Post on 06-Feb-2018
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA
PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL
BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO
SURAKARTA
SKRIPSI
Oleh :
LULIANA ELIN
K7407020
P. IPS / PAP
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA
PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL
BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO
SURAKARTA
Oleh :
LULIANA ELIN
K7407020
SKRIPSI
Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar
Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi
BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran
Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PERSETUJUAN
Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Persetujuan Pembimbing
Pembimbing I, Pembimbing II,
Drs.Sutaryadi, M. Pd Tutik Susilowati S.Sos, M. Si
NIP. 19540526 198103 1 004 NIP. 19751021 200501 2 001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
HALAMAN PENGESAHAN
Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima
untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.
Pada hari :
Tanggal :
Tim Penguji
Nama Terang dan Tanda Tangan
1. Ketua : Dra. C. Dyah S. I, M. Pd 1. ………….
2. Sekretaris : Susantiningrum S.Pd, S.E, MAB 2. ................
3. Anggota 1 : Drs.Sutaryadi, M. Pd 3. …………
4. Anggota 2 : Tutik Susilowati S.Sos, M. Si 4. ………….
Disahkan oleh
Fakultas keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret
Dekan,
Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd
NIP 19600727 198702 1 001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
ABSTRAK
Luliana Elin. ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA
PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA
(BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA. Skripsi. Surakarta: Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret, Maret 2011.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui (1) bagaimana
pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian
kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor BBRSBD
Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (2) faktor-faktor apakah yang mendukung dan
menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan,
departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata
Usaha pada kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (3) bagaimana upaya
yang dilakukan untuk mengatasi faktor-faktor yang menghambat
pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian
kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
Penelitian ini menggunakan pendekatan atau bentuk penelitian kualitatif
dengan metode deskriptif. Strategi yang digunakan strategi tunggal terpancang.
Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa serta dokumen dan arsip.
Teknik sampling yang digunakan adalah teknik purposive random sampling dan
teknik snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah
wawancara, observasi dan mengkaji dokumen. Untuk keabsahan data,
menggunakan trianggulasi data atau sumber dan trianggulasi metode. Sedangkan
teknik analisis data yang digunakan adalah analisis interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa: (1) Bagian Tata
Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta sudah menerapkan
asas perumusan tujuan yang jelas dalam pelaksanaan pengorganisasian kantor.
Hal ini ditunjukkan dengan adanya tujuan yang diyakini dan dijadikan pedoman
semua pegawai yang telah dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata
Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta; (2) asas departemenisasi telah diterapkan, ditunjukkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
dengan adanya pembagian departemen pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof.
Dr. Soeharso Surakarta berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 55/
HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003; (3) dalam asas pembagian kerja di Bagian Tata
Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih belum sepenuhnya
diterapkan asas The right man in the right place pada pembagian tugas karena
masih terdapat pegawai dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan bidang
pekerjaan yang diberikan dan masih terdapat juga pegawai yang belum menguasai
komputer dalam pelaksanaan tugasnya. Pada Bagian Tata Usaha ini juga masih
terdapat pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda
pekerjaan, baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, dan baru
menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan; (4) asas koordinasi dalam
pengorganisasian dilakukan dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang
ada dengan tugas yang dikerjakan dalam rangka mempermudah dan
memperlancar pencapaian tujuan. Namun, di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof.
Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat yang ditunjukkan
dengan masih adanya penempatan pegawai dari pusat yang tidak sesuai dengan
yang dibutuhkan BBRSBD karena penyaringan pegawai dilakukan oleh pusat
sedangkan BBRSBD hanya menerima pegawai yang dipilih pusat; (5)
pelaksanaan asas kesatuan perintah Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas
sesuai dengan struktur organisasi. Namun, masih terdapat pegawai yang menerima
tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga pegawai harus pintar
untuk memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi
kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
ABSTRACT
Luliana Elin. ANALYSIS OF ORGANIZING THE ADMINISTRATION
OFFICE AT BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA
(BBRSBD) PROF. DR. SOEHARSO IN SURAKARTA. Script. Surakarta:
Pedagogic and Education Science Faculty, Sebelas Maret University, March
2011.
This research aims to know (1) how organizations that is based on the
goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of
command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso Surakarta,
(2) whether the factors that support and hinder the organization that is based on
the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity
of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso
Surakarta, (3) how the efforts to overcome the hinder factors the organization that
is based on the goals formulation, departemenization, job description,
coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof
Dr. Soeharso Surakarta.
This study used approach or research forms of qualitative research with
descriptive method. Strategies used a single strategy fixed. Data sources are
informants, places and events as well as documents and archives. The sampling
technique used was purposive random sampling technique and snowball sampling
techniques. Data collection techniques used was interviews, observation and
reviewing documents. The data validity, using triangulation of data or source and
triangulation method. While the data analysis technique used is an interactive
analysis.
Based on research results, it can be concluded that: (1) Administration
Office at BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta already applying the principle
of formulating a clear objective in implementation organizing of office. This is
indicated by the objectives and guiding believed all employees who have been
formulated with reference to the vision of Administration Office is supporting the
smooth running of technical services at BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta,
(2) departemenization principle has been applied, indicated by the division of the
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
department in the Administration Office of BBRSBD Prof. Dr. Soeharso
Surakarta accordance to the Ministry of Social Affairs No: 55 /HUK/ 2003 dated
July 23, 2003, (3) the principle of job description in the Administration Office of
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta is still not fully implemented the
principle of the right man in the right place at the division of duties because there
are employees with a background that does not comply with the given field of
work and there are also employees who have not mastered the computer in
performing its duties. In the Administration Office is also still there are employees
who are lazy in doing their duties, such as delaying the work, doing the tasks
when approaching deadlines, and submit a task when billed by the leadership, (4)
the principle of coordination within the organization is done by aligning the
human resources available with the tasks done in order to simplify and accelerate
the goal achievement. However, in the Administration Office of BBRSBD Prof.
Dr. Soeharso there is still a lack of coordination with the center as indicated by
the persistence of staffing of the center that does not comply with the required
BBRSBD because employee screening conducted by the center while BBRSBD
only receive the employee who selected by center, (5) implementation of the
principle of unity of command Administration Office of BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta has a command line and clear responsibilities in accordance
with the organizational structure. However, there are employees who received the
assignment from two superiors in the same time so that employees have to be
smart to choose which tasks are done in advance to avoid chaos in the completion
of those tasks.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
MOTTO
Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman dan orang-orang yang diberi
ilmu pengetahuan beberapa derajat
(Q.S. Mujadillah : 11)
Many things may come to those who wait, but the only things that is left by those
who work hard.
Banyak hal mungkin datang kepada mereka yang menunggu, tetapi hanya hal-hal
yang disisakan oleh mereka yang bekerja keras.
(Abraham Lincoln)
Tidak ada apa pun yang pernah datang kepada orang yang layak memiliki kecuali
sebagai hasil dari kerja keras.
(Booker T. Washington)
Inti dari kepemimpinan adalah Anda harus memiliki visi dan mengarahkan
organisasi ke arah yang tepat , Anda tidak bisa meniup terompet sembarangan.
(Theodore M. Hesburg)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
PERSEMBAHAN
Kusuntingkan skripsi ini untuk :
Bapak dan Ibuku tercinta yang tak pernah putus memanjatkan do’a kebaikan untukku
Fika (Phikachu) Adikku tersayang yang sekaligus menjadi teman dan sahabatku
kapanpun dan dimanapun
My Sista “FELNIEZDYTHA”
(febe, niken, ezty, mb dee, yunita) kebersamaan penuh kenangan dan kegilaan yang tak kan pernah
terlupakan
PAP - FKIP – UNS Surakarta almamater tercinta tempatku menimba ilmu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr. wb
Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT
karena berkat rahmat dan hidayah-Nya, peneliti diberi kemampuan dan
kemudahan sehingga mampu menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul
“ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA
KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA
(BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA dengan baik dan lancar.
Penyusunan skripsi ini sebagai syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana
Pendidikan di Program Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi
Perkantoran Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Dalam proses penyelesaian skripsi ini, tentu saja peneliti mengalami
berbagai hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, bimbingan dan
pengarahan dari berbagai pihak, akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat
teratasi. Oleh karena itu, atas segala bentuk bantuannya, peneliti sampaikan terima
kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd selaku Dekan Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang
telah memberikan izin penulisan skripsi ini.
2. Bapak Drs. Syaiful Bachri, M. Pd selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah menyetujui permohonan
penyusunan skripsi ini.
3. Bapak Sutaryadi selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi Jurusan
Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS sekaligus Pembimbing I yang
telah memberikan izin penelitian ini dan memberikan pengarahan, bimbingan
serta motivasi tiada henti kepada peneliti selama pelaksanaan penelitian dan
penyusunan skripsi ini.
4. Ibu Dra. C. Dyah S. I, M. Pd selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi
Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekomomi Jurusan Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah memberikan ijin peneliti untuk
menyusun skripsi ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
5. Ibu Tutik Susilowati, S. Sos, M. Si selaku Pembimbing II yang telah banyak
memberikan pengarahan, bimbingan dan dukungan kepada peneliti selama
pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.
6. Bapak Drs. Ign. Wagimin, M. Si selaku Pembimbing Akademik yang telah
banyak membimbing peneliti selama menimba ilmu di sini.
7. Bapak Djoko Santoso, Bapak Andre N. Rahmanto, Bapak J. Widodo, Bapak
Anton Subarno, Bapak Hery Sawiji, Ibu Tri Murwaningsih, Ibu Patni
Ninghardjanti, Ibu Wiedy Murtini dan Ibu Susantiningrum, selaku Bapak dan
Ibu dosen di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS atas
bimbingan dan segala ilmu yang telah diajarkan selama ini.
8. Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub-sub Bagian, Staff dan seluruh
karyawan Kantor Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang
telah membantu kelancaran penelitian ini.
9. Kepala Bidang Program dan Advokasi Sosial BBRSBD atas segala bantuan
dan arahan dalam mendukung kelancaran penelitian ini.
10. Ayahanda dan Ibunda tercinta, atas perjuangan dan kerja keras yang tak
pernah putus untuk kebahagiaanku.
11. Adikku tersayang “fika”, yang mendorongku menyelesaikan skripsi ini agar
cepat selesai.
12. Sahabat-sahabatku “FELNIEZDYTHA” (febe yang gila musik, niken yang
pintar, esty yang sensitif, mb dyah yang dewasa abis dan ita yang lucu tapi
tukang ngaret) yang telah menjadi teman baikku dan banyak memberikan
semangat untukku.
13. Anak-anak Kost “Rinenggo”, kost “Damai” dan kost “Gubug Esem” yang
telah baik hati menampungku di kos menunggu jeda waktu kuliah selama ini.
14. Teman-teman PPL- ku (Anin, Novi, Wiwid, Tyas, Nurul, Aulia, Mas Adyn
dan Tyo) atas secuil waktu kebersamaan berjuang di Karanganyar tenteram.
15. Teman-teman kelas A-1 Pendidikan Ekonomi dan kelas A PAP’07 yang
karena terlalu banyak maka tidak bisa disebutkan satu persatu atas segala
kenangan terindah berjuang dalam meniti masa depan, bersama kalian hari-
hari kuliahku tidak membosankan kawan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
16. Hari- com dan Narziz- com, atas bantuan yang diberikan dalam penyusunan
skripsiku.
17. Semua pihak yang telah banyak membantu penyusunan skripsi ini.
Dengan semua kemampuan yang ada, peneliti berusaha menyajikan
skripsi ini dalam bentuk yang sebaik-baiknya. Namun, peneliti menyadari bahwa
masih banyak kekurangan dalam skripsi ini. Oleh karena itu, saran dan kritik
sangat peneliti harapkan guna kesempurnaan skripsi ini.
Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan
pembaca pada umumnya. Amin.
Wassalamu’alaikum wr. wb
Surakarta, Maret 2011
Peneliti
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................... iii
HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................... iv
ABSTRAK .................................................................................................... v
MOTTO ........................................................................................................ ix
PERSEMBAHAN ......................................................................................... x
KATA PENGANTAR .................................................................................. xi
DAFTAR ISI ................................................................................................. xiv
DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xviii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ xix
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1
B. Perumusan Masalah ................................................................... 5
C. Tujuan Penelitian ....................................................................... 6
D. Manfaat Penelitian ..................................................................... 7
BAB II LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka ........................................................................ 8
1. Tinjauan tentang manajemen ................................................ 8
a. Definisi Manajemen ........................................................ 8
b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi ........................ 9
c. Sarana Manajemen .......................................................... 10
d. Fungsi Manajemen .......................................................... 11
2. Tinjauan tentang pengorganisasian ...................................... 13
a. Pengertian Pengorganisasian .......................................... 13
b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen ................. 14
c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi ................ 14
d. Proses Pengorganisasian ................................................. 16
e. Struktur Organisasi ......................................................... 17
f. Manfaat Struktur Organisasi ........................................... 18
g. Asas Organisasi ............................................................... 19
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
1) Perumusan Tujuan yang Jelas................................... 21
2) Departemenisasi........................................................ 22
3) Pembagian Kerja....................................................... 22
4) Koordinasi ................................................................ 23
5) Kesatuan Perintah .................................................... 24
3. Tinjauan tentang tata usaha .................................................. 25
a. Pengertian Tata Usaha .................................................... 25
b. Peranan Tata usaha dalam Organisasi ............................. 27
c. Jenis - Jenis Kegiatan Tata Usaha ................................... 28
d. Pengorganisasian Dalam Tata Usaha .............................. 30
e. Hambatan - hambatan dalam Pelaksanaan
Pengorganisasian Tata Usaha ......................................... 30
f. Cara Untuk Mengatasi Hambatan Pelaksanaan
Pengorganisasian Bagian Tata Usaha ............................. 32
B. Hasil Penelitian yang Relevan ................................................... 34
C. Kerangga Berpikir ...................................................................... 35
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................... 37
1. Tempat Penelitian ................................................................. 37
2. Waktu Penelitian .................................................................. 38
B. Bentuk dan Strategi Penelitian ................................................... 38
1. Bentuk Penelitian ................................................................. 38
2. Strategi Penelitian ................................................................. 39
C. Sumber Data ............................................................................... 39
D. Teknik Sampling ........................................................................ 41
E. Teknik Pengumpulan Data ......................................................... 42
F. Validitas Data ............................................................................. 44
G. Analisis Data .............................................................................. 46
H. Prosedur Penelitian .................................................................... 49
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Lokasi Penelitian ....................................................... 51
1. Sejarah Berdiri ...................................................................... 51
2. Visi dan Misi ........................................................................ 53
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xvi
3. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi .................................. 54
4. Struktur Organisasi ............................................................... 55
5. Job Description .................................................................... 56
B. Deskripsi Permasalah Penelitian ................................................ 58
1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada
Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ................... 58
a. Perumusan Tujuan yang Jelas.......................................... 58
b. Departemenisasi............................................................... 60
c. Pembagian Kerja.............................................................. 63
d. Koordinasi ....................................................................... 67
e. Kesatuan Perintah ............................................................ 70
2. Faktor-faktor yang Mendukung dan Menghambat
Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ............................... 72
a. Faktor-faktor yang Mendukung Pengorganisasian
Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta .......................................................... 72
b. Faktor-faktor yang Menghambat Pengorganisasian
Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta .......................................................... 74
c. Cara Memecahkan Masalah yang Menghambat
Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta .......................... 77
C. Temuan Studi yang Dikaitkan dengan Teori ............................. 80
1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada
Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ................... 80
a. Perumusan Tujuan yang jelas ......................................... 81
b. Departemenisasi .............................................................. 82
c. Pembagian Kerja ............................................................. 83
d. Koordinasi ....................................................................... 84
e. Kesatuan Perintah ........................................................... 85
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xvii
2. Hambatan-hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan
Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ............................... 86
3. Upaya-upaya yang Dilakukan di Bagian Tata Usaha Pada
Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam
Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam
Pelaksanaan Pengorganisasian ............................................. 89
BABV SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A. Simpulan .................................................................................... 92
B. Implikasi .................................................................................... 93
C. Saran .......................................................................................... 94
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 96
LAMPIRAN .................................................................................................. 98
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xviii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Kerangka Pemikiran ................................................................... 36
Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball
Sampling .................................................................................... 42
Gambar 3. Teknik Trianggulasi Data/ Sumber ............................................ 46
Gambar 4. Teknik Trianggulasi Metode ...................................................... 46
Gambar 5. Skema Model Analisis Interaktif ............................................... 49
Gambar 6. Bagan Prosedur Penelitian ......................................................... 50
Gambar 7. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso ..................... 55
Gambar 8. Struktur Organisasi Tata Usaha ................................................. 61
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Jadwal Penelitian ..................................................................... 98
Lampiran 2. Visi, Misi, dan Tujuan Tata Usaha .......................................... 99
Lampiran 3. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso .................. 100
Lampiran 4. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha................................... 101
Lampiran 5. SK Menteri Sosial .................................................................... 102
Lampiran 6. Job Diskripsi Sub Bagian Kepegawaian .................................. 109
Lampiran 7. Job Diskripsi Sub Bagian Keuangan ....................................... 113
Lampiran 8. Job Diskripsi Sub Bagian Umum ............................................ 117
Lampiran 9. Data Sub Bagian Kepegawaian ............................................... 124
Lampiran 10. Data Sub Bagian Keuangan ..................................................... 125
Lampiran 11. Data Sub Bagian Umum .......................................................... 126
Lampiran 12. Pedoman Wawancara .............................................................. 127
Lampiran 13. Field Note ................................................................................ 129
Lampiran 14. Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi ............................... 149
Lampiran 15. Surat Permohonan Ijin Penelitian ............................................ 151
Lampiran 16. Surat Permohonan Ijin Research ............................................. 152
Lampiran 17. Surat Ijin Menyusun Skripsi .................................................... 153
Lampiran 18. Surat Keterangan Penelitian .................................................... 154
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Semua instansi baik instansi pemerintah maupun swasta, dalam
kegiatannya selalu mengadakan suatu aktivitas pekerjaan tertentu yang mengarah
pada tercapainya tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi seorang
pemimpin harus mampu mendayagunakan elemen-elemen dasar yang mendukung
yaitu ”the six M’s” yang mencakup men, materials, machines, methods, money,
dan market.
Tujuan organisasi dicapai melalui penggunaan sumber daya manusia,
sumber daya alam dan penerapan manajemen yang baik. Manajemen merupakan
elemen penting dalam hal melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien.
Henri Fayol dalam Winardi (1990:3) mengatakan bahwa ”sistem syaraf pada
hewan sangat mirip dengan aktivitas-aktivitas manajerial pada sebuah organisasi
sosial”. Manajemen memasuki semua fase sebuah organisasi dan bersifat penting
untuk mencapai suatu koordinasi upaya apabila orang-orang bersatu guna
mencapai suatu tujuan bersama.
Penerapan fungsi-fungsi manajemen perlu dipertimbangkan dalam
kerangka organisasi tertentu mengingat suatu keadaan mengalami perubahan
secara terus menerus. Seorang pemimpin harus menghadapi segala macam jenis
ketidakpastian ketika berupaya mencapai tujuan-tujuan organisasi. Perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan harus diramu dan diterapkan
secara tepat sesuai dengan situasi yang berlaku.
Dalam upaya mencapai tujuan organisasi seorang pemimpin harus
menerapkan dan melaksanakan fungsi manajemen melalui aktivitas manajerial
yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Agar tujuan organisasi
tercapai, maka sumber daya dalam organisasi harus direncanakan,
diorganisasikan, diarahkan dan diawasi dengan baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Tujuan organisasi tidak dapat dicapai secara perorangan karena manusia
memiliki keterbatasan baik itu keterbatasan dalam kemampuan berpikir maupun
kekuatan fisik. Manusia menyadari bahwa tujuan akan lebih mudah untuk dicapai
dengan adanya hubungan kerjasama. Tujuan organisasi dapat dicapai lebih efektif
dan efisien melalui kerjasama antar berbagai pihak yang diselenggarakan sesuai
ketentuan bersama.
Dalam suatu organisasi terdapat orang yang dipimpin dan orang yang
memimpin. Bagi seorang yang memegang peran sebagai pimpinan harus mampu
menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Salah satu fungsi manajemen adalah
pengorganisasian, dimana seorang pemimpin melakukan rangkaian kegiatan
pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan
organisasi atau para pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi
sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi. Salah satu sarana agar organisasi
dapat berjalan dengan baik adalah dengan menerapkan asas organisasi.
Dengan adanya pengorganisasian yang tepat atas para individu yang ada
dalam satu organisasi akan memberikan kejelasan ekspektasi-ekspektasi kinerja
individual dan tugas-tugas yang terspesialisasi bagi para individu terkait sehingga
memberi kemudahan dalam pelaksanaan pekerjaan organisasi. Setiap individu
akan memahami benar apa yang menjadi tugas-tugasnya sehingga dapat
menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan penyalahgunaan sumber-sumber
daya baik itu sumber daya material dan sumber daya manusia.
Pengorganisasian merupakan kegiatan manajemen yang menghasilkan
struktur organisasi yaitu suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari
hubungan diantara bidang kerja, maupun individu-individu yang menunjukkan
kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem
kerjasama. Dengan pengorganisasian hubungan kerja baik diantara individu
maupun fungsi ditetapkan, diatur, dan disusun sehingga membentuk suatu
kerangka yang mempunyai pola tetap, susunan logis dan bentuk teratur.
Agar fungsi pengorganisasian dapat dilaksanakan dengan tepat
diperlukan pedoman yaitu asas organisasi. Asas organisasi terdiri dari beberapa
point yang keseluruhan mengarah pada tercapainya tujuan. Penelitian ini lebih
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
memfokuskan pada asas organisasi yang berupa perumusan tujuan,
departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi dan kesatuan perintah.
Dalam pengorganisasian tujuan yang jelas akan mempermudah dalam
menentukan bentuk dan struktur organisasi. Selain itu tujuan yang jelas juga akan
mempermudah dalam menentukan jumlah dan penempatan pegawai. Untuk
mencapai tujuan diperlukan keselarasan gerak, keselarasan aktivitas, dan
keselarasan tugas antar satuan organisasi sehingga diperlukan suatu koordinasi
yang baik dari pimpinan. Koordinasi merupakan kegiatan menghubungkan,
menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga
berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan.
