatan perintah yan! lain( atau kerena
pentin!nya in*ormasi yan! terkandun! di dalamnya'
Selain itu Tjie Lian! 8ie menulis bah&a arsip adalah suatu
kumpulan arsip yan! disimpan se#ara sistematis karena
mempunyai ke!unaan a!ar setiap kali diperlukan dapat
se#ara #epat ditemukan kembali'
"ari pen!ertian diatas dapat diambil keputusan bah&a arsipadalah kumpulan arsip atau tempat penyimpanan kumpulan arsip
atau naskah-naskah yan! disusun sedemikian rupa sehin!!a arsip-
arsip atau naskah - naskah tersebut dapat den!an mudah dan
#epat ditemukan kembali apabila se&aktu-&aktu diperlukan'
+' Pen!ertian %ilin! ;Administrasi Kearsipan<
Ke!iatan yan! termasuk dalam Administrasi Kearsipan( atau
kearsipan( atau lin!( adalah ke!iatan-ke!iatan yan! berkenaan
den!an >
• Penerimaan Surat
•
Pen!irim Surat• Pen#atatan Surat
• Penyimpan Surat
• Penyin!kiran atau penyusutan arsip( dan
• Pemusnahan arsip yan! sudah tidak mempunyai nilai ke!unaan'
Pen!ertian Administrasi Kearsipan atau kearsipan atau lin!
dirumuskan den!an berba!ai #ara' Berikut beberapa pen!ertian
tentan! Administrasi Kearsipan ;lin!< seba!ai berikut >
a' /an! dimaksud Administrasi Kearsipan ;lin!< yaitu
penyelen!!araan administrasi?penatalaksanaan kearsipan yan!
memperlan#ar lalulintas surat-menyurat keluar dan masuk'
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 13/36
b' Kearsipan adalah ke!iatan yan! berkenaan den!an pen!urusan
arsip-arsip( baik arsip dinamis maupun arsip statis' )enurut ti!a
Penyusun Buku "asar-dasar kearsipan ;)ulyono( dkk' 067>2<
memberikan pen!ertian tentan! kearsipan seba!ai berikut >Kearsipan adalah tata #ara pen!urusan penyimpanan arsip
menurut aturan dan prosedur yan! berlaku den!an men!in!at 2
unsur pokok yan! meliputi >0< Penyimpanan ;sortin!<+< Penempatan ;pla#in!<( dan2< Penemuan kembali'
8'' Tery le&at terjemahan Winardi ;06:< men!atakan
bah&a pekerjaan llin! bukan hanya menyimpan surat-
surat?dokumen untuk tujuan disimpan' llin! men#akup pula
pekerjaan yan! menempatkan ;pla#in!< dan men#ari ;ndin!<
)enempatkan surat-surat?dokumen pada arsip ;tempat arsip<
barulah 7, dari pekerjaan( karena kemun!kinan untuk
menemukannya pada saat diperlukan sama pentin!nya' "ari
de*enisi tersebut( dapat diambil kesimpulan bah&a administrasi
kearsipan atau llin! adalah suatu proses ke!iatan pe!aturan arsip
den!an memper!unakan suatu sistem tertentu' hin!!a arsip arsip
dapat ditemukan kembali se&aktu diperlukan' "en!an pentin!nya
arsip yan! dikemukakan diatas( maka tidak dapat disan!kal bah&a
arsip mempunyai nilai dan arti yan! san!at pentin! dan strate!is
dalam proses administrasi'
I. #i% Ar%i*
)enurut jenisnya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa
ma#am ter!antun! pada se!i peninjauannya' )enurut *un!si dan
ke!unaannya arsip dapat di!olon!kan menjadi arsip dinamis dan
arsip satis' )enurut Undan! undan! No5 Tahun 050( yan!
dimaksud den!an arsip dinamis dan arsip statis adalah seba!ai
berikut>0' Arsip dinamis adalah arsip yan! diper!unakan se#ara lan!sun!
dalam peren#anaan( pelaksanaan( penyelen!!araan kehidupan
keban!saan yan! pada umumnya atau diper!unakan se#ara
lan!sun! dalam penyelen!!araan administrasi ne!ara'+' Arsip statis adalah arsip yan! tidak diper!unakan se#ara
lan!sun! untuk peren#anaan( penyelen!!araan kehidupan
keban!saan pada umumnya maupun untuk penyele!!araan
sehari-hari administrasi ne!ara'
. P#$rtia# Ma#a(# Kar%i*a#
)anajemen dapat diartikan seba!ai kemampuan atau
keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam ran!ka
pen#apaian suatu tujuan melalui ke!iatan-ke!iatan oran! lain'
0,
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 14/36
"en!an demikian dapat pula dikatakan bah&a manajemen
merupakan alat pelaksana dari pada administrasi' Selain pen!ertian
tersebut( dapat pula dikatakan bah&a manajemen merupakan
ke!iatan pen!arahan dan pen!endalian oran! lain ke arahpen#apaian tujuan yan! telah ditentukan'
Atas dasar pen!ertian manajemen diatas( maka manajemen
kearsipan dapat dikatakan seba!ai ke!iatan pen!arahan dan
pen!endalian oran!-oran! yan! men!elola?menyelen!!arakan
tersebut perlu diterapkan *un!si *un!si manajemen supaya ter#apai
tertib arsip dan tujuan kearsipan%un!si-*un!si )anajemen yan! dimaksud meliputi>
0' Peren#anaan ;Plannin!<+' Pen!or!anisasian ;Or!aniEin!<2' Pen!!erakan ;A#tuatin!<
3' Pen!a&asan ;1ontrollin!<K. P#$rtia# Si%t Kar%i*a# Di#ai%
Sistem sesun!!uhnya men!andun! arti sehimpunan ba!ian
atau komponen yan! salin! berhubun!an se#ara teratur dan
merupakan suatu keseluruhan' =stilah sistem berasal dari bahasa
/unani DSystemaD yan! mempunyai pen!ertian >
• Suatu keseluruhan yan! tersusun dari sekian banyak ba!ian'
• 9ubun!an yan! lan!sun! diantara satuan-satuan atau
komponen se#ara teratur')enurut 1ampbel ;Tatan! )' Amirin( 06>0,< bah&a> FSistem
adalah suatu kebulatan?keseluruhan yan! kompleks atauteror!anisir( suatu perhimpunan atau perpaduan hal-hal atau
ba!ian- ba!ian yan! membentuk suatu kebulatan keseluruhan yan!
