Standar Tata Kelola dan Layanan Data Pendidikan Nasional

Standar Tata Kelola dan Layanan Data PendidikanNasional

BADAN STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN

2015

DAFTAR ISI

1 Pendahuluan 71.1 Ruang Lingkup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1.2 Pemangku Kepentingan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1.3 Target Pengguna Standar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

1.4 Rujukan Normatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1.5 Daftar Istilah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2 Kualitas Layanan 162.1 Manajemen Layanan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2.2 Kualitas Layanan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2.3 Model Kematangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3 Arsitektur Layanan 243.1 Layanan Data Pendidikan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3.2 Pengorganisasian Layanan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3.3 Arsitektur Layanan Data Pendidikan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

3.4 Arsitektur Berorientasi Layanan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

3.5 Integrasi Layanan Data Pendidikan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

4 Tata Kelola Data Sistem Pendidikan Nasional 314.1 Function dan Fungsi (TUSI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

4.1.1 Pengumpulan dan Pengolah data . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

4.1.2 Tusi Layanan dan Pendukung Sistem . . . . . . . . . . . . . . . . 33

4.2 Proses, aktivitas dan praktek baik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

4.2.1 Proses: Pemasukan Data ke Pangkalan Data Pusat . . . . . . . . 34

4.2.2 Proses Verifikasi dan Validasi Data oleh Kabupaten/Kota/ Pro-pinsi/Kementerian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

4.2.3 Proses Integrasi Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1

4.2.4 Proses Analisis Data dan Publikasi . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

4.2.5 Proses Manajemen Akses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

4.2.6 Proses Manajemen Incident . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

4.2.7 Proses Manajemen Problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

4.2.8 Proses Manajemen Pelayanan Permintaan Layanan . . . . . . . 39

4.2.9 Proses Manajemen Monitoring dan Perawatan Layanan . . . . . 40

4.2.10Proses Audit Tata Kelola Layanan Data . . . . . . . . . . . . . . . 40

4.3 Proses dan Aktivitas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

4.4 Deskripsi Tusi dan Kompetensi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

4.4.1 Operator Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

4.4.2 Verifikator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

4.4.3 Validator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

4.4.4 Integrator/Kompilator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

4.4.5 Analis Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

4.4.6 Perilis (Publisher) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

4.4.7 Unit Layanan (Service Desk) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

4.4.8 Pengelola Aplikasi (Application Management) . . . . . . . . . . . . 45

4.4.9 Pengelola Infrastruktur (Technical Management): . . . . . . . . . 46

4.4.10Manajemen Operasional Sistem: . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

5 Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional 485.1 Jenis Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

5.2 Jenis Layanan Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

5.2.1 Layanan Pengelolaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

5.2.2 Layanan Informasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

5.3 Prosedur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

5.3.1 Registrasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

5.3.2 Verifikasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

5.3.3 Penyampaian Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

5.3.4 Terminasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

6 Strategi dan Model Implementasi 526.1 Tujuan Implementasi Standar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

6.2 Tahapan Implementasi Standar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

6.3 Model Implementasi Pangkalan Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

6.3.1 Model Sinkronisasi dan Integrasi Data . . . . . . . . . . . . . . . 54

6.3.2 Model Alur Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

6.4 Peta Jalan Implementasi Standar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

6.4.1 Pengelompokan data dan informasi yang dikelola . . . . . . . . . 58

6.4.2 Penentuan jenis capaian sistem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

6.4.3 Penentuan Bentuk Tata Kelola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

6.4.4 Penentuan unit pendukung tata kelola . . . . . . . . . . . . . . . 60

Draft Standard Tata Kelola dan Layanan Data 2

6.4.5 Penerapan Aktifitas sesuai Tata Kelola . . . . . . . . . . . . . . . 61


DAFTAR GAMBAR

2.1 Contoh Diagram RACI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

2.2 Contoh Diagram RACI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

3.1 Arsitektur Layanan Data Pendidikan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

3.2 Service Oriented Architecture (SOA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

3.3 Struktur Layanan Generik suatu Layanan Data . . . . . . . . . . . . . 28

3.4 Integrasi layanan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

3.5 Level integrasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

6.1 Ilustrasi dari model agregasi dan federasi . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

6.2 Ilustrasi dari model alur harvesting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

6.3 Federasi dan Agregasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

6.4 Roadmap implementasi standar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

6.5 Klasifikasi data yang dikelola dan capian . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

6.6 Ilustrasi kesesuaian model dan tata kelola . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

6.7 Ilustrasi tahapan kelima . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

4

DAFTAR TABEL

2.1 Contoh matriks CRUD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

4.1 Pengumpulan dan pengolahan data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

4.2 Fungsi Layanan dan Pendukung Sistem . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

4.3 Aktifitas untuk tiap jenis data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

4.4 Rekomendasi Aktifitas Minimal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

5

KATA PENGANTAR

Tim penyusun

• Ir. Djoko Luknanto, M.Sc., Ph.D

• Prof. Dr. Ir. Erika Budiarti Laconi, MS

• Prof. Zainal A. Hasibuan, Ph.D

• Prof. Ir. Zaki Suud, M. Eng

• Prof. Dr. Richardus Eko Indrajit

• Dr. rer.nat. I Made Wiryana, S.Si, S.Kom,MSc

• Dr. Taufik Fuadi Abidin, S.Si., M.Tech

• Ari Moesriami Barmawi, Ph.D.

• Dr. Indra Budi, S.Kom., M.Kom

• Prof. Dr. Ir. Siti Nurmaini

• Dr. Andika Fajar

• Ir. Kridanto Surendro. M.Sc., PhD

• Dr. Ir Idat Galih Permana M.Sc

• Drs. Bambang Nurcahyo Prastowo. M.Sc.

• Dr. Armin Lawi. S.Si.,M.Eng.

• Tony Dwi Susanto. S.T., M.T., Ph.D., ITTL

• Drs. L. Manik Mustiko Hendro M.Si

• Pengolah data dan dokumentasi: Arif Rifai, ST

6

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Ruang Lingkup

Standar Tata Kelola dan Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional adalah stan-dar yang terdiri atas berbagai hal yang terkait dengan tata kelola dan layanan da-ta untuk mendukung keterpenuhan/ketercapaian Standar Nasional Pendidikan.Standar Tata Kelola dan Layanan Data (STKLD) ini mencakup lima aspek yaitu:

• kualitas layanan,

• arsitektur layanan,

• tata kelola data,

• layanan data,

• serta strategi dan model implementasi

Ruang lingkup aktivitas yang dinaungi oleh Standar Tata Kelola dan Layanan DataSistem Pendidikan Nasional mencakup:

• pengelolaan perencanaan Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional

• pengelolaan pengoperasian Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional

• pengehentian pengoperasian Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional

1.2. Pemangku Kepentingan

Standar Tata Kelola dan Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional adalah standarstandar tata kelola dan layanan untuk memenuhi kebutuhan data yang berkaitandengan Standar Nasional Pendidikan sesuai amanat Peraturan Pemerintah nomor19 tahun 2005 dan Standar Nasional Pendidikan Tinggi sesuai amanat PeraturanMenteri Riset, Teknologi, dan Perguruan Tinggi nomor 44 tahun 2015. Pemangkukepentingan (stakeholder) berdasarkan perannya dibagi ke dalam dua kelompokyaitu:

7

• Pemangku kepentingan internal adalah pemangku kepentingan yang terka-it erat dengan lembaga-lembaga negara yang mengelola pendidikan. Lembagayang dikategorikan sebagai pemangku kepentingan internal adalah kemente-rian yang menyelenggarakan urusan pendidikan dan melakukan pembinaan-pembinaan seperti Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, KementerianRiset Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, serta Kementerian Agama, termasukseluruh jajaran di bawahnya.

• Pemangku kepentingan eksternal adalah pemangku kepentingan yang ter-kait dengan lembaga-lembaga seperti kementerian dan non kementerian yangmemiliki sekolah kedinasan, dan lembaga swasta yang terkait dengan pendi-dikan, termasuk dalam kategori ini juga lembaga donor dan Lembaga Swada-ya Masyarakat (LSM) yang sesuai dengan tingkat kepentingannya dan pihaklain yang terkait.

Interaksi pemangku kepentingan dapat berbentuk interaksi antara:

• Lembaga negara yang menyelenggarakan urusan pendidikan dengan masya-rakat (Government to Citizen)

• Lembaga negara yang menyelenggarakan urusan pendidikan dengan kalang-an dunia usaha (Government to Business)

• Lembaga negara yang menyelenggarakan urusan pendidikan dengan lembaganegara yang lain yang terkait (Government to Government)

1.3. Target Pengguna Standar

Standar Tata Kelola dan Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional ini diperun-tukkan bagi

• Pemerintah dan Pemerintah Daerah yang menentukan kebijakan terhadappembuatan sistem informasi pendidikan, merupakan pengguna data pendi-dikan. Pihak ini memerlukan dan menyimpan data pendidikan

• Pengembang sistem informasi (tim teknis). Pengembang sistem informasipendidikan adalah pihak yang mengembangkan sistem informasi pendidik-an. Pengembang ini dapat dikategorikan sebagai perancang sistem informa-si dan pelaksanana implementasi rancangan sistem informasi (pemrogram).Pengembang tersebut harus memiliki pengetahuan tentang metode pengem-bangan sistem informasi, pengelolaan basis data, dan sistem informasi datapendidikan. Perancang sistem informasi untuk pendidikan dipersyaratkanharus memahami sistem pendidikan nasional, sehingga memahami tahapanpemrosesan data pendidikan nasional.

• Publik yang akan menggunakan data pendidikan.

• Pemilik data-data referensi (wali data) yang terkait dengan data pendidik-an, diantaranya Kemendagri, Kemenpan, BKD, Kemenag, Kemristekdikti, Ke-mdikbud, Kemenaker, BPS). Semua data yang terkait dengan individu ber-warganegara Indonesia harus mencantumkan Nomor Induk Kependudukan(NIK) untuk dapat mengacu ke data Adminduk Kemdagri.


1.4. Rujukan Normatif

Perundangan dan peraturan yang digunakan sebagai landasan pengembanganstandar data adalah sebagai berikut:

Undang-Undang

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang SistemPendidikan Nasional.

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007tentang Perpus-takaan.

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasidan Transaksi Elektronik.

4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbu-kaan Informasi Publik.

5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayan-an Publik.

6. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsip-an.

7. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2011 tentang InformasiGeospasial.

8. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendi-dikan Tinggi.

Peraturan Pemerintah dan Peraturan Presiden

1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentangStandar Nasional Pendidikan sebagaimana yang diubah menjadi PeraturanPemerintah Nomor 32 Tahun 2013 dan Peraturan Pemerintah Nomor 13 Ta-hun 2015.

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang pe-laksanaan Undang- Undang nomor 43 tahun 2009.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 tentang Pe-nyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

4. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2015 tentang Renca-na Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2015-2019.

Keputusan, Peraturan, dan Instruksi Menteri

1. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 220/P/2014 tentangPengangkatan Anggota Badan Standar Nasional Pendidikan dan PenunjukanKepala Sekretariat Badan Standar Nasional Pendidikan Periode Tahun 2014-2018.


2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 99 Tahun 2013tentang Tata Kelola TIK di Lingkungan Kemendikbud.

3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 50 Tahun 2014tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.

4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 137 tahun 2014tentang Standard Nasional PAUD.

5. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor54 Tahun 2013tentang Standar Kompetensi Lulusan (SKL).

6. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor64 Tahun 2013 tentang Standar Isi (SI).

7. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor65 Tahun 2013 tentang Standar Proses.

8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun2007 tentang Standar Pengawas Sekolah/Madrasah.

9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 13 Tahun2007 tentang Standar Kepala Sekolah/Madrasah.

10. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 16 Tahun2007 tentang Standar Kualifikasi Akademik dan Kompetensi Guru.

11. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah.

12. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun2008 tentang Standar Tenaga Perpustakaan Sekolah/Madrasah

13. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 27 tahun2008 tentang Standar Kualifikasi Akademik dan Kompetensi Konselor

14. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 40 Tahun2009 tentang Standar Penguji pada kursus dan pelatihan.

15. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 41 Tahun2009 tentang Standar kualifikasi pembimbing pada kursus dan pelatihan.

16. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor42 Tahun2009 tentang Standar Pengelola Kursus dan Pelatihan.

17. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 43 Tahun2009 Standar Tenaga administrasi pendidikan pada program Paket A, PaketB, dan Paket C.

18. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 44 Tahun2009 Standar Pengelola pendidikan pada Program Paket A, Paket B, dan Pa-ket C.


19. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Ta-hun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana untuk Sekolah Da-sar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI), Sekolah Menengah Pertama/MadrasahTsanawiyah (SMP/MTs), dan Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah(SMA/MA).

20. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 40 Tahun2008 tentang Standar Sarana Prasarana untuk Sekolah Menengah Kejuru-an (SMK) dan Madrasah Aliyah Kejuruan (MAK).

21. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 33 Tahun2008 tentang Standar Sarana Prasarana untuk Sekolah Luar Biasa.

22. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasardan Menengah.

23. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 69 Tahun2009 tentang Standar Biaya.

24. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor666 Tahun 2013 tentang Standard Penilaian

25. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor 2 Tahun 2011 Tentang Kegiat-an Pengelolaan Data Pendidikan.

26. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 7 Tahun 2013 tentangPedoman Penerapan Interoperabilitas Dokumen Perkantoran bagi Penyeleng-gara Sistem Elektronik untuk Pelayanan Publik.

27. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 36 Tahun 2014 ten-tang Tatacara Pendaftaran Sistem Elektronik.

28. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 10 Tahun 2015 ten-tang Tatacara Pendaftaran Sistem Elektronik Instansi Penyelenggara MilikNegara.

29. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 24 Tahun 2015 ten-tang Penerapan SKKNI Bidang Komunikasi dan Informatika.

30. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang PengelolaanBarang Daerah.

31. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2011 tentang PedomanPengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependuduk-an.

