No. 05 - NATO

Gestionarea riscurilor de corupţie și fraudă din sectorul imobiliar în domeniul apărării

No. 05

DESPRE AUTOR

Acest ghid a fost redactat de către Depar-tamentul de Audit Intern (IA) al Ministerului Apărării din Norvegia. S-a întocmit acest ghid drept parte a angajamentului pe care IA l-a luat în cadrul grupării anticorupţie a Progra-mului de Asistenţă Nordic – Baltică (NBAP). IA are rolul de a garanta, în mod independent, că gestionarea riscului, guvernanţa și procedurile de control intern, din cadrul domeniului apără-rii din Norvegia, funcţionează în mod eficient. IA raportează la Secretarul General și lucrează în conformitate cu standardele internaţionale ale Institutului de Auditori Interni.

CENTRUL PENTRU INTEGRITATE ÎN DOMENIUL APĂRĂRII

Centrul pentru Integritate în Domeniul Apărării (CIDS) promovează integritatea, măsurile anticorupţie și buna guvernanţă în domeniul apărării. Prin conlucrarea cu partenerii norvegieni și cei internaţionali, centrul caută să consolideze competenţa, să ridice nivelul de conștientizare și să asigure mijloace practice, care să reducă riscurile de corupţie. CIDS (/ Centrul pentru Integritate în Domeniul Apărării) a fost înfiinţat în anul 2012, de către Ministerul Apărării din Norvegia.

CIDS a publicat cea de-a cincea broșură din seria Ghiduri pentru Buna Guvernanţă. Obiec-tivul pe care l-am avut în publicarea acestor serii de ghiduri a fost acela de a prezenta, în-tr-un format concis și prietenos cititorului și unei audienţe largi, problemele cheie legate de buna guvernanţă.

Sectorul imobiliar este un domeniu din cadrul domeniului apărării, care, de regulă, este ex-pus unor riscuri majore de corupţie și fraudă. Schemele de corupţie și fraudă din sectorul imobiliar pot avea un impact deosebit de ne-gativ asupra sănătăţii și siguranţei personalului și asupra situaţiei financiare a organizaţiilor, a reputaţiei și culturii interne.

Prin intermediul acestui ghid, IA are drept obiectiv să asigure o îndrumare profundă și specifică asupra modalităţii prin care organiza-ţiile vor putea să reducă expunerea lor la riscu-rile de corupţie și fraudă din sectorul imobiliar.

Doresc să aduc mulţumiri autorilor, pentru eforturile pe care aceștia le-au depus și pen-tru faptul că ne-au permis să beneficiem de pe urma expertizei și a experienţei lor practice.

Sperăm ca managerii, cei cu funcţii de control, auditorii și alte părţi interesate, atât din cadrul domeniului apărării cât și din afara acestuia, să poată utiliza această contribuţie adusă bunei guvernanţe. Combaterea cu succes a corupţiei și a fraudei necesită, de-a lungul timpului, o muncă extensivă și sistematică. Orice comen-tarii în privinţa acestui ghid sunt binevenite de CIDS.

Oslo, 20 iunie 2017

Per ChristensenDirector

CUVÂNT ÎNAINTE

«Gento ommolut velentium untis qui intiorent facipid ut as nones dolora di vel illaudiorpos vo-luptios nullace aquatat laccum sit ommossundel magnit, sedit eseceaque prepe natur»CUPRINSINTRODUCERE ................................................................................................. 3

ANGAJAMENT, DOCUMENTE DE GUVERNARE ȘI PROGRAM ................................................................... 4

EVALUAREA RISCULUI DE CORUPŢIE ȘI FRAUDĂ DIN SECTORUL IMOBILIAR ................................................... 5

CONTROALE DE PREVENIRE, DEPISTARE ȘI CORECŢIE A CORUPŢIEI ȘI FRAUDEI DIN SECTORUL IMOBILIAR ......................11

AUDITURI EFICIENTE CARE SE ADRESEAZĂ RISCURILOR REALE DE CORUPŢIE ȘI FRAUDĂ DIN SECTORUL IMOBILIAR .......18

COMENTARII FINALE ...................................................................................24

2

CUPRINS IntroducereExistă câteva definiţii ale corupţiei și fraudei. În acest ghid, folosim definiţiile date în Gestionarea Riscului de Fraudă în Afaceri: Ghid Practic1. Din punct de vedere operaţional, corupţia este defi-nită drept abuz de putere care i-a fost încredinţată cuiva, cu scopul de a avea un câștig personal. Frau-da este definită drept orice faptă intenţionată, sau omitere, care are drept scop înșelarea altora și care rezultă în a o face pe victimă să sufere o pierdere și/sau ca făptașul să obţină un câștig.

Domeniul apărării se află sub rezerva unor riscuri substanţiale de corupţie și fraudă. Organizaţia mul-tinaţională și de renume, Transparency International, focusată asupra anticorupţiei și transparenţei, atât în guvern cât și în afaceri, estimează că cel puţin 20 de miliarde de dolari se pierd anual în domeniul apă-rării, din cauza corupţiei2. În plus, miliarde de dolari se pierd din cauza altor acte frauduloase. Corupţia și frauda duc la consecinţe grave în domeniul apărării. Transparency International prevede3: “Cheltuielile iro-site pe corupţia din domeniul apărării ar putea fi folosite pentru îmbunătăţirea condiţiilor de școală, a sistemu-lui de sănătate sau a infrastructurii. Corupţia distruge încrederea în instituţiile militare și în forţele armate, iar pe parcurs există riscul de a pierde vieţi. Atunci când conducătorii achiziţionează arme, doar fiindcă au fost mituiţi să facă asta sau pentru că au primit favoruri, sin-gurii care rămân pe câmp sunt soldaţii, care sunt lăsaţi doar cu arme de proastă calitate sau protecţie necores-

1 Publicat de The Institute of Internal Auditors (/Institutul de Auditori Interni), The American Institute of Certified Public Accountants and Association of Certified Fraud Examiners (/Institutul American de Contabili Publici Acreditaţi și Asociaţia Examinatorilor Acreditaţi pentru Depistarea Fraudei) 2 https://www.transparency.org/topic/detail/defence_security/3 https://www.transparency.org/topic/detail/defence_security/

punzătoare. Soldaţii există pentru a-i proteja pe cetăţeni, dar guvernele au datoria de a-i proteja pe soldaţii lor. Pentru a face astfel, acestea achiziţionează de la firmele apărării. Pe de altă pare, corupţia îl protejează doar pe cel corupt.” De regulă, domeniul apărării deţine, are control asupra și/sau gestionează resurse vaste din sectorul imobiliar, sub formă de loturi de teren, clădiri și proiecte de construcţii. În general, multe tranzacţii de mare valoare, precum cele de achiziţionare/vân-zare, acorduri de închiriere, proiecte de construcţie și întreţinere sunt efectuate anual. Valorile economice mari implicate atrag grupuri și persoane, care caută să obţină un câștig personal în mod incorect. Cu sco-pul gestionării riscurilor de corupţie și de fraudă din domeniul apărării, există necesitatea de a se dispune de un set amplu de controale eficace.

Acest ghid recomandă modalităţile prin care mana-gementul și auditorii interni din domeniul apărării pot combate corupţia și frauda din sectorul imobi-liar. Modelul de procedură de mai jos reprezintă o prezentare succintă a structurii pe care acest ghid o scoate în evidenţă:

Figura 1. Modelul de procedură

Angajament, documente de guvernare și programul

de luptă împotriva corupţiei și fraudei imobiliare

Identificarea schemelor posibile și evaluarea cuprinzătoare

a riscurilor

Monitorizarea conformităţii verificărilor și auditurilor

independente

Investigarea eventualelor încălcări și implementarea

acţiunilor corective

Proiectarea și utilizarea controalelor preventive

și de depistare

3

Angajament, documente de guvernare și program

Regulamentele clare, care includ descrieri scrise privind procedurile și angajamentele luate de către managementul de conducere, reprezintă premisele de combatere eficien-tă a corupţiei și fraudei. Standardul de etică al organizaţiei trebuie să fie articulat într-un document oficial de guvernare, ca de exemplu un cod de etică sau ceva asemănător. Organi-zaţiile care sunt expuse riscurilor de corupţie și fraudă din sectorul imobiliar trebuie să se gândească să abordeze, în propriul lor cod de etică și în mod specific, acest domeniu de risc. Un cod de etică corespunzător influenţează modul nostru de gândire, cu referire la acţiuni-le noastre și la ceea ce trebuie și nu trebuie să facem. Fiecare angajat va înţelege felul în care codul de etică influenţează munca lui de zi cu zi și modalitatea prin care să acţioneze într-o manieră corespunzătoare. Persoanele care fac parte din managementul de conducere trebuie să comunice angajamentul pe care și l-au luat, anume acela de combatere a corupţiei și fra-udei. Este esenţial ca managerii să acţioneze ca modele demne de urmat și să demonstreze

o reală aderenţă la codul de etică. Mai mult decât atât, managerii trebuie să înţeleagă care este propriul lor rol în implementarea, suprave-gherea, evaluarea și monitorizarea, astfel încât acea atmosferă etică creată să fie consecventă cu cerinţele codului de etică. Managementul trebuie să creeze o cultură prin întrebuinţarea de cuvinte și de acţiuni, din care să reiasă, cu claritate, că frauda nu va fi tolerată, că se vor lua măsuri rapide și decisive faţă de orice fel de atare comportament și că avertizorii de in-tegritate nu vor avea de suferit represalii4. O bună practică este aceea de a cere fiecărui nou membru al organizaţiei să ia la cunoștinţă, prin semnătură, că el/ea a citit și înţeles codul de etică.

