YUDHISTIRA MAULANA-FST.pdf

SKRIPSI

PENGEMBANGAN SISTEM E-PROCUREMENT DENGAN METODE ANALYTIC HIERARCHY PROCESS DALAM EVALUASI KINERJA

SUPPLIER PADA PT. TATA UDARA NUSANTARA

Disusun Oleh:Yudhistira Maulana109093000132

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASIFAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAHJAKAJAKARTA

1437 H / 2016 M

SKRIPSI

PENGEMBANGAN SISTEM E-PROCUREMENT DENGAN METODE

ANALYTIC HIERARCHY PROCESS DALAM EVALUASI KINERJA


Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

JUDUL

Disusun Oleh :

YUDHISTIRA MAULANA

109093000132

Pembimbing I : Nia Kumaladewi, MMSI

Pembimbing II : Yuni Sugiarti, M.Kom

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2016 M/1437 H

ii

PENGEMBANGAN SISTEM E-PROCUREMENT DENGAN METODE



Skripsi

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar

Sarjana Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

HALAMAN JUDUL

Oleh :

YUDHISTIRA MAULANA

109093000132

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2016 M / 1437 H

v

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-

BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN

SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI

MANAPUN.

Jakarta, 29 Oktober 2014

Yudhistira Maulana

vi

YUDHISTIRA MAULANA – 109093000132, Pengembangan Sistem e-

Procurement dengan Metode Analytic Hierarchy Process dalam Evaluasi Kinerja

Supplier Pada PT. Tata Udara Nusantara, di bawah bimbingan NIA

KUMALADEWI dan YUNI SUGIARTI.

ABSTRAK

PT. Tata Udara Nusantara merupakan perusahaan jasa konstruksi yang

mengkhususkan diri pada bidang HVAC, Mekanikal dan Elektrikal dengan

pelayanan yang meliputi EPC (Engineering, Procurement dan Contruction).

Namun pada proses pengawasan dan pelaporan pelaksanaan procurement masih

berjalan secara manual dengan menggunakan microsoft excel dalam pengelolaan

data dan dokumen dinilai memiliki kekurangan seperti integrasi data yang tidak

dimiliki, informasi pengelolaan data yang tidak akurat, proses interaksi dan

komunikasi yang terkendala, serta sulitnya dalam pengambilan keputusan

pemenang dalam pelaksanaan procurement. tujuan dari penelitian ini adalah

sistem e-procurement yang diharapkan dapat menjadi solusi alterntif dalam

mendukung pelaksanaan proses procurement. Metodologi yang digunakan dalam

penelitian ini adalah Object Oriented Analysis Design (OOAD) melalui model

pengembangan sistem Rapid Application Development (RAD) dengan tool‟s

Unified Modeling Language (UML) serta metode perhitungan Analytical

Hierarchy Process (AHP). Tahap pengkodean menggunakan bahasa

pemrograman PHP dan Mysql sebagai database dan Balckbox testing sebagai

pendekatan dalam pengujian sistem. Hasil dari penelitian ini berupa perancangan

dan sistem e-procurment dengan penerapan metode AHP dalam proses evaluasi

kinerja supplier dalam mendukung pengambilan keputusan. Diharapkan sistem ini

dapat membantu perusahaan dalam melakukan proses pelaksanaan procurement

baik dalam hal pelaksanaan, pendataan dan pelaporannya.

Kata Kunci : Sistem Informasi, E-procurement, Perusahaan Konstruksi, HVAC,

EPC, OOAD, RAD, UML, PHP, MySql, Blackbox Testing.

Bab I-V + 370 halaman + 155 gambar + 118 tabel + 10 istilah + 54 daftar pustaka

+ lampiran

Pustaka Acuan (2001 – 2014)

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu‟alaikum Wr. Wb

Alhamdulillahi rabbil „aalamin, puji syukur kehadirat Allah SWT atas

segala rahmat, taufiq dan hidayah-Nya yang telah diberikan dalam kehidupan di

dunia. sehingga skripsi ini dapat dilaksanakan dan terselesaikan dengan baik.

Shalawat serta salam tak lupa tercurah kepada Nabi Muhammad SAW, Keluarga,

Sahabat, serta kerabatnya, semoga di akhir zaman kita tergolong orang-orang

yang mendapatkan syafa‟at beliau. Aamiin

Skripsi ini merupakan salah satu persyaratan yang harus ditempuh dalam

menyelesaikan program strata satu (S-1) pada Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta, Fakultas Sains dan Teknologi pada jurusan Sistem Informasi

yang berjudul “Pengembangan Sistem e-Procurement dengan Metode Analytic

Hierarchy Process dalam Evaluasi Kinerja Supplier Pada PT. Tata Udara

Nusantara”.

Penyusunan skripsi ini sangat disadari masih banyak kekurangan baik

dalam pembahasan maupun penyajiannya. Hal ini karena terbatasnya pengetahuan

serta pengalaman yang dimiliki. Selama penulisan skripsi berbagai macam

hambatan dan cobaan harus di hadapi. Akan tetapi, berkat pertolongan Allah SWT

atas Keteguhan hati, kesungguhan, konsistensi dalam kesabaran yang dijalani

dengan ikhlas serta dukungan dari berbagai pihak yang senantiasa di berikan baik

berupa moril maupun materil hingga akhirnya skripsi ini dapat terselesaikan.

Allhamdulillah.

viii

Dalam kesampatan ini, perkenankanlah dengan segala kerendahan hati

untuk menyampaikan rasa terima kasih dan rasa hormat yang terdalam kepada :

1. Bapak Dr. Agus Salim, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan

Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta atas

diberikannya motivasi, program pendidikan dan fasilitas salama

pelaksanaan perkuliahan yang telah dirasakan manfaatnya.

2. Ibu Nia Kumaladewi, MMSI dan Meinarini Catur Utami, MT selaku

ketua dan sekertaris Program Studi Jurusan Sistem Informasi Fakultas

Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah atas dukungan, arahan

dan nasihat yang diberikan kepada mahasiswa/i,

3. Ibu Nia Kumaladewi, MMSI selaku Dosen Pembimbing I dan Ibu

Yuni Sugiarti, M.Kom selaku Dosen Pembimbing II. Terimakasih

terdalam atas waktu, ilmu dan bimbingan/arahannya yang dengan

ikhlas telah diberikan selama proses penyusunan.

4. Kedua orang tua tercinta Bapak Dwi Pujianto dan Ibu Nining

Murdaningsih, kakakku satu-satunya Frita Nindya Aliftia dan Uwa Titi

Murdiati serta seluruh keluarga besar H.P TISNA SASMITA – Teh

Resti, Ceu Delvi (vivi), aa Adit, aa Defri Ariandi dll (yang tak

mungkin disebutkan satu persatu) tak henti memberikan dukungan,

kasih sayang, perhatian, doa, nasihat serta semangat yang senantiasa

diberikan dengan penuh keikhlasan dan ketulusannya.

ix

5. Seluruh keluarga besar KERTOLEKSONO, khususnya sepupu atau

adik ku Indah Suryaningsih atas semangat, dukungan, doa dan tawaran

bantuan yang telah diberikan. Pround of you.

6. Seluruh dosen Sistem Informasi yang telah memberikan ilmunya

dengan penuh kesabaran serta keikhlasan kapada seluruh angkatan

2009 selama masa perkuliahan dan seluruh civitas UIN Syarif

Hidayatullah, khusunya Fakultas Sains dan Teknoligi atas segala

bentuk waktu dan pelayanan akademik yang telah diberikan selama

perkuliahan dan penyelesaian ini.

7. Bapak Buyung Zainal Abidin selaku Direktur Utama PT. Tata Udara

Nusantara (TUN) yang telah memberikan kesempatan untuk

melakukan penelitian. Mas Willy Andhika, Ibu Rika, Mas Firdaus, Pak

Irawan, dan karyawan/i lainnya, terutama bagian procurement.

terimaksaih atas waktu, ilmu dan pengarahannya dalam selama

penelitian ini berlangsung.

8. Keluarga besar KKN SPARTAN-IsMe atas segala bentuk dukungan,

pengalaman dan pembelajaran yang diberikan, terkhusus kepada

sahabat Alif Syariat dan Alm. Achmad Riadh Firdaus semoga di

tempatkan bersama orang-orang beriman. Aamiin.

9. Sahabat dan rekan-rekan seperjuangan SID dan SIKB 2009 serta

kakak-kakak senior s/d junior (TI/SI). Isra Febiastri Said, Hadi

Syafrudin Nur, Muhammad Arif, Muntaha Syahroni, Tri wibowo,

Diajeng Rahmawati, Abdul Gofur, Bayu Budhi Baskoro, Andhika

x

Syafiq Baskara, Umi Bayti, Khawarizmi Alfajar, Sunarya, Wahyu

Andrian, Faisal Saksono, Fahad Dwi Fauzi, Zaki Nruhamdi, Deni

Kurniawan, suryo dan rekan-rekan lainnya atas energi positif baik

berupa motivasi, bantuan dan sharing ilmu yang telah diberikan

sehingga memberikan masukkan dalam penyelesaian skripsi ini.

Thanks for the experiences that you give and make me growth with it.

10. Mas Budi Waluyo terima kasih atas journal dan referensi yang

diberikan dalam penyelesaian ini, harus mau bersusah payah meminta

kepada pihak universitas di UK. Sukses, lancar dan semoga selalu

diberikan kemudahan serta kesanggupan dalam menyelesaikan study di

Negara tersebut. Semoga saya juga dapat lekas menyusul untuk

melajutkan studi ke-Eropa. Aamiin Ya Rabbal‟alamin

11. Keluarga besar alumni Man 4 Model Jakarta, khususnya XII Ipa 4

terima kasih dan mohon maaf tidak dapat di sebutkan satu persatu.

Terkhusus kepada sahabat/saudara Mufti Iqbal Tawakal dan Ahmad

Khairi Nawawi Lubis terima kasih atas segala bentuk motivasi disaat

kondisi sedang down, waktu, ilmu, nasihat, Bantuan dan lain-lainnya

selama penyelesaian skripsi. You are a best pal!

12. Seluruh pihak yang tidak dapat di sebutkan satu persatu yang telah

begitu banyak bantuan dalam berbagai bentuk dalam penyelesaian

skripsi ini.

xi

Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat, taufiq, hidayah-nya

serta semoga kalian selalu dalam kebaikan-Nya, terima kasih atas berbagai

kebaikan yang telah diberikan. Aamiin Ya Rabbal‟alamin

Mohon maaf sebesar-besarnya, atas kekeliruan, kata-kata yang salah dan

hal kurang berkenan lainnya dalam penulisan ini. Kritik serta saran bsersifat

konstruktif sangat diharapkan dapat disampaikan untuk menambah wawasan dan

kemampuan dalam penulisan,bahasan atau topik yang diangkat dalam skripsi ini,

melalui alamat e-mail : [email protected]. Akhir kata semoga skripsi ini

dapat menambah wawasan dan dapat bermanfaat bagi yang memerlukan.

Tangerang, 20 Oktober 2014

Yudhistira Maulana

mailto:[email protected]

xii

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL .................................................................................................................... i

HALAMAN JUDUL ............................................................................................. ii

LEMABAR PERSETUJUAN ............................................................................. iii

LEMBAR PENGESAHAN UJIAN .................................................................... iv

PERNYATAAN ..................................................................................................... v

ABSTRAK ............................................................................................................ vi

KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................ xii

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xvii

DAFTAR TABEL ............................................................................................ xxiv

DAFTAR SIMBOL .......................................................................................... xxix

DAFTAR ISTILAH ........................................................................................ xxxii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xxxiii

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2. Perumusan Masalah .................................................................................. 8

1.3. Batasan Masalah ..................................................................................... 10

1.4. Tujuan Penelitian .................................................................................... 11

1.5. Manfaat Penelitian .................................................................................. 12

1.6. Metodologi Penelitian ............................................................................ 14

1.6.1. Metode Pengumpulan Data ............................................................. 14

1.6.2. Metode Pengembangan Sistem ....................................................... 15

1.6.3. Metode AHP ................................................................................... 16

xiii

1.7. Sistematika Penulisan ............................................................................. 16

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................ 19

2.1. Konsep Dasar Sistem .............................................................................. 19

2.1.1. Pengertian Sistem ............................................................................ 19

2.1.2. Komponen Sistem ........................................................................... 19

2.2. Konsep Dasar Informasi ......................................................................... 21

2.2.1. Data dan Informasi .......................................................................... 21

2.2.2. Kualitas Informasi ........................................................................... 22

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi ............................................................. 23

2.3.1. Pengertian Sistem Informasi ........................................................... 23

2.3.2. Komponen dan Keuntungan Penerapan Sistem Informasi .............. 26

2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen ......................................... 29

2.4.1. Definisi Sistem Informasi Manajemen............................................ 29

2.4.2. Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen ................................... 31

2.5. Konsep Dasar e- business ....................................................................... 32

2.5.1. Pengertian e-Business...................................................................... 32

2.5.2. Fungsi dan peran e-business............................................................ 33

2.5.3. Model Business to Business ............................................................ 34

2.6. Konsep Dasar Procurement .................................................................... 36

2.6.1. Pengertian Procurement .................................................................. 36

2.6.2. Manajemen Procurement ................................................................ 38

2.6.3. Proses dalam Procurement .............................................................. 40

2.7. Konsep e-Procurement ........................................................................... 52

2.7.1. Pengertian E-Procurement .............................................................. 52

2.7.2. Perbedaan procurement dan e-procurement ................................... 53

xiv

2.7.3. Bentuk e-procurement ..................................................................... 54

2.7.4. Keuntungan e-procurement ............................................................. 55

2.8. Penilaian dan Evaluasi Kinerja ............................................................... 56

2.8.1. Konsep Dasar DSS (Decision Support System) .............................. 57

2.8.2. Konsep Dasar AHP (Analytical Hierarchy Process) ...................... 63

2.9. Konsep Dasar Pengembangan Sistem Informasi .................................... 82

2.9.1. Metode Rapid Application Development (RAD) ............................ 83

2.9.2. Tahapan Rapid Application Development (RAD)........................... 85

2.9.3. Tool‟s pengembangan sistem .......................................................... 94

2.10. Metode Analisis ................................................................................ 111

2.10.1. Analisis PIECES ........................................................................... 111

2.11. Tool‟s Pembuatan Sistem.................................................................. 113

2.11.1. PHP ............................................................................................... 113

2.11.2. MySql ............................................................................................ 114

2.11.3. XAMPP ......................................................................................... 114

2.11.4. PhpMyAdmin ................................................................................ 115

2.11.5. Balsamiq Mockup ......................................................................... 115

2.12. Konsep Basis Data ............................................................................ 116

2.12.1. Pengrtian Basis Data ..................................................................... 116

2.12.2. Database management System (DBMS / RDBMS) ...................... 118

2.13. Pengujian Sistem (testing) ................................................................ 119

2.13.1. Pengujian Unit dan Integrasi ......................................................... 119

2.13.2. White Box Testing ......................................................................... 120

2.13.3. Black Box Testing .......................................................................... 121

2.14. Konsep Metode Pengumpulan Data ................................................. 123

xv

2.14.1. Observasi ....................................................................................... 123

2.14.2. Wawancara .................................................................................... 124

2.14.3. Studi Pustaka ................................................................................. 124

2.14.4. Studi Litelatur ............................................................................... 125

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ...................................................... 131

3.1. Metodologi Pengumpulan Data ............................................................ 131

3.1.1. Observasi ....................................................................................... 131

3.1.2. Wawancara .................................................................................... 132

3.1.3. Studi Pustaka ................................................................................. 133

3.1.4. Studi Litelatur ............................................................................... 133

3.2. Metode Analytical Hierarchy Process (AHP) ...................................... 134

3.2.1. Kebutuhan Input ............................................................................ 134

3.2.2. Kebutuhan Output ......................................................................... 136

3.2.3. Bagan Alur AHP (Analytical Hierarchy Process) ........................ 137

3.3. Metode Pengembangan Sistem ............................................................ 137

3.3.1. Definisi Ruang Ligkup (Scope Definition) ................................... 138

3.3.2. Analisis Sistem (Analysis)............................................................. 139

3.3.3. Perancangan Sistem (Design) ....................................................... 141

3.3.4. Pembuatan dan Pengujian (Construction and Testing) ................. 144

3.4. Kerangka Berfikir Penelitian ................................................................ 145

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ......................................................... 147

4.1. Scope Definition (Definisi Ruang Lingkup) ......................................... 147

4.1.1. Gambaran umum Perusahaan ........................................................ 147

4.1.2. Identifikasi Masalah ...................................................................... 158

4.1.3. Batasan Sistem .............................................................................. 160

xvi

4.2. Analysis (Analisis Sistem) .................................................................... 161

4.2.1. Analisis Permasalahan (Problem Analysis) .................................. 161

4.2.2. Analisis Persyaratan (Requirment Analysis) ................................. 172

4.2.3. Analisis Keputusan (Decision Analysis) ....................................... 211

4.3. Design (Perancangan Sistem) .............................................................. 217

4.3.1. Desain Logik (Logical Design) ..................................................... 217

4.3.2. Desain Fisik (Physical Design) ..................................................... 310

4.4. Construction and Testing (Pembuatan dan Pengujian) ....................... 363

4.4.1. Construction (Coding) ................................................................... 363

4.4.2. Testing (Pengujian) ....................................................................... 363

BAB V SIMPULAN DAN SARAN ................................................................. 369

5.1. Simpulan ............................................................................................... 369

5.2. Saran ..................................................................................................... 370

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 372

xvii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Tipe Sistem dan Level Organsisasi ................................................... 26

Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi ............................................................. 27

Gambar 2.3 proses procurement ........................................................................... 41

Gambar 2.4 Proses Requirment Definition ........................................................... 43

Gambar 2.5 Proses sourcing ................................................................................. 44

Gambar 2.6 Proses slection of a procurement strategy......................................... 46

Gambar 2.7 Proses Preparation and Issuance of Solicitation Documents ........... 47

Gambar 2.8 Proses Receipt and Opening of Offers............................................... 48

Gambar 2.9 Proses evaluation .............................................................................. 49

Gambar 2.10 proses Contract Review and Award ................................................ 50

Gambar 2.11 proses contract finalization and issuance ....................................... 50

Gambar 2.12 Proses Contract Management ......................................................... 51

Gambar 2.13 Enam bentuk e-procurement ........................................................... 55

Gambar 2.14 Fase dalam proses Pengambilan keputusan .................................... 58

Gambar 2.15 Komponen Sistem Penunjang Keputusan ....................................... 61

Gambar 2.16 Contoh struktur hierarki AHP ......................................................... 76

Gambar 2.17 Tahapan Rapid Application Development (RAD) ........................... 85

Gambar 2.18 Contoh rich picture ......................................................................... 95

Gambar 2.19 Diagram Unified Modeling Language (UML) ................................ 96

Gambar 2.20 Contoh use case diagram................................................................. 99

Gambar 2.21 Contoh Class Diagram .................................................................. 102

Gambar 2.22 Contoh Mapping Class .................................................................. 106

Gambar 2.23 Contoh Activity Diagram .............................................................. 108

xviii

Gambar 2.24 Contoh Sequence diagram ............................................................ 111

Gambar 2.25 Halaman Utama PhpMyAdmin ..................................................... 115

Gambar 2.26 Contoh White Box Testing ............................................................. 121

Gambar 3.1 Bagan Alur Analytical Hierarchy Process (AHP) .......................... 137

Gambar 3.2 Tahapan RAD (Penelitian) .............................................................. 138

Gambar 3.3 Kerangka Berfikir Penelitian ........................................................... 146

Gambar 4.1 Logo PT. Tata Udara Nusantara ...................................................... 148

Gambar 4.2 Struktur Organisasi .......................................................................... 150

Gambar 4.3 Struktur divisi Operasional.............................................................. 153

Gambar 4.4 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan ................................................ 161

Gambar 4.5 Struktur Hierarki/Model Penilaian Evaluasi Kinerja supplier ........ 178

Gambar 4.6 Perbandingan Prioritas Kriteria Utama ........................................... 186

Gambar 4.7 Perbandingan Prioritas Sub Kriteria Kepercayaan (Trust) .............. 190

Gambar 4.8 Perbandingan Prioritas Sub Kriteria Kualitas (Quality) .................. 194

Gambar 4.9 Perbandingan Prioritas Sub Kriteria Biaya (Cost) .......................... 197

Gambar 4.10 Perbandingan Prioritas Sub Kriteria Pengiriman(Delivery) .......... 201

Gambar 4.12 Pembobotan antar kriteria dan subkriteria .................................... 205

Gambar 4.13 Rich Picture Sistem Usulan........................................................... 211

Gambar 4.14 Diagram Use Case sistem E-Procurement .................................... 223

Gambar 4.15 Activity Diagram Login ................................................................. 244

Gambar 4.16 Activity Diagram Logout ............................................................... 245

Gambar 4.17 Activity Diagram Management User ............................................. 246

Gambar 4.18 Activity Diagram Manage Data Pegawai ...................................... 247

Gambar 4.19 Activity Diagram Manage Data Supplier...................................... 248

Gambar 4.20 Activity Diagram Manage Data Barang ........................................ 249

xix

Gambar 4.21 Activity Diagram View Data Supplier ........................................... 250

Gambar 4.22 Activity Diagram Manage Data MR .............................................. 251

Gambar 4.23 Activity Diagram Manage RFQ ..................................................... 252

Gambar 4.24 Activity Diagram View RFQ .......................................................... 253

Gambar 4.25 Activity Diagram Melengkapi Data Supplier ................................ 254

Gambar 4.26 Activity Diagram Submit Quotation .............................................. 255

Gambar 4.27 Activity Diagram View Quotation ................................................. 257

Gambar 4.28 Activity Diagram Negotiation ........................................................ 258

Gambar 4.29 Activity Diagram View Procurement Tracking ............................. 259

Gambar 4.30 Activity diagram View Material Request ....................................... 260

Gambar 4.31 Activity Diagram view Kinerja Supplier ........................................ 261

Gambar 4.32 Activity Diagram Approval Quotation........................................... 263

Gambar 4.33 Activity Diagram Award Acceptance............................................. 264

Gambar 4.34 Activity Diagram Manage Purchase Order ................................... 266

Gambar 4.35 Activity Diagram View Purchase Order ........................................ 266

Gambar 4.36 Activity Diagram Manage Data Gudang ....................................... 267

Gambar 4.37 Activity Diagram View Data Gudang ............................................ 268

Gambar 4.38 Activity Diagram Manage Periode Penilaian ................................ 269

Gambar 4.39 Activity Diagram Entry Penilaian Kinerja Supplier ...................... 270

Gambar 4.40 Activity Diagram Manage Bobot Kriteria ..................................... 271

Gambar 4.41 Activity Diagram Manage Sub Kriteria ......................................... 272

Gambar 4.42 Activity Diagram Manage Data Kriteria Penilaian ........................ 274

Gambar 4.43 Activity Diagram Manage Bobot Sub Kriteria .............................. 275

Gambar 4.44 Activity Diagram Approval Penilaian ........................................... 276

Gambar 4.45 Activity Diagram Lihat dan Tulis Komentar ................................. 277

xx

Gambar 4.46 Activity Diagram Manage Data Akun ........................................... 278

Gambar 4.47 Sequence Diagram Login .............................................................. 279

Gambar 4.48 Sequence Diagram Logout ............................................................ 280

Gambar 4.49 Seuqence Diagram Management User .......................................... 281

Gambar 4.50 Sequence Diagram Manage Data Pegawai.................................... 282

Gambar 4.51 Sequence Diagram Manage Data Supplier.................................... 283

Gambar 4.52 Sequence Diagram Manage Data Barang...................................... 284

Gambar 4.53 Sequence Diagram View Data Supplier ......................................... 285

Gambar 4.54 Sequence Diagram Manage MR ................................................... 286

Gambar 4.55 Sequence Diagram Manage RFQ .................................................. 287

Gambar 4.56 Sequence Daigram Approval RFQ ................................................ 288

Gambar 4.57 Sequence Diagram Melangkapi Data Supplier.............................. 289

Gambar 4.58 Sequence Diagram Submit Quotation ........................................... 291

Gambar 4.59 Sequence Diagram View Quotation............................................... 292

Gambar 4.60 Sequence Diagram Negotiation ..................................................... 293

Gambar 4.61 Sequence Diagram view Procurement Tracking ........................... 294

Gambar 4.62 Sequence Diagram View Material Request ................................... 295

Gambar 4.63 Sequence Diagram View Kinerja Supplier .................................... 296

Gambar 4.64 Sequence Diagram Approval Quotation ........................................ 297

Gambar 4.65 Sequence Diagram View Award Acceptance ................................. 298

Gambar 4.66 Sequence Diagram Manage Purchase Order ................................ 299

Gambar 4.67 Sequence Diagram View Purchase Order ..................................... 300

Gambar 4.68 Sequence Diagram Manage Data Gudang .................................... 301

Gambar 4.69 Sequence Diagram View Data Gudang.......................................... 302

Gambar 4.70 Sequence Manage Periode Penilaian............................................. 303

xxi

Gambar 4.71 Sequence Diagram Entry Kinerja Supplier ................................... 303

Gambar 4.72 Sequence Diagram Manage Bobot Kriteria .................................. 304

Gambar 4.73 Sequence Diagram Manage Sub Kriteria ...................................... 305

Gambar 4.74 Sequence Diagram Manage Data Kriteria Penilaian ..................... 306

Gambar 4.75 Sequence Diagram Manage Sub Kriteria ...................................... 307

Gambar 4.76 Sequence Diagram Approval Penilaian ......................................... 308

Gambar 4.77 Sequence Diagram Lihat Dan Tulis Komentar ............................. 309

Gambar 4.78 Sequence Diagram Manage Data Akun ........................................ 310

Gambar 4.79 Class Diagram............................................................................... 315

Gambar 4.80 Mapping class to RDBMS ............................................................ 321

Gambar 4.81 Mapping Class Tabel User ............................................................ 323

Gambar 4.82 Mapping Class Tabel Material_Request dengan Tabel Barang.... 324

Gambar 4.83 Mapping Class Tabel RFQ dengan Tabel Barang ........................ 324

Gambar 4.84 Mapping Class Tabel Kriteria dengan Tabel Kriteria ................... 325

Gambar 4.85 Mapping Class Tabel Sub_Kriteria dengan tabel Sub_Kriteria .... 325

Gambar 4.86 Mapping class tabel Periode_Kinerjasupplier dengan tabel

Sub_Kriteria ........................................................................................................ 326

Gambar 4.87 Mapping class tabel Periode_KinerjaSupplier dengan tabel Supplier

............................................................................................................................. 327

Gambar 4.88 Mapping Class Tabel Dokumen .................................................... 327

Gambar 4.89 Maping Class Tabel RFQ dengan Tabel Detail_Quotation .......... 328

Gambar 4.90 Maping Class Tabel Supplier dengan Tabel RFQ ........................ 329

Gambar 4.91 Skema Database ............................................................................ 330

Gambar 4.92 From Login .................................................................................... 346

Gambar 4.93 Form Data Pegawai ....................................................................... 346

xxii

Gambar 4.94 Form Data User ............................................................................. 347

Gambar 4.95 Form Data Supplier ....................................................................... 347

Gambar 4.96 Form Data Barang ......................................................................... 348

Gambar 4.97 Form Persediaan Barang ............................................................... 348

Gambar 4.98 Form Data Material Request ......................................................... 349

Gambar 4.99 Form Request for Quotation (RFQ) .............................................. 349

Gambar 4.100 Form Quotation ........................................................................... 350

Gambar 4.101 Form Purchase Order ................................................................. 350

Gambar 4.102 Form Penilaian Kinerja Supplier................................................. 351

Gambar 4.103 Form Kriteria............................................................................... 351

Gambar 4.104 Form Sub Kriteria ....................................................................... 352

Gambar 4.105 Form Entry Nilai Bobot .............................................................. 352

Gambar 4.106 Form Data Akun .......................................................................... 353

Gambar 4.107 Form Komentar ........................................................................... 353

Gambar 4.108 Form Upload File........................................................................ 353

Gambar 4.109 Laporan Material Request ........................................................... 354

Gambar 4.110 Laporan Evaluasi Kinerja Supplier ............................................. 355

Gambar 4.111 Laporan Perbandingan Harga Quotation .................................... 355

Gambar 4.112 Laporan Purchase Order ............................................................. 356

Gambar 4.113 Laporan Registration Ticket ........................................................ 356

Gambar 4.114 Laporan Persediaan Gudang........................................................ 357

Gambar 4.115 Laporan Grafik Kinerja Supplier................................................. 357

Gambar 4.116 Laporan Grafik Activity History supplier .................................... 358

Gambar 4.117 Struktur Menu Staf Administrasi ................................................ 359

Gambar 4.118 Struktur Menu Staf Procurement ................................................ 359

xxiii

Gambar 4.119 Struktur Menu Staf Engineering ................................................. 359

Gambar 4.120 Strukur Menu Operation Manager ............................................. 360

Gambar 4.121 Struktur Menu Supplier ............................................................... 360

Gambar 4.122 Halaman Manage Pegawai .......................................................... 361

Gambar 4.123 Halaman Melengkapi Data .......................................................... 361

Gambar 4.124 Halaman Approve Quotation ...................................................... 362

Gambar 4.125 Halaman Negotiation................................................................... 362

Gambar 4.126 Halaman Purchase Order............................................................ 362

xxiv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Indikator kesuksesan kinerja Procurement ........................................... 40

Tabel 2.2 Penanganan dan batasan tindakan procurement ................................... 53

Tabel 2.3 Tujuan Decision Support System .......................................................... 61

Tabel 2.4 Skala Dasar Metode AHP ..................................................................... 66

Tabel 2.5 contoh kuisioner penilaian .................................................................... 77

Tabel 2.6 Contoh Matrik Pairwise Comparison ................................................... 77

Tabel 2.7 Mencari jumlah setiap kolom ................................................................ 78

Tabel 2.8 Normalisasi Matriks Perbandingan berpasangan ................................ 78

Tabel 2.9 Nilai Indeks Random (RI) ..................................................................... 81

Tabel 2.10 Kelebihan dan Kekurangan Rapid Apllication Development (RAD) .. 84

Tabel 2.11 Contoh Cause and Effect Analysis ...................................................... 88

Tabel 2.12 System Improvement Objectives.......................................................... 89

Tabel 2.13 Notasi Use Case .................................................................................. 97

Tabel 2.14 Komponen Class Diagram ............................................................... 100

Tabel 2.15 Contoh CRUD Matrix ....................................................................... 103

Tabel 2.16 Notasi Activity Diagram ................................................................... 108

Tabel 2.17 Notasi Sequence Diagram ................................................................. 110

Tabel 2.18 Contoh Black Box Testing ................................................................. 122

Tabel 2.19 Perbandingan Black Box dan White Box Tesing ............................... 122

Tabel 2.20 Litelatur Sejenis ................................................................................ 126

Tabel 4.1 Causes and Effect Analysis ................................................................. 167

Tabel 4.2 System Improvement Objectives.......................................................... 171

Tabel 4.3 Analisis PIECES ................................................................................. 173

xxv

Tabel 4.4 Kriteria dan Sub Kriteria Penilaian ..................................................... 179

Tabel 4.5 Perbandingan Berpasangan Kriteria Utama ........................................ 182

Tabel 4.6 Matriks Nilai Kriteria Utama .............................................................. 183

Tabel 4.7 Pengurutan Kriteria Utama Berdasarkan Prioritas .............................. 186

Tabel 4.8 Matriks Perbandingan Sub Kriteria Kepercayaan ............................... 187

Tabel 4.9 Matriks Nilai Sub Kriteria Kepercayaan ............................................. 188

Tabel 4.10 Pengurutan Sub Kriteria Kepercayaan .............................................. 190

Tabel 4.11 Matriks Perbandingan Sub Kriteria Kualitas .................................... 191

Tabel 4.12 Matriks Nilai Sub Kriteria Kualitas .................................................. 191

Tabel 4.13 Pengurutan Sub Kriteria Kualitas ..................................................... 193

Tabel 4.14 Matriks Perbandingan Sub Kriteria Biaya ........................................ 194

Tabel 4.15 Matriks Nilai Sub Kriteria Biaya ...................................................... 195

Tabel 4.16 Pengurutan Sub Kriteria Biaya ......................................................... 197

Tabel 4.17 Matriks Perbandingan Sub Kriteria Pengiriman ............................... 198

Tabel 4.18 Matriks Nilai Sub Kriteria Pengiriman ............................................. 198

Tabel 4.19 Pengurutan Sub Kriteria Pengiriman ................................................ 200

Tabel 4.20 Matriks Perbandingan Sub Kriteria Management and Organization 201

Tabel 4.21 Matriks Nilai Sub Kriteria Managemant and Organization ............. 202

Tabel 4.22 Pengurutan Sub Kriteria Pengiriman ................................................ 204

Tabel 4.23 Nilai Prioritas antara Alternatif dalam Subkriteria ........................... 209

Tabel 4.24 Nilai prioritas Evaluasi Kinerja Supplier Keseluruhan ..................... 209

Tabel 4.25 Penilaian Evaluasi Kinerja Supplier ................................................. 210

Tabel 4.26 Perbandingan Sistem Berjalan dan Usulan ....................................... 215

Tabel 4.27 Identifikasi Aktor .............................................................................. 218

Tabel 4.28 Identifikasi Use Case ........................................................................ 219

xxvi

Tabel 4.29 Narasi Use Case LogIn ..................................................................... 224

Tabel 4.30 Narasi Use Case Logout .................................................................... 224

Tabel 4.31 Narasi Use Case Management user .................................................. 224

Tabel 4.32 Narasi Use Case Manage Data Pegawai ........................................... 225

Tabel 4.33 Narasi Use Case Manage Data Supplier ........................................... 226

Tabel 4.34 Narasi Use Case Manage Data Barang ............................................. 226

Tabel 4.35 Narasi Use Case View data Supplier ................................................. 227

Tabel 4.36 Narasi Use Case Manage MR ........................................................... 227

Tabel 4.37 Narasi Use Case Manage RFQ ......................................................... 228

Tabel 4.38 Narasi Use Case approval RFQ ........................................................ 229

Tabel 4.40 Narasi Use Case Melengkapi Data Supplier ..................................... 229

Tabel 4.41 Narasi Use Case Submit Quotation ................................................... 230

Tabel 4.42 Narasi Use Case View Quotation ...................................................... 231

Tabel 4.43 Narasi Use Case Negotiation ............................................................ 232

Tabel 4.44 Narasi Use Case view Procurement Tracking .................................. 232

Tabel 4.45 Narasi Use Case View MR ................................................................ 233

Tabel 4.46 Narasi Use Case View kinerja supplier ............................................. 233

Tabel 4.47 Narasi Use Case Approval Quotation ............................................... 234

Tabel 4.48 Narasi Use Case View Award Acceptance ........................................ 235

Tabel 4.49 Narasi Use Case Manage PO ............................................................ 235

Tabel 4.50 Narasi Use Case View PO ................................................................. 236

Tabel 4.51 Narasi Use Case Manage Data Gudang ............................................ 237

Tabel 4.52 Narasi Use Case View Data Gudang ................................................. 237

Tabel 4.53 Narasi Use Case Manage Periode Penilaian ..................................... 238

Tabel 4.54 Narasi Use Case Entry Penilaian Kinerja Supplier ........................... 238

xxvii

Tabel 4.55 Narasi Use Case Manage Bobot Kriteria .......................................... 239

Tabel 4.56 Narasi Use Case Manage Sub Kriteria ............................................. 239

Tabel 4.57 Narasi Use Case Manage Data Kriteria Penilaian ............................ 240

Tabel 4.58 Narasi Use Case Manage Bobot Sub Kriteria .................................. 241

Tabel 4.59 Narasi Use Case Approval Penilaian ................................................ 241

Tabel 4.60 Narasi Use Case Lihat dan Tulis Pesan Komentar ........................... 242

Tabel 4.61 Narasi Usecase Manage Data Akun ................................................. 243

Tabel 4.62 Daftar Poensial Objek ....................................................................... 311

Tabel 4.63 Tabel Sleksi Objek Potensial ............................................................ 312

Tabel 4.64 Daftar Objek Yang Diusulkan........................................................... 313

Tabel 4.66 Spesifikasi Tabel Pegawai ................................................................ 331

Tabel 4.67 Spesifikasi Tabel Provinsi ................................................................. 331

Tabel 4.68 Spesifikasi Tabel Proyek ................................................................... 332

Tabel 4.69 Spesifikasi Tabel Barang .................................................................. 332

Tabel 4.70 Spesifikasi Tabel Kota ...................................................................... 332

Tabel 4.71 Spesifikasi Tabel Jabatan .................................................................. 333

Tabel 4.72 Spesifikasi Tabel Level ..................................................................... 333

Tabel 4.73 Spesifikasi Tabel User ...................................................................... 333

Tabel 4.74 Spesifikasi Tabel Material_Request ................................................. 334

Tabel 4.75 Spesifikasi Tabel Meterial_Detail .................................................... 334

Tabel 4.76 Spesifikasi Tabel Supplier ................................................................ 335

Tabel 4.77 Spesifikasi Tabel Detail RFQ Supplier ............................................. 336

Tabel 4.78 Spesifikasi Tabel Komentar_Quot .................................................... 336

Tabel 4.79 Spesifikasi Tabel Dokumen_MR ...................................................... 337

Tabel 4.80 Spesifikasi Tabel Dokumen_RFQ .................................................... 337

xxviii

Tabel 4.81 Spesifikasi Tabel Dokumen_Quot .................................................... 337

Tabel 4.82 Spesifikasi Tabel Dokumen_supplier ............................................... 338

Tabel 4.83 Spesifikasi Tabel RFQ ...................................................................... 338

Tabel 4.84 Spesifikasi Tabel Material List Terpilih ........................................... 339

Tabel 4.85 Spesifikasi Tabel Detail_Quotation .................................................. 339

Tabel 4.86 Spesifikasi Tabel Quotation .............................................................. 339

Tabel 4.87 Spesifikasi Tabel Purchase_Order ................................................... 340

Tabel 4.88 Spesifikasi Tabel RI .......................................................................... 340

Tabel 4.89 Spesifikasi Tabel Priode_KinerjaSupplier ........................................ 341

Tabel 4.90 Spesifikasi Tabel sub Kriteria ........................................................... 341

Tabel 4.91 Spesifikasi Tabel Bobot_SubKriteria................................................ 341

Tabel 4.92 Spesifikasi Tabel Status_SubKriteria................................................ 342

Tabel 4.93 Spesifikasi Tabel Kriteria.................................................................. 342

Tabel 4.94 Spesifikasi Tabel Bobot_Kriteria ...................................................... 343

Tabel 4.95 Spesifikasi Tabel Status_Kriteria ...................................................... 343

Tabel 4.96 Spesifikasi Tabel Penilaian_Supplier................................................ 343

Tabel 4.97 Spesifikasi Tabel Penilaian_PeriodeSupplier ................................... 344

Tabel 4.98 Spesifikasi Tabel Penilaian_PeriodeSupplier ................................... 344

Tabel 4.99 Spesifikasi Tabel Detail_Harga ........................................................ 345

Tabel 4.100 Pengujian Sistem e-procurement dengan penerapan metode AHP 364

xxix

Actor

DAFTAR SIMBOL

DIAGRAM UML (Unified Modeling Language)

No. Diagram Simbol Nama

1. Use Case Diagram

Actor

UseCase

Association

Extends

Include

Generalization

<<extend>>

<<include>>

xxx

2. Activity Diagram InitialState

ActivityState

Decision

Synchronization

Transition

FinalState

3. Class Diagram

Class

xxxi

Object1

Generalization

Association

4. Squence Diagram

Partisipan

Stimulus

SelfStimulus

LifeLine

Alternative

Sumber: Booch, 2007

11..*

Alternateseq

xxxii

DAFTAR ISTILAH

No. Istilah Keterangan

1. Procurement Istilah yang mencakup seluruh kegiatan yang dilakukan dalam

mewujudkan pengadaan baik barang dan jasa

2. Evaluasi Penilaian

3. Material

Request (MR)

Material request (MR), daftar kebutuhan/permintaan barang yang

diperlukan baik dalam keperluan internal maupun project pada

perusahaan

4. Supplier Suatu perusahaan atau individu yang menyediakan sumber daya

yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan

jasa tertentu

5. RAP Rencana Anggaran Pembiayaan (RAP), merupakan dokumen

acuan dalam melakukan pembelanjaan

6. Puchase

Order (PO)

Surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan

berdasarkan quotation.

7. RFQ Request for Quotation (RFQ), dokumen yang berisi permintaan

penawaran harga kepada supplier atau lebih dikenal dengan surat

permintaan penawaran

8. Quotation Surat penawaran yang diberikan setelah adanya permintan

penawaran

9. HVAC Heating, Ventilation dan air-conditioning (HVAC), merupakan

ketiga fungsi yang saling berhubungan guna menentukan suhu

dan kelembapan udara dalam sebuah gedung, menyediakan udara

segar, menyediakan kontrol asap dll

10. EPC Engineering, Procurement dan Contruct (EPC), merupakan

perusahaann yang melakukan kegiatan rekayasa dari suatu plant

(engineering), melakukan pembelian (procurement) barang2/

equipment yang terkait dan kemudian mendirikannya /mebangun

(contruction)

xxxiii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

LAMPIRAN I HASIL WAWANCARA ........................................................... L-1

LAMPIRAN 2 SOP PENGADAAN BARANG & JASA ................................. L-2

LAMPIRAN 3 SOP SELEKSI & EVALUASI PEMASOK ............................. L-3

LAMPIRAN 4 SOP PENERIMAAN BARANG .............................................. L-4

LAMPIRAN 5 CONTOH DOKUMEN PROSES PROCUREMENT ............... L-5

LAMPIRAN 6 PLAGIARISM CHECK (With Plagiarsm Check) .................... L-6

LAMPIRAN 7 LAYOUT PROGRAM ................................................................ L-7

LAMPIRAN 8 SOURCE CODE PROGRAM ................................................... L-8

LAMPIRAN 9 SURAT PENDUKUNG PENELITIAN ................................... L-9

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dunia bisnis terus mengalami kemajuan yang begitu pesat. Kemajuan juga

berdampak pada terciptanya persaingan antar perusahaan. Berbagai cara dan

strategi di pergunakan untuk meningkatkan dan menciptakan daya saing yang

kompetitif. Salah satunya ialah dengan penerapan sistem dan teknologi informasi

sebagai komponen vital suksesnya sebuah bisnis atau organisasi [1].

Sistem dan teknologi informasi dapat mengorganisir setiap kombinasi dari

elemen yang terlibat mulai dari manusia, hardware, software, jaringan

komunikasi, pengumpulan dan mengubah dalam proses pelaksanaan menjadi

sebuah informasi [1]. Informasi yang akurat dan tepat waktu akan membantu para

pemimpin perusahaan dan manajerial di dalam pengambilan keputusan untuk

mempertahankan serta mengembangkan organisasi usahanya. Upaya penerapan

SI/TI semakin besar pada sebuah instansi pemerintah maupun perusahaan. Salah

satu tujuannya ialah peningkatan kinerja pada pengeolahan data sehingga dapat

menghasilkan informasi yang akurat dalam setiap perusahaan.

Procurement merupakan satu dari beberapa departemen yang memiliki

fungsi dan peran penting dalam perusahaan karena proses ini akan mempengaruhi

bisnis secara langsung ataupun tidak langsung, serta bagian atau proses ini juga

merupakan item biaya terbesar dalam struktur biaya perusahaan, sehingga perlu

2

mendapatkan perhatian utama [2]. berkembangnya keilmuan dan perkembangan

teknologi informasi dapat memberikan manfaat guna menunjang aktivitas pada

proses pelaksanaan procurement. E-procurement merupakan sistem interaksi

business-to-business sistem ini secara umum mengautomatisasi proses

procurement dengan tujuan transfer data secara elektronik untuk mendukung

kegiatan operasional, penyusunan taktik dan strategi dalam pengadaan barang atau

jasa. penggunaan e-procurement dalam sebuah rantai pasok berdampak kepada

intgerasi informasi, sinkronisasi perencanan, koordinasi alur kerja dan model

bisnis baru [3].

Penelitian mengenai sistem e-procurement sebelumnya telah banyak di

lakukan di berbagai bidang usaha. pada tahun 2012, Annisa Fitriani mengadakan

penelitian yang berjudul analisis dan perancangan e-procurement pada PT. Bank

Rakyat Indonesia (Persero),Tbk dengan tujuan mempermudah dalam proses

pengontrolan pengadaan dikarenakan terus meningkatnya jumlah unit kerja dan

keragaman produk yang dibutuhkan. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah

analisis serta perancangan e-procurement dengan menggunakan metode

perancangan sistem Object Oriented Analysis and design dan metode analisis

value chain.

Pada bidang usaha jasa penjualan obat-obatan dan produk-produk

kesehatan, Hendrik Santoso (2009) mengadakan penelitian analisis dan

perancangan e-procurement pada CV.Angsoka agar tercipta komunikasi yang

lebih baik antara perusahaan dengan pemasok dalam melakukan penawaran guna

menunjang operasional pada bagian pengadaan. Analisis serta rancangan sistem

3

yang dilakuakan menggunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis and

design) yang diharapkan memberikan kemudahan dalam pelaksanaan pengadaan

mulai dari penyediaan informasi detail barang yang dibutuhkan, persetujuan

transaksi hingga retur pembelian barang. Pada perusahaan manufacturing, Ahmad

Shonhaji (2010) mengadakan penelitian e-procurement pada PT. Gajah Tunggal

Tbk berbasis pada pemrograman web, dengan tujuan mendukung proses

pengawasan dalam pengadaan bahan baku atau material untuk produksi ban mobil

dan sepeda motor dengan menggunakan motode pengembangan sistem SDLC

(System life cycle development) berbasiskan pada waterfall strategy. Selanjutnya

penelitian serupa mengenai e-procurement dengan studi kasus yang berbeda

dilakukan oleh Hedy Haryanto (2013), Widiastuti (2008).

PT. Tata Udara Nusantara atau disingkat TUN merupakan badan usaha

yang begerak pada bidang jasa kontraktor EPC (Engineering, Procurement and

Construction) dikhususkan untuk HVAC, Mechanical (Teknik Mesin) dan

Electrical (Teknik Listrik). HVAC merupakan kepanjangan dari Heating,

Ventilation dan Air-Conditioning yang berfungsi untuk menentukan suhu dan

kelembapan udara, kontrol asap, menjaga tekanan antar ruang dan menyediakan

udara segar bagi penempat dalam sebuah gedung atau bangunan lainnya.

Perusahan ini didirikan oleh Bapak Buyung Zainul Abidin pada tahun 2002

dengan visi menjadi kontraktor EPC terbesar HVAC, mechanical dan electrical

dalam sektor bisnis Oil & Gas, Power Plant (Pembangkit Tenaga Listrik) dan

Petrochemical and Mining (Petrokimia dan Pertambangan). Kontraktor EPC

merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang jasa. Beberapa pelayanan

4

(service) diberikan sebagai perusahaan EPC, salah satunya seperti procurement

yang berperan dalam pembelian material yang dibutuhkan.

proses procurement PT. Tata Udara Nusantara yang ditangani memiliki

data rencana kegiatan yang telah disepakati bersama client dalam kontrak dengan

keragaman material yang dibutuhkan untuk membangun sistem HVAC. Data awal

tersebut menjadi acuan untuk pelaksanaan kegiatan sehingga dapat terpenuhi

sesuai kebutuhan dan sampai pada waktu yang telah disepakati. Aktivitas dalam

proses ini meliputi pengajuan permintaan material, pengecekan kebutuhan dan

spesifikasi detail material, seleksi serta perbandingan penawaran serta persetujuan

supplier, pembuatan Purchase Order (PO), Pemeriksaan material serta penyimpan

dan Penilaian kinerja yang telah dilakukan supplier. Dimana setiap pengelolaan

data dan informasi dalam setiap aktivitas masih di kelola serta di simpan pada

format Microsoft exel 2007. Informasi pengajuan material yang telah

diidentifikasi oleh bagian engineering akan di terima oleh bagian procurement

dalam bentuk pelaporan tercetak yang akan disesuaikan dengan RAP (Rencana

Anggaran Pelaksanaan) yang telah direncanakan sebelumnya. Jika sesuai, tahap

selanjutnya departemen procurement membuat daftar kebutuhan material serta

menghubungi atau dihubungi menggunakan email maupun telepon oleh supplier

yang akan melakukan penawaran harga. Supplier dipilih berdasarkan kepada

perbandingan harga, payment dan tanggal penenerimaan barang yang dijanjikan,

maka pelaporan tercetak atas supplier yang terpilih akan ditandatangani sebagai

bentuk persetujuan pihak manajerial. PO akan diberikan kepada masing-masing

supplier jika kontrak kerja sesuai dengan yang disepakati kedua belah pihak.

5

Pengecekan atas material yang sudah dibeli dan disimpan dalam penyimpanan

sampai pengiriman barang dilakukan oleh departemen logistik jika lokasi

penerimaan material berada pada gudang perusahaan. Namun, pengelolaan data

dan informasi yang masih dilakukan seperti ini menjadikan setiap proses aktivitas

procurement tidak memiliki sistem terintegrasi, proses input harus dilakukan

secara berulang, informasi tidak dapat diakses secara realtime dan data yang

dimiliki setiap staf procurement dapat berbeda-beda. Demikian pula komunikasi

yang dilakukan antara departemen procurement dalam memberikan tanggapan,

bernegosiasi atau sekedar berbagi informasi terhadap calon supplier masih

dilakukan melalui media telepon ataupun e-mail, yang berdampak kepada

terbatasnya informasi, tidak adanya dokumentasi yang baik, menghabiskan biaya

yang cukup tinggi dan sulit dalam pemantauan dan pengawasan perkembangan

pelaksanaan. Untuk itu, keselarasan kerja serta integrasi sistem antara setiap

kegiatan dan pelaku bisnis dalam menangani proses procurement menjadi hal

penting agar mampu mendukung proses tersebut secara baik.

Berbicara procurement tidak terlepas kepada supplier sebagai salah satu

satakeholder yang memiliki peran penting dalam proses yang dijalankan. evaluasi

dan pemilihan supplier sangat penting bagi perusahaan untuk menciptakan dan

meningkatkan keunggulan kompetitif [4]. Pada PT. Tata Udara Nusantara evaluasi

dilakukan dengan tujuan mendapatkan supplier dengan kualifikasi terbaik.

Evaluasi penilaian terhadap supplier berdasarkan data transaksi yang telah

dilaksanakan pada setiap satu tahun sekali, hasil dalam penilaian tersebut

dipergunakan sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk keberlanjutan

6

kerjasama dalam proses procurement selanjutnya. Namun, sistem yang belum

terintegrasi antara proses procurement dan penilaian terkadang hanya menjadikan

harga sebagai indikator utama dalam pengambilan keputusan penentuan supplier.

Penilaian juga tidak terlepas kepada kriteria penilaian yang digunakan sebagai

dasar tolok ukur keberhasilan sebuah kinerja yang telah dilakukan. Proses yang

berjalan saat ini PT. Tata Udara Nusantara hanya memiliki beberapa kriteria

utama sebagai penilaian, seperti quality dan quantity, cost, delivery, service, term

of payment dan safety. Akan tetapi, pelaksanaan penilaian tidak menjelaskan

secara mendetail setiap isi kriteria utama atau sub kriteria tersebut. hal itu tentu

menjadikan pihak manajerial sulit dalam menentukan nilai pada setiap kriteria

utama karena antara satu supplier dengan yang lainnya memiliki bidang usaha dan

karakteristik yang berbeda-beda. Hal ini terkadang menjadikan hasil dari

keputusan pilihan tersebut kurang sesuai dengan hasil yang diharapkan. Salah satu

tujuan dari penilaian yaitu untuk mencegah hilangnya supplier potensial yang

mendukung proses bisnis perusahaan. Segala bentuk penilaian dan evaluasi harus

bersifat terukur serta logis. Oleh karena itu, salah satu metode yang dapat

digunakan ialah AHP (Analytical Hierarchy Process). AHP merupakan

pendekatan struktur yang dapat dipergunakan sebagai alat evaluasi untuk

memperoleh supllier terbaik berdasarkan kepada standarisasi keputusan sehingga

membentuk sebuah hirarki atau kriteria-kriteria. Evaluasi ini diharapkan dapat

memberikan masukkan yang objektif dan dapat menjadi acuan dalam

pengambilan keputusan [4].

