DAFTAR ISIDAFTAR ISI............................................1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN................3

A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat.......3B. Pengertian Surat Masuk dan Keluar................7

C. Pola Kegiatan Administrasi.......................7D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat..............8

E. Sistem Pengurusan Surat..........................8MODUL 2 MENANGANI SURAT...............................9

A. Menangani Surat Masuk............................91. Penanganan surat masuk sistem buku agenda......9

2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali...12B. Menangani Surat Keluar..........................17

1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda....172. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali. .20

MODUL 3 MEMPROSES SURAT..............................23

A. Kategori Surat Penting..........................23

B. Penanganan Surat Penting........................23C. Pemilihan Jasa Pengiriman.......................26

MODUL 4 MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL...............27

A. Pengertian Surat Elektronik (E-Mail)............27

1

B. Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail)27

C. Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail.27

D. Etika Mengirim Email............................28DAFTAR PUSTAKA.......................................31

2

MODUL 1MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN

A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat 1. Pengertian surat

surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataandari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaianinformasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagaialat komunikasi tertulis. Begitu juga dalamorganisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasiadministrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secarainterim maupun dengan pihak luar secara timbal balik.Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu,warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dankoda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi disebut tata persatuan.

2. Fungsi Surat. a. sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )b. sebagai bahan pembukti; c. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih

lanjut dari suatu masalah d. sebagai alat pengukur kegiatan instansi; e. sebagai sarana untuk memperpendek jarak.

3. Jenis-Jenis Surat a. Menurut Sifatnya

1) Surat pribadi (prive)

3

Adalah surat yang ditulis seseorang, isinyamenyangkut kepentingan pribadi.a) Macam-macam surat pribadi:

- Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan:surat perkenalan, surat untuk orang tua,kakak, dsb

- Surat pribadi yang bersifat setengahresmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijintidak masuk kerja, surat ijin tidak masuksekolah, dsb

b) Ciri-ciri surat pribadi- Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak

resmi serta boleh menggunakan bahasasehari-hari

- Tidak ada sistematika penyusunan suratyang baku

- Pesan, amanat dan isi surat sangatberagam. Tergantung mood atau keperluan sipembuat

- Tidak memerlukan kop surat dan aturanpenulisan surat resmi lainnya

c) Manfaat menulis surat pribadi- Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak

jauh- Mempererat tali persaudaraan- Sarana latihan menulis efektif

2) Surat niagaAdalah surat yang dibuat oleh badan-badan usahaatau perusahaan yang isinya untuk kepentinganniaga.a) Macam-macam surat niaga

- Surat permintaan penawaran

4

- Surat penawaran- Surat pesanan- Surat pengiriman barang- Surat pengakuan penerimaan pembayaran- Surat pengaduan- Surat keberatan- Surat permintaan penangguhan pembayaran- Surat tagihan- Surat edaran- Surat promosi penjualan- Surat telegram dan penegasannya

3) Surat dinasAdalah surat yang dibuat oleh instansipemerintah yang isinya menyangkut soalkedinasan.a) Macam-macam surat dinas

- Surat dinas swasta: surat penugasan, suratpenelitian, surat pemberhentian

- Surat dinas pemerintah: surat perintahtugas, surat perjalanan dinas, suratteguran

b) Ketentuan penyusunan surat dinas- Surat dibuat singkat, jelas, dan

menggunakan bahasa yang baik dan benar.- Kata-kata asing tidak perlu digunakan

seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.

- Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.- Hindari pengulangan kata / kalimat yang

sama.- Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-

ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.

- Alamat surat ditujukan kepada pejabat yangdituju, bukan kepada instansinya. Bila

5

pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.

- Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.

- Pengganti untuk pengirim surat menggunakankata “kami”

- Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.

- Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya.

b. Menurut jangkauannya. 1) Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh

pimpinan kepada unit-unit di lingkunganinstansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabatlainnya dalam instansi yang sama.

2) Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim olehsuatu instansi kepada instansi lain ( baik suratdari pimpinan instansi, maupun surat daripejabat lainnya ).

c. Menurut prosedur pengurusannya. 1) Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari

instansi lain. 2) Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada

instansi lain. d. Menurut urgensi pengirimannya.

1) Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yangharus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan padahari yang sama dengan batas waktu 24 jam;

2) Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/diselesaikan/ disampaikan paling lambat dalamwaktu 2 x 24 jam;

3) Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanyamenurut asas FIFO yaitu pengirimannya menurut

6

urutan-urutan yang diterima oleh bagianpengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanancaraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari.

e. Menurut keamanan isinya. 1) Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ),

yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggisangat erat hubungan keselamatan negara. Jikadisiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tanganyang tidak berhak akan membahayakan keamanan dankeselamatan negara.

2) Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yangisinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yangbersangkutan. Apabila surat ini di bocorkansecara tidak sah, maka akan dapat menurunkanmartabat dan kewibawaan Negara, dapatmengakibatkan kerugian besar bagi Negara, ataumenimbulkan kegoncangan didalam masarakat.

3) Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kodeK ), yang isinya hanya dapat diketahui olehbeberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifatkedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah,dapat merugikan martabat dan kewibawaanpemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yangtidak diinginkan.

4) Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isisuatu surat ini tidak termasuk dalam butir asampai dengan c, namun tidak berarti isi surattersebut dapat disampaikan kepada yang tidakberhak mengetahuinya.

f. Menurut jumlah penerimaannya. 1) Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya

satu (seorang pejabat atau organisasi);2) Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada

beberapa orang/pejabat/instansi;

7

3) Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukankepada sekelompok masyarakat.

g. Menurut tujuannya. 1) Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi

sesuatu informasi yang perlu diketahui olehorang banyak.

