RANCANG AN PENGEMBA NGAN DAN IMPLEMEN TASI UNIVERSIT AS MUHAMMA DIYAH JAKARTA 2012

RANCANGAN PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA2012

Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ

TIM TIK-UMJ

1.Hardjito2.Kahfi Permana3.Arif

Fitrijanto4.Irfan Purnawan5.Setyawan

Istanto6.Bambang Agus

“Kegagalan Implementasi Teknologi Informasi dan Komunikasi(TIK) dalam Business Process Universitas, bukan akibat faktorteknis namun lebih kepada permasalahan non-teknis (faktormanusia, proses dan organisasi kerja)”

Curry, J. R. (2002). The Organizational Challenge: IT and

Revolution in Higher Education

Ringkasan Eksekutif

Pada saat ini pemanfaatan Teknologi Informasi dan

Komunikasi (TIK) dalam bidang layanan akademik, administrasi dan

keuangan di perguruan tinggi sudah menjadi suatu kebutuhan.

Berdasarkan pengalaman institusi/satuan-pendidikan lain

baik di luar negeri maupun di Indonesia yang telah mendayagunakan

TIK, mereka telah memetik hasil yang cukup menggembirakan, antara

lain dengan meningkatnya kepercayaan mastyarakat dan meningkatnya

rangking perguruan tinggi yang diukur dalam Webmetrics. Oleh

karena itu pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

diyakini oleh UMJ, akan mampu menjawab tantangan saat ini dan

masa mendatang, dalam menghasilkan lulusan yang yang berkualitas

dan mampu bersaing secara global.

Sebagai langkah awal pendayagunaan TIK di UMJ, disusunlah

Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK, sebgai landasan dan

panduan di dalam perencanaan, pengembangan dan implementasi TIK

Universitas Muhammadiyah Jakarta.

Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ iii

Pembahasan dalam dokumen ini diawali dengan identifikasi

SIM, jaringan, perangkat dan SDM yang telah ada, sehingga dalam

pengembangannya nanti semua sumberdaya yang telah tersedia dapat

tetap dimanfaatkan. Dari hasil identifikasi, saat ini di UMJ yang

terdiri 8 fakultas, Sekolah Paska Sarjana dan Rektorat, memiliki

573 komputer (PC), 53 Laptop, 159 printer, 109 LCD Proyektor,

26MB koneksi internet, dan 60 Access Point (Wifi). Dari hasil

identifikasi juga diketahui baru ada dua fakultas yang telah

memiliki jaringan dan infrastruktur yang baik, yaitu Fakultas

Kedokteran dan Teknik. Sedangkan untuk sistem informasi yang

telah dikembangkan adalah SIM akademik. Ada dua SIM akademik,

yaitu yang telah dikembangkan oleh Rektorat dan Fakultas Teknik.

Sampai saat identifikasi dilakukan tercatat bahwa SDM yang

menangani TIK di seluruh fakultas dan rektorat ada 14 orang.

Berdasarkan hasil analisis terhadap kondisi eksisting

SIM, infrastruktur, organisasi, dan SDM, tim merekomendasikan

hal-hal sebagai berikut:

1. Mengembangkan Sistem Informasi Akademik yang dipergunakn Fak.

Teknik sebagai basis pengembangan Sistem Informasi Akademik

universitas

2. Mengembangkan infrastruktur jaringan di Fakultas Kedokteran

dan Kesehatan, menjadi basis infrastruktur jaringan

universitas, yang menghubungkan rektorat dan semua fakultas

terhubung dalam suatu jaringan intranet

3. Mengkoneksikan LAN Fakultas Teknik jaringan universitas,

melalui fakultas kedokteran Cempaka Putih

Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ iv

4. Mengembangkan ruang server di Fakultas Kedokteran dan

Kesehatan sebagai Data Center universitas

5. Melakukan sentralisasi koneksi internet broad-band secara lease-

line satu pintu melalui data center

6. Melakukan penguatan terhadap Puskom sebagai unit organisasi

yang bertanggungjawab terhadap pengembangan, dan pemeliharaan

sistem TIK universitas

7. Menambah dan melatih tenaga teknis TIK untuk Puskom, data

center dan tiap-tiap fakultas

8. Implementasi TIK UMJ direncanakan akan dilakukan dalam dua

tahap.

Tahap 1 (tahun pertama).

a. Pengembangan Sistem Informasi Akademik (termasuk fasilitas

untuk mengelola semua aktifitas Fakultas Kedokteran, serta

sistem penerimaan mahasiswa baru dan pengisisn KRS secara

online).

b. Instalasi Sistem Informasi Akademik pada server data di

data center, yang akan dikelola secara sepenuhnya oleh

Rektorat.

c. Pengembangan SIM Keuangan yangterhubung secara real-time

on-lein ke Bank yang telah ditunjuk sebagai mitra. SIM

keuangan akan dipasang pada server data di data center,

untuk mendukung sistem keuangan terpusat yang akan dikelola

secara sepenuhnya oleh Rektorat.

d. Pengembangan Data Center berlokasi di Fakultas Kedokteran,

dan instalasi server data, server web, server e-mail,


server konten pembelajaran, dan instalasi sistem keamaan

perangkat keras dan perangkat lunak.

e. Pengembangan jaringan intranet yang akan menghubungkan

seluruh fakultas, pasca sarjana dan rektorat ke data

center.

f. Penguatan organisasi Puskom

g. Sosialisasi untuk semua Civitas

h. Pelatihan operator di tiap fakultas dan rektorat

i. Pelatihan untuk dosen dan karyawan

Tahap 2 (tahun ke dua).

a. Pengembangan Sistem Informasi Sumberdaya Manusia (SDM),

sistem informasi asset dan fasilitas, sistem Informasi

perpustakaan (E-library), dan sistem Informasi

pembelajaran (E-learning).

b. Pengkoneksian ke internet secara terpusat di Data Center

dan meniadakan koneksi internet di setiap fakultas, sebesar

50 Mbps yang kemudian secara berangsur akan ditingkatkan

menjadi 100 Mbps

c. Pengembangan Disaster Recovery System yang akan diletakkan

di kampus cempaka Putih

d. Membangun jaringan koneksi dengan Rumah Sakit yang menjadi

mitra Fakultas Kedokteran

e. Pelatihan operator di tiap fakultas dan rektorat

f. Pelatihan untuk dosen


Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ vi

Rekomendasi yang tertuang di dalam dokumen Rancangan

Pengembangan dan Implementasi TIK UMJ ini selayaknya didukung

oleh mekanisme dan pola pengelolaan TIK sehingga setiap

pelaksanaan program maupun kegiatan pengembangan TIK dapat lebih

optimal mulai dari perencanaan, operasional, hingga pemeliharaan.

Lebih dari itu petunjuk pelaksanaan juga seharusnya didefinisikan

untuk memberikan legitimasi atau payung hukum yang bersifat

mengikat bagi entitas-entitas yang terlibat dalam pengembangan

maupun pemanfaatan TIK di lingkup Universitas Muhammadiyah

Jakarta.

Diharapkan Master Plan ini dapat menjadi acuan seluruh

civitas akademika, dalam mengembangkan TIK di Universitas

Muhammadiyah Jakarta, baik untuk mendukung proses pembelajaran

maupun penerapan sistem adminstrasi yang terbuka dan transparan,

dalam rangka mewujudkan cita-cita universitas sebagaimana

tertuang dalam Renstra UMJ 2011-2014.

Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ vii

DAFTAR ISI

RINGKASAN EKSKUTIF i

BAB I. PENDAHULUANA.

B.

C.

Latar Belakang ……………………………………………………………

Universitas Muhammadiyah Jakarta ………………………………..…..

Tujuan Rencana Pengembangan TIK ………………………………….

1

3

4

BAB II. IDENTIFIKASI, ANALISIS DAN REKOMENDASIA.

B.

C.

D.

Identifikasi kapasitas TIK terpasang di UMJ

…………………………..

Analisis ……………………………………………………………………

Hasil Analisis ………………………………………………………………

Rekomendasi ………………………………………………………………

5

9

13

20

BAB III. RENCANA PENGEMBANGANA.

B.

C.

D

Target Layanan ……………………………………………………………..

Sistem Informasi Management ……………………………………………

Organisasi dan SDM ……………………………………………………….

Infrastruktur ………………………………………………………………….

21

22

29

31

BAB IV. IMPLEMENTASIA.

B.

Tahapan Implementasi ...…………………………………………………..

