BAB III
OBJEK PENELITIAN
III.1 Sejarah Singkat PT. Saga Machie
PT. Saga Machie adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan
sepatu dan sandal yang berdiri sejak 1992. Perusahaan ini berlokasi di Jalan H.
Agus Salim No.67, Jakarta Pusat. PT. Saga Machie didirikan oleh Ibu Aulia
Singgih berdasarkan akta nomor 202 tanggal 30 maret 199, yang dibuat di hadapan
notaris Bapak Darsono Ps. S.H yang berkedudukan di Jakarta.
Pada awal pendiriannya, PT. Saga Machie memproduksi dan menjual
brand Andre Valentino. Brand tersebut pertama kali dipasarkan di Singapura pada
tahun 1993, setelah itu ekspor ke Malaysia. Setelah berhasil di luar negeri, alas
kaki hasil buatan Indonesia ini dipasarkan di dalam negeri tahun 1996 untuk
segmen kelas atas. Awalnya mereka hanya membuka (counter) di Sogo, Jakarta.
Kini merambah berbagai kota di Jawa dan Bali hingga Banjarmasin, Balikpapan,
Medan, Palembang, dan Bandar Lampung.
Setelah melihat peluang pasar yang positif, PT. Saga Machie semakin
gencar mengeluarkan desain-desain up-to-date, sehingga mengeluarkan produk
Studio Nine dan lisensi Elle dari Paris untuk memenuhi kebutuhan pasar sosial A
dan pasar sosial B. Dengan kelebihan selalu memberikan kualitas material yang
baik, menjadikan produk-produk PT. Saga Machie sering digunakan dalam daftar
konsumen seperti Ritz Carlton, Exelcomindo dan sebagainya.
40
Namun tidak selamanya bisnis alas kaki ini berjalan mulus, alas kaki merek
Studio Nine ini hampir berhenti diproduksi karena penjualannya yang semakin
anjlok. Akhirnya, Marga Singgih selaku manager representative memutuskan
untuk meninjau kembali produk Studio Nine, meliputi redesign dan repositioning
pasar. Keputusan tersebut ternyata membuahkan hasil, penjualan sepatu Studio
Nine meningkat dari tahun ke tahun, meskipun margin mengecil tetapi terbukti
penjualan Studio Nine lebih tinggi 12% dibandingkan dengan Andre Valentino
pada 2010.
PT. Saga Machie telah diakui keunggulannya dan baru saja menerima
sertifikat ISO 9001, Sertifikat Uji Kelayakan Balai Besar Kulit, Karet, dan Plastik
(BBKKP), sehingga produk PT. Saga Machie siap bersaing dengan produk impor
lainnya.
III.1.1 Visi dan Misi
Visi dari PT. Saga Machie adalah berkomitmen memberikan yang terbaik
melalui kepemimpinan berkualitas, mengembangkan brand image produk serta
perbaikan terus-menerus dalam perdagangan alas kaki untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan. Apabila dalam hal penjualan, misi yang ditetapkan PT. Saga Machie
yaitu :
No Misi Persentase
1. Kinerja kualitas produk 98,5%
2. Kinerja kualitas barang yang masuk 99%
Tabel 3.1. Visi dan Misi PT. Saga Machie
41
Misi PT. Saga Machie adalah membuat sebuah pemikiran dari suatu
pendekatan yang positif dan membantu kita untuk membangun relasi yang baik
dengan customer dan tim. Menghargai satu sama lain merupakan inti terpenting
dari sebuah perilaku antara tim, supplier, dan customer. Dalam misi departemen
yang ditetapkan PT. Saga Machie adalah kenaikan penjualan tahunan sebesar 5%.
III.2 Bidang Usaha
PT. Saga Machie merupakan distributor sepatu dan sandal tunggal yang
tidak mempunyai anak perusahaan. Adapun brand produk yang dipasarkan oleh
perusahaan ini adalah Andre Valentino (Men, Ladies dan Children), Studio Nine
(Men dan Ladies), dan Elle (Ladies). Pemasaran yang dilakukan oleh PT. Saga
Machie adalah penjualan tunai dan penjualan konsinyasi (titip jual). Untuk
penjualan tunai dilakukan melalui toko, sedangkan untuk penjualan konsinyasi
dilakukan melalui counter-counter yang terdapat di departemen stores yang telah
menjalin kerja sama.
