Post on 01-Oct-2015
UNIVERSITAS INDONESIA
JOB ANALYSIS
KLINIK DOKTER KELUARGA KIARA FKUI
DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI TUGAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
DISUSUN OLEH:
AUSTIN ALDY
FIRMAN ADITYA BASKORO
M. IQBAL RASYIDI
PROGRAM EKSTENSI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
DEPOK
MEI 2014
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Statement of Authorship
Saya/kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas
terlampir adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang
lain yang saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.
Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk
makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas
bahwa saya/kami menyatakan menggunakannya.
Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak
dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.
Nama :
NPM :
Tandatangan :
Mata ajaran :
Judul makalah/tugas :
Tanggal :
Dosen :
Statement of Authorship
Saya/kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas
terlampir adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang
lain yang saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.
Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk
makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas
bahwa saya/kami menyatakan menggunakannya.
Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak
dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.
Nama :
NPM :
Tandatangan :
Mata ajaran :
Judul makalah/tugas :
Tanggal :
Dosen :
Statement of Authorship
Saya/kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas
terlampir adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang
lain yang saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.
Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk
makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas
bahwa saya/kami menyatakan menggunakannya.
Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak
dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.
Nama :
NPM :
Tandatangan :
Mata ajaran :
Judul makalah/tugas :
Tanggal :
Dosen :
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami ucapkan kepada Allah Swt. atas berkat dan karuniaNya, yang
telah memberi kami nikmat sehingga kami bisa menyelesaikan makalah ini dengan baik.
Tidak lupa shalawat serta salam selalu tercurah kepada Nabi besar Muhammad s.a.w. beserta
keluarga, sahabat serta umatnya sampai yaumul akhir. Makalah ini dibuat dengan tujuan
mengembangkan pola pikir mahasiswa, khususnya dalam mata kuliah Manajemen Sumber
Daya Manusia.
Pada kesempatan ini, kami juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak
yang telah membantu kami dalam penyusunan makalah ini. Antara lain kami ingin berterima
kasih kepada:
Allah Swt
Dra. Siti Basrochah, selaku dosen pengajar Manajemen Sumber Daya Manusia
Teman teman yang telah membantu dalam penyelesaian makalah ini
Orang tua serta keluarga yang telah mendukung
Dalam penyusunan makalah ini, kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan,
baik dari segi materi maupun penulisannya. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan
kritik dan saran agar ke depan penulis dapat lebih baik daripada sebelumnya. Kami berharap
semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi kami selaku penulis dan untuk
pembaca pada umumnya.
Depok, 21 Mei 2014
Penulis
iv
DAFTAR ISI
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS i
KATA PENGANTAR iv
DAFTAR ISI .... v
BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belak 1
B. 2
C. Metode Pengumpulan Data 3
D. 3
BAB II. KONSEP DAN TEORI
A. Pengertian 4
B. . 5
C. Proses Analisis Jabatan 7
D. Metode Analisis Jabatan 9
E. Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan 10
F. Analisis Beban Kerja 14
v
BAB III. TINJAUAN DI LAPANGAN
A. Profil KDK Kiara 15
B. Struktur Organisasi KDK Kiara 21
BAB IV. PENERAPAN
A. 22
B. 28
C. 34
BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN
A. .. . 40
B. . . 40
DAFTAR PUSTAKA vii
vi
BAB I
PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan
kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan
seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer
sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa
saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang
bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu
menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan
pengalaman yang diperlukan.
Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat
untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri
yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Dessler (1997), mengungkapkan
bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan
keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan
tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi
pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.
Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebagai
berikut; A Systematic may to gather and analyze information about the content and the
human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis
jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi
tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya
dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan
(jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas,
kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan
yang dilakukan oleh seseorang.
1
Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan
karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu.
Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description)
da n spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan
tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja
dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan
pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan
persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan
kemampuan individu.
pekerjaan dan desain organisasi seperti perbedaan individu, kompetensi tugas, teknologi,
ketidakpastian lingkungan strategi, dan karakteristik manajer tertentu. Atribut struktur
menentukan seberapa luas organisasi mencerminkan dimensi formal, kompleksitas dan
sentralisasi. Struktur organisasi berkontribusi pada efektivitas organisasi dan
hubungannya dalam menjustifikasi minat. Oleh karena itu struktur organisasi sangat
penting bagi sebuah organisasi, di mana struktur tersebut menjelaskan setiap tugas atau
pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikordinasikan. Pada umumnya,
suatu organisasi atau perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda dengan
organisasi atau perusahaan lainnya. Struktur organisasi yang tepat bagi suatu organisasi
sangat bergantung pada strategi bisnis yang dipilih, selain itu ada juga beberapa faktor
penyebab perbedaan struktur organisasi, yang akan dijelaskan dalam makalah ini.
B. TUJUAN PENULISAN
Adapun tujuan penulisan makalah ini meliputi:
Agar dapat mengetahui pengertian serta manfaat analisis jabatan
Agar dapat mengetahui proses serta metode dalam analisis jabatan
Agar dapat mengetahui deskripsi dan spesifikasi jabatan
Agar dapat mengetahui analisis beban kerja
Agar dapat mengetahui penerapan analisis jabatan dalam kasus nyata
2
C. METODE PENGUMPULAN DATA
Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan makalah ini meliputi:
Data-data di ambil berdasarkan observasi langsung serta wawancara dengan petugas
terkait
Berdasarkan textbook/sumber bacaan
Berdasarkan data yang diambil dari internet
D. SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika penulisan yang digunakan dalam makalah ini sebagai berikut:
BAB I - PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi tentang latar belakang, tujuan pembuatan makalah, metode
pengumpulan data, serta sistematika penulisan.