7

Pengguanaan AHP sebagai metode yang membantu dalam pengambilan

keputusan telah banyak di pergunakan. Pada tahun 2008, Yanthi Hastuty

mengadakan penelitian yang berjudul pemilihan supplier dengan menggunakan

metode Analythical Hierarcy Process (AHP) di PT. Powerplast Prima Utama

yang merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang pembuatan produk

plastik. Banyaknya supplier yang mengajukan penawaran kerja sama dalam

pemenuhan kebutuhan bahan baku pembuatan plastik dengan berbagai penawaran

dan kriteria penilaian menjadi kendala yang harus difikirkan dengan baik, Seperti

promosi serta harga bahan baku yang ditawarkan. Penggunaan metode AHP ini

diharapkan dapat membantu dalam mendefinisikan kriteria-kriteria yang

diinginkan dan sesuai dengan tolok ukur standar perusahaan berdasarkan kepada

kepentingan tipe kriteria. Hal ini dimaksudkan untuk membantu dalam

mengurutkan tingkat kepentingan kriteria sehingga supplier potensial yang

menunjang strategi perusahaan dalam mengefisiensikan modal dan biaya yang

dikeluarkan untuk operasi bisnis dapat dilibatkan.

William Handoko Gotama pada tahun 2013 melakukan penelitian dengan

judul Penentuan Lokasi Cabang Baru PT. Red Army Watches Indonesia dengan

Metode AHP, dikarenakan perusahaan menginginkan mengambil strategi

penetrasi pasar dengan kembali membuka cabang baru karena bagi mereka

pengenalan produk tidak cukup dengan hanya melalui media promosi seperti

majalah ataupun media lainnya tetapi juga harus dilakukan dengan pendekatan

pribadi agar pelanggan dapat berinteraksi secara langsung. Diharapkan metode ini

8

dapat membantu perusahaan dalam melakukan pengembangan bisnis untuk

memperbesar peluang usaha dalam peningkatan pangsa pasar.

Penerapan metode AHP dalam teknologi informasi sebagai sebuah sistem

pengambilan keputusan dilakukan oleh Bimo Dwi Putranto pada tahun 2012

dengan judul Analisa dan perancangan sistem informasi Penempatann Mekanik

untuk Unit Base Maintenance Pada PT. Garuda Maintenance Facility (GMF) yang

merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang maintenance, repair, dan

overhaul (MRO) karena untuk mendapatkan mekanik yang sesuai dengan

kebutuhan perusahaan harus dengan teliti mempertimbangkan karakter dari

masing-masing calon mekanik berdasarkan kepada pilihan dan kriteria minimal

yang telah di tetapkan.

Dengan adanya permasalahan dan beberapa keberhasilan penerapan yang

telah diuraikan sebelumnya, diharapkan sistem e-procurement dan penerapan

AHP sebagai metode evalusi kinerja supplier dapat menjadi satu solusi alternatif

bagi seluruh pihak, khususnya manajerial yang bertanggung jawab terhadap

pelaksanaan procurement. Oleh karena itu, judul penilitian yang diajukan yaitu

“PENGEMBANGAN SISTEM E-PROCUREMENT DENGAN METODE


SUPPLIER PADA PT. TATA UDARA NUSANTARA”

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka identifikasi

permasalahan penelitian dapat dirumuskan sebagai berikut :

9

1. Proses identifikasi barang yang meliputi input data kebutuhan barang

(material request), daftar data penawaran supplier dalam

pelaksanaan procurement belum terintegrasi sehingga harus

dilakukan input ulang atau data yang dimiliki masing-masing staf

procurement dapat berbeda-beda.

2. Informasi mengenai procurement terkadang kurang akurat, karena

jumlah data diolah sangat banyak dan disimpan di berbagai tempat

yang menimbulkan redudansi dan inkonsistensi dalam pemberkasan

procurement.

3. Proses interaksi dan komunikasi antara pihak perusahaan dengan

supplier terjalin memakan waktu dan biaya yang cukup tinggi.

Seperti penawaran harga dalam proses procurement yang masih

menggunakan cara permohonan melalui proposal dan perusahaan

harus berperan aktif dalam mencari supplier dengan menghubungi

satu per-satu ataupun sebaliknya.

4. Evaluasi kinerja supplier yang belum terintegrasi dalam sebuah

sistem berdampak kepada pencarian penilaian hanya mengacu

kepada satu priode saja tanpa melihat hasil kinerja sebelumnya

5. Hasil evaluasi penilaian kinerja tidak dipergunakan perusahaan

sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan dan

kriteria penilaian hanya mengacu kepada kriteria utama tanpa di

jelaskan isi dari setiap sub kriteria utama yang ada.

10

Berdasarkan kepada identifikasi permasalahan tersebut, maka rumusan

masalah yang diuraikan dalam penelitian skripsi ini ; Bagaimana merancang

bangun sistem e-procurement serta penerapan metode AHP dalam mengevaluasi

kinerja supplier pada PT. Tata Udara Nusantara?

1.3. Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka

batasan masalah dalam penelitian ini yaitu :

1. Pengembangan sistem e-procurement ini hanya sebatas pada lingkup

departemen procurement PT. Tata Udara Nusantara untuk proses

procurement,evaluasi kinerja supplier dan penerimaan barang

(Pendataan khususnya pada gudang perusahaan).

2. Sistem e-procurement hanya mencakup kepada pengadaan barang

khususnya pada material utama dan material instalasi yang

diperlukan oleh PT.Tata Udara Nusantara.

3. Pengembangan sistem hampir meliputi semua modul e-procurement

yang mengacu pada proses procurement pada PT. Tata Udara

Nusantara kecuali pada modul e-auctioning.

4. Sistem mendukung penggunaan evaluasi kinerja supplier pada setiap

periode PT. Tata Udara Nusantara yang nantinya penilaian akan

digunakan dalam mengukur supplier performance.

5. Penelitian menggunakan metode pengembangan sistem Rapid

Application Development (RAD) berdasarkan kepada teori whitten

11

dan Bentley (2007), dimulai pada tahap scope definition sampai

dengan tahap Construction serta testing program.

6. Bahasa pemrograman yang digunakan ialah PHP dan Mysql sebagai

database. Tool‟s pengembangan sistem menggunakan Unified

Modeling Language (UML) yang meliputi desain diagram usecase,

activity, class dan sequence diagram sebagai alat pemodelan.

1.4. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Merancang dan membangun sistem e-procurement yang terintegrasi

dalam kegiatan pemprosesan dan pengelolaan data kebutuhan barang

selama pelaksanaan proses Procurement pada PT. Tata Udara

Nusantara

2. Sistem e-procurment yang dapat diakses secara realtime oleh setiap

steakholder terkait dalam pelaksanaan proses procurement yang

dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan, persetujuan dan

pengawasan terutama bagi pihak manajerial.

3. Merancangan basis data sistem e-procurement pada PT. Tata Udara

Nusantara dalam pengelolaan data dan dokumen pelaksanaan

procurement.

4. Sistem e-procurement yang memberikan kemudahan dalam

memperoleh informasi, berinteraksi dan komunikasi antara supplier

dengan pihak perusahaan atau stakeholder lainnya selama proses

procurement berlangsung.

12

5. Sistem e-procurement yang terintegrasi dengan penilaian kinerja

supplier guna mengukur supplier performance yang nantinya nilai

tersebut dapat digunakan bagi pihak manajerial atas kelayakan

keberlanjutan supplier dalam pelaksanaan procurement selanjutnya

berdasarkan kepada hirarki kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.

Berdasarkan pada tujuan yang telah di uraikan diatas, maka tujuan utama

dalam penelitian skripsi ini adalah ; menganalisis dan merancang bangun sistem e-

procurement dengan penerapan metode AHP dalam mengevaluasi kinerja supplier

pada PT. Tata Udara Nusantara.

1.5. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu :

1. Bagi Peneliti

Menerapkan keilmuan yang didapat selama melaksanakan

pendidikan dibangku kuliah dengan peraktik langsung terhadap

permasalahan pada PT. Tata Udara Nusantara sehingga

menghasilkan sebuah solusi alternatif dari segi atau bidang

keilmuan sistem informasi, terutama dalam perancangan sistem e-

procurement.

Hal ini menambah pengetahuan dan wawasan terkait ke ilmuan

pada proses procurement khususnya dalam penerapannya pada

PT. Tata Udara Nusantara.

13

Sebagai salah satu persyaratan dalam penyelesaian masa studi

pada program jurusan Sistem Informasi (SI) fakultas Sains dan

Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bagi Universitas

Penelitian ini dapat menjadi referensi bagi peneliti selanjutnya

dalam mengembangkan atau penerapan sistem e-procurement.

Penelitian dapat menjadi litelatur atau referensibagi peneliti

selanjutnya dalam memahami pengaplikasian sistem penunjang

keputusan menggunakan metode AHP dalam mengevaluasi

kinerja supplier.

3. Bagi Perusahaan

Memberikan kemudahan dan meningkatkan efisiensi serta kinerja

dalam pelaksanaannya bagi departemen procurement PT. Tata

Udara Nusantara pada proses procurement serta dapat

meningkatkan kecepatan, keakuratan, ketersediaan data.

Memperoleh rekomendasi jenis dan jumlah material yang

dibutuhkan sehigga dapat menghindari keterlambatan,

mengoptimalkan nilai ekonomis dalam pembelian dan pemilihan

sumber yang tepat berdasarkan hasil rekomendasi supplier

melalui proses evaluasi kinerja supplier yang telah dilakukan.

Memberikan kemudahan dalam proses pendataan, pelaporan,

pengelolaan data dan dokumen terkait pelaksanaan procurement.

14

Hasil dari penelitian yang dilakukan dapat dijadikan salah satu

solusi alternatif atau acuan pengembangan sistem yang dapat

diterapkan oleh perusahaan, khususnya pada departemen

procurement.

1.6. Metodologi Penelitian

Penelitian ini menerapkan tiga metode untuk mendapatkan hasil sistem e-

Procurement. Adapun metode tersebut adalah :

1.6.1. Metode Pengumpulan Data

a. Observasi

Dilakukan dengan pengamatan pada divisi procurement PT.

Tata Udara Nusantara untuk mendapatkan gambaran secara

langsung proses bisnis procurement yang berjalan dengan

pengamatan secara langsung dan pengambilan data yang

dibutuhkan dalam penelitian.

b. Wawancara

Wawancara dilakukan pada divisi procurement PT. Tata Udara

Nusantara, dengan mengajukan pertanyaan secara langsung

kepada pihak-pihak terkait dalam divisi objek peneliti, terlibat

langsung dalam pelaksanaanya serta upaya untuk melengkapi

data yang akan digunakan dalam penelitian.

c. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan cara pengumpulan data dan

informasi melalui kegiatan mempelajari buku-buku refrensi,

15

baik berupa buku dan e-book serta jurnal sesuai dengan topik

yang pembahasan.

d. Studi Litelatur

Dilakukan dengan cara membedah dan membandingkan

penelitian sejenis yang telah dilakukan dan akan dilakukan

dalam penelitian ini.

1.6.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini

adalah Rapid Aplication Development (RAD). Adapun tahap

pengembangan sistem sebagai berikut [5]:

1. Scope Definition

Tahap ini dilakukan untuk menjelaskan identifikasi terhadap

permasalahan yang terjadi, batasan sistem dan tujuan dalam

pembuatan sistem. Tujuan pada fase ini bukan untuk

memecahkan masalah, peluang dan instruksi tetapi hanya untuk

mendata dan mengkategorikannya.

2. Analysis

Tahap ini memahami gambaran umum objek atau perusahaan

penelitian dilaksanakan, menganalisis permasalahan, dan

analisis kebutuhan user dalam sistem.

16

3. Design

Tahap ini mendokumentsikan desain secara logika dan/atau

desain fisik sepeti perancangan proses sistem, databse serta user

interface dalam sistem ini.

4. Construction and testing

Tahap ini merupakan pengimplementasian solusi yang telah

dipilih dengan melakukan pembuatan program sistem serta

mengevaluasi sistem yang telah di buat dalam sebuah pengujian

sistem.

1.6.3. Metode AHP

Analytical Hierarchy Process (AHP) adalah sebuah hierarki

fungsional. Suatu permasalahan yang kompleks dan tidak terstruktur

dipecahkan kedalam kelompok-kelompoknya tersebut kemudian diatur

mejadi suatu bentuk hierarki [6].

Kriteria yang digunakan berdasarkan pada Tahriri, f et.al, 2008

terdiri dari beberapa kiriteria utama seperti Kepercayaan (trust), Quality,

Cost, Delivey, dan Management and Organization.

1.7. Sistematika Penulisan

Adapun Sistematika dalam penulisan laporan penelitian ini dibagi kedalam

lima bab, sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah,

17

batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,

metodologi penelitian dan sistematika penulisan sebagai

acuan dalam penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab kedua menguraikan serta menjelaskan teori-teori

yang mendukung dalam penelitian ini yang meliputi

konsep dasar sistem informasi, sistem informasi

manajemen, sistem penunjang keputusan, AHP, e-

procurement, metode pengembangan sistem menggunakan

RAD (Rapid Aplication Development) serta teori-teori

lainnya yang mendukung dalam topik penelitian yang

dilakukan.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ketiga menguraikan serta menjelaskan mengenai

metodologi penelitian yang dilakukan, yaitu pengumpulan

data, penggunaan metode AHP dalamm evaluasi kinerja

supplier dan metode pengembangan sistem termasuk

kerangka berfikir dalam penyusunan skripsi ini.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ke empat menguraikan profil perusahaan, analisis

sistem berjalan dan sistem usulan dalam kegiatan

18

procurement serta dibahas terkait pembuatan desain proses

sistem, desain database, desain interface, dan testing. Hasil

analisis di sajikan dalam bentuk deskriptif berdasarkan

pada data yang diperoleh hasil observasi dan wawancara

pedoman metode penetian ini.

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi saran dan simpulan menjabarkan dari

uraian pada bab-bab sebelumnya, dan saran sebagai

perbaikan bagi para peneliti yang ingin mengembangkan

sistem serupa untuk menghasilkan sistem yang lebih baik

lagi dengan topik yang sama.

19

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem

Dalam bidang sistem informasi, sistem diartikan sebagai

sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk

mencapai tujuan dengan menerima input serta menghasilkan output dalam

proses transformasi yang teratur [7]. Sedangkan hal serupa disampaikan

O‟Brien & Marakas (2010), sistem merupakan seperangkat komponen

yang saling terkait dengan batas yang jelas, saling bekerja sama untuk

mencapai tujuan dengan menerima input dan menghasilakan output dalam

trasnformasi terorganisir.

Secara umum dapat dikatakan bahwa sistem merupakan

sekelompok komponen yang saling terkait yang berfungsi bersama-sama

untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan [5].

2.1.2. Komponen Sistem

Sistem memiliki tiga fungsi dasar dalam meningkatkan efektivitas

dan efisiensi untuk mencapai hasil akhir atau tujuannya, yaitu [8] :

a. Masukkan (Input)

Meliputi merekam dan merangkai elemen yang memasuki

sistem untuk di proses. Contohnya seperti bahan baku, energi,

20

data dan segala bentuk upaya manusia harus diamankan dan di

organisir untuk pemrosesan.

b. Pengolahan (Processing)

Meliputi kegiatan proses transformasi yang mengubah input

menjadi output. Contohnya seperti proses manufaktur, proses

pernafasan manusia atau perhitungan matematis.

c. Keluaran (Output)

Meliputi kegiatan mentransfer elemen yang telah dihasilkan

dalam proses transformasi kepada tujuan akhir mereka.

Misalnya produk jadi, pelayanan manusia dan manajemen

informasi harus di kirimkan kepada manusia atau penggunanya.

Konsep sistem menjadi lebih berguna dengan memasukkan dua

elemen tambahan. Sistem dengan umpan balik (feedback) dan kontrol

sehingga disebut dengan cybernetic system yaitu seperti self monitoring,

self regulation system.

a. Umpan balik (Feedback)

Merupakan data tentang performa sistem. Misalnya data

tentang kinerja penjualan adalah umpan balik kepada manager

penjualan. Data tentang kecepatan, ketinggian dan arah

pesawat yang merupakan umpan balik kepada pilot pesawat

atau autopilot.

21

b. Kontrol (Control)

Melibatkan pemantauan dan umpan balik evaluasi untuk

menentukan apakah sistem bergerak menuju pencapaian

tujuannya. Fungsi kontrol kemudian membuat penyesuaian

yang diperlukan input dan pengelolaan komponen sistem untuk

memastikan bahwa hal itu menghasilkan output yang tepat.

Misalnya, seorang manager penjualan mengontrol kapan

pengunduran diri tenaga penjualan untuk wilayah penjualan

baru setelah mengevaluasi umpan balik terkait kinerja

penjualan mereka.

Maka, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak

memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen

tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dalam sistem [9].

2.2. Konsep Dasar Informasi

2.2.1. Data dan Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi merupakan

pengetahuan dari hasil pengolahan data-data yang berhubungan menjadi

sebuah kesimpulan [7]. Menurut Whitten & Bentley (2007), informasi

merupakan data yang telah diproses atau ditata kembali menjadi lebih

bermakna dan merupakan kombinasi dari data-data yang diharapkan

memiliki arti bagi penerimanya.

22

Data merupakan material atau bahan baku yang belum mempunyai

makna atau belum berpengaruh langsung kepada pengguna sehingga perlu

diolah, dapat berupa bentuk nilai terformat, teks, citra (image) dan video

[7].

Tujuan informasi yang telah disempurnakan oleh orang-orang

adalah untuk menciptakan pengetahuan dan keahlian. Pengetahuan

merupakan hasil dari rangkaian bagaimana mengolah data mentah menjadi

informasi yang berguna. Sistem informasi mengumpulkan data mentah

dengan menangkap fakta bisnis (tentang produk, karyawan, pelanggan dan

sejenisnya) dan proses transaksi bisnis. Data akan dikombinasikan,

disaring, terorganisir, dan dianalisa untuk menghasilkan informasi untuk

membantu manajer merencanakan dan mengoperasikan bisnis [5].

2.2.2. Kualitas Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal

pokok [7], yaitu :

1. Akurasi (Accuracy)

Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak

bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan

dapat mencerminkan maksudnya. Ketidak akuratan informasi

dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami

gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah

data-data asli tersebut.

23

2. Tepat Waktu (Timeliness)

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengelolahan data,

datangnya tidak boleh terlambat (usang). Karena informasi

merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.

3. Relevansi (Relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya

yang berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi

pemakainya.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan susunan orang, data, proses dan

teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memperoses,

menyimpan, dan menyediakan informasi sebagai output yang diperlukan

untuk mendukung sebuah organisasi. Sistem informasi dalam organisasi

menangkap dan mengelola data untuk menghasilkan informasi yang

berguna dalam mendukung organisasi dan karyawan, pelanggan, pemasok

dan mitra [5]. Setiap kombinasi yang terorganisir berfungsi untuk

menyimpan, mengambil, mengubah dan menyebarkan informasi dalam

sebuah organisasi, sistem informasi modern digunakan untuk

berkomunikasi satu dengan lainnya menggunakan berbagai perangkat fisik

(hardware), instruksi pemrosessan informasi (software), saluran

komunikasi (jaringan) dan data yang tersimpan (sumber data) [8].

24

Sistem informasi dapat diklasifikasikan sesuai dengan fungsi yang

mereka layani [5], yaitu :

1. Transaction Processig System (TPS)

Sistem informasi yang menangkap dan memperoses data

tentang transaksi bisnis seperti pemesanan, kartu absensi,

pembayaran dan pemesanan.

2. Management Information System (MIS)

Sistem informasi yang disediakan untuk menghasilkan laporan

yang berorientasi pada manajemen yang berdasarkan pada

proses transaksi dan operasi dari organisasi. MIS menggunakan

data transaksi untuk menghasilkan informasi yang di butuhkan

oleh manajer untuk menjalankan bisnis.

3. Decision Support System (DSS)

Salah satu sistem informasi yang membantu untuk

mengidentifikasi peluang pengambilan keputusan atau

menyediakan informasi untuk membantu membuat keputusan.

Fungsinya ialah membantu para pengambil keputusan

mengidentifikasi dan memilih antara opsi atau keputusan.

4. Executive Information System (EIS)

Sistem informasi yng mendukung perencanaan dan kebutuhan

penilaian dari manajer eksekutif. Kebutuhan informasi bersifat

unik dari eksekutif yang berencana untuk kinerja bisnis dan

menilai terhadap rencana-rencana.

25

5. Expert System

Sistem informasi yang menangkap keahlian pekerja dan

kemudian mensimulasikan bahwa keahlian untuk keunggulan

non ahli.

6. Comuication and Collaboration System

Sistem informasi yng memberikan peluang komunikasi yang

lebih efektif antara para pekerja, mitra, pelanggan, dan para

pemasok untuk meningkatkan kemampuan untuk bekerja sama.

Fungsi utamanya untuk meningkatkan komunikasi dan

kolaborasi antara orang-orang, baik internal maupun eksternal

organisasi.

7. Office Automation System

Sistem informasi yang mendukung serngkaian kegiatan kantor

yang disediakan untuk meningkatkan alur kerja (work flow)

antara para pekerja dan membantu karyawan dan membagi

dokumen yang dapat mendukung aktifitas kantor sehari-hari.

Berfungsi untuk membantu karyawan membuat dan berbagi

dokumen yang mendukung aktivitas kantor sehari-hari.

Dari keseluruhan tipe sistem informasi diatas memiliki keterkaitan

antara satu dan yang lainnya. Akan tetapi, memiliki peran dan fungsi yang

berbeda dalam sebuah organisasi seperti di jelaskan dalam gambar 2.1.

26

Strategi(Apa yang Harus

Dilakukan)

Perusahaan/Organisasi

Misi/Produk

Hari ke hari

Taktik( Bagaimana Melakukannya)

Operasional (Lakukan)

Executive Support System

Expert System

Decision Support System

Management Information System

Office Automation

Transaction Processing

Gambar 2.1 Tipe Sistem dan Level Organsisasi

(Marakas, 2006)

2.3.2. Komponen dan Keuntungan Penerapan Sistem Informasi

Penerapan sistem informasi dapat berjalan dengan baik dalam

mendukung pelaksanaan bisnis perusahaan bila mana seluruh komponen

yang terlibat dalam berjalan optimal sehingga dapat terciptanya

peningkatan fungsi dari peran sistem tersebut. Adapun komponen dalam

sistem informasi tersebut seperti pada gambar 2.2.

27

Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi

(O'Brien & Marakas, 2010)

Penerapan sistem dan teknologi informasi akan meningkatkan atau

berdampak kepada setiap elemen yang terdapat dalam sebuah struktur

organisasi perusahaan, yaitu [10] :

1) Strategis

Meliputi orang yang dikenakan tanggung jawab keseluruhan

untuk arah organisasi. Seperti :

a. Mendukung untuk strategi atau visi organisasi

b. Mengizinkan model bisnis baru

c. Keinginan dilihat untuk menjadi inovatif, dll

28

2) Manajemen

Meliputi middle managers yang berfungsi untuk mengubah

visi menjadi strategis realitas operasional. Seperti :

a. Kontrol yang lebih baik melalui peningkatan informasi

b. Mengembangkan Keterampilan tenaga kerja

c. Memudahkan pengoperasian yang memungkinkan

digunakan oleh staf kurang berpengalaman, dll

3) Operasional

Mengacu pada orang-orang yang melakukan pekerjaan

berhubungan langsung dengan produksi produk dan jasa.

a. Ketepatan waktu dan kemudahan akses data

b. Peningkatan pendapatan dari produk-produk berkualitas

yang lebih baik

c. Meningkatkan waktu penyelesaian, dll

4) Fungsional dan Pendukung

Fungsional Meliputi orang-orang yang melayani organisasi

dengan mempengaruhi orang lain bekerja. Sedangkan

pendukung meliputi orang yang melayani atau memberikan

dukungan bagi organisasi diluar pokok produksi barang

atau jasa. seperti :

a. Peningkatan proses rekrutmen dan retensi

b. Peningkatan komunikasi dan kolaborasi peluang dll

29

2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Manajemen merupakan suatu kegiatan atau proses yang menjelaskan apa

yang dilakukan manajer pada operasional organisasi mereka untuk merencanakan,

mengorganisasikan, memprakarsai dan mengendalikan kegiatan. Mereka

merencanakan dengan menetapkan strategi, tujuan dan memilih arah pindahan

yang terbaik untuk mencapai apa yang di rencanakan [11].

Manajer dan professional lainnya merencanakan,mengendalikan dan

membuat keputusan. Selama sistem yang di terapkan mendukung satu atau lebih

dalam kegiatan ini dapat disebut sebagai Management Information system (MIS)

[12].

2.4.1. Definisi Sistem Informasi Manajemen

Menurut McLeod (2007), Sistem Informasi Manajemen sebagai

suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi

para penggunanya yang memiliki kebutuhan serupa. Output informasi

yang dihasilkan akan digunakan oleh pihak-pihak yang akan memecahkan

masalah (baik manager maupun kalangan profesional) dalam mengambil

keputusan guna memecahkan masalah perusahaan.

Management Information System (MIS) merupakan tipe sistem

informasi yang dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan

manajerial. sebuah SIM menghasilkan produk informasi yang mendukung

banyaknya pengambilan keputusan dari hari ke hari sesuai kebutuhan

manajer dan profesional bisnis. Produk informasi yang telah ditetapkan

tersebut memenuhi kebutuhan informasi dari para pengambil keputusan

30

pada tingkat operasional dan taktis organisai yang dihadapkan banyaknya

situasi keputusan terstruktur [13].

Sistem informasi manajemen menyediakan berbagai produk

informasi kepada manjer. Empat alternatif pelaporan utama yang

disediakan oleh sistem tersebut [13]:

1) Periodic Scheduled Reports

Memberikan informasi kepada manajer menggunakan format

yang telah ditentukan dan dirancang untuk memberikan

informasi secara tetap. Contoh : laporan analisis penjualan

harian.

2) Exception Reports

Laporan yang dihasilkan hanya ketika kondisi tertentu terjadi

yang bertujuan untuk mengurangi informasi yang berlebihan

bagi pengambil keputusan berbeda dengan laporan berkala

yang berisi rinci kegiatan usaha. Misalnya, seorang manajer

kredit dapat diberikan laporan yang hanya berisi informasi

mengenai pelanggan yang telah melebihi batas kredit.

3) Demand Reports and Responses

Informasi yang tersedia setiap kali manajer menginginkan hal

tersebut. Hal ini memungkinkan manajer untuk mendapatkan

tanggapan langsung atau untuk menemukan dan memperoleh

laporan khusus sebagai hasil dari permintaan mereka sesuai

31

kepada yang dibutuhkan. Oleh karena itu, manajer tidak perlu

menunggu laporan berkala tiba sesuai jadwal.

4) Push Reporting

Informasi didorong kedalam workstation jaringan seorang

manajer. Dengan demikian laporan dan informasi secara

selektif berada dalam PC jaringan manjer dan spesialis melalui

intranet perusahaan mereka.

2.4.2. Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen

Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung

pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Sumber informasi untuk

pengambilan keputusan manajemen bisa di dapatkan dari informasi

eksternal dan informasi internal. Informasi internal dapat diperoleh dari

sistem informasi berupa informasi yang dihasilkan dari operasi PDE

(Pengolahan Data Elektronik) dan Informasi data non PDE [14].

Sistem informasi mempunyai peranan yang penting di dalam

menyajikan informasi bagi semua tingkatan manajemen, supaya informasi

yang dihasilkan oleh sistem informasi akan dapat mengena dan berguna

sesuai dengan yang dibutuhkan manajemen [14].

Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi pengelolaan

informasi karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-

masing tingkatan. Kebutuhan informasi yang berbeda ini dapat diketahui

dari masing-masing kegiatan manajemen tersebut. Kegiatan manajemen

untuk masing-masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut [14] :

32

a. Perencanaan Strategi (Strategic Planning), Merupakan kegiatan

manajemen tingkat atas.

b. Pengendalian Manajemen (Management Control), Merupakan

manajemen tingkat menengah.

c. Pengendalian Operasi (Operational Control), merupakan

kegiatan manajemen tingkat bawah.

2.5. Konsep Dasar e- business

2.5.1. Pengertian e-Business

Menurut O‟brien dan Marakas (2011) E-business merupakan

penggunaan teknologi internet untuk bekerja dan memperkuat proses

bisnis, e-commerce, dan kolaborasi perusahaan dalam suatu perusahaan

dan dengan pelanggan, pemasok dan stakeholder lainnya.

E-business merupakan definisi yang lebih luas dari e-commerce,

tidak hanya menangani pembelian dan penjualan barang dan jasa secara

online, namun juga berkaitan dengan aktivitas kolaborasi dan intrabisnis

lainnya, seperti : Melayani konsumen, bekerja sama dengan rekan bisnis,

menangani e-learning dan transaksi di dalam sebuah organisasi [15].

Sebagian karena globalisasi ekonomi dan sebagian karena

kegunaan internet, bisnis berubah dan memperluas model bisnis mereka

untuk menerapkan perdagagan elektronik (e-commerce) dan bisnis

elektronik (e-business). Ada tiga jenis dasar e-commerce dan e-business

diaktifkan aplikasi sistem informasi [5] :

33

1. Pemasaran citra perusahaan, produk, dan jasa adalah bentuk

paling sederhana dari aplikasi electronic commerce. Digunakan

semata-mata untuk menginformasikan pelanggan tentang

produk, jasa, dan kebijakan.

2. Business to Costumer (B2C) saluran berbasis web untuk

penyebaran produk dan jasa traditional. Dimana anda sebagai

konsumen yang khas, dapat mencari, memesan dan pembayaran

produk secara langsung melalui internet.

3. Business to Business (B2B) ini adalah bentuk yang paling

kompleks dari perdagangan elektronik dan akhirnya dapat

berkembang menjadi bisnis elektronik lengkap, Paperless, dan

pengolahan digital atau hampir semua transaksi bisnis terjadi

didalam dan di antara perusahaan.

2.5.2. Fungsi dan peran e-business

Peran dan fungsi perdangangan elektronik yang digunakan berbeda

antara satu dan yang lainnya. E-commerce merupakan pembelian serta

penjualan barang dan jasa dengan menggunakan internet sedangkan e-

business merupakan penggunaan internet untuk melakukan dan

mendukung setiap aktivitas bisnis sehari-hari [5].

Informasi dan komunikasi teknologi mengubah cara organisasi

melakukan bisnis, khususnya penerapan e-business dan e-commerce.

Ruang lingkup e-business meliputi pertukaran informasi, transaksi

34

komersial dan berbagi pengetahuan antar organisasi. Sedangkan, e-

commerce hanya berfokus pada transaksi komersial [16].

Menurut Whitten dan Bently (2007) salah satu contoh

perdagangan elektronik adalah electronic Procurement. E-business

merupakan penggunaan internet untuk komputasi dan komunikasi untuk

mengeksekusi keduanya yaitu front-end dan back-end proses bisnis. E-

business telah muncul sebagai kunci pendorong untuk menggerakkan

integrasi rantai pasok dimana e-procurement merupakan bagian itu.

Dampak integrasi e-business dalam empat dimensi rantai pasok sebagai

berikut [17] :

1. Integrasi Informasi (information integration) melibatkan

berbagi informasi dan transparansi di seluruh rantai pasokan

yang dapat diakses secara real time.

2. Perencanaan sinkronisasi (Syinchronised Planning) melibatkan

perecanaan kolaboratif dan pengisian di seluruh rantai pasok.

3. Alur Kordinasi (Workflow co-ordination) hal ini berfokus pada

proses bisnis otomatis dan mengkoordinasi hal tersebut.

4. Model Bisnis Baru (New Business Models), ini termasuk model

memasok dan menjual dari sisi yang berbeda sebelumnya

tiddak hadir off-line.

2.5.3. Model Business to Business

Pada topik e-business akan sering juga membicarakan otomatisasi

proses business to business (B2B) seperti pembelian dan penjualan.

35

Business to business (B2B) adalah transaksi komersial antar organisasi

satu dengan organisasi lainnya [18].

Business to Business (B2B) adalah transaksi yang dijalankan secara

elektronik antara bisnis melalui internet, ekstranet, intranet atau jaringan

pribadi. Transaksi ini dapat terjadi antara bisnis dengan bisnis yang

lainnya. Bisnis tersebut merujuk pada organisasi, umum atau swasta, profit

atau non-profit [19].

Karakteristik umum dari B2B dapat digambarkan dengan berbagai

cara, tergantung pada jenis karakteristik yang di fokuskan. Berikut

beberapa kualitas yang dapat di karakteristikkan sebagai transaksi B2B

[19]:

1. Pihak-pihak yang terlibat terhadap transaksi

B2B dapat berlangsung hanya antara pembeli dan penjual atau

bisa juga melalui perantara online. Perantara adalah pihak

ketiga maya yang berdagang diantara pembeli dan penjual.

2. Jenis Transaksi

Transaksi B2B ada dua jenis dasar. spotbuying dan strategic

sourcing. Spotbuying mengacu pada pembelian produk dan

jasa saat dibutuhkan, biasanya berlaku harga pasar, yang

ditentukan secara dinamis oleh permintaan dan persediaan.

Pembeli dan penjual bisa saja tidak saling mengenal.

Pertukaran saham dan komuditas adalah contoh spotbuying.

Sedangkan strategic sourcing melibatkan pembelian kontrak

36

jangka panjang yang biasanya didasarkan pada negosiasi

tertutup antara pembeli dan penjual.

3. Jenis Barang

Dua jenis barang dan persediaan yang didagangkan di B2B:

direct dan indirect. Direct materials adalah barang yang

digunakan untuk membuat produk, seperti baja pada mobil,

atau kertas pada buku. Karakteristik direct material yaitu

digunakan secara berkala dan terencana. Biasanya di beli

dalam jumlah besar setelah negosiasi dan kontrak.

Indirect material adalah barang seperti kebutuhan kantor atau

lampu pijar, yang mendukung produksi. Biasanya digunakan

untuk aktivitas pemeliharaan, perbaikan dan operasi.

4. Arah Perdagangan

Pasar B2B dapat diklasifikasikan juga menjadi pasar vertikal,

dan pasar horizontal. Pasar vertikal berkait pada satu industri

atau segmen industri. Contohnya pasar elektronik, otomotif,

logam atau kimia. Pasar horizontal berkait pada layanan atau

produk yang digunakan diseluruh jenis industri. Contohnya

kebutuhan kantor, komputer atau layanan perjalanan.

2.6. Konsep Dasar Procurement

2.6.1. Pengertian Procurement

Procurement mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan,

mendapatkan barang-barang dari pemasok, hal ini meliputi pembelian dan

37

juga kegiatan logistik seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan

di gudang sebelum barang tersebut digunakan [20].

Sementara Purchasing menggambarkan proses pembelian

(pembelajaran dari kebutuhan, mencari dan memilih pemasok, negosiasi

harga dan syarat terkait lainnya dan memastikan pengiriman). Sedangkan

procurement adalah istilah yang agak luas mencakup aspek-aspek seperti

manajemen penyimpanan, lalu lintas, pemeriksaan barang masuk dan

penyelamatan [21]. Fungsi pengadaan dapat dibagi menjadi lima kategori

utama [22]:

1. Pembelian (purchasing) : merupakan kegiatan rutin yang

berkaitan dengan penerbitan purchase order (PO) untuk produk

yang di butuhkan.

2. Manajemen Pemakaian (Consumption Management) : kegiatan

yang ditujukan untuk menciptakan pengadaan yang efektif

yaitu dengan pemahaman tentang berapa banyak kategori

produk yang di beli didalam seluruh perusahaan serta oleh

masing-masing unit operasi.

3. Seleksi Vendor (Vendor Slection) : untuk menentukan

kemampuan pengadaan yang diperlukan untuk mendukung

rencana bisnis perusahaan dan operasi.

4. Negosiasi Kontrak (Contract Negotiation) : kebutuhan bisnis

yang terjadi, kontrak harus di negosiasikan dengan vendor

38

individu pada daftar vendor pilihan. Ini adalah di mana barang-

barang, harga dan tingkat layanan tertentu tersebut di garap.

5. Manajemen Kontrak (Contract Management) : setelah kontrak

sesuai pada tempatnya, kinerja penjual terhadap kontrak

tersebut harus diukur dan dikelola.

2.6.2. Manajemen Procurement

Turban et, al (2004) Berpendapat bahwa Procurement management

adalah perencanaan, pernegosiasian, dan koordinasi dari semua aktivitas

yang berhubungan dengan pembelian barang-barang dan jasa yang di

butuhkan untuk melengkapi misi dari sebuah organisasi.

Menurut Pujawan (2005) Manajemen Pengadaan adalah salah satu

komponen utama dari Supply Chain Management. Terdapat beberapa

tugas yang dilakukan bagian pengadaan mencakup :

1 Merancang hubungan yang tepat dengan supplier. Hubungan

dengan supplier dapat bersifat kemitraan jangka panjang

maupun hubungan transaksional jangka pendek. Model

hubungan yang tepat tergantung pada banyak hal, termasuk

kritis tidaknya barang yang di beli dari supplier yang

bersangkutan dan besar tidaknya nilai pembelian.

2 Memilih supplier. Kegiatan memilih supplier dapat memakan

waktu dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier

yang dimaksudkan adalah supplier utama dan akan lebih tinggi

39

lagi jika supplier yang akan dipilih berada di mancanegara

(global supplier).

3 Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang sesuai.

Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.

Sebagai contoh dengan munculnya internet, teknologi

pengadaan mengalami perkembangan yang sangat dramatis.

4 Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.

Bagian pengadaaan harus memiliki data lengkap tentang item-

item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier

mereka.

5 Melakukan proses pembelian. Pekerjaan rutin yang dilakukan

oleh bagian pengadaan yaitu proses pembelian dan dapat

dilakukan beberapa cara. Seperti, pembelian rutin dan

pembelian dengan melalui tender atau lelang.

6 Mengevaluasi kinerja supplier. Penilaian kinerja supplier

sangat penting dilakukan untuk menciptakan daya saing

berkelanjutan. Hal ini dapa dipergunakan sebagai dasar untuk

menentukan volume pembelian maupun untuk menentukan

peringkat supplier.

40

Ada tiga faktor yang mempengaruhi kinerja procurement [23] :

Tabel 2.1 Indikator kesuksesan kinerja Procurement

Bidang Unggulan Indikator

Strategi dan Koordinasi antar perusahaan Posisi Hirarki didalam perusahaan

Kerja sama dengan unit / fungsional lain

Tim fungsional antar departemen

Sumber daya manusia Pelatihan dan pengembangan sumber

daya manusia

Manajemen Pemasok Evaluasi pemasok berkelanjutan

Integrasi dengan pemasok

Sumber : Brandmeier & Rupp, 2011

2.6.3. Proses dalam Procurement

Tanggung jawab utama dari procurment adalah mengeksekusi

supply chain activities yang dijalankan berdasarkan SOP (Sales and

Operation Planning) yang telah direncanakan. Pembelian material

merupakan hal utama dalam pembiayaan produk untuk banyak perusahaan

dan persedian barang atas material yang telah di beli mempresentasikan

aset yang dimiliki oleh perusahaan, seperti dijelaskan pada gambar 2.3

dalam proses procurement [24].

41

perencanaan pengadaan operasional

Definisi Kebutuhan

pemilihan strategi pengadaan

Persiapan & Penerbitan dokumen

permohonan

penerimaan dan pembukaan penawaran

Evaluasireview kontrak dan

PemenangFinalisasi dan

penerbitan kontrakManagement

Kontrak

Sumber

Gambar 2.3 proses procurement

(IAPWG, 2006)

a. Perencanaan operasional pengadaan

(Operational Procurement Planning)

Tujuan akhir dari perencanaan procurement

mengkoordinasikan tindakan untuk memenuhi kebutuhan

barang, jasa atau pekerjaan secara tepat waktu dan dengan

biaya yang wajar. Perencanaan awal dan akurat merupakan

hal yang diperlukan guna mengindari batas akhir, keadaan

darurat, atau perencanaan tiba-tiba dalam procurement.

Meskipun terkadang perlu untuk bertindak proaktif dapat

diambil untuk memastikan segala kemungkinan [24]. Sebagai

contoh :

a) Melakukan identifikasi terhadap Supllier yang sesuai

dengan jumlah potensial produk yang diminta dalam

pelaksanaan operasi darurat, meliputi konfirmasi dari

supplier dalam kesediaan merespon dalam waktu singkat.

42

b) Mengembangkan standard specification/TOR/SOW

untuk produk/jasa/pekerja yang diminta dalam operasi

darurat.

Perencanaan procurment menjelaskan apa yang dibutuhkan

dan kapan hal tersebut di butuhkan kepada user dan pembeli.

Perencanaan efektif dapat membantu organisasi dalam

bekerja dan mencapai tujuan dengan kualitas dan kuantitas

yang sesuai serta mejaga kredibilitas organisasi[24].

b. Definisi Kebutuhan (Requirment Definition)

Tahap ini terlibat dalam mendefinisikan dan menjelaskan apa

yang dibutuhkan dan yang akan diadakan, pengumpulan

informasi, identifikasi solusi yang memungkinkan dan

spesifikasi barang dan perlengkapan, terms of reference

(TOR) dari jasa, atau stateent of works (SOW) dari pekerja

[24].

Spesifikasi TOR dan SOW merupakan dasar untuk

permohonan dan evaluasi dari penawaran yang ditentukan.

Jika permintaan di setujui yang berarti penetapan dalam

dokumen permohonan. Hal itu akan menjadi „jantung‟ dan

pada akhirnya kontrak ditulis dan menjadi bukti administrasi.

Requirment definition harus mengidentifikasi kebutuhan yang

tepat (teknis dan kualitas) bertujuan untuk menghindari

spesifikasi berlebih (karena hal ini dapat menigkatkan biaya)

43

atau di bawah spesifikasi (dimana kebutuhan tidak akan

terpenuhi) serta saat dibutuhkan (waktu) guna menghindari

keterlambatan perkembangan atau kerugian misalnya karena

penyimpanan ekstra dan penanganan jika disampaikan lebih

awal dari yang dibutuhkan [24].

Requirment definition secara formal merupakan tanggung

jawab requisitioner tersebut. Namun, bagian procurement

bertanggung jawab untuk memastikan deskripsi teknis yang

diberikan oleh requisitioner bebas dari ambiguitas, jelas dan

generik dan mempromosikan persaingan yang sehat antar

pemasok [24]. Contoh requisitioner adalah bagian

purchasing, sales, maintanance, produksi dll [25].

Gambar 2.4 Proses Requirment Definition

(IAPWG, 2006)

c. Sumber (sourcing)

Sourcing merupakan aktivitas yang bersifat teknis dengan

maksud untuk mengidentifikasi produk dan jasa yang telah

ada di pasaran dan supplier yang telah memenuhi kualifikasi

untuk menyediakan barang dan jasa. sourcing juga bertujuan

untuk mengumpulkan dan menganalisa informasi mengenai

kemampuan dalam pasar untuk memenuhi permintaan

44

organisasi, seperti memperoleh informasi harga terbaru,

menentukan teknologi yang sesuai dan alternatif produk,

maupun mengidentifikasi supplier yang tepat memenuhi

kualifikasi kriteria. Proses sourcing mengarah ke identifikasi

dan undangan kepada pemasok yang terkait, memastikan

kompetisi dimaksimalkan, dengan mengijinkan perusahaan

yang paling relevan dan cocok untuk bersaing [24].

Sourcing sering dilakukan secara paralel dengan requirment

definition. Sourcing serikali disejajarkan dengan requirement

definition. Persoalan yang dialami staff Procurement adalah

mereka harus berpikir sementara requistioner menyiapkan

specification/TORs/SOW, mereka dengan tidak resmi

melakukan penelitian pasar dengan berdiskusi mengenai apa

yang akan diadakan nanti dengan supplier [24].

Gambar 2.5 Proses sourcing

(IAPWG, 2006)

d. Pemilihan Strategi Pengadaan (Selection of a Procurement

Strategy)

Ketika pembiayaan dan permintaan telah diakui dan di setujui

oleh unit procurement dan sourcing yang tepat telah di

hubungkan, tugas utama procurement adalah menentukan

45

strategi pengadaan yang tepat. Maksud dari identifikasi dan

pemilihan strategi procurement yang tepat adalah untuk

menemukan jalan terbaik dalam mencapai kepuasan dari end-

user terhadap barang, jasa, dan pekerja dengan pemberlakuan

harga dan kontrak yang paling menguntungkan melalui

proses kompetisi yang akan memberikan apa yang diminta

dalam waktu yang telah ditentukan dan sesuai dengan

pedoman procurement. Strategi procurement meliputi :

a. Pemilihan jenis pengaturan dan/atau kontrak yang akan

disimpulkan

b. Pemilihan metode pengadaan

c. Jenis kompetisi yang akan diterapkan untuk membeli

yang diperlukan barang/jasa/ pekerja tersebut.

Untuk memilih strategi pengadaan, staf procurement harus

mempertimbangkan faktor seperi FRR, prosedur pengadaan

organisasi, delegasi kewenangan, ambang batas keuangan,

prosedur izin / persetujuan internal dan yang sesuai kerangka

waktu administrasi, jenis pengadaan (barang, jasa, atau

pekerja), kompleksitas kekhasan suatu kebutuhan, kondisi

pasar, sudah adanya pengaturan dan/atau kontrak dan potensi

kerja sama pengadaan. Pada umumnya, staf procurement

hanya akan menyelesaikan langkah-langkah paling relevan

46

berdasarkan denagan pelatihan dalam organisasi dan

pengalaman [24].

Gambar 2.6 Proses slection of a procurement

strategy

(IAPWG, 2006)

e. Persiapan dan Penerbitan Dokumen Permohonan

(Preparation and Issuanc of Solicitation Documents)

Solicitation documents adalah dokumen yang digunakan

untuk meminta pemasok potensial untuk menawarkan

penawaran harga guna menyediakan barang/jasa/pekerja yang

dibutuhkan. Penyiapan solicitation documents meliputi

proses penyususnan dan meresmikan informasi dan

dokumentasi yang diperlukan untuk supplier potensial dalam

mempersiapkan penawaran yang mudah dibandingkan, sesuai

dengan kebutuhan dan strategi procurement [24].

Staf procurement harus memastikan bahwa solicitation

documents dibuat „Kesetaraan‟ yaitu semua supplier

47

menerima informasi yang sama dalam waktu bersamaan,

untuk mempersiapkan penawaran [24].

Gambar 2.7 Proses Preparation and Issuance

of Solicitation Documents

(IAPWG, 2006)

f. Penerimaan dan Pembukaan Penawaran (Receipt and

Opening of Offers)

Proses pada tahap ini dapat digambarkan pada gambar 2.8.

Tujuan dalam proses formal ini adalah untuk memastikan

bahwa penawaran yang diterima, ditangani dan membukanya

sesuai dengan petunjuk yang diberikan dalam solicitation

documents dan bahwa tranparansi dan kerahasiaan

dipertahankan sebagaimana ditentukan dalam peraturang

yang berlaku, aturan dan prosedur organisasi. Proses ini

biasanya ditangani oleh otoritas independen dalam organisasi

biasanya tidak terlibat langsung dalam pengadaan, seperti

unit yang bertanggung jawab untuk jaminan kualitas[24].

48

Gambar 2.8 Proses Receipt and Opening of Offers

(IAPWG, 2006)

g. Evaluasi (Evaluation)

Proses evaluasi terdiri dari pemeriksaan awal dan evaluasi

penawaran yang diterima dan dianggap sah, untuk menilai

respon mereka dengan spesifikasi dan kebutuhan

sebagaimana ditetapkan dalam solocitation document, analisa

biaya dan keuntungan mereka serta menentukan harga dan

nilai mereka. Harga tidak selalu satu-satunya kriteria faktor

dalam metode evaluasi, kriteria lain seperti kualitass,

ketersediaan, waktu, pemenuhan, biaya untuk pememliharaan

dan dukungan dll adalah bagian dari persamaan untuk

menentukan pengembalian atas investasi dari pengadaan

barang, jasa atau pekerja [24].

Evaluasi dilakukan oleh tim evaluasi yang ditunjuk dan

sesuai dengan peraturan yang relevan, aturan dan prosedur

dasar, dengan menggunakan kriteria evaluasi sebelum

49

ditentukan dalam solicitation document untuk melakukan

evaluasi yang adil dan tidak memihak. Proses evaluasi juga

perlu transparan dan oleh karena itu, setiap langkah dari

proses didokumentasikan dalam laporan evaluasi yang

kemudian menjadi dasar untuk rekomendasi penghargaan

[24].

Gambar 2.9 Proses evaluation

(IAPWG, 2006)

h. Ulasan Kontrak dan Pemenang (Contract Review and

Award)

Contract review merupakan langkah penting dalam proses

kontrak. Memberikan saran independen yang ditulis pada

penerimaan proses procurement yang dilakukan, dan

komitmen pendanaan yang diusulkan oleh otoritas

procurement tingkat tertinggi atau staf dengan wewenang

yang tepat, melalui kontrak atau purchase order. Awarding

50

adalah keputusan resmi dan persetujuan untuk membangun

kontrak. Fase awarding menandakan [24]:

1. Kesimpulan keberhasilan proses pengadaan

2. Titik awal untuk finalisasi kontrak dan eksekusi

Gambar 2.10 proses Contract Review and Award

(IAPWG, 2006)

i. finalisasi kontrak dan penerbitan (contract finalization

and issuance)

Merupakan proses yang diikuti oleh staf procurement untuk

membentuk kontrak tertulis dengan supplier. Kontrak

terbentuk atas dasar „tawaran‟ dan „penerimaan‟ dan dalam

konteks procurement dalam organisasi [24].

Gambar 2.11 proses contract finalization and issuance

(IAPWG, 2006)

51

j. Manajemen Kontrak (Contract Management)

Contract management umumnya dipahami sebagai konsep

yang lebih luas dan strategis yang mencakup seluruh siklus

procurement termasuk perencanaan, pembentukan,

pelaksanaan, administrasi dan menutup kontrak serta lebih

dari sekedar kegiatan „administrasi‟ dari hari ke hari dalam

siklus procurement [24].

Tujuan contract management adalah untuk memastikan

bahwa semua pihak dalam kontrak sepenuhnya memenuhi

kewajiban masing-masing seefisien dan seefektif mungkin,

memberikan usaha dan output operasional yang diperlukan

dalam kontrak dan memberikan nilai untuk uang. Juga

melindungi hak-hak para pihak dan memastikan kinerja yang

diperlukan ketika keadaan berubah [24].

Gambar 2.12 Proses Contract Management

(IAPWG, 2006)

52

2.7. Konsep e-Procurement

2.7.1. Pengertian E-Procurement

E-procurment adalah pengelolaan dan integrasi aktivitas pengadaan

secara elektronik, termasuk didalamnya proses permintaan, otorisasi,

pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan supplier [18].

Penawaran dalam e-procurement dilakukan dengan

menghubungkan dan integrasi proses bisnis antar organisasi dan sistem,

dimulai dengan outomatisasi permintaan, persetujuan manajemen

pembelian, dan proses akutansi melalui protokol berbasis internet. Untuk

memahami e-procurement sangatlah penting mencapai pemahaman

bersama tentang beberapa persyaratan lain, ruang lingkup, dan

hubungannya [26].

e-procurement telah didefinisikan sebagai penggunaan teknologi

informasi untuk memfasilitasi transaksi pembelian B2B (Business to

Business) untuk barang dan jasa [27]. Procurement (IAPWG, 2006)

menurut thompson et al. sangat diperlukan mengingat dalam pelaksanaan

bisnis semakin bersaing khususnya dalam manajemen rantai pasok. Oleh

karena itu, pilihan solusi e-procurement harus melibatkan lebih dari aspek

sistem dan juga harus meliputi :

Strategi pengadaan dan prosesnya

Pemilihan supplier, manajemen dan relasi

Model bisnis sistem

53

2.7.2. Perbedaan procurement dan e-procurement

Procurement mencakup segala fungsi, solusi e-procurement yang

memadai harus mencakup semua proses procurement yang berbatasan

dengan aspek untuk meujudkan nilai secara utuh. Tabel 2.2 menunjukkan

tindakan procurement yang ditangani oleh masing-masing pembelian,

pengadaan, atau e-procurement [17].

