ANALIS KEBUTUHAN DIKLAT

BAGI PENGELOLA BAPELKES SALAMANKementerian Kesehatan

TUJUAN PEMBELAJARANSetelah pembelajaran peserta diharapkan mampu menjelaskan analisis kebutuhan Diklat dalam pengelolaan Diklat

TUJUAN PEMBELAJARAN UMUMSetelah mempelajari materi ini, peserta diharapkan dapat memahami konsepsi analisis kebutuhan diklat (training needs assessment) dan kaitannya dengan perencanaan program diklatTUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUSSetelah mempelajari materi ini, peserta diharapkan dapat :Menjelaskan pengertian kebutuhanMenjelaskan pengertian kebutuhan diklatMenjelaskan pengertian analisi kebutuhan diklatMengidentifikasi jenis kebutuhan diklatMengidentifikasi model kebutuhan diklatMenguraikan teknik-teknik analisis kebutuhan diklat

POKOK BAHASAN

Sebelum Lanjut...Berapa jumlah Diklat yang telah/saat ini diselenggarakan?Yang mana merupakan rancangan bpk/ibu?Yang mana yang merupakan given oleh instansi lain?

PENGERTIAN KEBUTUHANBriggs:Ketimpangan antara yang seharusnya dengan apa yang senyatanya.

Gilley & Eggland:Kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat ini dengan seperangkat kondisi yang diharapkan

JENIS KEBUTUHAN

JENIS KEBUTUHAN

ANALISIS KEBUTUHANSuatu proses untuk menentukan apa yang seharusnya (sasaran-sasaran) dan mengukur jumlah ketimpangan antara apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya Briggs

ANALISIS KEBUTUHANSuatu proses yang sistematis dalam menentukan sasaran, mengidentifikasi ketimpangan antara sasaran dengan keadaan nyata, serta menetapkan prioritas tindakan Burton & Merrill

ANALISIS KEBUTUHAN DIKLATSuatu proses kegiatan yang bertujuan untuk menemukenali adanya suatu kesenjangan pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dapat ditingkatkan melalui Diklat - Modul Pengelola Diklat, Kementerian Nakertrans

ANALISIS KEBUTUHAN DIKLATSesuatu yang muncul ketika ada rintangan yang menghambat pencapaian tujuan yang dapat dihilangkan melalui pelatihan. Kebutuhan ini muncul karena adanya kesalahan dan dapat diidentifikasi dengan melihat tanda-tanda/indikator Boydell

TUJUAN AKDDasar penyusunan programPedoman organisasi untuk merancang program DiklatSebagai masukan untuk ditindaklanjutiMeningkatkan produktivitas kerjaMenghadapi kebijakan baruMenghadapi tugas-tugas baru

MANFAAT AKDAdanya kesesuaian antara program yg disusun dgn kebutuhan organisasi, jabatan dan individu pegawaiMeningkatkan motivasi peserta dalam mengikuti pelatihanEfisiensi biaya organisasiMemahami penyebab timbulnya masalah dalam organisasi

FUNGSI AKD

Mengidentifikasi kebutuhan yg relevan dg tugas atau pekerjaanMengidentifikasi kritis yg bisa mengatasi masalah kinerjaMemperoleh prioritas untuk memilih tindakan yg tepatMemperoleh informasi ttg PKS yg tidak dimiliki karyawan yg tidak mampu berunjuk kerja

*Training Wheel in Training Needs Analysis and Evaluation by Frances and Roland Bee

INDIKATOR KEBUTUHAN DIKLAT... adalah suatu tanda atau gejala yang menunjukkan adanya kebutuhan pelatihan.

Merupakan indikasi bahwa ada masalahPerlu dilakukan penilaian lebih lanjut

SYSTEMS MODEL ORGANIZATIONInformation SystemsSocial SystemsOrgani-zational SystemsFinancial SystemTechno-logical SystemHuman SystemCompetitionMonetary SupplyEnvironmental ProcessMarket changeGoods EnergyFinanceServicesInforma-tionTechnogical changeLegislationEnvironmental forcesInformationMaterialsFinanceEnergy