Beberapa departemen stores tersebut, seperti :
- Centro Department Store (Jakarta, Bali, Yogyakarta)
- Metro Department Store (Jakarta, Bandung)
- Sogo Department Store (Jakarta, Surabaya, Medan, Bali)
- Matahari Department Store (Jakarta, Manado, Medan)
- Mega Department Store (Pekanbaru)
- Java Department Store (Jakarta, Makassar)
42
Perusahaan kini mempekerjakan +/- 600 karyawan dengan rincian
sebagai berikut : 300 karyawan di bidang produksi, 45 karyawan di kantor pusat,
dan +/- 300 karyawan di bagian promosi (SPG/SPB). Dengan jam operasional di
kantor pusat adalah sebagai berikut :
Senin – Jumat : 09.00 – 17.00
Sabtu :09.00 – 14.00
III.3 Produk – Produk
Bahan baku untuk produksi sandal dan sepatu didapat dari luar negeri dan
dalam negeri dengan menggunakan jenis bahan baku utama kulit disamping bahan
baku yang digunakan untuk detail-detail sepatu seperti gesper, benang, hak, dan
semua detail tersebut disesuaikan dengan model sepatu yang diproduksi.
Daftar harga dari produk PT. Saga Machie antara lain :
a. Sandal wanita dengan brand Studio Nine berkisar dari Rp 120.000 hingga
Rp. 299.000.
b. Sepatu wanita dengan brand Studio Nine berkisar dari Rp 199.000 hingga
Rp. 369.000.
c. Sandal pria dengan brand Studio Nine berkisar dari Rp 249.000 hingga
Rp. 389.000.
d. Sepatu pria dengan brand Studio Nine berkisar dari Rp 469.000 hingga
Rp. 609.000.
e. Sandal wanita dengan brand Elle berkisar dari Rp 400.000 hingga Rp. 500.000.
f. Sepatu wanita dengan brand Elle berkisar dari Rp 500.000 hingga Rp. 600.000.
43
III.4 Struktur Organisasi PT. Saga Machie
Struktur organisasi mempunyai peranan penting dalam sebuah perusahaan.
Dengan adanya struktur organisasi, dapat menjelaskan tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada dalam suatu organisasi.
Struktur organisasi suatu perusahaan harus disusun dengan sedemikian rupa agar
tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing-masing anggota dapat terlibat
dengan jelas sehingga kelancaran kerja dan hubungan baik antar setiap bagian
dalam perusahaan dapat terlaksana.
Bentuk struktur organisasi yang digunakan PT.Saga Machie adalah struktur
organisasi fungsional dimana setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi
yang terspesialisasi seperti penjualan, produksi, dan lain-lain. Adapaun struktur
organisasi PT. Saga Machie adalah sebagai berikut :
44
ORGANIZATION CHART
PT SAGA MACHIE
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Saga Machie
Sumber : PT. Saga Machie
45
45
KASIR
DIRECTOR
GENERAL MANAGER
MANAGEMENT REPRESENTATIVE
OPERATION MANAGER SALES MANAGER TAX & ACCOUNTING MANAGERDOCUMENT CONTROLLER/HRD
FINANCE MANAGER
GENERAL AFFAIR
(EXPEDITION)
EDP ENGINEER
WAREHOUSE ADMIN
WAREHOUSE SUPERVISOR
QUALITY CONTROLLER
AVC. AVL, LEGO
ELLE, ACL
S N L
A V M
S N M
GUNZE
AVPRODUCT EXECUTIVE
ELLE, AVCPRODUCT EXECUTIVE
SN
PRODUCT EXECUTIVEGUNZE
PRODUCT EXECUTIVEIT & SALES SUPPORT
ADV & PROMOTION
CORPORATE SALES EXECUTIVE
STORE SUPERVISOR
BOUTIQUE SUPERVISOR
OUT SOURCE
TAX
ADMINISTRATOR
SALES ACCOUNT
PURCHASING
COLLECTOR
ADMINISTRATOR
III.4.1 Uraian Tugas dan Wewenang
Adapun tugas dan wewenang dari setiap bagian struktur organisasi PT.