kompleks atau utuhD'Selanjutnya pen!ertian kearsipan menurut )oekijat ;067>6:<
bah&a > FKearsipan ;penyusunan dan penyimpanan surat
merupakan ba!ian pekerjaan kantor yan! san!at pentin!( in*ormasi
tertulis yan! tepat men!enai keputusan( kiran-kiran( kontrak-
kontrak( saham- saham( dan transaksi lainnya yan! harus tersedia
apabila harus diperlukanF' $adi seperti yan! di un!kapkan pada
penjelasan sebelumnya( menempatkan arsip-arsip sesun!!uhnyabaru separuh
dari pekerjaan( karena kemun!kinan untuk menemukannya pada
saat arsip tersebut diperlukan sama pentin!nnya' Bahkan untuk
men!etes apakah kearsipan sudah baik atau belum( maka bila
&aktu yan! diperlukan untuk menemukan kembali dokumen yan!
diperlukan masih banyak( berarti sistem kearsipan tersebut masih
kuran! baik'"en!an demikian kesimpulan yan! dapat diambil dari denisi-
denisi di atas adalah( bah&a arsip adalah naskah-naskah dalam
bentuk apapun diperlukan ba!i kepentin!an or!anisasi ataupun
peroran!an( yan! selanjutnya seluruh arsip yan! masih di!unakan
00
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 15/36
se#ara lan!sun! dalam peren#anaan' pelaksanaan pelaksanaan dan
penyelen!!araan administrasi or!anisasi yan! bersan!kutan( itulah
yan! disebut CArsip "inamisD'
Arsip dinamis tersebut terdiri atas arsip akti*( yakni yan!masih selalu di!unakan( dan arsip-arsip in-akti*( yakni yan! sudah
turun daya pen!!unaannya( namun masih dibutuhkan dalam
peren#anaan( pelaksanaan( dan penyelen!!araan administrasi
or!anisasi yan! bersan!kutan'"ari pen!ertian diatas dapat dikemukakan #iri-#iri arsip( yaitu
kumpulan arsip yan! memiliki !una tertentu( disimpan se#ara
sistematis( dan dapat ditemukan kembali den!an #epat' "en!an
adanya pen!ertian ataupun #iri-#iri demikian sebenarnya tidak ada
arsip yan! dikatakan kuran! baik selama memiliki #iri-#iri tersebut'
Tetapi apabila tidak memiliki #iri-#iri diatas( maka tidak dapatdisebutkan seba!ai arsip( melainkan merupakan kumpulan arsip
untuk dibuan! atau dimusnahkan' Sistem kearsipan yan! baik
memiliki #iri-#iri seba!ai berikut >0' )udah dilaksanakan( hin!!a tidak menimbulkan kesulitan( baik
dalam penyimpanannya( pen!ambilan( maupun dalam
pen!embalian arsip-arsip'+' )udah dimen!erti( sehin!!a tidak menimbulkan banyak
kesalahan dalam pelaksanaannya'2' )urah .konomis( dalam arti tidak berlebihan( baik dalam
pen!eluaran dana?biaya maupun dalam pemakaian tena!a(
peralatan atau perten!kapan arsip'3' Tidak memakan ternpat'7' )udah di#apai( sehin!!a memun!kinkan arsip yan! disimpan
mudah dan #epat ditemukan' apabila se&aktu-&aktu diperlukan
la!i':' 1o#ok ba!i or!anisasi( dalam arti sesuai den!an jenis dan luas
lin!kup ke!iatan or!anisasi'5' %leksibel atau lu&es( hin!!a dapat diterapkan disetiap satuan
or!anisasi yan! dapat men!ikuti perkemban!an or!anisasi'6' "apat men#e!ah kerusakan dan kehilan!an arsip' Artinya dapat
men#e!ah #ampur tan!an Oran!-oran! yan! tidak
bertan!!un!ja&ab( atau yan! tidak ber&enan! dan bertu!as
dalam bidan! kearsipan( dan dari berbe!ai bentuk kerusakan
yan! disebabkan oleh binatan! seperti rayap( seran!!a( bahkan
den!an kelembaban udaranya( dan seba!ainya'' )empermudah pen!a&asan( yaitu den!an men!!unakan
berba!ai ma#am pen!a&asan( yaitu den!an men!!unakan
berba!ai ma#am perlen!kapan?peralatan( misalnya kartu indeks(
lembar pen!antar lembar tunjuk silan!( kartu pinjaman arsip
;out slip<( dan seba!ainya'Untuk men!etahui apakah sistem yan! di!unakan dalam
penyimpanan arsip tersebut sudah tepat dan lebih e*ekti*( maka
0+
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 16/36
BAKOSUTANAL men!unakan sistem pen!ukuran yan!
dikemukakan oleh )atthies ;Wilson Nadeak( 06>:+< berdasarkan
&aktu untuk menemukan arsip yan! dibutuhkan adalah seba!ai
berikut>• 0, detik > Berarti san!at memuaskan atau karena memiliki
beberapa arsip saja'
• 2, detik > Ba!us
• 0 menit > Lumayan
• 2 )enit > Perlu dibenahi
• 7 menit?lebih > Apakah anda meman! memiliki le G
• 0, menit?lebih > Berarti hanya menumpuk kertas saja'
"en!an adanya metode pen!ukuran terhadap sistem
penyusunan arsip tersebut( maka penentuan terhadap pen!!unaan
sistem dalam penyimpanan arsip dapat lebih teren#ana danmenyeluruh termasuk peralatan dan perlen!kapan arsip' Seperti
=emari( la#i kabinet dari baja tahan karat atau dari kayu yan!
terkun#i( jauh dari bahaya yan! tidak diin!inkan( ju!a kartu kendali(
*older( dan seba!ainya'
L. P#$rtia# Ma#a(# Ar%i* i#a"ti
)enurut $ay Kennedy( arsip inakti* adalah arsip yan! jaran! di
akses( tetapi harus disimpan untuk keperluan re*erensi yan! jaran!
si*atnya( atau memenuhi persyaratan hukum re*erensi atau alasan
lainnya' Sedan!kan menurut kamus Kearsipan =1A non #urrent
re#ord ;arsip in akti*< adalah arsip yan! di!unakan untuk urusanyan! mutakhir'Berdasarkan pen!ertian manajemen arsip in akti* diatas(
dapat disimpulkan bah&a arsip in akti* yan! dalam pen!!unaannya
sudah jaran! diper!unakan atau nilai arsipnya sudah menurun
dalam pelaksanaan Administrasi'
M. F&#$%i Kar%i*a#
Arsip ber*un!si seba!ai penyelen!!araan ke!iatan
administrasi kantor dimana berdasarkan *un!sinya dibedakan atas
dua ba!ian yaitu>
0' Arsip "inamisArsip dinamis adalah arsip yan! di!unakan dalam
peren#anaan( pelaksanaan( penyelen!!araan( kehidupan
keban!saan pada umumnya atau diper!unakan se#ara lan!sun!