Koordinasi dilakukan dengan melaksanakan pembagian tugas yang ada
dalam organisasi ke dalam satuan-satuan tertentu. Tugas harus diberikan kepada
individu yang tepat agar pelaksanaan tugas tersebut lancar sehingga akan
mempermudah pencapaian tujuan organisasi. Individu dengan pekerjaan yang
sejenis dalam organisasi dikelompokkan dalam satu fungsi yang akan diserahi
bidang kerja tertentu guna mencapai efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pekerjaan kantor. Individu hanya menerima perintah dan tanggung jawab dari satu
atasan dan dilaksanakan dengan menggunakan saluran komunikasi yang tegas
sehingga dapat menghindarkan dari kemungkinan adanya kekembaran atau
kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan karena adanya
bawahan yang dapat menerima perintah lebih dari satu atasan.
Kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan saraf bagi organisasi
untuk mengendalikan seluruh tingkah laku dan perbuatan organisasi menuju pada
tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam menjalankan aktivitas
kerja kantor diperlukan adanya kerjasama antara bagian yang satu dengan yang
lain mengingat pelaksanaan suatu aktivitas kerja kantor akan selalu berhubungan
satu sama lain dan tidak dapat berjalan sendiri-sendiri karena kantor merupakan
suatu organisasi yang tidak pernah terlepas dari pengorganisasian oleh manajer
kantor dalam mencapai tujuan.
Pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan di kantor satu sama lain saling
berhubungan. Satu pekerjaan mempengaruhi pekerjaan yang lain. Ibarat pabrik,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
pekerjaan kantor merupakan rantai yang akan menggerakkan roda-roda lain dalam
pabrik itu. Salah satu mata rantai terganggu mesin-mesin lain juga akan
terganggu. Oleh karena itu, perhatian penempatan orang untuk melakukan
pekerjaan-pekerjaan di dalam kantor harus dilakukan dengan tepat, sehingga
perputaran ”rantai” dalam mencapai tujuan organisasi dapat berjalan lancar.
Demikian pula dengan kantor Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta, dalam menjalankan aktivitas kerja kantor tidak pernah
terlepas dari kegiatan tata usaha yang meliputi menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan dan mengirim keterangan-keterangan dalam setiap usaha
kerjasama atau sering disebut dengan pekerjaan kantor (office work). Dalam
melaksanakan pekerjaan kantor, bagian tata usaha Departemen Sosial Kota
Surakarta dibagi menjadi tiga sub bagian yaitu sub bagian keuangan, sub bagian
kepegawaian dan sub bagian umum. Setiap sub bagian mempunyai tugas sesuai
tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Pekerjaan tata usaha merupakan
bagian kecil dalam pekerjaan kantor secara keseluruhan, tetapi karena pekerjaan
ini menyelinap disetiap pekerjaan dan struktur, maka peranannya cukup penting
dan membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh dari pimpinan.
Agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik, diperlukan hubungan
yang baik antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Dengan
terselenggaranya hubungan yang baik oleh pimpinan dan dipahami benar oleh
semua anggota maka suatu usaha kerjasama dalam suatu organisasi dapat berjalan
dengan baik. Bagian tata usaha kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa
Prof. Dr. Soeharso Surakarta juga tidak terlepas dari aktivitas pengorganisasian.
Setiap bagian diorganisasikan dengan membagi bagian tata usaha menjadi tiga sub
bagian dan menempatkan individu-individu yang dirasa tepat menduduki jabatan
pada sub bagian tersebut disertai dengan pelimpahan wewenang dan
tanggungjawab terhadap pelaksanaan tugas untuk mempermudah tercapainya
tujuan.
Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti melihat masih belum
diterapkannya asas the right man in the right place pada pengorganisasian bagian
tata usaha Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta Surakarta. Hal ini
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
terlihat dengan masih adanya penempatan pegawai tata usaha yang belum
menguasai penggunaan komputer di bagian administrasi yang justru sebagian
besar pekerjaannya menggunakan komputer. Selain itu, masalah lain yang peneliti
temukan yaitu adanya pegawai tata usaha yang ”menganggur” karena tidak ada
pekerjaan padahal masih dalam jam kerja, tetapi dilain pihak terdapat pegawai
yang bekerja dengan keras menyelesaikan tugasnya. Melihat keadaan tersebut,
peneliti menjadi mengetahui bahwa terdapat masalah lain yaitu koordinasi yang
kurang baik terlihat dari kurangnya keselarasan antara tugas dan individu
pelaksananya.
Peneliti tertarik untuk mengetahui lebih jauh mengenai pengorganisasian
bagian tata usaha pada suatu lembaga instansi pemerintahan. Sehubungan dengan
hal tesebut, dalam kesempatan ini peneliti akan melakukan penelitian mengenai
“Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi
Soasial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.”
B. Rumusan Masalah
Kegiatan penelitian muncul karena adanya suatu masalah yang harus
dipecahkan secara ilmiah. Masalah merupakan suatu gejala yang menimbulkan
kesulitan sehingga menggerakkan manusia untuk menyelesaikannya. Menurut
pendapat Winarno Surachmad (1998 : 34) ”masalah adalah setiap kesulitan yang
menggerakkan manusia untuk memecahkannya ”.
Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, dapat dirumuskan
masalah sebagai berikut:
a. Bagaimanakah pelaksanaan pengorganisasian yang berasaskan
perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan
kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta?
b. Faktor-faktor apa saja yang mendukung dan menghambat
pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi,
pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr.
Soeharso Surakarta?
c. Bagaimanakah upaya yang dilakukan untuk mengatasi faktor-faktor
yang menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan,
departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah
Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina
Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan merupakan suatu arah dan cara yang hendak ditempuh dalam
melaksanakan suatu kegiatan. Untuk itu dalam melaksanakan suatu kegiatan tidak
bisa terlepas dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian jika masalah
dalam suatu penelitian sudah ditentukan maka tujuan penelitian tersebut adalah
untuk memecahkan masalah yang telah dirumuskan sebelumnya. Tujuan dari
penelitian ini yang hendak dicapai adalah:
a. Untuk mendeskripsikan bagaimana pengorganisasian yang berasaskan
perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan
kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
b. Untuk mengetahui faktor-faktor apakah yang mendukung dan
menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan,
departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah
Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina
Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
c. Untuk mendeskripsikan bagaimana upaya yang dilakukan untuk
mengatasai faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian yang
berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja,
koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan suatu informasi secara
rinci, akurat, dan aktual dalam menjawab persoalan yang timbul dalam penelitian
ini, sehingga memberikan manfaat baik manfaat teoritis maupun manfaat praktis.
Manfaat merupakan sesuatu hal yang baik yang dapat dirasakan setelah
suatu kegiatan selesai dilaksanakan. Manfaat penelitian merupakan sesuatu yang
penting karena memberikan gambaran jelas dalam menjawab suatu permasalahan
baik secara teoritis maupun praktis. Penelitian yang baik akan menghasilkan
informasi yang akurat, rinci, dan faktual. Adapun manfaat yang dapat diambil dari
penelitian ini antara lain:
1. Manfaat Teoretis
a. Sebagai pengembangan dan tindak lanjut dari pemahaman tentang
pengorganisasian dalam rangka meningkatkan profesionalitas organisasi
dalam melaksanakan tugasnya.
b. Untuk memperluas wawasan dan pengetahuan secara luas dan mendalam
tentang ilmu organisasi dan manajemen.
2. Manfaat Praktis
a. Sebagai dasar acuan dan masukan bagi peneliti berikutnya yang meneliti
permasalahan serupa secara lebih mendalam.
b. Bagi kantor sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan langkah-
langkah kebijakan pengorganisasian lebih lanjut dimasa yang akan
datang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka
Mengkaji teori-teori yang relevan dalam suatu penelitian sangat
diperlukan. Kajian teoritis pada dasarnya merupakan pengkajian terhadap
pengetahuan ilmiah yang sudah ada. Hal yang dikaji dapat berupa teori-teori
terbentuk suatu konsep, hukum dan prinsip yang relevan dengan permasalahan
penelitian. Dengan mengkaji teori-teori yang relevan dengan masalah merupakan
langkah awal untuk mencari jawaban atas permasalahan tersebut.
1. Tinjauan Tentang Manajemen
a. Definisi Manajemen
Mengenai definisi manajemen, hingga saat ini belum ada keseragaman
pendapat. Hal ini dapat dilihat dari beberapa definisi tentang manajemen yang
berbeda oleh sejumlah pakar. Namun dari definisi tersebut secara garis besar
dapat diidentifikasikan sebagai berikut, yaitu 1) Manajemen sebagai seni
(art), 2) Manajemen sebagi proses (process), dan 3) Manajemen sebagai ilmu
(science).
Manullang (2002: 17) mendefinisikan manajemen sebagai seni dan ilmu,
hal ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa ”Manajemen adalah seni dan
ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan
pengawasan daripada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan terlebih dahulu”.
Sedangkan George R Terry dalam Malayu S.P. Hasibuan (2005: 2)
mendefinisikan manajemen dengan memandangnya sebagai sudut proses, hal
ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa Manajemen adalah suatu proses yang
khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta
mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber
daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
Menurut L. Trewathn dan M. Gene Newport (1990: 4) dalam bukunya
yang berjudul ”Management” menyatakan bahwa ”Manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan serta mengawasi aktivitas-
aktivitas sesuatu organisasi dalam rangka upaya mencapai suatu koordinasi
sumber-sumber daya manusia dan sumber-sumber daya alam dalam hal
pencapaian sasaran secara efektif serta efisien”.
Dari beberapa pendapat mengenai manajemen sebagaimana tersebut
diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian bahwa manajemen merupakan
seni, ilmu dan proses perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan
pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui
pemanfaatan sumber-sumber daya yang ada.
b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi
Semua organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti akan
memerlukan manajemen untuk mencapai kelancaran tugas sehari-hari. Tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya oleh organisasi akan berhasil apabila
organisasi tersebut mampu membuat suatu perencanaan, mengorganisasir,
menggerakan serta melakukan pengawasan dengan baik.
Perencanaan yang baik tidak akan ada artinya apabila wadah untuk
melaksanakan rencana tersebut tidak ada. Untuk itu maka perlu dibentuk suatu
organisasi yang tepat agar dimungkinkan adanya suatu pembagian kerja dan
wewenang yang jelas. Tujuannya adalah untuk mendukung pelaksanaan kerja
dan mencegah over lapping dalam pelaksanaan kerja. Tindakan selanjutnya
adalah organisasi harus mampu menggerakkan orang-orang sesuai dengan
rencana organisasi yang telah ditetapkan. Dan langkah akhir adalah
kemampuan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan.
Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2007: 4) pentingnya dilakukan
manajemen yaitu:
1) Pekerjaan berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri, sehingga diperlukan
pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya.
2) Perusahaan baru dapat berhasil dengan baik, jika manajemen diterapkan
dengan baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
3) Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna
semua potensi yang dimiliki.
4) Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan-pemborosan.
5) Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkannya dengan
memanfaatkan 6 M dalam proses manajemen tersebut.
6) Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan.
7) Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur.
8) Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan.
9) Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerja sama sekelompok
orang.
Menurut Hani Handoko (1992: 6) ada tiga alasan utama diperlukannya
manajemen, yaitu: ”1) untuk mencapai tujuan, 2) untuk menjaga
keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dan 3) untuk
mencapai efisiensi dan efektivitas”.
Dari beberapa pendapat mengenai pentingnya manajemen sebagaimana
tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa manajemen
sangat diperlukan untuk mencapai efisiensi, efektivitas serta mencapai
keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha dalam rangka mencapai
tujuan.
c. Sarana Manajemen
Untuk melaksanakan aktivitas manajemen dan memudahkan tercapainya
tujuan organisasi, seorang pimpinan memerlukan sarana untuk mendukung
proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Manullang (2002: 5) sarana atau alat manajemen untuk
mencapai tujuan adalah:
1) Manusia (men)
2) Uang (money)
3) Bahan-bahan (material)
4) Metode (method)
5) Mesin (machine)
6) Pasar (market)
Menurut Ign.Wagimin dalam bukunya Pengantar Manajemen (2005: 4)
alat untuk mencapai tujuan meliputi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
1) Man power
2) Method
3) Machine
4) Material
5) Money
Sedangkan Menurut Winardi (1990: 5) sarana atau alat untuk mencapai
tujuan dikenal dengan istilah ”the six M’s” yaitu :
1) Men (manusia)
2) Materials (bahan-bahan)
3) Machines (mesin-mesin)
4) Methods (metode-metode)
5) Money (uang)
6) Markets (pasar)
Dari beberapa pendapat mengenai sarana manajemen sebagaimana
tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa untuk
mencapai tujuan organisasi memerlukan alat atau sarana yang meliputi Men
(manusia), money (uang), material (bahan), method (metode), machine
(mesin), dan market (pasar).
d. Fungsi Manajemen
Sampai saat ini kita banyak menjumpai dan membaca pendapat tentang
fungsi-fungsi manajemen. Mengenai perumusan fungsi manajemen,
dikalangan para teoritis belum ditemukan kata sepakat, terbukti banyak
ditemukannya berbagai perumusan-perumusan dengan istilah yang beragam.
Dalam buku Principle of Management, George R Terry (1991: 83)
mengemukakan bahwa fungsi-fungsi manajemen terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, menggerakkan, dan pengawasan atau sering disingkatnya
menjadi P.O.A.C. Pendapat selengkapnya adalah : “ These four fundamental
function of management – planning, organizing, actuating and controlling –
constitute the process of management”. (Terry, 1991 : 83) yang berarti ini
adalah empat fungsi pokok manajemen – perencanaan, pengorganisasian,
menggerakkan dan pengawasan – merupakan proses dari manajemen.
Selanjutnya dalam bukunya tersebut, Terry memberikan ringkasan-
ringkasan mengenai pernyataan dari fungsi-fungsi pokok manajemen mulai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
dari aktivitas perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan.
Pertama, perencanaan adalah untuk menentukan tujuan-tujuan dan jalannya
suatu tindakan untuk kemudian ditindaklanjuti. Kedua, pengorganisasian
adalah untuk mendistribusikan pekerjaan diantara kelompok dan untuk
membangun dan mengenal kebutuhan kerjasama dan wewenang. Ketiga,
menggerakkan adalah anggota kelompok melaksanakan tugasnya dengan
antusias. Keempat, pengawasan adalah aktivitas untuk menyesuaikan dengan
rencana.
Sedangkan menurut Luther Gullich dalam Winardi (1990: 4) fungsi
manajemen terdiri dari tujuh point yang sering disingkat dengan POSDCORB
yaitu :
1) Planning
2) Organizing
3) Staffing
4) Directing
5) Coordinating
6) Reporting
7) Budgeting
Lain halnya dengan apa yang dikemukakan oleh Manullang (2002: 20)
dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen, dimana beliau mengkombinasikan
pendapat beberapa tokoh. Ada 13 yang dijadikan acuan sebagai bahan untuk
mengemukakan pendapatnya, masing-masing adalah pendapat Louis A. Allen,
Prajudi Atmosudirdjo, John Robert Beisline, Ph.D, Henry Fayol, Luther
Gullich, Koonz dan O’Donnel, William H Newman, Dr. S.P Siagian, MPA,
William Sriegel, George R. Terry, Lyndal F. Urwick, Dr. Winardi, SE dan The
Liang Gie. Fungsi manajemen menurut Manullang (2002: 20) ada 10 yaitu:
1) Forecasting
2) Palnning termasuk Budgeting
3) Organizing
4) Staffing atau Assembling Resources
5) Directing atau Commanding
6) Leading
7) Coordinatig
8) Motivating
9) Controlling dan
10) Reporting
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
Dari beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen seperti yang
dikemukakan beberapa tokoh tersebut, peneliti dapat menarik satu kesimpulan
bahwa fungsi manajemen yang merupakan aktivitas paling sederhana dan
fundamental dalam kegiatan organisasi meliputi fungsi perencanaan,
pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan. Keempat aktivitas inilah
yang memegang peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Tinjauan Tentang Pengorganisasian
Salah satu fungsi manajemen adalah pengorganisasian. Pada penelitian
ini peneliti memfokuskan masalah penelitian pada fungsi manajemen yang
berupa fungsi pengorganisasian.
a. Pengertian pengorganisasian
Manullang (2002: 59) dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen
mengemukakan pendapatnya tentang pengorganisasian :
”Pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas
manajemen dalam pengelompokkan orang-orang serta penerapan tugas,
fungsi, wewenang serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan
terciptanya aktivitas-aktivitas berdaya guna dalam mencapai tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu”.
Pengorganisasian menurut T. Hani Handoko (2001: 167)
”Pengorganisasian merupakan suatu proses merancang struktur formal,
mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di
antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efisien”.
Sedangkan James AF Stoner (1995: 183) mengemukakan bahwa:
”Pengorganisasian adalah cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian
pekerjaan diantara anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai
secara efisien”.
Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian
bahwa pengorganisasian merupakan rangkaian kegiatan pengaturan pekerjaan
serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan organisasi atau para
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi sebagai alat untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen
Setiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta dalam
rangka mewujudkan tujuannya tentu melibatkan segenap orang, fasilitas dan
dana. Agar segenap orang, fasilitas dan dana tersebut dapat terarah pada
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien maka
diperlukan adanya pengelolaan dan pengaturan. Proses pengelolaan dan
pengaturan segenap orang, fasilitas dan dana dalam rangka pencapaian tujuan
inilah yang disebut manajemen.
Manajemen adalah proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan
dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Bergeraknya suatu organisasi kearah
tercapainya tujuan, ditentukan oleh kemampuan manajer dalam melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen. Salah satu diantaranya adalah fungsi
pengorganisasian yang merupakan suatu gugusan prinsip atau norma kerja
untuk membantu manajer mengorganisir dan memimpin organisasi dengan
lebih baik.
Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang sangat penting
dilaksanakan oleh pimpinan untuk menghasilkan suatu struktur organisasi
yang sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan
kerja secara lancar dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib serta
memungkinkan dapat mencapai tujuan secara efisien.
c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi
Pada dasarnya kemampuan manusia itu terbatas, baik itu fisik,
pengetahuan, waktu dan perhatian sedangkan kebutuhan manusia tidak
terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan, terbatasnya kemampuan dalam
melakukan pekerjaan mendorong manusia membagi pekerjaan, tugas, dan
tanggung jawab dengan melaksanakan fungsi manjemen yaitu fungsi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
pengorganisasian. Dengan adanya pengorganisasian ini, maka terbentuklah
kerjasama dan keterkaitan formil dalam suatu organisasi. Dalam organisasi ini
maka pekerjaan yang berat dan sulit akan dapat diselesaikan dengan baik
serta tujuan yang diinginkan tercapai.
Adapun manfaat pengorganisasian menurut Winardi (2007: 21) adalah
sebagai berikut:
1) Kejelasan tentang ekspektasi-ekspektasi kinerja individual dan tugas-
tugas yang terspesialisasi.
2) Pembagian kerja, yang menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan
penyalahgunaan sumber-sumber daya.
3) Terbentuknya suatu arus aktivitas kerja yang logis, yang dapat
dilaksanakan baik oleh individu-individu atau sebagai kelompok-
kelompok.
4) Saluran-saluran komunikasi yang mapan, yang membantu pengambilan
keputusan dan pengawasan.
5) Mekanisme-mekanisme yang mengoordinasi, memungkinkan tercapainya
harmoni antara anggota organisasi yang terlibat dalam aneka macam
kegiatan.
6) Upaya-upaya yang difokuskan yang berkaitan dengan sasaran-sasaran
secara logis dan efisien.
7) Struktur-struktur otoritas tepat, yang memungkinkan kelancaran
perencanaan dan pengawasan pada seluruh organisasi yang bersangkutan.
Adapun menurut S.P. Siagian (2005: 60) pengorganisasian dapat
memberikan kejelasan mengenai beberapa hal, yaitu:
1) Siapa melakukan apa.
2) Siapa bertanggung jawab kepada siapa.
3) Siapa yang berhubungan dengan siapa dan dalam hal apa.
4) Saluran komunikasi apa yang terdapat dalam organisasi, bagaimana cara
memanfaatkannya, dan untuk kepentingan apa.
5) Jaringan informasi apa yang terdapat dalam organisasi.
Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan
bahwa pengorganisasian memiliki beberapa manfaat yaitu memberikan
kejelasan mengenai pembagian tugas individu, penempatan jabatan individu,
hubungan kerja, saluran komunikasi, dan memberikan kemudahan dalam
pengawasan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
d. Proses pengorganisasian
Pada dasarnya proses pengorganisasian suatu organisasi dalam mencapai
tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien meliputi dua aspek
yaitu: 1) Departemenisasi 2) Pembagian kerja (T. Hani Handoko).
Sedangkan proses pengorganisasian menurut T. Hani Handoko
(2001:168) ditunjukkan dengan 3 langkah, yaitu :
1) Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai
tujuan organisasi
2) Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara
logik dapat dilaksanakan oleh satu orang
3) Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengorganisasi
pekerjaan para anggota menjadi satu kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Proses pengorganisasian menurut Samuel Certo dalam Winardi (2007:24)
adalah sebagai berikut:
1) Melaksanakan refleksi tentang rencana-rencana dan sasaran-sasaran.
2) Menetapkan tugas-tugas pokok
3) Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian
4) Mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk-petunjuk untuk tugas-
tugas bagian tersebut
5) Mengevaluasi hasil-hasil dan strategi pengorganisasian yang
diimplementasi.
Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam pengorganisasian
menurut Malayu S.P Hasibuan (2005: 33) adalah:
1) Tujuan, manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai:
apa profit motive atau service motive.
2) Penentuan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengetahui,
merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan-kegiatan yang diperlukan
untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan-kegiatan
yang dilakukan.
3) Pengelompokkan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus
mengelompokkan kegiatan-kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas
dasar tujuan yang sama; kegiatan-kegiatan yang bersamaan dan berkaitan
erat disatukan ke dalam satu departemen atau satu bagian.
4) Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya
wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemen.
5) Rentangan kendali, artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan
pada setiap departemen atau bagian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
6) Perincian peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan
jelas tugas-tugas setiap individu karyawan, supaya tumpang tindih tugas
terhindarkan.
7) Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa
yang akan dipakai.
8) Struktur organisasi, artinya manajer menetapkan struktur orgaisasi yang
akan dipergunakan.
Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik
suatu kesimpulan bahwa proses pengorganisasian meliputi:
1) Mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai.
2) Merinci seluruh pekerjaan yang akan dilaksanakan.
3) Membagi pekerjaan menjadi tugas-tugas setiap individu.
4) Mengalokasikan sumber daya untuk penyelesaian tugas.
5) Menentukan jalainan hubungan untuk mengorganisasi pekerjaan setiap
individu sehingga menjadi suatu kesatuan yang terpadu.
e. Struktur Organisasi
Pelaksanaan proses pengorganisasian secara baik akan membuat suatu
organisasi mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Proses ini akan
menghasilkan struktur organisasi. Struktur organisasi berguna untuk merubah
organisasi tak terwujud menjadi konkrit karena akan membuat jelas organisasi
yang dimaksud. Agar struktur organisasi tersebut jelas dan tegas kemudian
dituangkan dalam suatu bagan organisasi.
The Liang Gie (2000: 43) mengemukakan ” Struktur organisasi adalah
kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara
bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan
peranan masing-masing dalam kebulatan bersama”.
Struktur organisasi menurut Malayu S.P Hasibuan (2005: 34) adalah:
”Struktur adalah suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi,
pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang
dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali
dan sistem pimpinan organisasi”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
Sedangkan T. Hani Handoko (2001: 169) mengemukakan bahwa:
”Struktur organisasi adalah kerangka yang menunjukkan susunan perwujudan
pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-
posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang,
tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi”.
Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu pengertian
bahwa struktur organisasi merupakan suatu kerangka susunan hubungan-
hubungan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, dan wewenang dari
orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.
f. Manfaat struktur organisasi
Pengorganisasian merupakan proses yang mana struktur organisasi dibuat
dan ditegakkan. Struktur organisasi yaitu suatu kerangka susunan hubungan-
hubungan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari
orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan. ”Produktivitas
tinggi tergantung pada sumber daya dan struktur yang cocok untuk
melaksanakan pekerjaan yang harus dilakukan” (Winardi, 1990: 379).
Di dalam praktek, hanya struktur organisasi yang sehat dan efisien yang
memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja dan wewenang setiap
satuan organisasi dengan tertib, serta memungkinkan dicapainya perbandingan
terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya. Dan hanya dengan
pengorganisasian suatu struktur organisasi dapat terwujud. Untuk itu,
diperlukan pemikiran dan pekerjaan.
Secara garis besar, kegunaan atau faedah struktur organisasi adalah :
1) Untuk mengetahui besar kecilnya organisasi.
2) Untuk mengetahui jenis atau macam jabatan yang ada.
3) Untuk mengetahui fungsi dan kedudukan dari masing-masing pejabat.
4) Untuk mengetahui saluran kekuasaan dan tanggung jawab dari pucuk
pimpinan sampai bawahan.
5) Untuk mengetahui bentuk organisasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
Malayu S.P. Hasibuan (2005: 34) mengemukakan bahwa struktur
organisasi dapat memberikan informasi penting yang meliputi:
1) Tipe organisasi yang dipergunakan.
2) Pendepartemenan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai
dasar pendepartemenan.
3) Kedudukan, artinya memberikan informasi mengenai apa seseorang
termasuk kelompok manajerial atau karyawan operasional.
4) Jenis wewenang, artinya memberikan informasi tentang wewenang yang
dimiliki seseorang.
5) Rentang kendali, artinya memberikan informasi mengenai jumlah
karyawan dalam setiap departemen.
6) Manajer dan bawahan, artinya memberikan informasi mengenai garis
perintah dan tanggung jawab.
7) Tingkatan manajer, artinya memberikan informasi mengenai Top
manager, middle manager dan lower manager.
8) Bidang pekerjaan, artinya memberikan informasi mengenai tugas-tugas
serta tanggung jawab yang dilakukan pada bagian tersebut.
9) Tingkat manajemen, artinya memberikan informasi mengenai hierarki
manajemen secara keseluruhan.
10) Pimpinan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai, apa
pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif .
Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu kesimpulan
bahwa struktur organisasi dapat memberikan informasi tentang bentuk
organisasi, besar kecilnya organisasi, kedudukan pejabat dan hubungan
kekuasaan dan tanggung jawab antar satuan organisasi atau pejabat dalam
suatu organisasi.
g. Asas Organisasi
Salah satu syarat agar pengorganisasian dapat berjalan dengan baik perlu
berpedoman dan meyakini asas-asas organisasi. Asas organisasi berguna pada
waktu membentuk struktur organisasi yang sehat dan efisien.
Asas organisasi mempunyai dua peranan penting yaitu :
1) Pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat
2) Pedoman untuk melakukan kegiatan organisasi agar dapat berjalan secara
lancar (Sutarto, 2000: 43)
Asas organisasi merupakan salah satu sarana agar organisasi berjalan
dengan baik dan satuan organisasi yang bersangkutan sehat dan efisien, karena
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
pada umumnya organisasi banyak mengalami masalah diantaranya para
pejabat yang bekerja dengan tidak mengetahui dan meyakini tujuan organisasi
tempat kerjanya, masalah bagaimana cara menempatkan satuan-satuan
organisasi dalam struktur organisasi yang tepat sesuai dengan perannya,
masalah kekosongan pekerjaan atau kekembaran jabatan. Oleh karena itu,
perlu adanya kesadaran para pejabat untuk meyakini dan melaksanakan asas-
asas organisasi dalam praktek atau pada proses pengorganisasiannya.
Adapun asas-asas organisasi tersebut seperti yang dikemukakan Sutarto
(2000: 61) adalah sebagai berikut :
1) Perumusan tujuan
2) Departemenisasi
3) Pembagian kerja
4) Koordinasi
5) Pelimpahan wewenang
6) Rentangan kontrol
7) Jenjang organisasi
8) Kesatuan perintah
9) Fleksibelitas
10) Berkelangsungan
11) Keseimbangan
Menurut S.P. Siagian (2005: 69) asas organisasi meliputi 15 aspek yang
meliputi:
1) Kejelasan tujuan yang ingin dicapai
2) Pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi
3) Penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi
4) Kesatuan arah
5) Kesatuan perintah
6) Fungsionalisasi
7) Deliniasi berbagai tugas
8) Keseimbangan antara wewenang dab tanggung jawab
9) Pembagian tugas
10) Kesederhanaan struktur
11) Pola dasar organisasi yang relatif permanen
12) Adanya pola pendelegasian wewenang
13) Rentang pengawasan
14) Jaminan pekerjaan
15) Keseimbangan antara jasa dana imbalan
Sedangkan menurut Ign. Wagimin (2005: 53) asas organisasi meliputi 7
aspek, yaitu:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
1) Perumusan tujuan yang jelas
2) Pembagian tugas pekerjaan
3) Delegasi kekuasaan
4) Rentangan kekuasaan
5) Tingkatan tata jenjang
6) Kesatuan perintah dan tanggung jawab
7) Koordinasi
Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik
suatu kesimpulan bahwa asas organisasi meliputi:
1) Perumusan tujuan yang jelas
2) Departemenisasi
3) Pembagian kerja
4) Koordinasi
5) Kesatuan perintah
Dalam penelitian ini, asas organisasi yang menjadi fokus penelitian
adalah kelima asas tersebut diatas. Adapun penjelasan asas organisasi tersebut
adalah sebagai berikut :
1) Perumusan tujuan dengan jelas
Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk
dijadikan pedoman dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk
organisasi, pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan
yang akan dilakukan, kebutuhan pejabat.”(Sutarto, 2000: 55)
Menurut S.P. Siagian (2005: 70) perumusan tujuan penting, hal ini
sesuai dengan apa yang dikemukakan ”Adanya tujuan yang jelas biasanya
membantu manajer dalam organisasi untuk memperhitungkan tindakan apa
yang perlu diambil dalam mengatasi keadaan yang tidak menguntungkan
berkat pengetahuan manajerial, pengalaman dan kemampunanya
menggunakan gaya kepemimpinannya yang dipandang paling tepat.
Sebaliknya pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan gaya kepemimpinan
tidak akan banyak manfaatnya apabila tidak diketahui dengan jelas ke arah
mana organisasi akan dibawa”.
Adapun pentingnya perumusan tujuan menurut Sutarto (2000: 61)
adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
a) Organisasi tanpa tujuan tak ada artinya dan hanya merupakan
penghamburan uang belaka.
b) Organisasi didirikan untuk mencapai hasil-hasil tertentu.
c) Dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah
ditentukan.
d) Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima oleh para pegawai
dan dicamkan sedalam-dalamnya.
Tujuan merupakan sasaran yang hendak dicapai yang diusahakan
dengan kerjasama sekelompok orang. Tujuan organisasi harus dirumuskan
dan ditetapkan dengan jelas karena menjadi pedoman dalam menentukan
arah organisasi, pemilihan bentuk dan struktur, macam pekerjaan dan
penempatan pejabat. Tujuan harus dimengerti dan dipahami oleh setiap
anggota organisasi karena dengan memahami maka seorang pejabat dapat
menyadari apa yang diharapkan oleh organisasi.
2) Departemenisasi
“Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan
organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang berdasarkan kesamaan sifatnya atau
pelaksanaannya.” (Sutarto, 2000: 66)
Menurut Ig. Wursanto (2002: 242) ”Departemenisasi adalah proses
penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok pekerjaan yang sejenis”.
Setelah merumuskan tujuan organisasi selanjutnya adalah menyusun
satuan organisasi, proses menyusun satuan-satuan organisasi yang
menjalankan fungsi-fungsi tertentu inilah yang disebut proses
departemenisasi.
3) Pembagian kerja
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan
dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karena itu, pembagian kerja
dapat diartikan dalam dua macam:
Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian
kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang
sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh
satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka
pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat
atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. (Sutarto, 2000: 104)
Adapun pentingnya pembagian kerja menurut Luther Gulick dalam
Sutarto (2000: 105) adalah sebagai berikut:
a) Karena orang berada dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan
dan mencapai ketangkasan yang besar dan spesialisasi.
b) Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat
yang sama.
c) Karena orang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama.
d) Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga
seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui
lebih banyak daripada sebagian sangat kecil daripadanya.
Menurut Ig. Wursanto (2002: 230) Pembagian tugas sangat penting
karena beberap alasan, yaitu:
a) Pengetahuan, kemampuan dan keahlian seseorang sangat terbatas,
sehingga tidak mungkin seseorang melakukan semua jenis pekerjaan
sementara kegiatan dalam organisasi sangat kompleks.
b) Seseorang tidak mungkin mampu mengerjakan dua jenis pekerjaan
yang berbeda pada waktu yang sama.
c) Tidak mungkin seseorang dapat berada pada dua tempat pada saat
yang sama.
d) Setiap orang, disamping mempunyai banyak kekurangan dan
kelemahan, dalam hal-hal tertentu pasti mempunyai kelebihan yang
tidak dimiliki oleh orang lain.
Pembagian kerja penting untuk dilaksanakan karena bertujuan untuk
menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan
menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena
hanya akan menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi.
4) Koordinasi
Menurut James D Mooney dalam Sutarto (2000: 141) mengemukakan
bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur
untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu
tujuan bersama.
Menurut Ig. Wagimin (2005: 58) ” Koordinasi merupakan aktivitas
manajemen yang berupa menghubung-hubungkan, menyatupadukan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga kesemuanya
berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan”.
Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan kesalarasan gerak,
keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada
di dalam organisasi. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan
mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin
dicapai. Tujuan organisasi akan tercapai secara efektif apabila semua pejabat
dan semua unit/ satuan organisasi serta sumber daya diselaraskan dengan
tujuan organisasi.
5) Kesatuan perintah
”Kesatuan perintah adalah bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi
hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang
pejabat atasan tertentu” (Sutarto, 2000: 191).
Menurut Ig. Wursanto (2002: 223) ”Kesatuan perintah adalah bahwa
setiap pegawai dalam organisasi hendaknya mempunyai seorang atasan
langsung”.
Dalam pelaksanaan asas ini, hendakya dibuat garis-garis saluran
perintah dan tanggungjawab dengan jelas yang menujukkan dari siapa
seorang pejabat menerima perintah dan kepada siapa dia bertanggungjawab,
begitu juga sebaliknya kepada siapa dia melapor dan dari siapa dia
memperoleh laporan. Pelaksanaan asas ini dapat menghindarkan
kemungkinan adanya kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan
pekerjaan yang disebabkan karena adanya bawahan yang dapat menerima
tugas lebih dari satu atasan.
Dari uraian diatas, dengan adanya pengorganisasian maka kegiatan
yang dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggota organisasi akan
mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.
Melalui landasan teori mengenai pengorganisasian dapat diketahui
indikator perlunya pengorganisasian dalam suatu organisasi sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
a. Cara manajer merancang struktur organisasi untuk penggunaan sumber daya
yang paling efektif.
b. Sistem kerja organisasi didalam mengatur kegiatan-kegiatannya.
c. Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dari manajer dan
bawahan secara vertikal dan horizontal.
d. Kerjasama antar unit kerja
e. Struktur dan bagan organisasi.
3. Tinjauan Tentang Tata Usaha
a. Pengertian Tata Usaha
Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti tidak
terlepas dari keharusan menyelenggarakan pekerjaan tata usaha. Tata usaha
tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang tertinggi
sampai lapisan yang terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi setiap badan
usaha, baik dari atas kebawah dan sebaliknya maupun dari samping ke sisi
lainnya serta silang-menyilang dari dan kemana pun, tentu terjadi hubungan
kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha.
Pekerjaan tata usaha tidak dapat dielakkan karena berhubungan dengan
penyediaan, penyimpanan, dan penyampaian berbagai bahan keterangan dan
informasi yang diperlukan oleh setiap anggota organisasi dalam melaksanakan
dan menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan tanggungjawab dan
wewenang masing-masing. Bahan keterangan merupakan unsur yang sangat
penting dalam suatu organisasi, oleh sebab itu pengaturannyapun merupakan
hal yang sangat penting untuk diketahui. Pengaturan bahan bahan keterangan
tersebut dinamakan tata usaha. Tata usaha merupakan salah satu dari unsur-
unsur administrasi yang ada disetiap organisasi perkantoran. Jadi antara tata
usaha dan organisasi perkantoran terdapat hubungan yang erat sekali.
Menurut The Liang Gie dalam Djoko Santosa (2003: 7) menyatakan
bahwa unsur-unsur administrasi meliputi delapan unsur,yaitu:
1) Organisasi
2) Managemen
3) Komunikasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
4) Ketatausahaan
5) Perbekalan
6) Keuangan
7) Kepegawaian
8) Perwakilan
Kantor tata usaha dirasa sangat penting keberadaannya. Kantor ini hidup
sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayanan dan diterima sebagai
sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari suatu organisasi. Tanpa kantor
tata usaha roda-roda kegiatan tidak akan berjalan dengan lancar.
Tata usaha ini jelas sangat penting bagi setiap usaha kerjasama
sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebab dalam
pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dalam sebuah organisasi
perkantoran manapun tentu dilaksanakan kegiatan tata usaha. Tata usaha
melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan
keterangan yang diperlukan. Keterangan tersebut memudahkan tercapainya
tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif
yang bersangkutan secara lebih baik.
Tata usaha menurut pendapat Saiman (2002: 14) menyatakan bahwa:
”Tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusuan
keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan itu dapat
dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan
organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh
siapa saja yang membutuhkan”.
Tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 16) adalah: ” Tata usaha
adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi.
Sedangkan pengertian tata usaha menurut Hadari Nawawi dan Martini
Hadari (1996: 147) adalah : ”Tata usaha sebagai kegiatan menghimpun,
mencatat, mengadakan, menggandakan, menyimpan, dan mengirim berbagai
bahan atau data/ informasi untuk mewujudkan tugas-tugas pokok organisasi”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Dari pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa tata usaha
adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
menyimpan dan mengirim berbagai bahan keterangan atau informasi yang
dapat dipergunakan secara langsung oleh pimpinan organisasi atau dapat
dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan bahan informasi tersebut.
b. Peranan Tata Usaha dalam Organisasi
Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi dalam suatu kantor
atau organisasi, sehingga tata usaha sifatnya membantu/ menunjang bagi
kelancaran kegiatan pokok perkantoran/ organisasi. Hal ini sesuai dengan
pendapat Woworuntu dalam Saiman (2002: 15) yaitu administrasi merupakan
proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha
sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, tulis menulis dari proses
tersebut.
Tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan
menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu
memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan
penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan menjadi lebih baik. Tata
usaha juga membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat
keputusan dan melakukan tindakan yang tepat.
Kegiatan tata usaha sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena
kegiatan tata usaha juga ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan
organisasi secara efisien. Apabila kegiatan tata usaha tidak mendapat
perhatian yang cukup akan mempengaruhi aktivitas/ pekerjaan lainnya
termasuk menghambat pimpinan dalam pembuatan keputusan. Hal ini juga
akan mengakibatkan organsasi yang bersangkutan sulit berkembang dan
tujuan organisasi sulit tercapai secara efisien. Tata usaha perlu mendapat
perhatian, karena tata usaha ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan
organisasi tercapai secara efisien.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
Tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam melancarkan
aktivitas dan perkembangan suatu organisasi pada keseluruhannya karena
fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Adapun peranan tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 20) adalah
sebagai berikut:
1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapi
tujuan dari sesuatu organisasi.
2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu
untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
c. Jenis-jenis Kegiatan Tata Usaha
Tata usaha adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyediaan,
penyimpanan dan penyampaian bahan keterangan atau informasi. Fungsi tata
usaha pada dasarnya adalah untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan
perkantoran. Sehingga fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data/
informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja organisasi
yang dilakukan dengan pencatatan, penyimpanan, penggandaan semua data
atau informasi yang berupa warkat-warkat yang selalu siap apabila sewaktu-
waktu diperlukan. Tata usaha juga berfungsi memberikan pelayanan, dalam
arti membantu personel lain dari dalam maupun luar organisasi yang
memerlukan data atau informasi agar dapat melaksanakan pekerjaannya secara
efektif.
Adapun ciri-ciri tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 21) adalah
sebagai berikut :
1) Merupakan pekerjaan pelayanan
2) Bersifat merembes ke segenap bagian dari organisasi dan dapat
dilaksanakan dimanapun sampai diluar kantor.
3) Dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi dari pucuk pimpinan
sampai pegawai-pegawai terbawah.
Kegiatan tata usaha menurut Saiman (2002: 15) dapat dikelompokkan
sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
1) Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan
relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada
persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.
2) Tata hubungan yaitu berhubungan dengan proses surat menyurat,
pencatatan dan penerimaan telepon serta faksimile ataupun internet.
3) Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data
laporan, data statistik dan lain-lain.
4) Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau
dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor/
organisasi.
Adapun kegiatan tata usaha menurut J.C Doyner dalam bukunya Hadari
Nawawi dan Martini Hadari (1996: 148) dapat dibedakan sebagai berikut:
1) Menerima informasi seperti surat-surat, daftar-daftar, standar harga,
kutipan-kutipan dan sebagainya.
2) Mencatat data/ informasi seperti persediaan peralatan, data kepegawaian,
hasil kerja dan lain-lain.
3) Menghimpun, menyusun dan mengklasifikasikan data/keterangan
(informasi) seperti penomoran surat, arsip surat dan sebagainya.
4) Melayani/memberikan data/informasi, seperti mengkonsep surat,
mendistribusikan surat dan lain-lain.
5) Menjamin agar tugas –tugas pokok dapat dilaksanakan.
Sedangkan The Liang Gie (2000: 16) mengemukakan kegiatan tata usaha
meliputi sebagi berikut:
1) Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan
terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan
dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2) Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan denganberbagai peralatan tulis
ketyerangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang
dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3) Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih
berguna.
4) Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
5) Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
dari satu pihak kepada pihak lain.
6) Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat
ditempat tertentu yang aman.
Dari pendapat-pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa
kegiatan tata usaha berkaitan dengan kegiatan menghimpun, mencatat,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
mengelola, mengadakan, mengirim, menyimpan bahan keterangan/ informasi
yang diperlukan bagi organisasi serta menjamin agar kegiatan-kegiatan pokok
organisasi dapat dilaksanakan secara efektif.
Masing-masing kegiatan tata usaha ini apabila dijalankan pada suatu
kantor akan sangat berguna dalam mencapai tujuan organisasi secar efisien.
Dengan aktivitas tata usaha pimpinan dapat memperoleh keterangan/
informasi yang dijadikan dasar untuk menentukan tindakan dan kebijaksanaan
yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
d. Pengorganisasian dalam Tata Usaha
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu
organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan. Kantor tempat kegiatan tata
usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagi tempat kerja tambahan
saja dalam suatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Karena
tata usaha juga ikut berperan dalam menentukan berhasil atau tidaknya tujuan
organisasi secara efisien. Oleh karena itu, pengorganisasian didalam tata usaha
sangat diperlukan dan harus mendapatkan perhatian agar tujuan yang telah
ditetapkan dapat tercapai.
Pengorganisasian dalam tata usaha adalah aktivitas yang dilaksanakan
oleh manajer atau pimpinan organisasi yang dilaksanakan dengan melakukan
kegiatan pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar
satuan organisasi atau para pejabat yang ada dalam tata usaha guna mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
e. Hambatan-Hambatan dalam Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha
Dalam menjalankan aktivitas tata usaha dalam suatu organisasi
perkantoran pasti tidak terlepas dari kendala-kendala yang menghambat
jalannya pelaksanaan pengorganisasian tat usaha tersebut. Hambatan-
hambatan tersebut akan mengakibatkan pengorganisasian tata usaha menjadi
tidak lancar. Adapun hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
1) Beban kerja yang tidak merata
Pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil
diantara pegawai. Selain itu, pembagian kerja yang tidak merata juga akan
berakibat buruk bagi pegawai yaitu pejabat yang dianggap rajin pada suatu
ketika tidak mampu lagi bila ditambahi beban kerja, sedangkan pejabat yang
semula dianggap pemalas akan menjadi bertambah malas.
