RANCANGAN PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA2012
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
TIM TIK-UMJ
1.Hardjito2.Kahfi Permana3.Arif
Fitrijanto4.Irfan Purnawan5.Setyawan
Istanto6.Bambang Agus
“Kegagalan Implementasi Teknologi Informasi dan Komunikasi(TIK) dalam Business Process Universitas, bukan akibat faktorteknis namun lebih kepada permasalahan non-teknis (faktormanusia, proses dan organisasi kerja)”
Curry, J. R. (2002). The Organizational Challenge: IT and
Revolution in Higher Education
Ringkasan Eksekutif
Pada saat ini pemanfaatan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) dalam bidang layanan akademik, administrasi dan
keuangan di perguruan tinggi sudah menjadi suatu kebutuhan.
Berdasarkan pengalaman institusi/satuan-pendidikan lain
baik di luar negeri maupun di Indonesia yang telah mendayagunakan
TIK, mereka telah memetik hasil yang cukup menggembirakan, antara
lain dengan meningkatnya kepercayaan mastyarakat dan meningkatnya
rangking perguruan tinggi yang diukur dalam Webmetrics. Oleh
karena itu pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
diyakini oleh UMJ, akan mampu menjawab tantangan saat ini dan
masa mendatang, dalam menghasilkan lulusan yang yang berkualitas
dan mampu bersaing secara global.
Sebagai langkah awal pendayagunaan TIK di UMJ, disusunlah
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK, sebgai landasan dan
panduan di dalam perencanaan, pengembangan dan implementasi TIK
Universitas Muhammadiyah Jakarta.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ iii
Pembahasan dalam dokumen ini diawali dengan identifikasi
SIM, jaringan, perangkat dan SDM yang telah ada, sehingga dalam
pengembangannya nanti semua sumberdaya yang telah tersedia dapat
tetap dimanfaatkan. Dari hasil identifikasi, saat ini di UMJ yang
terdiri 8 fakultas, Sekolah Paska Sarjana dan Rektorat, memiliki
573 komputer (PC), 53 Laptop, 159 printer, 109 LCD Proyektor,
26MB koneksi internet, dan 60 Access Point (Wifi). Dari hasil
identifikasi juga diketahui baru ada dua fakultas yang telah
memiliki jaringan dan infrastruktur yang baik, yaitu Fakultas
Kedokteran dan Teknik. Sedangkan untuk sistem informasi yang
telah dikembangkan adalah SIM akademik. Ada dua SIM akademik,
yaitu yang telah dikembangkan oleh Rektorat dan Fakultas Teknik.
Sampai saat identifikasi dilakukan tercatat bahwa SDM yang
menangani TIK di seluruh fakultas dan rektorat ada 14 orang.
Berdasarkan hasil analisis terhadap kondisi eksisting
SIM, infrastruktur, organisasi, dan SDM, tim merekomendasikan
hal-hal sebagai berikut:
1. Mengembangkan Sistem Informasi Akademik yang dipergunakn Fak.
Teknik sebagai basis pengembangan Sistem Informasi Akademik
universitas
2. Mengembangkan infrastruktur jaringan di Fakultas Kedokteran
dan Kesehatan, menjadi basis infrastruktur jaringan
universitas, yang menghubungkan rektorat dan semua fakultas
terhubung dalam suatu jaringan intranet
3. Mengkoneksikan LAN Fakultas Teknik jaringan universitas,
melalui fakultas kedokteran Cempaka Putih
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ iv
4. Mengembangkan ruang server di Fakultas Kedokteran dan
Kesehatan sebagai Data Center universitas
5. Melakukan sentralisasi koneksi internet broad-band secara lease-
line satu pintu melalui data center
6. Melakukan penguatan terhadap Puskom sebagai unit organisasi
yang bertanggungjawab terhadap pengembangan, dan pemeliharaan
sistem TIK universitas
7. Menambah dan melatih tenaga teknis TIK untuk Puskom, data
center dan tiap-tiap fakultas
8. Implementasi TIK UMJ direncanakan akan dilakukan dalam dua
tahap.
Tahap 1 (tahun pertama).
a. Pengembangan Sistem Informasi Akademik (termasuk fasilitas
untuk mengelola semua aktifitas Fakultas Kedokteran, serta
sistem penerimaan mahasiswa baru dan pengisisn KRS secara
online).
b. Instalasi Sistem Informasi Akademik pada server data di
data center, yang akan dikelola secara sepenuhnya oleh
Rektorat.
c. Pengembangan SIM Keuangan yangterhubung secara real-time
on-lein ke Bank yang telah ditunjuk sebagai mitra. SIM
keuangan akan dipasang pada server data di data center,
untuk mendukung sistem keuangan terpusat yang akan dikelola
secara sepenuhnya oleh Rektorat.
d. Pengembangan Data Center berlokasi di Fakultas Kedokteran,
dan instalasi server data, server web, server e-mail,
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
server konten pembelajaran, dan instalasi sistem keamaan
perangkat keras dan perangkat lunak.
e. Pengembangan jaringan intranet yang akan menghubungkan
seluruh fakultas, pasca sarjana dan rektorat ke data
center.
f. Penguatan organisasi Puskom
g. Sosialisasi untuk semua Civitas
h. Pelatihan operator di tiap fakultas dan rektorat
i. Pelatihan untuk dosen dan karyawan
Tahap 2 (tahun ke dua).
a. Pengembangan Sistem Informasi Sumberdaya Manusia (SDM),
sistem informasi asset dan fasilitas, sistem Informasi
perpustakaan (E-library), dan sistem Informasi
pembelajaran (E-learning).
b. Pengkoneksian ke internet secara terpusat di Data Center
dan meniadakan koneksi internet di setiap fakultas, sebesar
50 Mbps yang kemudian secara berangsur akan ditingkatkan
menjadi 100 Mbps
c. Pengembangan Disaster Recovery System yang akan diletakkan
di kampus cempaka Putih
d. Membangun jaringan koneksi dengan Rumah Sakit yang menjadi
mitra Fakultas Kedokteran
e. Pelatihan operator di tiap fakultas dan rektorat
f. Pelatihan untuk dosen
g. Sosialisasi untuk semua Civitas
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ vi
Rekomendasi yang tertuang di dalam dokumen Rancangan
Pengembangan dan Implementasi TIK UMJ ini selayaknya didukung
oleh mekanisme dan pola pengelolaan TIK sehingga setiap
pelaksanaan program maupun kegiatan pengembangan TIK dapat lebih
optimal mulai dari perencanaan, operasional, hingga pemeliharaan.
Lebih dari itu petunjuk pelaksanaan juga seharusnya didefinisikan
untuk memberikan legitimasi atau payung hukum yang bersifat
mengikat bagi entitas-entitas yang terlibat dalam pengembangan
maupun pemanfaatan TIK di lingkup Universitas Muhammadiyah
Jakarta.
Diharapkan Master Plan ini dapat menjadi acuan seluruh
civitas akademika, dalam mengembangkan TIK di Universitas
Muhammadiyah Jakarta, baik untuk mendukung proses pembelajaran
maupun penerapan sistem adminstrasi yang terbuka dan transparan,
dalam rangka mewujudkan cita-cita universitas sebagaimana
tertuang dalam Renstra UMJ 2011-2014.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ vii
DAFTAR ISI
RINGKASAN EKSKUTIF i
BAB I. PENDAHULUANA.
B.
C.
Latar Belakang ……………………………………………………………
Universitas Muhammadiyah Jakarta ………………………………..…..
Tujuan Rencana Pengembangan TIK ………………………………….
1
3
4
BAB II. IDENTIFIKASI, ANALISIS DAN REKOMENDASIA.
B.
C.
D.
Identifikasi kapasitas TIK terpasang di UMJ
…………………………..
Analisis ……………………………………………………………………
Hasil Analisis ………………………………………………………………
Rekomendasi ………………………………………………………………
5
9
13
20
BAB III. RENCANA PENGEMBANGANA.
B.
C.
D
Target Layanan ……………………………………………………………..
Sistem Informasi Management ……………………………………………
Organisasi dan SDM ……………………………………………………….
Infrastruktur ………………………………………………………………….
21
22
29
31
BAB IV. IMPLEMENTASIA.
B.
Tahapan Implementasi ...…………………………………………………..
Biaya …………………………………………………………………………
34
35
BabPendahuluanI
A. Latar belakang
inamika perubahan peradaban manusia terutama didorong
oleh muncul dan berkembangnya teknologi informasi.
