1/40

USULAN MUTASI GURU SECARA ONLINE UNTUK KETERBUKAAN INFORMASI DI UNITPENGELOLA PENDIDIKAN KECAMATAN TAMAN KABUPATEN PEMALANG

Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan XCITahun : 2017Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/KotaCluster inovasi : Pemerintahan, Kepegawaian & DiklatInovator : Agus Fitriyanto, A.MdJabatan : Kasubag. Tata Usaha pada UPPK Taman Kab. PemalangInstansi : Pemerintah Kabupaten Pemalang

Latar Belakang

.

A. Gambaran Umum

Pemanfaatan teknologi membuka kesempatan untuk semakin majunya sistem pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam jumlah yang besar dan akurat. Prosesperubahan di era digital sangat mendesak dan harus segera dilakukan untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraanpemerintahan sesuai dengan Intruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Dansesuai Undang-undang Republik Indonesian Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi Elektronik, bahwa penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasiharus terus dikembangkan untuk menjaga, memelihara, memperkukuh persatuan dan kesatuan nasional berdasarkan Peraturan Perundang-undangan demi kepentingannasional.

Permasalahan yang dihadapi pemerintah dalam dunia pendidikan salah satunya adalah kurangnya pemerataan persebaran guru. Walaupun jumlah guru berlebih tetapiseringkali masih banyak dikeluhkan bahwa kita kekurangan guru di daerah-daerah. Keluhan tersebut menjadi petunjuk bahwa distribusi guru di Indonesia masih belummerata. Persoalan distribusi guru dengan segala masalahnya, jika dibiarkan tanpa pengelolaan akan berpengaruh terhadap lemahnya penanganan masalah pendidikandi Indonesia. Distribusi guru yang tidak merata akan berakibat pada terjadinya inefisiensi, terhambatnya peningkatan mutu pendidikan, tidak akan tercapai tata kelolayang baik, dan rendahnya indeks pelayanan pendidikan bagi masyarakat. In-efisiensi akan terjadi karena biaya yang dikeluarkan untuk gaji guru sangat besar tetapi tidakdapat melaksanakan tugasnya dengan optimal. Di daerah-daerah terpencil yang seharusnya mendapat pelayanan pendidikan, tetapi karena distribusi guru tidak merata

2/40maka proses pendidikan tidak dapat dilakukan secara optimal. Pada gilirannya akan menghambat usaha peningkatan mutu pendidikan. Tata kelola pendidikan juga akanterhambat sehingga indeks pelayanan pendidikan akan terus menurun.

Seperti yang tertuang dalam Peraturan Bersama Menteri Pendidikan Nasional, Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, MenteriDalam Negeri, Menteri Keuangan, dan Menteri Agama Nomor : 05/x/pb/2011, spb/03/m.pan-rb/10/2011, 48 tahun 2011, 158/pmk.01/2011, 11 tahun 2011 tahun 2011tentang penataan dan pemerataan guru Pegawai Negeri Sipil merupakan implementasi dari amanat Undang-undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen,Peraturan Pemerintah Nomor 74 Tahun 2008 Tentang Guru, khususnya yang berkaitan dengan tugas guru dan pengawas dan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil disebutkan bahwa dalam melakukan penataan dan pemerataan guruPNS antar satuan pendidikan, antar jenjang, dan antar jenis pendidikan, pemerintah kabupaten/kota memiliki tugas sebagai berikut.

1. Menyusun produk hukum dalam bentuk peraturan bupati/walikota atau produk hukum lainnya terkait penataan dan pemerataan guru PNS yang merujuk padaPeraturan Bersama;

2. Sosialisasi program penataan dan pemerataan guru PNS diwilayah kabupaten/kota;

3. Verifikasi data guru dan analisis kebutuhan guru TK, SD, SMP, SMA, dan SMK di setiap satuan pendidikan di wilayah kabupaten/kota;

4. Penyediaan Peta Guru yang menginformasikan tentang kelebihan dan/atau kekurangan guru PNS di wilayah kabupaten/kota dengan tembusandisampaikan kepada Badan Kepegawaian Daerah (BKD);

