PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke : BAB I : PENGERTIAN

Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan :

1. Dana Pensiun adalah Dana Pensiun XYZ (DP XYZ).

2. Pengurus adalah Pengurus Dana Pensiun yang terdiri dariPresiden Direktur, Direktur Keuangan & Investasi, danDirektur Administrasi & Kepensiunan.

3. Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan pengadaan barang/jasayang diperlukan Dana Pensiun, meliputi pengadaan: barang,jasa konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya yangdibiayai dengan anggaran Dana Pensiun.

4. Pejabat Berwenang adalah pejabat sesuai kewenangan yangdiatur dalam Pelimpahan Wewenang yang berlaku.

5. Fungsi Umum adalah fungsi yang melakukan proses pengadaanbarang/jasa untuk kebutuhan Fungsi Pengguna maupun FungsiUmum.

6. Fungsi Pengguna adalah pemilik pekerjaan yang mempunyaiwewenang dalam tahapan perencanaan kebutuhan pengadaanbarang/jasa, mengajukan permintaan barang/jasa, pengawasanpelaksanaan kontrak (monitor kinerja dan biaya) danpenerimaan barang/jasa. Dalam hal pengadaan barang/jasaditujukan untuk memenuhi kebutuhan fungsinya, maka FungsiUmum juga bertindak sebagai Fungsi Pengguna.

7. Panitia Pengadaan adalah Panitia yang dibentuk oleh Pengurusuntuk melaksanakan tahapan seleksi penyedia barang/jasa

Halaman 1 dari 29

berdasarkan perintah Presiden Direktur.

8. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha, termasuk BUMN,badan hukum, atau orang perseorangan/subjek hukum yangkegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.

9. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yangmeliputi bahan baku, bahan setengah jadi, barangjadi/peralatan yang spesifikasinya ditetapkan oleh fungsipengguna.

10. Jasa adalah jasa konsultansi, dan jasa lainnya termasuk jasakonstruksi.

11. Jasa Konstruksi adalah layanan jasa konsultansi perencanaanpekerjaan konstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaankonstruksi, dan layanan jasa konsultansi pengawasanpekerjaan konstruksi.

12. Pekerjaan Konstruksi adalah keseluruhan atau sebagianrangkaian kegiatan perencanaan dan/atau pelaksanaan besertapengawasan yang mencakup pekerjaan arsitektural, sipil,mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan masing-masingbeserta kelengkapannya, untuk mewujudkan suatu bangunan ataubentuk fisik lain.

13. Jasa Konsultansi adalah layanan berupa jasa keahlian yangprofesional dalam bidangnya dalam rangka mencapai sasarantertentu yang keluarannya tersusun secara sistematisberdasarkan kerangka acuan kerja dari fungsi pengguna.

14. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan selain PengadaanBarang, Jasa Konstruksi dan Jasa Konsultansi non-konstruksi.

15. Perjanjian adalah perikatan antara Dana Pensiun denganPenyedia Barang/Jasa yang berisikan hak dan kewajiban dalampelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam bentuk SuratPerjanjian dan Surat Pesanan.

16. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perkiraan harga yangdigunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga.

Halaman 2 dari 29

17. Keadaan Darurat adalah keadaan yang apabila tidak segeradiambil tindakan dapat mengakibatkan kerugian yang lebihbesar bagi Dana Pensiun, mengganggu kelangsungan operasiDana Pensiun, atau membahayakan keselamatan jiwa manusia,yang secara khusus diakibatkan oleh kejadian-kejadianseperti gempa bumi, angin topan, tanah longsor, banjir,tsunami atau bencana alam lain, epidemi, kebakaran, sambaranpetir, ledakan, embargo, peperangan atau perang saudara,revolusi, pemberontakan, huru – hara, bentrokan, sabotase,pemogokan umum, perbuatan terorisme, dampak benda – bendaangkasa, pesawat terbang, dan Peraturan Pemerintah.

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke : BAB II : KETENTUAN UMUM

A. MAKSUD DAN TUJUAN

Halaman 3 dari 29

1. Maksud diberlakukannya Pedoman ini adalah untukmenyamakan pola pikir dan pengertian, serta merupakanpedoman pelaksanaan teknis dan administratif yang jelas,sehingga memudahkan bagi para pengguna, PanitiaPengadaan, dan Pengurus serta pengawas dalam prosespengadaan barang/jasa, sesuai fungsi, tugas, hak dankewajiban serta peran masing-masing.

2. Tujuan diberlakukannya Pedoman ini adalah untuk :

a. Memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan dalam jumlah,kualitas, harga, waktu dan tempat yang tepat, secaraefektif dan efisien dengan persyaratan dan kondisikontrak yang jelas serta dapat dipertanggungjawabkan;

b. Mendukung penciptaan nilai tambah bagi Dana Pensiun;c. Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan

keputusan;d. Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan

profesionalisme.

B. RUANG LINGKUP

Pedoman pelaksanaan ini berlaku untuk pengadaan barang /jasa di lingkungan DP XYZ yang keseluruhannya dibiayaioleh anggaran Dana Pensiun.

C. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG / JASA

1. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakanuntuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalamwaktu yang cepat dengan menggunakan dana, daya, fasilitasseminimal mungkin secara wajar dan serta dapatdipertanggungjawabkan;

2. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuaidengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikanmanfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang

Halaman 4 dari 29

ditetapkan Dana Pensiun;

3. Kompetitif, berarti harus dilakukan melalui seleksi danpersaingan yang sehat di antara Penyedia Barang/Jasadengan syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan danprosedur yang jelas dan transparan;

4. Transparan, berarti ketentuan dan informasi mengenaiPengadaan barang/jasa sifatnya terbuka bagi PesertaPengadaan;

5. Adil, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semuacalon Penyedia Barang dan Jasa yang memenuhisyarat/kriteria tertentu;

6. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapatdipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensipenyalahgunaan dan penyimpangan;

7. Kehati-hatian, berarti senantiasa memerhatikan atau patutmenduga terhadap informasi atau tindakan atau bentukapapun sebagai langkah antisipasi untuk menghindarikerugian material dan imaterial terhadap Dana Pensiunselama proses pengadaan, proses pelaksanaan/pekerjaan,dan paska pelaksanaan pekerjaan;

8. Kemandirian, berarti suatu keadaan dimana pengadaanbarang/jasa dikelola secara profesional tanpa benturankepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak manapun;

9. Integritas, berarti pelaksana pengadaan barang/jasa harusberkomitmen penuh untuk memenuhi etika pengadaan.

D. KEBIJAKAN UMUM1. Memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa

dilaksanakan dengan mengikuti prinsip dasar dan etikapengadaan barang/jasa;

2. Memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa mengikutipedoman/prosedur pengadaan barang/jasa dan tidakbertentangan dengan ketentuan lainnya yang lebih tinggi;

Halaman 5 dari 29

3. Dilarang memecah paket pengadaan barang/jasa menjadibeberapa paket dengan maksud untuk menghindari bataskewenangan;

4. Memastikan bahwa pengadaan barang/jasa dilakukan olehPenyedia Barang/Jasa yang telah dievaluasi secarateknikal dan finansial serta dapat dipertanggungjawabkandalam hal biaya dan kualitas;

5. Mengutamakan sinergi dengan badan usaha yang terkaitdengan Dana Pensiun sepanjang kualitas, harga, dantujuannya dapat dipertanggungjawabkan.