Tabel 2.2 Penanganan dan batasan tindakan procurement

Aktivitas Fungsi

Purchasing

Fungsi

Procurement

e-procurement

Menyediakan aliran

material tanpa gangguan

X X X

Seleksi pemasok dan

manajemen

X X X

Perbaikan proses

procurement

X X

Menjaga kualitas produk X

Penanganan material X

Standarisasi pasokan X X

Meningkatkan daya saing

perusahaan

X X

Sumber : Jooste & Van Schoor, 2003

Dari tabel diatas, jelas bahwa procurement melibatkan beberapa

aspek yang tidak di bahas dalam pembelian, E-procurement mengatasi

sebagian besar tindakan ini, tetapi tidak memperbaiki atau berdampak

pada penanganan material atau menjaga kualitas produk. Oleh karena itu,

e-procurement adalah alat untuk membantu perusahaan membeli

54

kebutuhan dan dalam jumlah yang tepat pada pengguna akhir serta

sebagian besar untuk mengontrol pembelian.

2.7.3. Bentuk e-procurement

Pada gambar 2.3 beberapa tool‟s internet dan platform yang

menggantikan procurement traditional, diantara nya [24] :

a) E- sourcing

Mendukung fasilitas/fase spesifikasi, mengidentifikasi pemasok

yang dapat digunakan dalam tahap seleksi.

b) E-tendering

Mendukung tahap seleksi dan bertindak sebagai media

komunikasi antara perusahaan dan supplier. Memfasilitasi

kegiatan REOI (Request for Expressions of Interest) dan

ITB/RFP (Request for Proposal), umumnya termasuk

dukungan untuk analisis dan penilaian, tidak termasuk

penutupan kesepakatan dengan supplier tetapi memfasilitasi

sebagian besar dari proses pengadaan taktis yang menghasilkan

perlakuan yang sama dari pemasok, proses seleksi yang

transparan dan peningkatan manajemen waktu prosedur tender.

c) E-auctioning

Mendukung tahap kontrak. Memungkinkan penutupan

kesepakatan dengan pemasok jika pihak menyepakati harga.

Mereka mengoperasikan mekanisme harga dengan upward atau

downward.

55

d) E-ordering and web-based ERP

Merupakan peroses membuat dan menyetujui permintaan resmi

pengadaan, menempatkan pesanan pembelian, serta penerimaan

barang dan jasa yang dipesan, dengan menggunakan sistem

perangkat lunak berbasis internet.

e) E-information

Secara tidak langsung berhubungan dengan tahapan dalam

proses pengadaan, merupakan proses pengumpulan dan

penyebaran informasi pengadaan baik dari dan kepada pihak

internal dan eksternal dengan menggunakan teknologi internet.

Gambar 2.13 Enam bentuk e-procurement

(IAPWG, 2006)

2.7.4. Keuntungan e-procurement

Adapun keuntungan dengan diterapkannya sistem e-procurement

dalam sebuah organisasi atau perusahaan [28]:

1. Penurunan harga dalam Tender, memudahkan dalam

pengiriman dokumen elektronik, melacak pesanan dan

56

melakukan pemeriksaan serta pengamatan yang diperlukan

dalam kasus kesalahan dalam tahapan sebelumnya.

2. Pengurangan waktu pencarian sumber bahan baku, metode

efisien dalam menemukan dan menghubungkan sumber-sumber

baru, menjadi saluran berkomunikasi untuk mencari pemasok

potensial.

3. Biaya administrasi yang lebih rendah, mempermudah dalam

pengurusan administrasi dalam proses procurement.

4. Pengurangan Staf procurement, karena sebagian besar proses

ini dilakukan secara elektronik sehingga mengurangi staf yang

dibutuhkan.

5. Memberikan keunggulan kompetitif organisasi atas pesaingnya,

departemen terpusat dapat mengawasi semua kegiatan

pengadaan yang berbeda serta dapat mengakses dokumentasi

yang sama antar kantor.

6. Peningkatan Komunikasi, memudahkan untuk berkomunikasi

yang lebih baik terkait persyaratan secara lebih cepat dan

mudah diakses.

2.8. Penilaian dan Evaluasi Kinerja

Pemilihan supplier akan berkaitan erat dengan harga produk, kualitas

produk dan bahkan margin yang didapatkan serta secara tidak langsung akan

berpengaruh terhadap harga jual produk atau jasa yang dihasilkan. Memilih

supplier merupakan kegiatan strategis, terutama jika supplier akan memasok item

57

yang penting dan/atau akan digunakan dalam jangka panjang. Pemilihan supplier

berkaitan erat dnegan perhitungan perfoma supplier. Dengan melakukan evaluasi

performa supplier yang telah melakukan transaksi sebelumnya, maka hasil

tersebut yang akan digunakan sebagai data dalam pemilihan supplier dimasa

datang [29].

Evaluasi supplier merupakan sebagai bagian tak terpisahkan dari siklus

manajemen supplier yang bertujuan untuk memilih supplier berkinerja baik dalam

strategi bisnis bagi perusahaan. Dengan tujuan sebagai berikut [4] :

1. Analisis objektif tentang kinerja supplier

2. Dasar untuk pemasok atau pengembangan supplier

3. Identifikasi kekuatan/kelemahan supplier

Melakukan evaluasi supplier dengan cara yang benar berati juga untuk

membantu mengurangi biaya, risiko yang lebih rendah serta meningkatkan

perusahaan dan pemasok bisnis [30].

2.8.1. Konsep Dasar DSS (Decision Support System)

2.8.1.1. Pengertian Decision Support System

Sistem pendukung keputusan merupakan suatu sistem

informasi yang ditujukan untuk membantu manajemen

memecahkan masalah yang dihadapinya serta sistem penghasil

informasi spesifik yng ditujukan untuk memecahkan suatu masalah

tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer pada berbagai

tingkatan [31].

58

Sistem penunjang keputusan / Decision support system

merupakan salah satu sistem informasi yang membantu untuk

mengidentifikasi peluang pembauatan keputusan atau berisi

inforasi untuk membantu membuata keputusan [5]. Menurut herbet

simon dalam buku Effy Oz Penelitianya terkait dengan manajemen

dan pengambilan keputusan menggambarkan bahwa proses

pengambilan keputusan terdiri atas tiga fase (Gambar 2.14) :

Gambar 2.14 Fase dalam proses Pengambilan keputusan

(Oz, 2009)

Decision support system merupakan sistem informasi

berbasis komputer yang digunakan untuk mendukung manajer dan

profesional bisnis selama pengambilan keputusan. Sistem

pengambilan keputusan ini digunakan untuk [13]:

1. Model analisis

2. Spesialisasi databases

59

3. Wawasan dan penilaian bagi pembuat keputusan

4. Proses berbasis komputer yang interaktif untuk

mendukung keputusan bisnis yang semi terstruktur.

2.8.1.2. Karakteristik dan kemampuan DSS

Keunikan SPK/DSS terletak pada adanya kemungkinan

penggunaan intuisi dan penilaian individu pengambilan keputusan

sebagai dasar pengambilan keputusan. SPK dirancang secara

khusus untuk mendukung individu dalam pengambilan keputusan

tertentu. Karakteristik decision support system [32] :

1. Sistem pendukung keputusan memberikan

dukungan bagi pengambil keputusan pada situasi

semi terstruktur dan tak terstruktur dengan

memadukan pertimbangan manusia dan informasi

terkomputerisasi

2. Dukungan untuk semua level manajerial, dari

eksekutif puncak sampai majer lini

3. Dukungan untuk individu dan kelompok

4. Dukungan untuk keputusan independen dan

sekuensial

5. Dukungan di semua fase proses pengambilan

keputusan yaitu intelligence, design, choice dan

implementation

60

6. dukungan di berbagai proses dan gaya yang

berbeda-beda

7. adaptive sepanjang waktu

8. mudah untuk di gunakan user

9. peningkatan efektivitas dari pengambilan

keputusan daripada efisiensi

10. kontrol penuh oleh pengambil terhadap semua

langkah proses pengambilan keputusan

11. pengguna akhir bisa mengembangkan dan

memodifikasi sistem sederhana

12. biasanya model-model digunakan untuk

menganalisis situasi pengambilan keputusan

13. akses disediakan untuk berbagai sumber daya,

format, dan tipe mulai dari sistem informasi sampai

sistem berorientasi objek

14. dapat digunakan sebagai standalone oleh seorang

pengambil keputusan pada satu lokasi ayau

didistribusikan di suatu organisasi secara

keseluruhan dan di beberapa organisasi sepanjang

rantai perusahaan

Dengan berbagai karakteristik diatas, sistem pendukung

keputusan memiliki tujuan dalam penggunaanya, seperti:

61

Tabel 2.3 Tujuan Decision Support System

No. Tujuan

1. Membantu Manajer : Diharapkan dapat membantu

dalam pengambilan keputusan

atas permasalahan semi

terstruktur

2. Peningkatan Evektivitas : Keputusan yang diambil

manajer lebih dari sekedar

perbaikan efisiensi

3. Peningkatan produktivitas : Pedukung terkomputerisasi bisa

mengurangi ukuran kelompok

dan memungkinkan para

anggotanya untuk berasal dari

bebagai lokasi yang berbeda-

beda

Sumber : Turban et al, 2005

2.8.1.3. Komponen Sistem Penunjang Keputusan

Untuk dapat menerapkan sistem pendukung keputusan

ada empat subsistem yang harus disediakan, yaitu [32] :

Gambar 2.15 Komponen Sistem Penunjang Keputusan

(Turban et.al, 2005)

62

a. Subsistem Manajemen Data

Merupakan subsistem yang menyediakan data.

Sumber data berasal dari data internal dan data

eksternal. Subsistem ini termasuk basisdata, derisi

data relevan untuk situasi dan diatur oleh perangkat

lunak yang disebut Database Management System

(DBMS).

b. Subsistem Manajemen Model

Subsistem berfungsi sebagai pengelola berbagai

model. Model harus bersifat fleksibel artinya

mampu membantu pengguna untuk memodifikasi

atau menyempurnakan model, seiring dnegan

perkembangan pengetahuan, disebut juga Model

Base Management System (MBMS).

c. Subsistem Manajemen Pengetahuan

Sebagai pendukung sembarng bagi subsistem lain

atau sebagai satu komponen bebas. Subsistem ini

berisi data item yang diperoses untuk menghasilkan

pemahaman, pengalaman, kumpulan pelajaan dan

keahlian.

d. Subsistem antar muka pengguna

Merupakan fasilitas yang mampu mengintegrsikan

sistem dengan pengguna secara interaktif. Melalui

63

sistem dialog ini sistem dapat berkomunikasi

dengan sistem yang dirancang atau pengguna dapat

berkomunikasi dengan sistem pendukung

keputusan dan memerintah pendukung keputusan

melalui sistem ini

2.8.2. Konsep Dasar AHP (Analytical Hierarchy Process)

2.8.2.1. Pengertian AHP

Analytical Hierarchy Process (AHP) dikembangkan

tahun 1970 oleh Thomas L.Saaty, seorang ahli matematika dari

amerika serikat. Dalam perkembangannya, AHP tidak saja

dipergunakan untuk menentukan prioritas pilihan-pilihan dengan

banyak kriteria, tetapi penerapannya telah meluas sebagai metode

alternatif untuk menyelesaikan bermacam-macam masalah seperti

memilih portofolio, peramalan dll. Dengan metode ini

memungkinkan kita untuk pengambilan keputusan secara efektif

terhadap persoalan yang kompleks dimana faktor-faktor logika,

intuisi, pengalaman, pengetahuan data, emosi dan rasa

dioptimasikan dalam suatu proses yang sistematis [6].

Analytical Hierarchy Process (AHP) adalah sebuah

hierarki fungsional dengan input utamanya adalah persepsi. Dengan

hierarki, suatu masalah kompleks dan tidak terstruktur dipecahkan

kedalam kelompok-kelompoknya tersebut diatur menjadi suatu

bentuk hierarki. Sumber kerumitan masalah keputusan bukan hanya

64

ketidak pastian atau ketidak sempurnaan informasi. Penyebab

lainnya adalah banyaknya faktor yang berpengaruh terhadap

pilihan-pilihan yang ada, beragamnnya kriteria pemilihan dan jika

pemilihan lebih dari satu [6].

Terkadang timbulnya masalah keputusan yang dirasa dan

diamati perlu diambil secepatnya, tetapi variasinya rumit sehingga

datanya tidak mungkin dapat di olah menjadi numerik, hanya

kualitatif saja yang dapat diukur yaitu berdsarkan persepsi

pengalaman dan intuisi. Prinsip kerja AHP dengan

menyederhanakan suatu persoalan kompleks yang tidak terstruktur,

strategik dan dinamik menjadi sebuah bagian-bagian dan tersusun

dalam suatu hierarki. Tingkat kepentingan setiap variabel tersebut

dan secara relatif dibandingkan dengan variabel lain. Dengan

membuat struktur keputusan yang sistematis dan serangkaian

prosedur perhitungan, maka dapat dihasilkan rekomendasi prioritas

atau bobot keputusan setiap alternatif yang diajukan. Dari berbagai

pertimbangan kemudian dilakukan sintesa untuk menetapkan

variabel yang memiliki prioritas tinggi dan berperan dalam

mempengaruhi hasil pada sistem tersebut [6].

Sejak penemuannya AHP telah diterapkan dalam

berbagai sekenario pengambilan keputusan, seperti [33]:

a. Pemilihan : memilih salah satu alternatif dari satu set

alternatif lainnya

65

b. Prioritas/evaluasi : menentukan manfaat relatif dari

serangkaian alternatif

c. Alokasi Sumber daya : menemukan kombinasi dari

alternatif pada berbagai kendala

d. Perbandingan : membandingkan suatu proses atau

sistem dengan lainnya

e. Manajemen mutu

Ada beberapa prinsip dasar AHP yang harus dipahami

yaitu perinsip-prinsip berfikir analitis yang merupakan prinsip yang

mendasari logika manusia dalam menganalisa dan memecahkan

suatu masalah. Dalam menyelesaikan masalah dengan AHP prinsip

yang harus dipahami yaitu [6]:

1. Decomposition

setlah kita mendefinisikan permasalahan, maka

perlu dilakukan decomposition. Artinya adalah

memecah persoalan yang utuh menjadi unsur-

unsurnya. Jika ingin mendapatkan hasil yang

akurat, pemecahan yang dilakukan harus mencapai

pemecahan terkecil, sehingga di dapatkan beberapa

tingkatan dari permasalahan tersebut, karena itulah

dinamakan hierarki. Ada dua jenis hierarki, yaitu

lengkap dan tidak lengkap. Dalam hierarki

lengkap, semua elemen pada suatu tingkatan

66

memiliki semua elemen yang ada pada tingkatan

berikutnya. Jika tidak demikian, maka hierarki

tersebut tidak lengkap.

2. Comparative Judgment

Perinsip ini berarti membuat penilaian tentang

kepentingan relatif dua elemen pada suatu tingkat

tertentu dalam kaitan dengan tingkatan diatasnya.

Penilaian ini merupakan inti dari AHP, karena akan

berpengaruh terhadap prioritas elemen-elemen.

Hasil dari penilaian ini akan tampak lebih menarik

bila disajikan dalam bentuk matriks yang

dinamakan matriks perbandingan berpasangan

(pairwise comparison). Agar diperoleh skala yang

bermanfaat ketika membandingkan dua elemen,

pengambil keputusan perlu pengertian menyeluruh

tentang elemen-elemen yang dibandingkan dan

relevansinya terhadap kriteria atau tujuan yang

dipelajari dalam penyusunan skala kepentingan ini,

digunakan patokan seperti pada tabel dibawah ini :

Tabel 2.4 Skala Dasar Metode AHP

Tingkat

Kepentingan

Definisi Keterangan

1 Sama pentingnya Dua kegiatan

berkontribusi sama

pada tujuan

3 Sedikit lebih Pengalaman dan

67

penting diatas

yang lain

penilaian sedikit

mendukung satu

kegiatan diatas yang

lain

5 Penting atau kuat

pentingnya

Pengalaman dan

Penilaian sangat

mendukung satu

kegiatan diatas yang

lainnya

7 Menunjukkan

pentingnya

Kegiatan sangat

disukai dan

dominasinya di

tunjukkan dalam

pelaksanaanya

9 Mutlak Sangat

penting

Ekstrim pentingnya

dibanding yang lain

2,4,6,8 Nilai menengah

antara dua

penghakiman

yang berdekatan

Ketika Kompromi di

butuhkan

Reciprocal Kebalikan Jika elemen i memiliki

salah satu angka diatas

ketika dibandingkan

elemen j, maka j

memiliki nilai

kebalikannya ketika

dibandingkan dengan

elemen i

Sumber : Politis et al, 2010

Dalam penilaan kepentingan relatif dua elemen

berlaku aksioma reciprocal. Artinya jika elemen I

dinilai tiga kali lebih penting di banding elemen j,

maka elemen j harus sama dengan 1/3 kali

pentingnya dengan elemen i. disamping itu,

perbandingan dua elemen yang sama akan

menghasilkan angka 1, yang artinya sama penting.

Dua elemen yang berlainan dapat saja dinilai sama

68

penting. Jika terdapat n elemen, maka akan

diperoleh matriks pairwise comparison berukuran

n x n. banyaknya penilaian yang diperlukan dalam

menyusun matriks ini adalah n(n-1)/2 karena

matriksnya reciprocal dan elemen-elemen diagonal

sama dengan 1.

3. Synthesis of prioriy

Dari setiap matriks pairwise comparison kemudian

dicari eigenvectornya untuk mendapat local

priority. Karena matriks – matriks pairwise

comparison terdapat pada setiap tingkat, maka

untuk mendapatkan global priority harus dilakukan

sntesa di local priority. Prosedur melakukan

sintesis berbeda menurut bentuk hirarki.

Pengurutan elemen-elemen menurut kepentingan

relatif melalui prosedur sistem dinamakan priority

setting. Eigenvektor adalah sebuah vektor yang

apabila dilakukan sebuah matriks hasilnya adalah

vektor itu sendiri dikalikan dengan sebuah bilangan

skalar atau parameter yang tidak lain adalah

eigenvalue. bentuk persamaannya sebagai berikut :

69

Ket :

w : eigenvektor

A : Matriks bujursangkar

: eigenvalue

Eignvektor biasa disebut sebagai vektor

karakteristik dari sebuah matriks bujursangkar

sedangkan eigenvalue merupakan akar

karakteristik dari matriks tersbut. Metode ini yang

dipakai sebagai alat pegukur bobot prioritas setiap

matriks perbandingan dalam model AHP karena

sifatnya lebih akurat dan memperhatikan semua

interaksi antar kriteria dalam matriks. Kelemahan

metode ini adalah sulit dikerjakan secara manual

terutama apabila matriksnya terdiri dari tiga

kriteria atau lebih sehingga memerlukan bantuan

program komputer untuk memecahkannya.

4. Logical Consistency

konsistensi memiliki dua makna. Pertama adalah

bahwa objek-objek yang serupa dapat

dikelompokkan sesuai dengan keseragaman dan

relevansi. Contohnya, anggur dan kelereng

dikelompokkan sesuai dalam himpunan yang

seragam jika bulat merupakan kriterianya, tetapi

70

tak dapat jika rasa sebagai kriterianya. Arti kedua

adalah menyangkut tingkat hubungan antara objek-

objek yang didasarkan pada kriteria tertentu.

Contohnya, jika manis merupakan kriteria dan

madu dinilai lima kali lebih manis dibandingkan

gula, dan gula dinilai dua kali lebih manis

dibanding sirup. Jika madu hanya dinilai empat

kali lebih manis dibanding sirup, maka penelitian

dianggap tidak konsisten dan proses harus di ulang

jika ingin memperoleh penilaian yang lebih tepat.

2.8.2.2. Manfaat AHP (Analytical Hierarchy Process)

Menurut Saaty seperti yang diungkapkan oleh marimin

dan Nurul (2010), secara umum beberapa keuntungan yang

diperoleh bila memecahkan persoalan dan pengambilan keputusan

dengan menggunakan AHP adalah :

1. Kesatuan

AHP (Analytical Hierarchy Process) memberi satu

model tunggal yang mudah dimengerti dan luwes

untuk aneka ragam persoalan tak terstruktur.

2. Kompleksitas

AHP memadukan rancangan dedukatif dan

rancangan berdasarkan sistem dalam memecahkan

persoalan kompleks.

71

3. Saling Ketergantungan

AHP dapat menangani saling ketergantungan

elemen-elemen dalam suatu sistem dan tidak

memaksakan suatu penilaian linear.

4. Penyusunan Hirarki

AHP mencerminkan kecenderungan alami pikiran

untuk memilah-milah elemen-elemen suatu sistem

dalam berbagai tingkat berlainan dan

mengelompokkan unsur yang serupa dalam setiap

tingkat.

5. Pengukuran

AHP memberi suatu skala untuk mengukur hal-hal

dan wujud suatu metode untuk menentukan

prioritas.

6. Konsistensi

Melacak konsistensi logis dari pertibangan-

pertimbangan yang digunakan dalam menetapkan

berbagai prioritas.

7. Sintesis

Menentukan kesatuan taksiran menyeluruh tentang

kebaikan setiap alternatif.

72

8. Tawar menawar

Mempertimbangkan prioritas-prioritas relatif dari

berbagai faktor sistem dan memungkinkan

organisasi memilih alternatif terbaik berdasarkan

tujuan.

9. Penilaian dan konsensus

Tidak memaksaka konsensus, tetapi

mensitensiskan suatu hasil yang representatif dari

berbagai penilaian yang berbeda.

10. Pengulangan proses

Memungkinkan organisasi memperhalus definisi

mereka pada suatu persoalan dan memperbaiki

pertimbangan dan pengertian mereka melalui

pengulangan.

Adapun keterbatasan atau kelemahan penggunaan

metode AHP (Analytical Hierarchy Process) adalah sebagai

berikut :

1. Ketergantungan model AHP pada input utamanya.

Input ini berupa persepsiseorang ahli sehingga

dalam hal ini melibatkan subyektifitas sang ahli.

Selain itu, model menjadi tidak berarti jika ahli

tersebut memberikan penilaian yang keliru.

73

2. Metode AHP ini hanya metode matematis tanpa

ada pengujian secara statistik sehingga tidak ada

batas kepercayaan dari kebenaran model yang

terbentuk.

2.8.2.3. Langkah dan Prosedur AHP

Adapun langkah dalm penerapan AHP (analytical

Hierarchy Process), sebagai berikut [34]:

1. Penentuan Kriteria

Langkah awal dalam menyelesaikan permasalahan

dengan AHP adalah menentukan kriteria dan

subkriteria yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

permasalahan yang dihadapi. Tidak lupa

menentukan alternatif lain yang dinilai baik oleh

perusahaan. Misalnya, dalam permasalahan

menentukan supplier yang paling tepat kinerjanya.

Seperti contohnya dalam penilaian kinerja supplier

yang dinilai adalah pelayanan, pertumbuhan

penjualan dan kualitas produk. Permasalahan yang

dihadapi adalah [34]:

Untuk masalah service excellent, dapat

dimasukkan dalam kriteria pelayanan

74

Untuk masalah kualitas yang kurang

memuaskan dapat dikategorikan sebagai

kriteria kualitas produk.

Untuk masalah tingkat kepercayaan publik

dan penjualan dapat dikategorikan ke

dalam pertumbuhan penjualan.

2. Penentuan Hierarki

Hierarki disusun untuk membantu proses

pengambilan keputusan dengan memperhatikan

seluruh elemen keputusan yang terlibat dalam

sistem. Sebagian besar masalah menjadi sulit untuk

diselesaikan karena proses pemecahannya

dilakukan tanpa memandang masalah sebagai suatu

sistem denag suatu struktur tertentu. Pada tingkat

tertinggi dari hierarki, dinyatakan tjuan, sasaran,

dari sistem yang dicari solusi masalahnya. Tingkat

berikutnya merupakan penjabaran dan tujuan

tersebut. Untuk memastikan bahwa kriteria-kriteria

yang dibentuk sesuai dengan pemasalahan, maka

kriteria-kriteria tersebut harus dimiliki sifat-sifat

berikut [34] :

75

a. Minimum

Jumlah kriteria diusahakan optimal untuk

memudahkan analisis proses selanjutnya.

b. Independen

Setiap kriteria tidak saling tumpang tindih

dan harus dihindarkan pengulangan kriteria

untuk suatu maksud yang sama.

c. Lengkap

Kriteria harus mencakup seluruh aspek

penting dalam menghadapi persoalan yang

ada.

d. Operasional

Kriteri harus dapat diukur dan dianalisis, baik

secara kuantitatif maupun kualitatif dan dapat

dikomunikasikan.

Penyusunan hierarki dilakukan dengan cara

mengidentifikasi pengetahuan atau informasi

yang sedang dicari. Penyusunan tersebut

dimulai dari elemen yang menjai fokus

permasalahan, kemudian diurakian lagi

menjadi bagian-bagiannya lagi, kemudian

seterusnya secara hierarkis. Sebagai contoh,

76

dalam kajian evaluasi pemasok pada gambar

2.16 [34].

Gambar 2.16 Contoh struktur hierarki AHP

(Marimin & Nurul, 2010)

3. Langkah Penilaian

Untuk berbagai persoalan skala 1 – 9 adalah skala

terbaik dalam mengekspresikan pendapat. Skala 1-

9 ditetapkan sebagai pertimbangan dalam

membandingkan pasangan elemen di setiap level

hierarki terhadap suatu elemen yang berada

diatasnya (Tabel 2.5). skala dengan sembilan

satuan dapat menggambarkan derajat sampai mana

kita mampu membedakan intensitas tata hubungan

antar elemen. Penilaian dilakukan oleh decision

maker [34].

77

Tabel 2.5 contoh kuisioner penilaian

4. Mencari rata-rata geometrik

Hasil dari rata-rata geometrik ini kemudian

dimasukkan kedalam matriks perbandingan

berpasangan. Mencari rata-rata geometrik dapat

menggunakan rumus :

√

5. Langkah Prioritas

Langkah selanjutnya adalah menetapkan prioritas

dengan membuat suatu pairwise comparison

matrix, maksudnya adalah elemen-elemen

dibandingkan berpasangan terhadap suatu kriteria

yang ditentukan. Sebagai contoh :

Tabel 2.6 Contoh Matrik Pairwise

Comparison

Pelayanan Supplier 1 Supplier 2 Supplier 3

Supplier 1 1 0,5 0,25

Supplier 2 2 1 0,5

78

Supplier 3 4 3 1

6. Normalisasi matriks

Setelah melakukan perhitungan matriks

perbandingan berpasangan, maka matriks tersebut

dinormalisasikan. Menormalisasikan matriks

tersebut dengan cara menjumlahkan nilai-nilai

dalam setiap kolom (Tabel 2.7). lalu membagi

setiap entry pada setiap kolom dengan jumlah pada

kolom tersebut untuk memperoleh matriks yang

dinormalisasi (Tabel 2.8).

Tabel 2.7 Mencari jumlah setiap kolom


Supplier 1 1 0,5 0,25

Supplier 2 2 1 0,5

Supplier 3 4 3 1

Jumlah 7 3,5 1,75

Tabel 2.8 Normalisasi Matriks

Perbandingan berpasangan


Supplier 1 0,14 0,14 0,06

Supplier 2 0,29 0,29 0,16

Supplier 3 0,57 0,57 0,57

79

7. Penentuan prioritas pilihan

Langkah berikutnya adalah dengan merata-ratakan

sepanjang baris dengan menjumlahkan semua nilai

dalam setiap baris dari matriks yang dinormalisasi

lalu membagi banyaknya entri dari setiap baris.

(0.14 + 0.14 + 0.06) : 3 = 0.14

(0.29 + 0.29 + 0.16) : 3 = 0.29

(0.57 + 0.57 + 0.57) : 3 = 0.57

Dari contoh tersebut sintesis ini menghasilkan

prioritas relatif menyeluruh, atau preferensi untuk

supplier 1 = 0.14, supplier 2 = 0.29, dan supplier 3

= 0.57

8. Konsistensi

Salah satu asumsi utama model AHP yang

mebedakannya dengan model pengambilan

keputusan lain adalah tidak adanya syarat

konsistensi mutlak. Dengan model AHP yang

memakai persepsi manusia sebagai inputnya maka

ketidak konsistenan mungkin terjadi karena

manusia memiliki keterbatasan dalam menyatakan

persepsinya secara konsisten terutama kalau harus

membandingkan banyak kriteria. Berdasarkan

kondisi ini maka manusia dapat menyatakan

80

persepsinya dengan bebas tanpa harus berfikir

apakah persepsinya tersebut akan konsisten

nantinya atau tidak. Pengukuran konsistensi dari

suatu matriks itu sendiri didasarkan atas eigenvalue

maksimum. Dengan eigenvalue maksimum,

inkonsistensi yang biasa dihasilkan matriks

perbandingan dapat diminimumkan. Rumus dari

indeks konsistensi adalah sebagai berikut:

( ) ( )

Ket :

CI : Indeks konsistensi

: eigenvalue maksimum

n : Orde matriks

eigenvalue maksimum suatu matriks tidak akan

lebih kecil dari nilai n sehingga tidak

memungkinkan ada nilai CI yang negatif. Makin

dekat eigenvalue maksimum dengan besarnya

matriks, makin konsisten matriks tersebut dan

apabila sama besarnya maka matriks tersebut

konsisten 100% atau inkonsistensi 0 %. Dalam

pemakaian sehari-hari CI tersebut bisa disebut

81

indeks inkonsistensi karena rumus diatas memang

lebih cocok untuk mengukur inkonsistensi suatu

matriks. Indeks inkonsistensi diatas kemudian

diubah kedalam bentuk rasio inkonsistensi dengan

cara membaginya dengan suatu indeks random

(RI). Dari 500 sampel matriks acak dengan skala

perbandingan 1 sampai 9, untuk beberapa orde

matriks Saaty mendapatkan suatu nilai rata-rata RI

seperti pada tabel dibawah ini.

Tabel 2.9 Nilai Indeks Random (RI)

Sumber : saaty,1991

n : Ukuran Matriks

RI : Indeks Random

Dengan membandingkan antara CI dan RI akan di

dapat suatu patokan yang menyatakan suatu

matriks bersifat konsisten atau tidak. Perbandingan

antara CI dan RI dilakukan sebagai Consistency

Ratio (CR). Secara matematis dapat dinyatakan

sebagai berikut :

82

Selanjutnya konsistensi responden dalam mengisi

kuesioner diukur. Pengukuran konsistensi ini

dimaksudkan untuk melihat ketidak konsistenan

respon yang diberikan responden. Nilai CR

(consistency Ratio) yang diijinkan adalah CR < 0.1

(Saaty, 1991).

9. Langkah iterasi

Merupakan tahap dimana mengulangi setiap

langkah dari langkah ke-2 sampai ke – 6 untuk

setiap level hierarki.

10. Penentuan prioritas final

Cara penentuan prioritas final adalah dengan cara

mengalikan setiap vector Priority pada level yang

paling bawah dengan kriteria pada level yang lebih

tinggi dan begitu seterusnya, kemudian tambahkan

hasilnya untuk mendapatkan overall Priority.

2.9. Konsep Dasar Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi digunakan dalam rangka membangun

sebuah sistem yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan penggunanya.

Pengembangan sistem informasi diharapkan dapat mengorganisasikan seluruh

kebutuhan pengguna dan seluruh pihak yang terkait kedalam sebuah penerapan

sistem informasi yang dapat diandalkan. Dari hasil pengembangan diharapkan

terjadinya suatu integrasi antara kebutuhan bisnis dengan perkembangan teknologi

83

sehingga dapat meningkatkan keuntungan perusahaan dengan menggunkan

metode-metode pengembangan tertentu yang telah disesuaikan dengan

pengembanagn sistem.

2.9.1. Metode Rapid Application Development (RAD)

Menanggapi kecepatan pertumbuhan perekonomian secara umum,

Rapid Application Development (RAD) telah menjadi rute yang populer

untuk mempercepat pengembangan sistem. Ide-ide dasar RAD adalah [5] :

1. Untuk pengguna sistem yang lebih aktif terlibat dalam kegiatan

analisis, desain dan pembuatan.

2. Untuk mengorganisir pengembangan sistem menjadi

serangkaian fokus, workshop secara intensif bersam-sama

melibatkan pemilik sistem, desainner dan pembuat.

3. Untuk mempercepat kebutuhan dan fasae desain melalui

pendekatan pembangunan yang berulang.

4. Untuk mengurangi lama waktu yang berlalu sebelum pengguna

mulai melihat sistem kerja.

Menurut Whitten dan Bentley (2007) RAD merupakan sebuah

pendekatan desain sistem yang menggunakan tersetruktur, prototyping dan

teknik JAD dalam mengembangkan sistem lebih cepat. Joint Aplication

Development (JAD) merupakan teknik yang menekankan pada

pengembangan partisipatif antara pemilik sistem, pengguna, desainer dan

pembuat. Dimana selama sesi JAD desain sistem, perancang sistem

mengambil peran sebagai fasilitator.

84

Rapid Application Development (RAD) merupakan strategi

pengembangan sistem yang menekankan kepada kecepatan pengembangan

melalui keterlibatan ekstensif pengguna dalam pembuatan yang cepat,

berulang dan secara bertahap dari serangkaian prototipe fungsi sistem yang

akhirnya berkembang menjadi sistem final. Prototype dalam sekala kecil

mewakili atau model kerja kebutuhan pengguna atau desain yang

diusulkan untuk sistem informasi [5].

Tabel 2.10 Kelebihan dan Kekurangan Rapid Apllication Development

(RAD)

Keuntungan Kekurangan

1. Hal ini mendorong pengguna dan

manajemen berpartisipasi aktif

(sebagai lawan dari reaksi pasif

untuk model non sistem kerja)

yang diharapkan dapat

meningkatkan antusiasme

pengguna akhir.

1. Memerlukan sumber daya manusia

yang memadai untuk menciptakan

jumlah tim yang baik

2. Proyek memiliki visibilitas

(kejelasan) yang tinggi dan

dukungan karena keterlibatan

pengguna di seluruh proses.

2. Kecepatan yang tinggi dengan

biaya yang minimal kemungkinan

besar hasilnya kurang maksimal

3. Pengguna dan manajemen

melihat solusi-solusi yang

berbasis perangkat lunak dan

bekerja lebih cepat daripada

pengembangan model driven

3. Proyek mungkin berakhir dengan

lebih banyak tambahan kebutuhan

daripada yang telah dipenuhi

4. Kesalahan dan kelalaian

cenderung di deteksi awal

prototipe dibandingkan model

sistem

4. Potensial ketidak konsistenan

panamaan dan dokumentasi

85

5. Pengujian dan pelatihan alami

melalui produk dari prototipe

yang mendasari pendekatan

6. Pendekatan berulang adalah

merupakan proses alami, karena

perubahan adalah faktor yang

diharapkan selama penbangunan

Sumber : Whitten & Bentley, 2007

2.9.2. Tahapan Rapid Application Development (RAD)

Berdasarkan pada teori whitten and Bentley (2007), RAD memiliki

tahapan seperti : Scope Definition, Analysis, Design, Construction and

Testing, Delivery of a Version, dan System Operation and Maintenance.

Yang secara mendetail dapat dijelaskan pada gambar 2.17 dibawah ini :

Gambar 2.17 Tahapan Rapid Application Development (RAD)

(Whitten & Bentley, 2007)

86

Adapun 4 (empat) tahapan dalam Rapid Application Development

sebagai metode pengembangan yang dipergunakan dalam sistem e-

procurement ini, yaitu :

1. Definisi Lingkup (Scope Definition)

Tujuan dari fase definisi lingkup ada dua. Pertama, untuk

menjawab “permasalahan ini bernilai untuk dilihat?” kedua,

dengan mengasumsikan permasalahan layak untuk dilihat,

menetapkan ukuran dan batasan-batasan, visi, habatan atau

keterbatasan yang diperlukan. Fase ini meliputi pemiliki sistem,

manajer proyek dan analis sistem. Pada fase ini terutama

melibatkan Pemilik Sistem, manajer proyek dan analis sistem.

Dengan demikian, pernyataan lingkup awal hasil penting dari

fase ini karena mendefinisikan seberapa besar sistem yang akan

dikembangkan [5].

Fase definisi lingkup adalah tahap pertama dari proses

pengembangan sistem klasik. Dalam metodologi lain ini biasa

disebut tahap awal investigasi, tahap studi awal, tahap survei

atau tahap perencanaan. Adapun tahapan dalam meningkatkan

pengembangan sistem informasi :

1. Profil Perusahaan

Merupakan proses eksplorasi atau pengumpulan semua

informasi yang dibutuhkan terkait dengan sistem yang akan

dibuat pada perusahaan (objek penelitian)

87

2. Identifikasi Masalah

Pengenalan terhadap permasalahan yang terjadi atau

terdapat pada kegiatan procurement melalui proses

pengumpulan data yang dilakukan.

3. Batasan Sistem

Pembatasan terhadap lingkup sistem informasi e-

procurement yang akan dikembangkan.

2. Analisis Sistem (Analysis)

Tahap ini menjabarkan berkaitan dengan analisi sistem.

Terdapat 3 (tiga) fase dalam tahap analisis sistem alur

pengembangan Rapid Application Development (RAD), yaitu :

a. Problem Analysis (Analisis Permasalahan)

Pada fase ini pengguna sistem mulai aktif dilibatkan dalam

pelaksanaan pengembangan sistem. Tujuan utama dalam tahap

analisis permasalahan ialah memperoleh pemahaman yang

lebih baik terkait pada permasalahan, peluang dan kendala yang

terjadi. Tahap analisis permasalahan menyediakan anailisis

dengan lebih melalui pemahaman masalah,peluang dan/atau

arahan untuk menjawab penrtanyaan “adakah permasalahan

yang benar-benar layak untuk dipecahkan?” dan “adakah sistem

baru yang benar-benar layak dibangun?” pada tahap ini

meliputi :

88

1. Proses Bisnis Berjalan

Merupakan gambaran proses Procurement yang sedang

berjalan pada PT. Tata Udara Nusantara dengan

penggunaan rich Picture.

2. Problem, Opportunities, Objectives dan constrain

matrix

Pada tahap ini digunakan Problem, Opportunities,

Objectives dan constrain Matrix yang terdiri dari

analisis Cause and Effect Analysis (Analisis Sebab

Akibat) dan System Improvement Objectives (Tujuan

Perbaikan Sistem).

Cause and Effect Analysis (Analisis Sebab Akibat)

merupakan sebuah teknik masalah-masalah ataupun

peluang untuk menentukan penyebab dan akibatnya,

dengan tujuan hal tersebut tidak menghasilkan gejala

masalah yang lainnya.

Tabel 2.11 Contoh Cause and Effect Analysis

Cause and Effect Analysis

Problem or Opportunity Causes and Effects

1. Pengelolaan data

pelaksanaan sleksi

pengajuan pengadaan

supplier relatif lama

Causes : Pengajuan pelaksanaan

procurement pada proses pengajuan

supplier masih dilalukan melalui media

telepon ataupun email sehingga data harus

diolah secara manual dan membandingkan

antara penawaran satu supplier dengan

yang lainnya.

89

Effect : membutuhkan waktu yang cukup

lama dalam peroses sleksi pemilihan

supplier dalam membandingkan

penawaran yang diajukan

Sedangkan, System Improvement Objectives (Tujuan

Perbaikan Sistem) bertujuan untuk menentukan kriteria

dimana semua perbaikan pada sistem akan diukur dan

diidentifikasi semua batasan yang membatasi

fleksibilitas perbaikan tersebut. System Improvement

Objectives terdiri atas dua hal yaitu tujuan (objective)

sistem yang merupakan ukuran keberhasilan dan

batasan (Constraint) sistem, yang merupakan

pembatasan fleksibilitas dalam mendefinisikan solusi

pencapaian tujuan.

Tabel 2.12 System Improvement Objectives

System Improvement Objectives

System Objective System Constraint

1. Supplier dapat mengajukan

penawaran melalui sistem

terhadap persyaratan yang

ditawarkan.

1. Supplier hanya dapat

mengajukan penawaran yang

ditawarkan tanpa melihat

kinerja sebelumya.

b. Requirements Analysis (analisis Kebutuhan)

Tahapan ini mendefinisikan dan memperioritaskan

kebutuhan bisnis bagi sistem yang baru. Tujuannya adalah

memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem

baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi

90

kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa pengembangan

sistem tidak dibutuhkan [5].

Tahap analisis kebutuhan mendefinisikan dan

memperioritaskan kebutuhan bisnis. Secara sederhana analisis

mendekati pengguna untuk mencari tahu apa yang mereka

butuhkan atau inginkan dari sistem baru. Adapun tahapan yang

terdapat dalam analisis persyaratan ini yaitu :

1. Analisis PIECES

Menganalisis kebutuhan sistem untuk memperbaiki

sistem berjalan dengan memperhatikan kepada aspek

yang terdapat pada kerangka kerja PIECES

(Performance, Information, Economic, Control,

Efficiency, dan Service)

2. Functional Requirement

Merupakan deskripsi kegiatan dan layanan yang harus

disediakan sistem [5]. Persyaratan fungsional sering

didefinisikan dalam istilah input, output, proses dan data

tersimpan yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran

peningkatan sistem.

3. Nonfunctional Requirment

Deskripsi fitur lainnya, karakteristik dan kendala yang

menentukan sistem yang memuaskan [5]. Persyaratan

nonfungsional mengacu pada kualitas yang harus

91

dimiliki oleh sistem berdasarkan pada penemuan

PIECES.

4. Metode Analytical Hierarchy Process (AHP)

Mendeskripsikn dan menentukan kriteria penilaian yang

akan digunakan dalam mengevaluasi kinerja supplier.

c. Decision Analysis (Analisis Keputusan)

Tujuan dalam tahap ini adalah untuk mengidentifikasi

pilihan solusi kelayakan dari pilihan dan merekomendasikan

sistem yang akan dirancang [5].

Tahapan yang terdapat dalam analisis keputusan (decision

analysis), yaitu :

1. Gambaran Sistem Usulan

Merupakan gambaran sistem yang di usulkan sebagai

sebuah solusi yang digambarkan dalam sebuah rich

picture.

2. Analisis Perbandingan sistem

Yaitu menilai sistem dari sudut pandang dengan cara

menganalisis masalah yang ada antara sistem yang

berjalan dengan yang diusulkan.

3. Desain (Design)

Merupakan sebuah tahapan yang dilakukan setelah analisis

dari siklus pengembangan sistem dilakukan yang bertujuan

pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan

92

persiapan dalam rancang bangun implementasi untuk

menggambarkan bagaimana suatu sistem berfungsi [5].

Sistem model merupakan gambar sistem yang mewakili

kenyataan atau realitas yang diinginkan. Model sistem

memfasilitasi peningkatan komunikasi antara pengguna sistem,

desainer sistem dan pembuat sistem [5].

Ada 2 (dua) fase dalam tahap perancangan sistem e-

procurement ini, antara lain :

1. Logical Design (Desain Logik)

Terjemahan kebutuhan pengguna bisnis ke dalam

model sistem yang hanya menggambarkan dan tidak

ada kemungkinan desain teknis atau pelaksanaan

kebutuhan tersebut.

2. Physical Design (Desain Fisik)

Penjabaran persyaratan pengguna bisnis menjadi

sebuah model sistem yang menggambarkan

implementasi teknis dari kebutuhan bisnis

pengguna.meliputi desain teknis atau dalam

menggambarkan output pelaksanaan model.

4. Pembangunan dan Pengujian (Contruction and Testing)

Tahap untuk memulai membangun dan menguji sistem

komponen berdasarkan kepada desain sistem yang telah dibuat

93

sebelumnya yang siap untuk di implementasi. Tujuan dari

pembangunan dan pengujian tahap ini, yaitu [5]:

a. Untuk membangun dan menguji sistem yang

memenuhi kebutuhan bisnis dan spesifikasi desain

fisik

b. Untuk mengimplementasian antar muka antara sistem

baru dan sistem yang telah ada sebelumnya.

Pada tahapan ini terdiri dari 2 (dua) fase dalam penelitian

ini, yaitu :

1. Construction / Coding

Merupakan tahap pembuatan aplikasi atau software

dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu

sesuai kepada kebutuhan atau keinginan

pengguna/bisnis.

2. Testing

Merupakan tahap uji coba terhadap aplikasi atau

software yang telah dibangun, dengan tujuan

memeriksa kesalahan serta kesesuaian sistem yang

telah dibuat dengan kebutuhan sistem yang telah

diungkapkan. Dalam penelitian ini yang digunakan

yaitu Blackbox testing.

94

2.9.3. Tool’s pengembangan sistem

2.9.3.1. Rich Picture

Rich picture merupakan sebuah gambaran informal yang

digunakan untuk menyatakan ilustrasi pemahaman terhadap situasi

dari sistem yang sedang berlangsung. Rich picture juga dapat

digunakan sebagai alat yang berguna untuk memfasilitasi

komunikasi lebih baik antara pengguna dalam sistem. Rich picture

mendeskripsikan antara permasalahan sistem dan application

domain [35].

Rich picture merupakan penggambaran sistem atau

situasi dalam sebuah ilustrasi gambar. Penggunaan simbol-simbol

dalam mewakili objek tertentu agar memberikan kemudahan bagi

seseorang memahami alur dengan baik, seperti pada gambar 2.18

menunjukkan rich picure sistem usulan dalam pengembangan

penelitian ini.

95

Gambar 2.18 Contoh rich picture

2.9.3.2. Unified Modeling Language (UML)

UML mulai diperkenalkan pada pertengahan tahun 1990

oleh Booch, Rumbaugh dan Jacobson yang tergabung dalam

Rational Rose Corporation. Selanjutnya mereka melakukan

pengembangan metodologi dan bahasa dengan bergabung pda

perusahaan OMG (Object Management Group) yang merupakan

sebuah konsorsium yang menciptakan dan mengawasi standarisasi

pada industri komputer. Versi utama dari UML dijadikan sebuah

bahasa standar oleh OMG pada 1997 yang dengan sejalannya

waktu UML telah mencapai versi 2.0 [36].

96

UML sendiri menurut Booch et.al (2007) merupakan

bahasa pemodelan utama yang digunakan untuk melakukan

analisis,spesifikasi dan merancang sistem perangkat lunak. Unified

Modeling Language (UML) adalah sebuah “bahasa” yang telah

menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan

mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan

sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem [37].

2.9.3.3. Diagram & Notasi (UML)

Unified Modeling Language (UML) dapat

dikelompokkan kedalam dua kelompok, yaitu : diagram struktur

(structure diagram), diagram interaksi dan diagram prilaku

(behavioral diagram). Seperti dijelaskan dalam gambar 2.19

pembagian kelompok UML.

Gambar 2.19 Diagram Unified Modeling Language (UML)

(Booch et.al, 2007)

97

Actor

1) Use case Diagram

Menjelaskan fungsional yang disajikan oleh sistem

bersama interaksi yang dapat dilakukan oleh aktor

terhadap fungsional yang disajikan sistem tersebut [36].

Use case diagram juga merupakan pemodelan yang

menggambarkan kelakuan (behavior) sistem yang akan

dibuat. Diagram ini mendeskripsikan sebuah interaksi

antara satu atau lebih aktor dengan sistem yang akan

dibuat, atau dengan kata lain use case diagram ini

digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada

dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak

menggunakan fungsi-fungsi tersebut [37].

Whitten dan bentley (2007) mengemukakan

mengenai metode dokumentasi use case dalam bentuk

narasi dengan menjelaskan kondisi, pemicu, kejadian,

alternatif, simpulan, pasca kondisi, aturan bisnis, batasan

implementasi, asumsi dan isu terbuka yang dapat

digunakan sesuai dengan kebutuhan.

Tabel 2.13 Notasi Use Case

Notasi Keterangan

Orang, proses atau sistem lain yang

berinteraksi dengan sistem

informasi yang akan dibuat diluar

sistem informasi yang akan dibuat

itu sendiri, jadi walaupun simbol

98

aktor adalah gambar orang tetapi

aktor belum tentu merupakan

orang. Biasanya dinyatakan

menggunakan kata benda diawal

frase nama aktor.

Use case,

Fungsionalitas yang disediakan

sistem sebagai unit-unit yang saling

bertukar pesan antar unit atau aktor,

biasanya dinyatakan dengan

menggunakan kata kerja di awal

frase nama use case.

Association,

merupakan penghubung antara

aktor dengan use case.

Extends,

Digunakan untuk tambahan ke

sebuah use case dimana yang

ditambahkan dapat berdiri sendiri

walau tanpa use case tambahan itu.

Includes,

Digunakan untuk tambahan ke

sebuah use case. dimana tambahan

tersebut memerlukan use case ini

untuk menjalankan fungsinya atau

sebagai sebuah syarat untuk

dijalankan use case ini.

Boundary,

Merupakan suatu batasan sistem

yang akan dijalankan oleh user.

Sumber : Sugiarti, 2013

Adapun penggunaan notasi use case diatas dalam

penerapannya dalam penelitian ini adalah seperti pada

gambar 2.20 di bawah ini :

Use Case

<<extend>>

<<include>>

System

99

Gambar 2.20 Contoh use case diagram

2) Potential Object

Merupakan peroses menentukan objek-objek

potensial yang akan menjadi bahan untuk membuat class

diagram, dengan cara mengumpulkan objek kata benda

yang telah teridentifikasi pada proses sebelumnya

100

kemudian di sleksi sehingga menghasilkan dafta objek

yang diusulkan.

3) Class Diagram

Gambar grafis yang mengenai struktur objek statis

dari suatu sistem, menunjukkan kelas-kelas objek yang

menyusun sebuah sistem dan juga berhubungan antara

kelas objek tersebut [5].

Class diagram menggambarkan struktur sistem dari

segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk

membangun sistem. Diagram class mendeskripsikan

jenis-jenis objek didalam sistem dan berbagai hubugan

statis yang terdapat diantara mereka. Diagram class juga

menunjukkan property dan operasi sebuah class dan

batasan-batasan yang terdapat dalam hubungan objek

tersebut [37].

Tabel 2.14 Komponen Class Diagram

Simbol Nama

Komponen

Keterangan

Agregasi Relasi antar kelas dengan

makna semua bagian

Assosiasi Relasi antar class dengan

makna umum, assosiasi

biasanya juga disertai

multiplicity

101

Class Himpunan Objek-objek

yang berbagi attribut serta

operasi yang sama.

1. Class name, nama dari

sebuah objek class

2. Attribute, atribut atau

properto dari sebuah

class yang melukiskan

batas nilai yang

mungkin ada pada

objek.

3. Operation, operasi atau

sesuatu yang dapat

dilakukan oleh sebuah

class.

Dependency

(ketergantungan)

Relasi antar class dengan

makna kebergantungan

antar class

Generalisasi Relasi antar class denga

makna generalisasi –

spesialisasi (umum –

khusus)

Interface Sama dengan konsep

interface dalam

pemrograman berorientasi

objek.

Sumber : Sugiarti, 2013

Multiplisitas merupakan hubungan antar objek

dalam class, yang menunjukkan jumlah suatu objek yang

bisa berhubungan dengan objek lain [37].

- 1 (pasti 1),

- 0…1 (nol atau satu), 0…* (nol atau lebih) atau

1…* (satu atau lebih)

- Tidak ada batasan (bisa 0,1,…,n),

- Biasanya didefinisikan batas bawah dan atas,

kecuali untuk yang bernialai 1.