Biaya …………………………………………………………………………

34

35

PENUTUP 36


BabPendahuluanI

A. Latar belakang

inamika perubahan peradaban manusia terutama didorong

oleh muncul dan berkembangnya teknologi informasi.

Seiring dengan perubahan ini, tantangan yang dihadapi

Universitas menjadi semakin dinamis dan kompleks. Tantangan

tersebut berupa kepeloporan atas perubahan-perubahan yang cerdas

dan inovatif agar dapat memberikan dampak positif bagi masyarakat

dengan berlandaskan kepada Tri Dharma Perguruan Tinggi.

DDewasa ini hampir semua bentuk organisasi, baik yang

berorientasi terhadap laba maupun nir-laba menggunakan berbagai

bentuk teknologi informasi untuk mendukung kegiatan

operasionalnya. Hal ini disebabkan teknologi informasi dan

komunikasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan bisnis.

Teknologi informasi dan komunikasi berperan sangat signifikan di

dalam memperoleh keuntungan kompetitif organisasi, meningkatkan

efisiensi dan keefektifan, juga sebagai alat kolaborasi dan

komunikasi.

Teknologi informasi dan komunikasi (TI) memungkinkan dunia

pendidikan tinggi membangun diferensiasi persaingan, memperkaya

lingkungan pembelajaran, dan meningkatkan keefektifian

organisasi, di samping memainkan peranan strategis dalam

mendukung prioritas pendidikan dan kegiatan lembaga pendidikan


tinggi (business.cisco.com, 2004). Teknologi informasi tidak

hanya mengubah cara yang dilakukan pada kegiatan operasional,

namun juga bagaimana proses pembelajaran dilakukan. Saat ini

kegiatan proses pembelajaran dapat dilakukan melalui pembelajaran

jarak jauh (distance learning), menggunakan teknologi teleconference,

Internet, video streaming, mobile learning dan sebagainya. Untuk

meningkatkan efisiensi, banyak perguruan tinggi telah

memanfaatkan TIK dan membangun jaringan untuk menghubungkan unit-

unit kerja yang ada di lingkungannya maupun dengan pihak

eksternal.

Universitas Muhammadiyah Jakarta telah mencanangkan visi,

yang dituangkan dalam Rencana Strategis UMJ, yaitu menjadi

universitas yang terkemuka, modern dan Islami, dan untuk

mendukung visi universitas tersebut serta cita-cita untuk menjadi

universitas kelas dunia dibutuhkan dukungan suatu sistem yang

dapat mengintegrasikan keseluruhan sistem yang telah ada dan akan

dikembangkan di masa mendatang.

Berdasarkan pengalaman institusi/satuan-pendidikan lain

baik di luar negeri maupun di Indonesia yang telah mendayagunakan

TIK, mereka telah memetik hasil yang cukup menggembirakan, antara

lain dengan meningkatnya kepercayaan mastyarakat dan meningkatnya

rangking yang diukur dalam Webmetrics. Oleh karena itu

pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) diyakini

oleh UMJ, akan mampu menjawab tantangan saat ini dan masa

mendatang, dalam menghasilkan lulusan yang yang berkualitas dan

mampu bersaing secara global. Pada saat ini pemanfaatan Teknologi


Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam bidang layanan administrasi

dan akademik di perguruan tinggi menjadi sudah menjadi suatu

kebutuhan bukan hanya sekedar prestise.

Hal lain yang tak kalah pentingnya ialah penguatan tata

kelola, akuntabilitas dan citra publik lembaga pendidikan tinggi,

yang akan bermuara pada meningkatnya kinerja lembaga pendidikan

tinggi dan kualitas produk. Kebijakan ini akan bermakna manakala

dikaitkan dengan upaya pemenuhan layanan manajemen lembaga

pendidikan yang bermutu, program pengajaran, fasilitas

pendidikan, dan pendidik yang bermutu pula, kepada masyarakat dan

para pemangku kepentingan.

Penerapan TIK di UMJ bukan sekedar mengikuti tren global

melainkan merupakan suatu langkah strategis di dalam upaya

meningkatkan akses dan mutu layanan kepada pemangku kepentingan

dan masyarakat, dan menjadi tulang punggung sistem tata kelola

universitas menuju good university governance yang transparan dan

akuntabel.

Untuk mengembangkan TIK di UMJ, dibentuklah sebuah TIM TIK

yang beranggotakan perwakilan dari fakultas-fakultas yang ada di

UMJ. Tim yang berbentuk ad hoc ini diharapkan akan dapat membantu

Pusat Komputer (Puskom UMJ) yang secara organisasi bertanggung

jawab atas pengembangan dan pengelolaan TIK di Universitas

Muhammadiyah Jakarta.

B. Universitas Muhammadiyah Jakarta

Salah satu Keputusan Konprensi Majelis Pengajaran

Muhammadiyah yang diadakan di Pekalongan adalah mendirikanRancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ

Fakultas Hukum dan Falsafah di Padang Panjang, yang secara resmi

dibuka pada tanggal 3 Rabi’ulakhir 1375 H, bertepatan dengan

tanggal 18 Nopember 1955.

Namun disebabkan berbagai hal dan berdasarkan Keputusan

Konprensi Majelis Pengajaran di Jakarta pada tahun 1956, Fakultas

Hukum dan Falsafah di Padang Panjang dipindahkan ke Jakarta,

dengan nama baru Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG), yang

kembali diresmikan pada tanggal 18 Nopember 1957.

Perkembangan selanjutnya, pada tahun 1958, PTPG

Muhammadiyah diubah menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

(FKIP) dalam lingkungan Universitas Muhammadiyah Jakarta (UMJ).

Sesuai dengan kebutuhan zaman, maka pada tanggal 21 September

1961 dibuka Fakultas Kesejahteraan Sosial (FKS), selanjut UMJ

terus tumbuh dan berkembang, dengan dibukanya Fakultas Tarbiyah

tahun 1962 dan pada tahun 1963 didirikan Fakultas Hukum, Ekonomi

dan Teknik. Hingga saat ini UMJ memiliki 8 (delapan) Fakultas, 6

(enam) Program Magister dan 3 (tiga) Program Diploma.

Menghadapi era globlisasi yang penuh dengan tantangan dan

perubahan, Universitas Muhammadiyah Jakarta berkomitmen untuk

menyiapkan lulusan yang menguasai ilmu pengetahuan, teknologi dan

seni dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat serta mewujudkan

masyarakat utama, yang siap bersaing dalam kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang dilandasi nilai-nilai

Islam dan wawasan Kemuhammadiyahan, sekaligus menyiapkan lulusan

sebagai calon-calon pimpinan di masa akan datang.


Adapun visi dan misi Universitas Muhammadiyah Jakarta

sebagaimana dituangkan dalam Renstra 2011 -2015 adalah sebagai

berikut.

1. Visi

Menjadikan Universitas yang terkemuka, Modern dan Islami

2. Misi

Mewujudkan keunggulan di bidang pendidikan pengajaran,

penelitian, pengabdian masyarakat dan Ke

Islaman/Kemuhammadiyahan.

Memanfaatkan teknologi informasi dalam menyelenggarakan

pendidikan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat

dan Ke Islaman/ Kemuhammadiyahan.

Menyelenggarakan pendidikan, pengajaran, penelitian dan

pengabdian masyarakat, dilandasi oleh etika, nilai dan

moral Islami.

3. Tujuan

Menyiapkan lulusan yang menguasai ilmu pengetahuan dan

teknologi serta seni untuk mewujudkan masyarakat utama

Menyiapkan lulusan yang dapat bersaing dalam kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang dilandasi

nilai-nilai Islam dan Kemuhammadiyahan.

Menyiapkan lulusan menjadi calon kader pemimpin bangsa.


C. Tujuan Rencana Pengembangan TIK

Adapun tujuan dususunnya Rencana Pengembangan TIK Universitas

Muhammadiyah Jakarta ini, adalah sebagai berikut:

1. Sebagai acuan pembangunan TIK dalam ke depan.

2. Menciptakan competitive advantage melalui implementasi TI.

3. Mendorong TI menjadi enabler bagi berbagai usaha peningkatan

kualitas, efektivitas, efisiensi dan akuntabilitas di

perguruan tinggi.

4. Peningkatan integrasi sistem, data dan layanan sehingga dapat

meningkatkan koherensi dengan layanan akademik dan manajemen

secara keseluruhan.