Rujukan Teknis

Rujukan teknis dalam standar data sistem pendidikan nasional adalah sebagaiberikut:

1. ISO/TS 8000-1:2011, Data quality — Part 1: Overview.


2. ISO 8000-2:2012, Data quality — Part 2: Vocabulary.

3. ISO/TS 8000-100:2009, Data quality — Part 100: Master data: Exchange ofcharacteristic data: Overview.

4. ISO 8000-102:2009, Data quality — Part 102: Master data: Exchange of cha-racteristic data: Vocabulary.

5. ISO 8000-110:2009, Data quality — Part 110: Master data: Exchange of cha-racteristic data: Syntax, semantic encoding, and conformance to data specifi-cation.

6. ISO/TS 8000-120:2009, Data quality — Part 120: Master data: Exchange ofcharacteristic data: Provenance.

7. ISO/TS 8000-130:2009, Data quality — Part 130: Master data: Exchange ofcharacteristic data: Accuracy.

8. ISO/TS 8000-140:2009, Data quality — Part 140: Master data: Exchange ofcharacteristic data: Completeness.

9. ISO/TS 8000-150:2011, Data quality — Part 150: Master data: Quality ma-nagement framework.

10. ISO/IEC 33001:2015 Information technology – Process assessment – Concep-ts and terminology.

11. ISO/IEC 33002:2015 Information technology – Process assessment – Requi-rements for performing process assessment.

12. ISO/IEC 33003:2015 Information technology – Process assessment – Requi-rements for process measurement frameworks.

13. ISO/IEC 33004:2015 Information technology – Process assessment – Requi-rements for process reference, process assessment and maturity models.

14. ISO/IEC TR 33014:2013 Information technology – Process assessment – Gu-ide for process improvement.

15. ISO/IEC 33020:2015 Information technology – Process assessment – Processmeasurement framework for assessment of process capability.

16. COSO EnterpriseRiskManagement.

17. SNI ISO/IEC 31000:2011, Manajemen Risiko.

18. SNI ISO/IEC 27001:2013, Sistem Manajemen Keamanan Informasi.

19. SNI ISO/IEC 3200-1:2008, Portable Document Format.

20. SNI ISO/IEC 26300:2011, Open Document Format.

Adapun pengembangan sistem data pendidikan nasional ini harus memperhatikanprinsip-prinsip sebagai berikut:

• Arsitektur data yang digunakan merupakan arsitektur enterprise.


• Data dirumuskan ke dalam format yang lebih rinci dan hal-hal yang tidakdiperlukan dieliminasi (condensed).

• Data dikumpulkan berdasarkan maksud dan tujuan tertentu (contextuali-zed).

• Data yang telah terkumpul dianalisis (calculated).

• Data hasil analisis dikelompokkan dengan satuan unit yang telah ditetapkan(categorized).

• Proses koreksi terhadap data dengan cara dihilangkan, disesuaikan, dan di-perbaiki (corrected).

1.5. Daftar Istilah

Analis data adalah pihak yang menyimpan data elektronik, mengkompilasi danmenganalisis data.

Application Programming Interface (API) adalah himpunan instruksi perangkatlunak generik yang memungkinkan komunikasi sistem dengan sistem lainnyasecara otomatis.

Arsitektur Data dan Informasi adalah gambaran konseptual dan teknis m enge-nai struktur data dan informasi maupun informasi yang harus diacu olehpara pihak yang terkait langsung da manajemen atau tata kelola sistem data.

Data Feeder adalah pihak yang mengumpulkan dan memasukkan data primer disatuan pendidikan.

Data yang beresiko dan memiliki sensitifitas rendah adalah data yang harusdilindungi dari akses pihak yang tidak diberi ijin.

Data yang beresiko dan memiliki sensitifitas tinggi adalah data yang harus di-lindungi dari akses semua pihak kecuali wali data.

Data Pendidikan adalah data atau informasi yang dimiliki atau dihasilkan olehinstitusi pendidikan dalam hal ini Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan,Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi, Kementerian Agama, serta kemen-terian terkait lainnya.

Integrator/Kompilator adalah pihak yang mengintegrasikan data primer dariberbagai sumber serta memastikan proses integrasi berjalan sukses

Interoperabilitas adalah suatu konsep yang memungkinkan terjadinya komuni-kasi data dan informasi dari berbagai macam sumber dan jenis data, danteknologi yang berbeda tanpa mengubah inti data, hak ases, hak khusus(previliges) dan kepemilikan data.

Kesinambungan informasi menjamin kebenaran informasi walaupun domain da-ri data berubah. Ketersediaan informasi bermakna bahwa informasi tersediadan dijamin keberadaannya setiap saat.


Keutuhan informasi menunjukkan tingkat keutuhan informasi yang diakibatk-an oleh hal- hal teknis, seperti kegagalan pada saat informasi dipindahkan(transfered) dari suatu media penyimpanan ke media penyimpanan yang lain.

Kompatibilitas adalah suatu konsep yang memungkinkan terjadinya pertukarandata berdasarkan kesesuaian format data dari suatu sistem dengan sistemlainnya.

Kualitas Informasi adalah tingkat dimana informasi memiliki karakteristik isi,bentuk, dan waktu, yang memberikannya nilai untuk para pemakai akhirtertentu.

Layanan data pendidikan adalah fasilitas penyediaan data untuk memenuhi ke-butuhan intansi pemerintan dan masyarakat untuk keperluan pengambilankebijakan, penelitian, pengembangan sistem informasi, dan lain sebaginya.

Microdata adalah spesifikasi yang digunakan ketika menyimpan data yang dapatdibaca oleh mesin, dalam dokumen HTML

Pengguna layanan data adalah perorangan, instansi pemerintah, instansi swas-ta, instansi asing, serta masyarakat yang mendapatkan data asli atau turun-an dari data pendidikan.

Pemberi layanan data adalah wali data atau lembaga yang dapat kewenanganuntuk mengolah data pendidikan dari berbagai sumber untuk diberikan pa-da pengguna layanan. Institusi yang mengelola data pendidikan adalah Ke-menterian Pendidikan dan Kebudayaan, Kementerian Riset dan PandidikanTinggi, Kementerian Agama dan Kementerian terkait lainnya.

Publisher adalah pihak yang menyiapkan data dan informasi untuk dipublikasik-an, serta mengatur pengiriman, publikasi dan keamanan data.

RACI (Responsible, Accountable, Consulted and/or Informed) Chart berupamatriks yang menggambarkan peran berbagai pihak dalam penyelesaiansuatu pekerjaan dalam proses layanan.

Resource Description Framework (RDF) adalah metode untuk mendefinisikansumber (re- sources) yang mudah dipahami oleh komputer.

Representational State Transfer (REST) adalah ragam arsitektur perangkat lu-nak terdiri dari pedoman dan prosedur efektif (best practice) untuk membuatscalable web service.

RSS adalah format untuk mengirimkan perubahan isi web secara teratur Structu-red Data adalah data yang berada dalam sebuah field yang tetap pada sebuahfile atau basis data.

Standard de facto adalah suatu konsep yang memungkinkan pertukaran databerdasarkan suatu format yang telah digunakan banyak pihak dan diterimasebagai model bersama.

Structured Data adalah data yang berada dalam sebuah field yang tetap padasebuah file atau basis data.


Tata Kelola Data dan Informasi adalah kegiatan mengelola aset data dan me-mastikan bahwa informasi yang dihasilkannya memenuhi standar kuali-tas informasi yang diukur dari komponen keefektifan, keefisienan, keutuhan,ketersediaan, kerahasiaan, kehandalan, kepatuhan, kelengkapan, kemandi-rian, dan kesinambungan.

Tingkat Kematangan Kualitas Data adalah pemetaan level kualitas data yangmemberikan arah pengelolaan kualitas data, membahas siklus hidup (lifecycle) program peningkatan kualitas data, dan langkah transisi institusi yangreaktif menjadi proaktif dalam memastikan data berkualitas tinggi.

Tingkat Kematangan Pengelolaan Data adalah tingkat pemetaan implementasiprogram yang sebaiknya dilakukan untuk kebutuhan data standar dan datakegiatan.

Unstructured Data adalah data yang tidak dapat diklasifikasikan dalam field, se-perti konten multimedia.

Validator adalah pihak yang memastikan kesesuaian data dengan fakta

Verifikator adalah pihak yang melakukan memastikan ketepatan proses pengum-pulan data berikut formatnya.

Wali data adalah pihak yang bertanggung jawab atas isi dan pengelolaan data


BAB 2

KUALITAS LAYANAN

Layanan adalah suatu tindakan yang dilakukan terhadap pengguna, dalam rang-ka memberikan solusi atas masalah yang berkaitan dengan pengguna, dimanapengguna tidak terlibat dalam proses pembuatan produk/jasa yang dibutuhkandan tidak menanggung biaya kepemilikan serta risiko spesifik. Suatu layananmemiliki karakteristik sebagai berikut:

• Partisipasi Pengguna. Layanan melibatkan pengguna dalam pelaksanaan-nya. Pengguna akan mempersepsi nilai layanan berdasarkan ekspektasi yangmereka harapkan.

• Simultan. Pengguna secara langsung menerima hasil layanan dan berakhirketika proses layanan selesai dilakukan.

• Perishability. Layanan tidak dapat disimpan sehingga diperlukan pengelo-laan khusus untuk menangani permintaan pengguna. Layanan memerlukanstrategi yang tepat dalam mengelola permintaan serta kapasitas penyampai-annya, terutama dalam memenuhi permintaan pengguna yang fluktuatif.

• Intangibility. Layanan bersifat intagible yang berarti tidak dapat dilihat,tidak dapat dihitung jumlahnya, dan tidak berupa suatu objek. Kinerja, ku-alitas, serta efektivitas layanan bergantung pada persepsi yang dimiliki olehpengguna.

Layanan data adalah penyediaan informasi dan model distribusi dimana file data(termasuk teks, gambar, suara, dan video) yang dibuat tersedia untuk penggunamelalui jaringan, biasanya Internet. Data pendidikan disimpan dalam beberapasistem dan memerlukan beberapa interface atau mekanisme untuk berinteraksidengan mereka. Ada saluran yang berbeda-beda (cabang, Online, call center) danmekanisme (event driven, permintaan, proses batch) yang perlu dilayani oleh la-yanan data.

2.1. Manajemen Layanan

16

Suatu layanan membutuhkan prakondisi agar pengelolaan dan implementasinyadapat berjalan secara efektif, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.Prasyarat tersebut adalah sebagai berikut:

• Tanggung jawab pimpinan dalam hal:

– menetapkan kebijakan manajemen layanan, tujuan layanan, dan peren-canaan layanan,

– mengkomunikasikan pentingnya penyelarasan sistem layanan sesuai tu-juan organisasi dan melakukan perbaikan layanan secara berkelanjutan,

– memastikan sistem layanan memenuhi kebutuhan pengguna sehinggameningkatkan kepuasan pengguna,

– menentukan peran dan tanggung jawab anggota dalam mengatur danmengkoordinasikan layanan,

– menetapkan dan menyediakan sumber daya dalam merencanakan,mengelola, menjalankan, hingga meningkatkan kinerja layanan

– melakukan manajemen risiko layanan

– melakukan review manajemen layanan

• Dokumentasi tentang:

– kebijakan dan perencanaan manajemen layanan

– Service Level Agreements (SLA)

– dokumentasi proses dan prosedur layanan

– dokumentasi hasil layanan yang relevan

• Kompetensi, kesadaran/awareness, dan pelatihan. Kompetensi dan pela-tihan dibutuhkan agar pengelola layanan dapat menjalankan perannya seca-ra efektif. Kesadaran akan peran dan tanggung jawab pengelola dibutuhkanagar kontribusinya mendukung pencapaian tujuan layanan.

Manajemen layanan adalah seperangkat kemampuan organisasi untuk memberik-an value/nilai kepada pengguna dalam bentuk pelayanan. Kemampuan ini dapatberbentuk fungsi dan proses untuk mengelola layanan yang berupa siklus, desain,transisi, operasi dan upaya perbaikan layanan secara terus-menerus. Manajemenlayanan terbagi dalam empat tahap yaitu perencanaan, implementasi, monitoringdan evaluasi, serta perbaikan layanan.

1. Perencanaan Layanan meliputi penetapan:

• ruang lingkup layanan

• kebutuhan layanan dan tujuan yang akan dicapai

• proses layanan yang akan dijalankan

• peran dan tanggung jawab pengelola layanan

• koordinasi aktivitas dalam proses manajemen layanan

• pendekatan dalam melakukan identifikasi, penilaian, dan pengelolaanrisiko layanan


• pendekatan dalam membuat/memodifikasi layanan

• sumber daya, fasilitas, dan anggaran yang dibutuhkan untuk layanan

• tools yang mendukung proses layanan

• cara mengelola, mengaudit, dan meningkatkan layanan

2. Implementasi Layanan dilakukan dengan cara penetapan

• alokasi peran dan tanggung jawab

• identifikasi dan pengelolaan risiko layanan

• pengelolaan tim layanan

• pengelolaan tim service desk dan operasionalnya

• laporan pelaksanaan layanan berdasar rencana

3. Monitoring dan Evaluasi Layanan Memastikan tujuan layanan tercapai ber-dasarkan hasil implementasi yang telah dilakukan dan berjalan secara efek-tif. Evaluasi layanan dilakukan pada selang waktu tertentu dan hasilnyaakan mengarah pada suatu aksi perbaikan atau peningkatan proses layan-an.

4. Perbaikan Layanan Merupakan upaya untuk meningkatkan efisiensi danefektivitas penyampaian layanan dan pengelolaannya. Setiap saran perba-ikan layanan harus dinilai, dicatat, ditetapkan prioritasnya, dan disahkansehingga dapat implementasikan dalam proses layanan. Aktivitas yang dila-kukan meliputi:

• mengumpulkan & menganalisis data, melakukan benchmark terhadapkapabilitas organisasi penyedia layanan

• mengidentifikasi, merencanakan dan mengimplementasi perbaikan

• mempertimbangkan input yang relevan dalam perbaikan layanan

• merevisi kebijakan/standar/aturan yang dianggap perlu

Aktivitas manajemen layanan akan berjalan baik jika peran stakeholder layan-an dapat dilakukan dengan menyusun RACI Chart, yang berupa matriks yangmenggambarkan peran berbagai pihak dalam penyelesaian suatu pekerjaan da-lam proses layanan. Matriks ini sangat bermanfaat dalam menjelaskan peran dantanggung jawab antar bagian dalam suatu proses. RACI merupakan singkatan dariResponsible, Accountable, Consulted and/or Informed dengan penjelasan sebagaiberikut:

• Responsible: adalah orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukanpekerjaan

• Accountable: adalah orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memilikiotoritas untuk memutuskan suatu perkara

• Consulted: adalah orang yang diperlukan umpan balik atau sarannya danberkontribusi akan kegiatan tersebut

• Informed: adalah orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atautindakan


Wali data adalah orang/pihak yang memiliki tanggung jawab (accountable) terha-dap pelaksanaan tugas dan fungsi pekerjaan yang membuat (create) data.