BAB II KONSEP & TEORI
Bab ini menjelaskan tentang konsep dan teori yang dirangkum dari sumber
bacaan maupun penjelasan dalam perkuliahan mengenai job analysis.
BAB III TINJAUAN DI LAPANGAN
Bab ini menjelaskan tentang profil dari objek yang diamati (Klinik Dokter
Keluarga FKUI Kiara).
BAB IV PENERAPAN
Bab ini menjelaskan tentang penerapan dalam pembuatan job analysis dari
Klinik Dokter Keluarga FKUI Kiara).
BAB V PENUTUP
Bab penutup merupakan bagian terakhir yang berisi kesimpulan dan saran.
3
BAB II
KONSEP DAN TEORI A. PENGERTIAN ANALISIS JABATAN
Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas
berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta
kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan merupakan sekumpulan
pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain,
dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan
kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat. Dengan demikian
analisis jabatan menurut Sastrohadiwiryo (2002) dapat diartikan sebagai suatu aktivitas
untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup
suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik.
Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut
jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi
menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu
mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan
mempelajarinya lebih mendalam.
Menurut Dessler (2006) analisis jabatan merupakan prosedur yang dilalui untuk
menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, dan karakteristik
orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis jabatan memberikan
informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan
tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan
tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya
manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan,
(1) aktivitas pekerjaan, (2) perilaku manusia, (3) mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan
pekerjaan, (4) standar prestasi, (5) konteks pekerjaan, dan (6) persyaratan manusia.
4
B. MANFAAT ANALISIS JABATAN Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat
bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu,
informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Untuk keperluan perekrutan dan seleksi.
Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah
mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan.
Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa
personel yang tepat untuk memangku jaabatan tertentu tersebut.
2. Untuk keperluan kompensasi.
Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka
lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan
pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar disbanding
dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.
3. Untuk keperluan penilaian kinerja.
Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Untuk
mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer cukup membanding
antara kinerja actual dengan kinerja standar yang ditetapkan.
4. Untuk keperluan pelatihan.
Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan
tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan
tambahan.
Ditambahkan oleh Tohardi (2002), analisis jabatan yang menghasilkan Deskripsi Jabatan
daan Spesifikasi Jabatan dapat memberikan manfaaat berikut:
1. Promosi dan transfer. Informasi dalam analisis jabatan sangat tepat untuk
merencanakan posisi karyawan di masa depan berdasarkan penilaian atas
keterampilan, pengetahuan serta bakatnya.
2. Penambahan organisasi. Jika terdapat kekurangan dalam organisasi, maka
informasi dari analisa jabatan dapat digunakan untuk melakukan pembenahan.
3. Orientasi. Khusus untuk karyawan baru, pengenalan dan penguasaan terhadap
pekerjaan sangat penting agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan
pekerjaannya.
4. Memperbaiki aliran kerja. 5
Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap
melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar.
Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah
organisasi :
1. Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya
dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru
muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan
organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka
penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang akan dilakukannya
2. Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis
pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan
sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis
pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.
3. Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama
yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti.
Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis
pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk
menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.
4. Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya
seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam
bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik
terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan
oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.
5. Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan
dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana
pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses
pada pekerjaan yang lain.
6. Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-
batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis
pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang
diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan
menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.
6
C. PROSES ANALISIS JABATAN Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses analisa jabatan
yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu nampak dalam
gambar berikut
Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan
PLANNING THE JOB ANALYSIS
A. Identify objective of job analysis B. Obtain top management support
PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS
A. Identify job and methdology B. Review existing job documentation C. Communicate process to manager and employees
CONDUCTING THE JOB ANALYSIS
A. Gather job analysis data B. Review and compile data
DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION
A. Draft job descriptions and specification B. Review draft with manager and employees C. Identify recommendations
MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION
A. Update job description and specifications as organization changes B. Periodically review all jobs
7
1. Planning the Job Analysis
Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting
untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan
utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan
mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana
meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari
munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.
2. Preparing and Communication the Job Analysis
Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan
dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang
dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau
seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah
mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi
maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses
kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.
3. Conducting the Job Analysis
Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan
dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang
menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket
analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah
melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk
mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.
4. Developing Job Descriptions and Job Specifications
Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi,
selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer,
uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer,
supervisor, dsn pegawai.
5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification
Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang
oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk
menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan
ulang yang akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
dalam aktivitas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan 8
spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum
kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai.
D. METODE ANALISIS JABATAN Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara.
Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi,
wawancara, dan angket.
1. Metode Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi
dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk
menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat
tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan
metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana
pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya
analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
Penggunaan work sampling dan employee diary/log.
2. Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka
atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis
wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu
wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler :
1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat
juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara
adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan
dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.
3. Metode Kuesioner
Dengan mengunakan kuesioner, yang bersangkutan diminta untuk memberikan
data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta
karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan
dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode
kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan
secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket
memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.
9
E. DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI JABATAN Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat disusun deskripsi
jabatan dan spesifikasi jabatan (job description and job specification). Sebuah deskripsi
jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan
pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu
dijalankan.
Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga
menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan
sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku
jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab
serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara
jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.
Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan
tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian
rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan
yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka
penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar
yang harus dipenuhi.
Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi,
namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Identifikasi jabatan.
Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan,
kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
2. Ringkasan jabatan.
Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu
berupa fungsi dan kegiatan utamanya.
3. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.
Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian
lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab
serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
10
4. Wewenang dari pemegang jabatan.
Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk
wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
5. Standar kinerja.
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh
karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.
6. Kondisi kerja.
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada
jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam
ruang pekerjaan.
Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu
dan faktor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko: 1996). Di dalam spesifikasi
jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan
pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas
yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku
jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan,
status, jenis kelamin, umur, pengalaman, da karakter.
Job description dapat didefinisikan sebagai sebuah kumpulan informasi jabatan dan
disusun secara sistematis yang diperoleh melalui Job Analysis, yang dapat
mengidentifikasi dan menguraikan suatu jabatan atau posisi tertentu. Job description
membuat status dari setiap jabatan menjadi jelas akan: Tujuan, tanggung jawab dan
wewenangnya.
Beberapa definisi lain Job Description adalah sbb :
1. Rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas-
tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi.
Deskripsi tugas ini perlu dibuat supaya masing-masing personil mengerti
kedudukannya di dalam organisasi
2. Broad, general, and written statement of a specific job, based on the findings of a
job analysus. It generally includes duties, purpose, responsibilities, scope, and
11
of the person to whom the employee reports. Job description usually forms the
basis of job specification. (http://www.businessdictionary.com/definition/job-
description.html)
Urgensi Penyusuan Job description
1. Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur
2. Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung Adanya
Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang
benar The right man on the right place).
Hakekat Job Description
1. Tujuan Organisasi diterjemahkan dalam bentuk struktur organisasi yang
menghimpun dan mengelolah hubungan antara jabatan-jabatan
2.
bangunan organisasi
Kapan Job Decription Dibuat
Job decription sangat erat hubungannya dengan fungsi kerja. Begitu timbul fungsi kerja
dari suatu jabatan tertentu, maka perlu dibuatkan job description sebagai penjabaran dari
fungsi kerja tersebut.
Kapan Job Description Perlu Dirubah/Direvisi
1. Adanya perubahan struktur organisasi
2. Adanya perubahan fungsi kerja
3. Adanya penambahan fungsi kerja baru
Manfaat Job Description
1. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan
Apa tujuan utamanya.
2. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi : Recruitment,
Organization Design, Reward System, Career Development & Training.
12
Elemen-Elemen Job Description
1. Nama jabatan
2. Identitas dokumen terkontrol, yang dinyatakan dalam bentuk penomoran dokumen
dan keterangan revisi.
3. Indentitas. Meliputi nama jabatan, level, fungsi, unit, departemen, divisi dan
tujuan.
4. Sistem kerja. Menjelaskan hubungan kerja yang meliputi hubungan vertikal dan
horizontal. Hubungan vertikal yaitu hubungan dengan atasan dan bawahan.
Hubungan horizontal yaitu hubungan dengan pihak internal perusahaan
(departemen/divisi) dan hubungan dengan pihak eksternal (diluar perusahaan).
5. Persyaratan jabatan. Meliputi syarat pendidikan, ketrampilan, pengetahuan dan
kompetensi.
6. Tanggung jawab.
7. Wewenang
8. Approvement
Proses Penulisan Job Description
1. Lakukan review terhadap poses kerja dan struktur organisasi.
2. Identifikasi tanggung jawab utama melalui interview dengan user/pemegang
jabatan.
3. Dokumentasikan pekerjaan berdasarkan format yang sudah ditentukan.
4. Review oleh manajer dan HRD untuk finalisasi.
Metodologi Penyusunan Job Description
1. Review struktur organisasi, bisnis proses, serta Rincian Tanggung jawab &
wewenang.
2. Wawancara sampling di beberapa Unit kerja.
3. Group Discussion.
13
F. ANALISIS BEBAN KERJA Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa
jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat untuk dilimpahkan kepada seorang
petugas.
Perhitungan beban kerja adalah untuk menetapkan waktu bagi seorang petugas utuk
menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan standar prestasi yang telah ditetapkan.
Berdasarkan perhitungan beban kerja inilah dapat dihitung dna ditentukan jumlah beban
kerja yang seharusnya dan jumlah pegawai yang dibutuhkan di unit tersebut. Sehingga
organisasi dapat merencanakan kebutuhan pegawai baru dan menempatkan pegawai
sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan unit kerja.
14
BAB III
TINJAUAN DI LAPANGAN
A. PROFIL KDK KIARA
Klinik dokter keluarga Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia (KDK FKUI) adalah
klinik layanan primer yang berbasis pada keilmuan kedokteran keluarga. KDK FKUI ada
2 yaitu, Klinik Kiara berdiri th 1956 dan klinik Kayu Putih berdiri th 1969 , didirikan
untuk menjawab masalah kesehatan masyarakat pada saar itu. Kemudian sejalan dengan
perkembangan ilmu kedokteran keluarga dan pendidikan kedokteran keluarga, kedua
klinik menjadi KLINIK DOKTER KELUARGA sejak tahun 1987.
Pelayanan yang diberikan adalah pelayanan umum tingkat primer, mencakup pencegahan
penyakit, deteksi dini, dan penatalaksanaan sampai ke tingkat rujukan, dan juga
pelayanan rehabilitasi. Pembinaan keluarga merupakan salah satu pelayanan yang
diberikan sejalan dengan materi pendidikan kedokteran keluarga. Pembinaaan keluarga
dijalankan bersama-sama antara mahasiswa kedokteran dengan staf klinik (perawat)
sebagai case manager.
