BAB III

PEMBAHASAN SISTEM

A. Bagian Yang Terkait

1. Manager

Menerima kekurangan kebutuhan teknisi dari cabang kota lain.

Menyetujui perpindahan teknisi ke cabang kota lainnya.

2. Administrasi

Memberikan data pelanggan yang memerlukan maintenance kepada kepala

teknisi. Administrasi membuat laporan biaya perbaikan berdasarkan

catatan penggunan bahan.

3. Kepala Teknisi

Melakukan pemeriksaan data pelanggan yang mendapatkan jatah

maintenance tiap bulannya dan membuat form maintenance.

4. NOC ( Network Operating Controller )

Menerima laporan dari CC, melakukan pengecekan gangguan secara

teknis – koneksi / jaringan. Melaporkan kerusakan kepada teknisi.

5. Bagian Akunting

Bagian Akunting membuat catatan pengeluaran bahan dan data perangkat.

Bagian Akunting membuat catatan pengguanaan bahan berdasarkan

catatan pengeluaran barang yang di terima dari teknisi, kemudian

diserahkan ke administrasi.

12

13

6. Teknisi ( Customers Care / CC )

Melakukan perawatan secara teknis – fisik, teknis – koneksi, teknis –

hotspot, non teknis ( sisi client ), dan non teknis ( sisi PT. SGK ) dan jika

ada gangguan yang bersifat teknis – koneksi / jaringan kemudian

melaporkannya kepada NOC. Jika gangguan yang ada bersifat teknis –

fisik langsung dilakukan perbaikan.

B. Informasi Yang Dibutuhkan Oleh Manajemen

Informasi yang digunakan oleh PT. Sekawan Global Komunika adalah :

1. Data Pelanggan (DP)

Berisi informasi mengenai nama pelanggan, alamat, nomor telepon,

kapasitas bandwith yang dikontrak, tarif, awal dan akhir kontrak.

2. Laporan Kerusakan (LP)

Berisi laporan kerusakan yang terjadi akibat gangguan non-teknis.

3. Data Peralatan (DA)

Berisi informasi peralatan yang digunakan oleh teknisi dalam melakukan

maintenance.

4. Laporan Biaya Perbaikan (LBP)

Berisi informasi mengenai biaya penggantian kerusakan peralatan kepada

pelanggan.

5. Laporan Kebutuhan Teknisi (LKT)

Berisi informasi kebutuhan akan teknisi pada cabang-cabang di kota lain.

14

6. Surat Rolling ( SR)

Berisi surat persetujuan dari manajer untuk teknisi yang akan melakukan

rolling

C. Dokumen Yang Digunakan

Form maintenance (FM)

Dokumen ini digunakan untuk mengisi pengecekan / pemeriksaan

perawatan yang dilakukan oleh teknisi.

D. Catatan yang digunakan

1. Catatan Pengeluaran Perlengkapan (CLP)

Berisi tentang perlengkapan yang diambil teknisi dari Akunting

2. Catatan Penggunaan Perlengkapan (CGP)

Digunakan untuk mencatat perlengkapan yang telah digunakan dalam

melakukan maintenance.

3. Catatan Kerusakan Secara Koneksi (CKSK)

Berisi tentang kerusakan yang terjadi pada koneksi jaringan pelanggan.

E. Peralatan yang digunakan

Dalam perawatan jaringan internet akan di butuhkan beberapa perangkat dan

peralatan yang lumayan banyak.

1. Perangkat yang dibutuhkan adalah :

a) Kuas kecil

15

b) Canebo

c) Plate kaca

d) Webbing + Carabiner

e) Laptop (jika memungkinkan)

f) Camera Digital (jika memungkinkan)

2. Peralatan yang dibutuhkan adalah :

a) Crimping

b) Tang

c) Cutter

d) Obeng Plus dan Min

e) Kunci 8, 10, 11, 12, 13, 14, dan 15

f) RJ 45

g) Kunci Inggris Kecil

h) Pigtail

F. Langkah-langkah melakukan maintenance

Dalam melakukan maintenance, langkah-langkahnya terbagi atas beberapa

bagian:

1. Teknis - Fisik

a) Pengecekan Fisik Antena (kemiringan, arah pointing, dll.)

b) Pengecekan Radio

c) Pengecekan Tiang / Tower

d) Pengecekan Spanner

16

e) Pengecekan Kabel UTP / RJ-45

2. Teknis - Koneksi

a) Pengecekan OS

b) Pengecekan IP (Radio dan Komputer)

c) Pengecekan Subnet Mask

d) Pengecekan DNS (1 dan 2)

e) Pengecekan Gateway

f) Test Pink ke: (a) Gateway, (b) google.com, (c) detik.com, (d) ke

situs yang paling sering digunakan oleh pelanggan

g) Test Download lokal (minimal 1024 Kb)

h) Pengecekan Signal strength

i) Mencatat Tanggal terakhir Radio / koneksi wireless bermasalah

j) Mencatat Tanggal terakhir kunjungan CC (jika ada jadwal di luar

maintenance rutin)

k) Mencatat Tanggal Terakhir maintenance fisik (Radio, Antena,

Kabel)

l) Mencatat Tanggal terakhir client melakukan kontak ke CC Center

(0281627031 atau nomor kota masing-masing) perihal masalah

koneksi

m) Mengambil Form Complain Client bulan sebelumnya dan

menggantinya dengan yang baru.

3. Teknis - Hotspot

a) Pengecekan Radio Hotspot

17

b) Pengecekan Konfigurasi Hotspot

c) Pengecekan Sinyal

d) Pengecekan koneksi

e) Test download

4. Non - Teknis (Sisi Client)

a) Membersihkan PC (keyboard, monitor, mouse) di mana konfigurasi

jaringan di-set.

b) Melakukan update antivirus, driver, firmware

c) Melakukan pengecekan virus dan membersihkannya jika ditemukan

d) Menyemprotkan pewangi di ruang PC tersebut

5. Non - Teknis (Sisi MentariSatria.Net)

a) Mengisi Form Maintanenance Rutin

b) Memintakan Tandatangan Client dan menandatangani Form

Maintenance Rutin

c) Mencatat keluhan / saran Client yang berkaitan dengan layanan jasa

koneksi

d) Memberitahukan ke Client tentang Paket Baru MentariSatria.Net yang

mungkin bermanfaat untuk Client

e) Menanyakan ke Client, mungkin ada rekanan yang tertarik untuk

menjadi pelanggan MentariSatria.Net

f) Memberitahukan ke Client jika ada perubahan Nomor Kantor atau

Nomor Selular Pribadi yang bisa dihubungi jika ada problem koneksi

18

g) Memberitahukan ke client jika ada perubahan Nomor Rekening

Mentari-Satria.Net 8. Mengingatkan Client untuk melakukan

pembayaran abonemen dan mengucapkan terima kasih jika sudah

melakukan pembayaran abonemen

h) Memberikan Invoice / Kuitansi Pembayaran yang diterbitkan oleh

Administrasi

i) Memberikan copy program freeware / games jika ada permintaan dari

client sebelumnya

j) Memberikan 1 (satu) copy Form Maintenance Rutin ke Client

G. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

1. Prosedur Pemeriksaan Data Pelanggan (PPPP)

Kepala teknisi meminta data pelanggan dari administrasi,

kemudian melakukan pemeriksaan data pelanggan yang mendapatkan

jatah maintenance tiap bulannya.

Kepala teknisi mengisi form maintenance kemudian memberikan

perintah (order) kepada teknisi untuk melakukan perawatan rutin

(maintenance), berdasarkan data yang diambil dari administrasi.

2. Prosedur Perawatan Pelanggan Rutin ( PPPR)

Teknisi menerima form maintenance dari kepala teknisi. Teknisi

meminta peralatan ke bagian Akunting, bagian Akunting membuat data

peralatan dan catatan pengeluaran perlengkapan.

19

Teknisi melakukan perawatan berdasarkan pemeriksaan secara

teknis – fisik, teknis – koneksi, non teknis (sisi client), dan non teknis (sisi

PT. SGK) dan jika ada gangguan yang bersifat teknis – koneksi / jaringan,

kemudian melaporkannya kepada NOC.