102

Gambar 2.21 Contoh Class Diagram

4) Matriks CRUD

Menurut benard (2005) matrix dikembangkan

dengan pemetaan entitas yang dipengaruhi oleh kegiatan

bisnis (line of business) terkait. Sedangkan menurut

whitten & Bentley (2007) CRUD (Create, Read, Update,

103

Delete) matrix adalah matriks yang digunakan untuk

memetakan kebutuhan data pada lokasi dalam sistem.

Tabel 2.15 Contoh CRUD Matrix

5) Mapping Class diagram

Tahap selanjutnya yaitu melakukan mapping class

diagram dengan menggunakan Problem Domain Object

an RDBMS, dengan tujuan mengoptimalkan database

yang terbentuk. Cara memetakan problem domain object

dalam class diagram ke format RDBMS melalui 8

tahapan, yaitu [38] :

1. Petakan semua class konkret dalam problem

domain ke tabel RDBMS. Jika, problem domain

class abstrak memiliki beberapa subclass

langsung, petakan juga ke dalam tabel RDBMS.

2. Petakan atribut tunggal ke dalam kolom tabel.

3. Petakan metode untuk disimpan di dalam

prosedur atau modul program.

location

Attribut

Admin

Pusat

Div.

Komersial

Divisi

operasion

Client CRUD CRU R

Id_Client CRU R R

Nama_client CRU CRU R

104

4. Petakan agregasi yang bernilai tunggal dan

hubungan asosiasi dengan kolom yang dapat

menyimpan primary key dari tabel terkait, yaitu

menambahkan foreign key ke dalam tabel.

Lakukan hal tersebut untuk kedua sisi yang

berhubungan.

5. Petakan atribut multi-valued dan buat hubungan

one-to-many dari tabel yang asli ke tabel yang

baru.

6. Petakan multi-valued agregasi dan hubungan

asosiasi ke tabel asosiatif baru yang

menghubungkan dua tabel asli bersama-sama.

Masukkan primary key dari kedua tabel tersebut

ke dalam tabel asosiatif yang baru, yaitu

menambahkan foreign key ke tabel.

7. Untuk hubungan agregasi dan asosiasi dengan

tipe campuran, copy primary key dari sisi

single-valued (1..1 atau 0..1) ke kolom baru

pada tabel yang memiliki hubungan multi-value

(1..* atau 0..*) yang dapat menyimpan primary

key dari tabel terkait. Yaitu menambahkan

foreign key ke tabel multi-valued.

105

8. Untuk hubungan agregasi, pastikan bahwa

primary key dari subclass sama dengan primary

key dari superclass. Multiplicity dari hubungan

asosiasi yang baru dari subclass ke superclass

harus 1..1. jika superclass konkret, yaitu mereka

dapat menginisiasi sendiri, maka multiplicity

dari superclass ke subclass adalah 0..*, jika

tidak konkret hubungannya adalah 1..1.

selanjutnya, exclisive-or (XOR) harus

ditambahkan ke dalam asosiasi. Lakukan

langkah ini untuk setiap superclass.

9. Atau, sesuaikan inheritance dengan menyalin

atribut superclass ke semua subclass dan hapus

superclass dari desain.

106

Berikut ini merupakan contoh Mapping Class dalam penelitian ini :

Gambar 2.22 Contoh Mapping Class

107

6) Activity Diagram

Menyajikan penjelasan visual mengenai alur kegiaan

yan terjadi baik dalam fungsional sebuah use case

diagram maupun alur bisnis atau alur kerja tertentu

bersama pihak yang bertanggung jawab atas alur kerja

tersebut [36].

Activity diagram menggambarkan workflow (aliran

kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses

bisnis. Activity diagram menggambarkan berbagai alir

aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang.

Bagaimana masing-masing alir berawal, keputusan yang

mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir [37].

Gambar 2.23 menggambarkan salah satu bagian dari

activity diagram manage data pegawai dalam penelitian

ini, yaitu sebagai berikut :

108

Gambar 2.23 Contoh Activity Diagram

Adapun notasi activity diagram dalam penelitian ini

adalah sebagai berikut pada tabel 2.16.

Tabel 2.16 Notasi Activity Diagram

Notasi Keterangan

Initial state, Menunjukkan suatu permulaan

dari suatu aktivitas.

Swimlane, menunjukkan siapa yang

bertanggumg jawab melakukan aktivitas

dalam suatu diagram.

Action State, merupakan suatu tindakan yang

dilakukan terhadap sistem. Activity1

109

Control Flow, penghubung antara action state

yang satu dengan action state lainnya.

Transition (Fork), menunjukkan kegiatan yang

dilakukan secara paralel

Transition (Join), menunjukkan kegiatan yang

digabungkan.

Final State, merupakan akhir dari suatu

aktivitas.


7) Sequence Diagram

Merupakan diagram yang menggambarkan interaksi

antara aktor dan sistem untuk sebuah skenario use case.

Secara grafis sequence diagram menggambarkan

bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain

melalui pesan eksekusi sebuah usecase atau operasi yang

mengilustrasikan bagaimana pesan terkirim dan diterima

di antara objek dan sequence (ruang waktu) [5]. Oleh

karena itu, untuk menggambarkan diagram sequence

maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam

sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki

kelas yang diinisiasi menjadi objek itu [37]. Adapun

110

notasi sequence diagram yang digunakan dalam

penilitian ini sebagai berikut :

Tabel 2.17 Notasi Sequence Diagram

Notasi Keterangan

Actor, merepresentasikan entitas

yang berada di luar sistem.

Lifeline, menggambarkan

hubungan suatu elemen yang

berbeda.

Boundary, biasanya berupa tepi

dari sistem, seperti user interface

atau suatu alat yang berinteraksi

dengan sistem lain.

Control, merupakan elemen

yang mengatur aliran dari

informasi untuk sebuah

skenario.

Entity, biasanya elemen yang

bertanggung jawab menyimpan

data dan atau informasi.

1: akses halaman login ()

Message, relasi ini digunakan

untuk memanggil operasi atau

metode yang dimiliki oleh suatu

objek.

actor

boundary

control

User

111

Self message, relasi ini

menunjukkan bahwa suatu objek

hendak memanggil dirinya

sendiri


Adapun salah satu sequence diagram yang ada

dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

Gambar 2.24 Contoh Sequence diagram

2.10. Metode Analisis

2.10.1. Analisis PIECES

PIECES dibangun oleh Dr.James C. Wetherbe pada tahun 1994.

Menurut george M.Marakas (2006) dalam bukunya yang berjudul “System

Analysis an Active Approach” disebutkan bahwa PIECES merupakan

suatu alat yang efektif untuk menemukan gejala dan masalah melaui

konsep “sebab” dan “akibat” diantara hubungan masalah dengan gejala.

PIECES enam karakteristik kerangka kerja. Mungkin satu gejala bisa

112

memiliki hubungan dengan kategori lainnya, namun harus tetap dibedakan

agar lebih efektif [39].

1. Kinerja (Performance)

Berfokus kepada gejala atau permasalahan yang berhubungan

dengan penyelsaian/respon waktu yang diperlukan dalam

menyelesaikan setiap proses dalam sebuah organisasi.

2. Informasi (Information)

Fokus baik pada aspek kuantitatif dan kualitatif dari

kemampuan organisasi dalam mengelola serta mendapatkan

data dan informasi.

3. Ekonomi (Economic)

Fokus pada gejala atau permasalahan yang berhubungan

dengan biaya yang diperlukan dalam setiap proses yang

ditugaskan.

4. Kontrol (Control)

Berfokus kepada metode agar proses organisasi dapat

dipantau dan di atur dengan baik.

5. Efisiensi (Efficiency)

Berfokus pada pembuatan produk atau menyediakan

pelayanan dengan minimnya pemborosan. Efisiensi bisa di

ekspresikan dari rasio energi yang di perlukan dalam

menyelesaikan sebuah pekerjaan. Efisiensi adalah output di

bedakan berdasarkan input.

113

6. Pelayanan (Service)

Gejala atau permasalahan di kategorikan yang berhubungn

dengan kualitas layanan suatu organisasi kepada pelanggan

maupun pihak terkait dengan manajemen user atau bagian

lain.

2.11. Tool’s Pembuatan Sistem

2.11.1. PHP

PHP singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor yang digunakan

sebagai bahasa script server – side dalam pengembangan web yang

disisipkan pada dokumen HTML. Penggunaan PHP memungkinkan web

dapat dibuat dinamis sehingga maintenance situs web tersebut menjadi

lebih mudah dan efisien. PHP merupakan software open-source yang

disebarkan dan dilisensikan secara gratis serta dapat di-download secara

bebas dari situs resminya. PHP memiliki banyak kelebihan yang tidak

dimiliki oleh script sejenis [40].

Secara khusus, PHP dikenal sebagai sebuah bahasa scripting yang

menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi di server, dan digunakan

untuk membuat halaman web yang dinamis. Versi pertama PHP di buat

oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995 yang versi pertamanya berupa

sekumpulan script PERL yang digunakan untuk membuat halaman web

yang dinamis pada home page pribadinya. Rasmus kemudian menulis

ulang script-script PERL tersebut menggunakan bahasa C, kemudian

menambahkan fasilitas untuk form HTML dan koneksi MySql pada versi

114

inilah pemrograman dapat menempelkan kode terstruktur di dalam tag

HTML (Azis, 2001). PHP juga merupakan HTML embedded, yaitu

perintah-perintah PHP yang dituliskan bersamaan dengan perintah-

perintah HTML. dapat dikatakan tanpa HTML maka PHP tidak dapat

dijalankan sebagaimana mestinya. HTML (HyperText Markup Language)

sendiri merupakan sebuah bahasa untuk membuat tampilan web. Jadi

disini ada sinergi antara dua bahasa yang saling menguatkan , yaitu antara

PHP dan HTML [41].

2.11.2. MySql

MySql pertama kali di rilis oleh seorang programmer database

bernama Michael widenius. MySql merupakan sebuah program database

server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat

cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Structure

Query Language). MySql merupakan sebuah database yang dapat

digunakan baik sebagai client maupun server serta merupakan suatu

perangkat lunak database yang berbentuk database relasional atau dalam

bahasa basis data sering disebut dengan Relational Database Management

System (RDBMS) yang menggunakan suatu bahasa permintaan bernama

SQL [42].

2.11.3. XAMPP

XAMPP adalah salah satu paket instalasi apache, PHP dan MySQL

secara instan yang dapat digunakan untuk membantu proses instalasi

ketiga produk tersebut seperti PHPTriad. Selain instalasi instan. XAMPP

115

juga memberikan fasilitas pilihan penggunaan PHP 4 dan PHP 5. Sama

halnya PHP, XAMPP bersifat free untuk dipergunakan. XAMPP adalah

suatu langkah mudah untuk menginstal distribusi apache yang memiliki

fitur program MySQL, PHP dan Perl [43].

2.11.4. PhpMyAdmin

Merupakan aplikasi web yang dibuat oleh phpmyadmin.net.

PHPMyAdmin digunakan untuk administrasi database MySQL. Beberapa

fitur administrasi yang digunakan pada PhpMyAdmin yaitu pembuatan

database, mengubah database, pembuatan tabel, mengubah tabel,

menambah data (record), menampilkan data, Mengubah data,menghapus

data, membuat view, menghapus view, membuat index kolom dan

menghapus index kolom [44].

Gambar 2.25 Halaman Utama PhpMyAdmin

2.11.5. Balsamiq Mockup

Untuk memahami balsamiq adalah dengan memahami

wireframing. Wireframing adalah membuat sketsa ide untuk produk atau

web antarmuka dalam bentuk kerangka, menggambarkan pada tingkat

116

tinggi apa yang akan dilakukannya, bagaimana nanti terlihat, dan

bagaimana itu akan berfungsi . beberapa hal yang ditawarkan [45]:

1. Kemudahan penggunaan : anda akan menciptakan wireframes

saat setelah anda membuka aplikasi

2. Alat-alat sederhana : Blasmiq diisi dengan mudah untuk

memahami alat visual yang akan membantu anda untuk

mentransfer ide-ide anda dengan cepat dan jelas.

3. Portabilitas : file blasmiq dapat dengan mudah berbagi diantara

rekan dan klien.

4. Keterjangkauan : Blasmiq memberikan perancangan yang

sangat baik bagi anda.

2.12. Konsep Basis Data

Keterkaitan antara data dan sistem menurut Whitten dan Bentley (2007),

data merupakan sebuah sumber yang harus dikontrol dan dikelola. Sedangkan,

sistem merupakan pengelolaan data didalam sebuah perusahaan yang

mempertemukan kebutuhan pegelolaan dalam transaksi harian, operasional,

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi.

2.12.1. Pengrtian Basis Data

Basis data (data base) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan

data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk

memperoleh informasi [41].

Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data pada sebuah basis

data adalah agar pencarian data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

117

Disamping itu, pemanfataan data untuk pengelolahan data memiliki

tujuan-tujuan tertentu. Yaitu [9]:

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)

Memungkinkan untuk dapat menyimpan data atau melakukan

manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data

tersebut dengan cepat dan mudah.

2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)

Penggunaan ruang penyimpanan dalam basis data dilakukan

untuk mengurangi jumlah redudansi (Pengulangan) data, baik

dengan melakukan penerapan sejumlah pengkodean atau

dengan membuat relasi-relasi antar kelompok yang saling

berhubungan.

3. Keakuratan (Accuracy)

Pemanfatan pengkodena atau pembentukan relasi antar data

bersama dengan penerapan batasan tipe data, domain data

keunikan data dan sebagainya dan diterapkan dalam basis data

sangat berguna untuk menentukan keakuratan pemasukkan

atau penyimpanan data.

4. Ketersediaan (Availability)

Pertumbuhan data (baik dalam jumlah maupun jenisnya)

sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang

penyimpanan yang besar. Data yang sudah jarang atau bahkan

tidak pernah dipergunakan dapat diatur untuk dilepaskan dari

118

sistem basis data dengan cara memindahkannya ke media

penyimpanan lain.

5. Kelengkapan (Completeness)

Data yang dikelola bersifat relatif baik terhadap kebutuhan

pemakai maupun terhadap waktu. Untuk mengakomodasi

kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang maka

tidak hanya menambah record-record data, tetapi juga

melakukan penambahan struktur dalam basis data.

6. Keamanan (Security)

Keamanan dipergunakan untuk dapat menentukan siapa saja

yang diperbolehkan menggunakan basis data dan menentukan

jenis operasi yang boleh dilakukan.

7. Kebersamaan Pemakai

Pemakai basis data tidak terbatas hanya pada satu pemakai saja

atau oleh satu sistem aplikasi saja. Basis data yang dikelola

oleh sistem mendukung lingkungan multiuser, akan dapat

memenuhi kebutuhan ini, tetapi dengan menghindari terhadap

munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data.

2.12.2. Database management System (DBMS / RDBMS)

Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang

disebut DBMS. DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan

para pemakai membuat,memelihara, mengontrol dan mengakses basis data

dengan cara yang praktis dan efisien. DBMS dapat digunakan untuk

119

mengakomodasi berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses

yang berbeda-beda [41].

Relational Database Management System (RDBMS) adalah sebuah

database management system (DBMS) yang berbasiskan pada model relasi.

RDBMS merupakan database yang sesuai dengan model relasional dan juga

didefinisikan sebgai kumpulan relasi (set of relation) atau database yang

terpasang. Sebuah RDBMS dipergunakan untuk membuat database

relasional [46].

2.13. Pengujian Sistem (testing)

2.13.1. Pengujian Unit dan Integrasi

Pengujian unit berfokus pada usaha verifikasi pada unit yang

terkecil pada desain perangkat lunak (komponen atau modul perangkat

lunak). Setiap unit perangkat lunak diuji agar dapat diperiksa apakah aliran

masukkan (input) dan keluaran (output) dari unit sudah sesuai dengan yang

diinginkan. Pengujian unit biasanya dilakukan pada saat kode program di

buat, karena dalam sebuah perangkat lunak banyak memiliki unit-unit

kecil maka untuk menguji unit-unit kecil ini biasanya dibuat program kecil

(main program) untuk menguji unit-unit perangkat lunak [47].

Pengujian integrasi adalah sebuah teknis yang sistematik untuk

mengkonstruksi struktur program seiring dengan menggabungkan fungsi

program dengan antarmukanya, pengujian terintegrasi bertujuan

mempergunakan komponen unit program yang sudah di uji dan

120

membangun struktur seperti yang telah di desain sebelumnya. Tipe

pengujian integrasi ini ada beberpa jenis yaitu [47]:

Pegujian dari atas ke bawah (top-down integration)

Pengujian integrasi dari bawah keatas (bottom-up

integration)

Pengujian integrasi regresi

Pengujian integrasi “asap” (smoke integration)

Dan pengujian integrasi “roti isi” (sandwich integration) atau

kombinasi lebih dari satu strategi pengujian integrasi.

2.13.2. White Box Testing

Pengujian dengan menggunakan white box testing yaitu menguji

perangkat lunak dari segi desain dan kode program apakah mampu

menghasilkan fungsi-fungsi, masukkan dan keluaran yang sesuai dengan

spesifikasi kebutuhan. Pengujian ini dilakukan dengan memeriksa logika

kode program. Pembuatan kasus uji coba mengikuti standar pengujian dari

standar pemrograman seharusnya. Contoh dari pengujian kotak putih

misalkan menguji alur (dengan menelusuri) pengulangan (Looping) pada

logika pemrograman [47].

121

Gambar 2.26 Contoh White Box Testing

2.13.3. Black Box Testing

Black Box Testing yaitu menguji perangkat lunak dari segi

spesifikasi tanpa menguji desain dan kode program. Pengujian

dimaksudkan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi, masukkan dan

keluaran dari perangkat lunak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.

Pengujian ini dilakukan dengan membuat kasus uji yang bersifat mencoba

semua fungsi dengan memakai perangkat lunak apak sesuai dengan

spesifikasi yang dibutuhkan. Misalnya :

Jika user memasukkan nama pemakai (username) dan kata

sandi (password) yang benar

Jika user memasukkan nama pemakai (username) dan kata

sandi (Password) yang salah, misalnya nama pemakai benar

tapi kata sandi salah, atau sebaliknya atau keduanya salah.

122

Tabel 2.18 Contoh Black Box Testing

No. Test Case Hasil Diharapkan Hasil Keluaran

1. Membuka sistem Tampil menu login Berhasil

2. Salah username dan

passord

Tampil peringatan pesan bahwa

username dan password salah, dan

kemudian dapat mengisi kembali

Berhasil

Testing ini hanya memandang perangkat lunak dari sisi spesifikasi

dan kebutuhan yang telah didefinisikan pada awal perancangan. Sebagai

contoh, jika terdapat sebuah perangkat lunak yang merupakan sebuah

sistem inventory disebuah perusahaan. Maka pada black box testing,

perangkat lunak akan dieksekusi kemudian di uji apakah telah memenuhi

kebutuhan pengguna yang didefinisikan sebelumnya [48].

Tabel 2.19 Perbandingan Black Box dan White Box Tesing

Black Box Testing White Box Testing

Bersifat fungsional Bersifat struktural

Dilakukan oleh penguji independent Dilakukan oleh penguji yang

mengetahui tentang QA (Quality

Assurance )

Melakukan pengujian berdasarkan apa

yang dilihat, hanya fokus terhadap

fungsionalitas dan output. Pengujian lebih

ditujukan pada desain software sesuai

standar dan reaksi apabila terdapat celah-

celah bug pada program aplikasi tersebut

setelah dilakukan white box testing.

Melakukan testing pada

software/program aplikasi menyangkut

security dan performance program

tersebut (meliputi tes code, desain

implementasi, security, data flow,

software failure)

Dilakukan setelah white box testing. Dilakukan seiring dengan tahapan

123

pengembangan software atau pada

tahap testing.

2.14. Konsep Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini

adalah sebagai berikut :

2.14.1. Observasi

Observasi merupakan kegiatan pengamatan langsung terhadap

objek penelitian bila berkenaan dengan prilaku manusia, proses, kerja,

gejala alam, dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar. Observasi

dapat dibedakan menjadi [49]:

a. Observasi Partisipan

Kegiatan ini peneliti terlibat langsung dengan objek

penelitian. Turut serta dalam mengerjakan apa yang dilakukan

sumber data, dan merasakan seperti apa yang dirasakan objek

penelitian.

b. Observasi Nonpartisipan

Peneliti tidak terlibat langsung dan hanya menjadi pengamat

independen.

c. Observasi Terstruktur

Merncang dengan sistematis dengan merancang secara

sistematis apa yang akan diamati, tempat penelitian dan hal

laun yang berkaitan dengan objek penelitian.

124

d. Observasi Tidak Terstruktur

Dilakukan apabila peneliti tidak mengetahui sama sekali

objek penelitian yang akan diamati, sehingga tidak melakukan

persiapan secara sistematis.

2.14.2. Wawancara

Merupakan studi pendahuluan yang dilakukan untuk

menemukan permasalahan yang harus diteliti dan untuk mengetahui hal-

hal yang lebih mendalam dari respoden. Terdapat dua jenis wawancara

[49]:

a. Wawancara terstruktur

Dilakukan bila peneliti telah mengetahui dengan pasti

tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dalam

wawancara ini. Dimana pertanyaan telah ditentukan secara

tertulis yang alternatif jawabannya telah disiapkan.

b. Wawancara tidak terstruktur

Wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan

pedoman wawancara dan pertanyaan yang diajukan berupa

garis besar permasalahan.

2.14.3. Studi Pustaka

Studi kepustakaan merupakan langkah yang penting dimana

setelah seorang peneliti menetapkan topik penelitian, langkah selanjutnya

adalah melakukan kajian yang berkaitan dengan teori penelitian. Dalam

teori peneliti akan mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya dari

125

kepustakaan yang berhubungan, seperti : buku, jurnal, majalah, hasil-hasil

penelitian (tesis dan disertasi) dan sumber-sumber lainnya yang sesuai –

internet, koran dll [50].

2.14.4. Studi Litelatur

Merupakan suatu teknik pengumpulan data atau analisis data

dengan cara memperoleh informasi dari penelitian terdahulu, tanpa

memperdulikan sebuah penelitian menggunakan penelitian lapangan,

laboratorium atau museum [50].

Sumber litelatur yang digunakan dalam penelitian ini adalah

studi litelatur hasil dari penelitian yang berkaitan dengan sistem e-

procurement dengam memperlihatkan kelebihan dan kekurangn berbagai

aspek yang ada sehingga menjadi referensi dan bahan pertimbangan

terhadap penelitian. Adapun litelatur yang menjadi referensi dalam

penelitian ini adalah :

126

Tabel 2.20 Litelatur Sejenis

No. Judul Tahun Peneliti Hasil Penelitian Kelebihan Kekurangan

1. Analisis dan

perancangan e-

procurement pada PT.

Bank Rakyat

Indonesia (PERSERO)

Tbk

2012 Annisa Fitriani Analisa dan

perancangan sistem

yang diharapkan dapat

mempermudah dalam

proses pengontrolan

pengadaan

menggunakan metode

perancangan sistem

object oriented

analysis and design

Sistem e-procurement yang

dirancang memberikan

kebutuhan rincian data dan

informasi mengenai karyawan,

vendor, barang, serta transaksi-

transaksi yang dilakukan, dan

mendukung bagian logistik

dalam mengambil keputusan

pemilihan vendor untuk metode

pengadaan penunjukkan

langsung

Perancangan sistem e-

procurement tidak

mencakup metode

pengadaan lainnya seperti

lelang, pemilihan

langsung dll serta sistem

tidak mengintegrasikan

data-data persediaan

barang gudang kedalam

sistem e-procurement

2. Analisis dan

perancangan e-

procurement pada CV.

Angsoka

2009 Hendrik Santoso Analisa dan

perancangan sistem

dengan harapan dapat

menciptakan

komunikasi yang lebih

baik antar perusahaan

dengan pemasok.

Dikembangkan

menggunakan metode

Object Oriented

Analysis and design

Sistem memberikan kemudahan

dalam melakukan transaksional

proses dalam pelaksanaan

pengadaan barang

Analisa dan perancangan

yang diusulkan hanya

fokus kepada e-sourcing

3. e-procurement Pada

PT. Gajah Tunggal,

Tbk

2010 Ahmad Shonhaji Mendukung proses

pengawasan dan

pengadaan bahan baku

Sistem e-procurement

menjadikan perusahaan dan

supplier terintegrasi pada proses

sistem berfokus hanya

pada transaction process

system (TPS), tidak

127

atau material untuk

memproduksi ban

mobil dan motor

dengan menggunakan

metode pengembangan

sistem SDLC

berbasiskan pada

waterfall strategy.

pengadaan bahan baku dan

material serta mengontrol

pengawasan persediaan bahan

baku untuk tetap terjaga.

menyediakan filter untuk

supplier dan belum

adanya kejelasan

bagaimana supplier

mengetahui informasi

mengenai pengadaan

barang.

4. Rancang bangun

sistem informasi e-

procurement pada

PDAM surya sembada

kota surabaya

2013 Hedy Haryanto Memberikan

kemudahan dalam

pelaksanaan pengadaan

barang dan jasa serta

pengontrolannya.

Sistem sudah menyediakan

menu yang sangat jelas, sesuai

pada fungsi dan mempermudah

user.

Sistem hanya membahas

satu modul e-tendering

5. Analisis dan

perancangan sistem

pengadaan barang

pada PT. Indo Mitra

Pratama

2008 Widiastuti Memberikan dukungan

kepada perusahaan

terkait pelaksanaan

pengadaan barang dan

jasa

Sistem mampu menyediakan

sarana pembelian barang dengan

mudah dan slektif

Tidak ada level user

dalam sistem, dan sistem

hanya dibuat pada sisi

perusahaan, tidak ada sisi

vendor

6. Pemilihan supplier

menggunakan metode

analytical hierarchy

process (AHP) di PT

Powerlast Prima

Utama

2008 Yanthi Hastuty Menghasilkan urutan

pilihan partner supplier

potensial dengan

menggunakan metode

pengambilan

keputusan AHP

sehingga diharapkan

dapat meningkatkan

kinerja perusahaan

Memberikan kriteria-kkriteria

yang lengkap berserta dengan

masing-masing sub kriteria yang

dapat digunakan dengan

pembobotan yang dapat

digunakan dalam pemilihan

supplier

Hanya memberikan

rekomendasi kriteria

penilaian tidak dalam

penggunaannya

7. Seleksi dan Evaluasi 2011 Nailul Abror Mengembangkan Memberikan masukkan berupa Integrasi model dalam

128

Pemasok pada rantai

pasokan kertas

model sleksi dan

evaluasi pemasok

dengan pendekatan

Analytical Hierarchy

Process (AHP)

informasi terkait rantai pasokan

kertas spesifiknya, sehingga

dapat digunakan sebagai

pertimbangan dalam

menentukan kebijakan strategis

kinerja perusahaan, terkait

model seleksi dan evaluasi

pemasok yang dikembangkan

dimana kriteria berdasarkan

pendapat praktisi akademisi,

peneliti pengembangan hasil

hutan dan guru besar

pengembangan agriindustri/agri

bisnis.

sebuah sistem penunjang

keputusan seleksi dan

evaluasi pemasok

diharapkan berguna

dalam meningkatkan

kemudahan proses

129

Berdasarkan uraian litelatur sejenis (tabel 2.17), berikut adalah

keunggulan dan perbedaan yang membedakan penelitian-penenlitian lain

dengan penelitian sistem e-procurement usulan dalam penenlitian ini :

1. Sistem e-procurement memuat sebagian besar modulnya.

Sistem memungkin pelaksanaan proses procurement dari

awal kebutuhan di rencanakan sampai pemenuhan

kebutuhan yang akan berlangsung dan dengan menggunakan

metode penunjukan langsung sesuai dengan studi kasus

penelitian.

2. Sistem e-procurement mendukung dalam pengambilan

keputusan melalui hasil evaluasi kinerja supplier dengan

perusahaan dari proses procurement yang telah berlangsung.

Hasil evaluasi menggunakan metode AHP yang dapat

digunakan dalam pertimbangan pelaksanaan kerja sama

selanjutnya atas penawaran yang diajukan supplier.

3. Sistem menggunakan konsep multi user. Dimana setiap

steakhoder dalam proses procurement dapat turut berperan

aktif dalam pelaksanaannya. Seperti, supplier dapat

mengetahui informasi procurement atas permintaan harga

yang dibutuhkan perusahaan.

4. Ssitem menyediakan informasi track record partisipasi

supplier pada setiap periodenya dalam proses procurement

perusahaan. Melalui fungsi procurement Tracking.

130

5. Sistem menyediakan informasi atas hasil pegolahan data

selama proses pelaksanaan procurement yang dihasilkan

dalam bentuk laporan maupun grafik sehingga memberikan

kemudahan bagi pihak eksekutif atau pihak berkepentingan

lainnya dalam mengawasi dan mengtrol proses pelaksanaan

procurement yang sedang atau akan berlangsung.

131

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Metodologi Pengumpulan Data

Dalam Penelitian ini, data dan informasi serta referensi terkait yang

lengkap sangat mendukung dalam pengembangan sistem. Adapun tahapan dalam

metode pengumpulan data yang dilakukan dan digunakan pada penelitian ini

terdari dari empat tahap, yaitu : observasi, wawancara, studi pustaka dan studi

litelatur.

3.1.1. Observasi

Metode observasi digunakan untuk melakukan pengumpulan data

dengan melihat secara langsung proses dan kegiatan bisnis yang berjalan

pada PT. Tata Udara Nusantara berlokasi pada Mutiara Intan No.6 Jl. Raya

Hankam, Ujung Aspal, Pondok Gede Bekasi, Pada tanggal 8 Oktober 2014

sampai dengan 1 Desember 2014. Hasil yang dicapai adalah melihat

proses bisnis berjalan dan segala kegiatan atau mencari data yang

diperlukan untuk penelitian. Kegiatan pengamatan langsung ini di bawah

pengawasan Bapak Willy Andhika selaku kepala divisi procurement pada

PT. Tata Udara Nusantara.

Adapun data yang diperoleh dalam observasi ini meliputi :

1. Company Profile dan struktur organisasi perusahaan

2. Data dan dokumen yang mendukung serta terkait dengan kegiatan

pelaporan pelaksanaan proses procurement.

132

3. Sistem yang sedang berjalan dan prosedur pelaksanaan proses

procurement dalam pemantauan pelaksanaan dan pelaporan

kegiatan pada PT. Tata Udara Nusantara

Bukti dan hasil observasi secara utuh dan selengkapnya dapat

dilihat pada lampiran laporan penelitian ini.

3.1.2. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan user secara tidak tersetruktur dengan

mengajukan beberapa pertanyaan untuk mendapatkan informasi yang

dibutuhkan terkait dalam pembangunan sistem nantinya. Pertanyaan dan

diskusi yang dilakukan melibatkan beberapa pihak terkait antara lain : Ibu

Rika Vidya (Divisi SDM), Ibu Citra (Divisi Keuangan), Willy Andhika

(Divisi Procurement), Firdaus (Divisi Procurement) dan Bapak Irawan

(Divisi Logistik) yang dilakukan di kantor pusat PT. Bintang Kartika

Segara selama proses kegiatan pengumpulan data berlangsung 8 Oktober

s/d 1 Desember 2014.

Pertanyaan dibuat untuk mengetahui sejumlah data dan informasi

terkait dengan penelitian. Berikut beberapa contoh pertanyaan yang

diajukan, yaitu :

1. PT. Tata Udara Nusantara ini bergerak dalam bidang apa

(Scope of Business)? Gambaran perusahaan secara umum?

2. Bagaimana struktur organisasi pada perusahaan da wewenang/

tanggung jawab yang ada? Bagian mana saja yang terlibat

133

dalam proses procurement baik secara langsung atau tidak

langsung?

3. Bagaimana sistem yang berjalan saat ini dan letak kekurangan

sistem yang sedang berjalan saat ini?

3.1.3. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan tujuan mencari sumber referensi

atau teori berkaitan atau membahas terkait dengan tema pembahasan yang

diangkat yaitu procurement serta definisi-definisi lainnya yang diperlukan

dalam menunjang pemahaman dalam penelitian ini. Bahan yang digunakan

dalam melakukan proses ini dengan melalui buku atau e-book, website

ataupun sumber-sumber referensilainnya baik media cetak ataupun

elektronik. Hasil dari tahap ini dapat dilihat pada BAB II yang tertuang

dalam landasan teori dan sumber referensi secara mendetail dapat dilihat

dalam daftar pustaka.

3.1.4. Studi Litelatur

Tahap ini dilakukan untuk suatu kajian dari hasil penelitian yng

sudah ada sebagai suatu perbandingan dan sumber referensi dalam

penelitian. Sumber litelatur yang digunakan untuk melihat hasil penelitian

sejenis berkaitan dengan e-procurement, Analytical Hierarchy Process

(AHP) baik yang berkaitan secara langsung ataupun tidak langsung

digunakan sebagai referensi dalam membangun sebuah sistem e-

procurement. Bahan yang diperguanakan adalah dengan membaca serta

memahami berbagai jurnal penelitian, jurnal ilmiah, thesis, skripsi, hasil

134

riset (paper). Berikut daftar penelitian sejenis yang dijadikan referensi

dalam studi litelatur, yaitu :

Tabel 3.1 Hasil Penelitian Sejenis

No. Peneliti Judul

1. Annisa Fitriani, Universitas

Bina Nusantara (2012)

Analisis dan Perancangan e-

Procurement pada PT. Bank Rakyat

Indonesia (Persero), Tbk

2. Hendrik Santoso, Universitas


Analisis dan Perancangan e-

procurement pada Cv. Angsoka

3. Ahmad Shonhaji, Universitas

Islam Negeri Jakarta, 2010

e-procurement pada PT. Gajah Tunggal,

Tbk

4. Hedy Haryanto, Sekolah

Tinggi Manajemen

Informatika & Teknik

Komputer Surabaya (2013)

Rancang Bangun Sistem Informasi e-

procurement pada PDAM Surya

Sembada Kota Surabaya

5. Widiastuti, Universitas

Gunadarma (2008)

Analisisi dan perancangan sistem

pengadaan barang pada PT. Indo Mitra

Pratama

6. Yanthi Hastuty, Universitas


Pemilihan Supplier dengan

Menggunakan Metode Analytical

Hierarchy Process (AHP) di PT.

Powerlast Prima Utama

7. Nailul Abror, Institut

Pertanian Bogor (2011)

Seleksi dan Evaluasi pemasok pada

rantai pasokan kertas

3.2. Metode Analytical Hierarchy Process (AHP)

3.2.1. Kebutuhan Input

Peroses analisis yang dilakukan pada tahap ini, berupa identifikasi

kebutuhan input yang mungkin diterapkan dalam memaksimalkan proses

135

penilaian kinerja supplier pada proses procurement PT. Tata Udara

Nusantara. Adapun input dalam sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Penilaian Kinerja

Merupakan data utama yang berasal dari hasil proses perhitungan

Analytical Hierarchy Process (AHP) dan harus dimasukkan kedalam

sistem usulan untuk menampilkan informasi berupa hasil penilaian

evaluasi kinerja supplier untuk keberlanjutan proses procurement

selanjutnya.

2. Data Penilaian Kinerja

Merupakan data tabel yang berisi informasi dan nilai-nilai hasil

perhitungan Analytical Hierarchy Process (AHP) yang terdapat dalam

setiap penilaian evaluasi kinerja supplier.

Kriteria utama yang ditetapkan mengadopsi kerangka kerja Tahriri

et al (2008) ,Abror et al (2011) dan Chengter et al (2007), dapat dilihat

pada tabel dibawah ini :

Tabel 3.2 Kriteria-kriteria evaluasi kinerja supplier

No. Kriteria Kode/Singkatan

1. Kepercayaan (Trust)

a. Lamanya Kerjasama antar Perusahaan A1

b. Prsentase keberhasilan kembali A2

c. Kepercayaan Interpersonal A3

2. Kualitas (Quality)

a. Standar dan Jaminan Kualitas B1

b. Kesesuaian Teknis B2

c. Adanya Sertifikasi (Dokumen) B3

d. Rasio Ketertolakan Produk B4

136

3. Biaya (Cost)

a. Biaya pengiriman dan Pemesanan C1

b. Biaya Produk C2

c. Payment (Pembayaran) C3

4. Pengiriman (Delivery)

a. Lokasi D1

b. Kecepatan dan ketepatan waktu

Pengiriman

D2

c. Ketepatan Jumlah D3

5. Management and Organization

a. Kemampuan Teknis dan Pemecahan

Masalahnya

E1

b. Tingkat Kemudahan Komunikasi E2

c. Status Financial E3

d. Performance History E4

3.2.2. Kebutuhan Output

Proses analisis kebutuhan output yang dihasilkan dari sistem ini

adalah :

1. Penilaian Kinerja

Output ini digunakan sebagai informasi oleh bagian

procurement untuk mengetahui hasil evaluasi penilaian kinerja

supplier. Dengan output ini diharapkan dapat mengetahui

evaluasi kinerja supplier selama pelaksanaan kerjasama dalam

proses procurement.

137

2. Data Penilaian Kinerja

Data penilaian kinerja merupakan sarana informasi yang dapat

memberikan informasi berkaitan dengan penilaian yang

terdapat pada PT. Tata Udara Nusantara.

3.2.3. Bagan Alur AHP (Analytical Hierarchy Process)

Secara umum, bagan alur AHP (Analytical Hierarchy Process) ini

dapt dilihat pada gambar 3.1 :

Mulai

Menentukan

Kriteria

Mendefinisikan

sub kriteria

Struktur model

hierarki

Prioritas urutan kriteria

atau sub kriteria

Mengukur

Kinerja Supplier

Identifikasi

prioritas supplier

Finish

Gambar 3.1 Bagan Alur Analytical Hierarchy Process (AHP)

(Tahriri et al, 2008)

3.3. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini Adalah

dengan model pengembangan Rapid Application Development (RAD) berdasr

pada teori Whitten dan Bentley (2007). Dalam penelitian ini hanya digunakan 4

(empat) tahap dari 6 (enam) tahapan RAD, yaitu : Scope Definition, Analysis,

138

Design dan Contruction and Testing. Yang secara umum dapat dilihat pada

gambar 3.2.

Scope Definition Analysis DesignContruction and

Testing

Gambar 3.2 Tahapan RAD (Penelitian)

3.3.1. Definisi Ruang Ligkup (Scope Definition)

Scope definition atau definisi ruang lingkup merupakan tahap untuk

melihat kelayakan permasalahan atas pengembangan sistem yang

dilakukan atau sering disebut sebagai tahap perencanaan dengan tujuan

mengetahui ukuran serta batasan-batasan, visi, hambatan atau keterbatasan

yang diperlukan. dalam tahapan penelitian ini dilakukan kegitan berikut :

1. Profil Perusahaan

Tujuannya adalah mengetahui informasi perusahaan (sejarah

perusahaan berdiri), visi dan misi perusahaan, struktur

organisasi perusahaan, maupun struktur organisasi pada divisi

procurement dan job description bagian tersebut. Informasi

yang didapat terkait poin-poin tersebut didapatkan pada

dokumen internal, website perusahaan dan diskusi selama

penelitian berlangsung.

2. Identifikasi Masalah

Dalam tahap ini melakukan identifikasi masalah pada proses

bisnis yang sedang berjalan saat ini pada proses procurement.

139

Hal ini didapat berdasarkan pada wawancara dengan user yang

disampaikan secara langsung ataupun tidak langsung.

Identifikasi masalah awal didapat berdasarkan kepada

indikator/kerangka kerja PIECES yang kemudian akan

didapatkan problem statement.

3. Batasan Sistem

Bertujuan untuk membatasi lingkup penelitian yang akan

dikembangkan dalam sistem e-procurement. Pembatasan

berdasarkan framework e-procurement dan proses pada

kegiatan objek penelitian terkait proses procurement.

3.3.2. Analisis Sistem (Analysis)

Pada tahap ini, dilakukan kegiatan terkait dengan analisis sistem

yang akan dikembangkan melalui 3 (tiga) tahapan, yaitu :

1. Analisis Permasalahan (Problem Analysis)

Tahapan ini dengan tujuan utama untuk memperoleh

pemahaman yang lebih baik terkait dengnan permasalahan

peluang dan kendala yang terjadi. Dengan sub tahapan sebagai

berikut :

a. Proses bisnis berjalan

Merupakan penggambaran proses procurement yang sedang

berjalan atau berlangsung pada PT. Tata Udara Nusantara

dengan alat bantu rich picture.

140

b. Problem, opportunities, bjectives dan construction matrix

Dimana terdapat dua jenis tabel Cause and Effect Analysis

dan tabel System Improvement Objectives yang masing-

masing berisi :

- Penjelasan permasalahan atau peluang yang terjadi pada

sistem berjalan dengan penguraian sebab-akibatnya

dalam tabel Cause and Effect Analysis.

- Menentukan perbaikan pada sistem usulan yang akan di

kembangkan dengan memperhatikan objektifitas dan

hambatan pada sistem usulan dalam tabel System

Improvement Objectives.

2. Analisis Persyaratan (Requirment Analysis)

Bertujuan untuk mendefinisikan dan memperioritaskan

kebutuhan bisnis dengan mencari tahu apa yang dibutuhkan

atau diinginkan pengguna. Tahapan yang dilakukan yaitu :

1. Analisis PIECES

Menganalisis persyaratan dengan mengacu kepada

kerangka kerja yang disajikan pada tabel indikator PIECES.

2. Functional Requirment

Pemaparan persyaratan apa saja mengenai aktivitas dan

layanan yang harus disediakan oleh sistem.

141

3. Non-Functional Requirement

Persyaratan mengenai kualitas yang harus dimiliki oleh

sistem dengan mengacu kepada hasil dari analisis PIECES.

4. Metode Analytical Hierarchy Process (AHP)

Medeskripsikan dan menentukan prioritas kriteria penilaian

yang akan digunakan dalam mengevaluasi kinerja supplier

berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya.

3. Analisis Keputusan (Decision Analysis)

Tujun dalam tahap ini adalah untuk merekomendasikan

rancangan sistem usulan yang akan digambarkan dalam rich

pidture sistem usulan dan perbandingan sistem yang sedang

berjalan dengan sistem yang diusulkan dalam tabel kerngka

kerja PIECES.

3.3.3. Perancangan Sistem (Design)

Pada tahap ini diberikan penggambaran dan penjelasan mengenai

rancangan sistem yang akan dikembangkan untuk menangani

permasalahan-permasalahan dalam proses procurement yang telah

dipaparkan sebelumnya. Adapun tahap yang dilakukan sebagai berikut :

1. Logical Design (Desain Logik)

Menjelaskan bagaimana proses perancangan sistem usulan

dibuat dalam beberapa tahap yaitu :

142

a. Identifikasi aktor dan UseCase

Proses mengidentifikasi siapa saja aktor yang dapat

mengakses sistem e-procurement yang akan dikembangkan dan

mengidentifikasi nama usecase serta mendeskripsikannya

dengan aktor yang akan terkait didalamnya.

b. Desain Proses

Dalam tahap ini akan di gambarkan beberapa diagram yang

menjelaskan bagaimana proses kerja sistem nanti dengan

menggunakan Unified Modeling Language (UML).

Diagram tersebut terdiri dari :

1) Diagram usecase diikuti dengan pembuatan tabel narasi

usecase

2) Diagram activity untuk menggambarkan alur aktivitas

dari setiap UseCase.

3) Squence diagram untuk menjelaskan interaksi objek

yang disusun dalam suatu urutan waktu dengan

memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya

terjadi pada sebuah UseCase.

2. Physical Design (Desain Fisik)

Tahap ini menjelaskan bagaimana penggambaran dan

pembuatan database dan user interface pada sistem e-

procurement yang diusulkan, tahapnya anatara lain sebagai

berikut :

143

a. Desain Database

Pada tahap ini digunakan tool‟s diantaranya Potensial objek,

Matriks CRUD dan Unified Modeling Language (UML).

Dengan tahapan sebagai berikut :

1) Ditentukannya beberapa objek potensial yang akan

digunakan dalam membuat class diagram, dimana

sebelumnya dilakukan dengan cara pengumpulan

objek kata benda pada tabel potensial objek list dan

dilakukan seleksi sehingga menghasilkan daftar objek

usulan.

2) Kemudian di visualisasikan kedalam steruktur class

sistem usulan dan memperlihatkan hubungan antar

class diagram.

3) Pembuatan matriks CRUD untuk membedakan aktor

berdasarkan kepada hak aksesnya pada sistem.

4) Pembuatan mapping class diagram untuk

mengoptimalisasi kelas menjadi database dengan

menggunakan teknik mapping problem domain object

to an RDBMS format.

5) Pembuatan skema database yang menggambarkan

hubungan primary key dan foreign key dari setiap

tabel.

144

6) Pembuatan spesifikasi database dari setiap tabel.

b. Desain interface

Pada tahap ini merupakan penggambaran rancangan

tampilan antar muka user dengan sistem usulan yang akan

dikembangkan, meliputi :

1) Dibuat struktur menu sistem, baik struktur menu

sistem secara keseluruhan maupun setiap level user.

2) Pembuatan membuat rancangan layout atau tata letak

pada sistem yang akan dibangun.

3) Pembuatan rancangan input dan output pada sistem

baik berupa form input dan output berupa laporan.

3.3.4. Pembuatan dan Pengujian (Construction and Testing)

Tahap ini sistem siap untuk diimplementasikan kedalam aplikasi,

tahapan yang dialakukan yaitu :

1. Construction (Coding)

Hasil dari rancangan dari sistem usulan dibuat menjadi sebuah

aplikasi dengan melakukan pengkodean menggunakan bahasa

pemrograman PHP dan database MySql.

2. Testing

Tahap ini merupakan pengujian (testing) terhadap sistem baru

dengan metode Black box testing secara terfokus apakah unit

program tersebut sesuai dengan persyaratan (requirment)

sekaligus mengetahui kendala yang ada. Kemudian diamati

145

apakah hasil temuan dari unit tersebut sesuai dengan proses

bisnis yang diinginkan ke dalam sebuah tabel pengujian.

3.4. Kerangka Berfikir Penelitian

Dalam penelitin ini, dilakukan tahapan-tahapan kegiatan dengan

mengikuti rencana kegiatan yang tertulis dalam kerangka berfikir

penelitian yang meliputi metode pengumpulan data, metode penilaian

evaluasi supplier dengan Analytical Hierarchy Process (AHP) dan metode

pengembangan sistem. Adapun kerangka berfikir penelitian di ilustrasikan

dalam gambar 3.3, berikut :

146

Gambar 3.3 Kerangka Berfikir Penelitian

147

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Scope Definition (Definisi Ruang Lingkup)

4.1.1. Gambaran umum Perusahaan

Pada tahap ini melakukan proses eksplorasi atau pengumpulan

semua informasi yang berkaitan dengan objek penelitian. Dengan tujuan

memperoleh informasi identitas awal perusahaan.

4.1.1.1. Sejarah singkat Perusahaan

PT Tata Udara Nusantara (akrab disebut dengan TUN)

didirikan oleh bapak Buyung Zainal Abidin yang dibangun pada

bulan september 2002 dengan akta notaris jasa konstruksi,

mengkhususkan diri untuk HVAC, Mekanikal dan elektrikal.

Profesionalisme, keahlian dan layanan dengan kualitas terbaik

adalah ikon penting yang selalu disimpan oleh PT Tata Udara

Nusantara dalam hal melayani jasa mekanikal dan elektrikal.

Filosofi perusahaan PT Tata Udara Nusantara adalah

untuk memberikan layanan terbaik, pada saat itu diharapkan

kesempatan dan kepercayaan akan mengundang perusahaan untuk

dapat berpartisipasi dalam melaksanakan proyek-proyek saat ini

dan masa depan. Business sector PT Tata Udara Nsantara meliputi :

1. Minyak dan gas : offshore & onshore, eksplorasi &

fasilitas produksi pengelolaan minyak

148

2. Pembangkit tenaga listrik : Pembangkit listrik panas

bumi, pembangkit listrik batu bara api, pembangkit

listrik air

3. Petrokimia dan pertambangan : Industri semen,

industri pupuk, fasilitas produksi batubara, fasilitas

produksi feronikel, fasilitas produksi tembaga dan

mas

Dengan pelayanan yang meliputi : Engineering,

Procurement dan contruction.

4.1.1.2. Identitas Perusahaan

Gambar 4.1 Logo PT. Tata Udara Nusantara

Nama Perusahaan : PT. Tata Udara Nusantara

Alamat : Mutiara Intan No.6 Jl. Raya Hankam –

Ujung Aspal, Jatiranggon, Bekasi

17432

Pendiri : Bapak Buyung Zainal Abidin

Kegiatan Usaha : Jasa Kontraktor EPC (Engineering,

Procurement and Construction) untuk

HVAC, Mechanical (Teknik Mesin)

dan Electrical (Teknik Listrik)

149

Telepon : (62-21) 84592940 – 84593173

Faximile : (62-21) 8431 1186

Email : [email protected]

Website : www.pttun.com

4.1.1.3. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi Perusahaan

Untuk menjadi kontraktor EPC terbesar HVAC,

Mechanical, dan Electrical di sektor bisnis, minyak

dan gas, pembangkit listrik, petrokimia dan

pertambangan

b. Misi Perusahaan

Kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama dalam

bisnis kami

Menjadi perusahaan bermanfaat bagi pemegang

saham kami

Menjadi perusahaan yang memiliki tingkat

pertumbuhan tinggi diyakini oleh investor

Menyediakan jaminan atas mitra bisnis

Menciptakan lingkungan kerja yang ramah

lingkungan

mailto:[email protected]

150

4.1.1.4. Struktur Organisasi

Commissioner

Director

Mgmt. Representative HSE Committee & Cord.

Sales & Marketing Mgr. Opertional Mgr. Finance & Acc. Mgr. HRGA Spv.

Engineering Group Leader

Procurement Group Leader

Construction, Service & QC Mgr.

Pre-Comm & Comm Team

Gambar 4.2 Struktur Organisasi

Sumber : Dokumen Bagan Struktur Organisasi

(PT. Tata Udara Nusantara - TUN)

Struktur organisasi PT. Tata Udara Nusantara ditetapkan

untuk mengatur tanggung jawab dan wewenang dalam

hubungannya antar unit kerja didalam lingkup kerja perusahaan.

Adapaun pembagian tanggung jawab dan wewenang dari masing-

masing struktur organisasi pada gambar 4.2 adalah sebagai berikut :

1) Commisioner

Bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya

kegiatan suatu perusahaan atau organisasi,

memberikan nasihat kepada direktur dalam

melakukan tugas berdasarkan kepentingan

perusahaan sesuai dengan maksud dan tujuannya.

151

2) Director

Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang

dilaksanakan dalam perusahaan untuk memimpin,

mengkoordinasikan dan serta mengawasi proses

pelaksaanaan kegiatan perusahaan.

3) Management Representative

Bertanggung jawab terhadap jalannya sistem mutu

ISO 9001 pada perusahaan yang telah ditetapkan,

diterapkan dan dipelihara dengan baik, melaporkan

kinerja manajemen mutu dan perbaikan-perbaikan

yang diperlukan, menjamin dan mejaga kesadaran

segenap karyawan sehubungan dengan persyaratan-

persyaratan serta bertanggung jawab atas koordinasi

dengan pihak diluar perusahaan dalam kaitannya

dengan sistem manajemen mutu perusahaan.

4) HSE committee & Cordination

Melaksanakan tugas-tugas pengawasan aktivitas

pekerjaan pada bidang Health, Safety and

environment (kesehatan, dan keselamatan kerja) agar

dapat berjalan dengan sehat aman dan sesuai

sebagaimana disyaratkan dalam SOP OHSAS 18001

: 2007.

152

5) Salaes and Marketing Manager

Bertanggung jawab terhadap kegiatan pemasaran,

pengembangan usaha, peningkatan pelayanan

pelanggan baik dengan client maupun mitra

perusahaan.

6) Operational Manager

Bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan dan

pengendalian pengelolaan kegiatan operasional

dalam bidang EPC (Engineering, Procurement and

construction) yang akan atau sedang dilaksanakan.

