Grand Jean Company didirikan di pertengahan abad 19. Perusahaan ini mampu bertahan
bertahun-tahun. Produk dominannya yaitu blue denim jeans. Grand Jeans merupakan market
leader dalam wash-and-wear, bell-bottom and flare jeans, dan celana kasual modern. Pada
tahun 1989, Grand Jean Company menjadi salah satu manufaktur pakaian terbesar di dunia.
Produk yang ditawarkan antara lain berbagai macam variasi dress atau gaun dan fashion jeans
untuk pria dewasa dan anak laki-laki serta berbagai macam jenis celana wanita. Grand jean
memiliki reputasi memiliki harga yang terjangkau dan produk yang berkualitas.
Produksi
Dalam 30 tahun terakhir, Grand Jean Company menjual hampir seluruh hasil produksinya
dan seringkali melakukan penjatahan celana yang dapat dibeli oleh pembeli saat 4 bulan
terakhir periode produksi. Perusahaan ini memiliki 25 pabrik manufaktur. Setiap pabrik
memiliki kapasitas yang bervariasi, namun rata-ratanya menghasilkan output sekitar 20.000
buah celana per minggu. Setiap pabrik memproduksi berbagai macam jenis celana kecuali
dua atau tiga pabrik yang biasanya hanya memproduksi blue denim jeans. Perusahaan
menambah kapasitas produksinya dengan cara mengkontrak pengusaha pabrik luar
(independen). Saat ini. Terdapat 20 kontraktor yang memproduksi berbagai lini produk
celana Grand Jean, termasuk blue denim jeans. Tahun lalu, kontraktor memproduksi sepertiga
dari total celana yang berhasil dijual oleh Grand Jean.
Tom Wicks, vice president untuk operasi produksi berkomentar mengenai penggunaan
kontraktor luar : Sebagian besar kontraktor telah bekerjasama dengan perusahaan ini selama
lima tahun atau lebih. Beberapa diantaranya bekerja sangat efisien dan dapat diandalkan
selama lebih dari 30 tahun. Dengan maksud untuk pembuatan celana, kami dapat memahami
hubungan dengan beberapa pengusaha pabrik independen yang tidak tahu apa yang harus
mereka lakukan dan terancam bangkrut karena memiliki biaya yang besar.
Kontrak perjanjian dibuat oleh saya dan staf saya. Harga batas tertinggi atau harga
maksimum yang rela kita bayar untuk setiap tipe celana kini telah ditetapkan. Bila kontraktor
mampu membuat kami terkesan dengan menjadi dapat diandalkan dan sanggup menghasilkan
celana berkualitas, kami akan membayar pada harga maksimum. Namun bila kami ragu,
kemungkinan kami akan membayar sedikit dibawah harga maksimum untuk tahun pertama
atau hingga tahun kedua, sampai kontraktor dapat membuktikan ia sanggup memenuhi syarat
diatas.
Karena kompetisi domestik dan luar negeri yang intens, tingkat kegagalan dalam industri
garmen menjadi cukup tinggi. Selain itu banyak pula pendatang baru yang memulai bisnis di
bidang ini.
Sistem Pengendalian
Mr. Wicks melanjutkan : Kami memperlakukan 25 pabrik kami sebagai expense center
(pusat biaya). Operasional setiap pabrik telah diuji oleh ahli teknik industri dan biaya. Ia
bangga pada standar waktu dan biaya yang perusahaan miliki. Perusahaan bahkan telah
mengembangkan kurva belajar (learning curve) yang dapat memberikan informasi mengenai
berapa lama waktu produksi yang dibutuhkan untuk suatu tipe celana panjang untuk
mencapai standar jam yang diperbolehkan setelah start up awal dan penggantian produksi.
Mereka dapat mengetahui pada tingkat total produksi celana mana yang dapat mencapai
standar untuk setiap model dasar celana yang mereka buat. Mereka menggunakan informasi
tersebut untuk menganggarkan biaya pabrik. Staf pemasaran akan mengestimasikan jumlah
tiap jenis celana yang mereka ingin produksi tiap tahunnya. Informasi tersebut digunakan
untuk membagi total produksi diantara pabrik. Jika memungkinkan, mereka akan
mengkhususkan satu pabrik untuk mengerjakan satu jenis celana panjang sepanjang
tahunnya. Hal tersebut akan menghemat biaya start-up dan biaya pergantian produksi. Karena
perusahaan ini dapat menjual seluruh produk yang mereka produksi, mereka berusaha untuk
beroperasi pada titik puncak efisiensi. Sayangnya, bagian pemasaran selalu berhasil
menyulitkan jadwal produksi dengan perubahan kebutuhan celana panjang pada tengah
tahun, sehingga tujuan ini sulit tercapai.