Seiring dengan perubahan ini, tantangan yang dihadapi
Universitas menjadi semakin dinamis dan kompleks. Tantangan
tersebut berupa kepeloporan atas perubahan-perubahan yang cerdas
dan inovatif agar dapat memberikan dampak positif bagi masyarakat
dengan berlandaskan kepada Tri Dharma Perguruan Tinggi.
DDewasa ini hampir semua bentuk organisasi, baik yang
berorientasi terhadap laba maupun nir-laba menggunakan berbagai
bentuk teknologi informasi untuk mendukung kegiatan
operasionalnya. Hal ini disebabkan teknologi informasi dan
komunikasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan bisnis.
Teknologi informasi dan komunikasi berperan sangat signifikan di
dalam memperoleh keuntungan kompetitif organisasi, meningkatkan
efisiensi dan keefektifan, juga sebagai alat kolaborasi dan
komunikasi.
Teknologi informasi dan komunikasi (TI) memungkinkan dunia
pendidikan tinggi membangun diferensiasi persaingan, memperkaya
lingkungan pembelajaran, dan meningkatkan keefektifian
organisasi, di samping memainkan peranan strategis dalam
mendukung prioritas pendidikan dan kegiatan lembaga pendidikan
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
tinggi (business.cisco.com, 2004). Teknologi informasi tidak
hanya mengubah cara yang dilakukan pada kegiatan operasional,
namun juga bagaimana proses pembelajaran dilakukan. Saat ini
kegiatan proses pembelajaran dapat dilakukan melalui pembelajaran
jarak jauh (distance learning), menggunakan teknologi teleconference,
Internet, video streaming, mobile learning dan sebagainya. Untuk
meningkatkan efisiensi, banyak perguruan tinggi telah
memanfaatkan TIK dan membangun jaringan untuk menghubungkan unit-
unit kerja yang ada di lingkungannya maupun dengan pihak
eksternal.
Universitas Muhammadiyah Jakarta telah mencanangkan visi,
yang dituangkan dalam Rencana Strategis UMJ, yaitu menjadi
universitas yang terkemuka, modern dan Islami, dan untuk
mendukung visi universitas tersebut serta cita-cita untuk menjadi
universitas kelas dunia dibutuhkan dukungan suatu sistem yang
dapat mengintegrasikan keseluruhan sistem yang telah ada dan akan
dikembangkan di masa mendatang.
Berdasarkan pengalaman institusi/satuan-pendidikan lain
baik di luar negeri maupun di Indonesia yang telah mendayagunakan
TIK, mereka telah memetik hasil yang cukup menggembirakan, antara
lain dengan meningkatnya kepercayaan mastyarakat dan meningkatnya
rangking yang diukur dalam Webmetrics. Oleh karena itu
pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) diyakini
oleh UMJ, akan mampu menjawab tantangan saat ini dan masa
mendatang, dalam menghasilkan lulusan yang yang berkualitas dan
mampu bersaing secara global. Pada saat ini pemanfaatan Teknologi
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam bidang layanan administrasi
dan akademik di perguruan tinggi menjadi sudah menjadi suatu
kebutuhan bukan hanya sekedar prestise.
Hal lain yang tak kalah pentingnya ialah penguatan tata
kelola, akuntabilitas dan citra publik lembaga pendidikan tinggi,
yang akan bermuara pada meningkatnya kinerja lembaga pendidikan
tinggi dan kualitas produk. Kebijakan ini akan bermakna manakala
dikaitkan dengan upaya pemenuhan layanan manajemen lembaga
pendidikan yang bermutu, program pengajaran, fasilitas
pendidikan, dan pendidik yang bermutu pula, kepada masyarakat dan
para pemangku kepentingan.
Penerapan TIK di UMJ bukan sekedar mengikuti tren global
melainkan merupakan suatu langkah strategis di dalam upaya
meningkatkan akses dan mutu layanan kepada pemangku kepentingan
dan masyarakat, dan menjadi tulang punggung sistem tata kelola
universitas menuju good university governance yang transparan dan
akuntabel.
Untuk mengembangkan TIK di UMJ, dibentuklah sebuah TIM TIK
yang beranggotakan perwakilan dari fakultas-fakultas yang ada di
UMJ. Tim yang berbentuk ad hoc ini diharapkan akan dapat membantu
Pusat Komputer (Puskom UMJ) yang secara organisasi bertanggung
jawab atas pengembangan dan pengelolaan TIK di Universitas
Muhammadiyah Jakarta.
B. Universitas Muhammadiyah Jakarta
Salah satu Keputusan Konprensi Majelis Pengajaran
Muhammadiyah yang diadakan di Pekalongan adalah mendirikanRancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
Fakultas Hukum dan Falsafah di Padang Panjang, yang secara resmi
dibuka pada tanggal 3 Rabi’ulakhir 1375 H, bertepatan dengan
tanggal 18 Nopember 1955.
Namun disebabkan berbagai hal dan berdasarkan Keputusan
Konprensi Majelis Pengajaran di Jakarta pada tahun 1956, Fakultas
Hukum dan Falsafah di Padang Panjang dipindahkan ke Jakarta,
dengan nama baru Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG), yang
kembali diresmikan pada tanggal 18 Nopember 1957.
Perkembangan selanjutnya, pada tahun 1958, PTPG
Muhammadiyah diubah menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
(FKIP) dalam lingkungan Universitas Muhammadiyah Jakarta (UMJ).
Sesuai dengan kebutuhan zaman, maka pada tanggal 21 September
1961 dibuka Fakultas Kesejahteraan Sosial (FKS), selanjut UMJ
terus tumbuh dan berkembang, dengan dibukanya Fakultas Tarbiyah
tahun 1962 dan pada tahun 1963 didirikan Fakultas Hukum, Ekonomi
dan Teknik. Hingga saat ini UMJ memiliki 8 (delapan) Fakultas, 6
(enam) Program Magister dan 3 (tiga) Program Diploma.
Menghadapi era globlisasi yang penuh dengan tantangan dan
perubahan, Universitas Muhammadiyah Jakarta berkomitmen untuk
menyiapkan lulusan yang menguasai ilmu pengetahuan, teknologi dan
seni dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat serta mewujudkan
masyarakat utama, yang siap bersaing dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang dilandasi nilai-nilai
Islam dan wawasan Kemuhammadiyahan, sekaligus menyiapkan lulusan
sebagai calon-calon pimpinan di masa akan datang.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
Adapun visi dan misi Universitas Muhammadiyah Jakarta
sebagaimana dituangkan dalam Renstra 2011 -2015 adalah sebagai
berikut.
1. Visi
Menjadikan Universitas yang terkemuka, Modern dan Islami
2. Misi
Mewujudkan keunggulan di bidang pendidikan pengajaran,
penelitian, pengabdian masyarakat dan Ke
Islaman/Kemuhammadiyahan.
Memanfaatkan teknologi informasi dalam menyelenggarakan
pendidikan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat
dan Ke Islaman/ Kemuhammadiyahan.
Menyelenggarakan pendidikan, pengajaran, penelitian dan
pengabdian masyarakat, dilandasi oleh etika, nilai dan
moral Islami.
3. Tujuan
Menyiapkan lulusan yang menguasai ilmu pengetahuan dan
teknologi serta seni untuk mewujudkan masyarakat utama
Menyiapkan lulusan yang dapat bersaing dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang dilandasi
nilai-nilai Islam dan Kemuhammadiyahan.
Menyiapkan lulusan menjadi calon kader pemimpin bangsa.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
C. Tujuan Rencana Pengembangan TIK
Adapun tujuan dususunnya Rencana Pengembangan TIK Universitas
Muhammadiyah Jakarta ini, adalah sebagai berikut:
1. Sebagai acuan pembangunan TIK dalam ke depan.
2. Menciptakan competitive advantage melalui implementasi TI.
3. Mendorong TI menjadi enabler bagi berbagai usaha peningkatan
kualitas, efektivitas, efisiensi dan akuntabilitas di
perguruan tinggi.
4. Peningkatan integrasi sistem, data dan layanan sehingga dapat
meningkatkan koherensi dengan layanan akademik dan manajemen
secara keseluruhan.
5. Mendukung pelaksaan manajemen yang transparasn dan akuntabel
8. Mewujudkan terselenggaranya layanan prima bagi seluruh
poemangku kepantingan
Bab IDENTIFIKASI, ANALISIS DAN REKOMENDASIII
A. Identifikasi kapasitas TIK terpasang di UMJ
ebagai dasar pengembangan TIK universitas secara
menyeluruh, dilakukanlah identifikasi kondisi eksisting
TIK di UMJ yang meliputi perangkat, jaringan, SDM dan
organisasi.
SRancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
Identifikasi telah dilakukan pada semua fakultas, pasca sarjana
dan rektorat dengan hasil sebagai berikut.
No. PERANGKAT RKTORAT FKK FISIP F HKM F PRTN F A I F I
P F TKNK FEKON
PASKA
Jmlh
1 Komputer Lab 50 42 - - - 18 - 138 46 23 317
2 KomputerAdministrasi 26 59 12 7 3 17 18 60 30 24 256
3 Komputer Server 2 2 1 1 - - 1 4 1 1 13
4 Laptop 6 18 6 - 14 - 2 7 53
5 Printer 17 40 9 3 3 14 13 21 17 22 159
6 Cctv -1(102) - - - - - 10 - 113
7 Lcd Proyektor 4 20 8 - - 12 18 11 14 22 109
8 Ruang Server 1 1 - - - 1 - 2 1 - 6
9 Koneksi Internet1 MB
8 MB INT 2 MB 1 MB 1 MB 2 MB
2 MB 13 MB 2 MB
2 MB
26 MB
- 25 MBIIX - - - - -
3 MBIIX - -
10 Jaringan (Lan) ADA ADA TDK TDK TDK TDK TDK ADA ADA TDK
11 Access Point 3 27 3 - - 6 3 13 3 2 60
12 Router 1 10 1 - - - 1 1 1 - 15
13 Swich Hub 4 28 2 1 - 4 - 21 3 1 64
14 Vicon - 2 - - - - - - - 2
1. Infrastruktutur
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
Dari hasil identifikasi yang rinciannya dapat dilihat pada
lampiran, terlihat bahwa baru ada tiga lokasi yang telah
memiliki jaringan local (local area network/LAN), yaitu
Rektorat, Fakultas Kedokteran dan Kesehatan, dan Fakultas
Teknik. Sedangkan pada ke tujuh fakultas lainnya baru memiliki
jaringan sederhana yang terkoneksi ke internet melalui
fasilitas ADSL (Speedy) dari Telkom.
Adapun topologi jaringan yang sudah ada pada fakultas
Kedokteran dan Kesehatan Masyarakat serta dan fakultas.Teknik
adalah sebagai berikut.
a. Topologi jaringan Fakultas Kesehatan dan Kedokteran
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
b. Topologi jaringan Fakultas Teknik
c. Topologi jaringan Fakultas-fakultas lainnya
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 10
2. Sumberdaya manusia
Berdasarkan identifikasi, ketersediaan SDM dalam bidang teknik
yang diharapkan akan mengelola dan mengoperasikan TIK di UMJ
masih belum memadai, baik dari aspek jumlah maupun
kualifikasinya. Dari segi kemampuan dan pengalaman, beberapa
tenaga yang dinilai sudah mampu hanya terdapat di FKK, FT dan
Puskom, itupun jumlahnya masih belum memadai, yaitu.
1. Rektorat 2 orang
2. Fakultas Kedokteran dan Kesehatan 4 orang
3. Fakultas ilmu sosial dan Politik 1 orang
4. Fakultas Agama Islam 1 orang
5. Fakultas Teknil 2 orang
6. Fakultas Ekonomi 2 orang
7. Pasca sarjana 2 orang
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 11
Sedangkan SDM yang nantinya akan mengelola dan mengoperasikan
SI, baru terdapat pada Fakultas Teknik saja.
Berdasarkan identifikasi tersebut, maka dengan tenaga atau SDM
yang ada, tidak akan mampu mengelola system TIK yang akan
dikembangkan.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Pada saat ini ada 3 SIM yang telah dipergunakan, selesai
dikembangkan dan dalam tahap pengembangan, yaitu:
SIM akademik yang digunakan oleh Fakultas Teknik
SIM akademik yang dikembangkan oleh Rektorat UMJ
SIM yang dikembangkan oleh Fakultas Agama Islam
Dari ketiga SIM tersebut, SIM yang telah dipergunakan adalah
SIM Fakultas Teknik. SIM tersebut selain dipergunakan oleh
Fakultas Teknik, juga telah dipergunakan oleh Fakultas Ilmu
Pendidikan. Walaupun sesungguhnya lisensi SIM tersebut hanya
diijinkan untuk dipegunakan di 1 (satu) faklutas saja.
B. Analisis
A. Sistem Informasi Manajemen
a. Aplikasi/Software
System informasi manajemen (SIM) untuk suatu perguruan
tinggi, idealnya merupakan suatu system lengkap dalam
bentuk modular, sehingga pengembangannya bisa dilakukan
secara bertahap sesuai dengan. Sistem terdiri dari modul-
modul berikut, (1) system informasi akademik (SIAK), (2)
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 12
keuangan(SKU), (3) asset dan fasilitas (SIASEF), (4) sumber
daya manusia (SDM), (5) sistem penerimaan siswa baru (PMB),
(6) perpustakaan (E-Library), (7) layanan informasi (Portal),
(8) serta layanan pembelajaran elektronik (LMS dan E-
learning).
Pada saat ini SIM yang dikembangkan oleh UMJ, baru pada
modul system informasi akademik (SIAK).
Ada 3 (tiga) SIM yang dianalisis oleh tim yaitu SIM yang
dikembangkan dan dipergunakan oleh Fakultas Teknik, SIM yang
dikembangkan oleh Rektorat dan SIM yang dikembangkan oleh
Fakultas Agama Islam.
b. Dasar analisis
Dalam melakukan analisis, tim menganalisis software atau
aplikasi dan vendor/pengembang SIM tersebut, dengan
memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut.
a) Soft ware/aplikasi
■ Keandalannya teruji
telah berapa lama dan oleh berapa institusi
aplikasi telah dipergunakan,
seberapa andal dalam kemudahan dan kelancaran
apabila diakses oleh ribuan pengguna dalam waktu
yang bersamaan
■ Berbasis Web dan jaringan
Sebagai suati system informasi yang diharapkan
memberikan kemudahan bagi penggunanya, dituntut
kemampuan akses yang sifatnya kapan saja (24jam/7hari)
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 13
dan dapat diakses dari mana saja, maka system harus
berbasis web dan jaringan. Dengan demikian maka dapat
dilakukan transaksi data secara on-line, seperti
penerimaan mahasiswa baru, pengisian KRS, dan lain-
lain secara on-line.
■ Kebutuhan dasar dan pelaporan EPSBED
SIM akademik harus mampu memenuhi kebutuhan dasar yang
meliputi data dan transaksi mahasiswa, dosen, karyawan
dan sarpras, terutama memiliki kemampuan yang berkaitan
dengan pelaporan EPSBED.
■ Mampu mememenuhi kebutuhan jangka panjang
SIM harus mampu mengakomodasikan kebutuhan jangka
panjang, minimal 10 tahun ke depan, dengan menggunakan
system arsitektur yang memungkinkan dilakukannya
pengembangan untuk penyesuaian-penyesuaian, tanpa
merubah arsitektur dasar.
■ Minimal bug
SIM yang ideal adalah bebas dari kesalahan-kesalahan
pemrograman. Untuk itu biasanya diperlukan waktu untuk
menyempurnakan hasil pengembangann SIM tahap pertama,
yang biasanya dikenal dengan nama versi Beta.
Kesalahan-kesalahan biasanya diketemukan dalam proses
penggunaannya, yang kemudian oleh vendor/pengembangnya
dilakukan perbaikan secara terus menerus yang terkadang
memerlukan waktu setahun atau lebih, sehingga SIM
tersebut (versi Beta) menjadi sempurna.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 14
■ Security.
SIM atau aplikasi apapun yang berbasis web yang andal
harus mampu untuk menangkal berbagai serangan. Untuk
itu aplikasi harus memiliki system keamanan (security)
yang andal. Untuk SIM akademik berbasis Web, paling
tidak harus memiliki system keamanan yang mampu
menangkal serangan-serangan sebagai berikut.
Kemampuan menangkal serangan Denial of Sevices (DoS)
Serangan Denial of Sevices (DoS) adalah adalah jenis
serangan terhadap sebuah komputer atau server di
dalam jaringan internet dengan cara menghabiskan
sumber (resource) yang dimiliki oleh komputer tersebut
sampai komputer tersebut tidak dapat menjalankan
fungsinya dengan benar sehingga secara tidak langsung
mencegah pengguna lain untuk memperoleh akses layanan
dari komputer yang diserang tersebut.