5. Pemindahan guru PNS antar satuan pendidikan;

6. Penyediaan dana pemindahan guru PNS antarsatuan pendidikan di wilayah kabupaten/kota;

Keadaan yang banyak terjadi dalam upaya untuk penataan dan pemerataan guru PNS adalah karena banyak guru meminta ditempatkan di wilayah perkotaan atauwilayah yang tidak jauh dari perkotaan. Hal tersebut mengakibatkan di wilayah perkotaan cenderung lebih banyak guru/ kelebihan guru dibanding wilayah yang jauhdari kota. Dari data yang ada menunjukkan pada bulan Desember 2016 usulan untuk mutasi guru di wilayah UPPK Taman telah diajukan sebanyak 8 ( delapan) orangguru kemudian pada bulan Maret 2017 diajukan usulan mutasi sebanyak 5 orang guru dengan berbagai macam alasan. Dari usulan mutasi tersebut, UPPK Tamansebagai pihak yang mengajukan usulan tidak tahu sejauh mana usulan yang diajukan karena sampai bulan Mei 2017 usulan tersebut belum terealisasi atau belum adasurat tugas yang turun dari BKD Kabupaten Pemalang. Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan Taman menaungi sejumlah 514 guru PNS yang tersebar di 79 SekolahDasar Negeri di seluruh wilayah Kecamatan Taman, dengan rincian sebagai berikut :

3/40

Tabel 1.