DIAGRAM CONTOH KASUS MASALAH DI BAGIAN PENCATATAN ARSIP

KEMUNGKINAN MASALAH

Surat dari unit lain direferensi secara salahPetugas tdk mampu mengidentifikasi jenis suratPetugas tahu, namun mengabaikannyaLingkungan kerja tdk mendukungKEMUNGKINAN PENYEBABPengetahuan tentang unit kerja lain terbatasPengetahuan dasar tdk memadaiPengawasan burukSistem penerangan burukPenghargaan burukKEMUNGKINAN PENGATASAN KESALAHANMelakukan penelitian lebih lanjutSeleksi petugas yg lebih baikPelatihan di bidang pengawasanKaji ulang sistem remunerasi dan kondisi lingkungan

Indikator kebutuhan DiklatKeluhan masyarakatPenggunaan waktu yang kurang efisienMutu kerja rendahBoros Tidak ada standart dan pengukuran kerjaLemahnya koordinasiRencana mutasiHasil kerja menurunDisiplin menurunKonflik internal dan eksternalArsip tidak teratur

PENGERTIAN ANALISIS KEBUTUHAN DIKLATROSSET & ARWADYSUATU ISTILAH YANG DIPERGUNAKAN DALAM ANALISIS UNTUK MEMAHAMI PERMASALAHAN KINERJA ATAU PER-MASALAHAN YANG BERKAITAN DNG. PENERAPAN TEKNOLOGI BARU.Analisis Kebutuhan Diklat sering kali disebutANALISIS PERMASALAHANANALISIS PRA DIKLATANALISIS PENDAHULUAN

KAUFMAN3 (TIGA) KARAKTERISTIK AKD

1. DATA HARUS MENYAJIKAN KONDISI AKTUAL PESERTA DAN ORANG- ORANG YANG TERKAIT, BAIK ITU MENCAKUP KONDISI SAAT INI MAU- PUN KONDISI MENDATANG.

2. TIDAK ADA ANALISIS KEBUTUHAN YANG BERSIFAT FINAL DAN LENG- KAP. PERNYATAAN TENTANG KEBU- TUHAN BERSIFAT TENTATIF/SEMEN- TARA.

3. KETIMPANGAN SEHARUSNYA DIIDEN- TIFIKASI DARI PRODUK DAN BUKAN- NYA MENGENAI PROSES.

MANFAAT IDENTIFIKASI & INDIKATOR KEBUTUHAN DIKLAT

1. LANGSUNG a. Menghasilkan Program Diklat yg disusun sesuai dng Kebutuhan b. Sebagai dasar yg kuat dalam penyusunan Program Diklat c. Menunbuhkan motivasi peserta diklat karena dng minat & kebutuhan

2. TIDAK LANGSUNG a. Menjaga Produktifitas b. Meningkatkan Produktivitas c. Mengetahui Kebutuhan diklat yang nyata agar memenuhi syarat- syarat Jabatan

Kemauan(Willingness)Kemampuan(Ability)Able & WillingUnable &

UnwillingAble butUnwillingUnable but WillingAPA SEMUA MASALAH PERLU DIKLAT ?

PENENTUAN PERSONIL UNTUK MENGIKUTI DIKLAT (LEVEL INDIVIDU)

Penguasaan

Kompetensi

2

PRIORITAS

RENDAH

PRIORITAS

SEDANG

1

PRIORITAS

SEDANG

PRIORITAS

TINGGI

0

1

2

URGENSI

ADA DUA FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN DIKLAT:1. F. INTERNAL a. Mutasi Jabatan b. Pembentukan Organisasi Baru c. Perkembangan IPTEK d. Kekurangan KSA 2. F.EKSTERNAL a. Peraturan perundangan b. Keadaan c. Ekonomi d. Sikap Masyarakat e. Pendidikan & Teknologi

TIGA JENIS KEBUTUHAN DIKLAT :

1. Kebutuhan Diklat pada Tingkat Organisasi ( Merupakan himpunan data umum dari bag./ Bid yg mempunyai kebutuhan Pelatihan )2. Kebutuhan diklat pada Tingkat Jabatan ( Adanya kesenjangan KSA yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan baik yg bersifat periodik/ insidentil )3. Kebutuhan diklat pada Tingkat Individu ( Berkaitan dgn siapa dan jenis diklat apa yangdiperlukan )

TINGKAT KEBUTUHAN DIKLAT

TINGKAT KEBUTUHAN DIKLAT

TINGKAT KEBUTUHAN DIKLATPERTANYAAN POKOK YG HARUS DIJAWABKESIMPULAN/ REKOMENDASIPROSESNYAOrganisasi(Organization)Dibagian mana diklat dibutuhkanKebutuhan yg mendesak di bagianPejabat Pengganti harus dilatih dahuluPengungkapan Kebutuhan PelatihanJabatan(Occupation)PKS apa yang dibutuhkan dalam jabatan tsb.Jabatan tsb harus memiliki persyaratan PKS, yakni Analisis JabatanPerorangan(Individu)Orang-orang mana yg memerlukan diklatSi A butuh Diklat.Si B butuh Diklat ..Spesifikasikan Orangnya