Dalam sebuah serangan Denial of Service, si penyerang
akan mencoba untuk mencegah akses seorang pengguna
terhadap sistem atau jaringan dengan menggunakan
beberapa cara, yakni sebagai berikut:
Membanjiri lalu lintas jaringan dengan banyak datasehingga lalu lintas jaringan yang datang daripengguna yang terdaftar menjadi tidak dapat masukke dalam sistem jaringan. Teknik ini disebutsebagai traffic flooding.
Membanjiri jaringan dengan banyak request terhadapsebuah layanan jaringan yang disedakan oleh sebuahhost sehingga request yang datang dari pengguna
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 15
terdaftar tidak dapat dilayani oleh layanantersebut. Teknik ini disebut sebagai request flooding.
Mengganggu komunikasi antara sebuah host dan
kliennya yang terdaftar dengan menggunakan banyak
cara, termasuk dengan mengubah informasi
konfigurasi sistem atau bahkan perusakan fisik
terhadap komponen dan server.
Kemampuan menangkal serangan serangan SQL Injection
a) SQL injection adalah sebuah aksi hacking yang
dilakukan di aplikasi client dengan cara
memodifikasi perintah SQL yang ada di memori
aplikasi client.
b) SQL Injection merupakan teknik mengeksploitasi web
aplikasi yang didalamnya menggunakan database
untuk penyimpanan data.
Serangan SQL Injection ini sangat berbahaya karena
Teknik ini memungkinkan seseorang dapat login
kedalam sistem tanpa harus memiliki account.
Selain itu SQL injection juga memungkinkan
seseorang merubah, menghapus, maupun menambahkan
data–data yang berada didalam database.
Bahkan yang lebih berbahaya lagi yaitu mematikan
database itu sendiri, sehingga tidak bisa
memberi layanan.
Kemampuan menangkal serangan Cross Site Scripting (XSS)
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 16
Cross Site Scripting atau disingkat XSS merupakan
kelemahan siatem keamanan pada komputer yang didapat
pada aplikasi web yang mengandung serangan yang
menginjeksi client-side script pada halaman web yang
dilihat oleh orang lain.
Skema popular dalam hal pencurian cookies pada
jaringan Internet menjadi bagian dalam kerawanan
serangan XSS (Cross-Site Scripting). Sekali cookie
didapatkan, penyerang aktif dapat mencuri isi dalam
cookie, mengarahkan browser pada aplikasi-aplikasi
berbasis web (e-mail) dan dapat mengakses account tanpa
perlu menghabiskan waktu untuk melakukan cracking
untuk mencari kombinasi username & password yang
cocok.
Hal ini membawa implikasi yang buruk tergantung
dengan aplikasi yang sedang dibuka: penyerang dapat
membaca surat-surat korbannya, mengakses account di
bank dan menulis check untuk melakukan pembayaran
secara online atau membeli barang menggunakan cached
retail credit information dan lain-lain.
Kemampuan menangkal serangan Session hijacking
Istilah sesi pembajakan (session hijacking) umumnya
digunakan untuk menggambarkan proses sebuah koneksi
TCP yang diambil alih oleh sebuah rangkaian serangan
yang sudah dapat diprediksi sebelumnya. Session hijacking
merupakan aksi pengambilan kendali session milik user
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 17
lain setelah sebelumnya “pembajak” berhasil
memperoleh autentifikasi ID session yang biasanya
tersimpan dalam cookies. Session hijacking
menggunakan metode captured, brute forced atau
reserve enggineered guna memperoleh ID session, yang
untuk selanjutnya pembajak memegang kendali atas
session yang dimiliki oleh user lain tersebut selama
session berlangsung.
Dengan demikian Session Hijacking merupakan suatu
serangan yang memanfaatkan nilai cookies dan token
session milik user atau client lain yang dicuri atau
ditangkap lewat sniffer.
■ Kemampuan integrasi dengan SIM eksisting
SIM atau aplikasi harus mampu mengintegrasikan,
aplikasi-aplikasi yang telah ada sebelumnya di UMJ,
sehingga tidak terjadi pemubaziran biaya, waktu dan
tenaga.
b) Vendor
Hal lain yang harus mendapatkan perhatian untuk aplikasi
yang dikembangkan oleh pihak ketiga (vendor/pengembang),
adalah bonafiditas dari pengembang itu sendiri. Analisis
vendor atau pengembang meliputi aspek-aspek berikut.
■ Komitmen
■ Kemampuan melakukan updating/upgrading secara
berkesinambungan
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 18
■ Kemampuan melakukan maintenance melalui after sales
service dan kontrak servce yang dijamin dapat
dilaksankan dengan baik
■ Pengalaman dan track record yang terpuji dalam
mengembangkan aplikasi SIM akademik
■ History/track record
■ Dukungan SDM yang memiliki kompetensi dan kualifikasi
yang sesuai
■ Kemampuan melakukan supporting (pendampingan), dengan
kecukupan dan kemampuan SDM dan sarana pendukung yang
memadai
C. Hasil analisis
a) SIM (Aplikasi/Software)
1) SIM Fakultas Teknik (Sistem Informasi Akademik/SIKAD)
SIKAD (Sistem Informasi Akademik) dikembangkan oleh
vendor SUTEKI dari Bandung, dan telah dipergunakan lebih
dari 10 perguruan tinggi umum dan Islam di Indonesia, dan
telah disesuaikan dengan kebutuhan FT-UMJ dengan struktur
fitur sebagai berikut.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 19
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
Dosen Upload nilai nilai Upload bahan kuliah Upload tugas Lihat KRH online mahasiswa PA Lihat nilai mahasiswa PA Lihat data pribadi
Mahasiswa
Lihat data pribadi Lihat nilai Lihat nilai semester pendek (SP) Mengisi KRS Melihat KHS
KaryawanAkademik
MasterAkademik
Badan hukum Dosen Mahasiswa Alumni
SemesterReguler
KurikulumProdi
Cari kurikulum Tambah MK Copy kurikulum KRS
Nilai Kuliah Komponen MK Edit otomatis Edit manual Edit per-mahasiswa
Jadwal kuliah Cetak kartu
Semesterpendek
Kurikulum Nilai Cetak kartu
Karyawankeuangan
Cari mahasiswa Entry pembayaran Komponen pembayaran
PMB Tambah calon mahasiswa Cari calon mahasiswa Rekapitulasi mahasiswa Nilai calon mahasiswa
20
■ Keandalan.
Sistem Informasi Akademik telah dikembangkan oleh
vendor dan dipergunakan di berbagai institusi
pendidikan sejak tahun 2002
Telah dipergunakan di FT-UMJ sejak tahun 2008
Selama dipergunakan di FT-UMJ, SIM dapat
dipergunakan tanpa keluhan
Dengan demikian keandalan aplikasi ini telah teruji
■ Berbasis Web/jaringan
Sistem informasi akademik yang dipergunakan oleh
fakultas teknik dapat dikembangkan berbasis jaringan
lokal (LAN) maupun internet sehingga memudahkan
koordinasi dan efektif kerja, dan mampu memberikan
layanan online.
■ EPSBED
Sistem Informasi Akademik mampu memenuhi kebutuhan
pembuatan laporan Perguruan Tinggi, diantaranya
pembuatan laporan EPSBED SK-034 (Evaluasi Program Studi
Berbasiskan Evaluasi Diri) yang diserahkan kepada DIKTI
setiap semester serta SK-108 untuk perpanjangan izin
program studi secara OTOMATIS
■ Kemampuan pengembangan jangka panjang
Sistem Informasi Akademik dikembangkan secara
berkesinambungan dan konsisten untuk meningkatkan
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 22
kemampuannya terutama dalam penyesuaian dengan
kebutuhan-kebutuhan yang terus berkembang
versi terbaru
■ Bug
Bug program (error) yang diketemukan terutama pada awal
penggunaannya telah ditangani dan diperbaiki dengan
segera oleh pengembang. Update perbaikan bug selain
secara fisik (on-location), juga dilakukan secara on-line
■ Security
Sistem Informasi Akademik telah dilengkapi dengan
system keamanan (security) yang mampu menangkal
serangan Denial of Sevices (DoS), SQL Injection,Cross Site Scripting
(XSS), dan Session hijacking.
2) SIM yang dikembangkan oleh Rektorat
Analisis terhadap Sistem Informasi Akademik yang
dikembangkan rektorat, didasarkan pada paparan yang
disampaikan oleh pihak rektorat, dan pengalaman
penggunaannya oleh FISIP dan Program Pasca Sarjana,
dengan hasil sebagai berikut.
