Pengembangan Model Kompetensi dan Perancangan Sistem InformasiPenilaian Kinerja Karyawan Berbasis Kompetensi Pada PT. Sucaco, Tbk.

Veronica Sherly AgustinaProgram Studi Teknik Industri dan Sistem Informasi, Binus University

Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530

AbstrakBelum terdapatnya penilaian kinerja karyawan berbasis kompetensi menyebabkan sumber daya manusia yangdimiliki oleh perusahaan terkadang tidak cukup kompeten untuk jabatan yang dipegangnya. Penyebab utamaterjadinya hal tersebut dikarenakan belum diterapkannya suatu metode untuk mengatur pelaksanaan prosespenilaian kinerja karyawan berbasis kompetensi yang memiliki suatu standar nilai tertentu. Pada dasarnya intidari proses penilaian kinerja karyawan adalah melakukan evaluasi atas kinerja karyawan yang bersangkutan.Model kompetensi yang dikembangkan akan sangat berguna untuk memberikan pedoman yang jelas dalammenentukan pelatihan yang dibutuhkan karyawan. Untuk pembobotan kriteria penilaian menggunakan metodePaired Comparison. Dengan mengkombinasikan model kompetensi dan matriks perbandingan berpasangan,maka dapat diketahui kompetensi mana yang paling membutuhkan pelatihan. Sistem informasi penilaian kinerjakaryawan berbasis kompetensi akan dapat membantu perusahaan dalam menempatkan sumber daya manusiayang kompeten untuk suatu jabatan tertentu. Sistem informasi ini akan menghasilkan laporan penilaian kinerjasecara cepat dengan hasil yang akurat karena bebas dari kesalahan perhitungan dan meminimumkan faktorhuman error. Sebelum melakukan pemrograman dengan menggunakan software ASP.NET dan Microsoft SQLServer 2000, maka terlebih dulu dilakukan langkah awal yaitu analisis dan perancangan sistem denganpendekatan berorientasi objek (OOA/D), dimana alat bantu yang digunakan dalam perancangan ataupemodelan secara visual adalah UML diagram, yang akan membantu dan mempermudah dalam pembuatandatabase dan program.

Kata Kunci: penilaian kinerja, model kompetensi, paired comparison, sistem informasi penilaian kinerjakaryawan berbasis kompetensi, ASP.NET, OOA/D, UML diagram

PENDAHULUAN

Latar BelakangModal suatu perusahaan tidak hanya terbatas pada pengertian materi saja, namun hal yangtidak kalah pentingnya adalah penggunaan secara maksimal sumber daya manusia yangdimiliki oleh perusahaan. Tantangan yang kerap dihadapi adalah sulitnya mengidentifikasiapakah sumber daya manusia yang tersedia memiliki kemampuan memadai dalammenjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Perusahaan perlu untuk mengembangkan suatukonsep penilaian kinerja karyawan berbasis kompetensi agar keahlian, pengetahuan, dankarakteristik pribadi masing-masing karyawannya dapat diidentifikasi dengan mudah. Konseptersebut memungkinkan perusahaan menempatkan sumber daya manusia yang sesuai untukposisi atau jabatan tertentu. Berdasarkan wawancara dengan direktur produksi departemenTelephone Cable PT. Sucaco, Tbk., diperlukan suatu tools untuk mengevaluasi keefektifankinerja karyawan, memastikan bahwa personelnya sadar akan relevansi dan pentingnyakegiatan mereka, bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran mutu, danmemelihara rekaman yang aktual tentang data-data karyawan. Semua kebutuhan di atas dapatterjawab dengan diterapkannya suatu model penilaian karyawan berbasis kompetensi. Modelkompetensi akan memberikan gambaran jelas tentang tuntutan kompetensi yang harus dimilikiseseorang dan dapat dibandingkan dengan suatu standar sebagai tolok ukur evaluasi.

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan pada PT. Sucaco, Tbk., terdapat beberapapermasalahan utama yang dihadapi perusahaan sehubungan dengan tenaga kerja:

1. Belum adanya tools untuk mengevaluasi keefektifan kinerja karyawan.2. Prosedur penilaian kinerja karyawan yang tidak efisien, membutuhkan waktu cukup

lama untuk menghasikan laporan dan sering terjadi kesalahan perhitungan karenaprosesnya masih dilakukan secara manual.

3. Belum tersedianya database yang menampung data karyawan secara lengkap, disertaidengan tuntutan kompetensi bagi masing-masing jabatan dan tingkat pencapaian daripemegang jabatan yang bersangkutan.

4. Meningkatnya tuntutan akan peningkatan kinerja dan efisiensi karyawan.

Ruang lingkup perancangan sistem pada skripsi ini adalah pengembangan model kompetensiuntuk berbagai fungsi pekerjaan pada lantai produksi PT. Sucaco, Tbk. divisi Telephone Cable(TC). Pengembangan model kompetensi akan dilanjutkan dengan penilaian kinerjaberdasarkan pada model kompetensi karyawan yang bersangkutan untuk mengetahui skill gapyang dimilikinya. Ruang lingkup skripsi ini tidak mencakup penyusunan materi CBT.Penilaian dan analisis dilakukan hanya terhadap karyawan shift I (pagi) saja.

METODOLOGI

Langkah-langkah dalam melakukan penelitian pada divisi Telephone Cable PT. Sucaco, Tbk.adalah sebagai berikut:

Mulai

Penelitian Pendahuluan

1. Wawancara dengan direktur produksi divisi Telephone Cable PT. Sucaco, Tbk. 2. Observasi langsung pada bagian proses produksi.

Identifikasi Masalah dan Perumusan Masalah

Melakukan observasi secara langsung pada lantai produksi divisi Telephone Cable PT. Sucaco, Tbk. dan melakukan wawancara dengan pihak-pihak terkait.