În privinţa organizaţiilor care sunt expuse unui set mai amplu de riscuri de corupţie și fraudă, acestora le-ar fi folositor să oficializeze, prin-tr-un program general, diferitele elemente ate-nuante de risc. Astfel de programe pot fi: pro-gram anticorupţie, program pentru gestionarea fraudei sau un program despre integritate.

4 Managing the Business Risk of Fraud (/Gestionarea Riscului de Fraudă în Afaceri): A Practical Guide, The Institute of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public Accountants and Association of Certified Fraud Examiners (/Un Ghid Practic, Institutul de Auditori Interni, Institutul American de Contabili Publici Acreditaţi și Asociaţia Examinatorilor Acreditaţi pentru Depistarea Fraudei)




a riscurilor


independente




și de depistare

4

Evaluarea riscului de corupţie și fraudă din sectorul imobiliar

Primul pas care trebuie făcut pentru comba-terea corupţiei și fraudei din sectorul imobiliar este identificarea și evaluarea schemelor și eve-nimentelor potenţiale, pe care organizaţia tre-buie să le diminueze. Expunerea la risc trebuie să fie evaluată periodic, iar evaluarea trebuie să se facă într-un mod structurat și sistematic. Organizaţia poate identifica și evalua riscurile de corupţie și fraudă din sectorul imobiliar, în corelaţie cu o evaluare a riscului pentru întreaga entitate sau pe o bază de sine stătătoare. Eva-luarea va identifica unde este posibil să apară corupţia și frauda în sectorul imobiliar și care sunt potenţialii făptuitori. În mod corespunză-tor, activităţile de control vor trebui să analizeze mereu atât schema de corupţie și fraudă din sectorul imobiliar cât și persoanele din interiorul și din afara organizaţiei, care pot fi făptașii fiecă-rei scheme. Dacă schema este coluzivă5, atunci va fi necesar ca controalele de prevenire să fie sporite, prin controale de depistare, deoarece coluziunea anulează eficacitatea controlului de segregare a sarcinilor.6

5 A collusive scheme is one performed by two or more individuals working together (/ O schemă coluzivă este aceea la care lucrează două sau mai multe persoane, împreună)

6 Managing the Business Risk of Fraud (/Gestionarea Riscului de Fraudă în Afaceri): A Practical Guide, The Institute of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public Accountants and Association of Certified Fraud Examiners (/Un Ghid Practic, Institutul de Auditori Interni, Institutul American de Contabili Publici Acreditaţi și Asociaţia Examinatorilor Acreditaţi pentru Depistarea Fraudei)

ELEMENTE ALE EVALUĂRII DE RISCCorupţia și frauda sunt acte intenţionate în-făptuite de făptuitori, care, de regulă, doresc ca acestea să nu fie detectate. Astfel, echipa care execută evaluarea corupţiei și a fraudei trebuie să se implice în dobândirea logicii de anticipare a comportamentului potenţialilor făptuitori. Un astfel de raţionament necesită o gândire sceptică. Totodată, la fel de important este și abilitatea de a concepe procedurile de depistare a corupţiei și fraudei, în așa fel încât făptuitorul să nu se aștepte. Acest raţionament implică adresarea următorului gen de întrebări:

▪ Cum ar putea persoana coruptă sau frau-datorul să exploateze poziţia și/sau autori-tatea lui/ei pentru o îmbogăţire nedreaptă?

▪ Cum ar putea făptuitorul să exploateze vul-nerabilităţile din salvgardarea resurselor sau sistemul de controale?

▪ Cum ar putea un făptuitor să anuleze sau să ocolească controalele?

▪ Ce ar putea face un făptuitor pentru a as-cunde fapta coruptă sau frauduloasă?

Ţinând cont de acestea, în general, evaluarea riscului de corupţie și fraudă în sectorul imobi-liar include următoarele elemente cheie:




a riscurilor


independente




și de depistare

5

«Gento ommolut velentium untis qui intiorent facipid ut as nones dolora di vel illaudiorpos vo-luptios nullace aquatat laccum sit ommossundel magnit, sedit eseceaque prepe natur»

▪ Identificaţi riscul intrinsec de corupţie și frau-dă din sectorul imobiliar — Adunaţi date și fo-losiţi evaluarea făcută în spirit de echipă, în mod colectiv, observaţii și imaginaţie, pen-tru o clară exprimare a numărului de riscuri de corupţie și fraudă din sectorul imobili-ar, din cauza cărora organizaţia ar putea fi afectată. Această procedură include și anali-zarea tuturor tipurilor de scheme și scenarii de corupţie și fraudă din sectorul imobiliar: metode, stimulente și oportunităţi de săvâr-șire a faptelor corupte sau frauduloase.

▪ Evaluaţi oportunitatea/vulnerabilitatea ex-primată în abilitate, stimulente și existenţa slăbiciunii de control pentru săvârșirea unei fapte corupte sau frauduloase. Evaluaţi si-guranţa personală, financiară, de reputaţie și a consecinţelor asupra culturii interne, dacă se va ivi schema de corupţie sau fraudă.

▪ Acordaţi prioritate schemelor identificate, în baza rezultatului obţinut în urma evaluării și decideţi care va fi răspunsul, în baza priorităţii

și a analizei cost – beneficiu, a acţiunilor de atenuare relevante.

STRUCTURA EVALUĂRII DE RISCOrganizaţia trebuie să aplice o structură, pentru a documenta evaluarea ei asupra riscului de co-rupţie și fraudă în sectorul imobiliar. Structura de mai jos reprezintă o versiune ajustată a unei structuri care a fost elaborată de Biroul Audi-torului General al Norvegiei. Aceasta ilustrează felul în care elementele de identificare, evaluare a riscului, precum și răspunsul, pot fi aplicate printr-o abordare sistematică și structurată.

Structura constă din două diagrame: diagrama secundară și diagrama principală.

Pasul 1: În diagrama secundară se vor enumera toate riscurile de corupţie și fraudă identificate în sectorul imobiliar, precum și schemele

Pasul 2: Faceţi o evaluare a riscurilor și a sche-melor referitoare la oportunitate/vulnerabilita-te. Pe scala de punctaj, puteţi aplica următoa-rele cinci puncte:

Oportunitate/vulnerabilitate PunctajFOARTE MARE Oportunitatea/vulnerabilitatea pentru schema de corupţie sau fraudă

în sectorul imobiliar din organizaţie este foarte mare5

MARE Oportunitatea/vulnerabilitatea pentru schema de corupţie sau fraudă în sectorul imobiliar din organizaţie este mare

4

MODERATĂ Oportunitatea/vulnerabilitatea pentru schema de corupţie sau fraudă în sectorul imobiliar din organizaţie este moderată

3

SCĂZUTĂ Oportunitatea/vulnerabilitatea pentru schema de corupţie sau fraudă în sectorul imobiliar din organizaţie este scăzută

2

FOARTE SCĂZUTĂ Oportunitatea/vulnerabilitatea pentru schema de corupţie sau fraudă în sectorul imobiliar din organizaţie este foarte scăzută

1

Imaginea 2 Scala de oportunitate/vulnerabilitate

Pasul 3: Faceţi o evaluare a siguranţei perso-nale, financiare, de reputaţie și a consecinţelor asupra culturii interne, dacă apare diagrama. Explicarea diferitelor tipuri de consecinţe:

Siguranţa personală: evaluarea pericolelor pentru

siguranţă, dacă se va ivi schema. În ce măsură fapta coruptă sau frauduloasă va reprezenta un risc faţă de sănătatea și siguranţa personalului?