Wali sistem adalah orang/pihak yang memiliki tanggung jawab (accountable) ter-hadap pelaksanaan tugas dan fungsi pekerjaan yang didukung oleh sistemaplikasi.

Gambar 2.1 memperlihatkan contoh diagram RACI untuk kegiatan pengelolaandata sebuah organisasi.

Gambar 2.1: Contoh Diagram RACI

Langkah-langkah pembuatan grafik RACI adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi bidang pekerjaan yang harus dilakukan. Masing-masing bi-dang kerja dialokasikan pada baris tabel. Hal ini berguna untuk memilihkata kerja aktif ketika penamaan tugas. Misalnya, istilah seperti ‘dokumen’,‘memantau’ dan ‘memeriksa’, mereka memberikan makna kegiatan yang ak-an dilakukan.

2. Identifikasi para stakeholder yang akan terlibat dalam proyek atau prosesbisnis. Masing-masing stakeholder dialokasikan pada kolom, dan keterangansetiap kolom di bagian atas grafik.

3. Pertimbangkan setiap tugas pada gilirannya untuk memutuskan di manaunsur-unsur RACI berada. Sebagai contoh, mengidentifikasi stakeholderyang Accountable untuk tugas, para stakeholder yang Supportive terhadaptugas, dan sebagainya.

4. Meninjau kelengkapan grafik RACI. Kelengkapan dilakukan dengan meme-riksa apakah seseorang Accountable untuk setiap tugas? Apakah stakeholderResponsible untuk menyelesaikan pekerjaan setiap tugas? Apakah ada pihakyang memiliki terlalu banyak responsibility? Apakah ada pihak yang dapatdikonsultasikan tentang tugas? Sebaiknya hanya ada satu stakeholder yangResponsible untuk setiap tugas, karena ini menunjukkan bahwa ada pemilikuntuk tugas tersebut. Penting untuk hanya memiliki beberapa stakeholderyang masuk dalam kategori Accountable pada tabel, untuk menghindari ke-bingungan di mana otoritas untuk suatu situasi berada.

Vertikal Analisis pada diagram RACI dilakukan dengan cara:


• Terlalu banyak R (responsibility): Dapatkah orang dengan peran fungsionalini dapat memenuhi pekerjaannya dengan baik dengan beban responsibilityyang begitu banyak?

• Tidak ada tempat yang kosong: Apakah peran fungsional ini perlu dilibatkandalam aktivitas yang begitu banyak?

• Tidak ada R (Resposibility) dan A (Accountability): Apakah peran fungsionalperlu dihilangkan?

• Terlalu banyak A (Accountability): Haruskah kelompok lain mendapatkanperan accountable untuk beberapa aktivitas untuk memastikan adanyachecks dan balances dan pembuatan keputusan yang akurat di seluruh pro-ses?

Horizontal Analisis dilakukan dengan cara:

• Tidak ada R (Responsibility): Dapatkah pekerjaan ini diselesaikan? Dapatkahdiselesaikan hari ini? Apakah kegiatan ini merupakan nilai tambah? Siapayang akan mengambil inisiatif, jika aktivitas ini memberikan nilai tambah?

• Tidak ada A (Accountability): Siapa yang mendapatkan manfaat dari aktivitasini? Mengapa aktivitas ini dianggap selesai? (Harus ada aktor yang berperansebagai Accountability dalam setiap proses) accountability harus diposisikanpada tingkat yang sesuai.

• Terlalu banyak C (Consulted): Apakah functional role yang mendapatkan per-an consulted perlu dilibatkan didalam aktivitas ini? Apakah ada manfaatyang terukur dengan melakukan konsultasi kepada semua aktor yang me-milki peran fungsional?

• Terlalu banyak I (Informed): Apakah semua peran fungsional yang memilkiperan informed perlu diinformasikan secara rutin mengenai aktivitas ini atauhanya dalam keadaan tertentu?

Setelah mengidentifikasi elemen inti dari fungsionalitas organisasi, dengan meng-gunakan RACI Chart, langkah berikutnya adalah menentukan wewenang tugasdan fungsi tersebut yang terkait dengan data. Untuk itu perlu dibuat sebuah ma-triks, yang disebut dengan matriks CRUD (Create, Read, Update, Delete) yangmemetakan aksi pembuatan, pembacaan, update, dan penghapusan data olehunit kerja organisasi. Matriks ini digunakan untuk membantu memetakan hu-bungan antara proses bisnis dan data dalam organisasi.

Cara membuat matriks CRUD adalah membuat daftar aktivitas/kegiatan dariproses bisnis di sebelah kiri matriks, dan kelas/entitas data di sebelah atas. Ke-mudian, pada setiap aktivitas proses bisnis tersebut ditentukan kelas/entitas da-ta yang dipengaruhinya. Caranya, lihat perpotongan antara kolom baris aktivitasdan kolom kelas/entitas data, lalu isi dengan C(reate), R(ead), U(pdate), D(elete),tergantung pada kebutuhan aktivitas tersebut untuk membuat, membaca, mem-perbarui, atau menghapus data. Tabel 2.1 memperlihatkan contoh matriks CRUD.


Tabel 2.1: Contoh matriks CRUD

Entitas Proses Pelanggan Pesanan

Pe-

langgan

Akun

Pe-

langgan

Invoice

Pe-

langgan

Invoice

Vendor

Produk

Menerima Pesanan

Pelanggan

R C CR

Proses Pesanan

Pelanggan

CRU RU R

Maintain Pesanan

Pelanggan

U U RU

Penghentian Akun

Pelanggan

U U RU

Mengisi Pesanan

Pelanggan

RU RU RU

Pengiriman Pesanan

Pelanggan

U C

Validasi Invoice

Vendor

R

Membayar Invoice

Vendor

RU

Invoice Pelanggan RU RU C

Maintain Inventory CRUD

2.2. Kualitas Layanan

Kualitas layanan adalah perbandingan antara apa yang seharusnya diberikan, se-hingga dapat dirasakan oleh pengguna, dengan apa yang tersedia. Kualitas layan-an adalah perbedaan antara persepsi dan harapan pengguna. Ekspresi penggunaatas yang mereka inginkan muncul bersamaan dengan harapan dan persepsi yangakan mereka dapatkan. Terdapat 5 dimensi untuk menilai kualitas layanan. Di-mensi tersebut adalah:

• Tangible: fasilitas fisik, peralatan, dan penampilan unit kerja layanan.

• Reliability: kemampuan untuk melakukan layanan yang dijanjikan secaraakurat dan dapat diandalkan.

• Responsiveness: kemauan untuk membantu pengguna dan menyediakanlayanan yang diminta.

• Assurance: pengetahuan dan perilaku pegawai yang baik dan kemampuanmereka untuk memotivasi kepercayaan dan percaya diri.

• Empathy: kepedulian, perhatian setiap personal akan layanan yang diberi-kan kepada konsumen.

Layanan merupakan sebuah proses sehingga penilaian kualitas layanan didasark-an atas kematangan (maturity) organisasi dalam melaksanakannya. Kematanganorganisasi merujuk pada kemampuan organisasi untuk menjalankan kegiatannya.


Pada setiap level kematangan, kompetensi organisasi akan meningkat. Semakintinggi tingkat kematangan organisasi maka aktivitas proses yang dijalankan akansemakin efisien, efektif, dan lebih ekonomis. Penilaian kematangan dilakukan un-tuk menilai kemampuan organisasi dalam menggunakan sumber daya manusia,proses, kakas dan produk, serta manajemen.

2.3. Model Kematangan

Model Kematangan merujuk pada kemampuan organisasi dalam menjalankan ke-giatannya. Model kematangan mendefinisikan lima level kematangan yang perludilalui organisasi sehingga menjadi lebih kompeten. Pada setiap level kematang-an, kompetensi organisasi akan meningkat. Semakin tinggi tingkat kematanganorganisasi, aktivitas yang dijalankannya akan semakin efisien, efektif, dan lebihekonomis. Level kematangan organisasi ini ditampilkan pada Gambar 2.2

Level kematangan sebuah organisasi dapat menjadi cara untuk memprediksiperformansi organisasi pada proses bisnis tertentu. Terdapat 5 level kematangan,masing-masing merupakan dasar bagi pengembangan menuju level di atasnya,sebagai berikut:

1. Inisial (Initia/Ad Hoc). Pada level 1, proses dilakukan secara adhoc danchaotic. Organisasi tidak menyediakan lingkungan yang stabil untuk mendu-kung proses tersebut. Keberhasilan organisasi bergantung pada kompetensidan kepemimpinan orang-orang dalam organisasi dan bukan pada pengguna-an proses yang teruji. Organisasi pada level ini mungkin dapat menghasilkanproduk dan layanan yang diharapkan, tapi melampaui anggaran dan tidaksesuai jadwal.Organisasi dengan level kematangan 1 ditandai oleh kecenderungan untukovercommit, mengabaikan proses pada saat krisis, dan tidak mampu untukmengulang keberhasilan yang pernah dicapai.

2. Berulang secara Intuitif (Repeatable but Intuitive) Pada level 2, aktivitasprose bisnis organisasi telah dikelola dan proses bisnis telah direncanakan,dilakukan, diukur, dan dikendalikan. Saat praktek-praktek kerja dilaksa-nakan, proyek dilakukan dan dikelola berdasarkan rencana yang ada dalamdokumentasi. Status produk kerja dan layanan diketahui oleh manajemenpada titik-titik tertentu (yaitu pada milestones utama dan di akhir task uta-ma). Telah ada komitmen antar stakeholders yang relevan dan produk kerjatelah terkontrol.

3. Terdefinisi (Defined) Pada level 3, proses bisnis telah dikenali dan dipahamidengan baik, serta dijelaskan dalam standar, prosedur, perangkat dan metodeyang didokumentasikan dengan baik. Proses standar perusahaan dilakukandan dikembangkan setiap saat, untuk menjaga konsistensi dalam organisasi.

4. Dikelola secara kuantitatif (Quantitatively Managed) Pada level 4, organi-sasi menetapkan ukuran kuantitatif untuk menilai kualitas dan performan-si proses serta menggunakannya sebagai kriteria dalam pengelolaan proses.Ukuran kuantitatif ini berdasarkan kebutuhan pelanggan, pengguna akhir,organisasi, dan pihak yang menerapkan proses.


5. Optimasi (Optimized) Pada level 5, sebuah organisasi melakukan perbaikanproses bisnis secara berkelanjutan berdasarkan pemahaman kuantitatif daripenyebab umum variasi yang terjadi dalam proses. Level ini berfokus padapeningkatan performansi proses secara berkelanjutan melalui proses inkre-mental dan inovatif serta peningkatan teknologi. Tujuan peningkatan proseskuantitatif bagi organisasi ditentukan, direvisi secara terus menerus untukmenggambarkan perubahan tujuan bisnis, serta digunakan sebagai kriteriadalam pengelolaan peningkatan proses.

Gambar 2.2: Contoh Diagram RACI


BAB 3

ARSITEKTUR LAYANAN

3.1. Layanan Data Pendidikan

Layanan data merupakan interaksi yang dilakukan penyedia layanan dan peng-guna layanan dalam memberikan suatu nilai bagi pengguna layanan. Sedangkandefinisi dari data pendidikan adalah fakta yang merupakan aset bagi organisasipendidikan yang menjadi komponen penting dalam pengambilan keputusan. Se-hingga dapat didefinisikan bahwa layanan data pendidikan merupakan interaksiyang dilakukan penyedia layanan data pendidikan dan pengguna layanan terkaitpendidikan dengan fakta-fakta yang dapat memberikan nilai bagi pengguna yangmembantunya dalam proses pengambilan keputusan.

Pelanggan atau pengguna dalam hal ini adalah semua pemangku kepentinganyang terkait dengan data pendidikan. Penyediaan data pendidikan yang berku-alitas, tidak terlepas dari berbagai unsur pendukungnya, antara lain teknologi,kelembagaan dan sumberdaya manusia, dan kebijakan penatakelolaannya.

3.2. Pengorganisasian Layanan

Agar layanan data pendidikan dapat memberikan nilai yang optimal bagi pelangg-an atau penggunanya, maka penyedia layanan perlu mengorganisasikan layanandengan menerapkan suatu strategi tertentu sehingga layanan tersebut dapat di-terima dengan baik oleh penggunanya. Strategi pengorganisasian layanan datadapat dikelompokkan ke dalam beberapa tingkatan.

1. Layanan melalui jaringan, pengorganisasian layanan dilakukan secaraadhoc, tidak formal, berorientasi teknologi tinggi serta dikoordinasikan mela-lui sebuah perjanjian;

2. Layanan melalui arahan, yaitu pengorganisasian layanan dilakukan dengantim manajemen yang kuat, dan struktur hirarkis yang memisahkan kegiatanfungsional;

24

3. Layanan melalui delegasi, yaitu pengorganisasian layanan dilakukan mela-lui pelimpahan wewenang kepada pimpinan tingkat yang lebih rendah, se-dangkan pimpinan puncak membuat keputusan hanya pada waktu tertentu;

4. Layanan melalui koordinasi, yaitu pengorganisasian layanan dilakukan de-ngan menggunakan struktur yang formal dengan fungsi teknis tetap terpusatmelalui proses manajemen pelayanan yang terdesentralisasi;

5. Layanan melalui kolaborasi, yaitu pengorganisasian layanan dilakukan de-ngan kombinasi aliran vertikal (tanggung jawab fungsional) dan aliran hori-sontal (produk atau tanggung jawab pelanggan).

3.3. Arsitektur Layanan Data Pendidikan

Integrasi layanan data pendidikan memberikan deskripsi tentang entitas-entitasyang membentuk entitas layanan data pendidikan nasional secara keseluruhan.Dalam hal ini arsitektur layanan data pendidikan dapat dibagi atas empat entitasyaitu entitas pemangku kepentingan, entitas saluran akses, entitas layanan danentitas sistem informasi.