DAFTAR RINCIAN GURU DAN ROMBONGAN BELAJAR

UPPK TAMAN

NO NAMA SEKOLAH JUMLAH GURU PNS ROMBONGAN BELAJAR

1 SDN 01 Asemdoyong 10 12

2 SDN 01 Banjaran 9 9

3 SDN 01 Banjardawa 7 7

4 SDN 01 Beji 6 6

5 SDN 01 Cibelok 5 8

6 SDN 01 Gondang 6 8

7 SDN 01 Jebed 6 7

8 SDN 01 Jrakah 5 6

9 SDN 01 Kabunan 5 7

10 SDN 01 Kaligelang 7 6

11 SDN 01 Kedungbanjar 6 6

12 SDN 01 Kejambon 6 6

13 SDN 01 Pedurungan 5 6

14

4/40

SDN 01 Pener

5/40

5

6/40

8

7/40

8/4015 SDN 01 Penggarit 5 10

16 SDN 01 Sitemu 5 6

17 SDN 01 Sokawangi 7 6

18 SDN 01 Taman 7 6

19 SDN 01 Wanarejan 11 11

20 SDN 02 Asemdoyong 6 9

21 SDN 02 Banjaran 7 6

22 SDN 02 Banjardawa 12 11

23 SDN 02 Beji 6 7

24 SDN 02 Gondang 5 6

25 SDN 02 Jebed 8 10

26 SDN 02 Jrakah 5 6

27 SDN 02 Kabunan 6 8

28 SDN 02 Kaligelang 8 8

29 SDN 02 Kedungbanjar 4 6

30 SDN 02 Kejambon 7 6

31 SDN 02 Pedurungan 5 6

32 SDN 02 Pener 5 7

33 SDN 02 Penggarit 7 6

34

9/40

SDN 02 Sitemu

10/40

6

11/40

8

12/40

13/4035 SDN 02 Sokawangi 5 6

36 SDN 02 Taman 7 6

37 SDN 02 Wanarejan 6 7

38 SDN 03 Asemdoyong 9 12

39 SDN 03 Banjaran 5 6

40 SDN 03 Beji 6 6

41 SDN 03 Cibelok 9 8

42 SDN 03 Jebed 7 6

43 SDN 03 Jrakah 7 7

44 SDN 03 Kabunan 5 6

45 SDN 03 Kaligelang 8 10

46 SDN 03 Kedungbanjar 6 6

47 SDN 03 Pedurungan 9 11

48 SDN 03 Pener 6 7

49 SDN 03 Penggarit 4 6

50 SDN 03 Sokawangi 5 6

51 SDN 03 Taman 8 7

52 SDN 03 Wanarejan 6 6

53 SDN 04 Asemdoyong 8 12

54

14/40

SDN 04 Banjaran

15/40

6

16/40

7

17/40

18/4055 SDN 04 Beji 8 8

56 SDN 04 Cibelok 8 9

57 SDN 04 Jebed 5 6

58 SDN 04 Jrakah 6 6

59 SDN 04 Kabunan 4 6

60 SDN 04 Kaligelang 6 6

61 SDN 04 Pedurungan 6 6

62 SDN 04 Sokawangi 7 6

63 SDN 04 Taman 11 12

64 SDN 05 Asemdoyong 6 8

65 SDN 05 Beji 11 8

66 SDN 05 Cibelok 6 6

67 SDN 05 Jebed 7 6

68 SDN 05 Kabunan 4 8

69 SDN 05 Pedurungan 6 6

70 SDN 05 Taman 6 8

71 SDN 05 Wanarejan 7 7

72 SDN 06 Beji 5 6

73 SDN 07 Jebed 8 11

74

19/40

SDN 07 Kabunan

20/40

5

21/40

6

22/40

23/4075 SDN 07 Wanarejan 6 7

76 SDN 08 Wanarejan 6 6

77 SDN 09 Kabunan 5 6

78 SDN 09 Wanarejan 9 6

79 SDN 10 Wanarejan 4 6

JUMLAH 514 575

Data Kepegawaian per 30 April 2017

Dilihat dari perbandingan antara jumlah guru PNS dengan jumlah rombongan belajar yang ada, di UPPK Taman masih kekurangan jumlah guru, namun ada jugabeberapa sekolah yang memiliki jumlah guru melebihi jumlah rombongan belajar yang ada. Saat ini pelaporan jumlah formasi kebutuhan guru di sekolah masihmenggunakan sistem manual, sehingga kemungkinan terdapat data yang tidak valid karena laporan tersebut tidak terhubung dengan data kepegawaian yang sudah ada. Untuk itulah dibutuhkan data formasi kebutuhan guru dan data kepegawaian yang valid sehingga nantinya persebaran guru dapat merata sesuai kebutuhan.Selain itu, besarnya cakupan pelayanan yang harus dipenuhi, kompleksitas tugas dan tantangan teknologi menjadi dasar dibutuhkannya suatu sisteminformasi sebagai alat bantu pengelolaan data yang dapat di akses secara on-line.

Hasil benchmarking peserta Diklatpim IV Angkatan XCI ke Kota Banjarmasin Provinsi Kalimantan Selatan menjadi salah satu bahan untuk penyempurnaan pembuatanrancangan proyek perubahan ini. Sebanyak 3 (tiga) instansi yang menjadi tujuan yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banjarmasin, KecamatanBanjarmasin Tengah dan di Kelurahan Seberang Masjid telah dapat memberikan gambaran bagaimana inovasi dijalankan sehingga dapat memberikan manfaat bagimasyarakat. Untuk membuat sistem kerja yang lebih dinamis agar pelaksanaannya selalu terpatri dalam setiap nafas dan gerak langkah, kota yang mempunyai julukanKota Seribu Sungai ini merumuskan filosofi kerja IMAN (Inovatif, Maju, Amanah, Nyaman). Dari filosofi kerja tersebut tergambar bagaimana komitmen Pemerintah KotaBanjarmasin agar pemerintahnya selalu berpikir kreatif dan inovatif untuk menuju kemajuan dengan tetap berpegang pada keyakinan bahwa apa yang dilakukan adalahuntuk kemaslahatan bersama dan mengerjakan semua amanah dengan cara yang nyaman dan memberi kenyamanan.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banjarmasin telah menerapkan pelayanan kependudukan “One Day Service” dimana setiap masyarakat yangmembutuhkan administrasi kependudukan dapat dipenuhi dalam hari itu juga. Dan nantinya akan ditingkatkan lagi bahwa untuk keperluan administrasi kependudukandapat diselesaikan di kelurahan sehingga memudahkan masyarakat. Nilai yang dapat diambil adalah bahwa semua inovasi yang dilakukan itu haruslah untukmemudahkan dan bermanfaat bagi masyarakat. Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan komitmen dari pemerintah, dukungan anggaran dan dukungan masyarakat.