KAUFMAN:3 (TIGA) MODEL UMUM ANALISIS KEBUTUHAN:

1. MODEL INDUKTIF.

2. MODEL DEDUKTIF.

3. MODEL KLASIK.

Berdasar perilaku peserta, ditentukan sasaran kebutuhan diklat(model evaluasi untuk mendapatkan tindak lanjut/dampak) Berdasar Sasaran yang telah ditetapkan kemudian dilihat perilaku pesertaBerorientasi Sasaran pada Diklat bukan pada peserta

AKD MODEL EKSTERNAL DAN INTERNALMODEL INTERNALDilihat dari sisi dalam organisasiDiskrepansi pelaksanaan tugas pegawaiTujuan dan Sasaran organisasi dianggap sudah baik

MODEL EKSTERNALDilihat dari sisi luar organisasi Dilihat dari produk organisasi terhadap masyarakatDitentukan metode atau alat yang akan dipakai

MODEL INTERNAL-EKSTERNAL

PENDEKATAN PENDEKATAN AKDPENDEKATAN MAKROLebih tepat diterapkan pada AKD tingkat organisasiDilakukan untuk memahami fenomena menurunnya kinerjaMelibatkan banyak pihak pihak terkait, tidak terbatas pada diklat saja

PENDEKATAN MIKRODiterapkan pada AKD Tingkat Jabatan dan IndividuLebih terfokus pada upaya menentukan kegiatan diklat dgn menggunakan teknik-teknik tertentu (FGD, Diskrepansi kompetensi kinerja, DIF Analisis dsb.)

PENURUNAN KINERJAMemiliki PKSTapi lupa/ketinggalanBelum Memiliki PKSUntuk bertugasMemiliki PKSTetapi Tidak DihargaiMemiliki PKSTetapi tidak sesuai tugasAKD Makro yg Berfokus pada masalah kinerjaDalam rangka Pengembangan SDM

PENDEKATAN PENDEKATAN AKDPENDEKATAN KEKINIANKompetensi apa yang perlu diajarkan dalam diklatPekerjaan apa yg sulit diselesaiakan shg perlu ikut diklatDiskrepansi Kompetensi apa yg saat ini adaMemecahkan masalah kompetensi yg penting, mendesak harus segera diatasi5. Pemeran : person ybs. dan pelanggan yg dilayani

PENDEKATAN MASA DEPANMengantisipasi kebutuhan kompetensi di masa depanPerlu melibatkan banyak pihak yg memiliki komitmen, Visi dan keahlian memandang persoalan SDM di masa di masa depan

KLEIN4 (EMPAT) TAHAP ANALISIS KEBUTUHAN :

1. MENGIDENTIFIKASI RUANG LINGKUP SA- SARAN.

2. MENGURUTKAN SASARAN BERDASARKAN PENTING TIDAKNYA.

3. MENGIDENTIFIKASI KETIMPANGAN ANTARA APA YANG DIHARAPKAN DENGAN KINERJA SESUNGGUHNYA.

4. MENYUSUN PRIORITAS TINDAKAN.

KRITERIA UNTUK MENENTUKAN PRIORITAS:

a. WAKTU YANG TERSEDIA DAN YANG DIPERLU- KAN: UGD (URGENT, GROWTH, DEVELOPMENT).b. PROPORSI POKOK-POKOK YANG MENENTU- KAN KEBERHASILAN PILIHAN KEBIJAKAN. DIPERGUNAKAN ANALISIS SWOT (STRENGTH, WEAKNESS, OPPORTINITIES, THREATH).c. VOLUME PERMASALAHAN YANG DIHADAPI. ANALISIS POHON, KHUSUS POHON MASALAH.d. KETERSEDIAAN BIAYA?

ROGER A. KAUFMAN:9 (SEMBILAN) LANGKAH ANALSIS KEBUTUHAN:1. PENYIAPAN RENCANA.2. IDENTIFIKASI GEJALA ADANYA MASALAH3. TENTUKAN LINGKUP PERMASALAHAN4. TENTUKAN DAN RUMUSKAN KONDISI YANG ADA SEKARANG DALAM PERUMUSAN PERFORMANCE YANG DAPAT DIUKUR5. TENTUKAN KONSISI YANG DIHARAPKAN DALAM PERUMUSAN PERFORMANCE YANG DAPAT DI- UKUR.6. TENTUKAN PERBEDAAN KONDISI DALAM PERU- MUSAN PERFORMANCE YANG DAPAT DIUKUR.