Secara umum arsitektur layanan data pendidikan dapat dilihat pada Gambar3.1, terlihat bahwa setiap pemangku kepentingan dapat mengakses layanan yangtersedia melalui berbagai macam saluran akses, misalnya melalui call centre, pe-rangkat mobile, website dan email. Sedangkan layanan yang bisa diakses ada-lah layanan yang didefinisikan dalam entitas layanan yang diorganisasikan dalamsistem informasi yang tersedia pada organisasi pendidikan. Layanan yang bisadiakses oleh pemangku kepentingan adalah berkaitan dengan data dan informasipendidikan, yang salah satu gunanya adalah untuk melakukan evaluasi terhadappemenuhan standar pendidikan nasional.

Layanan tersebut disediakan oleh berbagai sistem informasi yang sudah ada (le-gacy system) ataupun sistem informasi yang akan dibangun (to be system), yangdisediakan oleh berbagai organisasi pendidikan yang menyediakan data/informasipendidikan tersebut. Untuk memberikan data pendidikan nasional, dibutuhkanintegrasi data antara beberapa sistem yang berbeda yang dikelola oleh organisa-si yang berbeda dan otonomi. Teknologi database serta struktur database yangdigunakannyapun berbeda.

Berdasarkan Gambar 3.1, agar layanan-layanan tersebut dapat diakses makaperlu diintegrasikan dengan menggunakan mekanisme integrasi tertentu. Dalampengintegrasian diperlukan dukungan teknis dan infrastruktur.

3.4. Arsitektur Berorientasi Layanan

Integrasi aplikasi dan basisdata bisa dilakukan dengan berbagai macam cara, di-antaranya adalah dengan mengimplementasikan Arsitektur berorientasi layanan(Service Oriented Architecture (SOA))1. Arsitektur berorientasi layanan menyajik-an sebuah pendekatan untuk membangun sistem terdistribusi yang memberikan

1SOA yang dimaksud pada standard ini mengacu pada model generik bukan kepada suatu tek-nologi implementasi model SOA


Gambar 3.1: Arsitektur Layanan Data Pendidikan

fungsionalitas aplikasi sebagai layanan baik pengguna akhir aplikasi atau layan-an lain. Arsitektur ini merepresentasikan model dengan logika otomasi yang dapatdiuraikan dalam unit logika unik yang lebih kecil (Erl, 2005).

Konsep arsitekturnya yang mendefinisikan penggunaan layanan untuk mendu-kung kebutuhan dan menyajikan pendekatan untuk membangun sistem terdistri-busi yang memberikan fungsionalitas aplikasi sebagai layanan baik pada penggu-na aplikasi maupun layanan lainnya (Endrei, et al., 2004). Arsitektur berbasislayanan berkembang dari pendekatan desain yang terdapat dalam perangkat lu-nak seperti perancangan berorientasi objek dan perancangan berbasis komponen.

Arsitektur berorientasi layanan adalah prinsip disain yang diinginkan untukmembangun sistem terdistribusi yang reliable dan mengirimkan layanan fungsio-nalitasnya, dengan menambahkan penekanan pada sifat dapat berinteraksi bebasdan lepas satu sama lain (loose coupling) antar pengguna layanan. Dalam hal iniarsitektur berorientasi layanan mempunyai beberapa karakteristik :

• Logical view, layanan yang dilihat dari level operasi bisnis yang diidentifikasisebagai interface yang independen. Berorientasi pesan, sebuah layanan yangberhubungan dengan client yang bertukar message.

• Berorientasi deskripsi, layanan yang didekripsikan sebagai mesin pengolahmetadata. Beorientasi jaringan, layanan dituntut untuk dapat dipakai padajaringan. Hal ini menekankan pada kebutuhan layanan yang secara mudahdan otomatis dapat ditemukan.

• Platform Netral, pesan disampaikan melalui interface yang menggunakanplatform netral (multi platform) dan format data yang standart seperti eXten-sible Markup Language (XML)2.

2Format XML dapat berbentuk open format ataupun proprietary


Gambar 3.2: Service Oriented Architecture (SOA)

Seperti yang ditampilkan pada Gambar 3.2, terdapat tiga entitas/pihak yang me-miliki peran penting dalam arsitektur berbasis layanan yaitu:

• Penyedia layanan, yaitu entitas yang berinteraksi dalam menerima dan men-jalankan permintaan dari pelanggan. Penyedia layanan seharusnya mempu-blikasikan layanan dan kontrak antar muka pada pencatat layanan sehinggadapat ditemukan dan digunakan oleh pengguna layanan;

• Pengguna layanan, yaitu entitas yang memerlukan layanan, dapat berupaaplikasi, perangkat lunak, atau layanan lainnya. Pengguna layanan menggu-nakan layanan sesuai dengan kontrak yang disediakan oleh penyedia layan-an;

• Pencatat layanan, yaitu entitas yang menyediakan proses untuk melakukanpencarian layanan. Entitas ini memiliki tempat penyimpanan daftar layananyang tersedia dan memungkinkan pencarian layanan oleh pelanggan.

Seperti yang ditampilkan pada Gambar 3.2, operasi-operasi yang dilakukandalam arsitektur berorientasi layanan adalah terdiri dari tiga bagian penting yaitu:

• Publikasi, yaitu operasi yang dilakukan oleh penyedia layanan untuk me-mungkinkan pemanfaatan layanan. Operasi ini merupakan operasi mempu-blikasikan deskripsi layanan sehingga bisa ditemukan dan dijalankan olehpengguna layanan;

• Cari dan Temu Kembali, yaitu operasi ini dilakukan penyedia layanan untukmencari dan menemukan layanan dengan melakukan query kriteria layananpada pencatat layanan;

• Permintaan Layanan, merupakan operasi yang dilakukan setelah penggu-na layanan menemukan layanan yang akan digunakan. Pengguna layananmenggunakan layanan sesuai dengan informasi deskripsi layanan yang telahditerima.


Gambar 3.3: Struktur Layanan Generik suatu Layanan Data

Secara umum layanan tersebut akan direpresentasikan melalui sistem informasiseperti terlihat pada Gambar 3.3.

Secara generik sistem informasi terbangun dari

• Data, yang dapat terdiri dari data terstruktur maupun data tidak terstruktur,dengan berbagai jenis data baik numeris, string dan sebagainya.

• Metadata, merupakan data yang menjelaskan tentang data tersebut. Meta-data sangat dibutuhkan untuk proses perawatan, pengaksesan dan pengin-tegrasian data.

• Layanan, merupakan deskripsi bagaimana data dan metadata tersebut dapatdiakses.

• Saluran, merupakan saluran akses terhadap layanan yang diberikan.

Pada model ini permintaan suatu data tidak dilakukan dengan penyalinan datatersebut secara langsung, tetapi melalui suatu layanan yang disediakan pada pu-blik. Dengan model ini maka data tetap terjaga konsisitensi dan layanan dapatdiakses secara universal tanpa terikat pada jenis teknologi yang digunakan un-tuk menyimpan data, termasuk tanpa terikat pada suatu model database apakahberorientasi relasional, atau berorientasi dokumen ataupun key-value.

Dengan pendekatan struktur layanan generik, maka teknologi yang melandasisuatu sistem data kependidikan nasional tidak terikat pada suatu jenis implemen-tasi database ataupun pada vendor tertentu. Lebih dari itu, integrasi serta pem-berian layanan data dapat dilakukan tanpa terikat suatu model query, ataupunmodel database.

3.5. Integrasi Layanan Data Pendidikan

Untuk menangani lingkungan dimana sudah ada sistem yang berjalan yang mung-kin memiliki kesamaan data dan fungsi layanan, kata kunci yang seringkali digu-nakan adalah integrasi atau kombinasi.

.

Terdapat dua tipe kombinasi layanan yaitu orkestrasi dan koreografi.


(a) Komposisi (b) Orkestrasi

Gambar 3.4: Integrasi layanan

• Orkestrasi layanan merepresentasikan layanan yang dikoordinasikan seca-ra terpusat oleh sebuah koordinator yang disebut sebagai orkestrator, yangbertanggung jawab terhadap permintaan dan penggabungan layanan.

• Koreografi layanan adalah deskripsi umum dari layanan yang berpartisipasiyang didefisinikan dengan adanya pertukaran pesan, aturan interaksi danperjanjian diantara dua atau lebih layanan. Koreografi sebagai pendekatandesentralisasi untuk komposisi layanan.

Integrasi sendiri dapat dibagi menjadi tiga level yaitu integrasi presentasi, integrasidata dan integrasi fungsional yang dapat dijelaskan sebagai berikut.

• Integrasi Presentasi‘ Merupakan user interface yang menyediakan akses pa-da suatu aplikasi. Adapun model integrasi presentasi ini dapat dilihat padaGambar 3.5.a. Keuntungan dari model integrasi presentasi adalah resikodan biaya rendah, teknologi yang tersedia relatif stabil, mudah untuk dila-kukan, cepat untuk diimplementasikan, tidak perlu merubah data sumber.Sedangkan kelemahan ada pada kinerja, persepsi, dan tidak adanya interko-neksi antara aplikasi dan data.

• Integrasi Data. Model integrasi data yang dilakukan langsung pada basisdata atau struktur data dari aplikasi dengan mengabaikan presentasi dan lo-gika bisnis ketika membuat integrasi. Model integrasi data dapat dilihat padaGambar 3.5.b. Keunggulan dari model integrasi data ada pada fleksibilitasyang lebih baik dari model presentasi dan memungkinkan data digunakanoleh aplikasi lain. Namun jika terjadi perubahan model data, maka integrasi-nya perlu direvisi atau dilakukan ulang.

• Integrasi Fungsional Proses integrasi dilakukan pada level logika bisnisdengan memanfaatkan distributed processing middleware. Model integrasifungsional dapat dilihat pada Gambar 3.5.c. Keunggulan dari integrasi fung-sional ada pada kemampuan integrasi yang kuat di antara model integrasiyang lain. Selain itu, model integrasi fungsional menggunakan true code reu-se infrastructure untuk beberapa aplikasi pada enterprise.


Gambar 3.5: Level integrasi

Sinkronisasi antara aplikasi dapat dilakukan berdasarkan arsitektur SOA dalammengintegrasikan layanan data untuk tujuan optimalisasi fungsional data. Plat-form integrasi data, platform integrasi aplikasi dan proses bisnis dalam sebuahintegrasi layanan data dikonversi untuk layanan aplikasi yang sesuai yang men-ciptakan dan mendukung arsitektur layanan data.


BAB 4

TATA KELOLA DATA SISTEMPENDIDIKAN NASIONAL

Tata Kelola data sistem pendidikan nasional adalah suatu sistem yang mengaturhak, wewenang, proses, dan struktur, serta akuntabilitas pengambilan keputusandalam proses-proses terkait data pendidikan nasional, yang dilaksanakan sesuaidengan model-model yang telah disepakati. Penerapan tata kelola akan mengaturpihak yang boleh melakukan suatu proses pada informasi tertentu, dalam kondisitertentu, dan dengan metode tertentu pula. Tata Kelola Data dan Layanan SistemPendidikan Nasional mencakup beberapa hal yaitu:

• Struktur: Tugas dan Fungsi

• Proses, aktifitas dan prinsip-prinsip praktek baik

• Kompetensi SDM setiap tusi

4.1. Function dan Fungsi (TUSI)

Tugas dan Fungsi (tusi) adalah tugas, fungsi dan tanggung jawab yang melekat pa-da satu atau sekelompok orang dengan sumber-daya pendukungnya. Tusi dapatdikelompokkan menjadi dua yaitu:

• Kelompok tusi Pengumpulan dan Pengolahan Data

• Kelompok tusi Layanan dan PendukungSistem

4.1.1 Pengumpulan dan Pengolah data

Kelompok tusi Pengumpulan dan pengolahan data terdiri dari 6 tusi yakni: Ope-rator Data Entry, Verifikator, Validator, Integrator/Kompilator, Analis Data, danPublisher. Rekomendasi kewajiban penyediaan tusi untuk masing-masing tingkatunit disampaikan di Tabel 4.1. (wajib diadakan dengan tanda X).

31

Tab

el4.1

:Pen

gum

pu

lan

dan

pen

gola

han

dat

a

Dat

ave

rifi

kat

or

vali

dat

or

Inte

grat

or

Anal

isis

Dat

a

Per

ilis

Pen

angg

ung

entr

yK

om

pil

ator

Jaw

ab

Kem

ente

rian

XX

XX

XPen

angg

un

gja

wab

sem

ua

pro

ses

pad

a

satu

anpen

did

ikan

adal

ahD

irje

n(e

selo

n1

terk

ait)

RR

RR

R,I

A,C

Pro

pin

siX

XX

XPen

angg

un

gse

mu

a

pro

ses

pad

asa

tuan

pen

did

ikan

adal

ah

Kop

erti

su

ntu

k

pen

did

ikan

tin

ggi/

Kad

inas

un

tuk

pen

did

ikan

tin

gkat

pro

pin

siu

ntu

kse

kol

ah

RR

RR

R,I

A,C

Kab

upat

en/K

ota

XX

XX

XPen

angg

un

g-ja

wab

sem

ua

pro

ses

pad

a

satu

anpen

did

ikan

adal

ahD

inas

Pen

did

ikan

Kab

upat

en

RR

RR

R,I

A,C

Sat

uan

Pen

did

ikan

XX

XP

enan

ggu

ng

jaw

ab

sem

ua

pro

ses

pad

a

satu

anpen

did

ikan

adal

ahK

epa-

la/K

etu

a/D

irek

tur/

Rek

tor

RR

RA

,C

,I

Cod

eX

:Tu

siH

aru

sad

aPer

anR

:R

espo

nsi

ble

atau

pen

angg

un

g-ja

wab

oper

asio

nal

Per

anA

:A

ccou

nta

ble

atau

pen

angg

un

g-gu

gat

tert

ingg

iPer

anC

:C

onsu

lted

atau

dim

inta

im

asu

kan

Per

anI:

Info

rmed

atau

sela

ludiin

form

asik

an


Tabel 4.2: Fungsi Layanan dan Pendukung Sistem

Unit

layanan/Service

Desk

Pengelola aplika-

si/Application

Management

Unit Operasional

Sistem

Service Desk Application

Management

IT Operation

Management

Kementerian x x x

Propinsi x x x

Pemerintah Kota/Kabupaten x x x

Satuan Pendidikan x x x

Catatan: unit kabupaten dan propinsi tergantung dari peraturan tiap kementri-an, termasuk Kopertis, PPSDM, Dinas Pendidikan kota, Dinas Pendidikan Propin-si. Perlu diperhatikan bahwa 1 fungsi bukan 1 orang. Dalam proses pengumpulanpelaporan data langsung dari Satuan Pendidikan ke Kementrian”(untuk kepen-tingan integrasi data).