Pejabat yang banyak menganggur akan mengganggu pejabat lain yang
sibuk melaksanakan tugasnya, misalnya mengajak bicara dengan topik yang
sama sekali tidak ada kaitannya dengan urusan pekerjaan, menggerombol
untuk mengerumpi dan bersendau gurau, dan lalu lalang diruang kerja tanpa
tujuan yang jelas.
Beban kerja atau aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban
tugas masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga dapat
dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya
dan ada satuan yang terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat
dihindarkan adanya pejabat yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya
dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu
banyak menganggur. (Sutarto, 2000: 122)
2) Kurangnya koordinasi
Koordinasi adalah suatu kondisi dimana terkandang aspek-aspek tidak
terjadinya kekacauan, percekcokan, kekembaran atau kekosongan kerja,
sebagai akibat dari pada pekerjaan menghubung-hubungkan,
menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya dalam
suatu kerja sama yang diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah
ditentukan.
Kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi akan terlihat dengan
adanya gejala-gejala berikut:
a) Petugas atau satuan-satuan organisasi bertengkar menuntut suatu
bidang kerja atau wewenang yang masing-masing menganggap
termasuk dalam lingkungan tugasnya. Dalam hal ini sering terjadi
kekembaran dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan
tenaga, waktu dan material.
b) Petugas-petugas atau satuan-satuan organisasi saling melemparkan
sesuatu tanggung jawab kepada pihak lain karena masing-masing
merasa bahwa sesuatu pekerjaan tidak termasuk dalam ruang lingkup
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
tugasnya. Pengingkaran tanggung jawab biasanya mengakibatkan
adanya kekosongan tindakan yang semestinya dijalankan.
c) Pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan secara lancar karena
suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas nampak serta ragu
dalam pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan, ternyata serba salah saling
berbenturan atau bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan
oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari. (Sutarto, 2000: 130)
Dalam melakukan pengorganisasian sangat diperlukan asas
koordinasi. Struktur organisasi yang dibuat harus dikoordinasikan secara baik
dengan menyelaraskan sumber daya dan pekerjaan yang akan dilaksanakan
sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Apabila di
dalam kegiatan pengorganisasian tata usaha hanya melaksanakan asas
departemenisasi dan pembagian tugas tanpa melaksanakan asas koordinasi,
maka akan menyebabkan tiap-tiap satuan organisasi atau tiap-tiap pejabat
akan berjalan sendiri-sendiri tanpa adanya kesatuan arah sehingga tujuan
organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya akan sulit tercapai secara efektif.
f. Cara Untuk Mengatasi Hambatan Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha
Suatu pengorganisasian tata usaha akan berjalan dengan lancar apabila
hambatan-hambatan yang terjadi di dalam pengorganisasian tata usaha
tersebut dapat teratasi dengan baik. Adapun cara untuk mengatasi hambatan
tersebut adalah sebagai berikut:
1) Pembagian kerja yang merata
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan
dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karen itu, pembagian kerja
diartikan dalam dua macam:
Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian
kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang
sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh
satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka
pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas
yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat
atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. (Sutarto, 2000: 104)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Pembagian kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan
organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama jumlah
tugasnya. Beban kerja yang sama berarti kurang lebih sama, meskipun ada
perbedaan tetapi tidak menyolok. Misalnya dalam suatu organsasi terdapat 3
orang pejabat yaitu P, Q dan R, maka beban kerjanya yang merata misalnya P
memegang 7 macam tugas, Q memegang 5 macam tugas dan R memegang 8
macam tugas. Sedangkan beban kerja yang tidak merata misalnya P
memegang 2 macam tugas, Q memegang 12 macam tugas dan R memegang
20 macam tugas. Pembagian beban kerja yang merata tidak akan
menimbulkan rasa iri bagi pegawai, sehingga kegiatan organisasi dapat
berjalan secara efektif dan efisien.
2) Adanya koordinasi
Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan keselarasan gerak,
keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada
di dalam organisasi dengan memadukan perasaan, harapan, kehendak, latar
belakang, kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung. Dalam keterpaduan itu
semua kelebihan individu dimanfaatkan untuk kepentingan bersama sehingga
memungkinkan kerjasama ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya dalam
mencapai tujuan. Untuk itu koordinasi harus ditumbuhkan sebagai sesuatu
kebutuhan pada setiap personal atau unit/ satuan kerja dan bukan selalu harus
dipaksakan.
Apabila dalam suatu organisasi dilakukan koordinasi maka ada
beberapa manfaat yang dapat diambil, yaitu:
a. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain
antara satuan-satuan organisasi atau antara para pejabat yang ada
dalam organisasi.
b. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat
bahwa satuan organisasinya atau pejabatnya merupakan yang paling
penting.
c. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan timbulnya
pertentangan antar satuan organisasi atau antar pejabatnya.
d. Dengan koordinasi dapat dihindarkan timbulnya rebutan fasilitas.
e. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya
kekembaran pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
organisasi atau kekembaran pengerjaan terhadap tugas oleh para
pejabat.
f. Dengan koordinasi dapat dihindarkan terjadinya peristiwa waktu
menunggu yang memakan waktu lama.
g. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya
kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan
organisasi atau kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu tugas.
h. Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesadaran antar pejabat untuk
saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat
dihindarkan kemungkinan terjadinya kebaikan bagi dirinya atas
kerugian atau kejatuhan sesama pejabat lainnya.
i. Dengan koordinasi dapat dijamin kesatuan sikap antar pejabat.
j. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar
pejabat.
k. Adanya kesatuan langkah antar pejabat.
l. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar
pejabat.( Sutarto, 2000: 146)
B. Hasil Penelitian yang Relevan
1. Efranda Efristiyana (2010) dalam jurnalnya yang berjudul ”Organisasi dan
Pengorganisasian Kantor” menyimpulkan bahwa dari hasil penelitian yang
telah dilakukan dapat diketahui: (1) Organisasi pada dasarnya digunakan
sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama
secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan
terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang,
material, mesin, metode, lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain
sebagainya yang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian
kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. (2)
Prinsip organisasi yaitu keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor
yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organisasi yang
dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yang diperhatikan dalam proses
kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang
ditentukan.
(http://ephastikoz.blogspot.com/2010/05/pengorganisasian-kantor.html)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
2. Dwi Cahayani (2011) dalam jurnalnya yang berjudul “Pengorganisasian”
menyimpulkan bahwa: (1) pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan
tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih
kecil. (2) Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan
pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan
tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. (3) Pengorganisasian dapat
dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa
yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan,
siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana
keputusan harus diambil.
(http://cahayaniiminoz.blogspot.com/2011/01/organizing-atau-
pengorganisasian_05.html)
C. Kerangka Berpikir
Kerangka berpikir merupakan alur berpikir yang dipergunakan dalam
penelitian, yang digambarkan secara menyeluruh dan sistematis setelah
mempunyai teori yang mendukung judul penelitian. Berdasarkan teori yang
mendukung penelitian ini maka dibuat suatu kerangka pemikiran sebagai berikut:
Dalam suatu organisasi kantor dalam melaksanakan kegiatan aktivitasnya
diperlukan seorang pimpinan dalam hal ini adalah kepala kantor untuk
mengorganisir sumber daya yang ada dalam organisasinya dalam rangka
mencapai tujuan organisasi.
Setiap pimpinan dalam pelaksanaan tugas, aktivitas dan
kepemimpinannya untuk mencapai tujuan harus melaksanakan fungsi manajemen
melalui aktivitas manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan. Tujuan organisasi dapat dicapai lebih efektif dan efisien melalui
kerjasama antar berbagai pihak yang diselenggarakan sesuai ketentuan bersama.
Agar penyelenggaraan usaha kerjasama dalam suatu organisasi berjalan dengan
baik perlu suatu pengorganisasian yang baik pula.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang dilakukan dengan
mengadakan pengaturan pekerjaan dan menetapkan jalinan hubungan kerja antar
satuan organisasi atau para pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur
organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Agar pengorganisasian dapat dilaksanakan dengan baik maka pimpinan perlu
berpedoman pada asas organisasi. Salah satu peranan penting asas organisasi
merupakan pedoman untuk membentuk struktur organisasi. Dengan berpegang
pada asas organisasi tersebut, dalam proses pelaksanaannya serangkaian kegiatan
pengorganisasian maka akan dapat menghasilkan suatu struktur organisasi yang
sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja
secara lancar dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib serta
memungkinkan dapat mencapai tujuan secara efisien.
Dalam rangka menciptakan struktur organisasi yang sehat dan
pencapaian tujuan organisasi tentu tidak terlepas dari adanya faktor pendukung
dan faktor penghambat. Dari faktor pendukung dan penghambat akan
memudahkan bagi pihak-pihak yang berhubungan untuk mencari pemecahan
masalah dalam menciptakan struktur organisasi yang sehat dan efisien serta
aktivitas berjalan lancar dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Penelitian ini
difokuskan pada pengorganisasian bagian tata usaha kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
Untuk menjelaskan kerangka pemikiran diatas, maka dapat digambarkan
sebagai berikut:
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
Penerapan asas
organisasi:
- Perumusan tujuan
- Departemenisasi
- Pembagian kerja
- Koordinasi, dan
- Kesatuan perintah
Tujuan
Tercapai
Kantor Tata Usaha
BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
BAB III
METODE PENELITIAN
Menurut Suharsimi Arikunto (2002: 136) ”Metode penelitian adalah cara
yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data penelitiannya”.
Sedangkan menurut Cholid Narbuko dan Abu Achmadi (2003: 1) ”Metodologi
penelitian berasal dari kata ’Metode’ yang artinya cara yang tepat untuk
melakukan sesuatu; dan ’Logos’ yang artinya ilmu atau pengetahuan. Jadi
metodologi artinya cara melakukan sesuatu dengan menggunakan pikiran secara
seksama untuk mencapai tujuan”.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka peneliti dapat
menyimpulkan bahwa metodologi adalah ilmu yang mengarah kepada cara-cara
ilmiah yang digunakan dalam penelitian untuk menemukan, mengembangkan dan
menguji kebenaran suatu pengetahuan untuk mencapai tujuan tertentu.
Metodologi dalam suatu penelitian sangat penting artinya sebab dengan
mempergunakan teknik, cara, dan prosedur yang sistematis dan teliti dapat
diperoleh hasil penelitian yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
Dalam penelitian ini, aspek metodologi yang dipergunakan terdiri dari
tempat penelitian dan waktu penelitian, bentuk dan strategi penelitian, cara
penentuan sumber data, cara penentuan teknik pengumpulan data, cara penentuan
teknik sampling, validitas data, cara teknik analisis dan prosedur penelitian.
A. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat Penelitian
Suatu penelitian memerlukan tempat yang akan dijadikan sebagai latar
untuk memperoleh data yang berguna dalam mendukung tercapainya tujuan
penelitian. Dalam penelitian ini, tempat yang dipilih untuk dijadikan sebagai
lokasi penelitian adalah Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof.
Dr. Soeharso Surakarta dengan alasan:
37
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
a. Belum ada peneliti lain yang melakukan peneliti mengenai pengorgsanisasian
Bagian Tata Usaha di Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof.
Dr. Soeharso Surakarta.
b. Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso
Surakarta terdapat masalah mengenai pengorganisasian kantor yaitu belum
diterapkannya asas the right man in the right place, adanya pegawai tata
usaha yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam
jam kerja dan koordinasi yang kurang baik.
2. Waktu penelitian
Pelaksanaan penelitian dilakukan selama delapan bulan dengan waktu
diperhitungkan mulai dari pembuatan proposal sampai dengan terselesaikannnya
laporan penelitian dalam bentuk skripsi yaitu dari bulan Juli 2010 sampai dengan
bulan Maret 2011 (jadwal terlampir).
B. Bentuk dan Strategi Penelitian
1. Bentuk Penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan bentuk penelitian kualitatif
karena peneliti tidak memberikan tindakan apapun terhadap obyek penelitian.
Peneliti hanya melihat, mengobservasi, mengumpulkan dan menafsirkan data
yang ada di lapangan sebagaimana adanya untuk kemudian mengambil
kesimpulan.
Penelitian kualitatif adalah suatu proses penelitian dan pemahaman yang
berdasarkan metode yang menyelidiki suatu fenomena sosial dan masalah
manusia. Pada pendekatan kualitatif, peneliti membuat suatu gambaran kompleks,
meneliti kata-kata, laporan terinci dari pandangan responden, dan melakukan studi
pada situasi yang alami.
Metodologi kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan
data deskriptif berupa kata-kata yang mengarah pendeskripsian secara rinci dari
orang-orang dan perilaku yang diamati.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
2. Strategi Penelitian
Strategi yang digunakan dalam penelitian ini mengacu pada penelitian
deskriptif, dengan menggambarkan keadaan obyek penelitian pada saat sekarang
berdasarkan fakta-fakta yang ada.”Penelitian diskriptif menunjukkan bahwa
penelitian mengarah kepada pendeskripsikan secara rinci dan mendalam mengenai
kondisi apa yang sebenarnya terjadi menurut apa yang ada dilapangan” (HB.
Sutopo, 2002: 110).
Strategi penelitian menggunakan strategi tunggal terpancang. Istilah
tunggal artinya penelitian ini berusaha untuk memfokuskan pada suatu lokasi dan
satu masalah saja yaitu tentang Pengorganisasaian Bagian Tata Usaha pada Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Terpancang
artinya ketika peneliti terjun ke lapangan, sudah memiliki bekal yang berupa teori-
teori yang sudah ada.
C. Sumber Data
Penelitian kualitatif memposisikan peneliti sebagai instrumen utamanya,
peneliti harus selalu berusaha untuk memperoleh informasi sebanyak mungkin
tentang fenomena yang menjadi obyek penelitiannya agar data yang diperoleh
menjadi akurat. Dengan ketepatan pemilihan dan penentuan sumber data akan
menentukan ketepatan dan kekayaan data yang diperoleh.
Menurut HB. Sutopo (2002: 52), sumber data terdiri dari ”Nara sumber,
peristiwa atau aktivitas, tempat dan lokasi, benda, beragam gambar atau
rekaman,dokumen dan arsip”. Sedangkan sumber data dalam penelitian kualitatif
menurut Lofland dalam Lexy J. Moleong (2005: 157) adalah ”Kata-kata dan
tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain”.
Adapun sumber data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Informan
Informan merupakan pihak-pihak yang berkaitan dengan permasalahan
yang diteliti. Menurut Lexy J. Moleong (2005: 90),”Informan adalah orang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi
latar penelitian”. Informan atau narasumber harus mempunyai banyak
pengetahuan dan pengalaman tentang latar penelitian dan dapat memberikan
informasi yang tepat kepada peneliti.
Menurut HB. Sutopo (2002; 50),”Dalam penelitian kualitatif posisi
sumber data manusia sangat penting peranannya sebagai individu yang
memiliki informasinya”. Informan merupakan tumpuan pengumpulan data
bagi peneliti dalam mengungkapkan permasalahan penelitian. Adapun
informan dalam penelitian ini adalah:
a. Pimpinan dalam hal ini Kepala Tata Usaha Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta
b. Pegawai atau staf Bagian Tata Usaha Kantor Balai Besar Rehabilitasi
Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta
2. Tempat dan Peristiwa
Tempat dan peristiwa yang berkaitan dengan permasalahan penelitian
yang merupakan salah satu jenis data yang dimanfaatkan oleh peneliti
Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas yang dilakukan
dapat digali lewat sumber lokasinya baik tempat maupun lingkungannya.
Tempat yang digunakan sebagai lokasi penelitian adalah Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
3. Dokumen dan Arsip
Dokumen atau arsip yang berhubungan dengan obyek penelitian
merupakan sumber data yang penting dalam penelitian kualitatif terutama
apabila sasaran terarah pada latar belakang peristiwa masa lampau dan yang
berkaitan dengan peristiwa masa kini yang harus dipelajari. Dalam penelitian
ini yang menjadi sumber data penelitian meliputi segala bentuk literatur/ arsip/
pustaka dan dokumen yang relevan dengan obyek penelitian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
D. Teknik Sampling
Teknik sampling merupakan kegiatan untuk merumuskan tentang siapa
dan berapa banyak jumlah yang akan dijadikan sumber informasi. Penelitian
kualitatif memiliki konsep tersendiri dalam menentukan subyek penelitian.
Konsep subyek penelitian dalam penelitian kualitatif berhubungan dengan apa dan
siapa yang diteliti. Bagaimana memilih dan menetapkan kriteria subyek penelitian
yang representatif sesuai dengan fokus masalah penelitian. Menurut HB. Sutopo
(2002: 52) ”Teknik cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi
pemusatan atau pemilihan informan dalam penelitian yang mengarah pada
seleksi”. Sedangkan Menurut Hadari Nawawi (1995: 152), ”Teknik sampling
adalah cara menentukan sampel yang jumlahnya sesuai dengan ukuran sampel
yang akan dijadikan sumber data sebenarnya, dengan memperhatikan sifat-sifat
dan penyebaran populasi agar dapat diperoleh sampel representatif atau benar-
benar mewakili populasi”. Berdasarkan pendapat beberapa ahli tersebut jelas
bahwa pemilihan informan dalam penelitian harus dilakukan secara selektif
dengan menggunakan berbagai pertimbangan dari segi kekayaan dan kedalaman
informasi yang dimiliki. Adapun dalam teknik pengambilan sampel berkaitan
dengan pembatasan jumlah dan jenis data yang digunakan pada penelitian, peneliti
menggunakan teknik-teknik :
1. Purposive Random Sampling
Pengambilan sampel menggunakan teknik sampel yang bertujuan atau
purposive sampling, Peneliti memilih untuk mencari informan kunci yang
dianggap mengetahui informasi dan masalah penelitian secara mendalam dan
dapat dipercaya dapat menjadi sumber yang handal. Penentuan sampel tidak
ditekankan pada jumlah, melainkan lebih ditekankan pada kualitas
pemahaman terhadap masalah yang diteliti. Dalam menentukan informan
dalam penelitian, peneliti memilih secara acak (random) informan yang akan
diwawancarai. Oleh karena itu, teknik sampling yang digunakan peneliti
dalam melakukan penelitian ini adalah purposive random sampling.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
2. Snowball sampling
Dalam teknik ini peneliti menentukan informan yang mengetahui tentang
masalah penelitian, dan informan awal yang terpilih dapat menunjukan
informan yang lebih tahu sesuai dengan perkembangan informasi yang
diinginkan. Menurut Lee dan Berg dalam Iskandar (2009: 115) Strategi dasar
teknik bola salju (snowball sampling) ini dimulai dengan menetapkan satu
atau beberapa orang informan kunci (key informants) dan melakukan
interview terhadap mereka secara bertahap atau berproses, kepada mereka
kemudian diminta arahan, saran, petunjuk siapa sebaiknya yang menjadi
informan berikutnya yang menurut mereka memiliki pengetahuan,
pengalaman, informasi yang dicari, selanjutnya teknik yang sama sehingga
akan diperoleh jumlah informan yang semakin lama semakin besar”. Adapun
proses teknik bola salju dapat digambarkan, sebagai berikut:
Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball Sampling
Sumber: Iskandar (2009 : 116)
E. Teknik Pengumpulan Data
Data sangat diperlukan dalam penelitian guna membuktikan kebenaran
membutuhkan data yang obyektif. Untuk mendapatkan data yang obyektif, perlu
diperhatikan mengenai teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai alat
4
1
8
2 Key
Informant 10 5
9 6
3
7
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
pengumpul dan pengambil data. Adapun teknik pengumpulan data yang peniliti
gunakan adalah:
1. Wawancara
Lexy J. Moleong (2005: 186) menyatakan bahwa ”Wawancara adalah
percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak,
yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang
diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu”.
Menurut Dedy Mulyana (2004: 180),”Wawancara adalah bentuk komunikasi
antara dua orang, melibatkan seseorang yang ingin memperoleh informasi dari
seorang lainnya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan lainnya,
berdasarkan tujuan tertentu”.
Wawancara merupakan suatu teknik yang digunakan untuk mendapatkan
informasi dengan cara tanya jawab antara peneliti dan informan dalam
hubungan tatap muka yang dilaksanakan secara sistematis dan mendalam serta
berlandaskan pada tujuan penlitian.
Teknik wawancara yang digunakan oleh peneliti adalah teknik
wawancara terstruktur yaitu suatu cara mengumpulkan data dan informasi
dimana peneliti telah menentukan format masalah yang akan diwawancarai,
yang berdasarkan masalah yang akan diteliti. Teknik wawancara terstruktur
digunakan untuk menghindari terlalu meluasnya arah pembicaraan dalam
wawancara yang dilakukan. Peneliti membuat pedoman dalam pelaksanaan
wawancara di lapangan.
2. Observasi
Menurut Iskandar (2009: 121) ” Kegiatan observasi meliputi melakukan
pengamatan, pencatatan secara sistematik kejadian-kejadian, perilaku, obyek-
obyek yang dilihat dan hal-hal lain yang diperlukan dalam mendukung
penelitian yang sedang dilakukan”. Hal ini sesuai dengan pendapat yang
dikemukakan Kartini Kartono (1996: 157) yang menyatakan bahwa:
”Observasi adalah studi yang disengaja dan sistematis tentang fenomena sosial
dan gejala-gejala alam dengan jalan pengamatan dan pencatatan”. Berdasarkan
pendapat tokoh di atas peneliti dapat menyimpulkan bahwa observasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan
langsung ke lokasi dan mengadakan pencatatan secara sistematis mengenai
fenomena yang sedang diamati. Dengan observasi kita dapat mengumpulkan
informasi dan data yang berhubunga dengan ruang/ tempat, pelaku, obyek,
perbuatan, kejadian/ peristiwa, waktu dan perasaan.
Dalam penelitian ini, observasi dilakukan dengan cara peneliti terjun
langsung ke lokasi penelitian yaitu Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina
Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta untuk melakukan pengamatan dan
pencatatan secara langsung mengenai perilaku dan kondisi lingkungan
penelitian terhadap hal yang ada hubungannya dengan kegiatan ketatausahaan.
