BAB IIIPEMBAHASAN3.1. Tinjauan InstitusiTinjaun institusi berisikan sejarah dan struktur organisasi dan fungsinya. Institusi yang menjadi objek observasi penulis adalah SMP YPI Al Huda Tasikmalaya. SMP YPI Al Huda merupakan salah satu SMP Swasta yang terdapat di Kota Tasikmalaya.3.1.1. Sejarah Institusi

SMP YPI Al-Huda Peundeuy Tasikmalaya merupakan salah satu institusi pendidikan sekolah tingkat menengah pertama yang didirikan pada tanggal 19 Januari 1975 oleh Drs. Muhammad Yahya Hasyim. Waktu itu beliau adalah Kepala SMP YPI Al-Huda Peundeuy Tasikmalaya yang pertama dan Wakilnya adalah Drs. Iskandar Yahya.Sekolah tersebut terletak di Jalan Situ Gede, Kampung Peundeuy, Desa Linggajaya Kecamatan Mangkubumi, Kodya Tasikmalaya, Jawa Barat. Keberadaanya cukup jauh dari pusat keramaian, seperti terminal dan pasar. Sebagai institusi pendidikan formal, sekolah tersebut ditunjang oleh sarana dan fasilitas yang cukup kumplit dengan keseluruhan bangunan dikelilingi oleh pagar pembatas yang permanen.Perkembangan SMP YPI Al-Huda sejak masa pendiriannya hingga sekarang cukup pesat, perlengkapan sarana prasarananyapun semakin lengkap sehingga jumlah siswa SMP YPI Al-Huda kini mulai meningkat. tiap tahun ajaran baru, jumlah calon siswa yang mendaftar sebanyak 70 hingga 80 orang. meskipun letak SMP YPI Al-Huda diapit oleh dua SMP Negeri, tetapi SMP YPI Al-Huda sudah mulai dapat bersaing.3.1.2. Stuktur Organisasi dan Fungsi

Sumber : SMP YPI Al Huda (2015)

Gambar III.1.

Struktur Organisasi SMP YPI Al HudaUraian tugas dari struktur organisasi SMP YPI Al Huda sebagai berikut:1. Kepala Sekolah mempunyai tugas:Menyusun perencanaan, mengorganisasikan kegiatan, mengarahkan atau mengendalikan kegiatan, mengkoordinasikan kegiatan, melaksanakan pengawasan, menentukan kebijaksanaan, mengadakan rapat mengambil keputusan, mengatur proses belajar mengajar, dan mengatur administrasi Ketatausahaan, Kesiswaan, Ketenagaan, Sarana prasarana, Keuangan.2. Wakasek Kurikulum mempunyai tugas:

Menyusun dan menjabarkan Kalender Pendidikan, menyusun Pembagian Tugas Guru dan Jadwal Pelajaran, mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengayaanMengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar, mengatur Pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran, mengatur Mutasi Siswa, melaksanakan supervisi administrasi dan akademis dan menyusun Laporan.

3. Wakasek Kesiswaan mempunyai tugas:

Mengatur pelaksanaan Bimbingan Konseling, mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan Kerindangan), mengatur dan membina program kegiatan OSIS meliputi: Kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli Keamanan Sekolah (PKS) Paskibra, mengatur pelaksanaan Kurikuler dan Ekstra Kurikuler, menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah, menyelenggarakan Cerdas Cermat, Olah Raga Prestasi, menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa.

4. Kepala Pustakawan Sekolah mempunyai tugas:

Perencanaan pengadaan buku/bahan pustaka/media elektronik, pengurusan pelayanan perpustakaan, perencanaan pengembangan perpustakaan, pemeliharaan dan perbaikan buku-buku/bahan pustaka/media elektronika, iventarisasi dan pengadministrasian buku-buku/bahan pustaka/media elektronika, melakukan layanan bagi siswa, guru dan tenaga kependidikan lainnya, serta masyarakat, penyimpanan buku perpustakaan/media elektronika, menyusun Tata tertib perpustakaan, menyusun Laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala.5. LaboranPerencanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium, menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan laboratorium, mengatur penyimpanan, pemeliharaan, dan perbaikan alat-alat laboratorium, membuat dan menyusun daftar alat-alat laboratorium, inventarisasi dan pengadministrasian alat-alat laboratorium, menyusun laporan pelaksanaan kegiatan laboratorium secara berkala.6. Humas mempunyai tugas:

Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan dewan sekolah, membina hubungan antara sekolah dengan wali murid, membina pengembangan antar sekolah dengan lembaga pemerintah, dunia usaha, dan lembaga sosial lainnya, membuat dan menyusun program semua kebutuhan sekolah, melakukan koordinasi dengan semua staf dan bertanggung jawab untuk mewujudkan 9 K, dan menyusun laporan secara berkala.7. Staff Tata Usaha mempunyai tugas:

Penyusunan program kerja tata usaha sekolah, pengelolaan dan pengarsipan surat-surat masuk dan keluar, pengurusan dan pelaksanaan administrasi sekolah, pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah, penyusunan administrasi sekolah meliputi kurikulum, kesiswaan dan ketenagaan, penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah secara keseluruhan, Mengkoordinasikan dan melaksanakan 9 K, dan penyusunanlaporan pelaksanaan secara berkala8. Guru Mata Pelajaran mempunyai tugas:

Membuat Perangkat Pembelajaran, melaksanakan kegiatan pembelajaran, melaksanakan kegiatan Penilaian Proses Belajar, Ulangan Harian, Ulangan Umum, Ujian Akhir, melaksanakan analisis hasil ulangan harian, menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan, mengisi daftar nilai siswa, melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan) kepada guru lain dalam proses kegiatan belajar mengajar.

9. Wali Kelas mempunyai tugas:

Pengelolaan kelas, penyelenggaraan administrasi kelas meliputi : Denah tempat duduk siswa, Papan absensi siswa, Daftar pelajaran kelas, Daftar piket kelas,Buku absensi siswa, Buku kegiatan pembelajaran/buku kelas, Tata tertib siswa, pembuatan statistik bulanan siswa, pengisian daftar kumpulan nilai (legger), pembuatan catatan khusus tentang siswa, pencatatan mutasi siswa, pengisian buku laporan penilaian hasil belajar, dan pembagian buku laporan hasil belajar.3.2. Analisa Kebutuhan

Kebutuhan akan sebuah sistem informasi perpustakaan pada saat ini menjadi optional yang patut dipertimbangkan karena dengan adanya sistem informasi perpustakaan maka:1. Perhitungan denda menjadi lebih efektif karena perhitungan menggunakan komputer yang mempunyai keakuratan yang tinggi.

2. Pengelolaan data transaksi peminjaman dan pengembalian menjadi lebih aman karena data transaksi bisa di back-up.3.3. Perancangan Perangkat Lunak3.3.1. Rancangan Antar Muka1. Rancangan Antar Muka Home

Gambar III.2. Halaman Utama2. Rancangan Antar Muka Tambah Data Petugas

Gambar III.3. Rancangan Halaman Tambah Data Petugas

3. Rancangan Antar Muka Tambah Data Anggota

Gambar III.4. Rancangan Halaman Tambah Data Anggota

4. Rancangan Antar Muka Tambah Data Penerbit

Gambar III.5. Rancangan Halaman Tambah Data Penerbit

5. Rancangan Antar Muka Data Jenis Buku

Gambar III.6. Rancangan Halaman Tambah Data Jenis Buku

6. Rancangan Antar Muka Tambah Data Buku

Gambar III.7. Rancangan Halaman Tambah Data Buku

7. Rancangan Antar Muka Data Peminjaman

Gambar III.8. Rancangan Halaman Data Peminjaman

8. Rancangan Antar Muka Data Pengembalian

Gambar III.9. Rancangan Halaman Data Pengembalian

3.3.2. Perancangan Basis DataA. Entity Relationship Diagram

Gambar III.10. Entity Relationship DiagramB. Logical Relational Structure(LRS)

Gambar III.11. Logical Relational Structure

C. Spesifikasi File1. Spesifikasi File Petugas

Nama Database: perpustakaanNama File: PetugasAkronim

: petugas.frmFungsi

: untuk menyimpan data petugas perpustakaanTipe File

: File MasterOrganisasi File: Indexed sequentialAkses File: RandomMedia

: HarddiskPanjang record: 143Kunci Field: id_petugasSoftware

: MysqlTabel III.1.Spesifikasi File PetugasNoElemen DataNama FieldTipeSizeKeterangan

1ID Petugasid_petugasInt11Primary Key

2Nama Lengkapnama_lengkapVarchar64

3Alamat PetugasTextDate

4Telepon petugastelepon_petugasVarchar12

5Nama petugasnama_petugasVarchar12

6Kata sandiPasswordVarchar32

7Level Petugaslevel_petugasVarchar12

2. Spesifikasi File AnggotaNama Database: perpustakaanNama File: AnggotaAkronim

: anggota.frmFungsi

: untuk menyimpan data anggota perpustakaanTipe File

: File MasterOrganisasi File: Indexed sequentialAkses File: RandomMedia

: HarddiskPanjang record: 87Kunci Field: kode_anggotaSoftware

: MysqlTabel III.2.Spesifikasi File AnggotaNoElemen DataNama FieldTipeSizeKeterangan

