REINGENIERIA DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTOS DE LAS ACTIVIDADES PRODUCTIVAS DEL CENTRO PENITENCIARIO...
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REINGENIERIA DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTOS DE LAS ACTIVIDADES PRODUCTIVAS DEL CENTRO PENITENCIARIO “SANTA LUCIA” – PASCO Ing. MARCO A. DE LA CRUZ ROCCA. Ing. Melquíades A. TRINIDAD MALPARTIDA Lic. Jorge Aladino CARHUAJULCA LOMBARDI Lic. Andrés ZAVALETA SANCHEZ RESUMEN En la actualidad, las actividades productivas de administración directa de los centros de reclusión no están generando beneficios económicos con relación al capital invertido para su creación, debido a las grandes debilidades de los procesos que realizan. La frágil estructura empresarial de estas actividades les impide obtener utilidades a través de la venta de sus productos, lo cual pone en tela de juicio su continuidad al ser creadas según la política de autososteniblidad, generando perdidas para el centro penitenciario que con su limitado presupuesto tiene que seguir destinando dinero para su mantenimiento; por tal motivo, nace la necesidad de este grupo de investigadores de estudiar y rediseñar los procesos de las actividades productivas bajo el concepto de cadena de abastecimiento, tomando como piloto el centro penitenciario “Santa Lucia” de Pasco, y aplicando las Metodología de Mejora Continua de Procesos y las herramientas correspondientes. Se pudo hallar en la investigación que, las actividades productivas de administración directa del centro 1
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REINGENIERIA DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTOSDE LAS ACTIVIDADES PRODUCTIVAS DEL CENTRO
PENITENCIARIO “SANTA LUCIA” – PASCO
Ing. MARCO A. DE LA CRUZ ROCCA. Ing. Melquíades A. TRINIDAD MALPARTIDA Lic. Jorge Aladino CARHUAJULCA LOMBARDI
Lic. Andrés ZAVALETA SANCHEZ
RESUMENEn la actualidad, las actividades productivas de
administración directa de los centros de reclusión no
están generando beneficios económicos con relación al
capital invertido para su creación, debido a las grandes
debilidades de los procesos que realizan. La frágil
estructura empresarial de estas actividades les impide
obtener utilidades a través de la venta de sus productos,
lo cual pone en tela de juicio su continuidad al
ser creadas según la política de
autososteniblidad, generando perdidas para el
centro penitenciario que con su limitado presupuesto tiene
que seguir destinando dinero para su mantenimiento; por tal
motivo, nace la necesidad de este grupo de investigadores
de estudiar y rediseñar los procesos de las actividades
productivas bajo el concepto de cadena de abastecimiento,
tomando como piloto el centro penitenciario “Santa Lucia”
de Pasco, y aplicando las Metodología de Mejora Continua de
Procesos y las herramientas correspondientes.
Se pudo hallar en la investigación que, las actividades
productivas de administración directa del centro
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penitenciario “Santa Lucia” no presentan una eficiencia
mayor al 40%, debido a las fallas encontradas en cada una
de las áreas funcionales que componen una empresa,
produciendo bienes y/ o servicios de poca aceptación
en el mercado y de baja calidad, que se traduce en
un bajo ingreso por ventas poniendo en duda la
continuidad del taller, toda vez que el proceso de
aprovisionamiento actual de las actividades
productivas de administración directa no está
suministrando las materias primas e insumos adecuados en
el momento en que la producción y la
comercialización los está solicitando, por las malas
relaciones con los proveedores, ausencia de criterios de
selección de proveedores, falta de estandarización del
proceso de compras y tiempos prolongados de entrada de
materiales al lugar donde se desarrolla la actividad
productiva.
Al finiquitar el estudio se llego a la conclusión de que,
existen factores críticos del proceso de
aprovisionamiento como son: Comunicación, Operacional,
Financiero e Informatico, las mismas que al ser atacadas,
están ocasionando una disminución aproximadamente del 25%
en el tiempo de producción de las actividades de
administración directa, que se refleja en la reducción de
volúmenes de producción, subutilización de los recursos y
baja calidad de los productos.
Con el rediseño del proceso de compras el tiempo estimado
entre la entrega de la solicitud de materiales hasta
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la llegada de los mismos a la actividad productiva
es de 7.16 días más el tiempo de entrega del
proveedor, obteniendo así una reducción de aproximada de
55% del tiempo actual.