2) Surat Perintah, yaitu surat yang berisipernyataan kehendak seseorang (misalnya dariseorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnyakepada seorang bawahannya ) untuk melaksanakansesuatu tugas tertentu.

3) Surat Peringatan, yaitu surat yang berisiteguran dari seseorang ( misalnya dari seorangatasan , kepada orang lain ( misalnya kepadabawahan ), karena yang bersangkutan melakukansesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.

4) Surat Permintaan, yaitu surat yang isinyamenghendaki orang lain untuk melakukan sesuatulangkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuatsurat

5) Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang( misalnya seseorang atasan ) kepada orang lain(misalnya seorang bawahan), agar yangbersangkutan segera menghadap atau menemuisipengirim surat.

6) Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepadasurat yang dikirim terlebih dahulu( sebelumnya ).

7) Surat Keputusan, yaitu surat yang membuatsesuatu kebijaksanaan. Surat semacam inibiasanya dikeluarkan oleh pimpinan.

8) Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisikesepakatan antara pihak yang satu dengan pihaklainnya untuk melaksanakan sesuatu.

8

9) Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikankepada seseorang untuk meperoleh suatu hak ataufasilitas atau dispensasi yang bukan menjadimilik atau kewenangannya, untuk suatu periodetertentu.

10) Surat Laporan, yaitu surat yang berisiinformasi yang disampaikan oleh bawahan kepadaatasan.

h. Menurut wujudnya. 1) Kartu pos 2) Warkat pos3) Surat bersampul 4) Nota5) Memorandum 6) Telegram7) Telex8) Surat pengantar

B. Pengertian Surat Masuk dan KeluarSurat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu

organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau darisuatu organisasi.

Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuatsuatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihaklain, baik perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat.Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusansurat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditanganidengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak,khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

Kerugian-kerugian tersebut antara lain:1. Surat dan informasinya bisa hilang2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan

kertas yang tidak tertata

9

3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknyatidak disusun dengan teratur

Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik:1. Surat akan tercatat dengan baik2. Prosedur penanganan surat jelas3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk

ditemukan4. Rahasia akan terjaga

C. Pola Kegiatan AdministrasiDalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang

digunakan:1. Pola sentralisasi

Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secaraterpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariatdalam kantor yang bertugas menangani administrasiseluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasukmenangani surat masuk atau keluar. Pola ini banyakdigunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN. Dan tidakmemungkinkan swasta pun menggunakan pola ini

2. Pola desentralisasiPola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasidilakukan di setiap bagian dari unit yang ada padakantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atausekretariat di lingkungan kantor. Pola ini banyakdipakai di perusahaan swasta karena lebih efisien danlebih cepat dalam penanganan administrasinya.

D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat1. Baki surat (tray)

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yangada.

2. Buku agenda surat masuk dan keluarBuku ini harus disediakan jika penanganannyamenggunakan sistem buku agenda

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembarpengantar surat rahasia

10

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan suratmenggunakan sistem kartu kendali. Digunakan untukmencatat data surat yang masuk maupun keluar

4. Secretaries desk fileKumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaansesuai dengan kelompok berkas yang ditanganinya

5. Alat tulisPulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler danpenjepit kertas

6. Kertas dan amplopKertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop

7. Alat pembuka suratPisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembukasurat

8. StempelStempel tanggal terima dan perusahaan

9. Formulir tanda terima/buku ekspedisiFormulir tanda terima digunakan pada poladesentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada polasentralisasi

10. Lembar disposisiUntuk mencatat transaksi dari pimpinan berkaitandengan proses tindak lanjut. Lembar ini digunakan padapola sentralisasi

E. Sistem Pengurusan SuratSistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukandengan cara:1. Sistem buku agenda (sistem tradisional)2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNISistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagaipengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakansebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru terciptasejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (ArsipNasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip

11

Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN(Lembaga Administrasi Negara

MODUL 2MENANGANI SURAT

A. Menangani Surat MasukPenanganan surat masuk adalah semua kegiatan yangdilakukan sejak penerimaan surat masuk,pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebuttersimpan.Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;1. Sistem buku agenda2. Sistem kartu kendali1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untukmencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satutahun. Petugas yang mengagendakan surat disebutagendaris.Buku agenda ada 3 macam;a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda

yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dankeluar sekaligus berurutan pada tiap halaman

b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yangdipergunakan untuk mencatat surat masuk di halamansebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan,atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yangdipergunakan untuk mencatat surat masuk dan suratkeluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem bukuagenda yaitu:

12

a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untukmencatat surat keluar selama satu tahun. Disebutjuga buku agenda keluar. Petugasnya disebutverbalis.

b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untukmengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terimasurat. Petugasnya disebut ekspeditor

c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakanuntuk mencatat surat yang akan disimpan terbagimenurut kode-kode surat dengan nomor urutnyamasing-masing.

d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkatyang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masukyang bersangkutan

e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yangdipergunakan khusus untuk membuat konsep surat

f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengankepala surat yang telah tercetak untuk membuatsurat yang akan dikirimkan

g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) daripetugas yang bertanggung jawab meneliti suratkeluar yang baru diketik sebelum ditandatanganioleh pimpinan

h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkanpada surat masuk setelah dicatat pada buku agendadan diisi menurut isian yang diperoleh dari bukuagenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agendaadalah sebagai berikut:a) Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yangbiasanya bekerja di bagian depan kantor atau frontoffice, seperti satpam dan resepsionis(receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecilpenanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis

13

juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampaipenyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang adadi pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada suratyang masuk, haik yang diantar oleh petugas posmaupun oleh seorang kurir, merekalah yang seringkali menerima surat.Tugas penerima surat adalah:a. mengumpulkan setiap surat yang masuk,b. meneliti ketepatan alamatc. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat

sudah diterima. Jangan sampai ada surat yangsalah alamat. jika alamat tidak tepat, makasurat itu harus dikembalikan kepada petugas posatau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka suratitu harus diberikan kepada petugas di bagiantata usaha atau bagian administrasi.

b) Penyortiran SuratSetelah surat diterima dari resepsionis selanjutnyasurat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju.jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkutmasalah pribadi, maka surat dapat diberikanlangsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabilasurat itu merupakan surat dinas karena menyangkutkepentingan perusahaan/organisasi, maka surattersebut harus diproses lebih lanjut.

c) Pencatatan SuratPencatatan dilakukan dengan menggunakan bukuagenda. Petugas dapat membuka dan membaca suratuntuk mengetahui apakah surat tersebut merupakansurat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuksurat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membacasurat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karenadapat diketahui volume surat masuk setiap hari,minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam

14

penyimpanan sehingga surat akan lebih mudahditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugasmembubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwasurat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikansurat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkanlembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinanberkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnyadari surat tersebut.

d) Pengarahan SuratPengarahan surat adalah menentukan siapa saja yangselanjutnya akan memproses surat berkaitan denganpermasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan olehpimpinan, karena pimpinanlah yang akanbertanggungjawab terhadap penanganan surattersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinyapada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yangharus memproses surat tersebut.Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatatinstruksi dari pimpinan berkaitan dengan prosestindak lanjut dari surat yang diterima dari pihaklain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untukmenindaklanjuti surat yang dimaksud akan menanganisurat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e) Penyampaian SuratJika pimpinan sudah menuliskan instruksinya dilemhar disposisi, maka surat tersebut berikutlembar disposisinya diberikan kepada prang yangditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembardisposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebihdari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyaksehingga setiap prang yang ditunjuk akanmendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebutdiberikan kepada prang yang telah ditunjuk, makayang menerima harus menandatangani bukti penerimaandi huku ekspedisi intern.

15

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:a. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan

untuk mencatat penyampaian/pengiriman,distribusi surat yang disampaikan di dalamlingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yangdigunakan untuk mencatatpenyampaian/pengiriman/distribusi surat kepadapihak lain di luar organisasi/perusahaan.Contoh:

f) Penyimpanan SuratJika surat sudah selesai diproses, maka surat asliharus diserahkan kepada bagian tata usaha untukdisimpan dengan menggunakan sistem penyimpanantertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek,sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendalia. Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yangsering dipakai untuk nama kearsipan pola baru.Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakanuntuk pencatatn surat

b. Ciri-ciri kartu kendali1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan

pengelompokan surat antara lain surat penting,surat rahasia dan surat biasa

2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu:Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarnahijau dan Lembar 3 berwarna merah

c. Keuntungan menggunakan kartu kendali- Lebih efisien dibanding buku agenda

16

- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)

- Menghilangkan pencatatan berulang- Mudah melacak lokasi surat yang diproses- Memudahkan penyusunan arsip- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

d. Identifikasi kategori surat penting, biasa danrahasiaKategori surat penting adalah sebagai berikut. Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan

mengakibatkan kesulitan bagi instansi yangbersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengansurat tembusannya atau surat lainnya.

Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yangsegera harus dilaksanakan.

Informasi yang terkandung dalam surat tersebuttidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalauinformasi tidak diketahui oleh pimpinan atauunit pengolah tersebut akan menimbulkankesulitan.

Kategori surat biasa adalah sebagai berikut. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak

akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yangbersangkutan.

Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut

terdapat pula dalam surat lain.Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukansurat penting atau surat biasa, maka ditanyakankepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahandalam penilaian.Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

Surat bersampul lebih dari satu sampul surat. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau

SRHS.

17

e. Prosedur surat masuk pentinga) Penerimaan surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturandi tiap instansi bahwa semua surat masuk dankeluar diterima melalui satu pintu, yaitu unitkearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untukkontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya,kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatandalam memproses surat keluar tersendiri sampaidengan penyampaiannya ke instansi laindilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan,asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unitkearsipan, sehingga unit kearsipan selalumengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.Tugas penerima surat (juru terima surat) adalahsebagai berikut. Menerima surat masuk dari instansi lain dan

menandatangani surat pengantarnya, sertamembubuhi cap tanggal pada sampul surat.

Menyortir surat masuk tersebut berdasarkantanda yang terdapat pada sampul antara lainsurat kilat, surat segera, surat pribadi,surat salah alamat, dan surat rahasia.

Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat. Menerima surat keluar dari instansi sendiri

untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.b) Pencatatan surat

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilaimenjadi tiga kategori, yaitu surat penting,biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukanpemikiran yang tajam, mengerti segala persoalandalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.Untuk surat yang penting, maka dicatatmenggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuksurat yang biasa menggunakan lembar pengantar

18

surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembarpengantar surat rahasia.Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah,sebab petugas pencatat harus dapat benar-benarmenentukan indeks dan kode secara tepat. Kalaupetugas pencatat tersebut sukar menentukanindeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dandiserahkan kepada pengarah (atasan) untukmengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukankecepatan dan volume surat penting banyaksekali, maka pencatatan kartu kendali dapatdilakukan oleh heberapa petugas lain yang jugatelah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalahsebagai berikut.1) Mencatat surat penting menggunakan kartu

kendali, surat biasa dengan lembar pengantarsurat biasa, surat rahasia menggunakan lembarpengantar surat rahasia.

2) Menyatukan kartu kendali dengan suratmenggunakan paper clip dan meneruskan kepengarah surat.Kolom kartu kendali: - Indeks: Diisi indeks surat- Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola

klasifikasi- Tanggal: Diisi tanggal terima surat- No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan

urutan kartu kendali surat masuk- M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat

keluar- Perihal: Diisi hal surat

19

- Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat- Lampiran: Lampiran surat- Dari: Alamat pengirim surat kalau

merupakan surat masuk- Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk

surat keluar- Tanggal surat: Diisi tanggal surat- No surat: Diisi nomor surat- Pengolah: Diisi unit pengolah- Paraf: Diisi paraf pengolah surat

c) Pengarahan atau pengendalian suratPetugas pengarah surat adalah pimpinan pada unitkearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugaspengarah surat antara lain sehagai herikut.1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga

lemhar kartu kendali.2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke

unit mana surat diteruskan.3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada

kartu kendali.4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan

disimpan disimpan di kotak kartu kendali yangberfungsi sebagai alat pengendali surat dansetelah satu tahun dijilid.

5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unitpengolah.

d) Penyampaian surat ke unit pengolahUnit pengolah terdiri dari hagian-bagianherikut.1) Tata usaha unit pengolah

Tugasnya adalah sehagai herikut.a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3

serta memarafnya sehagai hukti hahwa suratsudah diterima.

b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada

20

pengarah surat untuk diteruskan kepadapenata arsip (arsiparis), kartu kendali 3tetap melekat pada surat.

c) Membuat dua lembar disposisi, kemudianmelampirkan surat herikut lemhar disposisi1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinanunit pengolah.

d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telahdiisi oleh pimpinan unit pengolah.

e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskansurat herikut dengan lembar disposisikepada pelaksana sesuai instruksi yang adadi disposisi.

f) Menerima surat dan lembar disposisi 1kemhali dari pelaksana, jika surattersehut sudah selesai diproses, untukkemudian disimpan beherapa lama. Jikasurat tersehut sudah menurun nilai gunanya(in-aktif), maka surat herikut kartukendali 3 diserahkan kepada penata arsipdan ditukar dengan kartu kendali 2,sehagai hukti hahwa surat disimpan di unitkearsipan oleh penata arsip.

2) Pimpinan unit pengolahTugasnya adalah sebagai berikut.a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan

lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usahaunit pengolah

b) Mengisi lembar disposisi untukmenindaklanjuti surat yang masuk.

c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepadatata usaha unit pengolah.

3) Pelaksana

21

Tugasnya adalah sebagai berikut.a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1

pimpinan dari tata usaha unit pengolah.b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang

ditulis di lembar disposisi.c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1

kepada tata usaha unit pengolah jika suratsudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

e) Penyimpanan atau penataan arsipTugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagaiberikut.1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf

tata usaha unit pengolah dan disimpan dikotak kartu kendali sebagai bukti bahwa suratsedang diproses di unit pengolah.

2) Menerima surat yang sudah selesai diprosesoleh unit pengolah dan menukar kartu kendali2 dengan kartu kendali 3.

3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistemtertentu

f. Prosedur pengurusan surat masuk biasaDalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa,tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapimenggunakan lembar pengantar surat biasa. Alurkerjanya juga sedikit lebih pendek jikadibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasatidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah,tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampaiterkumpul agak banyak, karena pencatatan dapatdilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satulembar pengantar surat biasa. Jika menggunakankartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satulembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapasurat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali.

22

Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidakterlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolahsaja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penataarsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unitpengolah.Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalahsebagai berikut.1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari,

setelah banyak baru dicatat dalam lembarpengantar surat biasa rangkap 2.

2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebutdisampaikan ke unit pengolah bersama lembarpengantarnya.

3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembarpengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1dikembalikan kepada pencatat.

g. Prosedur pengurusan surat masuk rahasiaDalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia,hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau punada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orangtertentu saja yang sudah ditunjuk langsung olehpimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalamkeadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasiaadalah sebagai berikut.1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan

menyerahkan kepada pencatat surat.2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke

dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2)lalu menyerahkan kepada pengarah surat.

3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembarpengantar dan meneruskan kepada pimpinan unitpengolah.

4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar

23

pengantar 1 dan 2.5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan

lembar pengantar 2, lembar pengantarB. Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan olehsuatu instansi/kantor kepada pihak lain, balkperseorangan, kelompok maupun suatu lembagaSurat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lainsebagai berikut.1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk

yang diterima.2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor

ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undanganrapat.

3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya suratpemberitahuan, surat edaran.

1. Penanganan surat keluar sistem buku agendaa. Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saatpengetikan belum menggunakan komputer (masihmenggunakan mesin tik manual atau mesin tikelektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulukonsepnya secara tertulis, di atas kertasbergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal inikarena jika langsung diketik terjadi hanyakkesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagimenjadi alat yang populer karena sudah digantikanoleh komputer yang lebih canggih. Konsep yangditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan,konsep surat sudah langsung diketik dengankomputer. Namun demikian, masih ada yang tetapmenggunakan cara yang lama dengan membuat konsepditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakankomputer.

24

Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsepsebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secaralengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat,dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasukjuga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyakperbaikan atau revisi pada saat pengetikaPembuatan konsep dapat dilakukan secara:a. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu

yang menangani kegiatan administrasi persuratan;b. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit

atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuharmasing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:1) Atasan atau pimpinan

Konsep dibuat dan diketik sendiri secaralengkap. Biasanya untuk surat rahasia.

Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepadajuru tik.

Konsep dibuat secara garis besar,diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.

Konsep didiktekan langsung kepada sekretarisatau pembantunya.

2) Orang yang ditunjuk (Konseptor) Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang

dipercaya untuk membuat konsep surat.Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat.Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat.Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalammembuat konsep dan mencegah ada informasi yangtertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.

b. Persetujuan KonsepJika konsep surat dibuat oleh konseptor ataubawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkanpersetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalahmemeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai

25

atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsepsudah mendapat persetujuan dari pimpinan, makapimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konseptersebut.

c. Pencatatan SuratKonsep surat yang sudah mendapatkan persetujuandari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam bukuagenda surat keluar untuk diregistrasi ataudidaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkannomor surat dari agendaris sesuai dengan aturanpemberian nomor surat yang berlaku di kantortersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannyadapat lihat pada materi pengurusan surat masuksistem buku agenda.

d. Pengetikan Konsep SuratKonsep surat yang telah mendapatkan persetujuanpimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnyadapat diserahkan kepada juru tik untuk diketikdengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampulsurat yang akan digunakan.

e. Pemeriksaan PengetikanJuru tik harus memeriksa pengetikannya sebelumsurat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampaiada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau punhanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupaangka-angka, harus diteliti, karena beda angkaadalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harusmemeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu,konseptor memberikan parafnya dengan pensilpertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

f. Penandatanganan SuratSetelah surat sudah selesai diketik dengan rapi,maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab

26

terhadap surat tersebut dan membubuhkan tandatangan di atas nama terang.

g. Pemberian Cap DinasSurat yang telah ditandatangani olehpenanggungjawab, selanjutnya diberi capdinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Suratyang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukankeabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dengan menyinggungsedikit dari tanda tangan tersebut.

h. Melipat SuratSurat yang asli dikirim ke alamat yang ditujudengan dilipat secara rapi menggunakan aturanmelipat surat. Serrientara itu, tembusannya ataulembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat,karena akan disimpan dalam map/folder di lacifilling cabinet. Untuk surat yang nantinya akandimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidakperlu dilipat. Melipat surat harus jugamemperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

i. Penyampulan SuratSurat yang telah dilipat rapi selanjutnyadimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakandan direkatkan dengan lem secara rapi.Perhatikan juga hal-hal berikut.a. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.b. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.c. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus

dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul disebelah kiri.

d. Perangko secukupnya.j. Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yangtidak dapat dipisahkan dalam proses prosedurpengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar.

27

Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman suratyang tepat.Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasapengiriman surat:a. jenis surat;b. informasi yang tercantum dalam surat;c. tujuan/alamat surat;d. volume/banyaknya surat.Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat caraberikut.1) Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang

ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepadaalamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpadaorang yang dituju, petugas kurir meminta tandatangan si penerima bahwa surat sudah disampaikandengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.

2) Melalui pos, surat diantar langsung ke kantorpos dan diserahkan ke petugas pos denganmenggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk memintacap pos setempat bahwa surat sudah dikirimmelalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak posyang tersedia di tempat umum, cukup dicatat sajadalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukanmelalui kotak surat.

3) Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI,FEDEX, dan sebagainya).

4) Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiridalam Kegiatan Belajar 4 "Mengelola dan MengirimE-Mail").

k. Penyimpanan SuratSurat yang asli dikirimkan kepada alamat yangdituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukandengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya:

28

sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistemnomor, dan sistem wilayah.Catatan:a. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua

lembar, satu untuk alamat yang dituju, danlembar kedua untuk arsip.

b. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak.Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuatsatu lembar saja, setelah di tandatanganikemudian diperbanyak dengan mesin pengganda,misalnya mesin fotokopi atau risograph, yangasli untuk arsip, salinannya untuk alamat yangdituju.

2. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali1. Prosedur penanganan surat keluar penting

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk pentingdi mana pencatatan dan pengendalian menggunakankartu kendali, maka penanganan surat keluar yangbersifat penting pun menggunakan kartu kendali.Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluarmasuknya surat yaiti unit kearsipan.Langkah-Langkah pengurusan surat keluar pentingadalah sebagai berikut.a. Unit pengolah

Surat keluar berasal dari unit pengolah atauunit kerja yang berkepentingan terhadap surattersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapatdilakukan di unit kearsipan. Dapat jugadilakukan di unit pengolah, asalkan kartukendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unitkearsipan, sehingga unit kearsipan selalumengetahui apa yang telah diproses di unitpengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3kartu kendali, setelah itu surat asli besertatembusannya dar kartu kendali 1 dan 2 diteruskan

29

ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan diunit pengolah. Tembusan yang telah diproses dipencatat surat, selanjutnya disimpan di unitpengolah.

b. Pencatatan suratTugas pencatat surat adalah sebagai berikut.1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu

kendali 1 dan 2 dari unit pengolah.2) Memberikan stempel pada surat.3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat

untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartukontrol.

