Pertemuan 13 (Plan, Budget, and Report)

Making Microfinance WorkManaging for Improved PerformanceVersion May 2007

Rencana, Anggaran dan Laporan

Making Microfinance Work 23.2Managing for Improved Performance

TujuanDengan berakhirnya sesi ini, anda akan

dapat:Menerangkan bagaimana rencana, anggaran dan laporan dapat digunakan untuk alat manajemen


Mengapa perlu Rencana? Untuk menetapkan arah Menetapkan dan mengkomunikasikan

tujuan, standar, prioritas dan harapan yang ditentukan

Mendapatkan sumberdaya yang tepat di tempat dan waktu yang tepat

Mengkoordinasikan tindakan-tindakan dari satuan-satuan kerja yang berbeda

Menyelaraskan perkembangan dengan kapasitas internal untuk berkembang


Empat Jenis Perencanaan

1. Perencanaan strategi2. Perencanaan Operasional

Rencana tahunan Rencana kerja atau rencana tindakan

3. Perencanaan keuangan4. Perencanaan usaha


1. Perencanaan Strategi Formulasikan tujuan masa depan secara

luas berdasarkan evaluasi dari keadaan sekarang

Jelaskan misi, sasaran dan tujuan (jangka-panjang)

Definisikan basis nasabah anda Analisis lingkungan anda untuk mengetahui

ancaman (threats) dan peluang (opportunities) Evaluasi LKM anda berdasarkan kekuatan

(strengths) dan kelemahan (weaknesses) Fokuslah terutama pada periode 3-5 tahun

mendatang


2. Perencanaan Operasional

Siapkan struktur untuk menempatkan rencana strategi ke dalam tindakan

Definisikan sasaran khusus, tujuan dan aktivitas untuk suatu jangka waktu tertentu

Identifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran, tujuan, dan aktivitas serta anggaran untuk membuat semua sumber daya tersedia

Tetapkan indikator-indikator untuk mengukur keberhasilan


Perencanaan Operasional secara Detil

Tujuan Aktivitas

Keluaran atau

Laporan

Tenggat

waktu

Pertanggungjawaban

Anggaran


3. Perencanaan Keuangan Identifikasi sumber, aliran dan

biaya dari dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan perencanaan strategi dan operasional

Prosesnya meliputi: Mengalokasikan sumber daya Memprakirakan tren masa depan Menetapkan target-target


4. Perencanaan Usaha Memadukan elemen-elemen perencanaan

strategi, operasional dan keuangan Dapat membekali manajer dengan satu

dari alat manajemen yang paling ampuh


Gaya Perencanaan Dari atas ke bawah (Top-down) Dari bawah ke atas (Bottom-up) Campuran Informal Berdasarkan jumlah Berdasarkan skenario Balanced scorecard


Balanced ScorecardFINANSIALAgar sukses secara finansial, bagaimana kita harus tampil di mata para pemegang saham?TujuanUkuranTargetInisiatif

NASABAHAgar bisa mencapai visi kita, bagaimana kita harus tampil di mata para nasabah kita?

TujuanUkuranTargetInisiatif BELAJAR&BERKEMBANG

Agar bisa mencapai visi kita, bagaimana kita harus melestarikan kemampuan kita utk berubah & meningkat?

TujuanUkuranTargetInisiatif

PROSES BISNIS INTERNAgar bisa memuaskan para pemegang saham dan nasabah, di bidang proses bisnis manakah kita harus istimewa?TujuanUkuranTargetInisiatif

Visi &

Strategi

Arveson 1998


Pesan Utama1. Pandanglah rencana, anggaran dan laporan

sebagai tiga komponen integral dari satu sistem manajemen kinerja.

2. Tetapkan target yang bisa diukur.


Dua Pendekatan dalam Anggaran

1. Tradisional – Berdasarkan anggaran tahun lalu

2. Berdasarkan aktivitas – Berdasarkan hasil dari penetapan harga berdasarkan aktivitas (ABC)


Latihan Kelompok Kecil

Dalam kelompok @ 3 orang (trio):1. Baca handout 23.1 mengenai latihan

penganggaran di Kantor Cabang Tuku2. Ikuti petunjuk dan siapkan anggaran

bagi kantor cabang tsb untuk tahun y.a.d.


Anggaran Cabang Tuku untuk Tahun y.a.d.Anggaran Pendapatan: Bunga pinjaman Rp

9,430Anggaran Pengeluaran:

Gaji & tunjangan Rp 4,400Perjalanan Rp 1,100Sewa Rp 1,320Biaya Administrasi Rp 660Penyusutan Rp 750Lain-lain Rp 220

Total Anggaran utk Biaya Operasi Rp 8,450Anggaran Cadangan Kredit Macet Rp 380Total Anggaran Pengeluaran Rp 8,830Anggaran laba Rp 600


Anggaran Berdasarkan Aktivitas

Teliti hubungan sebab-akibat antara biaya dengan penjualan jasa

Gunakan data penetapan harga berdasarkan aktivitas

Masukkan rencana reorganisasi kerja dalam proses penganggaran agar memperoleh hasil yang efisien


Penetapan Biaya atas dasar Aktivitas di Cabang Tuku

Kesimpulan apa saja yang bisa ditarik untuk perencanaan & penganggaran yang akan datang?

Catatan: Semua penunggak adalah peminjam perorangan

Peminjam Baru

Kelompok yang ada

Peminjam Perorangan

Peminjam yg

menunggakPendapatan bunga 820 5740 1640 0

Gaji,dll. (1200) (2000) (400) (400)

Pengeluaran lain2 (1050) (1750) (350) (350)

Kerugian Kredit 0 0 0 (200)

Surplus/defisit (1430) 1990 890 (950)


Menggunakan Rencana sebagai Alat Manajemen

Untuk mengendalikan biaya Untuk mengendalikan resiko Untuk mengevaluasi kemajuan ke arah

pencapaian tujuan keuangan dan nonkeuangan

Untuk mengidentifikasi penyesuaian2 yang dapat meningkatkan kinerjaApa yang anda perlukan untuk mencapai ini?


Mereka membantu anda melihat kinerja sekarang– hanya setelah itu anda dapat memperbaikinya


Laporan kinerja apa yang anda gunakan

sekarang?


Latihan Kelembagaan (Bagian 1)

1. Informasi apa sajakah yang termuat dalam laporan manajemen bulanan anda sekarang?

2. Bagaimana laporan tsb disusun?3. Apa yang membuatnya berguna? 4. Apa keterbatasan dari kegunaannya?


Latihan: Menggunakan Laporan Manajemen untuk Meningkatkan Kinerja

Apakah LKM anda mencapai tujuan keuangan dan nonkeuangannya?

Kinerja apakah yang perlu ditingkatkan?

Resiko apakah yang dapat anda identifikasi?

Informasi tambahan apakah yang dapat membuat analisis anda lebih produktif?


Di mana untuk Memulai Analisis?

Carilah: Varian (selisih) antara angka yang

dianggarkan atau diproyeksikan dengan kenyataan

Tren sepanjang waktu (bagaimana data pada satu baris tertentu berubah)

Perubahan dari tahun yang satu ke tahun berikutnya


Karakteristik Pelaporan yang Efektif

Sederhana, singkat dan jelas Format dua-bagian: tabel data +

komentar Pantau rasio dalam 5 kategori

1. Profitabilitas dan kelestarian2. Kualitas portofolio3. Efisiensi dan produktivitas4. Manajemen Keuangan5. Perkembangan dan jangkauan pelayanan


Latihan Kelembagaan (Bagian 2)

Masukkan dalam pertimbangan: Karakteristik dari pelaporan yang

efektif yang ditayangkan dalam slide sebelumnya,

Pelajaran yang dapat anda ambil dari analisis kita terhadap contoh laporan manajemen, dan

Diskusi anda dalam Bagian 1 dari latihan ini…

Diskusikan dengan teman sejawat anda bagaimana anda bisa meningkatkan pelaporan manajemen anda Kembali ke pleno setelah 10 menit

untuk menyumbangkan salah satu gagasan anda


Pesan Utama1. Pandanglah rencana, anggaran dan laporan

sebagai tiga komponen integral dari satu sistem manajemen kinerja.

2. Tetapkan target yang bisa diukur. 3. Rancanglah anggaran berdasarkan kebutuhan

di masa datang bukan berdasarkan kinerja yang telah lalu.

4. Pantau 5 kategori dari indikator kinerja: profitabilitas, kualitas portofolio, efisiensi, manajemen keuangan, dan perkembangan jangkauan pelayanan.

5. Analisis tren dan bandingkan hasil dengan ukuran internal, nasional dan internasional.


Tujuan Pembelajaran - Mengulangi

Sudahkah anda… Memahami bagaimana rencana, anggaran dan

laporan dapat digunakan sebagai alat manajemen?

Membandingkan dua jenis penganggaran dari perspektif efisiensi?

Menerapkan analisis tren dan varian untuk mengidentifikasi prioritas peningkatan kinerja?

Mengkaji-ulang kualitas pelaporan manajemen anda dan menemu cara untuk membuatnya lebih efektif?

Pertemuan 13 (Plan, Budget, and Report)

Documents

Transcript of Pertemuan 13 (Plan, Budget, and Report)