NOC melakukan pengecekan koneksi jaringan IP pelanggan dan

langsung melakukan perbaikan jaringan secepatnya. Kemudian NOC

memberikan catatan kerusakan secara koneksi kepada teknisi. Jika ada

gangguan teknis fisik langsung melakukan perbaikan, dan teknisi

memberikan laporan kepada pelanggan kerusakan yang terjadi.

3. Prosedur Laporan Maintenance ( PLM )

Teknisi memberikan laporan maintenance kepada kepala teknisi,

administrasi, NOC. Teknisi memberikan catatan pengeluaran

perlengkapan kepada bagian Akunting.

Bagian Akunting membuat catatan penggunaan perlengkapan

berdasarkan cacatan pengeluaran perlengkapan dan menyerahkannya

kepada administrasi. Berdasarkan catatan penggunaan perlengkapan,

administrasi membuat laporan biaya perbaikan.

4. Prosedur Rolling Pegawai (PRP)

Manager menerima kebutuhan teknisi dari cabang kota lain,

kemudian Manager memberikan LKT ( Laporan Kebutuhan Teknisi )

kepada Administrasi. Administrasi membuat SR ( Surat Rolling ),

kemudian meminta konfirmasi dari Manajer. Setelah SR di konfirmasi,

administrasi menyerahkan SR kepada teknisi.

20

H. Unsur Sistem Pengendalian Intern

Unsur Pengendalian Intern yang terdapat pada PT. Sekawan Global

Komuniaka Purwokerto adalah sebagai berikut :

1. Struktur Organisasi

a) Adanya Direktur yang memiliki wewenang untuk memberikan

otorisasi terhadap dokumen-dokumen yang berhubungan dengan

perawatan maintenance rutin.

b) Adanya Administrasi, Kepala Teknisi, Teknisi, NOC, dan Bagian

Akunting yang memiliki fungsi yang berbeda.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a) Kepala Teknisi melakukan pencatatan dan siapa saja pelanggan yang

akan mendapatkan perawatan, kemudian melakukan konfirmasi kepada

pelanggan.

b) Adanya Bagian Akunting yang melakukan pencatatan ke dalam

Catatan Penggunaan Perlengkapan (CGP) berdasarkan atas laporan

dari Teknisi yang berupa catatan pengeluaran perlengkapan, dan

Bagian Administrasi melakukan pencatatan ke dalam Laporan Biaya

Perbaikan (LBP).

3. Praktek Yang Sehat

a) Catatan Pengeluaran Perlengkapan yang hanya dipegang oleh Bagian

Akunting.

21

b) Catatan Penggunaan Perlengkapan dipegang oleh Bagian Akunting

dan Administrasi.

c) Laporan Biaya Perbaikan hanya di pegang oleh administrasi.

d) Setiap adanya perawatan rutin harus melalui beberapa proses / fungsi.

I. Narasi Sistem

1. Bagian Manajer

a) Menerima Permintaan Kebutuhan Teknisi.

b) Membuat LKT.

c) Memberikan LKT kepada administrasi.

d) Menyetujui SR dari Administrasi.

2. Bagian Kepala Teknisi

a) Menerima data pelanggan dari administrasi.

b) Membuat form maintenance rangkap 3 berdasarkan data pelanggan

c) Memberikan data pelanggan dan form maintenance kepada teknisi.

d) Menerima laporan form maintenance dari teknisi

e) Mengarsip Form Maintenance lembar 2 berdasarkan tanggal

3. Bagian Teknisi

a) Menerima form maintenance dan data pelanggan dari kepala

teknisi.

b) Menyerahkan data pelanggan ke bagian Akunting.

c) Menerima catatan pengeluaran perlengkapan dan data peralatan

dari bagian Akunting

22

d) Melakukan perawatan rutin

e) Bila ada gangguan yang bersifat teknis – koneksi / jaringan,

membuat laporan kerusakan

f) Menyerahkan laporan kerusakan kepada NOC.

g) Menerima catatan kerusakan dari NOC.

h) Mengisi Form Maintenance

i) Mengisi catatan pengeluaran perlengkapan

j) Memberikan Form Maintenance lembar 1 kepada Administrasi

k) Memberikan Form Maintenance lembar 2 kepada Kepala Teknisi

l) Memberikan Form Maintenance lembar 3 kepada NOC.

m) Memberikan laporan catatan pengeluaran perlengkapan kepada

Bagian Akunting.

n) Mengarsip data peralatan dan Catatan Kerusakan berdasarkan

tanggal.

o) Menerima SR dari Administrasi.