Pada kunjungan di Kelurahan Seberang Mesjid dapat dilihat bahwa peran serta dan dukungan masyarakat sangatlah penting untuk menunjang kemajuan wilayah. Rasakebersamaan antar warga masyarakat menjadi salah satu kunci keberhasilan warga kelurahan untuk memaksimalkan potensi yang dimiliki dan menjadikan wilayahnyasebagai salah satu tujuan wisata di Kota Banjarmasin.

24/40 Kunjungan di Kecamatan Banjarmasin Tengah yang mempunyai semboyan “Banteng Baiman (Banjarmasin Tengah yang Barasih Wan Nyaman)” ini terdapat nilai-nilaiyang diterapkan yaitu bahwa pengelolaan pemerintahan maupun pembangunan haruslah berbasis pada pemberdayaan masyarakat. Kolaborasi antara pemerintahkecamatan dengan instansi lainnya maupun dengan masyarakat menjadi salah satu faktor untuk mendukung inovasi yang dilakukan dapat berjalan dengan hasil sesuaiyang diharapkan. Inovasi yang dilakukan sebagai Kantor Layak Anak merupakan salah satu wujud komitmen bahwa masyarakat adalah komponen penting dalam upayapeningkatan pelayanan publik.

B. Tugas Pokok dan Fungsi

Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan dibentuk berdasarkan Peraturan Bupati Pemalang Nomor 126 Tahun 2016 tentang Pembentukan Unit Pengelola PendidikanKecamatan pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pemalang. Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan (UPPK) mempunyai tugas melaksanakan tugasteknis operasional di bidang pengelolaan pendidikan. Dalam melaksanakan tugasnya, UPPK mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan kebijakan teknis Dindikbud di bidang pengelolaan pendidikan;

2. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan sesuai dengan lingkup tugasnya;

3. Pelaksanaan administrasi sesuai dengan lingkup tugasnya; dan

4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dindikbud sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Adapun Kepala Subbagian Tata Usaha mempunyai uraian tugas sebagai berikut :

1. merencanakan program dan kegiatan pada UPPK sesuai dengan dokumen perencanaan sebagai bahan penyusunan dokumen rencana kerja dan anggaran;

2. menyusun usulan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja (Renja), Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)pada Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan dengan mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) sebagai pedomen pelaksanaankegiatan;

3. melaksanakan pengelolaan administrasi pada UPPK sesuai dengan pedoman perencanaan dan pengelolaan keuangan daerah guna tertib administrasi;

25/404. menyusun data informasi pengelolaan UPPK guna pengambilan kebijakan;

5. mengelola administrasi kepegawaian sesuai dengan peraturan kepegawaian guna tertib administrasi;

6. mengelola administrasi kerumahtanggaan meliputi pemeliharaan perlengkapan, penataan ruang kantor, pemeliharaan kebersihan dan keamanan kantor secaraefektif guna kelancaran pelaksanaan tugas;

7. menyiapkan bahan inovasi UPPK berdasarkan identifikasi permasalahan dan analisa guna meningkatkan efektifitas kerja dan kualitas pelayananpublik;

8. mengevaluasi pelaksanaan tugas UPPK sesuai dengan rencana program dan kegiatan yang telah ditetapkan dalam rangka perbaikan kinerja;

9. menyusun bahan laporan UPPK berdasarkan hasil laporan sebagai informasi dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;

10. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi dalam rangka mendukung kinerja organisasi.

Salah satu tugas Kasubag TU sebagai pengelola administrasi kepegawaian di UPPK mengharuskan untuk selalu berkoordinasi masalah kepegawaian dengan BadanKepegawaian Daerah (BKD). BKD Kabupaten Pemalang mempunyai Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) yang telah diaplikasikan sejak tahun 2012, namun dalampelaksanaannya, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat akan selalu mempengaruhi sebuah sistem informasi dalam suatu organisasi.Pemanfaatan komputer baik teknologi keras maupun perangkat lunaknya juga semakin memungkinkan bagi pelaksanaan manajemen informasi yang terus lebih baikbagi sebuah organisasi. Berawal dari perkembangan teknologi tersebut, maka suatu sistem informasi manajemen akan mengalami perubahan sistem dalam daur hidupkehidupan sistemnya.