7) Finance and Accounting Manager

Bertanggung jawab terhadap penyusunan dan

pengendalian anggaran perusahaan, anggaran

proyek, pengelolaan akuntansi, pembayaran

penagihan dan pajak yang dilakukan dalam

perusahaan.

8) HRGA Spv

Bertanggung jawab mengelola dan mengatur

administrasi umum dan personalia, pengembangan

SDM dan organisasi.

153

4.1.1.5. Divisi Operasional

Struktur organisasi pada divisi operasional manager

untuk struktur organisasi bagian procurement group leader, PT.

Tata Udara Nusantara adalah seperti pada gambar 4.3 dibawah ini :

Opertional Mgr.

Engineering Group Leader

Procurement Group Leader

Construction, Service & QC Mgr.

Gambar 4.3 Struktur divisi Operasional

Sumber : Dokumen Bagan Struktur Organisasi

(PT. Tata Udara Nusantara - TUN)

Dalam gambar 4.3 dapat dilihat bahwa divisi operasional

dipimpin oleh seorang manager operasional pada setiap

pelaksanaanya sebagai sebuah perusahaan EPC. Adapun tugas dan

tanggung jawab dari setiap divisi pada bagian operasional adalah

sebagai berikut :

1. Operational Mgr

Fungsi utama dari kepala divisi operasi adalah

menyelenggarakan serta mengendalikan pengelolaan

kegiatan operasional, perencanaan dan pengawasan

dalam rangka membantu direktur utama mencapai

tujuan dan sasaran perusahaan baik bersifat jangka

154

pendek atau jangka panjang dengan mengoptimalkan

sumber-sumber daya yang ada secara optimal.

Tugas dan wewenang yang dimiliki antara lain:

a. Melaksanakan penyusunan serta persetujuan rencana

kerja dan anggaran bidang operasional dan

perencanaan proyek.

b. Mengawasi pengelolaan pelaksanaan kegiatan

proyek.

c. Memeriksa kegiatan/jadwal kegiatan proyek

d. Mewakili direktur/perusahaan dalam berbagai

agenda diluar perusahaan dan tugas-tugas lain sesuai

instruksi direktur.

2. Engineering Group Leader

Fungsi utama pada bagian ini adalah atas kegiatan

desain seluruh disiplin ilmu (Sipil, mekanikal,

elektrikal), kegiatan dilakukan sampai menghasilkan

spesifikasi, kriteria dan gambar untuk pembelian

peralatan atau material serta gambar untuk pelaksanaan

konstruksi – bertanggung jawab atas pekerjaan basic

design. Adapun bagian-bagian dalam divisi ini yaitu :

Civil engineering, Mechanical engineering, Electrical

engineering dan document control / Drafter, yang

memiliki tugas dan fungsi sebagai berikut :

155

a. Bertanggung jawab atas kegiatan desain struktur

penunjang instalasi seperti pembangunan pondasi

mesin sebagai tempat dudukan mesin-mesin pabrik.

b. Bertanggung jawab atas kegiatan desain mekanikal

c. Bertanggung jawab atas kegiatan desain elektrikal

d. Menterjemahkan BQ (Bill of Quantity) dan desain

kedalam sebuah MTO (Material Take Over) yang

akan menjadi acuan dalam pembuatan Material

Request (MR),dan menjaga keamanan (kualitas dan

jumlah) material dalam proyek berupa inventarisasi

material / alat kerja

e. Bertanggung jawab atas penerimaan dan

penanganan material sampai dilokasi penyimpanan,

pemeriksaan atau verifikasi, mengurus surat serta

kelengkapan dokumen material dan peralatan yang

telah sampai di penyimpanan.

f. Bertanggung jawab atas penyimpanan dan

pendistribusian dokumen yang beredar dari divisi

engineering menuju divisi lainnya.

3. Procurement Group Leader

Fungsi secara umum pada bagian ini adalah mendukung

dalam kegiatan pengadaan material dan peralatan yang

dibutuhkan selama kegiatan konstruksi. Adapun bagian

156

dalam divisi ini adalah logistik dan procurement, yang

memiliki tugas sebagai berikut :

a. Bertanggung jawab atas kegiatan pengadaan

material dan peralatan yang dilakukan.

b. Bertanggung jawab atas kegiatan pembelian

material, pemesanan, dan kontrak pembelian/PO

(Purchase Order)

c. Bertanggung jawab atas penerimaan dan

penanganan material sampai dilokasi penyimpanan,

pemeriksaan atau verifikasi, mengurus surat serta

kelengkapan dokumen material dan peralatan yang

telah sampai di penyimpanan.

4. Construction, service & QC Mgr

Melaksanakan tugas-tugas pengawasan aktivitas

pekerjaan di proyek sesuai dengan rencana kerja dan

kontrak kerja dan dapat melakukan koordinasi dengan

tim kerja. Divisi ini terdiri atas bagian-bagian, yaitu :

Site Manager, QC, Project Engineering. Dengan tugas

dan wewenang yang dimiliki, sebagai berikut :

a. Bertanggung jawab atas konstruksi dilapangan

b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan konstruksi dari

beberapa desain yang dirancang oleh berbagai

disiplin ilmu di lapangan.

157

c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan konstruksi sipil

dilapangan berdasarkan desain yang dibuat.

d. Bertanggung jawab atas pelaksanaan konstruksi

peralatan mekanik dilapangan berdasarkan desain

yang dibuat.

e. Bertanggung jawab atas pelaksanaan konstruksi

elektrikal dilapangan berdasarkan kepada desain

yang dibuat.

f. Mengatur hal-hal yang menyangkut teknik,

peralatan serta penyediaan bahan (material) agar

sesuai jadwal.

4.1.1.6. Lingkup Pekerjaan (Scope Of Work)

Adapun lingkup pekerjaan (scope of work) yang menjadi

tanggung jawab divisi operasional antara lain seperti :

1. Prosedur seleksi dan evaluasi pemasok/supplier

2. Prosedur pengadaan barang dan jasa (Procurement)

3. Prosedur penerimaan barang

4. Prosedur pengiriman material Ex proyek

5. Prosedur penanganan material

6. Prosedur pengendalian tool‟s & alat ukur/alat pantau

7. Prosedur pemeliharaan dan kalibrasi

Maka berdasarkan kepada batasan masalah, lingkup

aktivitas kegiatan yang dilakukan selama proses procurement

158

terkait dalam penelitian ini yaitu prosedur pengadaan barang dan

jasa, evaluasi supplier dan penerimaan barang.

4.1.2. Identifikasi Masalah

Didalam identifikasi permasalahan sistem yang berjalan pada

perusahaan. Sistem yang digunakan dalam pelaksanaan proses

procurement saat ini secara umum telah dapat memenuhi prosedur yang

dibutuhkan yaitu dengan tetap berjalannya proses tersebut. Namun sistem

tersebut masih memiliki beberapa kekurangan.

Analisis ini dilakukan pada proses aktivitas procurement yang lama

/ sedang berjalan saat ini, sehingga dapat diketahui kelayakan sistem yang

akan diusulkan. Beberapa aspek ini harus mengalami peningkatan ukuran

kinerja yang lebih baik dari pada proses sebelumnnya. Diantara

permasalah tersebut yaitu :

1. Terjadinya keterlambatan dalam penyampaian informasi dan

proses seleksi supplier dikarenakan waktu yang dibutuhkan

dalam pendataan proses procurement sampai dengan

pengelolaannya yang cukup lama seperti proses pengajuan

penawaran supplier harus dilakukan melaui email atau dikirim

langsung kepada perusahaan sehingga memiliki keterbatasan

dalam pencarian supplier.

2. Informasi mengenai proses pelaksanaan procurment seringkali

tidak akurat dan tidak dapat diakses secara real time kepada

pihak manajer atau stakeholder lainnya yang membutuhkan,

159

dikarenakan banyaknya data yang harus diolah serta disimpan

pada berbagai tempat sehingga berakibat pada timbulnya

redudansi dan inkonsistensi dalam proses pemberkasan

procurement.

3. Interaksi dan komunikasi perusahaan yang terjalin dengan

pihak supplier memakan biaya yang cukup tinggi dikarenakan

penggunaan telepon selama proses pemenuhan kebutuhan pada

proses procurment.

4. Integrasi dan alur data yang belum terjalin harus disimpan

melalui proses input yang berulang / secara berkala sehingga

staf procurement merasa kesulitan dalam aktivitas pengolahan

laporan.

5. Memungkinkan terjadinya kehilangan data dikarenakan

penyimpanan yang tidak konsisten pada file-file yang berda-

beda seperti proses evaluasi kinerja supplier tidak terpantau

dengan baik dan tidak berjalan secara efektif yang dapat

menimbulkan peningkatan resiko pelaksanaan proses

procurement.

6. Pihak manajer dan stakeholder terkait selama proses

procurement sulit melakukan komunikasi dan pertukaran

informasi mengenai perkembangan proses yang berjalan atau

akan berjalan dikarenakan harus menunggu staf procurment.

160

Melihat pada permasalahan yang teridenitifikasi dalam proses

pelaksanaan procurement, diharapkan sistem e-procurement dengan

penerapan metode AHP (Analytical Hierarchy Process) dalam evaluasi

kinerja supplier dapat memberikan kemudahan dalam setiap proses yang

berjalan khususnya dalam hal pendataan, pemberian informasi pelaksanaan

yang sedang berjalan atau akan dilaksanakan, pengolahan data dan

dokumen procurement serta pengelolaan laporan sesuai kebutuhan

pengguna baik berupa data-data yang sistematis atau data-data yang

dilaporkan berupa grfik atau chart yang memberikan kemudahan dalam

pemahaman kepada stakeholder khususnya manajer dalam mengontrol

aktivitas procurement yang dapat diakses secara real time.

4.1.3. Batasan Sistem

Untuk memfokuskan penelitian, maka membatasi permasalahan

dan lingkup penelitian hanya pada divisi operasional manager PT. Tata

Udara Nusantara mengenai sistem e-procurement bagian procurement

(Pengadaan barang dan jasa) khususnya pada proses utama yang

mencakup prosedur pengadaan barang, evaluasi supplier dan penerimaan

barang baik dalam segi pengelolaan data dan dokumentasi, proses

pelaporan data perkembangan procurement dan proses pengelolaan

laporan. Sistem e-procurement ini akan dikembangkan dengan

menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan MySql

sebagai database.

161

4.2. Analysis (Analisis Sistem)

4.2.1. Analisis Permasalahan (Problem Analysis)

4.2.1.1. Proses Bisnis Berjalan

Pada gambar 4.4 dibawah ini merupakan gambaran proses

bisnis procurement pada PT. Tata Udara Nusantara yang mengacu

kepada prosedur pengadaan barang dan jasa, seleksi dan evaluasi

supplier dan penerimaan barang yang berlaku pada perusahaan

(SOP terlampir)

Gambar 4.4 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan

162

Pada rich picture proses bisnis berjalan yang terlihat pada

gambar 4.4, terdapat beberapa pihak terlibat selama dalam proses

procurement ini. Seperti :

1) Pihak Perusahaan

Yaitu staf Engineering, procurement, operasional

manager.

2) Pihak Penawar

Yaitu pihak supplier yang memeberikan penawaran atas

barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan

Berikut ini akan dielaskan secara rinci proses bisnis yang

berjalan pada gambar 4.4, sebagai berikut :

1. Bagian Engineering memberikan kebutuhan barang

yang akan dipergunakan dalam membuat rancangan

desain kebutuhan client yang dituangkan dalam

material request mengacu kepada RAP (Rancangan

Anggaran Pembiayaan) yang sebelumnya telah dibuat

oleh project estimator.

2. Bagian procurment kemudian akan me-review dan

membuat material request berdasarkan yang diajukan

oleh pihak engineering, apakah sesuai dengan BQ,

MTO serta RAP yang telah ditentukan atau

melebihinya.

163

3. Bagian procurement kemudian akan mencari supplier

guna memenuhi kebutuhan barang/jasa tersebut pada

data supplier yang telah dimiliki, atau mencari dalam

buku kuning, daftar kartu nama, internet dll. Demikian

pula bagian ini akan meng-update setiap data supplier

yang dimiliki jika ada yang mengajukan penawaran.

4. Setelah data supplier yang dimiliki sesuai dengan

kebutuhan barang/jasa, staf procurement akan

menghubungi atau dihubungi supplier yang secara aktif

bertanya akan adanya kebutuhan barang/jasa melalui

telepon ataupun email.

5. Setelah staf procurement ataupun supplier saling

berhubungan via telepon/email, staf procurement akan

mendapatkan beberapa list supplier yang memiliki

kemungkinan dapat turut berperan dalam pemenuhan

kebutuhan barang/jasa yang diperlukan.

6. Setelah menyesuaiakan daftar supplier dengan

kebutuhan barang/jasa staf procurement membuat

undangan (Invitation) kepada beberapa supplier untuk

turut berpartisipasi dalam proses procurement tersebut.

7. Pihak supplier akan menerima invitation pengadaan

barang/jasa yang telah dikirim oleh staf procurement,

kemudian akan di review oleh pihak supplier sebagai

164

bahan pertimbangan kemampuan dalam pemenuhan

kebutuhan.

8. Supplier akan mengirimkan seluruh data dan informasi

berkaitan dengan bidang usaha yang dijalankan, produk

yang ditwarkan, penawaran harga dll yang dapat

menjadi bahan pertimbangan staf procurement dalam

menentukan supplier, baik didalam proposal penawaran

yang diajukan.

9. Berdasarkan kepada data berkaitan dengan supplier dan

penawaran yang diajukan, pihak procurement akan me-

review dan jika supplier sesuai dengan spesifikasi

kebutuhan serta persyaratan lainnya, maka akan

berlanjut kepada tahapan proses procurement

selanjutnya.

10. Jika spesifikasi sesuai dengan kebutuhan, maka staf

procurement akan melakukan negosiasi kontrak kerja

dengan supplier baik dari segi penurun harga, waktu dll

melalui media telekomunikasi telepon jika semua telah

disepakati maka staf procurement akan membuat

perbandingan harga (3 atau minimal 1 supplier) bagi

masing-masing supplier yang memiliki penawaran

hampir serupa dan mendekati penawaran.

165

11. Perbandingan supplier tersebut akan di review dan di

setujui (approval) oleh operasional manager, namun

jika tidak maka staf procurement harus mencari

supplier kembali.

12. Supplier akan mengirimkan barang kepada lokasi

tujuan yang kemudian akan di lakukan pengujian dan

dipastikan oleh bagian engineering ataupun logistik

dengan segala bentuk penawaran yang diajukan

berdasarkan PO dan surat jalan yang dibuat oleh

pemasok.

13. Engineering kemudian akan meng-update persediaan

barang perusahaan di dalam gudang setelah diterima

dari supplier dan akan di-review oleh operasional

manager sesuai kepada lokasi pengiriman barang baik

di gudang proyek, gudang pemasok atau gudang

PT.Tata Udara Nusantara.

14. Setelah proses procurement selesai maka hasil kinerja

supplier selama 1 tahun periode dalam menjalin

kerjasama yang dilakukan sehingga dapat menjadi

bahan pertimbangan dalam proses procurement

selanjutnya.

166

15. Hasil perhitungan kinerja supplier yang dilakukan oleh

bagian staf procurement yang akan di review oleh

bagian engineering dan operasional manager.

16. hasil perhitungan kinerja akan yang di buat dan di

setujui oleh bagian procurement, operasional manager

dan engineering akan di rmeeting kan serta di simpan

menjadi salah satu indikator dalam penentuan

kelayakan supplier untuk berpartisipasi selanjutnya.

17. Bagi supplier yang tidak memiliki kinerja baik selama

satu tahun akan diberikan surat peringatan (SP)

tergantung kepada tingkatan kesalahan yang dilakukan.

Namun, batas maksimal kesalahan / ketidak sesuaian

kinerja tersebut hanya di batasi sampai 3 kali.

4.2.1.2. Problem, opportunities, Objectives dan constrain matrix

Berdasarkan indentifikasi permasalahan telah diuraikan

beberapa kekurangan pada sistem proses bisnis berjalan pada proses

procurement serta berdasarkan kepada keberhasilan penerapan e-

procurement. untuk itu perlu mengetahui sebab dan akibat terjadinya

permasalahan atau keberhasilan tersebut, maka digunakan problem,

opportunities, objectives dan constrain matrix dengan tujuan

terciptanya perbaikan pada sistem yang akan dikembangkan. Dalam

penggunaannya terbagi kepada dua tabel yang memiliki fungsi yang

167

berbeda yaitu tabel causes and effect analysis dan tabel system

improvement objectivies.

4.2.1.2.1. Causes and Effect Analysis

Adapun hasil dalam analisis sebab dan akibat

(causes and effect analysis) yang diperoleh berdasarkan

kepada proses bisnis yang berjalan saat ini, yaitu sebagai

berikut :

Tabel 4.1 Causes and Effect Analysis

Causes and Effect Analysis

Problem or Opportunity Causes and effects

1. Waktu proses pengelolaan data

pelaksanaan procurement yang

dibutuhkan relatif cukup lama

Cause: Data perkembangan

dalam pelaksanaan procurement

masih bersifat hardcopy,

Sehingga staf procurement harus

mengolah data tersebut menjadi

sebuah informasi ataupun laporan

yang mudah dipahami dengan

informasi yang bernilai tinggi.

Effect : Membutuhkan waktu

yang cukup lama dalam

pemrosesan data agar dapat

menjadi informasi atau laporan

kepada pihak yang

berkepentingan

2. Informasi proses procurement

seringkali tidak akurat dan tidak

dapat diakses secara real time

oleh pihak-pihak yang memiliki

kepentingan karena banyaknya

Cause: Staf procurement

biasanya memberikan laporan

data atau dokumen dalam bentuk

hardcopy ataupun email pada satu

waktu bersamaan kepada pihak

168

data serta disimpan dalam

berbagai tempat yang dapat

berakibat pada timbulnya

redudansi dan inkonsistensi

dalam pemberkasan pelaksanaan

manajerial, karena pemrosesan

data yang belum terintegrasi.

Effect : Berpotensi terjadinya data

yang salah, tumpang tindih atau

hilang

3. Biaya yang cukup tinggi selama

proses interkasi dan komunikasi

yang terjalin dengan supplier

dikarenakan belum adanya media

yang tersedia

Cause: Belum adanya media

alternatif lain yng secara efektif

dan effisien untuk melakukan

penawaran atau saling

berkomunikasi berkaitan dengan

informasi procurement ataupun

sekedar berbagi dokumen selain

melalui telepon, fax dan e-mail.

Effect : biaya yang cukup tinggi

dalam penggunaan telepon untuk

berkomunikasi dan berbagi

informai khususnya dengan

supplier

4. Integrasi dan alur data yang

belum terjalin mengharuskan data

disimpan dengan input yang

berulang / secara berkala

sehingga staf procurement

merasa kesulitan dalam aktivitas

pengelolaannya

Cause: belum adanya sistem yang

saling mengintegrasikan setiap

proses procurement yang berjalan

Effect :staf procurement dan

pihak terkait lainnya harus seara

aktif bertanya, khususya staf

procurement harus terus bersedia

meng-update data yang dimiliki

selama kegiatan ini berlangsung

agar informasi tetap dapat bernilai

tinggi bagi penggunanya

5. Proses evaluasi kinerja supplier

yang tidak terpantau dengan baik

serta tidak berjalan secara efektif

Cause: belum tersedianya sistem

terintegrasi dalam setiap tahapan

proses procurement, sehingga

mengharuskan staf procurement

169

berhati-hati dalam penyimpanan

hasil evaluasi kinerja setiap

supplier yang telah dilakukan

dalam proses pelaksanaan

procurement

Effect : penilaian evaluasi kinerja

yang terkadang tidak

dipergunakan sebagai bahan

pertimbangan dalam menentukan

supplier dapat menigkatkan resiko

dalam pelaksanaannya

6. Pihak manjerial sulit melakukan

komunikasi dan pertukaran

informasi dengan pihak yang

terlibat dalam pelaksanaan

procurement

Cause:belum tersedianya sistem

yang mendukung dalam

menampilkan informasi secara

realtime

Effect : pihak manjerial hrus

menunggu laporan dari staf

procurement yang tidak dapat

diprediksi atau hanya pada waktu-

waktu tertentu

7. Penurunan harga dalam proses

tender dan biaya administrasi

Cause: stakeholder yang terlibat

dalam proses pelaksanaan

procurement tidak dilakukan

secara manual, misal penawaran

oleh supplier dapat diajukan

kedalam sistem

Effect :memudahkan dalam

pengirirman dokumen elektronik,

melacak dan pemeriksaan serta

pengamatan dalam setiap proses

atau dalam hal administratif

8. Pengurangan waktu pencarian

sumber bahan baku

Cause:supplier dapat mendaftar

sebagai calon supplier pada

170

sistem untuk turut serta dalam

penawaran

Effect :memudahkan dalam

menemukan dan menghubungkan

serta dapat menjadi saluran

berkomunikasi dalam mencari

sumber-sumber baru atau mencari

pemasok potensial

9. Memberikan keunggulan

kompetitif organisasi atas

pesaingnya

Cause: stakeholder yang terlibat

dalam pelaksanaan dapat

mengakses informasi atau

dokumentasi secara lebh cepat

dan mudah diakses

Effect :informasi ataupun

dokumentasi terkait proses

pengadaan dapat diakses secara

realtime tidak harus menunggu

pada waktu-waktu tertentu

10. Peningkatan Komunikasi Cause : setiap stakeholder yang

terlibat dalam pelaksanaan

procurement dapat mengakses

sistem sesuai dengan wewenang

dan tanggung jawab masing-

masing

Effect : komunikasi yang lebih

cepat terkait persyaratan dan

kemudahan untuk mengakses

Berdasarkan pada analisis causes and effect

yang telah diuraikan pada tabel 4.1, hal tersebut akan sangat

berpengaruh pada kinerja perusahaan dan produktivitasnya

dalam proses procurement. Tahap selanjutnya adalah

171

menentukan perbaikan pada sistem proses bisnis berjalan

yang berarti harus diterapkan pada sistem yang diusulkan

dan diharapkan dapat mengatasi permasalahan serta peluang

yang mungkin terjadi tersebut.

4.2.1.2.2. System Improvement Objectivies

Tahap ini adalah menentukan tujuan perbaikan

pada sistem berjalan yang harus diterapkan pada sistem

usulan nantinya serta kendala yang membatasi fleksibilitas

atas sistem tersebut. Berikut adalah system improvement

objectives pada sistem e-procurement ini, yaitu :

Tabel 4.2 System Improvement Objectives

System Improvement Objectives

System Objective System Constraint

1. Memudahkan pengelolahan

data dan pembuatan

laporan dalam pelaksanaan

procurement

1. penerapan sistem yang

membutuhkan waktu dalam

perancangan, pembuatan dan

penerapannya bagi perusahaan

2. dibutuhkan training bagi pengguna

sistem agar memberikan

pemahaman dalam penggunaannya

3. sistem perlu didukung oleh

infrastruktur yang baik dalam hal

peggunaan komputer maupun

jaringan yang dipergunakan

4. sistem yang baru harus

menggunakan sistem manajemen

database yang baik

5. perubahan kebijakan dalam proses

pelaksanaan procurement sehingga

2. Mencegah terjadinya

kehilangan, kesalahan data,

redudansi dan inkonsistensi

dalam pemrosesan

pengelolaan data

3. meningkatkan efektif dan

effisien sebagai media

interkasi dan komunikasi

antar stakeholder yang

terlibat dalam proses

procurement

4. menjadi sistem yang

terintegrasi di setiap

tahapan proses

procurement dalam

pengolahan data dan

172

informasi bagi yang

penggunanya

diperlukan SOP yang sesuai

dengan sistem usulan

5. meminimalisir resiko

dalam proses procurement

dengan menyediakan

Decision Support System

dalam mengevaluasi

kinerja supplier yang

terintegrasi dengan main

system

6. menghubungkan secara

online setiap stakeholder

yang terlibat proses

procurement diharapkan

dapat memberikan

informasi yang dapat

diakses secra realtime dan

memudahkan dalam

berkomunikasi serta

berbagi informasi

4.2.2. Analisis Persyaratan (Requirment Analysis)

4.2.2.1. Analisis PIECES

Kerangka kerja PIECES memperhatikan beberapa aspek

yang meliputi kinerja (performance), nilai informasi (information),

nilai ekonomi (economic), pengendalian (control), efisiensi

(efficiency) dan pelayanan (service). Analisis ini merupakan

persyaratan apa saja yang dibutuhkan untuk memperbaiki sistem

yang sedang berjalan sehingga dapat diketahui apakah sistem

usulan tersebut layak atau tidak agar dikembangkan. Peningkatan

dalam ke enam aspek tersebut merupakan hasil yang diharapkan

dapat dirasakan.

173

Tabel 4.3 Analisis PIECES

Indikator Sistem Berjalan Sistem Usulan

performance Waktu pendataan sampai pada

pengolahannya dalam proses

procurement relatif lama

sehingga penyampaian

informasi kurang maksimal

Mempersingkat waktu,

meningkatkan dan

memberikan kemudahan

dalam pengolahan data

dalam penyampaian

informasi ataupun laporan

pelaksanaan procurement

information Infomasi pelaksanaan

procurement seringkali tidak

akurat dikarenakan banyaknya

jumlah data yang diolah dan

disimpan di berbagai tempat

yang menimbulkan redudansi

dan inkonsistensi dalam

pemberkasan data

Tersedianya informasi

yang akurat bagi seluruh

pihak yang terlibat dalam


dikarenakan proses yang

saling terintegrasi baik

data dan dokumen dalam

sebuah sistem database

economic Biaya komunikasi dan

interkasi antara supplier pada

khususnya yang memakan

biaya cukup tinggi dalam


Sistem memungkinkan

interkasi dan komunikasi

dapat dilakukan seperti

salah satunya dalam hal

administratif

efficiency Banyaknya aktivitas yang

dilakukan secara manual

menjadikan data yang harus

disimpan dan diolah harus di

input secara berkala sehingga

cukup menjadi kendala dalam

pembuatan laporan

Sistem memberikan

kemudahan dalam

pengolahan data dan

pelaporan pelaksanaan

guna mempersingkat

waktu proses

control Penyimpanan data yang tidak

konsisten dan belum

terintegrasi menjadikan proses

pelaksanaan procurment

belum cukup terpantau dengan

baik khususnya bagi pihak

manajerial seperti operational

manager atau direktur

Sistem dapat

memeberikan informasi

secara realtime baik

secara tabular maupun

grafis serta tersedia DSS

guna mengurangi resiko

dalam pelaksanaan

procurement

service Manajerial ataupun

stakeholder terkait

pelaksanaan procurement sulit

melakukan komunikasi dan

pertukaran informasi

didalamnya

Sistem memberikan fitur

pesan ataupun komentar

untuk berkomunikasi

antar user serta

management user bagi

pihak yang terlibat dalam

174

pelaksanaan ini. Selain

itu, tampilan yang

diberikan sisem lebih

mudah dipahami (user

friendly)

Setelah dilakukan analisis PIECES maka diketahui

kriteria-kriteria sebagai indikator dalam perbaikan sistem, didalam

tahapan selanjutnya ialah mendeskripsikan kebutuhan dengan

memusatkan perhatian pada functional dan non-functional

requirements pada sistem usulan.

4.2.2.2. Functional dan Non-functional Requirement

Pada tahapan ini mendeskripsikan kegiatan dan layanan

yang harus disediakan ataupun fitur lainnya dalam sistem. Analisis

persyaratan ini dideskripsikan dalam analisis functional dan non-

functional, yaitu sebagai berikut :

1. Functional requirments

Adapun functional requirments pada sistem e-

procurement dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Sistem dapat mengelola, menyimpan serta

mengintegrasikan data dan dokumen dalam


b. Dalam pengolahan data pada sistem terdapat fungsi

tambah, edit dan hapus

c. Sistem menerapkan manajemen user atau

otentifikasi user dalam pembagian hak akses yang

175

memungkinkan pihak-pihak terlibat dalam

procurement dapat berperan dan bertanggung jawab

sesuai kepada tugas.

d. Sistem memberikan fleksibelitas kepada setiap user.

Misal bagi supplier yang telah terdaftar sebagai

calon pemasok akan menerima RFQ / e-procurement

invitation yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan,

sehingga sistem dapat dikatakan sebagai tool‟s

dalam peningkatan informasi

e. Proses adminstratif yang tidak memerlukan waktu

cukup lama selama proses procurement. Karena

dapat menyediakan fasilitas preview dan upload

dalam dokumen pelaksanaanya

f. Sistem memfasilitasi dalam interaksi dan

komunikasi antar user untuk dapat saling bertukar

pesan atau informasi. Misal, supplier dan staf

procurement dapat saling bernegosiasi atas

penawaran yang diajukan

g. Sistem memungkinkan untuk mengevaluasi kinerja

supplier yang rutin dilakukan setiap periodenya

dengan menggunakan metode AHP (Analythical

Hierarki Process) sehingga dapat menjadi bahan

permbanding dan penunjang dalam penentuan

176

pemenang procurement di waktu yang akan datang

dimana hasil pengolahan informasi tersebut dapat

disajikan serta dipahami dalam bentuk tabular

maupun grafik (progress bar)

h. Dalam setiap kriteria ataupun sub kriteria penilaian

sistem memungkinkan melakukan pengurangan

ataupun penambahan sesuai dengan kriteria yang

sekira dirasakan dapat mempengaruhi

i. Pengolahan data pada sistem dari penawaran yang

dibutuhkan hingga penerimaan barang / jasa tersebut

diterima, sehingga memungkinkan dapat

mempermudah pada penyampaian informasi atau

progress report secara realtime bagi pihak

manajerial

j. Sistem memberikan fasilitas procurement tracking

guna melihat track record penawaran yang pernah

diajukan oleh supplier

2. Non-functional requirements

Adapun Non-functional requirments pada sistem e-

procurement dalam penelitian dengan memperhatikan aspek

yang terdapat pada analisis PIECES yang telah dilakukan,

yaitu sebagai berikut :

177

a. Sistem dapat mengefisiensikan waktu dalam proses

pengolahan data.

b. Data dan informasi yang disajikan dalam sistem

bersifat aktual dan akurat dikarenakan dapat diakses

secara realtime

c. Sistem dapat mengintegrasikan data dengan baik

selama proses procurement berlangsung

d. Sistem dapat mengefisiensikan pengeluaran

perusahaan dalam operasional proses procurment

dalam hal berinteraksi dan komunikasi yang terjalin

e. Pengoperasian sistem yang dapat diakses selama 24

jam

4.2.2.3. Metode AHP (Analytical Hierarchy Process)

Tahap ini merupakan penentuan kiriteria dalam evaluasi

kinerja supplier yang akan dipergunakan dan memberikan

gambaran serta penjelasan detail bagaimana proses perhiungannya

guna menghasilkan rekomendasi atas kinerja supplier dalam

pengambilan keputusan penentuan keberhasilan supplier

selanjutnya pada PT. Tata Udara Nusantara.

1. Kriteria dan Sub Kriteria Penilaian

Adapun hieraki penilaian dalam metode AHP

(Analytical Hierarchy Process) yang dipergunakan pada

penilitian ini pada gambar 4.5 :

178

Gambar 4.5 Struktur Hierarki/Model Penilaian Evaluasi

Kinerja supplier

Ada 5 (lima) kriteria utama yang menjadi dasar dalam

mengevaluasi kinerja supplier yang akan diterapkan pada

proses procurement pada PT. Tata Udara Nusatara. Seperti,

Kepercayaan (trust), Kualitas (quality), Biaya (Cost),

pengiriman (delivery), Manajemen dan organisasi

(Management and Organization). Dengan kriteria penilaian

yang berbeda-beda :

179

Tabel 4.4 Kriteria dan Sub Kriteria Penilaian

Kriteria Penilaian

1. Kepercayaan (Trust)

Lamanya Kerja sama A1

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3

Kurang dari Cukup : 2

Buruk : 1

Presentase keberhasilan kembali A2

Sangat baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Kepercayaan Interpersonal A3

Sangat baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

2. Kualitas (Quality)

Standar dan Jaminan Kualitas B1

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Kesesuaian Teknis B2

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Adanya Sertifikasi (dokumen) B3

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Rasio Ketertolakkan Produk B4

180

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

3. Biaya (Cost)

Biaya Pengiriman dan Pemesanan C1

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Biaya Produk C2

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Payment (Pembayaran) C3

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

4. Pengiriman (Delivery)

Lokasi D1

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Kecepatan dan Ketepatan waktu D2

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Ketepatan Jumlah D3

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


181

Buruk : 1

5. Management and Organization

Kemampuan Teknis dan Pemecahan

Masalahnya

E1

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Tingkat Kemudahan Komunikasi E2

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Status Financial E3

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

Performance History E4

Sangat Baik : 5

Baik : 4

Cukup : 3


Buruk : 1

2. Penentuan Prioritas Kriteria dan Sub Kriteria

Pada tahap ini akan diuraikan bagaimana proses

penentuan dalam prioritas antara satu kriteria utama dengan

kriteria utama lainnya.

a) Penentuan Proiritas Kriteria

Tahap ini guna untuk menentukan prioritas kriteria

penilaian dalam pengambilan keputusan evaluasi

kinerja supplier yang akan di pergunakan. Yaitu :

182

1) Matriks Perbandingan Berpasangan

Tahap ini ialah melakukan perbandingan

berpasanagn (Pairwise comparison) atas kriteria utama

dalam evaluasi kinerja supplier yang akan

dikembangkan (Tabel 4.5), sebagai berikut :

Tabel 4.5 Perbandingan Berpasangan Kriteria Utama

Kepercayaan Kualitas Biaya Pengiriman Management and

Organization

Kepercayaan 1 3 3 5 5

Kualitas 0.333 1 1 5 5

Biaya 0.333 1 1 3 5

Pengiriman 0.2 0.2 0.33 1 3

Management and

Organization

0.2 0.2 0.2 0.333 1

Jumlah 2 5.4 5.53 14.333 19

Penjelasan :

Pada tabel 4.5 merupakan hasil perbandingan antar

kriteria dengan mengasumsikan tingkat kepentingannya

sesuai pada aturan yang berlaku dalam pairwise

comparison. Misal, pada kolom dan baris kepercayaan

dengan kepercayaan yang menghasilkan angka 1 karena

kriteria yang sama. sedangkan pada perbandingan biaya

dan kepercayaan yang menghasilkan 0.333. Hasil 0.33

tersebut diperoleh dari

pada kolom

penilaian perbandingan kepercayaan dengan baris

biaya.

183

2) Penentuan Matriks Nilai Kriteria (Normalisasi)

Berikut ini merupakan perhitungan matriks nilai

kriteria atau normalisasi atas perhitungan sebelumnya

(tabel 4.5) guna menentukan prioritas masing-masing

kriteria yang ada. Yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.6 Matriks Nilai Kriteria Utama

Kepercayaan Kualitas Biaya Pengiriman Management and

Organization

Prioritas

Kepercayaan 0.5 0.556 0.54 0.33 0.263 0.44

Kualitas 0.1667 0.2 0.18 0.33 0.263 0.22

Biaya 0.1667 0.2 0.18 0.2 0.263 0.2

Pengiriman 0 0 0 0 0.157 0

Management and

Organization

0 0 0.036 0 0.052 0

Jumlah 1 1 1 1 1

Penjelasan :

Tahap pertama yang harus dilakukan untuk

memperoleh prioritas penilaian yaitu dengan

melakukan perbandingan antara setiap cell dengan

jumlah nilai baris pada masing-masing cell yang

mengacu pada tabel 4.5. misal, pada tabel 4.6 untuk cell

perbandingan antara kepercayaan dengan kepercayaan

(nilai 0.5) didapat dari

pada tabel 4.5, begitupun

seterusnya.

Pada kolom prioritas merupakan nilai yang

menunjukkan tingkat kepentingan antar satu kriteria

dengan lainnya. Diperoleh dengan cara

184

. sebagai salah satu contoh lihat

pada tabel 4.6 baris kepercayaan di peroleh 0.44 dari

( )

itulah yang kemudian

menjadi prioritas dalam perbandingan kriteria

begitupun dengan nilai-nilai dalam cell pada kolom

tersebut.

3) Menghitung Konsistensi

Bertujuan untuk mengukur kelayakan atas kriteria

penilaian yang di berikan sesuai dengan aturan yang

telah diberikan dalam perhitungan AHP (Analytical

Hierarchy Process). Yaitu sebagai berikut :

a) Mencari λ maksimum

Yakni mengalikan antra matriks antara matriks

kolom awal (Tabel 4.5) dengan kolom prioritas pada

tabel 4.6, kemudian hasil perkalian tersebut sebut saja

kolom A dibagi dengan kolom bobot setiap barisnya

sehingga dihasilkan consistency vector. Setelah langkah

diatas dilakukan maka akan diperoleh λ maksimum

dengan merata-ratakan kolom consistency vector

tersebut :

185

Keterangan :

n : Jumlah kriteria atau sub kriteria

A : Kolom A

B : Kolom B

Cv : Kolom consistency Vector

I : Sel ke-i

Mengalikan matriks kolom awal dengan kolom

prioritas maka diperoleh kolom A.

Kolom awal Prioritas A

1 3 3 5 5 0.44 2.4

0.333 1 1 5 5 0.22 1.25

0.333 1 1 3 5 * 0.2 = 1

0.2 0.2 0.33 1 3 0 0.42

0.2 0.2 0.2 0.333 1 0 0.25

Pembagian kolom A dengan kolom prioritas setiap

barisnya maka diperoleh consisteny vector

A Bobot Consistency Vector

2.4 0.44 5.44

1.25 0.22 5.44

1 : 0.2 = 5.375

0.42 0 5.125

0.25 0 5

diperoleh λ maksimum sama dengan rata-rata kolom

consistency vector

5.44

5.44

5.375 = 5.2957

5.125

5

b) Menentukan Nilai Consistency Index (CI)

Digunakan rumus persamaan di bawah ini,

186

c) Menentukan Nilai Consistency Ratio (CR)

Rumus persamaan yang digunakan yaitu,

Dimana nilai IR diambil dari pada daftar Indeks

Random konsistensi yang telah ditentukan nilainya

dengan ukuran matriks 5, maka IR ini yaitu 1.12.

Oleh karena itu, CR < 0.1 maka konsistensi pada

perhitungan diatas dinyatakan sesuai.

Tabel 4.7 Pengurutan Kriteria Utama Berdasarkan Prioritas

Kriteria Bobot (Prioritas) Persentase (%)

Kualitas 0.444 44.44 %

Kepercayaan 0.222 22.22 %

Pengiriman 0.2 20 %

Biaya 0 0 %

Management and Organization 0 0 %

Jumlah 1.00 100 %

Gambar 4.6 Perbandingan Prioritas Kriteria Utama

Kulaitas

Kepercayaan

Pengiriman

Biaya Management

and Organization

Prioritas Kriteria

187

4) Penentuan Prioritas Sub Kriteria

Tahap ini merupakan penentuan prioritas pada sub

kriteria pada masing-masing kriteria utama yang telah

di uraikan sebelumnya (Tabel 4.4).

a. Matriks sub kriteria Kepercayaan (trust)

Keterangan :

A1 : Lamanya Kerja sama antar perusahaan

A2 : Presentase keberhasilan kembali

A3 : Kepercayaan interpersonal

Maka diperoleh matriks perbandingan berdasarkan

kepada tingkat kepentingan sebagai berikut :

Tabel 4.8 Matriks Perbandingan Sub Kriteria Kepercayaan

A1 A2 A3

A1 1 5 3

A2 0.2 1 0.33

A3 0.33 3 1

Jumlah 1.53 9 4.33

Pada tabel diatas perbandingan sub kriteria

merupakan perbandingan dengan sub kriteria sejenis

atau sebagai contoh pada A1 dengan A1 merupakan

perbandingan sejenis dengan kriteria yang sama

sedangkan pada cell lainnya (lihat keterangan).

Sedangkan nilai perbandingan juga dapat diperoleh

dengan

. misal, pada A3 dengan A1

merupakan hasil perbandingan

pada perbandingan A1

dan A3.

188

Tahap selanjutnya ialah menentukan matriks nilai

sub kriteria kepercayaan (Trust) untuk mengetahui

prioritas (bobot) penilaian pada masing-masing sub

kriteria. Yaitu akan di uraikan di bawah ini :

Tabel 4.9 Matriks Nilai Sub Kriteria Kepercayaan

A1 A2 A3 Prioritas

A1 0.652 0.556 0.692 0.633

A2 0.130 0.111 0 0.111

A3 0.217 0.33 0.230 0.25

Jumlah 1 1 1

Nilai pada cell setiap masing-masing perbandingan

kriteria di peroleh dengan mengacu pada nilai

perbandingan berpasangan tabel 4.8 di bagi dengan

jumlah baris pada setiap nilai cell. Sebagai contoh

(Tabel 4.9) nilai 0.33 pada perbandingan A3 dan A2

diperoleh dari

, begitupun seterusnya pada

nilai-nilai cel lainnya.

Nilai prioritas diperoleh dengan menjumlahkan

nilai setiap cell dalam baris dibagi dengan banyaknya

jumlah kriteria yang digunakan

.

contonya lihat pada cell (Tabel 4.9) dengan nilai 0.25

untuk prioritas A3 diperoleh dengan cara

( )

189

Penentuan konsistensi dilakukan dengan mencari λ

maksimum pada sub kriteria kepercayaan (Trust) :

Mengalikan kolom utama dengan prioritas


1 5 3 0.633 2

0.2 1 0.33 * 0.111 = 0.33

0.33 3 1 0.25 0.8




2 0.633 3

0.33 : 0.111 = 3

0.8 0.25 3

diperoleh λ maksimum sama dengan rata-rata

kolom consistency vector

3

3 = 3.038

3

Setelah λ maksimum ditentukan maka tahapan

selanjutnya ialah menentukan Consitency Index (CI)

dan Consistency Ratio (CR), sebagai berikut :

Dimana nilai IR diambil dari pada daftar

Indeks Random konsistensi yang telah ditentukan

190

nilainya dengan ukuran matriks 3, maka IR ini yaitu

0.58.

Oleh karena itu, CR < 0.1 maka konsistensi

pada perhitungan pada sub kriteria kepercayaan

diatas dinyatakan sesuai.

Tabel 4.10 Pengurutan Sub Kriteria Kepercayaan


Lamanya Kerja sama antar

Perusahaan (A1)

0.64 64 %

Presentase keberhasilan kembali

(A2)

0.111 11 %

Kepercayaan Interpersonal (A3) 0.25 25 %

Jumlah 1.00 100 %

Gambar 4.7 Perbandingan Prioritas Sub Kriteria

Kepercayaan (Trust)

b. Matriks sub kriteria Kualitas (quality)

Keterangan :

B1 : Standar dan Jaminan Kualitas

B2 : Kesesuaian Teknis

B3 : Adanya Sertifikasi

B4 : Rasio Ketertolakkan Produk

64% 11.00%

25.00%

Prioritas Sub Kriteria

Lamanya Kerja sama antar Perusahaan (A1)

Presentase Keberhasilan Kembali (A2)

Kepercayaan Interpersonal (A3)

191

Maka diperoleh matriks perbandingan (Pairwise

comparison) pada sub kriteria Kualitas (Quality) akan

di uraikan di bawah ini :

Tabel 4.11 Matriks Perbandingan Sub Kriteria Kualitas

B1 B2 B3 B4

B1 1 1 1 1

B2 1 1 1 1

B3 1 1 1 3

B4 1 1 0.33 1

Jumlah 4 4 3.33 6

Perbandingan berpasangan (pairwise comparison)

akan menghasilkan nilai 1 jika pembanding dilakukan

dengan kriteria yang sama. Sedangkan nilai

perbandingan juga dapat diperoleh dengan

. misal, pada B4 dengan B3 merupakan

hasil perbandingan

pada perbandingan B3 dan B4.

Tahap selanjutnya ialah mencari matriks nilai pada

sub kriteria kualitas (Quality) untuk menentukan

prioritas dari tiap kriteria yang ada. Yaitu sebgai

berikut :

Tabel 4.12 Matriks Nilai Sub Kriteria Kualitas

B1 B2 B3 B4 Prioritas

B1 0.25 0.25 0.3 0.167 0.25

B2 0.25 0.25 0.3 0.167 0.25

B3 0.25 0.25 0.3 0.5 0.33

B4 0.25 0.25 0 0.167 0.2

Jumlah 1 1 1 1

192

Penentuan penilaian setiap cell pada kriteria (tabel

4.12) mengacu pada tabel 4.11 karena merupakan hasil

perbandingan nilai cell dengan jumlah pada baris dalam

tabel tersebut. Contoh

pada perbandingan B4

dan B1 (tabel 4.12).




. contonya lihat pada cell (Tabel

4.12) dengan nilai 0.2 diperoleh dengan cara

( )


maksimum pada sub kriteria kualitas (quality). Yaitu :



1 1 1 1 0.25 1

1 1 1 1 * 0.25 = 1

1 1 1 3 0.33 1.375

1 1 0.33 1 0.2 0.778




1 0.25 4.14

1 : 0.25 = 4.14

1.375 0.33 4.25

0.778 0.2 4

193



4.14

4.14 = 4.15

4.25

4








perhitungan pada sub kriteria kepercayaan diatas

dinyatakan sesuai.

Tabel 4.13 Pengurutan Sub Kriteria Kualitas


Standar dan Jaminan Kualitas (B1) 0.25 25 %

Kesesuaian Teknis (B2) 0.25 25 %

Adanya Sertifikasi (B3) 0.3 30 %

Rasio Ketertolakkan Produk (B4) 0.2 20 %

Jumlah 1.00 100 %

194


Kualitas (Quality)

c. Matriks sub kriteria Biaya (cost)

Keterangan :

C1 : Biaya Pengiriman dan Pemesanan

C2 : Biaya Produk

C3 : Payment (Pembayaran)

Matriks perbandingan (Pairwise comparison) pada

sub kriteria Biaya (Cost) akan di uraikan di bawah ini :

Tabel 4.14 Matriks Perbandingan Sub Kriteria Biaya

C1 C2 C3

C1 1 3 5

C2 1/3 1 3

C3 0.2 0.33 1

Jumlah 1.53 4.33 9





25%

25% 30%

20%


Standar dan JaminanKualitas (B1)

Kesesuaian Teknis (B2)

Adanya Sertifikasi (B3)

Rasio KetertolakkanProduk (B4)

195

. misal, pada C3 dengan C1 merupakan

hasil perbandingan

pada perbandingan C1 dan C3.


sub kriteria Biaya (Cost) untuk menentukan prioritas

dari tiap kriteria yang ada. Yaitu sebgai berikut :

Tabel 4.15 Matriks Nilai Sub Kriteria Biaya

C1 C2 C3 Prioritas

C1 0.65 0.67 0.56 0.625

C2 0.22 0.25 0.33 0.25

C3 0.13 0 0.11 0.11

Jumlah 1 1 1




tabel. Contoh

pada perbandingan C1 dan C1

(tabel 4.15).





4.15) pada prioritas C1 dengan nilai 0.625 diperoleh

dengan cara ( )


maksimum pada sub kriteria Biaya (cost). Yaitu :

196



1 3 5 0.625 2

0.33 1 3 * 0.25 = 0.8

0.2 0.33 1 0.11 0.33




2 0.625 3

0.8 : 0.25 = 3

0.33 0.11 3



3.08

3.13 = 3.038

3.02







197



dinyatakan sesuai.

Tabel 4.16 Pengurutan Sub Kriteria Biaya


Biaya Pengiriman dan Pemesanan

(C1)

0.625 62.5 %

Biaya Produk (C2) 0.25 25 %

Payment (Pembayaran) (C3) 0.11 11 %

Jumlah 1.00 100 %


Biaya (Cost)

d. Matriks sub kriteria Pengiriman (delivery)

Keterangan :

D1 : Lokasi

D2 : Kecepatan dan Ketepatan waktu

pengiriman

D3 : Ketepatan Jumlah

63% 25%

11%


Biaya Pengiriman dan Pemesanan (C1)

Biaya Produk (C2)

Payment (Pembayaran) (C3)

198


sub kriteria Pegiriman (Delivery) akan di uraikan di

bawah ini :

Tabel 4.17 Matriks Perbandingan Sub Kriteria Pengiriman

D1 D2 D3

D1 1 5 3

D2 0.2 1 0.33

D3 0.33 3 1

Jumlah 1.53 9 4.33





. misal, pada D3 dengan D1 merupakan

hasil perbandingan

pada perbandingan D1 dan D3.


sub kriteria Pengiriman (Delivery) untuk menentukan

prioritas dari tiap kriteria yang ada. Yaitu sebgai

berikut :

Tabel 4.18 Matriks Nilai Sub Kriteria Pengiriman

D1 D2 D3 Prioritas

D1 0.65 0.55 0.67 0.625

D2 0.13 0.11 0 0.11

D3 0.22 0.33 0.22 0.25

Jumlah 1 1 1

199




tabel. Contoh

pada perbandingan D1 dan D1

(tabel 4.17).





4.18) dengan nilai 0.625 prioritas pada D1 diperoleh

dengan cara ( )


maksimum pada sub kriteria Pengiriman (Delivery) :



1 5 3 0.625 2

0.2 1 0.33 * 0.11 = 0.33

0.33 3 1 0.25 0.8




2 0.625 3

0.33 : 0.11 = 3

0.8 0.25 3

200



3

3 = 3.038

3









dinyatakan sesuai.

Tabel 4.19 Pengurutan Sub Kriteria Pengiriman


Lokasi (D1) 0.625 62.5 %

Kecepatan dan Ketepatan waktu

pengiriman (D2)

0.11 11 %

Ketepatan Jumlah (D3) 0.25 25 %

Jumlah 1.00 100 %

201


Pengiriman(Delivery)

e. Matriks sub kriteria management and

organization

Keterangan :

E1 : Kemampuan Teknis dan Pemecahan Masalahnya

E2 : Tingkat Kemudahan Komunikasi

E3 : Status Financial

E4 : Performance History


sub kriteria Management and Organization akan di

uraikan di bawah ini :

Tabel 4.20 Matriks Perbandingan Sub Kriteria

Management and Organization

E1 E2 E3 E4

E1 1 1 3 1

E2 1 1 3 1

E3 0.33 0.33 1 0.33

E4 1 0.2 3 1

Jumlah 3.33 3.33 10 3.33

63% 11%

25%


Lokasi (D1)

Kecepatan dan Ketepatan Waktu Pengiriman (D2)

Ketepatan Jumlah (D3)

202





. misal, pada E4 dengan E1 merupakan

hasil perbandingan

pada perbandingan E1 dan E4.


sub kriteria Management and Organization untuk

menentukan prioritas dari tiap kriteria yang ada. Yaitu

sebagai berikut :

Tabel 4.21 Matriks Nilai Sub Kriteria

Managemant and Organization

E1 E2 E3 E4 Prioritas

E1 0.3 0.3 0.3 0.33 0.28

E2 0.3 0.3 0.3 0.33 0.28

E3 0.1 0.1 0.1 0 0

E3 0.28 0.28 0.3 0.33 0.33

Jumlah 1 1 1 1




tabel. Contoh

pada perbandingan E1 dan E1

(tabel 4.21).



203


. contohnya lihat pada cell

(Tabel 4.21) dengan nilai 0.28 diperoleh dengan cara

( )


maksimum pada sub kriteria Management and

Organization :



1 1 3 1 0.28 1.22

1 1 3 1 * 0.28 = 1.79

0.33 0.33 1 0.33 0 0.71

1 0.2 3 1 0.33 0.46




1.2 0.28 4

1.2 : 0.28 = 4

0.4 0 4

1.2 0.33 4



4

4 = 4

4

4

204









dinyatakan sesuai.