5. Mendukung pelaksaan manajemen yang transparasn dan akuntabel

8. Mewujudkan terselenggaranya layanan prima bagi seluruh

poemangku kepantingan

Bab IDENTIFIKASI, ANALISIS DAN REKOMENDASIII

A. Identifikasi kapasitas TIK terpasang di UMJ

ebagai dasar pengembangan TIK universitas secara

menyeluruh, dilakukanlah identifikasi kondisi eksisting

TIK di UMJ yang meliputi perangkat, jaringan, SDM dan

organisasi.

SRancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ

Identifikasi telah dilakukan pada semua fakultas, pasca sarjana

dan rektorat dengan hasil sebagai berikut.

No. PERANGKAT RKTORAT FKK FISIP F HKM F PRTN F A I F I

P F TKNK FEKON

PASKA

Jmlh

1 Komputer Lab 50 42 - - - 18 - 138 46 23 317

2 KomputerAdministrasi 26 59 12 7 3 17 18 60 30 24 256

3 Komputer Server 2 2 1 1 - - 1 4 1 1 13

4 Laptop 6 18 6 - 14 - 2 7 53

5 Printer 17 40 9 3 3 14 13 21 17 22 159

6 Cctv -1(102) - - - - - 10 - 113

7 Lcd Proyektor 4 20 8 - - 12 18 11 14 22 109

8 Ruang Server 1 1 - - - 1 - 2 1 - 6

9 Koneksi Internet1 MB

8 MB INT 2 MB 1 MB 1 MB 2 MB

2 MB 13 MB 2 MB

2 MB

26 MB

- 25 MBIIX - - - - -

3 MBIIX - -

10 Jaringan (Lan) ADA ADA TDK TDK TDK TDK TDK ADA ADA TDK

11 Access Point 3 27 3 - - 6 3 13 3 2 60

12 Router 1 10 1 - - - 1 1 1 - 15

13 Swich Hub 4 28 2 1 - 4 - 21 3 1 64

14 Vicon - 2 - - - - - - - 2

1. Infrastruktutur


Dari hasil identifikasi yang rinciannya dapat dilihat pada

lampiran, terlihat bahwa baru ada tiga lokasi yang telah

memiliki jaringan local (local area network/LAN), yaitu

Rektorat, Fakultas Kedokteran dan Kesehatan, dan Fakultas

Teknik. Sedangkan pada ke tujuh fakultas lainnya baru memiliki

jaringan sederhana yang terkoneksi ke internet melalui

fasilitas ADSL (Speedy) dari Telkom.

Adapun topologi jaringan yang sudah ada pada fakultas

Kedokteran dan Kesehatan Masyarakat serta dan fakultas.Teknik

adalah sebagai berikut.

a. Topologi jaringan Fakultas Kesehatan dan Kedokteran


b. Topologi jaringan Fakultas Teknik

c. Topologi jaringan Fakultas-fakultas lainnya

Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 10

2. Sumberdaya manusia

Berdasarkan identifikasi, ketersediaan SDM dalam bidang teknik

yang diharapkan akan mengelola dan mengoperasikan TIK di UMJ

masih belum memadai, baik dari aspek jumlah maupun

kualifikasinya. Dari segi kemampuan dan pengalaman, beberapa

tenaga yang dinilai sudah mampu hanya terdapat di FKK, FT dan

Puskom, itupun jumlahnya masih belum memadai, yaitu.

1. Rektorat 2 orang

2. Fakultas Kedokteran dan Kesehatan 4 orang

3. Fakultas ilmu sosial dan Politik 1 orang

4. Fakultas Agama Islam 1 orang

5. Fakultas Teknil 2 orang

6. Fakultas Ekonomi 2 orang

7. Pasca sarjana 2 orang


Sedangkan SDM yang nantinya akan mengelola dan mengoperasikan

SI, baru terdapat pada Fakultas Teknik saja.

Berdasarkan identifikasi tersebut, maka dengan tenaga atau SDM

yang ada, tidak akan mampu mengelola system TIK yang akan

dikembangkan.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Pada saat ini ada 3 SIM yang telah dipergunakan, selesai

dikembangkan dan dalam tahap pengembangan, yaitu:

SIM akademik yang digunakan oleh Fakultas Teknik

SIM akademik yang dikembangkan oleh Rektorat UMJ

SIM yang dikembangkan oleh Fakultas Agama Islam

Dari ketiga SIM tersebut, SIM yang telah dipergunakan adalah

SIM Fakultas Teknik. SIM tersebut selain dipergunakan oleh

Fakultas Teknik, juga telah dipergunakan oleh Fakultas Ilmu

Pendidikan. Walaupun sesungguhnya lisensi SIM tersebut hanya

diijinkan untuk dipegunakan di 1 (satu) faklutas saja.

B. Analisis

A. Sistem Informasi Manajemen

a. Aplikasi/Software

System informasi manajemen (SIM) untuk suatu perguruan

tinggi, idealnya merupakan suatu system lengkap dalam

bentuk modular, sehingga pengembangannya bisa dilakukan

secara bertahap sesuai dengan. Sistem terdiri dari modul-

modul berikut, (1) system informasi akademik (SIAK), (2)


keuangan(SKU), (3) asset dan fasilitas (SIASEF), (4) sumber

daya manusia (SDM), (5) sistem penerimaan siswa baru (PMB),

(6) perpustakaan (E-Library), (7) layanan informasi (Portal),

(8) serta layanan pembelajaran elektronik (LMS dan E-

learning).

Pada saat ini SIM yang dikembangkan oleh UMJ, baru pada

modul system informasi akademik (SIAK).

Ada 3 (tiga) SIM yang dianalisis oleh tim yaitu SIM yang

dikembangkan dan dipergunakan oleh Fakultas Teknik, SIM yang

dikembangkan oleh Rektorat dan SIM yang dikembangkan oleh

Fakultas Agama Islam.

b. Dasar analisis

Dalam melakukan analisis, tim menganalisis software atau

aplikasi dan vendor/pengembang SIM tersebut, dengan

memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut.

a) Soft ware/aplikasi

■ Keandalannya teruji

telah berapa lama dan oleh berapa institusi

aplikasi telah dipergunakan,

seberapa andal dalam kemudahan dan kelancaran

apabila diakses oleh ribuan pengguna dalam waktu

yang bersamaan

■ Berbasis Web dan jaringan

Sebagai suati system informasi yang diharapkan

memberikan kemudahan bagi penggunanya, dituntut

kemampuan akses yang sifatnya kapan saja (24jam/7hari)


dan dapat diakses dari mana saja, maka system harus

berbasis web dan jaringan. Dengan demikian maka dapat

dilakukan transaksi data secara on-line, seperti

penerimaan mahasiswa baru, pengisian KRS, dan lain-

lain secara on-line.

■ Kebutuhan dasar dan pelaporan EPSBED

SIM akademik harus mampu memenuhi kebutuhan dasar yang

meliputi data dan transaksi mahasiswa, dosen, karyawan

dan sarpras, terutama memiliki kemampuan yang berkaitan

dengan pelaporan EPSBED.

■ Mampu mememenuhi kebutuhan jangka panjang

SIM harus mampu mengakomodasikan kebutuhan jangka

panjang, minimal 10 tahun ke depan, dengan menggunakan

system arsitektur yang memungkinkan dilakukannya

pengembangan untuk penyesuaian-penyesuaian, tanpa

merubah arsitektur dasar.

■ Minimal bug

SIM yang ideal adalah bebas dari kesalahan-kesalahan

pemrograman. Untuk itu biasanya diperlukan waktu untuk

menyempurnakan hasil pengembangann SIM tahap pertama,

yang biasanya dikenal dengan nama versi Beta.

Kesalahan-kesalahan biasanya diketemukan dalam proses

penggunaannya, yang kemudian oleh vendor/pengembangnya

dilakukan perbaikan secara terus menerus yang terkadang

memerlukan waktu setahun atau lebih, sehingga SIM

tersebut (versi Beta) menjadi sempurna.


■ Security.

SIM atau aplikasi apapun yang berbasis web yang andal

harus mampu untuk menangkal berbagai serangan. Untuk

itu aplikasi harus memiliki system keamanan (security)

yang andal. Untuk SIM akademik berbasis Web, paling

tidak harus memiliki system keamanan yang mampu

menangkal serangan-serangan sebagai berikut.

Kemampuan menangkal serangan Denial of Sevices (DoS)

Serangan Denial of Sevices (DoS) adalah adalah jenis

serangan terhadap sebuah komputer atau server di

dalam jaringan internet dengan cara menghabiskan

sumber (resource) yang dimiliki oleh komputer tersebut

sampai komputer tersebut tidak dapat menjalankan

fungsinya dengan benar sehingga secara tidak langsung

mencegah pengguna lain untuk memperoleh akses layanan

dari komputer yang diserang tersebut.