7. PERTEMUAN PERBEDAAN-PERBEDAAN PEN DA- PAT YANG ADA DALAM MENGIDENTIFIKASI KE- BUTUHAN-KEBUTUHAN SEHINGGA DIPEROLEH KESEPAKATAN.8. URUTKAN KEBUTUHAN-KEBUTUHAN TERSEBUT ATAS DASAR PRIORITAS9. TERUSKAN PENILAIAN KEBUTUHAN SERUPA AGAR TERUS UP TO DATE.

PENDEKATAN (APPROACH)Pendekatan adalah cara untuk melaksanakan pekerjaan dengan menggunakan metode dan teknik yang tepat sehingga diperoleh data yang akurat dan terpercaya Badudu-Zain, Kamus Umum Bahasa IndonesiaPengertian

PENDEKATAN AKDMetode (methods) adalah upaya yang sistemis yang digunakan untuk melaksanakan suatu pekerjaan agar mencapai hasil yang baik seperti yang dikehendaki.

Teknik (Techiques) adalah cara membuat/melakukan sesuatu.Pengertian

PENDEKATAN AKDData adalah bukti yang ditemukan dari hasil penelitian yang dapat dijadikan dasar kajian atau pendapat dalam melaksanakan analisis kebutuhan diklatAkurat artinya data yang diperoleh dalam penelitian tepat, cermat dan teliti serta paling dipercaya karena menggunakan metode dan teknik tertentu.Pengertian

PENDEKATAN AKD Ditinjau dari orang yang melakukanAtas dasar analisis data sekunderFokus Group dan Normatif GroupAnalisis Litingring (DIF Analisis)Diskrepansi Kompetensi (Compotency Model Needs Asessment)

Metode Pelaksanaan AKDDitinjau Dari Orang Yang MelakukanAtas Dasar Analisis Data SekunderFokus Group Dan Nominatif GroupAnalisis Litingring(DIF Analisis)Diskrepansi Kompetensi

1. Ditinjau Dari Orang Yang Melakukan AKDa. Teknik Intuitif ( berdasar intuisi )b. Reviu Pimpinan

AKD- Ditinjau Dari Orang Yang Melakukan

TEKNIK INTUITIFTidak Ada Dana untuk TNADiburu Waktu (Harus Ngisi DUK)Waktu dan Biaya RinganKurang AkuratREVIU PIMPINANPimpinan Dianggap Lebih (WHY ?)Tahu Kualitas StafJeli Melihat Kebutuhan StafTahu Rencana Organisasi Ke Depan

2. Metode Analisis Data Sekundera. Studi Pustaka (catatan-catatan di unit kerja, mis: produksi, laporan, struktur organisasi, kebijakan pimpinan masa mendatang dsb.) b. Analisis Jabatan (kesenjangan kompetensi dilihat dengan membandingkan kualifikasi pekerja dan syarat jabatan)

ANALISIS DATA SEKUNDER

METODE ANALISIS DATA SEKUNDERData telah disediakan oleh pihak lain yang dapat berupa:

1. Laporan Kinerja Tahunan (LAKIP) organisasi dan satuan kerja2. Laporan hasil pemeriksaan lembaga pengawasan internal maupun eksternal3. Laporan pengaduan masyarakat4. Liputan media massa, elektronik maupun tulisan (koran, majalah, jurnal dll)

ANALISIS JABATAN

Kesenjangan

SYARAT JABATAN

KUALIFIKASI PEKERJA

KEBUTUHAN PELATIHAN

ANALISIS JABATANURAIAN TUGASHASIL KERJAHASIL YG DICAPAITOLOK UKUR

C. PENDEKATAN DIF/ LITTINGRINGAKD berdasarkan Job Analisis, berdasarkan tingkat PALING DICURIGAI ? Faktor kemungkinan ( Why ) untuk peningkatan prestasi dapat dipakai key person.SS, AS dan BS ( sesuai standart, Atas standart, dan bawah standart )

MetodeAnalisis Kebutuhan Diklat Lainnya:

1. Metode Observasi2. Metode Survei

METODE OBSERVASIDilakukan dengan melakukan pengamatan langsungpada pelaksanaan pekerjaan:

Membutuhkan observer yang mengetahui ruang lingkup pekerjaan2. Membutuhkan standar kinerja/pekerjaan 3. Menggunakan format observasi

3. Fokus Group dan Nominatif GroupFokus group adalah teknik untuk mencari dan menentukan fokus dari suatu kegiatan sesuai kebutuhan dan pendapat kelompok. Atau penentuan kebutuhan diklat dengan kelompok penenelusuran.