dalam penyelen!!araan administrasi ne!ara' Arsip dinamis
diba!i menjadi dua yaitu >a' Arsip dinamis Akti*( yaitu arsip yan! masih diper!unakan
se#ara terus menerus ba!i kelan!sun!an pekerjaan di
lin!kun!an untuk pen!elolaan dari suatu or!anisasi?kantor'
02
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 17/36
b' Arsip dinamis in Akti*( yaitu arsip yan! tidak diper!unakan
se#ara terus menerus atau *rek&ensi pen!!unaannya adalah
jaran!( atau hanya di!unakan re*erensi saja'
+' Arsip StatisArsip statis adalah arsip yan! di!unakan se#ara lan!sun!
untuk peren#anaan kehidupan keban!saan pada umumnya
maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi ne!ara'
Arsip statis ini merupakan pertan!!un!ja&aban nasional ba!i
pemerintahan dan nilai !unanya pentin! untuk !enerasi yan!
akan datan!'"ari pen!ertian diatas( Penyusun dapat menyimpulkan
bah&a arsip dinamis adalah semua arsip yan! berada di
berba!ai kantor baik kantor pemerintah atau s&asta karena
masih di!unakan se#ara lan!sun! dalam peren#anaan(
pelaksanaan( dan ke!iatan administrasi lainnya' "an arsip statis
adalah arsip-arsip yan! disimpan di arsip nasional yan! berasal
dari berba!ai kantor'
N. P#0&%&ta# Ar%i*
0' Arti Penyusutan ArsipArsip-arsip yan! sudah tidak mempunyai nilai ke!unaan
apabila disimpan terus-menerus akan menimbulkan masalah
tersendiri baik ba!i para pe!a&ai?karya&an pada umumnya
maupun ba!i karya&an kearsipan pada khususnya( dan ba!i
pimpinan or!anisasi itu sendiri( karena arsip-arsip itu sendiri
membutuhkan tena!a( biaya( peralatan yan! tidak sedikit ba!i
pera&atannya' Untuk men!atasi permasaalahan tersebut( perlu
diadakan penyusutan terhadap arsip-arsip yan! sudah betul-
betul sudah tidak mempunyai nilai ke!unaan la!i( baik untuk
masa sekaran!( maupun untuk masa yan! akan datan!'"alam Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 05
tentan! penyusutan arsip( yan! termasuk penyusutan arsip
adaiah ke!iatan pen!amanan arsip den!an #ara>a' )emindahkan arsip in akti* dari Unit Pen!olah ke Unit
Kearsipan dalam lin!kun!an Lemba!a-Lemba!a Ne!ara atau
Badan-Badan Pemerintahan masin!-masin!'b' Pemusnahan arsip sesuai den!an ketentuan yan! berlaku'#' )enyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada
Arsip Nasional'+' Tujuan Penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari dua se!i( yaitu
se!i administrati*( dan dari se!i penelitian'a' "ari Se!i Administrati*
"ari se!i administrati*( tujuan penyusutan arsip adalah>0' )emudahkan men#ari kembali arsip( jika se&aktu-&aktu
diperlukan'
03
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 18/36
+' )en!hemat biaya( baik untuk membeli peralatan(
pemeliharaan( dan lain-lain'2' %ile akti* akan lebih lon!!ar untuk menampun!
bertambahnya arsip baru'3' Untuk memantapkan jan!ka hidup arsip dan
menempatkan arsip in akti* yan! bernilai berkelanjutan ke
tempat yan! lebih baik'7' Untuk memudahkan pen!iriman ke arsip Nasional'
b' "ari se!i Penelitian =lmiahPenyusutan arsip dilihat dari penelitian ilmiah( ialah
membantu para ilmuan dalam men!adakan penelitian( terutama
apabila arsip-arsip sudah men#apai masa statis( karena arsip
statis akan menonjol ke!unaannya dibidan! penelitian ilmiah'
O. Pr!i#'&#$a# Ar%i*
Perlindun!an arsip adalah usaha untuk melindun!i arsip dari
berba!ai kemun!kinan yan! terjadi ;kejadian( peristi&a( perbuatan(
seran!an hama pemakan?perusak arsip< sehin!!a arsip tidak aman
;hian!( rusak dan seba!ainya<' Tujuan perlindun!an arsip ialah men!adakan penja!aan a!ar
arsip-arsip >
• Tidak hilan!'
• Tidak jatuh ke tan!an-tan!an oran! yan! tidak bertan!!un!
ja&ab'
• Tidak disalah!unakan oleh oran!-oran! atau pihak-pihaktertentu untuk men#ari keuntun!an? kepentin!an pribadi'
• Tidak #epat?mudah rusak'
$adi( dapat disimpulkan bah&a tujuan dari perlindun!an arsip
adalah dapat menjamin keselamatan arsip seba!ai bahan
pertan!!un!ja&aban tentan! peren#anaan( pelaksanaan dan
penyelen!!araan kehidupan keban!saan serta kehidupan
pemerintahan'Usaha untuk dapat melindun!i arsip dapat dilakukan den!an
berba!ai #ara yaitu den!an penyimpanan( pemeliharaan(
pen!amanan( dan pen!a&et arsip'0' Penyimpanan arsipPenyimpanan arsip hendaknya dilakukan den!an
memper!unakan suatu sistem tertentu yan! memun!kinkan >a' Penemuan kembali den!an mudah dan #epat apabila
se&aktu-&aktu diperlukan'b' Pen!ambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan
den!an mudah'#' Pen!embalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan
den!an mudah'"en!an #ara demikian arsip tidak akan mudah dan #epat
rusak karena serin! diambil dari tempat penyimpanan'
07
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 19/36
+' Pemeliharaan dan Pen!amanan Arsip /an! dimaksud den!an pemeliharaan arsip adalah usaha-
usaha yan! dilakukan untuk menja!a arsip-arsip dari se!ala
kerusakan dan kemusnahan'Pemeliharaan arsip dapat dilakukan den!an usaha-usaha
seba!ai berikut >a' Pen!aturan ruan!an
/an! dimaksud den!an ruan!an dalam hal ini adalah
ruan!an penyimpanan arsip' uan!an penyimpanan arsip
diatur seba!ai berikut >0< uan!an penyimpanan arsip jan!an terlalu lembab'+< uan!an harus teran!( dan sebaiknya men!!unakan
peneran!an alam( yaitu sinar matahari'2< uan!an harus diberi entilasi se#ukupnya'
3< uan!an harus terhindar dari kemun!kinan seran!an api'7< uan!an harus terhindar dari kemun!kinan seran!an air
;banjir<':< uan!an harus terhindar dari kemun!kinan seran!an
hama'5< Lokasi ruan!an?!edun! penyimpanan arsip hendaknya
bebas dari tempat-tempat industri'b' Kebersihan
Kebersihan yan! dimaksud meliputi kebersihan ruan!an
penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip'
0< Kebersihan ruan!an)embersihkan ruan!an dapat dilakukan den!an #ara-
#ara seba!ai berikut >Sekuran!-kuran!nya semin!!u sekali dibersihkan
den!an alat penyedot debu'"ilaran! merokok dan makan di dalam ruan!an
penyimpanan arsip'+< Kebersihan arsip
)enja!a kebersihan arsip dapat dilakukan den!an #ara
seba!ai berikut >Arsip arsip dibersihkan den!an men!!unakan 4a#uum
#leaner'Arsip-arsip yan! ditemukan sudah rusak hendaknya
dipisah den!an arsip lainnya'2< Arsip-arsip ju!a harus bersih dari karat'
Pen!amanan arsip menyan!kut pen!amanan arsip
dari se!i in*ormasinya( dan pen!amanan arsip dari se!i
siknya'a' Pen!amanan arsip dari se!i in*ormasinya
Pen!amanan arsip dari se!i in*ormasinya sudah
diatur dalam Undan!-undan! Nomor 5 Tahun 050
tentan! ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dimana
0:
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 20/36
ditetapkan men!enai ketentuan pidana( seperti yan!