Dalam sebuah serangan Denial of Service, si penyerang

akan mencoba untuk mencegah akses seorang pengguna

terhadap sistem atau jaringan dengan menggunakan

beberapa cara, yakni sebagai berikut:

Membanjiri lalu lintas jaringan dengan banyak datasehingga lalu lintas jaringan yang datang daripengguna yang terdaftar menjadi tidak dapat masukke dalam sistem jaringan. Teknik ini disebutsebagai traffic flooding.

Membanjiri jaringan dengan banyak request terhadapsebuah layanan jaringan yang disedakan oleh sebuahhost sehingga request yang datang dari pengguna


terdaftar tidak dapat dilayani oleh layanantersebut. Teknik ini disebut sebagai request flooding.

Mengganggu komunikasi antara sebuah host dan

kliennya yang terdaftar dengan menggunakan banyak

cara, termasuk dengan mengubah informasi

konfigurasi sistem atau bahkan perusakan fisik

terhadap komponen dan server.

Kemampuan menangkal serangan serangan SQL Injection

a) SQL injection adalah sebuah aksi hacking yang

dilakukan di aplikasi client dengan cara

memodifikasi perintah SQL yang ada di memori

aplikasi client.

b) SQL Injection merupakan teknik mengeksploitasi web

aplikasi yang didalamnya menggunakan database

untuk penyimpanan data.

Serangan SQL Injection ini sangat berbahaya karena

Teknik ini memungkinkan seseorang dapat login

kedalam sistem tanpa harus memiliki account.

Selain itu SQL injection juga memungkinkan

seseorang merubah, menghapus, maupun menambahkan

data–data yang berada didalam database.

Bahkan yang lebih berbahaya lagi yaitu mematikan

database itu sendiri, sehingga tidak bisa

memberi layanan.

Kemampuan menangkal serangan Cross Site Scripting (XSS)


Cross Site Scripting atau disingkat XSS merupakan

kelemahan siatem keamanan pada komputer yang didapat

pada aplikasi web yang mengandung serangan yang

menginjeksi client-side script pada halaman web yang

dilihat oleh orang lain.

Skema popular dalam hal pencurian cookies pada

jaringan Internet menjadi bagian dalam kerawanan

serangan XSS (Cross-Site Scripting). Sekali cookie

didapatkan, penyerang aktif dapat mencuri isi dalam

cookie, mengarahkan browser pada aplikasi-aplikasi

berbasis web (e-mail) dan dapat mengakses account tanpa

perlu menghabiskan waktu untuk melakukan cracking

untuk mencari kombinasi username & password yang

cocok.

Hal ini membawa implikasi yang buruk tergantung

dengan aplikasi yang sedang dibuka: penyerang dapat

membaca surat-surat korbannya, mengakses account di

bank dan menulis check untuk melakukan pembayaran

secara online atau membeli barang menggunakan cached

retail credit information dan lain-lain.

Kemampuan menangkal serangan Session hijacking

Istilah sesi pembajakan (session hijacking) umumnya

digunakan untuk menggambarkan proses sebuah koneksi

TCP yang diambil alih oleh sebuah rangkaian serangan

yang sudah dapat diprediksi sebelumnya. Session hijacking

merupakan aksi pengambilan kendali session milik user


lain setelah sebelumnya “pembajak” berhasil

memperoleh autentifikasi ID session yang biasanya

tersimpan dalam cookies. Session hijacking

menggunakan metode captured, brute forced atau

reserve enggineered guna memperoleh ID session, yang

untuk selanjutnya pembajak memegang kendali atas

session yang dimiliki oleh user lain tersebut selama

session berlangsung.

Dengan demikian Session Hijacking merupakan suatu

serangan yang memanfaatkan nilai cookies dan token

session milik user atau client lain yang dicuri atau

ditangkap lewat sniffer.

■ Kemampuan integrasi dengan SIM eksisting

SIM atau aplikasi harus mampu mengintegrasikan,

aplikasi-aplikasi yang telah ada sebelumnya di UMJ,

sehingga tidak terjadi pemubaziran biaya, waktu dan

tenaga.

b) Vendor

Hal lain yang harus mendapatkan perhatian untuk aplikasi

yang dikembangkan oleh pihak ketiga (vendor/pengembang),

adalah bonafiditas dari pengembang itu sendiri. Analisis

vendor atau pengembang meliputi aspek-aspek berikut.

■ Komitmen

■ Kemampuan melakukan updating/upgrading secara

berkesinambungan


■ Kemampuan melakukan maintenance melalui after sales

service dan kontrak servce yang dijamin dapat

dilaksankan dengan baik

■ Pengalaman dan track record yang terpuji dalam

mengembangkan aplikasi SIM akademik

■ History/track record

■ Dukungan SDM yang memiliki kompetensi dan kualifikasi

yang sesuai

■ Kemampuan melakukan supporting (pendampingan), dengan

kecukupan dan kemampuan SDM dan sarana pendukung yang

memadai

C. Hasil analisis

a) SIM (Aplikasi/Software)

1) SIM Fakultas Teknik (Sistem Informasi Akademik/SIKAD)

SIKAD (Sistem Informasi Akademik) dikembangkan oleh

vendor SUTEKI dari Bandung, dan telah dipergunakan lebih

dari 10 perguruan tinggi umum dan Islam di Indonesia, dan

telah disesuaikan dengan kebutuhan FT-UMJ dengan struktur

fitur sebagai berikut.



Dosen Upload nilai nilai Upload bahan kuliah Upload tugas Lihat KRH online mahasiswa PA Lihat nilai mahasiswa PA Lihat data pribadi

Mahasiswa

Lihat data pribadi Lihat nilai Lihat nilai semester pendek (SP) Mengisi KRS Melihat KHS

KaryawanAkademik

MasterAkademik

Badan hukum Dosen Mahasiswa Alumni

SemesterReguler

KurikulumProdi

Cari kurikulum Tambah MK Copy kurikulum KRS

Nilai Kuliah Komponen MK Edit otomatis Edit manual Edit per-mahasiswa

Jadwal kuliah Cetak kartu

Semesterpendek

Kurikulum Nilai Cetak kartu

Karyawankeuangan

Cari mahasiswa Entry pembayaran Komponen pembayaran

PMB Tambah calon mahasiswa Cari calon mahasiswa Rekapitulasi mahasiswa Nilai calon mahasiswa

20

■ Keandalan.

Sistem Informasi Akademik telah dikembangkan oleh

vendor dan dipergunakan di berbagai institusi

pendidikan sejak tahun 2002

Telah dipergunakan di FT-UMJ sejak tahun 2008

Selama dipergunakan di FT-UMJ, SIM dapat

dipergunakan tanpa keluhan

Dengan demikian keandalan aplikasi ini telah teruji

■ Berbasis Web/jaringan

Sistem informasi akademik yang dipergunakan oleh

fakultas teknik dapat dikembangkan berbasis jaringan

lokal (LAN) maupun internet sehingga memudahkan

koordinasi dan efektif kerja, dan mampu memberikan

layanan online.

■ EPSBED

Sistem Informasi Akademik mampu memenuhi kebutuhan

pembuatan laporan Perguruan Tinggi, diantaranya

pembuatan laporan EPSBED SK-034 (Evaluasi Program Studi

Berbasiskan Evaluasi Diri) yang diserahkan kepada DIKTI

setiap semester serta SK-108 untuk perpanjangan izin

program studi secara OTOMATIS

■ Kemampuan pengembangan jangka panjang

Sistem Informasi Akademik dikembangkan secara

berkesinambungan dan konsisten untuk meningkatkan


kemampuannya terutama dalam penyesuaian dengan

kebutuhan-kebutuhan yang terus berkembang

versi terbaru

■ Bug

Bug program (error) yang diketemukan terutama pada awal

penggunaannya telah ditangani dan diperbaiki dengan

segera oleh pengembang. Update perbaikan bug selain

secara fisik (on-location), juga dilakukan secara on-line

■ Security

Sistem Informasi Akademik telah dilengkapi dengan

system keamanan (security) yang mampu menangkal

serangan Denial of Sevices (DoS), SQL Injection,Cross Site Scripting

(XSS), dan Session hijacking.

2) SIM yang dikembangkan oleh Rektorat

Analisis terhadap Sistem Informasi Akademik yang

dikembangkan rektorat, didasarkan pada paparan yang

disampaikan oleh pihak rektorat, dan pengalaman

penggunaannya oleh FISIP dan Program Pasca Sarjana,

dengan hasil sebagai berikut.