Indikasi pembinaan keluarga adalah pasien dengan masalah kesehatan yang kompleks
dimana fungsi keluarga terganggu oleh adanya anggotayang sakit, atau fungsi keluarga
memperberat penyakit anggota tersebut, sehingga dibutuhkan kerjasama/partisipasi
keluarga dalam penyelesaian masalah kesehatan annggota keluargateersebut. Hasil
pembinaan dinilai dari aspek individu maupun aspek keluarga. Coping score digunakan
untuk menilai kemampuan/disabilitas keluarga dalam menyelesaikan masalah kesehatan
yang dihadapi keluarga tersebut.
Sejarah: 1. Didirikan pada tahun 1956 dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan pelayanan
kesehatan masyarakat
2. Dikelola oleh Departemen Kedokteran Masyarakat Universitas Indonesia
3. Menjalani visi universitas (Tridharma Perguruan Tinggi)
15
Program kerja KDK Kiara (6 pelayanan dasar kesehatan): 1. Kesehatan ibu dan anak, keluarga berencana (kesehatan reproduksi)
2. Jasa pelayanan utama (keluarga dan masyarakat pendekatan, layanan gigi)
3. Lingkungan obat (studi kasus)
4. Promosi kesehatan
5. Penyakit mencatat dan melaporkan
6. Penyakit Menular dan pencegahan
Sejak tahun 1987 klinik keluarga kiara melakukan pendekatan keluarga dalam penerapan
pemakaian obat dan perawatan primer.
Metode Pendekatan: 1. Holistik
2. Komprehensif
3. Terpadu
4. Lanjutan
Daerah Kerja: 1. Kecamatan Senen, Jakarta Pusat.
2. Demografis cakupan:
a. Pria: 37,442 orang
b. Wanita: 37,142 orang
3. Lebar Luas: 423,78 ha
4. Kecamatan Senen, Jakarta Pusat :
a. 6 wilayah
b. 47 RW
c. 513 RT
Personalia sumber daya:
1. dokter sebagai kepala klinik (administrator)
2. dokter sebagai staf (pendidikan, serarvices dan penelitian)
3. dokter gigi
4. perawat 16
5. perawat dokter gigi
6. bidan
7. teknisi laboratorium
8. administrator staf
Pelatihan: Pasca sarjana pelatihan:
1. Residen Pulmonologi dan obat pernafasan
2. Resident obat kerja
Dalam pelatihan lulusan:
3. Program berbasis kompetensi mahasiswa kedokteran
Fasilitas: 1. poliklinik untuk layanan perawatan primer
2. 1 gigi klinik
3. 1 ibu dan anak klinik pematauan
4. 1 laboratorium
5. 2 ruang tunggu untuk pasien
6. 1 kamar diskusi
7. 1 ruang rekam medis
8. 1 farmasi
Jenis Pelayanan 1. In-house pelayanan kesehatan
2. Outdoor pelayanan kesehatan
Pelayanan kesehatan yang diberikan didalam ruangan: 1. Pelayanan perawatan primer dengan pendekatan kedokteran keluarga
2. Layanan medis darurat
3. Kesehatan ibu dan anak
4. Keluarga Berencana
5. Pemeriksaan Laboratorium
6. Farmasi
17
7. Medical check up
8. Mingguan kesehatan diskusi dengan pasien
9. Kesehatan Bulanan diskusi dengan perawatan kesehatan
Pelayanan Kesehatan yqng diberikan diluar ruangan: 1. Membantu anak ibu dan program kesehatan yang dikelola oleh masyarakat
(posyandu)
2. Dukungan program latihan fisik yang diselenggarakan oleh masyarakat
3. Kunjungan rumah
4. Keluarga intervensi
5. Pekerjaan pelayanan medis
Kegiatan Rutin harian 1. Pendaftaran
2. Triage
3. Umum klinik rawat jalan
4. Klinik Gigi
5. Ibu dan klinik anak
6. Laboratorium
7. Farmasi
8. kunjungan ke rumah-rumah
9. latihan pagi
Program khusus klinik: 1.pendidikan kesehatan kelompok
Untuk kader
Untuk Pasien
2. Pemeriksaan medis
3. Posyandu
18
Kegiatan akademis: 1. Lapor Pagi
2. Mini Cex-o
3. Studi kasus dan tindak lanjut
4. Diskusi
Program Khusus: 1. ketentuan keluarga
2. pemeriksaan klinis sederhana
Pengindikasian: 1. Pasien memerlukan perawatan medis khusus
2. Penyakit kronis
3. Lama pengobatan
4. Butuh partisipasi keluarga
5. Ada yang bertanya oleh pasien
6. Meminta persetujuan pasien
7. Dilakukan oleh mahasiswa kedokteran dan dokter klinik
Kasus paling populer yang membutuhkan peran serta keluarga: 1. Hipertensi
2. DM
3. TB
4. Gizi
5. Penyakit jantung
6. Dll
Kasus kurang populer yang memerlukan peran serta keluarga: 1. Cacat pasca stroke
2. Dll
19
Penyediaan fasilitas keluarga: 1. Keluarga folder
2. Lembar pasien
3. Rekam medis
4. Peta
5. Fasilitas lain: peralatan medis untuk pemeriksaan fisik, peralatan konseling,
6. dll.
Kunjungan rumah: Apa yang harus ditangani? Untuk apa hal itu? Apa yang harus dilakukan?
a) masalah yang rumit b) Pasien tanpa pengasuh
c) Immobile pasien
d) diperlukan penilaian holistic
e) konferensi kelurga diperlukan
f) Tindak lanjut
g) Perawatan tidak dapat diberikan dalam klinik untuk beberapa alasan.