E. ETIKA PENGADAAN BARANG / JASA

Pejabat berwenang, Fungsi Pengguna, Fungsi Umum, PanitiaPengadaan, Penyedia Barang/Jasa dan para pihak yang terkaitdalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus mematuhi etikapengadaan barang/jasa, yaitu :

1. Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggungjawab, demi kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuanpengadaan barang/jasa;

2. Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggikejujuran, kemandirian dan menjaga informasi yangbersifat rahasia;

3. Tidak saling memengaruhi baik langsung maupun tidaklangsung dalam pelaksanaan proses pengadaan ataupenetapan pemenang, yang mengakibatkan persaingan yangtidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan danhasil pekerjaan;

4. Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yangditetapkan sesuai dengan kewenangannya;

5. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict ofinterest) pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidaklangsung dalam proses pengadaan;

6. Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian DanaPensiun;

Halaman 6 dari 29

7. Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatanbersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golonganatau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsungmerugikan Dana Pensiun;

8. Tidak menerima hadiah, imbalan atau berupa apa saja darisiapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitandengan pengadaan barang/jasa;

9. Tidak melakukan praktek penipuan yaitu menghilangkan danmemalsukan suatu fakta dengan tujuan memengaruhi jalannyasuatu proses pengadaan atau penentuan penetapan pemenang;

10.Tidak melakukan praktek kolusi yaitu membuat suatu skemaatau pengaturan antara dua atau lebih penyediabarang/jasa, dengan atau tanpa sepengetahuan pelaksanapengadaan, dengan tujuan untuk mengatur harga penawaranyang tidak kompetitif atau tidak mencerminkan hargapasar;

11.Tidak mencelakakan atau mengancam untuk membuat celaka,secara langsung atau tidak langsung, orang/pelaksanapengadaan, atau kepemilikan (properti) untuk memengaruhikeikutsertaan peserta lainnya dalam suatu prosespengadaan, atau penentuan penetapan pemenang.

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASALampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :

BAB III : KUALIFIKASI, TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB

Halaman 7 dari 29

A. KUALIFIKASI PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN

1. Mampu melaksanakan kebijakan umum pengadaan barang/jasasebagaimana tercantum dalam Bab II bagian D;

2. Memahami dan menguasai prosedur pengadaan;3. Mengetahui dan menguasai isi dokumen pengadaan serta

bagian-bagian pekerjaan yang akan diadakan, atau jenispekerjaan tertentu yang menjadi tugas yang bersangkutan;

4. Diutamakan yang telah mendapat pelatihan bidang pengadaanbarang/jasa.

B. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG

1. Menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS);2. Menetapkan jenis pengadaan barang/jasa;3. Menetapkan Penyedia Barang/Jasa;4. Menandatangani Perjanjian;5. Melakukan dan menetapkan hasil negosiasi untuk

perpanjangan kontrak atau tambah kurang pekerjaan;6. Menetapkan penggunaan Tenaga Ahli.

Sesuai kewenangan yang diatur dalam Pelimpahan Wewenang yangberlaku.

C. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGGUNA

1. Membuat Rencana Pengadaan Barang/Jasa;2. Untuk setiap pengadaan Barang/Jasa, membuat antara lain:

a. KAK, antara lain terdiri dari ;1) Ruang lingkup pekerjaan;2) Kualifikasi Tenaga Ahli/Penyedia Jasa;3) Spesifikasi teknis;

b. Membuat dan mengusulkan HPS;c. Menetapkan cara dan persyaratan pembayaran (seperti

uang muka, Bank Garansi).

3. Melakukan koordinasi dengan Fungsi lain terkait untukpengusulan pengadaan barang/ jasa dan atau dalampenyusunan KAK;

4. Mengajukan permintaan Barang/Jasa yang disertai semua

Halaman 8 dari 29

dokumen pada butir 2 kepada Fungsi Umum atau PejabatBerwenang;

5. Menerima penyerahan barang/jasa/pekerjaan dari PenyediaBarang Jasa dengan menandatangani berita acara serahterima barang/jasa/pekerjaan;

6. Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kontrak darikegiatan yang bersangkutan;

7. Menyusun draft Perjanjian berkoordinasi dengan FungsiHukum;

8. Mengusulkan tambah kurang ruang lingkup pekerjaan, waktupelaksanaan, substitusi barang/jasa dll, dan/atauperpanjangan kontrak;

9. Mengusulkan penggunaan Tenaga Ahli kepada PejabatBerwenang;

10. Bersama Fungsi Umum atau Panitia Pengadaan melakukanevaluasi teknis, jika perlu.

D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI UMUM

1. Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui metodePenunjukan Langsung, Pembelian Langsung (cash & carry), danSwakelola;

2. Melakukan klarifikasi HPS dan KAK kepada Fungsi Pengguna,bila perlu;

3. Memberikan penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan, yangmemuat antara lain syarat-syarat penawaran, carapenyampaian penawaran dan tata cara evaluasi;

4. Mengevaluasi penawaran yang masuk, mengadakanklarifikasi, negosiasi dan membuat berita acara;

5. Membuat laporan proses pengadaan dan mengusulkan PenyediaBarang/Jasa kepada Pejabat Berwenang.

E. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN

Panitia Pengadaan berjumlah sekurang-kurangnya 5 (lima)orang yang dibentuk oleh Pengurus untuk melaksanakan tahapanseleksi penyedia barang/jasa berdasarkan perintah PresidenDirektur.