Saga Machie adalah sebagai berikut :
1) Direktur
Tugas dan wewenang direktur adalah :
a. Memimpin dan mengendalikan jalannya perusahaan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
b. Mengawasi pelaksanaan operasi melalui laporan yang diterima.
c. Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran
perusahaan.
d. Merupakan pengambilan keputusan terakhir atas perencanaan, investasi dan
masalah dalam perusahaan.
e. Memimpin rapat direksi dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
2) General Manager
Tugas dan wewenangnya adalah :
a. Bertanggung jawab kepada direktur.
b. Membantu memberikan saran kepada direktur.
c. Bertanggung jawab untuk menggerakan apa yang direncanakan perusahaan.
d. Mengkoordinir dan mengawasi aktivitas manager di bawahnya.
3) Operation Manager
Tugas dan wewenangnya adalah :
a. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan operasional perusahaan.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi semua kegiatan operasional perusahaan.
46
4) Driver
Tugas dan wewenangnya adalah :
a. Mengirim barang ke counter.
b. Mengambil barang yang diretur dari setiap counter.
5) Controller
Tugas dan wewenangnya adalah mengontrol / recheck weekly / monthly stock
antara komputer dan counter, semua stock harus balance.
6) Warehouse supervisor
Tugas dan wewenangnya adalah bertanggung jawab terhadap sirkulasi (keluar
masuk) barang di gudang. Retur barang yang datang maupun keluar.
7) Administration staff
a. Menerima surat pesanan dan retur barang dari setiap counter.
b. Membuat surat jalan dan faktur IST untuk penjualan konsinyasi.
8) Shoes and Sandal Clerk
Tugas dan wewenangnya adalah :
a. Mencatat setiap pengeluaran dan penerimaan persediaan pada bukti
penerimaan dan pengeluaran barang.
b. Membuat stock list untuk menginformasikan barang yang dipesan itu ada
atau tidak berdasarkan surat pesanan.
9) Sales and Marketing Manager
Tugas dan wewenangnya adalah :
a. Merencanakan, mengawasi dan mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan
perjanjian produk dan berusaha untuk meningkatkan penjualan dengan
mempelajari situasi pasar.
47
b. Menganalisa dan menilai pelaksanaan seluruh kegiatan penjualan serta
mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan pemasaran
produk.
c. Memberikan persetujuan terhadap penjualan konsinyasi.
10) Product Executive
Tugas dan wewenangnya adalah :
a. Membuat PO dan laporan pemesanan barang yaitu OTB per brand.
b. membuat laporan jumlah kuantitas per brand per acara.
c. Membuat analisa ranking sales toko / counter per brand based on value,
qty, dan average.
11) SPG / Counter Supervisor
Tugas dan wewenangnya adalah :
a. Mengumpulkan weekly / monthly report
b. Menginput semua stock counter
c. Mediator antara SPG dab manajemen
d. Mengkoordinir program acara sales
12) SPG
Tugas dan wewenangnya adalah
a. Menerima / meretur barang
b. Menjual barang
c. Membuat weekly / monthly stock report / daily sales report
d. Menerima komplain customer untuk direparasi dan diteruskan ke kantor
(bagian customer service)
48
13) Finance and Accounting Manager
a. Tugas dan wewenangnya adalah
b. Merumuskan tujuan rencana jangka pendek dan panjang, strategi, dan
kebijakan di bidang keuangan dan akuntansi.
c. Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran tahunan
unit organisasi keuangan dan akuntansi.
d. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas pencatatan transaksi sesuai
dengan prinsip dan sistem akuntansi yang berlaku termasuk pelaporan
keuangan dan manajemen.
e. Bertanggung jawab atas penyajian laporan akuntansi dan keuangan
perusahaan.