20
B. S
TRU
KTU
R O
RG
AN
ISA
SI K
DK
KIA
RA
Gam
bar 1
.1
FAK
ULT
AS
KED
OK
TER
AN
U
NIV
ERSI
TAS
IND
ON
ESIA
Kep
ala
KD
K F
KU
I Kia
ra
Dep
arte
men
Ilm
u K
edok
tera
n K
omun
itas (
IKK
)
Adm
inist
ratif
-Ope
rasio
nal
Koo
rd: d
rg. A
gus S
ugih
arto
Sekr
etar
is :
Zr.E
vrya
nti
K
euan
gan
: Zr
. Evr
yant
i
Farm
asi
:
Wah
yu H
iday
at/ S
arbi
ngah
Rum
ah T
angg
a :
Suha
eni/
Sarb
inga
h
Pene
litia
n
Su
di K
asus
Har
ian
K
erja
sam
a
Pela
yana
n La
bora
tori
um
Su
wan
to
R
ekan
an:
Med
ilab
Pela
yana
n K
eseh
atan
R
epro
duks
i
B
d. A
tik A
.
R
awat
Jal
an
Um
um:
dr
. Dia
n K
. dr
. Apr
iani
O.
Zr. E
vrya
nti
Zr. A
lfian
ty
Pela
yana
n K
eseh
atan
R
awat
Jal
an
Raw
at J
alan
G
igi:
drg.
Agu
s S.
Zr. S
ri K
(Ade
)
dr. N
itra
N. R
ifki
dr. D
ian
K.
dr. A
pria
ni O
. Su
wan
to/ B
d. A
tik A
.
Pend
idik
an
Pend
idik
an K
edok
tera
n
Pend
idik
an P
asca
(P
ost G
radu
ate)
K
oord
: dr.
Aria
Kek
alih
M
TI.
21
BAB IV
PENERAPAN
A. PENGAMATAN 1
Nama Petugas : Zr. Alfianty
Identitas Jabatan
Nama Jabatan : Staff Loket Pendaftaran
Departemen : Pelayanan Kesehatan Rawat Jalan
Atasan langsung : Dr. Dian K
Bawahan langsung : -
Tujuan Jabatan
Mempermudah pendataan mengenai identitas lengkap pasien, Membantu pasien dalam
menghubungkan ke poli yang di tuju dan mempermudah pasien dalam mendapatkan
pelayanan selanjutnya.
Ikhtisar Jabatan
1. Memasukkan data pasien ke komputer berdasarkan status pasien ( pasien lama, pasien
lama tidak bawa kartu, pasien baru ).
2. Mengisi form pendaftaran pasien.
3. Mencari kertas rekam medis pasien (untuk pasien lama) dan
membuat kertas medis pasien (untuk pasien baru)
4. Transfer form pendaftaran dan kertas rekam medis pasien ke poli yang dituju pasien.
5. Membuat laporan bulanan mengenai jumlah pasien dan pemasukan klinik selama satu
bulan.
6. Merapikan file data pasien di rak file
22
Indikator
Bagaimana melayani pasien secara baik, ramah, dan sabar.
Tidak adanya keluhan pasien terhadap pelanan yang diberikan.
Dimensi
Non Keuangan :
1. Data pasien
2. Rekam medis pasien
Lingkungan kerja
Cukup kondusif, karena tempat yang tidak dekat dengan jalan raya jadi tidak berisik.
Alat dan instrument kerja
C o m p u t e r
S t e p l e r
L e m a r i F i l e
Hubungan Kerja
Atasan : memberikan laporan bulanan
Rekan : mengoper data form pasien dan rekam medis pasien
Bawahan : -
Pengawasan yang dilakukan
Melihat apa saja pekerjaan yang dilakukan petugas
Melihat bagaimana cara petugas merapihkan file rekam medis
Melihat bagaimana petugas membuat laporan
Melihat bagaimana petugas melakukan hubungan sosial antara rekanan
23
Wewenang dan tanggung jawab
Membuat laporan bulanan
Mengendalikan rekam medis
Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi Jabatan
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
Usia : 17 50 tahun
Syarat Fisik : Tidak ada syarat fisik khusus
Kepribadian : Jujur
Cekatan
Ramah
Teliti
Dapat dipercaya
Bertanggung jawab
Mampu bekerja dibawah tekanan
Latar belakang pendidikan
dan pengalaman
: 1. Minimum SMA
2. Pemahaman mengenai administrasi
3. Mampu berkomunikasi dengan baik
Sifat yang Dibutuhkan : * Sabar
* Ramah dan murah senyum
Keahlian dan pengetahuan : 1. Administrasi Dasar
2. Komputer Ms. Word dan Ms. Excel
Pelatihan Yang Dibutuhkan : Tidak ada pelatihan khusus, dapat dilakukan secara otodidak
2. Integritas (dapat menjadi role model)
3. Analytical thinking
4. Kerjasama
5. Pemahaman Interpersonal
6. Pengembangan orang lain
24
Penilaian Beban Kerja
No Aktivitas Jam Waktu
(Durasi)
1 Mengawasi loket
pendaftaran
09.15-09.30 15
2 Main Handphone 09.30-09.35 5
3 Menangani pendaftaran
pasien
09.35-09.42 7
4 Mengecek status pasien 09.42-09.45 3
5 Mengisi form
pendaftaran
09.45-09.47 2
6
Mencari file rekam
medik pasien dan
menyerahkan ke dokter
09.47-09.52 5
7
Memasukkan data-data
pasien & mencocokkan
data tersebut dengan
yang ada
09.52-09.57 5
8 Merapikan file rekam
medik pasien
09.57-10.00 3
9 Melayani pendaftaran
pasien
10.00-10.05 5
10 Mengobrol 10.05-10.10 5
11 Mencari arsip CV dokter 10.10-10.15 5
12 Melayani pendaftaran 10.15-10.20 5
13
Mencari file rekam
medik pasien &
menyerahkan File RM
ke dokter
10.20-10.30 10
14 Mengobrol 10.30-10.35 5
15 Membahas keperluan 10.35-10.45 10
25
klinik Dokter Keluarga
16
Merapikan dan
menyiapkan ATK di
loket pendaftaran
10.45-10.50 3
17 Mengobrol & main
Handphone
10.50-10.55 5
18
Melayani pendaftaran
pasien & mengecek
status pasien (apakah
lama /baru)
10.55-11.00 5
19
Mencari File RM pasien
& mengisi data di form
pasien baru &
menyerahkan file RM ke
dokter
11.00-11.10 10
20 Memasukkan data - data
pasien
11.10-11.15 5
21 Mengobrol 11.15-11.21 6