4.1.2 Tusi Layanan dan Pendukung Sistem

Kelompok fungsi Layanan dan Pendukung sistem terdiri dari 3 fungsi yaitu:

• Unit layanan (desk service),

• Pengelolaan aplikasi (application management), dan

• Unit operasional sistem (IT operation management).

Rekomendasi kewajiban penyediaan tusi untuk masing-masing tingkat unit di-sampaikan di Tabel 4.2. (wajib diadakan dengan tanda X).

4.2. Proses, aktivitas dan praktek baik

Proses adalah sekumpulan aktivitas yang dilakukan untuk mencapai tujuan ter-tentu dengan memiliki masukan (input) dan luaran (output).

Proses-proses Pengumpulan dan Pengolahan Data

Terdapat empat proses dalam pengumpulan dan pengolahan data, yakni:

1. Pemasukan Data ke Pangkalan Data Pusat

2. Verifikasi dan Validasi Data oleh Kabupaten/Kota/ Propinsi/Kementerian

3. Integrasi Data

4. Analisis data dan publikasi


4.2.1 Proses: Pemasukan Data ke Pangkalan Data Pusat

Proses pengumpulan data primer dilakukan di satuan pendidikan hingga terkirimke Pangkalan Data Sistem Pendidikan Nasional. Periode pemasukan data perludisepakati bersama antar unit yang akan memasukkan dan menggunakan data.

Aktivitas:

• 1.1. Mengumpulkan data primer oleh satuan pendidikan

• 1.2. Memasukan data primer ke sistem informasi data pendidikan nasionaloleh Operator Data Entry Satuan Pendidikan

• 1.3. Memverifikasi data primer oleh Verifikator Satuan Pendidikan

• 1.4. Memvalidasi data primer oleh Validator Satuan Pendidikan

• 1.5. Melakukan persetujuan atau penolakan oleh Verifikator & Validatorke sistem di atasnya atau reject dikembalikan ke Operator Data Entry.

• 1.6. Melaksanakan Persetujuan Penanggung-Jawab Satuan Pendidikanterhadap validitas data yang akan dikirim

• 1.7. Melaksanakan pengiriman data ke pangkalan data pusat Sistem In-formasi Pendidikan Nasional

• 1.8. Melakukan dokumentasi sumber-sumber data primer dan file yangterkirim ke Sistem Pendidikan Nasional.

Prinsip-prinsip praktek baik (good practices):

• Proses pemasukan data tidak boleh berbasis proyek, harus berbasis aktivitasrutin berbasis penugasan

• Tusi Operator Data Entry, Verifikator, dan Validator masing-masing harusdiberikan kepada orang yang berbeda.

• Satuan pendidikan memiliki back-up dari setiap data yang dikirimkan ke Sis-tem Informasi Pendidikan Nasional.

• Verifikator dan Validator tidak boleh menyetujui data tanpa melakukan ujipetik terhadap data yang akan dikirimkan.

• Kepala satuan pendidikan bertanggung-jawab terhadap kebenaran data yangtelah dikirimkan ke pangkalan data Sistem Informasi Pendidikan Nasional.

4.2.2 Proses Verifikasi dan Validasi Data oleh Kabupaten/Kota/ Pro-pinsi/Kementerian

Kumpulan aktivitas memastikan prosedur pengumpulan data tepat, aturan danformat data benar, serta memastikan data benar-benar sesuai dengan fakta sebe-narnya.


Aktivitas:

• 2.1. Memverifikasi data lingkup kabupaten/kota/propinsi/ kementerian

• 2.2. Memvalidasi data lingkup kabupaten/kota/propinsi/ kementerian

• 2.3. Memastikan verifikasi dan validasi dilakukan sebelum dan setelahproses integrasi data


• Proses verifikasi dan validasi dilakukan berjenjang sesuai dengan kewenang-an unit

• Proses verifikasi dan validasi data tidak boleh berbasis proyek, harus berbasisaktivitas rutin berbasis penugasan

• Melakukan proses verifikasi dan validasi dengan menggunakan data dan pro-ses sesungguhnya.

• Proses verifikasi dan validasi harus memperhatikan kemutakhiran data, kon-sistensi rentang pengambilan data.

4.2.3 Proses Integrasi Data

Proses Integrasi Data adalah aktivitas mengintegrasikan data dari berbagai sum-ber data untuk siap dianalisis.

Aktivitas:

• 3.1. Melakukan proses integrasi data dalam rangka melengkapi datauntuk analisis

• 3.2. Memastikan proses Integrasi/Kompilasi hanya dilakukan di ting-kat Kabupaten/Kota, Propinsi dan Kementrian.

Prinsip-prinsip praktek baik (Good Practices):

• Proses integrasi data harus memperhatikan kompatibilitas sistem dan formatdata, serta klasifikasi data

• Proses integrasi data harus menggunakan data referensi sesuai wali data.

4.2.4 Proses Analisis Data dan Publikasi

Proses analisis dan publikasi data adalah proses menganalisis data menjadi infor-masi yang dibutuhkan untuk dipublikasikan dan dikomunikasikan kepada pihakyang membutuhkan.

Aktivitas:


• 4.1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data pendidikan dan ke-budayaan dari sumber internal maupun eksternal dengan memenuhi aturanlisensi yang telah ditetapkan oleh wali data. Wali data berkewajiban mendefi-nisikan lisensi data yang akan dipublikasikan.

• 4.2. Melakukan pendayagunaan, pelayanan data dan statistik pendidikandan kebudayaan

• 4.3. Memastikan Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi publikasi dan dise-minasi informasi pendidikan dan kebudayaan


• Publikasi informasi harus memperhatikan kepentingan nasional, peraturanperundang-undangan yang berlaku, privacy, dan timing.

• Proses analis dan publikasi data harus secara aktif mengembangkan media-media teknologi kian mempermudah pihak-pihak yang berwenang mengak-ses data-data yang telah berhak dipublikasi.

Proses-Proses Layanan dan Pendukung Sistem

Terdapat lima proses dalam proses layanan dan pendukung sistem yaitu:

1. Proses Manajemen Akses

2. Proses Manajemen Incident

3. Proses Manajemen Problem

4. Proses Manajemen Pelayanan Permintaan

5. Proses Manajemen Monitoring dan Perawatan Layanan

4.2.5 Proses Manajemen Akses

Proses manajemen akses adalah proses pengelolaan hak ases pengguna ke sistemlayanan data. Tiap organisasi harus mempunyai kebijakan yang mengatur “Siapadapat mengakses layanan data apa?” dan “bagaimana cara orang-orang tersebutmeminta akses layanan”.

Aktivitas:

• 5.1. Melakukan permintaan akses: Proses manajemen akses dimulai de-ngan permintaan akses yang dapat disampaikan dalam bentuk formulir per-mintaan layanan.

• 5.2. Melakukan verifikasi: Aktivitas verifikasi identitas pengguna yangmengajukan permintaan akses, misalnya dengan mengirimkan link konfir-masi ke email resmi pengguna, menelpon pengguna, atau menanyakan be-berapa pertanyaan rahasia (seperti tempat tanggal lahir, nama ibu, dan lain-lain).


• 5.3. Menyediakan hak akses: Setelah permintaan akses dan identitaspengguna divalidasi, selanjutnya system administrator atau network admi-nistrator pada unit layanan data menyediakan hak akses ke layanan data.

• 5.4. Memonitor status identitas, mencabut/membatasi hak akses: Ak-tivitas memantau perubahan status identitas pengguna, dan merubah hakakses sesuai statusnya terkini. Misalnya ketika pengguna tidak lagi beker-ja di organisasi tersebut, maka hak akses pengguna tersebut dicabut dalamkurun waktu yang ditentukan atau apabila pengguna berganti peran dalamorganisasi, maka hak aksesnya ditambah atau dikurangi sebagaimana mes-tinya. Untuk memastikan status terkini seorang pengguna ini, umumnyasistem access management terkoneksi atau bekerja-sama dengan sistem de-partemen sumber daya manusia.

• 5.5. Mencatat dan menelusuri aktivitas akses: Aktivitas pencatatan danpelacakan akses yang mencurigakan. Biasanya hal ini dilakukan otomatisdengan monitoring tools. Contohnya adalah percobaan akses layanan secaraillegal, atau jumlah kesalahan input password yang berlebihan. Semua skti-vitas yang tidak biasa harus dicatat sebagai sebuah incident dan diinvestigasilebih lanjut.

4.2.6 Proses Manajemen Incident

Proses manajemen incident adalah rangkaian aktivitas untuk mengatasi perma-salahan layanan data dan mengembalikan layanan data agar berfungsi/bekerjakembali sesuai tingkat layanan yang telah disepakati.

Aktivitas:

• 6.1. Mengdentifikasi incident dan Mencatat (logging): Yakni aktivitas me-nemukan/mengenali permasalahan interupsi atau penurunan kualitas la-yanan data, baik dilaporkan oleh pengguna maupun ditemukan oleh penge-lola layanan data.

• 6.2. Melakukan kategorisasi incident: Incident yang dicatat selanjutnyadikategorisasi dengan kode kategori incident.

• 6.3. Melakukan prioritisasi incident: Prioritas penanganan sebuah inci-dent yang telah dicatat dan dikategorisasi, secara teknis dengan memberikode prioritas incident. Penentuan prioritas berdasarkan impact dan urgen-cy accident layanan data tersebut. Prioritas ini menentukan urutan kapanincident ini harus segera ditangani dan diselesaikan.

• 6.4. Melakukan diagnosis awal: Tusi Service desk akan berupaya untukmenyelesaikan incident terlebih dahulu sebelum diteruskan kepada tim tek-nis.

• 6.5. Melakukan investigasi dan diagnosis serta penyelesaian masalahdan pemulihan kondisi layanan: Apabila staf service desk mengetahui solusidari incident, maka selanjutnya ia langsung dapat menyelesaikannya sendiri.


Namun jika service desk tidak mampu menyelesaikan sebuah incident atautarget waktu penyelesaian incident oleh service desk telah terlewati, makaincident harus segera di eskalasi untuk memperoleh dukungan lebih lanjutke tusi technical management (apabila menyangkut permasalahan hardware)atau application management (apabila menyangkut permasalahan software,atau diteruskan/dikomunikasikan ke manajemen di atas service desk. Apbi-la solusi incident telah diketahui selanjutnya diaplikasikan dan diuji-coba.Tindakan pengembalian layanan harus dipastikan benar-benar tuntas dancatatan incident harus di-update.

• 6.6. Menutup penanganan incident: Setelah incident diatasi, staf servicedesk harus menginformasikan kepada pengguna bahwa masalah telah tera-tasi dan memastikan pengguna puas dengan penanganan (misalnya dengansurvey) dan setuju laporan incident ditutup.

4.2.7 Proses Manajemen Problem

Proses manajemen problem adalah proses menganalisis dan menyelesaikan akarpenyebab incident. Tujuan dari proses problem management adalah mengelolasiklus sebuah masalah, dari mulai dari identifikasi akar masalah, investigasi lan-jut, dokumentasi, hingga penyelesaian masalah, termasuk: menyelesaikan akarpenyebab masalah dan incident yang diakibatkannya terjadi, tindakan proaktifmencegah incident yang pernah terjadi terulang di masa depan, meminimasi dam-pak buruk dari incident yang tidak dapat dicegah, yang umumnya disebabkan olehkerusakan (errors) di infrastruktur TI.

Aktivitas:

• 7.1. Mengidentifikasi problem dan pencatatan: Proses problem manage-ment diawali dengan aktivitas mengenali dan mencatat penyebab masalah(problem). Pencatatan sebuah problem dilakukan oleh staf service desk hasilmasukan dari berbagai sumber

• 7.2. Melakukan kategorisasi dan penentuan prioritas: Dalam proses pen-catatan, sebuah problem juga perlu dikategorisasi dan ditentukan tingkatprioritasnya dengan metode yang sama dengan metode peng-kategorisasiandan prioritas incident.

• 7.3. Melakukan investigasi problem dan diagnosis: Ini adalah tahapanketika tim teknis, atau dapat juga bekerja sama dengan supplier, melaku-kan sebuah investigasi menemukan akar permasalahan layanan data danpilihan-pilihan solusinya. Seringkali dalam penyelesaian sebuah problem be-lum dapat ditemukan solusi tuntasnya, sehingga untuk mengurangi dampakburuknya dibutuhkan penyelesaian sementara atau workaround. Workaro-und selanjutnya diimplementasikan dalam proses Incident Management.

• 7.4. Mencatat known error: Apabila akar permasalahan telah ditemuk-an dan diselesaikan dalam bentuk workaround, maka catatan detail tentangproblem tersebut (gejalanya, incident terkait, solusi standarnya atau workaround, dan lain-lain) atau disebut known error segera dibuat dan disimpanbasis data sebagai pengetahuan.


• 7.5. Menyelesaikan problem: Berdasarkan hasil problem investigation anddiagnosis, selanjutnya pilihan solusi atau work around diaplikasikan untukmenyelesaikan problem. Apabila ternyata solusi permasalahannya membu-tuhkan perubahan dalam infrastruktur atau layanan TI maka sebuah doku-men Request for Comment (RFC) harus dibuat melalui proses Change Mana-gement.

• 7.6. Melakukan penutupan penanganan problem: Ketika sebuah perma-salahan telah selesai diatasi dan catatan known error juga telah dibuat, makacatatan problem dapat diberi status ‘selesai’ dan ditutup.

4.2.8 Proses Manajemen Pelayanan Permintaan Layanan

Proses manajemen pelayanan permintaan layanan adalah proses memenuhi per-mintaan pengguna layanan data, di luar laporan terkait dengan incident layanandata.