14) Accounting
Tugas dan wewenangnya adalah
a. Membuat laporan keuangan (GL P&L, Jurnal) per bulan per perusahaan
b. Membuat laporan penjualan counter
c. Membuat laporan penjualan
15) Financial
Tugas dan wewenangnya adalah
a. Mencatat penerimaan kas dan pengeluaran kas di buku kas finance
b. Mengkontrol dan menerima penagihan dan pembayaran dari customer
c. Mengecek mutasi dan saldo bank setiap hari
d. Melakukan pembayaran hutang dan pengeluaran perusahaan.
49
16) Tax
Tugas dan wewenangnya adalah membuat laporan keuangan (GL P&L,
Jurnal) per bulan per perusahaan untuk kepentingan perpajakan.Membuat /
mengisi SSP per bulan.
III.5 Prosedur Penjualan Konsinyasi Yang Sedang Berjalan
Prosedur penjualan dan penerimaan kas pada PT. Saga Machie dijelaskan
sebagai berikut :
III.5.1 Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan
Prosedur penerimaan pesanan pelanggan yang terjadi dalam PT. Saga
Machie adalah :
a. SPG/SPB melakukan pemesanan melalui telepon atau fax kepada perusahaan
yang diterima oleh bagian Product Executive
b. Product Executive akan membuat form order berdasarkan pesanan yang
diminta oleh SPG/SPB counter atau toko
c. Product Executive akan menghubungi bagian gudang untuk melakukan
penyiapan barang yang dipesan.
III.5.2 Prosedur Pengecekan dan Penerimaan Pesanan
Setelah prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan, dilakukan prosedur
pengecekan dan penerimaan pesanan untuk dikirim ke counter / toko terkait,
seperti berikut:
50
a. Setelah otorisasi persetujuan permintaan SPG/SPB diberikan oleh manajer
operasional, maka bagian gudang mempersiapkan barang pesanan sesuai form
order.
b. Bagian gudang akan membuat Form Stock List yang berisi daftar barang yang
akan dikirim ke counter atau toko berdasarkan Form Order.
c. Bagian gudang memberikan Form Stock List ke bagian administrasi gudang
untuk diberikan faktur pengiriman (Surat jalan) dan diserahkan ke driver.
d. Driver akan membawa faktur pengiriman (Surat Jalan) untuk diminta tanda
tangan bahwa barang telah diterima dengan baik.
e. Supervisor akan mendistribusikan faktur warna merah ke department stores,
warna kuning didistribusikan ke bagian gudang, dan faktur berwarna putih
dibawa pulang oleh driver.
f. Jurnal yang dilakukan dalam pengecekan dan pengiriman pesanan, adalah
Konsinyasi Keluar xxx
Kas xxx
B. pengepakan xxx
III.5.3 Prosedur Pembuatan Faktur Pengiriman (Surat Jalan)
Prosedur otorisasi yang dilakukan dalam proses pembuatan faktur
pengiriman atau surat jalan dalam PT. Saga Machie adalah:
a. Setelah bagian gudang siap untuk menyerahkan barang ke driver , maka bagian
gudang meminta bagian administrasi gudang untuk membuat Faktur
Pengiriman berdasarkan Form Stock List. Faktur ini akan menjadi surat jalan
ke counter atau toko.
51
b. Faktur pengiriman (surat jalan) dibuat 4 rangkap yang telah ditanda tangani
oleh manajer operasi dan didistribusikan.
c. SPG/SPB akan membuat laporan/ data penjualan harian/bulanan dan
diserahkan ke bagian penjualan.
d. Berdasarkan data penjualan yang diberikan SPG/SPB maka bagian penjualan
akan membuat Daily Sales Report yang akan menjadi acuan untuk membuat
rekapitulasi penjualan.