1. Mendata Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat untukdiundang mengikuti proses seleksi Penyedia Barang/Jasa;

Halaman 9 dari 29

2. Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui metodePemilihan Langsung dan Pelelangan;

3. Menyiapkan Dokumen Pengadaan;4. Menerima HPS dan KAK;5. Melakukan klarifikasi HPS dan KAK kepada Fungsi Pengguna

dan mengevaluasi, bila perlu;6. Menyusun jadwal proses pengadaan dan tata cara

pelaksanaan;7. Mengusulkan penggunaan Tenaga Ahli kepada Pejabat

Berwenang;8. Memberikan penjelasan kepada calon pengadaan barang/jasa

mengenai dokumen pengadaan termasuk syarat-syaratpenawaran, cara penyampaian penawaran dan tata caraevaluasinya serta dimuat dalam berita acara pemberianpenjelasan;

9. Membuka dokumen penawaran dan membuat berita acarapembukaan penawaran;

10. Mengevaluasi penawaran yang masuk serta membuat beritaacara;

11. Mengadakan klarifikasi dan negosiasi serta membuat beritaacara;

12. Mengusulkan calon pemenang kepada Pejabat Berwenang;13. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat

Berwenang;14. Membuat laporan proses dan hasil pengadaan kepada Pejabat

Berwenang;15. Menyimpan semua asli dokumen pengadaan dan asli dokumen

penawaran.

F. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT

Tugas pokok dan tanggung jawab fungsi terkait dalam prosespengadaan antara lain :

1. Fungsi Hukum

a. Memeriksa draft kontrak pengadaan;b. Dan lain-lain yang terkait aspek hukum.

2. Fungsi Keuangana. Memastikan ketersediaan anggaran;b. Melalukan koordinasi dengan Fungsi Pengguna dalam hal

Halaman 10 dari 29

aspek keuangan antara lain :1) Cara dan persyaratan pembayaran (uang muka, Bank

Garansi);2) Lamanya pembayaran tagihan;3) Aspek perpajakan;4) Aspek asuransi.

c. Dan lain-lain yang terkait aspek keuangan.

3. Tenaga Ahli a. Memberikan masukan mengenai kriteria evaluasi

prakualifikasi dan evaluasi teknis serta penyusunanHPS;

b. Memberikan penjelasan pada tahapan Aanwijziing khususnyayang bersifat teknikal;

c. Melakukan peninjauan lapangan;d. Membantu Panitia Pengadaan atau Fungsi Umum dalam

evaluasi teknis dan biaya;e. Membantu Fungsi Pengguna dalam mengendalikan dan

mengawasi pelaksanaan kontrak pekerjaan;f. Dan lain-lain yang terkait aspek keahlian/teknis.

G. PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA

1. Penyedia Barang/Jasa yang dapat diikutsertakan adalahbadan hukum yang didirikan berdasarkan ketentuan hukumIndonesia, atau perseorangan untuk jasa tertentu;

2. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untukmenjalankan usaha/kegiatan sebagai Penyedia Barang/Jasaantara lain peraturan perundang-undangan di bidang jasakonstruksi, kesehatan, perhubungan, perindustrian;

3. Memiliki persyaratan profesional, kemampuan teknis danmanajerial berdasarkan pengalaman tertentu, sumber dayamanusia (SDM), modal, peralatan dan fasilitas lain yangmemadai;

4. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak(Surat Perjanjian/Surat Pesanan);

5. Bagi agen/distributor harus dibuktikan dengan perjanjiankeagenan dengan pabrikan/prinsipal atau penunjukan daripabrikan/ prinsipal yang bersangkutan;

6. Bagi Perusahaan jasa terekomendasi (recommended servicecompany) harus mempunyai kompetensi yang

Halaman 11 dari 29

terbukti/diketahui baik;7. Dilarang ikut serta sebagai Penyedia Barang/Jasa :

a. Mereka yang keikutsertaannya akan menimbulkanpertentangan kepentingan (conflict of interest);

b. Mereka yang termasuk dalam black list. Penentuan merekayang termasuk daftar black list akan dilakukan olehPanitia.

Persyaratan Penyedia Barang/Jasa tersebut di atas dapatdicantumkan dalam pengumuman, undangan, dokumen pengadaan,atau website DP XYZ (jika diperlukan).

Halaman 12 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASALampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :

BAB IV : SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA

A. TAHAPAN PROSES PENGADAAN

Secara umum, tahapan-tahapan yang dilakukan dalam prosespengadaan barang/jasa dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Tahapan PerencanaanPenyusunan rencana pengadaan dilakukan oleh FungsiPengguna termasuk Fungsi Umum) yang harus disinergikandengan : a. Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP);b. Kontrak-kontrak Barang/Jasa yang masa berlakunya akan

segera berakhir;c. Semua kebutuhan pengadaan untuk menunjang operasional

Dana Pensiun, misal perawatan aset, jasa konsultan,dan pembelian barang perkantoran.

2. Tahapan Persiapan a. Membuat ruang lingkup pekerjaan dilakukan oleh Fungsi

Pengguna;b. Membuat HPS oleh Fungsi Pengguna dan ditetapkan oleh

Pejabat yang berwenang;Dasar pendukung pembuatan HPS dicari dari data antaralain harga pabrik, harga pembelian terakhir, hasilsurvei sebelumnya, jurnal/ publikasi, hasil surveidari pasar serta acuan harga yang dikeluarkan olehDepartemen/Lembaga/Asosiasi.

c. Menentukan metode seleksi pengadaan;d. Menentukan jadwal pelaksanaan.

Halaman 13 dari 29

3. Tahapan Pelaksanaan Dilakukan oleh Fungsi Umum atau Panitia Pengadaan.a. Identifikasi calon Penyedia Barang/Jasa;b. Evaluasi calon Penyedia Barang/Jasa;c. Usulan penetapan/penunjukan Penyedia Barang/Jasa.

Perlu kehati-hatian dalam melaksanakan seleksi sehinggaDana Pensiun memperoleh Penyedia Barang/Jasa yangmempunyai komitmen tinggi dalam melaksanakan pekerjaansesuai kualitas yang diinginkan, jadwal kebutuhan yangdirencanakan dan biaya yang terbaik bagi Dana Pensiun.

Tahapan tersebut di atas harus dilanjutkan dengan pengawasanadministrasi kontrak, pengawasan terhadap pelaksanaankontrak, realisasi biaya kontrak dan kinerja PenyediaBarang/Jasa. Sedapat mungkin menghindari terjadinyapenambahan lingkup kerja.

Jadwal Tahapan Proses Pengadaan selain masa pengumuman danpemasukan penawaran diatur oleh Panitia Pengadaan denganmemerhatikan kebutuhan dan alokasi waktu yang cukup untuksemua tahapan proses pengadaan.

B. METODE SELEKSI PENYEDIA BARANG/JASA

Pengadaan barang/jasa pada dasarnya dilaksanakan secarakompetitif dan terbuka dengan mengikutsertakan calonPenyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat berdasarkankemampuan dan kinerja yang sesuai dengan yang diharapkan. Batasan Nilai sesuai dengan HPS pengadaan belum termasukPPN.Penentuan metode seleksi pengadaan barang/jasa ditetapkanoleh Presiden Direktur yang dimuat di dalam surat perintahkepada Panitia Pengadaan.Seleksi Penyedia Barang/Jasa dilakukan dengan menggunakanmetode sebagai berikut :

1. Pelelangan

Dilakukan oleh Panitia untuk pengadaan barang/jasa dengannilai lebih dari Rp.500.000.000,- (lima ratus juta

Halaman 14 dari 29

rupiah) sebelum PPN.