Tabel 4.22 Pengurutan Sub Kriteria Pengiriman


Kemampuan Teknis dan

Pemecahan Masalahnya (E1)

0.28 28 %

Tingkat Kemudahan Komunikasi

(E2)

0.28 28 %

Status Financial (E3) 0 0 %

Performance History (E4) 0.33 33 %

Jumlah 1.00 100 %

205



3. Mengukur Kinerja Supplier

Dari pengolahan data menggunakan metode AHP

(Analytical Hierarchy Process) diperoleh pembobotan

kriteria dan subkriteria yang mempengruhi pengambilan

keputusan dalam evaluasi kinerja supplier. Berikut ini

adalah gambar yang menunjukkan pembobotan (prioritas)

untuk semua kriteria dan subkriteria penilaian :

Gambar 4.12 Pembobotan antar kriteria dan

subkriteria

28%

28%

0% 12%


Kemampuan Teknis dan Pemecahan Masalahnya (E1)

Tingkat Kemudahan Komunikasi (E2)

Status Financial (E3)

Performance History (E4)

206

Berdasarkan gambar diatas, dapat dilihat kriteri dengan

prioritas terbesar untuk pengambilan keputusan evaluasi

kinerja supplier adalah kepercayaan (trust) dengan memiliki

bobot sebesar 0.44, kemudian peringkat kedua diikuti oleh

kualitas (quality) dengan bobot sebesar 0.22, peringkat

ketiga diikuti dengan biaya (cost) dengan bobot 0.1699 lalu

diikuti dengan pengiriman (delivery) dan menagement and

organization dengan bobot prioritas masing-masing sebesar

0 yang dapat dikatan memiliki tingkat kepentingan yang

sama dan lebih kecil jika dibandingkan dengan kriteria

lainnya.

Pada gambar 4.12 dapat dilihat pula pembobotan

subkriteria dalam setiap kriteria. Terlihat bahwa terdapat

subkriteria yang juga memiliki besar prioritas kepentingan

antara satu dan lainnya. Dalam kriteria kepercayaan (trust)

dapat di lihat bahwa prioritas terbesar ada pada sub kriteria

lamanya kerja sama (A1) dengan bobot sub kriteria 0.633.

pada kriteria kualitas (quality) sub kriteria dengan bobot

prioritas terbesar dimiliki oleh adanya sertifikasi (dokumen)

(B3) dengan bobot prioritas 0.33. kriteria biaya (cost) bobot

prioritas ada pada sub kriteria biaya pengiriman dan

pemesanan (C1) sedangkan pada kriteria pengiriman

(delivery) bobot prioritas terbesar ada pada subkriteria

207

lokasi (D1) dan kriteria management and organization bobot

prioritas terbesar dimiliki oleh performance history supplier

(E4) dengan bobot nilai 0.33.

Dari gambar 4.12 merupakan pembobotan antar kriteria

dan sub kriteria. setelah nilai prioritas setiap kriteria dan

subkriteria telah diperoleh maka hal itu dapat dipergunakan

dalam penentuan bobot antar alternatif dalam setiap

subkriteria. Alternatif yang dimaksud disini ialah supplier-

supplier pilihan yang akan dipilih untuk dievaluasi

kinerjanya agar dapat menjadi bahan pertimbangan dalam

seleksi proses procurement yang akan dilaksanakan dan

dapat menjadi bahan pertimbangan juga informasi supplier

potensial yang dapat meningkatkan kinerja pada PT. Tata

Udara Nusantara. Sebagai contoh perhitungan, ada lima (5)

supplier yang akan dievaluasi atas kinerja yang dilakukan

selama proses procurement berlangsung yaitu :

1. PT. Angkasa Pura (X)

2. PT. Nusantara Abadi (Y)

3. PT. Cakrawala Indotama (Z)

4. PT. Abadi Jaya (W)

5. PT. Bima Kusuma (K)

Dimana masing-masing supplier akan diberikan

penilaian atas kinerja yang dilakukan berdasarkan kepada

208

kriteria-kriteria yang telah diuraikan atau terdapat pada

gambar 4.12. masing-masing subkriteria supplier akan

diberikan nilai lima (5) jika hasil yang telah dilakukan

sangat baik, empat (4) baik, tiga (3) cukup, Dua (2) jika

kurang dari cukup dan satu (1) pemberian nilai bergantung

kepada hasil kinerja yang telah diberikan supplier dan

decision maker sebagi pemberi penilaian. Sebagai contoh

yaitu sebagai berikut:

209

Tabel 4.23 Nilai Prioritas antara Alternatif dalam Subkriteria

No. Nama Supplier Kepercayaan

(Trust) Kualitas

(Quality) Biaya

(Cost) Pengiriman

(Delivery) Management and

Organization

A1 A2 A3 B1 B2 B3 B4 C1 C2 C3 D1 D2 D3 E1 E2 E3 E4

1. PT. Angkasa Pura (x) 2 4 3 1 4 2 4 2 5 2 5 3 2 4 2 4 3

2. PT. Nusantara Abadi (y) 4 4 4 2 2 4 2 4 2 1 4 2 5 1 2 1 4

3. PT. Cakrawala Indotama (z) 5 2 2 3 2 4 3 3 3 4 5 2 3 2 5 3 2

4. PT. Abadi Jaya (W) 5 4 2 5 4 4 2 3 5 3 4 1 4 5 2 4 5

5. PT. Bima Kusuma (K) 2 3 3 3 3 3 2 4 5 2 4 2 1 2 4 3 4

Jumlah 18 17 14 14 15 17 13 16 20 12 22 10 15 14 15 15 18

Nilai Matriks

1. PT. Angkasa Pura (x) 0.11 0.23 0.21 0.07 0.27 0.12 0.31 0.12 0.25 0.16 0.22 0.3 0.13 0.28 0.13 0.26 0.16

2. PT. Nusantara Abadi (y) 0.22 0.23 0.28 0.14 0.13 0.23 0.15 0.25 0.1 0.08 0.18 0.2 0.33 0.07 0.13 0.06 0.22

3. PT. Cakrawala Indotama (z) 0.28 0.12 0.14 0.21 0.13 0.23 0.23 0.18 0.15 0.33 0.22 0.2 0.2 0.14 0.33 0.2 0.11

4. PT. Abadi Jaya (W) 0.28 0.23 0.14 0.35 0.27 0.23 0.15 0.18 0.25 0.25 0.18 0.1 0.26 0.35 0.13 0.26 0.27

5. PT. Bima Kusuma (K) 0.11 0.17 0.21 0.21 0.2 0.17 0.15 0.25 0.25 0.16 0.18 0.2 0.07 0.14 0.27 0.2 0.22

Keterangan :

1 : Buruk 2 : Kurang dari cukup 3: Cukup 4 : Baik 5 : Sangat Baik

Tabel 4.24 Nilai prioritas Evaluasi Kinerja Supplier Keseluruhan

No. Nama Supplier Kepercayaan

(Trust)

Kualitas

(Quality)

Biaya

(Cost)

Pengiriman

(Delivery)


1. PT. Angkasa Pura (x) 0.14 0.17 0.17 0.2 0.2

2. PT. Nusantara Abadi (y) 0.25 0.14 0.2 0.22 0.14

3. PT. Cakrawala Indotama (z) 0.22 0.2 0.2 0.22 0.2

4. PT. Abadi Jaya (W) 0.25 0.25 0.2 0.2 0.25

5. PT. Bima Kusuma (K) 0.14 0.2 0.25 0.14 0.2

210

Penjelasan :

Pada tabel 4.24 menunjukkan penilaian alternatif atau

evaluasi kinerja antara supplier PT. Angkasa Pura (x), PT.

Nusantara Abadi (y), PT. Cakrawala Indotama (z), PT.

Abadi jaya (W) dan PT. Bima Kusuma (K) yang

menunjukkan masing-masing nilai supplier terhadap setiap

subkriteria dalam kriteria-kriteria utama yang telah di

tentukan. Misal pada kolom (kepercayaan) nilai tertinggi

dihasilkan oleh PT Nusantara Abadi (Y) dan PT Abadi Jaya

(W) dengan nilai 0.25. angka ini diperoleh berdasarkan

kepada perhitungan nilai matriks yang dihasilkan (Kolom)

pada tabel 4.23 dikalikan dengan nilai/kolom prioritas pada

sub kriteria kepercayaan (trust) pada tabel 4.9. setelah nilai

pada masing-masing supplier untuk setiap sub kriteria

diperoleh maka tahap terakhir ialah memperhitungkan nilai

masing-masing supplier terhadap kriteria utama penilaian,

hasil akhir inilah yang akan menggambarkan potensi

supplier dalam kinerja yang telah dilakukan. Hasil dari

penilaian untuk ketiga supplier tersebut ialah :

Tabel 4.25 Penilaian Evaluasi Kinerja Supplier

No. Alternatif / Supplier Nilai

1. PT. Angkasa Pura (x) 0.17

2. PT. Nusantara Abadi (y) 0.2

3. PT. Cakrawala Indotama (z) 0.2

4. PT. Abadi Jaya (W) 0.25

5. PT. Bima Kusuma (K) 0.17

211

4.2.3. Analisis Keputusan (Decision Analysis)

Setelah melakukan dan memperoleh informasi proses sistem lama

berjalan berdasarkan analisis sebelumnya dan segala bentuk fungsional serta

non-fungsional kebutuhan, didapatkan gambaran sistem usulan yang akan

dikembangkan yaitu pada gambar 4.13 :

Gambar 4.13 Rich Picture Sistem Usulan

212

Adapun proses yang dijalankan dalam rich picture sistem usulan

pada gambar 4.13 adalah sebagai berikut :

1. Admin merupakan kunci dalam proses pelaksanaan e-

procurmenet untuk dapat melakukan proses access dan

manage data (edit, delete dan update) segala yang berkaitan

dengan proses pelaksanaan procurement baik berupa

informasi, dokumen, user baik internal maupun eksternal

seperti supplier.

2. Admin dapat mengakses (view) dan mengelola data dan

dokumen pelaksanaan procurement.

3. Staf procurement akan meng-input data permintaan barang

(Material Request) yang diperlukan kedalam sistem, meng-

upload file dan membuka event procurement atau membuat

procurement invitation/RFQ sesuai dengan kebutuhan barang

perusahaan. melakukan proses access & manage (edit, delete

dan update) data procurement berupa barang yang diperlukan

baik berupa jumlah, spesifikasi dan harga beserta informasi

yang terkait lainnya.

4. Supplier yang sudah terdaftar akan dapat mengakses informasi

yang berkaitan dengan proses procurement. Khususnya

supplier akan menerima procurement invitation yang telah

dibuat dan berhak untuk menolak ataupun mengikuti proses

penawaran procurement.

213

5. Supplier yang terdaftar tetapi belum melengkapi data dalam

sistem maka dapat melakukan entry data perusahaan sesuai

dengan form yang telah desediakan dalam sistem dan

sedangkan bagi supplier yang telah melakukan registrasi dapat

meng-update data.

6. Supplier akan mengajukan penawaran harga atas barang yang

dibutuhkan oleh perusahaan (membuat quotation).

7. Staf procurement akan me-review dan memproses penawaran

yang diajukan oleh supplier baik berupa dokumen dan

kesesuaian spesifikasi yang dibutuhkan.

8. Bagian procurement akan me-review penawaran yang diajukan

supplier dan melakukan negosiasi jika diperlukan. Kemudian

jika sudah ditemukan kesesuaian hasil yang di dapat maka staf

procurmeent akan memberikan approval atas penawaran yang

diajukan supplier dimana hanya dapat mengajukan maksimal

tiga (3) penawar untuk meminta persetujuan pihak manajerial

perusahaan.

9. Pihak internal akan me-review permintaan barang/material,

penawaran supplier, cetak dokumen/file dan melihat kinerja

supplier yang pernah dilakukan ataupun view data peran

supplier pada proses pelaksanaan sebelumnya.

10. Setalah melakukan review terhadap penawaran supplier maka

pihak manajerial perusahaan akan melakukan approval atas

214

supplier yang diajukan oleh staf procurement dan memenuhi

kualifiksi kebutuhan barang perusahaan.

11. Supplier terpilih dapat melihat status penawaran yang diajukan

dalam proses procurement, apakah berhasil atau belum sesuai

dengan kualifikasi.

12. Bagian staf procurement akan membuatkan Purchase Order

yang akan dikirimkan kepada supplier dan sebagai acuan bagi

pihak logistik untuk melakukan pengecekan kesesuaian

material yang dikirimkan oleh masing-masing supplier.

13. Logistik/engineering akan update data gudang/penyimpanan

material yang diterima pada gudang perusahaan. Kemudian

jika data barang telah di update operation manager dapat

melihat data gudang.

14. Staf procurement akan melakukan evaluasi kinerja supplier

yang rutin dilakukan setiap tahunnya, untuk mengukur kinerja

supplier yang telah dilakukan dengan melihat kesesuaian hasil

dengan harapan perusahaan.

15. Pihak manejerial akan me-review penilaian kinerja supplier

yang telah dilakukan.

16. Jika penilaian kinerja telah sesuai maka akan dilakukan

approval oleh pihak manejerial dan menjadi catatan kinerja

supplier yang kemudian akan menjadi bahan pertimbangan

keberlanjutan kerjasama pada proses procurement selanjutnya.

215

17. Sistem akan memfasilitasi dalam komunikasi dan interaksi

antara supplier dengan staf procurement dalam bernegosiasi

terkaitan dengan penawaran barang yang dibutuhkan

18. Staf administrasi jika selama tiga priode berturut-turut

menemukan kinerja yang tidak memuaskan maka status

supplier akan dinonaktifkan sampai jangka waktu tertentu.

19. Supplier yang tidak sesuai dengan kualifikasi atau kinerja yang

diharapkan selama tiga periode berturut-turut tidak akan dapat

melakukan pengajuan penawaran harga (quotation) dan

mengakses sistem.

20. Segala bentuk data dan informasi terkait selama proses

pelaksanaan procurement akan disimpan dalam database

(storage data)

21. Data dan informasi yang terdapat dalam pelaksanaan

procurement akan dapat diakses sesuai dengan kebutuhan serta

hak akses masing-masing pengguna sistem (Load data).

Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan serta diuraikan

dalam tahap sebelumnya maka dapat dilihat perbandingan sistem berjalan

dan sistem usulan yang di uraikan berdasarkan pada kekurangan serta

kelebihannya pada tabel 4.26 berikut :

Tabel 4.26 Perbandingan Sistem Berjalan dan Usulan

Kelebihan Kekurangan

1. Tidak perlu perawatan 1. keterbatasan dalam

216

Sistem Berjalan

khusus untuk perawatan

ataupun perbaikan sistem

penyampaian informasi

dan pencarian supplier

2. Tidak memrlukan staf

ahli khususnya pada

divisi IT

2. Proses pengelolaan data

dan informasi maupun

pemberkasan belum

tertata dengan baik

3. Pengelolaan laporan

atau informasi yang

belum terintegrasi

4. Komunikasi dan

interaksi yang terjadi

ataupun terjalin

menggunakan telepon

ataupun email

khususnya sengan

supplier

5. Proses evaluasi kinerja

supplier yang tidak

terpantau dan

terintegrasi dalam

pelaksanaan proses

procurement sehingga

berjalan kurang efektif

Sistem Usulan

1. Pihak internal maupun

eksternal dapat terlibat

secara langsung dalam

sistem sesuai dengan

peran dan tanggung

jawab dalam mengakses

data dan informasi

1. Diperlukan biaya yang

cukup besar dalam

penerapan dan

pemelihaaan sistem

2. Tersedianya database

sehingga data dan

informasi dapat terkelola

dan tertata dengan baik

2. Diperlukannya sumber

daya manusia yang

memiliki kompetensi

dalam pelaksanaan IT

3. Pengelolaan laporan

ataupun informasi dapat

diakses secara realtime

sesuai kepada kebutuhan

pengguna

3. Perlu adanya pelatihan

(training) bagi user

mengenai penggunaan

sistem

4. Sistem memudahkan

dalam komunikasi

khusunya staf

procurement dengan

217

supplier yang

terintegrasi dan

dukungan beberapa fitur

dalam sistem

5. Prose penilaian evaluasi

kinerja supplier yang

terintegrasi dapat

membantu dalam

pengambilan keputusan

4.3. Design (Perancangan Sistem)

Setelah melakukan tahap analisis sistem maka tahap selanjutnya adalah

desain sistem. Pada tahap ini yang dilakukan ialah perancangan desain logik dan

desain fisik yang meliputi perancangan proses sistem, perancangan database dan

perancangan interface.

4.3.1. Desain Logik (Logical Design)

Pada tahap ini ialah menggambarkan sistem berinteraksi atau

behaviour yang terjadi dengan pengguna/aktor sistem dan bagaimana

proses didalam sistem terlaksana yang digambarkan dalam sebuah desain

logik.

1. Identifikasi Aktor dan usecase

Mendeskripsikan siapa saja yang terlibat didalam menjalankan sistem

secara langsung serta dapat memberikan nilai bagi penggunanya dan

sistem behaviour / fungsionalitas yang terdapat didalam sistem.

a. Identifikasi Aktor

Aktor atau pengguna yang terlibat langsung dalam menjalankan

sistem yaitu terdapat pada tabel 4.27 :

218

Tabel 4.27 Identifikasi Aktor

No. Aktor Description

1. Staf Administrasi Orang yang akan mengelola dan mengatur

pengguan sistem (user) dan data serta

dokumen yang terkait dalam pelaksanaan

procurement

2. Supplier Orang yang akan mengajukan penawaran

harga atas kebutuhan barang/jasa

perusahaan dalam proses procurement

3. Staf Procurement Orang yang akan meng-input kebutuhan

material, membuat permintaan harga

kepada supplier (RFQ/procurement

invitation), mengevaluasi kinerja dan

bernegosiasi dengan supplier

4. Engineering me-review kinerja dan peran supplier

selama ini dalam proses procurement yang

pernah berjalan, memastikan bahwa

kebutuhan dalam proses pelaksanaan

procurement sesuai spesifikasi penawaran

dan meng-update data barang

5. Operation manager Aktor yang akan menyetujui permintaan

barang/jasa yang diperlukan, memonitoring

pelaksanaan procurement dengan me-

review dan memberikan approval atas

penawaran yang di ajukan atau me-review

permintaan barang, approval penilaianan

kinerja dan memonitoring stock barang

pada gudang

219

b. Identifikasi Usecase

Berikut merupakan daftar usecase teridentifikasi yang terdapat

dalam pengembangan sistem e-procurement, sebagai berikut (Tabel

4.28) :

Tabel 4.28 Identifikasi Use Case

No. Usecase Name Description Actor

1. Login Use Case menggambarkan

kegiatan login ke dalam

sistem dengan mengisi data

username dan password

Staf administrasi

Supplier

Staf procurement

Engineering

Operation

Manager

2. Logout Use Case menggambarkan

kegiatan untuk keluar dalam

sistem

Staf administrasi

Supplier

Staf procurement

Engineering

Operation

Manager

3. Management user Use Case menggmbarkan

kegiatan dalam pengelolaan

pengguna (user) sistem

Staf administrasi

4. Manage data

Pegawai

Use Case menggambarkan


data pegawai

Staf administrasi

5. Manage data

supplier


kegiatan dalam pengolahan

data supplier yang telah

melakukan registrasi

sebelumnya

Staf administrasi

6. Manage data barang Use Case menggambarkan


data barang

Staf administrasi

7. View data supplier Use Case menggambarkan

kegiatan untuk melihat

profile supplier

Staf procurement

Engineering

Operation

Manager

8. Manage MR Use Case menggambarkan


data permintaan barang yang

dibutuhkan oleh perusahaan

(material request)

Staf administrasi

Staf procurement

9. Manage RFQ Use Case menggambarkan

kegiatan pengelolaan data

permintaan harga berupa

Staf administrasi

Staf procurement

220

barang yang dibutuhkan

perusahaan untuk diajukan

dalam proses procurement

10. Approval RFQ Use Case menggambarkan

kegiatan untuk memberikan

persetujun terhadap

permintaan harga atas

barang yang diperlukan

Operation

Manager

11. Melengkapi data

Supplier


kegiatan bagi supplier untuk

mengisi data perusahaan

sesuai dengan form yang

telah disediakan

Supplier

12. Submit quotation Use Case menggambarkan

kegiatan pengajuan

penawaran harga oleh

supplier kepada perusahaan

atas barang/jasa yang

diperlukan

Supplier

13. View quotation Use Case menggambarkan

kegiatan bagi pihak internal

perusahaan untuk me-review

quotation yang diajukan dan

mengajukan supplier untuk

dilakukan perstujuan

pemenang dalam proses

procurement

Staf procurement

14. Negotiation Use Case menggambarkan

kegiatan

penawaran/negoasiasi antara

pihak supplier dengan staf

procurement

Staf procurement

supplier

15. View procurement

tracking


kegiatan untuk melihat peran

yang telah dilakukan supplier

dalam pelaksanaan

procurement selama ini.

Engineering

Operation manager

16. View MR Use Case menggambarkan

kegiatan untuk me-review

material request yang

dibutuhkan

Engineering

Operation manager

17. View kinerja

supplier


kegiatan untuk melihat

penilaian kinerja supplier

yang telah dilakukan.

Operation manager

18. Approval Quotation Use Case menggambarkan

kegiatan untuk menyetujui

quotation yang diajukan

supplier

Operation manager

19. View award Use Case menggambarkan supplier

221

acceptance kegiatan melihat status hasil

pengadaan barang/jasa yang

diajukan dalam proses

procurement

20. Manage PO Use Case menggambarkan

kegiatan kegiatan untuk

pengelolaan data purchase

order (PO)

Staf procurement

Staf administrasi

21. View PO Use Case menggambarkan

kegiatan untuk me-review PO

yang telah dibuat oleh staf

procurement

Engineering

22. Manage data

gudang


kegiatan untuk pengelolaan

data barang pada gudang

khususnya pada perusahaan

Engineering

Staf administrasi

23. View data gudang Use Case menggambarkan

kegiatan untuk me-review

daftar barang yang tersedia

dalam gudang.

Operation manager

24. Manage Periode

Penilaian

Usecase yang

menggambarkan kegiatan

untuk memilih supplier yang

akan di berikan penilaian

Staf procurement

Staf Administrasi

25. Entry penilaian

kinerja

Supplier


kegiatan dalam memberikan


yang telah dilakukan dalam

proses procurement

Staf procurement

Staf Administrasi

26. Manage Bobot

Kriteria


kegiatan dalam pengelolaa

nbobot setiap kriteria utama

yang digunakan dalam

penilaian kinerja

Staf procurement

Staf Administrasi

27. Manage Sub

Kriteria



sub kriteria yang akan

menjadi bagian dalam

kriteria utama

Staf procurement

Staf Administrasi

28. Manage data kriteria

penilaian



kriteria penilaian utama

Staf procurement

Staf Administrasi

29. Manage Bobot Sub

Kriteria



bobot pada setiap sub kriteria

penilaian evaluasi kinerja

supplier

Staf procurement

Staf Administrasi

30. Approval Penilaian Use Case menggambarkan


persetujuan / approval pada

Engineering

Operation

Manager

222

penilaian evaluasi kinerja

supplier di setiap periodenya

31. Lihat Dan Tulis

Pesan Komentar


kegiatan untuk saling

berkomunikasi untuk

melakukan kesepakatan

penawaran

Staf procurement

Supplier

32. Manage data akun Use Case menggambarkan

kegiatan untuk mengelola

data akun pribadi bagi

masing-masing user

Staf Administrasi

Engineering

Staf procurement

Operation manager

supplier

2. Desain Proses

Setelah melakukan identifikasi aktor dan usecase yang memiliki

kemungkinan untuk terdapat dalam sistem e-procurement ini, maka

tahap selanjutnya ialah menggambarkannya ke dalam sebuah diagram

serta menjelaskan bagaimana perancangan proses tersebut dapat terjadi

secara deskriptif.

a. Use Case Diagram

Mendeskripsikan interaksi antara user dengan sistem. Pada

gambar 4.14 menggambarkan usecase pada sistem e-

procurement dalam penerlitian ini berdasarkan kepada

identifikasi aktor dan usecase pada tahap sebelumnya.

Narasi Use Case Digunakan untuk mendeskripsikan secara

tekstual interaksi dan langkah-langkah yang terjadi antara sistem

dan penggunanya. Narasi usecase dalam penelitian ini dapat

dilihat pada tabel 4.29 sampai dengan tabel 4.61.

223

Gambar 4.14 Diagram Use Case sistem E-Procurement

224

Tabel 4.29 Narasi Use Case LogIn

Use case Name LogIn

Use case ID 1

Actor Staf administrasi, Supplier, Staf procurement,

Engineering, dan Operation Manager

Description Proses input data login oleh user untuk dapat mengakses

sistem

Precondition Membuka halaman website

Trigger Aktor mengakses halaman login

Typical Course of Event Actor Action System Response

1. Pilih menu login 2. Menampilkan form login

3. Input username dan

password

4. klik login 5. validasi data login

6. Menampilkan halaman

utama dengan tampilan

sesuai level user

Alternate Courses 6A. Data login salah atau kosong sistem akan

menampilkan notifikasi “data login salah atau akun

sedang di nonaktifkan‟

Conclusion Aktor berhasil login kedalam sistem

Post Condition Halaman utama sistem

Tabel 4.30 Narasi Use Case Logout

Use case Name LogOut

Use case ID 2

Actor Staf administrasi, Supplier, Staf procurement,

Engineering, dan Operation Manager

Description Proses keluar dari sistem

Precondition Aktor melakukan login kedalam sistem

Trigger Aktor ingin keluar dari sistem


1. Klik tombol “logout” 2. Menampilkan halaman

login

Alternate Courses -

conclusion Aktor berhasil keluar dari sistem

Post Condition Menampilka form login

Tabel 4.31 Narasi Use Case Management user

Use case Name Management User

Use case ID 3

225

Actor Staf Administrasi

Description Proses pengelolaan data pengguna sistem (user)

Precondition Aktor melakukan login ke dalam sistem

Trigger Aktor mengakses menu Management user


1. Memilih menu

Management user

2. Menampilkan data user

3. Memilih fungsi “tambah” 4. Menampilkan form user

5. Meng-input data user

6. Pilih jenis user

7. Pilih level user

8. Klik “submit” 9. Menyimpan data user

Alternate Courses 3A. Memilih fungsi “edit” untuk merubah data user

3B. Memilih fungsi “hapus” untuk menghapus data user

4B. Sistem menampilkan konfirmasi hapus data

8B. untuk data yang berhasil dihapus sistem akan

menampilakan „data berhasil dihapus‟, untuk tidak jadi

dihapus kembali pada langkah 2.

conclusion Aktor berhasil mengelola data user dan menambah data

pegawai serta user

Post Condition Menampilkan data user

Tabel 4.32 Narasi Use Case Manage Data Pegawai

Use case Name Manage data pegawai

Use case ID 4


Description Proses pengelolaan data pegawai

Precondition Ssitem telah menambahkan data user untuk level pegawai

Trigger Aktor mengakses menu pegawai


1. Memilih menu pegawai 2. Menampilkan data

pegawai

3. Memilih tombol

“lengkapi”

4. Menampilkan form data

pegawai

5. Meng-input data pegawai

6. klik submit 7. Menyimpan data

pegawai

Alternate Courses 3A. Pilih „Edit‟ untuk mengubah data pegawai

conclusion Aktor berhasil mengelola data pegawai

Post Condition Menampilkan data pegawai

226

Tabel 4.33 Narasi Use Case Manage Data Supplier

Use case Name Manage data supplier

Use case ID 5


Description Proses Pengelolaan data supplier

Precondition Aktor telah menambahkan data user untuk level supplier

Trigger Aktor mengakses menu pegawai


1. Memilih menu data

supplier

2. Menampilkan data

Supplier

3. Memilih tombol

“Lengkapi”


supplier

5. Meng-input data supplier

6. klik submit 7. Menyimpan data

supplier

Alternate Courses 3A. Pilih „edit‟ untuk mengubah data supplier

Conclusion Aktor berhasil mengelola data supplier

Post Condition Menampilkan data supplier

Tabel 4.34 Narasi Use Case Manage Data Barang

Use case Name Manage data barang

Use case ID 6


Description Proses Pengelolaan data barang

Precondition Aktor Login kedalam sistem

Trigger Aktor Mengakses Menu data barang



barang

2. Menampilkan data

barang

3. Memilih tombol

“tambah”


barang

5. Meng-input data barang

6. klik save 7. Menyimpan data barang

Alternate Courses 3A. Memilih fungsi „edit‟ untuk merubah data barang

3B. Memilih fungsi „hapus‟ untuk menghapus data barang

4B. Sistem menampilkan konfirmasi hapus data

7B. Untuk data yang berhasil dihapus sistem

menampilkan pesan „data berhasil dihapus‟, untuk data

tidak jadi dihapus kembali pada langkah 2.

Conclusion Aktor berhasil mengelola data barang

Post Condition Menampilkan data barang

227

Tabel 4.35 Narasi Use Case View data Supplier

Use case Name View data Supplier

Use case ID 7

Actor Staf procurement, Engineering dan Operation Manager

Description Proses menampilkan dan melihat data supplier


Trigger Aktor Mengakses Menu data Supplier


1. Memilih menu supplier 2. Menampilkan data

supplier

3. Memilih tombol “view” 4. Menampilkan detail data

supplier

Alternate Courses 3A. Klik fungsi „see document‟ untuk menampilak

dokumen supplier

Conclusion Aktor berhasil menampilkan dan melihat data supplier

Post Condition -

Tabel 4.36 Narasi Use Case Manage MR

Use case Name Manage MR

Use case ID 8

Actor Staf Administrasi dan Staf procurement

Description Proses mengelola data Material Request (MR)


Trigger Aktor Mengakses Menu data Material Request (MR)


1. Memilih menu Material

Request

2. Menampilkan data

Material Request

3. Memilih tombol

“Tambah”

4. Menampilkan form

Material Request

5. pilih material

6. Klik „submit‟ 7. Menyimpan data

material request

Alternate Courses 3A. Memilih fungsi „edit‟ untuk merubah data Material

Request

3B. Memilih fungsi „hapus‟ untuk menghapus data

Material Request

3C. Memilih fungsi „upload‟ untuk mengunggah file MR

4A. Sistem menampilkan konfirmasi hapus data

4B. menampilkan form dokumen

5A. pilih dokumen klik „upload‟

7A. Menyimpan file dokumen


228



Conclusion Aktor berhasil mengelola Material Request

Post Condition Menampilkan data Material Request

Tabel 4.37 Narasi Use Case Manage RFQ

Use case Name Manage RFQ

Use case ID 9

Actor Staf Administrasi dan Staf procurement

Description Proses pengelolaan data permintaan harga-RFQ atas

barang yang diajukan kepada supplier


Trigger Aktor mengakses menu RFQ


1. Memilih menu

„procurement‟

2. pilih sub menu „Manage

RFQ‟

2. Menampilkan data

Request for Quotation

(RFQ)

3. Memilih tombol „add‟ 4. Menampilkan form


(RFQ)

5. pilih Id material request

6. pilih material

7. Memilih tombol „submit‟ 8. Menyimpan data


(RFQ)

Alternate Courses 3A. Memilih fungsi „edit‟ untuk merubah data Request for

Quotation (RFQ) selama pelaksanaan belum selesai


Request for Quotation (RFQ)

3C. pilih fungsi „see document‟ untuk meng-upload file


4B. Menampilkan form dokumen RFQ

5A. Pilih dokumen

7A. Memilih fungsi „Reset‟ untuk mengisi ulang data

RFQ

7B. Pilih „delete‟ untuk menghapus dokumen

7B. Pilih „Back‟ untuk kembali pada halam RFQ




229

Conclusion Aktor berhasil mengelola data Request for Quotation

(RFQ)

Post Condition Menampilkan data RFQ

Tabel 4.38 Narasi Use Case approval RFQ

Use case Name Approval RFQ

Use case ID 10

Actor Operation manager

Description Proses untuk memberikan persetujuan atas data

permintaan harga yang diajukan oleh perusahaan /

Request for Quotation (RFQ)

Precondition Aktor logIn ke dalam sistem

Trigger Aktor mengakses Menu Request for Quotation


1. Memilih menu

„procurement‟

2. mengakses submenu

„approve RFQ‟

3. Menampilkan data RFQ

/ Invitation

4. Klik tombol „view‟ 5. Menampilkan detail

RFQ

6. Approve data RFQ 7. simpan data status RFQ

Alternate Courses 4A. klik tombol „see document‟ melihat dokumen RFQ

Conclusion Aktor berhasil menampilkan detail RFQ dan memberikan

persetujuan

Post Condition RFQ akan ditampilkan dalam halaman supplier sebagai

invitation jika kedua aktor telah memberikan approval

atas pengadaan barang /jasa yang diperlukan dan user

hanya dapat mem-view jika RFQ telah di approve

Tabel 4.40 Narasi Use Case Melengkapi Data Supplier

Use case Name Melengkapi Data Supplier

Use case ID 11

Actor Supplier

Description Proses untuk melakukan pengisian data kembali bagi

supplier


Trigger Aktor mengakses menu supplier registration


1. Memilih menu

„registration‟

2. Pilih form registration

yang akan di input

3. Menampilkan form

230

4. Input data registration

6. Klik „Submit data for

Registration‟

7. Menyimpan data

registrasi

Alternate Courses 2A. Pilih form registration “company & contact

information”

2B. Pilih form registration “company document”

2C. pilih form registration “Organization and

experience”

2D. Pilih form “Upload file certification”

4A. Upload file registration

Conclusion Aktor berhasil melakukan registrasi

Post Condition Menampilkan halaman menu registrasi

Tabel 4.41 Narasi Use Case Submit Quotation

Use case Name Submit Quotation

Use case ID 12

Actor Supplier

Description Proses penawaran harga yang diajukan supplier


Trigger Aktor telah melakukan approval RFQ yang diajukan


1. Memilih menu

„procurement‟

2. Mengakses menu

„invitation‟

3. Menampilkan data

RFQ/Invitation

4. klik tombol „view detail‟ 5. Menampilkan detail data

invitation / RFQ

6. Klik tombol „quote‟ 7. Menampilkan form

quotation

8. Meng-input Quotation /

penawaran harga

9. Menampilkan form

upload file

10.Klik submit 11.Menyimpan data

quotation

Alternate Courses 6A. Klik tombol „no quote‟ jika tidak akan mengajukan

penawaran harga

7A. menampilkan peringatan „anda belum melakukan

registrasi‟ jika calon supplier belum mengisi data

registration

9A. Untuk data quotation yang berhasil disimpan akan

menampilkan „your quotaition has been sent‟.

231

Conclusion Aktor berhasil mengajukan quotation / penawaran harga

Post Condition Menampilkan halaman procurement dan invitation hilang

dari halaman user jika pengajuan harga telah diberikan

atau user telah memutuskan untuk tidak mengikuti proses

procurement

Jika penawaran (Quotation) belum mendapatkan

persetujuan atau perubahan status oleh pihak manajerial

supplier dapat melakukan fungsi ‟edit‟ atas penawaran

yang diajukan

Tabel 4.42 Narasi Use Case View Quotation

Use case Name View Quotation

Use case ID 13

Actor Staf procurement

Description Proses untuk melihat penawaran harga / quotation yang

telah diajukan supplier dan meminimalisir jumlah supplier

yang mengajukan penawaran dengan hanya mengajukan

tiga (3) atau min. satu (1) nama supplier sebagai

pemenang yang direkomendasikan

Precondition Aktor login ke dalam sistem

Trigger Aktor mengakses menu quotation


1. Memilih menu

„quotation‟

2. Menampilkan data

quotation

3. memilih „Id RFQ‟ yang

dilaksanakan

4. Menampilkan list

pengajuan penawaran

harga yang dilakukan

supplier

5. Klik fungsi „view‟ 6. menampilkan detail

quotation

7. pilih „Approve‟untuk

mengajukan 3 supplier atau

min. 1 supplier yang akan

diajukan (ubah status

quotation)

8. menyimpan status

quotation supplier terpilih

Alternate Courses 7A. Klik fungsi negotiate untuk melakukan negosiasi pada

supplier dan menampilkan halaman negotiation

Conclusion Aktor berhasil melihat penawaran / quotation yang

diajukan dan memilih supplier yang akan dibandingkan

kepada operation manager

Post Condition Supplier yang sudah di approve akan tampil dalam

halaman approve quotation untuk meminta persetujuan

pihak manajerial. Tapi jika penawaran dilakukan

232

„negosiasi‟ maka akan tampil pada halaman supplier.

Tabel 4.43 Narasi Use Case Negotiation

Use case Name Negotiation

Use case ID 14

Actor Staf procurement, dan Supplier

Description Proses interkasi dan komunikasi yang terjalin dengan

tujuan untuk melakukan negosiasi baik berupa harga,

waktu dll

Precondition Aktor login kedalam sistem

Trigger Staf procurement melakukan negosiasi atas penawaran

(quotation) yang diajukan supplier


1. Memilih menu

„procurement‟

2. Pilih sub menu

negotiation

3. Menampilkan data

negotiation

4. Klik „Response‟ 5. Menampilkan pesan

6. Menampilkan form

message

7. menampilkan form

quotation

9. Masukkan data

penawaran baru ataupun

pesan

10. klik „submit‟ 11. menyimpan data

negotiation

Alternate Courses 4A. Klik „see document‟ untuk menampilkan dokumen

yang diajukan supplier

4B. Klik „Approve‟ untuk mengajukan supplier kepada

manajer

4C. Klik „Reject‟ untuk tidak mengajukan supplier kepada

manajer

Conclusion Aktor melakukan negosiasi dan mendapatkan penawaran

baik berupa harga, spesifikasi dan tenggat waktu

pengiriman barang

Post Condition Supplier yang telah selesai dilakukan negosiasi akan

memiliki dua penawaran baik sebelumnya ataupun

sesudahnya

Tabel 4.44 Narasi Use Case view Procurement Tracking

Use case Name View Procurement Tracking

Use case ID 15

233

Actor Engineering dan Operation manager

Description Proses untuk melihat trackrecord supplier dalam proses

pelaksanaan procurement (Activity History)


Trigger Aktor mengakses menu tracking


1. Memilih menu

„Procurement Tracking‟

2. Pilih priode history

activity

3. Pilih supplier 5. Menampilkan data

history activity supplier

Alternate Courses -

Conclusion Aktor dapat melihat activity history supplier

Post Condition Menampilkan data history supplier

Tabel 4.45 Narasi Use Case View MR

Use case Name View MR

Use case ID 16


Description Proses untuk me-review material request yang dibutuhkan

dalam proyek


Trigger Aktor mengakses halaman Material Request (MR)


1. Memilih menu „material

request‟

2. Menampilkan data

material request

3. klik „view‟ 4. Menampilkan detail

material request

Alternate Courses 3A. Pilih fungsi „cetak‟ untuk mencetak laporan

kebutuhan material

Conclusion Aktor dapat melihat detail ataupun kebutuhan material

request

Post Condition Menampilkan data material request

Tabel 4.46 Narasi Use Case View kinerja supplier

Use case Name View kinerja supplier

Use case ID 17


Description Proses untuk melihat hasil kinerja supplier sebagai bahan

pertimbangan keterlibatan kembali supplier

234


Trigger User mengakses penilaian kinerja supplier atas

penawaran/quotation yang diajukan dalam proses

procurement


1. Memilih menu

„quotation‟

2. Menampilkan data

quotation

3. Pilih „id RFQ‟ 4. Menampilkan satu atau

maksimal 3 data pengajuan

penawaran harga /

quotation supplier yang

telah diajukan oleh staf

procurement

5. Klik tombol „view

Kinerja Supplier‟

6. Menampilkan data dan

grafik kinerja supplier pada

priode yang dipilih (3

priode terakhir)

Alternate Courses -

Conclusion Aktor dapat mengakses dan me-review kinerja supplier

Post Condition sistem menampilkan penilaian kinerja supplier baik dalam

bentuk tabular dan grafik selama 3 tahun terakhir

Tabel 4.47 Narasi Use Case Approval Quotation

Use case Name Approval Quotation

Use case ID 18


Description Proses untuk menyetujui penawaran harga / quotation

yang diajukan oleh supplier sebagai pemenang dalam


Precondition Staf procurement merekomendasikan 1-3 supplier atas

penawaran yang diajukan pada proses procurement

Trigger Aktor mengakses menu quotation


1. Memilih menu „

quotation ‟

2. Menampilkan data

quotation / penawaran

harga supplier

3. Pilih „id RFQ‟ 4. Menampilkan satu atau

maksimal 3 supplier yang

mengajukan penawaran

harga yang diajukan

235

procurement

5. pilih fungsi „view‟ 6. Menampilkan detail

quotation

7. Klik approve 8. Menyimpan data

approval

Alternate Courses 7B. Klik „don‟t approve‟ jika supplier yang diajukan tidak

sesuai dan sistem secara otomatis merubah status quotaion

yang diajukan pada halaman staf procurement

Conclusion Aktor berhasil menyetujui penawaran harga / quotation

yang diajukan supplier

Post Condition Menampilkan pemenang proses procurement pada

halaman announcement pada halaman supplier terkait

yang telah melakukan pengajuan quotation

Tabel 4.48 Narasi Use Case View Award Acceptance

Use case Name View award acceptance

Use case ID 19

Actor Supplier

Description Proses untuk melihat pengumuman pemenang dalam

proses pelaksanaan proses procurement

Precondition Quotation / penawaran harga yang diajukan supplier

dalam proses procurement telah disetujui oleh pihak

manajerial perusahaan

Trigger Proses pengajuan penawaran / quotation telah di approve


1. Memilih menu

„announcement‟

2. Menampilkan data

„announcement‟

3. Klik „register‟ 4. Menyimpan data register

Alternate Courses 3A. klik „view‟ untuk menampilkan detail quotation

penawaran suppier

3B. Klik „download file‟ untuk mendapatkan e-

registration ticket untuk diserahkan kepada panitia

pelaksanaan procurement file dapat di download setelah

user mengklik fungsi „register‟

Conclusion Aktor berhasil melihat announcement atas keberhasilan

bagi penawaran yang telah di ajukannya

Post Condition Menampilkan announcement yang telah dipilih

Tabel 4.49 Narasi Use Case Manage PO

Use case Name Manage PO

Use case ID 20

Actor Staf procurement, Staf Administrasi

236

Description Proses pengelolaan data Purchase Order (PO)


Trigger Aktor mengakses menu data Purchase Order


1. Aktor mengakses menu

manage purchase order

2. Menampilkan data

purchase order

3. Memilih tombol

„tambah‟

4. Menampilkan form

purchase order

5. meng-input data

purchase order

6. klik „save‟ 7. Menyimpan data

purchase order

Alternate Courses 3A. Memilih fungsi „edit‟ untuk merubah data purchase

order


purchase order

7A. untuk data yang berhasil dihapus sistem menampilkan

pesan data berhasil dihapus, untuk data yang tidak jadi

dihapus kembali pada langkah 2.

Conclusion Aktor berhasil mengelola data purchase order

Post Condition Menampilkan data purchase order

Tabel 4.50 Narasi Use Case View PO

Use case Name View PO

Use case ID 21

Actor Engineering

Description Proses untuk menampilkan dan melihat data purchase

order


Trigger Aktor mengakses menu purchase order


1. Memilih menu purchase

order

2. Menampilkan data

purchase order

3. Memilih tombol „view‟ 4. Menampilkan detail data

purchase order

Alternate Courses 3A. Pilih fungsi „download‟ untuk mencetak Purchase

order

Conclusion Aktor berhasil menampilkan dan melihat data purchase

order

Post Condition Menampilkan data purchase order

237

Tabel 4.51 Narasi Use Case Manage Data Gudang

Use case Name Manage Data Gudang

Use case ID 22

Actor Engineering dan staf administrasi

Description Proses untuk mengelola data Gudang dimana user hanya

dapat menambahkan jumlah barang masuk pada data

persediaan barang (update stock)


Trigger Aktor mengakses menu data Gudang



gudang

2. Menampilkan data

persediaan gudang

3. Memilih tombol „add‟ 4. Menampilkan form input

persediaan barang

5. Meng-input data

persediaan barang

6. klik „save‟ 7. Menyimpan data

persediaan barang

Alternate Courses 3A. memilih fungsi „edit‟ untuk mengubah data

persediaan barang

Conclusion Aktor berhasil mengelola data persediaan barang

Post Condition Menampilkan data persediaan barang

Tabel 4.52 Narasi Use Case View Data Gudang

Use case Name View data gudang

Use case ID 23

Actor Operation Manager

Description Proses untuk melihat persediaan data barang pada gudang


Trigger Aktor mengakses menu view data persediaan


1. Mengakses menu data

persediaan

2. menampilkan data

persediaan gudang

3. klik tombol „view‟ 4. Melihat detail material

data persediaan gudang

Alternate Courses 3A. Klik „Cetak persediaan‟ untuk mengetahui persediaan

barang pada gudang

Conclusion Aktor berhasil me-review data barang pada gudang

Post Condition -

238

Tabel 4.53 Narasi Use Case Manage Periode Penilaian

Use case Name Manage Priode Penilaian

Use case ID 24


Description Proses untuk meng-input data supplier yang akan di

evaluasi atau di berikan penilaian


Trigger Aktor mengakses menu penilaian


1. Pilih menu „penilaian

kinerja‟

2. Memilih sub menu

„periode penilaian‟

3. Menampilkan form

periode penilaian

4. Pilih priode penilaian

5. pilih supplier

7. klik submit 8. Menyimpan data periode

penilaian supplier

Alternate Courses -

Conclusion Aktor berhasil memasukkan data periode penilaian

supplier

Post Condition Menampilkan data penilaian kinerja supplier

Tabel 4.54 Narasi Use Case Entry Penilaian Kinerja Supplier

Use case Name Entry Penilaian Kinerja Supplier

Use case ID 25

Actor Staf procurement, staf Administrasi

Description Proses untuk meng-input nilai kinerja supplier

berdasarkan periode penilaian




1. Pilih menu „penilaian

kinerja‟

2. Memilih sub menu „entry

penilaian‟

4. Pilih priode penilaian

5. Klik tombol „get‟ 6. Menampilkan form


7. Pilih supplier yang akan

diberikan penilaian

8. Mengisi form penilaian

239

supplier

10. klik tombol „submit‟ 11. Menyimpan data

penilaian

Alternate Courses -

Conclusion Aktor berhasil melakukan penilaian terhadap kinerja

supplier

Post Condition Supplier yang sudah diberikan penilaian pada periode

tertentu sudah dapat dipilih kembali untuk dilakukan

penilaian

Tabel 4.55 Narasi Use Case Manage Bobot Kriteria

Use case Name Manage Bobot Kriteria

Use case ID 26


Description Proses untuk menentukan bobot pada kriteria utama

penilaian


Trigger Aktor Mengakses menu penilaian


1. Memilih menu Penilaian

kinerja

2. Memilih sub menu

„Manage Kriteria‟

3. Menampilkan data

kriteria

4. Pilih „Update bobot

kriteria‟

5. Menampilkan matriks

nilai

6. entery bobot kriteria

7. Klik „submit‟ 8. Menyimpan bobot

kriteria

Alternate Courses -

Conclusion Aktor berhasil mengelola data bobot kriteria utama

Post Condition Menampilkan halaman manage kriteria

Tabel 4.56 Narasi Use Case Manage Sub Kriteria

Use case Name Manage Sub Kriteria

Use case ID 27


Description Proses untuk mengelola data sub kriteria dalam penilaian

evaluasi kinerja supplier


Trigger Aktor mengakses menu penilaian kinerja


240

1. Memilih menu penilaian

kinerja

2. Memilih menu „manage

sub kriteria‟

3. Menampilkan data sub

kriteria

4. klik „add sub kriteria‟ 5. menampilkan form input

sub kriteria

6. Pilih kriteria

7. input sub kriteria

penilaian

8. Klik tombol „submit‟ 9. Menyimpan data sub

kriteria

Alternate Courses 4A. memilih fungsi „view‟ untuk mengubah data sub

kriteria

4B. memilih fungsi „delete‟ untuk menghilangkan data

sub kriteria

4C. memilih fungsi „edit‟ untuk menghilangkan data sub

kriteria


Conclusion Aktor berhasil mengelola data sub kriteria penilaian


Post Condition Menampilkan halaman sub kriteria

Tabel 4.57 Narasi Use Case Manage Data Kriteria Penilaian

Use case Name Manage Data Kriteria Penilaian

Use case ID 28


Description Proses untuk mengelola data kriteria penilaian




1. Memilih menu penilaian

kinerja

2. Memilih sub manage

menu kriteria

3. Menampilkan data

kriteria

4. Klik „add kriteria‟ 5. Menampilkan form input

kriteria

6. input kriteria

7. Klik tombol „submit‟ 8. Menyimpan data kriteria

Alternate Courses 4B. memilih fungsi „hapus‟ untuk menghilangkan data

kriteria penilaian


Conclusion Aktor berhasil mengelola data kriteria utama penilaian

241

Post Condition Menampilkan halaman data kriteria

Tabel 4.58 Narasi Use Case Manage Bobot Sub Kriteria

Use case Name Manage Bobot Sub Kriteria

Use case ID 29

Actor Staf Procurement, Staf Administrasi

Description Proses untuk mengelola bobot pada sub kriteria penilaian





1. mengakses menu

penilaian kinerja

2. Pilih menu manage

kriteria

3. Menampilkan data

kriteria penilaian

4. Pilih „update bobot sub

kriteria‟

5.Menampilkan matriks

sub kriteria

6. entry bobot sub kriteria

7. Klik „save‟ 8. Menyimpan bobot sub

kriteria

Alternate Courses -

Conclusion Aktor berhasil mengelola bobot sub kriteria

Post Condition Menampilkan halaman sub kriteria

Tabel 4.59 Narasi Use Case Approval Penilaian

Use case Name Approval Penilaian

Use case ID 30


Description Proses untuk menyetujui hasil evaluasi kinerja supplier

pada setiap periodenya


Trigger Aktor mengakses menu Penilaian Kinerja


1. Menakses menu

penilaian Kinerja

2. Pilih sub menu view

penilaian kinerja

3. Menampilkan data

periode evaluasi kinerja

supplier

4. klik „view‟ 5. menampilkan penilaian

sesuai periode yang dipilih

242

6. Approve penilaian

7. klik submit 8. Menyimpan status

penilaian

Alternate Courses 6A. Klik „cetak‟ untuk mencetak laporan penilaian sesuai

dengan periode yang diinginkan user

Conclusion Aktor berhasil memberikan Approval penilaian kinerja

supplier

Post Condition Sistem menyimpan penilaian kinerja supplier sebagai

bahan pengambilan keputusan pada proses penentuan

pemenang dalam procurement atas penawaran

(Quotation) yang diajukan oleh supplier

Tabel 4.60 Narasi Use Case Lihat dan Tulis Pesan Komentar

Use case Name Lihat Dan Tulis Pesan Komentar

Use case ID 31

Actor Supplier, Staf procurement,

Description Proses untuk berkomunikasi dan interaksi dalam

kesepakatan spesifikasi penawaran




1. Aktor mengakses menu

„procurement‟

2. pilih sub menu

„nogotiation‟

3. Pilih „reponse‟ 4. Menampilkan detail

penawaran

5. Menampilkan form

pesan

6. Input data

7. Klik „submit‟ 8. Menyimpan data pesan

penilaian

Alternate Courses 3A. Pilih „Approve‟ untuk mengajukan penawaran kepada

manajer

3B. Klik „Reject‟ untuk menolak penawaran

3C. Klik „See document‟ untuk menampilkan dokumen

quotation

Conclusion Aktor berhasil melakukan proses nogotiantion apabila

procurement melakukan approve maka quotation supplier

diajukan ke halaman manajer dan bila di reject penawaran

tidak diajukan kepada manajer

243

Post Condition Menampilkan pesan dan detail penawaran baru serta

pengajuan supplier

Tabel 4.61 Narasi Usecase Manage Data Akun

Use case Name Manage Data Akun

Use case ID 32

Actor Supplier, Staf Administrasi, Engineering, Staf

procurement, Operation manager

Description Proses untuk mengelola data akun user


Trigger Aktor mengakses menu manage data akun


1. Memilih menu data akun

2. menampilkan form edit

data akun

4. Mengisi data akun

5. Klik „save‟ 6. Menyimpan data akun

Alternate Courses -

Conclusion Aktor berhasil mengubah data akun

Post Condition -

b. Activity Diagram

Berikut merupakan diagram yang menggambarkan

workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau

proses bisnis. Diagram ini terbentuk dari use case yang telah di

buat sebelumya, sebagai berikut :

1) Activity Diagram Login

Pada gambar 4.15 menjelaskan kegiatan login untuk dapat

mengakses sistem. Pada sistem e-procurement ini, seluruh aktor

yaitu staf administrasi, supplier, staf procurement, engineering

dan operation manager dapat masuk kedalam sistem. Aktor

mengakses halaman login dan memasukkan data login berupa

244

username dan password. Jika telah dilakukan, maka aktor

mengklik tombol login yang kemudian sistem akan melakukan

konfirmasi status user dalam sistem dan validasi data user.