Finanţe: evaluarea pierderilor financiare, dacă apare schema. În ce măsură fapta coruptă sau

6

frauduloasă va reduce eficacitatea sau eficienţa? Va avea schema un impact advers asupra calităţii livrărilor (de exemplu: munca în construcţii)?

Reputaţie: evaluarea consecinţelor asupra orga-nizaţiei în cazul în care fapta coruptă sau frau-duloasă devine cunoscută public. În ce măsură va avea schema un impact advers asupra încre-derii pe care publicul o are în organizaţie?

Cultura internă: oare fapta coruptă sau frauduloa-să va crea nemulţumire, teamă și/sau conflicte în rândul angajaţilor? În ce măsură va avea aceasta un impact advers asupra standardului moral, în general, sau a celui de etică din organizaţie?

Pentru evaluarea consecinţelor, se poate aplica următoarea scală de punctaj, formată din cinci puncte:

Consecinţă PunctajFOARTE SEMNIFICATIVĂ Schema va avea un impact negativ deosebit de semnificativ asupra

sănătăţii si siguranţei personalului și/sau asupra situaţiei financiare, reputaţiei organizaţiei și/sau asupra culturii interne. Amploarea daunei va fi foarte mare.

5

SEMNIFICATIVĂ Schema va avea un impact negativ semnificativ asupra sănătăţii si siguranţei personalului și/sau asupra situaţiei financiare, reputaţiei organizaţiei și/sau asupra culturii interne. Amploarea daunei va fi mare.

4

MODERATĂ Schema va avea un impact negativ asupra sănătăţii și siguranţei personalului și/sau asupra situaţiei financiare, reputaţiei organizaţiei și/sau asupra culturii interne. Amploarea daunei va fi moderată.

3

SCĂZUTĂ Schema va avea un impact negativ asupra sănătăţii și siguranţei personalului și/sau asupra situaţiei financiare, reputaţiei organizaţiei și/sau asupra culturii interne. Amploarea daunei va fi scăzută.

2

NESEMNIFICATIVĂ Schema va avea un impact scăzut asupra sănătăţii și siguranţei personalului și/sau asupra situaţiei financiare, reputaţiei organizaţiei și/sau asupra culturii interne. Amploarea daunei va fi nesemnificativă.

1

Imaginea 3 Scala referitoare la consecinţe

Pasul 4 – Faceţi un clasament al schemelor prin înmulţirea punctajului obţinut la oportunitate/vulnerabilitate cu cel mai mare punctaj care există printre cele patru feluri de consecinţe:

Clasamentul total (ierarhizare) = O*C (se va selecţiona cel mai mare punctaj dintre cele patru dimensiuni de consecinţă)Pe scurt, diagrama secundară, va arăta în felul următor:

Suma rezultată după ce aţi cântărit și calculat

Schema referitoare la corupţie sau fraudă în sectorul imobiliar

Oportunita-te/ vulnera-bilitate

Consecinţă

Siguran-ţa perso-nalului

Finanţe Reputaţie Cultura internă

25 EXEMPLU: Unui factor decizional din Ministerul Apărării i se oferă, și acesta acceptă recompensa, sub formă de bani în numerar, bunuri, servicii sau oferta unui loc de muncă, din partea unei firme particulare de construcţii, cu scopul de a influenţa dobândirea contractului referitor la construirea unei noi clădiri de birouri pentru forţele armate.

5 3 4 5 4

16 [Descrierea Schemei Y] 4 2 4 4 3

6 [Descrierea Schemei Z] 2 2 3 3 3

Imaginea 4 Diagrama secundară

7

După completarea diagramei secundare, sche-mele/riscurile vor fi transferate pe diagrama principală. Când veţi efectua ierarhizarea sche-melor/riscurilor pe diagrama principală, va tre-bui să folosiţi doar clasificarea “prioritate mare” sau “prioritate scăzută”. Clasificarea se bazează pe clasamentul care a reieșit din diagrama se-cundară și este necesar să decideţi care sumă (din coloana «Suma rezultată după cântărire și calcul”) se va califica pentru prioritatea mare sau scăzută. Diagrama principală care include exem-plul (în exemplul de exerciţiu dat, noi am pornit de la premisa că tuturor schemelor a căror sumă este mai mare de 15 li se vor acordă o prioritate mare) de schemă dat în diagrama secundară de mai sus are această formă și acest conţinut:

SCHEMELE DE CORUPŢIE ȘI FRAUDĂ ÎN SECTORUL IMOBILIARExistă câteva scheme de corupţie și fraudă în sec-torul imobiliar din cadrul domeniului apărării care pot fi anticipate. Evident că expunerea de risc va fi diferită între organizaţii și naţiuni. Pentru a ridica conștientizarea și în scop educaţional, noi furni-zăm o listă a câtorva scheme și scenarii obișnuite:

▪ Schema 1 – Un factor decizional din dome-niul apărării se folosește de poziţia lui/ei, cu scopul de a dobândi un lot de teren vân-dut de o entitate din domeniul apărării, la un preţ care este cu mult mai scăzut decât valoarea adevărată a pieţei.

▪ Schema 2 – Un factor decizional din dome-niul apărării deţine un lot de teren într-o loca-

Riscul de corupţie/fraudă - CE ESTE

SchemaCINE/CUM

Semnale de alarmă

Măsuri de Management

Prioritate Oportunitate/vulnerabilitate

Consecinţe pentru organizaţie

Proceduri de audit

EXPLICAŢIE O scurtă descriere a riscului. Persoana va trebui să încerce să încadreze riscul/schema la categoria corespunzătoare (de exemplu: „mituire”).

O descriere detaliată a schemei, menţionând inclusiv metoda aplicată și cine este implicat. Explicaţi cum poate să apară schema.

Descrierea caracteristicilor sau a „simptomelor” schemei, menţionând inclusiv semnele de care trebuie să se ţină cont pentru a o depista.

Descrierea controalelor/măsurilor care deja există sau care trebuie să fie implementate, cu scopul de a atenua riscul.

Prioritatea mare/scăzută se bazează pe evaluare și pe clasificarea din diagrama secundară.

Prezentaţi și explicaţi evaluarea din diagrama secundară.

Descriere bazată pe evaluarea din diagrama secundară. Comentaţi pe marginea consecinţelor majore.

Prezentaţii procedurile de audit relevante în cazul auditului intern.

Procedura imobiliară1 Construirea de clădiri noiMituirea funcţionarilor publici

EXEMPLU Unui factor decizional din Ministerul Apărării i se oferă și acesta acceptă o recompensă, sub formă de bani în numerar, bunuri, servicii, sau o firmă privată de construcţii îi oferă un loc de muncă, cu scopul de a influenţa dobândirea contractului care se referă la construirea unei noi clădiri pentru birouri, pentru forţele armate.

Discrepanţa dintre salariu și stilul de viaţă. O modificare subită a programului de lucru sau a comportamentului. Un pas „surprinzător” în carieră. O schimbare subită în comportamentul furnizorului.

Asistenţa telefonică pentru denunţători este operaţională. Se implementează Programul de instruire privind integritatea și etica. Este necesar să existe rutine îmbunătăţite pentru raportarea, la poliţie, a încălcărilor.

Mare Un număr de oficiali din Ministerul Apărării au împuterniciri pentru a încheia contracte profitabile cu firmele de construcţii. Lipsă a controalelor de depistare și corective.

Pierderi financiare pentru că forţele armate vor plăti probabil mai mult decât necesar pentru clădire. Încrederea contribuabililor în Ministerul Apărării va fi redusă. Se așteaptă o diminuare și în motivaţia angajaţilor

Revizuirea segregării sarcinilor. Cartografierea relaţiilor dintre firmele de construcţii și principalii factori de decizie din cadrul Ministerului Apărării. Examinarea discretă a stilului de viaţă al principalilor factori de decizie din cadrul Ministerului Apărării.

[Denumirea riscului și categoria schemei Y]

[Descrierea schemei Y] [Semnale de alarmă referitoare la schema Z]

[Semnale de alarmă referitoare la schema Y]

Mare [Evaluarea schemei de oportunitate/vulnerabilitate Y]

[Consecinţe în cazul apariţiei schemei Y]

[Proceduri de audit relevante schemei Z]

[Denumirea riscului și categoria schemei Z]

[Descrierea schemei Z] [Semnale de alarmă referitoare la schema Z]

[Semnale de alarmă referitoare la schema Z]

Scăzută [Evaluarea schemei de oportunitate/vulnerabilitate Z]

[Consecinţe în cazul apariţiei schemei Z]


Figura 5 Diagrama principală8

ţie care este convenabilă unităţilor militare. O entitate din domeniul apărării are nevoie de un lot de teren pentru a stabili o nouă bază militară. Factorul decizional influenţează pro-cedura de achiziţionare, astfel încât lotul lui/ei de teren este dobândit de către entitatea din domeniul apărării, la un preţ care este cu mult mai mare decât preţul normal al pieţei.