diatur dalam pasal 00 seba!ai berikut >
• Baran! siapa den!an sen!aja dan den!an mela&an
hukum memiliki arsip seba!aimana dimaksud dalampasal 0 huru* a Undan!-undan! ini dapat dipidana
penjara selama-lamanya 0, ;sepuluh< tahun'
• Baran! siapa yan! menyimpan arsip seba!aimana
dalam pasal 0 huru* a Undan!-undan! ini dan den!an
sen!aja memberitahukan hal-hal tentan! isi naskah
kepada pihak keti!a yan! tidak berhak
men!etahuinya( sedan! ia di&ajibkan merahasiakan
hal-hal tersebut dapat dipidana den!an pidana penjara
selama-lamanya +, ;dua puluh< tahun'
b' Pen!amanan arsip dari se!i siknyaPen!amanan arsip dari se!i siknya adalah
pen!amanan arsip dari se!i kerusakan' Kerusakan
terhadap arsip dapat terjadi karena *aktor internal dan
*aktor eksternal' %aktor internal meliputi kualitas kertas(
tinta dan bahan perekat atau lem' %aktor eksternal antara
lain meliputi kelembaban udara( sinar matahari( kotoran
udara jamur dan sejenisnya( dan berba!ai jenis seran!!a
perusak?pemakan kertas arsip lainnya'
Pen!amanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan
den!an berba!ai #ara( antara lain den!an #ara>0< estorasi( yaitu memperbaiki arsip-arsip yan! sudah
rusak( atau yan! sulit di!unakan( a!ar dapat
diper!unakan dan dapat disimpan kembali'+< Laminasi arsip( yaitu menutup kertas arsip diantara +
;dua< lemari piastik( sehin!!a arsip terlindun! dan
aman dari bahaya kena air( udara lembab dan
seran!an seran!!a' "en!an #ara itu( arsip akan tahan
lebih lama untuk disimpan'2< Pen!a&etan Arsip( dapat dilakukan den!an berba!ai
ma#am #ara misalnya> den!an men!adakan
reproduksi dan *oto!ra( den!an men!adakan
restorasi dan penjilidan arsip( den!an men!adakan
laminasi arsip'
Usaha-usaha untuk melindun!i arsip seperti diatas
selama arsip tersebut masih bersi*at dinamis( menjadi
tan!!un! ja&ab dan ke&ajiban masin!-masin! or!anisasi
pen#ipta arsip( yan! bersi*at statis menjadi tan!!un!
ja&ab dan &e&enan! Arsip Nasional epublik =ndonesia'
05
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 21/36
BAB IV
PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN
A Si%t P#$!-!a# Ar%i* Di#ai%)anajemen arsip dinamis merupakan peren#anaan(
penempatan( pen!or!anisasian( pen!arahan dan pen!a&asan
terhadap arsip dan keseluruhan proses yan! berkaitan den!an arsip
;Lund!ren and Lund!ren( 06 7<' )enurut Lund!ren dan Lund!ren(
manajemen kearsipan pada dasarnya men!elola seluruh daur hidup
arsip ;li*e #y#le o* re#ord<' )enurut obek( Bro&n dan )aedke(
manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yan!
sistematis dan ilrniah terhadap in*ormasi terekarn yan! dibutuhkan
or!anisasi ;065 7<' Sedan!kan =ra A' Penn menyatakan bah&a
manajemen arsip dinamis seba!ai pendekatan praktis dan lo!i#terhadap pen#iptaan( pemeliharaan( pen!!unaan dan penyusutan
arsip termasuk di dalamnya in*ormasi yan! ada'
)anajemen arsip dinamis merupakan pelaksanaan *un!si-
*un!si manajemen dalam ran!ka men!elola keseluruhan daur hidup
arsip' "aur hidup suatu arsip menurut Patri#ia .' Walla#e men#akup
proses pen#iptaan arsip ;re#ord #reation<( pendistribusian ;re#ords
distribution<( pen!!unaan ;re#ords utiliEation<( penyimpanan arsip
akti* ;stora!e a#tie re#ord<( pemusnahan arsip ;re#ord disposa<
dan menyimpan arsip se#ara permanen ;permanent stora!e<'
Sedan!kan Betty ' i#ks( memba!i daur hidup arsip dalambeberapa *ase yakni pen#iptan dan penerimaan ;#reation and
re#eipt< pendistribusian ;distribution<( pen!!unaan ;use<(
pemeliharan ;maintenan#e< dan penyusutan ;disposition< arsip'
Pen!urusan surat merupakan salah satu elemen dan *un!si
arti pro!ram manajemen kearsipan' Pen!elolaan surat yan!