SIM yang dikembangkan oleh vendor/pengembang PT. Citra

Murni Semesta adalah sistem informasi akademik, dengan

fitur KRS, absen, input nilai, pencetakan KHS/transkrip.

Hasil analisis


■ Keandalan.

Belum teruji karena baru dikembangkan sampai tahap

produk awal atau versi Beta.

■ Berbasis Web/jaringan

Sistem informasi akademik yang dikembangkan hanya

berbasis jaringan lokal (LAN) sehingga tidak mampu

untuk melayani kebutuhan on-line.

■ EPSBED

Sistem Informasi Akademik tidak memiliki kemampuan

memenuhi kebutuhan pembuatan laporan EPSBED (Evaluasi

Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) maupun untuk

perpanjangan izin program studi secara otomatis.

■ Kemampuan pengembangan jangka panjang

Dengan telah terhentinya kerjasama maka tidak ada lagi

dukungan dari vendor, sehingga menyulitkan untuk

pengembangan lebih lanjut.

■ Bug

Banyak bug program (error) yang diketemukan selama

Sistem Informasi Akademik di ujicoba penggunaannya oleh

FISIP dan Program Pasca sarjana. Namun karena

terhentinya kerjasama dengan vendor, bugs tersebut

tidak dapat diperbaiki.


Selama masa ujicoba secara stand-allone yang dilakukan

oleh FISIP dan Pasca Sarjana Secara, diketemukan bug

program (error) sebagai berikut.

FISIP

Nilai Kartu Hasil Studi (KHS) dengan nilai transkrip

sering terjadi perbedaan.

KHS Tidak sama antara yang dilayar dengan yang

dicetak printer. KHS/Transkrip di layar terlihat

benar namun di cetak di printer ada mata kuliah yang

tercetak salah.

Mahasiswa belum menempuh matakuliah, dalam transkrip

nilai sudah muncul/nampak nilainya.

Nama dosen pengasuh tidak sesuai dengan mata kuliah

yang di ampu, padahal dalam pengentrian sudah

sesuai.

Nilai-nilai mahasiswa angkatan dari tahun 1996 dan

sebelumnya tidak ada/muncul.

Pengambilan matakuliah pada semester berikutnya

tidak sesuai dengan batas indeks prestasi mahasiswa

(IPK) yang sudah menjadi ketentuan universitas.

Nama-nama mahasiswa yang aktif tidak semua bisa

muncul

Nama-nama mahasiswa berbeda dengan print outnya.


Out put nama mata kuliah tidak sesuai dengan mata

kuliah yang di input (contoh: mengentri MK

Kepepimpinan yang keluar MSDM)

Dosen Penasehat akademik (PA) tidah muncul/ atau

bisa berubah.

Belum dapat melihat daftar nama mahasiswa setiap

dosen PA

Mahasiswa yang belum dapat PA tidak nampak

Belum bisa mengetahui/dipisahkan mahasiswa Reguler

dan kelas khusus

Print out daftar nilai sering tidak sesuai/ padahal

dalam satu perintah.

Pasca Sarjana

Penanda tanganan transkip nilai akhir masih dekan

dan rektor, bukan direktur pasca sarjana

Masih ada data yang hilang dan tidak bisa terbuka,

sehingga menyulitkan mendata mahasiswa di bawah

tahun 2000

Ada beberapa yang belum compatible dengan program

EPSBED, sehingga menyulitkan untuk program tersebut

Program ini sepertinya di peruntukan untuk program

S1 dan D3 belum mengakomodir untuk S2

■ Security

Sistem Informasi Akademik tidak dilengkapi dengan

system keamanan (security).


D. SIM yang dikembangkan oleh Fakultas Agama Islam

SIM yang direncanakan dikembangkan oleh Fakultas Agama

Islam (FAI), merupakan SM lengkap yang terdiri dari 8

modul, yaitu akademik, keuangan, manajemen inventori

(assest), perpustakaan, e-learning, portal informasi dan

pelaporan(EPSBED dan Kemenag).

Pengembangan Sistem Informasi Akademik oleh FAI telah

dihentikan pengembangannya oleh Dekan, dan diputuskan

bahwa FAI akan menggunakan Sistem Informasi yang akan

dipergunakan untuk seluruh fakultas di UMJ. Dengan

demikian tim tidak melakukan analisis lebih jauh terhadap

Sistem Informasi Akademik yang dikembangkan oleh FAI.

B. Infrastruktur

Pengembangan infrastruktur jaringan di UMJ nantinya

difokuskan pada pembangunan aksessibilitas dari Fakultas-

Fakultas, lembaga dan unit-unit yang ada dilingkungan kampus

UMJ Cirendeu maupun kampus di Cempaka Putih dengan

mengoptimalkan infrastruktur yang ada sehingga setiap unit,

lembaga dan Fakultas dapat terhubung dengan jaringan

internet dan intranet.

Dari hasil identifikasi terlihat bahwa:


Di antara infrastruktur jaringan yang ada, maka

infrastruktur jaringan yang paling siap adalah yang ada

di Fakultas Kedokteran. Jaringan tersebut telah

menghubungkan kampus kedokteran Cirendeu dengan kampus

kedokteran Cempaka Putih, dan RS Sukapura dan RS Podok

Kopi

Belum ada jaringan intranet baik menggunakan kabel atau

wire less yang menghubungkan seluruh fakultas dan gedung

rektorat

Dengan demikian infrastruktur jaringan di FKK, dapat

dijadikan sebagai basis pengembangan infrastruktur jaringan

universitas.

C. Organisasi dan Sumberdaya manusia (SDM)

Organisasi yang bertanggungjawab terhadap pengembangan dan

pengelolaan TIK dalam sebuah universitas idealnya menempati

tingkatan yang stratejik, karena aktivitas dan program kerja

TIK akan berdampak langsung bagi langkah-langkah stratejik

organisasi.

Sebagai unit yang bertanggungjawab terhadap TIK di

universitas, paling tidak Puskom memiliki tugas dan tanggung

jawab sebagai berikut.

Menjaga dan memelihara infrastruktur jaringan komputer

universitas

Menjaga dan memelihara data center

Menjaga dan memelihara main database dan back-up database


Menjaga dan memelihara perangkat komputer

Menjaga dan memelihara portal atau web universitas

Menjaga dan mengembangkan manajemen sistem informasi

Menjaga dan menjamin keandalan koneksi intranet /

internet

Menjaga dan menjamin keandalan koneksi intranet /

internet

Mengadakan Pelatihan yang berkaitan dengan peningkatan

SDM dibidang teknologi informasi dan komunikasi

Memgikuti perkembangan kemajuan teknologi dan

meningkatkan kemampuan dan pengetahuan TIK bagi seluruh

staf dan pimpinan

Dalam struktur organisasi UMJ, terdapat Pusat Komputer

(Puskom) yang bertugas untuk menangani semua aktivitas TIK

universitas. Namun karena tenaga TIK yang ada hanya 2 orang,

maka Puskom belum dapat menjalankan peranannya secara

optimal.

D. Rekomendasi

Berdasarkan hasil analisis terhadap kondisi eksisting SIM,

infrastruktur, organisasi, dan SDM, tim merekomendasikan hal-hal

sebagai berikut:

9. Mengembangkan Sistem Informasi Akademik yang dipergunakn Fak.

Teknik sebagai basis pengembangan Sistem Informasi Akademik

universitas


10. Mengembangkan infrastruktur jaringan di Fakultas Kedokteran

dan Kesehatan, menjadi basis infrastruktur jaringan

universitas, yang menghubungkan rektorat dan semua fakultas

terhubung dalam suatu jaringan intranet

11. Mengkoneksikan LAN Fakultas Teknik jaringan universitas,

melalui fakultas kedokteran Cempaka Putih

12. Mengembangkan ruang server di Fakultas Kedokteran dan

Kesehatan sebagai Data Center universitas

13. Melakukan sentralisasi koneksi internet broad-band secara

lease-line satu pintu melalui data center

14. Melakukan penguatan terhadap Puskom sebagai unit organisasi

yang bertanggungjawab terhadap pengembangan, dan pemeliharaan

sistem TIK universitas

15. Menambah dan melatih tenaga teknis TIK untuk Puskom, data

center dan tiap-tiap fakultas

Bab RENCANA PENGEMBANGANIII

A. TARGET LAYANAN

ntuk mendukung visi dan misi universitas dan mengacu pada

Renstra UMJ tahun 2011 – 2015, perlu ditetapkan target

maksimal beban yang akan dilayani oleh sistem TIK, agar

sistem yang akan dikembangkan mampu mengantisipasi kebutuhan 20

tahun ke depan, sehingga nantinya diharapkan tidak ada

URancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 30

pengembangan yang bersifat tambal sulm, terutama menyangkut

masalah yang sangat prisipal seperti kapasitas, keandalan dan

jaminan kemudahan akses.