SIM yang dikembangkan oleh vendor/pengembang PT. Citra
Murni Semesta adalah sistem informasi akademik, dengan
fitur KRS, absen, input nilai, pencetakan KHS/transkrip.
Hasil analisis
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 23
■ Keandalan.
Belum teruji karena baru dikembangkan sampai tahap
produk awal atau versi Beta.
■ Berbasis Web/jaringan
Sistem informasi akademik yang dikembangkan hanya
berbasis jaringan lokal (LAN) sehingga tidak mampu
untuk melayani kebutuhan on-line.
■ EPSBED
Sistem Informasi Akademik tidak memiliki kemampuan
memenuhi kebutuhan pembuatan laporan EPSBED (Evaluasi
Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) maupun untuk
perpanjangan izin program studi secara otomatis.
■ Kemampuan pengembangan jangka panjang
Dengan telah terhentinya kerjasama maka tidak ada lagi
dukungan dari vendor, sehingga menyulitkan untuk
pengembangan lebih lanjut.
■ Bug
Banyak bug program (error) yang diketemukan selama
Sistem Informasi Akademik di ujicoba penggunaannya oleh
FISIP dan Program Pasca sarjana. Namun karena
terhentinya kerjasama dengan vendor, bugs tersebut
tidak dapat diperbaiki.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 24
Selama masa ujicoba secara stand-allone yang dilakukan
oleh FISIP dan Pasca Sarjana Secara, diketemukan bug
program (error) sebagai berikut.
FISIP
Nilai Kartu Hasil Studi (KHS) dengan nilai transkrip
sering terjadi perbedaan.
KHS Tidak sama antara yang dilayar dengan yang
dicetak printer. KHS/Transkrip di layar terlihat
benar namun di cetak di printer ada mata kuliah yang
tercetak salah.
Mahasiswa belum menempuh matakuliah, dalam transkrip
nilai sudah muncul/nampak nilainya.
Nama dosen pengasuh tidak sesuai dengan mata kuliah
yang di ampu, padahal dalam pengentrian sudah
sesuai.
Nilai-nilai mahasiswa angkatan dari tahun 1996 dan
sebelumnya tidak ada/muncul.
Pengambilan matakuliah pada semester berikutnya
tidak sesuai dengan batas indeks prestasi mahasiswa
(IPK) yang sudah menjadi ketentuan universitas.
Nama-nama mahasiswa yang aktif tidak semua bisa
muncul
Nama-nama mahasiswa berbeda dengan print outnya.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 25
Out put nama mata kuliah tidak sesuai dengan mata
kuliah yang di input (contoh: mengentri MK
Kepepimpinan yang keluar MSDM)
Dosen Penasehat akademik (PA) tidah muncul/ atau
bisa berubah.
Belum dapat melihat daftar nama mahasiswa setiap
dosen PA
Mahasiswa yang belum dapat PA tidak nampak
Belum bisa mengetahui/dipisahkan mahasiswa Reguler
dan kelas khusus
Print out daftar nilai sering tidak sesuai/ padahal
dalam satu perintah.
Pasca Sarjana
Penanda tanganan transkip nilai akhir masih dekan
dan rektor, bukan direktur pasca sarjana
Masih ada data yang hilang dan tidak bisa terbuka,
sehingga menyulitkan mendata mahasiswa di bawah
tahun 2000
Ada beberapa yang belum compatible dengan program
EPSBED, sehingga menyulitkan untuk program tersebut
Program ini sepertinya di peruntukan untuk program
S1 dan D3 belum mengakomodir untuk S2
■ Security
Sistem Informasi Akademik tidak dilengkapi dengan
system keamanan (security).
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 26
D. SIM yang dikembangkan oleh Fakultas Agama Islam
SIM yang direncanakan dikembangkan oleh Fakultas Agama
Islam (FAI), merupakan SM lengkap yang terdiri dari 8
modul, yaitu akademik, keuangan, manajemen inventori
(assest), perpustakaan, e-learning, portal informasi dan
pelaporan(EPSBED dan Kemenag).
Pengembangan Sistem Informasi Akademik oleh FAI telah
dihentikan pengembangannya oleh Dekan, dan diputuskan
bahwa FAI akan menggunakan Sistem Informasi yang akan
dipergunakan untuk seluruh fakultas di UMJ. Dengan
demikian tim tidak melakukan analisis lebih jauh terhadap
Sistem Informasi Akademik yang dikembangkan oleh FAI.
B. Infrastruktur
Pengembangan infrastruktur jaringan di UMJ nantinya
difokuskan pada pembangunan aksessibilitas dari Fakultas-
Fakultas, lembaga dan unit-unit yang ada dilingkungan kampus
UMJ Cirendeu maupun kampus di Cempaka Putih dengan
mengoptimalkan infrastruktur yang ada sehingga setiap unit,
lembaga dan Fakultas dapat terhubung dengan jaringan
internet dan intranet.
Dari hasil identifikasi terlihat bahwa:
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 27
Di antara infrastruktur jaringan yang ada, maka
infrastruktur jaringan yang paling siap adalah yang ada
di Fakultas Kedokteran. Jaringan tersebut telah
menghubungkan kampus kedokteran Cirendeu dengan kampus
kedokteran Cempaka Putih, dan RS Sukapura dan RS Podok
Kopi
Belum ada jaringan intranet baik menggunakan kabel atau
wire less yang menghubungkan seluruh fakultas dan gedung
rektorat
Dengan demikian infrastruktur jaringan di FKK, dapat
dijadikan sebagai basis pengembangan infrastruktur jaringan
universitas.
C. Organisasi dan Sumberdaya manusia (SDM)
Organisasi yang bertanggungjawab terhadap pengembangan dan
pengelolaan TIK dalam sebuah universitas idealnya menempati
tingkatan yang stratejik, karena aktivitas dan program kerja
TIK akan berdampak langsung bagi langkah-langkah stratejik
organisasi.
Sebagai unit yang bertanggungjawab terhadap TIK di
universitas, paling tidak Puskom memiliki tugas dan tanggung
jawab sebagai berikut.
Menjaga dan memelihara infrastruktur jaringan komputer
universitas
Menjaga dan memelihara data center
Menjaga dan memelihara main database dan back-up database
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 28
Menjaga dan memelihara perangkat komputer
Menjaga dan memelihara portal atau web universitas
Menjaga dan mengembangkan manajemen sistem informasi
Menjaga dan menjamin keandalan koneksi intranet /
internet
Menjaga dan menjamin keandalan koneksi intranet /
internet
Mengadakan Pelatihan yang berkaitan dengan peningkatan
SDM dibidang teknologi informasi dan komunikasi
Memgikuti perkembangan kemajuan teknologi dan
meningkatkan kemampuan dan pengetahuan TIK bagi seluruh
staf dan pimpinan
Dalam struktur organisasi UMJ, terdapat Pusat Komputer
(Puskom) yang bertugas untuk menangani semua aktivitas TIK
universitas. Namun karena tenaga TIK yang ada hanya 2 orang,
maka Puskom belum dapat menjalankan peranannya secara
optimal.
D. Rekomendasi
Berdasarkan hasil analisis terhadap kondisi eksisting SIM,
infrastruktur, organisasi, dan SDM, tim merekomendasikan hal-hal
sebagai berikut:
9. Mengembangkan Sistem Informasi Akademik yang dipergunakn Fak.
Teknik sebagai basis pengembangan Sistem Informasi Akademik
universitas
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 29
10. Mengembangkan infrastruktur jaringan di Fakultas Kedokteran
dan Kesehatan, menjadi basis infrastruktur jaringan
universitas, yang menghubungkan rektorat dan semua fakultas
terhubung dalam suatu jaringan intranet
11. Mengkoneksikan LAN Fakultas Teknik jaringan universitas,
melalui fakultas kedokteran Cempaka Putih
12. Mengembangkan ruang server di Fakultas Kedokteran dan
Kesehatan sebagai Data Center universitas
13. Melakukan sentralisasi koneksi internet broad-band secara
lease-line satu pintu melalui data center
14. Melakukan penguatan terhadap Puskom sebagai unit organisasi
yang bertanggungjawab terhadap pengembangan, dan pemeliharaan
sistem TIK universitas
15. Menambah dan melatih tenaga teknis TIK untuk Puskom, data
center dan tiap-tiap fakultas
Bab RENCANA PENGEMBANGANIII
A. TARGET LAYANAN
ntuk mendukung visi dan misi universitas dan mengacu pada
Renstra UMJ tahun 2011 – 2015, perlu ditetapkan target
maksimal beban yang akan dilayani oleh sistem TIK, agar
sistem yang akan dikembangkan mampu mengantisipasi kebutuhan 20
tahun ke depan, sehingga nantinya diharapkan tidak ada
URancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 30
pengembangan yang bersifat tambal sulm, terutama menyangkut
masalah yang sangat prisipal seperti kapasitas, keandalan dan
jaminan kemudahan akses.