22
Mengecek &
Memasukkan file file
RM ke lemari
11.21-11.26 5
23 Melayani pendaftaran &
mencari data pasien
11.26-11.30 4
24 Menyerahkan File RM
ke Dokter
11.35-11.40 5 I
25 ISHOMA 11.40-12.00 20 I
JUMLAH 18 1 7
Durasi Kegiatan Produktif 107 menit
Durasi Kegiatan Pribadi 20 menit
Durasi Kegiatan Non Produktif 31 menit
26
Kriteria Nilai
Durasi Kegiatan Produktif = 107 165 100% = 64,85%
Durasi Kegiatan Pribadi = 20 165 100% = 12,12%
Beban Kerja = 76,97%
Beban Kerja Staff Petugas Loket pendaftaran termasuk Sedang
Nilai Keterangan
> 80 Tinggi
70-80 Sedang
< 70 Rendah
27
B. PENGAMATAN 2
Nama Petugas : Wahyu Hidayat, Amd
Identitas Jabatan
Nama Jabatan : Koordinator kamar obat dan alkes
Departemen : Administratif-Operasional
Atasan langsung : Kepala KDK FKUI Kiara
Bawahan langsung : -
Tujuan Jabatan
Bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan dan pengawasan terhadap keluar masuknya
obat, agar mendapatkan hasil kerja yang optimal.
Ikhtisar Jabatan
1. Melayani setiap resep yg diterima kamar obat
2. Membuat laporan harian dan bulanan keluar masuk obat (dapat dibantu oleh asissten)
3. Melakukan pengecekan terhadap ketersediaan dan kesiapan peralatan kamar obat
4. Melakukan pemesanan obat-obatan
5. Merencanakan program pemasarn klinik yg dapat diterapkan untuk meningkatkan
pelayanan.
Indikator
Bagaimana melayani pasien secara baik, ramah, dan sabar.
Tidak adanya keluhan pasien terhadap pelanan yang diberikan.
28
Lingkungan kerja
1. Ruang kerja tidak memiliki AC
2. Ruang kerja cukup nyaman
3. Kebanyakan pasien yang datang bersifat turun temurun , sehingga petugas sudah tidak
asing/canggung lagi.
Alat dan instrument kerja
Alat pembuat puyer
Pulpen
Gunting
kertas
Hubungan Kerja
Atasan : memberikan laporan bulanan
Rekan : memberikan instruksi terkait transaksi pasien
Bawahan : -
Wewenang dan tanggung jawab
Membuat laporan bulanan
Mengendalikan keluar masuknya obat
29
Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi Jabatan
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
Usia : 19 50 tahun
Syarat Fisik : Tidak ada syarat fisik khusus
Kepribadian : Jujur
Cekatan
Ramah
Teliti
Dapat dipercaya
Bertanggung jawab
Mampu bekerja dibawah tekanan
Latar belakang pendidikan
dan pengalaman
: 1. Minimum SMA
2. Pemahaman mengenai farmasi
3. Mampu berkomunikasi dengan baik
Sifat yang Dibutuhkan : * Sabar
* Ramah dan murah senyum
Keahlian dan pengetahuan : 1. Farmasi
2. Komputer Ms. Word dan Ms. Excel
Pelatihan Yang Dibutuhkan : Tidak ada pelatihan khusus, dapat dilakukan secara otodidak
2. Integritas (dapat menjadi role model)
3. Analytical thinking
4. Kerjasama
5. Pemahaman Interpersonal
6. Pengembangan orang lain
30
Penilaian Beban Kerja 97 menit
No Keterangan Jam Waktu
Prod
uktif
Prib
adi
Tida
k Pr
oduk
tif
1
Memberi susu kepada dokter Mengobrol dengan dokter dan teman kerja
09.45 - 09.53 8 1=8
2 Menerima pembayaran lab dari pasien
09.53 - 09.55 2 2=2
3 Mengobrol 09.55 - 10.06 11 3=11
4
Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat
10.06 10.14 8 4=8
5 Mencuci tempat untuk meracik obat
10.14 10.16 2 5=2
6
Hilir mudik, mengobrol dengan teman masalah pekerjaaan
10.16 10.25 9 6=9
7 Menerima pembayaran tindakan medis dari pasien
10.25 10.26 1 7=1
8
Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat
10.26 10.34 8 8=8
9 Menerima pembayaran tindakan medis
10.34 10. 36
2 9=2
31
dari pasien Menerima pembayaran pengunjung yang membeli minum
10 Mengobrol 10.36 10.44 8 10=8
11 Mengobrol masalah pekerjaan
10.44 10.48 4 11=4
12 Mengobrol 10.48 10.51 3 12=3
13
Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat
10.51 11.00 9 13=9
14 Mengobrol 11.00 11.05 5 14=5
15 Diam, duduk, tidur
11.05 11.10 5 15=5
16 Mengobrol 11.10 11.12 2 16=2
17
Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat
11.12 11.15 3 17=3
18
Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat
11.15 11.18 3 18=3
19 Melayani pasien yang bertanya mengenai dokter gigi
11.18 11.21 3 19=3
20 Menerima pembayaran dokter
11.21 11.22 1 20=1
32
Kriteria Nilai
Produktif : 63 : 97 * 100% = 64.95 %
Pribadi = 0
Tidak Produktif : 34 : 97 * 100% = 35.05%
Beban Kerja = Produktif + Pribadi
64.95% + 0 = 64.95% (Rendah)
Nilai Keterangan
> 80 Tinggi
70-80 Sedang
< 70 Rendah
33
B. PENGAMATAN 3
Nama Petugas : Atik Anggraini, Amd. Keb
Identitas Jabatan
Nama Jabatan : Case manager kasus-kasus KIA
Departemen : Pelayanan Kesehatan Reproduksi
Atasan langsung : Kepala KDK FKUI Kiara
Bawahan langsung : -
Tujuan Jabatan
Bertanggung jawab dalam melakukan tindakan yang berhubungan dengan
pemeriksaan ibu hamil, KB, imunisasi, penimbangan bayi dan balita.