PALABRAS CLAVE
Reingeniería de procesos, Abastecimiento de proceso
productivo, Cadena de valor, Diagramas de flujo.
INTRODUCCION
“El trabajo en los establecimientos carcelarios es
obligatorio para los condenados como medio terapéutico
adecuado a los fines de la resocialización”; por
tal motivo, la penitenciaría ha creado el área de
Fomento para la generación de fuentes de trabajo
industriales, agropecuarias o artesanales, por medio
de los talleres o actividades productivas; teniendo
en cuenta las habilidades de los internos, se
capacitan para la producción de bienes y/o servicios,
siendo éste un medio de adaptación y preparación para la
futura reinserción a la sociedad.
La planeación, coordinación, ejecución y control de las
actividades está a cargo de la división de Fomento; en el
caso especifico del penal “Santa Lucia” está conformada
por el jefe de talleres que controla la ocupación
laboral de los internos, el mantenimiento de la
maquinaria y el hacinamiento en los talleres,
establece la disponibilidad de cupos y lleva las planillas
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de redención de penas, entre otros, todo enfocado hacia la
seguridad del penal; un diseñador industrial que apoya y
administra las actividades productivas desde la
entrada de materias primas e insumos, el proceso
productivo, la calidad de sus resultados hasta su
comercialización.
En la actualidad, las actividades productivas de
administración directa no están generando beneficios
económicos con relación al capital invertido para su
creación, debido a las grandes debilidades de los procesos
que realizan. La frágil estructura empresarial de estas
actividades les impide obtener utilidades a través de la
venta de sus productos, lo cual pone en tela de
juicio su continuidad al ser creadas según la
política de autososteniblidad, generando perdidas
para el centro penitenciario que con su limitado
presupuesto tiene que seguir destinando dinero para su
mantenimiento; por tal motivo, nace la necesidad del INPE
de estudiar y rediseñar los procesos de las actividades
productivas bajo el concepto de cadena de abastecimiento,
tomando como piloto el centro penitenciario “Santa Lucia”
de Pasco.
MATERIAL Y METODOS
En esta sección se presenta las combinaciones entre los
valores de las variables independientes, las cuales darán
origen a los resultados obtenidos.
4
Variables Independientes
Reingeniería de procesos
Variables DependientesProceso de abastecimiento de las actividades productivas en el Centro Penitenciario “Santa Lucia”- Pasco.
Técnicas E Instrumentos De Validación
Instrumentos para las Variables Independientes
Nosotros determinamos cuándo se aplica determinado
método y cuando se avisa sobre el experimento.
Instrumentos para las Variables Dependientes
El procedimiento de toma de datos se realizara:
Mediante el registro automático de los resultados en
caso de utilizar software.
Mediante el registro de resultados en una ficha en
el caso de no utilizar el software.
Técnicas De Procesamiento
En esta sección se presenta las combinaciones entre los
indicadores y las variables identificadas, siendo como
sigue:
Variable IndicadorReingeniería de
procesos Posición competitiva.
Costos de operación.
Eficacia administrativa.
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Rentabilidad
Proceso deabastecimiento delas actividadesproductivas en elCentroPenitenciario“Santa Lucia”-Pasco.
Procesos Organizados.
Liderazgo.
Diagnostico organizacional .
Control del proceso.
RESULTADOS
El objetivo de rediseñar el aprovisionamiento de
materias primas e insumos, es convertirlo en un
proceso eficiente y dinámico capaz de responder
a los requerimientos de la producción y respaldar la
comercialización de los productos, buscando el buen
funcionamiento de la cadena de abastecimiento.
Con el fin de consolidar una propuesta de
mejoramiento que busque solucionar aspectos
representativos del aprovisionamiento, se plantean
alternativas de solución que constituyan oportunidades
de mejora, definiendo ejes estratégicos que agrupen los
factores críticos del proceso encontrados en el
diagnóstico.
Propuesta Para El Rediseño Del Proceso De
Aprovisionamiento
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La figura A muestra los ejes estratégicos definidos que
contemplan los factores críticos del proceso, según su
diagnóstico y el direccionamiento de las actividades
productivas:
Figura A, Ejes estratégicos y factores críticos identificados.
Eje Estratégico De Información
DESCRIPCIÓN: Comprende todo lo relacionado con la
formalización, manejo y control de la
información, desde la identificación de las
necesidades de las actividades productivas hasta
la disponibilidad física de los materiales
para su transformación, a través del uso de
formatos, planillas y sistemas de información.