Nominatif GroupAdalah penelusuran diklat dengan memusatkan pada materi diklat yang diunggulkan dalam kelompok penelusuran.

FOKUS GROUP DAN NOMINATIVE GROUP

B.PENDEKATAN FOKUS GROUP & NOMINATIF GROUP1. FOKUS GROUP TECHNIQUE/ FGT FOKUS GROUP:Adalah Suatu teknik yang dapat digunakan untuk mencari dan menentukan Fokus dari suatu kegiatan sesuai dengan kebutuhan dan pendapat kelompok.Adalah penilaian Kebutuhan diklat dengan cara memusatkan pada kebutuhan diklat apa dalam suatu kelompok penelusuran NOMINATIF GROUP:Adalah Penelusuran diklat yang memusatkan pada materi diklat yang diunggulkan dalam satu unit/ kelompok penelusuran.KAITANNYA: Antara FG & NG adalah merupakan proses

PROSES KEGIATAN YG PERLU DIPERHATIKAN:Peserta 8 12 orangDuduk UFasilitator dibantu PencatatGagasan dikemukaan dgn menjawab 4 pertanyaanPartisipasi aktif semua anggota pok.Fasilitator memotivasi agar semua menyampaikan gagasanTidak ada tanggapan, sanggahan atau diskusi terhadap ide yang disampaikan Posisi semua anggota samaProses FGD/FGT pada prinsipnya untuk menggali atau memunculkan gagasan para anggota mengenai kebutuhan diklat

4 PERTANYAAN YANG HARUS DIJAWAB:

PKS apa yang anda bawa saat menduduki jabatan sekarangDari PKS tsb. apa dapat membantu anda saat menduduki jabatan sekarang PKS apa yang anda perlukan untuk dapat menyelesaikan Tupoksi pada saat sekarangBagaimana Cara anda mendapatkan PKS yang anda perlukan untuk menyelesaikan tupoksi anda

TAHAPAN FOCUS GROUPBerikan lembar kerja satu dengan pertanyaan: Pengetahuan/ketrampilan dan sikap apa yg Anda bawa pada saat menduduki jabatan sekarang?Berikan lembar kerja kedua dengan pertanyaan: Pengetahuan/ ketrampilan dan sikap apa yang kenyataannya Anda perlukan dan telah Anda pergunakan dalam menyelesaikan tugas pokok dan fungsi Anda selama ini?

TAHAPAN FOCUS GROUPSetelah selesai, berikan lembar kerja tiga dengan pertanyaan: Pengetahuan/ketrampilan dan sikap apa menurut Anda sangat diperlukan utk melaksanakan TUSI Anda?Selanjutnya berikan lembar kerja keempat dengan pertanyaan: Dari mana dan bagaimanakah cara memperoleh pengetahuan/ketrampilan dan kemampuan yg diperlukan dalam melaksanakan TUSI Anda?

TAHAPAN FOCUS GROUPBerikan lembar kerja ke lima dengan pertanyaan: Pelatihan apa yang Anda butuhkan agar Anda dapat mengerjakan pekerjaan Anda dengan lebih baik?

2. Nominatif Group TechniqueLISTINGCOLLATINGRECORDINGPRIORITIZINGMenulis Ide Gagasan menjawab 4 pertanyaan tsb diatasMencatat ide/gagasanKlarifkasi, penyederhanaan, dan kombinasi untuk menghindari duplikasiMelakukan penilaian untuk menentukan prioritas

Ada EMPAT Pertanyaan yg mendasar: Pengetahuan apa yang dimiliki, yang diperlukan, Yang sangat diperlukan untuk TUPOKSI/ TUSI, Bagaimanakah cara memperoleh KSA untuk melaksanakan TUPOKSI ? )

NoGagasan anggotaGagasan pokKetKlarifikasi, penyederhanaan, kombinasi ideProses IProses IIProses IIIProses IVDicatatDibacakan oleh sek. Dan dicatatPengelompokan gagasan- yg tidak relevan disingkirkanPelatihan apa yang anda butuhkan agar dpt mengerjakan pek dng baik

4. Analisis Litingring (DIF Analisis)

Analisa Yang Mendasarkan Pada Analisa Jabatan Dengan Mencari Tingkat Kesulitan (D), Tingkat Kepentingan (I) Dan Tingkat Keseringan (F).