2. Pemilihan Langsung

Dilakukan oleh Panitia untuk pengadaan barang/jasa dengannilai lebih dari Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah)sampai dengan Rp.500.000.000,- (lima ratus juta rupiah)sebelum PPN.

3. Penunjukkan Langsung

Dilakukan oleh Fungsi Umum untuk pengadaan barang/jasadengan nilai sampai dengan Rp.100.000.000,- (seratus jutarupiah) sebelum PPN, dengan cara menunjuk 1 (satu)Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan persyaratan yang telahditentukan.

C. PEMBELIAN LANGSUNG (CASH & CARRY)

Dilaksanakan oleh Fungsi Umum melalui sistem panjar kerjadengan nilai sampai dengan Rp.25.000.000,- (dua puluh limajuta rupiah) sebelum PPN, untuk membeli langsung barangantara lain melalui toko, supermarket, bengkel, online buying,dan website belanja di Internet, yang disertai bukti pembeliansebagai pertanggungjawaban. Pembelian langsung dilaksanakandengan tetap memperhatikan prinsip pengadaan barang/jasadengan Penunjukan Langsung, terutama untuk barang denganharga di atas Rp.5.000.000,- (lima juta rupiah).

D. SWAKELOLA

Swakelola adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan,dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenagasendiri, alat sendiri, atau upah borongan/upah hariantenaga. Swakelola dapat dilaksanakan oleh Fungsi Umum atauFungsi Pengguna.

Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola antaralain :

a.Pekerjaan yang secara rinci tidak dapatdihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabiladilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa akan menanggung

Halaman 15 dari 29

risiko besar;

b.Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat,lokasi dan pembiayaannya, tidak perlu dilakukan dengancara pelelangan, pemilihan langsung dan penunjukanlangsung dan/atau tidak diminati oleh Penyedia Barang/Jasaseperti :1) Pengiriman Form Attestatie de Vita dan up dating data

Pensiunan;2) Pengiriman Form SPPT Tahunan kepada Pensiunan;3) Pengadaan Pakaian Kerja;4) Perawatan / perbaikan peralatan kantor;5) Perawatan / perbaikan Gedung Dana Pensiun atau Gedung

Oil Centre.6) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, kursus,

penataran, seminar, lokakarya, rapat kerja dansosialisasi;

7) Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yangbersifat khusus untuk pengembangan teknologi/metodekerja yang belum dapat dilaksanakan oleh PenyediaBarang/Jasa;

8) Pekerjaan khusus yang bersifat penelitian, pemprosesandata, perumusan kebijakan Dana Pensiun, pengujian dilaboratorium, pengembangan sistim tertentu atau sisteminformasi yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan DanaPensiun;

9) Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi fungsi penggunajasa yang bersangkutan.

Swakelola dilaksanakan oleh Fungsi Umum bersama denganFungsi Pengguna melalui sistem panjar kerja denganketentuan :a. Pembayaran upah tenaga kerja dilakukan secara harian

berdasarkan daftar hadir atau dengan upah borongan;b. Pembayaran Upah Tenaga Ahli, dilakukan berdasarkan

kontrak konsultan perorangan;c. Penyediaan material/bahan/peralatan dilakukan secara

kontrak penyediaan barang atau Pembelian Langsung;d. Pengadaan Tenaga Kerja, bahan dan peralatan dicatat

secara rutin dalam laporan berkala;e. Pengiriman barang dapat dilakukan secara bertahap

sesuai kebutuhan atau kapasitas penyimpanan;f. Panjar kerja dipertanggungjawabkan secara berkala

Halaman 16 dari 29

maksimal setiap bulan;g. Pencapaian target fisik dicatat dan dievaluasi secara

berkala.

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASALampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :

BAB V :

TAHAPAN PROSES PELELANGAN

A. PENGUMUMAN

Panitia Pengadaan mengumumkan rencana kegiatan pengadaanbarang/jasa melalui papan pengumuman resmi Dana Pensiun danapabila dipandang perlu pengumuman dapat dicantumkanmelalui media cetak atau website Dana Pensiun(http://www.dp-XYZ.com).

Pengumuman sekurang-kurangnya memuat : a. Uraian singkat mengenai pekerjaan atau barang yang

direncanakan;b. Syarat calon penyedia barang/jasa; c. Tempat dan waktu pendaftaran.

Masa pengumuman sekurang - kurangnya selama 4 (empat) harikerja.

B. KUALIFIKASI

Kualifikasi merupakan proses penilaian kompetensi dankemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentulainnya dari Penyedia Barang/Jasa, antara lain :

Halaman 17 dari 29

1. Dalam waktu minimal 5 (lima) tahun terakhir pernahmemiliki pengalaman pekerjaan sejenis dilengkapiinformasi antara lain mengenai pemberi kerja, lokasi,waktu, dan nilai pekerjaan;

2. Dokumen Kualifikasi yang dipenuhi oleh calon PenyediaBarang/Jasa antara lain :a) Asli surat permohonan dilengkapi dengan alamat

Peserta, telepon, dan fax;b) Copy Surat Keterangan Domisili dari instansi yang

berwenang;c) Copy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) atau copy Surat

Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP);d) Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP);e) Copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP);f) Copy Akta Pendirian/Anggaran Dasar beserta perubahan

terakhir; g) Copy Surat Keagenan Tunggal/Pabrikan/Agen/Distributor

(bagi Penyedia Barang/Jasa yang berstatus keagenan).

Kualifikasi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaituprakualifikasi atau pascakualifikasi.

Prakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yangdilakukan sebelum pemasukan penawaran.

Proses Prakualifikasi disesuaikan dengan kebutuhan, diikutisekurang-kurangnya oleh 3 (tiga) calon Penyedia Barang/Jasayang memenuhi persyaratan. Apabila Calon PenyediaBarang/Jasa yang dinyatakan lulus pada tahap prakualifikasikurang dari 3 (tiga), maka proses pelelangan atau tahapanprakualifikasi diulang.

Pascakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasiyang dilakukan setelah pemasukan penawaran.

C. PENDAFTARAN

1. Proses dengan Pascakualifikasi

Calon Penyedia Barang/Jasa hanya mengambil DokumenPengadaan berupa Kerangka Acuan Kerja ( KAK ), memuat

Halaman 18 dari 29

antara lain:

1)Syarat Umum (Kelengkapan Kualifikasi) : Syarat yang diperlukan seperti yang tercantum padaB.2.

2)Syarat Administrasi, memuat antara lain :

a) Kelengkapan Dokumen Penawaran;b) Keabsahan Surat Penawaran;c) Jaminan Penawaran (bila ada).