Pengumpulan Data

1. Wawancara dengan Assistant Plant Manager divisi Telephone Cable PT. Sucaco, Tbk. untuk mengetahui gambaran secara umum mengenai kinerja karyawan yang ada. 2. Mengetahui Job Description untuk masing-masing jabatan yang ada, khususnya untuk karyawan produksi divisi Telephone Cable PT. Sucaco, Tbk. 3. Pengamatan langsung pada bagian proses produksi tentang keefektifan kinerja karyawan yang ada. Pengamatan dilakukan hanya kepada karyawan lantai produksi shift I (pagi) saja.

Studi Kepustakaan

1. Studi Literatur2. Browsing Internet

Pengolahan Data

1. Mengembangkan model kompetensi: a. Kenali sasaran-sasaran organisasi yang menjadi dasar pengembangan kompetensi. b. Merancang rencana untuk membuat model. c. Melakukan pengumpulan data. d. Menganalisis data dan membuat kesimpulan. e. Mendiskusikan dan memfinalisasi model kompetensi.2. Penilaian kinerja karyawan: a. Menentukan kriteria penilaian kinerja. b. Menentukan bobot untuk masing-masing elemen kriteria penilaian.3. Merancang sistem penilaian kinerja karyawan berbasis kompetensi untuk mengidentifikasi skill gap yang dimiliki karyawan.

A

Analisis Kebutuhan Software

System Definition

Class Diagram

State Chart

Use Case Diagram

Sequence Diagram

Navigation Diagram

Problem Domain Analysis

Application Domain Analysis

A

Coding dan Pembuatan Program

Uji Coba

Pembelian Hardware dan Implementasi

Spesifikasi Proses

Gambar 1 Diagram alir metodologi pemecahan masalah

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pengumpulan DataData dan Pengembangan Model Kompetensi

a. Mengidentifikasi kompetensi inti bersama para pemimpin puncakBerdasarkan wawancara penulis dengan direktur produksi divisi Telephone Cable PT.Sucaco, Tbk. kompetensi inti yang wajib dimiliki oleh seluruh karyawan dalamperusahaan ini adalah:

Tabel 1 Kompetensi Inti yang Wajib Dimiliki Karyawan PT. Sucaco, TbkKompetensi Inti KriteriaCommunicationCompetencies

Dapat berbicara dengan baik, menjadi pendengar yang baik, dapatberkomunikasi secara tertulis dan non verbal (isyarat dan bahasa tubuh).

InterpersonalCompetencies

Empati, kemampuan menyelesaikan konflik dan membuat kesepakatan.Mampu menghargai orang lain, bekerja sama dalam kelompok, danmemiliki networking yang luas.

ThinkingCompetencies

Pemikiran strategis dan analitis (mampu menganalisa masalah),menerjemahkan pikiran ke dalam tindakan, menerapkan kemampuankognitif yang dimiliki dan menghasilkan ide-ide kreatif.

Human ResourceManagementCompetencies

Kemampuan team building, yang terdiri dari: pengawasan, memotivasistaff, hubungan antar staff, seleksi, promosi, dan pengembangankaryawan. Dapat mengembangkan bakat dan menghargai perbedaan.

Client ServiceCompetencies

Identifikasi dan analisa kebutuhan klien, membangun hubungankerjasama dan berkomitmen pada kualitas.

BusinessCompetencies

Manajemen keuangan, kemampuan membuat keputusan bisnis, bekerjadalam sistem, dan menggunakan kecerdasan bisnis untuk menghasilkanpendapatan.

Self-ManagementCompetencies

Memiliki motivasi diri yang kuat, berperilaku dengan percaya diri.Manajemen pembelajaran diri sendiri dan menunjukkan fleksibilitas.

b. Kenali kompetensi spesifik melalui job expert Focus Group Discussion (FGD)Penentuan kompetensi spesifik untuk suatu jabatan tertentu berhubungan erat denganjob description jabatan tersebut. Karena keterbatasan tempat dan waktu, maka penulishanya akan membahas satu contoh jabatan untuk dianalisa, yaitu Drawing &Insulation Supervisor pada divisi Telephone Cable PT. Sucaco, Tbk.:1. Planning

Deskripsi: kemampuan untuk membuat rencana kerja dan rencana tindak lanjut darikondisi sumber daya yang ada guna memenuhi tuntutan rencana produksi.Kriteria:

a. Mengatur produksi seefisien mungkin dengan mengoptimalkan penggunaansumber daya yang tersedia.

b. Membuat rencana kerja dari rencana produksi berdasar kondisi mesin dankaryawan untuk memenuhi kebutuhan produk.

2. Analysis Deskripsi: kemampuan mengidentifikasi penyebab suatu masalah untukmemecahkannya dan memikirkan konsekuensi dari berbagai alternatif tindakanyang diambil.

Kriteria:a. Mampu menganalisis cara kerja mesin untuk kemungkinan pengembangan guna

meningkatkan produktivitas atau mencegah timbulnya suatu masalah.b. Mampu mengidentifikasi penyebab ketidaknormalan kerja mesin atau produk yang

dihasilkan.

3. Leadership Deskripsi: kemampuan membawa rekan kerja untuk dapat melaksanakan pekerjaandengan sebaik-baiknya guna mencapai tuntutan produksi, serta memastikankaryawan mendapatkan informasi dan pelatihan yang dibutuhkan.Kriteria:

a. Memberi teladan tentang etos kerja kepada karyawan.b. Membentuk perilaku kerja yang menunjang.4. Technical

Deskripsi: memiliki keahlian dan pengetahuan yang diperlukan untukmelaksanakan pekerjaan dengan baik. Hal ini dapat diperoleh dari pengalaman,pendidikan atau pelatihan kerja.Kriteria:

a. Pengetahuan tentang prinsip-prinsip proses, cara kerja serta penggunaan mesin danparameter-parameter yang menentukan di proses Drawing dan Insulation.

b. Pengetahuan mengenai mekanisme penanganan order produksi, dan prosedurmanajemen lainnya yang berada dalam sistem jaminan mutu yang berlaku diperusahaan (ISO-9001).

5. TeamworkDeskripsi: kemampuan untuk bekerja sebagai satu tim dan saling membantu untukkesuksesan tim.Kriteria:

a. Memberi semangat dan dorongan kerja kepada seluruh anggota tim.b. Memberikan penghargaan kepada karyawan untuk memacu kinerjanya.c. Kemampuan untuk membawa karyawan sebagai satu tim yang harus saling

mendukung dan membantu.