ANALISIS LITINGRING (DIF ANALYSIS) Analisis ini didasari oleh Analisis JabatanUntuk mencari tingkat Kesulitan (Difficulty); tingkat Kepentingan (Importancy), dan tingkat Keseringan (Frequency)

PERLU DICURIGAIKESENJANGANA. Teori

ANALISA LITINGRING/ DIF ANALYSIS adalah:Analisa yg berdasarkan JOB/ jabatan yg diikuti mencari tingkat kesulitan/ D= Dificulties, tingkat kepentingan/ I= Importancy dan Tk. Keseringan = F= Frequency.2. Dari Tingkat Analisis tersebut kita cari mana yg paling D/ I/ F3. Bila ditemukan salah satu dari ke tiga hal tersebut maka patut kita curigai disitu terdapat Kesenjangan , kemungkinan INDIKATOR PELATIHAN

4. Disamping analisa kegiatanya, kita juga mengadakan wawancara dg. Atasan responden u/ mengecek Standart prestasi ybs. Apakah ybs sudah memenuhi standart yg ditentukan/ dibawah standart.5. Hal diatas penting untuk mengkonfirmasikan standart : SS u/ peningkatan prestasi, AS u/ kegiatan Panutan, BS untuk kepentingan analisa lebih lanjut

LANGKAH- LANGKAH KEGIATAN:Memerinci orang- orang yg bekerja ditempat tsb & mengelompokanMembuat Flow proses kegiatanMenentukan bidang Hasil pokok/ KRAMenganalisis KRA menjadi Sub KRA & Orang- 2 yg terlibatMemeriksa mutu pekerjaan & mengenali indikator kebut. LatMenganalisis tugas, pengetahuan & ketrampilanMempersiapkan kuestioner DIFMelakukan wawancara & menganalisis hasil wawancara.

ANALISIS LITINGRING (DIF ANALYSIS) Jika mengalami kebuntuan (peserta tidak paham atau atasan tidak ada):Bandingkan standar prestasi dengan pekerjaan yg sama di tempat lain, atauMembandingkan dengan standar negara lain, atauMelakukan telaahan (misalnya mengenai metode dan waktu dan pengaruhnya terhadap kinerja)

ANALISIS LITINGRING (DIF ANALYSIS) B. Proses AlirAdalah urutan bagian kegiatan (gugus kegiatan) dari awal sampai akhir proses (menghasilkan proses)

ANALISIS LITINGRING (DIF ANALYSIS) C. Bidang Hasil Pokok (Key Result Area=KRA)Adalah suatu kegiatan atau gugusan kegiatan yang apabila tidak dilakukan akan menyebabkan seluruh proses berhentiUntuk mengenalinya:Di bagian dengan biaya peralatan tertinggiBagian dengan biaya produksi tertinggiPenempatan orang-orang pilihanWujud awal bahan jadiBagian yg sangat rahasia

ANALISIS LITINGRING (DIF ANALYSIS) D. Kesenjangan Pengetahuan, Ketrampilan dan SikapKetidak mampuan seseorang dalam melakukan sesuatu kegiatan sebagaimana diharapkan

ANALISIS LITINGRING (DIF ANALYSIS) Langkah-langkah Analisis DIF :

ANALISIS LITINGRING (DIF ANALYSIS) Langkah-langkah Analisis DIF :

ANALISIS LITINGRING (DIF ANALYSIS) Langkah-langkah Analisis DIF :

MODEL PENILAIAN DISKREPENSI KOMPETENSI (COMPETENCE MODEL NEEDS ASSESSMENT/CMNA)Kinerja StandarKinerja yg dimilikiDiskrepansi Kinerja

AABBC-C=DDEE

MODEL PENILAIAN DISKREPENSI KOMPETENSI (COMPETENCE MODEL NEEDS ASSESSMENT/CMNA)Diskrepansi/kesenjangan kinerja adalah selisih antara kinerja orang dengan kinerja yang dituntut oleh organisasi