Aktivitas:

• 8.1. Menerima, mencatat, dan memvalidasi permintaan layanan data:Penerimaan permintaan layanan dapat dilakukan melalui formulir kertas,email, RFC, atau menggunakan self-help system yang memungkinkan peng-guna data untuk mencatat permintaannya sendiri. Setiap permintaan diteri-ma oleh service desk, kemudian dicatat detail permintaannya dan divalidasi.Catatan permintaan juga harus mencatat detail hasil pemenuhannya.

• 8.2. Melakukan kategorisasi dan prioritisasi permintaan layanan data:setiap permintaan yang masuk juga harus dikategorisasi dan ditentukan ska-la prioritas penanganannya berdasarkan pertimbangan dampak dan urgen-sinya. Waktu pemenuhan permintaan layanan juga harus sesuai standarlayanan yang telah disepakati dalam SLA, dan dikomunikasikan kepada stafservice desk dan pelanggan.

• 8.3. Melakukanb autorisasi permintaan: Beberapa permintaan layanandata dapat langsung dipenuhi oleh staf service desk karena kewenangan me-mang di tangan staf service desk, namun beberapa permintaan mungkin me-nyangkut kewenangan pihak lain. Aktivitas ini adalah aktivitas memastikanorang/pihak yang berwenang menyetujui pemenuhan layanan data dan sis-tem pendukung layanan data.

• 8.4. Melakukan review permintaan dan eksekusi model permintaan:Model permintaan adalah prosedur standar (SOP) pemenuhan permintaan-permintaan tertentu. Pada aktivitas ini staff service desk me-review permin-taan untuk menentukan model permintaan mana yang paling sesuai selan-jutnya melaksanakannya.

• 8.5. Menutup permintaan: Service desk bertanggung jawab untuk memas-tikan permintaan layanan telah dipenuhi sesuai harapan pelanggan.


4.2.9 Proses Manajemen Monitoring dan Perawatan Layanan

Proses manajemen monitoring dan perawatan layanan adalah kumpulan aktivitasmemonitor unjuk kerja dan merawat sistem layanan data.

Aktivitas:

• 9.1. Melakukan monitoring dan pengecekan secara fisik atau indikator-indikator kinerja dan kualitas komponen-komponen sistem layanan data.

• 9.2. Mengukur unjuk-kerja sistem layanan data secara rutin.

• 9.3. Menjaga kebersihan sistem, baik secara fisik (contoh: menyapu, mem-bersihkan, dan lain-lain) maupun secara aplikasi (contoh: anti virus, danlain-lain)

4.2.10 Proses Audit Tata Kelola Layanan Data

Proses audit tata kelola layanan data adalah aktivitas pemastian kepatuhan ter-hadap standar tata kelola data Sistem Pendidikan Nasional yang dilakukan saatterjadi persengketaan terkait tata kelola data Sistem Penddikan Nasional.

Aktivitas:

• 10.1. Menentukan/memastikan bahwa organisasi telah mengikuti standartata kelola data Sistem Pendidikan Nasional

Prinsip-Prinsip Praktek Baik (Good Practices):

• Proses audit harus dilakukan oleh pihak yang independen.

• Proses audit harus dilakukan dengan mengacu pada standar proses tata ke-lola data.

4.3. Proses dan Aktivitas

Setiap jenis data dan jenis sistem membutuhkan proses dan aktivitas yang berbe-da. Sehingga untuk itu pertama kali yang perlu dipahami adalah jenis data daninformasi yang dikelola serta jenis sistem informasi yang dikelola. Memahami halini menjadikan pelaksanaan proses dan aktifitas menjadi tepat sesuai dengan datadan sistem yang dikelola.

Tabel 4.3 menunjukkan rekomendasi aktivitas-aktivitas dari proses-proses Pe-ngumpulan dan Pengolahan Data yang harus dilakukan untuk masing-masingjenis data. Setiap jenis data ini membutuhkan proses dan aktivitas yang berbeda.Misal jenis data tersebut adalah:

• data umum misalnya grafik sebaran siswa


Tabel 4.3: Aktifitas untuk tiap jenis data

Jenis data

berdasarkan

keterbukaan

Pemasukan

Data ke

Pangkalan

Data Pusat

Verifikasi dan

Validasi Data

oleh Kabupa-

ten/Kota/

Propin-

si/Kementerian

Integrasi

Data

Analisis data

dan publikasi

Data

Terkontrol

1-1,1-2,1-3,1-

4,1-5,1-6,1-

7,1-8

2-1,2-2,2-3 3-1,3-2 4-1,4-2,4-3

Data Terbatas 1-1,1-2,1-3,1-

4,1-5,1-6,1-

7,1-8

2-1,2-2,2-3 3-1,3-2 4-1,4-2,4-3

Data Umum 1-1,1-2,1-3,1-

4,1-6, 1-7,

1-8

*) Kode 1-1, 1-2, 1-3, dan seterusnya mengacu ke nomor

aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan (lihat pada Bagian Proses)

Tabel 4.4: Rekomendasi Aktifitas Minimal

Jenis Sistem

berdasarkan

capaian

sistem

Penyediaan

Layanan

Single Point

oleh Unit

Layanan

Penanganan

dan Pengem-

bangan

Aplikasi oleh

Pengelola

Aplikasi

Pengelolaan

dan Pengem-

bangan

Infrastruktur

oleh Tusi

Pengelola

Infrastruktur

Monitoring

dan

Perawatan

Sistem oleh

Tusi Unit

Operasional

Sistem

Sistem yang

Berorientasi

Operasional

saja

5-1, 5-2, 5-3,

6-5, 7-3, 7-5,

8-4,

8-4 8-4 9-3

Sistem yang

Aman (Secure)

5-1,5-2, 5-3,

6-1, 6-2, 6-3,

6-4, 6-5, 6-6,

7-1,7-2, 7-3,

7-6, 8-1, 8-2,

8-3, 8-4, 8-5,

6-5, 7-3, 7-4,

7-5, 8-4

5-4, 5-5, 6-5,

7-3, 7-4, 7-5,

8-4

9-1, 9-2, 9-3

Sistem yang

dapat handal

(Dependable)

5-1,5-2, 5-3,

6-1, 6-2, 6-3,

6-4, 6-5, 6-6,

7-1, 7-2,

6-5, 7-3, 7-4,

7-5, 8-4

5-4, 5-5, 6-5,

7-3, 7-4, 7-5,

8-4

9-1, 9-2, 9-3

Sistem yang

dapat

bertahan

5-1,5-2, 5-3,

6-1, 6-2, 6-3,

6-4, 6-5, 6-6,

7-1

6-5, 7-3, 7-4,

7-5, 8-4

5-4, 5-5, 6-5,

7-3, 7-4, 7-5,

8-4

9-1, 9-2, 9-3

*) Kode 5-1, 5-2, 5-3, ... dan seterusnya mengacu ke nomor

aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan (Lihat bagian Proses)


• data terbatas misalnya sebaran siswa ber-kebutuhan khusus program inklu-si, dan

• data terkontrol misalnya data nilai atau alamat perorangan).

Tabel 4.4 menunjukkan rekomendasi aktivitas-aktivitas minimal dari proses-proses Layanan dan Pendukung Sistem yang harus dilakukan untuk masing-masing jenis sistem berdasarkan tingkat keamanan dan kehandalannya. Padadasarnys sistem dapat diklasifikasikan menjadi:

• sistem yang berorientasi operasional saja,

• sistem yang aman,

• sistem yang handal dan dipercaya,

• sistem yang dapat bertahan.

Setiap klasifikasi sistem ini membutuhkan atribut yang harus dipenuhi berbeda.Sehingga atribut tersebut membutuhkan tata kelola yang berbeda pula. Komplek-sitas sistem yang makin tinggi serta capaian yang makin tinggi membutuhkan tatakelola yang lebih ditail dan lengkap.

4.4. Deskripsi Tusi dan Kompetensi

Untuk menjalankan tata kelola yang baik, maka perlu didukung sumber daya ma-nusia dengan kompetensi yang terdefinisi dengan jelas. Berikut ini adalah definisikompetensi untuk setiap jenis posisi.

4.4.1 Operator Data Entry

Operator Data Entry adalah orang yang memiliki tanggung jawab dan tusi menca-kup:

• Memasukkan data primer ke dalam sistem informasi pendidikan nasional;

• Mengubah atau memperbarui data pada sistem data lokal;

• Mendokumentasikan bukti dari data yang dimasukkan ke dalam sistem in-formasi pendidikan nasional

Kompetensi:

• Seseorang yang diberikan tusi Operator Data Entry hendaknya merupakanSDM yang memiliki kompetensi untuk mengoperasikan aplikasi/sistem pe-ngumpulan data dan memasukan data.

• Kompetensi operator sesuai dengan SKKNI.


4.4.2 Verifikator

Tanggung jawab dan fungsi mencakup:

• Memastikan format, kelengkapan, konsistensi, dan proses pengumpulan dataprimer telah sesuai dengan aturan dan desain sistem.

Kompetensi:

• Seseorang yang diberikan tusi Operator Data Entry hendaknya merupakanSDM yang menguasai regulasi dan kebijakan pendidikan.

• Memiliki jabatan di atas Operator Data Entry.

4.4.3 Validator

Verifikator adalah orang atau unit yang memiliki tanggung jawab dan tusi menca-kup:

• Memastikan dan menjamin data benar-benar sesuai fakta sebenarnya.

Kompetensi:

• Seseorang yang diberikan tusi Operator Data Entry hendaknya memiliki ke-mampuan manajerial, memilki pengetahuan kondisi nyata di institusi terse-but, jabatan di atas Operator Data Entry.

4.4.4 Integrator/Kompilator

Integrator adalah orang atau unit yang memiliki tanggung jawab dan fungsi men-cakup:

• Penyusunan kebijakan teknis integrasi, agregasi, pengelolaan data dan sta-tistik data pendidikan dan kebudayaan;

• Mengumpulkan, mengolah, menyajikan data pendidikan dan kebudayaanserta mengintegrasikan data dengan pihak internal dan/atau eksternal

• Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data pendidikan dan kebudaya-an;

• Pendayagunaan, pelayanan data dan statistik pendidikan dan kebudayaan;

• Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi pengelolaan data dan statistik pendi-dikan dan kebudayaan, termasuk penyediaan media-media teknologi untukmengunduh

Kompetensi:

• Seseorang yang diberikan tusi Integrator/Kompilator hendaknya memiliki Pe-mahaman dan ketrampilan basis data dan aplikasi/teknologi basis data, danSistem Informasi;

• Pehamanan prosedur, kebijakan pemerintah dan kelembagaan yang baik.


4.4.5 Analis Data

Analis data adalah orang atau unit yang memiliki tanggung jawab dan fungsi men-cakup:

• Penyusunan kebijakan teknis pendayagunaan dan pelayanan data pendidik-an dan kebudayaan nasional;

• Analisis data pendidikan dan kebudayaan;

• Pendayagunaan data dan analisis pendidikan dan kebudayaan;

• Pemberian layanan data dan analisis data pendidikan dan kebudayaan;

• Koordinasi dan fasilitasi pendaya gunaan dan pelayanan data dan analisispendidikan dan kebudayaan

Kompetensi:

• Seseorang yang diberikan tusi Analis Data hendaknya merupakan SDM yangmenguasai metoda statistik untuk mengolah dan menyajikan dan mengar-sipkan data.

4.4.6 Perilis (Publisher)

Perilis adalah orang atau unit kerja yang memiliki tanggung jawab dan tusi men-cakup:

• Penyusunan kebijakan klasifikasi informasi sesuai dengan peraturan danperundangan yang berlaku (termasuk Undangan-Undang Keterbukaan Infor-masi);

• Penyusunan bahan koordinasi bidang pendidikan dan kebudayaan;

• Pengumpulan serta pengolahan serta penyajian informasi di bidang pendi-dikan dan kebudayaan;

• Pemberian layanan informasi bidang pendidikan dan kebudayaan melaluilaman dan media sosial lingkup wilayah kewenangannya.

Kompetensi:

• Seseorang yang diberikan tusi Publisher hendaknya merupakan SDM yangmenguasai peraturan pemerintah yang berkaitan dengan keamanan, keraha-siaan dan keterbukaan informasi.

• Menguasai penggunaan media yang digunakan dalam TIK.

• Menguasai komunikasi ilmu kehumasan.


4.4.7 Unit Layanan (Service Desk)

Unit layanan (service desk) adalah orang atau unit yang memiliki tanggung jawabdan tusi mencakup:

• Mendokumentasikan keluhan pengguna data berikut tanggapan dan pena-nganan yang telah dilakukan

• Mengatasi keluhan ringan pengguna data

• Meneruskan keluhan berat pengguna data pada bagian terkait.

Kompetensi:

• Seseorang yang diberikan tusi Service Desk hendaknya memiliki Ketrampilaninterpersonal yang baik, seperti kemampuan berkomunikasi dan empati,

• Pemahaman bisnis, seperti memahami bisnis dan struktur organisasi

• Pengetahuan dan ketrampilan teknis, minimal faham TI dan mampu mengo-perasikan aplikasi service desk.

• Pengetahuan dan ketrampilan prosedur dan dokumentasi, seperti service le-vel agreement (SLA), standard operating procedur (SOP) penanganan masa-lah, dan prosedur eskalasi masalah.

4.4.8 Pengelola Aplikasi (Application Management)

Pengelola aplikasi (application management) adalah orang atau unit yang memilikitanggung jawab dan fungsi mencakup:

• Menangani permasalahan aplikasi, sistem informasi, sistem operasi, dan pe-rangkat lunak lainnya.

• Merencanakan pembangunan dan pengembangan sistem aplikasi

• Melaksanakan IT Project Management dalam kegiatan pembangunan pe-ngembangan sistem aplikasi

• Merumuskan ICT Blue Print, ICT Plan, dan Disaster Recovery Plan dan Bus-siness Continuity Plan

• Merumuskan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak dalam rangka imple-mentasi sistem aplikasi.

• Melakukan pengujian sistem aplikasi.

• Melakukan implementasi sistem aplikasi.

• Mengelola dokumentasi sistem informasi.

• Mengelola dan mendokumentasikan manajemen perubahan kode sumber pe-rangkat lunak sistem informasi.