6. Independence and Responsibility Deskripsi: dapat bekerja dengan baik tanpa membutuhkan banyak bimbingan danpengarahan, serta sering mengambil langkah-langkah atas inisiatif sendiri dengankapabilitas yang dapat dipercaya.Kriteria:

a. Mampu melaksanakan pekerjaan rutin maupun khusus tanpa membutuhkanpengarahan.

b. Dapat dipercaya untuk menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.c. Memiliki komitmen kuat untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik-baiknya

dan menangung konsekuensi yang mungkin dihadapi.

7. Relationship Building Deskripsi: membina hubungan baik dan terbuka dengan pihak-pihak yang terkaitdemi kelancaran proses komunikasi, konsultasi serta umpan balik.

Kriteria:a. Menghargai seluruh karyawan dan memperlakukannya dengan adil.b. Menciptakan atmosfir hubungan kerja yang baik dan saling terbuka.c. Mendampingi dan memotivasi karyawan untuk mencapai targetnya.d. Mendiskusikan secara terbuka konflik yang terjadi dan

menyelesaikannya dengan mempertimbangkan kepentingan perusahaan dan pihaktersebut.

8. Prioritazion / Time Management Deskripsi: mengalokasikan waktu untuk lebih dari satu tanggung jawab atauproyek, dan memprioritaskan hal-hal dengan tepat untuk memenuhi tuntutan.Kriteria:

a. Menangani pekerjaan berdasarkan tingkat prioritas.b. Mengalokasikan waktu dan sumber daya sesuai prioritas pentingnya pekerjaan.c. Mampu memprioritaskan ulang suatu pekerjaan bila terjadi hal-hal yang mendesak.

9. Problem Solving / Crisis Management Deskripsi: dapat menghasilkan ide / gagasan baru di luar pendekatan standar sertaberpikiran terbuka dalam menghadapi keadaan untuk mengatasi masalah danhambatan.Kriteria:

a. Menerapkan pendekatan-pendekatan kreatif dalam memecahkan masalah.b. Mengembangkan dan atau mendukung metode, prosedur atau teknologi baru serta

pembaharuannya.c. Dapat berpikir secara cepat dan bijak dalam menghadapi situasi kritis.

10. Organizational SkillDeskripsi: kemampuan memimpin, mengatur, dan mengelola organisasi yangmenjadi tanggung jawabnya.Kriteria:

a. Kemampuan berkomunikasi, memotivasi, memberikan perintah dan tegurandengan luwes tapi tegas.

b. Kemampuan menyelesaikan setiap masalah, hambatan dan penyimpangan yangterjadi dalam proses produksi unit Drawing dan Insulation, baik sendiri maupunbekerja sama dengan fungsi-fungsi lainnya dalam perusahaan.

c. Kemampuan untuk membuat Prosedur / Petunjuk Kerja yang berkaitan denganaktivitas-aktivitas operasi, monitoring dan pengendalian kinerja unit yangdipimpinnya.

d. Kemampuan untuk melakukan rujukan atas data / laporan bawahannya danmenganalisanya untuk mendapatkan kesimpulan dan tindakan / usulan perbaikan.

11. Commitment to Organization Deskripsi: bersikap dan bertindak dengan mengutamakan tujuan perusahaan sertaberkomitmen untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan.Kriteria:

a. Menunjukkan loyalitas terhadap perusahaan.b. Memiliki kepuasan dan kebanggaan menjadi bagian dalam perusahaan.

12. System ManagementDeskripsi: Pengetahuan tentang kebijakan-kebijakan, prosedur / mekanisme danaturan tentang disiplin, kepersonaliaan, dan pengembangan sumber daya manusiayang diberlakukan di perusahaan.Kriteria:

a. Pengetahuan tentang prosedur dan mekanisme yang mengatur interaksinya denganbagian-bagian lain yang diberlakukan di perusahaan, seperti untuk urusan:Pengadaan dan Pembelian, Perbaikan dan Pemeliharaan Mesin dan fasilitas-fasilitas lainnya, Penyediaan Bahan, Pemeriksaan Mutu Produk, dukunganperencanaan produksi dan proses.

b. Pengetahuan tentang prinsip Manajemen Pengawasan (Supervisory Management).

13. Training Deskripsi: kemampuan memberi pelatihan kepada karyawan dan berbagipengalaman untuk meningkatkan kemampuan mereka.Kriteria:

a. Menjelaskan dasar cara kerja mesin dan perawatannya.b. Menjelaskan faktor-faktor penyebab ketidaknormalan mesin atau produk dan

penyelesaiannya.

14. Coaching Deskripsi: kemampuan untuk membantu karyawan secara aktif denganmenunjukkan bagaimana cara kerja yang lebih efektif dan efisien.Kriteria:

a. Memberi tips cara kerja yang baik.b. Mengkoreksi cara kerja yang tidak aman.c. Memberi teguran kepada karyawan yang lalai dalam menjalankan tugasnya.

15. Oral Communication Deskripsi: Mampu mengutarakan ide dan pikiran secara jelas, dapat dipahami olehindividu atau kelompok serta mampu menyesuaikan gaya bahasa dan terminologiterhadap karakteristik pendengar.Kriteria:

a. Berbicara secara jelas dan lugas.b. Memastikan bahwa lawan bicara mengerti apa yang dimaksudkan.c. Berbicara dengan tegas kepada karyawan pada saat diperlukan namun tetap sopan.

16. Listening Deskripsi: mampu menangkap informasi penting dari percakapan, memahamiinstruksi yang cukup kompleks, dan mengajukan pertanyaan yang tepat untukmemastikan suatu hal.Kriteria:

a. Dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang diberikan.b. Dapat memahami dengan jelas maksud atau inti pembicaraan dan instruksi yang

diberikan.