Penetapan target kemampuan infrastruktur ini diperlukan

sebagai landasan untuk merancang dan mengembangkan infrastruktur,

system informasi manajemen, kapasitas konelksi internet,

sumberdaya manusia, sarana dan prasarana pendukung, sistem

pembelajaran berbasis TIK, serta organisasi.

Untuk mendukung realisasi visi dan misi universitas, system

TIK yang akan dibangun dirancang dengan target untuk mampu

memenuhi kebutuhan transaksi data bagi 100.000 mahasiswa dan

4.000 dosen. Sistem juga dirancang untuk mampu menangani

perkembangan koneksi dengan sekitar 25 rumah sakit yang akan

dijadikan mitra kerja fakultas kesehatan dan kedokteran.

Untuk itu infrastruktur yang diusulkan untuk dikembangkan,

diharapkan akan mampu untuk melayani 100.000 mahasiswa dan 4.000

dosen adalah sebagai berikut:

a. Kapasitas Bandwidth Jaringan

Mhsw 128 kbps x 100.000 = 12,800 Gbps

Dosen 256 kbps x 4.000 = 1,024 Gbps

= Total 15 GB

b. Kapasitas Bandwidth Internet Mahasiswa dan dosen = 100 Mbps

B. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


Penyediaan sistem informasi sebagai pendukung proses

administrasi pendidikan pada sebuah perguruan tinggi

merupakan suatu kepentingan yang mutlak pada era saat ini.

Pemenuhan kebutuhan akan sistem informasi bagi semua jenis

organisasi menyebabkan perkembangan sistem informasi yang begitu

pesat.

Sebagaimana telah disinggung di atas, kedepan UMJ akan

dilengkapi dengan system informasi yang meliputi (1) system

informasi akademik, (2) system informasi keuangan, (3) system

informasi asset dan fasilitas, (4) system informasi sumber daya

manusia, (5) sistem penerimaan siswa baru, (6) perpustakaan (E-

library), (7) layanan informasi, (8) serta layanan pembelajaran

elektronik (E-learning).

Secara keseluruhan SIM yang akan dikembangkan akan meliputi

modul-modul sebagai berikut.


1. Sistem informasi akademik (SIAK/SIKAD)

Sistem Informasi Akademik merupakan suatu kebutuhan yang

mutlak bagi pelayanan pendidikan terutama pada perguruan tinggi,

sehingga dapat memberikan kemudahan dalam administrasi bagi

perguruan tinggi yang menerapkannya. Dengan adanya Sistem

Informasi Akademik, bukan hanya pelayanan terhadap mahasiswa

yang menjadi lebih baik tetapi juga pelayanan untuk seluruh

pihak terkait dengan proses akademik yang ada seperti staf

pengajar, biro administrasi bahkan orangtua dan alumni.

Peranan Sistem Informasi Akademik yang signifikan inilah

yang tentu saja harus diimbangi dengan pengaturan dan

pengelolaan yang tepat sehingga kerugian–kerugian yang mungkin

terjadi dapat dihindari. Kerugian yang dimaksud ias dalam bentuk

informasi yang tidak akurat yang disebabkan oleh pemrosesan data

yang salah sehingga dapat mempengaruhi pengambilan keputusan

yang salah pula. Keamanan asetnya salah satunya adalah data

tidak terjaga, integritas data yang tidak dapat dipertahankan,

hal–hal inilah yang dapat mempengaruhi efektifitas dan efisiensi

dalam pencapaian tujuan dan strategi organisasi.

Beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan dalam

pengembangan sistem informasi akademik, antara lain


User Friendly.

Disain tampilan dan menu-menu yang mudah dioperasikan

dengan tidak menghilangkan informasi penting yang ingin

disampaikan.

Sesuai dengan kebutuhan Perguruan Tinggi.

Sistem informasi akademik dirancang untuk mengakomodasi

kebutuhan sistem akademik pada UMJ, jadi harus mampu

mengakomodir kebutuhan SIM UMJ, seperti sistem pengambilan

mata kuliah, format transkrip nilai, pengelolaan data

mahasiswa dan dosen, pengelolaan program studi dan hal yang

sangat penting ialah sistem informasi akademik yang akan

dikembangkan harus mampu mengakomodir kebutuhan Fakultas

Kedokteran.

Kompatibel dengan laporan DIKTI (SK-034)

Sistem informasi akademik dapat mengakomodir kebutuhan

pembuatan laporan EPSBED (Evaluasi Program Studi

Berbasiskan Evaluasi Diri) SK-034 dari DIKTI. Sehingga

laporan ke DIKTI setiap semester dapat dibuat dengan cepat

dan akurat karena diambil dari ‘transaksi’ kegiatan harian

instansi Anda.

Sistem informasi akademik yang akan dikembangkan minimal

harus memiliki fitur-firur sebagai berikut.

1. Data Stikes Medistra Indonesia

2. Data Program studi

3. Data Dosen


4. Data Mahasiswa

5. Data Alumni

6. Data Mata Kuliah

7. Data Kurikulum

8. Data Komponen Nilai Mata Kuliah

9. Data Nilai Mahasiswa

10. Transkrip Nilai

11. Semester Pendek

12. Konversi Nilai Mata Kuliah

13. Keuangan Mahasiswa

14. Bahan Kuliah dan Tugas Kuliah

15. Data Referensi DIKTI

16. Migrasi Data ke Laporan EPSBED (SK-034 DIKTI)

17. Back up Data

18. KRS Online

Secara keseluruhan system informasi akademik dapar digambarkan

sebagai berikut.


BANK ALUMNI

PERPUSTAKAAN

Input isian KRSInput jawaban tugas kuliahInput jawaban quiz / ujianInput / update data akademikInput komentar / komplain mahasiswaInput pemesanan pinjaman bukuperpustakaanInput informasi buku / jurnal baruInput form isian ujian

Input bahan materi ajarInput soal ujian / quizInput komentar / jawaban Input nilai mata kuliah

Input katalogInput buku/bahan ajar cetakInput buku/bahan ajar elektronikInput e-book

DOSENMAHASISWA

CALON MAHASISWABARU

ADMINISTRASIDAN

KEPEGAWAIAN BAGIANAKADEMIK

Input /update data alumniInput informasi alumniInput komentar

Informasi rencana studiInformasi pembayaranInformasi kalenderakademikInformasi tugas kuliahInformasi soal quiz / ujianInformasi jawabankomplain / komentar dosenInformasi hasil ujianInformasi kelulusanpeminjaman perpustakaanInformasi buku / jurnal baruInformasi nilai MKInformasi bahan ajarInformasi alumni

LAPORANEPSBED

DIKTI

Informasi Penerimaan Mahasiswa BaruInformasi form pendaftaran mahasiswa baruInformasi kalender akademikInformasi Universitas dan Fakultas

CALON MAHASISWABARU

MAHASISWADOSEN

SISTEM INFORMASI AKADEMIKSTIKES MEDISTRA INDONESIA

(SIAMED)

Input /UpdateStatus

pembayaran

ORANG TUA/WALIMAHASISWA

Informasi hasil studi dan aktivitasmahasiswa

Informasi Universitas

MASYARAKAT


Input Form IsianPendaftaran

Input dataDosen danKaryawan

Informasi kalender akademik

Informasi tugas kuliah Informasi komplain / komentar mahasiswa

Informasi hasil ujian Informasi perpustakaan Informasi buku / jurnal baru

Informasi ujian

SemesterReguler/pendek

Kurikulum Edit MK Edit per-mahasiswa Jadwal kuliah Cetak kartu(KRS/KHS)

36

2. Sistem informasi masyarakat (Portal/Website)

Portal atau website merupakan bagian tak terpisahkan dari

system informasi akademik, jadi bagian ni merupakan front-end,

sedangan system informasi akademik merupakan back-end dari system

informasi majajemen secara keseluruhan.