3. Mengkaji dokumen dan arsip
Yaitu teknik pengumpulan data dengan mempelajari membaca dan
mencatat apa yang tersirat dan tersurat dalam dokumen, laporan peraturan dan
literatur yang lainnya yang relevan dengan penelitian. Teknik dokumentasi ini
dilakukan dengan mencatat dan mengumpulan data melalui penelaahan
dokumen yang ada, dengan maksud untuk melengkapi data yang diperlukan
dalam analisis terhadap masalah yang dikaji.
Dalam penelitian ini peneliti mengumpulkan data dengan mempelajari
dokumen, arsip, laporan dan peraturan-peraturan yang ada di Kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Dokumen
tersebut antara lain berupa struktur organisasi, data-data tentang pegawai,
pedoman uraian tugas masing-masing pegawai dan lain-lain. Dalam
pengumpulan data ini, peneliti tidak sekedar mencatat isi penting yang tersurat
dalam dokumen atau arsip, tetapi juga tentang maknanya yang tersirat.
F. Validitas Data
Semua data yang dikumpulkan, dicatat, dan digali dalam kegiatan
penelitian harus diusahaka kemantapan dan kebenarannya, oleh karena itu setiap
peneliti harus bisa memilih dan menentukan cara-cara yang tepat untuk
mengembangkan validitas data yang diperolehnya. Menurut Suharsimi Arikunto
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
(2002: 144), ”Validitas data adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkat-
tingkat kevalidan atau kesahihan suatu instrumen”. Validitas data menunjukkan
sejauh mana alat pengukur mengukur sejauh mana apa yang ingin diukur.
Validitas data merupakan sarana untuk menjaga keabsahan data yang
dikumpulkan dan untuk menghindari adanya bias penelitian.
Untuk memastikan validitas data dalam penelitian ini dipergunakan
trianggulasi. Trianggulasi menurut Iskandar (2009: 154) yaitu: ”Teknik
pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu
untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap suatu data”.
Usaha trianggulasi dilakukan dengan maksud untuk memperoleh data yang dapat
dipercaya kebenarannya.
Trianggulasi yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah triaggulasi
data dan trianggulasi metode. Dalam trianggulasi data, peneliti menggunakan
beberapa sumber data untuk mengumpulkan data dengan permasalahan yang
sama. Artinya bahwa data yang ada di lapangan diambil dari beberapa sumber
obyek penelitian yang berbeda. Trianggulasi metode, artinya bahwa dalam
mengumpulkan data, peneliti menggunakan teknik atau metode yang berbeda
yaitu membandingkan antara hasil wawancara dengan sumber data dengan data
hasil pengamatan peneliti dan isi dokumen yang bekaitan.
Adapun penjelasan teknik trianggulasi yang digunakan dalam penelitian
ini adalah sebagai berikut:
1. Trianggulasi data / sumber
Teknik ini mengarahkan peneliti untuk menggunakan beragam sumber
data yang tersedia dalam pengumpulan data, artinya data yang sama atau
sejenis akan lebih mantap kebenarannya bila digali dari beberapa sumber data
yang berbeda. Dengan demikian apa yang diperoleh dari sumber yang satu,
bisa lebih teruji kebenarannya bilamana dibandingkan dengan data sejenis
yang diperoleh dari sumber lain yang berbeda, baik kelompok sumber sejenis
maupun sumber yang berbeda. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
gambar di bawah ini:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Gambar 3. Teknik Trianggulasi Data/sumber
Sumber: H.B Sutopo, 2002: 80
2. Trianggulasi metode
Jenis trianggulasi ini dilakukan dengan mengumpulkan data sejenis tetapi
dengan menggunakan teknik atau metode pengumpulan data yang berbeda.
Dalam trianggulasi metode, ditekankan pada penggunaan metode pada
sumber data yang sama untuk menguji kemantapan informasinya. Dengan
menguunakan metode yang berbeda untuk suatu informasi yang sama,
peneliti dapat menarik kesimpulan atas data yang digali secara lebih mantap.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 4. Teknik Trianggulasi Data/sumber
Sumber: H.B Sutopo, 2002: 81
G. Analisis Data
Menurut Lexy J. Moleong (2005: 248),”Analisis data adalah proses
mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori, dan satuan
uraian dasar sehingga ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis data seperti
yang disarankan data.” Jadi, analisis data dalam penelitian ini dilaksanakan
Informan 1
Informan 2 wawancara data
Informan 3
Wawancara
Sumber data data Kuesioner
Observasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
setelah data diperoleh dengan cara mengurutkan data yang telah dikumpulkan ke
dalam kelompok tertentu.
Analisis dalam penelitian kualitatif sangat tergantung pada kemampuan
peneliti dalam menerjemahkan data berdasarkan kedalaman dan keluasan
wawasannya. Analisis penelitian kualitatif biasanya dilakukan bersamaan dengan
proses pegumpulan data, atau dilakukan dilapangan. Berdasarkan data yang
diperoleh diperlukan analisis terhadap data sehingga diperoleh suatu kesimpulan.
“Analisis kualitatif merupakan kegiatan yang dilakukan bersamaan saat
peneliti mulai turun ke lapangan sebagai kegiatan awal penelitian dan saling
menjalin diatara reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan atau
verifikasai” (Farouk Muhammad & H. Djali, 2003: 106).
Sedangkan model anlisis yang peneliti gunakan adalah model analisis
mengalir atau saling terjalin. ”Model analisis interaktif mengalir atau saling
terjalin adalah pengumpulan data, pengolahan data, dan penarikan kesimpulan
sebagai suatu proses siklus”
Untuk lebih jelasnya dalam model ini tiga komponen analisis yaitu
reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi dilakukan
dalam bentuk interaktif dengan proses siklus. Mattew B. Miles dan Michael
Hubberman (1992: 19) mengatakan bahwa: “Reduksi data, penyajian data dan
penarikan kesimpulan atau verifikasi sebagai suatu yang jalin menjalin pada saat
sebelum, selama dan sesudah pengumpulan data dalam bentuk yang sejajar, untuk
membangun wawasan umum yang disebut analisis”.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam analisis data antara lain:
1. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan dan perhatian
pada penyederhanaan, pengabstrakan, dan transformasi data kasar yang muncul
dari catatan-catatan tertulis di lapangan. Reduksi data berlangsug secara terus-
menerus selama penelitian berlangsung. Redukasi data merupakan suatu tahap
analisis dimana peneliti menajamkan, membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasi data dengan cara sedemikian rupa hingga kesimpulan-
kesimpulan finalnya dapat ditarik dan verifikasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
2. Penyajian Data
Penyajian data merupakan suatu kegiatan untuk menyusun sekumpulan
informasi yang dapat memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan
pengambilan tindakan. Untuk memudahkan peneliti dalam mengambil
kesimpulan, maka data yang sudah terkumpul perlu disajikan dalam bentuk-
bentuk tertentu guna menggabungkan informasi yang tersusun dalam bentuk
padu. Penyajian data akan membantu peneliti untuk memahami dan
menginterpretasikan apa yang terjadi dan apa yang seharusnya dilakukan
tersebut dengan teori-teori yang relevan.
3. Penarikan Kesimpulan
Penarikan kesimpulan merupakan analisis rangkaian pengolahan data
yang berupa gejala kasus yang didapat di lapangan. Penarikan kesimpulan
bukanlah langkah final dari suatu kegiatan analisis, karena kesimpulan-
kesimpulan terkadang masih kabur sehingga perlu diverifikasi. Verifikasi
merupakan kegiatan untuk menguatkan kesimpulan. Apabila ternyata belum
juga diperoleh data valid, maka proses analisis diulang lagi dari awal sampai
diperoleh data yang benar-benar akurat sehingga dapat dipertanggung
jawabkan.
Tiga hal utama dalam analisis data yaitu reduksi data, sajian data dan
penarikan kesimpulan yang saling berkaitan dan dilakukan secara terus
menerus dalam proses pelaksanaan pengumpulan data. Data yang terkumpul
disusun secara singkat dengan membuat rumusan pokok data yang penting.
Kemudian disajikan dalam penyajian data yang berupa cerita sistematis dan
logis dengan suntingan peneliti supaya makna peristiwa menjadi lebih jelas
dipahami. Reduksi dan sajian data ini menjadi dasar bagi peneliti dalam
membuat kesimpulan. Apabila simpulan kurang mantap karena kurangnya
rumusan dalam reduksi data dan sajian data, maka peneliti wajib kembali
melakukan kegiatan pengumpulan data yang sudah terfokus untuk mencari
pendukung simpulan yang ada dan juga bagi pendalaman data. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada skema model analisis interaktif dibawah ini:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Gambar 5. Skema Model Analisis Interaktif
Sumber: Matthew B. Milles & A. Michael Hubeman dalam Iskandar, 2009:139
H. Prosedur Penelitian
Dalam penelitian ini peneliti melakukan beberapa langkah atau melalui
beberapa prosedur yang dapat dilakukan secara sistematis. Adapun prosedur yang
dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Tahap persiapan
Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan bahan informasi dan teori yang dapat
mendukung permasalahan. Tahap ini dimulai dari pembuatan rancangan
penelitian, penyusunan proposal, memilih lokasi, mengurus perijinan dan
persiapan pelaksanaan teknis.
2. Tahap pelaksanaan
Tahap pelaksanaan dilakukan dengan terjun ke lapangan dan memulai untuk
menggali data yang relevan dengan tujuan penelitian.
3. Tahap analisis
Untuk analisis awal penelitian ini dilakukan sejak pengumpulan data di
lapangan, sedangkan analisis akhir dilakukan setelah penggalian data dianggap
cukup mendukung maksud dan tujuan penelitian. Tahap ini merupakan usaha
untuk menemukan tema-tema yang relevan dengan masalah penelitian. Setelah
data yang dikumpulkan relevan dengan masalah penelitian, data tersebut
kemudian dianalisis kembali secara intensif dan mendalam untuk kemudian
ditarik suatu kesimpulan.
Pengumpulan data
Sajian Data Reduksi Data
Kesimpulan / Verifikasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
4. Tahap penulisan laporan penelitian
Pada tahap ini peneliti akan menuliskan hasil penelitiannya dalam bentuk
skripsi. Hasil laporan ini kemudian digandakan sesuai kebutuhan guna
pelaporan kepada pihak-pihak terkait.
Untuk lebih memudahkan peneliti dalam melangkah, peneliti sajikan
skema prosedur penelitian sebagai berikut:
Gambar 6. Bagan Prosedur Penelitian
Analisis Akhir Persiapan
penelitian
Pengumpulan data
dan analisis awal
Penarikan
kesimpulan
Penulisan laporan
penelitian
Penggandaan
Laporan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Lokasi Penelitian
1. Sejarah Berdiri
Sejarah berdirinya BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, diawali
dengan sejarah pertumbuhan Rehabilitasi Centrum Prof. Dr. Soeharso Surakarta
yang dalam hal ini tidak dapat dipisahkan dengan perjuangan Bangsa Indonesia.
Semasa revolusi fisik tahun 1945 - 1950 banyak sekali rakyat, terutama pemuda
pejuang yang cacat, diakibatkan oleh pertempuran dalam melawan penjajah untuk
mempertahankan kemerdekaan Republik Indonesia.
Pada tahun 1946 dimulailah percobaan-percobaan pembuatan kaki atau
tangan tiruan (protese) untuk pelayanan kepada para korban perang yang
bertempat di garasi mobil Rumah Sakit Umum Surakarta oleh almarhum Prof.
Dr. Soeharso dan almarhum Bapak R. Soeroto Reksopranoto. Segala peralatan
dan biaya berasal dari para dermawan.
Pada pertengahan tahun 1948 pembuatan protese mendapat perhatian dari
Kementrian Kesehatan dengan mengeluarkan biaya untuk memindahkan ruangan
pembuatan protese dari garasi ke Rumah Sakit Darurat yang terletak di belakang
rumah sakit tersebut. Sambil menunggu selesainya pembuatan protese, kepada
para penyandang cacat diberikan pelatihan berupa keterampilan kerja.
Pada permulaan tahun 1950 almarhum Jenderal Gatot Subroto yang pada
waktu itu selaku Gubernur Militer Jawa Tengah memberi bantuan perbaikan dan
bangunan aula serta gedung olah raga Rumah Sakit Darurat itu yang kemudian
dipergunakan sebagi “modal“ berdirinya Rehabilitasi Centrum. Kemudian
Kementrian Sosial menyusul membangun kantor, gedung, tempat latihan kerja
dan tenaga pegawai.
Pada tahun 1951 almarhum Jenderal Gatot Subroto menyerahkan
bangunan itu kepada Dr. Soeharso dan pada tanggal 28 Agustus 1951 secara resmi
berdirilah “BALAI PEMBANGUNAN PENDERITA CACAT” (Rehabilitasi
Centrum) yang pertama di Indonesia.
51
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
Pada tahun 1954 Departemen Kesehatan menempatkan aparatnya untuk
melaksanakan tugas kerja yaitu melaksanakan pelayanan rehabilitasi medis,
Departemen Tenaga Kerja melaksanakan penyaluran kerja sesuai dengan
bidangnya masing-masing dan Departemen Sosial menangani pekerjaan RC di
bidang seleksi dan persiapan pengasramaan, pendidikan dan latihan kerja, serta
pelayanan rehabilitasi sosial dengan Lembaga Rehabilitasi Penderita Cacat
(LRPC).
Departemen Kesehatan Republik Indonesia kemudian mendirikan
Lembaga Protese Surakarta yang menangani pekerjaan RC dibidang pelayanan
medis. Pada tahun 1954 juga lembaga ini kemudian diubah namanya menjadi
Lembaga Ortophedi dan Prothese (LOP) yang telah mempunyai Rumah Sakit
Orthopedi serta bengkel pembuatan alat-alat orthopedi dan protese.
Pada tahun 1982 LRPC diubah menjadi Pusat Rehabilitasi Penderita
Cacat Tubuh (PRPCT) “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta. Pada tahun 1994 PRPCT
“Prof. Dr. Soeharso” Surakarta diubah menjadi pusat Pusat Rehabilitasi Sosial
Bina Daksa (PRSBD) “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta. Dengan terbitnya SK
Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003, tanggal 23 Juli 2003 nama PRSBD
“Prof. Dr. Soeharso” Surakarta diubah menjadi Balai Besar Rehabilitasi Sosial
Bina Daksa (BBRSBD) “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta sampai sekarang.
Seiring dengan laju perkembangan teknologi, Rumah Sakit Orthopedi
dan Prothese pada tahun 1986 pindah ke Pabelan Surakarta, karena lokasi kampus
PRPCT “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta tidak memungkinkan untuk
pengembangan. Kemudian nama lembaga tersebut berubah menjadi Rumah Sakit
Ortophedi “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta (RSO). Sampai dengan sekarang untuk
pelayanan rehabilitasi medis bagi kelayakan BBRSBD “Prof. Dr. Soeharso”
Surakarta masih dirujuk ke RSO “Prof. Dr. Soeharso” Pabelan Surakarta.
Selain lembaga-lembaga tersebut, Departemen HANKAM juga
menempatkan Depot Subsistensi di Pusat Rehabilitasi Sosial Bina Daksa “Prof.
Dr. Soeharso” Surakarta untuk megurusi masalah-masalah khusus penyandang
cacat ABRI Veteran yang kemudian instansi ini berubah namanya menjadi Depo
Rehabilitasi Centrum (DOREHAB CENTRUM) dibawah induk administrasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
Angkatan Darat yang kemudian menjadi “DEPO REHABILITASI CACAT 02”
(DOREHAB CAT 02), sekarang namanya PUSREHABCAT DEPHAN sampai
saat ini masih melatih para penyandang cacat ABRI di BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta.
Sementara itu Departemen Tenaga Kerja yang dulu juga membuka
perwakilannya di komplek RC ini khususnya untuk megurusi penyaluran kerja
para penyandang cacat yang telah selesai direhabilitasi, tahun 1984 sudah kembali
bergabung di kantor indukya, namun kerjasama untuk penyaluran masih berlanjut
sampai sekarang.
Pada tahun 1957 Lembaga Orthopedi dan Prothese (LOP) Prof. Dr.
Soeharso mendapat kepercayaan PBB untuk menyelenggarakan Seminar
Rehabilitasi yang diikuti oleh 13 Negara Asia dan Timur Jauh. Sesuai dengan
namanya, tugas maupun fungsinya, sejak tahun 1983 PRSBD Prof. Dr. Soeharso
Surakarta dijadikan pusat untuk training bagi tenaga Kader Rehabilitasi, baik
tingkat nasioal yang diselenggarakan oleh Departemen Sosial Republik Indonesia
bekerjasama dengan UNDP/ ILO dan tingkat internasional, yaitu: Training on
Rehabilitation for the Phisicvally Handicaped Person’s, Program TCDC
(Technical Coorperation Among Development Countries)
2. Visi dan Misi
a. Visi
Meningkatkan kualitas hidup penyandang cacat tubuh yang mandiri dan
sejahtera.
b. Misi
1) Melakukan restorasi kecacatan.
2) Membentuk pribadi yang tangguh
3) Menciptakan individu yang terampil
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
3. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi
a. Kedudukan
Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta
adalah Unit Pelaksana Teknis di bidang Rehabilitasi Sosial Bina Daksa di
lingkungan Departemen Sosial Republik Indonesia yang berada di bawah dan
bertanggung jawab langsung kepada Direktur Jenderal Pelayanan dan
Rehabilitasi Sosial.
b. Tugas Pokok
BBRSBD mempunyai tugas pokok melaksanakan Pelayanan dan
Rehabilitasi Sosial, Resosialisasi, Penyaluran dan Bimbingan Lanjut bagi
penyandang tuna daksa agar mampu berperan dalam kehidupan
bermasyarakat, Rujukan Nasional, Pengkajian dan Penyiapan Standar
Pelayanan, pemberian informasi serta koordinasi dengan instansi terkait
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Fungsi
1) Pelaksanaan penyusunan rencana dan program serta evaluasi dan
penyusunan laporan.
2) Pelaksanaan Registrasi, Observasi, Identifikasi, Penyelenggaraan Asrama.
3) Pemeliharaan serta penetapan Diagnosa Sosial, Kecacatan serta Perawatan
Medis.
4) Pelaksanaan Bimbingan Sosial, mental, keterampilan dan fisik.
5) Pelaksanaan Resosialisasi , Penyaluran dan Bimbingan Lanjut.
6) Pemberian Informasi dan Advokasi.
7) Pengkajian dan Pengembangan Standar Pelayanan dan Rehabilitasi Sosial.
8) Pengelolaan Urusan Tata Usaha.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
4.Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI
BBRSBD “PROF. DR. SOEHARSO” SURAKARTA
Gambar 7. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso
KEPALA
Bagian TU
Sub bagian
kepegawaian
n
Sub bagian
keuangan
Sub bagian
umum
Bidang
penyaluran dan
bimbingan lanjut
Bidang
program dan
advokasi sosial
Bidang
Rehabilitasi
Sosial
Seksi penyaluran Seksi identifikasi Seksi program
Seksi kerjasama Seksi bim. sosial
Seksi advokasi
Seksi bimbingan
lanjut
Seksi bim.
keterampilan
Seksi evaluasi
dan laporan
Kelompok fungsional
Instalasi bengkel protese dan ortose
Instalasi perawatan revalidasi
Instalasi penambahan pengetahuan
Instalasi unit produksi (workshop)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
5. Job Description
Bagian Tata Usaha merupakan Bagian dari Kantor BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta yang melaksanakan tugas sebagai pusat atau sentral dari
seluruh kegiatan administrasi di lingkungan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso
Surakarta. Bagian Tata Usaha berada langsung di bawah tanggung jawab Kepala
Balai dengan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Tata Usaha. Kepala bagian
Tata Usaha ini membawahi tiga Sub Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum,
Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan. Tiap-tiap Sub Bagian
dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian, dan setiap Kepala Sub Bagian
bertanggung jawab mengkoordinasi staff yang ada di bawahnya. Adapun kegiatan
pada Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan
adalah sebagai berikut:
a. Sub Bagian Umum, meliputi :
1) Urusan Ketatausahaan, yang melakukan tugas berkaitan dengan surat
menyurat, kearsipan dan pengetikan laporan.
2) Urusan Kehumasan, yang melakukan tugas berkaitan dengan kehumasan.
3) Urusan perpustakaan, yang melakukan tugas membuat daftar inventaris
perpustakaan dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan ruang
perpustakaan
4) Urusan Transportasi, yang melakukan tugas melayani permohonan
pelayanan kendaraan dinas baik dalam kota maupun luar kota.
5) Urusan Keamanan, yang melakukan tugas membantu menjaga keamanan
dan ketertiban.
6) Urusan Rumah Tangga, yang melakukan tugas urusan rumah tangga
secara keseluruhan.
7) Urusan Inventaris, yang melakukan tugas berkaitan dengan inventarisasi
barang milik negara.
8) Urusan Perlengkapan, yang melakukan tugas bekaitan dengan barang-
barang persediaan kantor.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
9) Urusan Pengadaan, yang melakukan tugas berkaitan dengan pengadaan
barang/ jasa.
b. Sub Bagian Kepegawaian
1) Urusan Tata Usaha Kepegawaian, yang melakukan tugas berkaitan
dengan ketatausahaan seluruh pegawai.
2) Urusan Umum dan Kesejahteraan, yang melakukan tugas berkaitan
dengan kesejahteraan pegawai.
3) Urusan Mutasi Pegawai, yang melakukan tugas menyelesaikan mutasi
kerja baik intern maupun ekstern.
4) Urusan Pengembangan dan Karier Pegawai, yang melakukan tugas
berkaitan dengan pelaksanaan orientasi pegawai baru, administrasi diklat
dan ijin belajar pegawai.
5) Urusan Administrasi Jabatan Fungsional, melakukan tugas dan kegiatan
administrasi jabatan fungsional dan meneruskan laporan kegiatan jabatan
fungsional.
c. Sub Bagian Keuangan
1) Bendahara Pengeluaran, yang melakukan tugas pertanggung jawaban
pengeluaran anggaran.
2) Bendahara Penerima, yang melakukan tugas menerima, menyiapkan,
menata, mengusahakan dan membuat laporkan PNBP sesuai aturan yang
berlaku.
3) Membuat Daftar Gaji, mempersiapkan berkas atau kelengkapan sesuai
format aplikasi gaji.