17. Persuasion Deskripsi: kemampuan negosiasi, mempengaruhi atau menyakinkan pekerja untukmelakukan hal yang tidak mereka inginkan guna mencapai tujuan yang diinginkan.Kriteria:

a. Mewajibkan operator untuk memperhatikan kualitas produk yang dihasilkan, bukandari segi kuantitas saja.

b. Mendorong operator untuk melakukan perawatan mesin secara teratur.

1.2. Pembobotan Komponen-Komponen KompetensiKompetensi inti dan kompetensi spesifik yang telah teridentifikasi di atas kemudiandiberi bobot masing-masing dengan menggunakan metode perbandingan berpasangan(Paired Comparison).

Kompetensi Supervisor A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X

A Communication Competencies A,2 C,2 0 A,2 F,3 G,1 H,1 I,2 J,3 K,3 L,3 M,1 N,2 O,1 P,2 0 0 A,1 T,2 U,2 0 0 X,1

B Interpersonal Competencies C,3 D,1 B,2 F,2 0 H,1 I,2 J,3 K,3 L,3 0 N,1 O,1 P,2 Q,2 R,2 0 T,2 U,2 0 0 0

C Thinking Competencies C,3 C,3 F,2 C,2 0 0 J,1 K,2 L,2 C,1 C,1 C,2 P,1 Q,1 R,1 C,1 T,2 U,1 C,1 C,1 C,2

D Human Resources Management Competencies D,1 F,2 G,2 H,2 I,2 J,3 K,3 L,2 0 N,2 O,1 P,2 Q,2 R,1 D,1 T,2 U,2 D,1 D,1 X,1

E Client Service Competencies F,2 G,2 H,2 I,2 J,3 K,3 L,2 M,2 N,2 O,2 P,2 Q,2 R,2 S,1 T,2 U,2 E,1 E,2 X,1

F Business Competencies F,3 F,1 0 J,1 K,1 F,1 F,1 0 F,1 P,2 Q,1 F,1 F,2 T,1 F,1 F,2 F,2 F,1

G Self Management Competencies H,2 I,2 J,3 K,3 L,2 0 0 0 P,1 Q,2 R,1 G,1 T,2 U,2 G,2 G,2 X,1

H Planning I,2 J,2 K,3 L,2 M,1 0 0 P,1 Q,1 R,1 H,1 T,2 U,1 H,2 H,2 X,1

I Analysis J,2 K,3 L,2 M,1 I,1 I,1 P,2 0 I,1 I,2 T,2 U,2 I,2 I,2 I,1

J Leadership K,2 0 J,1 0 J,1 0 0 J,1 J,3 T,1 0 J,2 J,2 0

K Technical 0 K,1 0 K,1 K,2 0 K,2 K,3 0 0 K,3 K,3 K,2

L Teamw ork L,2 0 L,1 L,2 0 0 L,3 T,1 U,1 L,3 L,3 L,2

M Independence and Responsibility N,2 P,2 Q,1 R,1 M,1 M,2 T,2 U,2 V,2 W,2 X,1

N Relationship Building N,1 P,1 0 0 N,1 T,2 U,2 N,2 N,2 0

O Prioritazion / Time Management P,2 Q,2 R,1 0 T,2 U,2 O,1 O,1 X,1

P Problem Solving / Crisis Management 0 0 P,2 T,1 U,1 P,2 P,2 P,1

Q Organizational Skill 0 Q,1 T,2 U,2 Q,1 Q,1 0

R Commitment to Organization R,2 T,2 U,2 R,1 R,1 X,1

S System Management T,3 U,2 S,1 S,1 X,1

T Training 0 T,2 T,2 T,1

U Coaching U,2 U,2 0

V Oral Communication 0 X,2

W Listening X,2

X Persuasion

Tabel 2 Hasil Pembobotan Kompetensi

Kompetensi Inti

Kompetensi Spesifik

Dari tabel matriks perbandingan berpasangan tersebut akan dapat dihitung bobotkepentingan elemen-elemen kompetensi untuk jabatan Drawing & InsulationSupervisor divisi Telephone Cable PT. Sucaco, Tbk. sebagai berikut:

Tabel 3 Perhitungan Bobot Kepentingan Kompetensi

Kompetensi Supervisor JumlahBobot

Kepentingan

A Communication Competencies 5 1.29%B Interpersonal Competencies 2 0.52%C Thinking Competencies 22 5.67%D Human Resources Management Competencies 5 1.29%

E Client Service Competencies 1 0.26%F Business Competencies 27 6.96%G Self Management Competencies 10 2.56%H Planning 13 3.35%I Analysis 20 5.15%J Leadership 31 7.99%K Technical 43 11.08%L Teamwork 34 8.76%M Independence and Responsibility 8 2.06%N Relationship Building 15 3.87%O Prioritazion / Time Management 7 1.80%P Problem Solving / Crisis Management 25 6.44%Q Organizational Skill 16 4.12%R Commitment to Organization 13 3.35%S System Management 3 0.77%T Training 38 9.79%U Coaching 33 8.51%V Oral Communication 2 0.52%W Listening 2 0.52%X Persuasion 13 3.35%

TOTAL 388 100.00%

AnalisisAnalisis Pembobotan Komponen KompetensiPembobotan dengan metode Paired Comparison bertujuan untuk mengetahui bobotkepentingan masing-masing elemen kompetensi yang diperbandingkan.

Tabel 4 Urutan Pembobotan KompetensiKompetensi Supervisor Bobot Kepentingan

1 Technical 11.08%2 Training 9.79%3 Teamwork 8.76%4 Coaching 8.51%5 Leadership 7.99%6 Business Competencies 6.96%7 Problem Solving / Crisis Management 6.44%8 Thinking Competencies 5.67%9 Analysis 5.15%10 Organizational Skill 4.12%11 Relationship Building 3.87%12 Planning 3.35%13 Commitment to Organization 3.35%14 Persuasion 3.35%15 Self Management Competencies 2.56%16 Independence and Responsibility 2.06%17 Prioritazion / Time Management 1.80%18 Communication Competencies 1.29%19 Human Resources Management Competencies 1.29%20 System Management 0.77%

21 Interpersonal Competencies 0.52%22 Oral Communication 0.52%23 Listening 0.52%24 Client Service Competencies 0.26%

TOTAL 100.00%

Semakin besar nilai bobot suatu kompetensi, berarti semakin penting kompetensi tersebutdalam mempengaruhi kinerja karyawan yang bersangkutan. Dari Tabel 4 di atas tampakbahwa untuk jabatan Drawing & Insulation Supervisor, lima kompetensi yang paling utamaadalah kemampuan teknis (Technical), kemampuan memberikan pelatihan (Training), dankerjasama tim (Teamwork), kemampuan membantu karyawan secara aktif (Coaching), dankepemimpinan (Leadership). Dari hasil ini terlihat bahwa untuk jabatan supervisormembutuhkan kemampuan teknis dan manajemen secara berimbang.