Website atau portal berfungsi sebagai media dalam

pertukaran informasi baik secara internal untuk civitas

akademika, maupun eksternal bagi masyarakat luas. Website yang

digunakan disini bersifat dinamis. User tidak hanya dapat melihat

informasi yang disajikan, namun juga dapat memberikan (input)

informasi kedalam website, tentunya dengan pembatasan hak akses

yang akan didefinisikan terlebih dahulu pada saat pengembangan

sistem.

3. Sistem Informasi Keuangan

Modul Sistem Informasi Keuangan,merupakan sistem aplikasi

berbasis web yang digunakan untuk mengelola data Keuangan UMJ.

Aplikasi ini juga dapat menghasilkan laporan keuangan. Laporan

yang bisa dihasilkan antara lain : Register jurnal umum, jurnal

koreksi, kas masuk, kas keluar, laporan buku besar, buku besar

pembantu, arus kas, laporan aktivitas, dan neraca.

Dengan ditetapkannya perubahan sistem keuangan yang

semula dikelola oleh masing-masing fakultas menjadi terpusat di

rektorat, maka SIM Keuangan UMJ, secara rinci akan menunggu

selesainya SOP keuangan yang sedang dikerjakan.


4. Sistem Informasi Kepegawaian

Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sistem yang

dirancang untuk menangani masalah kepegawaian. Konten minimum

yang harus dimiliki SIM Kepegawaian dalam memberikan informasi

meliputi data pegawai, lamaran, rekrutmen, pelatihan, dan

evaluasi kinerja.

Sistem Informasi ini merupakan sistem informasi yang

terdiri dari beberapa modul aplikasi, diantaranya adalah modul

aplikasi training dan modul aplikasi e-Rekrutmen. Sistem ini

harus dapat menerima input data pegawai dari pegawai/staff, input

parameter rekrutmen, input informasi lowongan, input parameter

penilaian evaluasi kinerja dan input parameter training dari

bagian administrasi dan kepegawaian UMJ, serta input form isian

lamaran dari para pelamar yang diisi secara online melalui

internet.

Output dari sistem ini adalah informasi hasil evaluasi

kinerja pegawai dan informasi pelatihan untuk pegawai / staff,

informasi lowongan pekerjaan, informasi form lamaran pekerjaan

dan informasi hasil seleksi karyawan bagi pelamar. Selain itu,

sistem ini juga menghasilkan sistem informasi pegawai dan

informasi hasil evaluasi kinerja pegawai bagi pimpinan UMJ,

informasi pegawai bagi bagian keuangan dan informasi hasil

seleksi karyawan baru, nformasi form isian lamaran, informasi

pegawai, informasi hasil evaluasi kinerja pegawai serta informasi

training bagi bagian administrasi dan kepegawaian UMJ.


5. Sistem informasi alumniSistem informasi alumni dirancang untuk menangani

permasalahan alumni dan wadah lulusan pencari kerja serta

informasi kebutuhan tenaga kerja di industri, baik sektor publik

maupun swasta.

Modul ini harus mampu menerima input informasi lowongan

pekerjaan melalui internet, input informasi job expo, serta input

informasi alumni dari bagian alumni PTAB. Selain itu, aplikasi

ini harus mampu menerima input lamaran pekerjaan dari alumni dan

input data lulusan mahasiswa dari bagian akademik UMJ.

Output yang dihasilkan aplikasi ini adalah informasi

lowongan pekerjaan, informasi job expo dan informasi alumni bagi

alumni, informasi jumlah lulusan mahasiswa bagi bagian alumni

PTAB, informasi alumni dan informasi lulusan mahasiswa bagi

pimpinan UMJ serta informasi kebutuhan tenaga kerja dan informasi

alumni bagi bagian akademik UMJ.

6. Sistem informasi pembelajaran (E-learning)

Aplikasi e-Learning dirancang untuk memungkinkan

terjadinya proses belajarmengajar secara online, menggunakan

jaringan komputer dan komunikasi data baik Local Area Network (LAN)

maupun Wide Area Network (WAN).

Aplikasi e-Learning harus dapat menerima input minimal

berupa input jadwal kuliah dan informasi dosen dari bagian

akademik. Selain itu, ada juga input bahan materi ajar, input

soal ujian dan input nilai dari dosen. Dari sisi mahasiswa, input

yang dimasukkan adalah input daftar kuliah yang diambil (input


KRS), input tugas kuliah, input jawaban ujian online dan input

komplain mahasiswa terkait permasalahan perkuliahan.

Aplikasi ini akan memproses semua input yang masuk dan

minimal harus mampu menghasilkan informasi akademik mahasiswa

bagi bagian akademik, informasi jadwal mengajar, daftar mahasiswa

peserta kuliah, tugas kuliah, jawaban ujian dan komplain

mahasiswa bagi dosen. Aplikasi ini minimal juga harus dapat

memberikan informasi jadwal kuliah, informasi dosen, informasi

soal ujian online dan informasi bahan materi kuliah bagi mahasiswa.

7. Sistem informasi perpustakaan (e-library)

Salah satu fasilitas pendukung (supporting system) yang

esensial dalam sistem pembelajaran (learning) apa pun adalah

perpustakaan (library). Demikian pula dalam sistem e-learning,

ketersediaan sarana perpustakaan berbentuk e-library atau

perpustakaan digital (selanjutnya kedua istilah ini dapat

dipertukarkan), merupakan suatu keniscayaan.

Aplikasi e-Library merupakan aplikasi yang dirancang

untuk menangani permasalahan perpustakaan pada UMJ. Aplikasi ini

dapat pula berfungsi sebagai catalog online dalam pencarian

database buku-buku yang dimiliki oleh perpustakaan.

Modul ini dirancang untuk minimal dapat menerima input

catalog jurnal dan buku dari bagian perpustakaan, input informasi

buku / jurnal baru dan input pemesanan serta peminjaman buku dari

dosen dan mahasiswa, dan input informasi dosen dan mahasiswa dari

bagian akademik. Aplikasi ini minimal harus mampu memberikan


informasi akademik mahasiswa, informasi jurnal / buku baru dan

informasi history peminjaman buku untuk bagian perpustakaan.

Selain itu aplikasi ini juga harus dapat memberikan informasi

buku / jurnal dan informasi history peminjaman bagi dosen,

informasi buku / jurnal bagi masyarakat luas dan informasi buku /

jurnal serta informasi history peminjaman bagi mahasiswa.

.

Secara keseluruhan arsitektur System Informasi Manajemen

(SIM) yang dikembangkan adalah sebagai berikut.


C. ORGANISASI DAN SDM

Tidak ada satu struktur yang fit for all, sehingga tiap perguruan

tinggi harus melakukan modifikasi disesuaikan dengan kebutuhan

dan batasan-batasan yang ada. Yang juga harus menjadi

pertimbangan dari awal adalah apakah diperlukan staff

berkualifikasi Sistem Informatika (SI)/Teknik Informatika (TI)

di tiap fakultas atau unit kerja lain? dan bagaimana mekanisme

pertanggungjawaban dan koordinasi antara Unit Pengelola TIK

(Puskom) dengan staff SI/TI di tiap unit kerja tersebut?

Dalam rangka memberikan dukungan yang optimal terhadap

perencanaan, pengembangan dan implementasi TIK, maka secara

organisasi Puskom ke depan di usulkan sebagai berikut.

1. Kepala UPT Puskom, dibantu oleh Skretaris

2. Divisi Infrastruktur TIK Memiliki tugas dan fungsi

pemeliharaan hardware, software, dan sistem operasi,

kabel dan switching, routing, pengaturan bandwidth dan

firewall, penataan atau pemetaan topologi jaringan,

operasional jaringan dilingkungan UMJ yang menjadi

tanggung jawab universitas.

3. Divisi Pengembangan SI, Memiliki tugas dan fungsi

mengelola web hosting, aplikasi TI, bantuan teknis sistem

informasi, sistem backup, layanan instalasi software

aplikasi, pengembangan aplikasi berbasis TIK.


4. Divisi Layanan TIK, memiliki tugas dan fungsi layanan

informasi, email dan web server, video conference dan

internet global.

Secara keseluruhan tugas dan fungsi Puskom adalah sebagai

berikut.

Pengembangan aplikasi-aplikasi, baik secara inhouse atau kerjasama dengan pihak ketiga

Pemberian technical support atas aplikasi atas eskalasi dari ITHelpdesk

Pemeliharaan aplikasi dan perubahannya Pengelolaan rutin infrastruktur jaringan, server dan data center

Pengelolaan keamanan TI jaringan Pengelolaan backup data aplikasi kritikal Pelaksanaan Technical Support atas infrastruktur atas eskalasi dari IT Helpdesk

Penyelenggaraan training TIK untuk civitas Dengan demikian mengingat cakupan tugas dan tanggung jawabnya

tersebut, seyogyanya Puskom sebagai organisasi dikembangkan menjadi

Pusat Teknologi Informasi dan komunikasi (Pusat TIK/ICT Center)

Universitas Muhammaduyah Jakarta.