3)Syarat Teknis :a) Jenis dan uraian pekerjaan yang harus

dilaksanakan serta pekerjaan yang tidak bolehdisubkontrakkan;

b) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, atau tanggalpenyerahan barang / hasil pekerjaan;

c) Jangka waktu masa pemeliharaan;d) Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja;e) Kualifikasi tenaga ahli;f) Fasilitas penunjang atau pendukung pekerjaan;g) Pengalaman pada pekerjaan sejenis dalam kurun

waktu tertentu.

4)Ketentuan mengenai Aanwijziing;

5)Tata cara penyampaian Dokumen Penawaran;

6)Ketentuan mengenai Sanggahan;

7)Ketentuan mengenai Negosiasi;

8)Ketentuan Penyedia Barang / Jasa :a) Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit,

kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan,dan/atau direksi yang berwenang menandatanganikontrak atau kuasanya tidak sedang menjalanihukuman (sanksi) pidana;

b) Direksi yang berwenang menandatangani kontrak ataukuasanya belum pernah dihukum berdasarkankeputusan pengadilan atas tindakan yang berkaitandengan kondite profesional Perusahaan atauprofessional perorangan untuk bidang pengadaan

Halaman 19 dari 29

barang/jasa;c) Bahwa dokumen yang disampaikan dalam proses

pengadaan barang/jasa yang sedang diikuti adalahbenar, dan apabila di kemudian hari pernyataantersebut tidak benar maka akan dikenakan sanksi;

d) Tidak termasuk dalam kelompok Perusahaan yangkepemilikan modalnya dimiliki oleh orang/pemilikyang sama;

e) Tidak mempunyai afiliasi yaitu hubungan antara 2(dua) atau lebih Perusahaan di mana terdapat 1(satu) atau lebih anggota Direksi atau Komisarisyang sama.

2. Proses dengan Prakualifikasi

Calon Penyedia Barang/Jasa yang lulus seleksiprakualifikasi dapat mengikuti proses selanjutnyadengan mengambil dokumen pengadaan.

Dokumen pengadaan tidak mencantumkan syarat umum.

D. AANWIJZIING

Aanwijziing adalah penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan,disampaikan kepada calon penyedia Barang/Jasa dan dihadiriPanitia Pengadaan dan Fungsi Pengguna.

Aanwijziing wajib dihadiri oleh calon penyedia Barang/Jasa.Apabila dipandang perlu, aanwijziing atau penjelasanlanjutan dapat dilakukan dengan cara peninjauan lapangan.

Hasil penjelasan dituangkan dalam Berita Acara Aanwijziingyang ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan sekurang-kurangnya 1 (satu) orang wakil dari Calon PenyediaBarang/Jasa.

E. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN

Dokumen penawaran disampaikan langsung kepada Panitia padawaktu yang telah ditentukan.

Halaman 20 dari 29

1. Proses dengan Pascakualifikasi

Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode duasampul, yang terdiri dari sampul I dan sampul II.

Sampul I (pertama) berisi kelengkapan Data Administrasidan Teknis yang disyaratkan dalam syarat umum, syaratadministrasi dan syarat teknis

Sampul II (kedua) berisi surat Penawaran Harga sertadata perhitungan/perincian harga penawaran.

2. Proses dengan Prakualifikasi

Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode duasampul, yang terdiri dari sampul I dan sampul II.

Sampul I berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknisyang disyaratkan dalam syarat administrasi dan syaratteknis.

Sampul II (kedua) berisi surat Penawaran Harga sertadata perhitungan/perincian harga penawaran.

Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan dokumenPenawaran pada proses dengan pascakualifikasi maupunprakualifikasi kurang dari 3 (tiga), maka proses pelelangandinyatakan gagal dan dilakukan pelelangan ulang.

Masa pemasukan penawaran sekurang - kurangnya adalah 3(tiga) hari kerja.

F. METODE EVALUASI PENAWARAN

1. Tujuan evaluasi penawaran adalah untuk mendapatkanpenawaran yang sah dan memenuhi segala persyaratan yangditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK), serta yangpaling menguntungkan Dana Pensiun dan dapatdipertanggungjawabkan hasilnya.

2. Evaluasi dilakukan terhadap unsur administrasi, unsurteknis dan unsur harga, dengan berpedoman pada kriteria

Halaman 21 dari 29

dan tata cara evaluasi yang telah ditetapkan di dalamdokumen pengadaan.

3. Evaluasi Penawaran :

a. Evaluasi diawali pada Sampul I yang berisikelengkapan Data Administrasi dan Teknis, dandinyatakan gugur apabila tidak memenuhi syarat -syarat yang ditentukan dalam dokumen pengadaan.

b. Evaluasi Sampul II dilakukan untuk penawaran yanglulus kelengkapan Data Administrasi dan Teknis.Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakanlulus Evaluasi Sampul I kurang dari 3 (tiga),Evaluasi Sampul II tidak dilakukan dan prosespelelangan diulang.

4. Dalam hal-hal yang bersifat khusus, Panitia Pengadaandapat menyertakan fungsi lain yang terkait dalampelaksanaan proses evaluasi.

5. Metode evaluasi penawaran teknis dan harga yangdigunakan adalah:

a. Metode Evaluasi ScoringMetode ini menggunakan pendekatan kuantitatif yaitudengan memberikan nilai pembobotan terhadap unsur-unsur yang dinilai, sesuai dengan kriteria yangditetapkan dalam dokumen pengadaan.

Metode evaluasi scoring terdiri dari :

1) Evaluasi Kualitas/Teknis Terbaika) Evaluasi dilakukan berdasarkan nilai terbaik

penawaran teknis dan di atas batas lulusterendah (passing grade), dimana kualitas usulanmerupakan faktor yang menentukan terhadap hasil(outcome) secara keseluruhan.

b) Dilanjutkan dengan klarifikasi teknis dannegosiasi harga dengan calon PenyediaBarang/Jasa yang memiliki nilai teknisterbaik.

Halaman 22 dari 29

c) Dilakukan untuk pengadaan barang/jasa yangkompleks, menggunakan teknologi tinggi,memerlukan inovasi, atau berisiko tinggi ataulingkup pekerjaannya sulit ditetapkan dalamKerangka Acuan Kerja.

2) Evaluasi Kualitas/Teknis dan Harga

a) Evaluasi penawaran dengan sistem nilaidilakukan dengan memperhitungkan keunggulanteknis sepadan dengan harganya.

b) Evaluasi dilakukan menggunakan rumuspersentase pembobotan teknis dan hargaterhadap penawar yang memenuhi batas lulusterendah (passing grade), penentuan pemenangberdasarkan nilai kombinasi terbaik penawaranteknis dan harga dilanjutkan denganklarifikasi teknis dan negosiasi harga.

c) Dilakukan untuk pengadaan barang/jasa yangkompleks, menggunakan teknologi tinggi dan/ataumemerlukan inovasi.