Apabila data ditemukan maka sistem akan menampilkan

halaman utama atau home sesuai dengan hak akses masing-

masing user. Namun jika data user sedang di nonaktifkan maka

sistem akan menampilkan konfirmasi akun sedang di non

aktifkan atau apabila validasi data login salah sistem akan

menampilkan konfirmasi data login salah serta meminta user

untuk memasukkan data username dan password lainnya.

Gambar 4.15 Activity Diagram Login

245

2) Activity Diagram Logout

Gambar 4.16 Activity Diagram Logout

Gambar 4.16 menjelaskan kegiatan dimana user ingin

keluar dari sistem e-procurement. Untuk keluar sistem, aktor

hanya perlu untuk memilih menu logout dan secara otomatis

akan keluar dan menampilkan halaman login.

3) Activity Diagram Management User

Pada gambar 4.17 menjelaskan kegiatan pengelolaan user

atau pengguna sistem oleh staf administrasi sebagai aktor yang

menjalankan peran tersebut. Aktor memilih menu management

user kemudian sistem merespon dengan menampilkan data user.

Untuk menambah user, aktor dapat memilih tombol “tambah”.

Kemudian sistem akan menampilkan form input data user. User

dipilih dari data pegawai yang tersedia kemudian input data user

berupa username, password serta menentukan level user. untuk

meng-edit data user pilih tombol ”edit” maka sistem akan

menampilkan form edit user. untuk menghapuskan data user,

pilih tombol „hapus‟ kemudian sistem akan menampilkan

246

konfirmasi pesan penghapusan. Jika user memilih “OK” maka

data akan terhapus, sedangkan jika memilih “Cancel” maka

akan kembali pada daftar data user.

Gambar 4.17 Activity Diagram Management User

247

4) Activity Diagram Manage Data Pegawai

Gambar 4.18 Activity Diagram Manage Data Pegawai

Pada gambar 4.18 menjelaskan kegiatan pengelolaan data

pegawai yang dilakukan oleh staf administrasi. Dimana user

dapat melengkapi data pegawai ketika proses manage data user

pada activity diagram sebelumnya telah dilakukan dan data

pegawai dapat bertambah jika user di tambahkan sesuai dengan

levelnya, jika data sudah lengkap diisi user dapat mem-view

data pegawai.

248

5) Activity Diagram Manage Data Supplier

Gambar 4.19 Activity Diagram Manage Data Supplier


supplier yang dilakukan oleh staf administrasi. Dimana user

dapat melengkapi data supplier ketika proses manage data user

pada activity diagram sebelumnya telah dilakukan dan data

supplier dapat bertambah jika user di tambahkan sesuai dengan

levelnya, jika data sudah lengkap diisi user dapat mem-view data

supplier. Dimana data supplier ini juga dapat diisi oleh sendiri

oleh yang berkaitan pada use case melengkapi data supplier.

249

6) Activity Diagram Manage Data Barang

Gambar 4.20 Activity Diagram Manage Data Barang


barang yang dilakukan ole staf administrasi. Dimana user dapat

melakukan penambahan, perubahan dan menghapus data

barang. Data barang akan ditampilkan oleh sistem ketika user

mengakses menu data barang. Pilih “tambah” untuk

menambahkan data barang, pilih tombol “edit” jika ingin

250

mengubah data barang. Semua data yang di-input akan

tersimpan ke dalam database dengan memilih tombol „submit‟.

Jika data yang dimasukkan salah maka dapat di hapus dengan

memilih tombol „hapus‟ kemudian sistem akan menampilkan

konfirmasi penghapusan data. Untuk menyetujuinya pilih „OK‟

dan data akan terhapus. Tetapi, jika ingin dibatalkan pilih

„cancel‟ maka halaman akan kembali pada daftar barang.

7) Activity Diagram View Data Supplier

Gambar 4.21 Activity Diagram View Data Supplier

Pada gambar 4.21 menjelaskan kegiatan untuk

mengetahui informasi supplier oleh staf procurement,

engineering dan operation manager .

251

8) Activity Diagram Manage Data Material Request (MR)

Gambar 4.22 Activity Diagram Manage Data MR


Material Request (MR) yang dilakukan oleh staf administrasi

dan procurement. Dimana user dapat melakukan penambahan,

perubahan dan menghapus data material request. Data MR akan

ditampilkan oleh sistem ketika user mengakses menu material

request. Pilih “tambah” untuk menambahkan data MR. pilih

tombol “edit” jika ingin mengubah data MR. Semua data yang

di-input akan tersimpan ke dalam database dengan memilih

252

tombol „save‟. Jika data yang dimasukkan salah maka dapat di

hapus dengan memilih tombol „hapus‟ kemudian sistem akan

menampilkan konfirmasi penghapusan data. Untuk

menyetujuinya pilih „OK‟ dan data akan terhapus. Tetapi, jika

ingin dibatalkan pilih „cancel‟ maka halaman akan kembali pada

halaman data material request (MR). pada proses ini user juga

dapat melakukan upload file Rencana Anggaran Pembiyaan

(RAP) kedalam sistem.

9) Activity Diagram Manage RFQ

Gambar 4.23 Activity Diagram Manage RFQ

253


Request for Quotation (RFQ) yang dilakukan oleh staf

administrasi dan procurement. Dimana user dapat melakukan

penambahan, perubahan dan menghapus data RFQ barang. Data

RFQ akan ditampilkan oleh sistem ketika user mengakses menu

Request for Quotation. Pilih “tambah” untuk menambahkan data

RFQ, pilih tombol “edit” jika ingin mengubah data RFQ. Pilih

id material request yang akan dibuat, RFQ barang di buat

berdasarkan kepada material request yang telah di buat

sebelumnya. Semua data yang di-input akan tersimpan ke dalam

database dengan memilih tombol „submit‟.

10) Activity Diagram Approval RFQ

Gambar 4.24 Activity Diagram View RFQ


menyetujui atau memberikan persetujuan atas

254

permintaan barang (RFQ) yang telah di keluarkan.

Kegiatan ini dapat diakses oleh bagian operation

manager .

11) Activity Diagram Melengkapi Data Supplier

Gambar 4.25 Activity Diagram Melengkapi Data

Supplier


melengkapi data kedalam sistem e-procurement bagi

supplier baru terdaftar atau melakukan edit data

perusahaan bagi supplier yang telah terdaftar

sebelumnya. Ada empat (4) form registrasi yang harus

di isi oleh supplier yaitu form company & contact

information, company document, organization &

experience dan upload file . Setelah melakukan edit

ataupun meng-input data sesuai dengan form yang

disediakan, user dapat menyimpan data tersebut dengan

255

meng-klik submit pada sistem. Pada proses ini supplier

juga dapat melakukan upload file yang berkaitan

dengan perusahaan supplier yang dianggap perlu

diketahui sebagai nilai tambah.

12) Activity Diagram Submit Quotation

Gambar 4.26 Activity Diagram Submit Quotation

Pada gambar 4.26 menjelaskan aktivitas bagi

supplier untuk mengajukan penawaran harga atas

256

permintaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Setelah

data Request for Quotation (RFQ) di buat oleh bagian

staf procurement maka secara otomatis akan menjadi

invitation bagi supplier untuk mengajukan penawaran

harga. Invitation dapat diakses oleh user pada menu

procurment klik view untuk melihat detail permintaan

harga perusahaan atas barang/jasa ynag diperlukan.

Klik fungsi quote untuk melanjutkan pengiriman

penawaran harga. Namun, jika invitation yang ada tidak

sesuai dengan bidang usaha supplier, user dapat

mengklik „noquote‟ untuk tidak merespon atau tidak

mengikuti peroses procurement. Invitation dapat

diakses atau supplier dapat mengajukan penawaran

harga jika telah melakukan registration sebelumnya.

13) Activity Diagram View Quotation


melihat dan me-review penawaran harga yang diajukan

oleh supplier kepada perusahaan. Aktor yang terlibat

dalam pelaksanaan ini adalam staf procurement. User

dapat melihat detail data penawaran harga / quotation

yang diajukan oleh supplier dengan mengakses menu

quotation dan klik view untuk menampilkan detail atas

setiap masing-masing penawaran yang ada. lalu user

257

dapat mengajukan tiga (3) atau min. satu (1) supplier

yang diajukan sebagai kandidat yang akan diseleksi

oleh pihak manajerial perusahaan. Namun, apabila perlu

dilakukan negosiasi atas penawaran yang diajukan oleh

supplier maka user dapat mengklik fungsi negotiate

lalu sistem akan menampilkan halaman negotiation.

Gambar 4.27 Activity Diagram View Quotation

258

14) Activity Diagram Negotiation

Gambar 4.28 Activity Diagram Negotiation


proses negosiasi yang terjadi antara staf procurement

dengan supplier. Dalam hal ini supplier dapat

memberikan response terhadap negosiasi yang diajukan

staf procurement dengan mengklik tombol response,

jika telah di klik maka akan menampilkan pesan yang

disampaikan staf procurement dan form new quotation

untuk mengajukan penawaran baru, klik submit jika

supplier telah mengisinya. Jika penawaran baru telah

259

diajukan, staf procurement akan mengklik view untuk

melihat penawaran yang baru. Apabila telah disepakati

maka status pengajuan yang ditawarkan supplier akan

diubah oleh staf procurement dengan mengklik fungsi

approve untuk mengajukan kepada manajer.

15) Activity Diagram View Procurement Tracking

Gambar 4.29 Activity Diagram View Procurement Tracking


melihat supplier history activity selama pelaksanaan

proses procurement yang telah berlangsung pada

perusahaan. User dapat mengakses menu procurement

tracking untuk melihatnya, pilih nama supplier dan

periode yang akan dilihat.

260

16) Activity Diagram View Material Request (MR)

Gambar 4.30 Activity diagram View Material Request


melihat data material request yang dibutuhkan oleh

perusahaan. Aktor yang terlibat dalam kegiatan ini

adalah engineering dan operation manager . User dapat

mengakses menu material request kemudian sistem

akan menampilkan seluruh material request yang

dibutuhkan perusahaan. Klik fungsi view untuk melihat

detail material request tersebut maka sistem akan

menampilkan informasi tersebut. Sedangkan, untuk

mencetak material request user dapat mengklik fungsi

cetak.

261

17) Activity Diagram View Kinerja Supplier

Gambar 4.31 Activity Diagram view Kinerja Supplier

Pada gambar 4.31 menjelaskan kegiatan user untuk

mengakses kinerja supplier sebagai bahan pertimbangan

dalam penentuan pemenang pada proses procurement

yang sedang berlangsung. Aktor yang terlibat yaitu

operation manager . User dapat mengakses menu

quotation lalu pilih procurement yang sedang

dilaksanakan klik detail maka sistem akan menampilkan

data penawaran harga yang diajukan supplier pada

proses procurement tersebut. Sistem secara otomatis

262

akan hanya menampilkan 3 (tiga) quotation supplier

yang mendekati permintaan harga dari perusahaan dari

banyak supplier yang mengajukan. User dapat mengklik

view kinerja untuk melihat kinerja dari ketiga supplier

tersebut pada kinerja sebelumnya.

18) Activity Diagram Approval Quotation

Pada gambar 4.32 menjelaskan kegiatan untuk aktor

yaitu operation manager untuk memberikan persetujuan

kepada pemenang proses procurement atas penawaran

harga yang diajukan oleh supplier. User mengakses

menu quotation dan memilih id procurement yang akan

dilakukan persetujuan, setalah menemukan id

procurement yang diperlukan user dapat melihat tiga

supplier yang memberikan penawaran mendekati

permintaan harga perusahaan. Setelah melihat kinerja

ataupun melakukan perbandingan dari ketiga supplier

tersebut, user akan memilih salah satunya untuk

ditunujuk sebagai supplier terpilih dalam proses

procurement dengan mengubah status supplier menjadi

approved.

263

Gambar 4.32 Activity Diagram Approval Quotation

19) Activity Diagram View Award Acceptance

Pada gambar 4.33 menjelaskan aktivitas untuk

supplier melihat hasil keberhasilan dari penawaran

harga yang diajukan pada proses pelaksanaan

procurement. setelah penawaran harga yang diajukan

supplier disetujui oleh pihak manajemen perusahaan

maka user dalam proses ini dapat melakukan registrasi

dalam sistem sebagai bukti telah diterimanya informasi

dan kesanggupan bagi supplier untuk memenuhi

264

kebutuhan perusahaan sesuai dengan apa yang

ditawarkan. Supplier setelah itu juga dapat

mendownload file registration ticket sebagai bukti

keberhasilannya dalam proses procurement dan untuk

ditunjukkan kepada pihak perusahaan. Sedangkan

fungsi detail untuk melihat penawaran yang telah

diajukan.

Gambar 4.33 Activity Diagram Award Acceptance

20) Activity Diagram Manage Purchase Order (PO)

Pada gambar 4.34 menjelaskan kegiatan

pengelolaan data Purchase Order (PO) yang dilakukan

oleh staf procurement. Dimana user dapat melakukan

penambahan, perubahan dan menghapus data PO. Data

265

PO akan ditampilkan oleh sistem ketika user mengakses

menu Purchase Order. Pilih “tambah” untuk

menambahkan data PO, pilih tombol “edit” jika ingin

mengubah data PO. Semua data yang di-input akan

tersimpan ke dalam database dengan memilih tombol

„save‟. Jika data yang dimasukkan salah maka dapat di

hapus dengan memilih fungsi „hapus‟ kemudian sistem

akan menampilkan konfirmasi penghapusan data. Untuk

menyetujuinya pilih „OK‟ dan data akan terhapus.

Tetapi, jika ingin dibatalkan pilih „cancel‟ maka

halaman akan kembali pada halaman data Purchase

Order (PO), dapat di buat jika supplier telah melakukan

registrasi atas keberhasilannya dalam pelaksanaan

proses procurement.

266

Gambar 4.34 Activity Diagram Manage Purchase

Order

21) Activity Diagram View Purchase Order (PO)

Gambar 4.35 Activity Diagram View Purchase Order

267


mengakses data purchase order atas kebutuhan barang

dalam proses procurement. Aktor yang terlibat dalam

kegiatan ini adalah engineering. User mengakses menu

purchase order. User dengan mengklik view untuk

melihat detail purchase order (PO) atau fungsi print

untuk mencetak PO.

22) Activity Diagram Manage Data Gudang

Gambar 4.36 Activity Diagram Manage Data Gudang

268

Pada gambar 4.36 menjelaskan kegiatan untuk mengelola

data barang pada gudang perusahaan. Aktor dalam kegiatan ini

adalah engineering. User dapat menambah data barang pada

gudang dengan mengklilik tombol tambah atau jika data barang

yang di kelola salah maka dapat di edit.

23) Activity Diagram View Data Gudang

Gambar 4.37 Activity Diagram View Data Gudang


mengetahui informasi data persediaan barang yang telah

disimpan di gudang oleh operation manager pada

gudang perusahaan.

269

24) Activity Diagram Manage Periode Penilaian

Gambar 4.38 Activity Diagram Manage Periode

Penilaian

Pada gambar 4.38 menjelaskan kegiatan untuk me-

manage data periode penilaian. Pada kegiatan ini user

yang terlibat dalam aktivitas ini adalah staf administrasi

dan staf procurement. Pada aktivitas ini user me-

manage data supplier yang akan dilakukan evaluasi

penilaian kinerja.

270

25) Activity Diagram Entry Penilaiaan Kinerja Supplier

Gambar 4.39 Activity Diagram Entry Penilaian Kinerja

Supplier

Pada gambar 4.39 menjelaskan aktivitas dalam

mengelola data penilaian kinerja supplier setiap

periodenya yang dilakukan oleh staf administrasi dan

staf procurement. User memilih periode penilaian dan

supplier yang akan di nilai sesui dengan prosedur

sebelumnya. Dimana supplier yang telah diberikan

271

penilaian pada periode yang sama tidak dapat dinilai

kembali pada periode yang sama.

26) Activity Diagram Manage Bobot Kriteria

Gambar 4.40 Activity Diagram Manage Bobot Kriteria


mengelola bobot kriteria pada penilaian kinerja

supplier yang dilakukan oleh staf procurement dan staf

administrasi. User dapat mengelola bobot kriteria

dengan memilih menu penilaian kemudian memilih

272

menu kriteria. Setelah menu kriteria diakses , user dapat

melihat kriteria-kriteria utama yang menjadi bahan

evaluasi dalam penilaian kinerja supplier. pilih fungsi

update bobot kriteria lalu sistem akan menampilkan

matriks nilai yang harus harus diisi oleh user, klik save

maka sistem akan menyimpan bobot kriteria yang telah

diisi.

27) Activty Diagram Manage Sub Kriteria

Gambar 4.41 Activity Diagram Manage Sub Kriteria

273


mengelola data sub kriteria penilaian kinerja supplier

yang dilakukan oleh staf procurement dan staf

administrasi. user dapat klik fungsi „tambah‟ dalam

sistem maka akan tersedia form input sub kriteria

penilaian, lalu input kriteria penilaian. Namun, jika

terjadi kesalahan memasukkan sub krieria penilaian

user dapat menggunakan fungsi „edit‟ untuk

merubahnya atau fungsi „hapus‟ untuk menghilangkan

data sub kriteria penilaian kinerja supplier tersebut.

Apabila data telah ditambahkan atau dilakukan edit

maka klik save untuk menyimpan sub kriteria penilaian

kinerja supplier .

28) Activity Diagram Manage Data Kriteria Penilaian


mengelola data kriteria pada penilaian kinerja supplier

yang dilakukan oleh staf procurement dan staf

administrasi. User dapat menambahkan kriteria ataupun

menghapus data kriteria penilaian yang telah dibuat.

274

Gambar 4.42 Activity Diagram Manage Data Kriteria

Penilaian

29) Activity Diagram Manage Bobot Sub Kriteria


mengelola data bobot sub kriteria penilaian kinerja

supplier yang dilakukan oleh staf procurement dan staf

administrasi. Dimana user dapat memberikan bobot

pada sub kriteria sebagai acuan dalam perhitungan

kinerja berdasarkan metode AHP.

275

Gambar 4.43 Activity Diagram Manage Bobot Sub

Kriteria

30) Activity Diagram Approval Penilaian

Pada gambar 4.444 menjelaskan kegiatan bagi engineering

dan operation manager untuk memberikan approval bagi

penilaian kinerja supplier yang telah dilakukan. user dapat me-

review detail hasil evaluasi kinerja supplier dengan mengklik

view pada penilaian yang akan di approve apabila setuju dengan

hasil penilaian tersebut, user akan menyetujuinya dengan

merubah status periode penilaian menjadi approved.

276

Gambar 4.44 Activity Diagram Approval Penilaian

31) Activity Diagram Lihat dan Tulis Komentar

Pada gambar 4.45 menjelaskan aktivitas untuk

saling berkomunikasi dan berinteraksi dalam

memberikan masukkan ataupun tanggapan dalam

pelaksanaan berupa komentar guna mendukung proses

procurement untuk melakukan kesepakatan penawaran.

Aktor yang terlibat dalam kegiatan ini yaitu staf

procurement, dan supplier.

277

Gambar 4.45 Activity Diagram Lihat dan Tulis

Komentar

32) Activity Diagram Manage Data Akun


akun oleh seluruh supplier, staf administrasi, satf procurement,

engineering dan operation manager. Masing-masing dapat

melakukan terhadap data akun nya berupa username dan

password.untuk melakukan perubahan terhadap data akun, user

memilih menu data akun, dan sistem akan merespon dengan

278

menampilkan form edit data akun. Jika user telah merubah data

akun dengan yang baru tekan tombol „submit‟ agar sistem dapat

menyimpann data yang diurubah ke dalam database.

Gambar 4.46 Activity Diagram Manage Data Akun

c. Sequence Diagram

Diagram ini menggambarkan dan menjelaskan secara detail

urutan proses berdasarkan urutan event dan waktu dari suatu

pesan antar objek dalam use case.

Berikut merupakan rancangan sequence diagram secara

rinci pada sistem e-procurement dengan penerapan metode

(Analytical Hierarchy Process) AHP dalam evaluasi kinerja

supplier.

279

1) Sequence Diagram Login

Gambar 4.47 Sequence Diagram Login

pada gambar 4.47 menjelaskan rangkaian urutan dalam

melakukan login. Pada sistem informasi ini, seluruh aktor

yakni staf procurement, engineering, operation manager

dan supplier dapat mengakses sistem. Aktor terlebuh dahulu

harus melakukan login dengan memasukkan data login,

yang meliputi username & Password pada form login.

Selanjutnya sistem akan melakukan pengecekan pada

database „user‟dan „level‟ maka sistem akan menampilkan

halaman sesuai hak akses user. namun, apabila user gagal

maka sistem akan menampilkan pesan gagal login dan user

dapat mencoba mengakses kembali sistem dengan

memasukkan username dan password yang benar.

280

2) Sequence Diagram Logout

Gambar 4.48 Sequence Diagram Logout

Pada gambar 4.48 menjelaskan rangkaian urutan dalam

melakukan proses logout. Pada gambar ini dijelaskan semua

user (operation manager, staf procurement, supplier &

engineering) dapat memilih tombol “logout” pada halaman

utama. Kemudian setelah berhasil keluar, maka sistem akan

menampilkan halaman login.

3) Sequence Diagram Management User

Pada gamabr 4.49 menjelaskan rangkaian urutan pada

proses management user. staf administrasi menjadi aktor

pada proses ini. Aktor dapat melakukan proses

penambahan, merubah dan menghapus data user. pada

database data user memiliki keterkaitan dengan data

pegawai, supplier dan level. Dalam proses ini pula user

dapat mengnonaktifkan status pengguna sistem.

281

Gambar 4.49 Seuqence Diagram Management User

4) Sequence Diagram Manage Data Pegawai

Pada gambar 4.50 menjelaskan rangkaian urutan pada

proses pengelolaan data pegawai. Staf administrasi menjadi

aktor yang dapat melengkapi atau meng-edit data pegawai

setelah data pada table user ditambah sesuai dengan jenis

282

user yang dipilih. Pada database pegawai memiliki

keterkaitan dengan data jabatan dan data kota.

Gambar 4.50 Sequence Diagram Manage Data Pegawai

5) Sequence Diagram Manage Data Supplier


proses pengelolaan data supplier. Staf administrasi menjadi

aktor pada proses ini. user hanya dapat melakukan

perubahan atau melengkapi data supplier setelah data user

ditambah untuk level supplier. Data pada tabel supplier

dapat dilengkapi oleh supplier yang berkaitan pada saat

283

melakukan registrasi pada sistem. Pada database data

supplier memiliki keterkaitan dengan data kota.

Gambar 4.51 Sequence Diagram Manage Data Supplier

6) Sequence Diagram Manage Data Barang


proses pengelolaan data barang. Staf administrasi menjadi

aktor pada proses ini. Aktor dapat melakukan penambahan,

merubah dan menghapus data barang yang menjadi acuan

ketika akan melakukan proses procurement.

284

Gambar 4.52 Sequence Diagram Manage Data Barang

7) Sequence Diagram View Data Supplier

Gambar 4.53 menjelaskan rangkaian urutan pada proses

melihat data supplier. Staf procurement, engneering dan

285

operation manager merupakan aktor pada proses ini. Aktor

memilih menu supplier dan sistem akan merespon dengan

menampilkan data supplier yang telah melakukan registrasi

ataupun belum melakukannya.

Gambar 4.53 Sequence Diagram View Data Supplier

8) Sequence Diagram Manage Material Request (MR)


manage data Material Request (MR) yang merupakan daftar

kebutuhan barang dalam proses procurement. Staf

procurement dan staf administrasi merupakan aktor pada

proses ini. Aktor memilih menu Material Request dan

sistem akan merespon dengan menampilkan data MR. user

286

pada level ini dapat menambahkan, merubah ataupun

menghapus data material request (MR). Pada database data

material request memiliki keterkaitan dengan data proyek,

user dan dokumen material request.

Gambar 4.54 Sequence Diagram Manage MR

287

9) Sequence Diagram Manage RFQ

Gambar 4.55 Sequence Diagram Manage RFQ


manage data Request for Quotation (RFQ) yaitu merupakan

invitation dalam proses procurement. Staf procurement dan

staf administrasi merupakan aktor pada proses ini. Aktor

memilih menu Request for Quotation dan sistem akan

merespon dengan menampilkan data RFQ. user pada level

288

ini dapat menambahkan, merubah ataupun menghapus data

request for quotation (RFQ). Pada database data request for

quotation memiliki keterkaitan dengan data user, material

request, dokumen RFQ, material_list_terpilih dan user.

10) Sequence Diagram Approval RFQ

Gambar 4.56 Sequence Daigram Approval RFQ


me-review data Request for Quotation (RFQ).operation

manager merupakan aktor pada proses ini. Aktor memilih

menu RFQ dan sistem akan merespon dengan menampilkan

data RFQ secara umum ataupun mendetail jika memilih

fungsi „view‟ dipilih. user dapat memberikan approval

289

untuk RFQ yang telah dibuat untuk proses pelaksanaan

procurement yang akan berlangsung.

11) Sequence Diagram Melengkapi Data Supplier

Gambar 4.57 Sequence Diagram Melangkapi Data

Supplier


melengkapi data bagi supplier baru ataupun yang ingin

memperbaiki data perusahaannya. Supplier merupakan

aktor pada proses ini. Aktor memilih menu Registration dan

sistem akan merespon dengan menampilkan form

registration yang kemudian masing-masing form wajib diisi

290

oleh supplier. Pada proses ini memiliki keterkaitan dengan

data supplier serta dokumen yang dianggap perlu diketahui

oleh perusahaan sehingga menjadi nilai tambah. Apabila

tahap ini tidak dilakukan oleh supplier baru pada khususnya

maka perusahaan tersebut tidak akan dapat melakukan

pengajuan penawaran / submit quotation.

12) Sequence Diagram Submit Quotation


pengajuan penawaran (quotation) oleh supplier sebagai

aktor pada proses ini. Aktor memilih menu Procurement

dan sistem akan merespon dengan menampilkan detail data

RFQ. user pada level ini dapat mengajukan quotation

dengan memilih fungsi quote dan untuk tidak mengikutinya

dengan memilih fungsi noquote. Akan tetapi, supplier yang

belum melakukan registrasi (melengkapi data supplier)

tidak dapat mengajukannya.

291

Gambar 4.58 Sequence Diagram Submit Quotation

292

13) Sequence Diagram View Quotation

Gambar 4.59 Sequence Diagram View Quotation


melihat data Quotation (Penawaran harga) yang telah

diajukan oleh supplier. Staf procurement merupakan aktor

pada proses ini. Aktor memilih menu quotation serta

memilih id RFQ sistem akan merespon dengan

menampilkan data secara umum ataupun mendetail jika

memilih fungsi „view‟. Jika telah menampilkan data detail

293

user dapat memberikan approval terhadapt penawaran

tersebut maximal tiga supplier untuk direkomendasikan

kepada pihak manajerial sebagai pengambil keputusan.

14) Sequence Diagram Negotiation

Gambar 4.60 Sequence Diagram Negotiation


Negotiation atas penawaran harga yang diajukan oleh

supplier. Staf procurement dan supplier merupakan aktor

pada proses ini. Jika negosiasi telah selesai dilakukan staf

procurement dapat menajukan kepada manajer atau

menolak penawaran supplier.

294

15) Sequence Diagram View Procurement Tracking

Gambar 4.61 Sequence Diagram view Procurement

Tracking


review data procurement tracking memberikan informasi

sejauh mana peran supplier selama proses procurement

yang telah berlangsung atas penawaran harga yang

diajukan. engineering dan operation manager merupakan

aktor pada proses ini. User dapat mengetahui peran atau

keaktifan supplier dalam keterlibatannya selama proses

procurement yang telah berlangsung sebelumnya – activity

history.

295

16) Sequence Diagram View Material Request

Gambar 4.62 Sequence Diagram View Material Request


view material request (MR). engneering dan operation

manager merupakan aktor pada proses ini. Aktor memilih

menu material request dan sistem akan merespon dengan

menampilkan data MR secara umum dan pilih fungsi „view‟

untuk melihatnya secara mendetaila atau pilih fungsi cetak

untuk mencetak laporan material request (MR).

296

17) Sequence Diagram View Kinerja Supplier

Gambar 4.63 Sequence Diagram View Kinerja Supplier


view evaluasi kinerja supplier untuk memberikan informasi

kinerja performance supplier guna mendukung pengambilan

keputusan dalam menentukan pemenang dalam proses

procurement data merupakan nilai hasil evaluasi kinerja yang

telah dilakukan setiap periodenya berdasarkan kepada metde

AHP. operation manager merupakan aktor pada proses ini.

297

18) Sequence Diagram Approval Quotation

Gambar 4.64 Sequence Diagram Approval Quotation


approval quotation yang diajukan oleh supplier untuk

menentukan pemenang dalam proses ini procurement yang

dilaksanakan. Persetujuan ini diberikan oleh operation manager

sebagai aktor pada proses.

298

19) Sequence Diagram View award Acceptance

Gambar 4.65 Sequence Diagram View Award

Acceptance


view award acceptance untuk melihat hasil daripada

pengumuman proses procurement yang telah berlangsung. Aktor

yang terlibat dalam proses ini yaitu supplier yang telah

mengajukan penawaran harga atas barang yang dibutuhkan

perusahaan. Pada tahap ini juga supplier melakukan registrasi

sebagai kepastian kesanggupan supplier untuk memenuhinya.

299

20) Sequence Diagram Manage Purchase Order

Gambar 4.66 Sequence Diagram Manage Purchase

Order


Manage Purchase Order (PO) atas kebutuhan barang yang

300

dibutuhkan perusahaan pada proses procurement, salah satu

fungsi purchase order yaitu sebagai pencatatan material yang

dibutuhkan perusahaan serta sebagai acuan dalam penerimaan

barang. Staf procurement merupakan aktor pada proses ini.

Purchase Order (PO) dapat dibuat ketika supplier telah

melakukan registrasi atas penawaran yang diajukannya.

21) Sequence Diagram View Purchase Order

Gambar 4.67 Sequence Diagram View Purchase Order


melihat data purchase order (PO) yang telah dibuat oleh staf

301

procurement. Engineering merupakan aktor pada proses ini.

Aktor memilih menu purchase order dan sistem akan merespon

dengan menampilkan data secara umum ataupun mendetail jika

memilih fungsi „view‟, user dapat melihat dan juga mencetak

dokumen Purchase order (PO) yang nantinya berfungsi sebagai

acuan dalam pengecekan penerimaan barang.

22) Sequence Diagram Manage Data Gudang

Gambar 4.68 Sequence Diagram Manage Data Gudang


mange data gudang yang ada pada perusahaan. Engineering dan

302

staf procurement merupakan aktor pada proses ini. Aktor

memilih menu data data gudang dan sistem akan menampilkan

data barang yang ada pada gudang perusahaan. User dalam

proses ini dapat melakukan fungsi utama yaitu mengontrol data

stock persediaan data gudang berupa penambahan atau

pengurangan.

23) Sequence Diagram View Data Gudang

Gambar 4.69 Sequence Diagram View Data Gudang


view data gudang untuk memberikan informasi data barang yang

disimpan dalam gudang. operation manager merupakan aktor

pada proses ini.

303

24) Sequence Diagram Manage Periode Penilaian

Gambar 4.70 Sequence Manage Periode Penilaian

Gambar 4.70 merupakan proses serangkaian kegitan untuk

menisi data supplier untuk diberikan penilaian pada proses

selanjutnya.user dalam tahap ini staf administrasi dan staf

procurement.

25) Sequence Diagram Entry Penilaiaan Kinerja Supplier

Gambar 4.71 Sequence Diagram Entry Kinerja Supplier

304


entery kinerja supplier yang dilakuka setiap periodenya. User

yang terlibat dalam proses ini adalah staf engineering dan staf

procurement. Pada tahap ini user tidak dapat kembali meng-

input data penilaian yang telah diisi.

26) Sequence Diagram Maange Bobot Kriteria

Gambar 4.72 Sequence Diagram Manage Bobot

Kriteria

Gambar 4.72 di atas menjelaskan rangkaian kegiatan

mengelola bobot kriteria nilai. Staf procurement membuka

menu penilaian dan memilih menu kriteria, maka sistem akan

menampilkan halaman kriteria penilaian, user dapat mengisi

305

bobot kriteria penilaian dengan memilih fungsi update bobot

untuk meng-input data bobot penilaian. Sistem menghitung nilai

cr kriteria, mengirim bobot kriteria dan mengirim nilai cr dan

status kriteria dan menyimpan data bobot kriteria.

27) Sequence Manage Sub Kriteria Penilaian

Gambar 4.73 Sequence Diagram Manage Sub

Kriteria


manage data sub kriteria yang merupakan indikator turunan

dalam pemberian penilaian. Aktor yang melakukan pengelolaan

data sub kriteria penilaian ini adalah staf Procurement baik

berupa penambahan ataupun pengurangan kriteria.

306

28) Sequence Diagram Manage Data Kriteria Penilaian

Gambar 4.74 Sequence Diagram Manage Data Kriteria

Penilaian


manage data kriteria yang merupakan indikator utama dalam

pemberian penilaian. Aktor yang melakukan pengelolaan data

307

kriteria utama penilaian ini adalah staf Procurement baik berupa

penambahan ataupun pengurangan kriteria.

29) Sequence Diagram Manage Sub Kriteria

Gambar 4.75 Sequence Diagram Manage Sub Kriteria


manage data sub kriteria yang merupakan indikator turunan

dalam pemberian penilaian. Aktor yang melakukan pengelolaan

data sub kriteria penilaian ini adalah staf Procurement baik

berupa penambahan ataupun pengurangan kriteria.

308

30) Sequence Diagram Approval Penilaian

Gambar 4.76 Sequence Diagram Approval Penilaian

Gambar 4.76 di atas menjelaskan rangkaian kegiatan pada

proses approval penilaian kinerja supplier. Engineering dan

operation manager merupakan aktor dalam proses ini. Apabila

penilaian kinerja supplier telah diberikan persetujuan kepada

kedua belah pihak maka penilaian akan menjadi bahan

pertimbangan dalam pengambilan keputusan pada proses

procurement selanjutnya.

309

31) Sequence Diagram Lihat Dan Tulis Komentar

Gambar 4.77 Sequence Diagram Lihat Dan Tulis

Komentar


lihat dan tulis komentar yang berguna untuk proses interaksi dan

komunikasi yang terjadi dalam pelaksanaan penawaran barang

yang diperlukan oleh.

32) Sequence Diagram Manage Data Akun


proses pengelolaan data akun yang dapat dilakukan oleh seluruh

user yaitu staf administrasi, staf procurement, engineering,

operation manager dan supplier. Masing-masing user dapat

melakukan perubahan terhadap data akunnya berupa username

dan password.

310

Gambar 4.78 Sequence Diagram Manage Data Akun

4.3.2. Desain Fisik (Physical Design)

Tahap ini menjelaskan ataupun menggambarkan persyaratan

pengguna sistem kedalam sebuah model teknis baik desain database sistem

yang akan dikembangakan maupun user interface dari kebutuhan pengguna.

Tahap ini terdiri dari :

a) Desain Database

Pada tahap ini akan dilakukan perancangan kebutuhan

database dengan menggunakan tool‟s class diagram. Classs

diagram menggambarkan grafis mengenai struktur objek dari suatu

sistem. Adapun teknik untuk mengidentifikasi objek yaitu

menekankan pada kata-kata benda yang mungkin menggambarkan

objek potensial.

311

1. Potential Objek

Tabel 4.62 Daftar Poensial Objek

Potential Objec List

Akun Form User

Award Acceptance History

Barang Kriteria

Bobot Kriteria Komentar

Bobot Sub Kriteria LogIn

Engineering LogOut

File Certification Material Request (MR)

File RAP Negotation

Form Data Akun Operation Manager

Form Data Barang Pegawai

Form Data Jasa Periode Kinerja Suplier

Form Data Pegawai Purchase Order (PO)

Form Data Supplier Password

Form Kriteria Quotation

Form Login Request For Quotation (RFQ)

Form Material Request (MR) Staf Administrasi

Form Penilaian Kinerja supplier Staf Procurement

Form Persediaan Barang Sub Kriteria

Form Komentar Supplier

Form Purchase Order (PO) User

Form Quotation Username

Form Registration

Form RFQ

Form Sub Kriteria

Form upload file

Berdasarkan pada daftar potensial objek diatas dapat

dilakukan analisis apakah setiap point dalam list tersebut

merupakan objek yang tepat untuk sistem e-procurement ini.

Berikut adalah langkah yang dilakukan dalam menganalisis

daftar objek potensial :

312

Tabel 4.63 Tabel Sleksi Objek Potensial

Potensial Object Cek Alasan

Akun Digantikan oleh user

Award Acceptance Kumpulan data pemang proses procurement

Barang Bagian terpenting dari data RFQ/procuremet

Bobot Kriteria Merupakan attribute objek

Bobot sub Kriteria Merupakan attribute objek

Engineering Data user sebagai bagaian Engineering

File Certification Digantikan dengan data Dokumen

File RAP Digantikan dengan data Dokumen

Form Data Akun Tampilan interface

Form Data Barang Tampilan interface

Form Data Jasa Tampilan interface

Form Data Pegawai Tampilan interface

Form Data supplier Tampilan interface

Form Kriteria Tampilan interface

Form Login Tampilan interface

Form Material Request (MR) Tampilan interface

Form Penilaian Kinerja supplier Tampilan interface

Form Persediaan Barang Tampilan interface

Form Komentar Tampilan interface

Form Purchase Order (PO) Tampilan interface

Form Quotation Tampilan interface

Form Registration Tampilan interface

Form Request For Quotation

(RFQ) Tampilan interface

Form Sub Kriteria Tampilan interface

Form Upload file Tampilan interface

Form User Tampilan interface

Kriteria Bagian terppenting dalam penilaian kinerja

supplier

Komentar Bagian terpentig dalam sistem

Login Merupakan bagian dari aktifitas

Logout Merupakan bagian dari aktifitas

Material Request (MR) Bagian terpenting dalam sistem procurement

Negotiation Fungsi proses dalam e-procurement

Opertaion Manager Data user sebagai bagaian Operation

Manager

313

Pegawai Nama lain dari user sistem

Periode Kinerja supplier Bagian terpentig dalam sistem

Purchase Order (PO) Bagian terpenting dalam sistem

Password Merupakan attribute user

Quotation Bagian terpenting dalam sistem procurement

Request For Quotation Bagian terpenting dalam sistem procurement

Staf Administrasi Data user sebagai bagian staf administrasi

Staf Procurement Data user sebagai bagian staf procurement

Sub Kriteria Bagian terpenting dalam sistem penilaian

kinerja supplier

Supplier Data user sebagai bagian supplier

User Data pengguna sistem

Username Merupakan attribute objek user

Keterangan :

= Ya = Tidak

Setelah daftar objek potensial disleksi dan dianalisis, maka

didapat objek yang diusulkan untuk sistem e-procurement ini


Tabel 4.64 Daftar Objek Yang Diusulkan

Potensial Object ist

Barang

Engineering

Kriteria

Komentar

Material Request (MR)

Komentar

Operation Manager

Periode Kinerja Supplier

Purchase Order (PO)

Quotation

Request For Quotation (RFQ)

Staf Administrasi

Staf Procurement

Sub Kriteria

Supplier

User

Plus

314

Project

Provinsi

Kota

Dokumen

Status Kriteria

Status Sub Kriteria

RI

Dokumen Material Request

Dokumen Request for quotation

Dokumen_Quotation

Dokumen_Supplier

Detail Quotation

Adapun dalam daftar objek yang diusulkan terdapat

penambahan objek yaitu project, provinsi, kota, dokumen,

status kriteria, status sub kriteria dan lain-lainnya mengacu

objek sebelumnnya yang nantinya akan berelasi dengan

banyak kelas.

2. Class Diagram

Berikut ini adalah class diagram sistem e-procurement

dengan penerapan metode AHP dalam evaluasi kinerja

supplier pada PT. Tata Udara Nusantara, dapat dijelaskan

melalui gambar 4.79:

315

Gambar 4.79 Class Diagram

3. Matriks CRUD

Adapun matriks CRUD dalam sistem dalam penelitian ini


316

Tabel 4.65 Matriks CRUD

Location

Entity – Atribute

Staf

Administrasi

Staf

Procurement

Engineering Operation

Manager

Supplier

User CRUD

Id_User CRUD

Username CRUD RU RU RU RU

Password CRUD RU RU RU RU

Status_User CRUD

Operation_Manager CRUD

Nip CRUD

Nama_Pegawai CRUD RU

Tempat_lahir CRUD RU

Tanggal_Lahir CRUD RU

Alamat_Pegawai CRUD RU

Kodepost_Pegawai CRUD RU

Hp_Pegawai CRUD RU

No_Pegawai CRUD RU

Email_Pegawai CRUD RU

Foto CRUD RU

Jabatan_Pegawai CRUD RU

Engineering CRUD

Nip CRUD


Tempat_Lahir CRUD RU




Hp_Pegawai CRUD RU

No_Pegawai CRUD RU

Email_pegawai CRUD RU

Foto CRUD RU

Jabatan_pegawai CRUD RU

Staf_Administrasi CRUD

Nip CRUD

Nama_Pegawai CRUD

Tempat_Lahir CRUD

Tanggal_Lahir CRUD

Alamat_Pegawai CRUD

Kodepost_alamat CRUD

Hp_Pegawai CRUD

317

No_Pegawai CRUD

Email_Pegawai CRUD

Foto CRUD

Jabatan_Pegawai CRUD

Staf_Procurement CRUD

Nip CRUD


Tempat_Lahir CRUD RU




Hp_Pegawai CRUD RU

No_Pegawai CRUD RU

Email_Pegawai CRUD RU

Foto CRUD RU

Jabatan_Pegawai CRUD RU

Supplier CRUD R

Id_Supplier CRUD

Nama_Perusahaan CRUD R R R

Alamat_Perusahaan CRUD R R R RU

Kodepost_Perusahaan CRUD R R R RU

Email_perusahaan CRUD R R R RU

Telepon_Perusahaan CRUD R R R RU

Fax_No CRUD R R R RU

Nama_Cp CRUD R R R RU

Jobtitle_Cp CRUD R R R RU

Email_Cp CRUD R R R RU

Telepon_Cp CRUD R R R RU

No_Aktapendirian CRUD R R R RU

Tanggalterbit_Aktapendirian CRUD R R R RU

Notaris_AktaPendirian CRUD R R R RU

No_AktaPerubahanTerakhir CRUD R R R RU

Tanggalterbit_PerubahanTer

akhir

CRUD R R R RU

No_SIUP CRUD R R R RU

Tanggalterbit_SIUP CRUD R R R RU

BatasBerlaku_SIUP CRUD R R R RU

InstansiPemberiIjin_SIUP CRUD R R R RU

BidUsaha_SIUP CRUD R R R RU

NoSuratDomisili_perusahaan CRUD R R R RU

No_NPWP CRUD R R R RU

TanggalTerbit_NPWP CRUD R R R RU

318

No_SPT CRUD R R R RU

TanggalTerbit_SPT CRUD R R R RU

Commisioner_Name CRUD R R R RU

Commisioner_Idcard CRUD R R R RU

BoD_Name CRUD R R R RU

BoD_IdCard CRUD R R R RU

BoD_Jobtitle CRUD R R R RU

Experience_Worktitle CRUD R R R RU

Experience_Description CRUD R R R RU

Experience_Location CRUD R R R RU

Experience_ClientName CRUD R R R RU

Barang CRUD CRU R

Id_Barang CRUD CRU CRU R

Nama_Barang CRUD CRU CRU R

Jenis_Barang CRUD CRU CRU R

Stock_Barang CRUD CRU R

Harga_Satuan CRUD CRU R

Keterangan CRUD CRU R

Material_Request CRUD CRUD R R

Id_MaterialRequest CRUD CRUD R R

Prepared By CRUD CRUD R R

Tanggal CRUD CRUD R R

Qty_Material CRUD CRUD R R

Total_Harga CRUD CRUD R R

Remarks_Material CRUD CRUD R R

Catatan_MaterialRequest CRUD CRUD R R

Proyek CRUD R

Id_Proyek CRUD R

Nama_Proyek CRUD R

Provinsi CRUD

Id_Provinsi CRUD

Nama_Proyek CRUD R R R R

Kota CRUD

Id_Kota CRUD

Nama_Kota CRUD R R R R

RFQ CRUD CRUD R

Id_RFQ CRUD CRUD R

Tanggal_Buat CRUD CRUD R R R

Tanggal_MulaiPelaksanaan CRUD CRUD R R R

Tanggal_TutupPelaksanaan CRUD CRUD R R R

Jenis_RFQ CRUD CRUD R R R

Tanggal_Tutup CRUD CRUD R R R

319

Deskripsi_RFQ CRUD CRUD R R R

Lokasi_Pengiriman CRUD CRUD R R R

Mata_Uang CRUD CRUD R R R

Addtional_Info CRUD CRUD R R R

Status_RFQ CRUD CR RU RU R

Dokumen CRUD

Id_Dokumen

Jenis_Dokumen CRUD

Deskripsi_Dokumen CRUD

Tanggal_Upload CRUD

Dokumen_MR CRUD CRUD

Id_DokumenMR CRUD CRUD R R

Dokumen_RFQ CRUD CRUD R R R

Id_DokumenRFQ CRUD CRUD R R R

Dokumen_Quotation R R R CRUD

Id_DokumenQuot R R R CRUD

Dokumen_Supplier R R R CRUD

Id_okumenSupplier R R R CRUD

Komentar CRUD

Id_Komentar

Waktu_Komentar CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD

Pengiriman CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD

Waktu_Kirim CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD

Isi_Komentar CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD

Komentar_Quot CRUD CRUD

Id_KomentarQuot CRUD CRUD

Komentar_Kinerja CRUD CRUD CRUD

Id_KomentarKinerja CRUD CRUD CRUD

Periode_KinerjaSupplier CRUD

Id_periode CRUD R R

Nilai_supplier CRUD R R

Nilai_AHP CRUD R R

Tanggal_Penilaian CRUD R R

Status_Penilaian CR RU RU

RI CRU

Id_RI CRU

Jumlah_n CRU

Nilai_RI CRU

Quotation CRUD

Id_quotation CRUD

Quotation_Validity R R R CRUD

Note R R R CRUD

Unit_Price R R R CRUD

Spesifikasi_Tawaran R R R CRUD

320

Waktu_Pengiriman R R R CRUD

Box_charge R R R CRUD

Freight_charge R R R CRUD

Sub_Total R R R CR

Grand_Total R R R CR

Payment R R R CRUD

Status_quotation RU RU RU CR

Purchase_Order CRUD

Id_PO CRUD

PO_date CRUD R

Kriteria

Id_Kritria CRUD

Nama_Kriteria CRUD

Jumlah_Kriteria CR

Eign_Kriteria CR

Sub_Kriteria

Id_Subkriteria

Nama_Subkriteria CRUD

Jumlah_Subkriteria CR

Eign_Subkriteria CR

Status_Kriteria

Id_StatusKriteria R

Nilai_Cr_Kiteria RU

Status_Kriteria RU

Status_SubKriteria

Id_StatusSubKriteria R

Nilai_cr_Subkriteria RU

Status_SubKriteria RU

Registrasi R CRUD

Id_Registrasi R CRUD

Status_Registrasi R CRUD

Detail Quotation CRUD

Id_DetailQuotation R R R CRUD

Waktu_Pelaksanaan R R R CRUD

Sub_Total R R R CRUD

Grand_Total R R R CRUD

Keterangan : C = Create, R = Read, U = Update, D = Delete

4. Mapping Class Diagram

Gambar 4.80 merupakan mapping class diagram ke

Relational Database Management System (RDBMS) tabel :

321

Gambar 4.80 Mapping class to RDBMS

322

Berdasarkan pada gambar 4.80 mapping class diagram

sistem ini, terdapat beberapa tabel yang mengalami perubahan

class. Adapun perubahan tabel dalam class yang terjadi pada

beberapa relasi tabel sebagai berikut :

1. Tabel user yang memiliki generalisasi dari empat tabel

yaitu operation_manager, engineering, staf_administrasi

dan staf_procurement memiliki atribut yang sama

sehingga dapat disederhanakan kedalam satu tabel yaitu

tabel pegawai. Adapun tabel pegawai tersebut dibedakan

dengan id_Jabatan (FK) dari tabel jabatan yang

merupakan tabel bentukan baru serta untuk membedakan

hak akses dengan dimasukkannya id_level (FK) tabel

bentukan baru yang diberi nama tabel level. Sedangkan,

untuk tabel user juga memiliki hubungan dengan tabel

supplier sebgai salah satu pengguna sistem yang memiliki

attribut berbeda dengan pihak internal perusahaan atau

pegawai.

323

Gambar 4.81 Mapping Class Tabel User

2. Relasi 1…* : 1…* pada tabel Material_Request dengan

tabel Barang menghasilkan tabel baru yaitu

Meterial_Detail. Berikut pada gambar 4.82 merupakan

proses mapping class tabel Meterial_Request dengan tabel

Barang :

324

Gambar 4.82 Mapping Class Tabel Material_Request

dengan Tabel Barang

3. Relasi 1..* : 1...* pada tabel barang dengan tabel RFQ

menghasilkan tabel baru yaitu Material_List_Terpilih yang

memiliki relasi dengan Material_Detail. Berikut

merupakan proses mapping class tabel RFQ dengan tabel

barang :

Gambar 4.83 Mapping Class Tabel RFQ dengan

Tabel Barang

325

4. Relasi 1…* : 1…* pada tabel kriteria dengan tabel kriteria

menghasilkan sebuah tabel baru yaitu Bobot_Kriteria.