Implementasi sistem akan terkait dengan desain sistem yang telah diteliti dengan hasil antara lain bahwa desain SIMPEG yang telah ada sebelumnya yakni mengacupada program SIMPEG yang telah dipakai oleh BKD Kabupaten Pemalang, ternyata belum dapat memenuhi semua kebutuhan pengelolaan data hingga kebutuhaninformasi bagi pelaksanaan fungsi BKD, Badan Kepegawaian Negara (BKN), maupun Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Untuk memenuhi kebutuhan organisasimaka dibutuhkan suatu modul aplikasi yang nantinya akan bisa memenuhi kebutuhan fitur yang tidak / belum terdapat pada SIMPEG yang ada saat ini dengan maksudagar pekerjaan berjalan lebih efisien, akurat dan tidak tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya. Dengan adanya modul aplikasi yang akan dibuat ini dimaksudkan untukmenyempurnakan/ menambahkan fitur yang ada pada SIMPEG sebelumnya yang masih memerlukan penyempurnaan seperti usulan mutasi guru yang harusberdasarkan pada formasi kebutuhan guru di sekolah. Dengan adanya modul tambahan ini, nantinya UPPK sebagai pengguna aplikasi dapat mengajukan usulan mutasiguru SD secara online dan dapat memantau sejauh mana proses pengusulan tersebut berjalan, sehingga prinsip efisien, efektif, akuntabel dan transparan dapattercapai. Dengan kata lain, secara keseluruhan langkah ini dimaksudkan untuk memudahkan proses pengusulan mutasi guru, memantau sudah sejauh manaproses pengusulan tersebut dan meluruskan alur usulan mutasi guru berdasarkan formasi kebutuhan guru sesuai dengan mekanisme yang ada. Kondisi yangada saat ini, untuk formasi kebutuhan guru di sekolah sistem pelaporannya masih manual, untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat langsung terintegrasi dengan

26/40sistem kepegawaian pada BKD yang sudah valid.

Proyek perubahan ini merupakan upaya berkelanjutan pemanfaatan data kepegawaian pada SIMPEG Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Pemalang sebagaidasar untuk pengusulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan di Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan Taman sesuai dengan mekanisme yang telahditetapkan.

Dalam menilai kinerja organisasi, dilakukan diagnosa dengan metode tertentu untuk pengumpulan dan analisis data serta penentuan langkah-langkah intervensi yangtepat untuk melakukan perubahan. Berkaitan dengan hal ini, Harold Leavitt menyampaikan teori pendekatan untuk melihat organisasi, di mana setiap organisasi memilikiempat komponen yang semuanya saling ketergantungan yang sering disebut sebagai Levitt’s Model. Pendekatan ini sekarang banyak digunakan untuk membuatperubahan organisasi yang lebih efektif. Levitt’s mengemukakan teori bahwa setiap sistem organisasi terdiri dari empat komponen utama yaitu Tugas (Task), Manusia (People), Struktur (Structure) dan Teknologi (Technology). Ini adalah interaksi antara empat komponen yang menentukan kinerja organisasi. Levitt’s menekankan bahwaperubahan apapun di salah satu komponen organisasi tersebut akan mempengaruhi tiga komponen yang lain, sehingga komponen yang lainpun harus berubah untukdapat menyesuaikan perubahan yang terjadi. Adapun hubungan antara keempat komponen disajikan dalam Gambar 1.

Metode ini dipandang tepat karena mampu memotret kondisi riil yang ada pada Subbagian Tata Usaha pada Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan Taman KabupatenPemalang.

STRUCTURE

ACTORS

TASK

27/40TECHNOLOGY

Gambar 1. Leavitt’s Model (1965)

Dengan memfokuskan 4 (empat) model variabel organisasi di atas untuk mendiagnosa kelemahan organisasi yang belum terlaksana dengan baik.

1) Structure (Struktur).

Struktur organisasi Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan Taman ditetapkan berdasarkan Peraturan Bupati Pemalang Nomor 126 Tahun 2016 tentang PembentukanUnit Pengelola Pendidikan Kecamatan pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pemalang.