3) Evaluasi Harga Terendah

Metode evaluasi harga adalah evaluasi berdasarkanpenawaran harga terendah dari PenyediaBarang/Jasa yang memenuhi penilaian teknisminimal (passing grade) yang dipersyaratkan.

Dilakukan untuk semua pengadaan barang/jasakecuali yang bersifat kompleks, menggunakanteknologi tinggi, memerlukan inovasi, atauberisiko tinggi atau lingkup pekerjaannya sulitditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja.

b. Metode Evaluasi Non-scoring

Metode ini digunakan dengan cara memeriksa danmembandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhanpersyaratan, dengan urutan proses evaluasi dimulai

Halaman 23 dari 29

dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratanteknis dan kewajaran harga. Penyedia Barang/Jasa yangtidak lulus penilaian pada setiap tahapan prosesdinyatakan gugur. Usulan penentuan pemenangberdasarkan harga terendah.

Dilakukan untuk semua pengadaan barang/jasa yangbersifat sederhana dan tidak memerlukan penilaianteknis minimal (passing grade) yang dipersyaratkan.

c. Score dan Pembobotan Untuk Evaluasi Teknis danHarga :

Tabel Penilaian TeknisPenilaian S K O R

I IISangat Baik Sekali 100 100

Sangat Baik 81 -99

928782

Baik 61 -80

767166

Cukup 60 60

Kurang 49 -59 54

Sangat Kurang < 49 48

Nilai batas lulus terendah (passing grade) ditetapkansekurang – kurangnya 61 (Kualifikasi Baik). Skordapat dipilih cara I atau II.

Rumus yang digunakan untuk menghitung skor penawaranbiaya :

Toleransi penawaran biaya terhadap HPS = ± 20%

Nilai akhir evaluasi skor teknis/kualitas dan skor

Halaman 24 dari 29

biaya/hargaNilai Akhir = (x% Nilai Teknis) + (y% Nilai Biaya)x adalah bobot nilai teknis = 60% s.d 80% y adalah bobot nilai biaya = 20% s.d 40%dimana x + y = 100%

Secara umum pembobotan yang digunakan adalah x = 60%dan y = 40%. Untuk pengadaan yang bersifat khususdan kompleks pembobotan dapat menggunakan range diatas.

6. Koordinator Audit Internal dapat diminta untuk membantuPanitia Pengadaan sebagai narasumber, bila diperlukan.

G. KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI

1. Panitia Pengadaan tidak wajib melakukan negosiasiapabila telah terdapat harga penawaran yang sama ataukurang dari HPS, namun wajib melakukan negosiasi apabilasemua harga penawaran di atas HPS.

2. Negosiasi dapat dilakukan kepada sebanyak - banyaknya 3(tiga) penawar terbaik, yang memenuhi syaratadministrasi dan teknis serta penawaran harga dinyatakansah.

3. Metode Negosiasi dapat dilakukan dengan cara tertulisatau tatap muka yang dituangkan dalam berita acara.

4. Bersamaan dengan negosiasi dilakukan klarifikasi syaratkualifikasi dan syarat administrasi serta teknis. CalonPenyedia Barang/Jasa dinyatakan gugur apabila tidakdapat menunjukkan asli dokumen kepada Panitia.

H. PELELANGAN GAGAL DAN PELELANGAN ULANG

Pelelangan/Pelelangan Ulang dinyatakan gagal apabila :

1. Jumlah Calon Penyedia barang/jasa tidak memenuhi jumlahyang dipersyaratkan;

2. Setelah dilakukan negosiasi, semua Penawaran Harga masih

Halaman 25 dari 29

20% di atas Harga Perkiraan Sendiri;3. Tidak ada Calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi

syarat;4. Tidak ada Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersedia

ditunjuk.

Apabila calon pemenang urutan I mengundurkan diri, makacalon pemenang urutan II ditunjuk sebagai pemenang. Apabilacalon pemenang urutan II juga mengundurkan diri ataumenolak, maka calon pemenang urutan III ditunjuk sebagaipemenang. Apabila calon pemenang urutan III juga menolakmaka lelang dinyatakan gagal dan dilakukan pelelanganulang.

Jaminan Penawaran dari calon pemenang yang mengundurkandiri menjadi hak Dana Pensiun XYZ.

Apabila pelelangan dinyatakan gagal, maka dilakukanpelelangan ulang dengan cara mengumumkan kembali sertamengundang calon penyedia barang/jasa yang baru selaincalon penyedia barang/jasa yang telah masuk dalam daftarcalon Peserta Lelang.

Apabila pelelangan ulang dinyatakan gagal, maka dapatdilakukan Penunjukan Langsung.

I. PENGUSULAN DAN PENETAPAN PEMENANG

Panitia Pengadaan mengusulkan 1 calon Pemenang sesuaidengan hasil evaluasi Teknis dan Biaya. Dalam usulandicantumkan sekurang-kurangnya 2 calon penyedia Barang/Jasadengan nilai terbaik. Penetapan Pemenang dilakukan olehPejabat yang berwenang.

J. PENGUMUMAN PEMENANG DAN MASA SANGGAH

Panitia Pengadaan mengumumkan keputusan Pejabat berwenangtentang penetapan pemenang pelelangan kepada para Pesertamelalui papan pengumuman resmi.

Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama

Halaman 26 dari 29

(equal treatment) dalam setiap pengadaan barang/jasa, makapada saat pengumuman pemenang, peserta yang kalah dapatmengajukan sanggahan yang terbatas hanya untuk hal-hal yangberkaitan dengan :a. Kesesuaian pelaksanaan dengan prosedur atau tatacara

pelelangan;b. Adanya praktek KKN.

Peserta yang mengajukan sanggahan menyiapkan dokumen buktiotentik pendukung sanggahan dan jaminan sanggahan dari bankumum sebesar 3% dari nilai penawaran. Sanggahan diajukandalam waktu selambat-lambatnya 4 hari kerja sejak diumumkanpemenang atau sebalum kontrak ditandatangani, mana yanglebih dahulu. Batas waktu pengajuan sanggahan tersebutdapat dipercepat sesuai kesepakatan yang dituangkan dalamBerita Acara Penjelasan/Aanwijziing dan disampaikan kepadaseluruh peserta Pelelangan/Pemilihan Langsung.

Halaman 27 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASALampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke :

BAB VI : TAHAPAN PROSES PEMILIHAN LANGSUNG

A. UNDANGAN

Panitia Pengadaan menyampaikan undangan kepada calonPenyedia Barang/Jasa untuk mengikuti proses pengadaanbarang/jasa.