e. Rekapitulasi penjualan dibuat ketika akan dilakukan penagihan berdasarkan
penjualan yang terjadi selama sebulan dan dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 dan 2
didistribusikan kepada department store dan rangkap 3 kepada bagian
akuntansi.
f. Jurnal yang digunakan dalam proses pengiriman adalah:
Konsinyasi Keluar xxx
Pengiriman barang Konsinyasi xxx
III.5.4 Prosedur Pencatatan Penjualan
Prosedur yang terjadi ketika melakukan proses pencatatan penjualan
tersebut, dilakukan dengan cara berikut :
a. Bagian akuntansi menerima rekapitulasi penjualan dan mengecek ketepatan
perhitungan, kelengkapan dan keabsahan dokumen-dokumen tersebut.
b. Berdasarkan Rekapitulasi Penjualan maka bagian akuntansi akan membuat
kwitansi yang dibuat 1 rangkap dan didistribusikan ke department store.
52
c. Pada akhir bulan bagian administrasi pajak akan membuat faktur pajak sesuai
Rekapitulasi Penjualan yang ada. Faktur pajak dibuat 1 rangkap dan
didistribusikan ke department store, dan di fotocopy 2 rangkap untuk diarsip
oleh bagian akuntansi dan bagian pajak.
d. Rekapitulasi penjualan, Penjualan, Kuitansi, dan Faktur Pajak diserahkan
kepada bagian penagihan.
III.5.5 Prosedur Pemrosesan dan Penerimaan Kas
Pertimbangan utama dalam penerapan penerimaan kas adalah seluruh kas
dengan tepat waktu. Prosedur yang dilakukan damlam pemrosesan dan penerimaan
kas tersebut adalah sebagai berikut :
a. Pembayaran dapat dilakukan dengan transfer ke rekening perusahaan dan yang
akan dilakukan pengecekan oleh bagian akuntansi.
b. Bagian akuntansi akan melakukan pencatatan jurnal ketika terjadi pembayaran.
c. Jurnal yang dilakukan ketika terjadi penerimaan kas tersebut adalah:
Jurnal Penjualan tunai dengan kas yang terjadi di boutique :
Kas xxx -
Penjualan tunai - xxx
PPN Out - xxx
Penjualan dengan sistem kartu ATM / Debit :
Piutang Dagang xxx -
Penjualan - xxx
PPN Out - xxx
53
Penerimaan kas dengan sistem kartu kredit :
Piutang Dagang xxx -
Biaya potongan kredit xxx -
Penjualan - xxx
PPN Out - xxx
Jurnal penerimaan yang diterima dari department store :
Bank xxx -
Piutang dagang - xxx
III.6 Prosedur Penjualan Pihak Konsinyi dan Kebijakan Penjualan Konsinyasi
III.6.1 Proses Penjualan Barang Konsinyasi pada Pihak Konsinyi
Dimulai dari konsumen datang ke counter yang disediakan oleh department
store dan akan dilayani SPG/SPB. Setelah konsumen menentukan barang yang
akan dibeli, SPG/SPB akan melakukan pencatatan bon konsinyasi sesuai dengan
pesanan serta tanggal pembelian maupun diskon atas barang tersebut. Bon terdiri
dari 3 rangkap yaitu, rangkap 1 berwarna putih, rangkap 2 berwarna merah, dan
rangkap 3 berwarna kuning. Bon konsinyasi warna putih diberikan kepada
konsumen untuk proses pembayaran di kasir. Setelah penyerahan bon konsinyasi
ke konsumen, SPG akan menyerahkan barang konsumen yang telah dicatat. Ketika
konsumen melakukan pembayaran, kasir akan memberikan barang dengan
disertakan struk bukti pembayaran dan bon konsinyasi warna merah. Bon
konsinyasi warna putih akan diarsip oleh department store, warna kuning
diberikan pada konsinyor (PT. Saga Machie). SPG/SPB juga akan melakukan
54
pencatatan laporan penjualan yang terjadi dan nantinya akan dilaporkan ke bagian
penjualan konsinyor (PT. Saga Machie).