4) Pelaksana Urusan Gaji, yang melakukan tugas melaksanakan
pembayaran gaji pegawai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
B. Deskripsi Permasalahan Penelitian
1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha
pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD)
Prof. Dr. Soeharso Surakarta
Salah satu syarat agar kegiatan organisasi dapat berjalan dengan baik
dalam rangka mencapai tujuan organisasi perlu berpedoman dan melaksanakan
asas-asas organisasi. Adapun asas organisasi yang dilaksanakan dalam
pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial
Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Perumusan Tujuan yang Jelas
Setiap organisasi dalam bentuk apapun tentunya didirikan dalam rangka
mencapai tujuan. Begitu juga pada Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso yang
merupakan salah satu bagian kantor yang ada pada BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta. Tujuan Bagian Tata Usaha dirumuskan dengan mengacu
pada visi Bagian Tata Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis
pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20
Januari 2011.
“Pada BBRSBD ini bila digambarkan secara garis besar terdiri dari dua
bagian yaitu Bagian Teknis Pelayanan dan Bagian Pendukung. Bagian
teknis pelayanan terdiri dari Bidang Resos dan Penyuluhan Bimbingan
Lanjut sedangkan Bagian pendukung terdiri dari Bagian Ketatausahaan
dan Program Advokasi Sosial. Jadi keberadaan Bagian Tata Usaha disini
sebagai pendukung yang membantu lancarnya pelayanan teknis,
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan Bidang Resos dan Penyuluhan
Bimbingan Lanjut itu didukung oleh Bagian Tata Usaha yaitu dengan
melaksanakan kegiatan administrasi.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal
24 Januari 2011. “Tujuan Bagian Tata Usaha dirumuskan dengan mengacu
pada visi Tata Usaha yaitu mendukung lancarnya pelayanan teknis.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
Tujuan dari Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi
Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah
memberikan pelayanan dibidang administrasi baik di lingkungan BBRSBD
maupun pelayanan administrasi bagi masyarakat.
Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20
Januari 2011.
“Bagian Tata Usaha ini merupakan bagian pendukung yang membantu
kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta
dengan melaksanakan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi yang
dilakukan yaitu ketatausahaan baik pelayanan administrasi bagi
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso maupun masyarakat. Jadi pelayanannya
tidak hanya untuk BBRSBD saja, tapi juga masyarakat yang
membutuhkan. Seperti kalau ada penelitian seperti mbak ini, juga harus
melalui Bagian Tata Usaha dahulu yang memproses.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal
24 Januari 2011. Bagian Tata Usaha Mempunyai tujuan melaksanakan kegiatan
administrasi kepegawaian, keuangan, dan umum pada seluruh satuan organisasi
pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
“Tujuan Bagian Tata Usaha disini untuk melaksanakan kegiatan
administrasi. Semua kegiatan administrasi di BBRSBD terpusat pada
bagian Tata Usaha, cakupan kegiatannya banyak mbak...disini ada tiga
sub bagian, sub bagian kepegawaian nanti ada rinciannya lagi tugas apa
yang dikerjakan, begitu juga dengan sub bagian keungan dan sub bagian
umum”.
Semua staff Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi
Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta mengetahui
dengan baik tujuan pokok Bagian Tata Usaha dan Tujuan ini dijadikan seluruh
pegawai sebagai pedoman dalam pelaksanaan aktivitas sehari-hari.
Seperti yang diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal 24
Januari 2011.
“Tujuan pokok itu dijadikan sebagai pedoman dalam bekerja, kami
semua disini tahu tujuan pokok Bagian Tata Usaha BBRSBD. Pada saat
awal masuk bekerja atau ketika ada pegawai yang dipindah tugaskan
akan diberi buku pedoman ketatausahaan, buku ini berisi tentang segala
sesuatu yang berhubungan dengan tata usaha mulai dari tujuan, struktur
organisasi, dan job diskripsi. Buku ini dapat membantu pegawai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
memahami segala sesuatu yang berhubungan dengan Bagian Tata Usaha
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan VI pada wawancara tanggal
29 Januari 2011. “Tujuan pokok ada dalam buku pedoman ketatausahaan dan
pada job diskripsi, sehingga kita tahu karena masing-masing staff diberi job
diskprisi.”
Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan Bagian Tata Usaha
Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata Usaha
yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta. Adapun tujuan pokok Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof.
Dr. Soeharso Surakarta yaitu melaksanakan kegiatan administrasi ke dalam dan
ke luar. Administrasi ke dalam yaitu memberikan pelayanan administrasi di
lingkungan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso yang meliputi administrasi umum,
keuangan dan kepegawaian. Sedangkan administrasi keluar yaitu memberikan
pelayanan administrasi bagi masyarakat seperti perijinan penelitian, PKL,
psichoterapy dan lain-lain. Sosialisasi tujuan pokok Bagian Tata Usaha pada
staff dilakukan dengan mencantumkan tujuan pokok tersebut pada buku
pedoman ketatausahaan dan pada job diskripsi yang diberikan pada saat
pegawai mulai bekerja atau terdapat pegawai baru yang dipindah tugaskan.
Setiap staff mengetahui tujuan pokok Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
dan tujuan ini dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
b. Departemenisasi
Dalam rangka memudahkan pencapaian tujuan yaitu memberikan
pelayanan administrasi disusun satuan-satuan kerja untuk menangani bidang
kerja tertentu. Satuan kerja pada Bagian Tata Usaha ini terdiri dari tiga Sub
Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub
Bagian Keuangan. Setiap Sub Bagian memiliki pegawai dengan jumlah yang
berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
Gambar 8. Struktur Organisasi Tata Usaha
Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara
tanggal 20 Januari 2011.
“Tata usaha di BBRSBD ini terdiri dari tiga sub bagian Tata Usaha, yang
pertama sub bagian kepegawaian yang ruang lingkup kerjanya mengurusi
urusan administrasi kepegawaian seperti pengembangan karir,
kesejahteraan dan jabatan fungsional. Kedua sub bagian keuangan yang
ruang lingkup kerjanya mengurusi urusan administrasi keuangan dan
yang ketiga sub bagian umum yang rung lingkup kerjanya melaksanakan
administrasi umum seperti surat masuk dan surat keluar, urusan rumah
tangga, kehumasan dan lain-lain. Pada masing-masing sub bagian
tersebut juga ada kepalanya. Jumlah pegawai setiap Sub Bagian disini
tidak sama karena masing-masing Sub Bagian juga mengurusi pekerjaan
yang berbeda, jadi jumlah pegawainya disesuaikan dengan kebutuhan
tiap Sub Bagian. Di Sub Bagian Kepegawaian ada 10 orang staff, Sub
Bagian Keuangan 12 staff, sedangkan di Sub Bagian Umum itu ada 49
staff, itu sudah mencakup seluruhnya termasuk keamanan dan rumah
tangga. Tapi kalau yang ada di kantor Tata Usaha ini staff Sub Bagian
Umum ada 9 orang.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara tanggal
27 Januari 2011.
“Bagian ketatausahaan di sini terdiri dari tiga sub bagian yaitu sub bagian
kepegawaian, keuangan dan umum. Sub bagian kepegawaian mengurusi
hal yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian seperti masalah
kesejahteraan, mutasi, kenaikan pangkat. Sub bagian keuangan
mengurusi hal yang berkaitan dengan administrasi keungan rutin dan
belanja atau pembangunan, pengeluaran rutin seperti masalah gaji,
pembayaran pajak dan kegiatan rutin mulai dari merencanakan anggaran.
KEPALA
KEPALA TU
KEPALA SUB
BAGIAN UMUM
KEPALA SUB
BAGIAN
KEPEGAWAIAN
KEPALA SUB
BAGIAN
KEUANGAN
Staf
f
Staf
f
Staf
f
Staf
f
Staf
f
Staf
f
Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
Kalau pengeluaran belanja atau pembangunan yaitu yang tidak setiap
tahun ada seperti misalnya pagar yang tiba-tiba ambruk dan harus
diperbaiki. Untuk yang terakhir sub bagian umum itu mengurusi hal yang
berkaitan dengan administrasi umum seperti urusan surat menyurat,
kearsipan, kehumasan, dan pengelolan barang inventaris.”
Pembagian Departemenisasi atau satuan kerja pada Bagian Tata Usaha
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dilakukan berdasarkan Keputusan
Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003 dimana dalam
Surat Keputusan tersebut tertulis bahwa Bagian Tata Usaha terdiri dari tiga Sub
Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub
Bagian Keuangan. Pembagian Departemenisasi atau satuan kerja ini dari awal
berdirinya BBRSBD hingga sekarang terdiri dari tiga Departemen.
Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara
tanggal 20 Januari 2011 “Dari awal Bagian Tata Usaha di BBRSBD ini terdiri
dari tiga Sub Bagian yaitu Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan
Sub Bagian Keuangan. Pedoman pembagian ini berdasarkan pada SK Menteri
Sosial Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal
24 Januari 2011 “Pembagian Sub Bagian pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso ini
berpedoman pada SK Menteri Sosial Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli
2003. Kalau mau lihat biar lebih jelas, Mbak boleh pinjam SK Menteri Sosial
ini di perpustakaan ada.”
Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa Bagian Tata Usaha Pada
Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta dibagi kedalam satuan-satuan organisasi yang terdiri dari
tiga Sub Bagian Tata Usaha yaitu Sub Bagian Kepegawaian, Sub Bagian
Keuangan dan Sub Bagian Umum. Tiap-tiap Sub Bagian memiliki bidang kerja
tertentu dan memiliki jumlah pegawai yang tidak sama karena disesuaikan
dengan kebutuhan pada masing-masing tiap Sub Bagian. Pembagian
Departemenisasi atau satuan kerja pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta dilakukan berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI
Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003 dimana dalam Surat Keputusan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
tersebut tertulis bahwa Bagian Tata Usaha terdiri dari tiga Sub Bagian yang
meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian
Keuangan. Pembagian Departemenisasi atau satuan kerja ini dari awal
berdirinya BBRSBD hingga sekarang terdiri dari tiga Departemen.
Sub Bagian Kepegawaian mengurusi administrasi yang bekaitan dengan
kepegawaian seperti tata kelola administrasi kepegawaian, kesejahteraan,
mutasi, pengembangan karir dan urusan administasi jabatan fungsional. Sub
Bagian Keuangan mengurusi administrasi yang berkaitan dengan keuangan
yaitu administrasi keungan rutin dan pembangunan, sedangkan Sub Bagian
Umum mengurusi administrasi umum seperti urusan surat menyurat, kearsipan,
kehumasan, dan pengelolan barang inventaris.
c. Pembagian Kerja
Setiap orang diciptakan disamping mempunyai kelemahan juga
mempunyai kelebihan. Dengan segala keterbatasan yang dimiliki sudah tentu
setiap orang tidak akan mampu mengerjakan semua jenis pekerjaan pada waktu
yang sama, oleh karena itu untuk memudahkan dalam pencapaian tujuan tiap
satuan organisasi dilakukan pembagian tugas pada masing-masing staff. Agar
pelaksanaan suatu pekerjaan dapat berjalan lancar, maka dalam penempatan
pegawai perlu berpedoman pada asas The right man in the right place.
Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan II pada wawancara
tanggal 24 Januari 2011 “Tidak mungkin semua pekerjaan dapat dilakukan
sendiri, bagaimanapun kerjasama pasti sangat diperlukan. Oleh karena itu
pembagian kerja pada setiap staff harus dilakukan dan pembagian kerja itu
tidak boleh sembarangan harus sesuai asas the right man in the right place agar
semuanya lancar dan tujuan tercapai.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan VII pada wawancara
tanggal 29 Januari 2011 “Tentu saja ada pembagian tugas dan itu sangat
penting untuk kelancaran penyelesaian kerja, disini ada pembagian tugas pada
staff sehingga setiap staff punya tanggung jawab terhadap tugas yang
diembankan kepadanya”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
Asas The right man in the right place masih belum bisa sepenuhnya
diterapkan pada pembagian tugas di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta. Masih terdapat pegawai yang belum menguasai komputer
dalam pelaksanaan tugasnya, selain itu masih terdapat juga pegawai dengan
latar belakang yang tidak sesuai dengan pekerjaan yang diberikan.
Seperti yang diungkapkan informan II pada wawancara tanggal 24
Januari 2011.
“Kalau masalah latar belakang pendidikan dengan pekerjaan ya belum
sesuai, misalnya arsiparis disini ada tiga tapi semuanya latar belakang
pendidikannya tidak ada yang berkaitan dengan kearsipan. Arsiparis
disini yang dua orang lulusan SMPS Pelayanan sosial dan yang satu
lulusan SMA-IPA, sedangkan saya sendiri ini lulusan FKIP Bahasa
Indonesia dan malah tidak bisa komputer.”
Hal senada juga diungkapakan oleh informan pada wawancara tanggal
24 Januari 2011.
“Tidak seluruh pekerjaan disini dikerjakan oleh ahlinya, jadi asas the
right man in the right place belum bisa jalan disini. Di Sub Bagian
Kepegawaian ini misalnya ada juga yang lulusan hukum dan Keguruan.
Di Sub Bagian Keuangan itu juga kurang akuntan, padahal untuk
mengurusi masalah keuangan itu sangat dibutuhkan seorang akuntan.
Tenaga ahli dibidang IT juga kurang, kalau ada masalah mengenai
komputer ya kebingungan sampai saya harus meminta bantuan teman
saya yang bukan pegawai sini.”
Pembagian kerja penting untuk dilaksanakan karena bertujuan untuk
menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu. Masing-
masing staff mempunyai tugas sendiri-sendiri sesuai dengan bagiannya supaya
pelaksanaan kerja dapat berjalan lancar. Setiap staff melaksanakan pekerjaan
sesuai dengan rincian pembagian tugas yang terdapat pada job diskripsi.
Seperti yang diungkapkan oleh informan V pada wawancara tanggal 27
Januari 2011.
“Di Sub Bagian umum ini terdapat 8 staff, 9 dengan kepala Sub Bagian.
Kepala Sub Bagian Umum yaitu Pak Wahyono selaku koordinator,
Sekretaris Kepala Balai ada Ibu Sri Mulyani, ada Pak Agus yang
menangani pranata kehumasan, kemudian operator telepon ada pak
Makali, masalah pengadaan dibawah tanggung jawab Pak Teguh, Pak
Mardiyanto menangani perpustakaan sedangkan yang bertanggung jawab
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
sebagai arsiparis ada tiga orang yaitu Bu Nur, Bu Titik dan saya sendiri
Bu Roslina”.
Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal
24 Januari 2011.
“Kami bekerja sesuai dengan pembagian tugas yang ada pada job
diskripsi. Kalau di Sub Bagian Kepegawaian ini ada 10 staff, itu sudah
termasuk saya selaku Ketua Sub Bagian Kepegawaian, ada Bu Sri
Murwati yang mengurusi tata usaha kepegawaian, beliau dibantu oleh Bu
Tutiyati, Urusan mutasi pegawai dibawah tanggung jawab Pak Sumina
dan dibantu oleh Bu Eni, Ada Bu Sumarni yang megurusi pengembangan
karir pegawai, terus urusan kesejahteraan yang bertanggung jawab Pak
Titus, beliau dibantu oleh Bu Umi dan Pak Ngadimin, dan yang terakhir
yaitu menangani urusan administrasi jabatan fungsional ada Bu
Partinah."
Kepala Sub Bagian memiliki wewenang untuk membagi tugas pada
setiap staff yang merupakan bawahannya. Pembagian tugas yang diberikan
pada masing-masing staff sebagian besar dilakukan berdasarkan kemampuan
dan pengalaman kerja. Kepala Sub Bagian akan memberikan tugas pada staff
yang berada di bawah tanggung jawabnya dengan menyesuaikan kemampuan
dan pengalaman kerja yang dimiliki oleh staff dengan tugas yang akan
diberikan.
Seperti yang diungkapkan informan IV pada wawancara tanggal 27
Januari 2011
“Pembagian kerja disini sebagian besar dilakukan berdasarkan
kemampuan dan pengalaman kerja tapi juga ada yang berdasarkan latar
belakang pendidikan. Seperti dibagian Keuangan ini karena pekerjaannya
berkaitan dengan masalah keuangan diutamakan pegawai yang lulusan
ekonomi akuntansi dan keuangan perbankan yang mengurusi masalah
pokok keuangan seperti Bu Eklar, Bu Yustina dan Pak Seto sedangkan
yang lainnya kita melihat dari pengalaman kerja dan kemampuan mereka
dalam melaksanakan suatu pekerjaan.”
Hal senada juga diungkapakan oleh informan V pada wawancara tanggal
24 Januari 2011.
“Disini pembagian kerjanya lebih condong didasarkan pada kemampuan
dan pengalaman kerja. Jadi begini mbak...pegawai di sini itu kalau dilihat
mampu menyelesaiakan tugas tertentu maka akan diberikan kepadanya
tugas tersebut, jadi tidak harus didasarkan latar belakang pendidikan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
Tapi diusahakan kalau ada SDM yang sesuai maksudnya antara
pendidikan dan tugasnya ya lebih diutamakan orang tersebut karena
dianggap mengusai bidangnya seperti keuangan itu sebagian besar
lulusan ekonomi perbankan. Tapi kalau tidak ada yang sesuai dengan
pendidikannya dipilih yang mampu melaksanakan tugas tersebut.”
Dalam pembagian tugas yang diberikan pada pegawai masih terdapat
ketidaksesuaian yaitu adanya pembagian beban kerja yang tidak merata.
Adanya pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil
diantara pegawai.
Seperti yang diungkapkan oleh informan V pada wawancara tanggal 27
Januari 2011.
“Terkadang tugas yang diberikan itu banyak mbak.. tapi untuk orang-
orang tertentu. Kemungkinan orang-orang ini dipilih karena dirasa
mampu menyelesaiakan tugas tersebut. Saya pernah mengalami tugas
yang begitu banyak terus tidak cukup waktu untuk diselesaikan di kantor
akhirnya saya kerjakan di rumah. Ya kalau ditanya pernah merasa
cemburu atau iri dengan teman lain ketika melihat teman bisa santai-
santai sedangkan saya harus ngebut kerja ya pasti merasa iri lah mbak..
tapi bagaimana lagi, itu sudah tanggung jawab. Atasan sudah
mempercayakannya pada saya, sehingga saya harus berusaha
menyelesaikan tugas tersebut dengan baik.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan VII pada wawancara pada
tanggal 29 Januari 2011 “Ini lagi tidak ada kerjaan ya.. paling baca koran atau
nonton TV, kalau Ibu yang satu ini lagi sibuk ngetik laporan jadi tidak bisa
diganggu dulu.”
Adanya pegawai yang menganggur pada saat jam kerja dikarenakan
adanya pegawai yang malas dalam mengerjakan tugas seperti suka menunda-
nunda pekerjaan, baru mengerjakan tugas kalau mendekati deadline dan baru
menyerahkan tugas bila ditagih oleh atasan.
Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20
Januari 2011
“Kalau pegawai yang malas, mengerjakan tugas seenaknya sendiri ya
pasti tidak akan maju-maju. Pegawai yang seperti ini pasti akan jadi
orang yang disuruh-suruh terus karena memang dari dirinya sendiri tidak
punya keinginan untuk maju.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal
9 Februari 2011 “Kalau pegawai yang bandel itu dimana-mana pasti ada, disini
juga begitu. Ada pegawai yang suka menunda-nunda pekerjaan, misalnya kalau
diberi tugas sukanya mengerjakan mepet waktu deadline, baru menyerahkan
tugas kalau ditagih sama pimpinan.”
Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa dilaksanakan pembagian kerja
terhadap staff Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial
Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang berpedoman pada
job diskripsi. Pembagian tugas tersebut dilakukan berdasarkan Kemampuan
kerja, pengalaman kerja dan latar belakang pendidikan. Asas The right man in
the right place masih belum bisa sepenuhnya diterapkan pada pembagian tugas
di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta karena masih
terdapat pegawai yang belum menguasai komputer dalam pelaksanaan
tugasnya, selain itu masih terdapat juga pegawai dengan latar belakang yang
tidak sesuai dengan bidang pekerjaan yang diberikan seperti arsiparis dengan
latar belakang pendidikan SMPS Pelayanan Sosial dan SMA-IPA.
Di Bagian Tata Usaha ini juga masih terdapat pembagian beban kerja
yang belum merata, pada waktu jam kerja ada pegawai yang sibuk bekerja
sedangkan dilain pihak ada pegawai yang bersantai-santai. Hal ini dikarenakan
adanya pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda
pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, serta baru
menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan.
d. Koordinasi
Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan
segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin dicapai. Tujuan
organisasi akan tercapai secara efektif apabila semua pejabat dan semua
unit/satuan organisasi serta sumber daya diselaraskan dengan tujuan organisasi.
Koordinasi dalam pengorganisasian yang dilakukan pada Bagian Tata Usaha
Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta dilakukan dengan menyelaraskan orang-orang dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
pekerjaannya sehingga kesemuanya berlangsung secara tertib dan seirama
menuju tercapainya tujuan.
Seperti yang diungkapkan informan II pada wawancara tanggal 24
Januari 2011 “Dalam melakukan proses pembagian kerja dan menerapkan
hubungan kerja antar staff harus diikoordinasikan dengan baik, sebagai atasan
saya tahu kinerja staff bawahan saya sehingga bila memberikan tugas dan
tanggung jawab harus saya pilih yang sesuai sehingga benar-benar mampu
menyelesaikan tugas jadi tidak menghambat.”
Hal senada juga diungkapakan oleh informan IV pada wawancara tanggal
24 Januari 2011 “Koordinasi juga harus dilakukan dalam proses
pengorganisasian yaitu dengan menyesuaikan kemampuan staff dan tugas yang
dibebankan kepadanya.”
Untuk menyelaraskan tugas dengan pejabatnya dalam memperlancar
pekerjaan diperlukan adanya koordinasi. Koordinasi dapat dilakukan dengan
mengadakan rapat secara berkala. Begitu juga pada Bagian Tata Usaha
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, kegiatan rapat juga dilakukan baik
dengan Kepala Balai, antar Sub Bagian dan dengan teman dalam satu Sub
Bagian.
Seperti yang diungkapkan informan II pada wawancara tanggal 24
Januari 2011.
“Ya pasti ada koordinasi disini, koordinasi dilakukan dengan
mengadakan pertemuan. Biasanya Kepala Balai bersama Kepala tiap Sub
Bagian Tata Usaha akan mengadakan rapat rutin yang dilakukan minimal
sebulan 2 kali. Tapi kalau ada hal-hal yang perlu dirapatkan segera,
biasanya juga ada rapat lagi sesuai kebutuhan. Seperti kemarin itu ketika
ada kunjungan menteri kita juga adakan rapat biar semuanya lancar.
Begitu juga rapat dengan teman satu Sub Bagian juga dilakukan sesuai
kebutuhan, misalnya ketika ada pekerjaan khusus.”
Hal senada juga diungkapakan oleh informan VI pada wawancara tanggal
29 Januari 2011.
“Kalau rapat antar Sub Bagian biasanya di pimpin oleh Kepala Balai,
jadwalnya tidak mesti biasanya dua minggu sekali. Kalu rapat di tiap Sub
Bagian itu tidakformal seperti ngobrol-ngobrol biasa, malah bisa setiap
hari sebelum mulai kerja itu kepala Sub bagian memberikan pengarahan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
69
kepada staff apa-apa saja yang harus dikerjakan, ini pekerjaan yang mesti
kita kerjakan, begini-begini silahkan Saudara laksanakan.”
Pimpinan bertanggung jawab memimpin jalannya rapat agar berjalan
dengan baik. Pimpinan akan meminta pendapat dari anggota rapat apabila
dalam koordinasi menemukan jalan buntu untuk kemudian didiskusikan dan
diperoleh jalan yang terbaik sesuai dengan keputusan bersama.
Seperti yang diungkapkan informan I pada wawancara tanggal 20 Januari
2011. “Kalau pada saat mengalami jalan buntu, biasanya pimpinan akan
berdiskusi dan meminta pendapat pada anggota rapat. Dari semua pendapat itu
akan dibicarakan bersama lagi untuk diambil yang terbaik.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan VII pada wawancara tanggal
29 Januari 2011.
“Kita dapat mengutarakan pendapat kita ketika rapat. Pada saat rapat kita
tidak hanya duduk dan diam saja, kita membicarakan hal-hal yang perlu
dibicarakan. Ya seperti rapat-rapat pada umumnya, pimpinan memberi
arahan pada anggotanya mengenai suatu pekerjaan, pimpinan meminta
pertanggung jawaban pekerjaan yang telah dilakukan staffnya, juga
diskusi masalah tertentu. Bila menemui jalan buntu, pimpinan akan
meminta pendapat kita bagaimana jalan terbaiknya, dari pendapat kita itu
pimpinan akan mengambil keputusan terbaik sesuai dengan yang telah
kita diskusikan.”
Pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi
dengan pusat yang ditunjukkan dengan masih terdapatnya penempatan pegawai
dari pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD.
Seperti yang diungkapkan informan III pada wawancara tanggal 24
Januari 2011 “Departemen yang melakukan penyaringan penempatan pegawai
disini, kita hanya tinggal menerima pegawai. Apapun latar belakang pegawai
tersebut kita harus menerima, tinggal kita yang ada disini harus pintar-pintar
menempatkan pegawai tersebut sesuai dengan kemampuan yang dimiliki agar
dapat bekerja secara maksimal.”
Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa koordinasi yang dilakukan
dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang ada dengan tugas yang
dikerjakan dalam rangka mempermudah dan memperlancar pencapaian tujuan.
Koordinasi juga dilakukan dengan mengadakan rapat secara berkala. Kegiatan
rapat juga dilakukan baik dengan Kepala Balai, antar Sub Bagian dan dengan
teman dalam satu Sub Bagian. Rapat dengan Kepala Balai dilakukan minimal
sebulan 2 kali, apabila terdapat hal-hal yang perlu dirapatkan segera, ada rapat
lagi sesuai kebutuhan. Begitu juga koordinasi dengan teman satu Sub Bagian
juga dilakukan sesuai kebutuhan, misalnya ketika ada pekerjaan khusus.
Pimpinan akan menanyakan penadapat staff yang hadir pada rapat tersebut
untuk kemudian mengambil keputusan terbaik sesuai dengan yang telah
didiskisikan bersama apabila dalam koordinasi menemui jalan buntu.”
Di Bagian Tata Usaha ini, masih terdapat kurangnya koordinasi dengan
pusat yang ditunjukkan dengan masih terdapatnya penempatan pegawai dari
pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD karena penyaringan
pegawai dilakukan oleh pusat sedangkan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso hanya
menerima pegawai yang dipilih pusat.
e. Kesatuan Perintah
Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina
Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta merupakan satuan kerja yang
berada di bawah Kepala BBRSBD dimana Bagian Tata Usaha BBRSBD ini
dipimpin oleh Kepala Bagian yang membawahi tiga Kepala Sub Bagian Tata
Usaha beserta bawahannya, sehingga segala aktivitas di Bagian Tata Usaha di
bawah perintah Kepala Balai melalui Kepala Bagian Tata Usaha kemudian
Kepala Bagian Tata Usaha memerintahkan kepada bawahannya untuk
melaksanakan tugas tertentu.
Seperti yang diungkapkan informan II pada wawancara tanggal 24
Januari 2011 “Biasanya saya dapat tugas dari Kepala Bagian Tata Usaha
kemudian baru tugas tersebut saya arahkan pada staff yang akan membantu
saya dalam menyelesaikan pekerjaan.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
71
Hal senada juga diungkapakan oleh informan VI pada wawancara tanggal
29 Januari 2011 “Semua tugas yang berkaitan dengan urusan kantor
dilaksanakan sesuai dengan petunjuk Kepala BBRSBD.”
Sesuai dengan struktur organisasi yang ada, tugas yang telah selesai
dikerjakan akan dilaporkan pada pimpinan secara bertahap dimulai dari
pimpinan yang jabatannya rendah menuju jabatan yang lebih tinggi.
Seperti yang diungkapkan informan VI pada wawancara tanggal 29
Januari 2011.
“Tugas berasal dari Kepala Balai, kemudian dilanjutkan Kepala Bagian
Tata Usaha Kepada Kepala Sub Bagian, baru Kepala Sub Bagian
mengarahkan pada staff. Begitu pula dengan pertanggung jawaban tugas
yang telah selesai dikerjakan. Staff akan melaporkan tugasnya pada
Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bagian melaporkan pada Kepala Bagian
Tata Usaha, Baru setelah itu dilaporkan pada Kepala Balai.”
Hal senada juga diungkapakan oleh informan VII pada wawancara
tanggal 29 Januari 2011.
“Pertanggungjawaban tugas itu bertahap mulai staff, Kepala Sub Bagian
Tata Usaha, Kepala Bagian Tata Usaha Kemudian Kepala Balai. Jadi
kalau saya menyelesaikan tugas saya akan melaporkan hasilnya pada
kepala Sub Bagian baru beliau yang akan meneruskan pada Kepala
Bagian Tata Usaha dan Kepala Bagian Tata Usaha yang melaporkan
pada Kepala Balai.”
Dalam pelaksanaannya masih terdapat pegawai yang menerima tugas
dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga menuntut pegawai
harus pintar dalam memutuskan memilih pekerjaan mana yang harus
diselesaikan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam penyelesaian
tugas.
Seperti yang diungkapkan oleh informan V pada wawancara tanggal 27
Januari 2011 “Bila dapat tugas dari dua atasan, biasanya saya pilih tugas mana
yang lebih penting untuk diselesaiakan dulu, tugas yang dapat diselesaikan
belakangan maksudnya tidak harus segera dilaporkan saya kerjakan
berikutnya.”
Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan asas kesatuan
perintah Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta memiliki saluran perintah dan
tanggung jawab yang jelas sesuai dengan struktur organisasi. Pemberian tugas
dilakukan melalui saluran perintah yang dilakukan secara bertahap dimulai dari
Kepala Balai, Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub Bagian, baru Kepala Sub
Bagian mengarahkan pada staff. Begitu juga dengan pertanggungjawaban tugas
dilakukan bertahap mulai dari staff, Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bagian
melaporkan pada Kepala Bagian Tata Usaha, baru setelah itu di laporkan pada
Kepala Balai. Namun, pada pelaksanaan aktivitas sehari-hari masih terdapat
pegawai yang menerima tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan
sehingga pegawai harus pintar dalam memutuskan untuk memilih tugas mana
yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam
penyelesaian tugas-tugas tersebut.
2. Faktor–faktor yang Mendukung dan Menghambat
Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi
Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
a. Faktor–faktor yang Mendukung Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada
Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta
Dalam proses pengorganisasian segenap aktivitas dan sumber daya
manusia dalam suatu kantor tentu saja tidak terlepas dari faktor yang
mendukung. Adapun faktor-faktor yang mendukung pengorganisasian Bagian
Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa
(BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut :
1) Kuantitas Pegawai yang Memadai
Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
dapat berjalan lancar karena didukung oleh kuantitas sumber daya manusia
yang memadai. Jumlah pegawai pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta ada 67 orang pegawai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
73
Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20
Januari 2011 “Jumlah pegawai yang ditempatkan di Bagian Tata Usaha
BBRSBD ini banyak sehingga kita tidak kekurangan pegawai. Jumlah
pegawainya ini ada 67 orang.”
Hal ini senada dengan yang diungkakan oleh informan VI pada
tanggal 29 Januari 2011 “Kami tidak khawatir pekerjaan akan tebengkalai
karena pegawai disini memadai jumlahnya. Dengan pegawai yang jumlahnya
memadai memungkinkan kelancaran dalam penyelesaian suatu tugas.”
Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa faktor pendukung
dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
adalah kuantitas pegawai yang memadai yaitu sebanyak 67 pegawai yang siap
menerima tugas tertentu sehingga tidak ada pekerjaan yang terbengkalai.
2) Pengalaman Kerja yang Cukup
Pengalaman kerja merupakan faktor yang mendukung dalam
pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi
Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Dengan
pengalaman kerja yang cukup memadai akan membantu pegawai
menyelesaikan suatu pekerjaan.
Seperti yang diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal
24 Januari 2011.
“Penempatan Pegawai disini bersifat rollingan. Sebelum ditempatkan
disini pernah bekerja pada bidang lainnya begitu pula sebaliknya.
Sebagian besar pegawai disini sudah bekerja cukup lama, kalau di
Tata Usaha ini kebanyakan pegawaianya sudah puluhan tahun
pengalaman kerja disini. Seperti saya sendiri pengalaman kerja itu
penting, jadi Kepala Bagian itu gampang-gampang susah selain harus
bisa mengkoordinasi masalah pekerjaan, kita juga harus bisa
merangkul teman-teman semua. Tapi alhamdulillah sebelum menjadi
Kepala Bagian Tata Usaha, saya juga pernah menjabat menjadi
kepala pada beberapa bidang lainnya, jadi saya juga tidak begitu
kesulitan.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
74
Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh informan VII pada
tanggal 29 Januari 2011 “Pada mulanya pegawai disini ditempatkan pada
bagian tertentu kemudian dirolling pada bagian-bagian yang sesuai dengan
kemampuannya sehingga kami memiliki pengalaman kerja yang cukup
karena tidak hanya bekerja pada satu bidang. Saya sudah bekerja disini
kurang lebih 19 tahun lamanya.”
Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa faktor pendukung
pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta adalah pengalaman kerja pegawai yang cukup memadai
karena penempatan pegawai dilakukan dengan sistem rolling dan sebagian
besar pegawai sudah bekerja dalam waktu yang lama, sebelum ditempatkan
pada bidang tertentu pegawai tersebut telah memiliki pengalaman kerja pada
bidang yang ditempati sebelumnya. Hal ini berlaku terutama untuk pekerjaan
tertentu seperti arsiparis, dengan pengalaman kerja yang memadai mampu
menyelesaikan tugasnya dengan baik.
b. Faktor – Faktor yang Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada
Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta
Dalam proses pengorganisasian segenap aktivitas dan sumber daya
manusia dalam suatu kantor tentu saja tidak terlepas dari faktor yang
menghambat. Adapun faktor – faktor yang menghambat pengorganisasian
Bagian Tata Usaha pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta
adalah sebagai berikut :
1) Kemampuan Kerja Sumber Daya Manusia yang Belum merata
Sumber daya manusia merupakan pelaku kegiatan organisasi yaitu
mulai dari pimpinan yang menata, mengelola serta mengawasi organisasi
sampai dengan staff yang yang melaksanakan kegiatan organisasi untuk
mencapai tujuan.
Manusia merupakan elemen penting dalam suatu organisasi karena
manusia merupakan motor pennggerak dalam kegiatan organisasi. Meskipun
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
75
dalam suatu organisasi telah memanfaatkan teknologi mesin tetapi sumber
daya manusia tetap memegang peran utama dalam mencapai tujuan.
Agar aktivitas organisasi berjalan lancar harus didukung dengan
kemampuan kerja pegawai yang memadai. Sedangkan kemampuan kerja
sumber daya manusia yang terdapat di Bagian Tata Usaha masih belum
merata.
Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20
Januari 2011 “Kendala yang dihadapi dalam pengorganisasian karena kinerja
pegawai disini tidak merata. Masih ada pegawai yang karena usia,
pendidikan, pengalaman masih belum maksimal kinerjanya. Misalnya, disini
masih ada pegawai yang belum bisa mengoperasikan komputer dengan baik
dalam menjalankan tugasnya.”
Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh informan II pada
tanggal 24 Januari 2011.
“Kemampuan mengoperasikan komputer untuk teman-teman beda-
beda, tapi kalau Saya sendiri malah tidak bisa. Kalau ada tugas yang
berhubungan dengan pengoperasian komputer misalnya masalah
pengetikan data-data tertentu biasanya saya akan menyuruh staff
untuk mengerjakannya, sedangkan saya hanya membuat konsepnya
saja.”
Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa hambatan dalam
pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
adalah kemampuan kinerja pegawai yang masih belum merata, misalnya
dalam pengoperasian komputer.
2) Terbatasnya tenaga ahli sesuai bidangnya
Keahlian seseorang dalam mengerjakan suatu aktivitas sangat
dibutuhkan untuk memperoleh hasil yang maksimal. Tetapi pada Bagian Tata
Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD)
Prof. Dr. Soeharso Surakarta ini keahlian pegawai sesuai dengan bidang
kerjanya masih terbatas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
76
Seperti yang diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal
24 Januari 2011.
“Tidak seluruh pekerjaan disini dikerjakan oleh ahlinya, jadi asas the
right man in the right place belum bisa jalan sepenuhnya disini. Di
Sub Bagian Kepegawaian ini misalnya ada juga yang lulusan hukum
dan Keguruan. Di Sub Bagian Keuangan itu juga kurang akuntan,
padahal untuk mengurusi masalah keuangan itu sangat dibutuhkan
seorang akuntan. Tenaga ahli dibidang IT juga kurang, kalau ada
masalah mengenai komputer ya kebingungan sampai saya harus
meminta bantuan teman saya yang bukan pegawai sini.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan V pada wawancara
tanggal 27 Januari 2011.
“Tugas saya di sini sebagai arsiparis, tetapi latar belakang pendidikan
saya tidak ada kaitannya dengan arsiparis. Saya lulusan SLTA
mbak..Meskipun tidak ada background kearsipan pekerjaan ini dapat
saya lakukan karena penempatan tugas disini bersifat rollingan jadi
punya pengalaman yang cukup. Asal mau belajar, sejalan waktu
pekerjaan juga akan terbiasa dilakukan.”
Dari data yang diperoleh dapat disimpukan bahwa hambatan yang
ditemui dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso
Surakarta adalah terbatasnya tenaga ahli sesuai bidangnya seperti ahli bidang
IT dan akuntan. Untuk menempatkan seseorang pada jabatan tertentu harus
dilihat dari kemampuan dan pengalaman kerja. Seperti menempatkan lulusan
SLTA menjadi arsiparis dimana latar belakang pendidikannya tidak
berhubungan dengan kearsipan.
3) Sulitnya meminta pegawai baru sesuai kebutuhan
Peneliti memperoleh informasi setelah melakukan wawancara dengan
informan III pada tanggal 24 Januari 2011 “Sulit untuk mengajukan pegawai
baru sesuai kebutuhan yang diperlukan disini, kita sudah mengajukan tapi
sampai sekarang belum ada tanggapan. Semuanya tergantung Departemen
yang melakukan penyaringan kita hanya tinggal menerima.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
77
Hal senada juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara
tanggal 27 Januari 2011 “Kita sulit menambah pegawai baru karena di sini
sudah dirasa banyak pegawainya. Pegawai yang bekerja di Bagian Tata Usaha
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ada 67 orang.”
Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa hambatan yang
ditemui dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso
Surakarta adalah sulitnya meminta pegawai baru sesuai dengan kebutuhan
karena di kantor BBRSBD sudah dirasa banyak pegawainya dan hanya bisa
menerima pegawai yang telah dipilih oleh Departemen.
c. Upaya Mengatasi Masalah yang Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata
Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta
Hambatan yang menjadi kendala pengorganisasian Bagian Tata Usaha
pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta tidak dijadikan sebagai suatu hal yang harus dihindari,
pihak kantor tentu tidak tinggal diam dan terus berupaya untuk menyelesaikan
hambatan ini.
1) Mengadakan Pelatihan Kepada Pegawai
Untuk mengatasi kendala belum meratanya kemampuan kerja sumber
daya manusia, dalam hal ini Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
mengadakan pelatihan pada pegawainya.
Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20
Januari 2011.
“Usaha untuk meningkatkan kinerja pegawai yaitu dengan dilakukan
pelatihan dan diklat, dan kami telah menerapkannya pada pegawai
disini. Pelatihan yang dilakukan yaitu pelatihan komputer. Sedangkan
diklat yang dilakukan seperti diklat kearsipan, aplikator dan
perbendaharaan. Ada juga diklat pimpinan yang berlaku untuk jabatan
struktural.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
78
Hal ini sesuai dengan yang diungkapakan oleh informan VII pada
tanggal 29 Januari 2011 “Di sini ada pelatihan komputer untuk pegawai pada
periode waktu tertentu. Dengan pelatihan ini pengetahuan dan keterampilan
kami menjadi bertambah. Selain itu juga ada diklat kearsipan, perbendaharaan
dan aplikator”
Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa untuk mengatasi kendala
yang ada dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso
Surakarta mengadakan pelatihan dan diklat pada pegawainya. Pelatihan yang
dilakukan adalah pelatihan komputer, sedangkan diklat yang dilakukan adalah
diklat pimpinan, diklat kearsipan, diklat aplikator dan diklat perbendaharaan.
2) Mengajukan permintaan pegawai sesuai spesifikasi yang dibutuhkan
Untuk mengatasi kendala terbatasnya tenaga ahli sesuai bidangnya,
dalam hal ini Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial
Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta berusaha mengajukan
permintaan pegawai sesuai spesifikasi yang dibutuhkan.
Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal
20 Januari 2011 “Sebenarnya masih kurang tenaga ahli tapi kami sudah
berusaha untuk mengajukan permohonan penambahan pegawai baru sesuai
dengan yang kami butuhkan disini. Karena kami berada di bawah tanggung
jawab Direktorat Jenderal Rehabilitasi Sosial bila mengajukan penambahan
pegawai ya harus melalui Resos dulu.”
Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh informan III pada
tanggal 24 Januari 2011 “Kami sudah mengajukan permohonan ke Dirjen
Rehabilitasi sosial tapi sampai sekarang belum ada tanggapan.”
Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa bahwa untuk mengatasi
kendala yang ada dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada
Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
79
Soeharso Surakarta adalah dengan Mengajukan permintaan pegawai sesuai
spesifikasi yang dibutuhkan.
3) Menempatkan Pegawai Sesuai Latar Belakang Pendidikan dan
Kemampuan Kerja
Untuk mengatasi kendala sulitnya meminta pegawai baru sesuai
kebutuhan, dalam hal ini Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
berusaha memanfaatkan potensi pegawai yang ada secara maksimal dengan
berusaha menempatkan pegawai sesuai latar belakang pendidikan dan
kemampuan kerjanya.
Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20
Januari 2011.
“Dilihat dahulu kinerja pegawai, kemampuannya menyelesaikan suatu
pekerjaan apakah bagus atau tidak sebagai dasar untuk menempatkan
dan memberikan tugas pada pegawai tersebut. Kita memantau
bagaimana pegawai bekerja sehingga kita dapat menentukan
kesesuaian pegawai tersebut dengan tugas yang harus dikerjakan.”
Hal ini sesuai yang diungkapkan oleh informan IV pada wawancara
tanggal 27 Januari 2011 “Pegawai yang ditempatkan pada bagian keuangan
ini sebagian besar adalah pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan
ekonomi keuangan perbankan karena di sini mengurusi masalah administrasi
keuangan.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan II pada wawancara
tanggal 24 Januari 2011.
“Pemberian tugas pada pegawai di sini selain dipilih dari latar
belakang pendidikan juga karena kemampuan pegawai, seperti Pak
agus di tata usaha ini dipilih mengurusi masalah kehumasan karena
beliau fasih berbahasa inggris meskipun beliau dalam pengetahuan
surat-menyurat kurang begitu menguasai. Kalau Bu Roslina dipilih
karena beliau mampu mengerjakan tugas kearsipan dengan baik
meskipun beliau lulusan SLTA. Sedangkan saya sendiri lulusan FKIP
Bahasa Indonesia, tapi di sini saya dipilih menjadi Kepala Sub Bagian
Umum.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
80
Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa bahwa untuk mengatasi
kendala yang ada dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada
Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta adalah dengan menempatkan pegawai sesuai Latar
belakang pendidikan dan Kemampuan Kerja seperti menempatkan lulusan
ekonomi keuangan perbankan pada bagian keuangan dan memilih pegawai
yang dirasa mampu mengerjakan suatu tugas dengan baik meskipun tidak
sesuai dengan latar belakang pendidikannya.
C. Temuan Studi yang Dikaitkan dengan Teori
Dalam bab ini, peneliti menganalisis data yang berhasil dikumpulkan di
lapangan sesuai dengan rumusan masalah yang selanjutnya dihubungkan dengan
teori yang sudah ada. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut.
1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso
Surakarta
Bagian Tata Usaha merupakan salah satu jajaran di bawah Kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
yang melaksanakan tugas sebagai pusat atau sentral dari seluruh kegiatan
administrasi di lingkungan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun
kegiatan tersebut meliputi administrasi Umum, administrasi Kepegawaian dan
administrasi Keuangan.