Undangan dilampiri dengan dokumen pangadaan yang meliputi :

a. Kerangka Acuan Kerja (KAK);b. Keterangan lainnya, antara lain :

1. Syarat Umum

a) Asli surat permohonan dilengkapi dengan alamatPeserta, kode pos, telepon, fax dan alamat e-mail;

b) Copy Surat Keterangan Domisili dari instansi yangberwenang;

c) Copy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);d) Copy Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP);e) Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP);f) Copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP);g) Copy Akta Pendirian/Anggaran Dasar beserta

perubahannya; h) Copy Surat Keagenan

Tunggal/Pabrikan/Agen/Distributor (bagi PenyediaBarang/Jasa yang berstatus keagenan).

2. Syarat Administrasi

Halaman 28 dari 29

a) Kelengkapan Dokumen Penawaran;b) Keabsahan Surat Penawaran;c) Jaminan Penawaran (bila ada).

3. Syarat Teknis :

a) Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakanserta pekerjaan yang tidak boleh disubkontrakkan;

b) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, atau tanggalpenyerahan barang / hasil pekerjaan;

c) Jangka waktu masa pemeliharaan;d) Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja;e) Kualifikasi tenaga ahli;f) Fasilitas penunjang atau pendukung pekerjaan;g) Pengalaman pada pekerjaan sejenis dalam kurun

waktu tertentu.

4. Ketentuan mengenai Aanwijziing;

5. Tata cara penyampaian Dokumen Penawaran;

6. Ketentuan mengenai Negosiasi;

7. Ketentuan Penyedia Barang / Jasa :

a) Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit,kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan,dan/atau direksi yang berwenang menandatanganikontrak atau kuasanya tidak sedang menjalanihukuman (sanksi) pidana;

b) Direksi yang berwenang menandatangani kontrakatau kuasanya belum pernah dihukum berdasarkankeputusan pengadilan atas tindakan yang berkaitandengan kondite profesional Perusahaan atauprofessional perorangan untuk bidang pengadaanbarang/jasa;

c) Bahwa dokumen yang disampaikan dalam prosespengadaan barang/jasa yang sedang diikuti adalahbenar, dan apabila di kemudian hari pernyataan

Halaman 29 dari 29

tersebut tidak benar maka akan dikenakan sanksi;d) Tidak termasuk dalam kelompok Perusahaan yang

kepemilikan modalnya dimiliki oleh orang/pemilikyang sama;

e) Tidak mempunyai afiliasi yaitu hubungan antara 2(dua) atau lebih Perusahaan di mana terdapat 1(satu) atau lebih anggota Direksi atau Komisarisyang sama.

B. AANWIJZIING

Aanwijziing adalah penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan,disampaikan kepada calon penyedia Barang/Jasa dan dihadiriPanitia Pengadaan / Fungsi pengguna dan Fungsi Pengguna.

Aanwijziing wajib dihadiri oleh calon penyedia Barang/Jasa.Apabila dipandang perlu, aanwijziing atau penjelasan lanjutandapat dilakukan dengan cara peninjauan lapangan.

Hasil penjelasan dituangkan dalam Berita Acara Aanwijziingyang ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan sekurang-kurangnya 1 (satu) orang wakil dari Calon PenyediaBarang/Jasa.

C. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN

Dokumen penawaran disampaikan langsung kepada Panitia padawaktu yang telah ditentukan.Dokumen penawaran dimasukkan dalam amplop, terdiri dari : Kelengkapan Data Administrasi dan Teknis yang disyaratkandalam syarat umum, syarat administasi dan syarat teknisserta data perhitungan/perincian harga penawaran.

Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan DokumenPenawaran kurang dari 3 (tiga), maka proses pemilihanlangsung dinyatakan gagal dan dilakukan prosespemilihan/pengumuman ulang.

D. EVALUASI PENAWARAN HINGGA PENETAPAN

Halaman 30 dari 29

Tata cara dan ketentuan evaluasi penawaran hingga penetapanpemenang mengikuti ketentuan dalam proses pelelangan.

Ketentuan proses pemilihan langsung yang diulang, mengikutiketentuan dalam pelelangan gagal dan pelelangan ulang.

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA Lampiran : Nomor :

Halaman 31 dari 29

Berlaku tmt : Perbaikan ke :

BAB VII : TAHAPAN PROSES PENUNJUKAN LANGSUNG

A. UNDANGAN

Fungsi Umum menyampaikan undangan kepada calon PenyediaBarang/Jasa untuk melakukan penawaran, yang memuat antaralain :a. Lingkup Pekerjaan;b. Spesifkasi Teknis;c. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan;d. Permintaan syarat administrasi yang diperlukan.

B. AANWIJZING

Penjelasan mengenai pekerjaan kepada calon PenyediaBarang/Jasa (Aanwijzing) dapat dilakukan bila diperlukan.

C. PENYAMPAIAN PENAWARAN

Dokumen Penawaran disampaikan langsung kepada Fungsi Umumpada waktu yang telah ditentukan.

D. EVALUASI PENAWARAN DAN NEGOSIASI

Fungsi Umum melakuan evaluasi harga untuk mendapatkan hargaterbaik, dan negosiasi jika diperlukan.

E. PENGUSULAN DAN PENETAPAN

Berdasarkan hasil evaluasi / negosiasi harga, Fungsi Umummengusulkan kepada Pejabat Berwenang agar ditetapkanPenyedia Barang/Jasa yang ditunjuk untuk melaksanakanpekerjaan

Halaman 32 dari 29

F. PENUNJUKAN LANGSUNG UNTUK KEADAAN KHUSUS

Tanpa melihat batasan nilai, Penunjukan Langsung dilakukanoleh Fungsi Umum dengan persetujuan Pejabat Berwenang dalamhal :

1) Terjadi keadaan darurat berdasarkan pernyataan dariPengurus, sampai dengan batas waktu keadaan daruratdinyatakan berakhir;

2) Apabila sifat kebutuhannya hanya dapat dipenuhi oleh satuPenyedia Barang/Jasa spesifik atau yang dapatmelaksanakan pekerjaan spesifik;

3) Barang/Jasa yang dimiliki oleh pemegang hak paten atauhak atas kekayaan intelektual (HAKI) atau yang memilikijaminan (warranty) dari Original Equipment Manufacture (OEM)dan/atau untuk memenuhi kebutuhan standarisasioperasional sehingga dibutuhkan merk/brand tertentu;

4) Pekerjaan lanjutan yang secara teknis merupakan satukesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah daripekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya, dalamjangka waktu 3 (tiga) tahun terhitung selesainyapekerjaan sebelumnya;

5) Penyedia Barang dan Jasa adalah anak Perusahaan/afiliasisepanjang barang dan/atau jasa yang dibutuhkan merupakanproduk atau layanan dari anak Perusahaan/afiliasidimaksud;