dilaksanakan se#ara esien merupakan hal yan! pentin! di dalam
mendistribusikan in*ormasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di
dalam or!anisasi dan distribusi in*ormasi antar or!anisasi' "en!an
melaksanakan pen!elolaan surat se#ara e*ekti* akan memper#epat
proses pelaksanaan kerja' Proses pen!elolaan surat meliputike!iatan-ke!iatan penerimaan( pen!arahan?penilaian( pen#atatan(
pendistribusian( pen!endalian( pen!olahan dan pen!iriman surat
dinas' Surat-surat yan! telah selesai diolah atau selesai tindak
lanjutnya disimpan ;stora!e< pada tempat penyimpanan den!an
suatu sistrem tertentu'
Tata kearsipan dinamis di lin!kun!an BAKOSUTANAL
menerapkan aEas sentralisasi kebijakan yan! men#akup
standarisasi system( pen!elolaan( dan penyusutan( dan aEas
desentralisasi pen!elolaan yan! men#akup pelaksanaan
pembinaan( pen!urusan surat( dan penyimpanan dan pemeliharaan
06
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 22/36
arsip dinamis' Sementara or!anisasi kearsipan di lin!kun!an
BAKOSUTANAL terdiri dari Unit Kearsipan dan Unit Pen!olah'
Unit Kearsipan bertan!!un!ja&ab terhadap pelaksanaan
kebijakan yan! men#akup standarisasi' pen!elolaan( danpenyusutan arsip di lin!kun!an BAKOSUTANAL' Unit Kearsipan
berada di Ba!ian Umum dan dilaksanakan oleh Sub Ba!ian Tata
Usaha( Kearsipan dan Persandian' Tu!as Unit Kearsipan meliputi
pen!elolaan surat masuk dan surat keluar ;penerimaan(
pen#atatan( pen!arahan( dan distribusi< serta pen!olahan arsip
inakti* ;menerima arsip inakti* dari unit kerja( men!elompokkan dan
men#atat( menyimpan dan memlihara( menyusutkan dan
menyerahkan arsip statis ke AN=<'
Unit Pen!olah bertan!!un!ja&ab terhadap desentralisasi
pen!elolaan yan! men#akup pelaksanaan pembinaan(pen!urusansurat( serta penyimpanan dan pemeliharaan arsip
dinamis' "isini( Pusat Pemetaan Batas Wilayah berkedudukan
seba!ai Unit Pen!olah'
P. P#$!-!aa# S&rat Ma%&"
0' Penerimaan Surata' )enerima surat-surat dari pos atau #araka@b' )emeriksa kebenaran alamat surat( surat yan! salah alamat
lan!sun! dikembalikan kepada alamat pen!irim surat@#' )en!elompokkan surat-surat sesuai den!an jenis surat
;antara surat dinas dan surat pribadi<'+' Pen!arahan Surat
a' )embuka surat ba!i yan! boleh dibuka@b' )emba#a surat untuk menentukan surat pentin! atau surat
biasa@#' )en#atat dalam a!enda surat masuk ;komputer<'
2' Pen#atatan dan Penyampaian Surata' )elampirkan lembar disposisi@b' )en#atat a!enda ke!iatan pada papan a!enda@#' )enyampaikan surat dan lembar disposisinya pada pimpinan'
Ba!an 0 - Prosedur pen!urusan surat masuk ;pentin!< yan! diterima
lan!sun! olehUnit Pen!olah
UN=T
K.AS=PAN
UN=T P.N8OLA9
Penerima Pen!arah Pen#atatanPenyimpana
nPen!olah
0
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 23/36
Ba!an + - Prosedur pen!urusan surat masuk ;biasa< yan! diterimalan!sun! oleh
Unit Pen!olah
UN=T
K.AS=PAN
UN=T P.N8OLA9
Penerima Pen!arah Pen#atatan
Penyimpana
n Pen!olah
Ba!an 2 - Prosedur pen!urusan surat masuk ;biasa< yan! diterimalan!sun! oleh
Unit Pen!olah
UN=T UN=T P.N8OLA9
+,
KK KK
+
KK
KK
L"
L"KK
L"
L"
LP
LP
LP
LP
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 24/36
K.AS=PAN Penerima Pen!arahPen#atatan Penyimpana
nPen!olah
3. P#$&r&%a# S&rat K!&ar
0' )en#atat surat keluar dalam a!enda surat keluar@+' )en!elompokkan surat-surat yan! akan dikirim antara surat
pentin!( surat biasa( dan surat tertutup?rahasia@2' )eneliti kelen!kapan surat beserta lampirannya@
3' Pen#atatan dan pen!iriman surat@7' )enyampaikan pertin!!al ;tembusan< kepada Unit Kearsipan
untuk surat keluar yan! ditujukan untuk luar instansi@:' )enyimpan pertin!!al surat pada sarana penyimpanan di Unit
Pen!olah sesuai den!an ke!unaan' $ika merupakan surat
ja&aban dari surat masuk( maka diberkaskan bersamaan'
Ba!an 3 - Prosedur Surat Keluar ;Pentin!<UN=T
P.N8OLA9
UN=T K.AS=PANPen#atatan Penyimpanan Pen!iriman
+0
LP
KK
LP
LP
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 25/36
Ba!an 7 - Prosedur Pen!iriman Surat Keluar ;Biasa<UN=T
P.N8OLA9
UN=T K.AS=PANPen#atatan Penyimpanan Pen!iriman
++
KK
KK KK
KK
2
KK
T
LP
LP KK
T
A
LP
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 26/36
Ba!an 7 - Prosedur Pen!iriman Surat Keluar ;Biasa<UN=T
P.N8OLA9
UN=T K.AS=PAN
Pen#atatan Penyimpanan Pen!iriman
R. P#$!-!aa# Ar%i* A"ti
1. Aa% P#0i*a#a#
AEas penyimpanan arsip dinamis di =in!kun!an
BAKOSUTANAL adalah den!an sistem desentralisasi terkendali
yan! merupakan !abun!an antara sistem sentralisasi dan
desentralisasi'
a' "esentralisasi untuk arsip akti*( dimana arsip akti* disimpan
di masin!-masin! Unit Pen!olah@
+2
LP
LP
L"
LP
LP
LP
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 27/36
b' Sentralisasi untuk aksip inakti*( dimana arsip yan! telah
men#apai masa inakti* yan! berasal dari Unit Pen!olah
disimpan se#ara terpusat di Unit Kearsipan'
2. T&(&a# P#ataa# Br"a%
Tertatanya arsip( baik arsip akti* maupun arsip inakti*
dalam unit-unit in*ormasi untuk kepentin!an operasional instansi
dan dapat ditemukan den!an #epat dan tepat'
. Si%t P#ataa# Br"a%
Sistem penataan yan! diatur lin!kun!an BAKOSUTANAL
meliputi >
a' Arsip substanti* disusun dalam unit-unit in*ormasi sesuaiden!an sistem klasikasi dan diberkaskan dalam susunan
tata berkas( baik bentuk dosir( rubri#( maupun masalah
sesuai den!an jenis ke!iatan@b' Arsip *asilitati* disusun dalam unit-unit in*ormasi sesuai
den!an system klasikasi dan diberkaskan dalam susunan
tata berkas dalam bentuk unit masalah' Pemberkasan arsip
dilakukan oleh masin!-masin! unit kerja pen!alah yan!
bertan!!un!ja&ab terhadap substansi materi yan! menjadi
tan!!un!ja&abnya dan disimpan oleh unit kerja yan!