Penetapan target kemampuan infrastruktur ini diperlukan
sebagai landasan untuk merancang dan mengembangkan infrastruktur,
system informasi manajemen, kapasitas konelksi internet,
sumberdaya manusia, sarana dan prasarana pendukung, sistem
pembelajaran berbasis TIK, serta organisasi.
Untuk mendukung realisasi visi dan misi universitas, system
TIK yang akan dibangun dirancang dengan target untuk mampu
memenuhi kebutuhan transaksi data bagi 100.000 mahasiswa dan
4.000 dosen. Sistem juga dirancang untuk mampu menangani
perkembangan koneksi dengan sekitar 25 rumah sakit yang akan
dijadikan mitra kerja fakultas kesehatan dan kedokteran.
Untuk itu infrastruktur yang diusulkan untuk dikembangkan,
diharapkan akan mampu untuk melayani 100.000 mahasiswa dan 4.000
dosen adalah sebagai berikut:
a. Kapasitas Bandwidth Jaringan
Mhsw 128 kbps x 100.000 = 12,800 Gbps
Dosen 256 kbps x 4.000 = 1,024 Gbps
= Total 15 GB
b. Kapasitas Bandwidth Internet Mahasiswa dan dosen = 100 Mbps
B. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 31
Penyediaan sistem informasi sebagai pendukung proses
administrasi pendidikan pada sebuah perguruan tinggi
merupakan suatu kepentingan yang mutlak pada era saat ini.
Pemenuhan kebutuhan akan sistem informasi bagi semua jenis
organisasi menyebabkan perkembangan sistem informasi yang begitu
pesat.
Sebagaimana telah disinggung di atas, kedepan UMJ akan
dilengkapi dengan system informasi yang meliputi (1) system
informasi akademik, (2) system informasi keuangan, (3) system
informasi asset dan fasilitas, (4) system informasi sumber daya
manusia, (5) sistem penerimaan siswa baru, (6) perpustakaan (E-
library), (7) layanan informasi, (8) serta layanan pembelajaran
elektronik (E-learning).
Secara keseluruhan SIM yang akan dikembangkan akan meliputi
modul-modul sebagai berikut.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 32
1. Sistem informasi akademik (SIAK/SIKAD)
Sistem Informasi Akademik merupakan suatu kebutuhan yang
mutlak bagi pelayanan pendidikan terutama pada perguruan tinggi,
sehingga dapat memberikan kemudahan dalam administrasi bagi
perguruan tinggi yang menerapkannya. Dengan adanya Sistem
Informasi Akademik, bukan hanya pelayanan terhadap mahasiswa
yang menjadi lebih baik tetapi juga pelayanan untuk seluruh
pihak terkait dengan proses akademik yang ada seperti staf
pengajar, biro administrasi bahkan orangtua dan alumni.
Peranan Sistem Informasi Akademik yang signifikan inilah
yang tentu saja harus diimbangi dengan pengaturan dan
pengelolaan yang tepat sehingga kerugian–kerugian yang mungkin
terjadi dapat dihindari. Kerugian yang dimaksud ias dalam bentuk
informasi yang tidak akurat yang disebabkan oleh pemrosesan data
yang salah sehingga dapat mempengaruhi pengambilan keputusan
yang salah pula. Keamanan asetnya salah satunya adalah data
tidak terjaga, integritas data yang tidak dapat dipertahankan,
hal–hal inilah yang dapat mempengaruhi efektifitas dan efisiensi
dalam pencapaian tujuan dan strategi organisasi.
Beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan dalam
pengembangan sistem informasi akademik, antara lain
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 33
User Friendly.
Disain tampilan dan menu-menu yang mudah dioperasikan
dengan tidak menghilangkan informasi penting yang ingin
disampaikan.
Sesuai dengan kebutuhan Perguruan Tinggi.
Sistem informasi akademik dirancang untuk mengakomodasi
kebutuhan sistem akademik pada UMJ, jadi harus mampu
mengakomodir kebutuhan SIM UMJ, seperti sistem pengambilan
mata kuliah, format transkrip nilai, pengelolaan data
mahasiswa dan dosen, pengelolaan program studi dan hal yang
sangat penting ialah sistem informasi akademik yang akan
dikembangkan harus mampu mengakomodir kebutuhan Fakultas
Kedokteran.
Kompatibel dengan laporan DIKTI (SK-034)
Sistem informasi akademik dapat mengakomodir kebutuhan
pembuatan laporan EPSBED (Evaluasi Program Studi
Berbasiskan Evaluasi Diri) SK-034 dari DIKTI. Sehingga
laporan ke DIKTI setiap semester dapat dibuat dengan cepat
dan akurat karena diambil dari ‘transaksi’ kegiatan harian
instansi Anda.
Sistem informasi akademik yang akan dikembangkan minimal
harus memiliki fitur-firur sebagai berikut.
1. Data Stikes Medistra Indonesia
2. Data Program studi
3. Data Dosen
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 34
4. Data Mahasiswa
5. Data Alumni
6. Data Mata Kuliah
7. Data Kurikulum
8. Data Komponen Nilai Mata Kuliah
9. Data Nilai Mahasiswa
10. Transkrip Nilai
11. Semester Pendek
12. Konversi Nilai Mata Kuliah
13. Keuangan Mahasiswa
14. Bahan Kuliah dan Tugas Kuliah
15. Data Referensi DIKTI
16. Migrasi Data ke Laporan EPSBED (SK-034 DIKTI)
17. Back up Data
18. KRS Online
Secara keseluruhan system informasi akademik dapar digambarkan
sebagai berikut.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 35
BANK ALUMNI
PERPUSTAKAAN
Input isian KRSInput jawaban tugas kuliahInput jawaban quiz / ujianInput / update data akademikInput komentar / komplain mahasiswaInput pemesanan pinjaman bukuperpustakaanInput informasi buku / jurnal baruInput form isian ujian
Input bahan materi ajarInput soal ujian / quizInput komentar / jawaban Input nilai mata kuliah
Input katalogInput buku/bahan ajar cetakInput buku/bahan ajar elektronikInput e-book
DOSENMAHASISWA
CALON MAHASISWABARU
ADMINISTRASIDAN
KEPEGAWAIAN BAGIANAKADEMIK
Input /update data alumniInput informasi alumniInput komentar
Informasi rencana studiInformasi pembayaranInformasi kalenderakademikInformasi tugas kuliahInformasi soal quiz / ujianInformasi jawabankomplain / komentar dosenInformasi hasil ujianInformasi kelulusanpeminjaman perpustakaanInformasi buku / jurnal baruInformasi nilai MKInformasi bahan ajarInformasi alumni
LAPORANEPSBED
DIKTI
Informasi Penerimaan Mahasiswa BaruInformasi form pendaftaran mahasiswa baruInformasi kalender akademikInformasi Universitas dan Fakultas
CALON MAHASISWABARU
MAHASISWADOSEN
SISTEM INFORMASI AKADEMIKSTIKES MEDISTRA INDONESIA
(SIAMED)
Input /UpdateStatus
pembayaran
ORANG TUA/WALIMAHASISWA
Informasi hasil studi dan aktivitasmahasiswa
Informasi Universitas
MASYARAKAT
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
Input Form IsianPendaftaran
Input dataDosen danKaryawan
Informasi kalender akademik
Informasi tugas kuliah Informasi komplain / komentar mahasiswa
Informasi hasil ujian Informasi perpustakaan Informasi buku / jurnal baru
Informasi ujian
SemesterReguler/pendek
Kurikulum Edit MK Edit per-mahasiswa Jadwal kuliah Cetak kartu(KRS/KHS)
36
2. Sistem informasi masyarakat (Portal/Website)
Portal atau website merupakan bagian tak terpisahkan dari
system informasi akademik, jadi bagian ni merupakan front-end,
sedangan system informasi akademik merupakan back-end dari system
informasi majajemen secara keseluruhan.