Analisis Penilaian Kinerja Karyawan Berdasarkan Model KompetensiPenilaian kinerja karyawan berdasarkan model kompetensi dilakukan dengan membandingkanstandar nilai minimum yang telah ditetapkan oleh pimpinan puncak perusahaan bagi masing-masing elemen kriteria kompetensi dengan kinerja aktual yang dicapainya. Selisih antarastandar nilai minimum dengan kinerja aktual tersebut merupakan skill gap yang dimiliki olehkaryawan.

Tabel 5 Penilaian Kinerja Karyawan Berdasarkan Model Kompetensi

Kompetensi SupervisorStandar

NilaiMinimum

Nilaiyang

Dicapai

SkillGap

1 Technical

a.

Kriteria:Pengetahuan tentang prinsip-prinsip proses, cara kerjaserta penggunaan mesin dan parameter-parameter yangmenentukan di proses Drawing dan Insulation.

9.0 8.8 -0.2

b.

Pengetahuan mengenai mekanisme penanganan orderproduksi, dan prosedur manajemen lainnya yang beradadalam sistem jaminan mutu yang berlaku di perusahaan(ISO-9001).

8.0 8.0 0

2 Training

a.Kriteria:Menjelaskan dasar cara kerja mesin dan perawatannya.

8.5 8.8 +0.3

b.Menjelaskan faktor-faktor penyebab ketidaknormalanmesin atau produk dan penyelesaiannya.

8.0 8.0 0

3 Teamwork

a.Kriteria:Memberi semangat dan dorongan kerja kepada seluruhanggota tim.

8.0 8.0 0

b.Memberikan penghargaan kepada karyawan untukmemacu kinerjanya.

7.8 8.0 +0.2

c.Kemampuan untuk membawa karyawan sebagai satu timyang harus saling mendukung dan membantu.

8.0 8.5 +0.5

4 Coaching

a.Kriteria:Memberi tips cara kerja yang baik.

8.5 8.5 0

b. Mengkoreksi cara kerja yang tidak aman. 8.0 8.0 0

c.Memberi teguran kepada karyawan yang lalai dalammenjalankan tugasnya.

7.5 7.8 +0.3

5 Leadership

a.Kriteria:Memberi teladan tentang etos kerja kepada karyawan.

9.0 8.5 -0.5

b. Membentuk perilaku kerja yang menunjang. 8.0 8.0 06 Business Competencies

a.Kriteria:Manajemen keuangan.

7.5 7.8 +0.3

b. Kemampuan membuat keputusan bisnis. 8.0 8.2 +0.2c. Bekerja dalam sistem. 7.5 7.5 0

d.Menggunakan kecerdasan bisnis untuk menghasilkanpendapatan.

8.5 8.8 +0.3

7 Problem Solving / Crisis Management

a.Kriteria:Menerapkan pendekatan-pendekatan kreatif dalammemecahkan masalah.

9.0 8.8 -0.2

b.Mengembangkan dan atau mendukung metode, proseduratau teknologi baru serta pembaharuannya.

9.0 8.8 -0.2

c.Dapat berpikir secara cepat dan bijak dalam menghadapisituasi kritis.

8.5 8.5 0

8 Thinking Competencies

a.Kriteria:Pemikiran strategis dan analitis (mampu menganalisamasalah)

9.0 9.0 0

b. Menerjemahkan pikiran ke dalam tindakan 8.5 8.8 +0.3

c.Menerapkan kemampuan kognitif yang dimiliki danmenghasilkan ide-ide kreatif.

8.5 8.5 0

9 Analysis

a.

Kriteria:Mampu menganalisis cara kerja mesin untukkemungkinan pengembangan guna meningkatkanproduktivitas atau mencegah timbulnya suatu masalah.

8.0 8.0 0

b.Mampu mengidentifikasi penyebab ketidaknormalankerja mesin atau produk yang dihasilkan.

8.5 8.5 0

10 Organizational Skill

a.Kriteria:Kemampuan berkomunikasi, memotivasi, memberikanperintah dan teguran dengan luwes tapi tegas.

9.0 9.0 0

b.

Kemampuan menyelesaikan setiap masalah, hambatandan penyimpangan yang terjadi dalam proses produksiunit Drawing dan Insulation, baik sendiri maupunbekerja sama dengan fungsi-fungsi lainnya dalamperusahaan.

9.0 8.8 -0.2

c.

Kemampuan untuk membuat Prosedur / Petunjuk Kerjayang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas operasi,monitoring dan pengendalian kinerja unit yangdipimpinnya.

8.0 8.0 0

d.

Kemampuan untuk melakukan rujukan atas data /laporan bawahannya dan menganalisanya untukmendapatkan kesimpulan dan tindakan / usulanperbaikan.

8.0 7.8 -0.2

11 Relationship Buildinga. Kriteria:

Menghargai seluruh karyawan dan memperlakukannya8.0 8.5 +0.5

dengan adil.

b.Menciptakan atmosfir hubungan kerja yang baik dansaling terbuka.

8.5 8.5 0

c.Mendampingi dan memotivasi karyawan untuk mencapaitargetnya.

8.0 8.5 +0.5

d.Mendiskusikan secara terbuka konflik yang terjadi danmenyelesaikannya dengan mempertimbangkankepentingan perusahaan dan pihak tersebut.

8.5 8.5 0

12 Planning

a.Kriteria:Mengatur produksi seefisien mungkin denganmengoptimalkan penggunaan sumber daya yang tersedia.

9.0 8.8 -0.2

b.Membuat rencana kerja dari rencana produksi berdasarkondisi mesin dan karyawan untuk memenuhi kebutuhanproduk.

8.5 8.5 0

13 Commitment to Organization

a.Kriteria:Menunjukkan loyalitas terhadap perusahaan.

9.0 9.0 0

b.Memiliki kepuasan dan kebanggaan menjadi bagiandalam perusahaan.

7.8 8.0 +0.2

14 Persuasion

a.

Kriteria:Mewajibkan operator untuk memperhatikan kualitasproduk yang dihasilkan, bukan dari segi kuantitas saja.

8.0 8.0 0

b.Mendorong operator untuk melakukan perawatan mesinsecara teratur.

7.5 8.0 +0.5

15 Self Management Competencies

a.Kriteria:Memiliki motivasi diri yang kuat.

8.5 8.5 0

b. Berperilaku dengan percaya diri. 8.5 8.8 +0.3

c.Manajemen pembelajaran diri sendiri dan menunjukkanfleksibilitas.

8.5 8.5 0

16 Independence and Responsibility

a.Kriteria:Mampu melaksanakan pekerjaan rutin maupun khusustanpa membutuhkan pengarahan.

8.5 8.5 0

b.Dapat dipercaya untuk menyelesaikan pekerjaan yangdiberikan.

9.0 8.8 -0.2

c.Memiliki komitmen kuat untuk menyelesaikan pekerjaandengan sebaik-baiknya dan menangung konsekuensiyang mungkin dihadapi.

8.0 8.0 0

17 Prioritazion / Time Management

a.Kriteria:Menangani pekerjaan berdasarkan tingkat prioritas.

7.8 8.0 +0.2

b.Mengalokasikan waktu dan sumber daya sesuai prioritaspentingnya pekerjaan.

7.8 8.0 +0.2

c.Mampu memprioritaskan ulang suatu pekerjaan bilaterjadi hal-hal yang mendesak.

7.5 7.5 0

18 Communication Competencies

a.Kriteria:Dapat berbicara dengan baik.

8.0 8.0 0

b. Menjadi pendengar yang baik. 7.8 8.0 +0.2

c.Dapat berkomunikasi secara tertulis dan non verbal(isyarat dan bahasa tubuh).

8.0 8.0 0

19 Human Resources Management Competencies

a.

Kriteria:Kemampuan team building, yang terdiri dari:pengawasan, memotivasi staff, hubungan antar staff,seleksi, promosi, dan pengembangan karyawan

8.8 9.0 +0.2

b. Dapat mengembangkan bakat dan menghargai perbedaan 8.5 8.5 020 System Management

a.

Kriteria:Pengetahuan tentang prosedur dan mekanisme yangmengatur interaksinya dengan bagian-bagian lain yangdiberlakukan di perusahaan, seperti untuk urusan:Pengadaan dan Pembelian, Perbaikan dan PemeliharaanMesin dan fasilitas-fasilitas lainnya, Penyediaan Bahan,Pemeriksaan Mutu Produk, dukungan perencanaanproduksi dan proses.

8.8 9.0 +0.2

b.Pengetahuan tentang prinsip Manajemen Pengawasan(Supervisory Management).

8.5 8.5 0

21 Interpersonal Competencies

a.Kriteria:Empati.

8.0 8.0 0

b.Kemampuan menyelesaikan konflik dan membuatkesepakatan.

8.0 8.5 +0.5

c. Mampu menghargai orang lain. 8.0 8.5 +0.5d. Bekerja sama dalam kelompok. 8.5 8.5 0e. Memiliki networking yang luas. 8.5 8.2 -0.322 Oral Communication

a.Kriteria:Berbicara secara jelas dan lugas.

8.0 8.0 0

b.Memastikan bahwa lawan bicara mengerti apa yangdimaksudkan.

8.0 8.0 0

c.Berbicara dengan tegas kepada karyawan pada saatdiperlukan namun tetap sopan.

8.5 8.3 -0.2

23 Listening

a.Kriteria:Dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan instruksiyang diberikan.

8.0 8.0 0

b.Dapat memahami dengan jelas maksud atau intipembicaraan dan instruksi yang diberikan.

8.0 8.0 0

24 Client Service Competencies

a.Kriteria:Identifikasi dan analisa kebutuhan klien.

8.5 8.5 0

b. Membangun hubungan kerjasama. 8.8 9.0 +0.2c. Berkomitmen pada kualitas. 8.5 8.8 +0.3

Selanjutnya dilakukan perhitungan total skill gap untuk masing-masing elemenkompetensi, dimana nilai tersebut kemudian akan dikalikan dengan bobotkepentingannya. Hasil perhitungan akhir inilah yang merupakan nilai skill gap untukkaryawan yang bersangkutan.

Tabel 6 Perhitungan Nilai Skill Gap untuk Setiap Elemen Kompetensi

Kompetensi SupervisorBobot

Kepentingan

TotalSkill Gap Gap x Bobot

1 Technical 11.08% -0.2 -2.22%2 Training 9.79% +0.3 +2.98%3 Teamwork 8.76% +0.7 +6.13%4 Coaching 8.51% +0.3 +2.55%5 Leadership 7.99% -0.5 -3.99%6 Business Competencies 6.96% +0.8 +5.57%

7Problem Solving / Crisis

Management6.44% -0.4 -2.58%

8 Thinking Competencies 5.67% +0.3 +1.70%9 Analysis 5.15% 0 010 Organizational Skill 4.12% -0.4 -1.65%11 Relationship Building 3.87% +1.0 +3.87%12 Planning 3.35% -0.2 -0.67%

13Commitment to

Organization3.35% +0.2 +0.67%

14 Persuasion 3.35% +0.5 +1.68%

15Self Management

Competencies2.56% +0.3 +0.77%

16Independence and

Responsibility2.06% -0.2 -0.41%

17Prioritazion / Time

Management1.80% +0.4 +0.72%

18CommunicationCompetencies

1.29% +0.2 +0.26%

19Human Resources

Management Competencies1.29% +0.2 +0.26%

20 System Management 0.77% +0.2 +0.15%21 Interpersonal Competencies 0.52% +0.7 +0.36%22 Oral Communication 0.52% -0.2 -0.10%23 Listening 0.52% 0 024 Client Service Competencies 0.26% +0.5 +0.13%

TOTAL 100.00% +4.5 +16.18%

Hasil akhir perhitungan nilai skill gap untuk jabatan Drawing & Insulation Supervisormenunjukkan nilai +16.18%. Hal ini berarti pemegang jabatan yang bersangkutan memilikikompetensi di atas standar sebesar 16.18%. Dengan demikian maka karyawan tersebut layakuntuk menduduki posisinya.

Analisa Sistem InformasiSistem informasi penilaian kinerja karyawan berbasis kompetensi yang akan dibuat pada PT.Sucaco, Tbk. merupakan suatu sistem terkomputerisasi untuk menentukan kompetensi yangdibutuhkan untuk suatu jabatan tertentu dalam perusahaan. Sistem juga dapat melakukanpenilaian kinerja karyawan dan menyediakan database yang menampung semua data

karyawan dalam perusahaan. Sebagai contoh kasus, pembahasan hanya akan dilakukan padajabatan Drawing & Insulation Supervisor saja. Sistem informasi ini akan berfungsi sebagaialat monitor kinerja karyawan yang menduduki suatu jabatan tertentu. Dengan adanya sistemini, dapat diketahui apakah suatu karyawan sudah cukup kompeten untuk jabatan yangdimilikinya. Manajer HRD bertanggung jawab dalam penggunaan sistem ini untuk menilaikinerja karyawan tertentu, dan dari hasil penilaian tersebut dapat diketahui apakah karyawanyang bersangkutan memiliki kemampuan dan kompetensi yang memenuhi syarat untukmenduduki posisinya. Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer HRD dapat dibantu oleh staffadministrasi untuk menginput data karyawan dan jabatan yang dipegangnya, serta dibantu olehsupervisor dalam menginput kompetensi inti dan kompetensi spesifik beserta kriteriakompetensi masing-masing yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menilai kinerjakaryawan secara langsung. Selanjutnya, Manajer HRD akan memberikan laporan penilaiankinerja karyawan secara periodik kepada pimpinan puncak dari perusahaan. Dan pimpinanpuncak perusahaan memiliki wewenang penuh untuk mengambil keputusan sehubungandengan kinerja karyawan tersebut. Apakah akan mempertahankan karyawan tersebut,memutasikannya ke jabatan lain, atau memberhentikan karyawan tersebut bila kinerjanya jauhdi bawah standar. Sistem informasi dibuat dengan menggunakan bahasa pemrogramanASP.Net, sedangkan databasenya menggunakan Microsoft SQL Server 2000. TeknologiASP.Net dapat digunakan pada Microsoft XP Professional Edition dengan dukungan webserver Internet Information Services (IIS).

4. Perancangan Sistem Informasi dengan Notasi UML 4.1. Class Diagram

Class Diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan hubungan antar classdalam sebuah sistem informasi yang dibuat.

+diinput()+disimpan()+diedit()+dihapus()+ditampilkan()

-kodeKaryawan : char-namaKaryawan : string-jenisKelamin : char-tglLahir : Date-tempatLahir : string-alamat : string-kota : string-kodepos : char-telp : string-hp : string-email : string-noKTP : char-kodeJabatan : string-keterangan : string-status : char

Karyawan

Kompetensi_Inti Kompetensi_Spesifik

+diinput()+disimpan()+diedit()+ditampilkan()

-noKriteria : int-kodeKompetensi : string-namaKompetensi : string-kriteria : string

Kriteria_Kompetensi

+diinput()+disimpan()+diedit()+ditampilkan()

-kodeJabatan : string-namaJabatan : string-kodeKompetensi : string

Jabatan

+diinput()+dihitung()+disimpan()+ditampilkan()

-kodePenilaian : int-tglPenilaian : Date-kodeKaryawan : char-namaKaryawan : string-namaKompetensi : string-kriteria : string-nilai : int-ratarataminimum : decimal-bobot : decimal-skillGap : decimal-gapBobot : decimal-totalGapBobot : decimal

Penilaian_Kinerj

0..*

10..*

1

1..*

1..*

+diinput()+disimpan()+diedit()+ditampilkan()

-kodeKompetensi : string-namaKompetensi : string-deskripsi : string-ratarataminimum : decimal-bobot : decimal

Kompetensi

*

1..*

0..*

1..*1

1..*

1..*

1* ** 1..*

Gambar 2 Class Diagram

4.2. Statechart DiagramDiagram ini menggambarkan tingkah laku dari sebuah objek dalam class, berikutadalah salah satu statechart diagram dari class karyawan yang digambarkan dalamtahap perancangan.

Aktifdiinput()

diedit()

disimpan()

ditampilkan()

dihapus()

Gambar 3 Statechart Diagram untuk class Karyawan

KESIMPULAN DAN SARAN

KesimpulanBerdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkanbahwa:

1. Pengembangan model kompetensi akan memberikan pedoman yang jelas bagiperusahaan dalam menentukan kebutuhan pelatihan karyawannya karena model inimemberikan rincian kemampuan sebenarnya yang mempengaruhi kinerja karyawan.

2. Penggunaan metode Paired Comparison dalam menetapkan bobot kompetensi akanmenunjukkan secara jelas kompetensi mana yang memiliki bobot kepentingan terbesardan membutuhkan perhatian lebih dibandingkan kompetensi lainnya.

3. Sistem informasi penilaian kinerja karyawan berbasis kompetensi yang dikembangkanakan menggantikan sistem yang sedang berjalan, dimana sistem saat ini masihmenggunakan cara manual untuk penilaian kinerja karyawan.

4. Metode yang diusulkan akan dapat menghasilkan laporan penilaian kinerja karyawandalam waktu singkat dengan informasi yang akurat karena bebas dari kesalahanperhitungan dan faktor human error.

5. Dengan menggunakan sistem informasi penilaian kinerja karyawan berbasiskompetensi yang diusulkan maka perusahaan dapat lebih cepat dalam mengambil suatukeputusan yang berhubungan dengan karyawan, dan lebih efisien dalam mencariinformasi tertentu yang dibutuhkan.

SaranBeberapa saran yang dapat diberikan untuk membantu meningkatkan kinerja perusahaanadalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya dilakukan pemasukan data awal ke dalam sistem, yang dijadikan sebagaidata historis perusahaan agar memudahkan pencarian data yang lalu.

2. Program pelatihan untuk karyawan hendaknya disesuaikan dengan skill gap yangdimiliki agar pelatihan yang diberikan dapat lebih efektif dalam menunjangkegiatannya.

3. Model kompetensi yang telah ada dapat dikembangkan lebih jauh lagi sehinggaperusahaan dapat mengaplikasikan sistem manajemen sumber daya manusia berbasiskompetensi (Competency Based Human Resources Management) dalam menjalankanfungsi-fungsi utama departemen SDM.

4. Dengan menggunakan sistem informasi penilaian kinerja karyawan berbasiskompetensi, perusahaan sebaiknya melakukan penilaian kinerja secara berkala denganselang waktu yang pendek. Hal ini dimaksudkan agar informasi yang dihasilkan selaluup to date dan mampu menghadapi tuntutan dinamis pekerjaan dewasa ini.

5. Melakukan pemeliharaan terhadap sistem informasi penilaian kinerja karyawanberbasis kompetensi dengan cara melakukan update dan backup data secara rutin.

REFERENCES

Ambler, Scott W. (2002). Object Oriented 101, (ONLINE), www.agiledata. org , 13 November2002.

Booch, Grady, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. (1999). The Unified Modeling LanguageUser Guide. Addison-Wesley. Longman Ltd., Germany.

Dessler, Gary. (1997). Human Resource Management. 7th Edition. Prentice Hall, New Jersey.Dewitz, Donaldson Sandra. (1996). Systems Analysis and Design and The Transision of

Objects. McGraw Hill, SingaporeJacobson, Ivar, Grady Booch, dan James Rumbaugh. (1999). The Unified Software

Development Process. Addison-Wesley. Longman Ltd, Germany.Larman, Craig. (1998). Applying UML and Patterns, an Introduction to Object Oriented

Analysis and Design. Prentice-Hall, Inc., New Jersey.Limas, A. V., Perdana, A., Nandhika, W., & Tannady, H. (2014). Pembahasan Mengenai Efek

Urban Heat Island dan Solusi Alternatif Bagi Kota Jakarta. J@ti Undip: Jurnal TeknikIndustri, 9(1), 29-34.

Lois, C., Rowena, J., & Tannady, H. (2017). Perencanaan dan Pengendalian Persediaan BahanBaku Benang dengan Lot Sizing Economic Order Quantity. JIEMS (Journal ofIndustrial Engineering and Management Systems), 10(2), 111-118.

Makapedua, J., & Tannady, H. (2016). Analisis Pengukuran Waktu Kerja Operator DanUsulan Perbaikan Dengan Work Sampling (Studi Kasus: McDonald’s Hayam Wuruk).Jurnal Teknik dan Ilmu Komputer, 19(5), 295-304.

McLeod, Raymond, Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jilid I dan Jilid II. PT.Prenhallindo, Jakarta.

Nugroho, Adi. (2002). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan MetodologiBerorientasi Objek. Cetakan Pertama. Infomatika Bandung, Bandung.

O’Brien, James. (2002). Introduction to Information System: Essentials for the e-BusinessEnterprise. 11th Edition. McGraw-Hill, USA.

Paired Comparison Analysis, (ONLINE), www.bustrac.com, 08 Juni 2001. Rosta, J., & Tannady, H. (2013). Aplikasi AHP dalam Menentukan Kandidat Gubernur DKI

Jakarta 2012-2017. Jurnal ComTech: Computer, Mathematics and EngineeringApplications, 4(1), 394-406.

Sawlani, M. K., & Tannady, H. (2016). Perencanaan dan Pengendalian Bahan Baku PolyesterFleece Fabrics dengan Pola Data Statik (Studi Kasus: PT. Asia Pasific Fibers, Tbk-karawang). Jurnal Penelitian dan Aplikasi Sistem dan Teknik Industri, 10(3), 255-169.

Spencer, Lyle M., Jr., Signe M. (1993). Competencies at Work: Models for SuperiorPerformance. John Wiley & Sons Inc., Boston.

Sutisna, Sapri. (2001). Pengenalan “Unified Modeling Language / UML” Bagian I,(ONLINE), www.gematel.com, 12 Juni 2004.

Tannady, H. (2013). Silver Meal and Part Period Algorithm in Producing Minimum Lot SizingCost. International Conference on Engineering of Tarumanagara (ICET).

Tannady, H. (2014). Aplikasi Simulasi Monte Carlo Tidak Terstruktur pada SchedulingKaryawan Maintenance Engineering. Jurnal Teknik dan Ilmu Komputer, 3(11).

Tannady, H., Riyan., & Eka, W. (2014). Modifikasi Waktu Standar Pelayanan untukMeminimumkan Jumlah Antrian (Studi Kasus: Gerbang Tol Ancol Barat). Jurnal Teknikdan Ilmu Komputer, 3(9).

Tannady, F., & Filbert, K. (2018). Pengendalian Persediaan Dengan Menggunakan MetodeEconomic Order Quantity Dan Silver Meal Algorithm (Studi Kasus PT SAI). JurnalTeknik dan Ilmu Komputer, 7(25).

Thio, A., & Tannady, H. (2016). Analisis Pekerjaan Konstruksi Dan Penentuan Jalur KritisDengan Critical Path Methode (Studi Kasus Pekerjaan Renovasi Pada Kantor HarvestKemang). Jurnal Teknik dan Ilmu Komputer, 5(18), 167-175.

Werther, William B., Jr., Keith Davis. (1997). Human Resources and Personnel Management.5th Edition. Irwin / McGraw-Hill, USA.