bersan!kutan selama masih berstatus arsip akti*'4. Sara#a Tata Br"a%a' Peran!kat Keras
0< Lemari arsip+< Ordner
b' Peran!kat Lunak0< Klasikasi
Klasikasi di!unakan seba!ai pedoman
pen!elompokkan arsip dalam unit-unit in*ormasi
berjenjan!( baik untuk tin!kat butir transaksi( butir
ke!iatan( maupun butir *un!si' Unit in*ormasi pada tin!kat
transaksi berupa *older( butir ke!iatan berupa berkas( danbutir *un!si berupa seri' "en!an demikian setiap lembar
arsip se#ara sik dikelompokkan sesuai den!an ketentuan
klasikasinya'+< Kode arsip
Kode arsip ber!una seba!ai tanda pen!enal pada
unit-unit in*ormasi dalam pen!elompokkan arsip untuk
membedakan urusan?masalah yan! satu den!an yan! lain
dalam berba!ai jenjan! klasikasi arsip dan seba!ai
sarana memberkaskan serta penyimpanan arsip'2< =ndeks
+3
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 28/36
Ke!unaan indeks adalah seba!ai pen!endali berkas dalam
ran!ka mempermudah system temu balik arsip den!an
#ara men!!unakan kata tan!kap( baik atas dasar nama
maupun atas dasar masalah'5. La#$"a+!a#$"a+ P#ataa# Br"a%
a' Prinsip Umum0' Unit kerja di lin!kun!an BAKOSUTANAL &ajib melakukan
pemberkasan naskah?#atatan?laporan yan!
dibuat?diterima oleh Unit Kerja yan! bersan!kutan sesuai
den!an klasikasi arsip'+' Untuk semua naskah?#atatan?laporan yan! dibuat
diterima men!enai suatu butir transaksi dikelompokkan
dalam sebuah *older( untuk setiap butir ke!iatan
dikelompokkan dalam sebuah berkas dan untuk setiap
butir *un!si dikelompokkan dalam sebuah seri arsip'2' 9impunan arsip baik berupa *older( berkas( atau seri
harus diberi tanda pen!enal sesuai den!an kode
klasikasi'3' Untuk setiap naskah *older?berkas &ajib diberi indeks'7' =ndeks seba!ai #irri atau tanda arsip dapat berupa indeks
nama atau masalah'b' Prosedur Penataan Berkas
0' Setiap Unit Kerja &ajib se!era memberkaskan
naskah?#atatan?laporan yan! dibuat diterima dalam
pelaksanaan *un!si kedinasan masin!-masin!'+' "alam setiap pemerkasan arsip harus dijamin
naskah?#atatan?laporan yan! dibuat?diterima disatukan
sesuai den!an klasikasinya setelah dilakukan penelitian
terhadap kelen!kapan naskahnya'2' Naskah #atatan?aporan atau in*ormasi terekam lainnya
yan! tidak memerlukan tindak lanjut &ajib diberkaskan
se#ara terpisah dan dapat dilakukan pemusnahan se#ara
lan!sun! di Unit Kerja yan! bersan!kutan pada setiap
akhir tahun an!!aran yan! berjalan dan harus diketahui
oleh Unit Kearsipan'
3' Setiap ikutan dalam proses korespondensi yan! tidkmemberi in*ormasi pelen!kap terhadap arsipnya dapat
dilakukan penyian!an' Termasuk jenis ini adalah> sampul(
lampiran-lampiran( dan baran! #etakan'7' "alam proses pemberkasan arsip diharapkan tidak
men!!unakan pen!ikat yan! mudah berkarat atau
merusak berkas':' )emba#a masalah se#ara #ermat untuk men!etahui
keterkaitan den!an berkas yan! terdahulu dan jika ada
kaitannya akan disimpan menjadi satu den!an berkas
terkait'
+7
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 29/36
5' )empersiapkan *older untuk arsip yan! telah ditentukan
kode indeksnya( kemudian menuliskan kode klasikasi
dan indeksnya'
6' )emasukkan arsip pada *olderlordner di lemari arsipberdasarkan kode klasikasi dan indeksnya'
6. La0a#a# Ar%i*a' Prinsip Umum
0< Setiap Unit Kerja di lin!kun!an BAKosUTANAL &ajib
memberikan layanan pen!!unaan arsip untuk
kepentin!an koordinasi kerja BAKOSUTANAL sesuai
den!an kompetensi Unit Kerja masin!-masin!'+< Permintaan arsip dapat men!!unakan saluran telepon?*aH
atau den!an datan! men!isi #atatan di Unit Kerja yan!
bersan!kutan'
b' Prinsip Khusus0< Setiap unit pen!elola arsip pada Unit Kerja Pen!elola
hanya memberikan layanan arsip pada Unit Pen!elola
yan! bersan!kutan' Pemberian layanan pada Unit
Pen!elola yan! lain hanya diberikan atas persetujuan
Pimpinan Unit Kerja yan! bersan!kutan'+< Setiap pen!elola arsip pada Unit Kerja Pen!olah &ajib
melakukan pemberkasan dan penataan berkas di unit
pen!elola yan! bersan!kutan'2< Unit Kearsipan &ajib memberikan iayanan arsip kepada
seluruh Unit kerja di BAKOSUTANAL'3< Layanan arsip men!!unakan *ormulir peminjaman'7. P#8atata#9 *#0i*a#a# 'a# *#0&%&ta#:*&%#a+a#
Ar%i*a' Pen#atatan
Sistem pen#atatan arsip yan! di!unakan di Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL tidak men!!unakan
kartu kendali tetapi men!!unakan buku a!enda arsip'
Adapun prosedur pen!arsipannya adalah seba!ai >0< Setiap surat masuk dan keluar di!andakan untuk arsip@+< Surat dipilah kemudian diberi kode oleh petu!as arsip@
2< Setelah diberi kode oleh petu!as( surat tersebut di#atat dibuku a!enda arsip@
3< Surat yan! telah dientry di lin! dalam lemari
penyimpanan arsip( sesuai kode@7< Pen!embalian arsip harus pada tempat dan sesuai urutan
semula'b' Penyimpanan
Sistem penyimpanan arsip pada Pusat Pemetaan Batas
Wilayah BAKOSUTANAL men!!unakan Sistem Subyek yaitu
sistem penyimpanan berdasarkan pada isi dari arsip yan!