4. NOC

a) Menerima laporan kerusakan dari teknisi

b) Melakukan pengecekan gangguan

c) Melakukan perbaikan gangguan

d) Membuat catatan kerusakan rangkap 2

e) Laporan kerusakan dan catatan kerusakan lembar 2 di asrip

berdasarkan tanggal

f) Menyerahkan catatan kerusakan lembar 1 ke Teknisi

23

g) Menerima Form Maintenance lembar 3 dari teknisi

h) Mengarsip Form Maintenance Berdasarkan tanggal.

5. Bagian Akunting

a) Menerima data pelanggan dari teknisi.

b) Membuat catatan pengeluaran perlengkapan dan data peralatan

c) Menyerahkan catatan pengeluaran perlengkapan dan data peralatan

kepada teknisi

d) Menerima laporan catatan pengeluaran perlengkapan dari Teknisi

e) Membuat catatan penggunaan perlengkapan berdasarkan catatan

pengeluaran perlengkapan.

f) Menyerahkan catatan penggunaan perlengkapan kepada

Administrasi.

g) Mengarsip catatan pengeluaran perlengkapan berdasarkan tanggal.

6. Bagian Administrasi

a) Menyiapkan data pelanggan

b) Menyerahkan data pelanggan kepada Kepala Teknisi

c) Menerima form maintenance lembar 1 dari teknisi.

d) Menerima catatan penggunaan perlengkapan dari bagian Akunting

e) Membuat Laporan Biaya Perbaikan rangkap 2 berdasarkan catatan

penggunaan perlengkapan dan Form Maintenance.

f) Menyerahkan Laporan Biaya Perbaikan lembar 2 kepada

pelanggan

24

g) Mangarsip Laporan Biaya Perbaikan lembar 1, Catatan

Penggunaan Perlengkapan, Form Maintenance Lembar 1 berdasarkan

tanggal.

h) Menerima LKT dari Manajer

i) Membuat SR rangkap 2.

j) Meminta konfirmasi persetujuan dari manajer.

k) Mengarsip SR lembar 1 berdasarkan tanggal.

l) Menyerahkan SR lembar 2 kepada Teknisi.

J. Bagan Alur Dokumen Untuk Perawatam Jaringan

Administrator

25

Gambar 2. Flowchart Sistem Perawatan Jaringan Internet di PT. Sekawan Global

Komunika (Bagian Administrator).

26

Kepala Teknisi

Gambar 3. Flowchart Sistem Perawatan Jaringan Internet di PT. Sekawan Global

Komunika (Bagian Kepala Teknisi).

27

Bagian Teknisi

Gambar 4. Flowchart Sistem Perawatan Jaringan Internet di PT. Sekawan Global

Komunika (Bagian Teknisi).

28

Bagian Accounting

Gambar 5. Flowchart Sistem Perawatan Jaringan Internet di PT. Sekawan Global

Komunika (Bagian Accounting).

29

NOC ( Network Operating Controller )

Gambar 6. Flowchart Sistem Perawatan Jaringan Internet di PT. Sekawan Global

Komunika (Bagian NOC)

30

H. Bagan Alur Dokumen Untuk Rolling Pegawai

Manager

Gambar 7. Flowchart Sistem Rolling Pegawai di PT. Sekawan Global Komunika (Bagian

Manajer)

31

Administrator

Gambar 8. Flowchart Sistem Rolling Pegawai di PT. Sekawan Global Komunika (Bagian

Administrator)

33

Teknisi

Gambar 9. Flowchart Sistem Rolling Pegawai di PT. Sekawan Global Komunika (Bagian

Teknisi)