Pengorganisasian merupakan aktivitas yang dilaksanakan oleh
pimpinan dalam melaksanakan asas organisasi untuk menjaga kontinuitas
organisasi dan agar semua aktivitas berjalan ke arah tujuan yang hendak
dicapai. Agar pengorganisasian dapat berhasil dengan baik maka perlu
berpegang pada assa-asas organisasi walaupun dalam hal ini tidak mutlak
semua asas dilaksanakan. Adapun pelaksanaan asas-asas organisasi Bagian
Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa
(BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
81
a. Perumusan Tujuan yang Jelas
Tujuan adalah kebutuhan manusia baik jasmani maupun rokhani yang
diusahakan untuk dicapai dengan kerjasama sekelompok orang. Kebutuhan
manusia yang hendak dicapai itu harus dirumuskan secara jelas.
Seperti yang diungkapkan Sutarto (2000: 55) bahwa “Tujuan yang
telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk dijadikan pedoman
dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi,
pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan yang akan
dilakukan, kebutuhan pejabat
Tujuan yang terumus dengan jelas harus diketahui serta diyakini oleh
setiap pejabat dalam organisasi. Perumusan tujuan yang jelas dimaksudkan
agar pegawai mudah memahami apa yang diharapkan oleh organisasi dan
menjadi pedoman melaksanakan aktivitas untuk mencapai tujuan.
Tujuan pokok dari Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
dirumuskan dengan mengacu pada tugas pokok Bagian Tata Usaha yaitu
sebagai bagian pendukung yang membantu kelancaran pelayanan teknis
pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun tujuan pokok Bagian
Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yaitu melaksanakan
kegiatan administrasi ke dalam dan ke luar. Administrasi ke dalam yaitu
memberikan pelayanan administrasi di lingkungan BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso yang meliputi administrasi umum, keuangan dan kepegawaian.
Sedangkan administrasi keluar yaitu memberikan pelayanan administrasi
bagi masyarakat seperti perijinan penelitian, PKL, psichoterapy dan lain-
lain.
Semua pegawai atau staff Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
mengetahui dengan baik tujuan pokok Bagian Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
Tujuan ini dijadikan seluruh pegawai sebagai pedoman dalam pelaksanaan
aktivitas sehari-hari.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
82
Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan Sutarto (2000 : 55) bahwa
“Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas haruslah diketahui serta
diyakini oleh oleh setiap pejabat dalam organisasi sejak dari pucuk
pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah.”
Berdasarkan teori yang ada maka terdapat kesesuaian dengan
kenyataan yang ada di Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
b. Departemenisasi
Setelah merumuskan tujuan organisasi selanjutnya adalah menyusun
satuan organisasi, proses menyusun satuan-satuan organisasi yang
menjalankan fungsi-fungsi tertentu inilah yang disebut proses
departemenisasi.
“Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan
organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang berdasarkan kesamaan sifatnya
atau pelaksanaannya.” (Sutarto, 2000: 66)
Untuk melaksanakan administrasi ketatausahaan pada Kantor Tata
Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dibentuk satuan-satuan
organisasi yang disebut Sub Bagian. Setiap Sub Bagian diserahi bidang
kerja tertentu. Adapun bidang kerja yang berada di bawah Bagian Tata
Usaha adalah sebagai berikut:
1) Sub Bagian Umum, melaksanakan urusan surat menyurat,
perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan
2) Sub Bagian Kepegawaian, melaksanakan pengelolaan urusan
administrasi kepegawaian.
3) Sub Bagian Keuangan, melaksanakan pengelolaan urusan administrasi
keuangan rutin dan pembangunan, sumber-sumber lain serta
penyiapan bahan kebendaharaan, verifikasi dan akutansi.
Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina
Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta terdiri dari satuan-satuan
organisasi yang tidak terpisah dari Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
83
Surakarta. Adapun satuan organisasi di Bagian Tata Usaha adalah Sub
Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian, dan Sub Bagian Keuangan.
Masing-masing Sub Bagian dipimpin olek Kepala Sub Bagian. Kepala Sub
Bagian membawahi staff-staff.
Berdasarkan teori yang ada maka terdapat kesesuaian dengan
pembagian kerja dapat dihubungkan kenyataan yang ada di Bagian Tata
Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD)
Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
c. Pembagian Kerja
Dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat.
Oleh karena itu, pembagian kerja dapat diartikan dalam dua macam:
Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian
kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang
sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh
satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka
pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas
yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat
atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. (Sutarto, 2000: 104)
Pembagian kerja penting untuk dilaksanakan karena bertujuan untuk
menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan
menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena
hanya akan menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi.
Pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial
Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih belum
diterapkannya the right man in the right place. Hal ini dapat dilihat dari
dalam pelaksanaan pekerjaan masih adanya penempatan pegawai tata usaha
yang belum menguasai penggunaan komputer dibagian administrasi yang
justru sebagian besar pekerjaannya menggunakan komputer, kurangnya
tenaga ahli bidang IT pada bagian Tata Usaha sehingga apabila terjadi
masalah yang berhubungan dengan IT harus memanggil orang luar yang
ahli.
Beban kerja atau aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban
tugas masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga dapat
dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
84
dan ada satuan yang terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat
dihindarkan adanya pejabat yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya
dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu
banyak menganggur. (Sutarto, 2000: 122)
Pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil
diantara pegawai. Selain itu, pejabat yang banyak menganggur akan
mengganggu pejabat lain yang sibuk melaksanakan tugasnya.
Seperti yang diungkapkan Sutarto (2000: 101) bahwa ”Dengan telah
dimilikinya daftar perincian tugas bagi para pejabat maka dapat dihindarkan
terjadinya pejabat yang bekerja ahanya sekedar menunggu perintah saja dan
dapat dihindarkan pula adanya pejabat yang hanya memenuhi syarat formal
datang di kantor tetapi tidak mengerjakn apa-apa.”
Pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial
Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta terdapat pembagian
beban yang tidak merata. Hal ini terlihat dari adanya pegawai tata usaha
yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam jam
kerja, tetapi dilain pihak terdapat pegawai yang bekerja dengan keras
menyelesaikan tugasnya. Adanya pegawai yang menganggur dikarenakan
adanya pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda
pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, serta baru
menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan.
d. Koordinasi
Menurut James D. Mooney dalam Sutarto (2000: 141) mengemukakan
bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur
untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya
suatu tujuan bersama.
Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan kesalarasan gerak,
keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada
di dalam organisasi. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan
mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin
dicapai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
85
Dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat sehingga sulit
memperoleh tenaga ahli yang sesuai bidangnya. Hal ini dapat dilihat dari
masih terdapatnya pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya
sehingga penyelesaian pekerjaan kurang maksimal seperti penempatan
pegawai yang tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan.
Berdasarkan teori yang ada maka terdapat ketidaksesuaian dengan
kenyataan yang ada di Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
e. Kesatuan Perintah
”Kesatuan perintah adalah bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi
hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang
pejabat atasan tertentu” (Sutarto, 2000: 191).
Pelaksanaan asas ini dapat menghindarkan kemungkinan adanya
kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan
karena adanya bawahan yang dapat menerima tugas lebih dari satu atasan.
Pada Sub Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi
Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta setiap staff
memiliki memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas sesuai
dengan struktur organisasi. Pemberian tugas dilakukan melalui saluran
perintah yang dilakukan secara bertahap dimulai dari Kepala Balai, Kepala
Bagian Tata Usaha, Kepala Sub Bagian, baru Kepala Sub Bagian
mengarahkan pada staff. Begitu juga dengan pertanggungjawaban tugas
dilakukan bertahap mulai dari staff, Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bagian
melaporkan pada Kepala Bagian Tata Usaha, baru setelah itu di laporkan
pada Kepala Balai. Namun, pada kenyataannya masih terdapat pegawai
yang masih menerima tugas dari dua atasan pada waktu bersamaan.
Sutarto (2000: 172) mengemukakan bahwa tidak adanya kesatuan
perintah akan menimbulkan pula tiada jelasnya tanggung jawab. Apabila
ada beberapa perintah dari beberapa kepala menimbulkan pertanyaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
86
perintah manakah yang harus didahulukan, kepada siapakah dia
bertanggung jawab, kepada atasan langsung atau kepada setiap pejabat
atasan yang memerintahkan tadi, hal ini tidak jelas, dengan demikian pasti
akan berakibat mengacauakan jalannya organisasi.
Jika di cocokkan dengan teori yang diungkapkan oleh Sutarto maka
asas kesatuan perintah masih belum dilaksanakan secara baik karena masih
terdapat staff di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso yang
menerima tugas yang diberikan oleh dua atasan pada saat yang bersamaan
sehingga staff harus pintar dalam memutuskan untuk memilih tugas mana
yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam
penyelesaian tugas-tugas tersebut.
2. Hambatan-hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan Pengorganisasian
Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina
Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
Dalam proses pengorganisasian segenap aktivitas dan sumber daya
manusia dalam suatu kantor tentu saja tidak terlepas dari faktor yang
menghambat. Adapun faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian
Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa
(BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Kinerja Pegawai yang Belum Merata
Salah satu hambatan pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha pada
Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta yaitu masih belum meratanya kinerja yang dimiliki
pegawai seperti terebatasnya tenaga ahli yang sesuai dengan bidangnya dan
keterampilan pengusaan komputer yang masih belum memadai. Kurangnya
pengusaan keterampilan yang dimiliki pegawai menyebabkan pelaksanaan
pekerjaan terhambat. Pegawai akan kurang begitu cekatan dalam
melaksanakan tugasnya. Ini akan berdampak buruk apabila tidak ada upaya
untuk mengatasinya. Seperti yang dikemukakan oleh Sondang P. Siagian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
87
(2002:40) menyatakan bahwa: “Memang terbukti bahwa dengan
penempatan yang tidak tepat, kinerja seseorang tidak sesuai dengan harapan
manajemen dan tuntutan organisasi.”
Pembagian kerja dilaksanakan karena bertujuan untuk menempatkan
individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan menghindari
pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena hanya akan
menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi. Seperti yang
dikemukakan oleh Hadari Nawawi dan Martini Hadari (1994: 82) bahwa: “
Prinsip The right man in the right place tidak boleh diabaikan dalam usaha
membuat organisasi berfungsi secara maksimal.”
b. Beban Kerja yang Tidak Merata
Hambatan lain dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha pada
Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta yaitu pembagian beban kerja yang belum merata. Hal ini
terlihat dari adanya pegawai tata usaha yang ”menganggur” karena tidak
ada pekerjaan padahal masih dalam jam kerja, tetapi dilain pihak terdapat
pegawai yang bekerja dengan keras menyelesaikan tugasnya. Adanya
pegawai yang menganggur dikarenakan adanya pegawai yang malas dalam
mengerjakan tugasnya, seperti menunda pekerjaan dan baru mengerjakan
tugas bila mendekati deadline, serta baru menyerahkan tugas bila ditagih
oleh pimpinan.
Pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil
diantara pegawai. Pejabat yang banyak menganggur akan mengganggu
pejabat lain yang sibuk melaksanakan tugasnya, misalnya mengajak bicara
dengan topik yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan urusan
pekerjaan, menggerombol untuk mengerumpi dan bersendau gurau, dan lalu
lalang diruang kerja tanpa tujuan yang jelas.
Seperti yang dikemukakan oleh Sutarto (2000:122)
Beban kerja atau aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban
tugas masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga dapat
dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
88
dan ada satuan yang terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat
dihindarkan adanya pejabat yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya
dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu
banyak menganggur.
c. Kurangnya Koordinasi
Dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
masih terdapat kurangnya koordinasi. Hal ini dapat dilihat dari masih
terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat sehingga sulit memperoleh
tenaga ahli yang sesuai bidangnya. Hal ini dapat dilihat dari masih
terdapatnya pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya sehingga
penyelesaian pekerjaan kurang maksimal seperti penempatan pegawai yang
tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan. Selain itu masih terdapat
pegawai yang menerima tugas yang diberikan oleh dua atasan pada saat
yang bersamaan sehingga staff harus pintar dalam memutuskan untuk
memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi
kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut.
Dalam melakukan pengorganisasian sangat diperlukan asas
koordinasi. Struktur organisasi yang dibuat harus dikoordinasikan secara
baik dengan menyelaraskan sumber daya dan pekerjaan yang akan
dilaksanakan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
Apabila di dalam kegiatan pengorganisasian tata usaha hanya
melaksanakan asas departemenisasi dan pembagian tugas tanpa
melaksanakan asas koordinasi, maka akan menyebabkan tiap-tiap satuan
organisasi atau tiap-tiap pejabat akan berjalan sendiri-sendiri tanpa adanya
kesatuan arah sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya
akan sulit tercapai secara efektif. Seperti yang dikemukakan oleh Sutarto
(2000: 142) yang menyatakan bahwa: ”Melaksanakan asas departemenisasi
dan pembagian kerja tanpa melaksanakan asas kooordinasi akan
menumbuhkan peristiwa dimana tiap-tiap satuan organisasi atau tiap-tiap
pejabat berjalan sendiri-sendiri tanpa ada kesatuan arah.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
89
3. Upaya-upaya yang Dilakukan di Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam
Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam Pelaksanaan
Pengorganisasian
a. Memperbaiki dan Menyesuaikan Kinerja Pegawai Sesuai Pekerjaan
Salah satu upaya Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
untuk mengatasi belum meratanya kinerja yang dimiliki pegawai melalui
pelatihan dan dengan mengutamakan penempatan pegawai sesuai dengan
latar belakang pendidikan dan kemampuan kerja yang dimiliki. Pelatihan
yang dilakukan seperti pelatihan komputer dan diklat-diklat yang akan
membantu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam
pelaksanaan tugas. Diklat-diklat yang dilakukan seperti diklat
kepemimpinan, kearsipan, aplikator dan perbendaharaan. Sedangkan
penempatan pegawai diutamakan yang sesuai dengan latar belakang
pendidikan dan kemampuan kerjanya untuk memerlancar pelaksanaan tugas
di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
Dalam peningkatan, pengembangan dan pembentukan tenaga kerja
dilakukan melalui upaya pembinaan, pendidikan dan pelatihan. Seperti yang
dikemukakan oleh Oemar Hamalik (2001: 10) bahwa:
Pelatihan adalah suatu proses yang meliputi serangkaian tindak
(upaya) yang dilaksanakan dengan sengaja dalam bentuk pemberian
bantuan kepada tenaga kerja yang dilakukan oleh tenaga profesional
kepelatihan dalam satuan waktu yang bertujuan untuk meningkatkan
kemampuan kerja peserta dalam bidang pekerjaan tertentu guna
meningkatkan efektivitas dan produktivitas dalam satuan organisasi.
b. Pembagian Beban Kerja yang Merata
Dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
terdapat pembagian beban yang masih belum merata sehingga masih ada
pegawai yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih
dalam jam kerja. Salah satu upaya yang dilakukan untuk mengatasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
90
hambatan ini adalah dengan melakukan pembagian beban kerja yang merata
pada pegawai.
Pembagian kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan
organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama jumlah
tugasnya. Beban kerja yang sama berarti kurang lebih sama, meskipun ada
perbedaan tetapi tidak menyolok. Misalnya, dalam suatu organsasi terdapat
3 orang pejabat yaitu P, Q dan R, maka beban kerjanya yang merata
misalnya P memegang 7 macam tugas, Q memegang 5 macam tugas dan R
memegang 8 macam tugas. Sedangkan beban kerja yang tidak merata
misalnya P memegang 2 macam tugas, Q memegang 12 macam tugas dan R
memegang 20 macam tugas. Pembagian beban kerja yang merata tidak akan
menimbulkan rasa iri bagi pegawai, sehingga kegiatan organisasi dapat
berjalan secara efektif dan efisien.
Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (2002: 232) bahwa
“Beban tugas atau work load dari masing-masing pejabat hendaknya sama
atau seimbang. Jangan sampai ada pegawai yang mempunyai tugas sangat
banyak sedang pejabat yang lain terlalu sedikit.”
c. Adanya Koordinasi yang Baik
Salah satu upaya Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
untuk mengatasi kurangnya koordinasi adalah dengan melakukan koordinasi
yang baik. Koordinasi dalam pengorganisasian yang dilakukan dengan
berusaha menempatkan pegawai sesuai latar belakang pendidikan dan
kemampuan kerjanya. Selain itu, koordinasi dengan pusat juga harus
dilakukan dengan mengajukan syarat penerimaan pegawai sesuai dengan
yang dibutuhkan di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso
Surakarta.
Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan keselarasan gerak,
keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada
di dalam organisasi dengan memadukan perasaan, harapan, kehendak, latar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
91
belakang, kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung. Dalam keterpaduan
itu semua kelebihan individu dimanfaatkan untuk kepentingan bersama
sehingga memungkinkan kerjasama ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya
dalam mencapai tujuan.
Seperti yang dikemukakan oleh James D Mooney dalam Sutarto
(2000: 141) bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang
secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan
tercapainya suatu tujuan bersama.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
92
BAB V
SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A. Simpulan
Berdasarkan pembahasan dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat
ditarik kesimpulan yang sekaligus menjawab perumusan masalah dan tujuan yang
telah ditetapkan dalam penelitian ini. Adapun kesimpulan yang dapat peneliti
rangkum sebagai berikut.
1. Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa
(BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta sudah menerapkan asas perumusan
tujuan yang jelas dalam pelaksanaan pengorganisasian kantor. Hal ini
ditunjukkan dengan adanya tujuan yang diyakini dan dijadikan pedoman
semua pegawai yang telah dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian
Tata Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD
Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun tujuan pokok Bagian Tata Usaha
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yaitu melaksanakan kegiatan
administrasi ke dalam dan ke luar.
2. Asas departemenisasi telah diterapkan pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor
Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso
Surakarta. Hal ini ditunjukkan dengan adanya pembagian departemen atau
satuan kerja pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta
dilakukan berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003
tanggal 23 Juli 2003 dimana dalam Surat Keputusan tersebut tertulis bahwa
Bagian Tata Usaha terdiri dari tiga Sub Bagian yang meliputi Sub Bagian
Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan.
3. Dalam asas pembagian kerja di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta masih belum bisa sepenuhnya diterapkan asas The right
man in the right place pada pembagian tugas karena masih terdapat pegawai
dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan bidang pekerjaan yang
diberikan seperti arsiparis dengan latar belakang pendidikan SMPS Pelayanan
92
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
93
Sosial dan SMA-IPA. Selain itu, masih terdapat juga pegawai yang belum
menguasai komputer dalam pelaksanaan tugasnya. Pada Bagian Tata Usaha
ini juga masih terdapat pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya,
seperti menunda pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati
deadline, serta baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan.
4. Asas koordinasi yang dilakukan dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha
Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.
Soeharso Surakarta adalah dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang
ada dengan tugas yang dikerjakan dalam rangka mempermudah dan
memperlancar pencapaian tujuan. Akan tetapi, di Bagian Tata Usaha
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi dengan
pusat yang ditunjukkan dengan masih terdapatnya penempatan pegawai dari
pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD karena
penyaringan pegawai dilakukan oleh pusat sedangkan BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso hanya menerima pegawai yang dipilih pusat.
5. Pelaksanaan asas kesatuan perintah Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai
Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso
Surakarta memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas sesuai
dengan struktur organisasi. Namun, pada pelaksanaan aktivitas sehari-hari
masih terdapat pegawai yang menerima tugas dari dua atasan dalam waktu
yang bersamaan sehingga pegawai harus pintar dalam memutuskan untuk
memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi
kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut.
B. Implikasi
Berdasarkan simpulan yang telah diuraikan sebelumnya, implikasi hasil
penelitian ini sebagai berikut.
1. Menimbulkan inspirasi bagi Kantor Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi
Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta untuk
melaksanakan asas-asas organisasi yang terdiri dari perumusan rujuan yang
jelas, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi dan kesatuan perintah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
94
secara maksimal. Hal ini bertujuan agar pengorganisasian di Bagian Tata
Usaha dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
2. Mendorong peneliti lain untuk melaksanakan penelitian dengan mengambil
tema pengorganisasian kantor. hasil penelitian ini dapat dijadikan pedoman
bagi peneliti lain sebagai tambahan kajian teori pada penelitian sejenis.
3. Dengan pelaksanaan pengorganisasian kantor yang sesuai dengan asas, maka
memperlancar pelaksanaan pekerjaan secara lebih maksimal dan efisiensi
kerja dapat tercapai.
C. Saran
Berdasarkan simpulan dan implikasi hasil penelitian yang telah
dikemukakan, maka peneliti memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat
memberikan manfaat bagi seluruh personil yang berada di Kantor Tata Usaha
Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso
Surakarta. Adapun saran-saran yang dapat peneliti sampaikan adalah sebagai
berikut.
1. Kepada Para Pegawai Bagian Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina
Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
a. Semua pegawai sebaiknya meningkatkan penguasaan IPTEK terutama
dalam hal pengoperasian komputer mengingat pekerjaan administrasi
Bagian Tata Usaha sebagian besar pekerjaannya menggunakan komputer.
b. Kesadaran dalam penyelesaian tugas secara maksimal harus ditanamkan
pada diri pada semua pegawai sehingga dapat dihindarkan terjadinya
pegawai yang bekerja hanya sekedar menunggu perintah saja dan dapat
dihindarkan pula adanya pegawai yang hanya memenuhi syarat formal
datang di kantor tetapi tidak mengerjakan apa-apa.
2. Kepada Pimpinan Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
a. Dalam menempatkan pegawai sebaiknya benar-benar memperhatikan
kemampuan, pengalaman, dan latar belakang pendidikan sehingga
pegawai dapat melaksanakan pekerjaanya secara maksimal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
95
b. Koordinasi dengan pusat perlu ditingkatkan dengan mengajukan syarat
dalam penyeleksian pegawai yang disesuaikan dengan kriteria yang di
butuhkan di Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta
sehingga produktifitas pegawai dapat dimaksimalkan.
c. Dalam pemberian tugas kepada staff sebaiknya dilakukan sesuai dengan
arus pemberian tugas sehingga staff tidak mengalami kebingungan karena
menerima perintah dari dua atasan.