Website atau portal berfungsi sebagai media dalam
pertukaran informasi baik secara internal untuk civitas
akademika, maupun eksternal bagi masyarakat luas. Website yang
digunakan disini bersifat dinamis. User tidak hanya dapat melihat
informasi yang disajikan, namun juga dapat memberikan (input)
informasi kedalam website, tentunya dengan pembatasan hak akses
yang akan didefinisikan terlebih dahulu pada saat pengembangan
sistem.
3. Sistem Informasi Keuangan
Modul Sistem Informasi Keuangan,merupakan sistem aplikasi
berbasis web yang digunakan untuk mengelola data Keuangan UMJ.
Aplikasi ini juga dapat menghasilkan laporan keuangan. Laporan
yang bisa dihasilkan antara lain : Register jurnal umum, jurnal
koreksi, kas masuk, kas keluar, laporan buku besar, buku besar
pembantu, arus kas, laporan aktivitas, dan neraca.
Dengan ditetapkannya perubahan sistem keuangan yang
semula dikelola oleh masing-masing fakultas menjadi terpusat di
rektorat, maka SIM Keuangan UMJ, secara rinci akan menunggu
selesainya SOP keuangan yang sedang dikerjakan.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 37
4. Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sistem yang
dirancang untuk menangani masalah kepegawaian. Konten minimum
yang harus dimiliki SIM Kepegawaian dalam memberikan informasi
meliputi data pegawai, lamaran, rekrutmen, pelatihan, dan
evaluasi kinerja.
Sistem Informasi ini merupakan sistem informasi yang
terdiri dari beberapa modul aplikasi, diantaranya adalah modul
aplikasi training dan modul aplikasi e-Rekrutmen. Sistem ini
harus dapat menerima input data pegawai dari pegawai/staff, input
parameter rekrutmen, input informasi lowongan, input parameter
penilaian evaluasi kinerja dan input parameter training dari
bagian administrasi dan kepegawaian UMJ, serta input form isian
lamaran dari para pelamar yang diisi secara online melalui
internet.
Output dari sistem ini adalah informasi hasil evaluasi
kinerja pegawai dan informasi pelatihan untuk pegawai / staff,
informasi lowongan pekerjaan, informasi form lamaran pekerjaan
dan informasi hasil seleksi karyawan bagi pelamar. Selain itu,
sistem ini juga menghasilkan sistem informasi pegawai dan
informasi hasil evaluasi kinerja pegawai bagi pimpinan UMJ,
informasi pegawai bagi bagian keuangan dan informasi hasil
seleksi karyawan baru, nformasi form isian lamaran, informasi
pegawai, informasi hasil evaluasi kinerja pegawai serta informasi
training bagi bagian administrasi dan kepegawaian UMJ.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 38
5. Sistem informasi alumniSistem informasi alumni dirancang untuk menangani
permasalahan alumni dan wadah lulusan pencari kerja serta
informasi kebutuhan tenaga kerja di industri, baik sektor publik
maupun swasta.
Modul ini harus mampu menerima input informasi lowongan
pekerjaan melalui internet, input informasi job expo, serta input
informasi alumni dari bagian alumni PTAB. Selain itu, aplikasi
ini harus mampu menerima input lamaran pekerjaan dari alumni dan
input data lulusan mahasiswa dari bagian akademik UMJ.
Output yang dihasilkan aplikasi ini adalah informasi
lowongan pekerjaan, informasi job expo dan informasi alumni bagi
alumni, informasi jumlah lulusan mahasiswa bagi bagian alumni
PTAB, informasi alumni dan informasi lulusan mahasiswa bagi
pimpinan UMJ serta informasi kebutuhan tenaga kerja dan informasi
alumni bagi bagian akademik UMJ.
6. Sistem informasi pembelajaran (E-learning)
Aplikasi e-Learning dirancang untuk memungkinkan
terjadinya proses belajarmengajar secara online, menggunakan
jaringan komputer dan komunikasi data baik Local Area Network (LAN)
maupun Wide Area Network (WAN).
Aplikasi e-Learning harus dapat menerima input minimal
berupa input jadwal kuliah dan informasi dosen dari bagian
akademik. Selain itu, ada juga input bahan materi ajar, input
soal ujian dan input nilai dari dosen. Dari sisi mahasiswa, input
yang dimasukkan adalah input daftar kuliah yang diambil (input
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 39
KRS), input tugas kuliah, input jawaban ujian online dan input
komplain mahasiswa terkait permasalahan perkuliahan.
Aplikasi ini akan memproses semua input yang masuk dan
minimal harus mampu menghasilkan informasi akademik mahasiswa
bagi bagian akademik, informasi jadwal mengajar, daftar mahasiswa
peserta kuliah, tugas kuliah, jawaban ujian dan komplain
mahasiswa bagi dosen. Aplikasi ini minimal juga harus dapat
memberikan informasi jadwal kuliah, informasi dosen, informasi
soal ujian online dan informasi bahan materi kuliah bagi mahasiswa.
7. Sistem informasi perpustakaan (e-library)
Salah satu fasilitas pendukung (supporting system) yang
esensial dalam sistem pembelajaran (learning) apa pun adalah
perpustakaan (library). Demikian pula dalam sistem e-learning,
ketersediaan sarana perpustakaan berbentuk e-library atau
perpustakaan digital (selanjutnya kedua istilah ini dapat
dipertukarkan), merupakan suatu keniscayaan.
Aplikasi e-Library merupakan aplikasi yang dirancang
untuk menangani permasalahan perpustakaan pada UMJ. Aplikasi ini
dapat pula berfungsi sebagai catalog online dalam pencarian
database buku-buku yang dimiliki oleh perpustakaan.
Modul ini dirancang untuk minimal dapat menerima input
catalog jurnal dan buku dari bagian perpustakaan, input informasi
buku / jurnal baru dan input pemesanan serta peminjaman buku dari
dosen dan mahasiswa, dan input informasi dosen dan mahasiswa dari
bagian akademik. Aplikasi ini minimal harus mampu memberikan
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 40
informasi akademik mahasiswa, informasi jurnal / buku baru dan
informasi history peminjaman buku untuk bagian perpustakaan.
Selain itu aplikasi ini juga harus dapat memberikan informasi
buku / jurnal dan informasi history peminjaman bagi dosen,
informasi buku / jurnal bagi masyarakat luas dan informasi buku /
jurnal serta informasi history peminjaman bagi mahasiswa.
.
Secara keseluruhan arsitektur System Informasi Manajemen
(SIM) yang dikembangkan adalah sebagai berikut.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 41
C. ORGANISASI DAN SDM
Tidak ada satu struktur yang fit for all, sehingga tiap perguruan
tinggi harus melakukan modifikasi disesuaikan dengan kebutuhan
dan batasan-batasan yang ada. Yang juga harus menjadi
pertimbangan dari awal adalah apakah diperlukan staff
berkualifikasi Sistem Informatika (SI)/Teknik Informatika (TI)
di tiap fakultas atau unit kerja lain? dan bagaimana mekanisme
pertanggungjawaban dan koordinasi antara Unit Pengelola TIK
(Puskom) dengan staff SI/TI di tiap unit kerja tersebut?
Dalam rangka memberikan dukungan yang optimal terhadap
perencanaan, pengembangan dan implementasi TIK, maka secara
organisasi Puskom ke depan di usulkan sebagai berikut.
1. Kepala UPT Puskom, dibantu oleh Skretaris
2. Divisi Infrastruktur TIK Memiliki tugas dan fungsi
pemeliharaan hardware, software, dan sistem operasi,
kabel dan switching, routing, pengaturan bandwidth dan
firewall, penataan atau pemetaan topologi jaringan,
operasional jaringan dilingkungan UMJ yang menjadi
tanggung jawab universitas.
3. Divisi Pengembangan SI, Memiliki tugas dan fungsi
mengelola web hosting, aplikasi TI, bantuan teknis sistem
informasi, sistem backup, layanan instalasi software
aplikasi, pengembangan aplikasi berbasis TIK.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 42
4. Divisi Layanan TIK, memiliki tugas dan fungsi layanan
informasi, email dan web server, video conference dan
internet global.
Secara keseluruhan tugas dan fungsi Puskom adalah sebagai
berikut.