MODEL PENILAIAN DISKREPENSI KOMPETENSI (COMPETENCE MODEL NEEDS ASSESSMENT/CMNA)TAHAPAN PELAKSANAAN

1. PENDEKATAN ANALISIS KINERJA PEGAWAI LANGKAH- LANGKAHIDENTIFIKASI STANDART KINERJA ( Misi, tujuan, sasaran, target, Prosedur Baku & petunjuk kerja )IDENTIFIKASI KINERJA PEGAWAIIDENTIFIKASI MASALAHIDENTIFIKASI BUKTI ADANYA MASALAHIDENTIFIKASI PENYEBAB TIMBULNYA MASALAHIDENTIFIKASI SOLUSI

PENGETAHUAN YANG PERLU DIPERHATIKAN:

PENGETAHUAN ORGANISASI ( STRUKTUR, TUSI )

PENGETAHUAN PEKERJAAN ( KOMUNIKASI, KEPMIMPINAN )

PENGETAHUAN KUALITAS

PENGET. DIAGNOSTIK, ANALISA PMPK

CONTOH IDENTIFIKASISTANDART KINERJA & KINERJA PEGAWAIDengan pertanyaan:Jenis pekerjaan dalam jabatan?Dari mana kita mengetahui apa yg kita capai itu ?

NOSTANDARS. INFOKINERJA S. INFO1.Standar Kualits kerja PegawaiJob AnalisisPeraturan kepegPedoman tata kerja Pemahaman staf thd Job Discribtion makin baikTest tertulis, interview

IDENTIFIKASI MASALAH & PENYEBAB MASALAH

STANDARTKINERJAMASALAHMASALAH BUKTIJumlah keg dinaikan sebesar 12 %Sampai akhir thn iniSampai Smt I angka keg tdk menunjukan angka perub yg cukup berarti < 1%Tujuan Instansi tidak akan tercapai jika prestasi peg. Tidak ditingkatkanJumlah keg. Tidak menunjukan peningkatan yang berarti- Peningkatan jml. Keg instansi tk. Penjualan tidak terjadi sesuai rencana- Jml;. Keg instansi naik sebesar 0.7 %

CONTOH PENYEBAB MASALAH & IDENTIFIKASI SOLUSI

NOMASALAHPENYEBABALTERNATIFSOLUSI1.Etos kerja menurunSistem penghargaan yg tdk mendukungSistem manajemen tdk menentuMerekrut pegawaiMelatih PegawaiMenyediakan JobMemperbaiki standar kinerjaPenyederhanaan birokrasiDiklat teknis untuk stafPenyediaan perangkat kerja yg lebih canggih

ANALISIS KINERJAAnalisis kinerjaMengidentifikasi standart KinerjaMengidentifikasi KinerjaMengidentifikasi & merumuskan MasalahMenentukan Penyebab MasalahMenentukan alternatif pemecahan Masalah

Non diklatDiklat1.Menetapkan Program Non Diklat1. Menetapkan Prog. Diklat2. Menyusun Prog. Uraian Pek.2. Diklat kepegawaian3. Perbaikan sistem Kerja3. Diklat Perencanaan4. Perbaikan fasilitas kerja4. Diklat Pengawasan.

TAHAPAN DALAM PELAKSANAAN AKDRossett dan Arwady

PERUMUSANKOMPETENSIPENGUMPULANDATAPENGOLAHANDATAANALISISDATAPENENTUANSISTEMPEMBELAJA-RANPENENTUANJENISDIKLATTAHAPAN ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT (AKD)ORIENTASIAKD

DUL/AKD-02-11PROSEDUR AKD

KOMPONENORGANISASI

ORGANISASI

JABATAN

INDIVIDU

MASALAHORGANISASI

JUMLAHPEGAWAI

PENGEM-BANGANORGANISASI& KINERJAORGANISASI

METODEANALISIS

ANLISIS KINERJAORGANI-SASI

LANGKAHKEGIATAN

PENYU-SUNANINSTRU-MEN

PENGUM-PULAN DATA

PENGO-LAHANDATA

PENEN-TUANPRIORITAS

KEBUTUHANDIKLAT

ANALISISMISIDIKLAT

ANALISISFUNGSIDIKLAT

ANALISISTUGASDIKLATDIKLATTahap PengembanganInsrumen tesDan penyusunanmodul

ORIENTASIAKDPERUMUSAN KOMPETENSIPENGUMPULAN DATAKonsepsiProsedurMengidentifikasi Tugas Pokok dan Fungsi dari Jabatan.Melakukan survey kepada responden.Mengumpulkan hasil survey. PENGOLAHAN DATAANALISIS DATAPENENTUAN SISTM PEMBELAJARANMetode ProporsionalMetode RerataSolusi:DiklatIntershipJob AidPenentuan Jenis Diklat.PENENTUAN DIKLAT PRIORITASJenis Diklat yg UrgenPotensi Daerah/Instansi