▪ Schema 3 – Factorilor decizionali din dome-niul apărării le este oferită și acceptă recom-pensa sub formă de bani în numerar, bunuri, servicii și/sau oferta unui loc de muncă, de la firme de construcţii particulare, cu scopul de a influenţa dobândirea de contracte care se referă la construirea sau demolarea clădi-rilor pentru entităţile din domeniul apărării.

▪ Schema 4 – Factorii decizionali din domeniul apărării solicită și li se dă recompensa, sub formă de bani în numerar, bunuri, servicii (de exemplu: servicii de construcţie la casele particulare ale factorilor decizionali) și/sau oferta unui loc de muncă din partea unor fir-me de construcţii particulare, cu scopul de a influenţa dobândirea de contracte referitoare la construirea sau demolarea de clădiri, pen-tru entităţile din domeniul apărării.

▪ Schema 5 – Factorilor decizionali din do-meniul apărării le este oferită și acceptă re-compensa, sub formă de bani în numerar, bunuri, servicii și/sau oferta unui loc de muncă, din partea furnizorilor de servicii private, cu scopul de a influenţa dobândi-rea de contracte, care se referă la munca de

Riscul de corupţie/fraudă - CE ESTE

SchemaCINE/CUM

Semnale de alarmă

Măsuri de Management

Prioritate Oportunitate/vulnerabilitate

Consecinţe pentru organizaţie

Proceduri de audit

EXPLICAŢIE O scurtă descriere a riscului. Persoana va trebui să încerce să încadreze riscul/schema la categoria corespunzătoare (de exemplu: „mituire”).

O descriere detaliată a schemei, menţionând inclusiv metoda aplicată și cine este implicat. Explicaţi cum poate să apară schema.

Descrierea caracteristicilor sau a „simptomelor” schemei, menţionând inclusiv semnele de care trebuie să se ţină cont pentru a o depista.

Descrierea controalelor/măsurilor care deja există sau care trebuie să fie implementate, cu scopul de a atenua riscul.

Prioritatea mare/scăzută se bazează pe evaluare și pe clasificarea din diagrama secundară.

Prezentaţi și explicaţi evaluarea din diagrama secundară.

Descriere bazată pe evaluarea din diagrama secundară. Comentaţi pe marginea consecinţelor majore.

Prezentaţii procedurile de audit relevante în cazul auditului intern.

Procedura imobiliară1 Construirea de clădiri noiMituirea funcţionarilor publici

EXEMPLU Unui factor decizional din Ministerul Apărării i se oferă și acesta acceptă o recompensă, sub formă de bani în numerar, bunuri, servicii, sau o firmă privată de construcţii îi oferă un loc de muncă, cu scopul de a influenţa dobândirea contractului care se referă la construirea unei noi clădiri pentru birouri, pentru forţele armate.

Discrepanţa dintre salariu și stilul de viaţă. O modificare subită a programului de lucru sau a comportamentului. Un pas „surprinzător” în carieră. O schimbare subită în comportamentul furnizorului.

Asistenţa telefonică pentru denunţători este operaţională. Se implementează Programul de instruire privind integritatea și etica. Este necesar să existe rutine îmbunătăţite pentru raportarea, la poliţie, a încălcărilor.

Mare Un număr de oficiali din Ministerul Apărării au împuterniciri pentru a încheia contracte profitabile cu firmele de construcţii. Lipsă a controalelor de depistare și corective.

Pierderi financiare pentru că forţele armate vor plăti probabil mai mult decât necesar pentru clădire. Încrederea contribuabililor în Ministerul Apărării va fi redusă. Se așteaptă o diminuare și în motivaţia angajaţilor

Revizuirea segregării sarcinilor. Cartografierea relaţiilor dintre firmele de construcţii și principalii factori de decizie din cadrul Ministerului Apărării. Examinarea discretă a stilului de viaţă al principalilor factori de decizie din cadrul Ministerului Apărării.

[Denumirea riscului și categoria schemei Y]

[Descrierea schemei Y] [Semnale de alarmă referitoare la schema Z]

[Semnale de alarmă referitoare la schema Y]

Mare [Evaluarea schemei de oportunitate/vulnerabilitate Y]

[Consecinţe în cazul apariţiei schemei Y]


[Denumirea riscului și categoria schemei Z]

[Descrierea schemei Z] [Semnale de alarmă referitoare la schema Z]

[Semnale de alarmă referitoare la schema Z]

Scăzută [Evaluarea schemei de oportunitate/vulnerabilitate Z]

[Consecinţe în cazul apariţiei schemei Z]


Figura 5 Diagrama principală9

întreţinere și/sau prestare de alte servicii de management a instalaţiilor pentru entităţile din domeniul apărării.

▪ Schema 6 – Factorii decizionali din dome-niul apărării solicită recompensă și li se dă aceasta, sub formă de bani în numerar, bu-nuri, servicii/sau oferta unui loc de muncă, din partea furnizorilor de servicii private, cu scopul de a influenţa dobândirea de con-tracte care se referă la întreţinerea și/sau prestarea altor servicii de management a instalaţiilor, entităţilor din domeniul apărării.

▪ Schema 7 – Personalul implicat în alocarea de locuinţe personalului militar solicită și primește recompensă, sub formă de bani în numerar, bunuri sau favoruri pentru acor-darea, anumitor persoane, de apartamente/case, care sunt fie atrăgătoare, fie puţine la număr.

▪ Schema 8 – Un grup mic de factori decizio-nali, implicaţi în achiziţionarea de construcţii sau a altor servicii legate de sectorul imobi-liar, fac contracte cu firme, care, în realitate sunt proprietatea lor absolută.

▪ Schema 9 – Angajaţii (de exemplu: în achi-ziţionare sau contabilitate) delapidează re-surse prin

• Crearea de plăţi, efectuarea de plăţi unor vânzători fictivi de construcţii și/sau altor servicii legate de sectorul imobiliar sau

• Plata unor facturi exagerate sau fictive pentru servicii legate de sectorul imobi-liar sau

• Plata facturilor pentru servicii legate de sectorul imobiliar, dar care nu au avut loc.

▪ Schema 10 – Factorii decizionali/angajaţii în coluziune cu vânzătorii sau terţe părţi de-lapidează resurse prin

• Plata unor facturi exagerate sau fictive pentru servicii legate de sectorul imobi-liar sau

• Plata facturilor pentru serviciile legate de sectorul imobiliar, dar care nu au avut loc sau

• Utilizarea clădirilor sau a terenului care aparţine domeniului apărării pentru câștig personal (de exemplu: închirierea unui de-pozit care aparţine domeniului apărării unei firme particulare și reţinerea, din venituri, fie a întregii sume, fie a unei părţi a ei).

▪ Schema 11- Angajaţii care au acces la in-formaţii secrete privind clădirile, etc. do-meniului apărării, vând astfel de informaţii autorităţilor străine sau altor părţi.

▪ Schema 12- Un angajat implicat în proiecte de construcţie este recompensat de o firmă de construcţii externă, pentru a i se permite firmei să folosească proiectul de construcţie drept parte a activităţilor de spălare de bani.

10

Controale de prevenire, depistare și corecție a corupției și fraudei din sectorul imobiliar

INTERVENȚIA ÎN LEGĂTURĂ CU RISCURILE DE CORUPȚIE ȘI FRAUDĂ DIN SECTORUL IMOBILIARToleranța față de risc este diferită de la o or-ganizație la alta. De regulă, organizațiile de vârf, care sunt expuse riscurilor de corupție și fraudă din sectorul imobiliar, doresc să aibă un program de intervenție riguros împotriva corupției și a fraudei. Aceasta înseamnă ela-borarea și punerea în funcțiune a controalelor care atenuează riscurile care se aplică, într-o manieră eficace și eficientă. Nu înseamnă că fiecare control posibil trebuie să fie pus în vi-goare. Scopul este o abordare direcționată și structurată – nu o abordare nestructurată sau întâmplătoare – și sisteme de control eficiente care aduc cel mai mare beneficiu, comparativ cu cheltuiala de resurse7. Obiectivul total este acela ca beneficiul adus prin intermediul siste-melor de control să depășească costurile aces-tora8. În general, sistemele de control intern se compun din: politici, proceduri, practici și

7 Managing the Business Risk of Fraud (/ Gestionarea Riscului de Fraudă în Afaceri): A Practical Guide, The Institute of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public Accountants and Association of Certified Fraud Examiners (/Un Ghid Practic, Institutul de Auditori Interni, Institutul American de Contabili Publici Acreditați și Asociația Examinatorilor Acreditați pentru Depistarea Fraudei)


structuri organizaționale care sunt implemen-tate cu scopul de a reduce riscul cu care este amenințată organizația. În mod tipic, prin na-tura lor, sistemele de control intern se clasifică după cum urmează: de prevenire, depistare sau corecție. În contextul nostru, prevenirea include politici, proceduri, instructaj și comu-nicare, care opresc ivirea corupției și a fraudei în sectorul imobiliar. Spre deosebire de aces-tea, depistarea se concentrează asupra acelor activități și tehnici care detectează și raportea-ză apariția unei fapte corupte sau frauduloase. Corecția include măsuri care să minimalizeze impactul pe care-l are depistarea unei fapte corupte sau frauduloase și ajută la identifica-rea modului în care s-ar putea petrece eveni-mentul și modalitatea în care astfel de situații pot fi evitate.