2. Pengembangan SDM

Faktor kunci bagi leberhasilan pendayagunaan TIK adalah SDM.

Untuk itu SDM harus dipersiapkan terlebih dahulu bersamaan

dengan proses perancangan dan implementasi TIK..

SDM yang perlu dipersiapkan, mulai dari perekrutan hingga

pelatihannya, meliputi.Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 43

1) Pengelola

2) Super admin

3) Teknisi jaringan dan perangkat

4) Tenaga system informasi

5) Operator SIM di tiap fakultas dan UPT

6) Pengembang konten

7) Pengguna yaitu dosen dan karyawan

8) Redaktur dan admin portal

Adapun penambahan SDM sesuai jumlah dan kualifikasi

disesuaikan dengan kebutuhan dan dilakukan secara bertahap

sesauai peraturan dan kemampuan universitas.

D. Infrastruktur

Untuk mendukung aplikasi/sistem informasi yang dihasilkan

di atas, maka diperlukan arsitektur teknologi informasi yang

dirancang menggunakan prinsip adaptif, dimana arsitektur TI

ini nantinya dapat bersifat fleksibel dan redevelop dalam

menghadapi perkembangan aplikasi/sistem informasi.

Untuk interface yang akan digunakan klien adalah web,

mengingat seluruh aplikasi/sistem informasi yang dirancang

menggunakan konsep web-based. Kemudian infrastruktur jaringan

yang digunakan adalah LAN dan WAN.

Untuk sistem keamanan digunakan firewall, aplikasi security,

dan antivirus. Pada layer aplikasi, akan digunakan PHP untuk

mengembangkan aplikasi/sistem informasi yang dirancang, serta

menggunakan open source untuk web server. Untuk mengantisipasi


pengembangan kedepan dengan platform aplikasi yang berbeda,

maka dirancang penggunaan middleware sebagai bridging system

berfungsi sebagai penghubung antar aplikasi dengan platform

berbeda maupun antara aplikasi dan database dengan platform

yang berbeda. Demi keamanan data, maka arsitektur ini

menggunakan 2 (dua) database server, satu sebagai database

server utama sedangkan satu sebagai cadangan jika terjadi

kegagalan pada database utama yang diletakkan pada lokasi yang

berbeda.

Gambar Arsitektur Jaringan Komputer dan komunikasi data


DATACENTER

REKTORAT

45

Secara keseluruhan topologi infrastruktur jaringan TIK

universitas yang menghubungkan seluruh Fakultas ,ik yang di

Cirendeu maupun yang di Cempaka Putih, Sekolah Pasca Sarjana,

dan Rektorat, digambarkan dalam gambar di bawah ini.

Dalam topologi jaringan topologi infrastruktur jaringan

TIK universitas tersebut telah dilengkapi dengan Disaster Recovery

System yang terletak di kampus Cempaka Putih, yang merupakan

system back-up terhadap seluruh server yang berada pada Data

Center di Cirendeu.


Gambar Topologi Infrastruktur Jaringan TIK universitas


DATABASE

SERVER

MAIL

SERVER

WEB SERVERAPP.

SERVE

CEMPAKA

PUTIHCIRENDEU

FAKULTA

S

FAKULTA

S

FAKULTA

S

FAKULTA

S

REKTORA

T

47

Bab IMPLEMENTASIII

B. TAHAPAN IMPLENTASI

mplementasi TIK UMJ akan dilakukan secara bertahap,

diharapkan akan dimulai pada tahun 2012 dan akan selesai

pada tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut.I1. Tahap 1 (tahun pertama)

a. Pengembangan Sistem Informasi Akademik (termasuk fasilitas

untuk mengelola semua aktifitas Fakultas Kedokteran, serta

sistem penerimaan mahasiswa baru dan pengisisn KRS secara

online).

b. Instalasi Sistem Informasi Akademik pada server data di

data center, yang akan dikelola secara sepenuhnya oleh

Rektorat.

c. Pengembangan SIM Keuangan yangterhubung secara real-time

on-lein ke Bank yang telah ditunjuk sebagai mitra. SIM

keuangan akan dipasang pada server data di data center,

untuk mendukung sistem keuangan terpusat yang akan dikelola

secara sepenuhnya oleh Rektorat.

d. Pengembangan Data Center berlokasi di Fakultas Kedokteran,

dan instalasi server data, server web, server e-mail,

server konten pembelajaran, dan instalasi sistem keamaan

perangkat keras dan perangkat lunak.


e. Pengembangan jaringan intranet yang akan menghubungkan

seluruh fakultas, pasca sarjana dan rektorat ke data

center.

f. Penguatan organisasi Puskom


h. Pelatihan operator di tiap fakultas dan rektorat

i. Pelatihan untuk dosen dan karyawan

Apabila Sistem Informasi Akademik telah dikembangkan,

maka sistem bisa dijalankan dengan memasangnya di server Data

Center, dan semua fakultas dan rektorat akan terhubung ke server

database dengan fasilitas koneksi internet. Artinya Sistem

Informasi Akademik sepenuhnya sudah bisa dioperasikan pada tahun

2012, kurang lebih 2 bulan setelah dimulai pengembangan,

instalasi dan pelatihan pengoperasiannya.

2. Tahap 2 (tahun kedua)

a. Pengembangan Sistem Informasi Sumberdaya Manusia (SDM),

sistem informasi asset dan fasilitas, perpustakaan (E-

library), dan Sistem Informasi pembelajaran (E-learning).

b. Pengkoneksian ke internet secara terpusat di Data Center

dan meniadakan koneksi internet di setiap fakultas, sebesar

50 Mbps yang kemudian secara berangsur akan ditingkatkan

menjadi 100 Mbps

c. Pengembangan Disaster Recovery System yang akan diletakkan

di kampus cempaka Putih

d. Membangun jaringan koneksi dengan Rumah Sakit yang menjadi

mitra Fakultas Kedokteran


e. Pelatihan operator di tiap fakultas dan rektorat

f. Pelatihan untuk dosen


C. BIAYA

Sementara biaya yang sudah bisa dihitung, ialah biaya

perkiraan pengembangan sistem informasi akademik dan system

informasi keuangan, dengan perkiraan sebagai berikut.

1. Sistem informasi akademik Rp

270.000.000,-

Meliputi Aplikasi SIA termasuk untuk FKK,

Migrasi data, Pelatihan, Pendampingan,

dan layanan up-grade

2. Sistem informasi keuangan Rp

70.000.000,-

PENUTUP

Universitas Muhammadiyah Jakarta telah mencanangkan visi,

yang dituangkan dalam Rencana Strategis UMJ, yaitu menjadi

universitas yang terkemuka, modern dan Islami. Untuk mendukung


hal tersebut maka dibutuhkan Perencanaan Strategis Teknologi

informasi dan Komunikasi (Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK

Universitas Muhammadiyah Jakarta) yang selaras dengan Rencana

Strategis TIK Universitas Muhammadiyah Jakarta. Ruang lingkup

Master Plan Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK Universitas

Muhammadiyah Jakarta berlaku untuk seluruh fakultas dan rektorat.

Dalam Master Plan Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK Universitas

Muhammadiyah Jakarta ini telah didefinisikan prinsip-prinsip dasar

yang berkaitan dengan pengelolaan sistem dan teknologi informasi

beserta pengelolaan keuangan dan SDM pada level rektorat,

fakultas dan sekolah pascasarjana.

Diharapkan Master Plan ini dapat menjadi acuan seluruh

civitas akademika, dalam mengembangkan TIK di Universitas

Muhammadiyah Jakarta, baik untuk mendukung proses pembelajaran

maupun penerapan sistem adminstrasi yang terbuka dan transparan,

dalam rangka mewujudkan cita-cita universitas sebagaimana

tertuang dalam Renstra UMJ 2011-2014.


RANCANG AN PENGEMBA NGAN DAN IMPLEMEN TASI UNIVERSIT AS MUHAMMA DIYAH JAKARTA 2012

Documents

Transcript of RANCANG AN PENGEMBA NGAN DAN IMPLEMEN TASI UNIVERSIT AS MUHAMMA DIYAH JAKARTA 2012