1Kode Anggotakode_anggotaInt11Primary Key

2Nama Anggotanama_anggotaVarchar64

3Alamat AnggotaAlamatText

4Telepon Anggotatelepon_anggotaVarchar12

5Tanggal daftartgl_daftarDate

6Tanggal expiredtgl_expiredDate

3. Spesifikasi File Penerbit

Nama Database: perpustakaanNama File: PenerbitAkronim

: penerbit.frmFungsi

: untuk menyimpan data penerbitTipe File

: File MasterOrganisasi File: Indexed sequentialAkses File: RandomMedia

: HarddiskPanjang record: 36Kunci Field: kode_penerbitSoftware

: MysqlTabel III.3.Spesifikasi File PenerbitNoElemen DataNama FieldTipeSizeKeterangan

1Kode PenerbitKode_penerbitInt4Primary Key

2Nama PenerbitNama_penerbitVarchar32

4. Spesifikasi File Jenis Buku

Nama Database: perpustakaanNama File: Jenis BukuAkronim

: jenis_buku.frmFungsi

: untuk menyimpan data jenis bukuTipe File

: File MasterOrganisasi File: Indexed sequentialAkses File: RandomMedia

: HarddiskPanjang record: 18Kunci Field: no_jenis_bukuSoftware

: MysqlTabel III.4.Spesifikasi File Jenis BukuNoElemen DataNama FieldTipeSizeKeterangan

1No Jenis Bukuno_jenis_bukuInt3Primary Key

2Jenis Bukujenis_bukuVarchar12

3RakRakInt3

5. Spesifikasi File Buku

Nama Database: perpustakaanNama File: BukuAkronim

: buku.frmFungsi

: untuk menyimpan data buku-buku perpustakaanTipe File

: File MasterOrganisasi File: Indexed sequentialAkses File: RandomMedia

: HarddiskPanjang record: 140Kunci Field: kode_bukuSoftware

: MysqlTabel III.5.Spesifikasi File BukuNoElemen DataNama FieldTipeSizeKeterangan

1Kode Bukukode_bukuVarchar12Primary Key

2No Urutno_urutInt3

3Judul Bukujudul_bukuVarchar64

4IsbnIsbnVarchar16

5PengarangPengarangVarchar32

6Kode Penerbitkode_penerbitInt4

7Tahun Terbittahun_terbitInt4

8PersediaanPersediaanInt2

9No Jenis Bukuno_jenis_bukuInt3

6. Spesifikasi File Peminjaman

Nama Database: perpustakaanNama File: PeminjamanAkronim

: peminjaman.frmFungsi

: untuk menyimpan data peminjaman buku oleh anggotaTipe File

: File MasterOrganisasi File: Indexed sequentialAkses File: RandomMedia

: HarddiskPanjang record: 34Kunci Field: id_pinjamSoftware

: MysqlTabel III.6.Spesifikasi File PeminjamanNoElemen DataNama FieldTipeSizeKeterangan

1Id Pinjamid_pinjamVarchar12Primary Key

2Tanggal Pinjamtgl_pinjamDate

3Tanggal Kembalitgl_kembaliDate

4Total Pinjamtotal_pinjamDouble

5Kode Anggotakode_anggotaInt11

6Id Petugasid_petugasInt11

7. Spesifikasi File Detail PeminjamanNama Database: perpustakaanNama File: Detail PeminjamanAkronim

: detail_peminjaman.frmFungsi

: untuk menyimpan data peminjaman secara lebih detailOrganisasi File: Indexed sequentialAkses File: RandomMedia

: HarddiskPanjang record: 26Software

: MysqlTabel III.7.Spesifikasi File Detail PeminjamanNoElemen DataNama FieldTipeSizeKeterangan

1Id Pinjamid_pinjamVarchar12

2Kode Bukukode_bukuVarchar12

3Jumlah Pinjamjumlah_pinjamInt2

8. Spesifikasi File PengembalianDatabase

: perpustakaanNama File: PengembalianAkronim

: pengembalian.frmFungsi

: untuk menyimpan data pengembalian buku oleh anggotaTipe File

: File Master

Organisasi File: Indexed sequentialAkses File: RandomMedia

: HarddiskPanjang record: 46Kunci Field: id_kembaliSoftware

: MysqlTabel III.8.Spesifikasi File PengembalianNoElemen DataNama FieldTipeSizeKeterangan

1Id Kembali id_kembaliVarchar12Primary Key

2Tanggal Kembalitgl_kembaliDate

3Aktual Kembaliaktual_kembaliDate

4Total Denda total_dendaDouble

5Id Pinjam id_pinjamVarchar12

6Kode Anggotakode_anggotaInt11

7Id Petugasid_petugasInt11

KEPALA SEKOLAH

WAKASEK KURIKULUM

WAKASEK KESISWAAN

TATA USAHA

UNIT-UNIT

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL