PG36.SA Programa Gestión Documental

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PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

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INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

ICBF

PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL PGD

Aprobado en Comité de Desarrollo Administrativo y

Adoptado mediante Resolución No. 036 (4 enero de 2016)

Este documento es vigente para 2021 y 2022

SECRETARIA GENERAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Bogotá D.C.

2021



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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 4

1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 5

2. ALCANCE .......................................................................................................................... 5

3. DESARROLLO .................................................................................................................. 6

3.1. PUBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO ..................................................................... 6

3.2. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ...................................... 8

3.2.1. Normativos ............................................................................................................. 8

3.2.2. Económicos ............................................................................................................ 8

3.2.3. Administrativos ....................................................................................................... 8

3.2.4. Tecnológicos .......................................................................................................... 9

3.2.5. Gestión del Cambio .............................................................................................. 25

3.3. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ...... 25

3.3.1.1. Planeación Estratégica ......................................................................................... 26

3.3.1.2. Planeación Documental ........................................................................................ 28

3.3.1.3. Producción Documental ........................................................................................ 30

3.3.1.4. Gestión y Trámite ................................................................................................. 32

3.3.1.5. Organización ........................................................................................................ 34

3.3.1.6. Transferencias ...................................................................................................... 36

3.3.1.7. Disposición de Documentos ................................................................................. 37

3.3.1.8. Preservación a Largo Plazo .................................................................................. 39

3.3.1.9. Valoración Documental ......................................................................................... 40

3.4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN PGD .................................................................. 41

3.5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ASOCIADOS AL PGD .......................................... 43

3.6. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD .... 44

4. ANEXOS .......................................................................................................................... 45

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................. 45

6. RELACIÓN DE FORMATOS ............................................................................................ 45

7. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................ 45



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Lista de tablas Tabla 1. Niveles de responsabilidad del Programa de Gestión Documental ...................................... 6

Tabla 2. Requerimiento administrativo para el desarrollo del PGD ...................................................... 8

Tabla 3. Sistemas de Información del ICBF ............................................................................................. 9

Tabla 4. Avance en el proceso de planeación estratégica de la gestión documental ..................... 26

Tabla 5. Plan de Trabajo-Planeación Estratégica de la Gestión Documental .................................. 27

Tabla 6. Avances en el proceso de planeación documental ................................................................ 28

Tabla 7. Plan de trabajo-Proceso de planeación documental ............................................................. 29

Tabla 8. Avances en el proceso de producción documental ............................................................... 30

Tabla 9. Plan de trabajo-Proceso de producción documental ............................................................. 31

Tabla 10. Avances del proceso de gestión y trámite ............................................................................. 32

Tabla 11. Plan de trabajo-Proceso de gestión y trámite ....................................................................... 33

Tabla 12. Avances en el proceso de organización ................................................................................ 34

Tabla 13. Plan de trabajo-Proceso de organización ............................................................................. 35

Tabla 14. Avance en el proceso de transferencias documentales ..................................................... 36

Tabla 15. Plan de trabajo- Proceso de transferencias documentales ................................................ 36

Tabla 16. Avance en el proceso de disposición de documentos ........................................................ 37

Tabla 17. Plan de trabajo-Proceso de disposición de documentos .................................................... 38

Tabla 18. Avance en el proceso de preservación a largo plazo .......................................................... 39

Tabla 19. Plan de trabajo-Proceso de preservación a largo plazo ..................................................... 39

Tabla 20. Avance en el proceso de valoración ...................................................................................... 40

Tabla 21. Plan de trabajo-Proceso valoración documental .................................................................. 41

Tabla 22. Cronograma de implementación ............................................................................................. 42

Tabla 23. Programas específicos ............................................................................................................. 43

Índice de ilustraciones

Ilustración 1. Implementación Programa Gestión Documental .................................................... 42



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INTRODUCCIÓN

El Programa de Gestión Documental es realizado en el marco de la Ley 1080 de 2015, artículo

2.8.2.5.10. “Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado

deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como

parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.”, como mecanismo que permita

asegurar la información de tipo institucional que, se produce y recibe en el ICBF.

El Programa de Gestión Documental -PGD del ICBF, se proyectó para una ejecución de tres años

a partir de su promulgación en la vigencia 2016 (Resolución 036 de 2016), situación que no fue

posible ejecutar, debido a la alta rotación de personal y asignación de presupuesto.

En la vigencia 2019, se hizo necesario actualizar la normativa que lo rige, versión de

procedimientos, formatos y cronograma de ejecución.

Este instrumento archivístico en las últimas vigencias ha tenido avances significativos, los cuales

se reflejan en el presente documento y se ajustan algunas actividades, que no se realizaron en

los periodos anteriores (2018-2019) y están programadas para ser ejecutadas durante las

vigencias 2021 y 2022.

Por lo anterior, El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en cumplimiento con lo normado por

el Archivo General de la Nación, determina los procesos de planeación, producción documental,

gestión y trámite, organización de documentos, transferencias, disposición de documentos,

preservación a largo plazo y valoración, mediante el presente Programa de Gestión Documental

– PGD.

El PGD se encuentra articulado con la misión, visión, objetivos y metas estratégicas; al igual que

la armonización con el Direccionamiento estratégico institucional, el contexto de la organización,

el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, los Sistemas de Gestión del Instituto y el Modelo

Integrado de Planeación y Gestión Administrativa -MIPG.

Por consiguiente, el Programa de Gestión Documental, se describe como la herramienta

archivística que normaliza y define los procedimientos para la administración de la documentación,

de acuerdo con el ciclo vital, de tal forma que se asegure la integridad, disponibilidad, usabilidad



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y fiabilidad de la información como fuente para la historia, soporte para la continuidad de

actividades y funciones de la Entidad, y servicio de cara al ciudadano.

1. OBJETIVO

Establecer estrategias que le permitan a la Entidad, administrar la información producida y recibida

de manera eficiente, atendiendo las políticas de Gobierno Digital, Austeridad en el Gasto, a través

de la optimización de los procesos técnicos archivístico, con el fin de garantizar la transparencia,

eficiencia y eficacia de la gestión documental en el ICBF, en el marco del direccionamiento

estratégico institucional, bajo la construcción de una cultura archivística basada en la

socialización, capacitación, implementación, monitoreo y seguimiento del cumplimiento de

políticas archivísticas que propendan por el mejoramiento y fortalecimiento de la gestión

administrativa.

2. ALCANCE

El Programa de Gestión Documental del ICBF, se interrelaciona con el Plan Estratégico de la

Entidad, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG y el Plan de Acción Anual, aplica a

todos los documentos generados y recibidos por las unidades administrativas,

independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan.

Este programa está liderado por la Secretaría General de la Entidad y su implementación está

dirigida por el Grupo de Gestión Documental, quien coordinará las actividades propuestas, con las

dependencias que conforman la estructura orgánica del ICBF.

Inicia con la descripción de las estrategias de planeación e implementación de los procesos

técnicos archivísticos para la optimización de la gestión documental al interior del ICBF.

Continúa con el establecimiento de fases de implementación, las cuales permitirán el desarrollo

del PGD de manera secuencial, incluyendo los diferentes soportes documentales, acceso y

seguridad de la información, conservación y preservación de la documentación.



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Finaliza con el establecimiento de indicadores de seguimiento a la gestión e implementación de

herramientas de evaluación y control relacionadas con la transparencia, eficacia y eficiencia de la

gestión documental y la implementación de herramientas técnicas y tecnológicas.

3. DESARROLLO

3.1. PUBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO

El Programa de Gestión Documental está dirigido a todos los colaboradores del ICBF, así como a

los grupos de interés, por cuanto es el instrumento diseñado para brindar directrices y orientar a

la Entidad, en la producción y administración de documentos.

Por lo anterior, se definieron los siguientes niveles de responsabilidad, para su implementación y

desarrollo:

Tabla 1. Niveles de responsabilidad del Programa de Gestión Documental

Dependencia Responsabilidad

Secretaría General

“… los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,

pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán

la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información

de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así

como de la prestación de los servicios archivísticos1”

Comité Institucional de

Gestión y Desempeño

“instancia orientadora del modelo integrado de planeación y gestión, en donde se discutirán

todos los temas referentes a las políticas de desarrollo; además, dispone que este Comité

integra el Comité de Desarrollo Administrativo y el Comité del sistema Integrado de Gestión

y sustituye los demás comités que tengan relación directa con la implementación del Modelo

Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, con el fin de obtener ventajas como: i)

articulación de la planeación, ii) racionalización de reportes en informes, iii) reducción de

requerimientos, iv) alineación de los planes a las metas del Plan Nacional de Desarrollo, y

v) único instrumento de reporte de avances”.

Dirección Administrativa

“… es responsable de la planeación, coordinación y seguimiento a los procesos

relacionados con la administración de los recursos materiales y físicos del Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar, garantizando su adecuado funcionamiento”2. Es

importante tener en cuenta que de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015, Capítulo IX Bienes

Culturales de Carácter Archivístico, los archivos y expedientes documentales se constituyen

1 Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”. Art. 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas 2 Decreto 987 de 2012. Art. 12 Dirección Administrativa. Num.5



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en bienes muebles de carácter archivístico, razón por la cual se encuentran bajo la

responsabilidad de la Dirección Administrativa.

Coordinación Grupo de

Gestión Documental

Liderar, diseñar, aplicar, coordinar y hacer seguimiento a las actividades y políticas

archivísticas de conformidad con las disposiciones legales vigentes, procedimientos y

lineamientos establecidos.

Directores, Coordinadores,

Jefes de Oficina y

Coordinadores de Grupo

Acuerdo 042 de 2002. Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y

responsabilidad de los jefes de unidades administrativas “Las unidades administrativas

y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental

aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos

de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital

de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo jefe de la oficina será el

responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de

gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en numeral 5 de la

Ley 734 de 2002 para todo servidor público”.

Colaboradores de la Entidad

(Servidores Públicos y

Contratistas)

“Aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas” ... (Decreto 1080 de 2015, Artículo

2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos).

Entregar mediante inventario los documentos de archivo que se encuentren bajo su custodia

o trámite, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, y

reintegrar los expedientes que se encuentren en préstamo al archivo central o histórico, sin

perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley 2094 de 2021 para todo servidor

público, para lo cual se deberán tener en cuenta los procedimientos establecidos para tal

fin.

Terceros que cumplen

funciones públicas

(operadores)

“Aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas” ... (Decreto 1080 de 2015, Artículo

2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos).

El operador que no continúe al servicio del ICBF o que culmine las obligaciones

contractuales, debe entregar los expedientes que se encuentren a su cargo al Supervisor

del Contrato a través de oficio remisorio y con inventario documental (FUID) de las carpetas

que se entreguen.

Ley 1474 del 2011, Art 83 y siguientes. ICBF -Guía general para el ejercicio de supervisión

e interventoría de contratos y convenios suscritos por e ICBF.

Fuente: elaboración propia



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3.2. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

3.2.1. Normativos

El Programa de Gestión Documental se encuentra articulado con las disposiciones y

requerimientos normativos para la gestión documental en Colombia, así mismo la Entidad cuenta

con una matriz de requisitos legales que se actualiza de manera permanente, la cual se encuentra

publicada en el Sistema Integrado de Gestión.

3.2.2. Económicos

Los requerimientos económicos están sujetos al presupuesto de gastos de inversión y de

funcionamiento asignados por el ICBF para el desarrollo de actividades tendientes a la gestión

documental.

3.2.3. Administrativos

Con el propósito de dar cumplimiento a los procesos de la gestión documental, el ICBF cuenta

con la siguiente estructura:

Tabla 2. Requerimiento administrativo para el desarrollo del PGD

INSTANCIA RESPONSABILIDAD

Comité Institucional de Gestión

y Desempeño

Máxima instancia asesora de la Entidad y a partir de éste el ICBF desarrolla y da cumplimiento a

las políticas institucionales, entre las cuales se encuentra la de Gestión Documental.

Modelo de Planeación y

Sistema Integrado de Gestión

Mediante el cual se simplifica e integra los sistemas de desarrollo administrativo y gestión de

calidad, permitiendo su articulación con el sistema de control interno para facilitar el desarrollo de

los procesos, y se encuentra integrado por los ejes de Calidad, ambiental, seguridad de la

información y seguridad y salud en el trabajo; garantizando el cumplimiento de las metas y

misionalidad de la entidad.

Secretaria General Dependencia de nivel directivo encargada de la gestión documental y da cumplimiento a lo

establecido en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000.

Grupo de Gestión Documental

En cumplimento del Artículo 2.8.2.5.4., del Decreto 1080 de 2015 del Archivo General de la Nación,

dentro de la estructura de las entidades públicas debe existir una oficina encargada de la gestión

documental o archivo; el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar mediante la Resolución 050

de 1996, crea el Grupo de Gestión Documental, el cual es el encargado apoyar a la Dirección

Administrativa en los procesos de gestión documental, en cuanto a la administración, control,

supervisión y manejo de correspondencia y archivo de la Entidad. de ……



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Dependencias de la entidad Encargados de implementar las actividades del PGD.

Eje de Seguridad de la

Información

Instancia encargada de fortalecer la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad,

privacidad, autenticidad, seguridad digital de la información y los entornos donde es tratada,

gestionada, administrada y custodiada, así como la continuidad del servicio público de bienestar

familiar; promoviendo con ello la gestión del conocimiento institucional con base en la norma NTC-

ISO 27001:2013.


3.2.4. Tecnológicos

A continuación, se relacional los recursos tecnológicos que apoyan los procesos de la Entidad:

Tabla 3. Sistemas de Información del ICBF

No Sistema Clasificación Descripción del sistema Usuario funcional

1 CUENTAME

Software

Sistema de información misional orientado al registro de información de las diferentes modalidades de las direcciones de prevención del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, que permite el registro de información de Representante Legal, Entidades Contratistas, Contratos, Talento Humano, Unidades de Servicio, Sedes Educativas, Estructura Paramétrica y Cargue de Archivos

Dirección de

Primera Infancia

Dirección de Niñez

y Adolescencia

Dirección Familias

y Comunidades

Dirección Nutrición

Dirección de

Planeación y

Control de Gestión

Todas las

Regionales

2 SIM

Software

Sistema misional de la entidad compuesto por los módulos MSF - Metas Sociales Y Financieras, AAC - Atención al ciudadano, BEN - Beneficiarios, ADO - Adopciones, AUS - Administración de unidades de servicio, Capacitación, Seguimiento a Planes, Programas y Proyectos, ACP - Actuaciones de profesionales, PRO – Profesionales. Está asociado: RPA (Responsabilidad Penal para Adolescente). Módulo de SIM. Permite registrar información correspondiente a la etapa de aprehensión, etapas procesales (indagación, investigación, juicio y recursos), ubicar al adolescente en una unidad de servicio y registrar de actuaciones profesionales. RUB (Registro Único de Beneficiarios). Módulo de SIM. Catalogación de servicios, Solicitud de cupos,

Dirección de

Protección

Subdirección de

Restablecimiento

de Derechos

Subdirección de

Responsabilidad

Penal para

Adolescentes

Subdirección de

Adopciones

Dirección de

Planeación y

Control de Gestión

Dirección de



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reasignación y cancelación de cupos, actualización de beneficiarios. Consulta y carga información a SIPOD, SISBEN, JUNTOS, SIMAT, RUB.

Nutrición Dirección

de Servicios y

Atención Todas las

Regionales

3 Actas Complementarias

Software

Utilizado por las notarías, registradurías y consulados para gestionar la información de los menores que son registrados como no reconocidos".

Subdirección de

Restablecimiento

de Derechos

4 Sistema de Asignación

Electrónico de Citas SIM –

SEAC

Software Registro de solicitudes de citas realizadas por los ciudadanos a profesionales del ICBF y Manejo de las agendas de estos.

Dirección de

Servicios y

Atención

5 NMF - Nuevo Modelo Financiero

Software

El Nuevo Modelo Financiero interopera con el SIIF Nación y soporta las funcionalidades que no tiene el SIIF Nación y que son requeridas para el funcionamiento de la institución a través de los módulos: acciones, bancos, apropiaciones, parametrizador contable, análisis y seguimiento presupuestal. (ASP), cajas menores, tributario, peguntas frecuentes y vigencias futuras

Dirección

Financiera

6 SIA – Proveedores

Software

Permite el registro y administración de la información de los terceros, a fin de conformar una única base de terceros, este sistema captura la información de datos generales de la persona, información financiera, información de experiencia, datos del representante legal, sucursales, clase y tipo de entidad, entre otros datos.

Dirección de

Abastecimiento

7 SIA SITCO - Sistema de

Información y Trámite

Contractual

Software

Es una herramienta tecnológica para la práctica y eficaz gestión contractual, así como para la realización de consultas, seguimiento de la información contractual y

Dirección de

Contratación



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generación de reportes de la adquisición de bienes y servicios del ICBF, buscando que las actividades y responsables de las diferentes etapas se integren y comuniquen, en la actualidad este sistema consume información de PACCO, SIIF NACION 2, KACTUS, SIGEPCYP y NMF.

8 SIA - Gestión de Denuncias

Bienes Mostrencos y

Vocaciones Hereditarias

Software

Registro y radicado de la denuncia de BVMVH, por parte de denunciantes externos, por otra parte, permite la gestión del proceso administrativo y llevar el control de cada una de las fases y actuaciones, que conforman el proceso.

Oficina Asesora

Jurídica

9 SIA Estudios del Sector

Software

Permite llevar la configuración y parametrización de cada una de las fechas para las actividades relacionadas con los estudios del sector o costos para la adquisición de bienes y servicios, con el fin de contar con los estudios de factibilidad y comprobación de costos

Dirección de

abastecimiento

10 SIA Proyección de

necesidades

Software

Permite programar y realizar seguimiento a las necesidades de contratación de prestación de servicio profesionales y de apoyo a la gestión del ICBF, este sistema consume información de PACCO.

Secretaría General

y Dirección de

Gestión Human

11 SIA Banco de Oferentes

Software

Esta versión permite el registro de convocatorias, publicación de la convocatoria, registro y asignación de las observaciones y gestión de respuesta a las observaciones.

Dirección de

Primera Infancia



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12 SIA SIGEPCYP

Software

Sistema de Gestión para Pagos a Contratistas y Proveedores. Permite al usuario (contratista) generar la cuenta de cobro minimizando el riesgo de error de valores y de diligenciamiento del documento, elabora de forma automática la planilla de control para los “Encargados de Área”, permite realizar el respectivo control y seguimiento de las cuentas para pago en los diferentes pasos de la cadena presupuestal facilitando la labor diaria a los usuarios del Área Financiera en el proceso de pagos.

Dirección

Financiera

13 OAC Online - Aseguramiento

de la calidad

Software

Permite registrar, administrar y consultar en línea la información de personerías jurídicas, licencias de funcionamiento, autorizaciones a organismos acreditados e inspección, vigilancia y control a las instituciones que prestan el servicio del SNBF.

Oficina

Aseguramiento de

la Calidad

14 SUIN - Sistema Único de

información de la Infancia

Software

Sistema Único de Información de la Infancia que soporta el cargue de indicadores calculados por las entidades que pertenecen al SNBF.

Dirección del SNBF

Entes Territoriales

15 MIT (Módulo de Información

Territorial)

Software

Módulo de Información Territorial para Seguimiento a los derechos de Primera Infancia, Infancia, Adolescencia y Consejos de Política Social.

Dirección del SNBF

Entes Territoriales



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16 SINAD

Software Sistema de reparto de casos a los defensores de responsabilidad penal adolescente.

Centro

Especializado en

Protección Puente

Aranda

17 PILA WEB

Software Le permite al aportante, generar y descargar el Certificado de aportes parafiscales.

Dirección

Financiera

18 SIREC (Sistema de Información

de Recaudos Parafiscales)

Software

Sistema que apoya el proceso de Recaudo de Aportes parafiscales en el Grupo de Recaudo de la Dirección General y las 33 Regionales, permitiendo el recaudo realizado a través de los bancos recaudadores de las regionales, Cuenta Única Nacional y las Cajas de Compensación Familiar

Dirección

Financiera



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19 N-SIR

Software

Administra los aportes parafiscales de los aportantes, desde el recaudo, presentación de la planilla, certificaciones y pagos de los servicios que presta los operadores de información.

Dirección

Financiera

20 PACCO – PLAN DE COMPRAS

Software

Permite realizar la programación, ejecución y seguimiento al plan de adquisición anual de la entidad, así como realizar las respetivas modificación y aprobación a lo largo de su gestión por cada uno de los responsables en el proceso. Dirección de Abastecimiento

Dirección de

Abastecimiento

21 ORFEO GESTION

DOCUMENTAL

Software

Sistema que permite controlar, gestionar y facilitar la gestión documental de la Entidad considerando el ciclo vital documental: desde el ingreso al ICBF de los documentos físicos y electrónicos, hasta la generación de la respuesta y su envío

Dirección

Administrativa

(grupo de gestión

documental)

Transversal a todas

las dependencias,

Regionales y

Centros Zonales

del ICBF

22 SCAD

Software

Aplicación que se utiliza para el registro y consulta de los procesos disciplinarios reportados contra funcionarios y ex funcionarios del ICBF, es utilizado más como base de datos de registro y consulta de dichos procesos.

Oficina de Control

Interno Disciplinario

23 SIGUV- Sistema de Gestión

Vehicular Software Sistema que permite el registro y

seguimiento del uso de vehículos, a nivel de

Dirección de

Administrativa



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sus recorridos, rutas y consumo de combustible

24 SITCO – Sistema de

Información de Cooperación y

Convenios

Software

Directorio de socios, cooperación y acuerdos, compromisos internacionales, se registran los contratos de cooperación y la gestión de los aportes de cooperación realizados por las diferentes entidades que cofinancian los proyectos. Coordinar la oferta y demanda de cooperación, desarrollar alianzas y dar respuesta a los compromisos internacionales a cargo del ICBF, para contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales. En la actualidad la información global del contrato se está consultando desde SITCO.

Oficina de

Cooperación y

Convenios

25 AIPA – Avisos de

Incumplimiento Parafiscal

Software

Identifica la morosidad de los aportantes, generando avisos de Incumplimiento en el Pago, actualización de datos básicos y de ubicación de los aportantes activos.

Dirección

Financiera

26 GESTOR BANCARIO

Software

Sistema que de forma segura permite realizar pagos de la nómina y seguridad social de los empleados del ICBF, llevando a cabo el proceso de trazabilidad y retroalimentación de la dispersión realizada por el Banco

Dirección

Financiera



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27 Avanza Plan

Software Sistema integrado de reportes inmediatos, libros e información único de información de la niñez.

Dirección del SNBF

28 SITE

Servicio para

manejar

encuestas

Encuesta prueba de talento y potencial de emprendimiento.

Subdirección de

Responsabilidad

Penal para

Adolescentes

29 ADMINSIM

Software Módulo de administración del SIM para peticiones, actuación, beneficiarios y afectados.

Dirección de

Protección

30 ISOLUCION

Licencia

Herramienta que facilita la planeación, implantación, distribución, publicación, actualización, consulta y control de los documentos del sistema de Gestión integral SIGE, así como el seguimiento a servicios no conformes, no conformidades del sistema, acciones correctivas, acciones preventivas, administración de riesgos, asignación y agendamiento a los usuarios tanto de acciones correctivas y preventivas, servicios no conformes, no conformidades del sistema, y tareas a realizar

Subdirección de

Mejoramiento

Organizacional Es

transversal a todas

las dependencias

del instituto en los

tres niveles de la

Entidad



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31 SEVEN

Licencia

Es una aplicación en la que se gestiona el catálogo de productos de la entidad. Cuenta con los módulos de inventarios, activos fijos e inmuebles.

Dirección

Administrativa

(Grupo Gestión de

Bienes) Dirección

Administrativa

(Almacenistas de

las Diferentes

Regionales

32 KACTUS

Licencia

Sistema diseñado en forma modular y paramétrico, su función principal es la de administrar el Talento Humano y la Nómina, por medio de diferentes programas, los cuales pueden trabajar independiente o estrechamente relacionados según la necesidad y criterio definido: Liquidación de Nomina y de Aportes de Seguridad Social, Planta Personal Manual de Funciones Niveles de Nomina. Novedades de Biodata (Hojas de Vida), Encargos. - Bonificaciones. Valoración de Competencias (evaluación del Desempeño 360) Formación y Desarrollo. Bienestar de Personal / Beneficios. Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Administración y Seguridad.

Dirección de

Gestión Humana

Los usuarios

funcionales son los

Coordinadores y

Analista de Gestión

Humana Sede

Nacional y las

personas

encargadas de

Talento Humano en

cada una de las

Regionales

33 GECO

Herramienta

Es un sistema que permite al ciudadano buscar información puntual relacionada con el ICBF y permite visualizar la respuesta y preguntas por lenguaje de señas y audio

Dirección de

Servicios y

Atención

34 DOCUNET

Licencia Sistemas de información documental para pruebas de filiación. Documentación generada en las tomas de muestras de ADN

Subdirección de

Restablecimiento

de Derechos



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35 Exógenas

Herramienta

Herramienta para reportes de información de Exógena. Incluye consulta exógenas DIAN, DIAN Nacional, Secretaría de Hacienda Distrital.

Dirección

Financiera

36 SIMEI

Software Sistema Integral de Monitoreo y Evaluación Institucional

Subdirección de

Monitoreo y

Evaluación

37 Modulo Transversal de

Seguridad Software

Sistema de información que integra de forma trasversal las calidades sistémicas de autenticación y autorización, para los diferentes sistemas de información que tiene la Entidad.

Dirección de

Información y

Tecnología

38 Central de Mensajes

Software

Sistema de información que permite Centralizar la definición de los mensajes, realiza la validación mediante reglas de envío y variables de mensaje, por último, contiene las definiciones y especificaciones del manejo técnico de las conexiones hacia los proveedores de correo, con ello se independiza la lógica de envíos de los sistemas de información reduciendo la complejidad en ellas y abriendo la posibilidad a una trazabilidad transversal de notificaciones a nivel de persona.

Dirección de

Información y

Tecnología

39 SIEM (Sistema de eventos de

log)

Software

Herramienta que permita la consulta de la información de auditoria y trazabilidad la cual se encuentra persistida de forma local por cada uno de los sistemas de información, realizando la salvedad que a pesar que la información se encuentre dispersa en su ubicación se requiere que sea homogénea en cuanto a su estructura para su correcto

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Información y

Tecnología



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tratamiento, de esta forma se estandariza la estructura de la información, con ello el sistema central SIEM (Sistema de Gestión de Eventos y Logs) puede realizar la consulta sobre cada sistema de información de la misma forma.

40 SAC (Sistema de

Administración de catálogos) –

Paramétricas

Software

Permite a través de interfaces de usuario la creación, consulta y modificación de paramétricas y sus correspondientes registros de forma centralizada y homogénea y además esta información se debe exponer a través de servicios REST para que pueda ser utilizada por las demás aplicaciones

Dirección de

Información y

Tecnología

41 Portal de aplicaciones

Software

El portal de aplicaciones provee un entorno unificado para la autenticación, autorización y presentación de las aplicaciones integradas

Dirección de

Información y

Tecnología

42 AVISPA

Software Medio electrónico institucional que administra y gestiona los procesos de cualificación para agentes educativos

Dirección de

Primera Infancia

43 PORTAL WEB (Drupal)

Software

El portal web es el principal medio de consulta de información para el ciudadano. Se informa al ciudadano acerca de programas, procedimientos, lineamientos, leyes, gestión de bienes y de más información relacionada, se registran denuncias, peticiones, reclamos, quejas, sugerencias y se hace seguimiento a estas

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Comunicaciones



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solicitudes, se publican los procesos de contratación de régimen especial, es el único medio público interactivo por el cual puede consultarse la ubicación de todos los puntos de atención, centros zonales y regionales del ICBF

44 INTRANET (Drupal)

Software

La intranet es el medio electrónico institucional que almacena de manera centralizada toda la Información institucional de interés general que ya ha sido oficializada. Es el principal medio de consulta y publicación a nivel nacional

Oficina Asesora de

Comunicaciones

45 Escuela Virtual ICBF

Software

Medio electrónico institucional que administra y gestiona los procesos de formación y/o capacitación para los colaboradores del ICBF

Dirección de

Gestión Humana

46 NEWSLETTERS

Software

Aplicación Web que permite a través de una suscripción registrar temas de interés a usuarios interesados, esta aplicación tiene acceso a través del Portal Web Institucional.

Oficina Asesora de

Comunicaciones

47 Portafolio de Servicios

Software Micrositio para la gestión de Contenidos en Infografías de trámites, programas y servicios de atención

Dirección de

Servicios y

Atención



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48 Encuestas en línea

Software Herramienta Web para llevar a cabo la medición de la percepción ciudadana a través de encuestas en línea

Dirección de

Servicios y

Atención

49 Citaciones

Software

Aplicación Web con acceso a través del Portal Web, que automatiza el proceso de citaciones y emplazamientos realizado por los Defensores de Familia a nivel nacional.

Oficina Asesora de

Comunicaciones

Dirección de

Protección

50 Audioteca (Agua viento verdor)

Software Portal web que contiene canciones, audios y narraciones de las etnias indígenas colombianas.

Dirección de

Primera Infancia

51 POSIGE

Software

Solución tecnológica que integra las diferentes labores de aseguramiento de la calidad, garantizando el oportuno registro, administración, consulta en línea y reportes

Subdirección de

Mejoramiento

Organizacional



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de la información relacionada con el seguimiento y cumplimiento del Plan Operativo del Sistema Integrado de Gestión.

52 Requisitos Legales

Software

Aplicativo que Facilita la verificación de la matriz de requisitos legales y otros requisitos, así como controlar los cambios que la misma tiene en los niveles Nacional (Procesos) y Regional para los ejes de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Seguridad de la Información pertenecientes al SIG.

Subdirección de

Mejoramiento

Organizacional

53 Portal NNA

Software

Contar con una versión de Portal Web para los niños y niñas en donde puedan interactuar, jugar, aprender, participar y sentirse parte de la Institución a través de sus equipos móviles.

Dirección de

Servicios y

Atención

54 Recomendaciones médicas

Software Herramienta para el registro, seguimiento y control de las recomendaciones médicas y ausentismo de los funcionarios del ICBF

Dirección de

Gestión Humana

55 Lector CHIP

Software

Solución que permite al ICBF, estructurar, convertir y analizar la información que reportan las Alcaldías en el sistema CHIP de la Contaduría General de la Nación, referente al uso que dan estás a los recursos asignados por CONPES para la atención de la Primera Infancia por las diferentes líneas de acción.

Dirección del SNBF

56 Activa2-Gestión del cambio

Software

App Multijugador, que a través de la mecánica del juego permite fortalecer el uso y apropiación de TI).

Dirección de

Gestión Humana

Dirección de



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Información y

Tecnología

57 Portal Cautivo

Software

App que concede permiso de conectarse a Internet a través de la utilización de la red WIFI de los puntos de atención del ICBF

Dirección de

Servicios y

Atención

58 Revista Digital

Software

App que permite dar información de interés relacionada con la Dirección de Información y Tecnología una manera innovadora y fácil de usar, también se describe como una herramienta que permitirá fortalecer el uso y apropiación de TI

Dirección de

Información y

Tecnología

59 HICO - Herramienta Interactiva

para la Gestión del

Conocimiento

Software Herramienta Interactiva para la Gestión del Conocimiento en el Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

Dirección SNBF



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60 Módulo Beneficiario Único

Software Consulta de actuaciones, actuaciones y valoraciones nutricionales del beneficiario

Dirección de

Información y

Tecnología

61 Asistente de Adopciones (ADA)

Software

Aplicación que integra el proceso de solicitud de adopciones y su trámite y la consulta del estado de la solicitud permitiendo realizar un trámite en línea

Dirección de

Protección

Subdirección de

Adopciones

62 Sistema de Plan de Emergencia

Sanitaria

Software

Permite registrar la entrega de raciones brindadas a los beneficiarios, realizar acompañamiento a las familias de los beneficiarios atendidos y realizar seguimiento al estado de nutrición de los beneficiarios atendidos por la Dirección de Primera Infancia.

Dirección de

Primera Infancia

Fuente: Diagnóstico de documentos electrónicos de archivo

De igual forma, el Programa de gestión documental se articula con el sistema de seguridad de la

información y su relación con el componente de TIC; contando con la política de seguridad de la

información

La Entidad cuenta con una política de seguridad de la información, aprobada mediante la

Resolución 4286 del 27 de julio de 2020 “Por la cual se adopta la Política de Seguridad y Privacidad de la

Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación, las Políticas Generales de Manejo y se definen

lineamientos frente al uso y manejo de la información…”



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Así mismo, la Dirección de Información y Tecnología DIT debe realizar el levantamiento del

diagnóstico de recursos y requerimientos tecnológicos a nivel nacional, territorial y zonal (análisis

de la infraestructura tecnológica, riesgos sobre seguridad física, del entorno y seguridad

informática, potencial de crecimiento de la infraestructura física, e identificación en el mercado de

herramientas tecnológicas y de infraestructura), necesarios para la implementación y

sostenimiento de la herramienta tecnológica a implementar para la gestión documental del ICBF,

articulando el cumplimiento de lineamientos exigidos por la estrategia de Gobierno en Línea del

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Ley 1712 de 2014 “Ley de

Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

3.2.5. Gestión del Cambio

El ICBF, cuenta con un Plan de Capacitación que hace parte del Plan Institucional de Archivos

PINAR y del PGD, éste se encuentra articulado con el Plan Institucional de Capacitación PIC, lo

cual permite el fortalecimiento de la cultura archivística y el desarrollo de competencias y

habilidades que, en la materia se requieren para dar cumplimiento con planes de mejoramiento

archivístico, transferencias primarias y secundarias, organización de archivos, entre otros, por

cuanto éste se encuentra basado en las necesidades de gestión documental de la Entidad.

De otra parte, el ICBF se encuentra en proceso de desarrollo de un Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA, lo que facilitará la búsqueda y recuperación de la

información, reducción del uso de papel, optimización de procesos e interoperabilidad con los

demás recursos tecnológicos, dando cumplimiento a lo normado en el Decreto 1080 de 2015.

3.3. DIRECTRICES PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En este ítem se relacionan las estrategias de planeación, producción, gestión y trámite,

organización, transferencia, disposición final, conservación y/o preservación y valoración

documental, teniendo en cuenta los principios de la gestión documental en concordancia con el

Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.5.5.

En el ICBF, cada dependencia diseña los procedimientos y formatos de acuerdo con las

necesidades propias de sus funciones, según los procedimientos definidos por la Dirección de

Planeación y Control de Gestión y en concordancia con el Modelo de Planeación y Sistema



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Integrado de Gestión; detallando cada una de las actividades que generan tipos documentales y

expedientes para determinar la pertinencia de los mismos, los cuales se reflejan en las Tablas de

Retención Documental y Tablas de Valoración Documental (serie, subserie, tipo documental /

asunto).

Es importante anotar que los formatos deben estar incluidos y codificados por el Sistema de Gestión

de Calidad e integrados en el Listado Maestro de Documentos Internos. Los documentos externos

deben registrarse en la tipología documental de cada serie y/o subserie documental, cuando los

mismos hagan parte integral del expediente.

Los documentos electrónicos, que no corresponden a documentos electrónicos de archivo, en

razón a que no hacen parte integral del expediente y soportan actividades administrativas

facilitando la consolidación, consulta y entrega de información, tales como bases de datos,

directorios, matrices de seguimiento, formatos de proyección de documentos, ofimática de

beneficios y memorandos, entre otros, no serán tenidos en cuenta para la normalización de su

producción en cuanto a estructura, código o contenido en las TRD, TVD, CCD, pero si para el

proceso de almacenamiento, conservación y custodia.

3.3.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y DOCUMENTAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

3.3.1.1. Planeación Estratégica

El ICBF, elabora los procedimientos, formatos, guías, instructivos y demás documentación

inherente a la gestión documental, donde se involucran todos los colaboradores de la Entidad,

identificando avances en las actividades planteadas inicialmente en el Programa de Gestión

Documental, aprobado en la vigencia 2016:

Tabla 4. Avance en el proceso de planeación estratégica de la gestión documental

ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL

ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL

Estandarización y actualización de la matriz de requisitos legales, en cumplimiento de la política

archivística a nivel interno, esta matriz se actualiza anualmente.

Procesos y procedimientos (planeación, producción, gestión y trámite, organización,

transferencias, disposición de la documentación, preservación y valoración documentales) de

gestión documental divulgados, aplicados y en revisión constante para la mejora continua.

Elaboración de los programas específicos del PGD de: programa de documentos vitales y

esenciales, documento electrónico, reprografía, normalización de formas y formularios

electrónicos, documentos especiales.



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Implementación del Sistema Integrado de Conservación: Plan de Conservación: Programa de

Sensibilización, Capacitación y reinducción, Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas

de Almacenamiento y Programa de Saneamiento Ambiental.

Se adoptó el Registro del Esquema de Publicación del ICBF

Plan Institucional de archivos actualizado y aprobado

SEGUIMIENTO Y

CONTROL

Vistas de seguimiento a los archivos de gestión de la Dirección General

Control del proceso de gestión documental mediante indicadores tales como: Porcentaje de metros

lineales de transferencia primaria al archivo central y Porcentaje de avance en la implementación

del Plan Institucional de Archivos -PINAR


Por lo anterior y debido a la capacidad técnica, administrativa y económica de la Entidad, se hizo

necesario ajustar el plan de trabajo inicialmente definido para ser ejecutadas durante las

vigencias 2021 y 2022.

Tabla 5. Plan de Trabajo-Planeación Estratégica de la Gestión Documental

ASPECTO ACTIVIDADAES A

DESARROLLAR

TIPO DE REQUISITO EJECUCIÓN

Ad

min

istr

ati

vo

Le

ga

l

Fu

nc

ion

al

Te

cn

oló

gic

o Largo Plazo

(2021 -2022

Administración

Documental

Verificar el cumplimiento

del Plan Institucional de

Archivos PINAR

X X X X X

Realizar seguimiento a la

implementación del PGD X X X

Actualizar el diagnóstico

integral de archivos de la

Entidad

X X X X

Implementar los programas

específicos establecidos en

el Programa de Gestión

Documental

X X X X

Mantener actualizada la

matriz de evaluación y

cumplimiento de requisitos

legales y los

X X X



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procedimientos asociados a

la gestión documental de la

Entidad.

Establecer y realizar

seguimiento a los

indicadores de gestión,

relevantes para el

desempeño de la Gestión

Documental.

X X X

Actualizar los

procedimientos que se

requieran, de acuerdo con

los procesos asociados.

X X X


3.3.1.2. Planeación Documental

En relación con este proceso la Entidad presenta el siguiente avance:

Tabla 6. Avances en el proceso de planeación documental


GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA PLANEACIÓN

DOCUMENTAL

Actualización de la documentación asociada a la gestión documental, publicada en el Sistema Integrado de Gestión.

Publicación y socialización de los procesos, procedimientos y herramientas archivísticas de la Entidad.

Seguimiento a la actualización de los activos de información del ICBF.

Actualización de las Tablas de Retención y Cuadros de Clasificación Documental.

Creación e implementación del Plan de Conservación que hace parte del Sistema Integrado de Conservación - SIC

Se cuenta con un protocolo para la realización de transferencia primarias y secundarias.

El ICBF protege, preserva y administra la integridad, confidencialidad, disponibilidad y autenticidad de la información, así como la seguridad digital y la gestión de la continuidad de la operación, conforme al mapa de procesos y en cumplimiento a lo establecido en las Tablas de Retención y Valoración Documental.

Seguimiento al desarrollo e implementación del Programa de Gestión Documental a través de la Oficina de Control Interno

MECANISMOS DE AUTENTICACIÓN

Implementación del Correo Electrónico Certificado para el envío de comunicaciones oficiales. (El correo institucional y los sistemas del ICBF cuentan con mecanismos de autenticación por Directorio Activo a los usuarios que requieran el ingreso a los sistemas y que sean



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colaboradores del ICBF. La autenticación en los sistemas de información puede realizarse de forma mixta si el sistema cuenta con usuarios externos al ICBF y en caso de que estos no se encuentren registrados en el directorio activo del ICBF.).

PLANES Y/O PROGRAMAS

Diseño del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

Diseño e implementación del Plan de Conservación Documental en Soporte Físico.

Diseño del Plan de Preservación Digital en Soportes

Electrónicos y Digitales

Diseño e implementación del plan de capacitación

PROCEDIMIENTOS, GUIAS E INSTRUCTIVOS Actualización y creación de procedimientos y protocolos

inherentes a la gestión documental del ICBF.


En relación con el proceso de planeación documental, es necesario modificar algunas actividades

que comprometen la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF, por lo cual se

ajustaron actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022:

Tabla 7. Plan de trabajo-Proceso de planeación documental

ASPECTO ACTIVIDADAES A DESARROLLAR


Ad

min

istr

ati

vo

Le

ga

l

Fu

nc

ion

al

Te

cn

oló

gic

o

Largo Plazo (2021 -2022

GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA

PLANEACIÓN DOCUMENTAL

Crear e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA, a través del diseño del modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos que incluya los metadatos para la descripción de documentos de archivo.

X X X X X

Inclusión en las TRD de los nuevos soportes documentales.

X X X X X



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Aplicación de la Política de Gestión Documental y de Documento Electrónico.

X X X X X

Diseñar el Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos.

X X X X

Diseñar el Plan de Preservación Digital en Soportes Electrónicos y Digitales

X X X X

Actualizar la Guía de Gestión Documental, la cual debe contener un capítulo sobre documento electrónico y digital.

X X X X

PROGRAMAS, GUÍAS E INSTRUCTIVOS

ASOCIADOS A ESTE PROCESO

Los programas que se relacionan a continuación se encuentran relacionados con el proceso de planeación documental:

• Programa específico de documentos vitales o esenciales

• Programa específico de gestión de documentos electrónicos de archivo

• Programa específico de documentos especiales (Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales)

• Programa específico de Normalización de formas y formularios electrónicos.

• Programa específico de reprografía.

• Guía para la gestión documental

• Guía para la rotulación de la información Fuente: elaboración propia

3.3.1.3. Producción Documental

En relación con este proceso, se identificó el siguiente avance:

Tabla 8. Avances en el proceso de producción documental


CONTROL DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

El SIGE controla los documentos de archivo a través del

listado maestro.

El ICBF cuenta con instructivos de diligenciamiento para

cada formato y formulario, relacionados con los procesos y

procedimientos de la Entidad.



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La Entidad tiene un procedimiento para la elaboración y

control de documentos y copias controladas.

Implementación del correo electrónico certificado

Creación y actualización de los procesos y procedimientos

de recepción y radicación de comunicaciones oficiales.

Implementación del Aplicativo ORFEO para la

administración de las comunicaciones oficiales.

El ICBF ha implementado estrategias que, le permiten

realizar seguimiento en línea de trámites solicitados por los

ciudadanos (PQRS)

PROCEDIMIENTOS, GUIAS E INSTRUCTIVOS

Elaboración e implementación del Procedimiento para la

gestión ambiental del ICBF.

Actualización del procedimiento para la Radicación y

Distribución de Comunicaciones Oficiales Externas

(Salida) e Internas (Memorandos

Actualización del Procedimiento Gestión de Cambios de

Tecnologías de Información.

Elaboración e implementación del Procedimiento de

Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información


Frente al proceso de producción documental, es necesario modificar algunas actividades que

comprometen la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF, por lo cual se ajustaron

actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022: Tabla 9. Plan de trabajo-Proceso de producción documental



Ad

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Fu

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o


CONTROL DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Implementar una herramienta tecnológica que, permita la gestión del documento durante su ciclo vital y la conformación de expedientes digitales, electrónicos e híbridos

X X X X



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Actualizar la Guía de Gestión Documental que, incluya la definición de la estructura, condiciones diplomáticas (internas y externas), el formato de preservación, el soporte, el medio, las técnicas de impresión, el tipo de tintas, calidad del papel y demás condiciones que se requieran para elaborar los documentos de archivo y documento electrónico y digital.

X X X X

Diseñar el Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos.

X X X X

Diseñar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo PGDEA

X X X X


3.3.1.4. Gestión y Trámite

En cuanto al proceso de gestión y trámite, se identificó el siguiente avance:

Tabla 10. Avances del proceso de gestión y trámite

ASPECTO

SITUACIÓN ACTUAL

DISTRIBUCIÓN

La Entidad cuenta con un procedimiento para la recepción y distribución de comunicaciones oficiales a través de ORFEO, el cual genera una planilla de control para su distribución.

El ICBF realiza seguimiento a la gestión de las PQRSD, mediante el uso de canales de atención: correo electrónico, telefónico, presencial y escrito; adicional las peticiones son registradas en la herramienta tecnológica para su trámite.

ACCESO Y CONSULTA

Actualización del procedimiento control, préstamo y devolución de expedientes.

Elaboración e implementación de matriz para solicitud y préstamo de expedientes.

La Entidad cuenta con alertas tempranas para PQRS de acuerdo con los términos de ley

Actualización de la Guía de Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias del ICBF.



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ASPECTO

SITUACIÓN ACTUAL

Creación e implementación de la Guía para Radicación de Documentos de entradas, internas y salidas en ORFEO.

PLANES Y/O PROGRAMAS Actualización del Plan de Acción de la Entidad.


Frente al proceso de gestión y trámite, es necesario modificar algunas actividades que

comprometen la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF, por lo cual se ajustaron

actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022:

Tabla 11. Plan de trabajo-Proceso de gestión y trámite


EJECUCIÓN TIPO DE REQUISITO

Ad

min

istr

ati

vo

Le

ga

l

Fu

nc

ion

al

Te

cn

oló

gic

o


ACCESO Y CONSULTA

Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos PGDE

X X X X


X X X

Revisar y actualizar los procedimientos del Grupo de Gestión Documental, con el fin de realizar acciones de mejora.

X X X X X

Crear el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.

X X X X X

ROGRAMAS, GUÍAS E INSTRUCTIVOS


Los programas que se relacionan a continuación se encuentran relacionados con el proceso de gestión y trámite:

• Programa específico de gestión de documentos electrónicos

• Programa específico de documentos especiales (Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales).





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3.3.1.5. Organización

En relación con este proceso el ICBF, presentó el siguiente avance, como se describe a

continuación:

Tabla 12. Avances en el proceso de organización

ASPECTO

SITUACIÓN ACTUAL

CLASIFICACIÓN,

ORDENACIÓN Y

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Actualización de las Tablas de Retención Documental

Organización de archivos a nivel nacional, con base en las

Tablas de Retención Documental vigentes, donde se han

realizado procesos de clasificación, ordenación y

descripción documental, para la conformación de

expedientes en físico y digital.

Convalidación de las Tablas de Valoración Documental de

la Entidad.

El ICBF se encuentra en proceso de organización de sus

Fondos Documentales Acumulados, a través de la

implementación de las TVD.

Elaboración e implementación del Plan para la

Organización de un Fondo Documental Acumulado.

Elaboración e implementación del procedimiento para la

reconstrucción de expedientes.

Elaboración del Banco Terminológico de series y subseries

documentales.

Elaboración e implementación del formato de Hoja de

Control para los expedientes de archivo en físico y digital.

Diseño del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

Actualización de la Guía para la Rotulación de la

Información.

Elaboración del Protocolo de prevención y primeros

auxilios a documentos para evitar biodeterioro.


No obstante, el avance que presenta la Entidad en relación con este proceso se hace necesario

ajustar algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022, por cuanto se

compromete la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF:



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Tabla 13. Plan de trabajo-Proceso de organización


EJECUCIÓN TIPO DE REQUISITO

Ad

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ati

vo

Le

ga

l

Fu

nc

ion

al

Te

cn

oló

gic

o


CLASIFICACIÓN,

Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos PGDE

X X X X

ORDENACIÓN Y


X X X X

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Diseñar la guía o programa de descripción documental en diferentes soportes.

X X X X X

Diseñar el Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos

X X X X

Diseñar e implementar del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos SGDE.

X X X X X

ROGRAMAS, GUÍAS E

INSTRUCTIVOS ASOCIADOS A

ESTE PROCESO

Los programas que se relacionan a continuación se encuentran relacionados con el proceso de organización:

• Programa específico de gestión de documentos electrónicos.



• Guía para la rotulación de la información




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3.3.1.6. Transferencias

En atención a los logros presentados en relación con este proceso, se identificaron los siguientes

avances: Tabla 14. Avance en el proceso de transferencias documentales


REALIZACIÓN TRANSFERENCIAS

Ejecución de Transferencias Primarias, dando

cumplimiento al cronograma establecido anualmente para

tal fin y en cumplimiento del indicador “Porcentaje de

metros lineales de transferencia primaria al archivo central”

Elaboración e implementación del Plan de Transferencias

Primarias y Secundarias.

Elaboración e implementación del procedimiento de

transferencias primarias y secundarias.

Creación e implementación del plan para la organización

de un fondo documental acumulado.


De cara al avance que presenta la Entidad en relación con este proceso se hace necesario ajustar

algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022, por cuanto se


Tabla 15. Plan de trabajo- Proceso de transferencias documentales



Ad

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vo

Le

ga

l

Fu

nc

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al

Te

cn

oló

gic

o


REALIZACIÓN TRANSFERENCIASDOCUMENTALES EN SOPORTE FISÍCO, ELECTRÓNICO

E HIBRÍDO

Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo PGDEA.

X X X X

Diseño e implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.

X X X X

Actualización de los procedimientos de transferencias primarias y secundarias que incluyan la transferencia de expedientes electrónicos e híbridos, de manera

X X X X X



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articulada con los lineamientos emitidos por el AGN asegurando la integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo

ROGRAMAS, GUÍAS E INSTRUCTIVOS ASOCIADOS A ESTE

PROCESO

Los programas que se relacionan a continuación se encuentran relacionados con el proceso de transferencias:


• Programa específico de documentos electrónicos

• Guía para la Gestión Documental Fuente: elaboración propia

3.3.1.7. Disposición de Documentos

En relación con este proceso, la Entidad presenta avances en el manejo de residuos sólidos y

aplicación de instrumentos archivísticos Tablas de Retención y Valoración Documental, como se

evidencia a continuación:

Tabla 16. Avance en el proceso de disposición de documentos


APLICACIÓN DE

INSTRUMENTOS

ARCHIVÍSTICOS

TRD Y TVD

Seguimiento y control para la disposición final de documentos por aplicación de

TRD o TVD a través de empresa recicladora “Procedimiento eliminación por

aplicación de TRD y TVD”

Actualización de las Tablas de Retención Documental del ICBF.

Convalidación de las Tablas de Valoración.

Actualización del procedimiento eliminación por aplicación de TRD y TVD.

Elaboración y aplicación del procedimiento selección por aplicación de Tablas de

Retención Documental.

Elaboración y aplicación del Plan de transferencias primarias y secundarias.

Realización de sensibilización a nivel nacional en temas relacionados con la

aplicación de TRD y TVD.

Elaboración del plan de preservación a largo plazo, el cual hace parte del Sistema

Integrado de Conservación - SIC

Elaboración y aplicación del plan para la organización de un fondo documental

acumulado.

Actualización del “Instructivo para Gestionar Solicitudes de Borrado Seguro de

Dispositivos de Cómputo”

Actualización de procedimientos inherentes al proceso.




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De cara al avance que presenta la Entidad en relación con este proceso, se hace necesario ajustar

algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022, por cuanto se


Tabla 17. Plan de trabajo-Proceso de disposición de documentos



Ad

min

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vo

Le

ga

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Fu

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Te

cn

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o


ELIMINACIÓN

Diseñar e implementar un procedimiento para la eliminación de documentos análogos y electrónicos.

X X X X X

Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo PGDEA, que incluya la valoración y disposición final de series y subseries documentales establecidas en TRD y TVD.

X X X X

Diseñar e implementar el programa de normalización de formas y formularios electrónicos, que incluya la valoración y disposición final de series y subseries documentales.

X X X X



Los programas, guías e instructivos que se relacionan a continuación se encuentran relacionados con el proceso de disposición de documentos:



• Programa de reprografía.

• Instructivo para Gestionar Solicitudes de Borrado Seguro de Dispositivos de Cómputo

• Guía para la gestión documental.


Nota: La Entidad no requiere elaborar fichas de valoración documental, por cuanto se encuentran establecidas

para las entidades del Distrito.



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3.3.1.8. Preservación a Largo Plazo

En relación con este proceso, la Entidad presenta los siguientes logros:

Tabla 18. Avance en el proceso de preservación a largo plazo


SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

SIC

Dando cumplimiento a lo normado por el Archivo General de la Nación, Acuerdo 06 de 2014, la Entidad cuenta con Plan de conservación y Plan de Preservación digital a Largo Plazo, los cuales constituyen el Sistema Integrado de Conservación.

Del Plan de Conservación del Sistema Integrado de Conservación, se han implementado los siguientes subprogramas: Programa de capacitación, sensibilización y reinducción, Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas y Programa de saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación

Adquisición de instrumentos de medición para los depósitos de archivos centrales a nivel nacional.


De cara al avance que presenta la Entidad en relación con este proceso, se hace necesario ajustar

algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 a 2022, por cuanto se


Tabla 19. Plan de trabajo-Proceso de preservación a largo plazo



Ad

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Te

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gic

o


SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos PGDE, que incluya las características y estrategias del Sistema de Gestión Documental para garantizar la accesibilidad, integridad, inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legibilidad y conservación de los documentos digitales y electrónicos.

X X X X X

Diseñar e implementar Plan de emergencias para depósitos y

X X X X



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áreas destinadas al almacenamiento de archivos.



Los programas, guías e instructivos que se renuncian a continuación se encuentran relacionados con el proceso de preservación a largo plazo:

• Programa del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Programa de Vigilancia Epidemiológica Ocupacional de Prevención de Riesgos Psicosocial

• Programa de Orden y Aseo.

• Plan de Emergencias y Contingencias Dirección General.

• Protocolo de prevención y primeros auxilios a documentos para evitar biodeterio.

• Guía para la Gestión Documental. Fuente: elaboración propia

3.3.1.9. Valoración Documental

En relación con este proceso, la Entidad presenta los siguientes logros:

Tabla 20. Avance en el proceso de valoración


APLICACIÓN TABLA DE RETENCIÓN Y TABLA DE

VALORACIÓN DOCUMENTAL

La Entidad cuenta con procedimientos y Tablas de

Retención actualizadas, en las cuales se encuentran

identificadas las series documentales de carácter misional

y Tablas de Valoración Documental convalidadas por el

Archivo General de la Nación.

Diseño e implementación del Plan para organización de un

Fondo Documental Acumulado.

Elaboración diagnóstico integral de archivos a nivel

nacional.

Elaboración del Programa de documentos especiales


Nota: La Entidad no requiere elaborar fichas de valoración documental, por cuanto se encuentran establecidas

para las entidades del Distrito.

En relación con el avance que presenta la Entidad en correlación con este proceso, se hace

necesario ajustar algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022, por

cuanto se compromete la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF:



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Tabla 21. Plan de trabajo-Proceso valoración documental



Ad

min

istr

ati

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Fu

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al

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oló

gic

o


APLICACIÓN TABLA DE RETENCIÓN Y TABLA

DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos PGDE.

X X X X X

Implementar Programa de documentos especiales

X X X X



Los programas, guías e instructivos que se renuncian a continuación se encuentran relacionados con el proceso de preservación a largo plazo:

• Protocolo de prevención y primeros auxilios a documentos para evitar biodeterioro

• Guía para la Gestión Documental

• Procedimiento Organización de Archivos

• Procedimiento eliminación por aplicación de tabla de retención y valoración documental.




3.4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN PGD

3.4.1. Elaboración: diseño de estrategias y actividades que se deben alinear al Plan de Acción

Anual de la Entidad, se encuentran establecidas en el plan de trabajo y se pretenden

implementar a corto, mediano y largo plazo (2018 – 2022)

3.4.2. Ejecución y puesta en marcha: comprende el desarrollo de las actividades propuestas

en los planes de trabajo.

3.4.3. Seguimiento y mejora: dentro del seguimiento y mejora al Programa de Gestión

Documental diseñado y publicado en la vigencia 2016 y actualizado en el 2019, el Grupo

de Gestión Documental, identificó avances en su implementación y desarrollo que,

permitió la actualización de este instrumento archivístico. No obstante, lo anterior, se hizo

necesario ajustar algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 a



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2022. Así mismo, la Oficina de Control Interno realiza auditoría a las actividades

planteadas en el plan de trabajo, determinando las acciones de mejora a que haya lugar.

Ilustración 1. Implementación Programa Gestión Documental


Por lo anterior, se establece cronograma a ser ejecutado en las vigencias 2021 a 2022:

Tabla 22. Cronograma de implementación

CRONOGRAMA PLAN DE TRABAJO

Programa de Gestión Documental - PGD

ASPECTOS POR IMPLEMENTAR

Plazo de Ejecución

Corto Plazo Mediano Plazo Largo Plazo

2018 2019 2020 2021 2022

IMPLEMENTACIÓN

PROCESO DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL

Planeación estratégica y

documental

Producción

Gestión y trámite

Organización

Transferencia documental

Disposición final

Preservación a largo plazo

Valoración documental

IMPLEMENTACIÓN

DE PROGRAMAS

ESPECÍFICOS

Programa de Gestión de

Documentos Electrónicos de

Archivo PGDEA.

Elaboración

Ejecución y puesta en

marcha

Seguimiento y mejora



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Programa de documentos

vitales

Programa de reprografía

Programa de documentos

especiales (Cartográficos,

fotográficos,

planos, sonoros y

audiovisuales

Programa Plan de

capacitación

AUDITORIA Y

CONTROL

Seguimiento a las

actividades propuestas en el

PGD

MEJORAMIENTO

CONTINUO

Implementación de planes de

mejora de ser necesario


Nota: Los planes y programas se encuentran formulados a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo con el Plan

Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.

3.5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ASOCIADOS AL PGD

Los planes y programas específicos definidos en el marco del Programa de Gestión Documental

del ICBF se encuentran documentados y son los siguientes:

Tabla 23. Programas específicos

PROGRAMA DESCRIPCIÓN

Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo PGDEA Permiten la gestión, planificación, manejo y organización de

los documentos electrónicos de archivo.

Normalización de Formas y Formularios Electrónicos

Permite el control adecuado de la producción documental en

medios electrónicos, garantizando la fiabilidad y autenticidad

de estos, facilitando su posterior recuperación y permitiendo el

aprovechamiento de los datos consignados en estos formatos

y formularios con el fin de buscar la eficiencia administrativa.

Programa Documentos Vitales o Esenciales

Comprende la identificación, evaluación, selección,

protección, preservación y recuperación de los documentos

que son indispensables para el funcionamiento de la Entidad.

Programa de Reprografía

Establece políticas para la normalización y control de los

procesos de reprografía que se llevan a cabo en cada una de

las fases del ciclo de vida de los documentos.



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Programa Documentos Especiales

Garantiza la preservación y conservación de los documentos

especiales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, aplicando

metodologías adecuadas para el tratamiento de cada tipo de

soporte.

Plan de Capacitación

El programa específico de capacitación en materia de gestión

documental se encuentra incluido en el Plan Institucional de

Capacitación PIC, liderado por el Grupo de Gestión Humana.

Auditoría y Control Garantiza el seguimiento, medición y evaluación del Programa

de Gestión Documental del ICBF.

Archivos Descentralizados

El ICBF no requiere desarrollar este programa, por cuanto la

Entidad cuenta con depósitos de archivo central en la

Dirección General y en cada una las 33 regionales a nivel

nacional.


Nota: Los documentos técnicos de los Programas Específicos se encuentran publicados en la página web de la

Entidad: https://www.icbf.gov.co/apoyo/servicios-administrativos

3.6. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

El ICBF implementó el Sistema Integrado de Gestión a través de la Resolución Interna 8080 de

2016 por medio de la cual se adopta el Manual del Sistema Integrado de Gestión del ICBF, la

Norma Técnica del Sistema de Calidad (NTC ISO 9001:2015), y el Decreto 1499 de 2017 “Por

medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector

Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la

Ley 1753 de 2015” armonizando el Sistema de Gestión de Calidad con el Modelo Integrado de

Planeación y Gestión (MIPG), con base en lo anterior, el Instituto implementó el modelo de

planeación y sistema integrado de gestión, como estrategia gerencial que orienta el desarrollo de

las actividades y mejora el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los

procesos de evaluación que se realizan en la Entidad.

El Programa de Gestión Documental PGD, están dirigidos a fortalecer los procesos del ciclo vital

del documento en el marco del Sistema Integrado de Gestión, bajo los principios de

responsabilidad social, gestión de calidad, sostenibilidad ambiental, seguridad de la información y

seguridad y salud en el trabajo.

https://www.icbf.gov.co/apoyo/servicios-administrativos



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4. ANEXOS

• Cronograma general de Actividades

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Matriz de Requisitos Legales

• Programa de Documentos Vitales o Esenciales

• Programa de Reprografía

• Programa Documentos Especiales

• Programa de Seguimiento a la Gestión Documental

6. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

N/A N/A

7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio

N/A N/A

El Programa de Gestión Documental -PGD del ICBF, se

proyectó para una ejecución de tres años a partir de su

promulgación en la vigencia 2016, situación que no fue posible

ejecutar, debido a la alta rotación de personal y asignación de

presupuesto. Por tal razón, se hizo necesario actualizar la

normativa que lo rige, versión de procedimientos, formatos y

cronograma de ejecución, por lo anterior se realiza la primera

versión del Programa de Gestión Documental cargada en el

SIGE.

31/05/2019 V1

Se actualiza estructura y contenido del documento, de acuerdo

con los avances obtenidos a partir de su implementación.

Se actualiza la portada, según lo establecido en el Manual de

Implementación de un programa de Gestión Documental- PGD

(2014) del Archivo General de la Nación.

PG36.SA Programa Gestión Documental

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