Membuat data-data dan laporan kegiatan hasil kerja.
Mengusulkan atau merujuk pasien sesuia kebutuhan.
Ikhtisar Jabatan
1. Melakukan pelayanan kesehatan reproduksi (imunisasi, keluarga berencana, dan
pemeriksaan ibu hamil). Melakukan pelayanan yang Sesuai dengan apa yang di
butuhkan pasien dan konseling kesehatan;
2. Merawat dan memelihara peralatan dan perlengkapan di pelayanan kesehatan
reproduksi. Peralatan dan perlengkapan harus di jaga kebersihannya dan juga
menyimpannya di tempat yang seharusnya agar peralatan dan perlengkapan tersebut
efisien dan efiktif daya gunanya;
3. Membuat laporan harian dan bulanan pelayanan kesehatan reproduksi. Selesai
memeriksa pasien, diharuskan untuk menulisnya di buku register dan menaruhnya
kembali di lemari. Laporan tersebut dapat dibuat harian dan juga di buat laporan bulanan
untuk tinjauan atau acuan bulan depannya dalam menentukan logistic dan rata-rata
kunjungan ;
34
4. Melakukan follow up pasien dengan telepon (call care) atau kunjungan rumah pada
kasus-kasus KIA, misalnya: malnutrisi pada baliti, kehamilan berisiko, dll (ditanyakan
kondisi, diingatkan minum obat, kontrol teratur ke klinik, dll) . Ini dapat dilakukan
bersama-sama dengan mahasiswa.
5. Melakukan pelayanan kesehatan reproduksi (imunisasi, keluarga berencana, dan
pemeriksaan ibu hamil). Melakukan pelayanan yang Sesuai dengan apa yang di
butuhkan pasien dan konseling kesehatan;
Indikator
Bagaimana melayani pasien secara baik, ramah, dan sabar.
Tidak adanya keluhan pasien terhadap pelanan yang diberikan.
Lingkungan kerja
Luas ruangan tidak begitu besar (cukup), pencahayaannya cukup terdiri dari satu lampu neon,
ruangannya rapih dan bersih, udara kurang sejuk karena hanya pakai kipas angin yang kecil
dan tidak ada ventilasi udara. Terdapat dua bed pasien untuk pemeriksaan, satu lemari yang
berisi alat dan bahan pemeriksaan kandungan, dan satu set tempat kerja karyawan KIA-KB
Alat dan instrument kerja
Alat-alat medis pemeriksaan kandungan (tensimeter, stetoskop, meteran, dopler) dan
KB (suntik, pil, implant, IUD)
Jarum suntik
Kapas, Alkohol
Satu set pemasangan implant (klem, gunting, trokard)
Kalender taksiran ibu hamil
Tempat sampah (tempat sampah jarum suntik, tempat sampah medis dan tempat
sampah non medis)
Hubungan Kerja
Hubungan horizontal : Melakukan komunikasi, dan pertukaran informasi dengan dokter,
perawat dan karyawan lainnya.
35
Hubungan vertical : Bertanggung jawab kepada kepala klinik.
Hubungan keluar : Case Manager kasus-kasus KIA klinik melakukan pembinaan atau
bekerjasama dengan posyandu dan kader-kader posyandu.
Wewenang dan tanggung jawab
Membuat laporan bulanan
Mengendalikan keluar masuknya obat
Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi Jabatan
Jenis Kelamin : Perempuan
Usia : 21 tahun
Syarat Fisik : Tidak ada syarat fisik khusus
Kepribadian : Jujur
Cekatan
Ramah
Teliti
Dapat dipercaya
Bertanggung jawab
Mampu bekerja dibawah tekanan
Latar belakang pendidikan
dan pengalaman
: 1. Min. D3 jurusan kebidanan
2. Tidak membutuhkan pengalaman
3. Mampu berkomunikasi dengan baik
Sifat yang Dibutuhkan : * Sabar
* Ramah dan murah senyum
Keahlian dan pengetahuan : 1. Memiliki sertifikat untuk melakukan tindakan
2. Memiliki kemampuan dalam menggunakan peralatan
medis yang berhubungan dengan kebidanan
36
No.