PREVENIREAPrevenirea este cea mai pro-activă măsură de combatere a corupției și fraudei. Printre nu-meroasele elemente ale prevenirii se numără: divulgarea conflictului, Procedurile Resurselor Umane, accesul publicului la informații necla-sificate, integritate prin sârguința furnizorilor și a partenerilor, segregarea sarcinilor și limite impuse autorității, precum și diverse proceduri la nivel de tranzacție.




a riscurilor


independente




și de depistare

11

DIVULGAREA CONFLICTULUIConflictele de interese pot duce la decizii care nu sunt în interesul superior al organizației, deoarece considerațiile personale pot afecta judecata și luarea unei decizii. Deși intențiile pot fi legitime, apariția unui conflict poate fi considerată drept necorespunzătoare. În mod tipic, diferite conflicte de interese se numără printre cele mai mari riscuri de fraudă în secto-rul imobiliar. Așadar, este important să existe o procedură pe care s-o aplice managerii, angajații și contractorii și anume de a se auto-divulga, în cazul în care există conflicte de interese, fie că acestea sunt reale sau potențiale. În momentul în care aceste conflicte sunt dezvăluite pe plan intern, cei de la departamentul juridic, sau ori-cine altcineva care deține o funcție calificată și obiectivă, trebuie să evalueze fiecare conflict. Există diverse direcții pentru luarea unei decizii:

▪ Se va concluziona că, de fapt, există un conflict și s-a creat necesitatea ca persoa-na să înceteze activitatea sau să părăsească organizația.

▪ Se va accepta divulgarea făcută pe plan in-tern și se va stabili că nu există un conflict de interes referitor la situația descrisă.

▪ Se va decide că există potențialul pentru un conflict de interes. Persoanei i se vor impune anumite constrângeri, cu scopul de a gestiona riscul identificat și de a se avea certitudinea că nu există oportunitatea ivirii unui conflict.

PROCEDURILE APLICATE DE DEPARTAMENTUL DE RESURSE UMANEProcedurile mai jos menționate, de prevenire a corupției și fraudei, trebuie să reprezinte o par-te integrantă a procedurilor aplicate de depar-tamentul de Resurse Umane.

▪ Verificarea trecutuluiUn element cheie al riscului de corupție și fra-udă într-o organizație îl reprezintă acele per-soane care au fost contractate și promovate în funcții de încredere și de autoritate. Din cauza acestor considerente, un lucru impor-tant de reținut este acela că trebuie să luați la cunoștință despre orice probleme privind integritatea personală, care poate să afecteze compatibilitatea acestei persoane cu funcția respectivă. Trebuie să se facă o verificare a educației, experienței de muncă, a abilităților profesionale, a standardelor etice și a motive-lor pentru care persoana respectivă a plecat de la fostele locuri de muncă.

▪ Instructaj privind măsurile de anticorupție și antifraudă și consolidarea conștientizăriiExperiența indică faptul că se necesită atât timp cât și efort pentru ca organizația să consolideze o suficientă conștientizare a planului ei referitor la anticorupție și antifra-udă. În consecință, există necesitatea de a se face, periodic, instructaj și de a avea loc activități de conștientizare, pentru a se avea certitudinea că angajamentul luat împotriva corupției și a fraudei reprezintă un element cunoscut și viu, în toată organizația. Perso-nalul care este implicat în sectorul imobiliar trebuie să dispună de informații adaptate și de instructaj, astfel încât acesta să poată în-țelege care sunt așteptările în privința stan-dardului lor etic, precum și felurile de co-rupție și fraudă care pot să apară în sectorul imobiliar. Mai mult decât atât, este necesar să se asigure orientare asupra modului de soluționare a dilemelor de natură etică. Este util ca personalul să fie dotat cu o broșu-ră mică, care să îl poată ajuta să navigheze prin provocările referitoare la interacțiunea cu furnizorii, etc.

12

▪ Dialogul cu angajații și evaluarea performanței

Gestionarea performanței implică evaluarea comportamentului pe care-l are angajatul, per-formanța acestuia, precum și competența la locul de muncă. Este firesc ca oamenilor să le placă să le fie recunoscută competența și să fie răsplătiți pentru o performanță pozitivă și pentru succes. Ca o măsură de evitare a problemelor, este im-portant să se facă, cu regularitate și corectitudi-ne, o evaluare a performanței angajaților. Apoi, comentariile să vină la timp și să fie de natură constructivă. Este posibil ca acei angajați care nu sunt apreciați pentru ceea ce fac și ceea ce au realizat, mai ales cei care au fost ocoliți din a fi promovați, să se simtă inadecvați și, astfel, se va justifica9 comportamentul fraudulos. Dialogul cu angajatul poate, de asemenea, să includă un sondaj amplu, efectuat de organizație.

▪ Desfășurarea interviurilor înainte de plecarePractica de a desfășura interviuri cu angajații care pleacă, înainte ca aceștia să plece, sau cu cei care și-au dat demisia, poate ajuta la efor-turile depuse atât în privința prevenirii cât și a detectării. Este posibil ca aceste interviuri să scoată la iveală probleme legate de integrita-tea managementului și a altor aspecte legate de cultura și practica din organizație.

ACCESUL PUBLIC LA INFORMAȚIILE NECLASIFICATEAnunțul public făcut de domeniul apărării pri-vind bunurile de vânzare din sectorul imobiliar reprezintă o măsură de prevenție importantă pentru reducerea riscului de a face tranzacții necorespunzătoare din punct de vedere al pre-țului și a unui număr mai mic de licitanți decât ar fi posibil. 9 Managing the Business Risk of Fraud (/ Gestionarea Riscului de Fraudă în Afaceri): A Practical Guide, The Institute of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public Accountants and Association of Certified Fraud Examiners (/Un Ghid Practic, Institutul de Auditori Interni, Institutul American de Contabili Publici Acreditați și Asociația Examinatorilor Acreditați pentru Depistarea Fraudei)

VERIFICAREA PREALABILĂ A INTEGRITĂȚII FURNIZORILOR ȘI PARTENERILORPe întreg teritoriul Europei, sectorul imobiliar atrage un număr relativ mare de participanți, care au un standard etic redus. Prin urmare, trebuie să se acorde multă grijă la selecționarea vânzăto-rilor și cumpărătorilor loturilor de teren și vânză-torilor de construcții și de alte servicii legate de sectorul imobiliar. Verificarea Prealabilă a Integri-tății (“IDD”) este culegerea de informații, cu sco-pul de a dobândi o înțelegere a riscurilor privind integritatea și corupția, asociate cu o terță parte.

SEGREGAREA SARCINILOR ȘI LIMITELE AUTORITĂȚIISegregarea sarcinilor este sistemul de bază de control intern, care previne și detectează ne-regulile, prin desemnarea persoanelor, în mod separat, a responsabilității de inițiere și înregis-trare a tranzacțiilor și pentru încredințarea bu-nurilor. Sarcinile din cadrul sectorului imobiliar care trebuie să fie segregate includ:

▪ Încredințarea resurselor (gestionarea clădi-rilor etc.)

▪ Autorizarea/aprobarea (atribuirii contractu-lui, plăților, etc. și valoarea resurselor)

▪ Înregistrarea tranzacțiilor (executarea plăți-lor, contabilizare etc.)

Este mai puțin probabil ca frauda să apară atunci când nivelul de autoritate al unei persoa-ne este proporțional cu nivelul ei de responsa-bilitate. Dacă nu există o aliniere între autorita-te și responsabilitate, îndeosebi în absența unui sistem de control a activităților și segregare a sarcinilor, aceasta poate duce la fraudă10.


13

PROCEDURI DE VERIFICARE A TRANZACȚIILORTotodată, și revizuirea anumitor feluri de tran-zacții poate ajuta la prevenirea corupției și a fraudei. Având în vedere că schemele de co-rupție și fraudă implică, deseori, folosirea enti-tăților unei terțe părți/persoane, trebuie să se facă verificări înainte și să se constate dacă noii angajați, vânzătorii și clienții (în contextul nos-tru aceștia fiind cumpărători de loturi de teren/clădiri și chiriași) sunt înregistrați în sistemele de contabilitate sau asemănătoare acestora. Totodată, trebuie să se facă revizuirea acelor tranzacții despre care s-au primit dezvăluiri că ar exista posibilitatea unor conflicte de interese între părți. Câteva întrebări de control:

▪ Oare documentația pe care o avem este su-ficientă și poate concluziona că noul angajat sau vânzător este real și nu este fictiv?

▪ Este oare vreuna dintre datele de bază (de exemplu: adresa și/sau contul bancar) ale unui nou furnizor sau ale unui nou client identică cu datele de bază ale unui angajat existent?

▪ S-a stabilit că tranzacția cu persoana afiliată (dezvăluiri în registrul de interes) este con-siderată acceptabilă?

▪ Este oare adresa de livrare asemănătoare cu adresa angajatului?

▪ A solicitat furnizorul ca plățile să i se facă într-un cont bancar dintr-un paradis fiscal?

DEPISTARECel mai puternic factor de descurajare a unui comportament corupt și fraudulos este pune-

rea în vigoare a unui sistem eficace și vizibil de depistare. Obiectivul sistemelor de depista-re este de a identifica dacă cumva corupția și frauda sunt pe punctul de a apare sau deja au apărut. Tipurile de sisteme de depistare imple-mentate trebuie să corespundă cu schemele și riscurile care au fost identificate pentru organi-zație. Tehnicile de depistare trebuie să fie flexi-bile, adaptabile și în continuă schimbare, pentru a satisface natura dinamică a riscurilor. Metode-le importante de depistare includ un mecanism anonim de raportare (linia de asistență telefoni-că pentru avertizori de integritate), controale de procedură și proceduri proactive de depistare, care să fie special elaborate pentru identificarea unei activități corupte și frauduloase.

LINIA TELEFONICĂ DE ASISTENȚĂ PENTRU AVERTIZORII DE INTEGRITATE Știm că, în cazurile de fraudă, pontul este, pe departe, cea mai obișnuită metodă de depistare și, în conformitate cu studiul11, efectuat în 2016 despre fraudă la nivel global, aceasta reprezintă 39% din cazuri. Totuși, acesta nu este cazul în privința tuturor organizațiilor. Studiul arată că, în privința organizațiilor care dispun de o linie telefonică de asistență pentru raportare, 47.3% dintre schemele de fraudă au fost depistate prin intermediul ponturilor. Comparativ cu aceasta, organizațiile care nu au o linie telefonică de asis-tență pentru raportare au depistat 28% dintre cazuri prin ponturi. Acest fapt indică faptul că existența unei linii telefonice de asistență pentru avertizorii de integritate poate fi un mijloc efica-ce de depistare a schemelor de fraudă. Imaginea de mai jos arată că avertizorii de integritate se folosesc de diverse mecanisme de raportare și că organizațiile pot beneficia, dacă au canale multi-ple de raportare a corupției și fraudei:

11 Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) report to the nations on occupational fraud and abuse. (/ Raportul Asociației Examinatorilor Acreditați pentru Depistarea Fraudei (ACFE) adresat națiunilor privind frauda ocupațională și abuzul)

14

Imaginea 6: Mecanisme oficiale de raportare, folosite de avertizorii de integritate (ACFE Sondaj referitor la frauda globală, efectuat în 2016)

Pentru a fi performanți, angajații trebuie să aibă încredere în procedura de raportare. Ra-portările făcute de către avertizorii de integri-tate trebuie să fie tratate în regim de confiden-țialitate și cu mare profesionalism. Mai mult decât atât, mecanismul de raportare trebuie să fie accesibil și transparent, să dispună de in-formații asupra modului în care sunt abordate raportările, de către cine și felul în care aver-tizorii de integritate sunt protejați contra re-presaliilor. Linia telefonică de asistență trebuie să fie sub conducerea acelor angajați care au fost instruiți, care au experiență în abordarea unor astfel de cazuri și care dețin o funcție independentă în cadrul organizației. În cele din urmă, mecanismele de raportare trebuie să fa-ciliteze raportarea anonimă.

SISTEMELE DE CONTROL ALE PROCEDURIISistemele de control ale procedurii, elaborate în mod specific pentru depistarea unei acti-vități corupte și frauduloase, dar și a erorilor, includ reconcilieri, revizuiri independente, con-

troale/inventare fizice, analize și audituri. Dacă se aplică în contextul sectorului imobiliar, cele mai relevante sisteme de control a procedurii sunt după cum urmează:

▪ Reconcilierile: a se cădea de acord cum că contractele de vânzare/achiziționare de loturi de teren și clădiri să fie supuse unei evaluări independente/analize, să se cadă de acord în privința facturilor de achiziționare, vânzări, închirierea și cumpărarea de bunuri și servicii la contracte, să se cadă de acord în privința facturilor pentru servicii de con-strucție și mentenanță desfășurate la munca care este în progres/munca efectuată

▪ Revizuiri independente: experții independenți să calculeze valoarea de piață a loturilor de teren, a clădirilor și a chiriei, experții inde-pendenți să facă o evaluare a stării clădiri-lor, experții independenți să facă o evaluare a bugetelor pentru proiectele de construcții

▪ Controale/inventare fizice: inventarierea clă-

Telefon hotline

Email

Formular online/web

Formular/scrisoare postată

Altele

Fax

MEC

AN

ISM

E O

FICI

ALE

DE

RAPO

RTA

RE, F

OLO

SITE

PERCENT OF TIPS

15

dirilor din resurse, care să includă instalații-le tehnice și interiorul, inspecția progresului făcut în munca de construcție și de mente-nanță, inspecția făcută la calitatea muncii de construcție și mentenanță

▪ Analize: o analiză structurată a creșterii pre-țurilor imobiliare, a chiriilor și a cheltuielilor pentru serviciile de construcție și mente-nanță, în diferite locații

▪ Audituri: pentru detalii, vă rugăm să citiți secțiunea 5 din acest ghid

PROCEDURI PROACTIVE DE DEPISTAREPe lângă sistemele de control pentru proce-durile de depistare, organizațiile pot folosi, în mod eficient, analiza de date, tehnici de audit continuu și alte unelte de tehnologie, pentru a depista o activitate coruptă și frauduloasă. Premisa pentru aplicarea acestor proceduri este un mare nivel de digitalizare a proceduri-lor de cumpărare - și contabilitate.

INVESTIGAȚIA ȘI MĂSURI CORECTIVEEste esențial ca orice violări, deviații sau alte încălcări ale legislațiilor aplicabile, ale codului de etică sau a sistemelor de control să fie ra-portate și să fie soluționate, în timp util, indife-rent unde anume se găsesc acestea în cadrul organizației sau de către cine au fost săvârșite.

Trebuie să se impună o pedeapsă corespunză-toare și să se finalizeze o remediere adecvată.

INVESTIGAȚIA Putem defini investigația drept procedura siste-matică de constatare de fapte și de raportare, care, de regulă, se bazează pe acuzații sau sus-piciuni legate de fraudă, conduită necorespun-zătoare sau un alt fel de activitate ilegală12. Sco-pul investigației este acela de a stabili faptele și cursul evenimentelor. Investigația va analiza ca-uzele și va evalua dacă cumva aspectele neferi-cite ale cazului pot fi datorate unei erori umane, a unei munci slabe sau a unor fapte intenționa-te, cu scopul de a obține un câștig personal. În cele din urmă, scopul investigației este acela de a evalua dacă cumva acuzațiile sau suspiciunile sunt corecte sau nu sunt corecte. Investigația trebuie să fie neutră, din punctul de vedere al felului cum a fost elaborată și trebuie să caute suficiente probe pentru a ajunge la o concluzie valabilă. Deși investigația internă nu este supu-să acelorași reglementări la care este supusă o investigație făcută de poliție, sau reglementă-rilor la care se supune un proces, noi trebuie să ne străduim să respectăm aceleași principii. Convenția Europeană pentru Drepturile Omului prevede directivele care sunt relevante atunci când se desfășoară o investigație13:

1. Dreptul de a avea un proces echitabil (artico-lul 6): chiar dacă o investigație nu înseamnă un proces, trebuie să ne asigurăm că proce-dura este în conformitate cu unele elemen-te care există într-un proces echitabil: a. Independența și imparțialitatea membrilor

care fac parte din echipa care desfășoară investigația și a factorilor decizionali