OBJETIVO: lograr que la información sea un
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recurso eficiente y oportuno que permita la toma
de decisiones acertada con respecto al
aprovisionamiento. Para lograr el mismo se requerirá
implementar los siguientes componentes:
Diseñar formato de solicitud de materia prima e
insumos.
Crear una base de datos que agrupe útilmente
los proveedores de materias primas de las
actividades productivas
Establecer mecanismos de control en puntos
críticos del proceso.
Eje Estratégico Financiero
DESCRIPCIÓN: Involucra aspectos relacionados con el
pago a proveedores y el cumplimiento de éstos, dando
sugerencias para la definición de políticas de pago
a través de análisis de costos y negociaciones para
obtención de beneficios.
OBJETIVO: lograr que las actividades del
centro penitenciario, adquieran materias primas
e insumos al menor costo posible, sin
sacrificar la calidad de los materiales,
estableciendo relaciones beneficiosas entre las
partes (proveedor - Reclusorio). Para lograr el
mismo se requerirá implementar los siguientes
componentes:
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Definir pautas para el pago a proveedores de
acuerdo a la capacidad de pago de las
actividades productivas, que sirvan como
recurso para la definición e implementación de
políticas de pago a proveedores en el centro
penitenciario.
Eje Estratégico Comunicación
DESCRIPCIÓN: Incluye las áreas involucradas en el
proceso actual de aprovisionamiento, la relación
entre éstas, la forma en que transmiten
la información y los resultados parciales del
proceso a medida que éste se va desarrollando.
OBJETIVO: mejorar los canales de comunicación
entre las áreas internas y externas
(proveedores) para lograr un flujo de información
seguro y oportuno que beneficie la relación entre
éstas. Para lograr el mismo se requerirá implementar
los siguientes componentes:
Dar mayor participación al instructor en el
proceso de aprovisionamiento.
Mejorar la comunicación entre las áreas
internas y externas (proveedor) que intervienen
en el proceso.
Eje Estratégico Operacional
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DESCRIPCIÓN: abarca todo lo relacionado con la
regulación y modificación del proceso de
selección de proveedores y del proceso de
compras de materias primas e insumos, con la
creación de manuales de procedimientos, normas
y diagramas por bloques o áreas.
OBJETIVO: hacer reingeniería de los procesos de
selección de proveedores y de compra de materiales,
normalizándolos a través de documentos que sirvan
como herramientas de seguimiento y control de
las actividades pertinentes a cada proceso, con
el fin de hacer estos procesos más eficientes.
Diseñar norma para la selección de proveedores
Reformar el proceso actual de compras de
materias primas e insumos. Ver graficos
siguientes.
10
85
e Insumos
Revisar solicitudes de MPSecretaria
Buscar registroPicota
Buscar *proveedoressegún
Seleccionarproveedor(es) al que se
le va a
Firmar actay anexar cotización
AREA: Subdireccion Administrativa y Financiera DIAGRAMO: Marco DE LA CRUZ ROCCAPROCESO: Compras de materias primas e insumos La Picota.COMIENZA: Reconocimiento de la necesidad de materia prima y/o insumos según taller.FINALIZA: Asiento contable de caja o bancos con cuentas por pagar a proveedores.
METODO: Propuesto
hoja 1 de 2
ACTIVIDAD ADMÓN. DIRECTA
INSTRUCTOR PROVEEDORSUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Subdirector Administrativo y
Financiero
JUNTA DE COMPRAS
Inicio1 2 3
RegistroProv.
Detectarnecesidad MPy/o insumo(s)
Realizar cotización
Enviar cotizaciónMP e insumos
FAX
Cotización No Aprobar
solicitudes
1
Si
Entregarsolicitudes a Subdirector
Evaluar cotizaciones y solicitudes
Hacer acta junta de compras
Secretaria
Acta J.C.