• Melaksanakan pengkajian, perumusan, pembangunan, pengembangan, danevaluasi basis data dan penerapan sistem informasi


Kompetensi:

• Seseorang yang diberikan tusi Manajemen Aplikasi hendaknya memiliki ke-mampuan: Pemrograman, pengujian, dan pengembangan aplikasi

• Manajemen Proyek Sistem Informasi

• Memahami dan menguasai Sistem Operasi

4.4.9 Pengelola Infrastruktur (Technical Management):

Pengelola infrastruktur adalah orang atau unit yang memiliki tanggung jawab danfungsi mencakup:

• Merumuskan spesifikasi kebutuhan perangkat keras dan atau jaringan kom-puter dalam rangka implementasi sistem aplikasi.

Kompetensi:

• Seseorang yang diberikan tusi Pengelola Infrastruktur hendaknya memilikipengetahuan dan kemampuan terkait infrastruktur atau perangkat keras sis-tem layanan data mencakup:

– Basis data (database)

– Direktori layanan (Directory services)

– Mainframes dan servers

– Jaringan komputer dan Internet

– Penyimpan data (storage)

– Internet

• Memiliki kompetensi seperti pada SKKNI Pengelolaan Data Centre dan Ja-ringan

4.4.10 Manajemen Operasional Sistem:

Manajemen Operasional Sistem adalah sekelompok orang atau unit yang memilikitanggung jawab dan fungsi mencakup:

• Memonitor terus-menerus semua komponen sistem TI pendukung layanandata (Melakukan back-up dan restore data untuk kepentingan tim manaje-men teknis dan manajemen aplikasi).

• Ikut membantu penyelesaian incidents dan problems, sebagai level di atasservice desk.

• Mengelola sistem/lingkungan fisik TI, seperti data center, ruangan-ruangankomputer, dan ruangan recovery.

• Mengelola peralatan sumber daya listrik dan pendingin. Mengkoordinasiproyek-proyek berskala besar, seperti pembangunan atau pemindahan datacenter.


Kompetensi:

• Seseorang yang diberikan tusi Manajemen Operasional Sistem hendaknyamemiliki kemampuan teknisi Teknologi Informasi dan kelistrikan.

• Memenuhi kompetensi pengelola layanan sistem informasi pada SKKNI


BAB 5

LAYANAN DATA SISTEMPENDIDIKAN NASIONAL

5.1. Jenis Data

Data Sistem Pendidikan Nasional memiliki karakter khas yaitu:

• Sustain atau berkesinambungan, data sistem pendidikan nasional harus da-pat tetap tersimpan dan terakses dalam waktu lama dan berkesinambungan,walaupun instutsi pendidikan tersebut sudah tidak ada, tetapi data pendidi-kannya harus tetap bertahan dan dapat diakses.

• Multi/heterogen organization, data sistem pendidikan nasional dikelola olehberagam organisasi

• Ekosistem, data pendidikan merupakan suatu ekosistem

• Dinamis dan evolusioner, data sistem pendidikan selalu berubah dan menga-lami perubahan secara perlahan sesuai dengan aturan dan bentuk organisasipendidikan yang ada

• Snapshoting serta Laporan, data pendidikan bersifat memotret kondisi kea-daan pendidikan yang ada sehingga dapat digunakan sebagai landasan pe-nyusunan kebijakan pendidikan

Berdasarkan jenisnya keterbukaan data pendidikan dibagi menjadi 3 jenis, yaitu:

• Data Umum yaitu data turunan dari data dengan populasi besar di tiap ke-lompok itemnya.

• Data Terbatas yaitu data turunan dari data yang memuat item dengan po-pulasi kecil sehingga berpotensi dapat diolah untuk mengungkap data pero-rangan.

48

• Data Terkontrol yaitu data yang mengandung muatan data perorangan dantidak dapat diakses oleh publik, atau informasi publik yang dikecualikan se-suai dengan UU No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Berdarakan tingkat sensitifitas dan resikonya, data juga dikelompokan menjadidata yang beresiko dan sensitifitas rendah (low risk) dan data yang beresiko ting-gi/sensitif (high risk) jika dipublikasikan. Setiap pengelola data harus mengklasi-fikasikan jenis data tersebut.

5.2. Jenis Layanan Data

Jenis layanan yang dapat dilakukan oleh penyedia layanan adalah:

• Layanan Pengelolaan

• Layanan Informasi.

5.2.1 Layanan Pengelolaan

Layanan Pengelolaan terdiri dari:

• Pengadaan Data dapat dilakukan melalui kegiatan:

– Sensus, Sensus data pendidikan dilakukan oleh lembaga di masing-masing kementerian bekerjasama dengan Biro Pusat Statistik.

– Survey, dibawah koordinasi masing-masing Kementerian.

– Pencatatan pengumpulan data langsung oleh unit pemilik data

• Penyimpanan Data, Layanan pengelolaan penyimpanan data pendidikan di-lakukan oleh unit-unit pemilik data di masing-masing kementerian. Penyim-panan dilakukan dengan:

– Cloud File Storage,

– Database Storage,

– Backup Storage, atau

– Data fisik

• Perilisan data dilakukan dengan prinsip:

– Menyediiakan titk pengaksesan yang sama untuk semua layanan

– Menyediakan sarana yang sama dalam penyajian/akses metadata

– Mengekspos semua data melalui interface yang sama

– Menyediakan searchable interface untuk data dan metadata

– Menyediakan kontrol akses yang sama untuk informasi

Untuk memenuhi kebutuhan pengguna data, penyedia data melakukan pengolah-an data. Pengolahan data dilakukan melalui prosses:


• Integrasi - Penyusunan Data Turunan Layaran Integrasi adalah layananpengolahan data dalam penyusunan rumusan pemetaan data dari satu ataulebih sumber untuk menghasilkan data turuan yang merepresentasikan in-formasi tertentu.

• Migrasi - Layanan bantuan mengubah format data suatu sistem informasike dalam bentuk yang dapat diolah sistem informasi lain tanpa mengubahkandungan informasinya.

5.2.2 Layanan Informasi

Layanan informasi ditujukan untuk memenuhi kebutuhan para penguna layanan.Berdasarkan sifatnya, data yang dapat dilayani adalah:

• Layanan Data Umum, Layanan data umum dapat diakses publik secaralangsung melalui:

– Laman website, berformat XHTML dengan dilengkapi Microdata

– RSS

– Web Service melalui REST

– Apabila diperlukan, id pengguna dan sesi/appkey dapat diperlukan se-cara otomatis dengan sistem pendaftaran sederhana.

– Menyediakan layanan metadata untuk proses harvesting

• Layanan Data Terbatas. Layanan data terbatas dapat diakses oleh publikmelalui prosedur permintaan layanan yang memuat informasi pengguna la-yanan, tujuan penggunaan serta diberikan atas dasar perjanjian tertentu.

• Layanan Data Terkontrol. Layanan data terbatas dilakukan untuk memenu-hi kebutuhan pemerintah terhadap data khusus. Hal yang perlu diperhatikandalam pelayanan data terkontrol adalah:

– Data terkontrol tidak dapat diakses oleh publik

– Wali Data memberikan layanan data terkontrol pada instansi pemerintahyang memerlukannya.

– Pengguna layanan data terkontrol wajib menjaga sifat data yang diguna-kannya.

– Dengan persetujuan Wali Data, pengguna data dapat menyatakan turun-an data terkontrol tertentu sebagai data terbatas atau data umum.

5.3. Prosedur

Prosedur layanan data antara lain melalui registrasi oleh pengguna, verifikasi olehpengelola data, dan penyampaian data.


5.3.1 Registrasi

Registrasi adalah pendaftaran yang dilakukan oleh pengguna data dalam mem-peroleh layanan data. Registrasi dapat dilakukan secara otomatis atau manualdengan melengkapi persyaratan yang ditentukan.

• Otomatis. Pengguna dapat mengkases data setelah mengisi persyaratan da-lam proses registrasi. Registrasi secara otomatis dilakukan melalui:

– website,

– email, atau

– SMS.

• Manual. Registrasi secara manual dilakukan dengan mengajukan permohon-an layanan melalui:

– Surat Permintaan,

– Penunjukan Kontak Teknis, atau

– Delivery.

5.3.2 Verifikasi

Penyedia layanan melakukan verifikasi terhadap permintaan data serta membe-rikan persetujuan atau penolakan terhadap permintaan data tersebut.

5.3.3 Penyampaian Data

Pengajuan permohonan data dilakukan bagi penggunan sesuai dengan jenis datayang diinginkan. Data yang dibutuhkan disampaikan dalam bentuk:

• XML

• JavaScript Object Notation (JSON)

• SNI ISO/IEC 3200-1:2008, Portable Document Format dan SNI ISO/IEC26300:2011, Open Document Format.

• Versi tercetak dari data

• Microdata dengan GRUDDL

5.3.4 Terminasi

Terminasi layanan adalah masa berakhirnya layanan yang diberikan oleh institusipengelola data pendidikan, yang dikarenakan institusi tersebut ditutup karenakebutuhan pemerintah atau sebab lainnya.

Pada saat unit pengelola data pendidikan ditutup, maka data harus harus di-kelola oleh unit lain dibawah kementrian yang sama, atau dikelola oleh unit baruyang dibentuk.


BAB 6

STRATEGI DAN MODELIMPLEMENTASI

Strategi dan model implementasi standar merupakan rencana aksi dan model yangdirancang dan disusun untuk mencapai tujuan dari penerapan Standar Tata Kelo-la dan Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional. Strategi dan model implementa-si ini diharapkan dapat membantu pemangku kepentingan dan lembaga/institusiterkait dalam menerapkan standar tata kelola dan layanan data yang berkualitas.Secara garis besar, strategi dan model implementasi meliputi:

1. Tujuan implementasi standar.

2. Tahapan implementasi standar.

3. Model implementasi, yang meliputi model sinkronisasi dan integrasi data,model alur data, kesesuaian antara model, dan tata kelola, dan

4. Peta jalan (roadmap) implementasi standar.

6.1. Tujuan Implementasi Standar

Standar Tata Kelola dan Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional adalah stan-dar tata kelola dan layanan untuk memenuhi kebutuhan data yang berkaitan de-ngan Standar Nasional Pendidikan sesuai amanat Peraturan Pemerintah nomor19 tahun 2003 dan Standar Nasional Pendidikan Tinggi sesuai amanat Peratur-an Menteri Riset, Teknologi, dan Perguruan Tinggi nomor 44 tahun 2015. Ruanglingkup standar meliputi tata kelola dan layanan data untuk delapan standar SNPdan mencakup jenjang Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD), Pendidikan Dasar, Pen-didikan Menengah, Pendidikan Tinggi, dan Pendidikan Sertifikasi Profesi.

Tujuan dari implementasi Standar Tata Kelola dan Layanan Data Sistem Pen-didikan Nasional adalah mengatur manajemen dan layanan data agar kebutuh-an data pendidikan nasional yang diperlukan oleh Pemerintah Pusat, PemerintahPropinsi/Daerah, satuan pendidikan, badan penjaminan mutu, dan masyarakatdapat terpenuhi dengan baik.

52

Agar implementasi standard ini dapat dilakukan dengan baik tanpa menganggusistem yang sedang berjalan, maka penerapan implementasi ini harus dilakukansecara bertahap. Standar ini telah disusun berdasarkan kondisi dan kendala yangada pada sistem yang berjalan, tetapi dengan mempertimbangkan bagaimana se-baiknnya sistem tersebut di masa mendatang. Sebagai landasan acuan teknisadalah trend teknologi, kebutuhan serta organisasi yang melingkupi Layanan Da-ta Sistem Pendidikan Nasional.

6.2. Tahapan Implementasi Standar

Standar Tata Kelola dan Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional akan diterapk-an pada setiap tahapan proses pengelolaan dan pelayanan data sistem pendidikannasional yang meliputi

• tahapan pengumpulan data pendidikan dan informasi pengelolaan data pen-didikan.

• tahapan perancangan dan pengembangan sistem data pendidikan nasional

• tahapan pemanfaatan sistem data pendidikan nasional

• tahapan pelayanan pertukaran data untuk mewujudkan interoperabilitas an-tar sistem.

6.3. Model Implementasi Pangkalan Data

Data pendidikan nasional terdiri dua jenis data utama:

• data structured yang terdefinisi dalam bentuk data dengan struktur datayang jelas, misal di dalam bentuk kolom-kolom.

• data unstructured, yang tidak terdefinisi dalam bentuk tabel, misal deskripsisekolah secara naratif, deskripsi nilai,

Data pendidikan nasional pada umumnya berbentuk data terstruktur yang ter-susun dalam tabel relasional yang dikelola dalam Database Management System(DBMS). Data yang terstruktur lebih mudah dianalisis dibanding dengan data yangtidak terstruktur karena data memiliki atribut (field) yang jelas. Sementara datayang tidak terstruktur tidak memiliki atribut yang jelas dan pada umumnya ber-upa data teks. Model implementasi data pendidikan harus mengakomodir dataterstruktur dan tidak terstruktur, karena memang tidak semua data pendidikannasional berbentuk struktur.

Sesuai karakter data, maka data pendidkan tidak harus diimplementasikan didalam Relational Database. Pemilihan jenis permodelan database harus dilakuk-an berdasarkan perilaku data tersebut serta kebutuhan data tersebut. Sehingga didalam data pendidikan ada kemungkinand ata model yang digunakan bermacammacam baik Relational Database Model, Document Oriented Database, Key-Valuedatabase dan berbagai model database lainnya. Permodelan data dilakukan de-ngan menggunakan model data generik (generic data modelling) tanpa terikat padateknologi database yang digunakan.


Selain penentuan model data, maka wajib dilakukan penentuan metadata sertakelengkapan isi dari metadata tersebut. Metadata ini sangat bermanfaat untukproses temu kemali dari data yang tersebar di berbagai wali data.