bersan!kutan( berkenaan den!an pokok permasalahan'
)asalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subjek
+:
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 30/36
misalkan masalah yan! berkenaan den!an Kepe!a&aian(
Keuan!an' Perlen!kapan dan lain-lain'Penyimpanan arsip pada Pusat Pemetaan Batas Wilayah
BAKOSUTANAL men!ikuti Asas Kombinasi Sentralisasi dan"esentralisasi yaitu penyimpanan arsip akti* yan! dilakukan
pada unit pen!olah sedan!kan penyimpanan arsip in-akti* di
pusatkan pada Sub Ba!ian Tata Usaha( Kearsipan( dan
Persandian seba!ai Unit Kearsipan'#' Penyusutan?pemusnahan Arsip
Arsip-arsip yan! dimusnahkan yaitu arsip biasa maupun
arsip pentin! yan! dian!!ap tidak ber!una la!i dimana ini
dilakukan pada ten!!an! &aktu tertentu berdasarkan $ad&ar
etensi Arsip'Pusat Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL
men!!unakan sistem penyusutan arsip yaitu>0< Penyusutan arsip yan! si*atnya biasa( dilakukan
penyimpanan per 7 ;lima< tahun kemudian dimusnahkan
setelah 7 ;ima< tahun kemudian'+< Penyusutan arsip yan! si*atnya pentin!( dilakukan
penyimpanan per 07 tahun( kemudian dimusnahkan
setelah lima tahun kemudian'Sistem penyusutan yan! diterapkan ini tidak men!ikat(
ter!antun! pada kebutuhan terhadap arsip dimana arsip
akan tetap dipertahankan apatila masih dapat diper!unakan
untuk men!ambil keputusan di masa-masa mendatan!'Penyusutan?pemusnahan arsip dimaksudkan untuk
men!hemat tempat penyimpanan arsip yan! selama ini
san!at terbatas( dan ju!a arsip tersebut tidak perlu la!i
dipertahankan untuk disimpan karena nilai ke!unaannya
sudah tidak dibutuhkan la!i' Selain penyusutan? pemusnahan
arsip( ada pula beberapa arsip yan! dinyatakan rusak atau
hilan!' Baik penyusutan?pemusnahan( rusak maupun yan!
dinyatakan hilan!( maka dibuat berita a#aranya sehin!!a
arsip tersebut dapat dipertan!!un!ja&abkan dari se!i
penyusutannya( kerusakannya' maupun yan! dinyatakanhilan!' 1ara pemusnahan arsip yan! biasa dilakukan pada
Pusat Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL yaitu dibakar
sampai habis dan dihan#urkan atau di#a#ah den!an mesin
pen#a#ah kertas';. P#i!aia# 'a# P!i+araa# Ar%i*
a' Penilaian ArsipSebelum melakukan penilaian arsip( petu!as kearsipan
Pusat Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL menentukan
dasar penilaian seba!ai berikut>0< Nilai sesuatu didasarkan atas pandan!an se!i pentin!
atau tidaknya arsip itu untuk kebijaksanaan selanjutnya
+5
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 31/36
atau pandan!an se!i sejarah suatu or!anisasi' Penentuan
untuk nilai arsip didasarkan pada tin!kat daya !una(
jan!ka &aktu penyimpanan tulisan or!anisasi dan bahan
administrasi lainnya den!an memperhatikan>a< Arti nilai administrasi seba!ai bahan bukti dan alat
pen!in!at'b< Arti dan nilai isi persoalan'#< Pen!aruh dan tin!kat klasikasi'd< Ketentuan dan peraturan lainnya terutama untuk surat
dan bahan bukti men!enai persoalan keuan!an dan
perbendaharaan'+< $ika dalam menilai suatu tulisan or!anisasi mendapat
kera!uan( ditentukan nilai yan! lebih tin!!i' 1ara
penilaian arsip yan! dilaksanakan oleh Pusat Pemetaan
Batas Wilayah BAKOSUTANAL antara lain petu!as arsip
menilai dan memberi #atatan akti* atau inakti*' Setiap ti!a
atau enam bulan sekali petu!as arsip men!adakan
penilaian den!an #ara seba!ai berikut>a< )emilih atau memisahkan arsip dari bukan arsip ;non
arsip<'b< )enilai dan memisahkan arsip akti*( inakti* dan bukan
arsip'2< Arsip akti* dan bukan arsip akti* dibina atau dipelihara(
sedan!kan arsip inakti* yan! tidak diper!unakan la!i
dimusnahkan'3< Arsip yan! tidak boleh hilan! atau dimusnahkan seperti
arsip aset pertanahan dan arsip pendirian kantor'b' Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip pada Pusat Pemetaan Batas Wilayah
BAKOSUTANAL bertujuan menja!a arsip a!ar tidak #epat
rusak dan hilan!( baik karena alamiah maupun sebab
lainnya( sehin!!a dapat memperpanjan! usia in*ormasi yan!
terdapat pada arsip sesuai den!an kebutuhan' Adapun
sumber kerusakan arsip terdiri dari dua ma#am>0< Kerusakan dari dalam( disebabkan >
a< )utu kertas yan! kuran! baik'b< )utu pita mesin tulis atau tinta yan! kuran! baik'#< Perekat yan! disenan!i seran!!a ;yan! dibuat dari
tapioka( tulan!( dan kulit<'d< Klip yan! mudah berkarat'
+< Kerusakan dari luar( berasal dari >a' Udara yan! terlalu lembab atau tidak kerin!'b' Sinar matahari lan!sun!'#' "ebu( api( dan air'd' ayap( ren!at( kutu( ke#oa( dan tikus'
e' Tan!an berkerin!at atau berminyak'
+6
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 32/36
Untuk dapat memelihara arsip den!an baik maka
petu!as kearsipan Pusat Pemetaan Batas Wilayah
BAKOSUTANAL melakukan beberapa #ara pen#e!ahan untuk
men!atasi kerusakan pada arsip serta saranapemeliharaannya seba!ai berikut >0< Petu!as kearsipan menja!a ruan! penyimpanan arsip a!ar
terhindar dari api yan! dapat membakar arsip yaitu
petu!as dilaran! merokok di dalam ruan!an penyimpanan
arsip'+< Petu!as kearsipan membersihkan dan men!ontrol ruan!
penyimpanan arsip setiap hari a!ar arsip terhindar dari
debu dan air yan! dapat membuat arsip menjadi kotor dan
basah'2< "i setiap lemari arsip( rak arsip' boH arsip diberi obat anti
rayap?kapur barus'3< Petu!as kearsipan pada saat men!ambil arsip harus
menja!a kebersihan tan!an ;dilaran! menyentuh arsip
apabila tan!an kotor atau berminyak<'7< Petu!as kearsipan membuat tirai yan! menutupi ruan!
penyimpanan arsip untuk men!hindari sinar matahari
lan!sun! yan! dapat merusak jarin!an sellulose kertas'<. Ma%a!a+a%a!a+ 0a#$ 'i+a'a*i 'a# *8a+a##0a
Apabila dilihat dari sistem penataan arsip pada Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL( dimana lemba!a ini
men!!unakan sistem Kombinasi Sentralisasi dan "esentralisasi(masih terdapat berba!ai masalah dan hambatan yan! ditemui
dalam usaha penyempurnaannya' Adapun masalah-masalah
yan! ditemui adalah >a' Sistem kearsipan yan! diterapkan pada Pusat Pemetaan
Batas Wilayah BAKOSUTANAL masih men!unakan metode
manual seperti pen#atatan( dan seba!ainya' =ni
men!akibatkan pen!elolaa kearsipannya masih kuran!