4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2,kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dantembusan kepada unit pengolah.

5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisiuntuk dikirimkan kepada alamat instansi.

c. Pengarahan suratTugas pengarah surat dalam menangani suratkeluar adalah menerima kartu kendali 1 daripencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotakkartu kendali sebagai kontrol atau pengendalidari surat yang dikirimkan.

d. Penataan arsipTugas penata arsip dalam hal ini adalah menerimakartu kendali 2 dari unit pengolah danmenyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagaipengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jikaarsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukardengan kartu kendali 3 dan tembusan di unitpengolah.

e. Pengiriman suratUmumnya pengirim surat menggunakan ekspeditoratau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang

30

akan dikirim kepada pihak lain danmengirimkannya dengan cara-cara tertentu yangtelah menjadi aturan di suatu kantor.Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa padadasarnya penanganan surat harus dilakukan dengansebaik-baiknya dengan aturan yang jelas.Penanganan surat, baik surat masuk maupun suratkeluar dengan menggunakan buku agenda maupunkartu kendali bertujuan untuk mempermudahpenanganan surat, jelas prosedurnya, dapatmengamankan surat-surat dengan menyimpannya.

Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartukendali dilihat dari langkah-langkahpenanganannya adalah sebagai berikut.No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali1.2.

3.

4.

Sistem pola lamaPencatatanmenggunakan bukuagendaPenyampaian suratmenggunakan bukuekspedisiPencatatan hanyadilakukan satu orangkarena hanyamenggunakan satu buku

Sistem pola baruPencatatanmenggunakan kartukendaliPenyampaian suratmenggunakan kartukendaliPencatatan dapatdilakukan beberapaorang dalam waktuyang bersamaan

2. Prosedur penanganan surat keluar biasaPenanganan surat keluar biasa atau rutin samaseperti menangani surat masuk biasa, yaitumenggunakan lembar pengantar surat biasa.Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasaadalah sebagai berikut.a. Unit pengolah

31

Unit pengolah mencatat surat keluar biasa ataurutin dalam dua lemhar pengantar surat biasa,kemudian surat ash, lembar pengantar (lembar 1dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatatsurat di unit kearsipan. Selanjutnya menerimakembali tembusan surat yang sudah diberi capstempel tanggal oleh pencatat surat dan lembarpengantar surat hiasa (lembar 2) untuk disimpan.Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa suratsudah dikirimkan ke alamat yang dituju.

b. Pencatatan suratPencatat surat menerima surat, tembusan clanlembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2),kemudian memberi cap stempel tanggal padatembusan surat dan mengembalikan lagi tembusandan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Halini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dandikirimkan. Surat ash dikirimkan ke alamat yangdituju melalui ekspeditor.

3. Prosedur penanganan surat keluar rahasiaSeperti halnya pengurusan surat masuk rahasia,untuk pengurusan surat keluar rahasia jugamenggunakan lembar pengantar surat rahasia.Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasiaadalah sebagai herikut.a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau

dihuat oleh seseorang yang ditunjuk langsungoleh pimpinan berikut tembusannya. Surat inidicatat langsung dalam lemhar pengantar suratrahasia, tembusan disimpan.

b. Surat tertutup dan lembar pengantar suratrahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepadapengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepadaekpeditor untuk dikirim dan lemhar pengantar 1diserahkan kepada penata arsip clan lembar

32

pengantar 2 kepada unit pengolah.

MODUL 3MEMPROSES SURAT

A. Kategori Surat PentingAda berbagai macam surat yang diterima dalam suatukantor, seperti surat pribadi, surat niaga, atau suratdinas. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai suratbiasa, surat penting, atau surat rahasia. Pada kegiatanbelajar sebelumnya, telah dibahas mengenai surat-suratyang dikategorikan sebagai surat penting, yaitu:1. Memerlukan penanganan segera.2. Jika terlambat diproses, dapat merugikan

organisasi/perusahaan.3. Jika hilang, sulit dicari gantinya.4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat

dalam surat lain.5. Memerlukan tindak lanjut.Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti padahari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikansebagai surat penting. Ketika Anda menerima beberapasurat penting pada hari yang sama, identifikasikanlahsurat-surat tersebut berdasarkan pengirim surat, tujuansurat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritaspenanganan surat-surat tersebut dan berilah tandakhusus/kode pada surat-surat.

B. Penanganan Surat Penting1. Penerimaan Surat

33

Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyakpada hari yang sama, maka surat disusun sedemikianrupa sehingga nama dan alamat yang tercantum mudahdibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya suratdipisah-pisahkan menurut jenisnya, agar bila terdapatsurat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan.Jenis surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok,yaitu: a. Surat bisnisa. Surat bisnis

Sebagian surat yang masuk merupakan surat-suratyang berhubungan dengan surat bisnis denganperusahaan. Untuk mempermudah penyortiran lebihlanjut, surat harus dikelompokkan, antara laindengan cara berikut.1) Surat yang dikelompokkan penting. Misalnya surat

dari cabang, pelanggan, para relasi, mitrakerja, biro perjalanan, dan pemasok.