28/40

KEPALA UPPK

KEPALA

SUB BAGIAN TATA USAHA

JABATAN PELAKSANA

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

29/40

Gambar 2. Struktur Organisasi UPPK Taman

Komponen Leavitt tidak hanya mencakup struktur hirarkis, tetapi juga hubungan, pola komunikasi dan koordinasi antara tingkat manajemen yang berbeda (antara kepalaUnit Pengelola Pendidikan Kecamatan, Kasubag TU, Staf UPPK, Pengawas SD dan PNFI serta SKPD yang terkait). Hal ini juga mencakup bagaimana aliran wewenangdan tanggung jawab masing-masing dalam sebuah organisasi.

30/402) Technology (Teknologi).

Merupakan salah satu komponen dari organisasi yang berfungsi membantu atau memfasilitasi orang-orang untuk melakukan tugas. Teknologi ini berupa semua saranadan fasilitas pelayanan kantor seperti komputer, printer, jaringan internet dan lain sebagainya. Di Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan Taman pemanfaatan teknologimasih belum maksimal karena terbatasnya sarana tersebut dan masih ada sistem pekerjaan yang masih manual belum berbasis IT.

3) Task (Tugas),

Dengan adanya struktur organisasi yang jelas sebagaimana ditetapkan dengan Peraturan Bupati No. 126 Tahun 2016, maka pembagian beban tugas dalammelaksanakan rancangan proyek perubahan ini bisa dilaksanakan.

4) Actors (Sumber Daya Manusia),

Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan Taman adalah unit pengelola pendidikan terkecil di kecamatan dan sebagai fasilitasi Sekolah baik formal maupun informal yangada di wilayah kerja sehingga SDM-nya adalah merupakan ujung tombak dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan di wilayah kecamatan. Namun demikian kenyataannyaSDM masih belum bisa memenuhi harapan sebagai SDM yang mampu mengikuti perkembangan kemajuan teknologi sehingga masih perlu adanya pelatihan-pelatihandi bidang administrasi.

Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi, tugas dan atau orang-orangnya. Perubahan pasti akan terjadipada setiap organisasi, karena perubahan zaman mengakibatkan suatu organisasi juga harus melakukan perubahan ke arah yang lebih baik. Dalam istilah perubahanorganisasi, dikenal juga suatu istilah yaitu change interventation adalah sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi dan merubah sesuatu menjadiberbeda. Dan change again yaitu individu atau kelompok yang bertindak sebagai katalis atau suatu seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan manajemendan menentukan prosedur kerja dalam organisasi, agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Adapun analisis Levitt’s dengan empat komponen utamanya untuk analisis disajikan sebagai berikut :

31/40Tabel 2. Analisis Levitt’s model

Unsur Kondisi saat ini Kondisi yang diinginkan Masalah Solusi

1. 2. 3. 4. 5.

Tugas Proses pengusulan mutasi Guru dilakukan secara manual sehingga cenderung tidak memperhatikan formasi kebutuhan guru di suatu sekolah. Adanya sistem untuk usulan mutasi berdasarkan formasi kebutuhan guru di sekolah sehingga lebih obyektif karena proses pengusulan dapat langsung dipantau secaraonline. Belum adanya alat bantu manajemen atau sistem yang terintegrasi dengan data kepegawaian Membuat sistem manajemen mutasi di Lingkungan UPPK Taman yang terintegrasi dengan data kepegawaian secara on-line

Struktur Hubungan personal antar staf pelaksana serta antara UPPK dengan instansi-instansi lain terjalin dengan baik Hubungan dan koordinasi antara staf dengan Kasubag TU serta Ka UPPK dan hubungan dengan OPD yang lain terjalin lebih harmonis Cara berpikir ego sektoral Koordinasi antar staf dan antara UPPK dengan OPD lain harus berjalan dengan baik dan bisa saling bekerja sama.

SDM Pegawai PNS di Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan Taman belum memadai dan kemampuan personil dalam mengoperasikan komputer belum merata. Meningkatnya kualitas SDM PNS yang profesional dalam memberikan pelayanan sehingga tercapai pelayanan prima Masih adanya pegawai yang belum bisa bersikap profesional saat bertugas dan dalam memberikan pelayanan Mengikuti pelatihan- pelatihan yang diadakan oleh Pemerintah Kabupaten Pemalang.