6.3.1 Model Sinkronisasi dan Integrasi Data

Untuk memperoleh data Pendidikan Nasional, perlu dilakukan sinkronisasi danintegrasi dari berbagai database yang dimiliki oleh berbagai institusi pendidikan.Ada dua model yang dapat digunakan untuk melakukan sinkronisasi dan integrasidata dari berbagai database institusi, yaitu:

• Model Agregasi. Pada model ini, data yang tersebar di berbagai lemba-ga/institusi dikumpulkan di satu tempat seperti terlihat pada Gambar 6.1a.Pengumpulan data dari berbagai sumber untuk mendukung proses analisis,pelaporan, adhoc query, dan pengambilan keputusan dikenal dengan istilahdata warehousing. Bila lembaga/institusi menggunakan model agregasi inimaka konsistensi dan kemutakhiran data harus dijaga. Pada model ini in-tegrasi dilakukan di level data, dan dibutuhkan informasi dan kesesusaianstruktur data. Biasanya digunakan pada data tak terstruktur yang dikeloladi bawah tanggung jawab dan tanggung gugat 1 organisasi, atau R (Respon-sible) dan A (Accountable) berada pada organisasi tersebut.

• Model Federasi. Pada model ini, data tetap berada pada institusi yang me-rupakan walidata, yang memiliki otoritas untuk mengelola data tersebut se-hingga konsistensi data tetap terjamin karena tersimpan dan dimutakhirkanoleh pemilik data, seperti terlihat pada Gambar 6.1b. Hanya saja, bila meng-gunakan model federasi ini, penyedia data yaitu wali data dan wali sistemharus siap secara teknis dalam memberikan layanan online kepada pihakyang membutuhkan data yang dimilikinya. Pa da model federasi ini makapenanggung jawab dan penanggung gugat tersebar di organisasi-organisasitersebut. Contoh model ini bila dibutuhkan data terkait pendidikan dari Ke-menterian Pendidikan, Kementerian Agama dan Dinas Pendidikan.

Dua model ini adalah saling melengkapi di dalam implementasi sistem datapendidikan nasional, pemilihan model tersebut berdasarkan:

• Aspek organisasi dan tanggung jawab pengelolaan data, siapa yang menja-di wali data dan wali sistem. Bila model organisasi wali data dan wali sistemtersebar, maka sebaiknya menerapkan model federasi.

• Aspek kesiapan teknis dari wali data dan wali sistem, ketika diterapkanmodel federasi, maka setiap wali data dan wali sistem harus didukung de-ngan kesiapan teknis untuk menyediakan layanan tersebut secara handal,kontinyu dan aman.

• Aspek kesiapan tata kelola pada tiap wali data dan wali sistem, termasukkeberadaan sumber daya manusia pengelola data dan sistem.

6.3.2 Model Alur Data

Untuk mendapatkan data Sistem Pendidikan Nasional yang tersebar di institusipendidikan dan lembaga terkait maka perlu diuraikan model alur data yang dapat


Gambar 6.1: Ilustrasi dari model agregasi dan federasi

diimplementasi dalam Standar Tata Kelola dan Layanan Data Sistem PendidikanNasional. Model alur data menggambarkan aliran data dari sumber data ke peng-guna data. Ada dua model alur data yang dapat diimplementasikan dalam standaryaitu

• Model alur data feeding. Pada model alur data ini, maka data mengalir darisatuan pendidikan terkecil ke arah kementerian. Setiap data yang dimasukk-an pada periode tertentu akan mengalir ke sistem dan dianggap sebagai datayang valid

• Model alur data harvesting. Pada model ini pemilik data (misal datuan dataterkecil) dapat mengaupdate data kapan saja, dan pihak yang menggunakankana memanen ketika data tersebut dibutuhkan.

Model data feeding

Model alur data feeding adalah model pengumpulan data terkini dari database me-lalui feeder yang didieksekusi oleh pengguna. Model ini dijalankan melalui aplikasiberbasis web atau biasa dikenal dengan istilah web feeder. Beberapa jenis modelalur data feeding diantarnya adalah Really Simple Syndication (RSS) feed, atomfeed, JSON feed, dan comma-separated values (CSV), ataupun menggunakan Mi-crodata melalui XHTML. RSS feed merupakan web feeder standar yang digunakanuntuk mempublikasikan informasi terkini bentuk berita, blog, audio, dan video.RSS feed menggunakan standar XML untuk menjamin kompatibilitas alur data.

Atom feed juga menggunakan format XML untuk mendeskripsikan data, sangatmirip dengan RSS feed. Atom feed biasa digunakan sebagai web feeder yang me-mudahkan aplikasi lain mengetahui informasi terkini dari suatu laman web secararealtime. Untuk mengaktifkan atom web feeder, pengelola web harus mempublika-


sikan feed dari artikel-artikel yang ingin dibagikan kepada pihak lain. Feeder ituselanjutnya diunduh oleh pihak terkait yang ingin mendapatkan informasi terkini.

Berbagi data antara client dan server dapat juga dilakukan menggunakan JSON(JavaScript Object Notation) feed. JSON feed dapat dijalankan secara cepat, asyn-chronous, dan lebih mudah bila dibanding dengan RSS feed. JSON feed berbasisteks dan data yang disusun dalam format JSON lebih mudah dipahami oleh manu-sia. Menggunakan JSON, berbagai jenis jenis dan struktur data sederhana dapatdisusun dalam format yang sesuai dengan yang akan disimpan.

Comma Separated Value (CSV) adalah format pertukaran data yang populerdan banyak digunakan untuk proses penukaran dan pengumpulan data dari satuaplikasi ke aplikasi yang lain. CSV adalah file teks yang setiap kolom (field) dipisahdengan koma. Jika data dalam suatu kolom mengandung karakter koma ataukarakter khusus lainnya, tanda petik dua dapat digunakan untuk mengapit datadalam kolom. Record dalam format CSV disusun dalam satu baris, dipisah denganbreak (CRLF) kecuali untuk baris terakhir. Dalam CSV, header kolom dapat jugaditambahkan pada baris pertama. Header terdiri dari nama kolom yang jumlahnyasama dengan jumlah kolom dari data.

Model alur data harvesting

Model alur data harvesting berbeda dengan model alur data feeding. Jika padamodel alur feeding pengumpulan data dari database sumber dilakukan menggu-nakan feeder yang dieksekusi oleh client maka pada model alur data harvestingpengumpulan data dilakukan dari berbagai sumber (database) yang berbeda yangkemudian dihimpun dalam sebuah database central atau hub untuk dipublikasik-an kembali secara lengkap kepada pengguna data. Pertukaran data dalam modelharvesting juga menggunakan format XML.

Secara umum, data transaksi dari unit kerja dihimpun dalam database lokal.Kemudian database central mengumpulkan data dari berbagai database lokal, me-masukkannya dalam database central, dan membuat data-data tersebut dapatdiakses oleh publik. Namun, sebelum proses harvesting dapat dilakukan oleh da-tabase central, model dari pertukaran data harus disepakati terlebih dahulu olehdatabase central dan database lokal. Setelah modelnya disepakati, database lokalharus dipetakan ke dalam model tersebut agar data dapat dibaca oleh databasecentral.

Pertukaran data dilakukan menggunakan format XML. Ada 3 tahapan harusdilakukan oleh database lokal agar proses harvesting berhasil, yaitu:

1. Menentukan model antara database central dan database lokal.

2. Memetakan database lokal dalam model yang telah disepakati.

3. Mempublikasikan data secara online via web server.

Jika ketiga tahapan di atas berhasil dilakukan oleh database lokal maka prosesharvesting baru bisa melakukan oleh database central ke semua database lokal.Biasanya proses harvesting akan berhasil karena model data telah disepakati se-belumnya oleh semua database. Ilustrasi model alur data harvesting diperlihatkanpada Gambar 6.2.


Gambar 6.2: Ilustrasi dari model alur harvesting

Dua model ini dapat dikombinasikan menjadi suatu implementasi seperti yangterlihat pada Gambar 6.3. Di dalam suatu organisai dengan wali data dan wali sis-tem yang satu maka dapat dilakukan sistem yang berarsitektur aggregasi. Ketikainformasi yang harus diintegrasi berasal dari sistem yang di bawah organisasi lain(misal Kemenag, Adminduk) maka model federasilah yang harus diterapkan.

6.4. Peta Jalan Implementasi Standar

Peta jalan (roadmap) implementasi Standar Tata Kelola dan Layanan Data Sis-tem Pendidikan Nasional menggambarkan tahapan-tahapan yang harus dilakukanoleh pemangku kepentingan dalam menerapkan Standar Tata Kelola dan Layan-an Data Sistem Pendidikan Nasional sehingga dapat berjalan dengan baik sesuaistandar dan kebijakan masing-masing lembaga/institusi. Peta jalan penerapanStandar Tata Kelola dan Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional diilustrasikan


Gambar 6.3: Federasi dan Agregasi

pada Gambar 6.4. Peta jalan tersebut adalah:

1. Pengelompokan data dan informasi yang dikelola

2. Penentuan jenis capaian sistem

3. Penentuan bentuk tata kelola

4. Penentuan unit pendukung tata kelola

5. Penerapan aktifitas sesuai tata kelola

Gambar 6.4: Roadmap implementasi standar

6.4.1 Pengelompokan data dan informasi yang dikelola

Tahapan awal yang harus dilakukan oleh pemangku kepentingan adalah mela-kukan pengelompokan terhadap jenis data dan informasi yang dikelola oleh lem-baga/institusi. Pengelompokan tersebut dapat dibagi dalam 2 kelompok utama,yaitu keterbukaan dan kekritisan. Keterbukaan data meliputi:


• data umum,

• data terbatas, dan

• data terkontrol.

Sementara kekritisan meliputi:

• data strategis,

• data menengah, dan

• data yang tidak strategis.

6.4.2 Penentuan jenis capaian sistem

Setelah tahapan pengelompokan data dan informasi dilakukan oleh lemba-ga/institusi, tahapan selanjutnya yang harus dilakukan adalah menentukan jeniscapaian sistem. Jenis capaian sistem meliputi:

• Sistem yang berfungsi. Pada tingkatan sistem memenuhi spesifikasi fung-sional yang diharapkan.

• Sistem yang harus aman (secured). Pada tingkatan ini sistem memenuhispesifikasi keamanan, yaitu kerahasiaan (confidentiality), keutuhan (integri-ty), ketersediaan (availability) harus terepenuhi. Untuk data yang selalu adadan mempengaruhi kepentingan nasional, maka satu spefisikasi keamanankedaulatan (souverignity) perlu dipenuhi juga.

• Sistem yang dapat dipercaya (dependable). Pada tingkatan ini sistem me-menuhi spesifikasi dependable, yaitu spefisikasi keamanan ditambah denganmaintainability, keselamatan (safety) dan kehandalan (reliability)

• Sistem yang tangguh dan dapat bertahan (resilience). Pada tingkatan inisistem tetap dapat beroperasi walau ada sebagian komponen dari sistem yangtak bekerja.

Jenis capaian sistem ditentukan jenis informasi yang dikelola oleh sistem terse-but. Seperti yang disajikan pada Gambar 6.5 . Untuk sistem yang mengelola ha-nya informasi umum, maka maka kriteria berfungsi sudah cukup memadai untukdimiliki oleh sistem, namun bila sistem harus mengelola informasi umum hinggainformasi terkendali maka sistem minimal harus memenuhi kondisi yang aman(secure). Seringkali informasi yang seharusnya selalu tersedia dan dikelola karenainformasinya tidak disusun menggunakan sistem pengolaan yang memiliki sifatresilience.

6.4.3 Penentuan Bentuk Tata Kelola

Tata kelola yang diterapkan pada suatu sistem pengelolaan data, bergantung de-ngan model arsitektur pengelolaan data. Sebagai contoh unit yang mengelola metadata dan proses harvesting akan lebih dibutuhkan oleh model federasi ketimbang


Gambar 6.5: Klasifikasi data yang dikelola dan capian

agregasi. Begitu juga unit yang menangani layanan terbuka atau Appilication Pro-gram Interface (API) , metadata repository, service registry dan layanan yang terkaitinteroperability dan layanan terbuka. Kondisi ini dimodelkan pada Gambar 6.6.

Sebagai contoh pada model Federasi dibutuhkan Tusi 4.1. yang juga dibu-tuhkan oleh model Aggregasi. Sedangkan Tusi 4.2. dan 4.3. hanya di modelFederasi sebagai contoh misal Pengelolaam Meta Data, Pengelolaan Deskripsi La-yanan. Sedangkan Tusi 4.4. dan 4.5. hanya ada di model Aggregasi, misal Cle-aning Struktur Data, Validasi Kelengkapan Data sesuai struktur yang diinginkan.Ketidak sesuaian model dan tata kelola seringkali menyebabkan ketidaksuksesanimplementasi suatu model.

Gambar 6.6: Ilustrasi kesesuaian model dan tata kelola

6.4.4 Penentuan unit pendukung tata kelola

Tahapan keempat yang harus dilakukan oleh lembaga/institusi agar implementa-si dari Standar Tata Kelola dan Layanan Data Sistem Pendidikan Nasional dapatberjalan dengan baik adalah membentuk unit pendukung tata kelola. Unit pendu-


kung tata kelola ini disesuaikan berdasarkan jenis data dan informasi serta jeniscapaian sistem yang dikelola oleh instansi/lembaga. Sehingga ada pndukung tatakelola minimal yang dibutuhkan.

6.4.5 Penerapan Aktifitas sesuai Tata Kelola

Tahapan terakhir yang harus dilakukan oleh lembaga/institusi adalah menjalank-an seluruh aktifitas berdasarkan tata kelola yang telah ditentukan pada tahapansebelumnya. Seperti pada Gambar 6.7 aktifitas yang perlu dilakukan untuk sis-tem pengolahan data bergantung pada tingkatan yang harus dicapai oleh sistemtersebut. Semakin sederhana capaian dari suatu pengolahan data maka semakinsedikit aktifitas yang wajib dilakukan.

Sebagai contoh aktifitas 4.1. harus selalu ada pada semua sistem tidak ber-gantung pada tingkatan yang ingin dicapai sistem tersebut. Sedangkan sistemyang makin resilience maka membutuhkan aktifitas yang makin banyak. Misalaktifitas 4.2. dibutuhkan oleh sistem yang aman, misal aktifitas menjamin hakakses, otorisasi dan sebagainya. Ketika sistem harus mencapai kriteria makintinggi (dependable) maka aktifitas tambahan harus diberikan misal aktifitas 4.3.misal disaster recovery handling.

s

Gambar 6.7: Ilustrasi tahapan kelima


Standar Tata Kelola dan Layanan Data Pendidikan Nasional

Documents

Transcript of Standar Tata Kelola dan Layanan Data Pendidikan Nasional