Berikut merupakan proses mapping class tebal kriteria

dengan tabel kriteria :

Gambar 4.84 Mapping Class Tabel Kriteria

dengan Tabel Kriteria

5. Relasi 1...* : 1…* pada tabel sub_kriteria dengan tabel

sub_Kriteria menghasilkan sebuah tabel baru yaitu

Bobot_SubKriteria. Berikut merupakan proses mapping

class tabel sub_kriteria dengan tabel sub_kriteria :

Gambar 4.85 Mapping Class Tabel Sub_Kriteria

dengan tabel Sub_Kriteria

6. Relasi 1…* : 1…* pada tabel periode_Kinerjasupplier

dengan tabel Sub_Kriteria menghasilkan sebuah tabel baru

326

yaitu Penilaian_supplier. Berikut merupakan proses

mapping class tabel Periode_Kinerjasupplier dengan tabel

Sub_Kriteria :

Gambar 4.86 Mapping class tabel

Periode_Kinerjasupplier dengan tabel

Sub_Kriteria

7. Relasi 1...* : 1...* pada tabel periode_KinerjaSupplier

dengan tabel Supplier menghasilkan sebuah tabel baru

yaitu Penilaian_PeriodeSupplier. Berkut merupakan

proses mapping class tabel periode_KinerjaSupplier

dengan tabel Supplier :

327

Gambar 4.87 Mapping class tabel

Periode_KinerjaSupplier dengan tabel Supplier

8. Hubungan agregasi pada tabel dokumen yaitu yang terdiri

dari tabel DokumenMR, DokumenRFQ,

DokumenSupplier dan Dokumen_Quot dihubungkan

kepada tabel-tabel dokumen yang memiliki relasi dengan

masing-masing tabel dokumen terkait. Berikut merupakan

proses mapping class tabel dokumen sebagai berikut :

Gambar 4.88 Mapping Class Tabel Dokumen

328

9. Relasi 1...* : 1...* pada tabel RFQ dengan tabel

Detail_Quotation menghasilkan sebuah tabel baru yaitu

Detail_Harga. Berkut merupakan proses mapping class

tabel RFQ dengan tabel Detail_Quotation :

Gambar 4.89 Maping Class Tabel RFQ dengan Tabel

Detail_Quotation

10. Relasi 1...* : 1...* pada tabel Supplier dengan tabel RFQ

menghasilkan sebuah tabel baru yaitu

Detail_RFQ_Supplier. Berkut merupakan proses mapping

class tabel RFQ dengan tabel Supplier :

329

Gambar 4.90 Maping Class Tabel Supplier dengan

Tabel RFQ

5. Skema Database

Adapun skema yang dihasilkan dapat dilihat pada gambar

4.91 adalah sebagai berikut :

330

Gambar 4.91 Skema Database

6. Spesifikasi Database

1) Nama File : Pegawai

Isi : Data Pegawai

Jenis Tabel : Master file

331

Primary Key : Nip

Foreign Key : Id_Jabatan, Id_User & Id_Kota

Tabel 4.66 Spesifikasi Tabel Pegawai

No Nama field Tipe data Keterangan

1. Nip Int (5) Nomer induk pegawai

2. Nama_Pegawai Varchar (30) Nama pegawai

3. Tempat_Lahir Varchar (20) Tempat lahir pegawai

4. Tanggal_Lahir date Tanggal lahir pegawai

5. Alamat_Pegawai Text Alamat pegawai

6. Kodepost_Pegawai Int (6) Kode post pegawai

7. Hp_Pegawai Int (16) Nomer hp pegawai

8. No_Telepon Int (12) Nomer telepon pegawai

9. Email_Pegawai Varchar (30) Email pegawai

10. Foto Varchar (50) Foto pegawai

11. Id_Jabatan Varchar (3) Identitas jabatan

12. Id_User Int (4)

12. Id_Kota Int (3) Identitas kota

2) Nama File : Provinsi

Isi : Data Provinsi


Primary Key : Id_Provinsi

Foreign Key : -

Tabel 4.67 Spesifikasi Tabel Provinsi


1. Id_Provinsi Int (2) Identitas provinsi

2. Nama_Provinsi Varchar (30) Nama provinsi

3) Nama File : Proyek

Isi : Data Proyek


Primary Key : Id_Proyek

Foreign Key : -

332

Tabel 4.68 Spesifikasi Tabel Proyek


1. Id_Proyek Varchar (4) Identitas proyek

2. Nama_Proyek Varchar (30) Nama proyek

4) Nama File : Barang

Isi : Data Barang


Primary Key : Id_Barang

Foreign Key : -

Tabel 4.69 Spesifikasi Tabel Barang


1. Id_Barang Int (3) Identitas barang

2. Nama_Barang Varchar (15) Nama barang

3. Jenis_Barang Varchar (10) Jenis barang

4. Stock_Barang Float Persediaan barang

5. Satuan Varchar (5) Satuan barang

6. Harga_satuan Double Harga barang

7. Keterangan_barang Text Keterangan barang

8. Last_Update timeStamp Tanggal update stock barang

5) Nama File : Kota

Isi : Data Kota


Primary Key : Id_Kota

Foreign Key : Id_Provinsi

Tabel 4.70 Spesifikasi Tabel Kota



2. Nama_Kota Varchar (30) Nama kota

3. Id_Provinsi Int (2) Identitas provinsi

6) Nama File : Jabatan

Isi : Data Jabatan

333


Primary Key : Id_Jabatan

Foreign Key : -

Tabel 4.71 Spesifikasi Tabel Jabatan


1. Id_Jabatan Varchar (3) Identitas jabatan

2. Nama_Jabatan Varchar (20) Nama jabatan

7) Nama File : Level

Isi : Data level pengguna


Primary Key : Id_Level

Foreign Key : -

Tabel 4.72 Spesifikasi Tabel Level


1. Id_Level Varchar (3) Identitas data level

2. Nama_Level Varchar (15) Nama level

8) Nama File : user

Isi : Data user


Primary Key : Id_User

Foreign Key : Id_Level

Tabel 4.73 Spesifikasi Tabel User


1. Id_User Int (4) Identitas data

pengguna

2. Username Varchar (20) Username pengguna

3. Password Varchar (50) Password pengguna

4. Status_User Enum („aktif‟,‟non_aktif) Status pengguna

5. Id_Level Varchar (3) Identitas level

pengguna

334

9) Nama File : Material Request

Isi : Data material request

Jenis Tabel : Transactional file

Primary Key : Id_MaterialRequest

Foreign Key : Id_user & Id_Proyek

Tabel 4.74 Spesifikasi Tabel Material_Request


1. Id_MaterialRequest Int (4) Identitas Material request

2. Tanggal_MaterialRequest Timestamp Tnggal buat MR

3. Remarks_Material Text Spesifikasi material

4. Catatan_MaterialRequest Text Catatan dalam MR

5. No_MaterialRequest Varchar (20) Nomer material request

6. Prepared By Int (4)

7. Id_User Int (4) Identitas user

8. Id_Proyek Varchar (4) Identitas proyek

10) Nama File : Material Detail

Isi : Data detail material

Jenis Tabel : Tranasctional file

Primary Key : Id_MaterialDetail

Foreign Key : Id_MaterialRequest & Id_Barang

Tabel 4.75 Spesifikasi Tabel Meterial_Detail


1. Id_MaterialDetail Int (5) Identitas detail material

2. Remark_detail Varchar (30) Catatan material detail

3. Total_HargaKeseluruhan Double Total harga pembelian material

4. Qty_MaterialRequest Float Kuantitas Materil

5. Id_MaterialRequest Int (5) Identitas material request

6. Id_Barang Int (3) Identitas barang

11) Nama File : Supplier

Isi : Data supplier

335


Primary Key : Id_supplier

Foreign Key : Id_Kota & Id_User

Tabel 4.76 Spesifikasi Tabel Supplier


1. Id_Supplier Int (3) Idnetitas supplier

2. Nama_Perusahaan Varchar (30) Nama perusahaan

3. Alamat_Perusahaan Text Alamat perusahaan

4. Kodepost_Perusahaan Varchar (6) Kodepost perusahaan

5. Email_Perusahaan Varchar (40) Email perusahaan

6. Telepon_perusahaan Varchar (12) Telepon perusahaan

7. Fax_No Varchar (12) Fax nomer

8. Nama_Cp Varchar (30) Nama Cp perusahaan

9. Job_title_Cp Varchar (20) Jabatan Cp perusahaan

10. Email_Cp Varchar (30) Email Cp perusahaan

11. Telepon_Cp Varchar (12) Telepon Cp

12. NoAkta_Pendirian Varchar (30) Nomer akta pendirian

13. TanggalTerbit_AktaPendirian Date Tanggal terbit akta

14. Notaris_AktaPendirian Varchar (30) Notaris pembuat akta

15. No_AktaPerubahanTerakhir Varchar (30) Nomer perubahan akta

16. TanggalTerbit_PerubahanTerakhir Date Tanggal perubahan akta

17. Nama_direktur Varcher (30) Nama direktur

18. No_id_direktur Varchar (20) Identitas direktur

19. Jobtitle_direktur Varchar (20) Jobdesk direktur

20. Contract_title_exp Varchar (30) Judul kontrak

21. Work_Category_exp Varchar (30) Katergori kontrak

22. Work_location_exp Varchar (30) Lokasi pekerjaan

23. Client_Name Varchar (30) Nama client

24. No_SIUP Varchar (20) Nomer SIUP

perusahaan

25. TanggalTerbit_SIUP Date Tanggal terbit SIUP

26. BatasBerlaku_SIUP Date Tanggal berlaku SIUP

27. InstansiPemberiIjin_SIUP Varchar (30) Instansi pembuat SIUP

28. BidUsaha_SIUP Varchar (20) Bidang usaha SIUP

29. NoSuratDomisili_Perusahaan Varchar (20) Nomer surat domisili

30. TanggalTerbit_SuratDomisili Date Tanggan tebit surat

domisili

31. No_NPWP Varchar (20) Nomer NPWP

32. TanggalTerbit_NPWP Date Tanggal terbit NPWP

33. No_SPT Varchar (20) Nomer SPT

34. TanggalTerbit_SPT Date Tanggal terbit SPT

336


36. Id_User Int (4) Identitas User

12) Nama File : Detail_RFQ_Supplier

Isi : Data Detail RFQ Supplier


Primary Key : Id_detail_rfq_Supplier

Foreign Key : Id_supplier & Id_RFQ

Tabel 4.77 Spesifikasi Tabel Detail RFQ Supplier


1. Id_detail_rfq_Supplier Int (11) Identitas detail rfq supplier

2. Status Varchar (10) Status RFQ supplier

3. Id_Supplier Int (3) Identitas supplier

4. Id_RFQ Int (10) Identitas RFQ

13) Namaa file : Komentar Quotation

Isi : Data Komentar


Primary key : Id_KomentarQuot

Foreign key : Id_user & Id_Quotation

Tabel 4.78 Spesifikasi Tabel Komentar_Quot


1. Id_KomentarQuot Int (11) Identitas komentar

2. Waktu_KomentarQuot TimeStamp Waktu komentar

3. Isi_KomentarQuot Text Isi komentar


5. Id_Quotatation Int (10) Identitas quotation

14) Nama File : Dokumen Material Request

Isi : Data Dokumen MR

Jenis Tabel : Transsactional file

Primary Key : Id_DokumenMR

Foreign Key : Id_MaterialRequest

337

Tabel 4.79 Spesifikasi Tabel Dokumen_MR


1. Id_DokumenMR Int (5) Idnetitas dokumen

2. nama_DokumenMR Varchar (20) Nama dokumen

3. Deskripsi_DokumenMR Text Deskripsi dokumen

4. Tanggal_UploadMR Date Tanggal upload

5. Id_MaterialRequest Int (4) Identitas MR

15) Nama File : Dokumen request for Quotation

Isi : Dokumen RFQ


Primary key : Id_DokumenRFQ

Foreign key : Id_RFQ

Tabel 4.80 Spesifikasi Tabel Dokumen_RFQ


1. Id_DokumenRFQ Int (10) Idnetitas dokumen

2. Nama_DokumenRFQ Varchar (30) Nama dokumen

3. Deskripsi_DokumenRFQ Text Deskripsi dokumen

4. Tanggal_UploadRFQ Date Tanggal upload


16) Nama file : Dokumen quotation

Isi : Data dokumen Quotation


Primary key : Id_DokumenQuot

Foreigen key : Id_Quotation

Tabel 4.81 Spesifikasi Tabel Dokumen_Quot


1. Id_DokumenQuot Int (10) Idnetitas dokumen

2. Nama_DokumenQuot Varchar (30) Nama dokumen

3. Jenis_DokumenQuot Varchar (10)

4. Deskripsi_DokumenQuot Text Deskripsi dokumen

5. Tanggal_UploadQuot Date Tanggal upload

6. Id_quotation Int (10) Identitas quotation

338

17) Nama file : Dokumen Supplier

Isi : Data dokumen Supplier

Jenis Tabel : transactional file

Primary key : Id_DokumenSupplier

Foreigen key : Id_Supplier

Tabel 4.82 Spesifikasi Tabel Dokumen_supplier


1. Id_DokumenSupplier Int (5) Idnetitas dokumen

2. Nama_DokumenSupplier Varchar (20) Nama dokumen

3. Jenis_DokumenSupplier Varchar (15) Jenis Dokumen

4. Deskripsi_DokumenSupplier Text Deskripsi dokumen

5. Tanggal_Uploadsupplier Date Tanggal upload

6. Id_supplier Int (3) Identitas Supplier

18) Nama File : RFQ

Isi : Data RFQ


Primary Key : Id_RFQ

Foreign Key : Id_MaterialRequest, Id & Id_User

Tabel 4.83 Spesifikasi Tabel RFQ



2. Tanggal_Buat Date Tanggal buat

3. Tanggal_Tutup Date Tanggal tutup

4. Deskripsi_RFQ Text Deskripsi RFQ

5. Lokasi Char (15) Lokasi

6. Mata_uang Varchar (5) Mata uang transaksi

7. Additionl_Info Text Gambaran umum

8. Status_RFQ Varchar (10) Status pelaksanaan

9. Id_MaterialRequest Int (4) Identitas MR


19) Nama File : Material_List_Terpilih

Isi : DataBarang RFQ


339

Primary Key : Id_material_list_terpilih

Foreign Key : Id_RFQ & Id_MaterialDetail

Tabel 4.84 Spesifikasi Tabel Material List Terpilih


1. Id_material_list

_terpilih

Int (11) Identitas priode penilaian

2. Id_MaterialDetail Imt (5) Identitas material detail

3. Id_RFQ int (10) Identitas RFQ

20) Nama File : Detail quotation

Isi : Data detail quotation

Jenis Tabel : Transactional File

Primary Key : Id_DetailQuotation

Foreign Key : Id_Quotation

Tabel 4.85 Spesifikasi Tabel Detail_Quotation


1. Id_DetailQuotation Int (11) Identitas detail quotation

2. Sub_Total Double Waktu pengiriman/pelaksanaan

3. Box_charge Double Biaya packaging

4. Freight_Charge Double Harga penawaran

5. Grand_Total Double Total harga pelaksanaan

6. Id_Quotation Int (10) Identitas penawaran

21) Nama File : Quotation

Isi : Data Quotation


Primary Key : Id_Quotation

Foreign Key : Id_Supplier & Id_RFQ

Tabel 4.86 Spesifikasi Tabel Quotation


1. Id_Quotation Int (10) Identitas quotation

2. note Text Catatan

340

3. Tgl_quotation Date Tanggal pengajuan

penawaran

4. Payment Text Spesifikasi penawaran

5. Status_Quotation Varchar (15) Status penawaran


Id_RFQ Int (10) Identitas RFQ

22) Nama File : Purchase Order

Isi : Data Purchase Order


Primary Key : Id_PO

Foreign Key : Id_Registrasi

Tabel 4.87 Spesifikasi Tabel Purchase_Order


1. Id_PO Int (10) Identitas PO

2. PO_Date Date Tanggal buat PO

3. Delivery_Date Date Tanggal Pengirirman

4. Delivery_Place Text Lokasi pengirirman

5. Id_Registrasi int (10) Identitas Regitrasi

23) Nama File : RI

Isi : Data RI


Primary Key : Id_RI

Foreign Key : -

Tabel 4.88 Spesifikasi Tabel RI


1. Id_RI Int (2) Identitas random consistency index

2. Jumlah_n Float Jumlah data

3. Nilai_RI Float Nilai RI

24) Nama File : Periode Kinerja Supplier

Isi : Data Kinerja Supplier


Primary Key : Id_PriodeKinerja

341

Foreign Key : Nip, & Id_StatusKriteria

Tabel 4.89 Spesifikasi Tabel Priode_KinerjaSupplier


1. Id_Priodekinerja Int (4) Periode penilaian

2. Periode penilaian Int (11) Tanggal buat

3. Status_Penilaian Enum Status penilaian

4. Nip Int (5) Identitas supplier

6. Id_StatusKriteria Int (4) Identitas status kriteria

25) Nama File : Sub Kriteria

Isi : Data sub kriteria


Primary Key : Id_SubKriteria

Foreign Key : Id_Kriteria

Tabel 4.90 Spesifikasi Tabel sub Kriteria


1. Id_SubKriteria Int (3) Identitas sub kriteria

2. Nama_SubKriteria Varchar (50) Nama sub kriteria

3. Jumlah_SubKriteria float Nilai jumlah kriteria

pembagi

4. Eign_SubKriteria float Nilai eign vector

5. Id_Kriteria Int (2) Identitas kriteria

26) Nama File : Bobot Sub Kriteria

Isi : Data bobot sub kriteria


Primary Key : Id_Bobot_SubKriteria

Foreign Key : SubKriteria_1, SubKriteria_2

Tabel 4.91 Spesifikasi Tabel Bobot_SubKriteria

No Nama field Tipe

data

Keterangan

1. Id_Bobot_SubKriteria Int (7) Index kunci primer bobot sub kriteria

342

2. SubKriteria_1 Int (3) Id kunci primer sub kriteria utama

3. SubKriteria_2 Int (3) Id kunci sub kriteria pembanding

4. Bobot_Sub_Kriteria Float Nilai bobot sub kriteria

27) Nama File : Status Sub Kriteria

Isi : Data status sub kriteria


Primary Key : Id_StatusSubKriteria

Foreign Key : Id_kriteria

Tabel 4.92 Spesifikasi Tabel Status_SubKriteria


1. Id_StatusSubKriteria Int (2) Id kunci primer status kriteria

2. Nilai_Cr_SubKriteria Float Nilai Cr kriteria

3. Status_SubKriteria Varchar (20) Status bobot kriteria

4. Id_Kriteria Int (2) Idetitas Kriteria

28) Nama File : Kriteria

Isi : Data Kriteria Penilaian


Primary Key : Id_Kriteria

Foreign Key : -

Tabel 4.93 Spesifikasi Tabel Kriteria


1. Id_Kriteria Int (6) Id Kriteria

2. Nama_Kriteria Varchar (20) Nama kriteria

3. Jumlah_Kriteria Float Nilai jumlah kriteria pembagi

4. Eign_Kriteria Float Nialai eign vector kriteria

29) Nama File : Bobot Kriteria

Isi : Data bobot Kriteria


Primary Key : Id_BobotKriteria

Foreign Key : Kriteria_1, Kriteria_2

343

Tabel 4.94 Spesifikasi Tabel Bobot_Kriteria


1. Id_BobotKriteria Int (7) Id kunci primer

2. Kriteria_1 Int (2) Id kunci primer kriteria utama

3. Kriteria_2 Int (2) Id kunci kriteria pembanding

4. Bobot_Kriteria Float Niali bobot kriteria

30) Nama File : Status Kriteria

Isi : Data Status Kriteria


Primary Key : Id_StatusKriteria

Foreign Key : -

Tabel 4.95 Spesifikasi Tabel Status_Kriteria


1. Id_StatusKriteria Int (4) Id kunci primer status

2. Nilai_Cr_Kriteria Float Nilai cr kriteria

3 Status_Kriteria Varchar (20) Status bbot kriteria

31) Nama file : Penilaian supplier

Isi : Data penilaian supplier


Primary Key : Id_PenilaianSupplier

Foreign Key : Id_supplier, Id_SubKriteria &

Id_PeriodeKinerja

Tabel 4.96 Spesifikasi Tabel Penilaian_Supplier


1. Id_PenilaianSupplier Int (4) Id kunci primer penilaian supplier

2. Nilai_AHP Float Nilai AHP

3. Id_supplier Int (3) Identitas supplier

4. Id_PeriodeKinerja Int (4) Identitas Periode Kinerja

5. Id_SubKriteria Int (3) Identtas sub kriteria

344

32) Nama file : Penilaian Priode Supplier

Isi : Data Penilaian Periode Supplier


Primary key : Id_PenilaianPeriode

Foreign Key : Id_supplier, & Id_PeriodeKinerja

Tabel 4.97 Spesifikasi Tabel Penilaian_PeriodeSupplier


1. Id_PenilaianPeriode Int (6) Id entitas penilaian periode

2. Nilai_supplier Double Nilai supplier


4. Id_PeriodeKinerja Int (4) Identitas Periode Kinerja

33) Nama file : Registrasi

Isi : status regitrasi supplier

Jenis tabel : transactional file

Primary key : Id_Registrasi

Foreign key : Id_Quotation

Tabel 4.98 Spesifikasi Tabel Penilaian_PeriodeSupplier


1. Id_Registrasi Int (10) Id entitas registrasi

2. Status_Registrasi varchar (10) Status registrasi

3. Id_Quotation Int (10) Identitas quotation

34) Nama file : Detail Harga

Isi : Harga penawaran

Jenis tabel : transactional file

Primary key : Id_DetailHarga

Foreign key : Id_DetailQuotation

345

Tabel 4.99 Spesifikasi Tabel Detail_Harga


1. Id_DetailHarga Int (10) Id entitas registrasi

2. Harga_Penawaran Double Harga material yang

ditawarkan

3. Spesifikasi_material Varchar (50) Spesifikasi material

4. Delivery_time Int (2) Tanggal pengiriman

5. Total_HargaPenawaran Double Total Harga Ditawarkan

6. Id_Material_List_Terpilih Int (11) Identitas material terpilih

7. Id_DetailQuotation Int (10) Identitas quotation

b) Desain Interface User

Pada tahap ini merupakan tahap penggambaran rancangan

tampilan layout sistem yang dikembangkan dalam penelitian ini

baik berupa tampilan halaman taupun sebagai media input dan

laporan sebagai media output, pada tahap ini meliputi :

1. Perancangan input – output

Pada tahap ini akan dirancang berkaitan dengan form

yang akan digunakan sebagai media input dan laporan

sebagai media output dalam sistem. Adapun rancangan

input-output sistem ini meliputi :

346

a) Perancangan Form

1) Form login

Gambar 4.92 From Login

2) Form data pegawai

Gambar 4.93 Form Data Pegawai

347

3) Form data user

Gambar 4.94 Form Data User

4) Form data supplier

Gambar 4.95 Form Data Supplier

348

5) Form data barang

Gambar 4.96 Form Data Barang

6) Form persediaan barang

Gambar 4.97 Form Persediaan Barang

349

7) Form data material request

Gambar 4.98 Form Data Material Request

8) Form data request for quotation (RFQ)

Gambar 4.99 Form Request for Quotation (RFQ)

350

9) form quotation

Gambar 4.100 Form Quotation

10) form purchase order

Gambar 4.101 Form Purchase Order

351

11) form penilaian kinerja

Gambar 4.102 Form Penilaian Kinerja Supplier

12) form kriteria

Gambar 4.103 Form Kriteria

352

13) from sub kriteria

Gambar 4.104 Form Sub Kriteria

14) form matrix kriteria

Gambar 4.105 Form Entry Nilai Bobot

353

15) form data akun

Gambar 4.106 Form Data Akun

16) form Komentar

Gambar 4.107 Form Komentar

17) form upload file

Gambar 4.108 Form Upload File

354

b) Perancangan Laporan

Laporan yang disajikan dari hasi pengolahan data

pada sistem e-procurement dengan metode AHP dalam

evaluasi kinerja supplier ini terdiri dari laporan tercetak

(print out) dalam format pdf, yaitu laporan data supplier,

Material request, hasil evaluasi kinerja supplier,

perbandingan harga, purchase order, e-registratin ticket

dan data persediaan gudang. Sedangkan, laporan yang

hanya ditampilkan oleh sistem meliputi grafik penilaian

kinerja supplier dan laporan grafik track record supplier

beserta summary.

1) Laporan material request

Gambar 4.109 Laporan Material Request

355

2) Laporan evaluasi kinerja supplier

Gambar 4.110 Laporan Evaluasi Kinerja Supplier

3) Laporan perbandingan harga quotation

Gambar 4.111 Laporan Perbandingan Harga

Quotation

356

4) Laporan purchase order

Gambar 4.112 Laporan Purchase Order

5) Laporan e-registration ticket supplier

Gambar 4.113 Laporan Registration Ticket

357

6) Laporan data persediaan gudang

Gambar 4.114 Laporan Persediaan Gudang

Sedangkan laporan yang ditampilkan oleh sistem

meliputi :

1) Laporan grafik kinerja supplier

Gambar 4.115 Laporan Grafik Kinerja

Supplier

358

2) Laporan grafik trackrecord supplier

Gambar 4.116 Laporan Grafik Activity

History supplier

2. Perancangan interface

Pada tahap ini dilakukan perancangan terkait tampilan

sistem untuk pengguna yang terdiri dari struktur menu dan

tataletak sistem.

a. Struktur Menu

berikut merupakan pembagian struktur menu sistem e-

procurement dengan metode AHP dalam evaluasi kinerja

supplier sesuai dengan level aksesnya :

359

1) Struktur Menu Staf Administrasi

Gambar 4.117 Struktur Menu Staf Administrasi

2) Struktur Menu Staf Procurement

Gambar 4.118 Struktur Menu Staf Procurement

3) Struktur Menu Engineering

Gambar 4.119 Struktur Menu Staf Engineering

360

4) Struktur Menu Operation Manager

Gambar 4.120 Strukur Menu Operation

Manager

5) Struktur Menu Supplier

Gambar 4.121 Struktur Menu Supplier

b. Perancangan Layout

Berikut ini adalah perancangan layout sistem yang

dikembangkan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut :

361

1) Halaman Manage Pegawai

Gambar 4.122 Halaman Manage Pegawai

2) Halaman Melengkapi Data

Gambar 4.123 Halaman Melengkapi Data

362

3) Halaman Perbandingan Harga

Gambar 4.124 Halaman Approve Quotation

4) Halaman Negotiation

Gambar 4.125 Halaman Negotiation

5) Halaman Purchase Order

Gambar 4.126 Halaman Purchase Order

363

4.4. Construction and Testing (Pembuatan dan Pengujian)

4.4.1. Construction (Coding)

Pada tahap ini yaitu melakukan pengkodean atau pemrograman

untuk membangun sebuah sistem. Pada tahap pemrograman, bahasa yang

dipergunakan adalah PHP yang membantu dalam proses perancangan

Sistem e-procurement dengan metode AHP dalam evaluasi kinerja

Supplier ini.

Web server local software yang digunakan dalam pembuatan

aplikasi ini yaitu MySQL(My Structured Query Language) yang berfungsi

sebagai database sistem dan browser firefox untuk menampilkan aplikasi

dan dalam pengujian sistem. Adapun source code dan layout selengkapnya

dapat dilihat pada halaman lampiran dalam penulisan ini.

4.4.2. Testing (Pengujian)

Pada tahap pengujian dilakukan dengan cara blackbox testing. Cara

pengujian dilakukan dengan menjalankan sistem e-procurement dengan

penerapan metode AHP dalam menunjang pengukuran kinerja supplier

dan melihat output-nya apakah telah sesuai dengan hasil yang diharapkan.

Hasil dari pengujian blackbox testing disajikan pada tabel 4.100 sebagai

berikut :

364

Tabel 4.100 Pengujian Sistem e-procurement dengan penerapan

metode AHP

No. Rancangan Proses Hasil Yang Diharapkan Hasil

Login Acces

1. Input username dan

password

Masuk halaman utama sesuai

level user

OK

2. Input data salah username

atau password

Menampilkan form login OK

3. Login dengan akun yang

memiliki status non-aktif

Menampilkan warning OK

Manage Data Master

1. Memilih menu manage

user

Menampilkan data user OK

Melakukan tambah, edit

dan hapus data user

Mengelola data master user OK


Pegawai

Menampilkan data pegawai OK

Melengkapi atau edit data

pegawai

Mengelola data pegawai OK


supplier

Menampilkan data master

supplier

OK

Melengkapi, meng-edit

atau mem-view data

supplier

Mengelola data supplier OK

6. Memilih menu data barang Menampilkan data master

barang

OK

Melakukan tambah, edit

serta hapus barang

Mengelola data barang OK

Procurement Process – Permintaan barang


material request

Menampikan data material

request

OK

Pilih fungsi tambah, edit

atau hapus data material

Mengelola data material

request, MR dapat di edit

OK

365

request selama belum dibuat RFQ

Pilih fungsi upload

document material request

Meng-upload dokumen

material request

OK

Pilih fungsi view untuk

menampilkan detail

material requesatau fungsi

cetak

Menampilakan detail MR atau

mencetak data MR

OK

Pilih fungsi „see document‟

untuk melihat dokumen

MR

Melihat atau meng-

downloaddokumen MR

OK

2. Mengakses menu RFQ Menampikan data RFQ OK

Pilih fungsi edit atau hapus

RFQ

Mengelola data RFQ OK

Pilih fungsi tambah RFQ Menambah data RFQ

berdasarkan kepada Material

request sebelumnya dan

memilih data barang yang

akan dijadikan RFQ

OK

Pilih fungsi upload file

RFQ

Meng-upload dokumen RFQ OK

Approve data RFQ Menyetujui proses permintaan

barang (Procurement)

OK

Menampilkan data RFQ

pada halaman Supplier

Menampilkan data RFQ

setelah dilakukan approve

pada halaman supplier selama

status RFQ belum „closed‟

OK

Procurement process – Pengajuan penawaran

1. Memilih menu Invitation Menampilkan data RFQ

terbaru ataupun yang telah

diajukan oleh supplier terkait

OK

Input data penawaran

dengan memilih fungsi

view dan quote

Menampilkan form

penawaran dan form upoad

dokumen penawaran

OK

366

Pilih fungsi view detail dan

noquote

RFQ hilang dari halaman

invitation supplier terkait

OK

Procurement proses – Persetujuan penawaran

1. Memilih menu quotation

dan memilih data identitas

RFQ

Menampilkan data penawaran

supplier

OK

Pilih fungsi View atau see

document

Menampilkan detail quotation

atau dokumen quotation

OK

Pilih fungsi approve atau

Rejct

Menyetujui penawran untuk di

setujui oleh manajer dengan

maximal 3 supplier atau

menolak penawaran supplier

OK

Pilih fungsi negotiation Melakukan interaksi dan

komunikasi untuk

menyepakati penawaran

supplier

OK

Pilih menu negotiation Menampilkan data negotiation

penawaran

OK

Pilih menu response Menampilkan form quotation

dan form Komentar

OK

Pilih fungsi approve atau

reject

Merubah status quotation dan

hidata hilang dari halaman

negotiation

OK

Pilih fungsi cetak

perbandingan harga

Mencetak perbandingan 3

penawaran supplier yang

diajukan

OK

Pilih fungsi View Kinerja Menampilkan data penilaian


terkait

OK

2. Pilih fungsi „procurement

tracking‟

Menampilkan history supplier OK

Proses Procurement – Peneriamaan barang

1. Menampilka data Menampilkan pada halaman OK

367

pemenang dalam proses

procurement

supplier terkait

Melakukan registrasi dan

download file registration

ticket

Registrasi pemenang tender OK

2. Meng akses menu

Purchase Order (PO)

Menampilkan data PO OK

Pilih fungsi tambah untuk

menambah data PO

Menambah data PO dapat

dilakuakn jika supplier telah

melakukan registrasi

OK

Pilih fungsi edit atau delete Mengelola data Purchase

Order

OK

2. Pilih fungsi download

untuk mencetak PO

Mencetak PO OK

3. Update data stock barang Menampilkan data stock

barang pada gudang

OK

Pilih fungsi view atau cetak

dokumen

Menampilkan detail stock

barang atau mencetak

dokumen data barang gudang

OK

Evaluasi Kinerja Supplier

1. Pilih menu periode

penilaian, pilih periode dan

supplier

Mengelola data periode

penilaian

OK

2. Memilih manage kriteria

penilaian

Menampilkan data kriteria

penilaian

OK

Pilih tambah kriteria Menampilkan halaman form

tambah kriteria

OK

Pilih tombol “Simpan” Data kriteria tersimpan OK

3. Memilih menu sub kriteria

penilaian

Menampilkan data sub kriteria

penilaian

OK

Pilih tambah sub kriteria Menampilkan halaman form

tambah sub kriteria

OK

Pilih tombol “Simpan” Data sub kriteria tersimpan OK

368

4. Memilih menu menu

kriteria dan update bobot

kriteria

Menampilkan perbandingan

matriks dan form bobot

kriteria

OK

Memilih menu kriteria dan

pilih update bobot sub

kriteria

Menampilkan perbandingan

matriks dan form unput bobot

subkriteria

OK

5. Pilih periode penilaian,

pilih supplier dan entry

nilai

Menampilkan form entry

penilaian supplier

OK

Pilih menu view penilaian

kinerja

Menampilkan periode jinerja

supplier

OK

Pilih fungsi view Menampilkan nilai masing-

masing supplier pada periode

terkait

OK

15. Pilih fungsi approve Menyetujui penilaian supplier

pada periode tersebut

OK

Pilih fungsi „cetak‟ Mencetak laporan penilaian

supplier pada periode terkait

OK

16. Logout Keluar dari sistem OK

369

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1. Simpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya,

maka dapat dapat diambil kesimpulan dari penelitian sistem e-procurement

dengan penerapan metode Analytic Hierarchy Process (AHP) dalam evaluasi

kinerja supplier pada PT. Tata Udara Nusantara ini, adalah sebagai berikut :

1. Penelitian ini menghasilkan perancangan dan sistem e-procurement

yang terintegrasi dalam setiap proses pelaksanaan pengadaan barang

sehingga mendukung dalam pengawasan pelaksanaannya.

2. Sistem e-procurement mendukung dan memberikan kemudahan dalam

pengelolaan data dan dokumen serta pelaporannya dalam proses

procurement karena pelaksaaan langsung terdokumentasi oleh sistem,

dapat diakses sewaktu-waktu serta data dapat di update secara

realtime.

3. Sistem mendukung kemudahan pelaksanaan procurement antara pihak

perusahaan dan supplier seperti dalam komunikasi dan interaksi dalam

penyampaian informasi.

4. Sistem e-procurement mendukung penggunaan evaluasi kinerja

supplier sebagai tolok ukur supplier performance dalam setiap

periode.

370

5. penggunaan evaluasi kinerja supplier sebagai tolok ukur supplier

performance guna bahaan pertimbangan dalam kelayakan supplier

pada proses procurement berikutnya.

5.2. Saran

Pada sistem e-procurement yang dibahas serta diuraikan, masih terdapat

keterbatasan dan kekurangan serta memerlukan perbaikan untuk meningkatkan

manfaat dari sistem ini yang dapat dikembangkan pada penelitian selanjutnya.

Adapun saran yang dapat diberikan untuk peneliti selanjutnya ialah

sebagai berikut :

1. Sistem dapat dikembangkan kedalam beberapa proses lainnya yang

berkaitan dengan divisi procurement perusahaan, modul dalam

sistem e-procurement ataupun dalam proses procurement seperti

menambahkan modul gudang (inventory), monitoring dalam proses

pelaksanaan penerimaan barang, pengembalian atau retur barang,

manajemen kontrak atau pembelian tanpa menggunakan Purchase

order (PO) mengacu kepada prosedur tungas dan tanggung jawab

pada struktur organisasi pada divisi operasional.

2. Sistem dapat dikembangkan dengan lebih baik dari segi fungsi

ataupun tampilan dengan memperhatikan struktur jaringan yang

digunakan serta keamanan data pada sistem.

3. Sistem dapat dikembangkan kedalam aplikasi berbasiskan mobile,

sehingga tidak hanya dapat beroperasi melalui web browser.

371

4. Peneliti selanjutnya dapat menggunakan metode dan model analisa

yang lainnya serta pengembangan aplikasi dengan menggunakan

framework sehingga dalam pembuatan aplikasi lebih terstruktur dan

dapat dengan mudah dikembangkan.

372

DAFTAR PUSTAKA

[1] J. A. O‟Brien, Introduction to Information System, 12nd ed. New York: Mc

Graw Hill, 2005.

[2] R. Angeles and Nath Ravinder, “Critical Success Factors for the

Implementation of Business-To- Business Electronic Procurement,”

Commun. IIMA, vol. 5, no. 1, pp. 15–24, 2005.

[3] H. L. Lee and S. Whang, “E-Business and Supply Chain Integration,” in

Standford Global Supply Chain Management Forum, 2001, pp. 1–20.

[4] S. Politis, M. Klumpp, and D. Celebi, “Analytical Hierarchy Process in

Supplier Evaluation,” in 16th International Working Seminar on

Production Economics Conference Proceedings, 2010, vol. 3, pp. 411–424.

[5] J. L. Whitten and L. D. Bentley, System Analysis and Design Methods,

Seventh. New York: McGraw Hill, 2007.

[6] S. mulyono, Riset Operasi. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi

Universitas Indonesia, 2004.

[7] S. Mulyanto, Sistem Informasi, Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka

Pelajar, 2009.

[8] J. A. O‟Brien and G. M. Marakas, Introduction to Information System,

Fifteenth. New York: McGraw Hill, 2010.

[9] A. Kadir, Belajar Database Menggunakan MySQL. Yogyakarta: Andi,

2008.

[10] J. Ward and E. Daniel, Benefits Management, Delivering Value fro IS & IT

Investments. west sussex: John Wiley & Sons Ltd, 2006.

[11] T. Sutabri, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset, 2005.

373

[12] E. Oz, Management Information Systems, Sixth. United States: Thomson

Course Technology, 2009.

[13] J. A. O‟Brien and G. M. Marakas, Management Information Systems, Tenth

Edit. New york: McGraw-Hill Irwin, 2011.

[14] Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur,

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi, 2008.

[15] E. Turban and L. Volonino, Information Technology for Management :

Transforming Organization in the Digital Economy. New Jersey: Wiley,

2010.

[16] H. Walker and C. Harland, “E-procurement in the United Nations :

influences , issues and impact,” Int. J. Oper. Prod. Manag., vol. 28, no. 9,

pp. 831–857, 2008.

[17] M. . Jooste and V. W. Schoor, “A Framework for The Implementation of

E-Procurement,” SA J. Ind. Eng., vol. 14, no. 2, pp. 1–22, 2003.

[18] D. Chaffey, E-business and E-commerce Management, Third edit. New

Jersey: Prentice Hall, 2007.

[19] E. Turban, Electronic Commerce : A Managerial Perspective. New Jersey:

Printice Hall, 2004.

[20] R. Kalakota and M. Robinson, E-Business Model 2.0 : Roadmap for

Success. Boston: Addison - Wesley, 2004.

[21] W. . J. Hugo, J. A. Badenhorst-weist, and R. Van, Purchasing and Supply

Chain Management, 4th ed. Pretoria: J.L Van Schaik, 2002.

[22] M. Hugos, Essentials of Supply Chain Management, Second Edi. John

wiley & Sons, 2006.

[23] R. A. Brandmeier and F. Rupp, “Benchmarking Procurement Function:

Causes For Superior Performance, Benchmarking,” an Int. J., vol. 17, no.

1, pp. 5 – 26, 2011.

374

[24] IAPWG, UN Procurement Practitioner‟s Handbook. Institute for Supply

Chain Management, 2006.

[25] H. I. Yunarto, Business Concepts Implementation Series in Salea and

Distribution Management. Jakarta: Elex Media Komputindo, 2006.

[26] A. K. Pani and A. Agrahari, e-procurement in emerging Economies :

Theory and Cases. United States: Idea Group Publishing, 2007.

[27] F. Wu, G. A. Zisidisin, and A. D. Ross, “Antecedents and Outcomes of E-

Procurement Adoption: An Integrative Model,” IEEE Trans. Eng. Manag.,

vol. 54, no. 3, pp. 576 – 587, 2007.

[28] D. Ateto, S. Ondieki, and W. Okibo, “The Effect of E-Procurement

Practices on Effective Procurement in Public Hospitals : A Case of KISII

Level 5 Hospital,” Am. Int. J. Contemp. Res., vol. 3, no. 8, pp. 103–111,

2013.

[29] I. Pujawan, Supply Chain Management. Surabaya: Guna Widya, 2005.

[30] A. J. Van Weele, Purchasing & Supply Chain Management: Analysis,

Strategy, Planning and Practice. London, 2004.

[31] G. McLeod and G. Shell, Management Information System. New Jersey:

Prentice Hall, 2007.

[32] E. Turban, J. Aronson, and T. Liang, Decision Support Systems and

Intellegent Systems. New Delhi: Prentice Hall, 2005.

[33] N. Bhushan and K. Rai, Strategic Decision Making : Applying the Analytic

Hierarchy Process. London: Springer, 2004.

[34] M. Marimin and Nurul, Aplikasi Teknik Pengambilan Keputusan dalam

Manajemen Rantai Pasok. Bogor: IPB Press, 2010.

[35] A. Mathiassen, P. Munk-Madsen, P. Nielsen, and J. Stage, Object-Oriented

Analysis & Design. Marko Publishing House, 2000.

375

[36] G. Booch, R. A. Maksimchuk, M. W. Engle, B. J. Young, J. Conallen, and

K. A. Houston, Object - Oriented Analysis And Design With Applications,

Third Edit. Boston: Pearson Education, 2007.

[37] Y. Sugiarti, Analisis & Perancangan UML (Unified Modeling Language)

Generated VB.6. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2013.

[38] A. Dennis, B. H. Wixom, and D. Tegarden, Systems Analysis and Design

with UML Verison 2.0. 2009.

[39] G. M. Marakas, System Analysis Design : An Active Approach. New York:

Mc Graw Hill/Irwin, 2006.

[40] E. Prasetyo, Pemrograman Web dengan PHP & MySql. Yogyakarta: Graha

Ilmu, 2008.

[41] Arbie, Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi, 2004.

[42] B. Nugroho, Database Relational dengan MySQL. Yogyakarta: Andi,

2005.

[43] K. Wahana, PHP Programming. Yogyakarta: Andi, 2009.

[44] Sibero and F. Alexander, Kitab Suci Web Programming. Yogyakarta:

Mediakom, 2011.

[45] S. Faranello, Blasmiq Wireframe Quick Guide. Brmingham: Packt

Publishing, 2012.

[46] B. Wahyudi, Konsep Sistem Informasi dari BIT sampai ke database.

Yogyakarta: Andi, 2008.

[47] A. S. Rosa and M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur

dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika, 2013.

[48] S. Rizki, Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta: PT. Prestasi

376

Pustakaraya, 2011.

[49] Sugiyono, Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta, 2009.

[50] M. Nazir, Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2009.

[51] N. Abror, Marimin, and I. Yuliasih, “Seleksi dan Evaluasi Pemasok pada

Rantai Pasokan Kertas,” J. Teknogi Indones., vol. 21, no. 3, pp. 194–206,

2011.

[52] M. . Azis, Pemrograman PHP 4 : Bagi Web Programmer. Jakarta: Elex

Media Komputindo, 2001.

[53] C. Ho, M. Shu, and P. Nguyen, “Supplier Evaluation and Selection Criteria

in the Construction Industry of Taiwan and Vietnam,” Inf. Manag. Sci., vol.

18, no. 4, pp. 403–426, 2007.

[54] T. L. Saaty, Decision Making for Leader, The Analytical Hierarchy

Process for Decision in Complex Word. Pittsburgh: Prentice Hall Coy, Ltd,

1991.

[55] F. Tahriri, M. R. Osman, A. Ali, R. M. Yusuff, and A. Esfandiary, “AHP

approach for supplier evaluation and selection in a steel manufacturing

company,” J. Ind. Eng. Manag., vol. 01, no. 02, pp. 54–76, 2008.

LAMPIRAN - LAMPIRAN

L-1

LAMPIRAN I

HASIL WAWANCARA

Hari / Tanggal : Senin / 20 Oktober - 1 Desember 2014

Narasumber : Willy Andhika (Divisi Procurement),

Rika Vidya (Divisi HRD),

Bapak Firdaus (Divisi Procurement),

Bapak Irawan (Divisi Operasional) dan

Mbak Citra (Divisi Keuangan)

Hasil : Mengetahui sistem kerja proses pelaksanaan

procurement perusahaan dan pelaporannya

1. PT. Tata Udara Nusantara ini bergerak dalam bidang apa (Scope Of

Busineess)? Sudah berapa lama dan didirikan oleh siapa?

Jawab : Secara umum PT Tata Udara Nusantara (akrab disebut dengan TUN)

didirikan oleh bapak Buyung Zainal Abidin yang dibangun pada

bulan september 2002 dengan akta notaris jasa konstruksi,

mengkhususkan diri untuk HVAC, Mekanikal dan elektrikal.

Profesionalisme, keahlian dan layanan dengan kualitas terbaik

adalah ikon penting yang selalu disimpan oleh PT Tata Udara

Nusantara dalam hal melayani jasa mekanikal dan elektrikal. dengan

scope pelayanan yang meliputi engineering, procurement dan

construction. (Lebih lengkap silahakan lihat pada company profile)

2. Seberapa Penting/besarnya pengaruh procurement bagi pelaksanaan bisnis

perusahaan secara menyeluruh (impact)?

Jawab : Amat sangat penting, karena pada perusahaan bisnis model seperti

ini dapat dikatakan ujung tombaknya merupakan bagian pengadaan

(procurement) - kontraktor, karena ketika belanja mati maka proyek

tidak akan berjalan.

3. Bagaimana Gambaran proses procurement secara umum? Untuk barang

dalam proses procurement itu seperti apa saja?

Jawab : Procurement tetap dilakukan perhitungan secara per-project akan

tetapi 1 divisi menangani procurement secara menyeluruh.

Gambaran secara umum atau secara garis besar proses procurement

pada PT. Tata Udara Nusantara yaitu pengajuan permintaan material,

pengecekan kebutuhan dan spesifikasi detail material, peroses

pengajuan penawaran harga berikut seleksi supplier yang dilakukan

menggunakan telepon ataupun email, perbandingan penawaran

supplier, pembuatan PO jika kesepakatan telah terjalin antar

perusahaan, dan evaluasi kinerja supplier. Purchase Order (PO)

dibuat berdasarkan kepada Material Request (MR) yang akan

dilampirkan dengan berkas lainnya seperti penawaran supplier untuk

menghindari kesalahan ketika PO tentunya. MR dibuat berdasarkan

kepada RAP (Rancangan Anggaran Pembiayaan) yang dibuat

berdasarkan kepada BQ dan MTO. (Lebih detail di SOP terlampir)

Pengadaan biasanya berupa peralatan utama seperti Kabel

instrument, kabel power, material piffing refrigerant dan

accessories, accesoring ducting, Ac, Fan, Filter, Heater dll

4. RAP, BQ dan MTO apa fungsinya dari masing-masing ketiga itu?

Jawab : RAP adalah Rancangan Anggaran Pembiayaan, ini adalah sebagai

acuan procurement ketika melakukan pembelanjaan, jika salah satu barang

yang harganya melebihi RAP maka akan dicari tahu kenapa di BQ harganya

lebih murah atau ada sebab lain. Sedangkan MR adalah dasar bagi pihak

procurement untuk mengajukan Purchase Order (PO). RAP dibuat setelah

kontrak dilakukan dan sebelum project berjalan berdasarkan kepada BQ (Bill

of Quantity) dan MTO (Material take Over). BQ dibuat oleh project

estimator, dapat dikatakan merupakan proposal detail untuk memberikan

penawaran harga kepada maincont (customer) yang dijelaskan semua di BQ.

Jika sudah mendapatkan kontrak/project berjalan, tim Engineering akan

membuat MTO dengan acuan BQ dan design (gambar), jadi MTO yang

membuat adalah Engineering dengan kata lain menterjemahkan BQ dan

design yang dituangkan dalam bentuk MTO.

5. Apa yang dimaksud dengan ‘perbandingan harga min 3 supplier’ dan

bagaimana mekanisme penilaian tersebut?

Jawab : untuk memilih 1 dari beberapa supplier harus dengan beberapa

pertimbangan delevery time, term of payment dll dan perbandingan tersebut

harus ‘apple to apple’ artinya barang yang ditawarkan oleh 3 dari beberapa

supplier yang ditawarkan haruslah sama satu dengan yang lainnya,

procurement tidak dapat membuat perbandingan harga jika barang terseut

tidak ‘apple to apple’ - sejenis.

6. Pada proses pemeriksaan material yang dibeli. Jika kondisi barang tidak

sesuai dalam hal jumlah, kualitas atau bahkan rusak, bagaimana proses retur

tersebut?

Jawab : ketika barang tidak sesuai dengan apa yang sudah di tawarkan maka

procurement wajib me-retur nya dnegan tidak menandatangani surat jalan

dan melakukan konfirmasi kepada supplier untuk menggantinya, karena jika

kita menandatanganinya itu berarti kita menerima barang yang tidak sesuai

dengan apa yang sudah dipesan.

7. Penerapan sistem (Apakah sudah diterapkan)? Atau belum? Khususnya dalam

pelakasanaan procurement? Apa kedala yang dihadapi?

Jawab : penerapan sistem secara khusus untuk bagian pengadaan belum ada.

Baiasanya ketika load sedang meningkat atau tinggi pelaksanaan

pengadaan hanya dilakukan menggunakan excel

L-2

LAMPIRAN 2

SOP PENGADAAN BARANG & JASA

L-3

LAMPIRAN 3

SOP SELEKSI & EVALUASI PEMASOK

L-4

LAMPIRAN 4

SOP PENERIMAAN BARANG

L-5

LAMPIRAN 5

CONTOH DOKUMEN PROSES PROCUREMENT

L-6

LAMPIRAN 6

PLAGIARISM CHECK (With Plagiarsm Check)

L-7

LAMPIRAN 7

LAYOUT PROGRAM

Halaman Login

Halaman Material Request (MR)

Form Request For Quotation (RFQ)

Halaman invitation

Halaman Negotiation

Halaman Procurement Tracking

L-8

LAMPIRAN 8

SOURCE CODE PROGRAM

Action

<?php

if($_GET[menu]==""){

include"ui/home.php";

}elseif($_GET[menu]=="user"){

include"ui/user.php";

}elseif($_GET[menu]=="pegawai"){

include"ui/pegawai.php";

}elseif($_GET[menu]=="barang"){

include"ui/barang.php";

}elseif($_GET[menu]=="jasa"){

include"ui/jasa.php";

}elseif($_GET[menu]=="supplier"){

include"ui/supplier.php";

}elseif($_GET[menu]=="kriteria"){

include"ui/kriteria.php";

}elseif($_GET[menu]=="sub_kriteria"){

include"ui/subkriteria.php";

}elseif($_GET[menu]=="material_request"){

include"ui/material_req.php";

}elseif($_GET[menu]=="manage_rfq"){

include"ui/manage_rfq.php";

}elseif($_GET[menu]=="manage_po"){

if(isset($_GET['opr'])&&$_GET['opr']=="add")

{

include"ui/add_po.php";

}

if(isset($_GET['opr'])&&$_GET['opr']=="edit")

{

include"ui/edit_po.php";

}

else if(!isset($_GET['opr']))

{

include"ui/manage_po.php";

}

}elseif($_GET[menu]=="manakun"){

include"ui/manage_akun.php";

}

elseif($_GET[menu]=="registration"){

include"ui/data_supplier.php";

}

elseif($_GET[menu]=="rfq_barang"){


{

include"ui/add_rfq.php";

}

if(isset($_GET['opr'])&&$_GET['opr']=="document")

{

include"ui/document_rfq.php";

}


{

include"ui/edit_rfq.php";

}


{

include"ui/manage_rfq.php";

}

}

elseif($_GET[menu]=="approve_rfq"){


{

include"ui/add_rfq.php";

}

else

{

include"ui/approve_rfq.php";

}

}

elseif($_GET[menu]=="quotation"){

if(isset($_GET['opr'])&&$_GET['opr']=="view")

{

include"ui/form_quo.php";

}


{

include"ui/document_quo.php";

}


{

include"ui/edit_quo.php";

}


{

include"ui/quotation.php";

}

}

elseif($_GET[menu]=="nego"){

if(isset($_GET['opr'])&&$_GET['opr']=="nego")

{

include"ui/edit_nego.php";

}


{

include"ui/negotiation.php";

}

}

elseif($_GET[menu]=="announcement")

{

include"ui/announcement.php";

}

elseif($_GET[menu]=="tracking")

{

include"ui/track.php";

}

elseif($_GET[menu]=="form_quo")

{


{

include"ui/document_quo.php";

}

else{

include"ui/form_quo.php";

}

}elseif($_GET[menu]=="gudang"){


{

include"ui/add_gudang.php";

}


{

include"ui/add_gudang.php";

}


{

include"ui/manage_gudang.php";

}

}elseif($_GET[menu]=="bobot_sub_kriteria"){

include"ui/bobot_sub_kriteria.php";

}elseif($_GET[menu]=="bobot_kriteria"){

include"ui/bobot_kriteria.php";

}elseif($_GET[menu]=="entry_penilaian"){

include"ui/entry_penilaian.php";

}elseif($_GET[menu]=="periode_penilaian"){

include"ui/periode_penilaian.php";

}elseif($_GET[menu]=="view_kinerja"){

include"ui/view_penilaian_kinerja.php";

}

?>

L-9

LAMPIRAN 9

SURAT PENDUKUNG PENELITIAN

YUDHISTIRA MAULANA-FST.pdf

Documents

Transcript of YUDHISTIRA MAULANA-FST.pdf