K
egia
tan
Jam
W
aktu
Pr
oduk
tif
Prib
adi
Non
Pro
dukt
if 1
kirim
pes
an le
wat
hp
(sm
s)
08.3
8-08
.39
1
2 m
enem
ui d
okte
r yan
g be
rhub
unga
n de
ngan
pek
erja
an
08.3
9-08
.41
2
3 m
enca
ri bi
odat
a
08.4
1-08
.46
5
5
4
perg
i ke
toile
t 08
.46-
09.0
4
18
5 m
engg
unak
an h
p (m
emai
nkan
hp)
09
.04-
09.0
8
6
mem
pers
iapk
an d
iri
09.0
8-09
.17
9
7 m
erap
ihka
n al
at d
an m
eja
09
.17-
09.2
4
8
men
ggun
akan
hp
(mem
aink
an h
p)
09.2
4-09
.36
12
9
sara
pan,
mak
an c
emila
n 09
.36-
09.4
0
10
berja
lan
ke se
kelil
ing
klin
ik
09.4
0-09
.43
11
m
enca
ri bu
ku u
ntuk
kep
erlu
an p
eker
jaan
09
.43-
09.4
9
12
m
ener
ima
tele
pon
09
.49-
10.0
0
13
m
enca
ri da
ta
10.0
0-10
.04
14
men
elep
on
10.0
4-10
.13
15
men
yapa
beb
erap
a te
man
seja
wat
10
.13-
10.1
4
16
m
enca
ri bu
ku y
ang
mau
dip
inja
m
10.1
4-10
.16
17
ngob
rol d
an d
uduk
di b
agia
n fa
rmas
i 10
.16-
10.2
1
18
m
emba
ntu
tuga
s lok
et fa
rmas
i 10
.21-
10.2
6
19
dudu
k di
loke
t far
mas
i sam
bil m
engo
brol
den
gan
tem
an
seja
wat
10
.26-
10.4
3
20
m
ener
ima
tele
pon
di ru
ang
farm
asi
10.4
3-10
.50
21
berd
isku
si te
ntan
g ke
perlu
an k
erja
10
.50-
10.5
4
22
m
elan
jutk
an m
ener
ima
tele
pon
di ru
ang
farm
asi
10.5
4-11
.02
37
23
Mak
an d
an m
inum
11
.02-
11.1
0
24
M
ener
ima
tele
pon
11
.10-
11.1
6
25
m
ener
ima
tele
pon
dari
pasi
en
11.1
6-11
.23
26
men
elep
on
11.2
3-11
.34
27
Perg
i ke
toile
t 11
.34-
11.3
8
To
tal
Pe
rhitu
ngan
:
Wak
tu p
rodu
ktif
untu
k be
kerja
: 37
/180
x 1
00%
= 2
0,6
%
Wak
tu p
ribad
i
: 88/
180
x 10
0% =
48,
9 %
Wak
tu n
on P
rodu
ktif
: 55/
180
x 10
0% =
30,
5 %
38
Kriteria Nilai
Beban Kerja = Waktu Produktif + Waktu Pribadi
= 20,6 % + 48,9 %
= 69,5 %
Jadi beban kerja Atik Anggraini, Amd Keb sebagai Case manager kasus-kasus KIA Rendah, karena kurang dari 70 %.
Nilai Keterangan
> 80 Tinggi
70-80 Sedang
< 70 Rendah
39
BAB V
PENUTUP A. KESIMPULAN
Pentingnya mempelajari job analysis, dapat mengetahui beban kerja setiap karyawan dalam
sebuah perusahaan atau organisasi, baik dalam hal tanggung jawab, tugas karyawan yang
bersangkutan.
Pada Job analysis penanggung jawab kamar obat di Klinik Dokter Keluarga FKUI
Kiara, beban kerja yang dilaksanakan oleh karyawan bagian farmasi sudah sesuai dengan job
descriptionnya akan tetapi para karyawan di klinik ini masih mempunyai banyak waktu luang
yang dikarenakan kurangnya jumlah pasien yang datang ke klinik ini, sehinnga karyawan
terkesan banyak menganggur.
Berdasarkan pengamatan langsung di lapangan dapat ditarik kesimpulan bahwa :
Narasumber 1 : 76,97% (termasuk tingkat produktif sedang)
Narasumber 2 : 64,95% (termasuk tingkat produktif rendah)
Narasumber 3 : 69,5 % (termasuk tingkat produktif rendah)
Nilai dari tingkat produktivitas karyawan ditentukan dari situasi dan kondisi lingkungan kerja
pada saat itu mengingat jenis usaha yang diamati berupa usaha berbentuk jasa. Pada saat
observasi dilakukan situasi yang terjadi tidak begitu ramai.
B. SARAN
Akan lebih baik jika KDK-Kiara mengembangkan usahanya menjadi klinik keluarga yang
lebih besar, pasiennya tidak hanya beorientasi pada keluarga yang sifatnya turun temurun,
selanjutnya ditingkatkan pemasarannya sehingga akan lebih banyak lagi pasien yang datang
dan tidak ada lagi karyawan yang mengganggur pada saat jam kerja karena kekurangan
pasien. Selain itu beban kerja yang rendah masih bisa ditingkatkan dengan mengurangi
kegiatan non produktif yang dilakukan di waktu kerja. Contonya makan saat jam kerja
berlangsung.
40
DAFTAR PUSTAKA
1. Gary Dessler (D). 2012. Human Resources Management, 13th ed, Prentice Hall.
2. Gary Dessler (D). 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia, 7th ed, Prenhallindo :
Jakarta.
3. , Identifikasi dan Analisis Jabatan
Online (mages.kadoqu.multiply.multiplycontent.com)
4. . Pengertian Jabatan
Online (http://www.mitra-kerja.com)
5. . Writing Accurate Job Description.
Online (http://www.valueconsulttraining.com)
vii