2) Surat kelompok utama adalah surat-suratberharga, surat kontrak/perjanjian jual beli,surat-surat yang bersampul berjendela. Untuksurat-surat seperti itu, berilah tanda bintang(*) di belakang alamat. Apabila alamat tidaklengkap, berilah tanda silang (x) pada sampulkiri bawah. Hal ini untuk mempermudah susunansurat yang akan disampaikan kepada pimpinan.

b. Surat-surat pribadiUntuk mengelola surat-surat pribadi, petugaspenerima surat perlu mempunyai cara tersendiri.Apabila jumlah surat yang diterima cukup banyak,surat diseleksi, kecuali surat sangat pentingdengan kode kilat khusus harus segera disampaikankepada yang berkepentingan. Jika surat berharga,seperti surat-surat dari bank, deposito, surat-surat pribadi untuk pimpinan, jangan sekali-kali

34

dibuka terlebih dahulu. Setelah ada pesan daripimpinan untuk dibuka, maka barulah dibuka yangkemudian diserahkan kepada pimpinan.

c. Surat-surat iklanSurat-surat iklan (advertensi) diterima dalambentuk sampul yang beraneka ragam, baik mengenaiukuran, bentuk, warna maupun jenisnya. Petugasperlu selektif, jangan sampai terbawa arus olehiklan. Jenis surat ini bukan termasuk surat utamadan biasanya disampaikan kepada pimpinan dalambentuk terbuka.

2. Pembukaan SuratSetelah meneliti surat yang masuk, selanjutnya membukasurat-surat tersebut satu per satu. Untuk menghindariagar surat tidak robek, ketika sampul surat dibukadengan alat pembuka, sebaiknya surat diketok-ketok diatas meja supaya lembar surat turun ke bawah. Kemudiansurat dikeluarkan dari sampulnya. Petugas harusmemeriksa dengan teliti, ada atau tidak lampiran yangmenyertai surat tersebut. Bila ada lampiran,gabungkanlah dengan suratnya dengan menggunakanpenjepit kertas (klip). Kalau ada lampiran yanghilang, sebaiknya petugas mencatat pada surat tersebutwaktu itu juga. Kemudian cocokkanlah alamat suratdengan alamat yang tertera pada sampul, maupun alamatpengirim untuk digabungkan dengan surat. Selanjutnyadiperiksa lagi apakah surat bertanggal atau tidak.Jika surat tidak bertanggal, cantumkanlah tanggalyang tertera pada stempel pos di atas surat dilakukandengan hati-hati. itu. Dengan demikian, tanggal cappos dianggap sebagai tanggal surat. Setelah itu,petugas memberi cap stempel agenda pada setiap suratyang diterima di bagian yang kosong. Setelah diberistempel agenda, kemudian semua surat yang diterima itudicatat ke dalam buku agenda surat masuk.

35

3. Penyortiran SuratSetelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satuper satu agar dapat dipisahkan menurut penerimanya,yaitu:a. surat untuk pimpinan;b. surat untuk bagian yang lain di kantor;c. surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris;d. surat-surat lainnya.Hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketikamembaca surat, yaitu:1) Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan

surat sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dankomentar pimpinan mengenai surat tersebut.

2) Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepadaorang lain atau bagian lain di kantor. Kalau memangperlu, sampaikanlah segera surat itu kepada pihakyang bersangkutan.

3) Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jikalampiranya hilang, masukkanlah surat itu dalamgolongan surat-surat yang memerlukan perhatiansekretaris, dan harus diberitahukan kepada pengirimsurat yang bersangkutan bahwa lampiran tidak ada.

4) Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirimpada isi surat. Jika ada, hendaknya membuat catatankhusus untuk barang yang dikirim yang diharapkan.Berikut adalah bentuk catatan tersebut.

NamaPengirim

TanggalSurat

Macam Barang TanggalPengiriman

5) Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan danbatas waktu balasan surat, laporanlaporan juga hal-hal yang lain, perlu dicatat oleh sekretaris. Hal-hal yang perlu dicatat antara lain tanggal, waktudan tempat pertemuan, untuk mengingatkan pimpinanmengenai hal ini.

36

4. Pembagian Surata. Surat-surat untuk pimpinan

Surat-surat untuk pimpinan harus segeradisampaikan. Usahakan agar surat sudah berada diatas meja pimpinan sebelum pimpinan datang kekantor. Jika ini tidak mungkin dilakukan, surat itudapat diserahkan segera setelah ia tiba di kantor.Masukkan surat ke dalam map dan susunlah menurutkepentingannya, yang paling penting letakkanlahpaling atas dan yang kurang penting di bawah. Jikapimpinan Anda sedang melaksanakan tugas perjalanandinas atau sedang cuti, tanggung jawab Anda lebihbesar.Hal-hal yang harus Anda laksanakan harus sesuaidengan petunjuk berikut.1) Persiapkanlah segala sesuatunya yang berhubungan

dengan surat. Jika suatu waktu tertentu pimpinanAnda menelepon ke kantor untuk menanyakankeadaan kantor, Anda dapat dengan segeramemberikan keterangan yang diperlukan pimpinan.

2) Apabila pimpinan Anda tidak menelepon,teleponlah atau kirimkanlah surat melalui jasapengiriman surat. Hal ini berlaku kalau adasesuatu hal yang sangat penting dan mendesak.

3) Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor,kirimkanlah kepadanya salinan surat yangmemerlukan perhatiannya.

4) Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalammap. Pisahkanlah mana yang perlu ditelaah danmana yang berupa laporan dan sebagainya.

b. Surat-surat untuk orang/bagian lain di kantorMasing-masing kantor mempunyai sistem tersendiridalam penyampaian surat antarbagian. Laksanakanlahsesuai sistem yang dipergunakan di kantor tersebut

37

dan gunakanlah buku ekspedisi intern untukmemudahkan pengawasan.

c. Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretarisSeandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas diluar kantor, jika ada surat penting yang diterimasegera dibahas, maka tugas sekretarislah untukmengolah surat tersebut. Khususnya untuk membalassurat yang hertujuan memberitahukan bahwa suratnyasudah diterima.

C. Pemilihan Jasa PengirimanJasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidakdapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan suratbaik surat masuk atau surat keluar. Oleh karena itu,dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Dalammenggunakan jasa pengiriman surat, perlu diperhatikanjenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuanatau alamat surat, dan volume/banyak surat.Beberapa jenis pengiriman surat adalah sebagai berikut.1. Kurir instansi perusahaan2. Kurir kantor pos3. E-mail (situs) perusahaan4. Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FEDEX, dan

lain-lain)

38

MODUL 4MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL

A. Pengertian Surat Elektronik (E-Mail)Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesanatau gambar melalui internet.

B. Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail)Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatanperkantoran tidak selalu dalam bentuk wujud fisik. Namundengan kecanggihan perkembangan teknologi informasi (TI)kegiatan surat menyurat dapat dilakukan melalui perangkatelektronik, yaitu komputer dengan menggunakan fasilitasinternet.Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail(surat elektronik), antara lain sebagai berikut.1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.2. Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui jasa

kurir atau pos.3. Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara

langsung sehingga cepat menerima balasan4. Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk

tiga dimensi sehingga lebih menarik.5. Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail,antara lain sebagai berikut.1. Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas

internet.2. Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang

internet.3. Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses

mengakses menjadi lamban.4. Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.

39

5. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringaninternet) sangat tinggi.

C. Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail1. Membuat Email

Langkah-Langkah dalam membuat email dari yahoo,yaitu :

Buka situs ww.yahoo.com kemudian klik “buataccount” untuk mendaftar.

Setelah terbuka, isikan formulir dibawah ini. Ingatdalam mengisi formulir tidak boleh terjadikesalahan. Ulangi lagi apabila terjadi kesalahan.

Setelah itu akan muncul ucapan selamat dari yahoo.Klik continue untuk melanjutkan proses.

Kemudian klik inbox untuk mengecek email yangmasuk. Biasanya untuk pertama kalinya, kita akanmendapat kiriman email dari yahoo sebagai ucapanselamat.

2. Login EmailLangkah-langkah : Masuk ke situs www.yahoo.com Klik sign in. Kemudian akan masuk ke sign in to

Yahoo. Isilah user id dan paswordnya. Kalau sudahklik sign in.

Setelah memasukan user name dan pasword akankembali ke jendela awal ketika pertama kali membukayahoo. Kemudian klik “MAIL”

Untuk melakukan cek email klik email masuk.3. Kirim Email

Langkah-langkah kirim email :a. Klik “tulis pesan”seperti yang tertera pada

gambar di bawah ini

40

b. Isilah kolom di bawah ini- Kepada isi dengan alamat email dituju- Cc merupakan tembusan. Kolom ini diisi

hanya jika diperlukan- Juduluntuk judul pesan yang akan dikirim- Jika memerlukan lampiran dalam bentuk file.

Klik “lampirkan file”. Kemudian cari lokasi penyimpanan file pada hardisk komputer anda.

c. Jika pengisian formulir sudah selesai. Kemudianklik “Kirim” seperti yang tertera pada gambar di atas

D. Etika Mengirim EmailNetiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasimelalui e-mail. Seperti halnya berkomunikasi melaluisurat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mailbutuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan, hampir setiaphari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima begitubanyak orang.

Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memangsangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yangpengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembaliseutuhnya pesanpesan yang kita kirimkan, atau menjawabpertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kirabegitu", atau "betul." Nah, untuk mencegah hal ituterjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa diantaranya:

1. Jangan Terlalu Banyak Mengutip

41

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas'Reply' dari sebagian besar program mailer biasanyaakan mengutip pesan asli yang Anda terima secaraotomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutippesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakanmenghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanyamenjawab bagian-bagian yang relevan saja.

2. Perlakukan E-Mail secara PribadiJika seseorang mengirim informasi atau gagasansecarapribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya keforum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list:E-mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

3. Jangan Gunakan Huruf KapitalSeperti halnya membaca surat kabar atau surat, membacapesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yangberlebihan tidak enak dilihat. Selain itu, terutamadalam tata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat,penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak.Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekananpada maksud Anda.

4. Jangan Membicarakan Orang LainJangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagikejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apayang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama"Forward", yang mengizinkan si penerima akanmeneruskannya (forward) ke orang lain.

5. Jangan Gunakan CCJikaAnda ingin mengirim e-mail ke sejumlah orang(misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-namapada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semuaorang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat

42

alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya, orang tidaksuka jika alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum.Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan caraini, setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnyasendiri.

6. Jangan Gunakan Format HTMLJika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda,jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwaprogram e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML.Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca ataukosong, sebaiknya gunakan plain text.

7. Jawablah Secara Masuk AkalJawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Janganmenjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban.Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, danAnda menjawab dalam satu kata: "Good". Wah, ini sangatmenyebalkan.

43

DAFTAR PUSTAKA

Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk danKeluar (Mail Handling) untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga

Endang R, Mulyani, dkk. 2011. Modul Menangani Surat / DokumenMasuk untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga

Lasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat.Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia

Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran.Bandung: HUP

44