Rencana anggaran dibuat oleh Tom Wicks dan staffnya dengan menentukan apakah
penempatan kuota pabrik ( dalam celana panjang ) untuk setiap bulan akan dicapai dalam satu
tahun sekali. Mereka melihat pada kinerja yang lalu dan menambahkan sedikit target kuota
tersebut karena mereka mengharapkan para pekerja akan meningkatkan kinerja mereka.
Anggaran tahunan diupdate pada setiap akhir bulan dengan menyoroti hasil produksi pada
bulan sebelumnya. Jika manajer pelaksana menjalankan anggaran ini, kita anggap dia telah
melakukan pekerjaan dengan baik. Jika dia tidak dapat mencapai kuota tersebut, maka para
pekerjanya tidak melakukan pekerjaanya pada apa yang mesti dilakukan, hal itu berdampak
pada tingkat kecepatan dan efisiensi. Atau mungkin tingkat ketidak hadiran atau perputaran
pekerja, masalah besar dalam pabrik kita, membawa dampak yang sangat besar. Ketika kuota
tidak tercapai, kita ingin mengetahui mengapa dan berusaha memperbaiki masalah secepat
yang kita bisa.
Dengan mengetahui kecendrungan jumlah celana panjang yang diproduksi dalam
pabrik selama 1 bulan, maka dapat menentukan jumlah standar jam kerja yang diperlukan
dalam 1 bulan. Dari standar jam kerja tersebut mereka membandingkannya dengan jumlah
jam kerja actual untuk menentukan bagaimana kinerja manajer pabrik sebagai expense
center. Tom Wicks selalu menelpon setiap manajer pelaksana tiap bulan untuk memberikan
umpan balik secara cepat, baik kinerja nya memuaskan maupun tidak. Kita juga melihat sisi
yang lain dalam mengevaluasi seorang manajer pelaksana. Apakah hubungan komunitas
berjalan dengan baik? Apakah pekerjanya merasa senang? Pemilik perusaan sangat
memperhatikan faktor ini.
Bonus tahunan menjadi inti dari sistem penghargaan yang dimiliki Grand Jean. Wicks
dan kedua asisten pemimpinnya menghitung kinerja setiap manajer pelaksana dalam skala 1
sampai 5, dimana 5 merupakan angka tertinggi. Di akhir tahun, manajer tingkat atas Grand
Jean Company menetapkan dasar bonus dengan mengevaluasi kinerja perusahaan secara
keseluruhan dan keuntungan dalam setahun. Dasar bonus yang di tetapkan setinggi $ 10000.
Tingkat kinerja untuk setiap anggota manajemen dikalikan dengan dasar penetapan bonus
yang diberikan manajer. Sebagi contoh manajer mendapat tingkat poin 3 akan menerima
bonus $ 30000.
Group Manajemen Grand Jean melibatkan bagian keuangan dan pemasaran yang ahli
di bidangnya. Lima departemen pemasaran diperlakukan seperti pusat pendapatan. Peramalan
yang dibuat pihak marketing digunakan untuk mengatur target unit penjualan dan target
penjualan dalam jumlah uang. Kinerja departemen bagian pemasaran diukur berdasarkan
target tersebut. Untuk memenuhi permintaan konsumen yang berubah-ubah , perubahan
dalam bauran produk secara berkala menjadi sangat penting. Kompensasi mereka terdiri dari
gaji ditambah 8 % komisi penjualn. Komisi menunjukkan secara kasar setengah rata rata
kompensasi yang didapat perorangan. Konsumennya adalah toko retail dan distributor
pakaian. Untuk penilaian kinerja departemen pemasaran , dilihat dari penjualan setiap jenis
celana panjang yang menjadi tanggung jawab departemen pemasaran. Manajer departemen
pemasaran berpartisipasi dalam sistem bonus perusahaan.
Evaluasi Sistem
Menurut Mia Packard tentang sistem pengendalian yang dipakai oleh Grand Jean
Company Wicks adalah seorang eksekutif yang baik , dan dia seorang pebisnis yang pandai.
Akan tetapi saya sesungguhnya tidak sependapat dengan sistem yang digunakan untuk
mengevaluasi manajer pelaksana. Saya tidak sengaja menemukan bahwa manajer pelaksana
menimbun beberapa celana panjang yang dihasilkan melebihi pesanan. Dia melakukan hal ini
untuk melindungi dirinya sendiri untuk menghadapi apabila terjadi kekurangan produksi di
masa yang akan datang. Saya mencurugai bahwa manajer pelaksana tidak bersungguh
sungguh meningkatkan produksi secara maksimum. Jika output mereka naik, maka target
untuk periode berikutnya akan naik, sehingga untuk mendapatkan reward mereka harus
menjangkau tingkat produksi lebih banyak lagi, dan hal tersebut menyulitkan mereka. Selain
itu tidak ada perbedaan standar antara pabrik baru dengan pabrik lama. Padahal, pabrik lama
sering kali mengalami kerusakan mesin, butuh pemeliharaan lebih, dan menjadi sulit untuk
digunakan.
Top Related