Teknologi Masih menggunakan sistem manual Semua sistem administrasi dan pelayanan menggunakan sistem atau aplikasi digital Sarana dan prasana yang menunjang kegiatan masih kurang memadai Membuat sistem aplikasi secara online

Dengan identifikasi permasalahan dan diagnosa organisasi diatas serta hasil Benchmarking yang telah dilaksanakan, kondisi ideal yang diharapkan terkait denganusulan mutasi guru khususnya di wilayah Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan Taman, untuk itu maka saya mempunyai ide gagasan perubahan dalam ProyekPerubahan ini adalah untuk mengembangkan ” Usulan mutasi guru berbasis online untuk keterbukaan informasi di Unit Pengelola Pendidikan KecamatanTaman Kabupaten Pemalang ”.

Manfaat

Manfaat pelaksanaan proyek perubahan :

a. Bagi unit kerja/ OPD :

1) Memudahkan dalam proses pengusulan mutasi guru di UPPK Taman;

32/402) Mempercepat proses pengusulan mutasi guru;

3) Dapat memantau proses pengusulan secara online;

4) Meningkatkan sisi obyektifitas dalam pengusulan mutasi karena berdasarkan pada formasi kebutuhan;

5) meningkatnya profesionalisme pegawai di UPPK Taman.

b. Terhadap reformasi birokrasi :

1) sebagai upaya mewujudkan pelayanan yang profesional di Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan Taman;

sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas kinerja khususnya di Unit Pengelola Pendidikan Kecamatan Taman;

Milestone

TAHAPAN OUTPUT TAHAPAN JANGKA WAKTU

Jangka Pendek 2 Bulan

PERENCANAAN

1. Koordinasi dengan Stakeholder terkait

a. Menyiapkan materi koordinasi

b. Penjelasan umum tahapan proyek perubahan

Hasil kesepakatan Proyek Perubahan yang akan dibuat Minggu ke 4 Bulan Mei

33/40

2. Pembentukan Tim Kerja

a. Penyusunan Draft SK Tim Kerja

b. Perumusan Pembagian Tugas Tim

c. Penyusunan Jadwal Kegiatan Tim

d. Rapat Penjelasan dan Pembagian Tugas Tim Kerja.

a. Terbentuknya SK pelaksanaan/ Tim Kerja.

b. Terbentuknya Tim Kerja Proyek Perubahan

c. Tersusunnya jadwal kegiatan tim.

d. Tim Kerja memahami tugas-tugasnya dalam tim.

Minggu ke 4 Bulan Mei

PELAKSANAAN

3. Merancang Desain awal Aplikasi

a. Perencanaan/ koordinasi dengan Konsultan IT

b. Mulai membangun rancangan Aplikasi

a. Terjalinnya koordinasi dan komunikasi antara Project Leader dan Konsultan IT terkait rancangan aplikasi

b. Terwujudnya desain awal aplikasi

minggu ke 4 Mei – minggu ke 1 Juni

34/404. Uji coba Aplikasi Usulan Mutasi Guru

a. Mempersiapkan bahan materi uji coba

b.Pelaksanaan uji coba aplikasi

c. Inputing data awal kepegawaian

a. Tersedianya materi ujicoba

b. Terlaksananya ujicoba aplikasi

c. Terlaksananya kegiatan inputing data pegawai

Minggu ke 2 Bulan Juni

5. Pembuatan Buku Panduan Aplikasi Usulan Mutasi

a. Mempersiapkan bahanpembuatan buku panduan

b. Menentukan desain dan isi buku panduan

c. Penggandaan buku

a. Tersedianya materi pembuatan buku panduan

b. Adanya desain dan isi materi buku panduan

c. Tercetaknya buku panduan

Minggu ke 2 Bulan Juni

6. Bimtek Operasional Aplikasi

a. Menyiapkan modul pelatihan

b. Mengadakan pelatihan terkait alur dan proses pengisian dan pengusulan ke dalam aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online

a. Tersedianya modul terkait alur dan proses Pengisian Data Kepegawaian ke dalam sistem

b. Petugas mampu menjalankan Aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online