6) Pekerjaan tambahan (addendum) yang tidak dapat dielakkandalam rangka penyelesaian pengadaan barang/jasa semula;

7) Barang/jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order)dengan ketentuan antara lain :a) Hasil kerja Penyedia Barang/Jasa sebelumnya dinilai

baik;b) Spesifikasi dan kualitas barang/jasa yang sama,

Halaman 33 dari 29

apabila tidak dapat terpenuhi, dapat digantikandengan barang/jasa sejenis dengan spesifikasi dankualitas yang lebih baik dan/atau lebih tinggi;

c) Volume barang/jasa yang dibutuhkan kurang atau samadengan volume pengadaan sebelumnya;

d) Harga barang/jasa maksimal 10% lebih tinggi dariharga sebelumnya;

e) Merupakan barang/jasa yang bersifat operasional;f) Pelaksanaan pembelian berulang (repeat order) hanya dapat

dilaksanakan paling banyak 1 (satu) kali pengadaandengan membuat kontrak baru.

8) Pengadaan jasa konsultan perseorangan (tenaga ahli)dengan mempertimbangkan faktor kewajaran harga sertamemenuhi persyaratan sebagai berikut :a) Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak

memerlukan kerja kelompok (team work) untukpenyelesaiannya;

b) Jasa konsultansi tersebut bukan merupakanproyek/kegiatan secara utuh yang berdiri sendiri;

c) Jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khususDana Pensiun dalam memberikan masukan / nasihat dalampelaksanaan proyek / kegiatan;

d) Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampumenyelesaikan penugasannya ditinjau dari segi teknis,waktu, dan harga.

Halaman 34 dari 29

Halaman 35 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke : BAB VIII :

PENGADAAN JASA YANG DIATUR SECARA KHUSUS

A. PENGADAAN JASA YANG DIATUR SECARA KHUSUSPengadaan jasa yang prosesnya bersifat khusus, antara lain :1. Akuntan ditunjuk oleh Dewan Pengawas;2. Aktuaris (Laporan Aktuaris Dana Pensiun) ditunjuk oleh

Dewan Pengawas;3. Kustodian ditunjuk oleh Pendiri; 4. Fund Manager disetujui secara tertulis oleh Pendiri dan

Dewan Pengawas;5. Konsultan Hukum ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur

Administrasi & Kepensiunan; 6. Notaris ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Fungsi

Pengguna;7. Perusahaan Efek ditunjuk/ditetapkan oleh Presiden

Direktur;8. Konsultan Pajak ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur

Keuangan & Investasi;9. Penilai ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Keuangan &

Investasi;10.Bank Persepsi untuk Pembayaran Manfaat Pensiun

ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Keuangan & Investasi;11.Pengelola Gedung Oil Centre ditunjuk/ditetapkan oleh

Presiden Direktur.Proses pengadaan jasa bersifat khusus dengan nilai sampaidengan Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sebelum PPN,dilakukan oleh Fungsi Pengguna yang berada langsung dibawahDirektur terkait dengan cara penunjukan langsung.

Halaman 36 dari 29

Proses pengadaan jasa bersifat khusus dengan nilai lebihdari Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sebelum PPN,dilakukan oleh Fungsi Pengguna yang berada langsung dibawahDirektur terkait bersama Panitia Pengadaan dengan prinsippemilihan langsung (tidak pelelangan).

B. TAHAPAN PROSES PEMILIHAN

1. Fungsi Pengguna menyampaikan undangan kepada calonPenyedia Jasa untuk melakukan penawaran sekurang –kurangnya kepada 3 (tiga) calon Penyedia Jasa, yangmemuat antara lain :a. Lingkup Pekerjaan;b. Spesifkasi Teknis;c. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan;d. Permintaan syarat administrasi yang diperlukan.

Penjelasan mengenai pekerjaan kepada calon PenyediaBarang/Jasa (Aanwijziing) dapat dilakukan oleh FungsiPengguna bila diperlukan.

2. Fungsi Pengguna bersama dengan Panitia Pengadaanmelakukan evaluasi dan klarifikasi atas penawaran dariPenyedia Jasa.

3. Fungsi Pengguna atau Pejabat Berwenang melakukannegosiasi, jika diperlukan.

4. Fungsi Pengguna mengusulkan calon Penyedia Jasa kepadaPejabat Berwenang untuk ditetapkan atau diteruskan kepadaDewan Pengawas atau Pendiri.

C. PENYEDIA BARANG/JASA PENGELOLAAN GEDUNG OIL CENTRE

Pengadaan barang/jasa untuk kegiatan pengelolaan Gedung OilCentre ditunjuk/ditetapkan oleh Manajer Investasi atauDirektur Keuangan & Investasi sesuai kewenangan yang diaturdalam Surat Keputusan Pelimpahan Wewenang yang berlaku.

Prosedur pengadaan barang/jasa dilakukan oleh FungsiPengguna dengan cara penunjukkan langsung atau pemilihanlangsung tanpa melihat batasan nilai, antara lain :

Halaman 37 dari 29

1. Parkir;2. Keamanan;3. Kebersihan;4. Tenaga Kerja;5. Perawatan, Perbaikan dan Penggantian

Perlengkapan/Peralatan Gedung.

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA Lampiran : Nomor : Berlaku tmt : Perbaikan ke : BAB IX : PENUTUP

1. Pedoman Tata Kelola Pengadaan Barang / Jasa dibuat mengacupada perundangan, peraturan dan ketentuan yang telahditetapkan oleh Regulator, serta Pedoman Induk Tata Kelola

Halaman 38 dari 29

Dana Pensiun dan ketentuan lainnya yang masih berlakuterhadap pengelolaan Dana Pensiun;

2. Untuk lebih memperlancar pelaksanaan ketentuan butir 1(satu) diatas, setiap pelaksana pengadaan barang / jasaharus membaca dan memahami Pedoman Tata Kelola PengadaanBarang / Jasa;

3. Hal-hal yang belum atau belum cukup diatur dalam PedomanTata Kelola Pengadaan Barang / Jasa, akan ditetapkan dengankeputusan Pengurus Dana Pensiun;

4. Dengan diterapkan Pedoman Pengadaan Barang / Jasadiharapkan akan memberikan acuan bagi Pekerja dalampelaksanaan kegiatan pengadaan barang / jasa, sehinggadapat berkontribusi secara aktif, efektif dan efisien untukmencapai tujuan dari penyelenggaraan Dana Pensiun.

Jakarta, 20 Desember 2010 DANA PENSIUN XYZ

PENGURUS,Presiden Direktur

Direktur Keuangan &Investasi

Direktur Administrasi & Kepensiunan

Halaman 39 dari 29