Seleccionarproveedores
2 Estableceractividad que
solicita la MP y/o el insumo(s)
Llamar proveedoresseleccionados
Solicitar cotización de MP e insumos
3Fondos
No suficientes en Sila cuenta del
taller
1 Fin Realizar certificado de disponibiidadpresupuestal
2 Certificado
11
Recibircotizaciones
Esperar junta de compras
No Aprobar Sicotización
3
1 1
* Actividad opcional según criterio instructor
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Pedir factura original a proveedor y verificar MP ordend e compra
5
5
AREA: Subdireccion Administrativa y Financiera DIAGRAMO: Arturo TRINIDAD MALPARTIDAPROCESO: Compras de materias primas e insumos La Picota.COMIENZA: Reconocimiento de la necesidad de materia prima y/o insumos según taller.FINALIZA: Asiento contable de caja o bancos con cuentas por pagar a proveedores. METODO:Propuesto
hoja 2 de2
ACTIVIDAD ADMÓN. DIRECTA
INSTRUCTOR
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA YFINANCIERA
Subdirector Administrativo y
Financiero
PROVEEDORALMACÉN
ALMACENISTA
1 33
Hacer solicitudMP y/o insumo(s)requerido
Solicitud
Adjuntarcotizaciones
Entregar solicitud de MP y/o insumo(s)
Diligenciarorden(es)de compraMP y/o
Insumo(s)OrdenCom pra
Firmar orden(es)
de compra
FAX
Enviar copia orden(es) de compra a proveedor (es)
Recibir copia orden de compra de La Picota
Concertarcondicionesentrega de MPy/o insumo(s)
Diligenciar factura
No
Contactara proveedor
Recibir copiaorden de
compra y planilla
Esperar llegada deMP y/o insumo(s)
Fecha de Sientregacorrecta
2Contact
arproveed
or
Factura 1
Enviar MP y/o insumo(s)a
La Picota con factura
Concretarlafecha de entrega
Recibir MP y/o insumo(s)
Pedir copia orden de compra a proveedor
No Recepción Siordende
compra
4
Comparar N° copiaorden de compra con N° orden compra planilla
Concretar
condiciones de
8
Consignar info. en la
Enviar ordende compra y planilla
entrega depedido
PlanillaSeg.Prov
Realizar ALTA de laMP y/o insumo(s)
ALTA
Enviar ALTA, ordende compra y factura.
5 5
DISCUSION
Las actividades productivas de administración directa del
centro penitenciario “Santa Lucia” no presentan una
eficiencia mayor al 40%, debido a las fallas encontradas
en cada una de las áreas funcionales que componen una
empresa, produciendo bienes y/ o servicios de poca
aceptación en el mercado y de baja calidad, que se
traduce en un bajo ingreso por ventas poniendo en
duda la continuidad del taller.
La administración de las actividades productivas no
implementa el concepto de cadena de abastecimiento,
trayendo como resultado el desperdicio y
subutilización de los recursos al realizar actividades
incongruentes entre los subsistemas de la cadena, los
cuales no están enfocados hacia el cumplimiento de un mismo
objetivo.
El proceso de aprovisionamiento actual de las
actividades productivas de administración directa no
está suministrando las materias primas e insumos
adecuados en el momento en que la producción y la
comercialización los está solicitando, por las malas
relaciones con los proveedores, ausencia de criterios de
selección de proveedores, falta de estandarización del
proceso de compras y tiempos prolongados de entrada de
materiales al lugar donde se desarrolla la actividad
productiva.
En la actualidad, el proceso de aprovisionamiento
toma 20 días hábiles desde la entrega de la solicitud
de materiales a la subdirección administrativa y
financiera hasta la llegada de los mismos a la
actividad productiva; este tiempo incluye el tiempo
de entrega del proveedor que se estima no es mayor
a 4 días hábiles, porque las materias primas o insumos
utilizadas por las actividades productivas no son
exclusivas de algún proveedor, no son importadas y no
tienen grandes exigencias técnicas. Lo que indica, que
las actividades que realiza el penal para el
aprovisionamiento no son eficientes y están tomando mucho
tiempo para llevarse a cabo.
Los factores críticos del proceso de
aprovisionamiento están ocasionando una disminución
aproximadamente del 25% en el tiempo de producción de las
actividades de administración directa, que se refleja en
la reducción de volúmenes de producción, subutilización de
los recursos y baja calidad de los productos.
Con el rediseño del proceso de compras el tiempo estimado
entre la entrega de la solicitud de materiales hasta
la llegada de los mismos a la actividad productiva
es de 7.16 días más el tiempo de entrega del
proveedor, obteniendo así una reducción de aproximada de
55% del tiempo actual.
Las alternativas de solución de ser implementadas
podrán ser mejoradas con el transcurso del tiempo al
existir indicadores de gestión, que permiten hacer un
seguimiento al desarrollo y funcionamiento de las
soluciones.
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