Pengembangan aplikasi-aplikasi, baik secara inhouse atau kerjasama dengan pihak ketiga
Pemberian technical support atas aplikasi atas eskalasi dari ITHelpdesk
Pemeliharaan aplikasi dan perubahannya Pengelolaan rutin infrastruktur jaringan, server dan data center
Pengelolaan keamanan TI jaringan Pengelolaan backup data aplikasi kritikal Pelaksanaan Technical Support atas infrastruktur atas eskalasi dari IT Helpdesk
Penyelenggaraan training TIK untuk civitas Dengan demikian mengingat cakupan tugas dan tanggung jawabnya
tersebut, seyogyanya Puskom sebagai organisasi dikembangkan menjadi
Pusat Teknologi Informasi dan komunikasi (Pusat TIK/ICT Center)
Universitas Muhammaduyah Jakarta.
2. Pengembangan SDM
Faktor kunci bagi leberhasilan pendayagunaan TIK adalah SDM.
Untuk itu SDM harus dipersiapkan terlebih dahulu bersamaan
dengan proses perancangan dan implementasi TIK..
SDM yang perlu dipersiapkan, mulai dari perekrutan hingga
pelatihannya, meliputi.Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 43
1) Pengelola
2) Super admin
3) Teknisi jaringan dan perangkat
4) Tenaga system informasi
5) Operator SIM di tiap fakultas dan UPT
6) Pengembang konten
7) Pengguna yaitu dosen dan karyawan
8) Redaktur dan admin portal
Adapun penambahan SDM sesuai jumlah dan kualifikasi
disesuaikan dengan kebutuhan dan dilakukan secara bertahap
sesauai peraturan dan kemampuan universitas.
D. Infrastruktur
Untuk mendukung aplikasi/sistem informasi yang dihasilkan
di atas, maka diperlukan arsitektur teknologi informasi yang
dirancang menggunakan prinsip adaptif, dimana arsitektur TI
ini nantinya dapat bersifat fleksibel dan redevelop dalam
menghadapi perkembangan aplikasi/sistem informasi.
Untuk interface yang akan digunakan klien adalah web,
mengingat seluruh aplikasi/sistem informasi yang dirancang
menggunakan konsep web-based. Kemudian infrastruktur jaringan
yang digunakan adalah LAN dan WAN.
Untuk sistem keamanan digunakan firewall, aplikasi security,
dan antivirus. Pada layer aplikasi, akan digunakan PHP untuk
mengembangkan aplikasi/sistem informasi yang dirancang, serta
menggunakan open source untuk web server. Untuk mengantisipasi
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 44
pengembangan kedepan dengan platform aplikasi yang berbeda,
maka dirancang penggunaan middleware sebagai bridging system
berfungsi sebagai penghubung antar aplikasi dengan platform
berbeda maupun antara aplikasi dan database dengan platform
yang berbeda. Demi keamanan data, maka arsitektur ini
menggunakan 2 (dua) database server, satu sebagai database
server utama sedangkan satu sebagai cadangan jika terjadi
kegagalan pada database utama yang diletakkan pada lokasi yang
berbeda.
Gambar Arsitektur Jaringan Komputer dan komunikasi data
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
DATACENTER
REKTORAT
45
Secara keseluruhan topologi infrastruktur jaringan TIK
universitas yang menghubungkan seluruh Fakultas ,ik yang di
Cirendeu maupun yang di Cempaka Putih, Sekolah Pasca Sarjana,
dan Rektorat, digambarkan dalam gambar di bawah ini.
Dalam topologi jaringan topologi infrastruktur jaringan
TIK universitas tersebut telah dilengkapi dengan Disaster Recovery
System yang terletak di kampus Cempaka Putih, yang merupakan
system back-up terhadap seluruh server yang berada pada Data
Center di Cirendeu.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 46
Gambar Topologi Infrastruktur Jaringan TIK universitas
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ
DATABASE
SERVER
SERVER
WEB SERVERAPP.
SERVE
CEMPAKA
PUTIHCIRENDEU
FAKULTA
S
FAKULTA
S
FAKULTA
S
FAKULTA
S
REKTORA
T
47
Bab IMPLEMENTASIII
B. TAHAPAN IMPLENTASI
mplementasi TIK UMJ akan dilakukan secara bertahap,
diharapkan akan dimulai pada tahun 2012 dan akan selesai
pada tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut.I1. Tahap 1 (tahun pertama)
a. Pengembangan Sistem Informasi Akademik (termasuk fasilitas
untuk mengelola semua aktifitas Fakultas Kedokteran, serta
sistem penerimaan mahasiswa baru dan pengisisn KRS secara
online).
b. Instalasi Sistem Informasi Akademik pada server data di
data center, yang akan dikelola secara sepenuhnya oleh
Rektorat.
c. Pengembangan SIM Keuangan yangterhubung secara real-time
on-lein ke Bank yang telah ditunjuk sebagai mitra. SIM
keuangan akan dipasang pada server data di data center,
untuk mendukung sistem keuangan terpusat yang akan dikelola
secara sepenuhnya oleh Rektorat.
d. Pengembangan Data Center berlokasi di Fakultas Kedokteran,
dan instalasi server data, server web, server e-mail,
server konten pembelajaran, dan instalasi sistem keamaan
perangkat keras dan perangkat lunak.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 48
e. Pengembangan jaringan intranet yang akan menghubungkan
seluruh fakultas, pasca sarjana dan rektorat ke data
center.
f. Penguatan organisasi Puskom
g. Sosialisasi untuk semua Civitas
h. Pelatihan operator di tiap fakultas dan rektorat
i. Pelatihan untuk dosen dan karyawan
Apabila Sistem Informasi Akademik telah dikembangkan,
maka sistem bisa dijalankan dengan memasangnya di server Data
Center, dan semua fakultas dan rektorat akan terhubung ke server
database dengan fasilitas koneksi internet. Artinya Sistem
Informasi Akademik sepenuhnya sudah bisa dioperasikan pada tahun
2012, kurang lebih 2 bulan setelah dimulai pengembangan,
instalasi dan pelatihan pengoperasiannya.
2. Tahap 2 (tahun kedua)
a. Pengembangan Sistem Informasi Sumberdaya Manusia (SDM),
sistem informasi asset dan fasilitas, perpustakaan (E-
library), dan Sistem Informasi pembelajaran (E-learning).
b. Pengkoneksian ke internet secara terpusat di Data Center
dan meniadakan koneksi internet di setiap fakultas, sebesar
50 Mbps yang kemudian secara berangsur akan ditingkatkan
menjadi 100 Mbps
c. Pengembangan Disaster Recovery System yang akan diletakkan
di kampus cempaka Putih
d. Membangun jaringan koneksi dengan Rumah Sakit yang menjadi
mitra Fakultas Kedokteran
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 49
e. Pelatihan operator di tiap fakultas dan rektorat
f. Pelatihan untuk dosen
g. Sosialisasi untuk semua Civitas
C. BIAYA
Sementara biaya yang sudah bisa dihitung, ialah biaya
perkiraan pengembangan sistem informasi akademik dan system
informasi keuangan, dengan perkiraan sebagai berikut.
1. Sistem informasi akademik Rp
270.000.000,-
Meliputi Aplikasi SIA termasuk untuk FKK,
Migrasi data, Pelatihan, Pendampingan,
dan layanan up-grade
2. Sistem informasi keuangan Rp
70.000.000,-
PENUTUP
Universitas Muhammadiyah Jakarta telah mencanangkan visi,
yang dituangkan dalam Rencana Strategis UMJ, yaitu menjadi
universitas yang terkemuka, modern dan Islami. Untuk mendukung
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 50
hal tersebut maka dibutuhkan Perencanaan Strategis Teknologi
informasi dan Komunikasi (Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK
Universitas Muhammadiyah Jakarta) yang selaras dengan Rencana
Strategis TIK Universitas Muhammadiyah Jakarta. Ruang lingkup
Master Plan Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK Universitas
Muhammadiyah Jakarta berlaku untuk seluruh fakultas dan rektorat.
Dalam Master Plan Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK Universitas
Muhammadiyah Jakarta ini telah didefinisikan prinsip-prinsip dasar
yang berkaitan dengan pengelolaan sistem dan teknologi informasi
beserta pengelolaan keuangan dan SDM pada level rektorat,
fakultas dan sekolah pascasarjana.
Diharapkan Master Plan ini dapat menjadi acuan seluruh
civitas akademika, dalam mengembangkan TIK di Universitas
Muhammadiyah Jakarta, baik untuk mendukung proses pembelajaran
maupun penerapan sistem adminstrasi yang terbuka dan transparan,
dalam rangka mewujudkan cita-cita universitas sebagaimana
tertuang dalam Renstra UMJ 2011-2014.
Rancangan Pengembangan dan Implementasi TIK-UMJ 51
Top Related