12 An introduction to theory, practice and career development for public and private investigators, Whitney D. Gunter and Christopher A. Hertig, 2005 (/ O introducere la teorie, practică și dezvoltarea carierei pentru anchetatorii din sectorul public și privat, Whitney D. Gunter and Christopher A. Hertig, 2005)13 NOU 2009: 9 Lovomoffentlige undersøkelseskommisjoner




a riscurilor


independente




și de depistare

16

b. Prezumția de nevinovăție: Convenția Europeană pentru Drepturile Omului prevede că “în conformitate cu legea, se va presupune că orice persoană care a fost acuzată de săvârșirea unei infracți-uni penale este nevinovată, până în clipa în care se va dovedi că este vinovată”. Aceasta implică faptul că investigația nu trebuie să prevadă că cineva este vinovat de săvârșirea unei fapte penale, înainte ca inculpatul să fie judecat într-o instanță judecătorească, iar mandatul pentru in-vestigație să nu fie pe o durată mai înde-lungată decât atât cât trebuie pentru so-licitarea unei evaluări, din care să reiasă dacă poate au fost săvârșite fapte penale

c. Dreptul de a se apăra (contradicție): Prin-cipiul contradicției înseamnă că persoana în cauză este familiarizată cu și poate co-menta și răspunde la argumentele care pot fi folosite împotriva ei.

2. Dreptul de a respecta viața privată și de fami-lie (articolul 8) protejează persoanele din a răspunde la întrebări cu caracter personal și prevede restricții privind informațiile care pot fi publicate (/date publicității).

MĂSURI CORECTIVE După ce s-a verificat apariția corupției sau a fraudei, organizația trebuie să stabilească ce măsuri să ia. Orice măsură luată trebuie să fie potrivită cu împrejurările, să fie aplicată în mod consecvent la toate nivelele de angajați, inclu-siv la managementul superior. Măsura se va lua doar după consultarea cu persoanele care sunt răspunzătoare pentru luarea de astfel de decizii.

Posibilele măsuri includ una sau mai multe din cele de mai jos enumerate:

▪ Sesizare penală – poliția trebuie să fie sesi-zată atunci când este vorba de cazuri care

implică o posibilă faptă penală. Poliția/poli-ția militară are acces la informații și resurse suplimentare, care pot veni în ajutorul ca-zului în discuție. Sesizările pentru urmăriri penale pot spori efectul de descurajare la care apelează organizația, în eforturile pe care le depune pentru combaterea corup-ției și fraudei.

▪ Intentarea unei acțiuni civile – este posibil ca organizația să dorească să intenteze propria sa acțiune civilă împotriva făptuitorilor, pen-tru a recupera fondurile.

▪ Măsură disciplinară – măsura internă disci-plinară poate include, termina, suspenda (cu sau fără plată), retrogradarea sau avertizările.

▪ Investigații prelungite – efectuarea unei ana-lize a cauzei principale și efectuarea unei investigații prelungite poate identifica o conduită necorespunzătoare și altundeva în organizație.

▪ Îmbunătățirea procedurii – este posibil ca or-ganizația să poată fi în măsură să recreeze eficiența de cost a procedurilor ei, cu scopul de a reduce sau înlătura oportunitatea ca fapte asemănătoare să se producă pe viitor.

▪ Remedierea controlului intern – îmbunătăți-rea anumitor sisteme interne de control, cu scopul de a reduce riscul de apariție a unor fapte de corupție și fraudă asemănătoare. Organizația trebuie să analizeze impactul potențial pe care-l are răspunsul său și me-sajul care este trimis publicului, părților in-teresate și altora14.


17

Audituri eficiente care se adresează riscurilor de corupție și fraudă din sectorul imobiliar

În mod tipic, legile, politicile și programele an-ticorupție și antifraudă nu vor fi respectate, în mod consecvent, decât dacă se face o monito-rizare a conformării. De regulă, auditurile sunt mijloacele cele mai comprehensive și eficiente pentru testarea eficacității și eficienței măsuri-lor de anticorupție și antifraudă. Auditurile re-prezintă un puternic factor motivațional pen-tru promovarea respectării cerințelor legale, de politică și/sau ale programului, precum și pen-tru depistarea și descurajarea oricărei activități necorespunzătoare. Dacă știi că cineva se uită și că este posibil să te prindă că faci ceva, asta reprezintă, cu siguranță, un factor de descura-jare, la fel de bine cum lipsa de monitorizare poate asigura terenul pentru stimulente sau oportunitate. Efectuarea de audituri anticorup-ție și antifraudă trimite un mesaj puternic: ma-nagementul face exact ceea ce zice că face și și-a luat angajamentul de a combate frauda și corupția. Auditurile vor ridica conștientizarea, vor asigura comentarii legate de felul în care funcționează controalele și deseori descoperă riscuri noi, care nu mai fuseseră văzute. Furni-zarea unei măsuri de remediere, drept răspuns la constatările reieșite de pe urma unui audit, reprezintă un aspect esențial pentru menține-rea, în stare proaspătă, a eforturilor depuse

pentru anticorupție și antifraudă și de evolua, odată cu evoluția operațiunilor și a riscurilor ei. Premisa unor audituri anticorupție și anti-fraudă eficace este sprijinul pe care îl acordă managementul și abilitatea de implementare a măsurilor corective, care decurg din audituri. Când se face un audit la riscurile de corupție și fraudă în sectorul imobiliar, există două puncte principale asupra cărora trebuie să ne concen-trăm:

▪ Se va testa dacă diversele elemente ale unei structuri definite și/sau ale programu-lui de prevenire, depistare și de corectare a corupției și fraudei în domeniul sectorului imobiliar au fost respectate

▪ Testarea substanțială, pentru conformare, a încălcărilor potențiale sau a semnalelor de alarmă.

În rândurile de mai jos, vom evidenția atât pro-cedurile generale de audit în sectorul imobiliar, cât și procedurile relevante când se efectuează auditul diverselor proceduri subordonate, din cadrul domeniului de sector imobiliar.




a riscurilor


independente




și de depistare

18

PROCEDURI GENERALE DE AUDIT ÎN SECTORUL IMOBILIAR În general, activitatea de teren pentru efectu-area procedurilor implică:

▪ Analiza și trecerea prin structură și/sau pro-gram, pentru a preveni, depista și corecta corupția și frauda din domeniul sectorului imobiliar – aceasta înseamnă testarea efi-cacității eforturilor actuale, prin intermediul interviurilor avute cu personalul respectiv, efectuarea de sondaje care, fie să-i vizeze pe toți, fie doar grupuri de angajați, inspec-ția documentației și observații pe marginea performanței controlului. Auditorul intern va dezvolta abilitatea de a înțelege dacă riscurile care se aplică au fost evaluate în mod corespunzător și s-a reacționat la ele. Pentru a realiza acest țel, auditorul intern trebuie să evalueze dacă sistemele de con-trol în vigoare prezintă o asigurare rezonabi-lă că corupția și frauda din sectorul imobiliar vor fi prevenite, sau depistate și corectate. În funcție de cerințele stabilite de organiza-ție, auditorul intern va aplica o gamă largă de măsuri care atenuează riscul, după cum sunt subliniate în secțiunea 4 de mai sus.

▪ Revizuirea detaliată a tranzacțiilor selecționate – aceasta înseamnă strângerea de dovezi, cu scopul de a face o evaluare asupra inte-grității fiecărei tranzacții din sectorul imo-biliar, precum achiziționarea, cesionarea, construcția, demolarea și arendarea. Audi-torul intern va testa o selecție de tranzacții, în baza unui risc perceput și a magnitudinii acestuia, exceptând cazul în care numărul tranzacțiilor din sectorul imobiliar este des-tul de limitat. Mostrele de tranzacții care urmează a fi testate vor fi selecționate, în baza unei gândiri, judecăți și decizii.

▪ Testarea de mostre suplimentare și/sau mo-nitorizarea oricăror potențiale semnale de alarmă privind corupția și frauda, sau a altor domenii care, potențial, pot deveni motive de îngrijorare – dacă revizuirea tranzacțiilor selecționate identifică semnale de alarmă, auditorul intern trebuie să le examineze mai mult pe acestea și să analizeze posibilitatea de extindere a mostrei. Orice indicator de faptă coruptă sau frauduloasă, identificată pe parcursul auditului, trebuie să fie adusă la cunoștința organului intern, care răspun-de de abordarea unor astfel de chestiuni, prin sesizarea acestuia..