Prosedur AKDKINERJAORGANISASIANALISIS MISI FUNGSI & TUGASMETODE PENELITIANPENGUMPULANPENENTUAN PRIORITASKOMPETENSIINSTRUMENDATAKEBUTUHANMODULKURIKULUMDESAINPENYUSUNANPENGEMBANGANPELAKSANAAN DIKLATPROGRAM DIKLATMONITORING & EVALUASIPENGOLAHAN

Output AKD Jenis2 diklatJob AidsMagang

DAFTAR CHECK DANLANGKAH-LANGKAH KEGIATAN PELAKSANAANANALYSIS KEBUTUHAN DIKLAT (AKD)

1.Orientasi atau Pendalaman AKD2.Pembentukan Tim AKD Kab/Kota 3.Konsolidasi Tim AKD Kab/Kota4.Penjelasan Tim AKD kepada unit kerja yang akan dianalisis5.Pengisian Analysis Misi, Fungsi dan Tugas6.Konsultasi Tim Kab./Kota dengan Tim Propinsi7.Monitor dan asistensi pengisian analisis misi, fungsi dan tugas pada kab/kota8.Pembahasan hasil sementara oleh Tim9.Finalisasi hasil analisis misi, fungsi dan tugas

10.Pengumpulan hasil analisis11.Pembahasan hasil analisis12.Penyempurnaan hasil analisis13.Pembuatan instrumen tingkat penguasaan14.Pembuatan petunjuk cara pengisian15.Penggandaan instrumen16.Distribusi instrumen17.Pengisian instrumen18.Monitoring dan asistensi pengisian instrumen19.Pemeriksaan kelengkapan pengisian20.Penyempurnaan hasil pengisian21.Pengumpulan instrumen pengukuran tingkat penguasaan

22.Pengiriman hasil kepada lembaga lain yang akan memvalidasi/memeriksa hasil pengisian instrumen23.Pengolahan data24.Analisa data25.Penentuan Materi26.Penentuan kelompok pengetahuan27.Penyusunan kurikulum dan silabi28.Penentuan program diklat29.Pembuatan kartu diklat

To solve a performance issue Training may not be the answer Training may not be the only answer

Sierra Associates 2008*To Train or Not

High

Job Knowledge

LowProblem: Low Motivation

MethodAssess personal consequences/ rewards systemProblem: Systemic

MethodConsider system issues, problem is out of control of the employee Problem: Bad Fit Method Consider improper placement of employee in the positionProblem: Lack of Knowledge or Tools Method TrainingLow High Employee attitude/desire to perform the job

Cause SolutionIf skill or knowledge.trainingIf lack feedback..feedback, standardsIf not motivated.rewards, consequencesIf unclear expectations..standards, measure, discussIf job environmentchange environmentIf potentialchange personnel

If training is the answer.Formal trainingSelf studyTechnology basedJob related/workplace approachesP. 40

If you think training is expensive,try ignorance.

Thank You!

*******Questions 1. Draw a mental image of an employee you know who is not performing adequately. Select an intersection point in the PAQ matrix that best portrays the employee's behavior by answering the vertical axis' "Does the employee have adequate job knowledge?" and the horizontal axis' "Does the employee have the proper attitude (desire) to perform the job?" What quadrant did the employee fall into?

2. Do performance problems always point to training?

2. Considering the employee performance problems in your organization, is there a pattern to the form they take (e.g. are most in Quadrant)? If there is a pattern, what does this tell you?

3. What implications does this model have for the role of a trainer as a problem-solver?

4. Should training be given if the problem clearly points to a quadrant besides training?

Achieving excellence through performance is accomplished in two major ways. The first way is taking a proactive stance by unearthing or preventing counter-productive methods. For example, you might implement diversity and sexual harassment training programs before they become a problem within the organization.There are four major causes of performance problems: Knowledge or Skills - The employee does not know how to perform the process correctly - lack of skills, knowledge, or abilities. Process - The problem is not employee related, but is caused by working conditions, bad processes, etc, etc. Resources - Lack of resources or technology. Motivation or Culture - The employee knows how to perform, but does so incorrectly.