Jurnal yang dilakukan ketika terjadi penerimaan kas dari pendapatan
konsinyasi di counter – counter konsinyasi, adalah:
Piutang Dagang xxx -
Penjualan - xxx
PPN keluaran - xxx
III.6.2 Kebijakan Akuntansi Penjualan Konsinyi
Kebijakan akuntansi yang dilakukan dalam melakukan perjanjian
kerjasama terhadap pihak konsinyi, diperlukan adanya suatu kesepakatan yang
terjadi, antara lain:
a. Melakukan perjanjian kerjasama mengenai hak dan kewajiban yang harus
ditanggung oleh masing-masing pihak dan telah ditetapkan PT. Saga Machie
sebagai konsinyor dan department store sebagai konsinyi.
b. Besar margin yang diberikan konsinyor kepada pihak konsinyi antara 30%
sampai 35% yang nantinya akan dipotong dari hasil penjualan.
c. Produk dari PT. Saga Machie yang telah dititipkan menjadi tanggung jawab
sepenuhnya pihak department store
d. Produk yang rusak di pihak konsinyi menjadi tanggung jawab PT. Saga
Machie, sedangkan produk yang hilang di pihak konsinyi menjadi tanggung
jawab konsinyi.
e. Jika penjualan di bawah target, maka akan dilakukan peninjauan kembali.
f. Dilakukan pengecekan sebulan sekali.
55
III.7 Flowchart Penjualan dan Penerimaan Kas PT. Saga Machie
Berdasarkan narasi prosedur penjualan, dan penerimaan kas, maka akan
dibuat suatu proses yang menggambarkan alir dari sistem penjualan dan
penerimaan kas yang berjalan, siapa saja yang berwenang mengotorisasi dokumen-
dokumen yang digunakan dalam transaksi, bagaimana dokumen tersebut berpindah
dari berbagai bagian, serta bagaimana akhirnya proses pencatatan dokumen
tersebut ke dalam catatan akuntansi. Flowchart penjualan dan penerimaan kas PT.
Saga Machie yang sedang berjalan, yaitu :
56
Berikut merupakan bagan alir dari Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas
yang berjalan, antara lain :
Product Executive Warehouse
Gambar 3.2. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang
Berjalan
57
Keterangan :SPG : Sales Promotion Girl SPB : Sales Promotion Boy PE : Product Executive
Menerima pesanan dari SPG
PE membuat Form Order
Mulai
Form Order
1
1
Form Order
Menyiapkan Barang
Membuat Form Stock
List
Stok List
2
Berikut merupakan bagan alir dari Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan
Kas yang berjalan (lanjutan), antara lain :
Warehouse Admin
Gambar 3.3. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas
yang Berjalan (Lanjutan)
58
Keterangan :OM : Operation Manager
2
Stok List
Membuat Surat Jalan
Surat Jalan
132
4
3
T
Berikut merupakan bagan alir dari Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan
Kas yang berjalan (lanjutan), antara lain :
Product Executive Accounting
Gambar 3.4. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas
yang Berjalan ( Lanjutan )
59
Membuat Daily Sales Report
5
4
Daily Sales Report
Membuat Daily eport
Sales
Rekapitulasi Penjualan
12
3
6
Membuat Jurnal
5
Rekapitulasi Penjualan
Membuat Kuitansi
8
Kuitansi
Membuat Faktur
PajakFaktur Pajak
Diberi materai
Jurnal
9
Berdasarkan data penjualan dari SPG/SPB
Berikut merupakan bagan alir dari Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan
Kas yang berjalan (lanjutan), antara lain :
Collector Finance
Gambar 3.5. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang
Berjalan (Lanjutan )
60
8 97
Rekapitulasi Penjualan
12
Kuitansi Faktur Pajak
Menagih ke
Department Store
Faktur Pajak
Kuitansi
Rekapitulasi Penjualan
Dikirim
Pembayaran dengan transfer
10
Pembayaran dengan tunai, cek,
giro
Tunai, cek, giro
11
11
Tunai, cek, giro
Menyetorkan ke bank
Bukti setor bank
12
Top Related