Minggu ke 2

Bulan Juni

35/40

7. Sosialisasi aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online.

a. Menyiapkan modul atau bahan sosialisasi Aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online

b. Mengadakan Sosialisasi Kepada Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan

a. Terbentuknya modul /bahan sosialisasi Aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online

b. Tenaga pendidik dan Kependidikan mengerti dan tahu manfaat dari Aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online

Minggu ke 3

Bulan Juni

8. Melakukan kegiatan pengumpulan dan verifikasi data kepegawaian dan formasi kebutuhan guru SD .

a. Permintaan data formasi kebutuhan guru ke sekolah

b. Cek data formasi kebutuahan dengan data pegawai

a. Terkumpulnya semua data formasi kebutuhan guru di wilayah UPPK Kecamatan Taman.

b. Data yang terkumpul adalah data valid

Minggu ke 3 – ke 4

Bulan Juni

9. Memasukan/ melengkapi semua data kepegawaian dan formasi kebutuhan guru oleh tim.

a. Inputing data oleh tim

a. Semua data formasi kebutuhan guru sdh masuk dalam sistem usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online

Minggu ke 1

Bulan Juli

36/40

10. Implementasi Aplikasi

a. Mulai penggunaan sistem aplikasi usulan mutasi di UPPK Taman

a. Terwujudnya sistem aplikasi usulan mutasi guru secara online

Minggu ke 1

Bulan Juli

PENGAWASAN

11. Monitoring dan Evaluasi

a. Persiapan materi hasil monitoring kegiatan proyek perubahan.

b. Rapat evaluasi hasil pelaksanaan kegiatan proyek perubahan.

c. Menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan proyek perubahan.

a. Tersusunnya materi hasil monitoring kegiatan proyek perubahan.

b. Mengetahui hasil pelaksanaan kegiatan proyek perubahan.

c. Tersusunnya laporan hasil pelaksanaan kegiatan proyek perubahan.

Minggu ke 2

Bulan Juli

JANGKA MENENGAH 1 (Satu) Tahun

TAHAPAN OUTPUT TAHAPAN JANGKA WAKTU

37/40

1) Laporan Tindak Lanjut Hasil Kegiatan Proyek Perubahan

Laporan kepada Kepala Dinas Penddikan dan Kebudayaan Kabupaten Pemalang untuk penerapan Aplikasi di seluruh UPPK

Koordinasi dan dukungan Kepala UPPK dalam penerapan Aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online

1 (satu) minggu

2) Pelatihan pengisian usulan mutasi dengan menggunakan Aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online.

Terselenggaranya pelatihan cara pengisian usulan mutasi dengan menggunakan Aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online 1 Minggu

3) Presentasi penerapan Aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online di Kabupaten Pemalang

Terselenggaranya sosialisasi kepada Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan tentang Aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhan secara online.

4 bulan (sampai akhir bulan November 2017)

4) Memasukkan dan Melengkapi semua Data Kepegawaian dan kebutuhan guru di seluruh wilayah UPPK di Kabupaten Pemalang

Terselenggaranya semua data mutasi kepegawaian dan kebutuhan guru sekolah dasar di wilayah Kabupaten Pemalang .

4 (empat) bulan

JANGKA PANJANG 2 (Dua) Tahun

TAHAPAN OUTPUT TAHAPAN JANGKA WAKTU

1) Laporan Tindak Lanjut Hasil Kegiatan Proyek Perubahan

38/40

Koordinasi dan dukungan dari Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pemalang terkait Aplikasi usulan mutasi guru SD berdasarkan formasi kebutuhansecara online

1 (satu) mingggu

39/40

40/40

2) Presentasi manajemen pelayanan Aplikasi usulan mutasi berdasarkan formasi kebutuhan secara online untuk seluruh OPD di Kabupaten Pemalang

Terselenggaranya Sosialisasi Aplikasi usulan mutasi berdasarkan formasi kebutuhan secara online untuk seluruh OPD

1 (satu) Tahun

Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 13 Jan 2022 00:50:07

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)