e*ekti*' Peme#ahannya yaitu( karena Pusat Pemetaan Batas
Wilayah BAKOSUTANAL ditunjan! den!an dana yan!
memadai' maka sebaiknya keseluruhan unit penyimpananarsip men!!unakan sistem komputerisasi demi e*ektiitas
pen!elolaan arsipnya'b' Terbatasnya pe!a&ai yan! memiliki pen!etahuan dalam
bidan! kearsipan' "alam beberapa tahun terakhir ini Pusat
Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL hanya memiliki 0
;satu< oran! arsiparis yan! dibantu oleh 0 ;satu< oran! sta*'
Peme#ahannya adalah perlu adanya pembinaan pe!a&ai
yan! ditempatkan pada ba!ian kearsipan den!an
memberikan kesempatan kepada mereka untuk men!ikuti
pendidikan baik melalui kursus-kursus( men!ikuti pelatihan-
pelatihan( maupun penataran-penataran bidan! kearsipan
+
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 33/36
sehin!!a mereka dapat bekerja se#ara e*ekti* dan prestasi
kerja mereka dapat menin!kat'
2,
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 34/36
BAB V
PENUTUP
A K%i*&!a#Berdasarkan hasil kerja lapan!an yan! dilakukan Penyusun
selama ma!an!( sistem kearsipan pada di Pusat Pemetaan Batas
Wilayah BAKOSUTANAL dapat di!ambarkan seba!ai berikut>0' Penyusun telah memperoleh pen!etahuan praktis dan
pen!alaman( dalam men!hadapi masalah-masalah di dunia
kerja nyata sehin!!a dapat menyadari dan memahami
kompleksitas dunia keria serta mempelajari #ara peme#ahan
masalah se#ara teoritis dan praktis'+' Sistem dalam tata kerja kearsipan di Pusat Pemetaan Batas
Wilayah BAKOSUTANAL sudah #ukup baik tapi masih perluditin!katkan la!i koordinasi antar sta* dan tan!!un! ja&ab
terhadap tu!as masin!-masin!'2' Penyelen!!araan ke!iatan kearsipan pada Pusat Pemetaan
Batas Wilayah BAKOSUTANAL meliputi tahapan-tahapan
pen!elolaan arsip yan! satu sama lain salin! terkait dan
mendukun!( sehin!!a mernbutuhkan penan!anan se#ara baik(
teren#ana( konsepsional dan se#ara pro*esional'3' Untuk kelan#aran pen!elolaan kearsipan pada Pusat Pemetaan
Batas Wilayah BAKOSUTANAL dibutuhkan keahlian dan
pemahaman tersendiri men!enai prosedur pen!arsipan a!ar
suatu saat arsip yan! diperlukan dapat den!an mudah
ditemukan kembali'7' "en!an adanya penyimpanan yan! baik yakni pemberkasan(
penataan dan penempatan arsip yan! sistematis dapat
memudahkan penemuan kembali arsip yan! diperlukan( arsip
yan! telah disimpan perlu dipelihara den!an tujuan untuk
menja!a arsip a!ar tidak #epat rusak atau tidak terjadi
kehilan!an baik se#ara alamiah maupun akibat kelalaian
petu!as':' Pemusnahan arsip tidak sembaran!an dilakukan( melainkan
harus sesuai prosedur yan! ada a!ar tidak terjadi kesalahandalam pemusnahan arsip yan! dikemudian hari masih
dibutuhkan'5' )asalah yan! palin! dominan dihadapi dalam pen!elolaan arsip
pada Pusat Pemetaan Batas Wilayah BAKOSUTANAL adalah
terbatasnya pe!a&ai yan! dapat memahami bidan! kearsipan'
S. Sara#
Berdasarkan analisa yan! telah dilakukan maka Penyusun
memberikan saran-saran seba!ai berikut >0' )enin!katkan pro*esionalisme seba!ai penentu keberhasilan
dalam pen!elolaan kearsipan pada suatu unit or!anisasi yaitu
20
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 35/36
den!an menin!katkan kemampuan para petu!as kearsipan
dalam
melaksanakan pekerjaannya'
+' Pemeliharaan arsip pertu diperhatikan den!an sebaik-baiknyauntuk men!hindari kerusakan dan kehilan!an arsip( untuk itu
arsip perlu dija!a dan dilindun!i baik dalam pen!!unaan
maupun dalam penyirmpanannya'2' "iperlukan sarana dan *asilitas yan! #ukup memadai dalam
menunjan! e*ektiitas pen!elolaan kearsipan( a!ar dapat
membantu kelan#aran pekerjaan dalam ran!ka untuk men#apai
hasil yan! maksimum'3' Perlu adanya perbaikan kembali dalam penataan dan
penyusunan dokumen-dokumen arsip dalam almari arsip
maupun rak arsip a!ar terlihat rapi dan memudahkan penemuan
kembali arsip tersebut'7' Perlunya penin!katan kedisiplinan ba!i petu!as kearsipan
maupun sta* yan! lainnya ketika berada di ruan! penyimpanan
ataupun ketika melakukan penyelen!!araan kearsipan yaitu
den!an mematuhi peraturan yan! ada( khususnya prosedur
peminjaman arsip':' 9endaknya pen!elolaan kearsipan dilakukan dan didukun!
den!an men!!unakan sistem komputerisasi a!ar penan!anan
data tersebut dapat dilakukan den!an lebih mudah( #epat dan
akurat'
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah( IulkiJi' 06' Manajemen Kearsipan( PT' 8ramedia( $akarta'
)oekijat' 06' Administrasi Perkantoran( 14' )andar )aju( Bandun!'
)ulyono( Sularso' 067' Dasar-dasar kearsipan( Liberty' /o!yakarta'
Tatan! )' Amirin' 06' Sistem Kearsipan Dinamis( SAP Akademi
Sekretari dan
)anajemen Atmajaya' $akarta'
The Lion! 8ie' 063' Administrasi Perkantoran )odern' $akarta( Nur
1ahaya'
Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan "inamis BAKOSUTANAL(Dokumen
Nomor> 10/2003, ISSN: 012-!"#2' 1ibinon!( Noember +,,2'
Petunjuk Teknis Tata Naskah "inas BAKOSUTANAL( Dokumen
Nomor:
11/2002, ISSN: 012-!"#2( 1ibinon!( Noember +,,+'
Prol PUSAT P.).TAAN BATAS W=LA/A9 BAKOSUTANAL'
Widjaja A'W' 06:' Administrasi Kearsipan( aja&ali Press( $akarta'
Wilson( Nadeak' 06' Sistem Pen$ukuran Arsip( $akarta( Binarupa
Aksara'
2+
7/21/2019 Laporan Praktek Kerja Kearsipan (Repaired)
http://slidepdf.com/reader/full/laporan-praktek-kerja-kearsipan-repaired 36/36
LAMPIRAN – LAMPIRAN