19

PROCEDURI RELEVANTE PENTRU AUDITUL ACHIZIȚIONĂRII ȘI/SAU CESIONĂRII LOTURILOR DE TEREN ȘI CLĂDIRILORProcedurile cheie pentru revizuirea achizițio-nării și cesionării loturilor de teren și a clădi-rilor includ:

▪ Trecerea prin și evaluarea segregării de sar-cini între încredințarea bunurilor din secto-rul imobiliar, autorizarea tranzacției și con-tabilitatea tranzacției

▪ Verificarea care să arate dacă tranzacția a fost aprobată în conformitate cu o împuter-nicire valabilă

▪ Verificarea care să arate dacă valoarea lo-tului de teren și/sau clădirii a fost calculată de către un expert independent și obiectiv

▪ Pentru clădiri: se va verifica dacă un expert independent și obiectiv a efectuat o analiză condiționată

▪ Pentru achiziționarea loturilor de teren și a clădirilor: se va verifica dacă achiziția are la bază nevoia reală și dacă prețul de achiziție corespunde cu valoarea corectă, calculată de către un expert independent

▪ Pentru achiziționarea loturilor de teren și a clădirilor: (dacă vânzătorul este o companie) se va verifica adevăratul și ultimul proprietar al companiei care vinde

▪ Pentru cesionarea loturilor de teren și a clă-dirilor: se va verifica dacă echipa pentru ce-sionare a obținut (sau, cel puțin, a încercat din răsputeri să obțină) licitații competitive de la câțiva cumpărători potențiali și se va verifica dacă prețul tranzacției corespunde cu valoarea corectă calculată de către un expert independent

▪ Pentru cesionarea loturilor de teren și a clă-dirilor: (dacă cumpărătorul este o companie) se va verifica cine este adevăratul și ultimul proprietar al companiei care va achiziționa

▪ Identificarea relațiilor dintre personalul din domeniul apărării implicat în tranzacție și partea externă din tranzacție, precum și evaluarea oricăror conflicte de interese

▪ Ce trebuie să ia în considerație factorii de-cizionali, din domeniul apărării, care sunt implicați în tranzacțiile de mare valoare din sectorul imobiliar: identificarea resurselor private și a consumului/stilului de viață per-sonal

▪ Se va verifica dacă, în contractul final și aprobat, plățile adevărate corespund cu prețul de tranzacție

20

PROCEDURI RELEVANTE PENTRU AUDITUL PROIECTELOR DE CONSTRUCȚIE ȘI MENTENANȚĂ Procedurile cheie pentru revizuirea proiectelor de construcție și de mentenanță includ:

▪ Trecerea prin și evaluarea segregației de sarcini dintre “proprietarul” intern al cădirii (clădirilor), al unității căreia i-a fost/i-au fost atribuit/e contractul (contractele) la firmele de construcții/furnizorii de servicii și conta-bilizarea tranzacției

▪ Se va verifica dacă contractele sunt aprobate în conformitate cu o împuternicire valabilă

▪ Trecerea prin și evaluarea selecției de vân-zător și a procedurii de atribuire a contrac-tului, punând un accent deosebit pe proce-dura de licitație competitivă

▪ Pentru vânzători majori: se va verifica dacă s-a efectuat Verificarea Prealabilă a Integri-tății

▪ Se va verifica proprietatea reală/ultimă a vânzătorilor cărora le-au fost atribuite con-tractele

▪ Comparația prețurilor de contract cu prețu-rile obișnuite ale pieței, în privința unor ser-vicii asemănătoare la aceeași sau o locație comparabilă

▪ Factorii decizionali, din domeniul apărării, implicați în proiectele de construcție și/sau de mentenanță de mare valoare vor ține cont de: identificarea resurselor private și a consumului privat/stilului de viață personal

▪ Identificarea oricărei relații între personalul din domeniul apărării, implicat în tranzacție și partea de exterior din tranzacție și evalu-area oricăror conflicte de interese

▪ Se va verifica dacă facturile se bazează pe progresul adevărat în munca de construcție și/sau de mentenanță

▪ Se va verifica dacă calitatea muncii de con-strucție și/sau mentenanță este în confor-mitate cu standardul industriei și cu stan-dardul convenit din contracte

21

PROCEDURI RELEVANTE PENTRU AUDITUL ACORDURILOR DE CONCESIUNE/ÎNCHIRIERE Procedurile cheie pentru revizuirea acordurilor de concesiune/închiriere includ:

▪ Trecerea prin și evaluarea selecției de imo-biliare pentru concesiune/închiriere și pro-cedurile de atribuire a contractului

▪ Revizuirea contractelor și evaluarea dacă există deviații de la condițiile standard

▪ Identificarea și efectuarea unei comparații cu condițiile generale de piață, pentru acor-duri asemănătoare

▪ Identificarea angajaților implicați și a propri-etarilor din companiile de închiriere

PROCEDURI RELEVANTE PENTRU AUDITUL EFECTUAT LA ALOCAREA DE LOCUINȚE PENTRU PERSONALUL MILITAR Procedurile cheie pentru revizuirea alocării de locuințe personalului militar includ:

▪ Trecerea prin și evaluarea dacă procedura de alocare este în conformitate cu orientă-rile interne și cu cele mai bune practici pen-tru controlul intern, inclusiv

• Evaluarea dacă procedura de alocare, in-clusiv procedura de selecționare este do-cumentată (reglementări scrise necesare)

• Evaluarea dacă criteriile de alocare sunt obiective, relevante și în conformitate cu orientările interne

• Testarea mostrelor, pentru a se verifica conformarea cu criteriile de alocare a lo-cuințelor

• Se va verifica dacă întregul personal mili-tar și civil, care a solicitat cazare, dispune de documentație completă și valabilă, care să dovedească dreptul lor de a avea cazare gratuită

• Se va verifica dacă publicul are acces la ceea ce rezultă din alocarea de locuințe

22

COMENTARII FINALEDeși eliminarea completă a tuturor riscurilor de corupție și fraudă imobiliară este probabil de nerealizat sau neeconomică, organizațiile pot lua măsuri concrete și constructive pentru a-și reduce vulnerabilitatea. Combinația dintre conștientizarea posibilelor scheme de corup-ție și fraudă imobiliară, o evaluare aprofunda-tă a riscurilor, măsuri robuste de prevenire și depistare (inclusiv proceduri specifice de luptă împotriva corupției și antifraudă), precum și in-vestigații coordonate și în timp util cu acțiuni corective, poate atenua semnificativ riscurile. Auditul intern poate adăuga valoare semnifi-cativă prin asigurarea obiectivă că dispozitive-

le de control existente sunt suficiente pentru riscurile identificate și asigură funcționarea eficientă a controalelor. O condiție prealabilă pentru efectuarea de audituri eficiente în acest domeniu este să existe auditori cu mentalități și abilități potrivite. Integritatea personală ri-dicată și curajul de a provoca factori de deci-zie cheie sunt atribute necesare. În plus față de alte competențe esențiale, echipa de au-dit trebuie să posede cunoștințe aprofundate a diferitelor moduri de operare posibile și să dovedească discernământ în conștientizarea tranzacțiilor relevante și să recunoască indica-torii de alertă.

24

Seria Ghiduri pentru Buna Guvernanță

Profesionalism și integritate în serviciul public

No. 01

Măsuri pentru combaterea conflictelor de interese în sectorul public

No. 02

Politici și Agenții Anticorupție

No. 03

Accesul la Informații și Limitele Transparenței Față de Public

No. 04

Gestionarea riscurilor de corupţie și fraudă din sectorul imobiliar în domeniul apărării

No. 05

25

www.cids.no

Published by: Centre for Integrity in the Defence SectorDesign: www.melkevein.noPrint: Norwegian Government Security and Service OrganisationAugust 2017. Impressions 100

Ghiduri pentru Buna Guvernanță însumează o serie de broșuri de mici dimensiuni, fiecare dedicată în mod special unei teme impor-tante pentru buna guvernanță în domeniul apărării. Acestea pot fi citite de persoane interesate să descopere mai multe despre una sau mai multe tematici ce prezintă un interes direct pentru buna guvernanță în domeniul apărării – sau într-un sector public în ge-neral – iar ele pot fi utilizate și în scopuri educaționale.

Este permisă reproducerea integrală sau parțială, cu condiția să se menționeze pe deplin Centrul pentru Integritate în Domeniul Apărării din Oslo, Norvegia în orice reproducere, și cu condiția ca orice astfel de reproducere, integrală sau parțială, să nu fie vândută sau incorporată în lucrări care sunt vândute.

Traducerea versiunii originale din limba engleză în limba română a fost efectuată prin amabilitatea Organizației Tratatului Atlanticului de Nord.

No. 05 - NATO

Documents

Transcript of No. 05 - NATO